MØTEINNKALLING. Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Befaring sykehjem kl Ordinært møte kl Botnkrona Møtedato:

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Befaring sykehjem kl Ordinært møte kl Botnkrona Møtedato: Tid: 11:30 Eventuelt forfall meldes snarest. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 43/15 15/899 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM ALSTAHAUG KOMMUNE OG SYV SØSTRE DRIFT AS Sakspapirene er sendt medlemmer og varamedlemmer pr. mail. Sakspapirene er i tillegg lagt ut på Austbø Samvirkelag, Joker Tjøtta og biblioteket i Sandnessjøen, samt på Sandnessjøen, Bård Anders Langø ordfører

2 Alstahaug kommune Sak nr.: Behandlende organ i saken: Dato: 43/15 Formannskapet / Kommunestyret Saksbehandler: Odd Arnold Skogsholm Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 15/899 Arkivnr.: D12 SAK: SAMARBEIDSAVTALE MELLOM ALSTAHAUG KOMMUNE OG SYV SØSTRE DRIFT AS I Saksdokumenter (vedlagt): Samarbeidsavtale mellom Alstahaug kommune og Syv Søstre Drift AS. (Off.vurdert ihht OFL 23) 06/659 08/973 7 (tidl 98/1482) 08/ / / II III Saksdokumenter (ikke vedlagt): Programdokument, Rom- og funksjonsprogram, Betenkning fra advokat Oddvar Eriksen Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) Innledning Kulturbadet Sandnessjøen har siden 2006 vært planlagt i tilknytning til en eventuell utvidelse av Scandic Syv Søstre, tidligere Rica Hotell. Scandic åpnet i desember 2014 og Kulturbadet står klar til åpning i løpet av sommeren Kulturbadet og hotellet er knyttet med gjennomgang i 3 etasjer. Det er nå utarbeidet en avtale som skal regulere samarbeidet. Bakgrunn for utforming av samarbeidsavtalen Realisering av Kulturbadet har forutsatt en utvidelse av hotellet, noe Kommunestyrets vedtak fra bekrefter: 2

3 Alstahaug kommunestyre vedtar å bygge svømmehall/badeland i sentrum under forutsetning av at bygget inngår i et større byggekompleks inneholdende hotellutvidelse, kulturhusfunksjoner og forretningsarealer. Før endelig vedtak fattes må det fremlegges tilfredsstillende garantier for at hotellet vil bli utvidet med minst 25 nye rom og at det skisserte forretningsareal vil bli bygd. Det innledes forhandlinger med Rica om etablering av konferansesal med mer, som også kan benyttes til offentlige kulturformål med mer. Badeland og kulturhusprosjektet har vært videreført med kommunestyrets vedtak av og , hvor begge vedtak har inneholdt punkt om samarbeid om drift. (Kun punkt som omhandler samarbeid om drift er sitert her): Det forutsettes en betydelig finansieringsandel fra eksterne kilder for å kunne realisere kulturdelene av prosjektet, og det forhandles videre med samarbeidspartnere for å komme frem til endelige avtaler for finansiering og drift. Kommunestyret vedtok å gå videre med prosjekt «Himmelblå», endelig vedtatt , som i dag har blitt til Kulturbadet. Dokumentet «Rom og funksjonsprogram» lå til grunn for arkitektkonkurransen, og følgende visjoner var eksplisitt listet i dokumentet: (Visjonene er nå uttalte målsettinger for Kulturbadet). Alstahaug kommune skal arbeide for at alle barn og unge i regionen skal få anledning til å oppdage, utvikle og realisere seg selv gjennom arbeid med kunst og kultur. Kommunen skal samtidig legge til rette for at alle innbyggerne skal få oppleve profesjonell kunst av høyest mulig kvalitet gjennom å produsere og arrangere forestillinger og konserter med gjestende regionale og nasjonale utøvere. Kulturskolen for AILe (interkommunal kulturskole for Alstahaug og Leirfjord kommuner) skal videre utvikles som regionens musiske kompetansesenter. Kommunen skal tilby et moderne bibliotek som møtested, studiesenter og hjerte i kulturhuset. Samspillet mellom kulturhus, bad og hotell skal gjøre Sandnessjøen til en mer attraktiv by og regionsenter på Helgeland. Kulturbadet, slik det står i dag, er planlagt og tegnet inn sammen med utvidelsen av Scandic Syv Søstre. Det er gjennomgang mellom Kulturbadet og hotellet i 3 etasjer: 1. Kulturbadets bibliotek og hotellets resepsjon. 2. Kulturbadets vrimleareal ved storsal og hotellets bar og restaurant. 3. Kulturbadets baksceneområde og hotellets romavdeling. Det er i så måte lagt gode forutsetninger for driftssamarbeid mellom Kulturbadet og hotellet. Det er nå behov for å formalisere samarbeidet i en egen samarbeidsavtale. Samarbeidsavtalen definerer mål for samarbeidet: Kulturbadet og hotellet skal i fellesskap stå fram som den beste og mest attraktive arenaen for kurs/konferanser og kulturproduksjon og kulturaktivitet på Helgeland gjennom utvikling av et helhetlig tilbud. Dette har vært en avgjørende forutsetning for den tette sammenbyggingen og de åpne løsningene mellom hotell og Kulturbadet. Sammen skal partene: Side 3 av 7

