«LETT PÅ NETT» Rapport Prosjekt nr: 2013/ 1 / Forord

Transkript

1 Rapport Prosjekt nr: 2013/ 1 / 0021 Forord «LETT PÅ NETT» Prosjektet LETT PÅ NETT er gjennomført, i Studieforbundet Funkis, i 2014 og Rapporten beskriver metoder og resultater i forhold til å implementere veiledning i kurs- og registreringsprogrammet KursAdmin. Dette brukes av alle studieforbund i Norge. 5 medlemsorganisasjoner i Funkis har deltatt: Norsk Revmatikerforbund, NRF, v/ Ingebjørg Borch, organisasjonsleder Hørselshemmedes Landsforbund, HLF, v/eva Halvorsen, studierådgiver Landsforeningen for hjerte- og lungesyke, LHL, v/ragnhild Rørvik, rådgiver Dysleksi Norge, DN, v/kine Hvinden Dahl, organisasjonskonsulent Prostatakreftforeningen, PROFO v/dag Utnes tillitsvalgt studieleder sentralt Mats Grimsgaard, rådgiver, har vært samarbeidspartner og utvikler i Voksenopplæringsforbundet, VOFO, og har samtidig vært bindeledd til programutvikler, Senitel. VOFO er en paraplyorganisasjon for studieforbund i Norge. Prosjektet har vært ledet av ansatte i Funkis: Jørn Rosland, seniorrådgiver Tove Eriksen, rådgiver. Silje Karine Liahagen, midlertidig ansatt i Funkis 2014/2015, har bidratt med utarbeiding av kravspesifikasjon, lay-out og praktiske løsninger. Prosjektet har brukt et ekstra år (2015) på gjennomføring. Hovedgrunnen er at programvareleverandør og Voksenopplæringsforbundet har forhandlet fram en ny samarbeidsavtale. Dette har medført langvarig stopp i programutvikling. Sammendrag Bakgrunn Alle studieforbund er pålagt å benytte det elektroniske kursregistreringsprogrammet KursAdmin. Det berører et stort antall lokale kursarrangører i våre medlemsorganisasjoner. KursAdmin er ikke tilrettelagt med innebygget veiledning. Dette er en forutsetning for eldre mennesker med lite erfaring med dataprogram. Lokale arrangører kan øke viktig økonomisk tilskudd til rehabiliterings- og mestringsaktiviteter i lokalmiljøet. Mål Øke og styrke rehabiliterings- og mestringsaktiviteter i lokalmiljøet. Delmål: Tilrettelegge KursAdmin med innebyggede veiledende tekster. Målgruppe 1

2 Studieansvarlige i lokale lag i våre medlemsorganisasjoner. Gjennomføring/metode I samarbeid med 5 medlemsorganisasjoner utførte vi en brukeranalyse. Vi kom fram til følgende punkter før detaljert kravspesifikasjon ble utarbeidet: Utfyllende informasjon på startsiden Valg av symbol for hjelpetekster spørsmålstegn Valg av kontrast for tekst/bakgrunn Må ha mulighet for enkel tekst mer tekst - og video Prioritering av viktige funksjoner med størst behov for hjelpetekst. Veiledning skulle implementeres i KursAdmin slik at den var tilgjengelig mens bruker var innlogget. Samtidig ble det lagt vekt på at utformingen og funksjoner skulle tilfredsstille krav til universell utforming på nettet. Det viste seg at veiledningen kunne legges «utenpå» KursAdmin som en applikasjon. Dette gir også mulighet for at Funkis selv kan redigere og publisere hjelpetekster når objektene (stedet i programvisningen) er klargjort av apputvikleren. Første testversjon ble lagt ut i mars Den inneholdt 15 objekter med veiledning og faner med informasjon på startsiden. De fleste eksemplene var enkel tekst som får plass i det tilmålte pop up- vindu. Det var også eksempler på veiledning i tillegg, enkelte steder i form av valget «Les mer» og «Video». Dette ble testet i deltakernes organisasjoner med gode tilbakemeldinger, anbefalinger og feilretting. Tilbakemeldinger viser at veiledningen funger meget bra og gjør at vi også når lettere fram med informasjon om regelverk og rutiner til nye studieledere. Ca 40 hjelpeobjekter er lagt inn og startsiden har 5 faner med veiledende og utfyllende informasjon. Konklusjon/ evaluering / planer Det har vært stor økning i samlet kursaktivitet i Funkis i løpet av disse 2 årene - samlet økning er på over timer! Vi tror det er rimelig at prosjektet har hatt betydning for denne økningen. Flere kursarrangører mestrer bruk av rapporteringsverktøyet KursAdmin. Flere lokale kursarrangører har fått offentlig tilskudd for å gjennomføre og utvikle nye kurs for sine medlemmer. KursAdmin er blitt mer brukervennlig. Veiledningsverktøyet har fått en god universell utformimg slik at det fungerer for mange med nedsatt funksjonsevne. Brukerinformantene har hatt stor betydning for utformingen og funksjonaliteten av veiledningen i programmet. Andre studieforbund vurderer å ta veiledningsverktøyet i bruk. Det kan tilpasses alle de andre studieforbundenes KursAdmin-plattform. Funkis kan selv redigere og publisere veiledingspunkter etter behov og trenger ikke kjøpe slik datateknisk hjelp fra programutvikleren til KursAdmin. Dette gir rimelige vedlikeholdsutgifter og rask tilrettelegging ved endringer i KursAdmin. 2

