Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF

Transkript

1 Oslo kommune Rapport 19/2009 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF integritet og verdiskaping

2 Rapport 19/2009 Tidligere publikasjoner fra i Oslo Rapport 1/2009 Behandling av skjenkebevillinger og kontroll av skjenkesteder Rapport 2/2009 Nytt billettsystem - kontroll og oppfølging Rapport 3/2009 Barnehageopptakene i 2008: Er søknadsbehandling og opptakene gjennomført som forutsatt? Rapport 4/2009 Anskaffelser i idrettsprosjekter Rapport 5/2009 Kontroll av anskaffelser i 13 virksomheter Rapport 6/2009 Delrapport med oppsummering av undersøkelser Rapport 7/2009 Økonomisk styring og oppfølging av rehabiliteringen på Tøyenbadet Rapport 8/2009 Økonomistyring i Bydel Nordstrand - oppfølging av rapport 15/2005 Rapport 9/2009 Avgangskarakterer i grunnskolen - Likebehandles elevene i grunnskolen? Rapport 10/2009 Leveranser fra PEAB Norge AS til Omsorgsbygg Oslo KF Rapport 11/2009 Undersøkelse av påstander om mulige kritikkverdige forhold i Sporveisbussene AS Rapport 12/2009 Klager på behandlingen av plan- og byggesaker i Oslo kommune Rapport 13/2009 Intern kontroll i og rundt IT-systemer - Samlerapport 2008 Rapport 14/2009 Utviklings- og kompetanseetaten - anskaffelser av IKT tjenester for Oslo kommune Rapport 15/2009 Forebygging og reduksjon av sykefravær i Sykehjemsetaten Rapport 16/2009 Barne- og familieetatens kontroll og oppfølging av barneverninstitusjoner Rapport 17/2009 Økonomistyring i Bydel Frogner og Bydel St. Hanshaugen Rapport 18/2009 Sykehjemsetaten - status etter to års drift For mer informasjon om og våre rapporter se 2

3 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF Forord Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune etter kommuneloven Formålet med forvaltningsrevisjon er nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Denne rapporten er et resultat av et forvaltningsrevisjonsprosjekt om planlegging og styring av løpende vedlikehold i Boligbygg Oslo KF. Undersøkelsen ble vedtatt av kontrollutvalget i møte (Sak 5/08). Prosjektet er gjennomført av Hanne Lønnemo og Jørn Inge Østgård. Vi vil takke administrasjonen i Boligbygg Oslo KF for deres bidrag til prosjektet Unn H. Aarvold avdelingsdirektør Hanne Lønnemo revisjonsrådgiver 3

4 Rapport 19/2009 4

5 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF Innhold Hovedbudskap...7 Sammendrag Innledning Bakgrunn Avgrensning Problemstillinger Revisjonskriterier Metode og gjennomføring Rapportens struktur Begreper innen eiendomsforvaltning og organiseringen av arbeidet i Boligbygg Oslo KF Eiendomsforvaltning Drift eller investering, drift eller vedlikehold Ansvar og roller i eiendomsforvaltningen Organisering i BBY av vedlikeholdsoppgavene Verdibevarende vedlikehold eller økende vedlikeholdsetterslep Tilstandsinformasjon Revisjonskriterier Faktabeskrivelse s vurderinger og konklusjoner Anbefaling Prioritering og planlegging av vedlikehold Revisjonskriterier Faktabeskrivelse Bokført vedlikehold fordelt på arter, seksjoner, periode Rapportering og oppdatering av tilstandsinformasjonen Langsiktig vedlikeholdsplanlegging s vurderinger og konklusjoner Anbefaling System for planlegging og styring av FDV Revisjonskriterier Faktabeskrivelse s vurderinger og konklusjoner Anbefaling Oppsummering Høringsuttalelser og s kommentarer...26 Referanser...29 Tabell- og figuroversikt...30 Vedlegg 1 Revisjonskriterier...31 Vedlegg 2 Høringsuttalelse fra Boligbygg Oslo KF...34 Vedlegg 3 Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for byutvikling

6 Rapport 19/2009 6

7 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF Hovedbudskap har undersøkt om Boligbygg Oslo KF planlegger det løpende vedlikeholdet av sine bygninger, herunder om foretaket har informasjon om tilstanden på bygningene, hvilke prioriteringer som ligger til grunn for bokført løpende vedlikehold og om foretaket har etablert et system for forvaltning, drift og vedlike hold. vurder at det er en risiko for oppbygging av økende vedlikeholdsetterslep i Boligbyggs eiendomsmasse på grunn av: manglende oversikt over tilstanden på eiendomsmassen (tilstandsinformasjon) manglende planlegging av løpende vedlikehold vedvarende lavere vedlikeholdsnivå enn normer for verdibevarende vedlikehold Sammendrag Hovedformålet med denne undersøkelsen har vært å avdekke eventuelle svakheter i Boligbygg Oslo KFs planlegging og styring av vedlikehold på eiendomsmassen og bidra til eventuelle forbedringer. Boligbygg disponerer husleieinntektene fra boliger, med fratrekk av utbyttet til bykassen og årlig resultatkrav. Foretaket har ansvaret for å fordele og prioritere midler til forvaltning, drift og vedlikehold på sin eiendomsmasse. Effektivt vedlikehold har vært en utfordring for kommunens ulike eiendomsforvaltere over år. Nedslitt og dårlig vedlikeholdt bygningsmasse gir uheldige virkninger for brukerne av byggene og reduserer verdien på kommunens eiendomsmasse. God eiendomsforvaltning er å gi brukerne gode og effektive bygg til lavest mulig kostnad. Eiendomsforvaltning deles grovt i tre deler med samlebetegnelsen FDV; forvaltning, drift og vedlikehold. For å få til velfungerende eiendomsforvaltning er det i følge NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle et kriterium at det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen, og en forutsetning at det finnes oppdatert tilstandsinformasjon for eiendoms massen. Boligbygg forvalter en stor og krevende bolig masse. Foretaket har i følge vedtektene følgende formål: Foretaket skal være et sosialt virkemiddel for å fremskaffe boliger til de målgrupper kommunen til enhver tid ønsker å til godese med boliger. Foretaket skal eie og forvalte boliger på vegne av Oslo kommune etter forretningsmessige prinsipper. Tilstanden på Boligbyggs eiendomsmasse har vært dårlig, og det er i perioden 2002 til 2009 vært gjennomført et rehabiliteringsarbeid på flere områder. Rehabiliteringsarbeidet har vært gjennomført som prosjekter over investeringsbudsjettet. I merknadene til 7 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (2004) er det lagt til grunn at som vedlikehold av bygninger skal man regne tiltak for å holde en bygning i stand med en standard tilsvarende da bygningen stod ferdig som ny. Dette er tiltak som belastes driftsregnskapet. Tiltak som fører bygningen til en høyere standard eller til et endret bruksområde, skal regnes som påkostning, dvs investering, og belastes investeringsregnskapet. I denne undersøkelsen er det løpende vedlikehold vi er opptatt av, og derfor er driftsregnskapet og ikke investeringsregnskapet - omfattet av undersøkelsen. I undersøkelsen er det vurdert om det foreligger oppdatert tilstandsinformasjon i foretaket, hvilke prioriteringer som lå til grunn for bokført vedlikehold i driftsregnskapet i perioden april 2009, om det foregår langsiktig vedlikeholdsplanlegging og hvilket system foretaket har for styring av eiendomsforvaltningen. 7