4 Utvikle et attraktivt senter og en møteplass for utvikling av kulturliv, reiseliv og kurs/konferanser i regionen. Ha et godt samspill med profesjonelle og amatører i kulturlivet lokalt og regionalt. Utvikle tilbud med lav terskel og høy kvalitet i alle ledd. Legge vekt på effektiv rasjonell drift og utnytting av kompetanse og kapasitet mellom driftsselskapene. Sørge for at Kulturbadet oppleves som åpent og tilgjengelig for alle aktuelle brukere i regionen. Partene vil i utviklingen av sine driftsorganisasjoner legge vekt på å utvikle gjensidig respekt og forståelse både for de felles og de ulike utfordringer de samarbeidende virksomhetene skal ha. Kulturbadet har samfunnsmessige oppgaver og målsettinger ut over det kommersielle. Dette er f. eks. folkehelse, samspill med frivillig kulturliv, kulturproduksjon, kulturundervisning, programmering av huset tilbud innen kunst og kultur, kultur-, kunnskapsog litteraturformidling og gjennom å være en aktuell arena for demokrati og debatt. Hovedprinsipper for leie, sambruk og driftssamarbeid Sambruken omfatter de to salene i Kulturbadet: Storsalen og kinosalen, med tilhørende støttearealer og vestibyle i 2. etasje. Hotellets sambruk har primærtid i sambruksarealene avgrenset til hverdager fra Når den ene part planlegger arrangementer i den andre parts primærtid, må dette avklares spesielt for hver gang. Hotellet leier lokalene i Kulturbadet til kurs, konferanser, banketter for sine gjester og kunder. Kulturbadet har ansvar for drift av bad, kulturtilbud, kulturformidling/ programmering og utleie/ samarbeid med regionalt kulturliv og kulturarrangører om arrangementer og andre kulturaktiviteter. Kulturbadet kan arrangere egne kurs og konferanser, men ikke konkurrere med hotellet i det åpne markedet uten at dette er avtalt med hotellet. Tilsvarende kan hotellet ikke alene eller sammen med andre stå som arrangør av kulturarrangementer innenfor samarbeidsavtalen, uten at dette er avtalt med Kulturbadet. Om hotellet står for arrangementer i Kulturbadet med billettsalg, skal husets billettsystem benyttes og vanlige gebyrer betales. I samarbeidsavtalen skal det være en felles og aktiv plan for markedsføringsaktiviteter for å styrke salg av Kulturbadet og hotellet, herunder utvikling av pakketilbud for kulturopplevelser, bad, overnatting og servering. Forpliktende samarbeid om markedsføring er interessant for begge parter. Partene vil samarbeide om badetilbudet for å sikre et godt tilbud og aktiv bruk av badet for hotellets gjester. Hotellet vil markedsføre badet og pakketilbud gjennom hotellets og Scandics kanaler. Hotellet ønsker likevel ikke noen fast avtale om fast minstevolum i bytte mot rabatter og spesielle fordeler for hotellets gjester. Hotellet har enerett til skjenking og servering under samarbeidsarrangementer i de arealene sambruken omfatter, under forutsetning av gyldig skjenkeløyve. Hotellet må tilby skjenking her når Kulturbadet har behov for det. Det forutsettes at lokalt ideelt kulturliv skal ha anledning til dugnadsservering/ skjenking i forbindelse med arrangementer og det ikke er i strid med offentlige regler. I slike sammenhenger skal hotellet tilby et samarbeid med arrangør og Kulturbadet med en rimelig godtgjørelse for dette i form av økonomi og/ eller tjenester. Side 4 av 7

