Kommunalsjef. ITavdelingen. Adminavdelingen. Personalavdelingen

Transkript

1

2 Kjerneoppgaver Seksjonen skal ivareta stabs- og støttefunksjoner for politisk og administrativ ledelse samtidig som det omfatter en rekke funksjoner som skal tilrettelegge for god og effektiv tjenesteproduksjon. Hovedarbeidsoppgavene er: - lønn og personaladministrasjon, HMS og bedriftshelsetjeneste - kommunearkiv - drift og utvikling av IT-systemer/-base - yte frontservice til brukere, innbyggere, næringsliv og tilreisende - eksterne og interne felles informasjonstiltak for hele kommunen, samt veiledning og produksjonsbistand - kommuneovergripende innkjøpsavtaler - innfordring av skatt og kommunale krav samt kontrollere og veilede arbeidsgivere - regnskap, fakturering, finansforvaltning, budsjett og økonomiforvaltning - utredning og planarbeid, utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for politisk og administrativ ledelse - rapportering til politikere og rådmann lokalt og til sentrale myndigheter - støtte til ledere og ansatte (rådgivning) - pådrivere i forhold til kommuneovergripende utviklingsprosjekter - administrasjon og sekretariat for politisk ledelse - utredning av juridiske spørsmål, råd og veiledning, forhandlinger, prosedyre (herunder barnevern) og opplæring. Organisering Sentraladministrasjonen bestod tidligere av to seksjoner; Seksjon for økonomi og kommunikasjon og Organisasjonsseksjonen. I forbindelse med omorganiseringen 1. juli 2009 ble seksjonene slått sammen til en seksjon og består av 13 avdelinger. Organisasjonsmessig ligger Politisk ledelse, Rådmannen og Brukerombud utenfor Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling, men utgiftene til disse er en del av den totale budsjett rammen. Seksjonen har også en del fellesutgifter i budsjettrammen som gjelder hele organisasjonen. Fra 1. juni 2009 er Overformynderiet samorganisert med Kommuneadvokaten. I forbindelse med flyttinger og som en videre oppfølging av omorganiseringen, overføres egenbetalingsoppgaver fra seksjonene for Utdanning og oppvekst og Omsorg og sosiale tjenester til Seksjon for Økonomi og organisasjonsutvikling. Det samme gjelder i forhold til informasjon ved at det overføres 1 årsverk fra staben i Seksjon for omsorg- og sosiale tjenester. Samtidig er det vedtatt en sentralisering av arkiv i forbindelse med innføring av fullelektronisk arkiv. Fra 2010 inkluderes eiendomsarkivet. Kommunalsjef Plan- og økonomiavd Informasjonsavdelingen Regnskapsavdelingen ITavdelingen Adminavdelingen Juridisk avd. og overformynderiet Servicetorget Kemnerkontor Innkjøpsavdelingen HMSavdelingen Personalavdelingen Kommunearkivet Lønnsavdelingen Avdeling for Egenbetaling Side 1

3 Endrede styringssignaler Ot.prp.nr 110: Overformynderiet foreslås overført til staten. Det er kommet signaler om at planleggingen starter våren 2010 og at ny lov trer i kraft utover høsten Prioriterte områder Økonomi og organisasjonsutvikling må ta ansvar for å sikre gode effektive og helhetlige løsninger innenfor sine ansvarsområder. Fokuset må være hvordan vi kan sikre effektiv tjenesteproduksjon ved å tilrettelegge for helhetlige løsninger og effektivitet i administrative oppgaver. Med dagens bemanning i administrative funksjoner vil det bli en utfordring å ha tilstrekkelig kapasitet til å jobbe med utvikling som kan bidra til effektivisering. Dersom det ikke er tilstrekkelig kapasitet til å betjene virksomhetene og seksjonene viser erfaring at enhetene kjøper ekstern bistand til en høyere pris og vi risikerer at det ikke blir gode helhetlige løsninger. Fullelektronisk arkiv Sentralisering og innføring av fullelektronisk arkiv i hele organisasjonen vil skje i faser over flere år. Prosjektet var planlagt ferdig i 2014, men vil bli forsinket da det ikke er avsatt tilstrekkelig med midler til dette i planperioden. Det er først når alle seksjoner og virksomheter har elektronisk arkiv at kommunen kan få full effekt av systemet. Det planlegges å innføre EDU- elektronisk dokumentutveksling. Dette er en tilrettelegging for elektronisk dokumentutveksling mellom forvaltningsnivåene. Det er spesielt ressurskrevende å sende store byggesaker/høringer mellom kommune og fylkesmann/fylkeskommune. Når disse forvaltningsorganene også tar i