1 1.1 POK UB-

Transkript

1 Forord Innledning POK tidregistreringsystem Bruk av denne manual kursmateriell og oppslagsbok Forkortelser Stikkordregister Avtaleverk Arbeidstidsbestemmelser Tre avtaleverk tre typer lønn Avtalt lønn UB- og OT- regler Gjennomsnittsberegning av UB og OT Starte POK pålogging Menyvalg Klokken U-log* terminal Tilkobling U-log terminal Bruk av klokka Menyvalgene for klokka i POK Bearbeide Menyvalgene

2 5.2 Personale Personkort Arbeidsplan Arbeidsplankopiering Budsjett og salgstall Stemplingsdata TIPS! Hvordan planlegge avspasering bruk av timebank TIPS! Framgangsmåte for å behandle stemplinger Konfigurere Utskrift Rapporter i POK Stemplinger, plan og lønn Lønn periode Periodedetaljer Arbeidsplan uke Arbeidsplan person Arbeidskostnader Fraværsrapport Personale Kontaktliste Timebank saldo Forkortelser Hurtigtaster Vanlige spørsmål og svar Support hos NextStage Technologies Egne notater

3 Forord Denne brukermanualen er laget for brukere av POK og skal gi en innføring og oversikt over de viktigste og vanligste funksjonene og bruksområdene for POK. Manualen er laget med tanke på at den skal kunne brukes under opplæring, enten som kursdokumentasjon eller til egenstudium. Den er også laget med tanke på at den skal kunne brukes som et oppslagsverk og sjekkliste i den daglige bruken av POK. Vi ønsker ikke å lage en murstein av en manual og forklare alt i minste detalj. Det er ønskelig at manualen skal gi svar på de mest vanlige spørsmålene en vanlig bruker stiller seg. Å lage en kortfattet manual innebærer at noe utelates og at noe ikke forklares i detalj. Vi har valgt å fokusere på de mest sentrale funksjonalitetene i POK og på de temaer og spørsmål som vanligvis dukker opp på kurs og til vår servicedesk (support). Dette er en generell manual som ikke forklarer kundespesifikke funksjonaliteter og ordninger. Alle virksomheter har i større eller mindre grad konfigurert POK forskjellig. Det betyr at enkelte funksjoner og rapporter er annerledes. I denne manualen behandles det som gjelder de fleste brukere. Flere virksomheter har valgt å lage sin egen tilleggsmanual som bl.a. inneholder: - Overordnet hvorfor og hvordan POK skal brukes - Interne rutiner og retningslinjer for bruk av POK - Beskrivelse av egen konfigurasjon av POK (lønnsarter mv.) - Beskrivelse av sentrale rapporter som skal brukes (evt. spesiallagede rapporter) - Tidsfrister for rapportering og lønnskjøring - Intern opplæring og support - Generell policy for IT og felles systemer NST har også laget en systemmanual beregnet på administrator av POK (hos kunden). 3

4 Vi tar gjerne i mot kommentarer til brukermanualen, både det som er bra og mindre bra og gjerne med forslag til forbedring av den. Lykke til med POK! NST, oktober

5 1 Innledning 1.1 POK tidregistreringsystem POK (står for Planlegging, Oppfølging og Kontroll) er et styringsverktøy som passer både små og store virksomheter. POK har avansert funksjonalitet for: Utarbeidelse av bemanningsplan/arbeidsplan Kostnadsberegning av bemanningsplan/arbeidsplan Automatisk datafangst av arbeidet tid via registreringsterminaler Beregning av lønn/kostnader på utført arbeidstid Kontroll av faktisk arbeidskostnad mot planlagt/budsjettert kostnad Elektronisk eksport av lønnsdata til lønningssystem POK er et system som skal bidra til å gi: Bedre oversikt og mer effektiv bruk av virksomhetens personalressurser. Mulighet for detaljert oppfølging av arbeidskostnader og budsjetter Riktigere bemanning til enhver tid Riktig praktisering av regelverk som sikrer at alle får riktig lønn og tillegg Forenkle og rasjonalisere arbeidet med å beregne lønn og fraværsregistreringer Holde oversikt over avspaseringstimer (timebank), fravær (e.g. egenmeldinger) mv. I tillegg vil virksomheter med flere enheter (eks. butikk-kjeder) ha gevinster gjennom felles verktøy ved at POK gir: Et felles verktøy for planlegging (utlån av personale mellom enheter) Ensartet praktisering av regelverket for arbeidstid og lønn/tillegg Mer rasjonell datafangst for arbeidet tid og fravær Felles statistikkgrunnlag for nøkkeltall og analyser på bemanning og drift 1.2 Hovedkomponenter Tidregistreringssystemet POK består av tre* hovedkomponenter: 5