5 Partene er enige om å se samarbeidet i et langsiktig og dynamisk perspektiv. Det kan bli aktuelt med videre utbygging både av hotellet og Kulturbadet. Videre utbygging skal likevel gjøres slik at det ikke skaper problemer/ begrenser bruken av sambrukslokalene f. eks. pga. støygjennomgang eller dårligere logistikk inne eller ute. Avtalen gjelder i 10 år regnet fra det tidspunkt Kulturbadet er satt i drift. Etter 10 år forlenges avtalen automatisk med 10 år av gangen dersom ingen av partene har innvendinger mot det. Før utgangen av leieperioden skal den part som ikke vil forlenge avtalen gi skriftlig varsel til den annen part om det. Varsel skal gis innen ett år før avtalen utløper. Kulturbadet har varig rett til innlasting til scene/ varelevering på hotellets grunn i bakgården. Retten gjelder også plassering av TV-redigeringsbuss ved behov. Felles bestemmelser om renhold, rydding, brøyting og strøing i felles uteområder fastsettes i samarbeidsavtalen. Samarbeidsvtalen regulerer hotellets fastleie for sambruken samt en provisjon av faktisk bruk av lokalene. Det skal utarbeides et vedlegg til avtalen. Dette vedlegget skal omhandle plan for markedsføring, felles bestemmelser om renhold, rydding, brøyting, strøing i fellesområder, samt priser for kjøp av tjenester mellom Kulturbadet og hotellet. Disse priser blir ikke eksklusive for hotellet. Andre aktører vil ha samme betingelser ved leie av arealer, utstyr og personell i Kulturbadet. MVA-kompensasjon Avtalen mellom Alstahaug kommune og Scandic Syv Søstre har blitt til gjennom en lang prosess. Alstahaug kommune har brukt mye tid på å kvalitetssikre avtalen. Spesielt har arbeidet med avklaringer rundt MVA- kompensasjon tatt tid. Det er for tiden knyttet stor usikkerhet rundt Skattedirektoratets tolking av «Forskrift om kompensasjon av merverdiavgift til kommuner, fylkeskommuner mv.» Alstahaug kommune har vært oppmerksom på problemstillingen siden starten av prosjektet. Det er derfor ikke budsjettert med full MVAkompensasjon for byggekostnadene. Inntil 12-15% av bruttoarealet er ikke regnet kompensert for MVA, noe som muliggjør kommersiell drift i deler av bygget. Kino og storsal med støttearealer utgjør ca. 12% av Kulturbadets totale areal. Det er ingen tvil om at bruk av storsal til konferanser ikke gir rett til MVA-kompensasjon. Her vil det søkes om en forholdsmessig kompensasjon, noe som muliggjør konferanser inntil 10% av tilgjengelig tid, til sammen 876 timer pr. år, eller ca. 17 t/u. Samarbeidsavtalen regulerer denne bruken. 8. Forholdsmessig kompensasjon Når anskaffelse foretas under ett til bruk i kompensasjonsberettiget virksomhet og i virksomhet som ikke gir rett til kompensasjon, skal merverdiavgift på anskaffelsen fordeles. Fordeling skal skje på grunnlag av anskaffelsens bruk i den del av virksomheten som er kompensasjonsberettiget. Det ytes kompensasjon for den del av merverdiavgiften på anskaffelsesprisen som forholdsmessig svarer til den antatte bruk. (Forskrift om kompensasjon av merverdiavgift til kommuner, fylkeskommuner mv.) Her er det også innhentet betenkning fra bl.a. advokat Oddvar V. Eriksen. Han har hatt hele avtalen til vurdering, og sier følgende om MVA-kompensasjon: Side 5 av 7