8 Rapport 19/2009 Konklusjoner Med de avgrensninger som er gjort i undersøkelsen har vi konkludert følgende for de undersøkte problemstillingene: Tilstandsinformasjon Boligbygg har ikke oppdatert og ajourført tilstands informasjon for alle foretakets eiendommer og leiligheter. Den tilstandsinformasjon som finnes foreligger i ulike systemer og arkiver. peker på at det uten en oppdatert oversikt over eiendomsmassens tilstand er det svært vanskelig å planlegge et effektivt vedlikehold, og dermed heller ikke mulig å drive effektiv eiendomsforvaltning. Prioritering og planlegging av løpende vedlikehold Vedlikehold via driftsbudsjettet i perioden gjelder i all hovedsak istandsetting av leiligheter i forbindelse med skifte av leietager. Annet vedlikehold som utvendig, fasader og tak utføres i svært liten grad via driftsbudsjettet. Det som er gjort av utbedringer på utvendige flater er utført som del av større rehabiliteringer via investeringsbudsjettet. Boligbygg utarbeidet ikke langsiktige vedlikeholdsplaner for bruk av midler fra driftsbudsjettet i perioden mener det er uheldig at det løpende vedlikeholdet ikke synes å være resultat av planer for periodisk løpende vedlikehold og at det kun dreier seg om innvendige arbeider. Boligbygg bruker mindre på løpende vedlikehold enn normer for verdibevarende vedlikehold skulle tilsi. savner en mer konkret tallfestning på hvordan vedlikeholdsetterslepet nå øker, siden vedlikeholdet er under normer for verdibevarende nivå. Det forelå pr ikke en flerårig vedlikeholdsplan for driftsbudsjettet. mener dette kan føre til risiko for at det oppstår ytterligere vedlikeholdsetterslep. Foretaket har som målsetning å innføre vedlikeholdsplanlegging. System for planlegging og styring av FDV Boligbygg er i gang med å anskaffe et nytt verktøy til styring av FDV. Pr august 2009 er status at prekvalifisering er gjennomført og anbudskonkurranse er utlyst. Implementeringen av verktøyet er planlagt startet i løpet av Frem til verktøyet er implementert har ikke Bolig bygg noe system for helhetlig styring av oppgavene innenfor eiendomsforvaltningen. vil påpeke at innføring av vedlikeholdsplanlegging ikke bør vente til passende verktøy er anskaffet. påpekte i sin tidligere rapport 15/2006 at det var en svakhet at foretaket manglet vedlikeholdsplaner, men ut fra foretakets strategi og planer fikk den gang inntrykk av at foretaket hadde igangsatt en omfattende prosess for utvikling av system for styring av vedlikeholdsaktiviteter og vedlikeholdsplanlegging. Det er imidlertid pr august 2009 s oppfatning at dette arbeidet har stoppet noe opp i Boligbygg, bl.a. legger vi merke til at de konkrete tiltak som foretaket satte opp i sin strategi vedrørende vedlikeholdsplanlegging ikke er blitt iverksatt. Anbefalinger På bakgrunn av våre funn anbefaler vi Boligbygg å iverksette følgende tiltak: Boligbygg bør snarest gjennomføre en tilstandskartlegging av hele sin eiendomsmasse, for å sikre at foretaket har nødvendig og oppdatert informasjon om alle eiendommene. Tilstandsinformasjonen bør arkiveres slik at den blir lett tilgjengelig for planleggingsformål. I tråd med foretakets egne planer, anbefaler Kommune revisjonen at tilstands informasjonen bør være så detaljert at den kan være et grunnlag når foretaket skal innføre vedlikeholdsplanlegging. Boligbygg bør intensivere sin innsats for å innføre vedlikeholdsplanlegging. Vedlikehold skal være planlagte, løpende aktiviteter for å sikre verdien på eiendoms 8

9 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF massen. Løpende vedlikehold skal i hovedsak dekkes over driftsbudsjettet og vedlikeholdet skal omfatte både indre og ytre flater av eiendomsmassen. anbefaler at Boligbygg gjør beregninger og rapporterer den konkrete beløpsmessige sammenhengen mellom planlagt vedlikeholdsnivå og forventet økning på vedlikeholds etters lepet, jevnlig til sin eier. Høringsuttalelser Rapport ble i brev sendt på høring til Boligbygg Oslo KF og Byrådsavdeling for byutvikling. Pr hadde vi mottatt høringsuttalelse fra begge. Boligbygg utrykker at rapporten tar for seg et område som foretaket har stort fokus på og at s anbefalinger og konklusjoner på de områder rapporten omhandler er i samsvar med det foretaket er opptatt av. Men foretaket påpeker at etter deres syn, er det en svakhet at rapporten er avgrenset til vedlikehold over driftsregnskapet. Boligbygg mener at det svekker helhetsbildet og gjør at rapporten mister de bakenforliggende årsakssammenhengene. Foretaket peker på at i både eierstrategien og foretakets egen strategi har det vært tydelige føringer på investeringer for å redusere vedlikeholdsetterslepet og redusere ledigheten i eiendomsmassen. peker på at nettopp det store vedlikeholdsetterslepet i kommunal eiendoms masse er bakgrunnen for at Kommune revisjonen har sett nærmere på planleggingen og styringen av løpende vedlikehold. Kommune revisjonen har i en tidligere undersøkelse vurdert planlegging og styring av investeringsprosjektene (rapport 10/2005). I en annen rapport, 15/2006, undersøkte langsiktig kapitalforvaltning i foretaket, og det ble den gang konkludert med at det var en svakhet at Boligbygg ikke hadde en overordnet vedlikeholdsplan. poengterte den gang at manglende løpende vedlikehold over tid med stor sannsynlighet ville medføre reell formuesreduksjon og at det også kunne utløse større rehabiliteringsbehov på lang sikt. Vedlikeholdsinnsatsen må på sikt dekkes over driften som løpende vedlikehold og skal føres via driftsregnskapet. Siden det også ved behandlingen av s rapport 15/2006 ble gitt et inntrykk av at det på det tidspunktet var satt i gang en omfattende prosess for utvikling av system for styring av vedlikeholdsaktiviteter og vedlikeholdsplanlegging, ønsket vi kun å se på drift i dette prosjektet. At foretaket har utfordringer på grunn av komplekse forhold både i driften og forvaltningen er imidlertid klart også for. Byrådsavdeling for byutvikling kommenterer at byrådsavdelingen oppfatter det slik at styret og administrasjonen i Boligbygg allerede har sterkt fokus på de forhold som rapporten omhandler. Hørings uttalelsene har ikke gitt grunnlag for å endre s opprinnelige vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. 9