6 1. Software (selve programmet (klient) med en SQL database) 2. Terminal (klokke/informasjonsterminal) 3. Avtaleverk (regelverk som POK konfigureres etter) *For de som bruker vår nye Creg-terminal (WinCE-terminal) finnes det også et eget program for å sende meldinger til terminalen. Alle disse tre komponentene vil tilpasses hver enkelt virksomhet. Det er Nextstage Technologies som konfigurerer systemet i samarbeid med den enkelte kunde. Figur 1.1 POK består av 3 hovedkomponenter Import fra andre systemer Det er mulighet for å importere informasjon fra lønnsystemer. Hos mange er lønnsystemet det styrende system. Dvs. det er i lønnsystemet at nyansatte opprettes og oppdateres og disse endringene eksporteres til POK. Hos enkelte er POK konfigurert slik at det skjer en oppdatering hver natt. Det er også muligheter for å importere salgs- og budsjett-tall inn i POK. Eksport til lønnssystem POK har eksportmuligheter til mange forskjellige lønnssystemer. Det er også mulig å ta ut rapporter både som e-post og i forskjellige filformat, for eksempel som MS Excel regneark. 6

7 1.3 Bruk av denne manual kursmateriell og oppslagsbok Denne manualen er laget for å kunne forklare de vanligste og mest brukte funksjonene i POK. Vi har i hovedsak tatt med det som gjelder generelt for alle brukere, uavhengig av konfigurasjon av POK. Manualen er laget med tanke på at den skal kunne brukes under opplæring, enten som kursdokumentasjon eller til egenstudium. Den er også laget med tanke på at den skal kunne brukes som et oppslagsverk og sjekkliste i den daglige bruk av POK. For vanlig bruker av POK kan den være et nyttig hjelpemiddel ved feilsøking, ved bruk av huskelister, sjekklister mv. Manualen inneholder også stikkordregister som skal gjøre det lettere å finne fram til det man er ute etter. Således håper vi manualen kan være hjelp til selvhjelp. Skulle ikke manualen gi tilstrekkelig med informasjon vil det alltid være mulig kontakte NST Servicedesk enten via telefon eller e-post. Åpningstider er kl alle hverdager (man-fre). 1.4 Forkortelser Det finnes mange forkortelser i POK og denne manualen. I begynnelsen kan det virke noe forvirrende. Det er derfor laget en oversikt bak i denne manualen for lettere å holde rede på forkortelsene. 1.5 Vanlige spørsmål og svar Det er også laget en oversikt over de mest vanlige spørsmål og svar som vår support har registrert. Noen vanlige spørsmål er det ikke mulig å gi generelle svar på. Det er spørsmål som er relatert til hvordan POK er konfigurert og hvilket regelverk som praktiseres for den enkelte virksomhet, og her er det store forskjeller. 1.6 Stikkordregister For å lette bruker av manualen er det laget et stikkordregister slik at en kan slå opp og lettere finne den informasjonen man er ute etter. 7

8 NB! Det kan være at enkelte skjermbilder og funksjoner beskrevet i denne manualen avviker noe fra det du har. Dette er avhengig av hvilken versjon du har av POK og konfigurasjon. 8

