Kommunestyresalen, Selbu rådhus

Transkript

1 Selbu kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Kommunestyret Dato: Tidspunkt: 18:00 Kommunestyresalen, Selbu rådhus Faste medlemmer: Kjell Tore Aftret Sissel Pettersen Uthus Ole Morten Balstad Jon Olav Trondseth Torbjørn Olsen Trond Morset Hans Ivar Aftret Nils-Even Fuglem Mikal Langseth Johan Marius Bye Setsaas Terje Guldseth Gro Anette Kirkhus Hågensen Per Røsseth Ingeborg Sandvik Inga Johanne Balstad Jon Bakken Tanja Fuglem Tove Eidem Stokke Arnstein Trøite Kjell Mebust Ole Einar Aashaug Anne Haave Morten Dahlø Kolbjørn Uthus Ole Halvard Bondahl Forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Hvis noen av medlemmene er inhabile i noen saker, må det gis beskjed så snart som mulig slik at varamedlem kan innkalles. Møtet starter med informasjon om MOT v/torbjørn Størseth, Marit Sissel Sletne Alsethaug og Gry Merete Dyrdal. Det avsettes 1 time til denne informasjonen. Selbu Inga Johanne Balstad ordfører Gerd Fuglem sekretær Side1

2 Saksliste Innhold Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 61/13 Referatsaker RS 28/13 Samarbeidsplan NAV i Værnesregionen RS 29/13 Rapport 2. tertial fellestjenester i Værnesregionen 2012/1517 PS 62/13 Rapport 2. tertial Selbu kommune 2013/1268 PS 63/13 Revisjon av samarbeidsavtale med Selbu Næringsforum 2008/1408 PS 64/13 Salg av fabrikkbygg SIFA - 3. gangs behandling 2013/570 PS 65/13 Salg av aksjer i SIFA AS - 3. gangs behandling 2013/570 PS 66/13 Søknad om fritak fra politiske verv - Ingeborg Grøtte Viken 2011/1896 Side2

3 PS61/13Referatsaker Side3

4 Prosjektplan FORSTUDIE UTVIDELSE AV NAV VÆRNES NORD Utredning av forutsetningene for å inkludere NAV Tydal og NAV Selbu i NAV Værnes nord under felles ledelse og administrasjon 1 MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Værnesregionen er et interkommunalt samarbeid mellom de seks kommunene Frosta, Malvik, Meråker, Selbu, Stjørdal og Tydal. Kommunene samarbeider på flere områder for å sikre innbyggerne et godt service- og tjenestetilbud. Videre skal samarbeidet gi robuste fagmiljøer som skal gi kvalitet i tjenesteproduksjonen og trygghet i saksbehandlingen. Arbeidsutvalget i Værnesregionen har derfor signalisert at en felles organisering for NAVkontorene i Værnesregionen bør vurderes. NAV Værnes Nord er et felles NAV tjenesteområde mellom Stjørdal, Frosta og Meråker i NAV Nord-Trøndelag. Samarbeidsavtalen ble inngått 19. mai 2008 og avtalen gjelder etablering og drift av felles tjenesteområde for NAV-tjenester i Værnes nord. Formålet med avtalen er i fellesskap å få flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad. Videre er det et mål at brukeren skal oppleve tjenestene som enklere og at de er tilpasset brukerens behov. NAV Selbu og NAV Tydal ligger i Sør-Trøndelag fylke og har fram til nå ikke vært en del av NAV Værnes Nord. NAV Tydal og NAV Selbu har tidligere utredet mulighetene for et interkommunalt samarbeid med et felles NAV tjenesteområde og felles leder. NAVkontorene i Tydal og Selbu kan i framtiden være sårbare på grunn av kontorenes størrelser. Hovedmålene for et interkommunalt samarbeid er derfor å sikre bedre tjenester og rettssikkerhet for brukerne, effektiv og stabil drift, større fagmiljø og enhetlig forvaltningspraksis. Det interkommunale samarbeidet har ikke blitt iverksatt som følge av et vedtak fattet i Arbeidsutvalget i Værnesregionen 20. mars Det ble vedtatt å utrede forutsetningene for å inkludere NAV Tydal og NAV Selbu i et felles NAV tjenesteområde i Værnesregionen. Regionrådet i Værnesregionen tok vedtaket til orientering 19. juni I et møte mellom Fylkesdirektørene i NAV Nord-Trøndelag og NAV Sør-Trøndelag og Arbeidsutvalget i Værnesregionen ble det enighet om å nedsette en tverrfaglig prosjektgruppe som skal utarbeide en forstudie. Prosjektgruppa skal utrede forutsetningene for å inkludere NAV Tydal og NAV Selbu i NAV Værnes Nord under felles ledelse og administrasjon. Lokal tilstedeværelse er en forutsetning. Styringsgruppa for prosjektet besluttet 9. oktober 2013 at prosjektet Utvidelse av NAV Værnes Nord er et forprosjekt. Side4 1

5 Prosjektplan Prosjektmål Hovedmålsetting Flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad Bedre tjenester for brukerne i hele regionen Økt rettssikkerhet for innbyggerne Sikre enhetlig forvaltningspraksis Bedre utnyttelse av fagkompetanse i regionen Attraktive og robuste fagmiljøer Mer effektiv og stabil drift Mål for hovedprosjektet Målet er å etablere et felles NAV tjenesteområde i Værnesregionen hvor NAV Selbu og NAV Tydal er inkludert i NAV Værnes nord under felles ledelse og administrasjon Mål for forprosjektet Målet er å utrede forutsetningene for en utvidelse av NAV Værnes nord til også å omfatte NAV Tydal og NAV Selbu under felles ledelse og administrasjon. 1.3 Rammer Total tidsramme Forprosjektet skal ferdigstilles innen utgangen av februar Implementering av ny organisering skjer tidligst i løpet av Kostnader Kostnader med forprosjektet er prosjektmedarbeidernes arbeidstid, reiser og prosjektledelse. Kostnadene søkes dekt gjennom Fylkesmannens skjønnsmidler og/eller andre statlige midler (Arbeids- og velferdsdirektoratet) og ellers i de enkelte kommunene. Søknadsfrister: Fylkesmannens skjønnsmidler for påfølgende år er 15. oktober Ressursbruk Prosjektgruppa er tverrfaglig sammensatt med representanter fra NAV stat og NAV kommune, tillitsvalgte fra NTL, fylkets medbestemmelsesapparat og Fagforbundet. Ressurser til prosjektleder og bruk av arbeidsgruppas deltakelse. 2 OMFANG OG AVGRENSNING 2.1 Mandat Mandatet er å utrede forutsetningene for en utvidelse av NAV Værnes nord til også å omfatte NAV Selbu og NAV Tydal under felles ledelse og administrasjon. Arbeidet skal munne ut i et forslag til samarbeidsavtale, samt en fagrapport. Dette arbeidet skal forutsette lokal tilstedeværelse. 2.2 Avgrensning Alternative organisatoriske modeller skal ikke utredes. 3 ORGANISERING 3.1 Prosjektledelse Prosjektansvarlig: Sekretariatsleder i Værnesregionen, Rune Hegge. Side5 2

6 Prosjektplan Prosjektleder: Rådgiver i sekretariatet i Værnesregionen, Bente Bakken. 3.2 Øvrige roller Prosjekteiere: Regionrådet i Værnesregionen. Oppdragsgiver: Arbeidsutvalget i Værnesregionen. Styringsgruppe: Arbeidsutvalget i Værnesregionen ved Henrik Vinje, Karsten Reitan, Gunnbjørn Berggård, Arne Ketil Auran, Kristian Rolstad, Kjell Fosse. Fylkesdirektør NAV Nord- Trøndelag Vegard Rydningen og fylkesdirektør NAV Sør-Trøndelag Bente Wigum. Referansegruppe: Ikke avklart Prosjektgruppe: NAV Sør-Trøndelag: Bernt Asle Arntsen, avd. dir. og Bodil Sandbakken, seniorrådgiver NAV Tydal: Mette V. Aftret, leder NAV Selbu: Ingunn Myhre, leder Sør-Trøndelag, statlig tillitsvalgt: Johan Gunnerud, NTL NAV Nord-Trøndelag: Ann-Karin Vang, avd. dir. NAV Værnes Nord: Roar Vikvang, Tjenesteområdeleder Nord-Trøndelag, statlig tillitsvalgt: Jo Vegar Dahlen, fellesrepresentant fra fylkets medbestemmelsesapparat Stjørdal kommune, tillitsvalgt: Roar Øverås, Fagforbundet Stjørdal 4 BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Dato Møtedeltakere Beslutningsgrunnlag (dokumentasjon) 9. oktober 2013 Styringsgruppa Prosjektleder Prosjektansvarlig 3. desember Styringsgruppa Prosjektleder Prosjektansvarlig Februar/mars 2014 Styringsgruppa Prosjektleder Prosjektansvarlig Mandat Prosjektspesifikasjon Prosjektplan Foreløpig rapport og forslag til samarbeidsavtale Rapport og forslag til samarbeidsavtale 4.2 Oppfølging Statusmøter/arbeidsmøter i prosjektgruppa Uke 43: Fredag 25. oktober 2013 kl Uke 48: Fredag 29. november 2013 kl Uke 49: Fredag 6. desember 2013 kl Side6 3

7 Prosjektplan PL avholder orienteringsmøter og avklaringsmøter med prosjektledelsen. Tillitsvalgt fra prosjektgruppa vil holde møte med alle ansatte i Selbu og Tydal. Prosjektleder deltar. 4.3 Milepæler Milepæl Dato Resultat MP 1 4. oktober Første møte i prosjektgruppa Prosjektplan forprosjekt MP 2 Mandat 9. oktober 2013 Prosjektspesifikasjon Møte i styringsgruppa Prosjektplan MP 3 MP 4 MP 5 3. desember Møte i styringsgruppa Februar 2014 Februar/Mars 2014 Møte i styringsgruppa Foreløpig rapport og forslag til samarbeidsavtale Prosjektgruppa ferdigstiller rapport og samarbeidsavtale Styringsgruppa behandler Rapport og Samarbeidsavtale 5 RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer Tidsperspektivet: Forprosjektet skal ferdigstilles innen mars Oppstart i prosjektgruppa har blitt utsatt siden juni bl.a. som følge av skifte av prosjektleder. En suksessfaktor er dermed at prosjektgruppa klarer å opprettholde nødvendig fremdrift i arbeidet. 5.2 Kvalitetssikring Jevnlige møter i prosjektgruppa. Korte tidsfrister 6 GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Utrede de formelle forutsetningene for å kunne utvide NAV Værnes Nord til også å omfatte NAV Tydal og NAV Selbu under felles ledelse og administrasjon Utrede de praktiske implikasjoner ved å etablere samarbeid på tvers av to fylker Utrede organisering av kontorene i NAV Selbu, NAV Tydal og NAV Værnes Nord. 6.2 Tids- og ressursplaner Forprosjektet gjennomføres i perioden oktober 2013 februar Ressursbehov som beskrevet i punkt og punkt 7. Side7 4

8 Prosjektplan ØKONOMI foreløpig UTGIFTER DELTAKERE ANTALL PRIS PER KOSTNAD STK Prosjektledelse Møter i arbeidsgruppa 9 4 x 2,5t Bevertning Reiseutgifter møter i arbeidsgruppa Side8 5

9 2. TERTIALRAPPORT 2013 FELLESTJENESTER I VÆRNESREGIONEN (VR) VR Skatteoppkreverkontor VR IT (VARIT) VR Lønn/Regnskap VR Legevakt VR Barneverntjeneste VR Innkjøp VR DMS VR Personvernombud VR Forvaltningskontor VR PP-tjenesten VR Sekretariatet Side9

10 Værnesregionen skatteoppkreverkontor Tertialrapporten gir en kortfattet oversikt over driften ved Værnesregionen skatteoppkreverkontor for perioden mai-august Hertil gis informasjon om virksomhetens økonomiske status. 1. Overordnede aktiviteter - Foretatt skatteavregninger løpende - Kampanje for forskuddsskatt - Besøkt regnskapsførere - Deltatt på skatteoppkreverkonferanse - Vært på hjemmebesøk hos skyldnere med problemer for og forsøke og hjelpe til med situasjonen. - Deltakelse på høyskolekurs innkreving (næring) 2. Personal Det er gjennomført medarbeidersamtaler og de forhold som er tatt opp behandles. En har i perioden fortsatt med en del intern opplæring, og det er videre fokus på dette. Det utarbeides jevnlig rutinebeskrivelser. På grunn av vakanse holdes det fokus på oppgavedeling og belastning. Fraværet er fortsatt høyt men er legemeldt og ikke arbeidsrelatert. 3. Økonomi Fakturert beløp er i henhold til budsjett med fordeling og vil bli avregnet på 3 tertial. Regnskapet er kr. 221 under periodisert budsjett. Årsprognosen tilsier et større avvik i positiv retning grunnet vakanse. Gebyrinntekter beregnes og fordeles manuelt i etterkant til den enkelte kommune ut ifra aktivitet. Disse fremgår ikke av regnskapet og er heller ikke medtatt i budsjettet til skatteoppkreveren. Side10

11 Regnskap 2013 Buds(end) 2013 Per.b(end) 2013 Regnskap 2012 Ansvar: 166 Skatteoppkreveren i Værnesregion 10 LØNN OG SOSIALE UTGIFTER KJØP AV VARER OG TJENESTER OVERFØRINGER Sum utgifter Resultatvurdering (brukernivå) Vi er godt i rute i forhold til de krav og mål som er satt opp for innkrevingen og som skal måles pr Vi har som før satt oss ambisiøse mål. Dette følges opp av Skatt Midt-Norge og revisjonsenheten der. Avdeling betaling og regnskap er à jour med det daglige og i rute med skatteoppgjørene. Side11

12 Værnesregionen IT - VARIT 1. Generell informasjon: Driftsmiljøet har vært stabilt i perioden, med unntak av et alvorlig driftsavbrudd grunnet feil i det elektriske anlegget på serverrommet. Dette førte til varmgang på serverrommet, og mye utstyr må byttes ut. Det er opprettet forsikringssak på skaden. Aktivitetsnivået har vært meget høyt, med mye overtid, og dette har ført til slitasje på de ansatte. Oppgaver som har fått mest oppmerksomhet denne perioden er løsninger innen helse- og omsorg, som mobil omsorg bruk av nettbrett, elektronisk meldingsutveksling og velferdsteknologi. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 825 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid administrativ vertskommune( 28b). Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter SUM UTGIFTER Salgsinntekter Statstilskudd Overføringer fra Finansinntekter SUM INNTEKTER NETTO Side12

13 Investering Investering IT IT Investering ( ) (fordeling : 60% etter innbygger, 40% flatt) Regnskap tertial Regnskap tertial Budsjett 2013 Totalt *Oversikt som viser forbruk pr. kommune og totalt ligger vedlagt. 3. Forklaring på avvik Driftsregnskapet viser et negativt avvik, og overforbruket skyldes feil i periodiseringen i budsjettet. Dette vil bli korrigert til neste tertial. Regnskapet viser forventet resultat, og det forventes å gå i balanse ved årets slutt. Investering: Budsjettet viser et positivt avvik, og det forventes å gå i balanse ved årets slutt. 4. Tiltak for å eliminere avvik Ingen tiltak nødvendig. 5. Årsprognose. Årsprognosen ser bra ut, og det forventes ikke avvik fra oppsatt budsjett. 6. Sykefravær Sykefraværet ligger på 3,0 %. Side13

14 Side14

15 Værnesregionen lønn/ regnskap 1. Generell informasjon: Vi er nå inne i vårt 5 driftsår. Situasjonen er stabil og den daglige drift er under god kontroll. Ved inngangen til 2013 reduserte vi bemanningen med 1 årsverk, noe som etter 8 måneders drift fungerer tilfredsstillende. Bemanningen i dag er på et forsvarlig nivå, men kan pr i dag ikke reduseres ytterligere. På Stjørdal har vi nå flyttet inne i nye lokaler i Kjøpmannsgata 13, 4 etasje, og regnskap/ fakturering er nå samlokalisert med innkjøp. Innkjøp er nå en del av enheten Værnesregionen lønn/regnskap. Denne organisasjonsmessige endringen og samlokaliseringen er positiv. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr 830 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av varer og tjenester Kjøp av tjenester Overføringer Finansutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Statstilskudd Finansinntekter Sum inntekter Netto Side15

16 3. Forklaring på avvik Regnskap for 1.tertial 2013 ser greit ut. Det er noe bekymring i forhold til lønnskostnader da budsjettert lønnsøkning på 4 % av lønn pr ikke var tilstrekkelig for reelt lønnsnivå i Dog er det ikke snakk om store avvik. Øvrige poster i regnskapet viser ingen omfattende avvik. Regnskap gir pr i dag ikke det hele bildet av vår drift da en del utgifter og inntekter først kommer ved årets slutt. Men ut fra det som er kjent, er regnskapstallene som forventet. 4. Tiltak for å eliminere avvik Ingen tiltak nødvendig. 5. Årspronose Vi bør klare å unngå overforbruk. 6. Sykefravær 3,2 % etter 2.tertial 2013 (hele året). Sykefraværet i 2 tertial var på 1,3%. Side16

17 Værnesregionen legevakt 1. Generell informasjon Værnesregionen legevakt har samme drift som tidligere. Har hatt en liten nedgang i antall henvendelser. Hvorvidt dette er en tilfeldighet eller om det er en varig trend kan vi ikke på nåværende tidspunkt ikke si noe om. Statistikk 2. tertial: Side17

18 2. Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter SUM UTGIFTER Salgsinntekter Statstilskudd SUM INNTEKTER NETTO FORDELINGSNØKKEL FOR NETTOUTGIFTENE I KOMMUNENE: Fastdel som fordeles likt 20 % Variabeldel etter innbyggertall % FORDELING NETTOUTGIFT 2013 Kommune 1. tertial 2.tertial 3.tertial TOTAL 2013 Tydal Selbu Meråker Stjørdal Sum , Forklaring på avvik Negativt avvik på kr ,- pr skyldes i all hovedsak beredskapsgodtgjøring til leger, dvs. hovedsakelig fastlønn natt som har et negativt avvik på kr , I tillegg er det et overforbruk på sykevikar og overtid pga. stort langtidsfravær ( ,-). 4. Tiltak for å eliminere avvik Om mulig unngå innleie ved permisjon og sykemelding. Forskyving av vakter der det er mulig. 5. Årsprognose Forventet negativt avvik ca. kr 100,000,-. 6. Sykefravær Korttidsfravær på 0,7 % og langtidsfravær på 14,6 %, som ikke er relatert til arbeidsplassen Side18

19 Værnesregionen barnevern Virksomhetsområde Værnesregionen barneverntjeneste er en fellestjeneste for kommunene Selbu, Tydal, Meråker, Frosta og Stjørdal. Tjenesten er organisert med kontorer i alle fem samarbeidende kommuner. 1. Generell informasjon Omorganisering: Tjenesten har over tid hatt avvik i følge lov om barneverntjenester. Det alvorligste avviket er at vi ikke har undersøk bekymringsmeldinger etter frist. Tjenesten har i løpet av 2. tertial omorganisert slik at det nå er et eget undersøkelsesteam med fagkoordinator som leder av teamet. Det er i alt 410 % stilling som arbeider med undersøkelser, i tillegg til mottak 100 % (2 x 50 %) stilling som arbeider med mottak av nye bekymringsmeldinger og noen undersøkelser. De som arbeider i mottak er også med i undersøkelsesteam. Dette gjør at de som arbeider med undersøkelser kan arbeide mer konsentrert, og vi som tjeneste har bedre mulighet til å holde fristene. Tjenesten har over år hatt fristbrudd ved undersøkelser, og som har økt pga. vekst i saksmengde mv. Dette gjør at vi nå arbeider med å undersøke saker som det allerede er fristbrudd i, parallelt med at det arbeides med nye undersøkelser. Dette gjør at vi ved rapportering pr og rapportering ved 3. kvartal 2013 vil fortsatt ha store avvik på frister. Vi har som mål å ha 17 % avvik pr (landsgjennomsnittet). I tillegg har tjenesten arbeidet med forberedelse til el- arkiv, som iverksettes Dette skal bidra til en mer effektivt for en interkommunal tjeneste. Avvik: Tjenesten har møter med Fylkesmannen i Nord- Trøndelag vedrørende avvik i tjenesten. Rådmann og organisasjonssjef i vertskommunen deltar sammen med BV leder. Fylkesmannen i Sør- Trøndelag holdes orientert. I tillegg er det etablert månedlige møter mellom BV lederen. Rådmann og Organisasjonssjef for fortløpende orientering om status/situasjonen. Side19

20 Oversikt over avvik tjenesten har: Fristbrudd undersøkelse pr Fristbrudd undersøkelse pr Status tiltaksplaner pr Status tiltaksplaner pr Status omsorgsplan pr Status omsorgspl pr Frosta Avvik 60 % Avvik 60 % Avvik på 12 barn Avvik på 10 barn Avvik på 4 barn 0 avvik Meråker Avvik 88,89% Avvik 36,4% Avvik på 11 barn Avvik på 4 barn Avvik 1 barn 0 avvik Tydal 0 avvik Avvik på 33,33 % Avvik på 1 barn Avvik på 1 barn 0 avvik 0 avvik Selbu Avvik 54,55% Avvik på 33,33 % Avvik på 2 barn Avvik på 1 barn 0 avvik 0 avvik Stjørdal Avvik 55,26% Avvik 52,4% Avvik på 55 barn Avvik på 46 barn Avvik på 9 barn 0 avvik Gj. snitt Avvik 51,74% Avvik 43,1% Avvik 16,2 barn Avvik 12,4 barn Avvik 2,8 barn Avvik 0 barn I tillegg har BV tjenesten hatt avvik på oppnevning av tilsynsførere til fosterbarn i regionen, men pt. har alle fosterbarn i region fått oppnevnt tilsynsfører. Det er nå opp til tilsynsførerne å gjennomføre lovpålagte tilsynsbesøk. Ansvarlige i tjenesten sender ut rutinemessig påminning til tilsynsførere og det gjennomføres møter med tilsynsførere 3-4 ganger hvert år. I mars 2013 ble det gjennomført kurs for tilsynsførere gjennom Buf.etat. Kompetanseutvikling: En ansatt har gjennomført pmto- terapi sertifisering i perioden, en er i gang med master i barnevern og leder er deltidsstudent på barnevernlederutdanning v/fylkesmannen i Nord- Trøndelag og HINT. I tillegg har alle ansatte deltatt på opplæring i utredningsverktøy; Kvello- modell gjennom Buf. etat og Fylkesmannen i Sør- Trøndelag. Forebyggende barnevern: Tjenesten er opptatt av og er deltakende for å bedre lavterskeltiltak i vår region. Dette er i samarbeid med kommunale tjenester for øvrig, og møter med politisk nemnd for barnevern. Tjenesten er i gang med opplæring i individuell plan. Personal: Tjenesten har i alt 25,7 stillinger. Dette er merkantilt, barnevernkonsulenter, teamledere og barnevernsleder. Flere av stillingene har vært vakante. 3 x 100% faste ansatte har permisjon. Det har vært vansker med å dekke opp med stabile vikarer. I tillegg har tjenesten 40 % ressurs som juridisk rådgiver, 100 % ressurs i flipover team (eget team som arbeider med ungdom), og 40 % pmto- terapaut. Stillingene blir nå dekket av lønnsmidler til gode, fra budsjett tiltak i familien og kompetansemidler fra Fylkesmannen. Enslig mindreårige team: Tjenesten har 6,20 årsverk med teamleder, saksbehandlere og miljø-arbeidere. Stjørdal kommune har nå ansvar for og oppfølging av 25 bosatte enslig mindreårige. Side20

21 2. Økonomi (alle tall i NOK) *Per august har VR BVT fått tilskudd til kommunalt barnevern fra fylkesmennene i Nord og Sør Trøndelag på til sammen 2,5 mill.kr. Dette var ikke lagt inn i ordinært budsjett for 2013 (vår 12) pga. usikkerhet. Dette medfører at vi i denne perioden (2.tertial) får et gunstig budsjettavvik for administrative utgifter, funksjon 244. ** Budsjettene for VR BVT er periodisert etter Stjørdal kommunes periodiseringsnøkler. Dvs. at kommunenes egne periodiserte budsjett (som sannsynligvis er tertial-periodisert) ikke vil samstemme med budsjettene under. Stjørdal Regnskap pr Regnskap* pr Budsjett** pr Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, bv tiltak i familien Funksjon 252, bv tiltak utenfor familien Sum Stjørdal har et negativt avvik på totalt kr mellom budsjett og regnskap for 2.tertial Årsaken(e) til merforbruket skyldes et betydelig merforbruk på funksjon 252, men tilskuddet fra fylkesmennene nevnt over (*) reduserer avviket for perioden. Funksjon 252 viser at det har vært plasseringer av 4 nye barn på institusjon og fosterhjem som vi ikke har budsjettert med. I tillegg til at forventet forsterkning på fosterhjem ikke er blitt redusert. Utgiftene på 252 vil ikke bli mindre i løpet av budsjett året. Stjørdal kommune har hatt flere barnevernssaker inne til rettslig behandling våren 2013 og dette medfører et betydelig avvik på juridiske utgifter. Det er allerede berammet saker i neste periode. Stjørdal Enslige mindreårige flyktninger Regnskap pr Regnskap* pr Budsjett** pr Avvik Funksjon 244, adminstrasjon Funksjon 252, bv tiltak utenfor familien Funksjon 850, generelt statstilskudd Sum Regnskapet for Enslige Mindreårige (EM) viser et merforbruk på kr 0,8 mill. ved utgangen av august. Avviket skyldes merkostnad på tiltak rundt guttene; boutgifter, livsopphold og andre direkte relaterte kostnader. Kommunen vil pga. dette også motta mere refusjoner fra Buf.etat ved årets slutt enn det som er budsjettert. Videre vil kommunen få et negativt budsjettavvik på kr 0,3 mill. på statstilskudd ved årets slutt, med bakgrunn i ankomstperioden for kommunens fire EM i Side21

22 Jfr. K-vedtak den skal ansettelsen av to miljøarbeidere finansieres av disp.fond for ungdomsflyktninger, dette er tatt med i budsjettet for Budsjettavviket viser at det kan bli ytterligere behov for å hente inn penger fra disp.fond for å komme i balanse pr. utgangen av Det vil legges fram politisk sak om dette og om nivået på videre drift i Meråker Regnskap pr Regnskap* pr Budsjett** pr Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, bv tiltak i familien Funksjon 252, bv tiltak utenfor familien Sum Meråker viser et negativt avvik på kr ved utgangen av august. Avviket skyldes et vesentlig merforbruk på funksjon 252, men tilskuddet fra fylkesmennene nevnt over (*) reduserer avviket for perioden. Funksjon 252 viser et merforbruk pga. større utgifter i 1. og 2. tertial. Det er budsjettert ressurser til juridisk bistand. Det er enighet om forenklet behandling, som medfører mindre utgifter. Frosta Regnskap pr Regnskap* pr Budsjett** pr Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, bv tiltak i familien Funksjon 252, bv tiltak utenfor familien Sum Frosta viser tilnærmet balanse per Kommunen har et merforbruk på funksjon 252, men totalavviket reduseres for perioden pga. tilskuddet fra fylkesmennene som er nevnt over (*). Avviket på funksjon 252 er pga større utgifter på plasserte barn enn forventet, og et fosterbarn har flyttet til institusjon. Juridisk bistand viser også et merforbruk, pga. rettsbehandling ift. institusjonsplassering. Side22

23 Tydal Regnskap pr Regnskap* pr Budsjett** pr Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, bv tiltak i familien Funksjon 252, bv tiltak utenfor familien Sum Tydal har et mindreforbruk på totalt kr , som i all hovedsak skyldes det positive avviket for administrative utgifter som nevnt over (*). Barn plassert i fosterhjem har samtykket til videre plassering utover 18 år som medfører fortsatt kostnad på 252. Selbu Regnskap pr Regnskap* pr Budsjett** pr Avvik Funksjon 244, barneverntjeneste Funksjon 244, juridisk bistand Funksjon 251, bv tiltak i familien Funksjon 252, bv tiltak utenfor familien Sum Selbu har et negativt avvik på totalt kr Avviket skyldes i all hovedsak merforbruk på juridisk bistand og tiltak utenfor hjemmet, men tilskuddet fra fylkesmennene nevnt over (*) reduserer avviket for perioden. Det har vært en uforutsett plassering i fosterhjem i perioden. Selbu kommune har flere saker som krever rettslig behandling i Det er usikkert om det blir flere behandlinger i Tiltak for å eliminere avvik Tjenesten har som mål å ikke ha negativt avvik på funksjon 244 og 251. Funksjon 252 er problematisk å budsjettere med uten å få avvik. For å gi kommunene informasjon om uforutsette utgifter skal det lages bedre rutiner for rapportering (struktur). Dette både vedr. utgifter på barnevernbudsjettet og utgifter til grunnskoleopplæring. 4. Årsprognose Målet er å være i balanse på funksjon 244 og 251. Side23

24 5. Sykefravær Til sammen i 2012 hadde tjenesten 18,5 % sykefravær. For perioden var sykefraværet på 11,4 %. For perioden var sykefraværet på 8,4 %. - som skylde fire faste ansatte og en vikar har vært noe sykemeldt i perioden. Årsak for sykefravær er somatisk sykdom, stort arbeidspress både psykisk og i forhold til effektivitet. Værnesregionen barneverntjeneste har gjennomsnittlig mer saksmengde pr. saksbehandler enn det som er anbefalt av LO. Det anbefales maks saker pr. saksbehandler, mens det i VR BVT er ca. 25 saker pr. saksbehandler. Side24

25 Værnesregionen innkjøp 1. Generell informasjon Innkjøp i VR driver fortløpende konkurranseutsetting av de største produktgruppene for kommunene i Værnesregionen. Videre driver innkjøp med rådgivning og bistand hos kommunene i forbindelse med utarbeidelse av konkurransedokumenter. Konkurransegjennomføring og oppfølging er de aktivitetene som preger hverdagen. Rådgivning er en økende aktivitet for innkjøp, i tillegg til komplekse anskaffelsesprosesser. Utkast/forslag til innkjøpspolitikk med strategi og handlingsplan er utarbeidet. EHandelsprosjekt for Værnesregionen er også en prosess som tar mye tid. Innkjøp i VR forestår også utredninger innen eget ansvarsområde, samt budsjett og rapportering som at det skulle være en egen avdeling. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr. 835 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid (koml bokstav b). 1. Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter SUM UTGIFTER Salgsinntekter Andre refusjoner SUM INNTEKTER NETTO Side25

26 3. Forklaring på avvik Tilsetting forsinket - innkjøpsrådgiver begynner 14/ ikke behov for bruk av konsulenttjenester Salgsinntekter; andel nettoutgifter Stjørdal kommune er ikke ført for 2. tertial Andre refusjoner; andel nettoutgifter. Kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Frosta er ikke ført for 2. tertial. 4. Tiltak for å eliminere avvik Fordeling og utfakturering av netto driftsutgifter gjennomføres. 5. Årsprognose Samlet sett er det lite avvik mellom budsjett og regnskap, En ser ikke behovet for budsjettjusteringer. Fordeling av nettoutgifter for 2. tertial med á konto beløp 1/3 av budsjetterte kostnader. Endelig fordeling settes opp ved årets slutt. 6. Sykefravær 0 % sykefravær i perioden. Side26

27 Værnesregionen DMS 1. Generell informasjon - VR DMS har pt. vakanse på 1,0 årsverk. Dette skyldes alvorlig sykdom. Enheten finner det hensiktsmessig med en liten prosent andel vakanse for å kunne innfri IA-arbeidet på best mulig måte - VR DMS har investert i noe medisinsk teknisk utstyr, og supplert IT-utstyr slik at det nå kan dokumenteres ved hjelp av IPad i pasientjournal. - VR DMS har supplert pasient og personaltøy, da det har vært noe svinn. - Øyeblikkelig hjelp-sengene er holdt utenfor, da de er totalt finansiert av H.dir og HF. 2. Økonomi Avregning VR DMS/FLS Oppsummering Værnesregionen DMS tertial Fordelingsnøkkel- Værnesregion: 10 % likt, 90 % etter innbyggertall * Opprinnelig budsjett uten korrigeringer for fx. Lønnsoppgjør Helse Nord-Trøndelag / Helse Midt-Norge / St Olav sin andel Budsjett Regnskap 2013* 2.tert Budsjett 2.tert Avvik 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Spesial pol.kl. og dialyse inkl husleie Sum HNT/HMN/StO andel Stjørdal kommunes andel Budsjett 2013* Regnskap 2.tert Budsjett 2.tert Avvik 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Sengepost 4 senger - kom. ekskl husleie Husleie, 4 kommunale senger Frisklivsentralen Sum Stjørdals andel Side27

28 Meråker kommunes andel Budsjett 2013* Regnskap 2.tert Budsjett 2.tert Avvik 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Frisklivsentralen Sum Meråkers andel Selbu kommunes andel Budsjett 2013* Regnskap 2.tert Budsjett 2.tert Avvik 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Frisklivsentralen Sum Selbus andel Tydal kommunes andel Budsjett 2013* Regnskap 2.tert Budsjett 2.tert Avvik 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Frisklivsentralen Sum Tydals andel Sum Værnesregion DMS Budsjett 2013* Regnskap 2.tert Budsjett 2.tert Avvik 12 Spleisesenger ekskl husleie Husleie, andel 12 spleisesenger Fysio (80) / ergo (30) ; 12 senger Sengepost 4 senger - kom. ekskl husleie Husleie, 4 kommunale senger Spesial pol.kl. og dialyse inkl husleie Frisklivsentralen Sum Værnes DMS Side28

29 3. Forklaring på avvik - Enheten har tilfeller med alvorlig sykdom, og svangerskapspermisjoner. - Ferieavviklingen forløp greit når en hadde avtale om ekstra betaling på helg. Benyttet totalt 18 vakter og noe mer overtid. - Det er ikke lagt inn husleie på lokaler til VR FLS DMS og VR Ø DMS på 2.tertial, da dette ikke har vært behandlet. En korrigering vil skje innen året med tilbakevirkende kraft. - Det er korrigert i forhold til fysio og ergo, da de kun gjelder for 12 spleisesenger, og dette er kommentert i økonomirapporten. - For øvrig så er regnskapet 2.tertial svært positivt for sengepost, og enheten klarer til tross for vakanse, sykefravær, kompetansehevning og ferieavvikling å få til positive regnskapstall for 2.tertial Det kjøres pt. med 10 % vakanse på ernæringsfysiolog. 4. Tiltak for å eliminere avvik - Enheten fortsetter å holde høy fokus på forsvarlig bemanning etter aktivitet. - En håper å kunne få avklart arbeidsevne % etter langtidsfravær, og få mindre vakanse. Det blir søkt om refusjon, og korrigert for alle svangerskapspermisjoner. 5. Årsprognose - Håper å kunne levere et resultat med mindreforbruk, men aktiviteten og behandlingskostnaden er uforutsigbar. 6. Sykefravær - 1,1 % korttidsfravær og 8,5 % langtidsfravær per. (Inkl. intermediær og FLS ). Side29

30 VR Ø-HJELP. Økonomi I.B. (fra bundne fond ) per Regnskap per Regnskap per Prognose (matematisk) Budsjett* forslag 2014 Driftsutgifter: Netto Lønn ** Netto Driftskostnader *** Sum utgifter Driftsinntekter: Statstilskudd (Stjørdal kommune) Overført til investeringer Overf. fra Meråker Overf. fra Selbu Overf. fra Tydal Overf. fra Helse N-Tr (50%) Sum inntekter Sum ansvar: VR - DMS Ø-HJELP Investeringer: Netto investeringsutgifter Overført fra drift Sum ansvar: VR - INVESTERING Ø- HJELP *Fra 1.januar 2016 er kommunene pålagt å ha etablert kommunalt døgntilbud om øyeblikkelig hjelp. Videre finansierering er uviss. Finansieringen i budsjett 2014 er regulert med ca 3,1 %, samme som endringen mellom 2012 og ** Ved prosjektsøknad var det estimert med høyere bemanning enn det er pdd, dette vil endre seg etter hvert som tilbudet blir mer brukt. *** Driftskostnader er inkludert estimert husleie og medikament/forbruksmateriale. All drift er uforutsigbar. Side30

31 Værnesregionen personvernombud 1. Generell informasjon Vertskommunemøter er gjennomført etter oppsatt plan. Kommunekontaktmøtene har ikke vært gjennomført etter plan, men har startet med en fast kontordag for måneden i hver kommune. Den blir evaluert ved årsskiftet. Stort sett de fleste Meldinger om behandling av personopplysninger er på plass, så utfordringen blir når det kommer nye fagsystem som behandler personopplysninger at det da blir sendt melding. Egen side på hjemmesiden til Værnesregionen under fellestjenester, der det bl.a. skal legges ut en offentlig betegnelse på hvilke meldinger om behandlinger om personopplysninger kommunene har, samt annen informasjon. Kvalitetsida: Jobbet med forbedringer, som skulle gjøre siden mer brukervennlig. Vi hadde håpet å få på plass første halvdel av 2013, men det var en del løsninger som tok litt tid, men nå er den snart på plass 2. Økonomi Regnskap er ført under og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). 1. Økonomi Regnskap Budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Overføringer SUM UTGIFTER Salgsinntekter Statstilskudd SUM INNTEKTER NETTO Side31

32 3. Forklaring på avvik Regnskap for 2.tertial 2013 viser noe underforbruk når det gjelder utgifter. Regnskapsførte inntekter er lavere enn budsjettert fordi utgifter for 2.tertial ikke er fakturert. 4. Tiltak for å eliminere avvik Ingen tiltak nødvendig. 5. Årsprognose Det ligger ikke an til overforbruk. 6. Sykefravær 0 % sykefravær. Side32

33 VR Forvaltningskontor 1. Generell informasjon Utskrivningsklare pasienter utenfor DMS. Forvaltningskontoret har siden januar 2013 ført statistikk over alle utskrivningsklare pasienter utenfor DMS, se eget vedlegg. 2. Økonomi Budsjett og regnskap er ført under ansvarsgr. 827 og funksjon/tjeneste 290 Interkommunale samarbeid ( 27). Regnskap Budsjett Avvik 1. Økonomi Lønn Kjøp av tjenester (I) Overføringer Finansutgifter Sum utgifter Salgsinntekter Statstilskudd Overføringer fra Finansinntekter Sum inntekter Totalt FORDELING NETTOUTGIFT 2013 Kommune 1. tertial 2.tertial 3.tertial TOTAL 2013 Tydal Selbu Meråker Stjørdal Sum * Fordeling av nettoutgifter, 15 % fast og 85 % variable kostnader etter innbyggertall. Side33

