Kjerneoppgaver Organisering Prioriterte områder

Transkript

1 FREDRIKSTAD KOMMUNE Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling Handlingsplan og Buds sjett Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling

2 Kjerneoppgaver Seksjonen skal ivareta stabs- og støttefunksjoner for politisk og administrativ ledelse samtidig som seksjonen omfatter en rekke funksjoner som skal tilrettelegge for god og effektiv tjenesteproduksjon. Hovedområdene er: - lønn og personaladministrasjon, HMS og bedriftshelsetjeneste - kommunearkiv - drift og utvikling av IT-systemer/-base - yte frontservice til brukere, innbyggere, næringsliv og tilreisende - eksterne og interne felles informasjonstiltak for hele kommunen, samt veiledning og produksjonsbistand - kommuneovergripende innkjøpsavtaler - innfordring av skatt og kommunale krav samt kontrollere, informere og veilede arbeidsgivere og skattytere - regnskap, finansforvaltning, budsjett og økonomiforvaltning - utredning og planarbeid, utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for politisk og administrativ ledelse - utredning av juridiske spørsmål, råd og veiledning, forhandlinger, prosedyre (herunder barnevern) og opplæring - overformynderi - egenbetaling innenfor oppvekst og omsorg tjenester - arbeidsgiverpolitikk Seksjonen har samarbeid med Hvaler kommune innenfor flere områder som servicetorg, arkivtjenester, advokattjenester, IT-tjenester, budsjett, regnskap, lønn, overformynderi, innkjøp og innfordring av skatt og kommunale krav. Organisering Seksjonen består av 13 avdelinger. Informasjonsavdelingen og servicetorget ble slått sammen til en avdeling høsten Organisasjonsmessig ligger politisk ledelse, rådmannen og brukerombudet utenfor Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling, men utgiftene til disse er en del av den totale budsjettrammen. Seksjonen har også en del fellesutgifter i budsjettrammen som gjelder hele organisasjonen. Prioriterte områder En god stab- og støtte funksjon Seksjonens rolle i forhold til kommuneplan blir i hovedsak å tilrettelegge for tjenesteområdene på en best mulig måte. Hovedprioriteringen vil være å sikre kontroll på kommunens økonomi ved å være en god stabs- og støttefunksjon for politisk og administrativ ledelse og de tjenesteytende enhetene. Arbeidsgiverstrategi En av intensjonene i kommuneplanen er at Fredrikstad skal være en attraktiv by som tiltrekker seg innbyggere med høy kompetanse. Fredrikstad kommune vil kunne være sentral i arbeidet med å tiltrekke seg arbeidstakere med høy kompetanse, siden kommunen er den største arbeidsgiveren i Fredrikstad. Det er viktig for utvikling av tjenestene at vi klarer å rekruttere nok arbeidskraft med rett kompetanse, og målsetninger vil derfor være sammenfallende med intensjonene i kommuneplanen. Arbeidet med arbeidsgiverstrategien skal være ferdig våren 2012, og det er foreslått å avsette noen ressurser til oppfølging av tiltak i arbeidsgiverstrategien. Utvikling av ledelses- og styringsverktøy i Fredrikstad kommune Det er vedtatt og igangsatt et arbeid for utvikling og implementering av et helhetlig kvalitetssystem i Fredrikstad kommune. Det vil for mange virksomheter kreve endring i arbeidsmetoder for å benytte seg av dette verktøyet til kvalitetsutvikling. Det er behov for utvikling av styringssystemene slik at det kan bli et mer effektivt verktøy for alle ledernivåer. Systemet er lite fleksibelt og det er behov for en drøfting om hva som er viktig styringsinformasjon for å sikre en effektiv ledelse. 1