9 2 Avtaleverk I dette kapitlet gjennomgås sentrale begreper og rammeverk ved lønnsberegning. POK blir konfigurert slik at lønnsgrunnlaget blir beregnet i tråd med virksomhetens ønsker. 2.1 Arbeidstidsbestemmelser Det er viktig å være klar over hvilke lover og bestemmelser som regulerer arbeidsforholdene, herunder arbeidstiden. I arbeidsmiljøloven (Aml) finnes bestemmelser for blant annet overtid (OT), overtidsbetaling, pauser og gjennomsnittsberegning av arbeidstid. Se for eksempel hjemmesiden til Arbeidstilsynet for mer informasjon om gjeldende lover og regler ( I tillegg til de generelle lover og regler, er mange virksomheter også bundet av avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver (tariffavtaler) som angir lønns- og arbeidsvilkår. 2.2 Tre avtaleverk tre typer lønn I POK finnes tre hovedmåter å avlønne på (avtaleverk): 1. Fastlønn Ansatt får lønn uavhengig av hvordan han/hun stempler. Dvs. det utbetales ikke tillegg som overtid (OT) eller ubekvemstillegg (UB). Personer i ledende stillinger har ofte denne type lønn. 2. Avtalt lønn Månedslønn ligger i lønnssystemet basert på en plan/krav til hvor mye en må jobbe. POK rapporterer avvik fra plan (+ eller timer) i tillegg til ubekvemstillegg (UB) og overtid (OT). 3. Timelønn Ingen fastlønn, men betaling gjøres ut fra antall arbeidede timer godkjent i POK. og OT 9

10 Figur 2.1 Tre hovedtyper avtaleverk: Fastlønn, avtalt lønn og timelønn Nedenfor gjennomgås mer detaljert hvordan beregningen av lønn foregår for Avtalt lønn 10

11 2.3 Avtalt lønn Avtalt lønn består av fast lønn (månedslønn som utbetales når det jobbes som planlagt eller avtalt) og tillegg. Tilleggene kan være ordinære timer, OT, UB og andre tillegg (for eksempel ansvarstillegg / låsetillegg). Avtalt lønn er den mest kompliserte måten å beregne lønn på av de tre lønnstypene. Dette skyldes alle de forskjellige regelverkene som finnes/kan lages for avtalt lønn, hvor arbeidstid og turnuser kan legges opp på mange forskjellige måter blant de ansatte. Men nettopp derfor er også POK et viktig hjelpemiddel for at lønnsberegningen skal kunne gå enklere, raskere og ikke minst riktig for seg. Fordi det er flere måter å konfigurere avtalt lønn på, kan vi ikke i denne manualen beskrive alle de forskjellige variantene som brukes i dag. Vi vil gjennom å gi noen eksempler forklare de generelle prinsippene som ligger til grunn for beregningsmåten av avtalt lønn, samt hvilke sentrale begreper som brukes i POK. Vi håper og tror dette vil bidra til lettere å skjønne hvordan dette er lagt opp og fungerer i din egen virksomhet. 2.4 UB- og OT- regler Følgende regler gjelder for beregning av UB- og OT-tillegg: OT-regler (per ) Kravet for å få overtid er: Over 9 timer i løpet av 24 timer. Hvis det foreligger en tariffavtale kan denne grensen være 10 timer i løpet av 24 timer. NB! Denne regelen gjelder alltid og overstyres ikke av gjennomsnittsberegning. Over 37,5 timer på en uke (mange har avtalefestet dette, men lovens grense er 40 timer). Dette gjelder ikke hvis gjennomsnittsberegning skal gjelde (se under). Størrelsen på overtidstillegget er avhengig av når på døgnet arbeidet foregår, eksempelvis: Hvis overtid inntreffer hverdager før kl. 21 = 50 % Hvis overtid inntreffer hverdager etter kl. 21 = 100 % 11

12 Hvis overtid inntreffer lørdag før kl. 13 = 50 % Hvis overtid inntreffer lørdag etter kl. 13 = 100 % Hvis overtid inntreffer søndag + helligdager = 100 % Merk at arbeidsmiljøloven sier at tillegget skal være minst 40 %. Foreligger det for eksempel en tariffavtale kan tilleggene være høyere enn minstekravet i loven. UB-regler Ubekvemstillegg (UB) gjelder de som er organisert. UB utbetales når arbeidet foregår utenfor normal arbeidstid. Reglene for UB varierer. Eksempel på regler: Hverdager fra kl = UB 1 (21 kroner) Hverdager etter kl. 21 = UB 2 (42 kroner) Lørdag fra kl = UB 2 (42 kroner) Lørdag etter kl. = UB 3 (84 kroner) Hele søndag = UB 3 (84 kroner) Dersom det utbetales overtid, vil det ikke utbetales UB-tillegg for samme de samme timene. Med andre ord blir det ikke utbetalt UB-tillegg når man får overtid. Om det skal være slik er imidlertid konfigurerbart i POK. 12

