Saksliste styremøte 27. januar 2017

Transkript

1 Saksliste styremøte 27. januar 2017 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 Bodø Daglig leder i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 27. januar 2017 på telefon. Saksliste: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 15. desember 2016 Sak Virksomhetsrapport Sak Foreløpig årsregnskap Sak Årlig melding Sak Ambulanseflyanskaffelsen Sak Anskaffelse av PC-utstyr for ambulanse- og redningshelikopter Sak Anskaffelse basefasiliteter Sak Økonomisk revisjon Sak Referatsak Lønnsoppgjør for ansatte med individuelle arbeidsavtaler Sak Daglig leders orientering Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell

2 Vår dato: 19. desember 2016 Arkivnummer: 012 PROTOKOLL Styremøte 15. desember 2016 Styret for Luftambulansen ANS avholdt styremøte 15. desember 2016 i Trondheim. Til stede Daniel Haga (styreleder) Randi Midtgård Spørck (nestleder) Ingvild Skogseth Steinar Marthinsen Arild Østergaard Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Mariann M. Hunstad Pål Madsen STYRESAK Godkjenning av innkalling. Innkalling til styremøtet er fremlagt. Styrets vedtak Innkalling til styremøte 15. desember 2016 er godkjent. STYRESAK Godkjenning av saksliste. Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 25. oktober 2016 Sak Virksomhetsrapport pr. 1. november 2016 Sak Lønnsoppgjør 2016 Sak Anskaffelse av ambulanseflytjenester Sak Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester implementeringsprosjektet Sak Anskaffelse av basefasiliteter Sak Daglig leders orientering Sak Eventuelt Styrets vedtak Sakslisten er godkjent.

3 STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte 25. oktober Protokoll fra 25. oktober 2016 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 25. oktober 2016 er godkjent. STYRESAK Virksomhetsrapportering pr. 1. november Bokført resultat ved utgangen av oktober er i overkant av 18 MNOK. Timeproduksjonen både for fly og helikopter er over budsjett. Som følge av at anskaffelse av fly- og helikoptertjenester har krevd store ressurser har det ikke vært kapasitet til å gjennomføre kvalitetsrevisjoner i år. Styrets vedtak Styret tar virksomhetsrapport pr. 31. oktober 2016 til orientering. STYRESAK Lønnsoppgjør 2016 Styret diskuterte lønnsoppgjør pr. 1. april 2016 for ansatte med individuelle arbeidsavtaler uten administrasjonen til stede. Styrets vedtak Styreleder gis fullmakt til å fastsette ramme for lønnsoppgjøret for 2016 for ansatte med individuelle lønns- og arbeidsavtaler. Styreleder gis fullmakt til å forhandle lønnsjustering for daglig leder. STYRESAK Anskaffelse av ambulanseflytjenester Styret gjennomgikk status for prosjektet. Styrets vedtak Styret tar status for prosjekt Anskaffelse av ambulanseflytjenester til orientering STYRESAK Anskaffelse av helikoptertjenester - implementeringsprosjektet Styret gjennomgikk status for prosjektet. Styrets vedtak Styret tar status for implementering av ny ambulansehelikopterkontrakt til orientering. STYRESAK Anskaffelse av basefasiliteter. Styret gjennomgikk status for prosjektet. Styrets vedtak Styret tar status for anskaffelse basefasiliteter i tjenesten 2016 til orientering

4 STYRESAK Daglig leders orientering. Styret fikk informasjon om følgende: a. Fra ansvarlig selskap til helseforetak b. Prosjekt Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten c. Prosjekt Digital landingsplassoversikt d. IFR-prosjekt (prosjekt EILAT Enroute IFR Luftambulansetjenesten) e. Innleie reservehelikopter f. Anskaffelse av personelig overlevingsdrakter til leger på Ål og Dombås g. Anskaffelse av medisinsk utstyr h. Bemanning Medtek i. Lufttransport AS j. Norsk Luftambulanse AS I tillegg til skriftlig redegjørelse i hht. punktene ovenfor informerte daglig leder fra møte med Stiftelsen Norsk Luftambulanse samt minnet om Luftambulansedagene 2017 i januar i Bodø. Styrets vedtak Styret tar orienteringene fra daglig leder til orientering. Daniel Haga Randi Midtgård Spørck Steinar Marthinsen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremøter framover 27. januar 2017, pr telefon 16. februar mars mai juni september oktober desember 2017

5 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Virksomhetsrapportering pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Generelt Denne virksomhetsrapporten er noe forenklet i og med at økonomi rapporteres som egen styresak Foreløpig årsregnskap og timeproduksjonen beskrives i egen styresak Årlig melding. 2 Økonomi Se egen styresak Foreløpig årsregnskap. 3 Flytimeproduksjon 2016 Se egen styresak Årlig melding. 4 Kvalitet 4.1 Revisjoner Grunnet anskaffelsesprosessene både på ambulansefly og helikopter er det ikke gjennomført kvalitetsrevisjoner hos operatørene i år. Årsaken er både intern kapasitet og at begge operatørene er tilbydere. Nytt revisjonsprogram og plan for 2017, skal godkjennes av daglig leder. Det Norske Veritas gjennomfører planlagt resertifisering av hele selskapet kvalitets og miljøstyringssystem 3. til 5. mai 2017 Med bistand fra ekstern revisor ble det gjennomført økonomisk revisjon hos operatørene i månedsskiftet oktober/november Revisors rapporter foreligger nå, ref. styresak Virksomhetsrapportering pr Avvikshåndtering internt i selskapet Grafene nedenfor er hentet i hendelsessystemet Opscom. Disse viser oppsummert innmeldte avvik sortert på type pr.19. januar I systemet ligger en sikkerhetsstyringsfunksjon basert på de fire faste klassifiseringsområdene Kritiske hendelser, Driftsavvik, Driftsforstyrrelser og Andre hendelser. Alle typer hendelser blir registrert i statistikken og vil telle med i det klassifiseringsområdet så snart hendelsen er registrert.

6 Det er selskapet som selv som har satt inn nivået (KPI tallet) for den enkelte klassifisering og at det skal måles til stigende verdier. Å sette stigende verdi betyr at vi har satt ett tall (nivå) som ikke bør overstiges. Grafene angir også hvor mange slike hendelser det har vært siste 30 dager og så lang i inneværende år. 4.3 Liste over Kritiske hendelser Det er ikke innrapportert noen Kritiske hendelser siste 30 dager. Det ble i desember 2016 innrapportert et Driftsavvik som er klassifisert med alvorlighetsgrad Svært alvorlig. Medisinsk baseleder ved Kirkenesbasen meldte FKS om at de ikke fikk bemannet Kirkenes flyet på nattevaktene 23, 24 og 25. desember grunnet sykdom. Daglig leder Luftambulansetjenesten ANS ble varslet om beredskapsavbruddet og informerer Helse Nord RHF om forholdet, samt at operatøren Lufttransport FW AS ble informert og de valgte derfor å avschedulere pilotene fra nattevaktene. 4.4 Hendelser i 2016 Det ble i 2016 registeret 168 interne hendelser mot 169 i To av disse ble klassifisert som Kritiske hendelser, og knytte seg til manglende utsending av Notam i TC og kommunikasjonsutfordringer knyttet til Flybestilling SØR(Flylege GM) og Flylege AL. Se ellers tabell 1 over innrapportert hendelser i Opscom.