bruk vil dette kunne være effektiviserende i forhold til tidsbruk, papir og porto. Elektronisk kvalitetssystem for brukerrettede og interne tjenester Det er behov for et system som kan tilrettelegge for dokumentasjon av prosedyrer, reglementer, instrukser og avvik som oppstår. Elektronisk samhandling vil forbedres ved nøyaktig leveranse av meldinger, muligheter for raskere behandling og reaksjon, analyser av avviksmønstre og gjennomføring av korrigerende og forebyggende tiltak. Rapportering av avvik til fylkesmannen og andre instanser blir enklere og systematisert slik som forventet av ulike tilsynsmyndigheter. Prosjektet vil være et sterkt bidrag til videreutvikling av kommunens kvalitetsarbeid gjennom ytterligere strukturering og effektivisering av tjenesteleveransene. Tilsynsmyndighetene etterlyser dokumentasjon og vil med dette etterkommes på en bedre måte enn hva tilfellet er i dag. Analyser av avvik gir grunnlag for revisjon og systematisk fornying og vil være et bedre grunnlag for vurdering av satsingsområder innen tjeneste- og organisasjonsutviklingen. Omstilling og bruk av vikarer. Vi erfarer at det innen flere yrkesgrupper er problemer med å sikre vikarer som har den kompetansen som vi trenger for eksempel i forhold til pedagogisk personell. Denne utfordringen vil komme innenfor flere yrkesgrupper i framtiden som eksempel i forhold til helsepersonell. Situasjonen tilsier at det vil bli en kamp om arbeidskraft, og det blir viktig å sikre seg nødvendig kompetanse for å kunne gi gode tjenester. I tillegg til kjøp av vikartjenester må vi vurdere andre løsninger som bemanningsfaktor og overdekningsmodeller innenfor den enkelte virksomhet. Det er avsatt 0,5 millioner kroner til omstilling. Serviceprosjektet Best på service videreføres i 2010 og prosjektet vil prioritere omdømmeprosesser i utvalgte virksomheter. Dette arbeidet begynner høsten 2009 og vil vare ut prosjektperioden. I tillegg vil fokus være på kompetanseheving og motivasjon innenfor kundebehandling og service. Nye tjenester til Servicetorget er også en viktig satsing i prosjektet og hele organisasjonens tjenester skal være gjennomgått og vurdert i løpet av Kommunens nye språkprofil og nye serviceerklæringer skal utvikles. En konkret og brukervennlig håndbok i service, mediekontakt og kommunikasjon skal også ligge tilgjengelig elektronisk i løpet av Kommunens egen servicestrategi skal stå ferdig høsten Side 2

4 Utviklingstrekk Statistikk Antall lønns- og trekkoppgaver Antall rammeavtaler Antall avtalegiro Antall skannet fakturaer Antall pressemeldinger sendt ut fra Seksjon for Øk/org Antall registrerte dokumenter ved Arkivet Antall helsekontroller(hms avd) Antall periferutstyrs-enheter 2) (IT-avd) Restanser skatt i % 4,47 4,44 5,12 4,76 Restanser kommunale krav i % 2,28 2,77 2,38 3,05 Overformynderiet Antall klienter per Antall saker hvor hjelpeverge er advokat Kjøp av advokattjenester i hele tusen kroner Note1) Statistikk fra Lønnsavdelingen innholder data fra Fredrikstad kommune, Hvaler kommune, Fredrikstad Museum, Fredrikstad kirkelige fellesråd og Hvaler menighetsråd. Note 2) Inkluderer også Hvaler kommune. Hvorav Hvaler kommune har 314 enheter i 2006, 370 enheter i 2007 og 464 enheter i Antallet er inkludert elev pc er. Utviklingen følger i stor grad utviklingen i resten av organisasjonen. Økt antall innbyggere, brukere og søknader genererer økte arbeidsoppgaver i forhold til for eksempel antall saker både til politisk behandling og til administrativ oppfølging som anskaffelser, lønn, arkiv, regnskap med mer. Det er et stort behov for å styrke kapasiteten ved flere avdelinger grunnet økning i antall saker. Dette gjelder blant annet Kommuneadvokaten, Personalavdelingen, HMS-avdelingen, Innkjøpsavdelingen, IT-avdelingen og Plan- og økonomiavdelingen. Det er ikke avsatt ressurser til dette. Innenfor andre områder vil det på sikt være mulig å effektivisere driften samlet for Fredrikstad kommune, noe som kan medføre flere oppgaver for seksjonen. En forutsetning for å få til effektivisering er at det finnes ressurser til utviklingsoppgaver. Aktiviteten ved Overformynderiet er stadig økende. Dette gjelder både antall hjelpevergetrengende, antall vedtak som treffes, samt antall advokater som er nødvendig