13 2.5 Gjennomsnittsberegning av UB og OT Det er tillatt å avtale en annen fordeling av arbeidstiden enn det som er lovens utgangspunkt. Forutsetningen er at arbeidstiden i gjennomsnitt holder seg innenfor grensene for alminnelig arbeidstid. Dette kalles gjennomsnittsberegning. I tabellen nedenfor er vanlige krav som stilles for at det skal beregnes UB- eller OT-tillegg for perioder med forskjellige lengder. Har man arbeidet mer en det som er angitt har man krav på tillegg. Periode UB Tillegg Overtid 1 uke 12 timer 37,5 timer 2 uker 24 timer 75,0 timer 3 uker 36 timer 112,5 timer 4 uker 48 timer 150,0 timer 5 uker 60 timer 187,5 timer 6 uker 72 timer 225,0 timer Arbeidstiden gjennomsnittberegnes over det antall uker som inngår i en turnus. For eksempel kan man på en to uker turnus arbeide 40 timer en uke og 35 timer neste uke uten at det beregnes overtid. Uavhengig av dette er arbeid utover 9 timer pr. dag overtid (eventuelt 10 timer hvis det foreligger en tariffavtale om dette). NB! Det utbetales ikke UB- og OT-tillegg for samme arbeidet tid. Blir det først betalt OTtillegg får man ikke UB-tillegg for de samme timene. Eksempel på regelverk for gjennomsnittsberegning av UB og OT: 13

14 Nedenfor er to eksempler på praktisering av gjennomsnittsberegning av OT og UB. I det første eksempelet blir det UB hvis det jobbes 24 timer eller mer i den definerte 2 ukers perioden (dvs. i løpet av uke 1+2 eller 3+4 osv.). Men her beregnes overtiden som vanlig med overtid etter 37,5 time pr uke. I det andre eksempelet blir det UB hvis det jobbes 24 timer eller mer i den definerte 2 ukers perioden (dvs. i løpet av uke 1+2 eller 3+4 osv.). Dette er det samme som i det første eksempelet over, men forskjellen er at her gjennomsnittsberegnes også overtid. Overtid vil i dette eksempelet inntreffe først når antall arbeidede timer har passert 75 timer innenfor den definerte 2 ukers perioden (dvs. i løpet av uke 1+2 eller 3+4 osv.). 14

15 2.6 Lønnsperiode, OT- og UB-periode Vi vil her se på hvordan lønnsgrunnlaget fremkommer når det benyttes gjennomsnittsberegning og med forskjellige lengde på UB- og OT-periodene. Først en kort gjennomgang av de sentrale begreper som brukes: Regelverk: Et sett med definerte lønnsberegningsregler (hvor det som er nevnt under inngår og er spesifisert) Utbetalingsdato: Dette er dato for når lønn utbetales til arbeidstakerne Lønnsperiode: Perioden som er grunnlaget for lønnsberegning. For lønnstype avtalt lønn spesielt, er lønnsperioden den perioden hvor avvikene fra plan skal beregnes (dvs. om det skal være plusseller minustimer i forhold til planlagt tid og dermed tillegg eller trekk i lønn). Innenfor denne perioden beregnes også UB- og OT-tilleggene. UB-periode: Tidsrommet som UB skal beregnes innenfor (se kapitlet om UB-regler). UB blir ikke beregnet før hele UB-perioden er over. OT-periode: Tidsrommet som OT skal beregnes innenfor. Det totale antallet arbeidede timer i OTperioden summeres opp og kontrolleres mot kravet til overtid (unntaket er 9 timers regelen som alltid gjelder (evt. 10 timer hvis det foreligger en tariffavtale)). I motsetning til UB, kan en påbegynt OT-periode som ikke er avsluttet innen lønnsperioden gi OT. Da må kravet om OT for hele perioden (allerede) være oppfylt innen lønnsperiodens slutt. 15