7 5 Intern drift i selskapet Selskapet siden 2014 vært en IA-bedrift. Våre IA-mål er kommentert under. 5.1 Helse, miljø og sikkerhet IA-avtalens mål 2. Ingen fysiske skader som følge av jobben. Pr dags dato er det ingen kjente jobbrelaterte personskader i år. 5.2 Personell IA-avtalens mål 1. Korttidsfraværet skal ikke overstige 3,5 %. For ansatte som ikke arbeider turnus er tallet 1 % pr utgangen av For ansatte som arbeider turnus er tallet 4,3 % pr utgangen av IA-avtalens mål 3. Tilby jobb til personell med relevant kompetanse og minst 50 % restarbeidsevne. Vi har i dag en ansatt i denne kategorien. IA-avtalens mål 4. Alle arbeidstakere bør stå i jobb til de er 67 år. Vi har i dag en ansatt som er eldre enn 67 år og fortsatt i arbeid. Ingen har så langt sluttet tidligere enn ved fylte 67. En ansatt har varslet at vedkommende ønsker å gå over på AFP-ordning fra 1. november Oppsummering Foreløpig årsregnskap viser resultat på 12,3 MNOK, se egen styresak Timeproduksjonen for 2016 endte over budsjettert for både helikopter og fly, se beskrivelse i egen styresak Årlig melding. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar virksomhetsrapport pr. 31. desember 2016 til orientering. Øyvind Juell daglig leder

8 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Foreløpig årsregnskap 2016 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf Vår dato: Møtedato: 27. januar Bakgrunn/fakta Følgende regnskapsmessige disposisjoner gjenstår i forbindelse med foreløpig årsregnskap for 2016: Arbeidet med avstemming pr er ikke avsluttet. Endelig aktuarberegning er ikke bokført. Revisjonsfirmaets kontroll og gjennomgang av regnskap 2016 gjenstår. 2. Foreløpig årsregnskap 2016 Konto Salgsinntekt Annen driftsinntekt 511 Sum driftsinntekter Lønnskostnad Avskrivning på varige driftsmidler og immatrielle eiendeler Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Annen finansinntekt 716 Annen finanskostnad 36 Netto finansposter 680 Resultat før skatt Vi har mottatt avkorting for totalt 0,7 MNOK. Dette er i henhold til kontrakt og gjelder for den tid operatørene ikke klarer å stille beredskap. Dette er inntekt det ikke budsjetteres med. For 2016 ble tilskuddsfakturaene til RHF ene redusert med til sammen 6,66 MNOK. Foreløpig resultat 2016 avviker fra prognosen med 12,3 MNOK. Årsakene til dette er:

9 Sum lønnskostnader viser et lavere forbruk enn prognosen på 1,6 MNOK. Selskapet mottok refusjon sykepenger på 0,1 MNOK mer enn prognosen tok høyde for. Merk at aktuarberegning ikke er bokført. Differansen opp mot prognosen blir dermed redusert. Sum avskrivninger viser et høyere forbruk med 0,6 MNOK. Det skyldes at noen anskaffelser ble gjennomført tidligere på året enn prognosen tilsa. Sum driftskostnader viser et lavere forbruk med 11,3 MNOK. Det skyldes primært avvik på følgende; o Konto 6661 LA-nett /Nødnett ble økt med 1,5 MNOK for abonnementsavgifter nødnett. 0,7 gjaldt ambulansefly og denne kostnaden påløper ikke før i Kostnad for 2016 ble 1,1 MNOK lavere enn prognosen. o Konto 6730 Fast vederlag viser et lavere forbruk enn prognosen med 4,5 MNOK. Av dette skyldes 2,3 MNOK at oppgjør for terskelverdi (AW139 baser) ble lavere enn avsetning. Restbeløpet er inntektsført. Videre ble oppgjør for ekstra beredskap Lørenskog sommeren ,7 MNOK rimeligere. I tillegg ble økning fast vederlag som følge av utløst terskelverdi rimeligere enn prognosen. o Konto 6740 Timeuttak viser et lavere forbruk enn prognosen med 4,3 MNOK. Vi har mottatt avkortning på til sammen 0,7 MNOK, dette var ikke kjent eller forventet ved utarbeidelsen av prognosen. Prognosen ble basert på timeuttak august. Reell timeproduksjon høsten 2016 ble høyere enn opprinnelig budsjett, men ikke så høy som august (som var grunnlaget for prognosen). o Konto 6759 Drivstoffkompensasjon viser et lavere forbruk enn prognosen med 0,6 MNOK. o Konto 6776 Ekstraordinær innleie transport budsjetteres med 0,5 MNOK. Midlene skal brukes i de tilfellene der selskapet ikke kan benytte egne transportmidler og må leie inn ekstern bistand. Dette er uforutsigbart og det har ikke vært slike transporter i en til to transporter er nok til å bruke opp budsjettposten. o 6785 Øvelse, trening og beredskap ble i prognosen økt med 1 MNOK som følge av forventede ekstrakostnader ved øvelser høsten Kostnaden ble 0,45 MNOK lavere enn forventet.

10 3. Estimert årsresultat 2016 Estimert årsresultat, etter bokføring av aktuarberegning, er 11 MNOK. Det tas forbehold om at estimert årsresultat kan bli endret som en følge ev. funn i avstemming, revisjonens gjennomgang eller resultatet av aktuarberegningen. 4. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar foreløpig årsresultat 2016 til orientering. Øyvind Juell daglig leder

11 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak nr Årlig melding 2016 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf Vår dato: Møtedato: 27. januar 2016 Bakgrunn Luftambulansetjenesten ANS rapporterer i henhold til oppdragsdokument fra eierne i form av årlig melding. Vedlagt følger årlig melding for Meldingen er basert på mal tilsendt fra Eierstyringsgruppen for de regionale helseforetakene. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret vedtar Årlig melding for Luftambulansetjenesten ANS. o På grunnlag av den samlede rapporteringen og styreprotokoller for 2016, anser styret at selskapets hovedoppgaver er løst i tråd med de føringer eierne har gitt i Oppdragsdokumentet o Videre utvikling av tjenestetilbudet planlegges i tråd med selskapets strategidokumenter og føringer fra eier. Øyvind Juell daglig leder

12 Luftambulansetjenesten ANS Årlig melding 2016 Bodø, 27. januar 2017

13 Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 3 1. INNLEDNING Luftambulansetjenesten ANS oppgaver og organisering Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Mål for Luftambulansetjenesten ANS i Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Medvirkning fra brukere og ansatte 4 2. SAMMENDRAG Positive resultater og uløste utfordringer Evaluering av egen virksomhet og organisering 5 DEL II: RAPPORTERINGER 6 3. RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP Overordnede styringsbudskap Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for Aktivitet i Økonomiske krav og rammer 9 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT UTVIKLINGSTRENDER OG RAMMEBETINGELSER Faglig utvikling Forventet økonomisk utvikling Personell- og kompetansebehov Status og utfordringer for investeringsområder PLANER FOR UTVIKLINGEN 15 2

14 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. INNLEDNING 1.1. Luftambulansetjenesten ANS oppgaver og organisering Luftambulansetjenesten ANS skal sørge for den flyoperative delen av luftambulansetjenesten, herunder oppfølging og forvaltning av tjenesten. Selskapet har i dag 31 ansatte med kontor i Trondheim, Tromsø og Bodø. Medisinsk teknisk verksted i Trondheim har fire ansatte som sørger for anskaffelse og vedlikehold av det medisinsk tekniske utstyret i ambulansefly og helikoptre, samt for redningshelikoptre og Sysselmannens helikoptre på Svalbard. Flykoordineringssentralen i Tromsø har 14 ansatte som utfører operativ koordinering av ambulanseflyressursene i Norge på døgnkontinuerlig basis. Hovedkontoret i Bodø har 13 ansatte, hvorav seks er tilsatt i deltidsstilling Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Visjon Trygg luftambulanse, vårt ansvar! Strategiske mål Ledende kompetansemiljø Vi skal være synlige og bidra til forskning og utvikling innenfor luftambulanse på en måte som understøtter gode og innovative løsninger. Høy kvalitet Vi skal sikre høy kvalitet gjennom gode anskaffelser og oppfølging av kontrakter. Våre erfaringer bidrar til kontinuerlig forbedring. Effektiv og sikker drift Vi skal ha effektiv og sikker drift av vår operative virksomhet som tilbyr befolkningen likeverdige tjenester døgnet rundt. God samarbeidspartner Vi skal være en løsningsorientert og god partner i den akuttmedisinske kjeden. Vi bidrar til nasjonalt samarbeid for å få en best mulig utnyttelse av tjenesten Mål for Luftambulansetjenesten ANS i 2016 I 2014 startet arbeidet med anskaffelse av nye helikoptertjenester. Anskaffelsen ble ferdigstilt i juli Det var fire tilbydere i anskaffelsen og det ble gjennomført to 3