34 3. Forklaring på avvik Regnskapstallene i 2.tertial viser et mindre forbruk på grunn av utfakturering og innbetaling fra kommunene. Forvaltningskontoret Værnesregionen fikk kr ,- i tilskudd fra Fylkesmannen i Sør- Trøndelag (FMST) og Fylkesmannen Nord-Trøndelag (FMNT) i I 2012 ble det av dette tilskuddet tatt inn kr ,- i regnskapet for å fordele en lavere kostnad til kommunene. Restbeløpet på kr ,- ble satt av til fond for å bruke på nødvendige kostnader. I budsjettarbeidet høsten 2012 ble art 1950, bruk av fond satt til ,-. I årsoppgjøret i februar 2013 var fondet kun kr ,-. Ved regnskapsavslutning i desember vil fondsmidlene komme ut som en mindreinntekt på kr ,- i forhold til budsjettet for Tiltak for å eliminere avvik Med bakgrunn i ovennevnte forhold vil vi i desember komme i balanse i forhold til budsjett for Årsprognose Målet er å unngå et overforbruk på årsregnskapet. 6. Sykefravær Sykefravær 1.tertial 2.tertial 1-8 dager: 1,3 % 0,8 % 1-16 dager: 3,4 % 2,0 % Langtidsfravær: 9,2 % 10,0 % Totalt sykefravær i perioden: 13,9 % 12,8 % Vi har i 2.tertial redusert korttidsfraværet, men har en liten økning på langtidsfravær, som ikke skyldes arbeidsrelatert fravær. I andre tertial har vi redusert det totale sykefraværet med 1,1 %. Side34

35 Vedlegg Oversikt over alle inn og utskrivningsklare pasienter utenfor DMS, for kommunene Meråker, Stjørdal, Selbu og Tydal. Inn - og utskrivningsklare pasienter utenfor DMS. Forvaltningskontoret har siden januar 2013 ført statistikk over alle inn- og utskrivningsklare pasienter utenfor DMS. Tabellene nedenfor viser aldersgjennomsnitt og fordeling av kjønn for alle kommunene fordelt på antall inn og utskrivningsklare pasienter i perioden fra Fordeling kjønn 85 Alder - gjennomsnitt % Kvinner TY STJ 56 % Menn SE ME % 45 % 40 % 35 % 30 % 25 % 20 % Utskrevet til 15 % 10 % 0 % 10 % Heimen Heimen m/homsorgsb. mkorttids Langtids Rehab ReinnleggelsAnnet Heimen Heimen Omsorg sb. Mors Korttids Langtids Rehab Reinnleg Annet Mors 5 % m/hj.tj gelse m/hj.tj. 1. kvartal 0, , , , , , , , , % 1. kvartal 40 % 78 % 25 % 30 % 8 % 1 % 2 % 17 % 9 % 2. kvartal 0, , , , , , , , kvartal Heimen 0, Heimen Omsorgs m/hj.tj0, b. Korttids 0, Langtids 0, Rehab Reinnleg gelse 0, Annet 0, Mors 2. kvartal 19 % 82 % 16 % 25 % 7 % 2 % 0 % 6 % 4 % 0, , , m/hj.tj. 3. kvartal 19 % 77 % 15 % 22 % 10 % 3 % 1 % 1 % 10 % 4. kvartal Totalt 15 % 45 % 11 % 15 % 5 % 1 % 1 % 5 % 4 % 4. kvartal 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % Totalt 0, , , , , , , , , Tabellen viser antall utskrivningsklare pasienter for alle kommunene i prosent. 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % Utskrevet til - pr kvartal Side35

36 SL-Kir 21 % SL-Gyn SL-Ort 3 % 1 % Reinnleggelse 1 % Annet Rehab 4 % 1 % Langtids 5 % Mors 4 % Heimen 15 % Korttids 14 % SL-Med. 75 % Omsorgsb. m/hj.tj. 11 % Heimen m/hj.tj 45 % Innlagt fra Utskrevet til Tabellen viser prosentvis utskrivningsklare pasienter og hvilke tjenester de mottar i kommunene Forvaltningskontoret har i perioden til og med håndtert 545 inn- og utskrivningsklare pasienter for kommunene. Stjørdal kommune Forvaltningskontoret har håndtert og koordinert 365 pasienter (Stjørdal kommune) utenfor DMS med ulike tjeneste tilbud. I perioden fra til og med i dag har Stjørdal kommune betalt kr ,- i medfinansiering til Helse Nord-Trøndelag. Dette er pasienter som av ulike årsaker ikke kunne vært hjemme. I disse periodene har det vært overbelegg på DMS og bosentrene / sykehjemmet. Tydal kommune Forvaltningskontoret har håndtert og koordinert 15 pasienter utenfor DMS med ulike tjenestetilbud. I perioden fra til og med i dag har Tydal kommune betalt kr. 4125,- i medfinansiering til St. Olav. Selbu kommune Forvaltningskontoret har håndtert og koordinert 60 pasienter utenfor DMS med ulike tjenestetilbud. Meråker kommune Forvaltningskontoret har håndtert og koordinert 104 pasienter utenfor DMS med ulike tjenestetilbud. Side36

37 Stjørdal kommune Tabell 1 og 2 viser utskrivningsklare pasienter fra de ulike avdelingene ved Sykehuset Levanger (SL) og St. Olav (StO) i perioden Innlagt fra SL-Med. SL-Kir SL-Ort SL-Gyn SL-Annet StO-Med StO-Kir StO-Kreft StO-NEV StO- Annet 1. kvartal kvartal kvartal kvartal Sum Tabell 1 viser antall utskrivningsklare pasienter SL-Med. SL-Kir SL-Ort SL-Gyn SL-Annet StO-Med StO-Kir StO-Kreft StO-NEV StO- Annet 1. kvartal 70,07 % 21,90 % 0,73 % 1,46 % 2,19 % 0,00 % 0,00 % 1,46 % 0,00 % 2,19 % 2. kvartal 53,54 % 28,28 % 0,00 % 1,01 % 10,10 % 3,03 % 1,01 % 2,02 % 0,00 % 1,01 % 3. kvartal 68,29 % 18,29 % 0,00 % 1,22 % 7,32 % 3,66 % 0,00 % 0,00 % 1,22 % 0,00 % 4. kvartal 85,71 % 14,29 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Sum 64,92 % 22,77 % 0,31 % 1,23 % 5,85 % 1,85 % 0,31 % 1,23 % 0,31 % 1,23 % Tabell 2 viser antall utskrivningsklare pasienter i prosent. Utskrevet til Heimen Heimen m/hj.t Omsorgsb. m/ Korttids Langtids Rehab Reinn-leggelseAnnet Mors 1. kvartal kvartal kvartal kvartal Sum Tabell 3 viser antall utskrivningsklare pasienter og hvilke tjenester de mottar i kommunen Prosent Heimen Heimen m/hj.tjomsorgsb. m/hkorttids Langtids Rehab Reinn-leggelseAnnet Mors 1. kvartal 16,67 % 38,67 % 16,00 % 10,00 % 2,00 % 0,00 % 0,00 % 10,67 % 6,00 % 2. kvartal 14,71 % 49,02 % 15,69 % 10,78 % 1,96 % 0,00 % 0,00 % 3,92 % 3,92 % 3. kvartal 17,00 % 47,00 % 15,00 % 6,00 % 3,00 % 1,00 % 0,00 % 1,00 % 10,00 % 4. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Sum 16,19 % 44,03 % 15,63 % 9,09 % 2,27 % 0,28 % 0,00 % 5,97 % 6,53 % Tabell 4 viser antall utskrivningsklare pasienter og hvilke tjenester de mottar i kommunen SL-Ort 1 % StO-Med SL-Gyn 2 % 1 % SL-Annet 6 % StO-Kreft 1 % StO-Kir 0 % Reinnleggelse Rehab 0 % 0 % StO- NEV 0 % StO- Annet 1 % Langtids 2 % Annet 6 % Mors 7 % Heimen 16 % SL-Kir 23 % SL-Med. 65 % Korttids 9 % Omsorgsb. m/hj.tj. 16 % Heimen m/hj.tj 44 % Innlagt fra Utskrevet til Side37

38 Tydal kommune Tabell 1 og 2 viser utskrivningsklare pasienter fra de ulike avdelingene ved St. Olav (StO) i perioden Innlagt fra SL-Med. SL-Kir SL-Ort SL-Gyn SL-Annet StO-Med StO-Kir StO-Kreft StO-NEV StO- Annet 1. kvartal kvartal kvartal kvartal Sum Tabell 1 viser antall utskrivningsklare pasienter Prosent SL-Med. SL-Kir SL-Ort SL-Gyn SL-Annet StO-Med StO-Kir StO-Kreft StO-NEV StO- Annet 1. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 30,00 % 50,00 % 0,00 % 10,00 % 10,00 % 2. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 100,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 3. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 25,00 % 0,00 % 25,00 % 0,00 % 50,00 % 4. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Sum 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 33,33 % 33,33 % 6,67 % 6,67 % 20,00 % Tabell 2 viser antall utskrivningsklare pasienter i prosent. Utskrevet til Heimen Heimen m/hj.tjomsorgsb. m/ Korttids Langtids Rehab Reinn-leggelseAnnet Mors 1. kvartal kvartal kvartal kvartal Sum Tabell 3 viser antall utskrivningsklare pasienter og hvilke tjenester de mottar i kommunen Prosent Heimen Heimen m/hj.tjomsorgsb. m/ Korttids Langtids Rehab Reinn-leggelseAnnet Mors 1. kvartal 0,00 % 20,00 % 0,00 % 50,00 % 30,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 2. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 100,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 3. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 100,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 4. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Sum 0,00 % 13,33 % 0,00 % 66,67 % 20,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Tabell 4 viser antall utskrivningsklare pasienter og hvilke tjenester de mottar i kommunen SL- Kir 0 % SL-Med. 0 % Innlagt fra SL- Ort 0 % SL-Gyn 0 % SL-Annet 0 % Reinnleggelse 0 % Rehab 0 % Annet 0 % Utskrevet til Mors 0 % Heimen 0 % StO- Annet 20 % StO-Med 33 % Langtids 20 % Heimen m/hj.tj 13 % Omsorgsb. m/hj.tj. 0 % StO-NEV 7 % StO-Kreft 7 % StO-Kir 33 % Korttids 67 % Side38

39 Selbu kommune Tabell 1 og 2 viser utskrivningsklare pasienter fra de ulike avdelingene ved St. Olav (StO) i perioden Innlagt fra SL-Med. SL-Kir SL-Ort SL-Gyn SL-Annet StO-Med StO-Kir StO-Kreft StO-NEV StO- Annet 1. kvartal kvartal kvartal kvartal Sum Tabell 1 viser antall utskrivningsklare pasienter Prosent SL-Med. SL-Kir SL-Ort SL-Gyn SL-Annet StO-Med StO-Kir StO-Kreft StO-NEV StO- Annet 1. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 50,00 % 18,75 % 6,25 % 6,25 % 18,75 % 2. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 31,82 % 18,18 % 13,64 % 9,09 % 27,27 % 3. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 64,29 % 0,00 % 14,29 % 0,00 % 21,43 % 4. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Sum 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 46,15 % 13,46 % 11,54 % 5,77 % 23,08 % Tabell 2 viser antall utskrivningsklare pasienter i prosent Utskrevet til Heimen Heimen m/hj.tjomsorgsb. m/ Korttids Langtids Rehab Reinn-leggelseAnnet Mors 1. kvartal kvartal kvartal kvartal Sum Tabell 3 viser antall utskrivningsklare pasienter og hvilke tjenester de mottar i kommunen Prosent Heimen Heimen m/hj.tjomsorgsb. m/ Korttids Langtids Rehab Reinn-leggelseAnnet Mors 1. kvartal 57,14 % 0,00 % 4,76 % 23,81 % 0,00 % 4,76 % 9,52 % 0,00 % 0,00 % 2. kvartal 18,75 % 56,25 % 0,00 % 18,75 % 0,00 % 6,25 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 3. kvartal 4,55 % 59,09 % 0,00 % 27,27 % 0,00 % 4,55 % 4,55 % 0,00 % 0,00 % 4. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Sum 27,12 % 37,29 % 1,69 % 23,73 % 0,00 % 5,08 % 5,08 % 0,00 % 0,00 % Tabell 4 viser antall utskrivningsklare pasienter og hvilke tjenester de mottar i kommunen SL-Med. 0 % SL-Kir SL-Ort 0 % 0 % SL-Gyn 0 % SL-Annet 0 % Rehab 5 % Langtids 0 % Annet Reinnleggelse 0 % Mors 0 % 5 % StO- Annet 23 % Heimen 27 % StO-NEV 6 % StO-Kreft 12 % StO-Med 46 % Korttids 24 % Innlagt fra StO-Kir 13 % Omsorgsb. m/hj.tj. 2 % Utskrevet til Heimen m/hj.tj 37 % Side39

40 Meråker kommune Tabell 1 og 2 viser utskrivningsklare pasienter fra de ulike avdelingene ved Sykehuset Levanger (SL) og St. Olav (StO) i perioden Innlagt fra SL-Med. SL-Kir SL-Ort SL-Gyn SL-Annet StO-Med StO-Kir StO-Kreft StO-NEV StO- Annet 1. kvartal kvartal kvartal kvartal Sum Tabell 1 viser antall utskrivningsklare pasienter Prosent SL-Med. SL-Kir SL-Ort SL-Gyn SL-Annet StO-Med StO-Kir StO-Kreft StO-NEV StO- Annet 1. kvartal 70,00 % 6,67 % 6,67 % 6,67 % 3,33 % 3,33 % 0,00 % 3,33 % 0,00 % 0,00 % 2. kvartal 39,53 % 25,58 % 2,33 % 11,63 % 11,63 % 0,00 % 0,00 % 6,98 % 0,00 % 2,33 % 3. kvartal 53,33 % 20,00 % 0,00 % 13,33 % 3,33 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 3,33 % 6,67 % 4. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Sum 52,43 % 18,45 % 2,91 % 10,68 % 6,80 % 0,97 % 0,00 % 3,88 % 0,97 % 2,91 % Tabell 2 viser antall utskrivningsklare pasienter i prosent Utskrevet til Heimen Heimen m/hj.tjomsorgsb. m/ Korttids Langtids Rehab Reinn-leggelseAnnet Mors 1. kvartal kvartal kvartal kvartal Sum Tabell 3 viser antall utskrivningsklare pasienter og hvilke tjenester de mottar i kommunen Prosent Heimen Heimen m/hj.tjomsorgsb. m/ Korttids Langtids Rehab Reinn-leggelseAnnet Mors 1. kvartal 10,34 % 62,07 % 0,00 % 17,24 % 6,90 % 0,00 % 0,00 % 3,45 % 0,00 % 2. kvartal 2,38 % 54,76 % 0,00 % 23,81 % 11,90 % 2,38 % 0,00 % 4,76 % 0,00 % 3. kvartal 3,13 % 53,13 % 0,00 % 18,75 % 21,88 % 3,13 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 4. kvartal 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % 0,00 % Sum 4,85 % 56,31 % 0,00 % 20,39 % 13,59 % 1,94 % 0,00 % 2,91 % 0,00 % Tabell 4 viser antall utskrivningsklare pasienter og hvilke tjenester de mottar i kommunen StO-Kreft 4 % StO-Med 1 % StO-NEV StO- Annet 1 % 3 % StO-Kir 0 % SL- Annet 7 % Rehab 2 % Langtids 14 % Annet 3 % Reinn-leggelse 0 % Mors 0 % Heimen 5 % SL-Gyn 11 % SL-Ort 3 % SL-Med. 52 % Korttids 20 % Heimen m/hj.tj 56 % SL-Kir 18 % Innlagt fra Utskrevet til Omsorgsb. m/hj.tj. 0 % Side40

41 Værnesregionen PP-tjeneste Tertialrapporten gir en oversikt over aktivitet i PPT i Værnesregionen, og en status på økonomi og bemanning. Virksomhetsområde PPT i Værnesregionen er en fellestjeneste for kommunene Frosta, Meråker, Stjørdal og Tydal. Tjenesten er organisert med tilstedeværelse på alle grunnskoler i alle kommuner. I tillegg deltar PPT i VR også i individrettet og systemrettet arbeid knyttet til alle barnehager i kommunene. PPT i Værnesregionen er en gjennomgående PP-tjeneste, noe som innebærer at vi selger tjenester til Nord-Trøndelag fylkeskommune. Sentrale aktiviteter 2.tertial 2013: 2. tertial utgjør den første perioden hvor PPT har vært i drift som en tjeneste for Værnesregionen. En del tid er gått med til å få på plass maler, rutiner, intern organisering og struktur. I tillegg har den første perioden gått med til å få på plass avtaler med de ulike kommunene og nye ansatte. Vi jobber fortsatt med å definere et enhetlig tilbud på tvers av aldersgrupper, i alle fire kommuner. Vår viktigste prioritet denne perioden har vært å jobbe med å få ned ventelistene. De er per i dag der de var forventet å være ved oppstart av PPT i VR, og vi jobber kontinuerlig med å komme så langt at vi kan starte arbeidet i en sak umiddelbart etter at henvisning er mottatt. Sentrale føringer ønsker at mengden spesialundervisning skal reduseres. Et tiltak for å jobbe med dette har vært å øke PPTs tilstedeværelse på skolene. Med dette tenker vi at PPT i følge forventninger i Meld. St. 18 har større mulighet til å være tett på, jobbe forebyggende og med tidlig innsats, bidra til helhet og sammenheng. Endringer i Opplæringsloven f.o.m. august 2013 innebærer endringer i skolens rutiner i samarbeid med PPT. Halvårsrapporter 2 ganger i året reduseres til en årlig rapport, og skolene er nå pålagt å dokumentere tiltak som er prøvd ut i forkant av at det bes om sakkyndig vurdering fra PPT. En forventning etter å ha iverksatt større grad av tilstedeværelse på skolene, var at antallet henvisninger til PPT ville reduseres. Dette har vi foreløpig ikke sett. Statistikken vi ser på er kun basert på tall fra Stjørdal, men i og med at denne kommunen utgjør den største andelen av elevgrunnlaget, vil det være rimelig å anta at trendene her også gjenspeiles i de andre tre kommunene. Det har vært en jevn økning av antall henvisninger de siste årene. PPT samarbeider med helsestasjonene og barneverntjenesten i Værnesregionen om prosjektet tidlig innsats. Fokus er å bli bedre kjent med hverandre og hverandres tjenester, og målet er å kunne jobbe enda bedre, på tvers av enheter, for å gi god og tidlig hjelp til de som har behov for det. Vi skal ha en felles fagdag høsten 2012, og deretter en eller to fagdager årlig. PPT er også med i et prosjekt initiert av Helsedirektoratet og Utdanningsdirektoratet, hvor PPT har direkte henvisningsrett til Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling og Habiliteringstjenesten for barn og unge. Et mål for dette prosjektet er også å gi riktig hjelp til rett tid, og å komme tidlig inn i bildet for å hjelpe barn, unge og deres familier som har behov for hjelp fra både 1.- og 2. linjetjenesten. Side41

42 Personal Tjenesten hadde i perioden et samlet sykefravær på 13,6 %. Korttidsfraværet er på 1,2 %, men langtidsfraværet viser 12,4 %. Langtidsfravær skyldes i hovedsak en langtidssykemelding knyttet til akutt operasjon og opptrening i etterkant, en sykemelding knyttet til en kneoperasjon og opptrening i etterkant, samt noe svangerskapsrelatert sykdom. Det forventes at langtidsfraværet bedres i løpet av 3. og 4. tertial 2013, og i enda større grad i løpet av våren Økonomi (alle tall i hele tusen) Fordelingsnøkkel- Værnesregion (fra ): Stjørdal 84 % Meråker 6 % Frosta 6 % Tydal 4 % Stjørdal kommune Regnskap Budsjett Avvik Prognose* Budsjett Funksjon Funksjon Sum Stjørdals andel Meråker kommunes Regnskap Budsjett Prognose* Budsjett Funksjon Funksjon Sum Meråkers andel Frosta kommune Regnskap Budsjett Prognose* Budsjett Funksjon Funksjon Sum Frostas andel Tydal kommune Regnskap Budsjett Prognose* Budsjett Funksjon Funksjon Sum Tydals andel Side42

43 Sum Værnesregion PPT Regnskap Budsjett Avvik Prognose* Budsjett Funksjon Funksjon Sum Værnes PPT * Prognose per er matematisk (regnskap ganget med 9/5-deler), men korrigert for feilføringer ved overgang VR PPT. NB! Budsjettene for VR PPT er periodisert etter periodiseringsnøkler for perioden april til desember, hensyntatt feriepengeutbetaling i juni. Dvs. at kommunenes egne periodiserte budsjett (som sannsynligvis er tertial-periodisert) ikke vil samstemme med budsjettene under. Kommentarer økonomi: Regnskapet for perioden viser noen feilkilder som er oppdaget ved gjennomgang ved avregningstidspunkt. Dette har hovedsakelig med lønnstransaksjoner å gjøre og vi bli rettet opp til neste avregning. Resultatvurdering PPT har i løpet av det siste året jobbet svært hardt for å komme i mål med ventelister. Vi streber etter å levere faglig gode tjenester i samarbeid med alle våre samarbeidspartnere. Samtidig som vi i større grad enn tidligere er tilstede for skoler og barnehager, må vi hele tiden prioritere våre lovpålagte oppgaver. Vi har fokus på å bli en enda mer enhetlig og samkjørt tjeneste for våre brukere, uavhengig av hvilken barnehage eller skolekrets de tilhører. Vi skal jobbe med å bli enda mer tydelig og tilgjengelig for våre samarbeidspartnere, samtidig som vi forsetter med å ha fokus på våre viktigste lovpålagte oppgaver. Side43

44 Værnesregionen Sekretariatet 1. Generell informasjon Sekretariatet har i perioden forberedt møter og fulgt opp vedtak i AU og RR. Oppfølging av igangsatte utviklingsprosjekter og noe informasjonsarbeid har også vært prioriterte arbeidsoppgaver. Sekretariatet har vært bemannet med 2 personer i perioden, men på grunn av nytilsetting av sekretariatsleder, rådgiver og vikar for rådgiver, har sekretariatet ikke vært fullt ut operativt i hele perioden. 2. Økonomi 1. Økonomi Regnskap Periodisert budsjett Avvik Lønn Kjøp av tjenester (I) Kjøp av tjenester (E) Overføringer Finansutgifter SUM UTGIFTER Salgsinntekter Statstilskudd Sykepengerefusjon Svangerskapsrefusjon Andre refusjoner Overføringer Finansinntekter SUM INNTEKTER NETTO Side44

45 3. Forklaring på avvik Lønn; Det er budsjettert med to stillinger for 2013, men rådgiverstilling har vært vakant i deler av perioden. Dette har medført et mindreforbruk. Sekretariatsleder er tilsatt i perioden og overlapping har medført merforbruk i forhold til lønnsutgifter i denne stillingen Kjøp av tjenester: I forbindelse med nytilsetting har det vært noe ekstraordinært behov for investering i IT og kontorutstyr. Mindreforbruk på konsulenttjenester (frikjøp ikke godgjorte medlemmer av råd og utvalg) og lavere aktivitet på markedsføringstiltak som ikke er igangsatt ennå Salgsinntekter; andel nettoutg. Stjørdal kommune er ikke ført for 2. tertial Andre refusjoner; andel nettoutg. Kommunene Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Frosta er ikke ført for 2. tertial Overføringer; Prosjektskjønnsmidler ikke innkommet. 4. Tiltak for å eliminere avvik Fordeling og utfakturering av netto driftsutgifter gjennomføres. Prosjektskjønnsmidler føres/fordeles på prosjekter så snart en har mottatt overføringer fra fylkesmenn. 5. Årsprognose Samlet sett er det lite avvik mellom budsjett og regnskap. En ser ikke behovet for større budsjettjusteringer. Fordeling av nettoutgifter for 2. tertial skjer á konto og endelig fordeling settes opp ved årets slutt. Det er lagt opp til videre oppfølging av utviklingsprosjekter samt oppfølging av prioriterte tiltak i strategisk næringsplan og arbeidet med regional utvikling. 6. Sykefravær Det har ikke vært nevneverdig sykefravær i perioden. Rådgiver er i svangerskapspermisjon og refusjoner for dette føres fortløpende. Side45

46 Selbu kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Kolbjørn Ballo Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 96/ Kommunestyret 62/ Rapport 2. tertial Selbu kommune Vedlegg: Rapport 2. tertial Selbu kommune Rådmannens innstilling Kommunestyret tar rapporten for 2. tertial 2013 til etterretning. Behandling i Formannskapet Forslag fra formannskapet v/inga Balstad Kommunestyret tar rapporten for 2. tertial 2013 til orientering med følgende merknad: 1. Kommunestyret er bekymret over at sykefraværet fortsatt er høyt. Dette må følges nøye. 2. Kommunestyret har merket seg at det er overforbruk i forhold til budsjettet per 31.08, og ber rådmannen sette inn de tiltak som er mulig for å komme i balanse Votering: Rådmannens innstilling settes opp mot formannskapets første del. Formannskapets forslag vedtas. Enst. Pkt. 1 og 2 i formannskapets forslag vedtas. Enst. Innstilling i Formannskapet Kommunestyret tar rapporten for 2. tertial 2013 til orientering med følgende merknad: 1. Kommunestyret er bekymret over at sykefraværet fortsatt er høyt. Dette må følges nøye. 2. Kommunestyret har merket seg at det er overforbruk i forhold til budsjettet per 31.08, og ber rådmannen sette inn de tiltak som er mulig for å komme i balanse Side46

47 Side47

48 Saksopplysninger Rådmannen skal avlegge skriftlige rapporter til kommunestyret. Dette skjer i form av to tertialrapporter og en samlet rapportering ved årets slutt. Tertialrapporten skal omfatte en status for kommunens drift, investeringer og andre tiltak, en økonomisk vurdering for perioden og utsiktene for resten av året. Rådmannens rapporter behandles i formannskapet og kommunestyret. Hovedutvalgene behandler tertialrapport for egen sektor. Disse rapporter skal behandles før Formannskapets behandling. Rapportene fra sektorene inngår i rådmannens rapport. Vurdering I foreliggende rapport er det lagt opp til rapportering på tre-sifret ansvarsnivå. Siktemålet er å tydeliggjøre enhetsledernes budsjettansvar. I hver ansvarsrapport er også ansvarlig enhetsleder angitt. Hovedutvalgene har behandlet rapport for sine sektorer. Vedtakene følger nedenfor. Vedtak i Hovedutvalg for bygdautvikling og drift Hovedutvalget for Bygdautvikling tar rapporten for 2. tertial 2013 for sektor Bygdautvikling til orientering. Vedtak i Hovedutvalg for oppvekst Hovedutvalg oppvekst tar tertialrapport for sektor oppvekst til orientering m/følgende merknader: 1. Hovedutvalg oppvekst er tilfreds med at regnskapet for sektor oppvekst for 2013 ser ut til å gå i balanse, da tilbakebetaling på 1 mill. pga. feilfakturering forventes refundert. 2. Hovedutvalg oppvekst er bekymret over utviklingen i sykefraværet, og ønsker en nærmere orientering om dette i neste møte. Vedtak i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg tar rapport 2.tertial 2013 til orientering. Side48

49 Selbu kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Side49

50 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Innholdsfortegnelse 1 Samlet oversikt Drift Investeringer Personal Sentral økonomiforvaltning Skatt på inntekt for formue Eiendomsskatt Rammetilskudd Utbytte fra aksjeselskaper Tilleggsbevilgninger Momskompensasjon fra investeringsregnskapet Sentraladministrasjonen Regnskap pr Rådmannens vurdering Ansvarsområdene Oversikt over ansvarsområdene Enhetsledernes vurdering Oppfølging av politiske vedtak Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Sektor Oppvekst Regnskap pr Sektorsjefens vurdering Ansvarsområdene Oversikt over ansvarsområdene Enhetsledernes vurdering Oppfølging av politiske vedtak Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Side 2 Side50

51 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Sektor Helse og sosial Regnskap pr Sektorsjefens vurdering Ansvarsområdene Oversikt over ansvarsområdene Enhetsledernes vurdering Oppfølging av politiske vedtak Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Sektor Bygdeutvikling Regnskap pr Sektorsjefens vurdering Ansvarsområdene Oversikt over ansvarsområdene Enhetsledernes vurdering Oppfølging av politiske vedtak Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Investeringsregnskapet Regnskapsrapport investeringer pr Side 3 Side51

52 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Samlet oversikt I henhold til oppsatt plan skal tertialrapporten for 2. tertial 2013 behandles i formannskapet 8. oktober og i kommunestyret 21.oktober. Regnskapet for 2. tertial er avsluttet 10. september. Dette betyr at det kan være fakturaer som gjelder 2. tertial som ennå ikke er bokført. 1.1 Drift Driftsregnskapet for 2. tertial viser totalt et merforbruk på kr i forhold til periodisert budsjett for Sentraladministrasjonen og sektorene. Kun sektor Bygdeutvikling har mindreforbruk. tall i 1000-kr Negative tall betyr merforbruk DRIFTSOVERSIKT PR Regnskap Budsjett Avvik 2013 Sentraladministrasjonen Oppvekst Helse og sosial Bygdeutvikling Alle sektorer Detaljerte forklaringer ligger i rapporten for hvert ansvarsområde. 1.2 Investeringer Pr er det totalt utgiftsført kr på ulike objekter i investeringsregnskapet. Avdrag og utlån av startlån er utgiftsført med til sammen kr Status for hvert enkelt objekt finnes i kapittel 6 i rapporten. 1.3 Personal Sykefravær Selbu kommune 2. tertial 2013 Sammenlignet sykefraværsprosent 1. og 2. tertial 2011, 2012 og 2013 Sektor/seksjon 1/2011 2/2011 1/2012 2/2012 1/2013 2/2013 Sentraladministrasjonen 2,4 3,9 3,5 1,5 3,3 0,2 Oppvekst 9,3 5,8 9,2 6,5 10,2 11,7 Helse og sosial 13,5 9,7 11,1 6,8 15,0 10,7 Bygdautvikling 7,3 9,1 9,1 8,6 8,7 7,1 Total % 10,4 7,8 9,7 6,7 11,5 10,0 I sykefraværet inngår egenmelding og legemeldt sykefravær. Rapporten for 2.tertial 2013 viser at sykefraværet totalt sett har gått opp sammenlignet med 2.tertial 2011 og Sentraladministrasjonen og sektor Bygdautvikling har hatt nedgang i sykefraværet sammenlignet med 2011 og 2012, mens for sektor Helse og sosial og Oppvekst har det vært en negativ utvikling. Mer detaljerte rapporter legges fram for arbeidsmiljøutvalget. Side 4 Side52

53 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Sentral økonomiforvaltning Skatt på inntekt for formue For 2013 er det budsjettert med skatt på inntekt og formue på kr 75,63 mill. Pr er skatteinngangen på kr 50,30 mill. Dette er kr over periodisert budsjett Eiendomsskatt Det er budsjettert med kr 9,5 mill i eiendomsskatt for Regnskapet viser en inntekt på 10,41 mill Rammetilskudd Det er budsjettert med rammetilskudd på kr 121,0 mill (inkl. skjønnsmidler) og inntektsutjevnende tilskudd på kr 19,9 mill i Pr ser tallene ut som følger: tall i mill-kr Pr B-2013 Rammetilskudd/Skjønnstilskudd 97,4 121,0 Inntektsutjevnende tilskudd 9,6 19,9 Sum 49,5 140, Utbytte fra aksjeselskaper Det er budsjettert med kr 12,7 mill i utbytte fra aksjeselskaper i Det er pr mottatt utbytte på kr 13,0 mill. Side 5 Side53

54 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Tilleggsbevilgninger Under tjenesten Tilleggsbevilgninger er det avsatt kr 4,5 mill til lønnsøkninger og kr til generelle tilleggsbevilgninger. Pr er helårsvirkningen av lokalt oppgjør fra 2012 på kr 2,4 mill samt virkningen av sentralt oppgjør på kr 1,083 mill belastet avsetningen til lønnsøkninger Momskompensasjon fra investeringsregnskapet Det er budsjettert med kr i momskompensasjon fra investeringsregnskapet for Pr er det bokført kr i kompensasjon fra investeringsregnskapet. Minimum 80 % av kompensasjonen for 2013 skal overføres til investeringsregnskapet. Side 6 Side54

55 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Sentraladministrasjonen 2.1 Regnskap pr Kolonne 1 =regnskap pr Kolonne 2= periodebudsjett jan aug inkl. budsjettendringer Kolonne 3=årsbudsjett 2013 inkl. budsjettendringer Kolonne 4=opprinnelig budsjett 2013 Alle tall er i hele 1000 kr Budsjettansvarlig: Karsten Reitan 1 2 Regnskap Budsjett Avvik Just. Budsj. Oppr.budsj Utgifter Inntekter T O T A L T Ansvar: 10 RÅDMANN Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 10 RÅDMANN Ansvar: 11 POLITISKE ORGAN Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 11 POLITISKE ORGAN Ansvar: 12 ØKONOMIAVDELING Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 12 ØKONOMIAVDELING Ansvar: 13 ADMINISTRASJON, IT OG SERVICEAVDELING Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 13 ADMINISTRASJON, IT OG SERVICEAVDELING Ansvar: 17 SEKSJON LØNN OG PERSONAL Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 17 SEKSJON LØNN OG PERSONAL Ansvar: 18 FRIVILLIGHETSSENTRALEN Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 18 FRIVILLIGHETSSENTRALEN T O T A L T Side 7 Side55

56 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Rådmannens vurdering Budsjettet som helhet har et merforbruk på kr Merforbruket skyldes i hovedsak feilperiodiseringer. 2.3 Ansvarsområdene Oversikt over ansvarsområdene 100 RÅDMANN Regnskap pr Justert budsjett pr Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat POLITISKE ORGAN OG TILTAK Utgifter Inntekter Resultat SEKSJON ØKONOMI 130 SERVICETORGET Utgifter Inntekter Resultat Utgifter Inntekter Resultat SEKSJON LØNN OG PERSONAL Utgifter Inntekter Resultat TILLITSVALGTE/VERNEOMBUD Utgifter Inntekter Resultat FRIVILLIGSENTRALEN T O T A L T Utgifter Inntekter Resultat Utgifter Inntekter Resultat Side 8 Side56

57 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Enhetsledernes vurdering Nedenfor følger enhetsledernes budsjettkommentarer på sine ansvarsområder: 100 RÅDMANN Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Karsten Reitan Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Avviket skyldes i hovedsak feil periodisering av budsjett, manglende refusjon samt manglede overføring fra næringsfond til finansiering av Granbyprosjektet Budsjettet er ellers tilnærmet i balanse Tiltak Overføring av midler fra næringsfond gjøres i siste tertial 110 POLITISKE ORGAN OG TILTAK Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Inga Balstad Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Mindre forbruket skyldes lite ført tapt arbeidsfortjeneste samt lavere kostnad på møtegodgjørelse. Tiltak 120 SEKSJON ØKONOMI Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Kolbjørn Ballo Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Avviket skyldes feil periodisering av budsjett for Kjøp Værnesregion, samt innkjøp av div.itlisenesr som ikke sto i budsjett Budsjett er ellers i balanse Tiltak Side 9 Side57

58 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial SERVICETORGET Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Gerd Fuglem Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering: Overforbruk på kontingent til Ika Trøndelag. Vi har flere hyllemeter enn først antatt. Ellers budsjett i balanse. Tiltak 170 SEKSJON LØNN OG PERSONAL Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Anita Røset Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Har hatt vikar som har jobbet 90 % stilling i første og andre tertial Dette har ført til mindre forbruk av lønnsbudsjettet. Tiltak 171 TILLITSVALGTE/VERNEOMBUD Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Anita Røset Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Deler av frikjøp for verv som ikke er tillitsvalgtverv i Selbu kommune ble ved en feil belastet ansvar 171. Det samme gjelder refusjon for dette frikjøpet. Tiltak Er rettet opp nå, med virkning fra Side 10 Side58

59 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Karin Galaaen Avvik Justert budsjett FRIVILLIGSENTRALEN Utgifter Inntekter Resultat Vurdering: Noe over på enkelte poster (kontormateriell, matvarer og kurs) Andre litt under. Samla, godt i rute. «Ut for en 50 lapp» er brukt langt mindre enn budsj. Det er gått ut info til forskjellige lag om at ordningen kan brukes på flere arrangement. Tiltak 2.4 Oppfølging av politiske vedtak Vedtak KS 50/11 Selbu kommune - rapport 2. tertial 2011 Kommunestyret ber om at rådmannen legger fram en oversikt over forholdet mellom budsjett og regnskap for sentraladministrasjonen, sektor oppvekst, sektor helse og sosial og sektor bygdautvikling for hvert år de siste 8 år. KS 70/12 Kommunestyret ber om at det i utviklingsprosjektet «Bedre styring 2012» blir satt fokus på tjenesteledernes og enhetsledernes budsjettansvar. Det må i denne sammenheng vurderes om det skal innføres et system der mer/mindreforbruk overføres til kommende budsjettår. KS 71/12, punkt 1 gjelder politiske vedtak: Gode rutiner for tilbakemelding er nødvendig for å kunne ha god politisk styring. Kommunestyret forutsetter at rutinene gjennomgås slik at vi får fullstendige tilbakemeldinger. 122/12 Budsjett og økonomiplan Sentraladministrasjonen: 1. Kommunestyret støtter fortsatt arbeidet med økonomiprosjektet i I tillegg til konkrete områder som rådmannen har pekt på i saksfremlegget basert på KOSTRA-tall, må alle tjenesteområdene i organisasjonen analyseres både når det gjelder oppgavefordeling, organisering og bemanning med henblikk på å oppnå bedre effekt og lavere kostnader. Det må avsettes nødvendige ressurser til dette arbeidet. Kommunestyret slutter seg til styrking av økonomiavdelingen med 1 stilling slik det er beskrevet i budsjettdokumentets Status Ikke gjennomført. Viktig informasjon om sektorenes rammer vil for øvrig framkomme som en konsekvens av KOSTRA-analysene i Problemstillingen er under vurdering Det arbeides med å få til et bedre rapporteringssystem Ny Controller er tilsatt fra 1. juni Side 11 Side59

