DØNNA KOMMUNE MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 DØNNA KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Møterom Dønnamannen Møtedato: Tid: kl Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 13/10 10/953 DØNNA BIBLIOTEK - STILLINGSUTVIDELSE BIBLIOTEKAR. 14/10 10/950 NÆRING / LANDBRUK - VAKANSE I STILLING SOM NÆRINGSKONSULENT 15/10 10/969 OPPRETTELSE AV HJEMMEL FOR VIKARSTILLING VED MIDTBYGDA SENTRALSKOLE 16/10 10/262 RESULTATER - MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2010 Dønna, Ingunn Laumann Ordfører, leder av adm.utvalget Tore Westin Rådmann

2 Sak 13/10 DØNNA BIBLIOTEK - STILLINGSUTVIDELSE BIBLIOTEKAR. Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 10/953 Saksnr.: Utvalg Møtedato 13/10 Administrasjonsutvalget / Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar å utvide stillingshjemmelen som bibliotekar til 100 % stilling, dette med virkning f.o.m Utgiftene er innarbeidet i årsbudsjett for 2011 og økonomiplan for perioden Bakgrunn: Utvidelse av stillingen som bibliotekar, fra 73 % stilling til 100 % stilling, er et av flere aktuelle nytiltak innmeldt i årets prosess med årsbudsjett og økonomiplan. Saksutredning: I vedtatt økonomiplan for perioden er utvidelse av bibliotekarstillingen til 100 % stilling lagt inn som prioritert tiltak f.o.m I forbindelse med prosessen for årsbudsjett for 2011 og økonomiplan for perioden har bibliotekar innmeldt som nytt tiltak at stillingsutvidelsen legges inn med virkning f.o.m Kostnadene med å utvide stillingen fra 73 % til 100 % stilling er anslått til å utgjøre kr pr. år. Vurdering: Dønna bibliotek har nettopp flyttet inn i nye biblioteklokaler på Midtbygda sentralskole samt at man for relativt kort tid siden tok i bruk nye biblioteklokaler i Løkta oppvekstsenter. Dønna bibliotek har over flere år utmerket seg med å ligge meget høgt oppe i fylkessammen-heng med sin utlånsvirksomhet (utlånte bøker pr. innbyggere). Dette ble også trukket fram fra fylkesbibliotekar under åpningen av nye lokaler. Den ytre ramme er lagt til rette og med kommunens stolte historie med å være tidlig ute med etablering av bibliotek, synes det nå å være riktig å forsterke innsatsen på biblioteket. Utvidelse av stillingen er meget viktig for å kunne beholde utdanna bibliotekar, noe mange av våre mindre nabokommuner mangler. Det å tilrettelegge for utvida åpningstider samt å gi økt mulighet for videreutvikling av tilbudet til å i enda sterkere grad enn i dag, kunne tilby utlån av filmer, spill,m.m. vil være fremtidsretta satsning. Rådmannen finner det også riktig å trekke fram kommunens gode resultater når det gjelder leseferdighetene til våre skoleelever sammenligna med andre kommuner i fylket og landsgjennomsnittet. Rådmannen tror at foruten dyktige lærere så spiller nok også kommunens bibliotekar sin evne til å stimulere skoleelevene til å låne og lese bøker en stor rolle. En satsning på bibliotek vil derfor også samtidig være en satsning på våre skoleelever. Side 2 av 10

3 Sak 13/10 Rådmannen innser at vår kommune ligger under lands- og fylkesgjennomsnitt når det gjelder satsning av kommunale kroner på kultur. Rådmannen vil derfor tilrå at man nå satser målretta på å videreutvikle noe som er bra fra før dette for på sikt å oppnå enda bedre resultat (pallplasser). Rådmannen har derfor prioritert inn i sitt forslag til årsbudsjett for 2011 en utvidelse av bibliotekarstillingen til 100 % stilling f.o.m Kostnaden med dette er kr i 2011 og kr påfølgende år. Rådmannen vil også nevne at kommunestyret tidligere i år har vedtatt å øke sin innsats på kulturskole, dette er også innarbeidet i rådmannens forslag til årsbudsjett for Kommunen vil derfor trolig i kommende år komme noe bedre ut når det gjelder kommunal satsning på kultur. Vedlegg: Ingen Side 3 av 10