15 forhandlingsrunder med samtlige tilbydere. Ny avtale gjelder fra 1. juni 2018 for 6 år med mulighet for forlengelse i år. I 2015 startet arbeidet med anskaffelse av nye flytjenester. Anskaffelsen ble kunngjort i november 2016, og prekvalifisering av tilbydere ble ferdigstilt desember Tre tilbydere ble prekvalifisert. I arbeidet med forberedelsene til anskaffelse av nye flytjenester våren 2016 ble det klart at basefasiliteter for fly skulle skilles ut som egen anskaffelse. Anskaffelsen av nye flybasefasiliteter ble utvidet til også å inkludere etablering av nye helikopterfasiliteter på Evenes. Det er gjennomført dialogkonferanse, møter med Avinor og med mulige tilbydere for flybasene. Det er videre utarbeidet utkast til kravspesifikasjon for helikopterbase Evenes. Gjennom Oppdragsdokument 2016 ble selskapet bedt om å klargjøre konsekvenser og kostnader ved en ev. omdanning av selskapsform fra ansvarlig selskap til helseforetak. Tilbakemelding ble gitt juni I november vedtok AD-møtet at selskapet skal endre selskapsform. Det ble gjennomført drøfting med tillitsvalgt i desember Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll I 2016 ble det inngått avtale med ny leverandør, DNV GL, for sertifisering på kvalitet og miljø. Luftambulansetjenesten ANS ble første gang sertifisert i henhold til ISO 9001:2008 og ISO 9001:14001 i september Siden har selskapet vært gjennom årlige revisjoner. Resertifisering i henhold til ISO 9001:2015 og ISO 14001:2015 ble gjennomført august 2016 og det ble ikke funnet avvik ved noen av våre lokalisasjoner. Styret foretar årlig en gjennomgang av kvalitetsarbeidet i selskapet. Ledelsens gjennomgåelse ble gjennomført i juni 2016 og styrebehandlet i september. Gjennomgåelsen viste at selskapets kvalitets- og miljøstyringssystem er godt, men at det fortsatt er rom for forbedringer. Selskapet har ikke godt nok system for å måle oppnåelse av vedtatte målsetninger. Som ett ledd i oppfølging av Oppdragsdokument 2016 ble det utarbeidet en handlingsplan. Denne ble behandlet av styret i mars. Daglig leders virksomhetsrapportering til styret ble endret fra å ha et hovedfokus på økonomi til å omhandle styring av selskap og tjeneste i større grad Medvirkning fra brukere og ansatte Generelt selskapet innhenter synspunkter fra regionale helseforetak og øvrige helseforetak i saker som berører disse direkte eller berører pasienter. Likeså inviteres representanter fra de regionale og øvrige helseforetak, inkludert leger og sykepleiere, som deltakere i ulike prosjekter som gjennomføres (anskaffelser, utredninger, utarbeidelse av konsepter etc). Internt i selskapet informeres og inviteres tillitsvalgt for flykoordinatorene til å gi innspill eller delta i saker som berører disse. Selskapet har tariffavtale med flykoordinatorene, øvrige 4

16 tilsatte er ikke omfattet av tariffavtaler. Saker av allmenn interesse gjennomgås også i selskapets fellessamlinger. Årlig melding Utkast til årlig melding oversendes samtlige rådgivere og tillitsvalgt for kvalitetssikring og innspill før endelig utgave presenteres for styret til behandling. 2. SAMMENDRAG 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Anskaffelse av nye helikoptertjenester krevde store ressurser av selskapet. Det til tross ble anskaffelsen gjennomført med kun en liten forsinkelse i forhold til opprinnelig tidsplan. Det kom ingen klager på tildelingen, tvert i mot kom det tilbakemelding fra flere tilbydere om at prosessen hadde vært ryddig og god. Selv om dette var en svært kompleks og krevende anskaffelse ble prosessen gjennomført kostnadseffektivt. Anskaffelsens kostnadsramme er på inn til 5 milliarder kroner dersom kontraktens maksimale løpetid brukes (6+2+2 år). Kostnaden på anskaffelsesarbeidet frem til tildeling kom på om lag tre millioner kroner. Dette inkluderer prosjektstøtte fra HINAS. Utover dette ble det benyttet svært begrenset konsulentbistand til prosjektet Evaluering av egen virksomhet og organisering Anskaffelse av nye flytjenester startet for fullt parallelt med at anskaffelse helikoptertjenester var i avslutningsfasen. For et selskap med relativt få ansatte innebærer det at mange ansatte må bidra i begge anskaffelsene. Selskapet løser dette ved å nedprioritere eller forskyve andre oppgaver. Videre har mange ansatte bidratt med arbeidsinnsats ut over vanlig arbeidsdag. I februar ble kommunikasjonsrådgiver tilsatt i nyopprettet stilling. Det forsterker selskapets innsats og fokus på kommunikasjonsarbeidet og er viktig for å kunne oppfylle selskapets vedtatte kommunikasjonsstrategi. Anskaffelser av medisinsk teknisk utstyr har vært utfordrende over flere år, dels fordi mye av utstyret som tilbys ikke innfrir regelverket for bruk utenfor sykehus samt for bruk i luftfartøy. Og dels på grunn av manglende kapasitet ved vårt medisinsk tekniske verksted. I 2016 ble verkstedet forsterket med ett årsverk og består nå av fire årsverk. Det har gitt utvidet rom for å komme tilnærmet ajour med planlagte anskaffelser. Verkstedet flyttet inn i nye lokaler som i større grad er tilpasset produksjonen. 5

17 DEL II: RAPPORTERINGER 3. RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP 3.1. Overordnede styringsbudskap Strategiarbeidet for kommende ambulanseflyanskaffelse viste at det er et potensiale for en mer effektiv utnyttelse av ambulanseflytjenesten. Det dreier seg om koordineringsfunksjonen, tilbringertransporter mellom sykehus og flyplass, kommunikasjons- og informasjonslinjer, samordning av transporter m.m. Det er derfor besluttet å gjennomføre et forbedrings- og effektiviseringsprosjekt. Forberedelse til prosjektet startet høsten Prosjektet iverksettes primo Ambulanseflyene i Nord-Norge transporterer pasienter med psykisk lidelse til Tromsø og Bodø. Av sikkerhetshensyn ønsker fartøysjef å ha med ekstra ledsager, ofte polititjenestemenn. Ved flybasene i Alta og Kirkenes er det etablert sivile ledsagergrupper som er spesielt opplært til slik ledsagertjeneste. I 2016 har en slik ledsagergruppe også blitt etablert ved flybasen i Bodø. Hensikten er mer verdige transportforhold for pasientene, samtidig som politiet avlastes. Dette er i tråd med retningslinjer fra Helsedirektoratet og Politidirektoratet. Kvalitet og pasientsikkerhet er kontinuerlig i fokus i oppfølgingen av våre operatører og i dialogen med medisinsk miljø. Alt medisinskteknisk utstyr (MTU) i luftambulansetjenesten er vårt ansvar, og sikkerhetsvurdering og kontroll har en særlig stor betydning når avansert MTU benyttes i luftfartøy. Vårt medisinsktekniske verksted gjør grundige vurderinger ved utvelgelse av utstyr og følger opp utstyret kontinuerlig. Kravspesifikasjonen til medisinsk innredning i den kommende flyanskaffelsen ble produsert i samarbeid med representanter fra helseforetakenes flysykepleiere og flyleger og stiller strenge krav til kvalitet og pasientsikkerhet. Også de operative kravene som både fly- og helikopteranskaffelsene er bygd opp rundt øket kvalitet og pasientsikkerhet, blant annet gjennom krav om nye sikkerhetssystemer og utstyr Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2016 Internkontroll og risikostyring Styret behandler årlig Ledelsens gjennomgåelse samt selskapets kvalitetsarbeid. Se også punkt 1.4. Innsyn og internrevisjon Selskapet gjennomfører internrevisjon. I 2016 ble dette gjennomført ved lokalisasjonene Trondheim og Tromsø. Det ble ikke funnet alvorlige avvik, men det ble avdekket avvik begge steder. Disse ble fulgt opp gjennom tiltaksplaner. Selskapet har jevnlig forespørsel om innsyn i dokumenter basert på postjournal. Ingen konsernrevisjoner fra RHF-nivå har besøkt selskapet. 6