60 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 del II tiltak 1 for sentraladministrasjonen. Tiltak som betinger investeringer eller strukturelle endringer må godkjennes av kommunestyret. Hovedutvalgene må følge opp innenfor sine sektorer. Oppvekst: 1. Jfr. budsjettdokumentets del II tiltak 4, Ny tilbudsstruktur i barnehager og tiltak nr 5, Nye opptaksregler i barnehager. Konsekvensen av disse tiltakene bes innarbeidet i budsjett og økonomiplan etter vedtak i egne saker. 2. Jfr. Budsjettdokumentets del II tiltak 6, omfang, organisering og innhold i spesialundervisning for barnehager Dette utredes i 2013 med sikte på kostnadsreduksjoner. Utredningsarbeidet startes opp i januar 2013 og reises som egen sak før neste økonomiplanrullering. Kr til frikjøp/ekstern bistand i forbindelse med utredningen innarbeides i budsjett Jfr. Budsjettdokumentets del II tiltak 8, omfang, organisering og innhold i spesialundervisning for grunnskolen. Dette utredes i 2013 med sikte på kostnadsreduksjoner. Utredningsarbeidet startes opp i januar 2013 og reises som egen sak før neste økonomiplanrullering. Kr til frikjøp/ekstern bistand i forbindelse med utredningen innarbeides i budsjett Kommunestyret går inn for å fjerne tilbudet om åpen svømmehall på Selbu ungdomsskole. Innsparingen av dette tiltaket for 2013 reduserer bruken av disposisjonsfondet. Helse og sosial 1. Jfr. Budsjettdokumentets del II tiltak 9, tjenestetilbudet for Pleie- og omsorgstjenesten Dette utredes i 2013 med sikte på kostnadsreduksjoner. Utredningsarbeidet startes opp i januar 2013 og reises som egen sak før neste økonomiplanrullering. Kr til frikjøp/ekstern bistand i forbindelse med utredningen innarbeides i budsjett Arbeidet med innføring av multidose må videreføres. 3. Jfr. Budsjettdokumentets del II, tiltak nr. 10, økning av brukerbetaling for trygghetsalarmer. Det er ønskelig at utgifter til trygghetsalarmer kan inngå i gradert tiltak for praktisk bistand. Rådmannen bes undersøke muligheten for dette. Bygdautvikling: 1. Jfr. Budsjettdokumentets del II tiltak 11, fysisk planlegging, gebyrøkning (jf Økonomiplanens del II) vedtas. De økonomiske Ny sak er fremmet og behandlet Under utredning Under utredning Ingen påvist innsparing Under utredning Kostnaden ansees ikke som praktisk bistand Side 12 Side60

61 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 konsekvensene innarbeides i budsjett og økonomiplan. 2. Jfr. Budsjettdokumentets del II tiltak 13, vegvedlikehold, vedtas. De økonomiske konsekvensene innarbeides i budsjett og økonomiplan. 3. Jfr. Budsjettdokumentets del II tiltak 14, gatelys, vedtas. De økonomiske konsekvensene innarbeides i budsjett og økonomiplan. 4. Jfr. Budsjettdokumentets del II tiltak 16, BU organisasjonsendringer, vedtas. De økonomiske konsekvensene innarbeides i budsjett og økonomiplan. 5. Jfr. Budsjettdokumentets del II tiltak 12, næringsutvikling, reduksjon/endring utredes i 2013 og reises som egen sak før neste økonomiplanrullering. Også området Kultur tas med i utredningen. Det bevilges kr til frikjøp/ekstern bistand i forbindelse med utredningsarbeidet. Bevilgningen finansieres gjennom tilsvarende redusert støtte til SNF. 6. Kommunestyret støtter arbeidet med en gjennomgang av organisasjonsplanen for sektor BU, slik rådmannen har skissert. Kommunestyret forventer at både arbeidsoppgaver og bemanning blir vurdert, herunder samarbeidsavtalene med Blilyst og Selbu næringsforum. 7. Ved ledighet i stillinger ved sektoren, vurderes vakanser nøye. Kommunestyret forutsetter en innsparing tilsvarende 0,5 årsverk i Som en følge av et omfattende nedsalg av kommunale boliger, bes det om at stillingsressurs ved det kommunale boligkontoret reduseres, eventuelt at denne stillingen samordnes inn i en annen stilling. Innsparing i 2013 settes til kr ,-. 9. Selbu kommune legger til rette for lade/hurtigladestasjoner i nært samarbeid med eksisterende bedrifter. Anlegget finansieres gjennom tilskudd og i samarbeid med SEV. Investeringer: 1. Kommunestyret støtter refinansiering av lån jfr. Tiltak 3 i budsjettdokumentets del II. 2. Kommunestyret viser til punkt 3 i vedtaket i FS 85/12 Bygging av høydebasseng i Mebond innarbeides i budsjett 2013 slik at planlagt boligområde kan bygges ut Både i forhold til nevnte boligbygging og vanntilførsel til allerede eksisterende boliger og gårdsbruk, støtter kommunestyret at denne Innarbeidet i budsjett Innarbeidet i budsjett Innarbeidet i budsjett Prosjekt igangsatt Prosjekt igangsatt Vurderes Vurderes To hurtigladere montert utenfor rådhuset Under gjennomføring Det henviser til investeringsoversikten når det gjelder de enkelte prosjekter. Side 13 Side61

62 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 investeringen flyttes fra 2014 til 2013 i økonomiplanen. 3. Det gjennomføres omlegging av utløpstrasé for overflatevann ved renseanlegg på Haverneset med utløp i samme område som gråvann (ut i Nea). Beløp utover tilgodehavende på prosjektet tas fra fond kloakk og renseanlegg. 4. Digitalisering av bygdebøkene tas inn i investeringsbudsjettet for 2013 og finansieres med lånemidler. 5. I årsbudsjettet for 2013 er det ikke funnet rom for å redusere vedlikeholdsetterslepet, men i økonomiplanen er det både i 2014 og 2015 lagt inn investeringer på oppgradering av kommunale bygg. En oppgradering kan føre til at vedlikeholdsetterslepet reduseres. Derfor er det viktig at det i løpet av 2013 konkretiseres hva de foreslåtte investeringsmidlene skal brukes til. Dersom det er praktisk mulig, bør arbeidet med oppgradering settes i gang før I forbindelse med planlagte ENØK tiltak i 2014, må muligheten for etterinnstallering for vannbåren varme i kommunale bygg undersøkes. 7. I investeringsbudsjettet er det foreslått kr ,- til fysisk sperring av gangvei ved Selbu ungdomsskole. Kommunestyret ber om at trafikksikkerhetsutvalget uttaler seg til dette, og at saken kommer tilbake til formannskap og kommunestyre 8. I forbindelse med behandling av budsjett 2011 og økonomiplan for ble følgende enstemmig vedtatt i kommunestyret: «Eldresenteret som møteplass, med stor innsats fra frivillige organisasjoner, er av uvurderlig betydning i eldreomsorgen. Formannskapet er kjent med behovet for en utvidelse av senteret, og ber om at utbygging av nåværende eldresenter planlegges og innarbeides i økonomiplanen i 2014.» Ved behandling av budsjett for 2012 og økonomiplan for , ble følgende enstemmig vedtatt: «Utvidelse av eldresenteret planlegges og innarbeides i økonomiplan i 2014 ved neste rullering av økonomiplanen.» Dette er fremdeles ikke hensyntatt i rådmannens forslag til økonomiplan, og kommunestyret står fast på sine tidligere vedtak. 9. Kommunestyret ber administrasjonen gjennomføre forhandlinger med grunneier/utbygger av det regulerte boligområdet i tilknytning til Side 14 Side62

63 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Tømra boligfelt. Formålet med forhandlingene er å få fortgang på utbygging av feltet. Forhandlingene fullføres i løpet av våren I investeringsplan fra rådmann står: Utvidelse Selbu kirkegård på kr ,- for Dette forandres til: Det avsettes kr i 2013 og kr i 2014 til vedlikehold av golv og investering i ny oppvarmingskilde for Selbu kirke. Kr finansieres ved økt låneopptak i Muligheten for tilskudd gjennom enøktiltak vurderes. II. Kommunestyret ber rådmannen se på samordning av innkjøp i hele organisasjonen. III. Kommunestyret vedtar å ta opp lån på opptil (Med høydebasseng Mebond og digitalisering av bygdebøker) til investeringsformål i IV Rådmannen gis fullmakt til å iverksette de enkelte investeringstiltak innenfor vedtatt budsjettramme, finansieringsplan og i henhold til bestemmelser i kommunens økonomireglement V Rådmannens gis fullmakt til å overføre midler (justere budsjett 2013) for investeringstiltak fra revidert budsjett 2012 som ikke blir fullført i VI Eiendomsskatt for 2012 skrives ut på verker og bruk, jf eiendomsskattelovens 3 første ledd bokstav c. Eiendomsskatten skrives ut med kr 7 pr kr av takstgrunnlaget VII Skatteøret for 2013 fastsettes til høyest tillatte sats. VIII Kommunestyret viser for øvrig til vedtak fattet i hovedutvalgene i forbindelse med behandling av budsjett og økonomiplan. IX Kommunestyret gir hovedutvalg bygdautvikling fullmakt til å tilbakeføre kr ,- til «Attraksjonsutvikling i verneområder i Værnesregionen». Tilbakeføringen til næringsfondets grunnkapital reduseres med dette fra kr til kr ,- KST 27/5 Årsmelding Kommunestyre ønsker en bedre oversikt over oppfølging av vedtak som blir gjort i kommunestyre og hovedutvalg. Selbu kommune inngår i innkjøpssamarbeidet i VR Overføringen er gjennomført Dette er under arbeide, men en rasjonell løsning er ennå ikke klar. 2.5 Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Uregelmessigheter på enkelte ansvarsområder vil bli gjennomgått fram til neste tertialrapportering. Side 15 Side63

64 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Sektor Oppvekst 3.1 Regnskap pr Kolonne 1 =regnskap pr Kolonne 2= periodebudsjett jan april inkl. budsjettendringer Kolonne 3=årsbudsjett 2013 inkl. budsjettendringer Kolonne 4=opprinnelig budsjett 2013 Alle tall er i hele 1000 kr Budsjettansvarlig: Ann Kristin Geving 1 2 Regnskap Budsjett Avvik Just. Budsj. Oppr.budsj Utgifter Inntekter T O T A L T Ansvar: 20 OPPVEKSTSJEF Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 20 OPPVEKSTSJEF Ansvar: 21 GRUNNSKOLE Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 21 GRUNNSKOLE Ansvar: 24 BIBLIOTEK Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 24 BIBLIOTEK Ansvar: 27 BARNEHAGER Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 27 BARNEHAGER Ansvar: 28 PPT FOR SELBU OG TYDAL Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 28 PPT FOR SELBU OG TYDAL Ansvar: 29 MUSIKK- OG KULTURSKOLEN Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 29 MUSIKK- OG KULTURSKOLEN T O T A L T Side 16 Side64

65 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Sektorsjefens vurdering Sektorsjefen er på de fleste ansvarsområdene fornøyd med den økonomiske styringen. Totalt for sektoren er det et merforbruk på litt i overkant av 1 million kroner. Det er et merforbruk som tilsvarer omtrent 1,2 prosent av det totale budsjettet. Tjenestelederne tar et stort ansvar og de fleste ansvarsområder er i god balanse og viser god kontroll. Merforbruket skyldes i all hovedsak høyere utgifter til spesialpedagogiske tiltak enn budsjettert. Utgiftene vil bli redusert siste halvår, og resultatet fra august til desember vil etter planen være mer i tråd med det som er budsjettert. 3.3 Ansvarsområdene Oversikt over ansvarsområdene Regnskap pr Justert budsjett pr Avvik Justert budsjett SEKTORSJEF OPPVEKST Utgifter Inntekter Resultat KONSULENT FRITID OG SLT Utgifter Inntekter Resultat KONSULENT GRUNNSKOLE Utgifter Inntekter Resultat DRAGSTEN OPPVEKSTSENTER Utgifter Inntekter Resultat SELBUSTRAND SKOLE 214 BELL SKOLE 215 ØVERBYGDA SKOLE Utgifter Inntekter Resultat Utgifter Inntekter Resultat Utgifter Inntekter Resultat Side 17 Side65

66 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial SELBU UNGDOMSSKOLE Utgifter Inntekter Resultat SELBU FOLKEBIBLIOTEK Utgifter Inntekter Resultat KONSULENT BARNEHAGER Utgifter Inntekter Resultat TØMRA OG INNBYGDA BARNEHAGER Utgifter Inntekter Resultat MEBOND BARNEHAGE Utgifter Inntekter Resultat VIKVARVET OG ØVERBYGDA BARNEHAGER Utgifter Inntekter Resultat PP-TJENESTEN SELBU OG TYDAL Utgifter Inntekter Resultat SELBU KULTURSKOLE T O T A L T Utgifter Inntekter Resultat Utgifter Inntekter Resultat Side 18 Side66

67 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Enhetsledernes vurdering Nedenfor følger enhetsledernes budsjettkommentarer på sine ansvarsområder: 200 SEKTORSJEF OPPVEKST Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ann Kristin Geving Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering God kontroll. Et lite merforbruk som skyldes noe for høye lønnsutgifter, som blir utjevnet ved årets slutt. Noe manglende refusjoner og statstilskudd. Tiltak Redusert bemanning ved voksenopplæringstilbudet fra og med KONSULENT FRITID OG SLT Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Tove Storhaug Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering God budsjettkontroll på ansvar 201. Et positivt avvik på kr ,- pr.. Forklaring til det positive avviket: : Inn på tunet fritid ikke videreført : Ingen husleie pr d.d. for ungdomsklubb : Refusjon av lønn til MOT-informatør blir ikke overført før på slutten av året Fagdag ikke gjennomført Mottatt kr ,- fra KRÅD til kompetanseutvikling Tiltak Ingen tiltak. 210 KONSULENT GRUNNSKOLE Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ann Kristin Geving Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Et mindre merforbruk, som i all hovedsak skyldes feilføringer av utgifter til kjøp av tjenester til tilbudet i den kulturelle skolesekken. Tiltak Rette opp i feilføringer. Side 19 Side67

68 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Vigdis Warmdal 211 DRAGSTEN OPPVEKSTSENTER Utgifter Inntekter Avvik Justert budsjett 2013 Resultat Vurdering Ansvarsområde 211 innebefatter fortsatt både barnehagen i Dragsten og kjøp av skoleplasser i Trondheim kommune, samt skoleskyss for elevene bosatt i Dragsten. Nærmere en million i økte utgifter knyttet til spesialundervisning. Ikke i tråd med vedtak. Krav om tilbakebetaling sendt i juni Det har vært nødvendige å øke bemanningen i barnehagen på grunn av økt antall barn. Endringene måtte foretas for å kunne drive i tråd med barnehageloven. Dette fører til at det blir brukt mer i fastlønn enn det er budsjettert med. Tiltak Dele ansvarsområdet knyttet til grunnskoletilbud og skoleskyss, og barnehagetilbud. Periodisere budsjettet knyttet til grunnskoletilbudet. Dett er nødvendig for å kunne ha budsjettkontroll. Økonomiseksjonen følger opp krav om tilbakebetaling av utgifter knyttet til spesialundervisning 212 SELBUSTRAND SKOLE Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Kristin Balstad Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering: God budsjettkontroll. Har avventet en del innkjøp til i høst. Mindre utgifter på lønn som skyldes skifte av ansatte og feil budsjettføring på arbeidsgiveravgift. Økte inntekter på SFO som skyldes flere påmeldte. Tiltak Ingen tiltak. Side 20 Side68

69 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial BELL SKOLE Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Geir Håvard Mebust Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering God budsjettkontroll. Budsjettet må justeres i forhold til refusjon spesialundervisning, med kr Har utestående refusjoner for to elevplasser så langt i 2013, noe som utgjør Underskuddet er derfor Dette er tenkt tatt inn ved hjelp av ubesatt stilling vedr. sykemelding. For øvrig dekker ikke refusjonen fra Trondheim kommune de totale utgiftene som spesialundervisningen koster. Dette skaper en del utfordringer Tiltak Justering ifht refusjoner for spesialundervisning. Delvis ubesatt stilling i forbindelse med sykemelding. 215 ØVERBYGDA SKOLE Vurdering Har god kontroll. Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Elin Skrødal Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat av inntektene som er større enn budsjettert er en feilføring, og er frikjøp av tillitsvalgte som hører til på andre enheter. Dette vil bli rettet opp. Ellers er de økte inntektene flere påmeldte på SFO, enn budsjettert, og refusjon av sykepenger (ca ). Tiltak Endre feilføring på kr ,-. Side 21 Side69

70 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial SELBU UNGDOMSSKOLE Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Nils T. Kjøsnes Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Det store avviket på inntektssiden skyldes høye refusjoner for både sykepermisjon, fødselspermisjon og andre permisjoner. Gapet mellom avviket på inntektssiden og utgiftssiden vil bli justert siste del av året på grunn av høyere aktivitetsnivå etter sommeren. I tillegg er det foretatt svært få investeringer, for å ha en buffer mot årets slutt, med tanke på å sikre at regnskapet går i null. Alle beregninger tyder på at vi ligger godt an. Tiltak Ingen tiltak ut over det som er beskrevet ovenfor. 240 SELBU FOLKEBIBLIOTEK Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Oddbjørg Øiberg Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering: God budsjettkontroll. Pga sykefravær i vår, er inntektene større enn beregnet. Objekt 4148 MikroMarc 3, biblioteksystem har en overskridelse på ca Dette skyldes uforutsette utgifter til nye scannere+ekstra reise og opphold til kurs og lavere budsjett enn opprinnelig overslag på kr Tiltak: Overskridelse på 4148 dekkes opp i driftsregnskapet. 270 KONSULENT BARNEHAGER Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ann Kristin Geving Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Et mindre merforbruk som skyldes høye kostnader knyttet til kjøp av spesialpedagogiske tjenester og feil periodisering i budsjettet. Dette vil jevne seg ut ved regnskapsavslutning, da det er opphør av utgifter pr Tiltak Ingen tiltak. Side 22 Side70

71 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial TØMRA OG INNBYGDA BARNEHAGER Vurdering God budsjettkontroll. Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Grete Lund Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Tiltak Færre barn etter 1. hovedopptak fører til mindre brukerbetaling enn budsjettert. Vikarutgifter balanseres mot refusjoner. Reduksjon i bemanning fra og med MEBOND BARNEHAGE Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Beathe Skogmo Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Vi har færre barn, og dermed mindre inntekter på kontingent og kostpenger, enn budsjettert. Inntekter viser mer enn budsjettert, men det er pga. refunderte sykepenger og fødselspenger. Stort fravær har gitt større utgifter til vikar. Tiltak Pga reduserte barnegrupper reduseres grunnbemanningen fra og med august og ut året. I tillegg til at vi ikke benytter vikar ved noe langtidsfravær. Det vil derfor bli et annet resultat ved årets slutt. Har heller ingen utgifter knyttet til spesialpedagogisk hjelp til barn med enkeltvedtak etter august. 277 VIKVARVET OG ØVERBYGDA BARNEHAGER Vurdering Tiltak Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Cathrine Fuglem Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Side 23 Side71

72 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial PP-TJENESTEN SELBU OG TYDAL Vurdering Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ingeborg Grønseth Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat God budsjettkontroll. Pga lange sykefravær, som vi ikke vet hvor lenge varer, har vi underforbruk på lønn og mer refusjoner fra NAV enn vi trodde. Vi tilsetter imidlertid vikar i 6 mnd fra Vi har lavere skyssutgifter enn budsjettert da Tydal kommune trakk seg ut av PPT. Tilsvarende vil refusjonene fra Tydal halveres, til ca ved årsslutt. Tiltak: Mulig tilsetting av ny leder senere i høst. 290 SELBU KULTURSKOLE Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Frode Fredriksen Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Positivt resultat. God kontroll. Tiltak Ingen tiltak nødvendig. 3.4 Oppfølging av politiske vedtak VEDTAK: Behovsbeskrivelse av ny Mebond barnehage. Økonomiplan og årsbudsjett 2011 Oppvekst punkt 3: Selbu kommune har stor gjeld, og det er ikke lenge siden vi hadde en omfattende skolestrukturdebatt. Med bakgrunn i dette og de investeringer som er foretatt og som er vedtatt gjennomført ved Øverbygda og Selbustrand skoler, mener kommunestyret at det ikke skal igangsettes en full gjennomgang av skolestrukturen nå. Flytting av STATUS: Funksjonsbeskrivelse og romprogram ferdig og oversendt til sektor BU. Videre planarbeid i samarbeid med arkitektfirma igangsatt. Regulering vedtatt i kommunestyret Sak om kretsgrenser/fleksible kretsgrenser er under utarbeidelse, men er ikke ferdigstilt på grunn av at andre mer presserende oppgaver er prioritert. Side 24 Side72

73 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 kretsgrenser/fleksible kretsgrenser må vurderes slik at vi sikrer god utnytting også av Selbustrand og Øverbygda skoler. Eventuelt behov for ny skoleplasser må hensyntas i utarbeidelse av reguleringsplaner med tilhørende rekkefølgebestemmer for ny boligfelt. I denne forbindelse må det også vurderes hva som skal skje med nye Innbygda skole. Økonomiplan og årsbudsjett 2011 Oppvekst punkt 5: Til og med 2011 fikk kommunene øremerkede overføringer fra staten til drift av barnehager på grunnlag av antall plasser i barnehagene. Fra og med 2011 er dette tilskuddet lagt inn rammetilskuddet, og beregnes etter mer objektive kriterier. Med bakgrunn i dette ser kommunestyret at det er behov for å rullere eksisterende barnehageplan innen utgangen av Kommunestyret støtter i den forbindelse rådmannens forslag om å se på barnehagestrukturen. Bygningsmessige kostnader, egnethet som barnehage, utemiljø og driftskostnader må vurderes. I dag driver kommunen barnehager i to bygg i Innbygda. Det må vurderes om et av disse byggene skal brukes som barnehage i framtida. Utredningen må legges fram for hovedutvalg oppvekst innen og må legges til grunn for rullering av barnehageplanen. Økonomiplan og årsbudsjett 2012 Oppvekst punkt 23: Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har igjen påpekt at Selbu kommune bruker mye ressurser på spesialundervisning. Hovedutvalg oppvekst bes undersøke hva som er årsaken til dette og hvilke tiltak som kan iverksettes. Jfr. Behandling i kommunestyret Barnehageplan vil bli ferdigstilt i løpet av Utredning i forbindelse med utviklingsprosjektet. Utsatt i påvente av utredning hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Tilbudsstruktur i barnehagene. Ny tilbudsstruktur vedtatt i februar Vedtekter og reglement for Selbu kommunes Nye vedtekter og opptakskriterier vedtatt i barnehager opptakskriterier for samordna februar opptak i barnehagene Ny sak etter 1. gangs behandling i kommunestyret ang. barnehagestruktur Etablering av pedagogisk psykologisk tjeneste i Værnesregionen. Vedtak om å beholde dagens struktur. Nye utredninger på barnehageområdet i løpet av 2013, knyttet til investeringstiltak, opptak, vikarressurser, lederressurser og friluftsavdelinger. PPT Selbu fortsetter som egen enhet fra og med Overgangsordning med Tydal kommune avtalt, og vil vare ut juni Side 25 Side73

74 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Nytt økonomisk styringsverktøy er på plass, og vil være til stor hjelp for tjenestelederne når det gjelder å ta et reelt budsjettansvar. Første opplæringsdag ble gjennomført tidlig denne måneden. Økonomiseksjonen er også styrket med ett årsverk, noe som etter hvert forventes å ha betydning for den nødvendige støtten for sektoren opp i mot økonomistyring. Oppvekstsektoren jobber med å utarbeide en ressursfordelingsmodeller på barnehage- og grunnskoleområdet. Det er en utfordring for sektoren å håndtere utforutsette utgifter i fht lovpålagte oppgaver, slik som utgifter knyttet til spesialpedagogisk hjelp og kjøp av tjenester knyttet til barnevernsvedtak m.v. Side 26 Side74

75 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Sektor Helse og sosial 4.1 Regnskap pr Kolonne 1 =regnskap pr. Kolonne 2= periodebudsjett jan april inkl. budsjettendringer Kolonne 3=årsbudsjett 2013 inkl. budsjettendringer Kolonne 4=opprinnelig budsjett 2013 Alle tall er i hele 1000 kr Budsjettansvarlig: Hans Kristian Knudsen 1 2 Regnskap Budsjett Avvik Just. Budsj. Oppr.budsj Utgifter Inntekter T O T A L T Grp. Ansvar: 30 STAB HELSE OG SOSIAL Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 30 STAB HELSE OG SOSIAL Grp. Ansvar: 31 HELSETJENESTER Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 31 HELSETJENESTER Grp. Ansvar: 32 SOS/NAV, B.VERN, AKTIVITET- OG ARB Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 32 SOS/NAV, B.VERN, AKTIVITET- O Grp. Ansvar: 33 HJEMMETJENESTEN SONE 1 OG 2 Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 33 HJEMMETJENESTEN SONE 1 OG Grp. Ansvar: 34 HJEMMETJENESTEN SONE 3 OG 4 Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 34 HJEMMETJENESTEN SONE 3 OG Grp. Ansvar: 35 SELBU SYKEHJEM INKL. KJØKKEN Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 35 SELBU SYKEHJEM INKL. KJØKKE T O T A L T Side 27 Side75

76 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Sektorsjefens vurdering Sektor helse- og sosial har etter andre tertial et merforbruk på totalt Sammenlignet med første tertial (561) har merforbruket økt med Avviket har økt betydelig mellom første og andre tertial, noe som skyldes flere momenter: På hjemmetjenesten 2 har man budsjettert feil for Ut ifra beregninger vil dette samlet utgjøre et avvik på ca (Se utfyllende kommentarer under hvert tjenesteområde). Det samme gjelder ansvarsområde 333 PERSONLIG BRUKERSTYRT ASSISTENT: Dette er en utgiftspost H/S sektoren ikke har budsjettert med for Avvik på Det vises til de enkelte ansvarsområdene for mer detaljerte kommentarer. Sykefravær totalt for sektoren 1.tertial 2013 var på 15,1 %. Mens fraværet for andre tertial var på 13,2 %. Sykefravær 2.tertial 2013 for samtlige sektorer var 11,8%. 4.3 Ansvarsområdene Oversikt over ansvarsområdene Regnskap pr Justert budsjett pr Avvik Justert budsjett SEKTORADMINISTRASJON HS Utgifter Inntekter Resultat HELSESTASJONSVIRKSOMHET Utgifter Inntekter Resultat LEGE- OG PSYKIATRITJENESTEN Utgifter Inntekter Resultat MEDISINSK REHABILITERING Utgifter Inntekter Resultat SOSIALTJENESTEN/NAV Utgifter Inntekter Resultat BARNEVERNTJENESTEN Utgifter Inntekter Resultat Side 28 Side76

77 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial AKTIVITET- OG ARBEIDSTILBUD Utgifter Inntekter Resultat FELLESUTGIFTER/INNTEKTER HJEMMETJENESTEN Utgifter Inntekter Resultat HJEMMETJENESTEN - SONE 1 Utgifter Inntekter Resultat PERSONLIG BRUKERSTYRT ASSISTENT Utgifter Inntekter Resultat HJEMMETJENESTEN - SONE 3 Utgifter Inntekter Resultat HJEMMETJENESTEN - SONE 4 Utgifter Inntekter Resultat SYKEHJEMSINNTEKTER FELLES Utgifter Inntekter Resultat BRA-ENHETEN SYKEHJEMMET Utgifter Inntekter Resultat ETG. SYKEHJEMMET Utgifter Inntekter Resultat KJØKKENAVDELINGEN Utgifter Inntekter Resultat TOTALT Utgifter Inntekter Resultat Side 29 Side77

78 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Enhetsledernes vurdering Nedenfor følger enhetsledernes budsjettkommentarer på sine ansvarsområder: 300 SEKTORADMINISTRASJON HELSE- OG SOSIAL Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Hans Kristian Knudsen Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering: Regnskapet viser at avviket er knyttet opp mot ansettelses prosess av ny sektorleder. Markedsføring og konsulenttjenester. Tiltak: Ny sektorleder er ansatt, avviket er avsluttet 311 HELSESTASJONSVIRKSOMHET Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ingjerd Tuset Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Mindreforbruket skyldes i hovedsak refusjon av sykepenger (konto 1710) har vært preget av sykefravær (langtids), og derfor mindre arbeidskapasitet. Enkelte oppgaver har blitt utsatt/prioritert ned. Det ser ut til at vi får større tilgang på vikarer i siste tertial, og tenker å benytte oss av dette. Fastlønn er høyere enn budsjettert beløp. Dette skyldes at arbeidsavtaler inngått i fjor var feilberegnet, slik at beregningsgrunnlaget for årets budsjett ble feil, samt at etterbetalinger for fjordåret er belastet budsjett I tillegg til refusjon av sykepenger, skyldes mindreforbruket at noen av de som har avtale med Selbu Kommune om privat avlastning, ikke har levert timelister. Vi har derfor et beløp utestående på konto Konto 1370 innbefatter utgifter i forbindelse med fagsystemet HSpro. Utgiften var usikker i forbindelse med budsjettprosessen 2013, men det ser ut til at vi vil få en merkostnad på ca kr i forhold til budsjettert sum. Tiltak Ingen Side 30 Side78

79 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial LEGE- OG PSYKIATRITJENESTEN Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ingjerd Tuset Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Mindreforbruket skyldes først og fremst økte inntekter i form av refusjoner (konto 1702) og egenandeler (konto 1600) tilknyttet legekonsultasjoner utført av kommunalt ansatte leger. I tillegg har det vært budsjettert med ekstra legeressurs (20 % stilling) på Selbu Sykehjem fra 1. januar Denne stillingen ble ikke blitt besatt før 1. mai kr på konto 1350, skal konteres på ansvar 300, og ikke på 312. Beløp på annen lønn kommunale avtaleverk (konto 1051), betaling for veiledning av turnuslege, er feilkontert. Skal også føres under tjeneste Øremerkede tilskudd (konto 1700), ses opp mot andre statlige refusjoner konto Overtidslønn er lønn til medlem i kriseteamet. Ekstrahjelp er kostnader i forbindelse med opplæring av ferievikarer. Ingen av delene er det budsjettert med. Derfor merforbruk på disse postene. Tiltak Ingen 314 MEDISINSK REHABILITERING Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ingjerd Tuset Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Mindre forbruket skyldes refusjon av sykepenger (konto 1710), samt generelt et lite mindreforbruk på mange av kontoene. Tiltak Ingen Side 31 Side79

80 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial SOSIALTJENESTEN/NAV Regnskap pr Budsjettansvarlig Justert budsjett pr Ingunn Myhre Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Vurdering: Kontroll på økonomi. Har fortsatt sykefravær blant kommunalt ansatte, og mottar sykepengerefusjon fra NAV. Det er ikke innleid vikar i 2013 siden vi har utnyttet overtallighet på statlige ressurser. (1 person) Pr er det ikke avregnet utgifter til dette. Forventer økning av utgifter til kvalifiseringsstønad i siste tertial i forbindelse med tilflytning av brukere som allerede er innvilget kvalifiseringsprogram i andre kommuner. Økende utgifter på økonomisk sosialhjelp har fortsatt i 2. tertial Økonomisk sosialhjelp er pliktmessige utgifter, og det er vanskelig å forutsi hvor store utgiftene vil bli. Så fremt utgiftene fortsetter på samme nivå som hittil i år, er det behov for en økning av budsjettposten på rundt kr. Tiltak Utgifter til bruk av statlige ressurser avregnes/faktureres i løpet av sept. mnd. (ansettelsesforholdet på statlig tilsatt avsluttes medio sept.) Det er behov for økning av budsjettposten «økonomisk sosialhjelp». Sektorsjef h/s legger frem sak for hovedutvalg h/s og kommunestyret. 322 BARNEVERNTJENESTEN Budsjettansvarlig Regnskap pr Justert budsjett pr Værnesregionen Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Kjøp av tjenester i Værnes regionen. Økning i barneverntiltak Tiltak Side 32 Side80

81 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial AKTIVITET- OG ARBEIDSTILBUD Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Anne Slind til Sissel Nestvold fra Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Det er god budsjettkontroll på ansvar 323. Mindre forbruk skyldes i hovedsak bortfall av dagtilbud på «Saga» og skysskostnader knyttet til dette. Tiltak Det jobbes for etablere nye aktivitetstilbud som erstatter «Saga» og Inn på tunet. 330 FELLESUTGIFTER/INNTEKTER HJEMMETJENESTEN Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ingjerd Tuset Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Mindre forbruket skyldes i hovedsak mindre utgifter på konto 1171 og 1172, henholdsvis drivstoff og vedlikehold i forhold til leasingbilene på helse og sosial. I tillegg har vi høyere leieinntekter (konto 1630 og 1631) enn det som er lagt i budsjettet. Tiltak Ingen 331 HJEMMETJENESTEN - SONE 1 Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Kristin Flakne Østbyhaug Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Det har i perioden vært innleid mye vikarer, og benyttet en del overtid. Noe av dette kan tilskrives utbruddet av NORO-virus. Ved opprettelse av prosjekt på ansvar 333, har også det gitt mindre vikartilgang, som igjen fører til mer bruk av overtid blant faste ansatte. Det er i inneværende år også forsøkt å redusere en 100% stilling som Hjemmehjelp. Mengden vedtak som er aktive på Praktisk bistand i hjemmet, tilsier at denne stillingen er vanskelig å kutte ned. Det er derfor brukt innleie i denne stillingen. Endringer i organisasjonsstruktur som ble foretatt i 2012, fikk utslag , da det ble konstituert Tjenesteleder på området. Dette vises som avvik i post 1011, fastlønnskostnader. Hjemmetjenesten 1 har også et avvik på post 1024, vikarlønn ved lønnet permisjon. Det er 4 tillitsvalgte i Hjemmetjenesten 1 som har hatt sin grunnopplæring fra sine respektive forbund dette året. Totalt sykefraværet på Hjemmetjenesten 1 er hittil i år 10,7%. Tiltak Det settes et større fokus på turnusplanlegging, for å unngå unødvendig bruk av innleie og overtid. Overtid skal godkjennes av leder. Side 33 Side81

82 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Budsjettansvarlig: Marit Hernes/ Krisitin Flakne Østbyhaug/ Sissel Nestvold fra PERSONLIG BRUKERSTYRT ASSISTENT Regnskap pr Justert budsjett pr Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Sissel Nestvold: Prosjektet er igangsatt uten eget budsjett. Deler av lønnsmidlenes som brukes her, belastes fremdeles ansvar 341. Kristin Flakne Østbyhaug: Prosjekt «Aktiv i egen hverdag» har blitt videreført etter den første perioden. Utgiftene i prosjektet er i hovedsak lønnsutgifter. Bruker kvalifiserer for omsorgsbolig med heldøgns omsorg, et tilbud som Selbu ikke kan tilby pr. i dag. Det er utprøvd ulike driftsmodeller i foregående periode. Det gjøres et godt tverrfaglig arbeid, for å komme fram til en faglig, økonomisk og arbeidsmiljømessig god løsning for prosjektet. Sykefraværet i prosjektet er 2,6%. Tiltak Sissel Nestvold: Prosjektet videreføres utover høsten Med hjelp av velferdsteknologi og godt faglig opplegg rundt brukeren, forventes lønnskostnaden å bli mindre enn i de to foregående tertialene. Lønnskostnader omposteres fra 341 til 333. Kristin Flakne Østbyhaug: Prosjektet vil i september overføres til Tjenesteleder Hjemmetjenesten 2. Dette for en bedre samordning av tjenester for bruker, og bedre utnyttelse av personellet i prosjektet. Det tas også i bruk omsorgsteknologi i prosjektet denne perioden. Omsorgsteknologien skal driftes av Hjemmetjenesten 1, og dette gir et spennende samarbeid på tvers av tjenesteområdene. 340 HJEMMETJENESTEN - SONE 3 Vurdering Kommentar til regnskapet: Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Anne Slind til Sissel Nestvold fra Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Det ble gjort feil i arbeidet med budsjettet for 2013 på ansvar 340 og 341. Feilene består i manglende beregning av feriepengegrunnlag, helligdagstillegg og fast lønn til tjenesteleder og dennes vikar. Side 34 Side82

83 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial manglende + manglende Budsjettert feriepengetillegglønn fastlønn konto tjenesteleder manglende Helligdagstillegg konto 1017/1018 Realistisk budsjett 2013 jfr personalressurs og tjenestebehov Avvik pr 12 måneder 2013 = behov for tilleggsbevilgning Sum Hjemmetjenesten Ytterligere kommentarer: Regnskapet viser store negative avvik på ansvar 340 og 341. Begge områdene kommenteres her: Budsjettet for 2013 ble ikke gjennomarbeidet og kvalitetssikret høsten Det vedtatte budsjettet er basert på en kladd med ufullstendige tall, og mangler bla. beregning av helligdagstillegg og feriepengegrunnlag på fast lønn. I tillegg er det regnskapsført lønnsutgifter til både tjenesteleder og vikar som ikke dekkes av refusjon av sykepenger. Ser man bort fra disse summene, er budsjettkontrollen på begge områder god. Lønnskostnader knyttet til ansvar 333 er belastet ansvar 341, disse omposteres før årsslutt. Sykefravær har i perioden vært 9,7 %. Dette er i hovedsak langtids sykefravær som ikke kan knyttes til arbeidssituasjonen på tjenesteområdet. Tjenesteleder var sykemeldt fra juli 12 juli 13, vikar engasjert fra Tiltak Be rådmannen fremme sak til kommunestyret for ekstraordinær bevilgning for å dekke underskuddet. Etablere et bedre samarbeid mellom sektor HS og sektor Økonomi, særlig med tanke på kommende budsjettarbeid og kvalitetssikring av dette. 341 HJEMMETJENESTEN - SONE 4 Vurdering Kommentar til regnskapet: Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Anne Slind Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Det ble gjort feil i arbeidet med budsjettet for 2013 på ansvar 340 og 341. Feilene består i manglende beregning av feriepengegrunnlag, helligdagstillegg og fast lønn til tjenesteleder og dennes vikar manglende + Budsjetter feriepengetilleg manglende t fastlønn g lønn g konto konto tjenestelede 1017/1018 +manglende Helligdagstilleg Realistisk budsjett 2013 jfr personalressur Avvik pr 12 måneder 2013 = behov for tilleggsbevilgnin Side 35 Side83

84 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial r s og tjenestebehov g Sum Hjemmetjeneste n Se kommentar for ansvar 340 Tiltak Se kommentar for ansvar SYKEHJEMSINNTEKTER FELLES Vurdering Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Marit Hernes Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Tiltak 351 BRA-ENHETEN SYKEHJEMMET Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Marit Hernes Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Endringer i organisasjonsstruktur som ble foretatt i 2012, fikk utslagsgivende effekt økonomisk fra , da det ble konstituert Tjenesteleder i Hjemmetjenesten 1. Dette forklarer avvik konto 1011 fastlønn. Totalt sykefravær har gått betydelig opp sammenlignet med samme periode 2012, og korttidsfravær som det ikke gis refusjon for har økt. Sykefravær er ikke arbeidsrelatert. Lite fravær blant ferievikarer! Refusjon fra NAV ligger ca. 1 mnd. på etterskudd. Dette forklarer et avvik på ca. 60 det ikke er gitt refusjon for. Overtid skyldes lite tilgang på vikarer en periode i vår da det var NORO-virus på sykehjemmet i tillegg til at ledig kapasitet av vikarer var brukt i prosjekt «Aktiv i egen hverdag» i PLO. Det har vært noe innleie ut over grunnbemanning på grunn av ressurskrevende brukere i en kort begrenset Side 36 Side84