10 Rapport 19/

11 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Effektivt vedlikehold har vært en utfordring for kommunens ulike eiendomsforvaltere over år 1. Nedslitt og dårlig vedlikeholdt bygningsmasse gir uheldige virkninger for brukerne av byggene og reduserer verdien på kommunens eiendomsmasse. Det er følgelig grunn til å undersøke om løpende vedlikehold av eiendom kan planlegges og styres bedre slik at det oppnås mer nytte for anvendte midler. Boligbygg Oslo KF eier og forvalter boliger på vegne av Oslo kommune. Foretaket har ansvar for forvaltning, drift, utvikling og vedlikehold av boliger 2. Det bor omlag personer i disse boligene. Foretaket hadde i 2008 brutto driftsutgifter på 795 mill kr (regnskap), mens driftsinntektene var på 819 mill kr (regnskap), og dette ga et netto driftsresultat på 24 mill kr. I budsjettet for 2009 er det krav om netto driftsresultat på 25 mill kr. Investeringsbudsjettet, som er på 242 mill kr i , vil i hovedsak gå til rehabilitering og oppgradering av eiendomsmassen. Boligbygg disponerer husleieinntektene med fratrekk av utbyttet til bykassen og årlig resultat krav. Foretaket har ansvaret for å fordele og prioritere midler til forvaltning, drift og vedlikehold på sin eiendomsmasse. Ved behandling av foretakets årsoppgjør for 2005 uttrykte byutviklingskomiteen følgende gjennom en flertallsmerknad: Komiteen er bekymret for at foretakets vedvarende finansielle underdekning skal føre til nye og økte vedlikeholds etterslep 1 Ut fra ulike kilder bla: NOU 2004:22, Berseng og Håkonsen 2001 og Kommunenes sentralforbund I følge årsberetning 2008 hadde Boligbygg boliger og 766 andre utleieobjekter pr Dette inkluderer også boliger i borettslag og sameier hvor foretaket ikke har et direkte vedlikeholdsansvar for ytre flater. 3 Justert investeringsbudsjett pr august 2009 er 231,5 mill kr pluss 10 mill kr i ekstra tiltaksmidler. og understreker viktigheten av at det allerede i budsjettet for 2007 vurderes tiltak for at Boligbygg Oslo KF skal kunne bringes i økonomisk balanse. I årsoppgjøret for 2006 utkvitterte foretaket merknaden på følgende måte: Boligbygg Oslo KF gjennomførte en tilstandsvurdering på store deler av eiendoms massen i 2006 for å få en oppdatert status på gjen værende vedlikeholds etterslep. Basert på tilstands vurderingen, er etter slepet estimert til om lag 720 mill. ( ) Foretakets budsjett for 2007 og fremover legger opp til at det i 2010 vil gjenstå om lag 300 mill. i vedlikeholdsetterslep. Til tross for kostnadsreduksjoner og effektiviserings tiltak, er det en stor utfordring for foretaket å øke vedlikeholds midlene til et nivå hvor nye vedlikeholdsetterslep kan unngås. Boligbygg har i følge driftsregnskapet brukt 57 mill kr på vedlikehold i 2007, 60 mill kr i 2008 og 13 mill kr pr 1. tertial Boligbygg forvalter en stor og krevende boligmasse. Foretaket har i følge vedtektene følgende formål: Foretaket skal være et sosialt virkemiddel for å fremskaffe boliger til de målgrupper kommunen til enhver tid ønsker å tilgodese med boliger. Foretaket skal eie og forvalte boliger på vegne av Oslo kommune etter forretningsmessige prinsipper. Tilstanden på Boligbyggs eiendomsmasse har vært dårlig, og det er i perioden 2002 til 2009 vært gjennomført et rehabiliteringsarbeid på flere områder. Rehabiliteringsarbeidet har vært gjennomført som prosjekter over investeringsbudsjettet. 4 Vedlikehold i driftsbudsjettet på artskonto

12 Rapport 19/2009 har i en tidligere undersøkelse vurdert foretakets praksis for styring og oppfølging av investeringer opp mot interne og eksterne krav med mål om å identifisere eventuelle forbedringspotensial. Det ble i vår rapport nr 10/2005 konkludert med at Boligbygg hadde etablert et fungerende system og praksis for styringen og oppfølgingen av investeringsprosjektene, som var igangsatt for å redusere vedlikeholdsetterslepet. mente at foretaket hadde et potensial for forbedringer på noen områder. merket seg at foretaket arbeidet aktivt med å forbedre sin prosjektstyring. s tidligere rapport 15/2006 omhandlet langsiktig kapitalforvaltning og var rettet mot Boligbygg Oslo KF. Konklusjoner, funn og vurderinger relatert til løpende vedlikehold var flere og Boligbygg hadde igangsatt en omfattende prosess for utvikling av system for styring av løpende vedlikehold. Det ble konstatert at Boligbygg ikke hadde tilstandsvurderinger av eiendommene på et slikt nivå at de kunne være et godt grunnlag for å utarbeide vedlikeholdsplaner. konstaterte også i rapport 15/2006 at Boligbygg avsatte færre midler til løpende vedlikehold enn tilsvarende aktører og at budsjett for vedlikeholdsaktiviteter var sterkt redusert fra 2004 til vurderte det som en svakhet at foretaket ikke hadde hatt tilstrekkelig oversikt over vedlikeholds etterslepet. Det ble og vurdert som ikke tilfredsstillende at Boligbygg ikke hadde hatt en overordnet vedlikeholdsplan for boligmassen. poengterte at manglende løpende vedlikehold over tid med stor sannsynlighet ville kunne medføre reell formuesreduksjon og at det også kunne utløse større rehabiliteringsbehov på lang sikt. 1.2 Avgrensning I denne undersøkelsen vil vi følge opp temaet vedlikehold og med vedlikehold mener vi løpende periodisk vedlikehold som er budsjettert og bokført i det årlige driftsregnskapet. Rehabiliteringer utført som investeringsprosjekter for å redusere vedlikeholdsetterslepet behandles ikke som vedlikehold i denne undersøkelsen. Kapittel 2 beskriver nærmere begreper og skille mellom drift, investering, rehabilitering og vedlikehold. Planlegging og styring av investeringsprosjektene er tidligere gjennomgått og vurdert i Kommunerevisjons rapport 10/2005 og vurderes ikke ytterligere i denne undersøkelsen. 1.3 Problemstillinger Hovedproblemstillingen er å belyse om vedlikeholdet av eiendom underlagt Boligbygg Oslo KF planlegges og styres på en effektiv måte, eller om dette må styrkes, slik at det oppnås mer nytte for anvendte midler. Ut fra tidligere revisjoner av Boligbygg Oslo KF har vi fått et inntrykk av at periodisk løpende vedlikehold tidligere ikke har vært planlagt og gjennomført i særlig grad. Foretaket uttrykker selv at det meste av vedlikeholdsmidlene over driftsregnskapet blir brukt til rehabilitering og klargjøring av leiligheter i forbindelse med skifte av leietager samt akutt vedlikehold og at dette kan gå på bekostning av områdene fasede, tak og fellesområder. Videre uttrykker foretaket at det er en risiko for utvikling av nytt vedlikeholdsetterslep og at dette er varslet til eier 5. Boligbygg opplyser at foretaket hittil ikke har hatt et fullverdig administrativt verktøy for å styre forvaltning, drift og vedlikeholdsaktiviteter (FDV). Det er likevel et krav at eiendommene skal forvaltes slik at verdiforringelse hindres, og dette kravet er uavhengig av hvilke administrative verktøy foretaket bruker. I følge bl.a. NOU 2004:22 er en nøkkelkomponent i styringen av FDV-aktiviteter at det finnes oppdaterte opplysninger om eiendommene, slik som verdi og tilstand (tilstandsinformasjon). 5 Strategisk plan punkt 3.4 og senere budsjettdokumenter 12