4 Sak 14/10 NÆRING / LANDBRUK - VAKANSE I STILLING SOM NÆRINGSKONSULENT Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 10/950 Saksnr.: Utvalg Møtedato 14/10 Administrasjonsutvalget / Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret vedtar at 50 % stilling som næringskonsulent skal stilles i vakanse med virkning f.o.m og inntil kommunestyret har tatt stilling til framtidige stillingsreduksjoner i henhold til sitt vedtak i økonomiplan for perioden Kommunestyret gir rådmannen v/landbruks- og næringssjef anledning til å benytte inntil kr av innsparte lønnsmidler i 2011 til kjøp av nødvendige konsulenttjenester i forbindelse med eventuelle utredninger o.l. Bakgrunn: I forbindelse med prosessen knyttet til utarbeidelse av årsbudsjett for 2011 er det fremmet som forslag til tiltak å stille ledig stilling som konsulent (næringskonsulent) i 50 %-stilling på driftsenheten landbruk/næring i vakanse. Saksutredning: Det har under arbeidet med å utarbeide økonomiplan for perioden kommet fram fra kommunestyret ønske om å utrede nødvendige utgiftsreduksjoner/stillingskutt for å få en økonomiplan i balanse. I den forbindelse er det også konkretisert at man ønsker utredet kuttet en 50 %-stilling som konsulent innenfor næring/landbruk. Den ansatte som i dag innehar 50 %-stilling som konsulent (næringskonsulent) vil si opp stillingen i forbindelse med tilsetting i 100 % ingeniørstilling (oppmålingsingeniør) f.o.m Med bakgrunn i ovenfornevnte er det i forbindelse med innleggelse av nye tiltak for årsbudsjett 2011 bedt om at det å stille stillingen i vakanse blir registrert som tiltak. Kommunen vil spare kr i lønnsutgifter inkl. sosiale avgifter dersom stillingen stilles i vakanse i Vurdering: Rådmannen har i sitt forslag til årsbudsjett for 2011 lagt inn som tiltak at stillingen stilles i vakanse i 2011, men at det bevilges kr til kjøp av konsulenttjenester i forbindelse med oppfølging av næringssaker (ilandføring av olje/gass, m.m.). Netto utgiftsreduksjon er således kr i Side 4 av 10

5 Sak 14/10 Rådmannen mener at dette er eneste alternativ. Det vil bli helt galt å lyse stillingen ledig og foreta tilsetting vinter/vår 2011 samtidig som man utreder omfattende stillingsreduksjoner hvor denne stillingshjemmel inngår. Rådmannen vil også påpeke at dersom kommunestyret forutsetter utgiftsreduksjoner i størrelsesorden 4,5 6,5 mill. kroner så vil det være meget stor sannsynlighet for at 50 %-stilling som konsulent på landbruk/næring er av de stillingshjemler som vil bli inndratt, dette er jo ingen lovpålagt oppgave. Rådmannen vil imidlertid måtte påpeke at det å stille stillingen i vakanse vil få konsekvenser for kommunens muligheter til å bidra med tilrettelegging for næringsutvikling. Kommunen vil ikke lenger klare å stille med førstelinjetjeneste i egen kommune som en del av kommunens satsning på næringsutvikling gjennom HALD IKS, dette vil si at lokale grundere og etablert næringsliv ikke lenger vil ha mulighet til å få noen oppfølging hos kommunen, men må gå direkte til HALD IKS, Innovasjon Norge og bankene. Videre vil det å stille stillingen i vakanse kunne få konsekvenser for kommunens administrering av næringsfondet og utdeling av lån/tilskudd, dette iform av lengre saksbehandling og nødvendige endringer av vedtektene for kommunens næringsfond (endring fra lån til i større grad å gi tilskudd). Vedlegg: Ingen Side 5 av 10

6 Sak 15/10 OPPRETTELSE AV HJEMMEL FOR VIKARSTILLING VED MIDTBYGDA SENTRALSKOLE Saksbehandler: Gerd-Solveig Bastesen Arkiv: 412 Arkivsaksnr.: 10/969 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/10 Administrasjonsutvalget / Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar å opprette en hjemmel for 100 % vikarstilling ved Midtbygda sentralskole i perioden , dette under forutsetning av at utgiftene holdes innenfor tildelt budsjettramme for Bakgrunn: Siden skolestart i august har Midtbygda sentralskole hatt et vikarbehov som tilsvarer over to fulle stillinger. Vikarbehovet skyldes i hovedsak lærere/assistenter som tar etterutdanning og annet meldt fravær. Eksempler på meldt fravær er organisasjonsarbeid (begge hovedtillitsvalgte både for Utdanningsforbundet og Skolenes landsforbund jobber på Midtbygda), oppfølging av egne barn, operasjoner (bare i høst utgjør dette 5 hele uker), kurs her nevnes at kommunal brannopplæring har medført samlet over 3 uker fravær osv. I tillegg til de ovenfornevnte fravær har skolen noen lengre sykemeldinger, egenmeldinger og politiske møter. Saksutredning: Skolen har gjennom høsten slitt voldsomt med å få kabalen til å gå opp. Vikarer er svært vanskelig å oppdrive. Alle muligheter har blitt prøvd. Samlet sett fører et så stort vikarbehov til en slitasje på den faste stab. Dette går over et visst tidsrom, men vil over tid bare forsterke problemene. Midtbygda sentralskole har nå ansatte som har trekk i lønn under utdanning men som skolen sliter med å få inn vikar for. Skolen har ansatte som er kronikere og hvor det er fritak for arbeidsgiverperioden, men som skolen ikke greier å få inn vikarer for utenfra, men hvor det må brukes kostbar overtidsbetaling. Ved å summere bruken av overtid i tidsrommet er det ifølge innleverte timelister 98 timer overtid på lærere. Innleie av eksterne vikarer er i samme tidsrom er 150 lærertimer. Ved rapportering 2.tertial viser regnskapet at Midtbygda sentralskole har over kroner i syke- refusjoner. I budsjettet er det budsjettert med kroner. Etter drøftinger med de tillitsvalgte ønsker enhetsleder ved Midtbygda sentralskole å prøve ut en modell der en utvider stillingsressursen ved skolen med en 100 % stilling. Denne stillingen skal brukes til å ta unna mesteparten av vikarbehovet ved skolen. Utvidelsen vil bli fordelt slik at skolen har en ansatt som går som 50 % fastvikar, i tillegg til at en vikarressurs på 50 % er delt ut til ansatte på hvert av de tre lagene ved skolen. På den Side 6 av 10

