Døme på utforming av oppmoding om utbetaling og rapportar

Transkript

1 Døme på utforming av oppmoding om utbetaling og rapportar For å sikre ei einskapleg rapportering i samband med oppmoding om utbetalingar, og ved årsrapportering/sluttrapportering etter ferdig utført (del-)prosjekt, har Riksantikvaren laga eit døme på korleis slike kan utformast. 1. Oppmoding om utbetaling Oppmodinga om utbetaling er disponert slik: 0. Overskrift 1. Kort ingress om kva saka gjeld 2. Skildring av arbeidet som er utført 3. Kostnadene med arbeidet 4. Vedlegg: a. Foto frå arbeidet b. Kopi av faktura Det viktige her er sjølve oppsettet og presiseringsnivået. Dersom rapportane vert disponerte nokon lunde slik som i dømet, så vil alle relevante opplysningar kome med. Då vil også sakshandsaminga ta kortare tid, noko som er viktig dersom ein er avhengig av utbetaling for kunne å betale faktura innan fristen. Dersom oppmoding om utbetaling ikkje gjeld arbeid, men t.d. berre innkjøp av delar eller liknande til skipet, så er det ikkje naudsynt å rapportere ut over ei stadfesting av at delen no er motteken og funnen i orden. Det same gjeld kostnader knytte til utarbeiding av rapportar og anna skriftleg materiale, men då skal ein kopi av dette leggjast ved. Ved slike høve er det sjølvsagt ikkje naudsynt med fotodokumentasjon. 2. Innsending av rapport utan oppmoding om utbetaling Dersom brevet ikkje er ei oppmoding om utbetaling, men ei innsending av ein samla rapport for alt arbeid gjennom året, for eit samla prosjekt eller delprosjekt, så kan overskrift og ingress endrast til t.d. «M/S Ramvik LÆØÅ - Rapport etter arbeidet i 2015». Hugs å gje ei samla framstilling av økonomien i prosjektet samt leggje ved kopi av alle faktura som inngjekk i arbeidet, sjølv om desse tidlegare vart sendte inn saman med dei einskilde oppmodingane om utbetaling. Dette av omsyn til at vi lett skal kunne finne att alle relevante opplysningar. Dess meir tid vi må bruke i arkivet, dess færre saker rekk vi over. NB: Hugs å ta med kontaktinformasjon (telefonnummer og e-post) slik at vi lett kan nå dykk dersom vi har spørsmål til rapporten. Hugs også å skrive på bankkontonummeret! Bruk alltid same bankkontonummer, då dette er registrert hjå Riksantikvaren. Andre nummer vil bli avvist av systemet og forsinke utbetalinga. Hugs også at Riksantikvaren berre kan utbetale tilskotet til eigar av fartyet aldri til beinvegs til leverandørar. 1

2 Riksantikvaren Postboks 8196 Dep Oslo Ytrevik, 16. august 2015 M/S «RAMVIK» - LÆØÅ OPPMODING OM UTBETALING AV DEL AV TILSKOT FRÅ STATSBUDSJETTET 2015 KAPITTEL 1429 POST 74 Arbeidet med restaurering av brudekket og winchen er no ferdig og vi har motteke faktura på arbeidet. Vi syner til tilskotsbrevet av og ber om at til saman kr ,- av tilskotet for 2015 vert overført til vår bankkonto Følgjande er no utført Veteranbåtlaget valde å prioritere arbeidet med brudekket, då dette ville sikre innreiinga i overbygg og akterskip mot vidare forfall og gjere det mogleg å starte dugnadsarbeidet i maskinrommet. Livbåtkrybber og andre installasjonar på brudeket vart demontert. Gamal defekt dekksplank er demontert og køyrd bort. Det vart teke vare på om lag 1 meter av den gamle planken med drev og bek som dokumentasjon. Før demontering av dekket vart plasseringa av livbåtkrybber, samt dekkslys og kablar på undersida av dekket, fotografert og merka av på målsatt teikning. Midtnorsk Fartyvernsenter fotograferte og målte opp planken og utforminga av randplankane kring dekket. Dei vil lage ein eigen rapport om arbeidet dekket som vil bli ettersendt så snart denne er ferdig. Etter at stålkonstruksjonen var frigjort vart denne reingjort og rustpikka. Det synte seg å vere ein del skader på desse konstruksjonane, og særleg konstruksjonen kring bestikklugaren var meir skada enn føresett. Nedste del av stålskottet måtte fjernast og fornyast for å kome til strekkplata under bestikklugar og bru. Det synte seg også at to av davitane hadde så omfattande tæringar, og godset nedst og kring gjennomføringa i dekk måtte byggjast opp at med sveis. Rekka synte seg å vere mindre skada enn den visuelle inspeksjonen tyda på. Stålarbeidet med reparasjon av dekksbjelkar, strekkplater, fotvinklar, rennesteinar, rekkjer og davitar vart utført av Stakavik Group ASA. Før ny dekksplank vart lagt vart konstruksjonen sandblåst og malt med beste sort grunning og malingssystem. Legging av ny dekksplank, driving og beking vart utført av Midtnorsk Fartyvernsenter. Dei overhalte også livbåtkrybbene og monterte desse på plass att. 2