16 Eksempel på OT-perioder og krav til timer for å få OT: OT 1 uke: OT > 37,5 timer i OT-perioden OT 2 uker: OT > 75 timer i OT-perioden OT 3 uker: OT > 112,5 timer i OT-perioden OT 4 uker: OT > 150 timer i OT-perioden Figur 2.2 Eksempel på lønnsperiode og UB-/OT-periode Regelverk Det er svært viktig at ansatte plasseres i riktig regelverk. Plasseringen gjøres normalt når personene legges inn første gang (i personkortet). Lønnsperiode - eksempel Avvik for avtalt lønn kan beregnes i en lønnsperiode som går eksempelvis fra 15. i forrige måned til 14. i inneværende måned. I denne perioden sammenlignes antall timer som er planlagt mot antall timer jobbet, for å finne om det skal være tillegg eller fradrag på antall ordinære timer på lønningen. Beregning av UB skjer alltid over hele uker (eksempelvis 1, 2, 3 eller 4 ukers periode). Det betyr at UB-perioden må være avsluttet i lønnsperioden for å komme med i lønnsgrunnlaget denne måneden. OT beregnes også over hele uker, men her kan en på begynt (men ikke avsluttet) OTperiode gi overtid hvis antall timer arbeidet ved lønnsperiodens utløp allerede har oversteget kravet til OT for hele OT-perioden. Denne OT-perioden kommer også med på neste måneds lønnskjøring i og med at den ikke var avsluttet, men OT blir selvsagt ikke betalt to ganger for de samme timene. 16

17 Figur 2.3 Eksempel på forskjellige UB- og OT-perioder. Lønnsperioden bestemmer hva som skal regnes med i den aktuelle lønnsperioden. Her er det lønnsutbetaling den 25. hver måned. Eksempler for 1, 2, 3 og 4 ukers turnus For en ukes turnus kan periodene se slik ut: Figur 2.4 Lønnsgrunnlag i en ukes turnus hvor UB og OT periodene er en uke For en to ukers turnus kan periodene se slik ut: Figur 2.5 Lønnsgrunnlag i en to ukers turnus hvor UB og OT periodene er to uker For en tre ukers turnus kan periodene se slik ut: 17

18 Figur 2.6 Lønnsgrunnlag i en tre ukers turnus hvor UB og OT periodene er tre uker For en fire ukers turnus kan periodene se slik ut: Figur 2.7 Lønnsgrunnlag i en fire ukers turnus hvor UB og OT periodene er fire uker Ordinære timer og overtidstimer fra 15.f.m. til 14.d.m vil komme med på lønnskjøring. UB- og OT-tillegg vil komme med for de forskjellige periodene som er avsluttet innen 14 d.m. Eventuelle UB- og OT tillegg fra perioder påbegynt i lønnsperioden vil komme med på neste lønnskjøring (hvis den avsluttes innen neste lønnsperiode). Overtidsperiodene benyttes til å kontrollere om kravet til å oppnå overtid er oppfylt innenfor perioden. Hvis det er jobbet mer enn 75 timer i en to ukers periode er alle timer ut over 75 timer overtid. Kontroll av at UB og OT er riktig rapporten Stemplinger Plan og Lønn Rapporten Stemplinger Plan og Lønn viser detaljer for hver dag med beregning av OT, UB osv. Her kan man sjekke/kontrollere at lønnsgrunnlaget er blitt riktig før man eksporterer lønnsfilen til lønnsavdelingen (se også kapittelet om rapporter). 18

19 Figur 2.8 Eksempel på rapporten Stemplinger Plan og Lønn NB! Kolonne for lønnsarter (ord., 50 %, 100 % osv.) konfigureres for hver virksomhet. Det kan derfor hende at rapporten ikke er helt lik hos deg. Overtid kan gi minustimer i rapporten Avhengig av hvordan POK er konfigurert, kan POK angi minustimer i rapporten Lønn periode når det er arbeidet overtid. La det være sagt: POK trekker ikke personer i lønn for å jobbe overtid! Dette har med hvor timene plasseres og hvordan de vises. Et eksempel kan forklare hvorfor det blir slik hos de som har denne konfigurasjonen: Person X stempler i henhold til plan hver dag, bortsett fra hvor han arbeider en time ekstra. Dette blir lønnet som en ordinær time i lønnsperiode 6, men gir ikke OT, fordi OT perioden strekker seg inn i neste lønnsperiode. På lønnsperiode 7 blir OT perioden til etterkontrollert, og gir 1 time OT når 75 timer passeres På lønnsperiode 7 utbetales derfor 1 time OT. OT-timen inneholder også ordinær lønn (1 time OT = 150 % ordinær time). Ettersom ordinær lønn allerede er utbetalt for denne timen på periode 6, så må det trekkes fra 1 ordinær time på periode 7. Med andre ord: Grunnlønn 100 % for denne ene timen utbetales på periode 6 og tillegg 50 % utbetales på periode 7. At det i periode 7 vises minus en ordinær time er ikke reelt, da den samme timen først legges til som en OT time 150 % og så trekkes fra igjen som en ordinær time 100 % (markert som en minustime). Sluttsum blir 1 time + 50 % i periode 7. 19