3 Lederutviklingsprogram og organisasjonsutvikling I forbindelse med en revitalisering av styringssystem/verktøy, implementering av kvalitetsledelse og behov for oppdatering av kompetanse for ledere, ønsker rådmannen å igangsette et lederutviklingsprogram for å sikre en felles plattform for alle virksomhetsledere i Fredrikstad kommune. Arbeidet med å planlegge en lederutvikling blir igangsatt høsten 2011, og økonomistyring vil være et av flere elementer. Attraktivitet og omdømme En gallupundersøkelse viser at Fredrikstad kommune har god service tiltross for at ventetiden på telefon oppleves som lengre. 91 prosent av brukerne ved servicetorget er godt eller svært godt fornøyd. Seksjonen jobber også med å utvikle en samfunnsportal for innbyggerne i Fredrikstad. Målet er å skape tilhørighet, stolthet, engasjement og bedre omdømme for Fredrikstadsamfunnet, gjennom å markedsføre kommunen som turiststed, studiested og et sted å flytte til. Bruk av elektroniske verktøy Det er en målsetning at vi skal få bedre og raskere implementering av elektroniske løsninger som både kan bidra til bedret kvalitet og økt effektivitet. Fokuset vil hele tiden være å sikre effektiv tjenesteproduksjon ved å tilrettelegge for helhetlige løsninger. Det er blant annet igangsatt et prosjekt som skal bidra til en bedre integrering mellom ulike IT-systemer. Ved å etablere en felles administrasjonsdatabase vil arbeidsflyten være mer effektiv og dobbeltregistreringer kan unngås. Revisjonen har påpekt at det er behov for økt internkontroll blant annet innenfor områdene regnskap, lønn, økonomi og innkjøp. Dette er viktig å hensynta både i forhold til behov for kompetanse og bemanning framover. Dagens virkelighet/utviklingstrekk Utviklingen i seksjonen følger i stor grad utviklingen i resten av organisasjonen. Økt antall innbyggere, brukere og søknader genererer økte arbeidsoppgaver. Staten setter også stadig større krav blant annet i forhold til rapportering. Lov- og avtaleverk legger føringer på hvilke tiltak kommunen er forpliktet til å ivareta. Dette gjelder for eksempel reduksjon av uønsket deltid, reduksjon av sykefravær, inkludering av personer med redusert funksjonsevne med mer. Kommunens økonomiske handlingsrom Kommuneplanen har et relativt høyt ambisjonsnivå i forhold til utviklingen av Fredrikstad samfunnet og kommunens rolle i denne utviklingen. De frie inntektene (skatt og rammetilskudd) vil ligge på omtrent 95 prosent av landssnittet samtidig som alle driftsreserver er brukt opp. Vi må derfor fortsatt ha fokus på eget inntektspotensial, effektivisering, omprioriteringer og omstilling for å kunne lykkes i satsingene. Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling vil ha en pådriverrolle i dette arbeidet. Fullelektronisk arkiv For å få full utnyttelse av elektronisk arkiv må alle enheter være integrert. Elektronisk arkiv er en forutsetning for flere andre fagsystemer som ikke kan ta i bruk moderne løsninger før virksomheten har tatt i bruk elektronisk arkiv. Det er foreslått å avsette 0,5 millioner kroner for å inkludere staben hos Seksjon for Regulering og Teknisk drift i elektronisk arkiv, noe som vil gjøre saksbehandlingen til Formannskapet og Bystyret enklere. Likevel er det langt igjen før vi har et fullelektronisk arkiv og perioden med både et papirarkiv og et elektronisk arkiv forlenges. 2

4 Historikk/status Antall lønns- og trekkoppgaver 1) Antall rammeavtaler Efakturaavtaler (utgående) Antall inngående fakturaer 2) herav elektroniske fakturaer Antall registrerte dokumenter ved Arkivet Antall helsekontakter (HMS avd) Antall periferutstyrs-enheter (IT-avd) 3) Antall CRM meldinger Restanser skatt i % 5,51 5,52 4,77 4,38 Restanser kommunale krav i % 2,31 3,10 2,47 2,21 Overformynderiet Antall klienter per Antall saker hvor hjelpeverge er advokat Kjøp av hjelpevergetjenester (i hele tusen kroner) Note: 1) Statistikk fra Lønnsavdelingen innholder data fra Fredrikstad kommune, Hvaler kommune, Fredrikstad Museum ( ), Fredrikstad kirkelige fellesråd og Hvaler menighetsråd. 2) Inkluderer også Hvaler kommune. Hvaler startet med efaktura i oktober ) Inkluderer også Hvaler kommune. Antallet er inkludert elev pc er. Antall rammeavtaler gikk ned i 2010 grunnet etterslep som følge av stor arbeidsmengde i innkjøpsavdelingen. Bemanningen ble økt med en person fra 2011 for på sikt kunne redusere etterslepet på rammeavtaler og unngå brudd på lov om offentlige anskaffelser. Totalt sett har det vært en økning i antall inngående fakturaer, men en nedgang i papirfakturaer som blir skannet. Det betyr at stadig flere leverandører sender fakturaer elektronisk, noe som er tidsbesparende for de som behandler fakturaene. Noe av økningen i registrerte dokumenter ved Arkivet fra 2009 til 2010 skyldes at Hvaler kommune er inkludert i tallene (herav registrerte dokumenter). Antall helsekontakter utført av HMS-avdelingen gjelder internt i kommunen. Det er omsorgsetaten som mottar flest tjenester fra HMS-avdelingen, deretter følger skole, sosiale tjenester, barnehage, samt regulering og teknisk drift. Det har vært en økning i antall CRM - meldinger (Citizen relation management) fra 2009 til CRM er et kundebehandlerprogram som gir oversikt over kundekontakten i kommunen. Hver CRMmelding utløser en oppgave som enten utføres av Servicetorget eller av en annen virksomhet i kommunen. Det er et mål at CRM skal innføres i hele Fredrikstad kommune. Det er en stadig økning i kjøp av hjelpevergetjenester som skyldes vekst i antall klienter. Dette er kostnadskrevende da det er vanskelig å skaffe frivillige verger og tjenesten blir i hovedsak dekket ved kjøp av advokattjenester. Det er ansatt to kommunale hjelpeverger som tar mange av de sakene som ellers ville vært satt ut til eksterne. Det må fortsatt brukes advokater til de mest omfattende og krevende sakene. Antall klienter er økende og det er ikke noe som tyder på at saksmengden vil bli redusert. Sammenligninger/nøkkeltall Grafen nedenfor viser netto driftsutgifter til administrasjon og synliggjør beregnet utgiftsbehov i forhold til landgjennomsnittet som er satt til null. Beregningen for utgiftsbehovet er hentet ut fra konserntall og i snittet for ASSS er Oslo og egen kommune inkludert. I kostratabellen under er ASSSsnittet beregnet uten Oslo og egen kommune og det er kun tall for kommunekassa som er medregnet. Dette betyr at grafen og kostratabellen ikke er direkte sammenlignbare da grunnlagstallene er forskjellige. 3