13 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF Følgende problemstillinger er besvart i undersøkelsen: 1. Tilstandsinformasjon a. Finnes det tilstandsinformasjon for alle eiendommer? b. Blir tilstandsinformasjonen ajourført? c. Blir planlagte vedlikeholdsaktiviteter koblet til eiendommen? d. Blir utføring av vedlikeholdsaktiviteter oppdatert på eiendommen? e. Blir resultatet av takseringer/vurderinger lagt inn på eiendommen? 2. Prioritering og planlegging av vedlikehold a. Hvilke prioriteringer ligger bak de vedlikeholdstiltak som er gjennomført i perioden; 57 mill kr i 2007, 60 mill kr i 2008 og 13 mill kr i 1. tertial 2009? b. Er det utført vedlikehold på bakgrunn av planlagte aktiviteter og vedlikeholdsplaner i 2007, 2008 og 2009, eller er det oppstått på andre måter? c. Hvordan blir utførelsen og resultatet av vedlikeholdet rapportert? d. Blir det foretatt etterkalkyler etter utføring av planlagte tiltak? e. Foreligger det pr flerårig plan for vedlikehold? 3. System for styring FDV a. Foreligger det et system for planlegging og styring av FDV i Boligbygg? b. Hva er status på innføringen av det nye FDV-verktøyet? 1.4 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene som er benyttet i undersøkelsen er hentet fra kommuneloven, Oslo kommunes egne krav til å styre vedlikehold og fra anerkjente anbefalinger om krav til systematisk vedlikehold. Kriteriene er samlet i vedlegg 1. De enkelte kriterier er nærmere vist i tilknytning til hver problemstilling. Følgende kilder er benyttet: Kommuneloven Bystyresak 840/98 Oslo kommunes eiendomsforvaltning - Prinsippsak, mål og strategier Bystyresak 253/02, byrådssak 62/02 Organisering av Oslo kommunes eiendomsvirksomhet Byrådssak 66/06 Evaluering av eiendomsreformen NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle 1.5 Metode og gjennomføring Prosjektet ble startet opp med oppstartsmøte i september Datainnhentingen kommer fra samtaler med administrasjonen i Boligbygg, gjennomgang av styremøteprotokoller, årsberetninger, strategidokumenter, budsjettdokumenter, Agresso søk og andre eksterne rapporter vedrørende kommunal eiendomsforvaltning. 1.6 Rapportens struktur Kapitel 2 beskriver kort de viktigste begrepene innen eiendomsforvaltning. Kapitel 3, 4 og 5 har lik struktur. Kapitlene inneholder for hver av de tre hovedproblemstillingene avsnitt for revisjons kriter, faktabeskrivelse, revisjonens vurderinger og vår konklusjon med anbefalinger. Kapitel 6 gir en kort oppsummering av våre viktigste funn og vurderinger. I kapitel 7 kommenterer vi de mottatte høringsuttalelsene og gjør rede for eventuelle endringer i rapporten. Revisjonskriteriene utdypes i vedlegg 1 og i vedlegg 2 følger en kopi av de mottatte høringsuttalelsene. 13

14 Rapport 19/ Begreper innen eiendomsforvaltning og organiseringen av arbeidet i Boligbygg Oslo KF 2.1 Eiendomsforvaltning Eiendomsforvaltningen omfatter alle faser i livssyklusen til et bygg, fra ervervelse gjennom kjøp, ekspropriasjon og bygging, forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling, avhending ved salg, bortfeste, gave, overførsel, riving, gjenbruk og deponering. God eiendomsforvaltning er å gi brukerne gode og effektive bygg til lavest mulig kostnad. Eiendomsforvaltning deles grovt i fire deler, FDVU; Forvaltning er oppgaver som kjøp og salg av eiendommer, utleie av bygninger og lokaler, økonomisk planlegging og styring, personaladministrasjon med mer. Drift er oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygninger og tekniske installasjoner skal fungere som planlagt som betjening av installasjoner, forsyning av energi, vann etc., renhold og renovasjon. Vedlikehold er arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på bygningen på et fastsatt kvalitetsnivå, og derved gjør det mulig å bruke bygget til sitt tiltenkte formål innen en gitt brukstid. Med Utvikling av byggverk mener vi aktiviteter for å opprettholde dets verdi over tid i forhold til nye krav fra brukere, marked og myndigheter, eksempelvis løpende ombygging, tiltak for å etterkomme offentlige krav og pålegg, og oppgradering. av vedlikehold kan føre til opparbeiding av vedlikeholdsetterslep som det krever store ressurser å utbedre gjennom større investeringer. I Boligbygg var vedlikeholdsetterslepet estimert til 720 mill i begynnelsen av I merknadene til 7 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (2004) er det lagt til grunn at som vedlikehold av bygninger skal man regne tiltak for å holde en bygning i stand med en standard tilsvarende da bygningen stod ferdig som ny. Dette er tiltak som belastes drifts regnskapet. Tiltak som fører bygningen til en høyere standard eller til et endret bruksområde, skal regnes som påkostning, dvs investering og belastes investerings regnskapet. I denne under søkelsen er det løpende vedlikehold vi er opptatt av, og derfor er driftsregnskapet og ikke investeringsregnskapet - omfattet av undersøkelsen. Norsk Standard 3454, Livssykluskostnader, er retningsgivende i byggebransjen for kategorisering av en kostnad som forvaltning, drift eller vedlikehold. Tabell 1 på neste side viser at ifølge standard 3454 er det kun utskiftninger og planlagt vedlikehold som er kategorisert som vedlikeholdskostnader. 2.2 Drift eller investering, drift eller vedlikehold På bygninger hvor vedlikehold ikke blir utført vil det etter en tid bli behov for større tiltak for å rehabilitere bygningen til samme tilstand som ved nybygg. De større tiltakene vil normalt være mer kostbare enn jevnt vedlikehold 6. Utsetting 6 Berseng og Håkonsen (2001) Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i offentlig og privat sektor 14