20 Konfigurering av lønnsperioder i POK Lønnsperioder, UB- og OT perioder defineres i POK. Dette gjøres i Konfigurere, Lønnsperioder, under fanen UB Kontroll og OT Kontroll. Denne konfigureringen gjøres av POK administrator eller av Nextstage Technologies. Figur 2.9 Eksempel på hvordan lønnsperioder kan defineres i POK 20

21 3 POK I dette kapitlet gjennomgås hvordan POK startes og hvilke hovedmenyvalg og funksjoner som finnes. 3.1 Starte POK pålogging POK startes fra menyen eller ved å dobbeltklikke på POK-ikonet på skrivebordet. Da kommer følgende dialogboks opp: Figur 3.1 Innloggingsvinduet i POK Skriv inn ditt brukernavn og passord. Kontakt POK administrator for å få database- og serveropplysninger. Når du har fylt inn informasjonen kan det være lurt å krysse/hake av for Lagre endringer. Neste gang du logger deg på vil du kun trenge å skrive inn passordet. Klikk på OK for å logge på (fortsette innloggingen), eller Avbryt for å avbryte påloggingen. Brukerne i POK er definert med rettigheter. Det betyr at man kan begrense hva brukere skal ha tilgang til å se og gjøre i POK, for eksempel mulighet til å se lønnsinformasjon eller ikke. NB! Det anbefales at du endrer passordet første gang du logger deg på. 21

22 Endre passord Det er en god skikk å endre passord regelmessig. Dette gjør du i POK ved å velge Endre i menylinjen øverst i bildet og velg deretter Passord. Skriv inn gammelt passord, og bekreft nytt. 3.2 Menyvalg Du kan betjene ulike funksjoner i POK fra menylinjen og ikoner øverst. I tillegg kan du åpne en meny til venstre som vist i figuren under (velg Vise og deretter Meny ). Figur 3.2 Hovedmenyen i POK Forskjellige steder i programmet kan du også høyreklikke med musen og bruke menyen som dukker opp der. Hvilke valg du får er helt avhengig av hvor du er i programmet og hvor musepila peker. Hovedmenyvalgene er som vist til venstre. Disse blir forklart i egne kapitler: Fil: Valg for avslutte POK. I menylinjen øverst har Fil flere valg som å lagre, oppdatere, skriveroppsett mv. Klokken: For kommunikasjon med klokken og henting av stemplinger (datafangst). Se kapittel 4. Bearbeide: For å planlegge bemanning, godkjenne arbeidstid (stemplinger), beregne kostnader mv. Se kapittel 5. Konfigurere: For å endre innstillinger og valg. Se kapittel 6. Utskrift: For å ta utskrift av rapporter og eksport av filer. Se kapittel 7. Menylinjen på raden øverst inneholder i tillegg noen ekstra menyvalg som du ikke bruker ofte. Disse menyvalgene er: Sikkerhetsrutiner: For å ta backup av databasen 22

23 Endre: For endre passord, stemplingsnummer, ansattnummer Vise: For å vise menyen til venstre (jf. figuren over) Innstillinger: Diverse innstillingsmuligheter Vindu: Valg for å lukke vindu Hjelp: Hjelpefunksjon I tillegg kommer andre menyer avhengig av hvilket vindu som er åpent. Hvilke menyer som vises er også avhengig av konfigurasjon. TIPS! Det finnes hurtigtastknapper du kan bruke. Bakerst i manualen er det en oversikt over disse. Merk at det dukker opp ulike ikoner på verktøylinjen avhengig av hvor man er. Lagre endringer Når du skal lagre registrerte data eller endringer kan det gjøres på følgende måter: a) Klikk på Lagre knappen på verktøylinjen b) Høyreklikke med musa og velge 'Lagre' c) Velge Fil på 'Hovedmenyen' og velge 'Lagre' 23