3 Innholdsfortegnelse Forord side 1 Sammendrag side 2 Kap 1. Bakgrunn for prosjektet/målsetting side 3 Kap 2. Prosjektgjennnomføring/Metode side 4 Kap 3. Resultater og resultatvurderinger side 4 Kap 4. Oppsummering/Konklusjon/Videre planer side 5 Kap 1. Bakgrunn for prosjektet/målsetting I Funkis gjennomføres det årlig kurs lokalt og mange mennesker i frivillige verv blir berørt. Behovet for enkel opplæring og veiledning er stor og det er viktig at de lokale, frivillige, organisasjonene rapporterer riktig og får offentlig tilskudd til kurs for medlemmer. En stor andel av kursene i Funkis er mestrings- og aktivtetskurs som øker og vedlikeholder god livskvalitet for mennesker med funksjonsnedsettelser. I 2012 ble kurs- og rapporteringsprogrammet KursAdmin tatt i bruk. Kursaktivitet som får kurstilskudd etter lov om voksenopplæring skal bruke dette elektroniske, web-baserte programmet til registrering og rapportering overfor myndighetene. Medlemsorganisasjoner i Funkis representerer mennesker med ulike nedsatte funksjonsevner. Gjennomsnittsalder for medlemmer i mange av disse organisasjonene er Tillitsvalgte lokalt i medlemsorganisasjonene registrerer og rapporterer kurs som får offentlig kurstilskudd. Disse får derfor ekstra utfordringer når rapportering av kursaktivitet endres fra papir til digital løsning. Målet med prosjektet har vært å utarbeide og implementere opplæring og veiledning i regelverk for voksenopplæring og bruk av det elektroniske kurs og rapporteringsprogrammet, KursAdmin. Finansieringen av prosjektet er delt mellom Extrastiftelsen og Funkis. Tildelt sum fra Extrastiftesen er kr , som i hovedsak er kostnader til programutvikler og arbeid utført av samarbeidspartner i VOFO. Hoveddelen av prosjektledelse, kurs- og møtekostnader er dekket av Funkis. I tillegg har medlemsorganisasjonene bidratt med tidsbruk i møter, kurs og utprøving av elektroniske veiledning. 3