15 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF Tabell 1, Sammenheng mellom poster for kostnader og sentrale begreper Bygg og eiendomsforvaltning FDVU kostnader 1 Kapital 2 Forvaltning 3 Drift 4 Vedlikehold 5 Utvikling Prosjektkost 21 Skatt og avgift 31 Løpende drift 41 Planlagt vedlikehold 51 Løpende ombygging 12 Restkost 22 Forsikring 32 Renhold 42 Utskiftninger 52 Offentlig krav, pålegg Adm 33 Energi Oppgradering Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs 47 Utendørs 57 Utendørs Diverse 29 Diverse 39 Diverse 49 Diverse 59 Diverse Kilde: Utsnitt av tabell i Norsk standard 3454, Livssykluskostnader 2.3 Ansvar og roller i eiendomsforvaltningen I følge NOU 2004:22 er ansvar og roller i eiendoms forvaltningen tredelt, og det er nødvendig med en kommunikasjon og samhandling mellom de ulike rollene. Figur 1, Tredelingen av roller og nivåer i eiendomsforvaltningen private aktører. Brukeren betaler selv husleien for leiligheten til utleier. Oslo kommune har hatt fokus på vedlikeholdssituasjonen i mange år. Det har vært gjennomført omorganiseringer og flere bystyrevedtak har tydeliggjort de politiske prioriteringene. Hovedmålsetningen for kommunens eiendomsforvaltning er både at eiendommene skal være en effektiv innsatsfaktor i tjenesteytingen og at realverdien av eiendommen skal ivaretas gjennom kostnadseffektiv forvaltning 7. Kilde: NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle I Oslo kommune er eiendomsforvaltningen organisert i tre eiendomsforetak som eies 100 % av Oslo kommune. De kommunale eiendomsforetakene har ansvaret for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens eiendommer. Boligbygg Oslo KF leier ut leiligheter til enkeltpersoner som har fått vedtak om tildeling av botilbud. De enkelte bydelene fatter vedtak og tildeler leiligheter til personer bosatt i bydelen. Bydelen velger om leiligheten skal være fra Boligbygg eller om bydelen selv skal leie fra Utskillelse av de kommunale eiendommene til egne foretak ble bl.a. grunngitt ved at en innføring av internhusleie ville innebære omlegging fra rehabilitering finansiert over investeringsbudsjettet til et planlagt løpende vedlikehold finansiert over driftsbudsjettet gjennom husleiebetaling. Dette var forutsatt å gi bedre bevaring av realkapitalen og på sikt gi reduserte kostnader for kommunen 8. Etter oppretting av eiendomsforetakene ble det i 2005 ytterligere presisert at ansvaret for vedlikeholdet og sikring av realverdien lå hos foretakene 9. I 2006 ble det foretatt en større evaluering og det ble satt tydeligere krav til foretakene om hvilke aktiviteter som skal inngå i styringen av vedlikeholdsaktivitetene: 7 Bystyresak 840/98 Oslo kommunes eiendomsforvaltning - Prinsippsak, mål og strategier 8 Bystyresak 253/02, Byrådssak 63/02 Organisering av Oslo kommunes eiendomsvirksomhet 9 Byrådssak 1237/05 Oslo kommunes eierstrategi for eiendomsforetakene 15

16 Rapport 19/2009 Foretakende må dokumentere sin kostnadseffektivitet med nøkkeltall og sammenligne seg med andre tilsvarende eiendoms selskaper både privat og offentlig. Det må foretas bench marking mot øvrige aktører i markedet for å identifisere kostnadsdrivere i egen virksomhet. Foretakene må foreta analyser av leieutvikling, kostnadsutvikling og produkt ivitet, herunder kostnadsindikatorene forvaltningskostnader pr. m2, driftskostnader pr. m2 og vedlikeholdskostnader pr m Organisering i BBY av vedlikeholdsoppgavene Boligbygg er organisert i tre hovedavdelinger med tilhørende seksjoner, Avdeling for økonomi og organisasjon, Avdeling for marked og Avdeling for eiendom. Eiendomsavdelingen er delt i de fire seksjonene Rehabilitering, Utvikling, Drift og Bolig. Eiendoms avdelingen er ansvarlig for drift av bygg og utomhusområder, istandsetting av boliger, planlegging og gjennomføring av prosjekter knyttet til vedlike hold, rehabilitering og utvikling. Løpende driftsoppgaver knyttet til vedlikehold oppstår gjennom uforutsette hendelser, planlagte driftstiltak og istandsetting av boliger i forbindelse med nye leieforhold. Disse oppgavene er delt mellom driftsseksjonen og boligseksjonen. Driftsseksjonen ved driftskoordinatorene er ansvarlig for vedlikehold av fellesarealer, tekniske anlegg, utearealer, tak og fasader. Boligseksjonen ved boligkoordinatorene er ansvarlige for planleggingen av tiltak knyttet til leilighetene. Vedlikehold utført i boligseksjonen dreier seg i all hovedsak om innvendig oppussing av leiligheter. Større tiltak blir organisert som forskjellige prosjekter under Seksjon for rehabilitering og bokføres som investeringer. Denne rapporten har fokus på løpende vedlikehold og vi ser derfor ikke nærmere på investeringsprosjektene 10 Byrådssak 66/06 Evaluering av Eiendomsreformen under Rehabiliteringsseksjonen. For s vurdering av planlegging og styring av investeringsprosjekter i Boligbygg viser vi til vår rapport 10/ Verdibevarende vedlikehold eller økende vedlikeholdsetterslep Det er i Norge gjort flere undersøkelser av kommunal eiendomsforvaltning og det er gjort vurderinger av hva som trengs av vedlike hold for å ikke utvikle nye vedlikeholdsetterslep. Multiconsult har estimert at for en gjennomsnittlig kommunal bygningsportefølje er det nødvendig med ca 170 kr/kvm pr år i snitt 11, med 60 års levetid. Normtall for verdi bevarende vedlikehold som er utarbeidet av Holte Byggsafe er hhv 98 kr/kvm og 67 kr/kvm årlig for hhv utvendig og innvendig vedlikehold 12. For å sammenligne nøkkeltall for FDV- utgifter er det i Tabell 2 vist tall for Boligbygg Oslo KF, Bergen kommunale boliger og Holtenøkkelen 13. Tallene fra Holtenøkkelen for årene er ikke direkte sammenlignbare med tallene for Boligbygg og Bergen kommunale boliger, fordi de gjelder privat sektor og er ikke tilpasset offentlig forvaltning. Norm for FDV nøkkeltall for offentlig sektor ble først publisert januar 2009 som Holtenøkkel Tallene for Boligbygg gjelder kun for ca 2/3 av eiendoms porteføljen, da nøkkeltallene gjelder for kommunale eiendommer, slik at andels- eller selveier leiligheter ikke er inkludert. Med disse begrensningene kan vi allikevel se noen hovedtrekk ut fra tabellen. 11 Fra forfall til forbilde, vedlikeholdskostnad ca 170 kr/ kvm basert på 60 årslevetid og 6 % annuitetsrente. Levetid på 30 år kan redusere vedlikeholdsbehovet til ca 100 kr/kvm 12 Styresak 31/2009 forslag til budsjett 2010 og økonomiplan Holtenøkkelen er den mest brukte kostnadsindeksen i byggebransjen. Den oppdateres årlig og er ment som et verktøy for planlegging og for benchmarking. 16