18 De regionale helseforetakenes styring av felles eide selskaper I 2016 møtte daglig leder og styreleder eierstyringsgruppen. Utredning vedrørende omdanning fra ansvarlig selskap (ANS) til helseforetak (HF) I oppdragsdokumentet ble selskapet pålagt å klargjøre kostnader og andre konsekvenser ved en eventuell omdanning av selskapsform. Selskapets tilbakemelding ble gitt i brevs form i juni. Eierne har etter det besluttet at Luftambulansetjenesten ANS skal omdannes til et helseforetak. Regjeringens eierskapspolitikk Luftambulansetjenesten ANS eier kun det medisinsk tekniske utstyret som er plassert i fly og helikopter. Selskapet er leietaker både ved selskapets egne lokalisasjoner og ved fly- og helikopterbasene. Fly og helikopter leies gjennom kontraktene og selskapet har heller ingen egne transportmidler. Selskapet vektlegger å føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk både for eget personell og for personell tilsatt hos operatørene. Sistnevnte gruppe ivaretas gjennom krav stilt i kontraktene, samt oppfølging i årlige revisjoner. Luftambulansetjenesten ANS har en begrenset direkte påvirkning på det ytre miljø, men har iverksatt flere interne aktiviteter, måler egne miljøprestasjoner og utarbeider en årlig Miljørapport. Selskapet ble i 2016 resertifisert etter den nye NS-EN ISO 14001:2015 Miljøstyringssystemer. Vi bidrar også aktivt i det regionale miljønettverket i Helse Nord. Det er først og fremt gjennom krav til leverandøren selskapet kan bidra. I anskaffelsen av nye ambulansehelikoptertjenester er det innført krav om at ny operatør skal ha et sertifisert miljøstyringssystem i henhold til NS-EN ISO 14001:2015 Miljøstyringssystemer eller tilsvarende fra oppstart av ny avtale. Det samme kravet er stilt til ny leverandør av ambulanseflytjenester. Alle våre leverandører av luftambulansetjenester (fly og helikopter) har også selv valgt å sertifisere seg etter denne standarden i inneværende kontrakter. Nasjonal helse- og sykehusplan Styret er kjent med innholdet i Nasjonal helse- og sykehusplan. Deltakelse i utviklingsarbeid Luftambulansetjenesten ANS har deltatt aktivt med innspill til Helsedirektoratets prosjekt Nasjonalt kodeverk for ambulansetjenesten. Selskapet deltok i arbeidet med implementering av PLIVO i luftambulansetjenesten i samarbeid med Helsedirektoratet. Rutiner og prosedyre for å håndtere situasjoner der politiet kan anmode helsetjenesten om bistand til transport av polititjenestemenn i sivile ambulansefartøy for å løse politioppdrag, er implementert i ambulanseflytjenesten. For ambulansehelikoptertjenesten mangler det fortsatt noen rutiner og prosedyrer før dette er på plass. 7

19 Pasientsikkerhet Selskapets eget kvalitetssystem samt kvalitetskrav som stilles til operatørene bidrar til et kontinuerlig fokus på retningslinjer og mulige områder for standardisering. Dette bidrar til høy kvalitet i selskapets oppgaveløsning. Det vises også til orienteringen i kap Lærings- og forbedringstiltak Gjennom våre interne revisjoner samt resertifisering av kvalitets- og miljøstyringssystemene vurderer selskapet jevnlig egne rutiner og muligheter for forbedring av disse. Likeså gjennomføres revisjoner hos operatørene. I 2016 ble det gjennomført økonomisk revisjon av operatørene. Arbeidet med kvalitetsrevisjon av operatørene ble utsatt. Det vises også til orienteringen i kap Rekruttering og utvikling av kvinnelige ledere Det har ikke vært skifte i lederposisjoner i Instruks for lån til felles eide nasjonale selskaper Luftambulansetjenesten ANS har ingen lån. Anskaffelse av ambulanseflytjenester Anskaffelsen er nærmere beskrevet i punkt 1.3. Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Anskaffelsen er nærmere beskrevet i punkt 1.3. Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse) I kvalitetssystemet for Luftambulansetjenesten ANS er det rutiner for varsling av hendelser. Selskapet har videre et eget system (OPSCOM) for registrering og behandling av avvik. 8

20 3.3. Aktivitet i 2016 RHF Fartøy Base Budsjetterte Timer Flydde timer Helse Nord Ambulansefly Kirkenes RHF Tromsø Alta 1 og Bodø Brønnøysund Ambulansehelikopter Tromsø Evenes Brønnøysund Helse Midt- Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF Ambulansefly Ålesund Ambulansehelikopter Ålesund Trondheim Ambulansehelikopter Førde Bergen Stavanger Ambulansefly Gardermoen Gardermoen Ambulansehelikopter Ål Arendal Dombås Lørenskog Lørenskog Det er en klar økning i uttak av antall flytimer for både ambulansefly og helikopter sett i forhold til Tabellen nedenfor viser sammenligning med budsjett 2016 og sum timer i Region Sammenlignet med budsjett 2016 Sammenlignet med 2015 Nord 5 % økning 12,8 % økning Midt 4,7 % økning 1,7 % økning Vest 0,9 % reduksjon 3,5 % økning Sør-øst 1 % økning 1,7 % økning For ambulanseflyene samlet ble det flydd timer mot et budsjett på og forbruk 2015 på timer. For ambulansehelikoptrene samlet ble det flydd timer mot et budsjett på og et forbruk 2015 på timer Økonomiske krav og rammer Økonomisk resultat Foreløpig resultat for 2016 ble 12,3 MNOK. Dette er bedre enn prognosen utarbeidet i september tok høyde for. Desember-faktura på tilskudd ble redusert med 6,66 MNOK basert på prognosen. Resultatet skyldes flere faktorer som beskrives i styresak Foreløpig årsregnskap. Årsakene til avvik fra prognosen er lavere forbruk av timer, inntektsføring av 9