4 Kap 2. Prosjektgjennnomføring/Metode Prosjektet har lagt stor vekt på å ha med brukerinformanter i utarbeidelse av kravspesifikasjon til en applikasjon for opplæring og veiledning implementert i KursAdmin. Prosjektdeltakerne representerte ulike brukere av KursAdmin. Syn, hørsel og kognitive problemer opptrer hyppig blant medlemmene i disse organisasjonene. Ut fra skisser ble ulik utforming i applikasjonen vurdert. Ved siden av å tilfredsstille generell universell utforming, var det viktig å få fram erfaringer og synspunkter fra de ulike brukergruppene. Vi hadde i starten møter med brukerinformantene. Det ble utført en brukeranalyse og laget et utkast for kravspesifikasjon. Videre ga prosjektdeltakerne elektronisk tilbakemelding når veiledningen ble lagt ut i testversjon. Det ble også gjennomført to samlinger over to dager med studieledere lokalt i Dysleksi Norge og Prostatakreftforenigen med tilsammen 26 deltakere. Dette ga nyttige tilbakemeldinger om hvordan veiledningen fungerte. Kap 3. Resultater og resultatvurderinger Med bakgrunn i brukeranalysen ble følgende valg gjort før utarbeiding av elektronisk gjennomføring: Utfyllende informasjon på startsiden Valg av symbol for hjelpetekster spørsmålstegn Valg av kontrast for tekst/bakgrunn Må ha mulighet for enkel tekst mer tekst - og video Prioritering av viktige funksjoner med størst behov for hjelpetekst. Det viste seg at veiledningen kunne legges «utenpå» KursAdmin som en applikasjon. Dette ga også mulighet for at Funkis selv kan redigere og publisere hjelpetekster når objektene (stedet i programvisningen) er klargjort av app-utvikleren. Veiledning utenfor startsiden var formet som et spørsmålstegn. Dette skifter farge ved å føre musepekeren over det og et popup-vindu åpner seg når man klikker på. Popup-vinduet inneholder en kort tekst med mulighet for å klikke på mer utfyllende informasjon og/eller velge en video. Videoer tekstes slik at døve/hørselshemmede får godt utbytte. Første testversjon ble lagt ut i mars Den inneholdt 15 objekter med veiledning og faner med informasjon på startsiden. De fleste eksemplene var enkel tekst som får plass i det tilmålte pop up- vindu. Det var også eksempler på veiledning i tillegg enkelte steder i form av valget «Les mer» og «Video». Dette ble testet i deltakernes organisasjoner med gode tilbakemeldinger, anbefalinger og feilretting. Ved å velge applikasjon som verktøy, gjorde at denne delen ble rimeligere enn antatt når prosjektbudsjettet ble satt opp. Funkis sendte derfor søknad om utvidet bruk av ledige midler til annen utbedring i KursAdmin. Dette er utbedring som gir bedre funksjonalitet og bedre rapporter fra programmet. Se vedlegg. Perioden med forhandlinger mellom Vokseopplæringsforbundet og Senitel medførte at bare deler av dette er utført. Det viktigste er: Egne felt for «Kursavgift» og «Andre kursinntekter» Fjerning av felt for «Personnummer» og «Tillat reklame» Egen synlig kolonne for «Ført frammøte» 4

5 Egne kolonner for kurstilskudd i kursrapportene Tilbakemeldinger viser at veiledningen funger meget bra og gjør at vi også når lettere fram med informasjon om regelverk og rutiner til nye studieledere. Kap 4. Oppsummering/Konklusjon/Videre planer Det var stor interesse for prosjektet blant medlemsorganisasjonene i Funkis. Første versjon av veiledning i KursAdmin ble presentert til bruk for alle kursarrangører allerede i april Mange organisasjoner har selv aktivt informert om muligheten for studiearbeid og bruk av KursAdmin, med veiledning, i egen organisasjon. Det har vært stor økning i samlet kursaktivitet i Funkis i løpet av disse 2 årene - samlet økning er på over timer! Vi tror det er rimelig at prosjektet har hatt betydning for denne økningen. Flere kursarrangører mestrer bruk av rapporteringsverktøyet KursAdmin. Flere lokale kursarrangører har fått offentlig tilskudd for å gjennomføre og utvikle nye kurs for sine medlemmer. KursAdmin er blitt mer brukervennlig. Veiledningsverktøyet har fått en god, universell utforming slik at det fungerer for mange med nedsatt funksjonsevne. Ca 40 hjelpeobjekter er lagt inn og startsiden har 5 faner med veiledende og utfyllende informasjon. Brukerinformantene har hatt stor betydning for utformingen og funksjonaliteten for veiledningen i programmet. Andre studieforbund vurderer å ta veiledningsverktøyet i bruk. Det kan tilpasses alle de andre studieforbundenes KursAdmin-plattform. Funkis kan selv redigere og publisere veildingspunkter etter behov og trenger ikke kjøpe slik datateknisk hjelp fra programutvikleren til KursAdmin. Dette gir rimelige vedlikeholdsutgifter og rask tilrettelegging ved endringer i KursAdmin. Vedlegg 1. Veiledning på startsiden i KursAdmin side 6 2. Skjermbilder fra veiledning i KursAdmin side10 3. Brukeranalyse av KursAdmin og utkast til kravspesifikasjon side Invitasjon og program til kurs i PROFO side Søknad om utvidet prosjektperiode og endret bruk av prosjektmidler side 18 Jørn Rosland Seniorrådgiver Studieforbundet Funkis jorn.rosland@funkis.no