24 4 Klokken U-log* terminal Klokkens (terminalens) hovedoppgave er å registrere arbeidstid og pauser. Dette kapitlet baserer seg på brukere av u-log-terminalen. Fra og med juli 2007 leverer vi også en ny generasjon terminal (WinCE-terminal). Den har i tillegg til standard funksjoner også en rekke andre muligheter og funksjoner som å gi informasjon og beskjeder til ansatte. Det er laget en egen brukermanual for denne terminalen. *Terminalen kom i juli 2007 i en ny design og navnet på den er endret til TR1000. TR1000 har akkurat samme funksjonalitet som u-log-terminalen. 4.1 Tilkobling U-log terminal Klokken må kobles til et nettverkspunkt for å kunne kommunisere med POK/databasen. Klokken kobles til med standard nettverkskabel, men det er også mulig å koble til trådløs forbindelse (er ekstrautstyr). Klokken trenger også strøm for å fungere. Det følger med en strømadapter som kobles til et strømuttak. I tilfelle strømbrudd finnes det et batteri i klokka. Det finnes også et lokalt minne på klokka som tar vare på stemplinger. 4.2 Bruk av klokka For å kunne bruke klokka må alle ansatte ha et unikt stemplingsnummer. Det kan for eksempel være kortnummeret på stemplingskortet (type strekkode eller magnetstripe). Registrering foregår da ved bruk stemplingskort. Alternativ kan man registrere manuelt ved å taste inn stemplingsnummeret på klokka. 24

25 Bruk av kort: Inn: Trekk kortet Ut: Trekk kortet Bytte avd.: F3 + dra kort + tast inn avd.nr. det skal byttes til + (Enter) Manuelt: Inn: F1 + stemplingsnummer + (Enter) Ut: F2 + stemplingsnummer + (Enter) Bytte avd.: F3 + stemplingsnr + tast inn avd.nr. det skal byttes til + (Enter) Etter stemplingen kommer en pipelyd og navnet på den ansatte opp i displayet: Ett pip = stemplingen er registrert Tre pip = stemplingen er IKKE registrert NB! Hvis navnet vises i displayet, har man stemplet riktig! TIPS! Det er også mulig å legge inn korte beskjeder/tekster i klokka (se under). 4.3 Menyvalgene for klokka i POK I POK har vi følgende menyvalg for å betjene klokka: Hente stemplinger Sende personalregister Konfigurere Meldinger (gjelder WinCE terminalen) 25

26 Sende data (gjelder WinCE terminalen) Vaktmester rapport Hente stemplinger Ved å velge Hente stemplinger henter POK stemplinger fra klokka og inn i databasen. Hvis du er tilkoblet/ har tilgang til flere klokker får du først opp et valg for hvilke klokker du vil hente fra. Å overføre tidregistreringer (stemplinger) fra klokka må gjøres før du skal i gang med å bearbeide stemplinger (se kapittel 5). Figur 4.1 Vindu med menyvalg for å hente stemplinger Sende personalregister Ved å velge Sende personalregister sender POK personalregisteret til klokka. Dette gjøres for eksempel når nyansatte er opprettet i POK og skal begynne å bruke klokka. Hvis du er tilkoblet/har tilgang til flere klokker får du først opp et valg for hvilke klokker du vil sende til. Konfigurere I dette menyvalget kan du legge inn velkomsttekst som skal stå i displayet på klokka. Videre kan du stille inn tid og dato på klokka. NB! Det er her du kan stille klokken på terminalen. Du sender da din PCs klokkeinnstillinger. Derfor må du også sjekke at klokken på PCen (evt. Citrix server/terminalserver) er riktig. NB! Overgang mellom sommer- og vintertid Noen dager (10 og 5) før skifte til sommer/vintertid får du en melding når du starter POK som vist i figuren under. Overgangen mellom sommer og vintertid skjer automatisk i POK. Dvs. at klokka stilles automatisk og stemplinger blir korrigert etter den nye tiden. Det betyr at du i praksis ikke trenger å foreta deg noe. 26

