Drift og organiseringg av NTE- arena og Namsos kino

Transkript

1 Namsos s kommune Økonomisjef i Namsos Saksmappe:2013/ Saksbehandler: Kjellrun Gjeset Moan Saksframlegg Drift og organiseringg av NTE- arena og Namsos kino Utvalg Namsos formannskap Namsos kommunestyre Utvalgssak Møtedato Rådmannens innstilling 1. Namsos kommune overtar drift av NTE-arena fra med en organisering under ansvarsområde kulturdrift. Rådmannen får fullmakt til å fremforhandle, godkjenne og signere avtaler med aktuelle brukere/leietakere av lokalitetene. 2. Ut i fra konkurransemessige og økonomiske hensyn, takker Namsos kommune nei til Norsk kinodrift for tilbud om å overta drift av Namsos kino og kafe/servicetorg. 3. Namsos kommune overtar driften av servicetorget fra med en organisering inn under ansvarsområde kino. 4. Formannskapet skal i løpet av januar 2014 ha til orientering et forslag til driftsbudsjett og organisering av kulturarenaene i Namsos kommune. 5. Innen 1. september 2014 skal det legges frem for formannskapet en evalueringsrapport som bl.a. omhandler økonomi og organisering av kulturområdet. 6. Namsos kommune bevilger inntil kroner til kvalitetssikring av planer for ombygging av Opplevelsessenteret. Beløpet finansieres av formannskapets disp: D/ kr K/ kr

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Drift og organisering av NTE- arena og Namsos kino X VS: Vedrørende: Tilbudsforespørsel leie Namsos kino [STEENSTRUP- Matters.FID331019] X Forslag til organisering X Forslag til leiepriser RC X Avtale Rica RC X vedr. Restrukturering av RCN X Inkl. budsjett for servicetorget DRIFT OG ORGANISERING AV KULTURARENAENE I NAMSOS nov 2013 Saksopplysninger Formålet med saken er (1) å legge frem en helhetlig plan for drift av kommunale tjenester i Rock City, herunder overtakelse av NTE-arena fra , med beskrivelser nødvendige tiltak, og (2) å få en avklaring på om Namsos kommune selv skal drive kino og servicetorg, eller om drifta skal sette bort. Tidligere politiske vedtak: Kommunestyrevedtak , sak 22/13, pkt. 3: NTE-arena tas ut av framleiekontrakten med Rock City Namsos AS. Rock City Namsos AS får beholde budsjetterte leieinntekter (NTE-arena) i 2013.Budsjettendring: D/K ,- Endringene i framleiekontrakten gis under forutsetning av at Rock City Namsos AS betaler sine løpende husleieforpliktelser til Namsos kommune. Kommunestyrevedtak , sak 22/13, pkt. 4: Rådmannen får fullmakt til både på kort og lang sikt: a. Å inngå samtaler med Kulturhallene Eiendom AS og Rock City Namsos AS i forhold til leieareal og pris b. å inngå samtaler med eksterne drivere av NTE arena evt. kiosk og kinodrift, med tanke på profesjonalisering og muligheter til å få økte eksterne leieinntekter. c. å føre samtaler med Sparebank 1 SMN og OpplevelsessenteretRock City Namsos AS vedr forlengelse av låneforfall. Bakgrunn Ved åpningen hadde selskapet Rock City Namsos AS (RCNAS) flere eiere. Namsos kommune var størst med en eierandel på 30 %. Fra eier Namsos kommune 100 % av aksjene i selskapet RCNAS. Rock City har siden åpningen november 2011 inneholdt enhetene : - Ressurssenteret. Eier og driver er Rock City Namsos AS (RCNAS). - Opplevelsessenteret. Eier og driver RCNAS. - Servicetorget. Eier og driver RCNAS.