17 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF Tabell 2, Sammenligning nøkkeltall FDV, utgifter pr år. Alle tall i kr pr m2. Boligbygg Oslo KF, kommunale eiendommer, Bergen Holte Holte Holte Holte Nøkkeltall andels- og selveierboliger er ikke inkludert KB 1531** 1531** 1531** 1532*** kr/kvm 2007* 2008* 2009* Forvaltning % % % % % % % % Drift % % % % % % % % Vedlikehold % % % % % % % % Sum FDV % % % % % % % % *Regnskaps tall for 2007, 2008 og budsjett 2009 **Holtenøkkel 1531, Gjennomsnittlig FDV-kostnader ***Holtenøkkel 1532, Gjennomsnittlige FDV-kostnader kommunal utleiegård, middels nivå Kilde: Epost fra BBY , og Tabellen viser at i forhold til de to andre bruker Boligbygg i perioden : Mer på forvaltning, men mindre enn Holtenøkkel for kommunal utleiegård Mer på drift Mindre på vedlikehold Mindre andel til vedlikehold, 12-20%, mot 40-51% for de to andre aktørene Totalt mindre på FDV i kr/kvm I sitt forslag til budsjett for 2010 skriver Boligbygg: Det er administrasjonens oppfatning at dagens nivå på vedlikeholdsinnsatsen er utilstrekkelig for å bevare verdien i eiendomsmassen for å unngå nye vedlikeholdsetterslep må foretaket kunne planlegge og finansiere løpende vedlikeholdsoppgaver med utgangspunkt i normtall for vedlikehold. Sammenlignet med Multiconsults norm for verdibevarende vedlikehold for kommunal bygnings portefølje på ca 170 kr/kvm har Boligbygg ifølge Tabell 2 et lavere nivå, kr/kvm, på vedlikehold i hele perioden. 17

18 Rapport 19/ Tilstandsinformasjon Med tilstandsinformasjon mener vi informasjon om hver av eiendommene i Boligbyggs portefølje. Undersøkelsen har fem problemstillinger som dreier seg om tilstandsinformasjon; a. Finnes det tilstandsinformasjon for alle eiendommer? b. Blir tilstandsinformasjonen ajourført? c. Blir planlagte vedlikeholdsaktiviteter koblet til eiendommen? d. Blir utføring av vedlikeholdsaktiviteter oppdatert på eiendommen? e. Blir resultatet av takseringer/vurderinger lagt inn på eiendommen? 3.1 Revisjonskriterier Det skal foreligge tilstandsinformasjon for alle eiendommene. NOU 2004:22 lister opp områder det generelt bør finnes data om, listen er vist i vedlegg 1. Tilstandsinformasjon som eiendommens tekniske tilstand, branndokumentasjon, HMS, areal og oppgraderingsbehov er hovedkomponentene i et velfungerende system for eiendomsforvaltning, ifølge NOU 2004: Faktabeskrivelse hadde opprinnelig planlagt å gjøre et utvalg på et antall adresser og vurdere hvilken tilstandsinformasjon som var arkivert på de ulike eiendommene. Etter samtale med Bolig bygg gikk vi bort fra denne framgangs måten, ettersom Boligbygg utrykte at foretaket var klar over at det var store mangler i tilstands informasjonen. Foretaket viste til at det manglet tilstandsinformasjon for større deler av eiendoms massen og at den tilstandsinformasjon som finnes ikke er arkivert på en ensartet måte. I 2006 ble det gjennomført tilstandskontroll av 110 eiendommer som ble ansett for å være et representativt utvalg for å kunne estimere vedlikeholds etterslepet. Denne gjennom gangen ga et estimat på etterslepet på 720 mill kr. Ifølge årsrapport 2008 består foretakets portefølje av i overkant av boliger. I styresak 14/2009 ble det fra administrasjonen lagt fram forslag om at hele eiendomsmassen skal bli tilstandsvurdert og på en såvidt detaljert måte at det kan være et grunnlag for prioriteringer og langtidsplanlegging av vedlikeholdet. Styret vedtok: Styret slutter seg til administrasjonenes vurdering om at det vil være fornuftig å få utført en tilstandsrapport for hele eiendomsmassen. har fått opplyst at Boligbygg planlegger å gjennomføre en tilstandskartlegging av alle enhetene i sin eiendomsportefølje i løpet av 2009/2010. Pr august 2009 er status at kartleggingen er ikke startet, men kravspesifikasjonen er under utarbeidelse. Boligbygg har gjennomført kartlegging av arbeids prosessene som gjelder FDV-aktiviteter. Kartleggingen ble utført i forbindelse med utarbeidelse av kravspesifikasjon til anskaffelse av nytt FDV-system. Av kart leggingen fremgår det at det ikke foreligger noe enhetlig register over FDV-dokumentasjon for de ulike boenhetene. Videre at saksbehandlerne har ulike metoder for å registrere og organisere sine saker. Ulike typer feil, avvik, observasjoner og tilstands data registreres ulike steder i organisasjonen, i ulike verktøy og med ulik detaljgrad. Noe informasjon samles i regneark, i driftsavdelingen, eksempelvis heisoversikt, kabelanlegg og målere. Forvaltningssystemet TiPS 14 inneholder noe informasjon om arealer og for 14 TiPS er forkortelse av: Total Information & Planning System 18