21 for høy avsetning terskelverdi, kostnader som utløses i 2017 i stedet for 2016 samt lavere kostnad enn forventet i to saker. Innføring av nøytral merverdiavgift Luftambulansetjenesten ANS rapporterte i april, via Helse Nord RHF, datagrunnlag for merverdikompensasjon. Videre har selskapet deltatt på informasjonsmøte i regi av de regionale helseforetakene i november. Selskapet tok i bruk nytt økonomisystem fra november og samarbeider med systemleverandør for å tilpasse systemet til rapportering i henhold til ordningen. Løsningen er på plass før rapportering 1. termin Økonomisk langtidsplan Økonomisk langtidsplan for ble vedtatt av styret i mars og presentert for eierstyringsgruppen i april. I punkt 5.2 beskrives en utvikling hvor timeproduksjonen er større enn budsjettert over flere år. Fortsetter denne utviklingen må det vurderes om økonomisk langtidsplan må justeres. Utarbeidelse av regnskap Budsjett 2016 ble det første basert på ny finansieringsmodell for selskapet. Modellen fordeler selskapets kostnader mellom de regionale helseforetakene basert på et gjennomsnitt av siste tre års pasienttransporter. Foreløpig årsregnskap presenteres styret som styresak Regnskapet mangler bokføring av aktuarberegning, avstemming av regnskapet er ikke ferdigstilt og revisorene er ikke ferdige med sin kontroll. 10

22 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT 5. UTVIKLINGSTRENDER OG RAMMEBETINGELSER 5.1. Faglig utvikling Som følge av demografiske forhold, den medisinske utviklingen og nye funksjonsfordelinger mellom sykehusene forventer selskapet økt behov for luftambulansetjenester. Luftambulansetjenesten erfarer en lett økning av aktiviteten på nasjonalt nivå, men med unntak av noen få områder, oppleves økningen foreløpig ikke som problematisk. Det er imidlertid en bekymring at tjenesten i noen områder har økt etterspørsel som følge av sentraliserte legevaktsfunksjoner, der den kommunale legevakten ikke rykker ut. En forventet utvikling innen sykehusstruktur vil kunne ha betydning for de prehospitale tjenestene, herunder luftambulansetjenesten. Færre sykehus med kirurgisk beredskap vil for eksempel kunne utløse behov for at pasienter får lengre transportavstander til akuttbehandling. Hvor stor ekstra belastning dette vil påføre luftambulansetjenesten, avhenger også av hvilke landbaserte transportkapasiteter helseforetakene etablerer. Med utvikling av veinettet øker også muligheten for å transportere både akutt- og intensivpasienter til og mellom sykehus. På den annen side kan behovet for luftambulansetjenester bli redusert dersom for eksempel PCI-beredskap etableres på flere sykehus. Medisinskteknisk utvikling Den medisinske utviklingen innebærer også behov for å implementere nye behandlingsformer i luftambulansetjenesten. Dette medfører ofte også behov for nytt medisinsk teknisk utstyr. Eksempler er ultralyd for rask avklaring av tilstander i buk og brystkasse og elektrisk væskevarmer i forbindelse med infusjon av blodprodukter ved traumer. Luftambulansetjenesten må her forholde seg til luftfartens meget strenge regler for innfasing av utstyr som potensielt kan påvirke luftdyktighet. Vurdering av utstyret, samt produksjon og sertifisering av innfestingsbraketter er komplisert, tidkrevende og kostbart. I tillegg erfarer vi at mye av det etterspurte utstyret kun er godkjent for bruk i sykehus og derfor må underlegges spesiell vurdering og kompenserende tiltak. Flight Following og koordinering av ambulansehelikoptre Luftambulansetjenesten ANS har som følge av 22. juli oppfølgingen arbeidet aktivt med å styrke Flight following-funksjonen for ambulansehelikoptertjenesten. Dette arbeidet har i 2016 bestått i å avgi ressurser til å bistå Helse Sør-Øst med etableringen av en AMK-LA, undervisning og opplæring ved en rekke AMK-LA sentraler og etableringen av en tettere dialog med de ulike sentralene nasjonalt. Det er bl.a utarbeidet Nasjonale retningslinjer mellom AMK og luftambulansetjenesten, som skal bidra til ensartede prosedyrer over hele landet. Selskapet har også bidratt på møter og med innspill til Nasjonal IKT sitt prosjekt Ny teknologi AMK. Sivilt-militært samarbeid Selskapet har deltatt på flere aktiviteter (møter, øvelser) knyttet opp til spesialisthelsetjenestens plass i totalforsvaret og det pågående arbeid med utviklingen av 11

23 sivilt-militært samarbeid. To ansatte er sikkerhetsklarert for dette arbeidet, og hvor det i tiden fremover forventes at dette arbeidet vil bli intensivert. Redningsteknisk fagområde I Norge øker ferdsel i krevende natur både fra nordmenn og tilreisende. Med økt ferdsel i krevende terreng øker også antall hendelser med skader og akutt sykdom. I 2016 utarbeidet og implementerte de to helikopteroperatørene, Norsk Luftambulanse AS og Lufttransport RW AS, prosedyrer for å samarbeide med Norske Alpine Redningsgrupper (NARG). Dette øker sikkerheten for involvert personell og gir enklere og sikrere tilgang til pasienter/tilskadekommet i krevende lende. Arbeidet er gjennomført i samarbeid med operative rådgivere i Luftambulansetjenesten ANS. Utvikling gjennom helikopteranskaffelsen med implementering i 2018 Kravspesifikasjonen for ambulansehelikoptertjenesten fra 2018 ble utarbeidet basert på strategiske føringer fra eierne, evaluering av dagens tjeneste, anbefalinger fra Luftfartstilsynet, sikkerhetsrapporter og høringsuttalelser fra luftambulansemiljøet. Det er lagt svært stor vekt på å sikre god kvalitet i tjenesten gjennom høy beredskap, robusthet i tjenesten og høyt sikkerhetsnivå. Det blir fra 2018 en dobling av antall reservehelikoptre, økt bemanning og det opprettes bakvakt med hele besetninger som gjør tjenesten mer robust og tilgjengelig. Basen på Lørenskog forsterkes spesielt for å sikre optimal tilgjengelighet. Alle landets baser får nye ambulansehelikoptre. Arendal, Bergen og Trondheim får større maskiner med lengre rekkevidde og større medisinsk kapasitet. Basen i Brønnøysund (som i dag har den største helikoptertypen) får samme type helikopter som disse basene. Det skal etableres en egen simulator i Stavanger for luftambulansetjenesten med norske kart, norsk topografi og norske lufthindringer i databasen. Alle helikoptrene får det nyeste innen sikkerhetsutstyr. Blant annet de beste nattsynbrillene på markedet, avansert autopilot og kontinuerlig satellittovervåking av fartøyene. Videre skal alle de nye helikoptrene være utstyrt med det nyeste sikkerhets- og navigasjonsutstyret som er tilgjengelig. Det stilles økte krav til personellet i tjenesten (trening, flytid, vandel- og språkkunnskaper etc.). Legebiler blir fra 2018 en del av den offentlige finansierte helsetjenesten som kan benyttes nært base, ved teknisk svikt på helikopter og når ambulansehelikoptrene ikke kan fly pga. dårlig vær. Fra 2018 må operatøren ha et sertifisert kvalitets- og miljøstyringssystem. I sum medfører dette at Norge fra 2018 vil ha en luftambulansehelikoptertjeneste av meget høy kvalitet, basert på høy flysikkerhet, høy tilgjengelighet og robusthet. Utviklingen gjennom flyanskaffelsen med implementering i En omfangsrik og detaljert kravspesifikasjon ble utarbeidet i forbindelse med utlysningen av ambulanseflyanskaffelsen. Det skal anskaffes ni fly pluss reservekapasitet. Åtte av flyene vil ha tilsvarende transportkapasitet som flyene i dagens kontrakt. Videre innføres ett jetfly 12