85 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 periode. Det har også vært en del ekstra utgifter i fbm. tilrettelegging hos langtids sykemeldte. Dette er forsøkt tatt inn igjen ved at det ikke har vært foretatt innleie ved fravær når drift har tillatt det. Konto 1031 ekstrahjelp tilskrives innleie pga. ulike permisjoner, avspasering, samt en del feil kontering av lønn i NOTUS. Noe merforbuk på medisinsk forbruksmateriell og utstyr/inventar tilskrives innkjøp av ny sterilisator. Det har også vært noe merforbruk av transporttjenester for pasienter. Noe økte utgifter vask, leie og rens av tøy. Tiltak Innleie som medfører overtid må som tidligere klareres med tjenesteleder/koordinator. Må prioritere å søke om tilretteleggingstilskudd fra NAV for langtidssykemeldte som fyller kriteriene for refusjon tilretteleggingstilskudd NAV. Må se nærmere på kontering lønn og spesifisering av avvikskoder i turnusprogrammet NOTUS slik at det blir enklere å se eksakt hva alle lønnsmidler er brukt til. Dette medfører at det vil bli enklere å komme frem til konkrete tiltak ETG. SYKEHJEMMET Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Marit Hernes Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Endringer i organisasjonsstruktur som ble foretatt i 2012, fikk utslagsgivende effekt økonomisk fra , da det ble konstituert Tjenesteleder i Hjemmetjenesten 1. Dette forklarer avvik konto 1011 fastlønn. Totalt sykefravær har gått ned sammenlignet med samme periode 2012, og korttidsfravær som det ikke gis refusjon for er stabilt. Lite fravær blant ferievikarer! Refusjon fra NAV ligger ca. 1 mnd. på etterskudd. Dette forklarer et avvik på ca. 300 det ikke er gitt refusjon for. Overtid skyldes lite tilgang på vikarer en periode i vår da det var NORO-virus på sykehjemmet i tillegg til at ledig kapasitet av vikarer var brukt i prosjekt «Aktiv i egen hverdag» i PLO. Det har ikke vært innleie ut over grunnbemanning. Det ble innleid 2 vikarer fra eksterne vikarbyrå i sommer for å sikre forsvarlig bemanning. Dette er lønn m.m. og tilskrives overforbruk konto 1370 kjøp av tjenester private. Konto 1031 ekstrahjelp tilskrives innleie pga. ulike permisjoner, avspasering, samt noe feil kontering av lønn i NOTUS. Noe merforbuk på medisinsk forbruksmateriell og utstyr/inventar tilskrives innkjøp av ny sterilisator, apparat for analyse av blodprøver og at det har tilkommet beboere med kroniske sår som medfører økte utgifter av bandasjemateriell. Noe økte utgifter vask, leie og rens av tøy. Tiltak Innleie som medfører overtid må som tidligere klareres med tjenesteleder/koordinator. Må prioritere å søke om tilretteleggingstilskudd fra NAV for langtidssykemeldte som fyller kriteriene for refusjon tilretteleggingstilskudd NAV. Må se nærmere på kontering lønn og spesifisering av avvikskoder i turnusprogrammet NOTUS slik at det blir enklere å se eksakt hva alle lønnsmidler er brukt til. Dette medfører at det vil bli enklere å komme frem til konkrete tiltak. Side 37 Side85

86 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial KJØKKENAVDELINGEN Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ingjerd Tuset Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering 2013 har vært frem til nå vært preget av høyt sykefravær. Kjøkkenavdelingen har hatt et langtids sykefravær på 47,1 % i 2.tertial, i tillegg til at korttidsfraværet har vært høyt. Dette har ført til utstrakt bruk av vikarer. Da avdelingen består av seks faste ansatte med forholdsvis høye stillingsandeler, og dermed få personer å fordele ledige vakter på, har det ikke vært mulig å unngå overtidsbruk. I tillegg har vi hatt ekstrautgifter i forbindelse med opplæring av nye vikarer. Trygden refunderer lønna til den sykemeldte utover arbeidsgiverperioden, men de refunderer ikke sosiale utgifter (arbeidsgiveravgift, forsikring og pensjonsutgifter). Dette vil si at man har dobbel kostnad i forhold til sosiale utgifter ved innleie av vikarer. Kjøkkenavdelingen har derfor et merforbruk på disse kontoene (1091, 1093, 1099). Resten av merforbruket skyldes at budsjett for innkjøp av matvarer er oversteget (konto 1115). Flere brukere har vedtak på matombringing, samt at man ser en klar økning i forhold til spesialkost. Det har skjedd en feilkontering på konto 1011 (fastlønn), tjeneste En del av fastlønna skulle vært kontert på tjeneste Ser man disse to kontoene opp mot hverandre blir det liten differanse. Tiltak Fortsette å vurdere bruken av vikarer, og spesielt overtid. Dette er en balansegang, da det er viktig å leie inn tilstrekkelig med arbeidshjelp for å forebygge mer sykefravær. Fortsette å jobbe med å redusere sykefraværet, i form av arbeidsmiljøtiltak. Sette inn faste vikarer i forutsigbare fravær, som går over en lengre periode. 354 ENHET FOR DEMENTE SYKEHJEMMET Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Marit Hernes Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Endringer i organisasjonsstruktur som ble foretatt i 2012, fikk utslagsgivende effekt økonomisk fra , da det ble konstituert Tjenesteleder i Hjemmetjenesten 1. Dette forklarer avvik konto 1011 fastlønn. Totalt sykefravær har gått ned sammenlignet med samme periode 2012, men korttidsfravær som det ikke gis refusjon for har økt. Lite fravær blant ferievikarer! Refusjon fra NAV ligger ca. 1 mnd. på etterskudd. Dette forklarer et avvik på ca. 100 det ikke er gitt refusjon for. Overtid skyldes lite tilgang på vikarer en periode i vår da det var NORO-virus på sykehjemmet i tillegg til at ledig kapasitet av vikarer var Side 38 Side86

87 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 brukt i prosjekt «Aktiv i egen hverdag» i PLO. Det har ikke vært innleie ut over grunnbemanning. Konto 1031 ekstrahjelp tilskrives innleie pga. ulike permisjoner, avspasering, samt noe feil kontering av lønn i NOTUS. Noe økte utgifter vask, leie og rens av tøy. Tiltak Innleie som medfører overtid må som tidligere klareres med tjenesteleder/koordinator. Må prioritere å søke om tilretteleggingstilskudd fra NAV for langtidssykemeldte som fyller kriteriene for refusjon tilretteleggingstilskudd NAV. Må se nærmere på kontering lønn og spesifisering av avvikskoder i turnusprogrammet NOTUS slik at det blir enklere å se eksakt hva alle lønnsmidler er brukt til. Dette medfører at det vil bli enklere å komme frem til konkrete tiltak. 4.4 Oppfølging av politiske vedtak VEDTAK: K-sak 51/10 Justere helse- og sosialplan for å oppdatere datagrunnlag og sikre at den tar høyde for de utfordringer kommunen har på område. Det er viktig at helse- og sosialplanen svarer på de utfordringer som bl.a. ligger i Samhandlingsreformen. Viser også til Stortingsmelding 29- Morgendagens omsorg i dette arbeidet Rusmiddelpolitisk handlingsplan for planperioden , vedtatt KS 2012 Oppdatert Psykiatriplan for Selbu kommune behandling i KS STATUS: Arbeidet med å rullere helse- og sosialplanen skal iverksettes. Ikke prioritert ennå i 2013 pga kapasitet, igangsettes når ny H/S sjef på plass høsten 2013 Mål og tiltak skal rulleres årlig- gjøres i løpet av 2013 Følges opp jfr. vedtak fra ungdomsrådet K-sak 51/10 I tillegg til at det forhåpentligvis lar seg gjøre å redusere arbeidsbelastningen for BRA-avdelingen og hjemmetjenesten, gjennom kjøp av plasser/utvidelse av eget tilbud, ber kommunestyret om at logistikk og rutiner gjennomgås i samarbeid med ansatte, med sikte på å få en forbedring av arbeidsbelastningen. Om nødvendig må det leies inn ekstern kompetanse til dette arbeidet. Forholdene ved disse to avdeling-ene må følges opp tett, og tilbakemelding om arbeidsforhold og evt. nødvendige tiltak som må settes inn, gis i hovedutvalgets oktobermøte og til formannskapets møte i november. Innsparingstiltak som følge av Omstilling sektor HS ble iverksatt Hjemmetjenesten 1 bestående av hjemmesykepleien og BRA-avdelingen har hatt prosjektet «Strategiplan endring/omstilling». Dette må følges opp og evalueres K-sak 5/11 1) Så snart som mulig etableres det tre nye sykehjemsplasser. En plass ved dagens BRAavdeling og to plasser ved enhet for demente. Ansatte ved enhet for demente må ha sitt vaktrom på egen avdeling. 2) Økning av 3 sykehjemsplasser skjer innenfor dagens bemanning på BRA-enhet og Enhet for demente. 3) De resterende 2 plassene som er skissert i sakens alt. 3, tas i bruk fra 2012, og drifta innarbeides i budsjett ) Aktivitetsstua beholdes som i dag 5) En må sikre muligheten for at det fortsatt kan drives med aktivitet blant beboerne. Demensavdelingen har økt fra 6 til 7 plasser i 2011, og BRA-avdelingen har økt fra 14 til 17 plasser i 2011 og Dvs. 17 korttidsplasser til sammen i følges opp og evalueres kontinuerlig bruk av plassene i samarbeid med forvaltningskontor Arbeidsstua brukes også midlertidig av hjemmesykepleien, arbeides med et oppholdsrom for hjemmebasert omsorg jfr- K sak 29/12. Jfr. RS 77/12 i hovedutvalg H/S Side 39 Side87

88 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 K-sak 71/10 K-sak 51/10 K.sak 29/12 I budsjettet og økonomiplanen prioriteres bygging av flere omsorgsboliger i Før bygging settes i gang må kommune-styret få en egen sak på dette tiltaket hvor både behovet planløsningen og økonomiske forhold knyttet til bygging og drift blir belyst. Kommunestyret ber om at arbeidet med planlegging av nye omsorgs-boliger intensiveres slik at bygging kan starte tidlig i Dette på grunn av at det per i dag er mangel på plasser og for å kunne dra nytte av at regjeringen har avsatt investeringsmidler til dette formålet i Vedtak i kommunestyret Kommunestyret vil tilrå å legge Alternativ 2 til grunn for det videre arbeid med å etablere omsorgsboliger i kommunen, men vurdere å endre konseptet til utbygging av 3 x 6 leiligheter. 2. Utbygging av omsorgsboliger skal være et selvfinansiert prosjekt. 3. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak utarbeides et detaljert byggeprosjekt som ogsåviser byggekostnader og husleie. 4. Ansatte og deres organisasjoner skal involveres i byggeprosjektet 5. Før endelig beslutning om utforming av bygg med tilhørende konsekvenser for drifta, må kommunestyre få framlagt en ny sak i det frøste kommunestyremøtet høsten Det må tas hensyn til universell utforming 7. Det ønskes fremlagt en sak ang utbygging av vaktrom på Rødbergveien. 8. Det må tas sikte på ferdigstillelse av omsorgsboliger i Rådmanen bes om å utrede muligheten for tilbygg/ombygging til sykehjemmet innen utgangen av 2013, og før renovering som vil føre til reduksjon av eksisterende sykehjemsplasser. 10. Behovet for den type boliger som vi har i Rødbergvegen og som i dag disponeres av funksjonshemmede, vil variere over tid. Evt. avhending av disse, må det legges fram som egen sak. 11. Ved ledighet i leiligheter i Nestansringen eller i andre kommunale leiligheter i sentrum kan disse tilbys beboerne i Rødbergvegen. Mulighet for utbygging i tilknytning til eksisterende leiligheter i Nestansringen må også utredes. 12. Under planlegging og utbygging av omsorgsboliger må det tas hensyn til ny velferds- og robotteknologi som kommer. Det er viktig at en knytter til seg miljøer som har kompetanse på dette feltet. 13. Sak ang. Permanent base for hjemmesykepleien må fremmes snarest. K-sak 71/10 K-sak 51/10 Kommunestyret ønsker fortsatt at vikarpoolordningen Sak behandlet i k-styret 14.mai 2012 Romprogram utarbeidet av sektor H/S. Prosjekt videre i samarbeid med sektor bygdautvikling. Ble utarbeidet et forprosjekt høsten 2012 Vedtak kommunestyre des.-12, omsorgsboliger ferdig i Detaljplanlegging startet vår -13, arbeides med grunnlag til videre grunnlag anbudskonkurranse i løpet Vikarpoolordningen lagt inn i ny turnus på enhetene. Utarbeidet og iverksatt nye turnuser ved hjemmesykepleien og BRA-avdelingen. Etter iverksettelse av ny turnus Side 40 Side88

89 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 utvikles videre og omfatter flere avdelinger/ boliger. Det brukes mye ressurser på vikarbruk i helse- og omsorg. Det oppfordres til å vurdere å ansette flere i faststillinger i stedet for innleie av vikarer. K-sak 71/10 Ordningen med langturnus /ønsketurnus må utredes for flere avdelinger/ boliger. K-sak 71/10 K-styret har vedtatt at området utenfor demensenheten skal ha en sansehage. Planlagt gjort delvis ved bruk av frivillige. K-sak 122/12 Budsjett og økonomiplan Helse og sosial 1. Jfr. Budsjettdokumentets del II tiltak 9, tjenestetilbudet for Pleie- og omsorgstjenesten Dette utredes i 2013 med sikte på kostnadsreduksjoner. Utredningsarbeidet startes opp i januar 2013 og reises som egen sak før neste økonomiplanrullering. Kr til frikjøp/ekstern bistand i forbindelse med utredningen innarbeides i budsjett Arbeidet med innføring av multidose må videreføres. 3. Jfr. Budsjettdokumentets del II, tiltak nr. 10, økning av brukerbetaling for trygghetsalarmer. Det er ønskelig at utgifter til trygghetsalarmer kan inngå i gradert tiltak for praktisk bistand. Rådmannen bes å undersøke muligheten for dette tilstrebes det for alle enheter at det til enhver tid er ansatte i alle stillinger, også vikariat. Følges opp og evalueres i 2013 Det er satt i gang ordning med langturnus på helg på Nestansringen boliger. Langtidsavdelingen 2.etg. og Enhet for demente har innført ønsketurnus i 1. h.å Ønsketurnus for BRAavdelingen, hjemmesykepleien og nattevaktene (hjemmetjenesten 1) innføres fra årsskiftet. Notus portal skal innføres på alle avdelinger. Følges opp i Etablering av sansehage er planlagt gjennomført i 2013, arbeid igangsettes vår-13. Oppstart prosjekt tjenestetilbud PLO vår 2013 jfr. Økonomiutviklingsprosjekt 2012, KOSTRA Multidose ordning lagt ut på anbud i samarbeid med bla Trondheim kommune. Det er gjort kan ikke inngås som praktisk bistand 4.5 Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Bedre oppfølging og fokus på budsjettansvar og økonomistyring kontinuerlig i sektoren. Vi merker utfordringene ved gjennomføring av Samhandlingsreformen. Kommunen har fått, som en del av rammetilskuddet et beløp til gjennomføring av reformen. Midlene er ikke øremerket, men det er gitt sterke føringer for bruken fra Statens side. Samhandlingsreformen berører alle sektorer og alle tjenesteområder. Det er et krav om at alle planer kommunen heretter utarbeider, skal ha en del som omhandler planens virkning på folkehelsa. Alle tjenesteområder i kommunen må derfor ha folkehelseperspektiv i tankene i alt vi gjør. Økonomiske midler kommunen har fått for å gjennomføre reformen er i første omgang rettet mot nye tiltak når det gjelder forebygging overfor risikogrupper og grupper som allerede har utviklet en livsstilssykdom (kols, diabetes o.a.). En stor del av midlene går med til med finansiering av sykehusinnleggelser for befolkningen i Selbu. Kommunene plikter å inngå overordnet samarbeidsavtale og tjenesteavtaler med helseforetak på spesifikke områder. Disse avtalene ble utarbeidet felles for Værnesregionen med St. Olavs Hospital HF og Helse Nord-Trøndelag HF, og ble vedtatt i kommunestyret i Selbu høsten Tjenesteavtalene skal operasjonaliseres ved at det er opprettet samarbeidsutvalg med kommuner og helseforetak. Avtalene evalueres i samarbeidsutvalg, samtidig må de forankres i den enkelte kommune. Det har vært felles tjenesteledersamling i Værnesregionen- VR hvor dette har vært tema april-13. Side 41 Side89

90 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Kommunen samhandler som kjent interkommunalt på flere etablerte områder innen helse/omsorg: VR legevakt (forlengelse av avtale vedtatt høsten 2012) VR barneverntjeneste VR DMS. Herunder VR frisklivssentral. I nov. -12 ble det opprettet fire øyeblikkelig hjelpplasser ved DMS. DMS har også funksjon som lærings- og mestringsenter i VR VR forvaltningskontor Her har vi felles utfordringer i utvikling av gode tjenester for kommunens innbyggere. I tillegg er flere interkommunale prosjekt i gang/under utredning: St Olavs Hospital Organisering av fedmebehandling for barn, ungdom og voksne Langtids mekanisk ventilasjon Vend Risk Felles kommuneoverlegefunksjon Rehabilitering/habilitering MUNT Meldingsutveksling i Nord-Trøndelag Nødnett Velferdsteknologiprosjektet Bo lengre hjemme En vesentlig del av samhandlingsreformen er styrking av det tverrsektorielle folkehelsearbeidet. Kommunene skal se helse- og omsorgsektoren i sammenheng med de andre samfunnsområdene der kommunene har ansvar og oppgaver. Den kommunale helse- og omsorgtjenesten skal utvikles videre slik at den gir brukerne gode muligheter for livskvalitet og mestring, og slik at den i større grad kan oppfylle ambisjonene om forebygging og tidlig innsats. 19.april 2013 ble Stortingsmelding 19 «Morgendagens omsorg» lagt fram. Meldingen legger vekt på hvordan vi skal utvikle nye omsorgsformer gjennom ny teknologi, nye faglige metoder og arbeidsformer og endringer av organisatoriske og fysiske rammer. Side 42 Side90

91 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Sektor Bygdeutvikling 5.1 Regnskap pr Kolonne 1 =regnskap pr. Kolonne 2= periodebudsjett jan april inkl. budsjettendringer Kolonne 3=årsbudsjett 2013 inkl. budsjettendringer Kolonne 4=opprinnelig budsjett 2013 Alle tall er i hele 1000 kr Budsjettansvarlig: Thomas Engan 1 2 Regnskap Budsjett Avvik Just. Budsj. Oppr.budsj Utgifter Inntekter T O T A L T Ansvar: 40 ADMINISTRASJON Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 40 ADMINISTRASJON Ansvar: 41 NÆRINGSAVDELING Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 41 NÆRINGSAVDELING Ansvar: 42 LANDBRUKSAVDELING Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 42 LANDBRUKSAVDELING Ansvar: 43 KULTUR Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 43 KULTUR Ansvar: 44 DRIFTSAVDELING Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 44 DRIFTSAVDELING Ansvar: 45 BRANN- OG FEIERVESEN Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 45 BRANN- OG FEIERVESEN Side 43 Side91

92 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Ansvar: 46 SEKSJON VANN Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 46 SEKSJON VANN Ansvar: 47 SEKSJON AVLØP Utgifter Inntekter Sum grp. Ansvar: 47 SEKSJON AVLØP T O T A L T Sektorsjefens vurdering Regnskapstallene ved utløpet av 2. tertial viser et stort mindreforbruk. Sykmeldinger i 2- tertial uten at vi har hentet inn vikarer har bidratt til mindreforbruket. I tillegg er periodiseringer med på å forklare mindreforbruk både på Plan, Bygg, Landbruk og Kultur og Næring. For VAR-området vil mindreforbruket reduseres fram mot årsskiftet bl.a på grunn av etterslep på fakturering av kjøpte tjenester. Nytt avgiftssystem innenfor VAR har gitt som utslag at inntektene på Vann ligger noe over budsjett, mens inntektene på avløp ligger noe under. I sum vil sektoren gå mot et mindreforbruk i forhold til budsjett for året sett under ett, og slikt sett, i samsvar med Utviklingsprosjektets målsetting, gi et positivt bidrag til kommunens driftsbalanse. 5.3 Ansvarsområdene Oversikt over ansvarsområdene Regnskap pr Justert budsjett pr Avvik Justert budsjett SEKTORSJEF BYGDAUTVIKLING Utgifter Inntekter Resultat NÆRING 420 LANDBRUK OG MILJØ Utgifter Inntekter Resultat Utgifter Inntekter Resultat Side 44 Side92

93 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial PLAN, BYGG OG OPPMÅLING 430 KULTUR Utgifter Inntekter Resultat Utgifter Inntekter Resultat TJENESTELEDER DRIFT Utgifter Inntekter Resultat VEIER OG PLASSER/GATER Utgifter Inntekter Resultat BOLIGFORVALTNING Utgifter Inntekter Resultat LEDER BRANN -OG FEIERVESEN/BRANNSJEF Utgifter Inntekter Resultat VANNFORSYNING 470 AVLØP OG RENSING T O T A L T Utgifter Inntekter Resultat Utgifter Inntekter Resultat Utgifter Inntekter Resultat Side 45 Side93

94 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Enhetsledernes vurdering Nedenfor følger enhetsledernes budsjettkommentarer på sine ansvarsområder: 400 SEKTORSJEF BYGDAUTVIKLING Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Thomas Engan Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering : Avviket skyldes i hovedsak kjøp av tjenester i forbindelse med OU-prosessen på Sektor BU Tiltak: Kostnadene vil utlignes med tilskudd fra KS som godskrives i 3. tertial. 410 NÆRING Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Thomas Engan Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering: Avviket skyldes ulik periodisering av utgifter og inntekter for flere tjenesteområder. Tiltak: Tett oppfølging på så vel inntekter som kostnader innenfor ansvarsområdet Budsjettansvarlig: Ove Mogård 420 LANDBRUK OG MILJØ Regnskap pr Justert budsjett pr Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Mindreforbruk som følge av ulik periodisering av inntekter og utgifter knyttet til tilskudd Tiltak Oppfølging i 3. tertial. Side 46 Side94

95 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial PLAN, BYGG OG OPPMÅLING Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Ove Mogård Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Etterslep på inntekter knyttet til byggesaksgebyr Tiltak Større fakturering på byggesak vil bedre resultatet for ansvarsområdet i 3. tertial. 430 KULTUR Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Siv Berggård Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Mindre tilskuddsutbetalinger gjennomført enn på samme tid i fjor. Tiltak Utjevning i løpet av 3. tertial. 440 TJENESTELEDER DRIFT Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Annar Bjørnbeth Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Ansvarsområdet vil på årsbasis få en negativ økonomisk effekt i forhold til budsjett grunnet salget av 4 boliger som er gjennomført. Tiltak Ev. justering av budsjett. Side 47 Side95

96 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial VEIER OG PLASSER/GATER Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Annar Bjørnbeth Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Driften godt innenfor budsjett både mhp sommer- og vintervedlikehold. Tiltak Ingen 446 Boligforvaltning Vurdering Drift innenfor budsjett. Tiltak Ingen Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Bjarte Sundal Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat LEDER BRANN -OG FEIERVESEN/BRANNSJEF Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Annar Bjørnbeth Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering 450 Brann og feiervesen Brannvesenet har variable kostnader fordelt utover året slik at periodiseringen ikke til enhver tid viser den reelle situasjonen. Dette gjelder spesielt på utrykninger og øvelser som betales ut halvårsvis. Likeledes vil utgifter til vedlikehold på kjøretøy komme til forskjellige tider på året. Avgift for tilknytning til 110 kommer kvartalsvis, slik at siste regning kommer i sept/oktober. Da inntekter til brann og feiervesenet først kommer i desember, er denne posten fremdeles i minus. På utgiftssiden kommer kostnadene til forskjellige tider på året, og en større utgiftspost er avlønning for utrykninger 2.halvår som blir utbetalt i desember. Ut ifra de fremlagte tall ser det ut til at vi vil være ajour ved årets slutt. Tiltak Ingen Side 48 Side96

97 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial VANNFORSYNING Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Annar Bjørnbeth Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Inntektene ligger over budsjett som følge av avgiftsomleggingen. Tiltak Det vil påløpe en del nødvendige kostnader i 3. tertial slik at regnskapet vil nærme seg budsjettet ved årets slutt. 470 AVLØP OG RENSING Budsjettansvarlig: Regnskap pr Justert budsjett pr Annar Bjørnbeth Avvik Justert budsjett 2013 Utgifter Inntekter Resultat Vurdering Inntektene kommer noe under budsjett grunnet omlegging til nytt avgiftssystem. Utgifter til slamleveranse kommer i 3. tertial og vil bidra til at avviket mellom budsjett og regnskap minker. Tiltak Ingen 5.4 Oppfølging av politiske vedtak VEDTAK: Sentrumsutviklingsplan Revidering av kommunale forskrifter for vann og avløpsgebyr STATUS: Mottatt midler fra Blilyst til Stedsutviklingsanalyse. Denne gjennomføres vinteren 2013/14. Reviderte forskrifter er vedtatt og innført via KOMTEK, webbasert konsept for kommunal tjenesteproduksjon. Overgangen til KOMTEK er et samarbeidsprosjekt innen Værnesregion. Innsparing vegvedlikehold Følges opp som en del av OU prosessen på BU. Innsparing Gatelys Følges opp som en del av OU prosessen på BU. Side 49 Side97

98 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Innsparing næringsutvikling/kultur Følges opp som en del av OU prosessen på BU. Innsparing boligforvaltning Følges opp som en del av OU prosessen på BU. Tilrettelegging for lade/hurtigladestasjoner i nært samarbeid med eksisterende bedrifter Ladestasjon etablert på parkeringsplassen ved Rådhuset. Omlegging av utløpstrase for overflatevann ved Mebond renseanlegg Gjennomført. Vedlikeholdsplan Digitalisering av bygdebøkene Fysisk sperring av gangvei ved Selbu ungdomsskole Utvidelse av eldresenteret Forhandlinger med grunneier /utbygger av regulert område på Tømra Vedlikeholdsregistreringene legges inn i det webbaserte opplegget som heter IK Bygg. Er i mai i ferd med å fullføre registreringene i henhold til årshjulet i dette systemet. Digitaliseringa er påstartet, det inngås samarbeidsavtale med DIS Nea om oppdatering, gamle bygdebøker selges for å skaffe inntekter til oppdateringen. Utredes i arbeidsgruppa for trafikksikkerhet, vedtak i trafikksikkerhetsutvalget/hovedutvalget i løpet av 3. tertial. Stor dugnadsinnsats fra pensjonistforeninga høsten 2012 i forbindelse med oppussing av senteret. Oppussing av kjøkkenet planlegges gjennomført vinteren 2013/14. Overført til Tomteselskapet. Vedlikehold av golv og ny oppvarmingskilde i Selbu kirke Plan for bruk av eiendommen Flatås Ikke påstartet. Gjennomføres i løpet av Ikke påstartet. Frist for framlegging av plan må forlenges til Side 50 Side98

99 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Perspektiver og tiltak resten av budsjettåret Sektor BU gjennomfører i 2013 en stor og omfattende organisasjonsutviklingsprosess, og er nå inne i sluttfasen av denne. Organisasjonsendringer skal implementeres og iverksettes så langt det er mulig innen Organisasjonsutviklingsprosessen er initiert via Utviklingsprosjektet i Selbu kommune, og det er vedtatt i gjeldende økonomiplan at sektoren skal redusere kostnader og øke inntekter allerede i 2013, jf Oppfølging av politiske vedtak. I tillegg til å gjøre virksomheten som sorterer under sektoren mer kostnadseffektiv, er det et mål med prosessen at styrings- og ledelsesstrukturer skal forsterkes og tydeliggjøres. Prosessen har vært krevende, og virksomheten har i 2. tertial vært noe preget av dette. Til tross for dette har sektoren klart å holde sitt tjenestenivå godt oppe, og det er bred oppslutning blant de ansatte om de endringer i organisasjonsstrukturen som foreslås. Ny ledergruppe planlegges å være på plass i midten av oktober, avhengig av politisk vedtak knyttet til organisering av næringsutvikling. Stillingsinstrukser for alle ansatte vil bli gjennomgått i løpet av oktober og november. OU-prosessen vil komme til å prege sektoren også i 3. tertial. 6 Investeringsregnskapet Kommunestyret vedtok et investeringsbudsjett på kr , fordelt på 13 objekter, ved behandling av økonomiplan og budsjett for Det ble i samme sak delegert til rådmannen å overføre midler for investeringstiltak fra revidert budsjett 2012 som ikke ble fullført i Totalt er det overført kr fordelt på 23 objekter for ikke fullførte tiltak. Pr. 31/ er det gitt bevilgninger til følgende investeringer Brann- og ambulansestasjon Barnehage Innbygda Sum Totalt gir dette et justert investeringsbudsjett på kr Investeringene er vedtatt finansiert på følgende måte: Bruk av lånemidler Statstilskudd Overført fra driftsregnskapet Bruk av ubundne inv.fond Sum finansiering Pr er det totalt utgiftsført kr på ulike objekter i investeringsregnskapet. Avdrag og utlån av startlån er utgiftsført med til sammen kr Side 51 Side99

100 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Oversikt/kommentar pr investeringsobjekt: Objekt 1003 IT-investeringer Ansvarlig: Sentraladministrasjonen Budsjett: Regnsk : 235 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Avsatt til kommunens andel Status : av IT-investeinger i Værnesregionen Objekt 2120 Ny Mebond barnehage Ansvarlig: Oppvekst: prosjektstyring Budsjett: Bygdautvikling: gjennomføring Regnsk : 30 Overf fra Planlagt framdrift: 2013/2014 Sum disp Status : Det foreligger foreløpig romprogram for barnehagebygget. Adkomst avklart gjennom vedtatt reguleringsplan. Politisk behandling av romprogram og skisse for plassering av barnehagebygningen høsten Objekt 2123 Renovering ungdomsskolen Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift:videre arbeider tas fortløpende innenfor budsjett etter prioritering. Utføres i samarbeid med skolen. Status : Første del ombygging av arbeidsrom lærere er ferdig. Objekt 3002 Omsorgsboliger/eldresenter Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status: Eldresenteret ble med stor dugnadsinnsats fra Pensjonistforeninga pusset opp med nytt golvbelegg og nymalte vegger høsten Det ble også kjøpt inn nye stoler der Pensjonistforeninga tar halvparten av kostnadene. Det planlegges oppussing av kjøkkenet vinteren 2013/14. Objekt byggetrinn omsorgsboliger Ansvarlig: Helse og sosial (for romprogr.) Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Anbudskonkurranse i 3. tertial 2013, ferdigstillelse i løpet av 2014, i samsvar med politisk vedtak fra mai Status : Det arbeides med forprosjekt/detaljeringsprosjekt, andbudskonkurranse planlegges gjennomført i november/desember. Objekt 4001 Grunnvannsanlegg Flora Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status : Avsluttes i Objekt 4054 Ny adkomstveg med bru Moslet boligfelt Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift:. Status : Ferdig høsten Byggeregnskap er ikke fremlagt. Side 52 Side100

101 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Objekt 4058 Utvidelse Selbustrand kirkegård Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status : Reguleringsplan ute på høring, forventes sluttbehandlet i løpet av høsten. Objekt 4077 Høydebasseng Espet - Mogrenda Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 42 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift:. Status : Ferdig og satt i drift. Oppmåling og kjøp av tomter for basseng og pumpestasjon gjenstår. Objekt 4078 Rehabilitering avløp Nesta - Hårstadbakkene Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 9 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status : Ferdig, byggeregnskap gjenstår. Objekt 4089 Planlegging Innbygda renseanlegg Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 48 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status : Nytt anlegg plasseres i steinbruddet ved Garbergselva. Dimensjoneringsgrunnlag er satt opp og utslippssøknad er under utarbeidelse. Høsten 2012 ble det gjennomført resipientundersøkelser etter krav fra Fylkesmannen. Nye krav fra fylkesmannen om å vurdere utslippssted i hovedvannmassen ble mottatt i mai 2013 og vurdering er gjennomført i juli/august. Objekt 4090 Utslippsledning Haverneset Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 348 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status : Ferdig, sluttavregning og byggeregnskap gjenstår. Objekt 4095 Ferdigstille tomter i kommunale boligfelt Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 2 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Sommeren Status : Noe rekkverksarbeider på Fuglem gjenstår. Objekt 4096 Infrastruktur Mebond - Tømra Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status : Arbeidet taes inn i utarbeidelse av områdereguleringsplan for areal avsatt til boligformål Tømra- Innbygda. Objekt 4097 Flisfyrt fjernvarmeanlegg Bellområdet Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status : Det utarbeides avtale om varmeleveranse til SVGS i løpet av 2. halvår Side 53 Side101

102 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Objekt 4101 Selbuhallen nytt tak Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: I løpet av Status: Snøsikring og tak over gangvei gjenstår. Arbeidene er bestilt og lovd utført før vinteren. Objekt 4102 Selbuhallen - varmtvannsberedere Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: I løpet av Status: ble lagt ut i Doffin, fikk 2 interessenter. Dokumenter sendt til begge, men ingen kom med bud. Objekt 4104 kommunale veger - asfaltering Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 678 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: I løpet av Status: Veg til Tømra boligfelt gjenstår. Utbrukte midler i 2012 benyttes i 2013, jf FS 89/13. Objekt 4111 Ombygging vaskeri Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status: Noen småarbeider gjenstår utvendig, samt opprusting av gang, blir igangsatt raskt. Objekt 4114 Mottakssilo for kalk, Dragsjø vannbehandlingsanlegg Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: 2013 Regnsk : 17 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Sommeren 2013 Status: Noe el-arbeider gjenstår. Objekt 4115 Moheim kloakkpumpestasjon Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: 2013 Regnsk : 611 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status: Ferdig, sluttfakturaer og byggeregnskap gjenstår. Objekt 4116 Overvik renseanlegg Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: 2013 Regnsk : 22 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status:Det planlegges å bygge overføringsledning til Mebonden RA. Avhenger av fylkesmannens stilling til revidert utslippssøknad og evt nye krav. Objekt 4117 Renseanlegg Innbygda Ansvarlig: Bygdautvikling Regnsk : 49 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status: Ved gjennomgang av dimensjoneringsgrunnlag og skisser for renseprosess fremkommer en stipulert kostnad betydelig over avsatt beløp. Se for øvrig objekt Side 54 Side102

103 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Objekt 4118 Vannledning, kryssning Nea ved Gjelbakken Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 763 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status: Ferdig. Byggeregnskap gjenstår. Objekt 4143 Vedlikehold gulv/oppvarming, Selbu kirke Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: 3. tertial 2013 Status: Ikke igangsatt Objekt 4141 Digitalisering av bygdebøker Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: 2013 Status:. Det etableres samarbeidsavtale med DIS Nea. Gjenværende lager av bygdebøker legges ut for salg for å bidra til finansiering av digitaliseringsprosjektet. Objekt xxxx Oppfølging av vernerunder Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Høsten 2013 Status: Flere av tiltakene er igangsatt, men pr ingen belastning ennå i regnskapet. Objekt 4146 Forsystem regnskap, oppdat. fra matrikkel Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 278 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift Status: Systemet er tatt i bruk og opplæring er gjennomført felles i Værnesregionen. Objekt 4147 Fysisk sperring gangvei Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: 2013 Status: Under utredning. Objekt 4148 Micromark 3, biblioteksystem Ansvarlig: Oppvekst Budsjett: Regnsk : 47 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: 2013 Status:.Systemet er kjøpt inn. Objekt 4145 Ventilasjonssystem sykehjem Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 1132 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Sommeren Status: Anlegget er satt i drift, men noen mindre avsluttende arbeider, samt oppkopling mot SD-anlegget er ikke fullført. Objekt 2124 Mebond barnehage, adkomst Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: 2013/2014 Status:. Se objekt 2120 Side 55 Side103

104 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Objekt 4103 Omsorgsboliger Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 4 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: 2013/2014 Status:. Se objekt 3011 Objekt 4125 Høydebasseng Mebonden Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status: Innhenting av grunnlagsdata er i gang. Objekt 4133 Utbedring av kurve FV. 967 Flønes Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Overf fra Regnsk : 0 Sum disp Planlagt framdrift: 2013 Status: Sak om tilleggfinansiering behandlet i KS Statens Vegvesen innehar prosjektledelsen. Objekt 4134 Utv komm parkplass v/selbu vgs Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status: Blitt noen svanker i asfalten på nydelen av parkeringsplassen. Entrepenør er kontaktet for utbedring, reklamasjonssak. Objekt 4135 Høydebasseng Flora Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Overf fra Regnsk : 4 Sum disp Planlagt framdrift: Sommeren 2013 Status: Ferdig, byggeregnskapet er avlagt. Objekt 4138 Oppussing Nestaringen 22 Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 329 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: Status: Arbeidet ble ferdig februar Objekt 4139 Adkomstvei næringsområdet Kvello Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 272 Overf fra Planlagt framdrift: Status: Ferdig, byggeregnskap gjenstår. Objekt 9474 Vikaengene statlig sikring Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : 0 Overf fra Sum disp Planlagt framdrift: 2013 Status: Side 56 Side104

105 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial 2013 Objekt 9910 Brann- og ambulansestasjon Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : KS-sak Overf fra 2012 Sum disp Planlagt framdrift: Ferdig vinteren 2013/14. Status: Bygget er snart tett og innvendige arbeider i gang, framdriftsplanen holdes. Objekt 2112 Innbygda barnehage Ansvarlig: Bygdautvikling Budsjett: Regnsk : KS-sak 30/ Overf fra 2012 Sum disp Planlagt framdrift: 3. tertial 2013 Status: Påstartes i september/oktober Side 57 Side105

106 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial Regnskapsrapport investeringer pr Rapporten viser utgifter for de enkelte tiltak (1 000 kr). Regnskap Just. Budsjett Budsjett Objektnr Tekst IT-INVESTERINGER KJØP/SALG AKSJER EGENKAPITALINNSKUDD STARTLÅN Investeringer år 2-4 i økonomiplanen INNBYGDA BARNEHAGE MEBOND BARNEHAGE NY MEBOND BARNEHAGE RENOVERING UNGDOMSSKOLEN MEBONDEN BARNEHAGE, ADKOMST OMSORGSBOLIGER/ELDRESENTER BYGGETR. OMSORGSBOLIGER GRUNNVANNSANLEGG FLORA UTVIDELSE SELBUSTRAND KIRKEGÅRD HØYDEBASSENG ESPET-MOGRENDA REHAB. AVLØP NESTA-HÅRSTADBAKKENE OPPRUSTING KULSET BRU PLANLEGGING INNBYGDA RENSEANLEGG UTSLIPPSLEDNING HAVERNESET FERDIGSTILTE TOMTER I KOM. BOLIGFELT INFRASTRUKTUR MEBOND - TØMRA FLISFYRT FJERNVARMEANLEGG BELLOMRÅDET KJØP AV EIENDOM FLATÅS GNR 064 BNR SELBUHALLEN - NYTT TAK SELBUHALLEN - VARMTVANNSBEREDERE OMSORGSBOLIGER - BYGGING KOMMUNALE VEGER - ASFALTERING OMBYGGING VASKERI MOTTAKSSILO FOR KALK, DRAGSJØ VANNBEH.ANLEGG MOHEIM KLOAKKPUMPESTASKJON OVERVIK RENSEANLEGG RENSEANLEGG INNBYGDA VANNLEDNING, KRYSSING NEA VED GJELBAKKEN HØYDEBASSENG, MEBONDEN UTBEDRING FARLIG KURVE FV.967 FLØNES UTVIDELSE KOMMUNAL P-PLASS V/SELBU VG.SKOLE Side 58 Side106