for å oppfylle vergemålslovens krav om hjelpeverge. Det er ingen indikasjoner på at antall hjelpevergeoppdrag vil bli redusert i tiden fremover. Samarbeidende instanser melder stadig flere mennesker inn til Overformynderiets system. Tyngden av unge, psykisk syke mennesker er den raskest økende gruppen som krever svært mye av virksomheten. Det er derfor nødvendig å styrke bevilgningen til overformynderiet samtidig som det arbeides med tiltak for å dempe veksten. Sammenligninger/nøkkeltall Kostra nøkkeltall Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS Netto driftsutg. pr innb. i kr politisk styring Netto driftsutg. pr innb. i kr adm og fellesutg Tallene i tabellen gjelder all administrasjon, politisk styring og fellesutgifter i Fredrikstad kommune og ikke bare Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling. Nedgangen i netto driftsutgifter per innbygger til politisk styring for Fredrikstad fra 2007 til 2008 skyldes at det i 2008 ikke var valg. Fredrikstad ligger lavere enn andre sammenlignbare kommuner med unntak av Sarpsborg på dette området. Sammenligning med ASSS kommunene er kvalitetssikret gjennom ASSS-samarbeidet, men det er større usikkerhet om tallene fra Sarpsborg er helt sammenlignbare. Side 3

5 Fredrikstad ligger lavt sammenlignet med andre kommuner i forhold til netto driftsutgifter per innbygger til administrasjon og fellesutgifter. Økningen fra 2007 til 2008 skyldes blant annet innføring av seniorpolitikk hvor utgiftene for hele kommunen fremkommer som administrasjon, men skulle vært delt til de ulike tjenestene. Det er også en endring for føring av utgifter til administrasjon for vann, avløp, renovasjon og feier (VARF) som gir en økning i netto driftsutgifter til administrasjon. Til tross for dette brukte Fredrikstad kommune 53 millioner kroner mindre til administrasjon i forhold til landsgjennomsnittet hensyntatt stordriftsfordeler i Rammene er ytterligere redusert fra 2009 og videre i planperioden. Mål i planperioden Samfunn Fredrikstad er et attraktivt samfunn hvor det er godt å bo for alle, hvor innbyggerne føler tilhørighet og har rike muligheter for utfoldelse og opplevelse. I Fredrikstad er det omstillingsevne, høy verdiskapning, et varig næringsliv og utviklingen går mot et bærekraftig samfunn. Mål Kunnskap om Fredrikstad kommune skal økes lokalt, regionalt og nasjonalt. Fredrikstad oppfattes som et attraktivt sted å bo. Innbyggere og brukere skal ha god informasjon om kommunens tjenestetilbud Effektivisere energibruken. Redusere utslippet av klimagasser. Redusere bruken og utslippet av miljøgifter i handlingsplanperioden for på sikt å stanse bruken. Redusere avfallsmengden og øke andelen som går til gjenvinning. Bedret folkehelse i Fredrikstad. Brukere og kvalitet Mål Tilrettelegge for en effektiv tjenesteproduksjon og økonomistyring. Aktiviteter/tiltak - Prosjekter og resultater rapporteres løpende til Informasjonsavdelingen. - Initiere og delta i arenaaktivitet, samarbeide med aktuelle aktører og kommunens partnere. - Være aktive på - Samarbeide med media med god og korrekt informasjon til innbyggerne. - Løpende enøk-vurderinger. - Følge opp tiltak nevnt i Klima- og energiplanen. - Øke andelen av miljøvennlig transport ved å: - Vurdere alternative reiseformer. - Vurdere felleskjøring ved reiser. - Vurdere reduksjon av reiser gjennom mer bruk av telefonmøter. - Unngå bruk av engangsservice/artikler i størst mulig grad. - Kildesortering. - Alle avdelinger skal få tilbud om å delta på minitrim på jobben. - Deltagelse i Smart til jobben, noe som også er positivt i forhold til redusert utslipp av klimagasser. Aktiviteter/tiltak - Bruke og videreutvikle Balansert målstyring som grunnlag for målsetting, planlegging og styring innenfor tilgjengelige ressurser. - Gjennomføre analyser for utvikling gjennom ASSSsamarbeidet. - Løpende månedsrapportering til Formannskapet. - Tertialrapporten skal inneholde rapportering av finans med beskrivelse og vurdering av aktiva og passiva jfr.forskriftens 7. Fredrikstad kommune skal være en aktiv eier i de selskapene vi er engasjert. Fullelektronisk arkiv i Fredrikstad kommune: Videre innføring av elektronisk arkiv i planperioden. - Oppfølging av eierstrategi i selskaper hvor kommunen er eier. - Sentralisere arkivtjenesten i faser, med noe senere fremdrift i forhold til opprinnelig planlagt. - Tilføre ressurser i form av utstyr og personell. - Brukeropplæring (ledere, saksbehandlere, Side 4