24 med krav til lengre rekkevidde, høyere hastighet og større lastekapasitet enn de øvrige flyene. Tjenesten får derved fra 2019 bedre evne til å løse utstyrskrevende oppdrag som intensivtransporter, samt at beredskapen for Svalbard styrkes. Som i dagens kontrakt stilles det på enkelte områder strengere krav enn det som er pålagt av luftfartsmyndighetene på de aktuelle flytyper. Det stilles forbedrede krav til navigasjons- og sikkerhetsutstyr i flyene sammenlignet med dagens kontrakt. Kravene tar høyde for utviklingen innen satellittbasert navigasjon og bidrar til sikrere og mer stabile innflygingsmuligheter. Videre stilles det krav til utstyr som skal bidra til økt situasjonsforståelse gjennom presentasjon av terreng og hindringer, såkalt Synthetic Vision System. Systemet skal styrke sikkerheten, særlig under kritiske faser som avgang, innflygning og avbrutt innflygning. Som følge av endrede regler for navigasjon i enkelte luftrom, blant annet mellom fastlandet og Svalbard, stilles det krav til et noe utvidet utstyrsnivå i flyene i forhold til dagens kontrakt. Dette forbedrer også sikkerheten gjennom at flyene får to uavhengige navigasjonssystemer. Det stilles i tillegg en rekke evalueringskrav hvor tilbyderne får kreditt for utstyr, kvalitet og gode løsninger. Spesielt viktige evalueringskrav vektes ekstra høyt. Dette gjelder kravene til løsning for inn- og utlasting av båre med pasient eller inkubator med medisinsk utstyr, dørbredde, rekkevidde for jetflyet, vaktordninger for flygere og teknikere samt framdriftsplan. Krav til kompetanse for piloter er også satt høyere enn myndighetenes minimumskrav. Eksempelvis er krav til fartøysjefer på kategori 1 fly detaljert beskrevet for å sikre tilstrekkelig erfaring på kortbaneoperasjoner. Nytt i denne kravspesifikasjonen er at det stilles krav til Safety Management System (SMS) og Fatigue Risk Management System (FRMS) hos operatøren. Landingsplass app Luftambulansetjenesten ANS har i 2016 finansiert og ledet et prosjekt for å utvikle en digital oversikt over landingsplasser som benyttes av luftambulanse- og redningshelikoptertjenesten. Dette arbeidet er en direkte oppfølgning av anbefalte tiltak etter havariet på Sollihøgda i I første kvartal 2017 vil en egen APP (LZ North) bli gjort tilgjengelig for alle operatørene i tjenesten, og vil også bli gjort tilgjengelig for alle øvrige helikopteroperatører som støtter tjenesten (for eksempel SAR-offshore, politihelikoptertjenesten og Forsvaret). Denne appen vil inkludere kart og satelittbilder over alle landingsplassene som vår tjeneste benytter i Norge, Sverige og Finland, med oppdaterte hinderdata for hver plass. 13

25 Low level IFR-struktur Luftambulansetjenesten ANS har i 2016 finansiert arbeidet med å etablere en nasjonal instrumentflygingsstruktur som er egnet for helikoptre (low level IFR-struktur). Gjennom et avtalt samarbeid med Avinor og operatørene er det designet og publisert et landsdekkende rutenettverk som gjør det mulig for luftambulansehelikoptre så lavt som mulig under instrumentforhold (i skyer) langs etablerte ruter. Dette er et banebrytende arbeid som vil øke sikkerheten og tilgjengeligheten når det er dårlig vær. Det må likevel presiseres at ambulansehelikoptre ikke har avisingsutstyr, og utfordringene knyttet til ising vil være de samme som i dag. Det gjenstår enda noe arbeid (validering av rutene og opplæring) før rutestrukturen vil bli tatt i praktisk bruk av operatørene (antatt andre kvartal 2017) Forventet økonomisk utvikling Gjennom flere år har selskapets kostnader vært fordelt med omtrent 90 % knyttet til kontraktene med fly- og helikopteroperatørene samt drift av fly- og helikopterbasene. Resterende 10 % fordeles med 3 % til drift av selskapet og 7 % til felleskostnader for de regionale helseforetakene, så som dekning av reservefly og -helikopter, prosjekter og bruk av 330 skvadronen til ambulansetransporter. For 2017 forventes ingen større endringer i kontraktsforholdene ut over ordinær prisjustering og dette er hensyntatt i budsjett for året. Basert på timeproduksjonen de siste årene ser vi en økning i timeuttak både for fly og helikopter. Fortsetter denne utviklingen forventes kostnadsøkning ut over ordinær prisjustering. Det innebærer at økonomisk langtidsplan må justeres Personell- og kompetansebehov Fra 2016 har medisinsk teknisk verksted hatt fire årsverk inkludert stedlig leder. Styrkingen bidrar til at verkstedet kommer ajour med anskaffelsene av medisinsk teknisk utstyr. Likeså skal verkstedet nå være i stand til å takle den økte arbeidsmengden som følger av at legebilene blir del av de nye helikopterkontraktene. Flykoordineringssentralens ressurser dekker behovet slik oppgaven er definert i dag. Samtidig kan det være en utfordring å drifte en døgnkontinuerlig sentral med relativt få personer. Vi er veldig sårbare for langtidsfravær og smittsomme sykdommer. Dersom sentralen blir tillagt flere oppgaver, eller bruken av fly-ressurser på kveld/natt og helg utvides må sentralen oppbemannes. I 2016 ble administrasjonen styrket med medisinsk rådgiver - spesialsykepleier og kommunikasjonsrådgiver som nyopprettede stillinger. Erfaringen så langt viser at dette er et godt tiltak i arbeidet med å oppfylle Strategi Selskapet har utfordringer med å opprettholde en stabil rådgivergruppe på operativ side og opererer derfor med flere personer i redusert stilling. Selskapet har en prosedyre for kompetansestyring. Medarbeider og nærmeste leder har sammen et ansvar for å kartlegge og definere selskapets behov for kompetanse. Flere ansatte har i 2016 deltatt på ulike kurs og faglige oppdateringer. 14

26 5.4. Status og utfordringer for investeringsområder Selskapet er leietaker ved samtlige lokalisasjoner hvor selskapet er representert og forholder seg til leiekontrakter. I 2016 startet arbeidet med anskaffelse av nye basefasiliteter for helikopterbasen på Evenes. Det blir gjennomført en offentlig anskaffelse med sikte på å ha leiekontrakt for nye fasiliteter klar til oppstart ny kontrakt i Likeså startet arbeidet må etablere nye leiekontrakter for flybasene. Vi er inne i en periode med både stor utskiftning av medisinsk utstyr og investering i nye typer utstyr. Utskiftning av transportkuvøser og anskaffelser av ultralydsutstyr og nytt utstyr til legebilene, gir investeringskostnader noe over det normale. 6. PLANER FOR UTVIKLINGEN Styret for Luftambulansetjenesten ANS vedtok sommeren 2015 ny strategi for selskapet. Prosessen i forkant av styrebehandlingen inkluderte regionvise møter med eierne og helseforetak, møter med medisinsk miljø i tjenesten samt flere behandlinger i fellessamlinger internt i selskapet. Tilsvarende ble arbeidet med strategi for ambulansehelikopter- og flytjenesten diskutert med eierne, helseforetak, medisinsk miljø i tjenesten og internt. 15