5 Netto driftsutgifter administrasjon. Avvik fra beregnet utgiftsbehov i forhold til landsgjennomsnittet, korrigert for forskjeller i pensjonsinnskudd og arbeidsgiveravgift. Kroner per innbygger Gml 2010Ny Tromsø Bærum Kristian sand Stavanger Oslo Trondheim Bergen Sandnes Fredrik stad Drammen ASSS Note: 2010 Gml og 2010 Ny viser henholdsvis ny og gammel kostnadsnøkkel. Snittet for ASSS er uvektet og inkluderer Fredrikstad og Oslo der hver kommune teller like myke. Figuren viser at Fredrikstad kommune bruker mindre ressurser til administrasjon enn beregnet utgiftsbehov per innbygger i forhold til landsgjennomsnittet. Av ASSS-kommunene er det kun Oslo som bruker mer ressurser til administrasjon enn det beregnede utgiftsbehovet. Kostra nøkkeltall Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS Netto driftsutg. pr innb. i kr administrasjon Netto driftsutg. pr innb. i kr politisk styring Note: Snittet for ASSS er beregnet uten Oslo og Fredrikstad. Tallene i tabellen gjelder all administrasjon og politisk styring i Fredrikstad kommune og ikke bare Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling. Administrative ressurser er et av de vanskeligste områder for sammenligning da organiseringen av oppgaver kan påvirke tallgrunnlaget. Netto driftsutgifter til administrasjon er på samme nivå som i 2009, men på grunn av økt folkemengede i Fredrikstad kommune er det en nedgang i nettodriftsutgifter per innbygger fra 2009 til Hensyntatt pris- og lønnsvekst og at omfang av oppgaver til dels utvikles i samsvar med veksten forøvrig på tjenestetilbudet, betyr det at det er brukt mindre ressurser til administrasjon i 2010 per innbygger. Svingningen i netto driftsutgifter per innbygger til politisk styring skyldes i hovedsak at det annet hvert år er avsatt ekstra ressurser til gjennomføring av valg. Fredrikstad ligger lavere enn sammenlignbare kommuner med unntak av Sarpsborg. 4

6 Målekart Fokusområde Kritisk suksessfaktor Serviceinnstilte medarbeidere Indikator - Andel av befolkningen som er godt eller meget godt fornøyd med frontservice Status siste måling 91 Mål Skala % - Ventetid på telefonen: - Andel som får svar innen 60 sek - Andel som får svar innen 120 sek % % Effektiv innkjøpsfunksjon - Andel e-faktura (inngående) % ift alle fakturaer 1) Brukere / kvalitet Effektiv regnskapsfunksjon - Antall e-faktura (utgående) avtaler Ant Effektiv og god skatteoppkreverfunksjon - Skattedirektoratets resultatkrav på skatteartene (restanse) 4,38 4,38 4,30 % - Skattedirektoratets resultatkrav på arbeidsgiverkontrollen (restanse) 5,0 5,0 5,0 % Effektiv og god kommunal innfordring - Innfordring av kommunale krav (restanse) 2,21 2,80 2,50 % Godt arbeidsmiljø - Medarbeidertilfredshet 4,33 4,30 4, Medarbeidere 2) Økt tilstedeværelse - Nærvær i % 93,7 94,5 95,0 % - Medarbeidernes opplevelse 4,65 4,70 4, av hjelp og støtte på jobben Læring og utvikling Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,29 4,40 4, ,63 4,80 4, God økonomistyring - Avvik budsjett i % (2010) 0,5 0,0 0,0 % Økonomi Note: Stabil finansforvaltning 3) - Avkastning langsiktig likviditet - Avkastning kortsiktig likviditet 1) Gjelder kun Fredrikstad. Hvaler er ikke inkludert i tallene. 2) For medarbeiderundersøkelsen er høyeste tall best. 3) Se kapitlet om finansposter for mer informasjon. 5,28 2,5 Bankrente +1,0 NIBOR 3 mnd Bankrente +1,0 NIBOR 3 mnd % % 5