6 Mål Få full utnyttelse av fullelektronisk arkiv i de seksjoner, avdelinger og virksomheter som har innført fullelektronisk arkiv. Kommunens arkiv skal tilfredsstille krav iht. gjeldende lov og regelverk Innhente og sikre eldre og avsluttede arkiver Katalogisere arkivene som er avlevert til Fjernarkivet Formidle arkivmateriale Ivareta informasjonssikkerhet og personvern. Fredrikstad kommune skal bli best på service. Forbedre tjenesteinformasjon og automatisere flere tjenester på nett. Aktiviteter/tiltak merkantile medarbeidere) - Rullere arkivplanen. - Innføre EDU elektronisk dokumentutveksling tilrettelegging for elektronisk dokumentutveksling mellom forvaltningsnivåene. - Utarbeide reglement for dokumentasjon i samarbeid med fagetatene. - Gi veiledning og foreta inspeksjoner. - Kartlegge hvor eldre og avsluttede arkiver befinner seg. - Pakke og hente dem inn til Kommunearkivet. - Ordne eldre og avsluttede arkiver som er avlevert til Kommunearkivet. - Registrere arkivene i programmet ASTA. - Hot spot utstillinger i forbindelse med aktiviteter som skjer internt/eksternt i kommunen. - Benytte Risk Manager som verktøy og metode. - Serviceprosjekt, overføre flere tjenester til servicetorget. - Fullføre implementering av nytt CRM (Citizen relation management kundebehandler system) - Flere helautomatiske arbeidsflyter. - Samarbeid med Hvaler om servicetorg. - Forbedre tjenestebeskrivelser, elektroniske skjema og integrasjon mot fagsystemer. Medarbeidere Mål Fredrikstad kommune har en arbeidsgiverpolitisk plattform som gir føringer for kommunens arbeidsgiverpolitikk. Fredrikstad kommunes arbeidsgiverpolitikk er inkluderende overfor grupper som i dag har vansker med å komme i arbeid. Lønns- og rekrutteringspolitikk som gjør kommunen i stand til å rekruttere og beholde nødvendig og godt kvalifisert arbeidskraft. Kommunen har den bemanningen og kompetansen som det er behov for. Brukerorientert og effektiv tjenesteproduksjon. Ansatte skal ha tilfredsstillende og utviklende arbeidsoppgaver og inneha tilstrekkelig kompetanse til å utføre dem Øke andel tilfredse medarbeidere og redusere sykefraværet. Aktiviteter/tiltak - Arbeidsgiverpolitisk plattform og tiltaksplan rulleres/endres for tilpassing til økonomi og eventuell endring i arbeidsgiverstrategi i Kommunen har en god og rettferdig praksis i forhold til tilsetting av personer med innvandrerbakgrunn og mennesker med bistandsbehov. - Lønnspolitisk plan rulleres i planperioden. - Utarbeide en livsfaseplan og evaluering av den allerede vedtatte seniorplanen. Planarbeidet henger sammen med arbeidsgiverstrategien som blir valgt. - Alle avdelinger skal utarbeide en plan for opplæring og bemanning i samsvar med vedtatte rammer. - Kompetanseplanen rulleres i planperioden. - Kompetansekartlegging skal gjennomføres i hele kommunen. Starter i 2009, videreføres i Vurdere spesielle tiltak for å redusere bemanning. - Opplæring i bruk av elektroniske moduler. - Fortsette innføring av Web-moduler som timelister, forhandlingsmodul, Visma travel. - Arbeidsmiljøopplæring for ledere med personalansvar. - Samarbeid med Høyskolen i Østfold og andre opplæringsinstitusjoner videreføres. - Nivå på opplæring må vurderes på nytt fra Bruke bedriftsintern attføring og inkluderende arbeidsliv som virkemiddel. - Gjennomføre måling av medarbeidertilfredshet. - Iverksette utviklingsprosesser i arbeidsmiljøet etter måling av medarbeidertilfredshet. Side 5