6 VEDLEGG 1 6

7 7

8 8

9 9

10 VEDLEGG 2 10

11 11

12 12

13 13

14 VEDLEGG 3 Brukeranalyse av KursAdmin Brukerinformantene har forståelse for de ulike behovene og ønskene medlemsorganisasjonene har, og var generelt samstemte over hvilke tiltak som bør iverksettes for at KursAdmin skal bli mer brukervennlig. Brukerinformantene ser at det trengs endringer både i systemet og den visuelle utformingen, men at målet nå i første omgang er å forbedre selve utformingen. Hovedmål med denne endringsprosessen er å forebygge feil i søknadsprosessen opprette kurs. Dette oppnås ved å gjøre utformingen av systemet mer brukervennlig gjennom hjelpeoversikt, hjelpetekster og hjelpesymboler. HLF poengterer at ett av de største behovene i KursAdmin er å legge inn hjelpetekst for kursets start og slutt. Brukerne deres er ikke alltid klar over at det er klokkeslettet som skal skrives inn på dette steget. Forvirrende at det står time. Nevner også at det ville vært en stor forenkling av systemet om det kun gikk an å skrive inn hele og halve timer, og unngå 15 minutters klokkeslett. Muligheten til å skrive inn f.eks. kursstart vil få konsekvenser for kursplanen. DN nevner at det gjennomgående er flere steder i KursAdmin som er uklare og lett forvirrende. DN trekker spesielt frem at de ønsker forbedring av feilmeldinger. Feilmeldingene i KursAdmin er lite forklarende. Brukerne deres forstår ikke hva feilen skyldes eller hva brukeren kan gjøre selv for å rette opp i feilen. Feilmeldingene består av koder. Brukerne ønsker en mer forklarende feilmelding som gir dem mulighet til å rette opp i feilen selv. DN ønsker å gi brukerne sine en valgmulighet ved hjelpetekstene i form av lyd. Trekker også frem behovet for en generell brukermanual over KursAdmin, som er visuell forklarende med mer bilder, piler og illustrasjoner. LHL poengterer at de ønsker en god førsteside/startside i KursAdmin som viser hvor i systemet brukeren står, samt tilgang til generelle hjelpetekster/veiledning som brukeren kan lese seg opp på, før de går i gang med å søke om kurs. Mange av deres brukere syns det er forvirrende med forstørrelsesglass-symbolet og skrivefeltet foran. Det viser seg at det er et stort behov for hjelpetekst som forklarer at brukeren må trykke på forstørrelsesglass-symbolet for å kunne velge. På førstesiden i KursAdmin bør brukermanualen være fremtredende, slik at brukerne har mulighet til å hente opp denne underveis. NRF nevner at de opplever at mange gjør feil ved deltakerlisten. Her behøves det en hjelpetekst som veileder brukerne til at de først må søke opp deltakerne før nyregistreringer. Generelt nevner de at det er for mange steg og klikk i systemet man må navigere seg igjennom, før man kommer til mål. En sjekkliste over kurssøknaden, opprette kurs, vil kunne forebygge mange feilmeldinger og mer effektive nyregistreringer. Det viser seg at mange brukere glemmer å trykke på godkjenn for å sende kurset til godkjenning. Flere brukere sliter også med å avslutte kurset, da de glemmer å endre kursstatus til «Åpnet». PROFO trekker frem sjekkliste og brukermanual som viktig for å lære seg bruken av systemet, da disse er relativt uerfarne med bruken av KursAdmin. 14