27 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Anskaffelse av PC-utstyr for ambulanse- og redningshelikopter Saksbehandler: Torger Øvergård Vår dato: 18. januar 2017 Møtedato: 27. januar Bakgrunn/fakta Det vises til: Kontrakten for ambulansehelikoptertjenester gjeldende fra 1. juni NAWSAR prosjektet og helsevesenets ansvar for anskaffelse av utstyr for overføring av oppdragsinformasjon mellom AMK og nye redningshelikoptre - ref. styresak Luftambulansetjenesten ANS har et ansvar for anskaffelse og drift av utstyr som er nødvendig for overføring av oppdragsinformasjon mellom AMK og luftambulanseressurser som brukes for å løse oppdraget. I den nye kontrakten og i NAWSAR-prosjektet, er PC av typen Panasonic Toughbook CF-19 spesifikt nevnt som det utstyret som skal benyttes og installeres i nye helikopter. Leverandøren av PC har sendt ut et «End of Life Notice» hvor det fremgår at Panasonic Toughbook CF-19 ikke vil bli produsert lengre, men at de vil fortsette å supportere CF-19 serien i inntil 5 år etter siste leveranse som er oppgitt å være i februar Det er behov for å anskaffe 16 nye PC-er av typen CF-19 for å ha et tilstrekkelig antall for drift av eksisterende utstyr og installasjon i de nye helikoptrene (4 ambulansehelikopter, 6 redningshelikopter). Norsk leverandør av PC har bekreftet at det er mulig å anskaffe 16 enheter i løpet av januar PC enhetspris er kr ,00 + mva. Samlet investeringsbeløp er kr ,00 inkl. mva. Investering i PC-utstyr i forbindelsen med anskaffelsen av ambulanse- og redningshelikopter, er i utgangspunktet planlagt i Vurdering «End of life Notice» av PC av typen Panasonic Toughbook CF-19 betyr at LAT ANS må ta stilling til om det skal foretas innkjøp av 16 PC-enheter i 2017, eller om en skal starte prosessen med å velge ny type PC inklusive innfestingsutstyr som kan brukes i tjenesten. En endring vil medføre krav om EASA-godkjenning av hele løsningen som omfatter både PC, festeanordning, tilkopling til strøm og nødvendige antenner (GSM og GPS) i ambulansehelikopteret. Godkjenningsprosessen er omfattende, tidkrevende og vil medføre store ekstra utgifter for selskapet.

28 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Erfaringer fra prosessen med godkjenning av CF-19 i NLA AS sine helikoptre, tilsier at Luftambulansetjenesten ANS må forvente ekstra utgifter i størrelsesorden 1 mill. kroner for selve EASA-godkjenningen. I tillegg kommer utgifter til installasjon og festeanordninger i alle ambulansehelikoptrene som videreføres i tjenesten. Fra NAWSAR-prosjektet har vi fått følgende tilbakemelding: CF-19 som bærer av Locus funksjonalitetene, installeres i de nye redningshelikoptrene. En egen bevegelig arm, strømforsyning og ekstern antenne installeres og CF-19 får to alternativa posisjoner. Dette er kontraktsmessig fast og en endring kort tid før planlagt milestone er ikke mulig. En ny PC-løsning innebærer en «change order» som selvsagt vil ha økonomiske konsekvenser. Det er i så fall, mulig først seinere i prosjektet. Informasjonen fra leverandør av utstyret kom for sent til at investeringsmidlene kunne inkluderes i budsjettet for På dette tidspunktet av budsjettåret er det ikke rom for omprioritering av investeringsbudsjettet. Daglig leder har konferert med selskapets revisor og anbefaler at investeringen gjennomføres i år. Anskaffelseskostnaden aktiveres og avskrives over fem år med en regnskapsmessig konsekvens på kr ,- pr. år. Selskapet har likviditet til å gjennomføre anskaffelsen, og daglig leder vil søke å omprioritere gjennom året for å dekke inn merkostnaden. Anbefaling Daglig leder anbefaler at planlagt investering av PC utstyr til ambulanse- og redningshelikoptre fremskyndes fra 2018 til Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret gir daglig leder fullmakt til å foreta innkjøp av 16 PCer av typen Panasonic Toughbook CF-19 i Øyvind Juell Daglig leder

29 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak nr Referatsak Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf Vår dato: Møtedato: 27. januar 2016 Bakgrunn Styret har bedt om en referatsak med bakgrunn i styreleders håndtering av vedtak i styresak Lønnsoppgjør Vedtaket var: Styreleder gis fullmakt til å fastsette ramme for lønnsoppgjøret for 2016 for ansatte med individuelle lønns- og arbeidsavtaler. Styreleder gis fullmakt til å forhandle lønnsjustering for daglig leder. Styreleder har utarbeidet et notat som er vedlagt. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar referatsak vedrørende lønnsoppgjør 2016 til orientering. Øyvind Juell daglig leder

30 Trondheim 20. desember 2016 Referatsak Styret for Luftambulansetjenesten ANS Lønnsoppgjør 2016 Viser til styresak , der styreleder gis fullmakt til å fastsette ramme for lønnsoppgjør 2016 for ansatte med individuelle lønns- og arbeidsavtaler. Videre gis styreleder fullmakt til å forhandle justering av daglig leders lønn. Med hjemmel i styrets vedtak fastsettes en ramme på 2,4 % for lønnsoppgjøret 2016 for ansatte med individuelle lønns- og arbeidsavtaler. Etter forhandlinger justeres daglig leders lønn til kr ,- med virkning fra 1. april Følgende begrunnelse ligger bak justeringen av daglig leders lønn: 1. Luftambulansetjenesten ANS har i 2016 gjennomført en stor og meget krevende anskaffelse av operatør for luftambulansehelikopter. Anskaffelsen er gjennomført med god kvalitetssikring, og ved klagefristens utløp var det ikke kommet klage til KOFA med krav om midlertidig forføyning fra noen av de andre aktuelle søkerne. I tillegg har selskapet påbegynt arbeidet med neste store anskaffelse: Luftambulansefly-anskaffelsen, der det forventes kontraktsinngåelse i løpet av Daglig leders lønn bør ligge på et nivå som sikrer at en kan rekruttere nøkkelpersonell med spesiell kompetanse til selskapet uten at de må avlønnes høyere enn daglig leder. 3. Lønnsplasseringen til daglig leder er fortsatt på nivå med lederstillinger i sammenlignbare felleseide selskap. Med hilsen Daniel Haga Styreleder

31 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Daglig leders orientering Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Daglig leder ønsker å informere styret om følgende saker: a. Fra ansvarlig selskap (ANS) til helseforetak (HF) Endringen skulle vært gjeldende fra 1. januar 2017, men prosessen er ikke ferdigstilt ennå. Prosessen videre er at Luftambulansetjenesten HF opprettes. Før Luftambulansetjenesten ANS avvikles blir selskapets eiendeler (den samlede virksomheten) utdelt til eierne, som igjen skyter disse inn som eiers innskudd i det nystiftede helseforetaket. Selskapsmøtet beslutter oppløsning av selskapet. Tidligst seks uker etter kunngjøring av oppløsningen i Foretaksregisteret kan selskapsmøtet godkjenne oppgjøret mellom selskapene og melde Luftambulansetjenesten ANS som avviklet til Foretaksregisteret. Ifølge epost blir det fremmet en styresak felles for alle RHFene vedrørende etableringen av Luftambulansetjenesten HF. Dagens styresammensetning i Luftambulansetjenesten ANS videreføres i HFet. Det samme gjør eierandelene. b. Prosjekt Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten Prosjektleder har startet jobben med å etablere prosjektet, samt å besøke relevante miljøer i ambulanseflytjenesten. Endelig sammensetning av prosjektet er ikke klar. c. Leiekontrakter helikopterbaser eid av Stiftelsen Norsk Luftambulanse Daglig leder viser til Styresak Helikopterbasene, status behandlet i styremøte Her ble status på bygg og eie-leieforhold beskrevet. I vedtaket sa styret blant annet at Styret tar status for helikopterbasene til etterretning, og ber administrasjonen vurdere samtlige leiekontrakter for å sikre oppdaterte og ryddige kontraktsforhold. En av årsakene til vedtaket var at leiekontraktene med SNLA ikke inneholder en klausul om leieregulering. På det tidspunktet hadde det allerede i et par år vært kontakt mellom SNLA og Luftambulansetjenesten ANS i et par år rundt leiekontraktene. Videre saksgang har av forskjellige årsaker tatt lang tid. Det er nå opprettet kontakt mellom partene igjen. SNLA har tidligere i januar oversendt utkast til reviderte leiekontrakter. Så snart det er enighet mellom partene vil daglig leder fremme en egen styresak vedrørende de nye leiekontraktene spesielt med tanke på justerte leiepriser. d. Styring og oppfølging av felles eide selskaper årshjul 2017 Administrerende direktør i RHFene har ansvar for eierstyring og oppfølging av de