7 Sak 15/10 måten kan 4 personer ta unna vikarbehovet. Dette må så organiseres fleksibelt slik at en får en høy utnyttelsesgrad. Ved denne organiseringen sikrer en også vikarer som kjenner elevene, systemet ved skolen og skolemiljøet. Enhetsleder ønsker å kjøre et prosjekt frem til sommeren og mener at hun kan forsvare dette økonomisk da en blant annet unngår kostbar overtid. Enhetsleder ber om at det fremmes en sak til politisk behandling, slik at skolen i samarbeid med de tillitsvalgte får prøve ut en ordning til beste for både ansatte og elever. Saken må avklares før jul slik at skolen har mulighet til å få lagt om timeplanen, lyst ut prosjektstillingen og tatt de nødvendige samtalene med de ansatte. Prosjektet vil bli evaluert i løpet av våren. Ved en positiv evaluering vil det bli fremmet sak om en fast ordning. Vurdering: Saksbehandler støtter enhetsleder ved Midtbygda sentralskole i hennes syn på bruken av overtid og vurderer opprettelse av hjemmel for en 100 % midlertidig stilling i perioden for å være en god løsning på vikarproblematikken. Opprettelse av en slik hjemmel vil ikke by på merutgifter, da midler som i dag går til lønning av vikarer/overtid omdisponeres. Vedlegg: Ingen vedlegg Side 7 av 10

8 Sak 16/10 RESULTATER - MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2010 Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 032 Arkivsaksnr.: 10/262 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/10 Arbeidsmiljøutvalget /10 Arbeidsmiljøutvalget /10 Administrasjonsutvalget / Formannskapet Rådmannens innstilling: Medarbeiderundersøkelsen tas til etterretning. Kommunestyret ber om at medarbeiderundersøkelse heretter gjennomføres årlig. Kommunestyret ber om at resultatene behandles av ledere og ansatte på hver driftsenhet og at man i samarbeid kommer fram til områder man ønsker å jobbe med eller bli enda bedre på. Behandling/vedtak i Arbeidsmiljøutvalget den sak 5/10 Behandling: Rådmannens innstilling vedtatt. Vedtak: Medarbeiderundersøkelsen tas til etterretning. Kommunestyret ber om at medarbeiderundersøkelse heretter gjennomføres årlig. Kommunestyret ber om at resultatene behandles av ledere og ansatte på hver driftsenhet og at man i samarbeid kommer fram til områder man ønsker å jobbe med eller bli enda bedre på. Bakgrunn: AMU ble i mars orientert om at det var ønske om å gjennomføre en medarbeiderundersøkelse i Dønna kommune. AMU stilte seg positiv til dette, og ba om å få undersøkelsen som sak til behandling når den var gjennomført. Saken settes også opp til behandling i administrasjonsutvalget og kommunestyret. Medarbeiderundersøkelsen er nå gjennomført. Vurdering: Til å gjennomføre medarbeiderundersøkelsen har verktøyet blitt benyttet. Verktøyet er utviklet av KS i samarbeid med Kommunal- og regionaldepartementet og i aktiv dialog med tillitsvalgte gjennom hovedsammenslutningene. Det gjennomføres standardiserte undersøkelser, slik at kommunen kan sammenligne seg selv over tid, samtidig som man sammenligner seg med andre kommuner. Side 8 av 10