107 Selbu Kommune Tertialrapport 2. tertial HØYDEBASSENG FLORA OPPUSSING NESTARINGEN ADKOMSTVEG NÆRINGSOMRÅDET KVELLO SALG RØDBERGVEIEN VENTILASJONSANLEGG SYKEHJEM FORSYSTEM REGNSKAP MICROMARK 3, BIBLIOTEKSYSTEM Kjøp areal Kvellomyra KJØP OBLIGASJONER TRØNDERENERGI SANSEHAGE VED SYKEHJEMMET Busslomme Fuglem Fv BRANN- OG AMBULANSESTASJON T O T A L T Side 59 Side107

108 Selbu kommune Arkivkode: U01 Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Thomas Engan Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for bygdautvikling og drift 82/ Formannskapet 97/ Kommunestyret 63/ Revisjon av samarbeidsavtale med Selbu Næringsforum Vedlegg: Samarbeidsavtale Folvaltningsrevisjon samarbeid med Selbu Næringsforum Avtale mellom Selbu Næringsforum og Selbu kommune Innspill om samarbeidet mellom Selbu kommune og Selbu Næringsforum OUBU - notat OUBU - Uttalelse fra kulturrådsstyret Innspill fra Selbu Næringsforum Særutskrift - Forhandlinger om revidering av samarbeidsavtale mellom Selbu kommune og Selbu Næringsforum Revidering av samarbeidsavtale mellom Selbu kommune og Selbu Næringsforum, notat datert Næringsforumets tilsvar på notat datert Rådmannens innstilling Samarbeidsavtalen mellom Selbu Næringsforum og Selbu kommune opphører pr Næringskonsulentstillingen føres tilbake til Selbu kommune, og Selbu kommune betaler medlemskontingent på lik linje med de andre bedriftene. Selbu kommune vil kjøpe tjenester fra Selbu Næringsforum etter behov. Behandling i Hovedutvalg for bygdautvikling og drift Mikal Langseth ønsket å få vurdert sin habilitet i behandlingen av saken. Utvalget ser habilitetsspørsmålet i to deler; Habil i forhold til behandling av selve avtalen. Inhabil i forhold til et eventuelt senere spørsmål om lokalisering. Side108

109 Utvalget foreslår følgende: 1. Selbu kommune inngår forhandlinger med Selbu Næringsforum om en revidering av samarbeidsavtalen, med sikte på en eventuell videreføring. 2. Forhandlingene klargjør begge parters standpunkt til nødvendig innhold i en avtale, både i forhold til arbeidsoppgaver, lokalisering, økonomi og ansvarsområder. 3. Forhandlingsresultat legges fram for formannskapet i møte 8. oktober. Votering: Rådmannens innstilling settes opp mot utvalgets forslag, og falt. Enst. Utvalgets forslag vedtas. Enst. Vedtak i Hovedutvalg for bygdautvikling og drift Selbu kommune inngår forhandlinger med Selbu Næringsforum om en revidering av samarbeidsavtalen, med sikte på en eventuell videreføring. 2. Forhandlingene klargjør begge parters standpunkt til nødvendig innhold i en avtale, både i forhold til arbeidsoppgaver, lokalisering, økonomi og ansvarsområder. 3. Forhandlingsresultat legges fram for formannskapet i møte 8. oktober. Behandling i Formannskapet Følgende dokumenter ble lagt fram i møte: Notat fra sektorsjef bygdautvikling - Revisjon av samarbeidsavtale med Selbu Næringsforum Notat fra styreleder i Selbu næringsforum Revisjon av samarbeidsavtale med Selbu Næringsforum, tilsvar på notat fra møte Hovedutvalg for bygdautvikling og drift behandlet saken i møte og la fram følgende innstilling til formannskapet: 1) Hovedutvalget ser positivt på den nye organisasjonsmodellen rådmannen har skissert for sektor bygdautvikling, og dagens samarbeidsavtale med SNF forlenges ikke. 2) For å sikre SNF sin framtid som en sterk næringsorganisasjon i Selbu, ønsker Selbu kommune å bidra med finansiering på følgende måte for en periode på 3 år: Grunntilskudd fra Selbu Kommune: ,- kr Øremerket fra næringsfondet knyttet til utviklingsarbeid ,- kr Sum kommunens bidrag ,- kr SNF forplikter seg ut over dette til å sikre andel av egenfinansiering, dette gjennom eksterne prosjektmidler. 3) Hovedutvalget gis fullmakt til å godkjenne avtale om utbetaling og vilkår for utbetaling for kommunen. Vi ser for oss at følgende bør være en del av grunnvilkårene i avtalen: a. Grunntilskuddet: Legger ingen føringer, utover at kommunen skal ha 2 medlemmer i styret, der en av disse skal være fra hovedutvalget. b. Øremerkede midler fra næringsfondet knyttet til utviklingsarbeid: SNF skal være en utviklende aktør innen nærings- og samfunnsutvikling, samt være et samlingspunkt/miljø for andre aktører som fremmer samfunnsutvikling i Selbu. Oppgaver avtales på grunnlag av forhandlinger mellom kommunen og SNF. 4) En bør også vurdere om Selbu Turistkontor kan legges inn under SNF, for et tilskudd på inntil kr pr år. Protokolltilførsel fra Sissel Pettersen Uthus: Jeg synes det er beklagelig at det ikke er tatt hensyn til kulturrådets anmodning om en annen organisering av kulturarbeidet i kommunen. Forslag fra ordfører: Som hovedutvalgets innstilling med følgende endring: Side109

110 Siste del i pkt. 4 utgår (for et tilskudd på inntil kr ,- per år) Forslag fra Johan Marius Bye Setsaas (som rådmannens innstilling) Samarbeidsavtalen mellom Selbu Næringsforum og Selbu kommune opphører pr Næringskonsulentstillingen føres tilbake til Selbu kommune, og Selbu kommune betaler medlemskontingent på lik linje med de andre bedriftene. Selbu kommune vil kjøpe tjenester fra Selbu Næringsforum etter behov. Votering: Pkt. 1, 2 og 3 i innstilling fra hovedutvalget settes opp mot forslaget fra J.M.B.Setsaas. Hovedutvalgets innstilling ble vedtatt med 4 mot 3 stemmer (A.Haave, T. Fuglem og J.M.B.Setsaas) Pkt. 4 i hovedutvalgets innstilling fikk 0 stemmer og falt. Forslag fra 1. Balstad til nytt pkt 4 ble vedtatt med 4 mot 3 stemmer (A.Haave, F. Fuglem og J.M.B.Setsaas) Innstilling i Formannskapet Formannskapet vil rå kommunestyret til å fatte følgende V e d t a k: 1. Hovedutvalget ser positivt på den nye organisasjonsmodellen rådmannen har skissert for sektor bygdautvikling, og dagens samarbeidsavtale med SNF forlenges ikke. 2. For å sikre SNF sin framtid som en sterk næringsorganisasjon i Selbu, ønsker Selbu kommune å bidra med finansiering på følgende måte for en periode på 3 år: Grunntilskudd fra Selbu Kommune: ,- kr Øremerket fra næringsfondet knyttet til utviklingsarbeid ,- kr Sum kommunens bidrag ,- kr SNF forplikter seg ut over dette til å sikre andel av egenfinansiering, dette gjennom eksterne prosjektmidler. 3. Hovedutvalget gis fullmakt til å godkjenne avtale om utbetaling og vilkår for utbetaling for kommunen. Vi ser for oss at følgende bør være en del av grunnvilkårene i avtalen: a. Grunntilskuddet: Legger ingen føringer, utover at kommunen skal ha 2 medlemmer i styret, der en av disse skal være fra hovedutvalget. b. Øremerkede midler fra næringsfondet knyttet til utviklingsarbeid: SNF skal være en utviklende aktør innen nærings- og samfunnsutvikling, samt være et samlingspunkt/miljø for andre aktører som fremmer samfunnsutvikling i Selbu. Oppgaver avtales på grunnlag av forhandlinger mellom kommunen og SNF. 4. En bør også vurdere om Selbu Turistkontor kan legges inn under SNF. Side110

111 Saksopplysninger Gjeldende avtale mellom Selbu kommune og Selbu Næringsforum ble inngått sommeren 2008, den skulle ha en ytre ramme på 5 år og den skulle evalueres i løpet av denne perioden. Selbu Næringsforum har gjennomført en undersøkelse mot egne medlemsbedrifter, og Revisjon Midt-Norge IKS har i 2012 gjennomført en Forvaltningsrevisjon på samarbeidet mellom Selbu kommune og Selbu Næringsforum. Med utgangspunkt i Selbu kommunes Utviklingsprosjekt og budsjettvedtak for 2013 gjennomfører Sektor Bygdautvikling i 2013 en organisasjonsutviklingsprosess (OUBU). Gjennom OU prosessen på BU er organisering generelt og næringsutviklingsarbeid spesielt satt fokus på, og en har nå i prosessen arbeidet seg fram til et forslag til organisering der det etableres en ny avdeling på sektoren; Nærings- og kulturavdeling. Denne avdelingen, slik den er foreslått, vil ha som konsekvens at dagens samarbeidsavtale med SNF må revideres slik at næringskonsulentressursen som ligger til næringsforumet i dag, føres tilbake til kommunen og sektoren. Vurdering Hverken forvaltningsrevisjonen eller SNFs egne medlemsundersøkelser gir noen helt konkrete tilbakemeldinger m.h.p. den beste organisering av næringsutviklingsarbeidet. I en situasjon der avtalen nå skal reforhandles ser en fra administrasjonens side for seg 2 alternativer; Videreføring av eksisterende avtale o Fordeler Næringsutviklingsmiljø som ligger nærmere opp til næringslivet enn hva som oppfattes som tilfelle dersom utviklingsmiljøet ligger i en kommunal avdeling. o Ulemper Utfordrende å ha god nok styringsstruktur og dialog mellom kommunen og SNF Revidert avtale der næringskonsulentstillingen er plassert i kommunen, Selbu kommune betaler medlemskontingent som de andre bedriftene og i tillegg kan kjøpe konkrete tjenester. o Fordeler SNF kan få styrket sin identitet som medlemsorganisasjon og lettere være et næringspolitisk talerør for næringslivet. Bedre samarbeid mellom næringsutviklingsressurs og ansatte som driver med primærnæring. o Ulemper Utfordring knyttet til å drive godt utviklingsarbeid i en avdeling som også har ansvar for mange forvaltningsmessige oppgaver Gjennom OU-prosessen på BU har forslaget om nærings- og kulturavdeling konkretisert seg. Det vises til vedlegg som viser utkast til organisering for Sektor BU/SU. En avdeling der de næringsansvarlige både generelt og innen primærnæring i større grad enn tidligere tenker i team og i samarbeid antas å ville gi en positiv effekt på næringsutviklingsarbeidet. På avdelingen tenkes det lagt opp til en todeling der noen medarbeidere får ansvaret for tilskuddsforvaltning og håndtering av søknader, og en del lovpålagte oppgaver, mens andre i større grad kan bruke tid til Side111

112 kreativt utviklingsarbeid. Større samhandling mellom de ansatte som arbeider med primærnæring og den/de som arbeider med generell næringsutvikling påpekes som et potensial for forbedring i Forvaltningsrevisjonsrapporten. En kritisk suksessfaktor for å kunne nå våre målsettinger innen næringsutvikling og befolkningsutvikling i tida framover vil være tett og godt samarbeid med næringsapparatet i våre nabokommuner, og kanskje spesielt Stjørdal. Stjørdal kommune har organisert sitt næringsutviklingsarbeid i Enhet Næring i kommunen, og med en tilsvarende organisering i Selbu er vi best posisjonert til å få til en god dialog og et godt samarbeid. Sammenligning med andre kommunen det er relevant å sammenligne seg med viser at vi bruker relativt mye ressurser på næring og kultur. En av hovedmålsettingene med organisasjonsgjennomgangen på sektor BU er å styrke økonomien på sektoren. Forslaget om å samle nærings- og kulturutviklingsarbeidet i en avdeling i sektoren er et bidrag i den sammenheng, samtidig med at en med denne organiseringen skal hente ut en mereffekt som følge av at avdelinga skal arbeide som et utviklingsteam. Vedtektene for næringsfondet og sentrale rundskriv vedrørende bruken av kommunale næringsfond gir fleksibilitet i forhold til bruken av midlene på en slik måte at flytting av næringskonsulentstillingen over til kommunen ikke vil gi negativ virkning i kommunens driftsregnskap. Med god styring, god ansvars- og arbeidsdeling så skal denne avdelinga være i stand til å løfte både næringsutviklingsarbeidet og kulturutviklingsarbeidet, i forhold til den situasjon vi har i dag. Avdelinga vi også få ansvaret for kulturnæring og ikke minst ansvar for å bidra til utvikling av kultur som kan støtte opp under målsettingene i næringsplan og kommuneplanens samfunnsdel om å øke befolkningen i kommunen. Saksbehandler i Rådmannens stab vil bistå avdelinga i forhold til markedsføring, omdømmebygging, reiseliv, guiding etc. Gjeldende avtale om drift av turistkontor går ut pr Slik administrasjonen nå ser det vil en ikke tilrå og gå inn på tilsvarende avtale framover. I stedet bør det etableres anslagsvis 2 terminaler/pc-er på sentrale plasser i bygda der turister/besøkende selv kan gå inn å finne relevant informasjon. I tillegg bør det være en terminal/pc i tilknytning til servicetorget på Rådhuset. Oppsyn med, og ansvar for, dette opplegget kan legges til avdeling for næring og kultur i samarbeid med saksbehandler i Rådmannens stab. Det vil bli en ordning som blir billigere enn opplegget i dag, og dermed også bidra til en bedring av driftsbalansen på sektoren og i kommunen. Både innenfor nærings- og kulturutviklingsarbeidet står vi foran store utfordringer i Selbu i åra som kommer. Vi må få løst disse på en best mulig måte gitt den økonomiske situasjonen vi står overfor. Ved å samle ressursene på en avdeling så vil en få skapt et utviklingsmiljø. En vil få sett næring, kulturnæring og kultur i sammenheng. Samtidig er det kort avstand til planleggingsressursene, til arbeidet med infrastruktur og ikke minst enklere ansvarsforhold. Rådmannen er til syvende og sist ansvarlig, og det blir ingen ansvarsdeling mellom kommune og forum slik det er i dag. Dette vil i sum gi oss en bedre gjennomføringsevne. Rådmannen tilrår at gjeldende samarbeidsavtale med Selbu Næringsforum opphører pr Stillingsressurs føres tilbake til kommunen og inngår i egen nærings- og kulturavdeling i sektor BU(Samfunnsutvikling) fra samme tidspunkt. Selbu kommune vil, etter behov, kjøpe tjenester fra Næringsforumet. Side112

113 Utgave Samarbeidsavtale mellom Selbu kommune og Selbu Næringsforum 1. Generelt om avtalen Denne samarbeidsavtalen er en avtale mellom Selbu Næringsforum (SNF) og Selbu kommune (SK), og definerer de tjenester som SNF utfører for SK. Dette innbærer også at SNF overtar arbeidsgiveransvaret for SK's næringskonsulent som samlokaliseres med SNF. Samarbeidsavtalen trer i kraft fra 1. august 2008 og har en ytre ramme på 5 år, og skal evalueres etter 2-3 år og før utgangen av avtaleperioden. Gjensidig oppsigelsesfrist er 1 år. 2. Formål SNF skal være kommunens og bygdas operative apparat for prioriteringer og gjennomføring av tiltak i den politisk vedtatte Næringsplanen for Selbu. De visjoner og mål som er beskrevet i Næringsplanen er grunnleggende for mye av arbeidet som skal utføres av SNF. 3. Prosess Næringsplanen for Selbu skal være et levende dokument med en årlig gjennomgang for prioritering av tiltak og økonomiske rammer. 1. Før 1.9. hvert år skal SNF i samarbeid med rådmann/sektorsjef BU legge fram forslag til prioriteringer i næringsplanens handlingsprogram med finansieringsplan for tiltakene. 2. Tidlig i september holdes årlig et lokalt næringsseminar der Selbu kommune (administrasjon og politikere) og Selbu Næringsforum (medlemmer, tillitsvalgte og administrasjon) drøfter de foreslåtte prioriteringer i næringsplanen og grunnlaget for verdiskaping og bosetting i kommunen. Seminaret skal legge grunnlaget for prioriteringer i næringsplanen for kommende år. SNF lager utkast til saksbehandling i den videre prosess 3. Hovedutvalg BU skal fortsatt være fondsstyre for næringsfondet, og utvalget skal ha en sentral rolle i prosessen under pkt 1 og Rådmannen sørger for at prioriterte tiltak som krever kommunal medfinansiering tas inn i kommunens budsjettbehandling 4. Arbeidsoppgaver SNF vil utføre oppgaver innen næringsutvikling som tidligere ble utført av kommunen. Dette er i hovedsak følgende oppgaver: Arbeid og ansvar ifølge Selbus næringsplan med fortløpende årlige revideringer. Arbeid med nyetableringer og tilskuddsordninger Ansvar for reiselivsutvilding og faglig oppfølging av turistkontoret Blilyst-kontakt Entreprenørskap og samarbeid med skolene Saksbehandling for rådmannen i næringsrelaterte saker 5. Rapportering Det skal avgis rapport til kommunen innen 1. februar hvert år for innarbeidelse i kommunes årsmelding. 6. Samarbeid SNF skal bidra til et bredt samarbeid om næringsutvikling i Selbu. Naturlige samarbeidspartnere ut over SNF's medlemmer er bl a Værnesregionen og andre næringsorganisasjoner i regionen, Blilyst, kommunens landbruks- og kulturavd, skoler, bygdas kulturliv og ungdomsråd. Side113

114 Utgave Økonomi SK yter årlig et tilskudd for dekning av oppgaver i pkt 4 og overføring av næringskonsulent. I tillegg opprettholdes kommunens tidligere støtte til SNF. Aktiviteter og tiltak som er vedtatt i Næringsplanen for Selbu finansieres separat etter nærmere avtale, og som beskrevet i avtalens pkt. 3 Prosess. Finansiering 1 årsverk innen næringsutv. (personalkostn., husleie, drift. etc). Støtte til SNF i henhold til avtale ved etablering av SNF (indeksreg. fra 340' i 2005) kli kommunal støtte til SNF: Beløpene indeksreguleres årlig for lønns- og prisstigning. 8. Styrerepresentasjon og kommunikasjon med kommunen SK har 2 representanter med personlige vararepresentanter i SNF's styre på totalt 7 representanter. I tillegg har ordfører/leder HBU og rådmann/sektorsjef BU møte- og talerett i styremøtene. 9. Selbu Næringsforum som selvstendig medlemsorganisasjon Den foreliggende samarbeidsavtale mellom Selbu Kommune og Selbu Næringsforum innebærer ingen endringer i Selbu Næringsforums rett og plikt til både å ivareta medlemsbedriftenes interesser og å arbeide for best mulige rammevilkår for næringslivet, både enkeltvis og i grupper. SNF's vedtekter tilpasses den nye organisasjonen. Denne avtalen erstatter tidligere avtale fra mellom partene. Selbu, Selbu kommune Selbu Næringsforum Ordfører Styreleder Rådmann Daglig leder Vedlegg: Vedtekter for SNF Side114

115 FORVALTNINGSREVISJON SAMARBEIDET MED SELBU NÆRINGSFORUM SELBU MAI 2012 Side115

116 Side116

117 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Selbu kommunes kontrollutvalg i perioden september mars Rapporten er korrigert i forhold til tilbakemeldinger i kontrollutvalget den Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Anna Ølnes Ansvarlig forvaltningsrevisor Hilde Modell Strand Prosjektmedarbeider Side117

118 Side118

119 Sammendrag Denne forvaltningsrevisjonen viser at samarbeidet mellom Selbu kommune og Selbu næringsforum (SNF) i all hovedsak har utviklet seg i tråd med intensjonene. Det gjenstår likevel noen uklarheter, som bør få en løsning, for at samarbeidet skal innfri i forhold til intensjonene, og at forvaltningen av næringsfondet skal bli i tråd med bestemmelsene. Vi anbefaler følgende: - foreta en gjennomgang av vedtektene for næringsfondet - styrke samarbeidet med SNF for at de framstår med en tydelig rolle, - styrke samarbeidet med SNF, for å engasjere medlemmer, og andre næringsaktører i kommunen, i arrangement om næringsutvikling i kommunen - sørge for at ansatte ved SNF får opplæring i, og lett tilgang til relevante elektroniske system, slik at de kan bruke disse i sin saksbehandling for kommunen - sørge for gode rutiner, slik at saksbehandling av næringssaker skjer i tråd med regelverket. Det er kontrollutvalget i Selbu kommune som har bestilt forvaltningsrevisjonen i sak 19/2011. De ønsket en gjennomgang av de politiske, administrative og økonomiske intensjonene med samarbeidsavtalen, og om disse er oppfylt. De ønsket også en gjennomgang av bruken av midlene i næringsfondet, og om disse er i tråd med regelverket. Dette er nærmere beskrevet i kapittel èn. Utfra kontrollutvalgets bestilling har vi gjennomført forvaltningsrevisjon med disse problemstillingene: 1. Har samarbeidet mellom Selbu Næringsforum oppfylt kommunens intensjoner med avtalen? 2. Er kommunens bruk av midler fra næringsfondet i tråd med gjeldende regelverk? Kommunens intensjoner er gjengitt i næringsplanen og i saksframlegget som ledet fram til vedtak om næringsplan i sak 005/2008. Videre framgår de av samarbeidsavtalen som ble vedtatt av kommunestyret i sak 77/2008. Kontrollutvalget var her opptatt av å få fram hvorvidt de politiske, administrative og økonomiske intensjonene var fulgt opp. Når det gjelder næringsfondet finner vi statlige føringer for det i Rundskriv H-1/11 (RH-1/11) og RH-17/98 som gjaldt fram til Kapittel 551, post 60 og 61 i Kommuneproposisjonen (Prop. 1 S ( ) gir også føringer for bruk av midler fra Side119

120 næringsfondet. Selbu kommune har egne vedtekter for næringsfondet, som ble vedtatt av kommunestyret i Oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 18/2005, i forbindelse med forvaltningsrevisjon, er også lagt til grunn. Gjennom intervju med ledere og ansatte i kommunen og SNF, i tillegg til politikere og styremedlemmer og annen dokumentasjon, har vi fått et godt grunnlag for å konkludere på problemstillingene. Generelt vil vi konkludere med at begge parter er tilfreds med samarbeidet. Fra kommunens politiske og administrative hold er tilbakemeldingen at samarbeidet har styrket kommunens næringsutvikling, og at kommunen har kommet nærmere næringslivets aktører gjennom samarbeidet. Vi ser likevel at SNF har utfordringer med å engasjere sine medlemmer i spørsmål som vedrører næringsutvikling. Dette vedrører også samarbeidet med kommunen, der det er store forventninger til å komme nærmere det lokale næringslivet gjennom SNF. Næringskonferansen er et unntak her, og et eksempel på en viktig arena for kommunen, SNF og det lokale næringslivet. SNF har en dobbeltrolle som medlemsorganisasjon og det operative saksbehandlingsapparatet for kommunen. Dette kan sette tilliten på prøve, dersom politikere og innbyggere blir i tvil om SNF håndtering av rollen. Etter vår vurdering mangler det formelle rutiner og prosedyrer, som synliggjør at SNF håndterer rollene sine på en balansert og ryddig måte. Videre er det viktig at SNF er tydelig på rollene sine, der det kan oppstå motsetninger mellom kommunens intensjoner og det lokale næringslivets forventninger. Gjennom samarbeidsavtalen har kommunen fått et større og mer robust fagmiljø innen næringsutvikling. Det er tett dialog mellom administrasjonen, ved sektorsjef for bygdautvikling, og SNF. Det mangler likevel noen formelle rutiner i denne dialogen, som f.eks. referat fra de jevnlige samarbeidsmøtene som er mellom SNF og den administrative ledelsen. Vi tror både kommunen og SNF har et potensial for å styrke fagmiljøet ved at også de som driver næringsutvikling innen kultur, landbruk og skogbruk blir tettere involvert i samarbeidet med SNF. Det er ellers lite som tyder på om kommunen har redusert sine utgifter til organisering og arbeid med næringsutvikling, men mulig effektiviseringsgevinst. Side120

121 Når det gjelder bruken av næringsfondet konkluderer vi med at vedtektene er fra 1995, og bør gjennomgås. Vi mener det er svakheter knyttet til formalisering av prosedyrer og rutiner for saksbehandling av næringsfondet. SNF har oppmerksomhet på habilitet og uavhengighet, men mangler formaliserte rutiner for hvordan enheten skal håndtere det. En gjennomgang av utvalgte tildelinger viser også at det er mangler i saksbehandlingen, og oppfølgingen av tilskuddsmottakere er ikke i tråd med bestemmelsene i rundskriv og vedtekter. Side121

122 Side122

123 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bestilling Næringsutvikling i Selbu kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensning Problemstillinger Revisjonskriterier Metode for datainnsamling og analyse Oppfølging av intensjonsavtale Revisjonskriterier for intensjoner med samarbeidsavtalen Data om oppfølging av samarbeidsavtalen Revisors vurdering av oppfølging av samarbeidsavtalen Bruk av næringsfondet Revisjonskriterier Data om tilskudd fra næringsfondet Revisors vurdering av tilskudd fra næringsfondet Høring Konklusjon og anbefalinger...41 Kilder...44 Vedlegg Vedlegg Vedlegg Side123

124 1 Innledning Denne rapporten oppsummerer Selbu kommunes samarbeid med Selbu næringsforum (SNF). Det er en gjennomgang av intensjonene med samarbeidet, og om disse er innfridd. I tillegg er det en gjennomgang av saksutredningen i forbindelse med tildelinger som er hjemlet i næringsfondet. Det er kontrollutvalget som har bestilt rapporten. I dette kapitlet gjør vi nærmere rede for kontrollutvalgets bestilling. Vi redegjør også for den politiske og administrative organiseringen av næringsutvikling, i tillegg til prinsippene for bruk næringsfondet. 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Selbu kommune vedtok i sak 19/2011 å bestille en forvaltningsrevisjon av samarbeidsavtalen mellom kommunen og SNF. I vedtakets punkt 1 går det fram at: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med mål å avklare om de politiske, økonomiske og administrative intensjoner med avtalen med Selbu Næringsforum er oppfylt. Prosjektet må også avklare om bruken av midlene i næringsfondet er i tråd med gjeldende regelverk. Kontrollutvalget var opptatt av å få vurdert de politiske, økonomiske og administrative intensjonene med avtalen. Vi kommer tilbake en gjennomgang og vurdering av intensjonene med avtalen i kapittel 3, og vi konkretiserer disse i kapittel 3.1, der revisjonskriteriene beskrives. I punkt 1) framgår det også at kontrollutvalget ønsket en gjennomgang av saksbehandlingen rundt bruk midlene i næringsfondet. Dette gjennomgår og vurderer vi i kapittel Næringsutvikling i Selbu kommune Selbu kommune har en viktig rolle når det gjelder tilrettelegging, veiledning og støtte til etablering og utvikling av lokalt næringsliv. Til dette hører også landbruk, skogbruk og kulturbasert næringsliv med. I 2005 vedtok kommunen en næringsplan, som ble revidert i Planen er et viktig verktøy for kommunen for å utøve sitt ansvar innen næringsutvikling. De strategiske målene i næringsplanen er: Attraktiv kommune for bosetting og nyetablering flere ungdommer Øke folketallet med 1 % pr. år Attraktive utbyggingsarealer Side124

125 Bedre samferdsel Mangfold i arbeidsplasser Utnytte potensialet i eksisterende bedrifter Reiselivs- og opplevelseskommune Verdiskapning i hyttebygging min. 25 høystandard hytter årlig Utvikle kulturtilbudet mer kommers Mer utadrettet i all virksomhet Forene Selbu Det er Hovedutvalg for bygdautvikling (HBU) som har det politiske ansvaret for næringsutvikling, på vegne av kommunestyret. Det er HBU som er fondsstyre for tildeling av næringsmidler. Det øverste administrative ansvaret har rådmannen delegert til sektorsjef for bygdautvikling. Inntil var alle oppgavene innen næringsutvikling i kommunen lagt under sektor for bygdautvikling Selbu næringsforum SNF er en frittstående og selvstendig organisasjon med formål å fremme næringslivet i Selbu. SNF er en medlemsorganisasjon, med i underkant av 100 medlemsbedrifter. SNF ledes av et styre på 7 medlemmer, inklusive styreleder. Daglig leder har det løpende, daglige ansvaret i SNF. Pr er det to fast tilsatte i SNF, hvorav den ene er saksbehandler som ble overført fra kommunen i I tillegg er det to prosjektengasjerte ved SNF Samarbeidsavtalen mellom kommunen og SNF I 2008 vedtok kommunen å inngå et tettere samarbeid med SNF. Bakgrunnen var at kommunen og SNFs oppgaver delvis overlappet hverandre. Dessuten antok man at kommunen ville komme nærmere det lokale næringslivet, ettersom størstedelen av næringsvirksomhetene var medlemmer i SNF. En viktig begrunnelse var dessuten at saksbehandleren innen næringsutvikling ville inngå i et større, og mer beslekta fagmiljø, dersom han ble tilsatt og samlokalisert med SNF. I sak 005/2008, der kommunestyret vedtok næringsplanen, ble det fattet følgende vedtak: Det inngås ny samarbeidsavtale med SNF hvor oppgaver innen næringsutvikling, som i dag utføres av kommunen, overføres til SNF. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre nødvendige prosesser i samsvar med forutsetninger omtalt i siste ledd under konklusjon i saksframlegget til denne saken. Samarbeidsavtalen legges frem for hovedutvalg BU, Formannskap og Kommunestyre for endelig godkjenning. Side125

126 Det framgikk i saken at oppgaver innen næringsutvikling, som utføres av kommunen i dag, overføres til SNF, og at samarbeidsavtalen skulle ha en varighet på min. 5 år. I samarbeidsavtalen (vedlegg 2), som ble vedtatt i kommunestyret i sak 77/2008, går det fram at formålet med avtalen er at SNF skal være kommunens og bygdas operative apparat for prioriteringer og gjennomføring av tiltak i den politisk vedtatte næringsplanen for Selbu. I avtalen er arbeidsoppgavene og arbeidsprosessene til SNF nærmere beskrevet, i tillegg til kommunens økonomiske forpliktelser overfor SNF. Videre framgår det at styret skal bestå av to representanter som kommunestyret har oppnevnt, i tillegg til de øvrige fem styremedlemmene. SNF skal, på vegne av kommunen, utføre oppgaver innen nyetableringer og tilskuddsordninger, reiselivsutvikling, BliLyst, samarbeid med skolene om entreprenørskap og annen saksbehandling for rådmannen. Vi kommer tilbake til avtalen i kapitlene 2, 3 og 4. Samarbeidet illustreres i figur 1 nedenfor. Figur 1. Organisering av samarbeidet mellom Selbu kommune og Selbu næringsforum Medlemmer i SNF (Årsmøte) Styret 7 medl, hvorav 2 representanter fra kommunen Kommunestyret i Selbu Hovedutvalg for bygdautvikling (fondsstyre) Rådmannen v/sektorsjef for bygdautvikling Daglig leder for SNF Kilde: Revisjon Midt-Norge 3 ansatte i SNF, inkl. saksbehandler for næringsutvikling overført Figur 1 viser forbindelseslinjer mellom kommunen og SNF, ved at kommunestyret har oppnevnt to medlemmer i styret for SNF, og ved at daglig leder i SNF rapporterer til sektorsjef for bygdautvikling i saker som vedrører saksbehandling for kommunen. Side126

127 1.2.3 Næringsfondet Selbu kommunes næringsfond består av en stor andel konsesjonsavgifter, innbetalt av regulanter i forbindelse med kraftutbygging. Kommunen er pålagt å avsette inntektene fra konsesjonsavgifter til et fond, og for Selbu kommunes vedkommende er disse midlene satt av i et næringsfond. Det innbetales årlig betydelige beløp i konsesjonsavgifter til Selbu kommune, i medhold av konsesjonsvilkårene for Trondheim Energiverks utbygging av Nea og Nidelva, samt Selbu Energiverks utbygging av Slindelva. I tillegg til konsesjonsavgifter, blir fondet tilført midler fra aksjeutbytte og kapitalavkastninger, næringsmidler fra fylkeskommunen, og fra 2012 vil kompensasjon for tapt differensiert arbeidsgiveravgift (RDA) inngå i fondet. Vi viser til kapittel 2.3, når det gjelder de føringene som gjelder for bruk av næringsfond. Kommunens næringsfond disponeres av kommunestyret, men det er HBU som er fondsstyre, og de har fått delegert myndighet over fondet. Rådmannen og sektorsjef for bygdautvikling (SBU) er delegert myndighet til å gi tilskudd innen visse rammer. Etter at det ble inngått samarbeidsavtale med SNF, er de kommunens saksforberedende organ i næringsrelaterte saker. Side127

128 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvordan vi har gått fram for å samle inn data og gjøre våre vurderinger. 2.1 Avgrensning I punkt 1), i kontrollutvalgets bestilling, går det fram at de ønsker en gjennomgang av om de politiske, økonomiske og de administrative intensjonene med avtalen er innfridd. Det går ikke fram i noe av dokumentasjonen som gjelder som forutsetninger for samarbeidet, spesifikasjoner av hva som er politisk, økonomisk eller administrativt samarbeid. Revisor har derfor selv klassifisert ulike kriterier som politiske, økonomiske og administrative. Rådmannen har i ulike sammenhenger etterlyst en evaluering av samarbeidet, sist i kontrollutvalgets møte den Denne forvaltningsrevisjonen er ikke et svar på rådmannens ønske om evaluering, men vi håper likevel at den kan tjene som innspill i en slik evaluering. Når det gjelder næringsfondet har vi lagt til grunn hovedpunktene i statens føringer, lokale føringer og kommunestyrets vedtak som følge av forvaltningsrevisjon i Vi har ikke vurdert om prosjektene som får støtte fra næringsfondet er i tråd med næringsplanen. Vi lagt vekt på om saksbehandlingen er tilfredsstillende i henhold til vedtatte regler og retningslinjer. 2.2 Problemstillinger Kontrollutvalget har ønsket en todelt undersøkelse. På den ene siden ønsket de en gjennomgang av intensjonene med samarbeidsavtalen, og om disse er fulgt opp. På den andre siden ønsket de å få vurdert om saksbehandlingen rundt tildelinger fra næringsfondet er ivaretatt innenfor samarbeidet med SNF. Her ønsket de dessuten å få vurdert om rådmannen har fulgt opp kommunestyrets vedtak fra forrige gang det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon om næringsfondet. Problemstillingene for forvaltningsrevisjonen har derfor vært: 1. Har samarbeidet med Selbu næringsforum oppfylt kommunens intensjoner med avtalen? Kommunens intensjoner er gjengitt i næringsplanen og i saksframlegget som ledet fram til vedtak om næringsplan. Videre framgår de av samarbeidsavtalen som ble vedtatt av Side128

129 kommunestyret i Kontrollutvalget var her opptatt av å få fram hvorvidt de politiske, administrative og økonomiske intensjonene var fulgt opp. 2. Er kommunens bruk av midler fra næringsfondet i tråd med gjeldende regelverk? Når det gjelder å se på bruk av midler fra næringsfondet, har signalene fra kontrollutvalget vært at man er opptatt av at administrasjonens saksbehandling og saksutredning i forkant av politisk behandling for tildeling av tilskudd og lån fra fondet skjer på forsvarlig vis. Vi har derfor sett bort fra bruk av fondet som gjelder politisk vedtatte prioriteringer. Fokus for undersøkelsen er rettet mot tildeling av tilskudd til bedrifter eller andre næringsdrivende på grunnlag av søknad. Vi har sett på perioden etter at ansvaret for saksutredning og saksbehandling ble flyttet til Selbu Næringsforum, dvs. f.o.m august 2008 og t.o.m Revisjonskriterier I dette avsnittet presenterer vi kildene for revisjonskriterier. Revisjonskriterier er de normene som revisor gjør sine vurderinger i forhold til. Det kan være lover, forskrifter og andre statlige føringer, og det kan være planer og andre vedtak som er fastsatt i kommunens politiske organ Oppfølging av intensjonsavtalen Revisjonskriteriene for denne problemstillingen finner vi i PS 005/2008, der kommunestyret vedtok å inngå et samarbeid med SNF. I samme vedtaket ba de rådmannen om å utarbeide et forslag til samarbeidsavtale. Samarbeidsavtalen ble vedtatt kommunestyret i sak 77/2008. Kontrollutvalget har vært opptatt av intensjonene med samarbeidsavtalen. Når det gjelder de politiske intensjonene er de nedfelt i saksutredningen til den saken til PS 005/2008 og i samarbeidsavtalen. De administrative intensjonene kommer fram både i saksframstillingen i forbindelse med sak 005/2008 og samarbeidsavtalen med SNF. Når det gjelder de økonomiske intensjonene går det fram av saksutredningen til PS 005/2008 hva som er de økonomiske målsettinger med samarbeidet. Videre er det avtalt en ramme for hva kommunen skal overføre av støtte til SNFs arbeid med det som vedrører kommunale saker. Som tidligere nevnt er det ikke spesifisert i noen av de nevnte dokumentene hva som er politiske, og hva som er administrative og økonomiske intensjoner. Revisor har utledet kriteriene ut fra den grupperingen etter eget faglig skjønn. De konkretiserte kriteriene for intensjonsavtalen vil bli presentert i kapittel 3. Side129