7 Mål Alle ansatte skal ha et godt arbeidsmiljø med sunne, trygge og stimulerende arbeidsplasser. Lagring og bruk av personopplysninger skal utføres uten risiko for innsyn fra autoriserte personer. Øke den gjennomsnittlige stillingsstørrelsen. Avdekke og bekjempe uønskede kjønnsforskjeller som eksisterer på arbeidsplassen. Aktiviteter/tiltak - Arbeide med Helse- fremmende arbeidsplasser (HEFA). - Organisere og gjennomføre seminardag for alle kommunens HMS-grupper i 2010 i samarbeid med Best på Service. - Videreføre satsing på systematisk HMS- arbeid herunder bruk av avvikssystem og risikovurdering. - Utvikle og iverksette gode prosedyrer for å forebygge truende/voldelige situasjoner. - Videreføre satsing på rusforebygging tiltak i arbeidsmiljøet. Fortsette arbeidet mot spillavhengighet. - Sikre tilstrekkelig kompetanse for at prosedyrene blir fulgt. - Rekruttering av personer med ikke-vestlig bakgrunn. Hovedprosjektet er styrt fra Arbeids- og velferdsdirektoratet og sekretariatet for Fredrikstad er NAV-Østfold. - Register for systemer med personopplysninger. - Videreføre kompetansetiltak av alle nye brukere av kommunens IT-systemer. - Prosjekt for å redusere antallet deltidsstillinger videreføres. - Alle virksomheter skal arbeide aktivt, målrettet og planmessig for likestilling mellom kjønnene. Målekart Fokusområde Brukere / kvalitet Kritisk suksessfaktor - Effektiv innkjøpsfunksjon - Effektiv regnskapsfunksjon Indikator - Andel e-faktura (inngående) ift alle fakturaer - Antall e-faktura (utgående) avtaler Status siste måling Mål Skala % Ant - Godt arbeidsmiljø - Medarbeidertilfredshet (2009) 4,28.. 4, Økt tilstedeværelse - Sykefravær i % (2008) 6,9 5,5 5,5 % Medarbeidere 1) - Læring og utvikling - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben (2009) - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver (2009) 4,59 4, ,70 4, Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidere opplevelse av hva som forventes av dem (2009) 4,63.. 4, God økonomistyring - Avvik budsjett i % (2008) 0,5 0,0 0,0 % Økonomi - Stabil finansforvaltning - Avkastning langsiktig likviditet - Avkastning kortsiktig likviditet -0,58% 4,9% Bankrente +1,0 NIBOR 3 mnd Bankrente +1,0 NIBOR 3 mnd % % Note: Ved undersøkelser er høyeste tall best. Seksjonen var tidligere delt i to seksjoner og det foreligger derfor ingen mål for OLI-undersøkelsen i 2009 etter ny organisering. Side 6

8 Økonomi Tall i tusen kroner (Fra og med 2010 i 2010-kroner) Vedtatt ramme Netto endringer vedtatt hp Andel kostnadsreduksjonsprogram Overført til Miljø og samfunnsutvikling (netto) Overført fra Utdanning og oppvekst (netto) Overført fra Omsorg og sosiale tjenester Overføring til Regulering og teknisk drift Fullelektronisk arkiv Omstillingsmidler Brukerombud oppsøkende virksomhet Velferdsarrangement Ny pensjonsordning 300 Lærlinger Formannskapets disp Netto ramme Note: Budsjettrammene for er justert med 3,1 prosent. Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling har en netto reduksjon i rammene samtidlig som nye oppgaver tilføres seksjonen. Rammene oppleves stramme og det er lite rom for utvikling. Alt av HMStiltak som frukt, og andre arbeidsmiljøtiltak på avdelingene er fjernet. I tillegg er det foretatt en gjennomgang av aviser/tidsskrifter. Avdelingene har kun midler til lønnsutgifter og andre faste utgifter. Det er ikke avsatt midler til kompetanse, kurs eller faglige oppdateringer utover det lovpålagte. Reduksjon av stillinger er beregnet med helårs effekt. Det er knyttet stor usikkerhet til dette og forutsetter raske omplasseringer, og det vil kun unntaksvis benyttes vikarer ved fravær. Dette er en lite tilfredsstillende situasjon og vi må jobbe videre for å finne andre løsninger. Overføringene mellom seksjonene gjelder i hovedsak oppgaver som er flyttet mellom seksjonene grunnet omorganisering. Det er avsatt 0,5 millioner kroner til omstilling. Dette vil ikke være nok til å dekke kommunens løpende behov for tiltak i omstillingsfaser for faste medarbeidere. I en så stor organisasjon som Fredrikstad kommune oppstår det hvert år situasjoner som må løses med sentrale omstillingsmidler uavhengig av reduserte budsjetter og nedbemanningsbehov. 0,5 millioner kroner til dette formålet som også skal dekke andre prioriterte tiltak er erfaringsmessig lite. Seksjonen vil prioritere tiltak som bidrar til enklere omplassering av enkeltansatte. Endringer vedtatt av bystyret: Rådmannen foreslår en omprioritering i forhold til de endringene Bystyret har vedtatt på enkelte områder. 1,5 million kroner i kostnadsreduksjon IT er ikke mulig å gjennomføre uten betydelige konsekvenser. Isteden reverseres vurderingen om innføring av kommunal vikarordning, og det avsettes kun 0,5 millioner kroner til omstilling i Kvalitetssystem finansieres i hovedsak av fond og tilskudd fra eksterne samtidig som vi må vurdere framdriften i dette arbeidet. Seksjonen vil prioritere å selge ytterligere tjenester til eksterne og reduserer mer på overtid og bruk av vikarer. Velferdsarrangement skal opprettholdes med en eventuell egenandel. Arrangementet er planlagt finansiert med 0,3 millioner kroner i egenandel fra de som deltar på arrangementet. Det er også foreslått ytterligere reduksjoner i årsverk og ressurser til overtid. Igangsatt prosjekter holdes nede på et minimumsnivå og HMS-prisen er redusert til kroner. Tilskudd til lag og foreninger er redusert med kroner i forhold til Bevilgningen til earkiv er redusert med 0,7 millioner kroner. Det betyr at innføringen av prosjektet vil ta lengre tid og arkivet må jobbe dobbelt i den tiden innføringen pågår. Det er først når alle seksjoner og virksomheter har elektronisk arkiv at kommunen kan få full effekt av og best nytte av systemet. Det er politisk ønske om å utarbeide tilstrekkelig grunnlag for at dagens pensjonsordning kan vurderes opp mot andre leverandører eller utfordre eksisterende leverandør til å gi en reduksjon i kommunens pensjonskostnader. Dette vil involvere flere avdelinger i Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling i tillegg til at det kreves ekstern bistand. Tiltaket må igangsettes umiddelbart og vil kreve mye ressurser av seksjonen i Det er avsatt 0,3 millioner kroner til kjøp av tjenester, men det er usikkert om dette vil være tilstrekkelig. Side 7

9 Nye aktiviteter/tiltak som er innarbeidet Aktiviteten ved Overformynderiet er stadig økende. Dette gjelder både antall hjelpevergetrengende, antall vedtak som treffes, samt antall advokater som er nødvendig for å oppfylle vergemålslovens krav om hjelpeverge. Som følge av dette er Overformynderiet styrket med 2,5 millioner kroner. Det vil bli et merforbruk i Videreføring av ekommuneprosjektet og noe til lisenser for ny modul i personalsystemet er også innarbeidet i budsjettet. Tilpasningsbehov for 2010 Netto endring HP og andel av kostnadsreduksjonsprogram Engangsstyrkinger i 2009 og reduksjoner 2010 Styrkninger for å opprettholde et minimumsnivå Nye aktiviteter/tiltak Endringer vedtatt av bystyret Tilpasningsbehov - 6,1 mill kroner + 1,7 mill kroner - 3,4 mill kroner - 0,4 mill kroner - 1,7 mill kroner - 9,9 mill kroner Engangsstyrkninger i 2009 gjelder midler avsatt til eierstrategi med 0,5 million kroner og omstilling/utvikling 0,5 million kroner. Reduksjoner i 2010 gjelder innsparinger vedrørende gjennomføring av valg (utsending av partilister) som ble vedtatt i Handlingsplan våren Styrkninger for å opprettholde et minimumsnivå inneholder styrkning til Overformynderiet på 2,5 millioner kroner, innsparingstiltak som ikke har fått full effekt i 2009 på 0,7 millioner kroner, samt noen mindre styrkninger på enkelte avdelinger for å unngå en ytterligere nedbemanning med de konsekvenser det innebærer. Endringer vedtatt av bystyret er de elementene som er satt opp i foregående tabell, samt kommunens andel av velferdsarrangement som skal opprettholdes. Salderingstiltak Tall i tusen kroner Revisjon og kontroll Overtid (plan og økonomi, regnskap, personal og IT-avdelingen) Redusere 1 årsverk Servicetorget (helårsvirk, videreført fra 09) Redusere 1 årsverk Kemnerkontoret (helårsvirk, videreført fra 09) Redusere 1 årsverk Lønnsavdelingen Redusere 1 årsverk Info-avdelingen og automatisere annonsering Redusere 1 årsverk Regnskapsavdelingen Redusere 1 årsverk Personalavdelingen Reduksjoner IT-avdelingen (årsverk + telefoni + infobank) Sentrale opplæringsmidler Velferdsarr/egenandel Økt salg til Hvaler kommune og andre eksterne Vikarordning Effekt elektronisk arkiv Kvalitetssystem (bruk av fond og eksterne midler) Diverse standardreduksjoner Ytterligere reduksjoner ikke spesifisert Sum tiltak i anslåtte beløp Note: Diverse standard reduksjoner innebærer reduserte midler til vikarer, kurs, faglige oppdateringer og utvikling innenfor de ulike avdelingene. HMS- tiltak som frukt og grønt, andre velferdsarrangement samt div avisabonnement er også fjernet. Standardreduksjoner fra 2011 inkluderer også uspesifiserte tiltak. Innenfor rammen til Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling ligger det fellesutgifter for hele kommunen. Eksempler på dette er utgifter til Revisjon og kontroll, kontingent til KS, forsikringer, godtgjørelse til tillitsvalgte, utgifter til lærlinger osv. Dette er utgifter som det er vanskelig å redusere. Det ble i handlingsplan vedtatt en innsparing på 0,2 millioner kroner på revisjon og kontroll, men budsjettforsalget fra Østfold kommunerevisjon viser en økning i utgiftene på 0,3 millioner kroner i forhold til Bystyret har ikke endret sine opprinnelige føringer og forslaget til budsjett er i henhold til handlingsplanen. Det vil bli brukt 1,3 millioner kroner av fond for å dekke utgifter til lærlinger og sentrale opplæringsmidler i Sentrale opplæringstiltak utgår i sin helhet fra De sentrale opplæringsmidlene benyttes til å gjennomføre nødvendig opplæring og kompetanseprosjekter for større grupper ansatte. Det er effektiviserende og besparende å gjennomføre dette felles, framfor at Side 8

10 alle virksomheter skal sende medarbeidere til eksterne kurs. Virksomhetene ute i organisasjonen melder om at de har skåret betydelig ned på opplæringsmidler, Det vil ikke være ressurser til å dekke det som nå eventuelt ikke vil bli tilbudt av sentrale midler til opplæring. Det er av vesentlig betydning at ansattes kompetanse opprettholdes og videreutvikles til å dekke dagens og morgendagens krav til en effektiv tjenesteproduksjon. Det er stort behov for lærlingeplasser. Fredrikstad kommune har 63 lærlinger og har aldri nådd målet om 1 lærling per innbyggere slik som bystyret har vedtatt. Fredrikstad kommune har stort behov for den arbeidskraften de lærlingene vi utdanner til fagarbeidere representerer. NAV påpeker at bruk av lærlingeplasser er et viktig virkemiddel i arbeidet med integrering. Antall lærlinger opprettholdes i på sammen nivå for 2010, men det vil ikke bli en ytterligere økning fra 2011 som tidligere planlagt. Seksjonen skal redusere flere årsverk og bruk av overtid i I budsjettprosessen er det vurdert hvilke tiltak som kan vurderes for bedre effektivitet og for å skjerme konsekvensene for eksterne og interne brukere. Det har vært betydelig reduksjoner gjennom flere år og ytterligere nedbemanning vil få konsekvenser. Reduksjoner i en tid hvor seksjonen trenger flere ressurser for å klare både driftsoppgavene og nye utviklings- og effektiviseringsoppgaver vil gi utfordringer. Servicegraden vil bli dårligere og standarden på tjenestene vil bli redusert noe som innebærer lengre saksbehandlertid både i forhold til eksterne og interne brukere, politiske utredninger og råd/veiledning i forhold til seksjoner og virksomheter. All annonsering må automatiseres og dette gjelder også varsler om igangsetting av regulering, bystyremøter og lignende. Seksjonen vil kunne få kritikk, og det vil kunne få konsekvenser for virksomheters effektivitet. Som eksempel nevnes at IT-avdelingen ikke lenger ville kunne bistå utover ordinær arbeidstid med mindre er livsviktig. Økt salg av tjenester til Hvaler kommune og andre ved HMS-avdelingen vil gi merinntekter, men gjør at det vil bli mindre tid til tjenester for Fredrikstad kommune. Finansforvalting Finansforvaltning omfatter forvaltning av kommunens langsiktige og kortsiktige kapital med hensyn på avkastning veid mot risiko. Per dato er den langsiktige kapitalen på rundt 760 millioner kroner som er fordelt mellom aksjer og rentepapirer i Norge og utlandet. I tillegg har kommunen en kortsiktig likviditet på rundt 150 millioner kroner. Gjeldsporteføljen er på omtrent 3,5 milliarder kroner. Forvaltningen krever egen kompetanse i forhold til å kunne vurdere å analysere markedsutviklingen og alternative finansprodukter i samråd med markedsaktørene. Den nye finansforskriften legger også til grunn at kommunene skal ha nødvendig kompetanse for å kunne drive med finansforvaltning. Kompetanse oppnås gjennom dialog med rådgivere, markedsanalyser, seminarer/kursing og tett daglig oppfølging av forvaltningen. Ansvaret for finansforvaltningen ligger i Plan- og økonomiavdelingen og en innstramming i tilgjengelige ressurser gjennom at det ikke er avsatt midler til overtid vanskeliggjør god oppfølging på dette området. Rådmannen vil følge situasjonen nøye og omprioriterer ressurser dersom vi står i fare for å svekke økonomien som følge av dårlig oppfølging. Det bør nevnes at vi bruker rådgivere i forhold til