19 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF valtningsmessige data. I tillegg finnes en del papirbasert informasjon liggende hos de ulike saksbehandlerne. Det er kontraktsforvalterne/husleiekonsulentene i markedsavdelingen som primært oppdaterer og legger inn informasjonen, men også andre i Boligbygg kan legge inn informasjon som gjelder bygningsmessige forhold. For bygg som er ferdig rehabilitert settes det i dag ikke opp planer for videre verdibevarende vedlikehold via driftsbudsjettet. Boligbygg søker å få dette dekket som en funksjonalitet i det nye FDV-verktøyet som skal anskaffes. For ferdig rehabiliterte bygg innhentes det ikke systematiske vedlikeholdsanbefalinger fra entreprenøren som stod for rehabiliteringen. Oppsummert foreligger denne tilstandsinformasjon i Boligbygg; Forvaltningssystemet TiPS har som hovedoppgave å produsere grunnlag for fakturering av husleie før overføring til økonomisystemet Agresso. TiPS inneholder basis data for forvaltningsenhetene som leietagere, leieobjekter og kontraktsdata. Plantegninger i tegnesystemet Autocad finnes for ca 180 eiendommer. Ulike Excellister for heisavtaler, kabelanlegg, nøkkelkart, prosjektdata, målere, byggtyper, utenomhusskjøtsel, byggansvarlig til serviceavtaler og generelle avtale oversikter. Det oppgis at det meste av denne informasjonen er strukturert i henhold til eiendomsstrukturen. Annen FDV- dokumentasjon lagret som pdf-dokumenter i strukturerte filkataloger. 3.3 s vurderinger og konklusjoner Den tilstandsinformasjon som er samlet og kartlagt i Boligbygg er en del av grunnlaget ved foretakets planlegging av rehabiliteringsprosjekter via investeringsbudsjettet. Den samlede tilstandsinformasjonen kan være et grunnlag for prioritering av investeringsprosjekter. Når det gjelder løpende vedlikehold vurderer det som en stor svakhet at Boligbygg ikke har oversikt over tilstanden på foretakets eiendomsmasse på et slikt detaljert nivå at det kan være grunnlag for planlegging av løpende vedlikehold. Det er en svakhet at det mangler tilstandsdata for store deler av eiendomsmassen og at de tilstandsdata som finnes ikke er arkivert på en ensartet og strukturert måte. Uten en oppdatert oversikt over eiendomsmassens tilstand er det svært vanskelig å planlegge et effektivt løpende vedlikehold og derved er det ikke mulig å drive effektiv eiendomsforvaltning. For de eiendommene som er rehabilitert bør det finnes lett tilgjengelig oppdatert tilstandsinformasjon, og vurderer at det er en svakhet at Boligbygg ikke rutinemessig innhenter og oppdaterer FDV-dokumentasjonen på disse eiendommene. 3.4 Anbefaling anbefaler at foretaket snarest gjennomfører en tilstandskartlegging av hele eiendomsmassen, for å sikre at foretaket har nødvendig og oppdatert informasjon om alle eiendommene. Tilstandsinformasjonen bør arkiveres slik at det blir lett tilgjengelig for planleggingsformål. I tråd med foretakets egne vurderinger, anbefaler at tilstandsinformasjonen bør være så detaljert at den kan være et grunnlag når foretaket skal innføre vedlikeholdsplanlegging. anbefaler at det for alle ferdig rehabiliterte prosjekter innhentes fullstendig FDV- dokumentasjon inkludert anbefalt periodisk vedlikehold fra utførende leverandør. 19

20 Rapport 19/ Prioritering og planlegging av vedlikehold Kapitlet er en gjennomgang av bokført vedlikehold i perioden tertial 2009 og foretakets videre planlegging av vedlikehold i kommende perioder. Følgende fem problemstillinger er belyst for å avdekke foretakets prioriteringer og planlegging av vedlikehold. a. Hvilke prioriteringer ligger bak de vedlikeholdstiltak som er gjennomført i perioden; 57 mill kr i 2007, 60 mill kr i 2008 og 13 mill kr i 1. tertial 2009? b. Er det utført vedlikehold på bakgrunn av planlagte aktiviteter og vedlikeholdsplaner i 2007, 2008 og 2009, eller er det oppstått på andre måter? c. Hvordan blir utførelsen og resultatet av vedlikeholdet rapportert? d. Blir det foretatt etterkalkyler etter utføring av planlagte tiltak? e. Foreligger det pr flerårig plan for vedlikehold? 4.1 Revisjonskriterier Hovedkriteriet er at verdien av kommunens eiendommer skal ivaretas. Dette skal skje ved at verdibevaringen vris fra rehabilitering over investerings budsjettet til planlagt løpende vedlikehold over driftsbudsjettet. Faktisk utført vedlikehold i Boligbygg Oslo KF bør være resultatet av en planlagt aktivitet for å sikre verdien av eiendomsmassen. Dette trekker vi ut fra Kommunelovens formålsparagraf, Bystyresak 840/98 om Oslo kommunes eiendomsforvaltning, Bystyresak 253/02 om organisering av Oslo kommunes eiendomsvirksomhet. Nærmere detaljer er vist i vedlegg Faktabeskrivelse Bokført vedlikehold fordelt på arter, seksjoner, periode Det er bokført vedlikehold i Agresso på vedlikeholdsartene 15 i driftsregnskapet. Fordelingene på arter og regnskapsår er vist i Tabell 3 nedenfor. De to siste kolonnene viser totale beløp for henholdsvis regnskap og budsjett i hele perioden 2007 til og med 1.tertial 2009 og viser at påløpte utgifter er om lag som budsjettert, påløpt 129,3 mill kr mot budsjett 130,6 mill kr. Tabell 3, Oversikt vedlikehold pr artskonto, bokført 2007, 2008 og pr 1.tertial 2009 Vedlikehold i driftsregnskapet T1 Regnskap Budsjett Maling/gulvlegging, bebodde 6,2 3,5 0,2 10,0 3, Maling/gulvlegging, ubebodde 5,1 0,7 0,0 5,8 8, Maling/gulvlegging, ytre/felles 0,6 3,2 0,3 4,1 3, Vedlikehold av presteboliger 0,8 0,6 0,0 1,4 1, Totaloppussing leiligheter 21,2 30,1 6,3 57,5 78, Tømring/snekring, bebodde 2,7 2,4 1,1 6,2 2, Tømring/snekring, ubebodde 0,9 0,1 0,0 1,1 1, Tømring/snekring, ytre/felles 0,9 1,3 0,2 2,4 2, Glass-/vindusreperasjoner 0,9 0,7 0,2 1,8 1, Blikkenslagerarbeid 0,9 1,8 0,2 3,0 1, Skadesanering/skadebegrensning 1,0 1,5 0,1 2,6 1, Murerarbeider 0,3 0,5 0,1 0,9 0, VVS-arbeider, bebodde 6,5 5,6 1,8 13,9 8, VVS-arbeider, ubebodde 1,4 0,5 0,0 1,9 1, VVS-arbeider, ytre/felles 1,4 1,9 0,4 3,8 4, Elektriske arbeider, bebodde 2,3 2,0 0,9 5,3 3, Elektriske arbeider, ubebodde 1,1 0,2 0,1 1,4 2, Elektriske arbeider, ytre/felles 1,0 1,2 0,3 2,4 3, Vedlikehold tiltakspakken Vedlikeholdskost. etter pålegg fra brl & sameier 1,4 1,8 0,7 3,9 0,9 Sum vedlikeholdsarter 56,5 59,7 13,1 129,3 130,6 Kilde: Agresso, artskonto 123* Artskonto 123* i Oslo kommunes regnskapssystem, Agresso