130 2.3.2 Næringsfondet Statens føringer for bruk av næringsfond går fram i Rundskriv H-1/11, Standardvedtekter for kraftfond, som trådte ikraft Ettersom RH-1/11 er nokså nytt, er informasjonen vi har samlet inn i intervju m.m. basert på RH-17/98. Det er bare formelle endringer som er gjort i rundskrivet (referanser o.s.v.), og det reelle innholdet er uendret. I næringsfondet inngår også en god del andre midler. Blant annet får Selbu kommune støtte gjennom kapittel 551, post 60 og 61, i Kommuneproposisjonen (Prop. 1 S ( ). Disse midlene går fra KRD via fylkeskommunen. Disse midlene er det også bindinger for. Lokalt, har kommunestyret vedtatt reglement for næringsfondet; vedtekter for Selbu kommunes næringsfond (1995). Videre har kommunen utdypet vedtektene med regler for kontroll og utbetaling av midler fra Selbu næringsfond, sak 2011/ Dette vil være de viktigste kildene for kriterier for å vurdere bruk av næringsfondet. I 2005 ble det utført et forvaltningsrevisjonsprosjekt av kommunens bruk av næringsfond. Anbefalingene i rapporten og kommunestyrets vedtak i saken, vil være kriterier i undersøkelsen. Når det gjelder de lokale føringer har vi etterspurt disse i kommunen, og forutsetter at det er de gyldige dokumentene vi har fått tilsendt. 2.4 Metode for datainnsamling og analyse Dokumentasjonen som ligger til grunn for revisors vurderinger og konklusjon er basert på intervju med nøkkelpersoner i kommunen og SNF, og medlemsundersøkelse som SNF har utført blant sine bedriftsmedlemmer. Dessuten har vi lagt til grunn dokumentasjon som bygger opp under vurderinger og konklusjoner om bruk av næringsfondet. Dette er saksutredninger, vedtak, og regnskapsrapporter. Det er gjennomført ialt 9 individuelle intervju, hvorav 8 er verifiserte. Det 9. referatet er ikke blitt verifisert, etter flere påminnelser fra oss. Vi har brukt en spørsmålsliste med tilnærmet like spørsmål til alle informantene, men noe tilpasset funksjonen til vedkommende. Vi mener at bruk av strukturert spørsmålsliste, med muligheter for å gi utdypende svar, rettet mot personer med ulik funksjon og rolle knyttet til kommunens næringsliv, har vært den beste måten å få fram erfaringene med samarbeidet. Dette er styrket gjennom bruk av andre informasjonskilder. Side130

131 De 8 intervjuene er gjennomført med: Rådmannen Sektorsjef for bygdautvikling Leder for HBU ( ) Daglig leder ved SNF Næringskonsulent (tidligere Selbu kommune, nå SNF) Styreleder i SNF Leder for plan, miljø og landbruk, Selbu kommune Kulturkonsulent, Selbu kommune Det niende intervjuet, som ikke er verifisert, og derfor ikke brukt som informasjonsgrunnlag, var med et styremedlem i SNF oppnevnt av kommunen. SNF gjennomførte en medlemsundersøkelse første halvår i Revisjon Midt-Norge har fått oversendt en oppsummering av undersøkelsen. Undersøkelsen ble i hovedsak gjennomført gjennom besøks- eller telefonintervju. Ett av temaene som medlemmene ble bedt om å ta stilling til var samarbeidsavtalen med Selbu kommune. Medlemmene ble også bedt om å vurdere medlemsmøter, og deltakelse på det. I oppsummeringen fremgår det at totalt 86 bedrifter ble kontaktet, de fleste gjennom besøk, men 3-4 bedrifter ble intervjuet på telefon. Informasjonen fra denne undersøkelsen er brukt til å vurdere hvorvidt medlemmene mener avtalen med kommunen er god. Videre er den brukt til å vurdere om samarbeidet har ført kommunens politiske og administrative ledelse nærmere medlemmene i SNF og med det næringslivet i kommunen. Når det gjelder å se på bruk av næringsfondet, har utgangspunktet for undersøkelsen vært kommunens egne bestemmelser for kontroll og utbetaling ved tildeling av tilskudd og lån. For å kartlegge hvorvidt administrasjonen har fulgt opp vedtakene som ble fattet av kommunestyret i forbindelse med behandling av den tidligere revisjonsrapporten om næringsfondet, har vi fått informasjon om det gjennom intervjuene som ble foretatt. Videre har vi tatt utgangspunkt i et representativt utvalg tildelinger (72) som er gjort i perioden , og vurdert om bakenforliggende saksbehandling har skjedd i henhold til gjeldende regelverk, både lokale vedtekter og retningslinjer fra staten. Vi har valgt ut 22 1 tildelinger, som vi har gjort nærmere vurderinger av. 1 Korrigert i forhold til feil oppgitt tall i opprinnelig rapport Side131

132 Rapporten ble oversendt til kontrollutvalget den for behandling den I mellomtiden kom det fram dokumentasjon for noen av tiltakene som hadde fått støtte gjennom næringsfondet. Dette gjorde vi oppmerksom på i kontrollutvalgsmøtet. Kontrollutvalget ønsket en ytterligere gjennomgang av tiltakene, og utsatte behandlingen av rapporten. Revisor har gjennomgått bilagsmapper for alle 22 utvalgte tiltak. Rapportens innhold i kapittel og 4.3, samt vedlegg 3 er justert som følge av gjennomgangen. Side132

133 3 Oppfølging av intensjonsavtale I dette kapitlet ser vi på hvordan intensjonsavtalen mellom Selbu kommune og Selbu næringsfond har vært. I det ligger også en gjennomgang og vurdering av om intensjonene i avtalen er oppnådd. 3.1 Revisjonskriterier for intensjoner med samarbeidsavtalen Revisjonskriteriene for denne problemstillingen har utgangspunkt i PS-sak 005/2008, der kommunestyret vedtok den reviderte næringsplanen. I den saken vedtok kommunestyret også at det skulle inngås samarbeidsavtale med SNF. I saksutredningen i denne saken framgår det en rekke fordeler som man ser med samarbeidsavtalen. Det framgår dessuten ulemper med en slik organisering, i tillegg til at fordelene ved to andre organisasjonsformer blir listet opp. Selve samarbeidsavtalen ble vedtatt i kommunestyret, i sak 77/2008. I samarbeidsavtalen framgår det hva som er formålet med samarbeidet, og føringer for den administrative organiseringen og de økonomiske forutsetningene rundt samarbeidet. Næringsplanen viser de satsningsområder som skal prioriteres de nærmeste årene, og planen forplikter både politiske prioriteringer og deltakelse fra næringslivet for å nå de strategiske målene som er satt. Kontrollutvalget har vært opptatt av å få en gjennomgang av de politiske, administrative og økonomiske intensjonene med samarbeidsavtalen. Som tidligere nevnt framgår det ikke eksplisitt hva som er politiske, administrative og økonomiske intensjoner, så vi har grupper kriteriene i forhold til disse kategoriene etter vårt eget faglige skjønn. I vedtaket om næringsplanen og senere, i vedtaket om samarbeidsavtalen, framgår det også hvordan samhandlingen mellom det politiske nivået og SNF skal være. Kommunestyret skal oppnevne to representanter til SNFs styre. I tillegg har ordfører og leder for HBU møterett i styret. I sak 005/2008 ble tre alternative løsninger presentert for organisering av kommunens arbeid med næringsutvikling. Det ble listet opp punkter som gjaldt fordeler og ulemper med hvert av de tre alternativene. De alternative løsningene som ble presentert for politikerne var A) Ingen endringer i dagens organisering, B) SNF som kommunens næringsapparat, eller C) Styrking av kommunens næringsapparat. Kommunestyret vedtok, som kjent, alternativ B), og fordelene ved det alternativet var en del av intensjonen med avtalen. De politiske fordelene gikk ut på å få tettere samarbeid og kontakt mellom kommunen og næringslivet i saker som Side133

134 vedrører næringsutvikling. En ulempe som ble nevnt ved denne løsningen var at det kunne bli større avstand mellom politikerne og det administrative tjenesteapparatet i SNF. Når det gjelder administrative fordeler, kommer det klart fram i sak 005/2008 at en hadde forventninger til et styrket og større fagmiljø i næringssaker. Videre framgår det av selve avtalen at det skal være tett dialog mellom SNFs ledelse og ansatte og den administrative ledelsen i kommunen. I avtalen framgår det at det skal være samarbeid i forbindelse med saksutredning og prioriteringer som gjelder næringsplanen. Videre skal det være dialog rundt innspill som vedrører kommunal medfinansiering til budsjettprosessen, og SNF skal rapportere om virksomheten i forbindelse med årsmeldingen. De økonomiske intensjonene går ut på at kommunen årlig skal overføre 1 mill. til SNF, slik det framgår av samarbeidsavtalen skal dekke årsverket som ble overført fra kommunen til SNF, inklusive husleiekostnader og andre driftsutgifter. De resterende midlene er støtte som kommunen har gitt SNF siden etableringen (av SNF). Videre går det fram av sak 005/2008 at en ser for seg et effektiviseringspotensial, ved at mye dobbeltarbeid blir redusert. For å oppsummere kriteriene har vi lagt vekt på om kommunen har kommet nærmere det lokale næringslivet, og om dialogen og samarbeidet mellom SNFs administrasjon og det politiske nivået i kommunen er tilfredsstillende. Det er de politiske intensjonene. Når det gjelder administrative intensjoner har vi lagt vekt på faglig styrking av kommunens administrative næringsapparat, rutiner for forsvarlig og god saksbehandling og samarbeid mellom SNF og administrasjonens ledelse og ansatte. De økonomiske intensjonene som har vært vurdert er om samarbeidet har vært effektiviserende. 3.2 Data om oppfølging av samarbeidsavtalen I dette kapitlet framstiller vi data fra SNFs medlemsundersøkelse og intervju Politiske intensjoner En viktig intensjon var tettere dialog og kontakt mellom kommunens politiske og administrative ledelse på den ene siden, og næringslivet i Selbu, gjennom medlemsbedriftene i SNF, på den andre siden. Som vi understreket i kapittel 2.1 har vi ikke evaluert oppfølging av mål og tiltak i næringsplanen, men konsentrert oss om politiske intensjoner med samarbeidsavtalen. I Side134

135 formålet for samarbeidet framgår det at SNF skal være det operative apparatet i næringssaker i kommunen, og at målene i næringsplanen skal ligge til grunn for arbeidet SNFs medlemsundersøkelse SNF gjennomførte en medlemsundersøkelse første halvår i Revisjon Midt-Norge har fått oversendt en oppsummering av undersøkelsen. Undersøkelsen ble i hovedsak gjennomført gjennom besøks- eller telefonintervju. De ble stilt en rekke spørsmål innenfor temaene: - Hva kan SNF gjøre for din bedrift? - Hva kan SNF gjøre for Selbu? - Hva skal til for å øke oppslutning og engasjement på SNFs medlemsarrangement? - Samarbeidsavtalen med Selbu kommune - Tverrfaglig opplæringskontor i Neadalen - Generelle spørsmål om medlemmenes tilfredshet med SNF Vi mener at det er spørsmålet om samarbeidsavtalen med kommunen som er mest interessant for vår undersøkelse, og legger vekt på tilbakemeldingene på det spørsmålet. I oppsummeringen framgår det at det er relativt mange som ikke har noen formening om dette samarbeidet. De som har tilbakemeldinger svarer at dagens ordning er positiv, og at det er bra med bare ett kontaktpunkt å forholde seg til. Av tilbakemeldingene går det også fram at samarbeidet legger til rette for bedre gjensidig påvirkning. Vi understreker at dette er enkeltutsagn, og at det ikke nødvendigvis er synspunkt som det er allmenn enighet om. Svarene på de andre spørsmålene er i hovedsak rettet mot oppgaver som SNF har hatt fra før. Det er likevel noen tilbakemeldinger som er av samfunnsmessig karakter, og som vedrører kommunens rolle og forpliktelser, både politisk og administrativt. Det er tilbakemeldinger som tyder på at en ønsker at SNF skal drive med omdømmearbeid og jobbe for tomteutvikling og identifisere ledige tomter i sentrum. Det er også behov for støtte og veiledning i forbindelse med søknader, og lokalt næringsfond er en av de støtteordningene som blir nevnt. Bedriftene har også blitt spurt om deltakelse på SNFs medlemsmøter. Noen av svarene går ut på at det er vanskelig å delta på grunn av tidspunkt, og at det er vanskelig å prioritere slike ting på kveldstid. Det er viktig at temaene som tas opp treffer virksomhetens tjeneste. Side135

136 Intervjudata I intervjuene vi har gjennomført selv sier de ansatte i SNF at kommunens næringsplan er et viktig utgangspunkt for arbeidet deres. Målene i næringsplanen var viktige for SNFs arbeid før avtalen også, og SNF var involvert i planprosessen. Selbu er en del av Værnesregionen, og innenfor dette samarbeidet er det også utarbeidet en næringsplan. Selv om Selbu ikke er en del av Trondheimsregionen, er de en del av næringssamarbeidet, og den strategiske næringsplanen som er utarbeidet i den sammenheng. SNF er involvert, på vegne av kommunen, i begge disse samarbeidene. Daglig leder deltar i et forum som kalles Næringsalliansen i Værnesregionen, og han har deltatt i prosessen med utarbeiding av næringsplan for Trondheimsregionen. Både fra kommunen og SNFs side blir det gitt uttrykk for at det er nyttig å delta i disse samarbeidene, men at de strategiske næringsplanene for både Værnesregionen og Trondheimsregionen er for generelle til at de kan brukes som et godt verktøy for næringsutviklingen i kommunen. SNF ønsker dessuten å ha et tettere samarbeid med utdannings- og forskningsmiljøene i Trondheim, og har involvert Leiv Erikssonsenteret til et samarbeid i Selbu. Samarbeidet gjelder støtte og veiledning til nyetableringer og gründervirksomhet. Det er gjennomført årlige møter hvor innbyggere, som sitter inne med en forretningsidé, eller som kunne tenkt seg og starte en egen bedrift, har blitt invitert. Her har man fått hjelp og veiledning av en av konsulentene fra Leif Erikssonsenteret, og daglig leder peker på at vedkommende bidrar med en litt annen spisskompetanse enn hva man kanskje har i SNF. Likevel blir det gitt uttrykk for at det er vanskelig å få disse miljøene (forskning og utdanning) til å vise interesse for Selbu, på grunn av avstanden. Intensjonene med samarbeidsavtalen var at kommunen skulle bli en beslutningsdyktig organisasjon, med fokus på utviklingsarbeid. Videre skulle brukerne av kommunen og SNFs tjenester få en felles dør, og ved utstrakt delegering til SNF, skulle beslutningslinjene bli kortere. Fra politisk hold i kommunen blir det gitt uttrykk for at kommunen er kommet nærmere næringslivet i arbeidet med næringsstrategi og utvikling. Det er lettere å nå næringslivet med temadager og seminar om næringsutvikling. Det ble gitt uttrykk for at kontaktnettet innad i bygda har blitt mye bedre med samarbeidet, mens kontaktnettet mot andre offentlige organer og lignende har blitt større, men ikke nødvendigvis bedre i form av hva som kommer ut av det. Side136

137 De om lag 100 bedriftene som er medlemmer i SNF utgjør størstedelen av næringsvirksomhetene i kommunen. Vi har ikke informasjon om det totale antallet på bedrifter i Selbu, men tilbakemeldinger i intervju tyder på at størstedelen av næringsvirksomhetene i Selbu er medlemmer i SNF. Som vi så av medlemsundersøkelsen, er det mange som ikke har noen formening om samarbeidet med kommunen, men at de som har det, har uttalt seg positivt. Likevel kommer det fram i intervjuene at det er vanskelig å engasjere medlemmene i SNF i medlemsmøter og arrangement i regi av SNF, der overordna spørsmål om næringsutvikling blir drøftet. Medlemmene bruker SNFs kompetanse først og fremst til veiledning som kommer egen bedrift til gode. Unntaket er den årlige næringskonferansen, som tiltrekker seg et stort publikum. På denne konferansen blir spørsmål om næringsutvikling og satsinger drøftet, og det kan komme innspill fra deltakerne om aktuelle satsingsområder. Her deltar også lokalpolitikere og andre fra kommunens ledelse. Denne konferansen er rettet mot alle virksomheter, mens medlemsmøtene er rettet mot medlemmene i SNF. SNF er et medlemsforum, med oppgaver direkte rettet mot sine medlemmer, samtidig som de er det operative næringsorganet for kommunen overfor kommunens totale næringsliv. Selv gir de ansatte i SNF uttrykk for at de håndterer disse to rollene godt. De håndterer dette gjennom kompetansevurdering og habilitetsvurderinger o.s.v. I vurderinger knyttet til tilskudd fra næringsfondet, f.eks., sørger de for at noen andre tar saksbehandlingen, dersom det er spørsmål om tette forbindelseslinjer mellom en saksbehandler og medlemsbedriften. I følge saksbehandler i SNF oppstod slike situasjoner da stillingen var i kommunen også, og da var det færre å spille på enn det er nå, i SNF. Likevel er det en dobbeltrolle, som alle saksbehandlerne har, fordi de utfører både medlemsretta oppgaver og oppgaver for kommunen. Flere av de i kommuneorganisasjonen som ble intervjuet stilte spørsmål ved denne rollen, men alle ga likevel uttrykk for at de har tillit til at SNF håndterer dette på en ryddig måte. Vi kommer tilbake til om SNF har prosedyrer og rutiner for håndtering av slike situasjoner i kapittel Den doble rollen har også skapt en uklarhet om de ansatte i SNF oppfatter seg som del av kommunen. I følge enkelte av de fra kommuneorganisasjonen som ble intervjuet, har det vært noen tilfeller der SNF har opptrådt som et organ utenfor kommunen, i saker der de har vært kommunens aktør. De ansatte i SNF bekrefter at de er opptatt av å framstå som en organisasjon utenfor kommunen, og at det er en viktig begrunnelse for å være lokalisert utenfor rådhuset. Side137

138 Kontakt mellom SNF og det politiske nivået i kommunen En av de beskrevne ulempene som kunne oppstå ved den organiseringen som ble valgt, var at det ble større avstand mellom det politiske nivået i kommunen og det operative næringsapparatet i SNF. Samarbeidsavtalen forutsetter en tett dialog mellom SNF og det politiske nivået i kommunen. Kommunestyret oppnevner to representanter fra kommunen til styret i SNF. I tillegg møter både ordfører og leder for HBU som observatører. Dette er slått fast i samarbeidsavtalen. Kontakten mellom det politiske nivået i kommunen og SNF beskrives nå som god. De to representantene fra kommunen i styret kommer fra posisjonen og opposisjonen. I startfasen ble det etterlyst bedre kontakt mellom SNF og de politiske organene i kommunen, særlig HBU. Derfor har det blitt etablert en fast ordning med at daglig leder for SNF møter i utvalget for bygdautvikling, og at det settes av litt tid til orientering og avklaring av spørsmål rundt det løpende næringsarbeidet. Selv om politikerne blir holdt løpende orientert, og er kommet nærmere næringslivet i kommunen, gjennom SNF og deres medlemsbedrifter, kan politikerne likevel ha en følelse av redusert påvirkningsmulighet. Det blir gitt uttrykk for at den fysiske adskillelsen til rådhuset gjør det vanskeligere å ha løpende kontakt med saksbehandlerne. Fra SNFs side mente man at det spiller ingen rolle for den jevne politiker om SNF er i rådhuset eller i bygningen vis á vis. Unntaket er for ordfører og leder for HUB Administrative De administrative intensjonene var først og fremst knyttet til et styrket fagmiljø. Kommunens fagmiljø innen næringsutvikling bestod før 2008 av sektorsjef og saksbehandler for næringsutvikling. I tillegg var landbruksforvaltningen og kulturforvaltningen i samme avdeling, og de hadde også oppgaver som var næringsrettet. Da SNF overtok saksbehandlingen av næringssaker i 2008, ble kommunens saksbehandler for næringsutvikling innlemmet i SNF, som drev med næringsutvikling på vegne av medlemsbedriftene. Saksbehandlerne innen landbruk og kultur har også næringsretta oppgaver, men de har fortsatt sin arbeidsplass i kommunen. Selbu næringsforum består i dag av leder, saksbehandler for generell næringsutvikling, reiselivskonsulent og en prosjektmedarbeider. To er fast ansatt, mens de to andre er prosjektengasjerte. Saksbehandleren for næringsutvikling kom fra en enhet med flere ansatte enn det SNF har pr. i dag, men han var den eneste som jobbet spesifikt med næringsutvikling. Likevel gir alle vi har intervjuet uttrykk for at sammenslåingen har gitt et større og bedre fagmiljø innen Side138

139 næringsutvikling. Områdene som de fire ansatte ved SNF jobber med kompletterer hverandre bedre, enn hva som var tilfelle før I tillegg til det faglige miljøet blant de ansatte i SNF, beskrives kontakten med medlemsbedriftene som en faglig styrke. Sammenslåingen med SNF har medvirket til bedre kontakt med medlemsbedriftene og en styrking av fagmiljøet for de som driver næringsutvikling for kommunen. Kultur- og landbruksområdet driver også med næringsutvikling. Leder for planlegging, miljø og landbruk var næringskonsulentens nærmeste overordna før samarbeidsavtalen. Han mener at SNFs engasjement i arealplanlegging og regulering av tomter for nærings- og boligformål, er svært nyttig for kommunen, og at det er et godt samarbeid på det området. Ellers er det ikke så mye samarbeid. Henvendelser som gjelder landbruk og skogbruk kommer til kommunens landbruksavdeling, og blir håndtert av dem, mens andre henvendelser om næring kommer til SNF. Innen kulturområdet har kontakten blitt redusert. I næringsplanen er en av de strategiske målsettingene at den kommersielle delen av kulturaktivitetene skal styrkes. SNF har ansvar for en del næringsbasert kulturvirksomhet, som arrangement o.l. De sakene som utføres innenfor kommuneorganisasjonen, skjer i dialog mellom kulturkonsulenten og sektorsjefen. De sakene som skal håndteres av SNF, drøftes mellom SNF og sektorsjefen. I samarbeidsavtalen framgår det at SNF skal ha tett dialog med sektorsjef for bygdautvikling og rådmannen. SNF skal sørge for løpende rapportering, og at informasjon om næringsvirksomhet blir rapportert til kommunen i forbindelse med kommunens årsrapportering. De ansatte ved SNF og sektorsjefen for bygdautvikling gir tilbakemelding om at det er tett dialog mellom SNF og kommunens administrative apparat. De har samarbeidsmøter annenhver uke, der saker som vedrører kommunens forpliktelser innen næringsutvikling og næringsstøtte blir diskutert. De fordeler arbeidsoppgaver seg imellom. Bortsett fra regelmessighet og møtehyppighet, er møtene ikke så formaliserte, og det blir ikke skrevet referat fra møtene. Saker som SNF utreder for kommunen skal i prinsippet utredes i henhold til krav til kommunen om saksbehandling. Selbu kommune har saksstyringssystemet ephorte, og all saksbehandling skal skje gjennom det systemet. De ansatte i SNF bruker ikke det systemet, men sender en wordfil over til sektorsjefen, som legger det inn i saksstyringssystemet. Side139

140 Begrunnelsen er at de sjelden bruker systemet, og at brukerterskelen oppleves som høy når det brukes. I følge rådmannen skal kommunen innføre et elektronisk kvalitetssystem, der lover, forskrifter, prosedyrer og rutiner som gjelder for kommunen skal være tilgjengelig. Dette gjelder også næringsutvikling, og målsettingen er at SNF skal være en del av dette kvalitetssystemet. Kommunens administrative ledelse har fremdeles overordna ansvar for saksbehandlingen av næringssaker inn mot politisk nivå. I beslutningen om å inngå samarbeid med SNF fremgikk det at det må være tett dialog mellom kommunens administrasjon og de ansatte ved SNF. Dessuten er det viktig at saksbehandlingen skjer i tråd med regelverket for offentlig forvaltning, og at offentlighetslov og arkivlov blir fulgt for å sikre innsyn og gjennomsiktighet i næringssaker som vedrører kommunen. Rent bygningsmessig er SNF og kommunen lokalisert i hvert sitt bygg. Det er SNF som har ønsket det slik, og de ansatte der ser ikke at det medfører problem for samarbeidet med kommunens ansatte. De kommuneansatte, derimot, hadde helst sett at SNF var lokalisert i rådhuset. Likevel er det ingen som gir uttrykk for at lokaliseringen byr på noen større problem. De har etterhvert fått gode rutiner for samarbeid og dialog. Det er etablert samordningsmøter mellom leder for SNF og sektorsjef bygdautvikling hver 14. dag. Noen ganger deltar også rådmannen i disse møtene Økonomiske intensjoner I samarbeidsavtalen mellom SNF og kommunen framgår det at kommunen årlig skal overføre 1 mill. til SNF skal dekke årsverket som ble overført fra kommunen til SNF, inklusive husleiekostnader og andre driftsutgifter. De resterende midlene er støtte som kommunen har gitt SNF siden etableringen (av SNF). I følge intervju går midlene fra kommunen til SNF over næringsfondet. Flere stiller spørsmål ved det, også ansatte ved SNF. Overføringer, som går til å dekke driftskostnader, bør overføres fra kommunens driftsbudsjett er holdningen. En betydelig del av fondet går med til å dekke slike driftsutgifter. Næringsfondet til Selbu kommune Det går ikke fram noen av sakene som ble lagt fram for politisk behandling i forbindelse med samarbeidet, hvor disse midlene skulle overføres fra. Vi har ikke gjennomgått budsjettdokumenter, og tar forbehold om det går fram av disse. Side140

141 Økonomisk effektivisering var en av intensjonene med samarbeidsavtalen. Nedenfor presenterer vi en tabelloversikt, som viser brutto driftskostnader som Selbu kommune har hatt til næringsutvikling fra Tabell 1 Brutto driftsutgifter for næringsutvikling kroner Tilrettelegging og bistand for næringslivet Tiltaksprosjekter næring Drift næringsbygg Kilde: Selbu kommunes regnskap (Visma) Vi ser av figuren bruttoutgiftene til tilrettelegging og bistand for næringslivet har variert i løpet av årene Brutto driftsutgifter til tiltaksprosjekter næring har blitt redusert i årene 2010 og Det har ikke vært noen endring i utvikling utgifter som følge av samarbeidsavtalen. En del av intensjonen var at SNF og kommunen samlet skulle redusere mye av dobbeltarbeidet, og effektivisere arbeidsprosessene med inntil 30 % Om sammenslåingen har vært effektiviserende er det lite informasjon om ennå, annet enn at flere beskriver arbeidsprosessene som mer rasjonelle. Rådmannen mener at kommunen har hatt en del administrative kostnader knyttet til sammenslåingen, som f.eks. økte husleiekostnader. Det er heller ikke utviklet gode måleparametre ennå, for å vurdere om ressursutnyttingen på prosjekt som får kommunal støtte er god nok, i følge rådmannen. Et annet moment som trekkes fram, og som har sammenheng med økonomisk effektivitet (måloppnåelse i næringspolitikken), er om det er de riktige som tiltakene støttes. Det har vært vist stor velvillighet når det gjelder støtte til små virksomheter. Spørsmålet som flere av de som ble intervjuet stilte er om dette går utover de store virksomhetene, og derfor ikke skaper så mange arbeidsplasser. 3.3 Revisors vurdering av oppfølging av samarbeidsavtalen I dette kapitlet vil revisor vurdere om samarbeidet mellom Selbu kommune og SNF er fulgt opp, slik intensjonene har vært i samarbeidsavtalen og dokument knyttet til saksforberedelser til samarbeidet. I bestillingen spesifiserte kontrollutvalget at de ønsket at de politiske, administrative og økonomiske intensjonene ble gjennomgått og vurdert. Side141

142 3.3.1 De politiske intensjonene Formålet med samarbeidet er, slik det framgår av samarbeidsavtalen, at SNF skal være kommunens operative apparat for prioriteringer av tiltak i den politisk vedtatte næringsplanen for Selbu. De visjoner og mål som er beskrevet i næringsplanen er grunnleggende for mye av arbeidet som skal utføres av SNF. Da kommunestyret vedtok å inngå en samarbeidsavtale med SNF (sak 005/2008). I saksframlegget framgår det dessuten at intensjonene er å oppnå tettere kontakt med næringslivet og kortere beslutningslinjer, ved at kommunen kommer nærmere SNF. Revisor har også lagt til grunn at det politiske nivået i kommunen har tett dialog og samarbeid med de som utfører det operative næringslivsarbeidet for kommunen. SNF er en medlemsorganisasjon, og et flertall av næringsvirksomhetene i kommunen er tilsluttet SNF som medlemmer. Intensjonene med samarbeidsavtalen, slik det kommer fram i saksframlegg og avtale, er at samarbeidet skal bidra til å involvere næringslivet til langsiktig næringsutvikling i kommunen. Vi ser at SNF har problem med å få oppslutning fra medlemmene på medlemsmøter, og at medlemmene gjerne bruker SNF til direkte veiledning og støtte. Unntaket er næringskonferansen, som er en lokal konferanse som er rettet mot alle. Den har stor oppslutning, og tar opp utviklingstemaer og utfordringer i lokalsamfunnet. Vi vil også understreke at det er viktig at SNF har oppmerksomhet mot de virksomhetene som ikke er medlemmer i SNF. Flertallet av medlemmene hadde heller ingen oppfatning av samarbeidet med kommunen. Det er likevel positivt at de som hadde en formening, hadde positiv holdning til samarbeidsavtalen, og hva man kan få ut av den. Vi registrerer at SNF er opptatt av å ivareta målene i næringsplanen, og at ledelsen og ansatte i SNF deltar i fora der det er viktig at kommunen deltar. Vi har inntrykk av at både SNF og politisk ledelse i hovedsak er tilfreds med samarbeidet, og at det er en god måte for kommunen å komme i kontakt med næringslivet. Det er etablert gode rutiner for at politisk ledelse er representert i styret for SNF, både som faste medlemmer og ved møterett. Videre er det etablert rutiner for at daglig leder i SNF møter i HBU, og orienterer om løpende saker innen næringsutvikling. SNF er en medlemsorganisasjon i tillegg til at de utfører oppgaver for kommunen. Vi ser at flere tar opp dette som et dilemma, og at det kan være krevende å balansere disse rollene. Side142

143 Det er tillit til SNF, og selv gir de ansatte i SNF tilbakemelding om at de håndterer dette greit. Vi kommer tilbake til om SNF har prosedyrer for å håndtere dette under kapitlet om saksbehandling knyttet til næringsfondet. Den doble rollen gjør også at de ansatte i SNF, og politikere og ansatte i kommunen, har ulikt syn på hvor tett SNF skal knyttes til kommunen. Fra kommunens ståsted er holdningen at SNF må framstå som kommunens apparat utad, både i saker som kan være krevende og omstridt og i enklere saker. De ansatte i SNF mener at det er viktig å skape litt avstand til kommunen, og derfor vil de ikke lokaliseres i rådhuset. Vi vil understreke at det er viktig at det ikke er tvil i det politiske systemet om SNFs uavhengighet og rolle, og at det er tydelig rolleavklaring utad De administrative intensjonene De administrative intensjonene var først og fremst knyttet til større fagmiljø og styrket kompetanse ved å overføre saksbehandlerstillingen til SNF. Vi har inntrykk av at dette er noe alle er tilfreds med, og vårt inntrykk er at fagmiljøet er styrket ved at det er flere å diskutere næringsspørsmål med, og det er flere å gå på dersom det skulle oppstå habilitetsspørsmål. Fra kommunens side blir det hevdet at samarbeidet på arealsiden er bra, men at det kun er sektorsjefen for bygdautvikling som har dialog med SNF, der det er overlappende saker (kultur, landbruk og skogbruk). Etter vår vurdering er også kontakten med medlemsbedriftene nyttig, med tanke på faglige innspill og diskusjoner. Videre er det viktig at SNF søker samarbeid med fagmiljø i Trondheimsområdet. Vi mener det er tett dialog mellom SNF og det administrative nivået i kommunen. Det blir gjennomført jevnlige møter, der ulike saker blir drøftet. Møtene har en nokså uformell karakter, og det skrives ikke referat fra møtene. Vi mener det er en svakhet. SNF og kommunen samarbeider om viktig næringssaker, som har økonomiske konsekvenser. Det er viktig at det man kommer fram til på møtene blir nedtegnet i skriftlig referat. SNF bruker ikke saksstyringssystemet ephorte i sin saksbehandling. De sender over wordfiler, som sektorsjefen legger inn i saksstyringssystemet. Dette kan medføre risiko for at informasjon går tapt, og det legger oppgaver til kommunens ansatte, som i utgangspunktet SNF skal utføre. SNF skal være en del av det kvalitetssystemet som nå er under etablering i kommunen. Vi mener at det er viktig at kommunen sørger for at SNF får opplæring, og gjøres i stand til å bruke de systemene som er aktuelle for det arbeidet de utfører for kommunen. Side143

144 3.3.3 Økonomiske intensjoner De økonomiske føringene i samarbeidet er at kommunen overfører om lag 1 mill. til SNF, blant annet for å dekke utgifter til årsverket som ble overført, og andre driftsutgifter som vedrører SNFs oppgaver for kommunen. Disse midlene går fra næringsfondet. Når det gjelder prioritering av bruken av midler fra fondet, er det et politisk spørsmål. Det framgår ikke av sakene som vedrører samarbeidsavtalen at midlene skal gå fra næringsfondet. Om det er i tråd med regelverket for bruk av næringsfond kommer vi tilbake til i kapittel 4 om næringsfondet. Vi så av tabell 1 at brutto driftsutgifter til tilrettelegging og bistand for næringslivet har variert fra , men at utgiftene til tiltaksprosjekt har gått ned i 2010 og Det er ikke etablert gode måleverktøy for å vurdere om samarbeidsavtalen har medført effektivisering, slik intensjonen også var. Det er lite trolig at kommunens utgifter til håndtering av oppgaver innen næringsutvikling er blitt redusert. Totalt sett har sannsynligvis SNF og kommunen effektivisert arbeidsprosessene, der det tidligere var to aktører som gjorde mange like oppgaver. Samtidig er det viktig å ta med at det går med en del tid til å ivareta samarbeidet og en god dialog. Kommunen har fått noe økte husleieutgifter i forbindelse med SNF er lokalisert i et annet bygg enn rådhuset. Side144

145 4 Bruk av næringsfondet I dette kapitlet presenterer vi data og gjør vurderinger av kommunens bruk av næringsfondet. 4.1 Revisjonskriterier Statens føringer for bruk av næringsfond går fram Rundskriv H-1/11, Standardvedtekter for kraftfond, som trådte ikraft RH-1/11 erstatter RH-17/98, Standardvedtekter for næringsfond (kraftfond). Endringene er av formell karakter, ikke prinsipiell. Da vi gjennomførte intervju og annen innsamling av dokumentasjon, var det fremdeles RH-17/98 som gjaldt. Det fremgår at kommuner som har godkjente vedtekter for kraftfond i tråd med Rundskriv H-17/98 ikke behøver å foreta endringer i sine vedtekter, som følge av rundskriv RH-1/11, under forutsetning av at de ikke inneholder bestemmelser som bryter mot det til enhver tid gjeldende regelverket for offentlig støtte. Selbu kommunes næringsfond består i stor grad av kraftinntekter, men det inngår også andre midler. Blant annet får kommunen midler fra kapittel 551, post 60 og 61, Kommuneproposisjonen, via Sør-Trøndelag fylkeskommune. Vi har vært opptatt av om kommunen har anledning til å finansiere lønn til næringskonsulent og andre driftsutgifter gjennom sitt næringsfond. RH-1/11 gir anledning til det, det samme gjorde RH-17/98. Når det gjelder kapittel 551, post 60 og 61, kommuneproposisjonen, kan inntil 5 % av tilskuddet brukes til delvis å dekke administrasjons- og gjennomføringskostnader ved forvaltning av midlene. Videre går det fram at midlene fra kraftfond og næringsfond kan slås sammen, at det er ulike bindinger knyttet til bruken av de, og at dette må gå tydelig fram i regnskapet. Videre har vi brukt kommunens egne vedtekter om næringsfond, vedtatt i 1995, regler for kontroll og utbetaling av midler fra Selbu næringsfond, vedtatt i sak 2011/ Dette vil være de viktigste kildene for kriterier å vurdere bruk av næringsfondet. Lokalt, har kommunestyret vedtatt reglement for næringsfondet, vedtekter for Selbu kommunes næringsfond. Retningslinjene er utdypet med regler for kontroll og utbetaling av midler fra Selbu næringsfond, sak 2011/ Dette vil være de viktigste kildene for kriterier å vurdere bruk av næringsfondet. Kommunestyret vedtok i sak 018/2005 at rådmannen skulle følge opp en forvaltningsrevisjon, med følgende anbefalinger: Side145

146 1. Utarbeidelse/oppdatering av næringsplan oversendes hovedutvalg bygdautvikling og drift for uttalelse. 2. Selbu kommunes forvaltning/bruk av næringsfondet med blant annet splittinga i to fond oversendes hovedutvalg bygdautvikling og drift for uttalelse. 3. Vedtekter for Selbu kommunes næringsfond oppdateres i henhold til Standardvedtekter for kommunale næringsfond (kraftfond) gitt i vannkraftsaker ifølge rundskriv H-17/ Administrasjonen sørger for at tilskuddsmottaker legger frem bekreftet finansieringsplan for tiltak før utbetaling av tilskudd, i henhold til Regler for kontroll og utbetaling av midler fra Selbu kommunes næringsfond revidert den Administrasjonen presiserer og følger opp at utgifter dokumenteres før tilskudd utbetales. 6. Administrasjonen etablerer et arkivsystem med egne mapper for hver tilskuddsmottaker også innen primærnæringene slik at en får bedre oversikt over dokumenter som finnes. 7. Administrasjonen følger opp at det kreves årsregnskap for tilskuddsåret fra tilskuddsmottakerne. 4.2 Data om tilskudd fra næringsfondet Som det framgår i kapitlet ovenfor har kommunestyret vedtatt et reglement for kommunens næringsfond. Vedtektene som revisor har fått tilsendt er fra Verken rådmannen eller sektorsjef for bygdautvikling kjenner til om det finnes oppdaterte vedtekter. Kommunen har også utarbeidet retningslinjer, som utdyper regler for kontroll og utbetaling av midler. Siste versjon av retningslinjene er fra Vedtektene inneholder bestemmelser om hva midler fra næringsfondet skal gå til, og hva de ikke skal gå til. Det framgår bl.a. at midlene skal gå til formål som har forankring i kommunens næringsplan, tiltak som fremmer bosetting og arbeidsplasser for kvinner og unge. Det framgår videre midlene ikke skal gå til tiltak som fra før får betydelig støtte gjennom statsbudsjettet, og at de ikke skal gå til driftstiltak i bedrifter Bruk av næringsfondet Nedenfor presenterer vi en oversikt som viser tildelinger fra næringsfondet i perioden Side146