15 Kravspesifikasjon fra brukergruppene. Hjelpeoversikt En startside som indikerer at brukeren nå er inne i KursAdmin, samt gi brukeren tilgang til forklaring av hjelpetekster og hjelpesymboler som er brukt i systemet. Brukermanualen bør også være tilgjengelig i KursAdmin, på førstesiden (Hjelpeoversikten). Brukermanualen bør bestå av to varianter; en med mye tekst og en mer visuell framstilling. En sjekkliste for å opprette et kurs vil kunne gjøre brukerne mer selvstendige i søknadsprosessen, samt forhindre brukersupport. Hjelpetekst utforming Brukergruppen foretrekker pop-up variant. Da dette skaper ett mer oversiktlig skjermbilde. Pop-up vinduet bør lukkes ved at brukeren fysisk krysser ut vinduet selv. Teksten bør være enkel og kortfattet. Teksten bør være justerbar ut i fra tekst størrelse. Hjelpeteksten bør gi brukeren valgmulighet mellom; opplesing av teksten, se video og lese mer ved å linke direkte til brukermanualen. Bruken av pop-up vinduet bør forklares på førstesiden og i brukermanualen. Mulighet til å skru hjelpetekst av og på. Løsning: Hjelpesymbol. Hjelpesymbol Brukergruppen var samstemte i at spørsmålstegn er et godt og selvforklarende hjelpesymbol som bør brukes i KursAdmin. Steder i systemet hvor behovet for hjelpetekst er størst: Kursregistrering (Nytt kurs opprette kurs) med bl.a. forstørrelsesglass-symbolet, start- og sluttdato, sted. Feilmeldingene bør forbedres. Tekst som forklarer hva som gikk galt og hjelp til hvordan brukeren kan rette opp i denne feilen. Legge til kursdeltakere. 15

16 VEDLEGG 4 16

17 17

18 VEDLEGG 5 Prosjektnr: 2013 / 1 / 0021 Oslo, 27.okt «LETT PÅ NETT» 1 Prosjektperioden ønskes utvidet til 2015 Vi ønsker å benytte et tilleggsår for prosjektgjennomføring med slutt senest Søker om endret bruk av prosjektmidler Datautvikling og implementering Eksternleverandør Prosjektet har startet opp og har kommet godt i gang. Flere studieforbund er også interessert i å ta dette i bruk. Siden søkeperioden i 2013 har det kommet en positiv endring i forutsetningene for gjennomføring av prosjektet. Voksenopplæringsforbundet, Vofo, som er eier av KursAdmin, har ansatt en person med god datakompetanse som prosjektleder for registreringsprogrammet KursAdmin. Det har medført at en del av arbeidet i Lett på nettprosjektet nå er utført av prosjektlederen i Vofo. Mulighetene for at vi kan legge inn veiledende tekst og video knyttet til spørresymbol og pop-up vinduer er i stor grad laget som applikasjoner som legges utenpå programvaren KursAdmin. Dette arbeidet har Vofos prosjektleder utført mye rimeligere enn anbudet fra programutvikleren, Senitel. Senitels andel av arbeid er derfor redusert. Det er fortsatt mye datateknisk arbeid igjen, så det kan være vanskelig foreløpig, å beregne totale kostnader. Vi antyder derfor at det kan være tusen som kanskje ikke blir brukt. Dette er midler som vi gjerne skulle kunne bruke til å redusere det store behovet for veiledning inne i KursAdmin. Til en del funksjoner må vi nå legge inn forklarende tekst for å si «dette skal vi ikke bruke i vårt studieforbund», «dette fungere ikke tilfredsstillende ennå» eller «dette mangler vi foreløpig, du må derfor» Her er 2 eksempler med klipp fra KursAdmin: 1 Her mangler felt for inntekter og vi må ha inn veiledende tekst 18

19 2 Vi bruker ikke personnummer i Funkis og det er forvirrende med mulighet for reklame. Dersom vi kan få utført datateknisk arbeid slik at vi får inn felt for kursinntekter og vi får fjernet mulighet for å skrive personnummer og avkryssing for reklame, vil behovet for veiledning bli mindre. Vi har holdt kurs for Dysleksiforbundet som har bekreftet at vi er på rett vei i veiledningen for programmet. Vi har flere slike eksempler: Behov for flere kolonner i ulike rapporter slik at kursarrangørene får god oversikt. Arv-funksjon for rapporter slik at eksempel-rapporter blir tilgjengelig for arrangør. Mulighet for at kursdeltakere selv kan melde seg på kurs og skrive inn sine persondata. Automatisk kommunikasjon og oversikt knyttet til roller i programmet. For eksempel å kunne sende melding til og få oversikt for alle kursansvarlige (rolle: kursadministrator) i et fylke eller en medlemsorganisasjon. Endre tekstinnhold og fjerne forstyrrende elementer i programmet. Dette mener vi vil gjøre programmet mer brukervennlig og er i tråd med prosjektets målsetting. Vi søker derfor om at vi kan benytte beløpet på denne posten fullt ut og håper på et raskt og positivt svar. Vi regner ikke med at det blir endringer i de andre budsjettpostene i prosjektet. Hilsen Jørn Rosland Prosjektleder Studieforbundet Funkis. 19