3 - NTE-arena. (Kulturarena, utleie mm.). Eier og driver RCNAS. - Namsos kino (Kinovisning, seminarvirksomhet i to saler). Eier og driver Namsos kommune. Siden åpningen har RCNAS slitt med å etablere en stabil økonomisk drift. Det har vært nødvendig for Namsos kommune flere ganger å iverksette støttetiltak for å berge selskapet. Dette er behandlet i egne saker fremlagt for kommunestyret. I tillegg støtter Namsos kommune i dag drift av servicetorget, bl.a. med lønnstilskudd og dekking av kostnader ved billetteringssystem og lisenser. Disse dekkes direkte i kinobudsjettet og kulturhusbudsjettet, og fordeles ikke på den enkelte av de seks brukerne av tjenesten. Rådmannen har en klar bestilling fra kommunestyret i forhold til Namsos kommunes engasjement i RCNAS om å minimalisere utgiftene. Rådmannen tolker mandatet i vid forstand, og det ses derfor på styringsstrukturer og gis råd, uavhengig av dagens struktur og organisering. RCNAS har i perioden januar-november 2013 vært tema i formannskapet i 12 møter, enten gjennom saker eller orienteringer fra administrasjonen eller fra RCNAS. Spørsmål og påstander som kan danne grunnlag for å drøfte tiltak i RC: - Har bestillingen til RCNAS om hva som skal være selskapets hovedoppgave vært tydelig nok? Har bestillingen kommet til uttrykk gjennom et eierdokument som bl.a. sier noe om bestillingen, økonomi, dialog med eier osv.? - Er den organisatoriske strukturen optimal i forhold til det statlige oppdraget? - Er RCNAS rigget for oppgaver som RCNAS har tatt på seg? - Har dialog- og rapporteringslinjene vært klar nok? Dialogmøter? - I en orientering til kommunestyret ble det av advokatfirmaet gitt det råd at Namsos kommune måtte følge selskapet som om det var en kommunal avdeling. - Namsos kommune vil nå ha 3 kulturarenaer ; NTE-arena, Kulturhuset og Kino. Uten en koordinering av produksjonene, kan vi få flere arrangementer på samme kveld og dermed kamp om det samme publikum. Kino må være en del av det koordinerte tilbudet. - Kulturtilbudet til publikum skal ha et realistisk årlig volum, ikke mest mulig hele tiden. - Det er et absolutt krav om økonomisk ryddighet og klare strukturer. Dette er absolutt nødvendig for å ha full økonomisk kontroll. KULTURARENAER FRA En oversikt overalle tjenestene i RC er nødvendig bl.a. som grunnlag for å vurdere effektiv drift, muligheter for stordriftsfordeler, etablering av en robust organisasjon gjennom overlapp av personell ved fravær eller ved ekstra behov for innsats, identifisere uhensiktsmessig dobbeltarbeid, identifisere konkurrerende virksomhet eller tjenesteproduksjon mv. 1. Rock City Namsos AS (RCNAS) RCNAS harsom oppdrag å oppfylle det statlige mandatet og Ressurssenteret. Det er et forhold som handteres gjennom selskapet og dets eiere. For å oppfylle mandatet om et regionalt og nasjonalt Ressurssenter for Pop og Rock, må selskapet få rendyrke oppgavene som hører til under dette mandatet: Det være seg eks. ulike prosjekter, utdanning og øvrige tiltak som ligger under senteret. Selskapet arbeider fortsatt med å videreutvikle sitt mandat og finne sin tilpassede driftsform i forhold til de økonomiske rammebetingelser som staten, fylkeskommunen og kommunen bidrar med. Innenfor en budsjettramme på 8 mill. kroner, skal selskapet være i stand til å oppfylles sitt mandat også i fremtiden.

4 Frem til Opplevelsessenteret er konsolidert med Museet Midt skal RCNAS også ha ansvaret med drift avopplevelsessenteret. Formannskapet nedsetter utvalget som skal lage utkast til eierdokument i tråd med kommunestyrets bestilling. Dokumentet vil bidra til å skape ryddighet i forhold til mandat, økonomi, kommunikasjon og rapportering til eier. 2. Opplevelsessenteret Opplevelsessenteret eies og drives av RCNAS. En arbeidsgruppe, bestående av Morten Stene, Knut Berger, Ragnhild Kvalø, Inge Sørgård, Sigmund Alsaker, Eivind Berre, Petter I. Søholt og Kjellrun Moan,arbeider med konsolidering av Opplevelsessenteret. Gjennom samtaler med museumsfaglige representanter i Museet Midt og ressurspersoner i RCN AS, arbeides det med å finne løsninger med å etablere en konsolidering med Museet Midt. Dette innebærer at Museet Midt overtar driften av Opplevelsessentret, mens RCN AS fortsatt står som eier av innholdet av senteret. Arbeidsgruppen vil vurdere de kostnadsmessige tiltakene i forbindelse med en ombygging samt de driftsmessige konsekvenser knyttet til husleieberegninger, bemanning og øvrige driftskostnader. Saken vil bli fremmet til kommunestyret i løpet av februar/mars Arbeidsgruppen for konsolidering av Opplevelsessenteret med Museet Midt har så langt utarbeidet en skisse for hvordan en ser for en bedre utnyttelse av arealet knyttet til Opplevelsessenteret. Arealet i Opplevelsessenteret er i dag på ca 700 m². Museet Midt anser at det reelle behovet er ca. 300 m². Det «frigjorte» arealet kan da utnyttes bl.a. til back stagefasiliteter som er fraværende eks. kontor, møte og lagerrom og utleieareal. Det er viktig at arbeidsgruppen får avklart hvilke behov for omgjøring av lokaler knyttet til Opplevelsessenteret som kreves for å ivareta den museumsfaglige biten og samtidig bidra til en mer rasjonell utnyttelse av arealene i bygget. Rådmannen innstiller på at arbeidsgruppen Konsolidering av Opplevelsessenteret v/ordfører får et mandat til å engasjere en arkitekt som kan kvalitetssikre de skisseløsninger som pr. i dag er forelagt arbeidsgruppen, og at dette skal skje innenfor en ramme på kr Rådmannen foreslår at rammen dekkes av formannskapets disp. Formannskapets disp. er pr. i dag på kroner, og med en bevilgning på kroner, vil det gjenstå kroner. 3. Servicetorget Pr. i dag driver RCNAS servicetorget inkl. kinokiosken. Kiosken drives med lønnstilskudd fra Namsos kommune. RCNAS betaler heller ikke lisenser eller billettavgift for bruk av kommunens billetteringssystem.dette representerer samlet en kostnad for Namsos kommune på om lag kroner. Servicetorget skal fra sørge for åpningstid i RC ved å selge åpningstid, billett- og infotjenester til Kinoen, NTE-arena, RCNAS Opplevelsessenteret, RCNAS Ressurssenteret, Rica RCog andre. Videre, driftekiosk/kafe/turistinformasjon og stå for salg av reklameeffekter, suvenirer mm.åpningstid skal kjøpes av brukerne med utgangspunkt i avtaler over noe lenger tid for stabilitet.