6 Avtaleutkastet danner grunnlag for å kreve fradrag for merverdiavgift med 10% for storsal og støtteområder. Dette på bakgrunn av den øvre grense for hotellets bruk av arealet, og som inngår i hotellets leie som påplusses merverdiavgift. Jeg legger til grunn at tilgjengelig tid er 24 timer i døgnet, mens primærtiden er delt mellom partene slik at hotellet har 08-17, mens kommunen har resten av døgnet. Med muligheten hotellet har til å leie storsal med støtteareal ut over 10 % tiden vil det kunne medføre en økning av fradragsretten, og tilsvarende reduksjon av retten til kompensasjon av merverdiavgift, som du stipulerer til 85%. Kinodrift er ikke omfattet av Lov om kompensasjon av merverdiavgift til kommuner, fylkeskommuner mv. Kino gir dermed rett til fradrag for MVA, og gir følgelig ikke rett til MVA-kompensasjon av byggekostnader. Kino kan slik nyttes 100% til kommersiell drift. I sammenheng med storsalens forholdsmessige kompensasjon vil hensynet til MVA- utfordringer i så måte være hensyntatt. Vurdering Det finnes ingen forbud som hindrer en kommune å gjøre en avtale med en privat aktør. Kravet er at kjøp av tjenester selvsagt skal overholde regelverket om offentlige anskaffelser. Det er i hovedsak to måter å løse dette på: 1. Gjøre en avtale som omfatter all drift, leie og arrangementer. 2. Gjøre avtale for hvert arrangement som skal gjennomføres. De er tidlig valgt å arbeide fram mot alternativ 1. Alstahaug kommune og Kulturbadet er avhengig av å ha forutsigbarhet i driften. En samarbeidsavtale som denne vil stimulere begge parter til å skape aktivitet innen både kurs- og konferansemarkedet og innen kulturlivet i regionen, og bidra til en forutsigbar drift. Det ble tidlig i byggeprosessen bestemt at Kulturbadet ikke skal ha egen kafé eller servering ut over kioskvarer. Dette på bakgrunn av hotellets utvidelse, samt at kafédrift i slike bygg er utfordrende. Scandic er pr. i dag eneste aktør i regionen som kan ivareta alle Kulturbadets behov for gjennomføring av arrangement som kurs og konferanser, inkludert servering og skjenking. Storsalen rommer 350 konferansedeltakere, og ingen andre enn Scandic vil kunne servere grupper av en slik størrelse pr i dag. Scandics størrelse kombinert med plassering gir den fleksibilitet som er nødvendig for å kunne gjennomføre et stort antall kurs og konferanser med ulike antall deltakere. Som det kommer fram av avtalen vil hotellet ha tilgang på definerte arealer i en kjernetid mellom på hverdager. Hotellet har da en rettighet i å leie lokalene så lenge de er ledig etter «førstemann til mølla- prinsippet». Hotellet har samtidig en rettighet på servering under disse arrangementene, og det har enerett på servering og skjenking under samarbeidsarrangementer i de arealene avtalen omfatter. Avtalen åpner allikevel at Alstahaug kommune fritt kan nytte Kulturbadets lokaler til egne formål, dog ikke i konkurranse med hotellet i et åpent marked. Alstahaug kommune står slik fritt å disponere kino og storsal til interne og regionale kurs, møter mm. IV Saksbehandlers innstilling: Side 6 av 7

7 Kommunestyret vedtar foreliggende samarbeidsavtale mellom Alstahaug kommune og Syv Søstre Drift AS. Sandnessjøen, den V Administrasjonssjefens innstilling: Odd Arnold Skogsholm Enhetsleder Tiltrer saksbehandlers innstilling. Sandnessjøen den Børge Toft Administrasjonssjef Side 7 av 7