21 Vedlikehold i Boligbygg Oslo KF Fordelingen på vedlikeholdsartene viser at budsjettet hovedsakelig er plassert på oppussing av leiligheter og i liten grad gjelder andre deler av eiendomsmassen, som ytre vedlikehold av tak og fasader. Nedenfor i Tabell 4 har vi sett på vedlikehold samlet i perioden 2007 til og med 1. tertial 2009 og hvordan bokførte og budsjetterte beløp fordeler seg på seksjonene i Boligbygg. Som tabellen viser er vedlikehold i all hovedsak ført på ett kostnadssted, Boligseksjonen. Tabell 4, Vedlikehold i driftsbudsjettet fordelt på seksjoner Beløp i hele mill kr Koststed Regnskap Budsjett Husleieseksjonen 0, Utviklingsseksjonen 0, Presteboliger 1,5 2, Rehabseksjonen 1, Driftseksjonen 14,9 16, Boligseksjonen 111,0 111,7 Sum 129,3 130,6 Kilde: Agresso Boligseksjonen er en av fire seksjoner underlagt Eiendomsavdelingen i Boligbygg. Ifølge Boligbygg, og understøttet av våre tabeller, dreier vedlikehold utført i Boligseksjonen seg i all hovedsak om innvendig oppussing av leiligheter. Dette er vedlikehold som i liten grad planlegges, men som initieres gjennom enten at beboere flytter ut og istandsetting av boligen må foretas, eller annen type istandsetting pga skader forårsaket av leieboere. Prioriteringer som lå til grunn ved bruk av vedlikeholdsmidler i perioden har ifølge Boligbygg 16 vært gjort ut fra to forhold; For det første var istandsetting av tomme boliger høyt prioritert, fordi det var viktig å få istandsatt boligene så fort som mulig for å redusere husleietapet mest mulig. Boligene ble pusset opp etter en fastsatt minimumsstandard. Det andre forholdet var at i bebodde boliger er det i henhold kontrakten mye vedlikehold som leie taker selv er ansvarlig for å måtte bekoste. Men mange av Boligbyggs leietakere har redusert boevne og er ikke i stand til å ivareta boligen på en akseptabel måte. Dette medførte at Boligbygg måtte bruke mye vedlikeholdsmidler for å reparere forholdsvis enkle skader for dermed å unngå eventuelle store følgeskader. I strategien for (s.4) uttaler Boligbygg: I dag går det meste av vedlikeholdsmidlene inn i rehabilitering og klargjøring av boliger ved leietakerskifte, på bekostning av fasade, tak og fellesområder Rapportering og oppdatering av tilstandsinformasjonen Boligbygg opplyser at det ikke utføres etterkalkyler av vedlikeholdstiltakene i leilighetene. Det kan skyldes at dette gjelder mange mindre tiltak. Leiligheter som er oppusset blir fotografert, og avhengig av den enkelte saksbehandlers praksis, oppdateres og arkiveres informasjonen på den enkelte leilighet Langsiktig vedlikeholdsplanlegging Vedlikeholdsplaner i Boligbygg er avgrenset til bruken av investeringsmidlene. Det lages planer for økonomiperioden og budsjettåret med varierende detaljeringsgrad. Planer for bruk av investeringsbudsjettet er større rehabiliteringsprosjekter for å ta igjen vedlikeholdsetterslepet. Etterslepet er av Boligbygg vurdert til å være drøyt 700 mill kr for porteføljen. Investeringsplanene er laget på bakgrunn av tilstandskartleggingen i 2006 og nyere kartlegginger av bl.a. brannsikkerhet og HMS. I investeringsbudsjettet er det ofte spesifisert på type tiltak, men som regel ikke på den enkelte eiendom. 16 Notat Vedrørende oppstartsbrev revisjonsprosjekt om vedlikehold i Boligbygg. 21

22 Rapport 19/2009 For løpende vedlikehold over driftsbudsjettet lages det ikke flerårige planer. Det lages heller ikke planer for det enkelte år utover at budsjettet er satt til å dekke oppussing av et antall leiligheter som erfaringsvis blir ledige hvert år. De budsjetterte vedlikeholdsmidlene på driftsbudsjettet er planlagt brukt til istand setting av boliger for ny utleie. Foretaket vil sette leiligheter i stand etter hvert som de blir ledige, foretakets erfaringstall tilsier en turnover på ca 1000 leiligheter pr år. Boligbygg opplyser 17 at dette er en prioritering for å kunne nå mål setningen om å være en effektiv innsatsfaktor slik at flest mulig boliger er tilgjengelige og utleid. For perioden har Boligbygg planlagt at det skal brukes 41 mill pr år på vedlikehold over driftsbudsjettet s vurderinger og konklusjoner merker seg at de gjennomførte vedlikeholdstiltak utført i perioden tertial 2009 på driftsbudsjettet i all hovedsak er oppussing av leiligheter i forbindelse med skifte av leietaker. finner det uheldig at utførte vedlikeholdsaktiviteter ikke synes å være resultat av planer for periodisk løpende vedlikehold i foretaket. Kommune revisjonen finner det videre uheldig at foretaket ikke planlegger eller utfører løpende periodisk vedlikehold på utvendige flater, som fasader og tak. er klar over at foretaket i samme periode har gjennomført tiltak på fasader og tak via investeringsbudsjettet. Dette har vært en del av større investeringsprosjekter for å redusere vedlikeholdsetterslepet. peker på at det kan være fare for oppbygging av nytt vedlikeholdsetterslep når eiendomsmassen ikke blir løpende vedlikeholdt. Siden det vedlikehold som er utført hovedsakelig er innvending klargjøring av leiligheter ved skifte av leietaker, kan det være godt nok med rapportering via fotografering og arkivering av bildene. Men ved andre vedlikeholdstiltak anser at det er viktig at resultat og utførelse av tiltaket dokumenteres, tilstandsinformasjonen oppdateres og arkiveres på hensiktsmessig måte. merker seg at det pr ikke finnes en flerårig vedlikeholdsplan for driftsbudsjettet. Dette indikerer at Boligbygg ikke driver et planmessig, løpende vedlikehold av eiendomsmassen. mener dette kan medføre risiko for at det oppstår et nytt vedlikeholdsetterslep. 4.4 Anbefaling Boligbygg har ikke drevet systematisk vedlikeholdsplanlegging i den undersøkte perioden. anbefaler at Boligbygg intensiverer sin innsats for å innføre vedlikeholds planlegging. Vedlikehold skal være planlagte, løpende aktiviteter for å sikre verdien på eiendomsmassen. Løpende vedlikehold skal i hoved sak dekkes over driftsbudsjettet og vedlike holdet skal omfatte både indre og ytre flater av eiendomsmassen. 17 E post Boligbygg Oslo KF, forslag til budsjett