7 Mål i planperioden Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling skal oppleves som en god stab- og støttefunksjon i Fredrikstad kommune for politisk og administrativ ledelse og for de tjenesteytende enhetene. Seksjonens rolle i forhold til kommuneplan blir i hovedsak å tilrettelegge for at tjenesteområdene på en best mulig måte kan bidra til å nå målene i kommuneplan. I tillegg skal seksjonen tilrettelegge for moderne og effektive løsninger og være rådgivere for organisasjonen. Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling har et overordnet ansvar for å tilrettelegge for ledelsesoppgaver (økonomistyring, arbeidsgiverstrategi, HMS, informasjon/brukermedvirkning og likestilling) i kommunen. Seksjonens mål og tiltak for ledelsesoppgaver er sammenfallende med de mål og tiltak som gjelder alle virksomheter i Fredrikstad kommune. Kunnskap 3.1.M-1 Siden det er en så klar sammenheng mellom utdanningsnivå og helsegevinster, er det spesielt viktig å satse på kunnskap og utdannelse, også i forebyggende hensikt. Vi arbeider aktivt for å motvirke de fastlåste kreftene som ligger i Fredrikstad-samfunnet og som viderefører de sosiale ulikhetene. Alle barn og unge stimuleres til, og gis like muligheter til utdannelse. Alle opplever høy grad av mestring. 3.1.M-2 Innvandrerbefolkningen er i økende grad med å planlegge og utforme Fredrikstadsamfunnet, styrker sitt utdanningsnivå og deltar i arbeidsmarkedet. 3.2.M-3 Vi har etablerte partnerskap med høyskole, næringsliv og regionale forskningsmiljøer om høyere utdanning, forskning, innovasjon og tjenesteutvikling. 3.2.M-4 Det er flere kunnskapsbaserte arbeidsplasser i regionen. 3.3.M-1 Arbeidsplassene er basert på kunnskap, innovasjon og teknologisk utvikling. 3.3.M-3 Vi er en studentby med en tydelig satsing på utdanning og kompetanse, og har arbeidsplasser også for de med høy utdanning. Vi er en attraktiv by å arbeide og bo i, også etter endt utdanning. 3.3.M-4 Det er samarbeid på flere fronter: Næringsliv og kunnskapsmiljøer innen egen kommune, regionalt og internasjonalt samt offentlig og privat samhandling. 3.3.M-5 Vi er gode på å bruke eksisterende støtteordninger til å fremme gode prosjekter som inkluderer nasjonale og internasjonale samarbeidspartnere. Prosjektene gjøres kjent og bidrar til å øke byens attraktivitet. 3.4.M-4 Vi har rekruttert flere faggrupper og sørget for at omsorgstjenesten har fått en større faglig bredde. 3.5.M-1 Kommunen, næringslivet og befolkningen har økt kunnskap om miljøutfordringene, og tar miljøhensyn i det daglige liv. 3.6.M-2 Vi benytter resultater fra forskning og erfaring til å forbedre våre planer og beslutningsgrunnlag Mål Være en god stabs- og støttefunksjon for å utvikle en effektiv tjenesteproduksjon. Ha en lønns- og rekrutteringspolitikk som gjør kommunen i stand til å rekruttere og beholde nødvendig og godt kvalifisert arbeidskraft. Alle ansatte skal ha et godt og helsefremmende arbeidsmiljø med trygge, inkluderende og stimulerende arbeidsplasser. Aktiviteter / tiltak - Utvikling og drift av ledelses- og styringssystemer. - Økonomistyring gjennom oppfølging og rapportering, finansforvaltning og eierstyring. - Utvikling av endringskompetanse for effektivisering og omstilling gjennom deltakelse i nettverk blant annet ASSS. - Arbeidsgiverstrategi implementeres i organisasjonen. - Lederopplæring/ utvikling gjennomføres. - Kartlegge behov for kompetanse. - Utarbeide bemanningsplaner hvor behov for styrking/ evt endring av kompetanse fremkommer. - Opprettholde antall lærlinger i Fredrikstad kommune. - Kurs for nytilsatte, generell og fagspesifikk informasjon (rett kompetanse). - Kommunen skal ha fokus på god ledelse. - Iverksette tiltak for å forebygge og redusere sykefraværet og styrke jobbnærværet. - Fokus på åpne dialoger hvor det er trygt å ta opp 6

8 Mål Aktiviteter / tiltak kritikkverdige forhold. - Måling av medarbeidertilfredshet (OLI) og tilrettelegge for gode prosesser på bakgrunn av undersøkelsen. - Tilbud om mål- og utviklingssamtale minimum en gang hvert år. - Videreføre satsing på rusforebyggende tiltak. Fortsette arbeidet mot spilleavhengighet. - Videreføre Yrkesvaksinasjon i omsorgsetaten. - Kartlegging av arbeidsmiljø (ergonomi/inneklima/kjemi). - Administrere og videreutvikle systemer for HMSarbeidet i seksjoner og virksomheter. Kompetente og trygge medarbeidere - Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling skal ha tilstrekkelig kompetanse til å være gode rådgivere og sikre effektivitet gjennom utvikling. Økt inkludering i henhold til IA- avtalen og øvrig lovverk om likestilling og diskriminering. Flere kvalifiserte innvandrere i stillinger i Fredrikstad kommune Fredrikstad kommune som forbilde og aktiv deltaker i arbeidet med å oppnå økt deltakelse i arbeidsmarkedet og styrket utdanningsnivå for innvandrerbefolkningen. - Medvirke til god praksis for integrering av medarbeidere med innvandrerbakgrunn i arbeidsmiljøet. - Rekruttere og beholde personer med redusert arbeidsevne. - Økt fokus på likestilling og integrering i alle tilsettingssaker. - Arbeide aktivt, målrettet og planmessig for likestilling mellom kjønnene. - Avdekke og bekjempe uønskede kjønnsforskjeller som eksisterer på arbeidsplassen. - Endre rutiner for tilsetting slik at kvalifiserte innvandrere kommer til intervju. - Mangfold/inkludering som nytt innsatsområde i arbeidsgiverstrategi. Effektive arbeidsplasser med moderne hjelpemidler. Fredrikstad er en attraktiv by for unge å arbeide og bo i. I samarbeid med Sarpsborg og Hvaler styrkes regionens fortrinn, attraksjon og konkurransekraft. (3.3.M-4) Kunnskap om Fredrikstad kommune skal økes regionalt og nasjonalt. Sikre nødvendig kompetanse i omsorgstjenesten. (3.4.M-4) Godt informasjonsarbeid knyttet til miljøarbeid, spesielt infrastrukturprosjekt. Bedre kriseinformasjon. - Integrasjon mellom systemer, videreutvikling av CRM (citizen relation management et kundebehandlersystem). - Ny Frekit basert på ansattes behov. - Interreg-prosjektet Engasjer mer; Samfunnsportal der studenter er en utvalgt målgruppe. - Infrastruktur-prosjekt - Godt samarbeid om serviceutvikling ved at Fredrikstad og Hvalers servicetorg er slått sammen. - Innovativ og lokal møteplass på nett, samarbeid med Opplev Fredrikstad og Fredrikstad Utvikling. - Deltagelse i prosjektet samfunnsportal (interregprosjekt). - Tilbud om opplæring av helsefagarbeidere. - Aktivt lobbyarbeid. - Nyhetsbrev/brosjyre. - Gjennomgang av kriseinformasjonsplan - Opplæring i bruk av digitalt krisestøtteverktøy (CIM). - Medieovervåking. 7

9 Kultur 3.1.M-4 Vi har levende lokalsamfunn med tydelige koblinger mellom helse, miljø og kultur. Vi har gode møteplasser, og gir alle en mulighet til medvirkning og delaktighet i eget liv. 3.2.M-9 Fredrikstad har et godt ry som arrangørby. 3.5.M-4 Samarbeider med kulturaktører i forbindelse med arrangementer og informasjonstiltak Mål Legge til rette for dialog på kommunikasjonsområdet mellom kommune og innbyggere. Aktiviteter / tiltak - Servicerådet evalueres og videreutvikles. Få flere større arrangementer til Fredrikstad. HMS gruppene har god forståelse for HMS arbeidet generelt i eget ansvarsområde. - Støtte opp om arbeidet med å tiltrekke seg større arrangementer som blant annet Tall Ships Race. - Samarbeid med lokale kulturaktører i Fredrikstad - samfunnet om gjennomføring av HMS dagen: - Regi. - Teknisk arrangement. - Kunstneriske innslag. Klima 3.5.M-14 Alle samfunnsaktørene tar et selvstendig miljøansvar, og for å redusere utslippene av klimagasser. 3.5.M-15 Alle parter bidrar til at avfallsmengdene generelt og forurensende avfall spesielt reduseres. 3.5.M-18 Det er økt bruk av sykkel 3.5.M-19 Flere virksomheter blir miljøfyrtårn. 50% av kommunens egne virksomheter blir sertifisert som Miljøfyrtårn innen Mål Aktiviteter / tiltak Redusere utslipp av klimagasser. Øke andelen av miljøvennlig transport ved å: - Vurdere reduksjon av reiser, ved bruk av mer telefonmøter, o.l - Vurdere alternative reiseformer, som tog istedenfor fly, felleskjøring, bruke kollektiv transport istedenfor egen bil. - Benytte de syklene som er til rådighet i rådhuset når avstanden ikke er for lang. Redusere avfallsmengden og øke andelen som går til gjenvinning. - Fokus på redusert papirbruk, kildesortering av papir og plast. Andel tjenesteoppdrag utført med sykkel er øket. Andel reiser til / fra jobb utført med sykkel er øket. - Deltakelse i sykle til jobben aksjonen. - Deltakelse i Dytt aksjoner. Bransjekrav for Miljøfyrtårn er etterkommet. - Følge opp og evaluere tiltak som allerede er gjennomført for å etterkomme bransjekravene. - Resertifisering som miljøfyrtårn i Andre faglige mål 3.1.M-7 Folkehelse er et lokalpolitisk, sektorovergripende satsingsområde. Det er forankret i samfunnsplanleggingen og vektlegges av alle. 3.1.M-10 Vi forebygger skader og ulykker og rusrelaterte problemer. 3.1.M-11 Forekomst av rusrelaterte problemer er kraftig redusert. 3.2.M-16 Fredrikstads omdømme som den sjarmerende byen ved Glommas utløp, er forsterket. 3.2.M-18 Vi er kjent som imøtekommende, inkluderende og lite selvhøytidelig folkeferd. 3.4.M-7 Tjenestetilbudene generelt, og helse- og omsorgstjenestene spesielt, har i tilbudet vektlagt nødvendig bistand til egeninnsats for å oppnå best mulig funksjons- og mestringsevne, selvstendighet og deltakelse i Fredrikstad-samfunnet. 3.4.M-8 Vi har smarte og moderne modeller for tjenesteytingen som bygger på tidlig innsats og likeverdig deltakelse gjennom partnerskap med brukere og mellom alle tjenestenivåer. 8

10 Mål Aktiviteter / tiltak Økt nærvær på arbeidsplassen. - Prosjekt Mestring av hverdagen et tilbud til ansatte om veiledning hos psykolog. - AKAN dataverktøyet Balanse. Melding av skader skjer systematisk i alle deler av organisasjonen. Fredrikstad skal være en trygg by med godt uteliv. Alle ledere kjenner prosedyre for oppfølging av medarbeidere med rusrelaterte problemer. Kommunen skal oppfattes som åpen, imøtekommende og som god partner. Gjøre innbyggerne stolte av kommunen sin gjennom gode sannhetens øyeblikk. Sentral arkivtjeneste og fullelektronisk arkiv i Fredrikstad kommune. - Videreføre integreringen av nytt avvikssystem. - Ta i bruk avvikssystemets analyseverktøy og aktivt bruke dette i forbedringsarbeidet. - Sikre byen gjennom aktivt beredskapsarbeid. - Tryggere by gjennom nært samarbeid med utelivsnæring, politi og gjennom MAKSsamarbeid. - Gjennomføre opplæringstiltak for ledere. - Oppdatere våre hjemmesider. - Klar mediestrategi. - Forbedre tjenestebeskrivelser og elektroniske skjema. - Sikre byen gjennom aktivt beredskapsarbeid. - Utvikle serviceholdninger og atferd gjennom serviceplakater og følge kommunens serviceprinsipper. - Skape tydelige forventninger hos innbyggerne gjennom gode tjenestebeskrivelser. - Øke kommunens tilgjengelighet og dialog med innbyggerne gjennom bruk av innovative kanaler for dialog. - Opprettholde høy servicekvalitet. - Sentralisere arkivtjenesten i faser. Ny fremdrift må vurderes. - Brukeropplæring (ledere, saksbehandlere, merkantile medarbeidere). Få full utnyttelse av fullelektronisk arkiv - Innføre EDU elektronisk dokumentutveksling tilrettelegging for elektronisk dokumentutveksling mellom forvaltningsnivåene. Inngå innkjøpsavtaler som tilrettelegger for effektive og gode innkjøp. Kommunen skal ha en rasjonell og effektiv bruk av IT-utstyr- nettverk og systemer. Utviklende oppgaver: - IT-strategi - Teknisk - Sentralt driftsstøtte (RTD) - Innovative helse - Telefoni - Plattform. Sikre kommunens inntekt av egenandel for barnehage, skolefritidsordning, sykehjem og åpen omsorg/hjemmetjenester. - Produsere gode konkurransegrunnlag. - Være oppdatert på forskrifter og lover og påse at de følges. - Effektivisere anskaffelser ved bruk av elektroniske hjelpemidler. Videreutvikle kommunens totale IKT-plattform: - Utarbeide ny overordnet IT-strategi for kommunen. - Etablere nytt telefonsystem. - Etablere systemer for teknisk drift for Vann/avløp, Bygg/ventilasjon etc. Felles plattform og strategi. - Etablere løsninger for erom, ehjem, og flere innovative løsninger for støtte innen omsorg. - All datakommunikasjon skal foregå i kommunens eget nett. - Ha gode rutiner for fakturabehandling med sikte på rett faktura til rett bruker. 9

11 Økonomi Tall i tusen kroner (I 2012-kroner) Vedtatt ramme Netto endringer vedtatt i handlingsplan Valg Rammeendring Politiske endringer: Velferdsarrangement for ansatte Lærlingeordningen Netto ramme Note: 1) Alle tall er i 2012-kroner, det vil si at budsjettall for 2011 er justert med pris- og lønnsvekst på 3,3 prosent. Tall i tusen kroner Justert budsjett Budsjett (I 2012-kroner) Brutto utgifter Brutto inntekter Netto ramme Note: 1) Alle tall er i 2012-kroner, det vil si at budsjettall for 2011 er justert med pris- og lønnsvekst på 3,3 prosent. 2) Forskjellen mellom vedtatt og justert budsjett er rammeendring gjennom budsjettrevidering Seksjonen har en netto ramme på 144,2 millioner kroner i 2012, inklusiv 5,0 millioner kroner til omstilling. Resultat- og økonomistyring må styrkes og blir en prioritert oppgave. Dette inkluderer også de områder som bidrar til å sikre kommunens inntekter og områder som bidrar til oppdatert styringsinformasjon som regnskap og lønn. Det er i 2011 opprettet et årsverk i Plan- og økonomiavdelingen som jobber med revitalisering av kommunens styringssystemer. Dette er i utgangspunkt et engasjement ut For å sikre kontinuitet og kompetanse i kommunen, samt fokus på resultatstyring, anbefaler rådmannen å gjøre stillingen permanent. Stillingen finansieres av omstillingsmidlene. Seksjonen ser potensialet i gode elektroniske løsninger som gagner hele organisasjonen. Dette krever at seksjonen får beholde dagens bemanning for å sikre framdrift og opprettholde fokuset i forhold til utvikling. Revisjonen har påpekt at internkontrollen ved lønn, regnskap, økonomi og innkjøp bør styrkes. Avdelingene har som mål å være à jour innenfor de kritiske driftsområdene til en hver tid samtidig som det skal være rom for faglig oppdateringer. Nye aktiviteter/tiltak som er innarbeidet innenfor rammen Gjennom budsjettarbeidet er det gjort noen omprioriteringer innenfor rammen for å finansiere økte behov og endret finansiering av enkelte aktiviteter/tiltak. Dette gjelder blant annet overformynderiet som gjennom de siste årene hatt en økning av brukere med behov for hjelpeverger. Det er vanskelig å få tak i frivillige hjelpeverger så i stor grad blir disse tjenestene kjøpt av eksterne advokater. Til tross for at det er ansatt to kommunale hjelpeverger ved servicetorget, er ikke dette tilstrekkelig for å håndtere veksten i antall klienter. Det ligger i planene at overformynderiet skal bli statlig, men dette er utsatt inntil videre. Overformynderiet er styrket med 1,0 millioner kroner til hjelpevergetjenester i planperioden for å etterkomme noe av disse utgiftene. Kvalitetssystemet har i 2010 og 2011 vært delvis finansiert med bruk av fond og av tilskudd fra eksterne. Videre drift av systemet er innarbeidet i rammen til Plan- og økonomiavdelingen fra Lønnsavdelingen er styrket for å ha ressurser til å kunne drive utvikling og for å jobbe videre med å innføre nye elektroniske løsninger. Godtgjørelse til sentrale tillitsvalgte er en utgift i seksjonen. Det har ikke vært avsatt tilstrekkelig med midler til disse utgiftene de siste årene og merutgiftene har blitt dekket av midler fra fond. Seksjonen må derfor øke budsjettet til de sentrale tillitsvalgte med 1,6 millioner kroner fra 2012, for at budsjettet skal samsvare med de avtalene som er etablert i henhold til hovedavtalens bestemmelser. 10

12 Egenandeler av forsikringer for hele kommunen blir belastet Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling. Det er vanskelig å beregne hvor mye dette vil utgjøre da dette kan variere fra år til år. Erfaring fra de siste årene viser at det ikke har vært avsatt tilstrekkelig med midler til dette. Seksjonen har derfor styrket denne posten fra Det samme gjelder utgifter til yrkesskadeforsikring, lisenser til ulike datasystemer og for leie av kopimaskiner. IT-avdelingen kan redusere utgifter til eksterne for drift og vedlikehold av telefonisystemene med 0,5 millioner kroner fra 2011 som følge av større investeringer i eget nett de siste årene. Det ligger noe usikkerhet i dekning av utgifter til uforutsette forhold som kan inntreffe, da budsjettet ikke vil være tilstrekkelig til å dekke større kostnader. Innkjøpsavdelingen vil få reduserte utgifter i 2012 som følge av ubesatt stilling deler av året tilsvarende 0,25 millioner kroner. 2,7 millioner kroner av omstillingsmidlene er omprioritert for å sikre nødvendig kapasitet for å kunne gjennomføre utviklingsarbeid. Resterende bevilgning av omstillingsmidlene er brukt til å finansiere tiltak som revitalisering styringssystemer, lederutviklingsprogram, omstilling og administrasjonsdatabase som beskrevet under prioriterte områder. Salderingsbehov for 2012 Netto endring HP Rammeendring Utgiftsøkninger uten aktivitetsendringer Salderingsbehov -3,5 millioner kroner 3,3 millioner kroner -1,5 millioner kroner -1,7 millioner kroner Netto styrkning er brukt til å dekke utgifter til internkontroller (helårsvirkning fra 2012), økte ressurser til lederutvikling og arbeidsgiverstrategi, elektronisk arkiv og for å redusere noe av salderingsbehovet som følge av rammereduksjoner fra tidligere vedtatte handlingsplaner. Utgiftsøkninger uten aktivitetsendringer er en samlepost for diverse omprioriteringer og salderinger som er gjort innenfor seksjonens ramme. Salderingstiltak Tall i tusen kroner Reduksjon ett årsverk ved personalavdelingen Reduksjon ett årsverk hos kommuneadvokaten Nedprioritere HMS avdelingens tilbud og bistand Sum tiltak i anslåtte beløp Reduksjon av ett årsverk i personalavdelingen vil kreve omfordeling av oppgaver internt i avdelingen og en tydeliggjøring av hva som skal prioriteres. Rådmannen foreslår å legge ned AKAN- utvalget ved å tilbakeføre oppgaver til AMU (arbeidsmiljøutvalg). Kommuneadvokaten reduseres med ett årsverk fra Kapasitetsutfordringene skal på sikt reduseres ved å bygge opp juridisk kompetanse i seksjonene tett knyttet til de ulike tjenesteområdene. Konsekvensen ved å holde en stilling hos kommuneadvokaten ubemannet er at ytterligere oppdrag må settes ut til private advokater, og det blir enda vanskeligere å etterkomme behov for rask rådgivning. Kontoret vil oftere enn før være ubemannet (eller at det er bare èn tilstedet) når det er nemnds- og rettsmøter og annen møtevirksomhet. Avdelingen opplever et kontinuerlig press for å klare alle frister i klagesaker, nemndssaker og rettssaker, og er allerede nå i en situasjon hvor frister utsettes og de ansatte jobber på høytrykk. HMS avdelingen er godkjent av Arbeidstilsynet som bedriftshelsetjeneste, og har i dag høy kompetanse i arbeidsmiljøutvikling samt et faglig miljø som er tilpasset arbeidsområdene. Fredrikstad kommune har gjennomført mange gode prosjekter og har en god standard på dette arbeidet. Det er behov for å prioritere oppgaver knyttet til resultatledelse, noe som innebærer at andre oppgaver prioriteres ned. Rådmannen foreslår å trappe ned aktiviteten tilsvarende 0,5 millioner kroner ved HMS - avdelingen. Konsekvenser vil være merkbare spesielt på området for veiledning og rådgivning om utvikling av arbeidsmiljøet i seksjoner og virksomheter. Etterspørsel etter HMS avdelingens 11

13 tjenester har vært økende de siste par årene. Kurs- og opplæringstilbudet som i stor grad er rettet mot ledere og vernetjenesten vil også bli redusert. Det vil bli redusert faglig miljø, mindre intern utvikling og dårligere standard på kompetanse innen arbeidsmiljøutvikling. Reduksjon gjennomføres gjennom å påta seg oppgaver for eksterne samt permisjoner. I løpet av planperioden vil det bli vurdert å nedbemanne på lønnsavdelingen som følge av innføringer av nye elektroniske løsninger som effektiviserer driften. Det er viktig at avdelingen ikke nedbemannes for tidlig slik at det går på bekostning av nødvendig rutineutvikling og internkontroll. Løsningene må være godt forankret ute i organisasjonen før vi kan ta ut en økonomisk gevinst av tiltaket. De virksomhetene som har fått innført fullelektronisk arkiv ser en tydelig forenkling når det gjelder å behandle og motta post. Det betyr at hvis flere virksomheter får innført fullelektronisk arkiv vil det på sikt være realistisk å kunne nedmanne post og budtjenestene. Behov/tiltak som det ikke er funnet rom for: Tidligere politiske vedtak - Ressurser for implementering til fullelektronisk arkiv for hele organisasjonen i henhold til prosjektplan. - Ytterligere bevilgninger til lederutvikling/ledernettverk. Øvrige behov/tiltak - Styrke bemanning eller unngå nedbemanning ved flere avdelingen som følge av stor etterspørsel etter kompetanse (kommuneadvokat, personal, innkjøp, servicetorg, IT og plan- og økonomi). - Nødvendige ressurser til oppfølging av overordnet beredskapsarbeid. - Midler til å finansiere traineestillinger. - Ta i bruk Share point lavere brukerterskel i ephorte (1,0 million kr + årlig vedlikehold). - Implementering av forhandlingsmodul. - Innkjøp og implementering av elektronisk sakskart. Tall i tusen kroner Justert budsjett Budsjett POLITISK LEDELSE OMBUD KOMMUNELEDELSEN KOMMUNEADVOKATEN ADMINISTRASJONSAVDELINGEN POLITISK VALG SENTRALE RÅD OG UTVALG PERSONALAVDELINGEN LØNNSAVDELINGEN KOMMUNEARKIVET HMS-AVDELINGEN IT-AVDELINGEN OVERFORMYNDERIET ØKONOMIAVDELINGEN REGNSKAPSAVDELINGEN INNKJØPSAVDELINGEN KEMNERKONTORET INFORMASJONSAVDELINGEN 1) KOMMUNIKASJON OG SERVICE 1) SENTRALE FELLESPOSTER EGENBETALINGSENHETEN SUM Økonomi og organisasjonsutvikling Note:1) Informasjon og Servicetorget er slått sammen høsten 2011 og budsjetteres som en enhet fra (kommunikasjon og service). 12

14 Investeringer Tall i millioner kroner Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Sentrale IT-investeringer 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 Eget nett III 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 Fullelektronisk arkiv 0,2 0,0 0,2 0,2 0,0 0,2 0,1 0,0 0,1 0,0 0,0 0,0 Sum investeringer 5,2 0,0 5,2 5,2 0,0 5,2 5,1 0,0 5,1 5,0 5,0 5,0 Det legges ikke opp til nye investeringer i planperioden. Investeringsmidler til sentralisering og fullelektronisk arkiv er tilpasset de driftrammene som er avsatt til elektronisk arkiv og derfor noe endret i forhold til tidligere vedtatt handlingsplan. Egenbetalinger og gebyrer Det er ikke innarbeidet endringer i forhold til egenbetalinger og gebyrer. Personalresurser Antall Endrings- Antall Endrings- Antall Endrings- Antall Endrings- Antall årsverk behov årsverk behov årsverk behov årsverk behov årsverk Rådmann 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 Brukerombud 3,25 3,25 3,25 3,25 3,25 Kom.advokat 5-1 4,0 4,0 4,0 4,0 Admin.avd 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 Personal 12,08-0,8 11,28 11,28 11,28 11,28 Lønnsavd 11,4 0,2 11,6 11,6 11,6 11,6 Kommunearkivet 21,6 1,0 22,6 23,2 23,2 23,2 HMS-avdelingen 9,2 9,2 9,2 9,2 9,2 IT-avdelingen 29,0 1,0 30,0 29,0 29,0 29,0 Overformynd. 2,6 2,6 2,6 Plan- og økonomi 8,5 8,5 8,5 8,5 8,5 Regnskap 9,85 9,85 9,85 9,85 9,85 Innkjøp 5,0 5,0 5,0 6,0 6,0 Kemner 32,8 32,8 32,8 32,8 32,8 Kommunikasjon og service 26,1 26,1 26,1 26,1 26,1 Egenbetalingsenh 7,76 7,76 7,76 7,76 7,76 Kommunalsjef Sum 197,14 0,4 197, , , ,54 Note: I tillegg ligger det utgifter til frikjøp av sentrale tillitsvalgte (16 årsverk) og hovedverneombud (1 årsverk) som ikke er med i tallene). Hos kommunearkivet er det et endringsbehov på et årsverk som er knyttet til innføring av fullelektronisk arkiv for Regulering og teknisk drift. Det faktiske behovet er større, så dette er tilpasset de økonomiske rammebetingelsene som er avsatt til elektronisk arkiv. Reduserte rammer vil medføre at innføringen vil ta mye lengre tid og kommunearkivet må jobbe dobbelt så lenge innføringen pågår. Personalavdelingen og kommuneadvokaten har et innsparingskrav i 2012 på ett årsverk hver. It-avdelingen ansetter et årsverk tilknyttet telefoniprosjektet fra 2012, som vil bety en innsparing samlet for Fredrikstad. Overformynderiet blir statlige fra 1. juli