5 Oppstillingen under med et forenklet budsjett tilpasset kinoens åpningstider, viser at utgifter og inntekter gir et lite overskudd. Da er det i tillegg tatt med en liten økning i årsverk fra 0,9 til 1,1 årsverk som er knyttet til selve drifta av Kafe/kiosk. Forenklet budsjett for Servicetorget: Utgifter: Lønn inkl sosiale kostnader kr ( 1.1 årsverk, gj.snittslønn kr 340 inkl. sos.kostnader Netto innkjøp av varer for videresalg kr Diverse (gebyr banktjenester, avskrivninger, etc) kr Husleie kr Utgifter andre inntektsbringende tiltak kr Total: kr Inntekter: Avgiftspliktig omsetning kr Billettavgift kr Andre inntektsbringende tiltak kr Total: kr Resultat: kr Oppsettet viser at ved å overta driften av servicetorget selv, kan husleie og lønnskostnader dekke inn gjennom varesalg og billettavgifter knyttet til forestillinger både i kino, kulturhus og NTEarena. Den forenklede oversikten her viser et overskudd på kroner. - Servicetorget organiseres inn til videre under Kinoen. - Ansatt i RCNAS som er tilknyttet servicetorget (0,5 åv + 0,4 åv) vil gjennom en virksomhetsoverdragelse få tilbud om stilling i Namsos kommune fra Et gitter som gjør det mulig å skjerme servicetorget fra omgivelsene når det ikke er bemannet må monteres snarest. - Servicetorget skal levere tekniske kinotjenesternår kinosalene på dagtid er leid ut til seminarer. - Regnskapet skal føres slik at Servicetorget økonomisk går i balanse. - Det skal rapporteres som eget område på BMS. 4. NTE-arena NTE-arena driftes i dag av RCNAS. Kommunestyret har vedtatt at NTE-arena fra skal tas ut av fremleiekontrakte. Fra driftes NTE-arena av Namsos kommune. NTE-arena har potensiale til å generere stor aktivitet i RC-bygget. Salen er bygget for å huse konserter, kurs og konferanser, samt for å være læringsarena for Ressurssenteret for Pop og Rock både regionalt og nasjonalt. Selv om storsalen antas hovedsakelig å bli brukt av Rica Rock City, RCNAS og Namsos kommune gjennom ulike kulturaktiviteter, er det sterkt ønskelig at NTE-arena er attraktiv for andre brukere, også private aktører både innenfor musikk- og kulturbransjen. Forutsetningen for en vellykket drift er at det foreligger konkrete leieavtaler og rutiner mellom de største aktørene: Namsos kommune, Rica RC og RCN AS. Erfaringene med NTE arena etter 2 år, viser at konferansearealet som i dag kan deles i to, ikke er fleksibelt nok til å kunne tilpasses det reelle behovet. Et alternativ med deling av salen i tre skal ses på.