32 felles eide selskapene i spesialisthelsetjenesten. Praktisk tilrettelegging ivaretas av RHFenes eier- og økonomidirektører. Følgende aktiviteter er planlagt for 2017 (se vedlegg for detaljer): Aktivitet Saker Tidspunkt AD-møte Oppdragsdokument Frist årlig melding Selskapsmøte Oppdragsdokument Frist ØLP Eierstyringsgruppen Årlig melding Årsresultat og årsrapport Tertialrapport Forslag ØLP AD-møte Årlig melding fra LAT ANS Frist tertialrapport Definerte KPIer Status måloppnåelse Risiko Selskapsmøte Årlig melding Oppnevning av styre Årsrapport og årsregnskap AD-møte Status etter oppfølgingsmøter Økonomisk langtidsplan Frist tertialrapport Definerte KPIer Status måloppnåelse Risiko Frist budsjett 2018 Uke 43 Eierstyringsgruppen Budsjett 2018 Oppdragsdokument 2018 Konsekvenser av statsbudsjettet Tertialrapport AD-møte Budsjett 2018

33

34 e. Budsjett 2017 Helse Vest RHF har, på vegne av RHFenes økonomidirektører, bedt Luftambulansetjenesten ANS justere budsjett 2017 med hensyn til nøytral merverdiavgift. Selskapet har beregnet effekten til 2,3 MNOK i Tilskudd fra RHF vil bli justert tilsvarende fra og med faktura for mars slik: Helse Nord Helse Midt-Norge Helse Vest Helse Sør-Øst Tilskudd 2017, korrigert for nøytral mva Gir månedlig faktura Sum - allerede fakturert jan og feb Faktura mars (korrigert for for mye betalt jan og feb) f. Ambulansefly truffet av lyn Om ettermiddagen 17. januar 2017 ble et ambulansefly med pasient om bord truffet av lyn under innflyging til Bodø. Ingen personer kom fysisk til skade. Flyet fikk skader som satte det på bakken etter hendelsen. Det er fortsatt uklart hvor lenge flyet blir stående før det igjen kan settes i produksjon. g. PCI-tilbud i Bodø? Helse Nord har utredet behandlingstilbudet for infarktpasienter og vurderer etablering av PCI-tilbud i Bodø. Utredningsrapporten har vært på høring, og styret i Helse Nord behandler saken 22. februar. Luftambulansetjenesten ANS har i sin høringsuttalelse stilt seg positiv til en slik vurdering og har særlig lagt følgende forhold til grunn: - Behandlingstilbudet og behandlingsresultatet ved akutt hjerteinfarkt varierer i Helse Nords område. En etablering av et angiografi- og PCI-tilbud i Bodø vil gi et mer likeverdig tilbud. - Helse Nord har valgt å videreføre dagens ambulanseflystruktur i kommende kontraktsperiode. Hvorvidt denne kapasiteten vil være tilstrekkelig, avhenger av en rekke forhold. Dersom de senere års økning i oppdrag og timeuttak fortsetter i samme tempo, vurderer Luftambulansetjenesten ANS at kapasiteten kan bli for liten. - Iskemisk hjertesykdom er den største pasientgruppen i luftambulansetjenesten og har de siste årene utgjort % av pasientene flydd med ambulansefly i Helse Nord.

35 - Etablering av et angiografi- og PCI-tilbud i Bodø vil avlaste ambulanseflytjenesten betydelig. Effekten tas ikke fullt ut før et slikt tilbud eksisterer på døgnbasis. Ved beregning av effekten for ambulanseflytjenesten, mener Luftambulansetjenesten ANS at hele gruppen som flys med diagnosen akutt koronarsyndrom, med alle hastegrader, skal inkluderes. Videre mener vi at ikke bare pasienter fra Helgelandssykehuset kan rutes om fra Tromsø til Bodø, men også pasienter fra Lofoten og Vesterålen. - Med et dagtilbud, med det prinsippet for økonomisk beregning som er lagt til grunn i rapporten, mener Luftambulansetjenesten ANS at årlige reduserte driftsutgifter for ambulanseflyene vil være mellom kr. 2 og 4 mill. Dersom ambulanseflyenes aktivitetsvekst i Helse Nord fortsetter, kan det bli behov for å styrke tjenesten med ett ambulansefly. Den årlige økonomiske konsekvensen av det kan være inntil kr. 50 mill. Etablering av et angiografi- og PCI-tilbud i Bodø vil være et effektivt, kanskje avgjørende, tiltak for å redusere et slikt behov. h. Lufttransport RW AS Tilgjengelighet alle baser i 2016 var 96,4 %. i. Norsk Luftambulanse AS Tilgjengelighet alle baser i 2016 var 97,7 %. 2. Anbefaling Daglig leder anbefaler at styret tar sakene til orientering. Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar fremlagte saker til orientering. Øyvind Juell daglig leder

36 Luftambulansetjenesten ANS Postboks Skien Deres ref: Vår ref: 2016/ /2017 Saksbehandler: Kristin O. Lexow Dato: Styring og oppfølging av felles eide selskaper - årshjul for 2017 Vedlagte årshjul for de regionale helseforetakenes styring og oppfølging av felles eide selskaper ble presentert i AD-møte 2. november 2016 (sak ). Årshjulet er en konkretisering og systematisering av etablerte eierstyringsaktiviteter i forhold til de felles eide selskapene og skal underbygge den formelle styringen som de administrerende direktørene ivaretar i selskapenes foretaksmøter/selskapsmøter. Det er administrerende direktør som har ansvar for eierstyring og oppfølging av de felles eide selskapene. Dette skjer primært i foretaksmøter der selskapenes oppdrag og rammer fastsettes, og hvor årsresultater og årlig melding gjennomgås og godkjennes. Øvrige aktiviteter understøtter dette, herunder en formalisert oppfølging og rapportering bl.a. overfor RHF-styrene. Målet er større gjensidig innsikt i og kunnskap om selskapenes virksomhet og RHF-enes samlede aktiviteter. Praktisk tilrettelegging ivaretas av de regionale helseforetakenes økonomidirektører og eierdirektører. Gjennomføring av styringsaktivitetene forventes å medføre bedre kontroll og forutsigbarhet mht. selskapenes økonomi og aktiviteter, bl.a. sett inn mot arbeidet med de regionale helseforetakenes økonomiske langtidsplaner og årlige budsjetter. De regionale helseforetakene vil, som i dag og i likhet med hva som gjøres overfor ordinære helseforetak, stille nødvendige ressurser/kompetanse tilgjengelig for gjennomføring av styringsaktivitetene. Økt systematikk i oppfølgingsarbeidet forventes å kunne effektivisere denne ressursbruken. Det legges til grunn at de felles eide selskapene følger opp de aktiviteter årshjulet legger opp til, i nært samarbeid med de regionale helseforetakene. Dette tas også inn i selskapenes oppdragsdokumenter for Fremstillingen nedenfor forutsettes å være generisk, men de konkrete milepælene tar utgangspunkt i kalenderen og møteplanene for (Frister knyttet til de forskjellige aktivitetene fremgår av vedlegget): Postadresse: Helse Vest RHF Postboks 303 Forus 4066 Stavanger Elektronisk adresse: post@helse-vest.no Besøksadresse: Nådlandskroken Forus Generell informasjon: Sentralbord: Org.nr: