Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/

Transkript

1 Ås kommune Evaluering av kulturområdet - diskusjonsnotat Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for oppvekst og kultur Rådmannens innstilling: Det utarbeides en sak på bakgrunn av saksfremlegget og innspill som er fremkommet i møtet. Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen M. Benestad Oppvekst og kultursjef Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Vedlegg: Programprofil kulturhuset Prosjektrapport kultur Evaluering av kulturhuset Vedtak i saken sendes til: Oppvekst og kultursjef 15/ Side 1 av 8

2 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det foreligger 6 alternative forslag til organisering av kulturområdet. I tillegg foreligger kulturprogrammet for Kulturrapportene fra prosjektet følger saken. Fakta i saken: Tidligere politisk behandling Denne gjennomgangen av kulturområdet har bakgrunn i kommunestyresak 14/ , og i handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt i kommunestyret «Bestillingen» for arbeidet ble formulert slik Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen, 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektet kom i gang i januar 2015 og var klart for behandling i Den ble det fremmet 2 saker for hovedutvalget for oppvekst- og kultur; Evaluering av kulturområdet sak 17/15 Evaluering av kulturhuset sak 18/15. I hovedutvalget for oppvekst- og kultur ble det følgende innstilling Sakene utsettes inntil ny sak med følgende fremmes: 1. Vurdering av ulike organisasjonsformer knyttet til kulturområdet. 2. De økonomiske konsekvensene av de foreslåtte organisasjonsformene belyses. 3. Kulturområdet og aktivitetene diskuteres i eget møte i hovedutvalg for oppvekst og kultur før pkt. 1 og 2 ferdigstilles. Formannskapets vedtok følgende utsettelsesvedtak : Saken utsettes inntil hovedutvalg for oppvekst og kultur har ferdigbehandlet saken. Kulturområdet i Ås kommune Kulturområdet er i dag organisert under oppvekst og kultursjefen med «Hovedutvalg for oppvekst og kultur» som politisk utvalg. Her er kultur oppdelt i 3 virksomhetsområder: Kulturskolen Biblioteket / lokalhistorisk arkiv Allmenkultur(lag og foreninger, tilskudd mm,/ kulturhuset / ungdomshusene 15/ Side 2 av 8

3 Rådmann Nåværende organisering for kulturdelen i oppvekst- og kulturetaten Ungdomshusene Kulturleder Kulturhuset Kulturskolerektor Kulturskolen Oppvekst og kultursjef Lokalhistorisk arkiv Biblioteksleder 9 skoler, 7 barnehager og ped.psyk tjeneste 2 biblioteks-filialer Stab m/5 personer Illustrasjon 1 Kulturhusets organisering Kulturleder Midtgard Ungdoms -husene Rudolf Lyd 50% Lys 50% Kino 50% Kulturhus -koordinator 100% Kulturhus konsulent Ansvar for utleie - 100% Illustrasjon 2 Områder som ikke er organisert i denne enheten er idrett, anlegg, frivilligsentral, forebyggende arbeid, integrering m fl. Dette er tjenester som i mange kommuner hører inn under kulturområdet, men som Ås kommune har organisert i andre enheter. 15/ Side 3 av 8

4 Prosjektgruppens forslag til organisering Hensikten med organiseringen Hensikten med den nye organiseringen er å etablere en robust og synlig kulturvirksomhet. Denne enheten skal arbeide med oppgaver som de gjør i dag i tillegg skal de arbeide med strategiske oppgaver i henhold til kommuneplanens mål. Målsetting for organiseringen Lage en slagkraftig enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne. Samle en tjeneste som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet og gjør kommunen best mulig forberedt Arbeide for å få mer av studentene ved NMBUs fritids- og kulturkonsum til byen Bygge opp regionens beste kulturtilbud. Organisasjonskartet I en situasjon der en ikke kan forvente vesentlig vekst i budsjettrammene er det viktig å bruke midlene på beste og mest effektive måte. Av den grunn vil prosjektgruppen anbefale å etablere en kulturvirksomhet under en felles overbygning. Illustrert slik Kultursjef Kultur skole Bibliotek Kulturhus Frivillighet Idrett Kino Samf.hus Fritid Nærmiljø Anlegg Frivillig arbeid Lag / foreninger Barn og unge Integrering Personell Personell i en slik «felles paraply» vil ha mellom 37 og 50 årsverk, avhengig av hva som legges til enheten. Vurdering: Prosjektgruppens vurdering: Prosjektgruppen bestående av Ellen Benestad, oppvekst og kultursjef, Alexander Krohg Plur, kulturskolerektor, Emil Schmidt, økonomisjef, Sverre Strand Teigen, HOK, Laila P. Nordsveen, HOK, Linda Rasten, tillitsvalgt, arbeidet våren 2015 med spørsmålet om framtidig organisering av kulturområdet i Ås kommune. Gruppen gjennomførte en samlet vurdering av kommunens utfordringer på kulturområdet, 15/ Side 4 av 8

5 økonomien samt ønsket om å bruke kultur som et verktøy for vellykket samfunnsutvikling. På denne bakgrunn er det prosjektgruppens anbefaling å samle kulturområdet i en kulturenhet ledet av en kommunalt ansatt kultursjef. Denne enheten bør få navnet Kultur, frivillighet og fritid. Rådmannens vurdering: Rådmannen støtter i stor grad prosjektgruppens vurderinger, men deler ikke samme oppfatning av at alt skal samles i samme enhet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting vil også fordre en bredere høring i organisasjonen, noe som ikke er ønskelig å utføre før man vet mer om hvilken vei man skal gå.. Samlet vurdering Kulturleder har sagt opp sin stilling for å gå av med pensjon fra Det vil si at det blir ledig 100% stilling. Lysansvarlig, 50% stilling, har sluttet. Midlene til denne stillingen ble dratt inn i forbindelse med budsjettbehandlingen for Lydansvarlig, 50% stilling, er i permisjon fram til sommeren Oppvekst- og kultursjefen har i dag 23 personer som rapporterer direkte til henne. Det vil være en fordel å lage en organisering som gir henne et mindre kontrollspenn. Ut fra prosjektgruppens anbefalinger og rådmannens ønske om en sterkere kulturenhet forslår rådmannen følgende organisering: 15/ Side 5 av 8

6 Rådmann Oppvekst og kultursjef Kultursjef Leder for bibliotek Leder for ungdomshusene Kulturhusleder Rektor på kulturskolen Lokalhistorisk arkiv 50% Leder for Rudolf Leder for Midtgard Kulturhuskonsulent - 100% Utleieansvarlig 2 bib. filialer Kino 50% Illustrasjon 3 I denne organiseringen foreslås følgende: virksomheten skifter navn til Kultur og fritid kulturlederstillingen gjøres om til en kultursjefstilling med ansvar for personal, økonomi, koordinering og utvikling innen kulturområdet samt de oppgaver som tidligere kulturleder har utført. kulturhuskoordinator omgjøres til kulturhusleder med ansvar for alle arrangementer i kulturhuset og arrangementer i tilknytning til dette samt personal og økonomiansvar 50% lydstilling besettes ikke, hvis den som har permisjon fra stillingen sier opp sin stilling. Lønnsmidlene beholdes slik at lyd og lys kan leies inn ved arrangementer Kultursjefens hovedarbeidsoppgaver vil være: hovedansvar for kulturområdet utvikling av kulturfeltet utvikling av samfunnshuset samarbeide med eksterne aktører strategisk arbeid innen kulturområdet samordne alle planer innen kulturfeltet planlegge, organisere og gjennomføre planer innenfor kulturfelt ansvar for veinavnsaker ansvar for tildeling av kulturmidler 15/ Side 6 av 8

7 ansvar for å søke kulturmidler og andre økonomiske midler fra eksterne organer skaffe inntekter på alternative/nye områder være sekretær for utsmykkingskomiteen for nye bygg ansvar for å bygge opp nettverk med de som har områder som kan defineres som har et ansvar for kultur i deler av stillingen ansvar for registrering av kunstverk ansvar for kulturminner ligger både hos plan og byggesaksavdelingen og i kultur personal og økonomiansvar Kulturhusleders arbeidsoppgaver vil være: koordinere driften i huset både kultur og samfunnsdelen ansvar for å utarbeide program for kulturarrangementer i kulturhuset ansvar for å utarbeide felles kulturprogram for kulturhuset, festsalen, utescenen, Midtgard og evt. andre arenaer. I dette skal også arrangementer i biblioteket inkorporeres arrangere og gjennomføre kulturarrangementer i kulturhuset og utescene ansvar for kulturhusets nettsider og annonsering av arrangementer personal og økonomiansvar for ansatte i kulturhuset Det er i dette alternativet ikke vurdert å legge inn andre enheter. Men kultursjefen må arbeide for å få til et samarbeid med idretten og frivillige organisasjoner. Når denne organisasjonen er etablert og en har gjort noen erfaringer, kan man vurdere om andre personer, områder/deler av stillinger kan og bør legges under kultursjefen. Økonomiske konsekvenser: Det er i dette diskusjonsframlegget ikke vurdert de økonomiske konsekvensene. Alle alternativene er innenfor vedtatt budsjett. Alternativer: 1. Organiseringen beholdes som i dag. Biblioteksjef, kulturskolerektor og kulturleder ligger direkte under oppvekst- og kultursjef. Men kulturleder får et større strategisk ansvar og et koordineringsansvar for å få til et bedre samarbeid mellom enhetene. 2. Det har også vært vurdert om en av enhetslederne rektor for kulturskolen, biblioteksjef eller kulturhusleder også kunne være kultursjef. Dette ville kunne bety noe innsparing. Etter å ha diskutert alle forslag til modeller med lederne innen kultur, er rådmannen imidlertid kommet fram til at dette ikke er en god løsning. Skal man få nok ressurser til å utvikle kulturfeltet, så kreves det at man har en kulturleder som kan bruke alle sine ressurser på dette. Det er 15/ Side 7 av 8

8 også lett å komme i en interessekonflikt mellom å være enhetsleder og leder for alle enhetene. Biblioteksjef Rådmann Oppvekst og kultursjef Kultursjef og enhetsleder kulturskolen Ungdomshusleder Kulturhusleder Illustrasjon 5 3. Et alternativ er å legge ned kulturlederstillingen samt lyd og lysstillingen. Oppgavene som kulturlederen gjør i dag, må legges ned eller overføres til andre. Dette kan igjen medføre at det er andre oppgaver man da må slutte med. Hvis lyd og lysstillingen nedlegges og midlene forsvinner, så må de som skal bruke salen enten betale for lyd og lys eller ha med teknikere. Det vil kunne føre til at mange ikke lenger har anledning/råd til å bruke salen eller det vil bli stor slitasje på utstyr da mange forskjellige uten kunnskap om lyd- og lysutstyr vil bruke dette. 4. Prosjektgruppens forslag til organisering Legge flere enheter inn i kulturenheten for å skape en enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne og som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet og gjør kommunen best mulig forberedt. Personell i en slik «felles paraply» vil ha mellom 37 og 50 årsverk, avhengig av hva som legges til enheten. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting vil også fordre en bredere høring i organisasjonen, noe som ikke er ønskelig å utføre før man vet mer om hvilken vei man skal gå 15/ Side 8 av 8