147 Tabell 2 Utbetaling fra næringsfond Kroner Tilrettelegging og bistand for næringslivet Tiltaksprosjekter SUM Kilde: Selbu kommunes regnskap Som vi ser av tabellen ligger den totale summen på mellom 2 og 2,5 mill. hvert år, med unntak av I 2010 går det fram av årsrapporten at søknadsfrist og utbetaling ble utsatt til Det er også viktig å merke seg at tallene for 2011 ikke representerer hele året. Midlene i næringsfondet kommer i hovedsak fra konsesjonsavgift. I tillegg mottar Selbu kommune næringsmidler fra fylkeskommunen (kapittel 551, post 60 og 61), aksjeutbytte fra bedrifter hvor kommunen er medeier og renter. Fra 2012 vil kompensasjon for tapt differensiert arbeidsgiveravgift (RDA-midler) inngå i næringsfondet. Næringsfondet er beskrevet på kommunens nettsider. Her går det fram at Næringsfondet skal nyttes aktivt i kommunens næringspolitikk for å bidra til å trygge sysselsetting og opprettholde folketallet i kommunen. Følgende kriterier skal tillegges betydning ved tildeling av fondsmidler: 1. Bedriftsøkonomisk lønnsomhet. 2. Sysselsettingseffekt av tiltaket. 3. Virksomheter som selger varer og tjenester ut av bygda. 4. Arbeidsplasser av særlig betydning for grupper hvor det er høy arbeidsledighet f.eks. kvinner, ungdom). 5. Næringsvirksomhet bygget på lokale fortrinn (råstoff, tradisjon, kompetanse og lignende). 6. I tilfeller hvor kommunal støtte utløser annen ekstern støtte til tiltaket. 7. Næringsvirksomhet som er miljøvennlig. 8. Næringsvirksomhet som klart gir samfunnsøkonomisk gevinst. 9. Fellestiltak prioriteres fremfor enkelttiltak. Lag og organisasjoner kan også søke. 2 Tallene for 2011 representerer ikke hele året Side147

148 10. Krav til egenkapital. 11. Kommunen kan også ut fra egne vurderinger tildele midler til tiltak som ikke er omsøkt, men som hovedutvalget anser som viktig. 12. Kompetansebyggende tiltak innen landbruket. Videre er det en lenke til søknadsskjema, og henvisning til sektor for bygdautvikling eller saksbehandler ved SNF. I intervju blir det bekreftet at det er sektorsjef ved bygdautvikling som er ansvarlig for næringsfondet på vegne av rådmannen, og at SNF har ansvaret for den operative saksbehandlingen. Saker som skal videre til politisk behandling godkjennes av rådmannen. Midler fra næringsfondet skal gå til næringsrettede tiltak, både landbruk- og skogbruksrelaterte tiltak, og øvrig næringsvirksomhet. Det er saksbehandling både i kommunen, og i SNF. Kommunen har ansvaret for alle søknader som gjelder landbruk og skogbruk, mens SNF har ansvar for saksbehandling av øvrige næringsrettede tiltak. Alle søknadene og vurderingene blir sammenstilt i ett dokument, som blir lagt fram for HBU for politisk behandling. Fordelingen kommer av at kommunens tidligere næringskonsulent ble flyttet over til SNF, mens kommunens kompetanse på landbrukssiden fortsatt sitter igjen ved sektor bygdautvikling. Ved starten av året gjøres det en vekting i forhold til hvor stor andel av næringsfondet som skal gå til landbruks- og skogbruksrelaterte tiltak, og hvor mye som skal gå til øvrige næringer. Det er noen gråsoner. Det gjelder for eksempel tiltak som retter seg mot turisme, jakt og fiske, og generell bruk av nasjonalparken i området, og som ikke bidrar med så mange arbeidsplasser. Videre kan det gis støtte til kulturtiltak, som har et tydelig næringsrettet preg. Omlag 1 million av næringsfondet går til tildelinger på bakgrunn av søknader. næringslivet. I tillegg er det også en god del av midlene som brukes til andre tiltak, som for eksempel BliLyst og turistinformasjon. Det er også en del prosjekt som det er knyttet politiske vedtak om at de skal finansieres av midler fra næringsfondet. Det kan være satsing på omdømme, markedsføring av boligtomter, tilrettelegging for arrangement osv. Kjøp av tjenester fra SNF finansieres også gjennom næringsfondet, inklusive lønn til næringskonsulent. I høringsmøtet ga rådmannen tilbakemelding om at KRD krever detaljert rapportering av midler fra kapittel Side148

149 551, post 60 og 61, og at de ikke har fått tilbakemelding om feil bruk av midlene når det gjelder det som er nevnt ovenfor. I budsjettprosessen blir det satt av en administrativ pott på kr , som saksbehandler i kommunen (landbruk/skogbruk) og SNF kan gi tildelinger fra uten, politisk vedtak. Denne typen tildelinger er begrenset oppad til kr for hvert tiltak. Eksempler på slike tildelinger kan være bedrifter som søker om kr i støtte til et arrangement eller lignende, hvor man ikke føler behov for å ha det opp til politisk behandling, men kun tar det med som en referatsak i hovedutvalg BU. Nytt f.o.m. neste år blir at RDA-midler skal forvaltes gjennom næringsfondet. Retningslinjene sier at disse midlene skal brukes til fellestiltak, og ikke til tildelinger til bedrifter eller gårdsbruk. Hittil har disse midlene blitt tildelt gjennom SNFs regnskap. SNF vil fortsette å forvalte midlene, men forskjellen blir at de nå skal gå gjennom kommunens regnskap og synliggjøres i næringsfondet. Sektorsjef peker på at det har vært to forskjellige pengestrømmer; én i kommunen, med næringsfondsmidler og én i SNF med RDA-midler og medlemskontingent. Nå ønsker de å rydde opp i dette, og få en bedre oversikt over hvilke midler man har til rådighet via næringsfondet. Han viser til at det kan være en utfordring for alle å ha fullstendig oversikt over hvilke tilskudd som er utbetalt, og hvilke som er tildelt, men ikke utbetalt. Når det sitter en saksbehandler i kommunen og en i SNF blir det ikke lettere. Sektorsjef ønsker derfor å legge opp regnskapet på samme nivå som man budsjetterer bruken av næringsfondsmidlene. Det er to søknadsrunder i året. Den første med frist 1. april, og den andre med frist 1. oktober. Sektorsjef mener antallet søknader ligger mellom i året. Vi har sett på tildelinger fra høst 2008, vår 2009, høst 2009, vår 2010 og høst 2010, og om disse er i tråd med vedtekter og retningslinjer i næringsfondet. Utvalget utgjør et 30 % av de 72 tildelingene som er vedtatt i HBU i perioden. Saksbehandlingen knyttet til 22 tildelinger, fordelt på 4 tildelinger høst 2008, 4 vår 2009, 3 høst 2009, 5 vår 2010 og 6 høst 2010, er nærmere gjennomgått. Vi viser også til vedlagte tabell (vedlegg 3). Vi har gått gjennom dokumentasjon i kommunens arkivsystem ephorte. 3 av de kontrollerte tiltakene var ikke avsluttet på kontrolltidspunktet. 7 av tildelingene mangler viktig dokumentasjon i arkivsystemet. Vi har gjennomgått bilagsmapper for de tildelingene som hadde flest mangler, og funnet mer dokumentasjon der, men for 4 av prosjektene mangler det dokumentasjon av utgifter som regelverket krever. I kommunens regler om kontroll og Side149

150 utbetaling kreves det årsregnskap for tilskuddsmottaker som del av dokumentasjonen. Dette er vedlagt i dokumentasjonen for 1 av de 19 prosjektene som har fått utbetalt tilskudd Habilitetsvurderinger Ettersom SNF er en interesseorganisasjon, kan det oppstå situasjoner der en eller flere i SNF kan betraktes som inhabile. Dette bekrefter både de ansatte i SNF og i kommunen. I slike tilfeller gjøres det først vurderinger internt i SNF, om det er andre saksbehandlere som kan overta. Det er leder ved SNF som er ansvarlig for habilitetsvurderingene. Dersom det er uklart, kan saken gå til rådmannen, eller sektorsjef, som peker ut saksbehandler. Det kan være tilfeller der SNF har hjulpet til med å utarbeide forretningsplaner eller lignende, hvor vedkommende i etterkant søker om tilskudd fra næringsfondet. Daglig leder mener at i slike tilfeller må SNF, som næringslivets interesseorgan og kommunens operative næringsapparat, være profesjonelle i sine vurderinger og trekke konklusjoner som er til det beste for næringsutviklingen. Han understreker imidlertid at kommunens næringskonsulent kom i tilsvarende situasjoner også før samarbeidsavtalen. SNF mener det er uproblematisk at deres medlemsbedrifter også søker om tilskudd fra næringsfondet. I følge daglig leder i SNF har det vært situasjoner der SNF, som medlemsorganisasjon og saksbehandler for kommunen, har vurdert at de har kommet i en dobbeltrolle. I slike tilfeller har de bedt rådmannen om å overta saksutredningen. I følge sektorsjef har det ikke vært konkrete enkeltsaker hittil, som har gjort at han, eller rådmannen, har grepet inn p.g.a. habilitetsproblem. De bekrefter likevel at det er en aktuell problemstilling. I tilfeller der det er større beløp er kommunen sterkere involvert i saksforberedelsene, og det har hendt at både med rådmann og ordfører har deltatt sammen med ansatte i sektor BU og SNF. På den måten har man forsøkt å sikre seg mot tilfeller hvor SNF kan bli oppfattet som inhabile. På spørsmål om SNF har skriftlige rutiner for å håndtere slike situasjoner, svarte daglig leder SNF det har de ikke. Han viste til praksisen som har vært i lang tid, og at det er viktig med fleksibilitet. Uansett, mente han, så er det kommunale apparatet inne og fatter den endelige avgjørelsen. Vurderingene rundt habilitet knyttes opp mot bestemmelsene om saksbehandling i forvaltningsloven, og disse gjelder i følge næringskonsulenten fullt ut også for han. Næringskonsulenten understreker at i alle tilfeller han mener at habiliteten hans må vurderes, tar han alltid kontakt med kommunen. Side150

151 4.2.3 Oppfølging Det er rådmannen, gjennom sektorsjef for BU, som har det formelle ansvaret for oppfølging, mens SNF også her utfører den operative oppfølgingen. Saksbehandler ved SNF har ansvar for at de som får tilskudd har levert tilstrekkelig med dokumentasjon før tilskuddet utbetales. I den videre saksbehandlingen vurderes det om tiltaket er i tråd med gjeldende næringsplan. På næringskonferansen, hvor alle har mulighet til å delta, blir det drøftet hvordan det skal jobbes med næringsutvikling i kommunen, og hvilke områder det skal satses på. Resultatene herfra skal være med og legge føringer for hvordan næringsmidlene skal brukes neste år. Næringskonsulenten peker på at de fleste som mottar tilskudd fra næringsfondet, også er medlem i SNF. På den måten får SNF en slags indirekte oppfølging og tilbakemelding på hvordan tilskuddsmottaker har brukt midlene, og om prosjektet/tiltaket har vært vellykket. Han peker på at de ofte får positive tilbakemeldinger om tilskuddet som er ytt, og at dette er kommet godt med. Næringslivet synes å være fornøyde med det bidraget kommunen gir. Næringskonsulenten i SNF er ikke involvert i utbetalingene fra næringsfondet alle anmodninger om utbetaling går til kommunen, og næringskonsulenten i SNF antar at disse blir behandlet iht. gjeldende retningslinjer og reglement for utbetaling. Etter 2008 har ikke næringskonsulent i SNF anvist noen utbetalinger fra fondet. Han peker imidlertid på at kommunen fikk påpakning i forbindelse med forrige forvaltningsrevisjon for noe svake rutiner knyttet til innhenting av dokumentasjon for mindre tilskudd. Han understreker at dette ble forsøkt strammet inn i årene frem mot Revisors vurdering av tilskudd fra næringsfondet De statlige føringene for bruk av næringsfond finner vi i RH-1/11 (erstatter RH-17/98) og i vedlegg til tilskuddsbrev fra KRD til fylkeskommunene; om midler fra kapittel 551, post 60 og 61, Kommuneproposisjonen. Selbu kommunes vedtekter er fra Vi kan ikke se at vedtektene som vi har mottatt fra kommunen er revidert etter det, slik kommunestyret påla rådmannen i forbindelse med en forvaltningsrevisjon i Det finnes lokale retningslinjer for kontroll og utbetaling av midler fra næringsfondet fra Vi mener at kommunen bør foreta en gjennomgang av vedtektene for næringsfondet, og vurdere om de er i tråd med gjeldende regelverk. Selv om SNF beskriver rutinene sine som gode når det gjelder saksbehandling knyttet til næringsfondet, mener vi det er svakheter når det gjelder formalisering av prosedyrer og Side151

152 rutiner. SNF har ikke skriftlige rutiner eller prosedyrer som gjelder f.eks. habilitetsvurderinger. En gjennomgang av utvalgte tildelinger viser at det er mangler i saksbehandlingen. Med unntak av ett tiltak, mangler det årsregnskap for alle virksomhetene som har fått utbetalt støtte fra næringsfondet. For fire av tiltakene mangler det dokumentasjon utover årsregnskap. For sju av tiltakene mangler det dokumentasjon utover årsregnskap i arkivsystemet ephorte. Oppfølgingen av tilskuddsmottakere er derfor ikke i tråd med bestemmelsene i rundskriv og vedtekter. Vi har sett i kapittel 3 og i dette kapitlet at store deler av næringsfondet går til driftsstøtte til SNF, bl.a. for å dekke årsverket som ble overført fra kommunen. I kommunens vedtekter for næringsfondet framgår det at det ikke skal gis driftstilskudd til bedrifter. Tilskuddet som dekker årsverk og driftsutgifter i forbindelse med SNFs oppgaver for kommunen må kalles driftstilskudd. Det er derfor et spørsmål om det er i tråd med kommunens vedtekter for næringsfondet. Det er, etter vår vurdering, innenfor RH-1/11. Vi har dessuten grunn til å tro at det er innenfor bindingene som ligger i midler fra kapittel 551, post 60 og 61. Etter vår vurdering bør rådmannen foreta en gjennomgang av de lokale vedtektene for næringsfondet, og samordne disse med de statlige føringene. Når det gjelder kommunestyrets vedtak i PS 018/2005, i forbindelse med forvaltningsrevisjon av næringsfondet, er utarbeiding av næringsplan gjennomført. Det har vært to fond fram til 2010, men etter det har det vært ett fond. Vedtektene for Selbu kommunes næringsfond er ikke oppdatert siden Når det gjelder punkt 4, 5 og 7 i PS 018/2005, har en gjennomgang utvalgte tildelinger vist at det at det har vært en del svakheter i oppfølgingen av tildelingene. Når det gjelder arkivsystem, har Selbu kommune innført ephorte. Som vi så i kapittel 3, så blir ikke det systemet brukt av SNF. Side152

153 5 Høring Et utkast til rapport har vært på høring hos rådmannen i Selbu kommune. I forbindelse med høringen fikk rådmannen tilbud om et høringsmøte, og det ble gjennomført den Verifisert referat fra høringsmøtet gjelder som høringsuttalelse, og følger rapporten som vedlegg 1. Den generelle tilbakemeldingen på rapportutkastet var at det ga et bilde av samarbeidet som rådmannen stort sett kjente seg igjen i. Rådmannen hadde et par kommentarer av prinsipiell art. Det ene var at samarbeidet mellom kommunen og Selbu næringsforum har vært mer utfordrende enn det som kommer fram i rapporten. Fra kommunens side er oppfatningen at SNF ikke forstår rollen sin som kommunens operative næringsapparat fullt ut. Vi mener at det som kommer fram om samarbeidet mellom SNF og kommunen i rapporten er det som kan dokumenteres i de verifiserte referatene. Vi har pekt på de utfordringene som rådmannen nevnte i høringsmøtet, men det er ikke grunnlag i de verifiserte referatene for å gjøre sterkere vurderinger og konklusjoner om det. Vi har lagt til en anbefaling om samarbeidet mellom kommunen og SNF, og SNFs rolleforståelse. Denne anbefalingen har støtte i intervju og annen dokumentasjon. Når det gjelder bruk av næringsfondet har det vært en dialog mellom Revisjon Midt-Norge, fylkesmannen i Sør-Trøndelag og KRD mens rapporten har vært på høring. Rådmannen har fått tilsendt all skriftlig tilbakemelding fra ovennevnte organ underveis i høringsprosessen. Rådmannen ga tilbakemelding om at det er detaljert rapportering av bruken av midlene fra fylkeskommunen, og at de er sikre på at disse brukes i tråd med bestemmelsene. Store deler av næringsfondet er kraftinntekter, som det ikke inneholder bindinger for, når det gjelder avlønning til saksbehandler og andre driftsutgifter. Vi har endret rapportens kapittel 2.3.2, og 4.3 som følge av disse opplysningene, i tillegg til konklusjon i kapittel 6. I høringsutkastet hadde vi en anbefaling om å splitte næringsfondet i to fond. Den anbefalingen er tatt bort i den endelige rapporten. Side153

154 Rådmannen viste til rapportens omtale av Selbukonferansen og næringskonferansen. Dette er to ulike arrangement, og Selbukonferansen har ikke med samarbeidet mellom kommunen og SNF å gjøre. Dette er endret i endelig rapport, og vi beskriver nå utelukkende næringskonferansen, som er en konferanse innenfor samarbeidet mellom kommunen og SNF. Når det gjelder de andre tilbakemeldingene i høringsmøtet, er det tilbakemeldinger som går ut på at rådmannen tar rapporten til etterretning. Etter at vi korriogerte rapporten som følge av kontrollutvalgets utsettelse, har rapportens kapittel 4 vært på ny høring. Rådmannen har i telefon og epost (vedlegg 1b) gitt tilbakemelding om at han tar tilføyelsene til etterretning. Side154

155 6 Konklusjon og anbefalinger I denne rapporten har vi oppsummert forvaltningsrevisjon av Selbu kommunes samarbeid med Selbu næringsforum (SNF). Vi har gjennomgått intensjonene med samarbeidsavtalen, og om disse har blitt fulgt opp. Kontrollutvalget var i sin bestilling opptatt av å få en gjennomgang av om de politiske, administrative og økonomiske intensjonene med avtalen har blitt innfridd. Til grunn for våre vurderinger har vi lagt avtalens innhold, slik den ble vedtatt i PS-sak 77/08, og i saksframstillingen til kommunestyret i forbindelse med vedtak av revidert næringsplan i sak 005/2008. De strategiske målene i næringsplanen ligger også til grunn. Videre har vi lagt til grunn rundskriv fra Kommunal og regionaldepartementet i RH- 1/11 (tidligere 17/98) og vedlegg til tilskuddsbrev fra KRD, om kapittel 551, post 60 og 61 (Kommuneproposisjonen). Kommunens egne vedtekter og retningslinjer ligger også til grunn for våre vurderinger Konklusjon Generelt vil vi konkludere med at begge parter er tilfreds med samarbeidet. Fra kommunens politiske og administrative hold er tilbakemeldingen at samarbeidet har styrket kommunens næringsutvikling, og at kommunen har kommet nærmere næringslivets aktører gjennom samarbeidet Vi har gjennomført forvaltningsrevisjonen utfra følgende problemstillinger: Har samarbeidet med Selbu næringsforum oppfylt kommunens intensjoner med avtalen? Vi konkluderer med at samarbeidsavtalen er et godt grep for å styrke kommunens næringsutvikling. Vi ser likevel at SNF har utfordringer med å engasjere sine medlemmer i spørsmål som vedrører næringsutvikling. Dette vedrører også samarbeidet med kommunen, der det er store forventninger til å komme nærmere det lokale næringslivet gjennom SNF. Næringskonferansen er et unntak her, og et eksempel på en viktig arena for kommunen, SNF og det lokale næringslivet. SNF har en dobbeltrolle som medlemsorganisasjon og som det operative saksbehandlingsapparatet for kommunen. Dette kan sette tilliten på prøve, dersom politikere og innbyggere blir i tvil om SNF håndtering. Etter vår vurdering mangler det formelle rutiner og prosedyrer, som synliggjør at SNF håndterer rollen sin på en balansert og ryddig måte. Side155

156 Videre er det viktig at SNF er tydelig på rollen sin, der det kan oppstå motsetninger mellom kommunens intensjoner og det lokale næringslivets forventninger. Gjennom samarbeidsavtalen har kommunen fått et større og mer robust fagmiljø innen næringsutvikling. Det er tett dialog mellom administrasjonen, ved sektorsjef for bygdautvikling, og SNF. Det mangler likevel noen formelle rutiner i denne dialogen, som f.eks. referat fra de jevnlige samarbeidsmøtene som er mellom SNF og den administrative ledelsen. Vi tror både kommunen og SNF har et potensial for å styrke fagmiljøet ved at også de som driver næringsutvikling innen kultur, landbruk og skogbruk blir tettere involvert i samarbeidet med SNF. Det er ellers lite som tyder på om kommunen har redusert sine utgifter til organisering og arbeid med næringsutvikling, men mulig effektiviseringsgevinst. Er kommunens bruk av midler fra næringsfondet i tråd med gjeldende regelverk? Selbu kommunes vedtekter er fra 1995, og er derfor ikke revidert etter at KRD kom med nye føringer for næringsfond og kraftfond i 1998 og Kommunestyrets vedtak fra 2005 er mangelfullt fulgt opp. Det er utarbeidet lokale retningslinjer for kontroll og utbetaling av midler fra næringsfondet fra Når det gjelder de økonomiske intensjonene om at utgifter som overføres fra kommunen til SNF, for å finansiere årsverket og driftsutgifter, finansieres det fra næringsfondet. Revisor mener at det er innenfor de statlige føringene, men spørsmålet er om det er innenfor de lokale føringene. Rådmannen bør foreta en gjennomgang av vedtekter, for å forsikre seg om at de er gyldige og hensiktsmessige. Vi mener det er svakheter knyttet til formalisering av prosedyrer og rutiner for saksbehandling av næringsfondet. SNF har oppmerksomhet på habilitet og uavhengighet, men mangler formaliserte rutiner for hvordan enheten skal håndtere det. En gjennomgang av utvalgte tildelinger viser også at det er mangler i saksbehandlingen, og oppfølgingen av tilskuddsmottakere er ikke i tråd med bestemmelsene i rundskriv og vedtekter Anbefalinger Revisor anbefaler at rådmannen, i samarbeid med ledelsen ved SNF, å: - foreta en gjennomgang av vedtektene for næringsfondet - styrke samarbeidet med SNF for at de framstår med en tydelig rolle, Side156

157 - styrke samarbeidet med SNF, for å engasjere medlemmer og andre næringsaktører i kommunen i arrangement om næringsutvikling i kommunen - sørge for at ansatte ved SNF får opplæring i, og lett tilgang til relevante elektroniske system, slik de kan bruke disse i sin saksbehandling for kommunen - sørge for gode rutiner, slik at saksbehandling av næringssaker skjer i tråd med regelverket. Side157

158 Kilder Statlige føringer: Kommunal- og næringsdepartementet: Rundskriv H-17/98, Standardvedtekter for kommunale næringsfond (kraftfond) Kommunal- og regionaldepartementet: Prop. 1 S ( ) Kommunal- og næringsdepartementet: Rundskriv 1/11, Standardvedtekter for kraftfond Lokale kilder: PS 005/2008: Næringsplan for Selbu kommune PS 077/2008: Samarbeidsavtale mellom Selbu kommune og Selbu næringsforum PS 60/95: Vedtekter for næringsfondet Sak 2011/379-1 Regler for kontroll og utbetaling av midler fra Selbu næringsfond Regnskapet for Selbu kommune m/bilag Side158

159 Vedlegg 1a REVISJON MIDT-NORGE IKS Høringsmøte Sak: Foreløpig rapport om Selbu kommunes samarbeid med Selbu næringsforum Dato og tid: , kl Tilstede: Rådmann Karsten Reitan, sektorsjef bygdautvikling Thomas Engan, Selbu kommune, og oppdragsansvarlig revisor Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge. Et høringsutkast til rapport fra forvaltningsrevisjon om Selbu kommunes samarbeid med Selbu næringsforum ble sendt til kommunen, ved rådmannen, den I brevet som fulgte med rapportutkastet, ble rådmannen opplyst om at høringen kan skje i form av et møte, der revisjonen skriver et referat som verifiseres av rådmannen. I telefonsamtale den ble det inngått avtale om et slikt møte. I referatet brukes rådmannen som betegnelse for både rådmannen og sektorsjef for bygdautvikling. Oppdragsansvarlig revisor omtales i referatet som revisor. Den generelle tilbakemeldingen på rapportutkastet var at det ga et bilde av samarbeidet som rådmannen stort sett kjente seg igjen i. Rådmannen og sektorsjefen hadde et par spørsmål, som de ønsket tilbakemelding på. Samarbeidet mellom kommunen og SNF Rådmannen ga uttrykk for at samarbeidet hittil har vært noe utfordrende, når det gjelder å få SNF til å forstå rollen sin. I rapporten pekes det på at roller og rutiner for det som gjelder SNFs oppgaver for kommunen, er noe uavklarte og utydelige. Det er også en del skepsis i kommuneorganisasjonen til at SNF har separat lokalisering. Rådmannen mente rapporten ga en mild beskrivelse av samarbeidet, og ga uttrykk for at samarbeidet har vært mer motsetningsfylt hittil, enn det som kommer fram i rapporten. Side159

160 Revisor svarte at rapporten gjenspeiler det som er innholdet i de verifiserte referatene fra intervjuene. Det gjelder både kommunens og SNFs ansatte. Formalisering av møter og andre kontaktpunkt mellom kommunen og SNF Rådmannen var litt skeptisk til formalisering, og mente at den uformelle rammen som gjelder for samarbeidet er viktig. Likevel var de enige i at det kan være nødvendig å formalisere samarbeidsarenaene mer, gjennom møtereferat o.l. Så lenge samarbeidet framdeles har utfordringer kan det, i følge rådmannen, være hensiktsmessig med mer skriftlighet rundt møter og andre samarbeidsarenaer. De var også enige i at det bør være mer samarbeid mellom SNF og ansatte i kommunen som har oppgaver innen næringsutvikling. Næringskonferansen Rådmannen påpekte at begrepet Selbukonferansen var brukt i rapporten. Selbukonferansen er en regional temakonferanse, som ikke vedrører samarbeidet mellom kommunen og SNF. Kommunen og SNF samarbeider derimot om næringskonferansen, som er en konferanse der næringslivet blir invitert inn i kommunens budsjett- og strategidiskusjoner. Bestemmelser om bruk av næringsfondet Det har vært kontakt mellom revisjonen og fylkesmannen etter at rapportutkastet ble sendt på høring. Fylkesmannen har vært i kontakt med Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) vedrørende bestemmelser om bruk av næringsfondet til driftsutgifter, herunder lønn til næringskonsulent. I foreløpig rapport har vi vist til et rundskriv som ikke lenger er gyldig (RH- 16/98). Rundskrivet gjelder midler fra kapittel 551, postene 60 og 61 i statsbudsjettet, som fylkeskommunen forvalter. Med referanse til nevnte rundskriv blir det i høringsrapporten vist til at disse midlene ikke kan brukes til å avlønne næringskonsulent, eller til andre driftsutgifter. Dette rundskrivet er erstattet med et vedlegg til de årlige tilskuddsbrevene til fylkeskommunen. Her fremgår det at inntil 5 % av tilskuddet kan brukes til delvis å dekke administrasjons- og gjennomføringskostnader ved forvaltning av midlene. Midlene fra kraftfond og næringsfond kan slås sammen, men i epost fra Kommunal og regionaldepartementet (KRD) blir det tydeliggjort at det er ulike bindinger knyttet til bruken av dem, og at dette må det holdes orden på regnskapsmessig. Dette gjelder også ulike skatteregler ved investeringstilskudd i det distriktspolitiske virkeområdet. Rådmannen ga tilbakemelding om at KRD krever nokså detaljert rapportering på bruken av disse midlene, og at kommunen ikke har rapportert lønn og andre driftsutgifter fra de midlene. De har heller ikke fått tilbakemeldinger om feil bruk av midlene, når det gjelder det som er nevnt ovenfor. Bruken av næringsfondet til avlønning av næringskonsulent og andre Side160

161 administrative utgifter har ikke vært diskutert, i følge rådmannen. Heller ikke da kommunen inngikk avtale med SNF. Det kan tenkes at de administrative utgiftene økte noe, som følge av økte husleieutgifter o.s.v. Revisor vil korrigere innholdet i rapporten, i tråd med gjeldende bestemmelser, dersom det er behov for det. Økonomiske gevinster Rådmannen stilte spørsmål om det har vært reduksjon i kommunens utgifter, som følge av samarbeidet. Dette var en av målsettingene med samarbeidet. Regnskapstall som er brukt i rapporten er hentet fra kommunens regnskap, fra Det er ikke noe i disse tallene som kan tyde på en utvikling der det har vært reduksjon i utgiftene. Oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 18/2005, som følge av forvaltningsrevisjon om næringsfondet Rådmannen spurte om de punktene som skulle følges opp er spesifisert i vedtaket, eller om de bare er gjengitt i til selve rapporten for å finne dette. De syv punktene er spesifisert i kommunens vedtak i sak 18/2005. De er dessuten gjengitt på i kapittel 4.1, i rapporten fra forvaltningsrevisjonen som nå er utført. Oppdatering av vedtekter Rådmannen bekreftet at det ikke har vært oppdatering av vedtektene, slik kommunestyret vedtok i sak 18/2005. De oppdaterte standardvedtektene i RH-1/2011 er formalendringer, og det skal ikke være prinsippielle endringer som er gjort. Rådmannen mente likevel at det vil være nødvendig å oppdatere vedtektene, slik det anbefales i høringsutkastet til forvaltningsrevisjon. Forespørsler om å få tilsendt dokument Revisor informerte om at det har vært sendt noen forespørsler på epost om å få tilsendt dokument, deriblant signert samarbeidsavtale. Revisor fikk med en signert avtale. Side161

162 Vedlegg 1b Rådmannen har registrert tilføyelsene og tar dette til etterretning. Mvh Karsten Reitan Rådmann Selbu kommune Fra: Ølnes Anna Sendt: 11. mai :41 Til: Postmottak Selbu kommune Kopi: Reitan Karsten Emne: Forvaltningsrevisjon - ny høring Hei Kontrollutvalget i Selbu kommune behandlet rapport om Selbu kommunes samarbeid med Selbu næringsforum den <en del av rapporten er en gjennomgang av utvalgte tildelinger av næringsfondet. Kontrollutvalget mente at det var såpass mye usikkerhet rundt dokumentasjonen rundt tildelinger fra næringsfondet, at de utsatte behandling av rapporten. De ba revisor om å undersøke nærmere om det fantes mer dokumentasjon rundt tiltakene i bilagsmappene til regnskapet. Revisor har nå gjennomgått bilagsmappene, og foretatt noen endringer på grunnlag av det. Det er tilføyd ny informasjon i forord, kapittel 2.4, kapittel 4.2.1, i kapittel 4.3 og i kilder. Dessuten har vi endret vedlegg 3, ved at vi har tatt bort fargekodene og korrigert informasjonen i tiltakene 6, 9, 13, 20 og 22. Alle endringene er markert med rød skrift. De øvrige delene i rapporten er uaktuelle som høring, ettersom de er undret i forhold til opprinnelig rapport. Vi ber om tilbakemelding innen Dersom det er noe som trengs avklaring kan vi ta det på telefon eller eventuelt videomøte. Vennlig hilsen Anna Ølnes Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Revisjon Midt-Norge IKS Telefon: E-post: Anna.Olnes@revisjonmidtnorge.no Side162

163 Vedlegg 2 Side163

164 Side164

165 Vedlegg 3 Kontroll av utdelinger fra næringsfondet oppsummering Det er sett på tildelinger fra høst 2008, vår 2009, høst 2009, vår 2010 og høst Det er foretatt et utplukk på 30 % av en total populasjon på 72 tildelinger som er vedtatt i Hovedutvalg Bygdautvikling. Saksbehandlingen knyttet til 22 tildelinger, fordelt på 4 tildelinger høst 2008, 4 vår 2009, 3 høst 2009, 6 vår 2010 og 5 høst 2010, er nærmere gjennomgått. Navn Tildeling Beløp Dokumentasjon i ephorte Oppsummering 1 Høst 2008 Kr Søknad om tilskudd, vedtak om tildeling, brev om delutbetaling, brev om sluttutbetaling og 5 fakturaer fra Kyllo Maskin for dokumentasjon av utført arbeid. Melding om vedtak gikk ut fra kommunen ble det sendt melding om delutbetaling og at prosjektet var satt i gang. Dokumentasjon av utgifter før sluttutbetaling innen ett år etter tildelingen er iht. regler for utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Utbetalt kr i 2008 og kr i 2009 ifølge regnskapsrapport. 2 Høst 2008 Kr Søknad om tilskudd m/teknisk Melding om vedtak gikk ut plan og kostnadsoverslag, fra kommunen foreløpig svar fra kommunen, ble det sendt vedtak om tildeling fra melding om delutbetaling næringsfondet, brev om og at prosjektet var satt i delutbetaling, oversikt over gang. Dokumentasjon av påløpte kostnader, utgifter før sluttutbetaling byggeregnskap og teknisk innen ett år etter tildelingen sluttrapport og brev om er iht. regler for utbetaling. sluttutbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Utbetalt kr i 2008 og kr i 2009 ifølge regnskapsrapport. Side165

166 Navn Tildeling Beløp Dokumentasjon i ephorte Oppsummering 3 Høst 2008 Kr Søknad om tilskudd, kostnadsoverslag fra FM, foreløpig svar fra kommunen, vedtak om tildeling, brev om delutbetaling, anmodning om sluttutbetaling m/regnskap, anmodning om sluttutbetaling fra Selbu kommune til Innovasjon Norge, teknisk sluttrapport fra FM og brev om sluttutbetaling av tilskudd fra NF. 4 Høst 2008 Kr Søknad om tilskudd, investeringsanalyse, foreløpig svar fra kommunen, vedtak om tildeling, anmodning om utbetaling og bekreftelse på betalt faktura, brev om utbetaling av tilskudd Melding om vedtak gikk ut fra kommunen ble det sendt melding om delutbetaling og at prosjektet var satt i gang. Dokumentasjon av utgifter før sluttutbetaling innen ett år etter tildelingen er iht. regler for utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det utbetalt kr av tilskuddet i 2008, mens de resterende kr ikke synes å være utbetalt iht. brev om sluttutbetaling i Melding om vedtak gikk ut fra kommunen Anmodning om utbetaling ble først sendt til kommunen I følge brev skyldes forsinkelsen finanskrise og uventet markedsutvikling. Det er videre presisert at Roar Uglem hos SNF har vært oppdatert om utviklingen underveis. Utgifter er dokumentert iht. regelverk før utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Det er utbetalt kr i 2011 ifølge regnskapsrapport. Side166

167 Navn Tildeling Beløp Dokumentasjon i ephorte Oppsummering 5 Vår 2009 Kr Søknad om tilskudd, foreløpig svar fra kommunen, vedtak om Melding om vedtak gikk ut fra kommunen tildeling, anmodning om Anmodning om utbetaling utbetaling med rapport fra ble først sendt til utvikling av høykvalitets kommunen , men guidetjenester og faktura på ifølge rapport fra prosjektet utgifter, samt brev om utbetaling ble det igangsatt og av tilskudd gjennomført i perioden Utgifter er dokumentert iht. regelverk før utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport synes det ikke å være utbetalt noe tilskudd iht. brev om utbetaling. 6 Vår 2009 Kr Kr Søknad om tilskudd og foreløpig svar fra kommunen 7 Vår 2009 Kr Søknad om tilskudd, foreløpig svar fra kommunen, vedtak om tildeling, delutbetaling av tilskudd, kostnadsrapport, teknisk sluttrapport, sluttutbetaling av tilskudd Det mangler dokumentasjon i ephorte. Dokumentasjon for tildeling, anmodning om utbetaling (med dokumentasjon) finnes i bilagsmappe.. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapet ble kr av tilskuddet utbetalt til SIFA Melding om vedtak gikk ut fra kommunen Brev om delutbetaling er datert , mens teknisk sluttrapport er utarbeidet etter befaring fra FM Ifølge regnskapet er det Side167

168 Navn Tildeling Beløp Dokumentasjon i ephorte Oppsummering utbetalt kr og kr , totalt kr Det er heller ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. 8 Vår 2009 Kr Søknad om tilskudd, finansieringsplan og budsjett, samt foreløpig svar fra kommunen 9 Høst 2009 Kr Søknad om tilskudd, budsjett, foreløpig svar fra kommunen og vedtak om tildeling 10 Høst 2009 Kr Søknad om tilskudd, foreløpig svar fra kommunen, vedtak om tildeling, brev om utbetaling av tilskudd og faktura på betalte utgifter Saksdokumenter i ephorte indikerer at prosjektet ikke er satt i gang, og det er heller ikke bedt om utbetaling av tilskuddet. Ifølge regnskapsrapport er det ikke utbetalt tilskudd til Garli avlstasjon. Det mangler dokumentasjon i ephorte. Dokumentasjon tildeling, anmodning om utbetaling (med dokumentasjon) finnes i bilagsmappe.. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapet ble kr av tilskuddet utbetalt til SIFA Melding om vedtak gikk ut fra kommunen Brev om utbetaling er datert Utgifter er dokumentert iht. regelverk før utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det bokført utbetaling på kr Side168

169 Navn Tildeling Beløp Dokumentasjon i ephorte Oppsummering den Høst 2009 Kr Søknad om tilskudd, kostnadsoversikt, vedtak om tildeling, fakturakopier og brev om utbetaling av tilskudd 12 Vår 2010 Kr Søknad om tilskudd, forretningsidé, anmodning om utbetaling av tilskudd og 5 bilag, brev om utbetaling av tilskudd 13 Vår 2010 Kr Søknad om tilskudd, forretningsplan, vedtak om tildeling, dokumentasjon av innkjøpt utstyrx2, anmodning om utbetaling og brev om utbetaling av tilskudd. Melding om vedtak gikk ut fra kommunen Brev om utbetaling er datert Utgifter er dokumentert iht. regelverk før utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det bokført utbetaling på kr den Melding om vedtak gikk ut fra kommunen Brev om utbetaling er datert Utgifter er dokumentert iht. regelverk før utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det bokført utbetaling på kr den Melding om vedtak gikk ut fra kommunen Brev om utbetaling er datert Utgifter er dokumentert iht. regelverk før utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det utbetalt tilskudd til Dag Haarstad. Side169

170 Navn Tildeling Beløp Dokumentasjon i ephorte Oppsummering 14 Vår 2010 Kr Søknad om tilskudd, vedtak om tildeling, anmodning om utbetaling av tilskudd, anmodning om utbetaling svar fra kommunen, anmodning om utbetaling II + faktura og brev om utbetaling av tilskudd. 15 Vår 2010 Kr søknader om tilskudd (en i 2009 og en ny i 2010), forretningsplan, investeringsplan, foreløpig svar fra kommunen, vedtak om tildeling, anmodning om utbetaling (viser til vedlagte kvitteringer) og brev om utbetaling av tilskudd 16 Vår 2010 Kr Søknad om tilskudd, vedtak om tildeling, anmodning om utbetaling av tilskudd, men uten dokumentasjon av utgifter, samt brev om utbetaling. Melding om vedtak gikk ut fra kommunen Brev om utbetaling er datert Utgifter er dokumentert iht. regelverk før utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det bokført utbetaling på kr den Melding om vedtak gikk ut fra kommunen Brev om utbetaling er datert Utgifter er dokumentert iht. regelverk før utbetaling. Det er imidlertid ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det bokført utbetaling på kr den Melding om vedtak gikk ut fra kommunen Brev om utbetaling er datert Utgifter synes ikke å være dokumentert iht. regelverk for utbetaling skal vi tro dokumentasjon i ephorte. Det er heller ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det bokført utbetaling på kr Side170