27 Figur 4.2 Før skifte til sommer eller vintertid får du en melding i POK Figur 4.3 Valgmuligheter når det velges Klokken og Konfigurere Vaktmesterrapport Det er mulig å se hvem som har kommet på jobb (stemplet inn) eller gått (stemplet ut). Når dette menyvalget velges kommer det først opp et vindu hvor en har mulighet til å velge hvilken informasjon en vil vise. TIPS! Backup av registreringer Det blir ikke tatt backup av dataene i klokken. Skulle det skje noe med klokken uten at dataene er overført til terminal/pc, må registreringene rekonstrueres manuelt. 27

28 Når dataene er overført til POK-databasen inngår dataene i de normale driftsrutinene for backup. Det betyr at originalregistreringene er tilgjengelig til enhver tid. Vi anbefaler at det lages en rutine for regelmessig overføring av dataene. 28

29 5 Bearbeide Det er i Bearbeide at vi registrerer, oppdaterer og godkjenner planer og stemplinger. 5.1 Menyvalgene I bearbeide har vi følgende menyvalg: - Personale: Tabell med personalet. Oversikt over alle i basen. Velger fra når skriver rapport, arbeidsplan, stemplingsdata. - Stemplingsdata: Kontroll av stemplingsdata mot plan - Personkort: Person- og lønnsinformasjon - Arbeidsplan: For planlegging av bemanning og kostnadsstyring (oversikt) - Rekalkulere plan hele uker: Rekalkulering ved endringer av arbeidsplan - Budsjett/salg: Registrering av budsjett og faktiske salgstall - Arbeidsplankopiering: Kopiering av bemanningsplan for en eller et utvalg av personer - Budsjett- og kostnadsinformasjon: Detaljert budsjett og salgsregistrering - Budsjett kopiering: Kopiere budsjett - Finne ledige personer: Finne tilgjengelige personer til en vakt - Behov: Definere bemanningsbehov for spesielle dager 29

30 Figur 5.1 Menyvalgene under Bearbeide Nedenfor gjennomgås de mest brukte menyvalgene for en vanlig bruker: 5.2 Personale Ved å velge Personale får man opp en tabell (personboks) med alle ansatte. Det finnes to faner for å se enten ansatte eller de som har sluttet. Velges Ansatt vises en liste over ansatte (aktive) personer. Klikker du på fanen med Sluttet, vises en liste over personer som på personkortet ligger inne med sluttet dato. Det finnes også valgmulighet for Kostnadssted. Det betyr at du kan velge om du vil se alle ansatte eller bare personer innenfor et kostnadssted. Dette valget gjør du ved å klikke på en liste over de kostnadssteder som er registrert i din versjon av POK., du får da opp Personboksen dukker opp automatisk når man velger for eksempel Stemplingsdata og enkelte rapporter (se kapittel 7). Hensikten med det er at man skal velge hvilke personer man vil ha fram eller som skal med i en rapport. Menyvalg i personboksen 30

31 Ved å høyreklikke med musen mens du står i personlisten får du følgende valg: Oppdater, Åpne i personkort, Lagre Vindusinnstillingene/Sortering og Skriv ut. Markering av ansatte Det er flere måter å markere ansatte i personboksen. Prøv deg fram og velg det som passer deg best. Figur 5.2 Markere alle: Trykk på firkanten til venstre for Nr. kolonnen Figur 5.3 Marker et utvalg: Hold inne Ctrl-tasten, flytt musepekeren (blir en sort horisontal pil) til venstre for Nr. kolonnen, og klikk på de som skal med Sortering av personer Du kan sortere personene i personboksen etter de kolonnene som finnes. Klikk øverst på kolonnen du vil sortere etter (klikk en eller to ganger avhengig om du vil ha sortert stigende eller synkende). Sortering i personboksen er det viktig å gjøre hvis du for eksempel ønsker at personene i rapportene skal grupperes på en spesiell måte, eksempelvis avdelingsvis eller alfabetisk. NB! Når du har valgt sorteringsrekkefølge er det viktig å lagre ( Lagre Nåværende sortering ) før du går videre. 31