plasseringer og gjeldsforvaltning for å redusere kommunens egen direkte ressursinnsats på området. Vi er ikke så store at det lønner seg å bygge opp egne edb-systemer og dyptgående spisskompetanse på dette området. Rådgivere har imidlertid ikke aktiv forvaltningsmandater slik at alle beslutninger tas i kommunen. Det er ikke fornuftig å legge hele finansforvaltningen ut i aktiv forvaltningsmandater. Dette er dyrt, gebyr/kostnadsstrukturen er uoversiktlig og vi mister etter hvert oversikten når vi ikke jobber med dette og er med i beslutningsprosessen. Nye tjenester/behov som det ikke er funnet rom for. Utgifter til kontroll og tilsynsarbeid (Østfold kommunerevisjon, kontrollutvalget og ØKUS) utover pris og lønnsvekst. I tillegg er det forutsatt en reduksjon på 0,2 millioner kroner. Totalt 0,5 millioner kroner. Skanning av historiske eiendomsmapper til BRA-arkiv (system for skanning av historisk materiell) Ved ansettelse av ett årsverk til dette er det beregnet å ta 20 år. Det må tas en vurdering om Fredrikstad kommune skal bruke penger på dette. Side 9

11 Tall i tusen kroner Justert budsjett 2009 Budsjett 2010 Utgifter Inntekter Netto Note: Justert budsjett er korrigert for endringer gjennom året. Rammer Rammer Rammer Rammer Rammer Tall i tusen kroner Politisk ledelse Brukerombud Kommuneledelsen (Rådmann) Øk og org.utvikling 1) Note 1) Inkluderer også utgifter til revisjon og kontroll, KS kontingent og andre fellesutgifter for hele organisasjonen. Investeringer Tall i millioner kroner Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto Brutto Tilsk. Netto IT sentrale investeringer 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 3,9 0,0 3,9 Eget nett III 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 1,1 0,0 1,1 Fibertilknytning for resten av virksomhetene 2,6 0,0 2,6 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Fullelektronisk arkiv 0,2 0,0 0,2 0,2 0,0 0,2 0,2 0,0 0,2 0,1 0,0 0,1 Omgjøring av Servicetorget 0,4 0,0 0,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kvalitetssystem 1,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Sum investeringer 9,2 0,0 9,2 5,2 0,0 5,2 5,2 0,0 5,2 5,1 0,0 5,1 It-investeringene er videreføringer i forhold til tidligere vedtatt handlingsplan. Fullelektronisk arkiv krever investeringer i form av skannere og utstyr til innføringen. Behovet øker etter hvert som flere virksomheter blir fullelektroniske. Det er derfor avsatt investeringsmidler til dette i hele planperioden. Det er avsatt 0,4 millioner i investeringer til omgjøring av Servicetorget. Dette for å effektivisere og forenkle mottakelsen av publikum. Det vil også bli endringer i inngangspartiet. Dagens løsning i skranken er svært trekkfull og gir utfordringer blant annet i forhold til arbeidsmiljøet. Det er avsatt 1,0 million kroner i 2010 til et nytt elektronisk kvalitetssystem for dokumentasjon av prosedyrer, reglementer, instrukser og analyse av avvik som oppstår. Side 10

12 Personal Antall Endrings- Antall Endrings- Antall Endrings- Antall Endrings- Antall årsverk behov årsverk behov årsverk behov årsverk behov årsverk Ombud 3,25 3,25 3,25 3,25 3,25 Rådmann 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Økonomi og 175,3-5,2 171,6 +2,5 175,6 +2,0 179,1 +0,5 181,1 organisasjons utvikling Sum 179,55-5,2 174,35 +2,5 176,85 +2,0 178,85 +0,5 179,35 Økningen i antall årsverk utover planperioden er knyttet til innføring av fullelektronisk arkiv. Det faktiske behovet er større, så dette er tilpasset de økonomiske rammebetingelsene som er avsatt til elektronisk arkiv. Reduserte rammer vil medføre at innføringen vil ta mye lengre tid og kommunearkivet må jobbe dobbelt så lenge innføringen pågår. Det er en netto reduksjon i antall årsverk fra 2009 til Reduksjonene ligger innenfor avdelingene informasjon, lønn regnskap, IT, kemner, servicetorg og personal. Endringsbehov viser foreslått endringer i forhold til økonomiske rammebetingelser og er ikke et bilde av det reelle behovet ut fra oppgaver og spørsmål om bistand og tjenester. I forbindelse med omorganiseringen er 8,63 årsverk overført til seksjonen fra 1. januar 2010 og som ikke er innarbeidet i tabellen over. Stillingene er organisert under Egenbetalingsenheten og Informasjonsavdelingen. Side 11