171 Navn Tildeling Beløp Dokumentasjon i ephorte Oppsummering den Vår 2010 Kr Søknad om tilskudd og vedtak om tildeling Saksdokumenter i ephorte indikerer at prosjektet ikke er satt i gang, og det er heller ikke bedt om utbetaling av tilskuddet. Ifølge regnskapsrapport er det heller ikke utbetalt tilskudd til Arild Hegge. 18 Høst 2010 Kr Søknad om tilskudd, Saksdokumenter i ephorte prosjektbeskrivelse og vedtak om tildeling indikerer at prosjektet ikke er satt i gang, og det er heller ikke bedt om utbetaling av tilskuddet. Ifølge regnskapsrapport er det heller ikke utbetalt tilskudd til Kjeldstad Trelast. 19 Høst 2010 Kr Søknad om tilskudd, anmodning Melding om vedtak gikk ut om utbetaling (uten fra kommunen dokumentasjon av utgifter) og Brev om utbetaling er brev om utbetaling datert Utgifter synes ikke å være dokumentert iht. regelverk for utbetaling skal vi tro dokumentasjon i ephorte. Det er heller ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det bokført utbetaling på kr den Høst 2010 Kr Søknad om tilskudd, vedlegg til Melding om vedtak gikk ut søknad, foreløpig svar fra fra kommunen kommunen, vedtak om tildeling, Brev om utbetaling er anmodning om utbetaling av datert Utgifter tilskudd, årsregnskap 2010 og synes ikke å være brev om utbetaling av tilskudd dokumentert iht. regelverk for utbetaling, med f. eks. revisorbekreftelse. Årsregnskap for 2010 er Side171

172 Navn Tildeling Beløp Dokumentasjon i ephorte Oppsummering imidlertid innlevert. Ifølge regnskapsrapport er det bokført utbetaling på kr den Høst 2010 Kr Søknad om tilskudd, foreløpig svar fra kommunen, vedtak om Melding om vedtak gikk ut fra kommunen tildeling, anmodning om Brev om utbetaling er utbetaling (uten dokumentasjon datert Utgifter av utgifter) og brev om synes ikke å være utbetaling. dokumentert iht. regelverk for utbetaling skal vi tro dokumentasjon i ephorte. Det er heller ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Ifølge regnskapsrapport er det bokført utbetaling på kr den Høst 2010 Kr Søknad om tilskudd, foreløpig svar fra kommunen og vedtak om tildeling. Anmodning om utbetaling m/dokumentasjon, og brev utbetaling er ikke lagt inn i ephorte. Ifølge regnskapsrapport er det imidlertid bokført utbetaling av tilskudd til Nea Termolaft på kr den , og dokumentasjon følger i bilagsmappen. Det er ikke levert årsregnskap iht. bestemmelsen i pkt. 7 i regler for kontroll og utbetaling. Tabellen overfor viser følgende: Alle unntat 1 av de 19 tiltakene som har fått utbetalt støtte mangler årsregnskap i dokumentasjonen. For 4 av tiltakene mangler det dokumentasjon av utgifter i tillegg til årsregnskap (16, 19, 20 og 21). 7 tiltak mangler vesentlig dokumentasjon i arkivsystemet ephorte (6, 9, 16, 19, 20, 21 og 22). Side172

173 Side173

174 Postadresse: Postboks 216, 7302 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf Side174

175 Avtale mellom Selbu Næringsforumog Selbu kommune Gjeldene samarbeidsavtale mellom partene gjelder i 5 år fra til d -\(<0,/lowts\U Det er enighet om at avtalen forlenges til på samme vilkår som tidligere. Forhandlinger om en eventuell ny samarbeidsavtale må være gjennomført i løpet av oktober Selbu, 10. juni 2013 Karsten Reitan Selbu kommune (ans MortefrAas Selbu Næringsforum Side175

176 SNF SelbuNceringsforum Til Selbu kommune Etat Bygdautvikling 7580 Selbu v/ Thomas Engan Selbu, Innspill om samarbeidet mellom Selbu kommune og SNF Samarbeidsavtale og organisering av næringsarbeidet. Samarbeid mellom Selbu Næringsforening, senere Selbu Næringsforum, og Selbu kommune har eksistert i lang tid. I nyere tid ble det signert en formell samarbeidsavtale Dagens samarbeidsavtale mellom Selbu Næringsfbrum (SNF) og Selbu kommune ble signert har nå fungert i 5 år og innebar at kommunens næringskonsulent ble ansatt hos SNF. Etter en innkjøringsperiode har samarbeidet falt bra på plass. Dagens finansordning av SNF er basert på ca 1/3 egenfinansiering og 2/3 kommunalt tilskudd finansiert av næringsfondet og belaster ikke det kommunale driftsbudsjettet. SNF mener generelt det er uhensiktsmessig å ha to organisasjoner som arbeider med næringsutvikling i samme kommune. Samlokalisering sikrer bedre koordinering, ressursbruk og tilgjengelighet for brukere. Erfaringer fra dagens modell i SNF synes hensiktsmessig å så måte. Kompetansen er bredere samtidig som de uformelle dialogene og samtalene er nyttige. En åpen dør-politikk, slik SNF praktiserer, har fungert godt. Hit kommer grandere, etablerte næringslivsfolk, arrangører, næringsfondssøkere, kulturfolk, politikere etc. SNF har hatt som mål å hjelpe alle og føler vi har lyktes med det. Men vi innser også at denne brede servicen har gått ut over små og store næringspolitiske saker, noe også styret i SNF har påpekt. Det er vanskelig å trekke noen klare konklusjoner på hva SNF's medlemmer mener om samarbeidet med kommunen, men de aller fleste er positive til samarbeidet generelt. Samtidig er noen bekymret for at SNF's identitet som næringspolitisk talerør på vegne av næringslivet blir svekket. Selbu Næringsforum må ta hensyn til medlemmenes behov samtidig som vi ønsker å samarbeide med kommunen om utvikling til bygdas beste. Etter å ha vurdert flere alternativer legger vi fram et forslag til framtidig organisering av næringsutviklingen der næringslivets behov har størst fokus. Forhandlinger må avklare detaljer i avtalen Innspill: Dagens samarbeidsavtale videreføres med nødvendige justeringer og mer konkretisering av arbeidsoppgavene som kommunen «kjøper» av SNF. Formålet må være minst mulig byråkrati og lovpålagte saker. Vi ser også behov for å drøfte begrensinger i arbeidet med kultur og kulturnæringer. Selbu Nceringsforurn tlf: (+47) post@senfo.no orgnr: MVA Nestansringen 3, N-7580 Selbu fax: (+47) bankkonto: Side176

177 SNF Selbu NcerIngsforum Vi ser for oss at SNF får ansvar for følgende arbeidsområder: SNF's opprinnelige funksjon med medlemsservice, næringspolitikk, rammevilkår, nyetableringer etc I tillegg kommunalt tiltaksarbeid, omdømmebygging, reiseliv/turistkontor/guiding Også en videreutvikling av samarbeidet med organisasjoner som Leiv Eiriksson Nyskaping i Trondheim og Proneo Stjørdal er viktig for å kunne løse krevende bedriftsutviklingsoppgaver. Stikkord som må avklares i en eventuell ny samarbeidsavtale: Kommandolinjene og dialogen mellom kommunen og SNF må være tydelig og mer strukturert og forpliktende Ansvarsforholdene mer avklart, men det må være romslighet i begge leire Samarbeidet med jord og skog bør bli tettere Driftsøkonomi og handlingsrom må sikres Når Blilyst blir avviklet må deres enkle og ubyråkratiske tilskuddsordning erstattes lokalt av RDA-midler og Regionale utviklingsmidler fra Sør-Trøndelag fylkeskommune via SNF Andre måter å samarbeide innen næringsutvikling, f eks innen Værnesregionen, kan bli sentralt tema de neste årene SNF må ikke miste identiteten som medlemsorganisasjon Selbu ans Morte Aas Kopi: Selbu kommune v/ ordfører Inga Balstad Selbu kommune v/ rådmann Karsten Reitan Selbu kommune v/ leder HBU Per Røsseth Selbu Nceringsforum tlf: (+47) Nestansringen 3, N-7580 Selbu fax: (+47) post@senfo.no orgnr: MVA bankkonto: Side177

178 OUBU 2013 Mål med prosessen: Styrings- og ledelsesstrukturer skal forsterkes og tydeliggjøres Virksomheten som sorterer under sektoren skal gjøres mer kostnadseffektiv Spesifikk gjennomgang av sektorens arbeid på kultur og næring, herunder samarbeidsavtalen med SNF Arbeidsopplegg: Møter med info- og drøftingsgruppe (tillitsvalgte og verneombud) ca hver 14. dag fra og med april. Sektormøter med info til alle ansatte ca 1 gang hver måned. Som en del av kartlegging og utredningsarbeidet ble det gjennomført gruppearbeid for alle ansatte i mai/juni. Utkast til ny organisasjonsmodell presentert i august. Ny ledergruppe planlegges å være på plass i løpet av oktober Ny organisering operativ på Side178

179 Utkast til ny organisering av sektor BU (SU) Sektor for Samfunnsutvikling Prosjektledelse/ Brannsjef Plan- og kommunalteknisk avdeling Plan, byggesak Oppmåling Vei Vann og avløp Tomteområder Næringsareal Renovasjon Kom. avgifter Bygg- og eiendomsavdeling Formålsbygg Boliger Idrettsanlegg Renhold Renovasjon Feiing Grønt Kantine Nærings og kulturavdeling Kultur Generell næringsutvikling Næringsbygg utleie Jordbruk Skogbruk Miljø Side179

180 Hovedtrekk: Nytt navn; Sektor for Samfunnsutvikling 3 avdelinger, og ny inndeling mhp arbeids- og ansvarsområder Næringsressurs i SNF flyttes tilbake til sektoren Prosjektledelse legges i en stabsfunksjon, og skilles ifra daglig drift på sektoren Avdeling for plan og kommunalteknikk; Plan, bygg, oppmåling fra dagen PBL avdeling legges sammen med Veg, vann, avløp fra dagens driftsavdeling og danner en ny teknisk avdeling på sektoren. Avdelinga vil også få ansvaret for kommunens tomtearealer (i samarbeid med tomteselskapet) og næringsarealer. Avdeling for bygg og eiendom: Eiendomsforvaltningsavdeling som får ansvaret for alle kommunale bygg og boliger, idrettsanlegg samt renholdstjenesten. Representerer en del av den tidligere driftsavdelinga. Side180

181 Avdeling for næring og kultur: Landbruksenheten (herunder miljø og utmark) fra avdeling PBL utgjør sammen med nærings- og kulturressurs en ny avdeling. Sektor for Samfunnsutvikling: Navneendring er tenkt å være et positivt bidrag i forhold til utvikling av sektorens omdømme, og representerer fra og med 2014 en ny start i forhold til sektorens tjenesteproduksjon. Med de endringene som gjøres organisatorisk med 3 helt nye avdelinger så vil ikke dette lenger være sektor bygdautvikling. Undertegnedes oppfatning er også at samfunnsutvikling er et bedre og mer representativt og dekkende begrep enn bygdautvikling. Det er bygdesamfunnet vi har som målsetting å utvikle, og bygdautvikling er heller ikke god norsk, burde i så fall vært bygdeutvikling. En del andre sammenlignbare kommuner opererer også med sektor eller avdeling for samfunnsutvikling. Prosjektledelse: I den nye organiseringen er det gjort et valg om å skille mer på investering og drift, og det legges derfor opp til prosjektledere i en stabsfunksjon under sektorsjef. Dette er gjort for å få mer fokus på gjennomføring av de politisk vedtatte investeringsprosjektene. Ledelsen av brannvesenet er også tatt lagt inn som en stabsfunksjon under sektorsjef. Side181

182 Ledelse, styring, fordeling av arbeidsoppgaver og samarbeid Samarbeid mellom ansatte og avdelinger innad i sektoren, og mot andre sektorer, vil være en kritisk suksessfaktor for om hvorvidt vi klarer å bedre vårt omdømme og vår tjenesteproduksjon. I forbindelse med etablering av den nye organisasjonen vil stillingsinstrukser og beskrivelser av samarbeidsordninger være prioriterte oppgaver. Som en del av prosessen vil det bli etablert nye stillingsinstrukser for alle ansatte på sektoren. En del medarbeidere vil få endrede arbeidsoppgaver og dermed også nye arbeidsavtaler. Flere ansatte vil få tilgang til, og mulighet for, å foreta budsjett- og regnskapsoppfølging på sine arbeids- og ansvarsområder. Dette vil gi oss en langt bedre kostnadskontroll, og vil gi bedret motivasjon for den enkelte medarbeider. Som hovedregel: Medarbeider skal attestere kostnadsbilag, og tjenesteleder skal anvise. Sektorsjef vil ha personalledelse for 3 tjenesteledere og 2 (3) prosjektledere. Tjenestelederne vil ha det totale lederansvar på sine avdelinger. Side182

183 En koordinator vil ha ansvar for løpende oppfølging av renholderne på Bygge- og eiendomsavdelinga. Det kan være aktuelt med koordinatorer også på de andre avdelingene. Hver avdeling skal ha tilgang til sekretærfunksjoner, i tillegg må det foretas en avklaring opp i mot servicekontoret mhp sekretærfunksjoner og bistand for sektoren i forhold til enkle publikumshenvendelser. Utviklingsprosjektet, bedring av driftsbalansen Beregninger foretatt de siste 3-4 måneder viser at det vil bli satt ytterligere fokus på sektorens bidrag til å bedre driftsbalansen, utover det som er vedtatt i økonomiplan Bl.a som følge av dette vil naturlig avgang bli brukt aktivt som bidrag i forbindelse med innsparing. Videre framdrift: Utlysning tjenesteledere i midten av september! Opprinnelig tidsplan tilsier at den nye organisasjonen skal være på plass pr Den nye ledergruppa må på plass så fort som mulig for å foreta detaljplanlegging. Info- og drøftingsgruppa skal bidra med gode innspill til detaljplanlegging Side183

184 Alle ansatte må sette opp en oversikt over sine arbeidsoppgaver! Frist 11.09! Som en del av prosessen vil det blir utarbeidet (nye) stillingsinstrukser for alle ansatte. Nytt møte i info- og drøftingsgruppa kl Nytt sektormøte kl Thomas E Side184

185 Side185

186 Styremøte i Selbu Kulturråd, Sak: Omorganisering innen Sektor Bygdautvikling Selbu kommune har ved flere organisasjonsmessige endringer prøvd ut det meste i forhold til å legge kultur til en annen tyngre avdeling. Så langt har dette ført til en stadig svakere posisjon for kulturen innen kommunen. Styret i Selbu Kulturråd har liten tro på at en nyopprettet avdeling der ressursene skal deles mellom næring og kultur vil gi noe bedre resultat. Det kan blir et større apparat å spille på med hensyn til kommunens rolle som støttespiller og tilrettelegger, men styring og utvikling av kultur vil neppe bli noen sentral rolle for avdelingen. Til det vil nok næringsinteressene bli for sterke. Styret i Selbu Kulturråd vil derfor foreslå at det opprettes en stilling som kulturutvikler/kulturansvarlig som plasseres i Rådmannens stab. Stillingen skal inneha ansvaret for kulturutviklingsarbeidet og ivareta kommunens rolle som støttespiller og tilrettelegger for det frivillige kulturlivet. Styret i kulturrådet Side186

187 Selbu, Til Selbu kommune 7580 Selbu Sak til politisk behandling i Hovedutvalg for Bygdautvikling Videreføring av samarbeid mellom Selbu kommune og Selbu Næringsforum Selbu Næringsforum er gjort kjent med prosess og rådmannens innstilling i OU-prosessen i Sektor Bygdautvikling, noe som har store konsekvenser vedr. samarbeidsavtalen med Selbu Næringsforum (SNF). SNF mener fremdeles at modellen med samlokalisering gir bedre resultat mht næringsutvikling og samfunnsutvikling. Samlokalisering sikrer god koordinering, ressursbruk og tilgjengelighet for brukere. Erfaringer fra dagens modell i SNF synes hensiktsmessig å så måte. Styret i SNF mener det er et skritt tilbake dersom samarbeidsavtalen ikke videreføres. En videreutvikling av avtalen vil gi et godt utviklingsmiljø i SNF som har ubyråkratisk og aktiv arbeidsmetodikk, korte beslutningslinjer og god kontakt med eksterne utviklingsmiljøer. SNF har hatt fokus på reiseliv, guiding, kultur og arrangementsutvikling, kort sagt omdømmebygging og markedsføring av hele Selbu. Hvem skal overta disse funksjonene som er flagget høyt i kommunens næringsplan? Styret i SNF behandlet saken i styremøte og kommer med følgende innspill i forhold til den foreliggende saken: Dagens samarbeidsavtale videreføres med nødvendige justeringer og mer konkretisering av arbeidsoppgavene som kommunen kjøper av SNF. SNF tilbyr å ta ansvar for følgende arbeidsområder: Medlemsservice og dialog kommune/næringsliv, rammevilkår, nyetableringer, førstelinjetjeneste, omdømmebygging, arrangementsutvikling/kulturnæring, reiseliv/turistkontor/guiding. Også en videreutvikling av samarbeidet med kunnskapsmiljøer som bl a NTNU/HiST er viktig for å kunne løse krevende bedriftsutviklingsoppgaver og nye utfordringer. Blilyst-programmet avsluttes ved årsskiftet, noe som forsterker behovet for en organisasjon som SNF. Dersom Selbu kommune ønsker nærmere dialog/samtale stiller vi gjerne til disposisjon. Arild Øien Styreleder Hans Morten Aas Daglig leder Kopi: Ordfører Inga Balstad og hovedutvalgsleder Per Røsseth Selbu Næringsforum tlf: (+47) post@senfo.no orgnr: MVA Nestansringen 3, N-7580 Selbu fax: (+47) bankkonto: Side187

188 Selbu kommune Arkivkode: U01 Arkivsaksnr: 2008/ Saksbehandler: Thomas Engan Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for bygdautvikling og drift 88/ Forhandlinger om revidering av samarbeidsavtale mellom Selbu kommune og Selbu Næringsforum Vedlegg: Revidering av samarbeidsavtale mellom Selbu kommune og SNF, notat datert Næringsforumets tilsvar på notat datert Rådmannens innstilling Det vises til innstilling i sak 08/ , framlagt i HUBU Behandling i Hovedutvalg for bygdautvikling og drift Rådmannens innstilling: Samarbeidsavtalen mellom Selbu Næringsforum og Selbu kommune opphører pr Næringskonsulentstillingen føres tilbake til Selbu kommune, og Selbu kommune betaler medlemskontingent på lik linje med de andre bedriftene. Selbu kommune vil kjøpe tjenester fra Selbu Næringsforum etter behov. Forslag fra Hovedutvalget: 1) Hovedutvalget ser positivt på den nye organisasjonsmodellen rådmannen har skissert for sektor bygdautvikling, og dagens samarbeidsavtale med SNF forlenges ikke. 2) For å sikre SNF sin framtid som en sterk næringsorganisasjon i Selbu, ønsker Selbu kommune å bidra med finansiering på følgende måte for en periode på 3 år: Grunntilskudd fra Selbu Kommune: ,- kr Øremerket fra næringsfondet knyttet til utviklingsarbeid ,- kr Sum kommunens bidrag ,- kr SNF forplikter seg ut over dette til å sikre andel av egenfinansiering, dette gjennom eksterne prosjektmidler. 3) Hovedutvalget gis fullmakt til å godkjenne avtale om utbetaling og vilkår for utbetaling for kommunen. Vi ser for oss at følgende bør være en del av grunnvilkårene i avtalen: Side188

189 a. Grunntilskuddet: Legger ingen føringer, utover at kommunen skal ha 2 medlemmer i styret, der en av disse skal være fra hovedutvalget. b. Øremerkede midler fra næringsfondet knyttet til utviklingsarbeid: SNF skal være en utviklende aktør innen nærings- og samfunnsutvikling, samt være et samlingspunkt/miljø for andre aktører som fremmer samfunnsutvikling i Selbu. Oppgaver avtales på grunnlag av forhandlinger mellom kommunen og SNF. 4) En bør også vurdere om Selbu Turistkontor kan legges inn under SNF, for et tilskudd på inntil kr pr år. Votering: Rådmannens innstilling fikk 0 stemmer og falt. Hovedutvalgets forslag vedtas. Enst. Protokolltilførsel fra Sissel Pettersen Uthus: Jeg synes det er beklagelig at det ikke er tatt hensyn til kulturrådets anmodning om en annen organisering av kulturarbeidet i kommunen. Innstilling i Hovedutvalg for bygdautvikling og drift ) Hovedutvalget ser positivt på den nye organisasjonsmodellen rådmannen har skissert for sektor bygdautvikling, og dagens samarbeidsavtale med SNF forlenges ikke. 2) For å sikre SNF sin framtid som en sterk næringsorganisasjon i Selbu, ønsker Selbu kommune å bidra med finansiering på følgende måte for en periode på 3 år: Grunntilskudd fra Selbu Kommune: ,- kr Øremerket fra næringsfondet knyttet til utviklingsarbeid ,- kr Sum kommunens bidrag ,- kr SNF forplikter seg ut over dette til å sikre andel av egenfinansiering, dette gjennom eksterne prosjektmidler. 3) Hovedutvalget gis fullmakt til å godkjenne avtale om utbetaling og vilkår for utbetaling for kommunen. Vi ser for oss at følgende bør være en del av grunnvilkårene i avtalen: c. Grunntilskuddet: Legger ingen føringer, utover at kommunen skal ha 2 medlemmer i styret, der en av disse skal være fra hovedutvalget. d. Øremerkede midler fra næringsfondet knyttet til utviklingsarbeid: SNF skal være en utviklende aktør innen nærings- og samfunnsutvikling, samt være et samlingspunkt/miljø for andre aktører som fremmer samfunnsutvikling i Selbu. Oppgaver avtales på grunnlag av forhandlinger mellom kommunen og SNF. 4) En bør også vurdere om Selbu Turistkontor kan legges inn under SNF, for et tilskudd på inntil kr pr år. Protokolltilførsel fra Sissel Pettersen Uthus: Jeg synes det er beklagelig at det ikke er tatt hensyn til kulturrådets anmodning om en annen organisering av kulturarbeidet i kommunen. Side189

190 Saksopplysninger Det vises til vedtak i HUBU Vurdering Notat fra henholdsvis administrasjonen og Selbu Næringsforum gjør rede for de enkelte parters ståsted i saken. Side190

191 Revisjon av samarbeidsavtale med Selbu Næringsforum I hovedutvalg for bygdautvikling ble det gjort følgende vedtak: 1. Selbu kommune inngår forhandlinger med Selbu Næringsforum om en revidering av samarbeidsavtalen, med sikte på en eventuell videreføring. 2. Forhandlingene klargjør begge parters standpunkt til nødvendig innhold i en avtale, både i forhold til arbeidsoppgaver, lokalisering, økonomi og ansvarsområder. 3. Forhandlingsresultatet legges fram for formannskapet i møte 8. oktober. Torsdag ble det gjennomført forhandlingsmøte på Neaporten, der Hovedutvalgsleder Per Røsseth, Rådmann Karsten Reitan og Sektorsjef Thomas Engan møtte fra kommunen. Fra Næringsforumet møtte Styreleder Arild Øien, Styremedlem Eivind Aune og Daglig leder Hans Morten Aas. Næringsforumets holdning er at en ønsker en videreføring av avtalen, og det økonomiske bidraget fra Selbu kommune, på minst dagens nivå. Og at en samtidig konkretiserer næringsutviklingsarbeidet og eventuelt annet arbeid som forumet skal utføre for kommunen. Det vises til skriv datert fra Selbu Næringsforum som var vedlegg til saken for HUBU. Selbu kommunes administrasjons holdning er primært at avtalen sies opp og at næringsutviklingsarbeidet ivaretas av nyopprettet avdeling for Næring og kultur på sektor BU/SU i kommunen, jf saksframlegget. Fra Administrasjonen i kommunen sin side ser en nå for seg to alternative løsninger: Samarbeidsavtalen sies opp i sin nåværende form. Det etableres en ny avtale der Selbu kommune yter et tilskudd på kr ,- pr år til Selbu Næringsforum som en næringspolitisk interesseorganisasjon for næringslivet i Selbu. Kommunens nærings- og kulturutviklingsarbeid ivaretas av avdeling for Næring og Kultur i sektor BU/SU. Samarbeidsavtalen videreføres med konkretisering av arbeidsoppgaver slik at Selbu Næringsforum tar ansvar for alt av næringsutviklingsarbeid, med unntak av primærnæring. Dette vil ikke gi mulighet for gjennomføring av ny organisasjonsmodell på sektor BU, slik som planlagt. Side191

192 Vurdering av alternativene: Alternativene som skisseres representerer enten/eller løsninger for næringsutviklingsarbeidet. Enten må det helt og holdent legges til avdeling ved sektoren,, eller så må næringsutviklingsarbeidet i sin helhet legges til Næringsforumet. Administrasjonen ser fordeler med å rendyrke Næringsforumets rolle som næringspolitisk aktør. Forumet slipper den dobbeltrollen Næringsforumet har i dag, der en i tillegg til å være næringspolitisk organ for næringslivet også skal ta ansvar for kommunalt næringsutviklingsarbeid og saksbehandling. Nå skal det sies at den dobbeltrollen ikke har framstått noe stort problem i avtaleperioden, men forumet har da heller ikke vektlagt sin rolle som næringspolitisk talerør veldig sterkt. Ved å rendyrke denne rollen sterkere vil Næringsforumet kunne framstå som en god støttespiller for sine medlemsbedrifter, og en god sparringspartner, diskusjonspartner, samarbeidspartner for kommunens næringsapparat. Med et tilskudd på kr ,- fra Selbu kommune pr år så vil forumet med medlemskontingent og andre tilskudd være i stand til å finansiere ei stilling. Det bør i tillegg være gode muligheter for å få prosjektfinansiering på ei stilling slik at en i sum kan operere med 2 årsverk. Å legge det totale næringsutviklingsarbeidet til Næringsforumet vil mest sannsynlig gi et bedre resultat enn en delt løsning, men en får da ikke hentet ut de effektene som er beskrevet i saksframlegget, bl.a omkring team-arbeid med medarbeiderne som i dag arbeider med primærnæring. Og det vil heller ikke være mulig å realisere den nye organisasjonsmodellen for sektor BU/SU slik den er foreslått. Dette vil i sin tur ha konsekvenser for organiseringen av kulturarbeidet i kommunen, da det ikke vil være rom og økonomi for å ha deler av en stillingsressurs knyttet til kulturutvikling. Dersom det totale næringsutviklingsarbeidet legges til Næringsforumet vil fortsatt hovedutvalget for bygdautvikling være vedtaksmyndighet for bruken av næringsfondsmidler og RDA-midler. En delt løsning, altså en løsning i mellom de to skisserte alternativene, vil ikke være å anbefale. Det vil kunne gi store utfordringer økonomisk da en må sitte med personalressurser på begge plasser for å utføre oppgaver og en vil ikke være i stand til å hente ut de samarbeidseffektene som er beskrevet i saksframlegget. Administrasjonens anbefaling er en rendyrking av rollene; Næringsforumet tar rollen som næringspolitisk organ for næringslivet, og kommunen ved avdeling Næring og kultur tar ansvar for det kommunale nærings- og kulturutviklingsarbeidet. Dette vil i sum gi mest effekt og resultat av de økonomiske midlene som benyttes på disse fagområdene , Thomas E Side192

193 Side193

194 Side194

195 Side195

196 Selbu kommune Arkivkode: 600 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Thomas Engan Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 103/ Kommunestyret 64/ Salg av fabrikkbygg SIFA - 3. gangs behandling Vedlegg: Innspill fra Eivind Aune, datert Innspill fra Styret i Sifa, ved styreleder Steinar Furan, datert Rådmannens innstilling Eiendommen gnr 30, bnr 80, 86 og 87 tilbys for salg til SIFA AS for kr ,-. Behandling i Formannskapet Votering: Rådmannens innstilling vedtas. Enst. Innstilling i Formannskapet Formannskapet vil rå kommunestyret til å fatte følgende V e d t a k: Som rådmannens innstilling Side196

197 Saksopplysninger Det vises til tidligere politisk behandling av saken, senest i Kommunestyret , sak 2013/570-8, der vedtaket ble at saken ble utsatt. Vurdering I forhold til spørsmål som ble stilt under kommunestyrebehandlingen skal følgende redegjøres for; I henhold til leiekontrakten mellom Selbu kommune og SIFA AS er det leietaker som har ansvar for innvendig vedlikehold. I tillegg til «SIFA tomta» på 10,2 da er følgende areal regulert til næringsareal i området sør for SIFA; 7 da tilhørende Selbu kommune 5,6 da tilhørende Berit Setsaas Innspill fra Daglig leder Eivind Aune og Styreleder Steinar Furan følger vedlagt saken. Side197

198 Innspill fra Eivind Aune vedrørende aksjonæravtale knyttet til aksjekjøp, datert Hei igjen, Grunnen til at jeg gjør dette fremstøtet mot Selbu kommune er Sifa trenger aktive eiere! Knallhard konkurransesituasjon! Selbu kommune er ikke en aktiv eier per def! Jeg har heller ikke funnet andre interessenter, heller ikke blant de ansatte! Jeg har nå kommet til et punkt der jeg må velge satse på Sifa, eller satse på noe annet! Jeg har valgt å satse private midler på å få dette til! Jeg ønsker å få Sifa til å vokse i Selbu og jeg forventer at Selbu kommune vil støtte opp om dette (lage enkle og gode rammebetingelser for lokal næringsutvikling)! Kan på ingen måte garantere at Sifa vokser i utgangspunktet har ikke den type aktivitet vi bedriver per i dag livets rett i innlands-norge pga kostnadsnivået. Men jeg ønsker å prøve! Jeg tror ikke at vi gjør det samme her på Sifa om 10 år annet innhold i være tjenester! Og jeg ønsker å gjøre det lokalt! men det blir prinsipielt feil å være bundet til Selbu hvis det finnes løsninger som er bedre for bedriften og de ansatte! Flesteparten av de ansatte har bosted Selbu, lokalene (som kanskje Sifa overtar) og maskinene står i Selbu (umulig/kostbart å flytte) hvis man på et tidspunkt blir tvunget til å flytte, er nok grunnene for dette veldig gode! Hvis utfallet på saken blir at Selbu kommune ikke aksepterer mitt bud, så ønsker jeg samtidig at Selbu kommune vurderer å kjøpe mine aksjer og ikke minst setter føringer for fremtidig engasjement, dette er viktig for de ansatte! Vedr pris på bygg Her har jeg strukket mine fullmakter fra styret når jeg økte motbudet til 1MNOK! Hvis budet skal økes ytterligere må dere evt ta dette med styret direkte men jeg mener ikke at økonomisk forsvarlig å øke dette, og vil på vegne av mine egne aksjer stemme mot dette på en evt generalforsamling om saken. Ha en fortryllende dag, Eivind Side198

199 Fra: Steinar Furan Sendt: 1. oktober :26 Til: Reitan Karsten Emne: Uttalelse til Selbu Kommune vedrørende sak om salg av aksjer til Eivind Aune Vi viser til henvendelse fra Rådmannen i Selbu til Styrets leder den 1. oktober 2013 der Rådmannen ba om at Styret ga sin uttalelse om følgende forhold: - Hvordan ser Styret på eierskapet i SIFA AS? - Hvordan stiller Styret seg til en eventuell overtakelse av industribygget ved SIFA? Styret har ikke vurdert det økonomiske tilbudet som er fremlagt til Selbu Kommune hva angår kjøp av Selbu Kommunes aksjer og denne saken kommenteres derfor ikke i dette notatet. SIFA AS driver industriell produksjon av produkter i et marked preget av sterk konkurranse og med høye krav til kvalitet og leveringspresisjon. Dette krever at bedriften besitter moderne produksjonsutstyr, samt at bedriften raskt er i stand til å tiltrekke seg rett kompetanse, enten ved ansettelse eller leie av personell eller også ved at bedriften inngår partnerskap med leverandører som har den ønskede kompetansen og kapasiteten. Slik bedriften fremstår per dato, foreligger det et betydelig investeringsbehov hva angår produksjonsutstyr. Styret forventer at det, på grunn av dette, må foretas betydelige investeringer i produksjonsutstyr, lokaler og innen kompetansebygging i tiden som kommer. Her er bedriften avhengig av aktive eiere som kan bidra med å skaffe nødvendig kapital til investeringene. Aktive eiere er en stor styrke for selskaper av SIFAs karakter. Styret har over lang tid oppfordret egne ansatte til å kjøpe aksjer i SIFA, fordi eierskap i bedriften også gir en sterk drivkraft og et sterkt ønske om kontinuerlig å forbedre bedriften. Hva angår den spesielle saken der Daglig Leder har fremsatt et tilbud om å kjøpe Selbu Kommunes aksjer i SIFA, mener Styret at dette er et signal om et sterkt engasjement for å utvikle bedriften. Vedkommende foretar i så fall en betydelig investering av personlige midler i et selskap der aksjen tradisjonelt har hatt lav likviditet. Den eneste måten en investor kan få en fornuftig avkastning av en investering i SIFA på, er ved å sørge for at bedriften øker sin inntjening og forbedrer sitt driftsresultat. Styret er derfor av den oppfatning at Daglig Leders eventuelle erverv av aksjer er positivt for bedriften. Hva angår industribygget, har SIFA AS per dato en husleie til Selbu Kommune på kroner per måned. En eventuell overtakelse av eiendommen og industribygget, vil, etter Styrets oppfatning, måtte vedtas av Generalforsamlingen, eventuelt ved en Ekstraordinær Generalforsamling. For Styret vil det, i det tilfelle Styret skal anbefale til Generalforsamlingen at SIFA AS erverver eiendommen, være avgjørende at SIFA AS totale kostnader knyttet til drift av lokaler og eiendom ikke øker særlig mye utover de totale kostnadene bedriften har per dato. Med de vedlikeholdsbehovene Styret ser at bygget og området har, mener Styret at en pris på overtakelse av eiendommen fra Selbu Kommune ikke kan overstige 1 million kroner. Dette fordi det er et etterslep på vedlikeholdet og det foreligger behov for betydelige investeringer. Disse investeringene og vedlikeholdskostnadene må i så fall SIFA AS bære. De totale kostnadene til drift av lokaler og eiendom vil, om kjøpsprisen overstiger 1 million, etter Styrets oppfatning overstige den betalingsevnen som Styret mener SIFA har. Styret mener også at det er uheldig at SIFA AS binder svært mye kapital i fast eiendom, fordi selskapet er avhengig av å ha fri kapital som kan anvendes til investeringer i kompetanse og produksjonsutstyr. Dette for å sikre bedriftens konkurranseevne i fremtiden. Side199

200 Vi håper at våre innspill vil være til hjelp. Skulle Kommunen ønske ytterligere informasjon, står jeg gjerne til disposisjon. Selbustrand 1. oktober 2013 For Styret i SIFA AS Steinar Furan Styrets Leder Steinar Furan Global Account Manager Phone: Fax: Mobile: steinar.furan@q-free.com Q-Free ASA P.O. Box 3974 Leangen NO-7443 Trondheim Norway Visitor address: Strindfjordveien 1 NO-7053 Ranheim, Norway Side200

201 Selbu kommune Arkivkode: 600 Arkivsaksnr: 2013/570-9 Saksbehandler: Thomas Engan Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 102/ Kommunestyret 65/ Salg av aksjer i SIFA AS - 3. gangs behandling Rådmannens innstilling Saken avsluttes i og med at det ikke er mulig å komme fram til enighet om en varig aksjonæravtale. Behandling i Formannskapet Votering: rådmannens innstilling vedtas. Enst. Innstilling i Formannskapet Formannskapet vil rå kommunestyret til å fatte følgende V e d t a k: Som rådmannens innstilling Side201

202 Saksopplysninger Det vises til tidligere politisk behandling, senest i FS , sak 2013/570-7, der det ble gjort følgende vedtak: Formannskapet sender saken tilbake til Rådmannen, med følgende signal: 1. Formannskapet vil ikke tilrå avtalen overfor Kommunestyret uten at tidsbegrensningen i aksjonæravtalens pkt. 3.4 tas ut. 2. Under forutsetning av at pkt. 1 oppfylles, aksepteres kr 250,- pr aksje. Vurdering Det er i etterkant av møtet tatt kontakt med Eivind Aune, og tilbakemelding fra ham følger som vedlegg til saken. Aune gir ikke signal om at han er villig til å inngå en varig aksjonæravtale. Side202

203 Innspill fra Eivind Aune vedrørende aksjonæravtale knyttet til aksjekjøp, datert Hei igjen, Grunnen til at jeg gjør dette fremstøtet mot Selbu kommune er Sifa trenger aktive eiere! Knallhard konkurransesituasjon! Selbu kommune er ikke en aktiv eier per def! Jeg har heller ikke funnet andre interessenter, heller ikke blant de ansatte! Jeg har nå kommet til et punkt der jeg må velge satse på Sifa, eller satse på noe annet! Jeg har valgt å satse private midler på å få dette til! Jeg ønsker å få Sifa til å vokse i Selbu og jeg forventer at Selbu kommune vil støtte opp om dette (lage enkle og gode rammebetingelser for lokal næringsutvikling)! Kan på ingen måte garantere at Sifa vokser i utgangspunktet har ikke den type aktivitet vi bedriver per i dag livets rett i innlands-norge pga kostnadsnivået. Men jeg ønsker å prøve! Jeg tror ikke at vi gjør det samme her på Sifa om 10 år annet innhold i være tjenester! Og jeg ønsker å gjøre det lokalt! men det blir prinsipielt feil å være bundet til Selbu hvis det finnes løsninger som er bedre for bedriften og de ansatte! Flesteparten av de ansatte har bosted Selbu, lokalene (som kanskje Sifa overtar) og maskinene står i Selbu (umulig/kostbart å flytte) hvis man på et tidspunkt blir tvunget til å flytte, er nok grunnene for dette veldig gode! Hvis utfallet på saken blir at Selbu kommune ikke aksepterer mitt bud, så ønsker jeg samtidig at Selbu kommune vurderer å kjøpe mine aksjer og ikke minst setter føringer for fremtidig engasjement, dette er viktig for de ansatte! Vedr pris på bygg Her har jeg strukket mine fullmakter fra styret når jeg økte motbudet til 1MNOK! Hvis budet skal økes ytterligere må dere evt ta dette med styret direkte men jeg mener ikke at økonomisk forsvarlig å øke dette, og vil på vegne av mine egne aksjer stemme mot dette på en evt generalforsamling om saken. Ha en fortryllende dag, Eivind Side203