3 Parallelt med brudekket vart det arbeida med winchen. Denne synte seg å vere betre enn frykta, og kostnaden med dette vart dermed noko lågare enn estimert. Winchen er no klar til montering, men enno ikkje henta då verkstaden har tilbode lagring innandørs fram til framdekket er ferdig og den kan monterast om bord. Demontering, rustpikking og dokumentasjon vert gjort på dugnad. Det same gjeld oljing av det ferdige dekket. Dette gjorde at vi kunne spare inn om lag ,- av kostnadene. Dette kom vel med, då det synte seg at stålarbeidet vart ein del meir omfattande enn først tenkt. Kostnadene med arbeidet Veteranbåtlaget har motteke følgjande faktura for arbeidet med brudekket og winchen: Bilag Arbeid og leveransar Sum Leverandør Kvittering 01 Riving og bortkøyring av defekt dekksplank 850,- Diesel og bompengar Faktura Reparasjon av strekkplater og rennesteinar ,- Stakavik Group ASA Faktura Overhaling, blåsing og maling av svingdavitar ,- Stakavik Group ASA Faktura Skifting av defekte rør og retting av sefter i rekka ,- Stakavik Group ASA Faktura Sandblåsing og priming ,- Stakavik Group ASA Faktura 1410 Ny dekksplank ,- Midtnorsk Fartyvernsenter Faktura 1427 Legging av dekk og montering av livbåtkybber ,- Midtnorsk Fartyvernsenter Kvittering 02 Olje til dekk 1.040,- Ramvik Skipshandel Kvittering 03 Demontering og frakt av winch 700,- Diesel og bompengar Faktura Overhaling, nye delar og testing av winch ,- Ramvik Mek.Verkstad Til saman ,- Estimat og faktiske kostnader for delprosjekta Delprosjekt (sjå oversynet i søknaden) Estimat Faktura Avvik 4.3 Restaurering av brudekk , , ,- 4.4 Overhaling av winch , , ,- Vi stadfester at alle utbetalingar over kr ,- er gjort gjennom bank som pålagt i skattelova 6-51 og meirverdiavgiftslova 8-8. Dersom det er naudsynt med ytterlegare opplysningar er det berre å ta kontakt. Beste helsing Vedlegg: Foto frå arbeidet. Kopi av fakturaene i oversynet. 3

4 Vedlegg 1. Foto frå arbeidet Produksjon av nye strekkplater til brudekk (v) og montering om bord (h). Brudekket med presenningtelt under arbeidet. Legging av ny dekksplank på brudekket. 4

5 Rekka kring brudekket før istandsetjing. Rekka kring brudekket etter istandsetjing. Wichen før og etter overhaling 5

6 Litt om faktura Hugs at kopiar av mottekne faktura for arbeidet berre må vere vedlegg. Dei inneheld ikkje i seg sjølv nok opplysningar til at Riksantikvaren kan sjå kva som er gjort. Som døma under syner kan faktura være svert ulikt spesifiserte. Under til venstre er ein faktura som er svært lite spesifisert, medan den til høgre kan hende er i overkant spesifisert. I begge fall vert det vanskeleg ut frå faktura åleine å sjå kva som konkret er utført. Faktura seier (i beste fall) noko om kva som har gått med av arbeidstid og delar. Dei seier ikkje noko om dei konkrete endringane som er gjort på skipet, eventuelle problem ein støytte på undervegs, korleis desse vart løyste eller framdrifta og kvaliteten på arbeidet. Difor kan faktura aldri erstatte ei skriftleg framstilling med foto frå arbeidet. 6