9 Sak 16/10 Formålet med medarbeiderundersøkelsen er å gi et balansert bilde av faktorer som påvirker medarbeidernes arbeidssituasjon og trivsel med den hensikt å frambringe kunnskap om forhold vedrørende de ansatte som har betydning for deres rolle i å utvikle og effektivisere tjenestene. Denne kunnskapen skal kunne gi den enkelte enhet: et grunnlag for en videre prosess på arbeidsplassen omkring konkrete forbedringstiltak. et bidrag til å vurdere den enkelte enhetsleders resultatoppnåelse. et samlet bilde av medarbeidernes syn på sin arbeidssituasjon som grunnlag for å videreutvikle en lokal arbeidsgiverstrategi et grunnlag for å søke etter sammenhenger mellom medarbeidertilfredshet og kvalitet på bedriftens tjenestetilbud (krever at det også blir gjort brukerundersøkelser). Vurdering av nærmeste leder og ledelse på overordnet nivå inngår som elementer i denne kartleggingen. Samarbeidsforhold og faktorer i det daglige arbeidet er også sentrale områder. Forholdet til nærmeste leder og overordnet ledelse er viktig. Til sammen har disse områdene betydning for hvordan medarbeiderne opplever sin arbeidssituasjon. Verktøyet blir derfor et bidrag til å vurdere ledelse på alle nivåer. Samtidig er det viktig å få frem medarbeidernes ansvar for en positiv utvikling av egen arbeidsplass. Medarbeiderne er kommunens viktigste ressurs, og den enkelte ansattes kompetanse må nyttiggjøres så godt som mulig. En organisasjons kompetanse er summen av de kunnskaper og ferdigheter medarbeiderne besitter og den teknologi organisasjonen gjør bruk av. Av den enkelte medarbeider kreves at kompetansen i tillegg til formell utdanning dekker ferdigheter, kunnskaper, holdninger, motivasjon og vilje til å utføre en jobb alene eller sammen med andre. Medarbeiderundersøkelsen er utformet som et spørreskjema med følgende temaer: Organisering Innhold Fysiske forhold Samarbeid med kolleger Mobbing, diskriminering og varsling Nærmeste leder Medarbeidersamtale Overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Stolthet over egen arbeidsplass Ved utplukk av hvem som skulle få tildelt spørreskjema ble det lagt vekt på å favne flest mulig. Det er derfor tatt med ganske mange vikarer og andre som jobbet i den perioden undersøkelsen ble gjennomført. Noen har også tilsettingsforhold ved flere avdelinger/enheter. Til sammen ble det sendt ut 198 spørreskjemaer til navngitte personer. Det har kommet inn 123 besvarelser. Det var mulig å levere skjemaet på papir for dem som ikke ville eller kunne registrere svarene på nett. Overraskende mange leverte skjemaet på papir. Svarfrist for undersøkelsen var 4. september, det vil si at de ansatte hadde mellom 2 og 3 uker på å svare. Skjemaene og navn på de som skulle delta ble sendt til hver leder for videre distribusjon. Svarprosenten varierer mellom enhetene. Samlet for kommunen er svarprosenten 62%. Dette kunne gjerne vært litt høyere. Både lederen og tillitsvalgte er viktige for at flest mulig skal svare. Personlig oppfølging og litt masing må til for å få inn flest mulig svar. Side 9 av 10

10 Sak 16/10 På grunn av at kravene til anonymitet er det minimumskrav for hvor mange ansatte en enhet må ha for å registreres som egen enhet i medarbeiderundersøkelsen. Dønnes barnehage, Bjørn barnehage, landbruk og næring samt voksenopplæringa var for små til å bli registrert som egne enheter, og ble derfor slått sammen til en samleenhet. Når det gjelder resultatene av undersøkelsen kommer kommunen bedre ut enn landsgjennomsnittet. Ikke på noen av temaene ligger kommunen under landsgjennomsnittet. Når vi ser på resultatene fra den enkelte enhet er variasjonen større. Kommunen har nå et resultat som er et utgangspunkt for videre arbeid. Det er meningen at medarbeiderundersøkelsen skal gjentas årlig. Da har man et grunnlag for å følge utviklingen over tid. Det er også viktig av undersøkelsen blir fulgt opp på hver enhet. Enhetslederne bør derfor ta opp undersøkelsen med sine ansatte, og i samarbeid komme fram til områder man ønsker å jobbe med eller utvikle. Det var også et kommentarfelt på undersøkelsen som må gjennomgås på hver enhet. Oppfølgingen av undersøkelsen på hver enhet er viktig for at arbeidstakerne ser nytten av undersøkelsen, noe som trolig vil ha effekt på deltakelsen ved neste undersøkelse. Vedlegg: Medarbeiderundersøkelsen 2010, resultater for kommunen sett opp mot landsgjennomsnitt Medarbeiderundersøkelsen 2010, resultater for hver enhet Medarbeiderundersøkelsen 2010, kommentarrapport Side 10 av 10