6 Det er ikke utarbeidet detaljert driftsbudsjett for driften av NTE-arena. Husleie inkl. strøm og renhold NTE arena utgjør pr. i dag ca 2 mill. kroner ut fra fordelt areal og forholdsmessig fradrag mva. Rådmannen har i sitt budsjettframlegg for 2014 innarbeidet nettokostnader knyttet til overtagelsen av NTE arena fra Rådmannen vil utarbeide et detaljert budsjettforslag, når rammeavtalene med de aktuelle leietakerne er fremforhandlet tidlig i Tiltak: - Leder for kulturhuset skal stå for koordineringen av kulturproduksjonen i NTE-arena og Kulturhuset. - Det skal utarbeides egne leieavtaler med RCN AS og Rica Rock City for leie av NTE-arena, kulturhus og kino. Videre en generell avtale for utleie av kulturhus og NTE-arena til øvrige brukere. - Lyd og lysanlegget i NTE arena eies av RCN AS. Dette anlegget må leies av Namsos kommune i forbindelse med overtagelsen av NTE arena. Avtale om leiepris for anlegget vil inngå i forhandlingene med RCN AS i forbindelse med utarbeidelse av leieavtalen vedr. NTE arena. - En intern utredning skal beskrive alle sider og nødvendige tiltak for etablering av en felles driftsorganisasjon for alle kulturarenaene, herunder vaktmester og renholdstjenester, arrangement og sceneteknikere samt kinomaskinister. Hensikten er felles bruk av personell, effektiv drift og uttak av stordriftsfordeler. - Scenen i NTE-arena mangler back-stage fasiliteter til artister som skal opptre. Forslag til løsninger på disse forholdene skal gis som innspill samtidig med endringsplan ifbm konsolidering og ombygging av Opplevelsessenteret. 5. Kulturhuset Kulturhuset drives i dag av 100 % stilling som kulturhusleder. Pga stillingens innhold og oppgaver knyttet til galleriet er stillingen den finansiert 60 % av Namsos kommune og 40 % av Nor-Trøndelag fylkeskommune. Kulturhusets produksjon er kjent fra tidligere gjennom en mangeårig produksjon. - Fra når Namsos kommune overtar drift av NTE-arena skal produksjonene i kulturhuset og NTE-arena koordineres av kulturhusleder. - Samarbeidsplattformen med andre aktører i koordineringsarbeidet er regelmessige produksjonsmøter. - Det skal finnes en hensiktsmessig praktisk løsning for bruk av kommunens billetteringssystem for alle kulturarenaene. 6. Namsos kino Pr. i dag driver Namsos kino innenfor en nettodriftsramme på 4,5 mill. kroner. Ved å overta kinokiosken, vil utgiftene reduseres med 0,6 mill. kroner. Pr. i dag utgjør husleiekostnadene for Namsos kino, 3,9 mill. kroner. Det er sannsynlig at inntektene på Kinoen kan økes ved økt kurs- og konferanseaktivitet i kinosalene på dagtid, ved å øke antall kinoforestillinger. Både i forhold til servicetorg/kioskdrift og kino er utviklingspotensialet stort i forhold til dagens situasjon hvor aktiviteten er holdt på et minimum. Det å kunne øke inntektspotensialet både i forhold til antall forestillinger samt å tilby kurs og konferanser i kinolokalene, vil være en av forutsetningene for en mer rasjonell kinodrift. I tillegg må det tas grep i forhold til driftsorganisasjon, som kan gi en mer effektiv driftsorganisasjon sett i sammenheng med kulturarenaene i Namsos kommune. Høsten 2013 ble 3 aktuelle kinodrivere i Norge forespurt om mulig drift av Namsos kino. Det kom inn 1 tilbud fra Norsk Kinodrift. De tilbyr Namsos kommune å drive kino og servicetorget

7 på visse vilkår. Bedriftsinterne opplysninger knyttet til valg av løsning under dette punktet er tatt ut og leveres ut i kommunestyrets møte på grønt papir unntatt offentlighet til behandlingen. Det er nødvendig i forhold til ekstern interessent at kommunestyret den avgjør om Namsos kino skal driftes av Namsos kommune eller av ekstern driver. 7. Fellesutfordringer - For å sikre robusthet og effektiv drift med god koordinering og kontroll med kulturproduksjon og økonomi er det ønskelig at alle kulturarenaer (kino, kulturhus og NTEarena og biblioteket) organiseres under en kultursjef i Namsos kommune. Det er et mål at dette skal skje i løpet av Vakant 50 % stilling som økonomimedarbeider i stab hos kultursjefen skal bidra til en oversiktlig økonomi innenfor kulturområdet som for en stor del finansierer drift gjennom inntekter i kulturarenaene. - Vaktmester- og renholdstjenester i alle kulturarenaer skal leveres av Namsos kommune. - Ny organisering av drift av kulturarenaene skal evalueres fortløpende, herunder bl.a. kulturfaglige vurderinger, koordinering av produksjon, driftsmessig og økonomisk forhold. - Alle fem enhetene (NTE-arena, Kino, Kulturhus, Servicetorg og Bibliotek) skal rapportere på BMS. 8. Konklusjon: Som innstillingen Miljømessig vurdering Ingen