MØTEREFERAT 08/11. Til: Arbeidsutvalget Dato: Representanter og vara Observatører. Møtested: Retorten, Kalvskinnet Kl

Transkript

1 MØTEREFERAT 08/11 Til: Arbeidsutvalget Dato: Representanter og vara Observatører Møtested: Retorten, Kalvskinnet Kl Referent: Merete Sødahl Jensen Kopi til: SiT Service Administrasjonen SiT Tapir AS Konsernstyret Studentutvalg Studentmedia REPRES ENTANTER TILSTEDE: Ola Magnussen Rydje Leder Kine Nilsen Myre Nestleder Carina Rømme AU-medlem Lars Kristian Morka AU-medlem Tina H. Melfjord Eivind Rindal Alxeander Frostis Oda Myre DMMH vara Anine Havn Andresen (kom til sak 33/10) Kaja Istad TJSF vara Stian Glomvik Rakke Tonje K. Kristoffersen Tor-Inge N. Eriksen HiST (måtte gå kl 19.00) Anders Leistad HiST vara Elise Lilleberre HiSt vara, (trådte inn når Tor-Inge gikk) Jørgen Blix vara Vilde Coward vara FORFALL REPRES ENTANTER Sjur Øyen Beate Myrvang Inderhaug Alexandra Løvland Stig Andre Kristiansen Aravinda Perera Ida Gansmo Olav Reppen Breivik TJSF AU-medlem DMMH HiST FASTE OBSERVATØRER OG ANDRE BAKBENKERE TIL STEDE: 1

2 Amund Aarvelta Gunhild Foss Heggem Trude Elise T. Drønnesund Kristin Færø Helge L. Andersen Anne Marit Ringvold Hans Martin Havstein Lars Ivar Wæhre Nils Magne Killingberg Benedicte M. Torsvik nestleder KS leder KS studentrådsleder DMMH SiT Velferd KS medlem NSO KK KK leder Studentparlamentet UD SAKSLISTE Leder Ola Magnussen Rydje ønsket velkommen og foreslo Matrin Gustavsen som møteleder. Møteleder ble godkjent ved akklamasjon. Møteleder foreslo Merete Sødahl Jensen som referent og som tellekorps ble Anne Marit Ringvold, Nils Magne Killingberg og Amund Aarvelta foreslått. Alle valgt ved akklamasjon. Møteinnkalling og foreslått dagsorden ble godkjent DAGSORDEN Kl Kl Kl Velkommen ved leder Godkjenning av møteleder, møteinnkalling, referent og tellekorps Godkjenning av dagsorden Kort informasjon om TOR (Tanker om rusvaner) Referatsaker Kl VT-sak 32/11 Oppfølging SHoT 10 Kl Kl Kl Kl Kl Kl PAUSE VT-sak 33/11 Diskusjonssak Valgordning VT-sak 34/11 Revidert Samarbeidsavtale SiT og Velferdstinget Eventuelt Møtekritikk Møtet hevet! Grete Sandø fra TOR, tanker om rusvaner, ga i starten av møtet en orientering om hva TOR er. De er to ansatte, hun selv og Karianne Kristensen. Målgruppen er alle over 18 som er i ferd med å utvikle et rusproblem, at ditt rusbruk får konsekvenser i dagliglivet og går utover gjøremål. De har også et rusfaglig samarbeidsprosjekt som heter SMART, som behandler personer som har kjørt i ruspåvirket tilstand. Du kan ta kontakt selv eller andre kan ringe, tilbudet kostnadsfritt og man trenger ikke henvisning fra lege. Du kan komme i kontakt med dem bla. via facebook og Trondheim Kommunes sider. Referat-sak 31/11 Velferdstingets møte den * Godkjent Referat-sak 32/11 Arbeidsutvalget møte 06/11 og 07/11 Godkjent 2

3 Referat-sak 33/11 SiT Konsernstyre Gunhild orienterte: onsdag i neste uke er det Kvilhaugenkonferanse, hvor Ola og Kine skal være med, hvor man skal snakke om organisering i SiT og det nye fokusområdet servicekultur. Har vært i Bergen med sio og andre studentstyrerepr. Det pågår nå en mediesak om vasking i SiTs boliger, alle innspill tas alvorlig. Referat-sak 34/11 SiT Service Kine skal hilse fra Eirik Korsnes, har skjedd lite siden sist, så det som ble sagt på forrige VT-møte gjelder ennå. Referat-sak 35/11 Fra STi, SP, SR-DMMH, TJSF Studenttinget ved Anja fra AU orienterte fra siste STi- møte forrige torsdag. Nye studiedirektør på. HiSt ved Nils Magne Killingberg; møte neste tirsdag, bla. quak sjefvalg. Gratisprinsippet skal opp, nå er det ulik praksis. DMMH ved Trude Elise Drønnesund: studentrådet har hatt seminar med valg til alle råd og utvalg, og alle ledige verv ble fylt. Ønsker å opprette fulltidsstillinger på leder og nestleder, TJSF. Kaja Elstad vara, begynt med nytt styre nettopp, styremøte i dag Referat-sak 36/11 Ingen til stede. Fra råd og utvalg som VT innstiller til/velger til. VT-sak 32/11 Oppfølging ShoT 10 (kl 18.30, 16 stemmeberettigede til stede) Kine innledet saken og orienterte kort. Det ble åpnet for spørsmål og deretter gått til debatt. Endringsforslag 1 Eivind Rindal, endre inje Den tid og prosesser som er ment for en hanlingsplan lokalt bør overføres til en lignende... til Det skal fortsatt prioriteres og ha lokale handlingsplaner, men fokuset på nasjonal samhandling bør økes. 2 Runa Nilsse, endre linje 139 Endre bør til skal 3 Eivind Rindal, nytt punkt: Det bør økes foks på LHBT-spørsmål i oppfølgningenav ShoT-2010, og det bør iversettes konkrete prosesser for oppfølging av denne gruppen lokalt og nasjonalt. Votering: 1 falt 2 vedtatt 3 falt Votering over helhet: Vedtatt Vedtak: I henhold til de viktigste problemområdene som har kommet frem i ShoT10 bør SiT og Velferdstinget ta initiativ til temabaserte møter i samarbeid med aktuelle samarbeidsparter. SiT bør samarbeide med SiO, SiB og eventuelle andre aktuelle aktører, i ettearbeidet med SHoT10. Den tid og ressurser som er ment for en handlingsplan lokalt bør overføres til en lignende samhandling på nasjonalt nivå. SiT skal følge opp utdanningsinstutisjonen i deres etterarbeid med ShoT10 3

4 Pause VT-sak 33/11 Valgprosedyre diskusjonssak (kl stemmeberettigede til stede) Ola innledet saken og orienterte kort for hvordan diskusjonen legges opp i tre: ulikevalgmodeller, preferansevalg og kjønnskvotering. For hver bolk ble det før diskusjonen en oppklarende orientering og spørsmål. De innspill som kommer i denne diskusjonen tas med videre i prosessen fram mot endelig vedtakssak i Velferdstinget i januar Det ble åpnet for spørsmål og deretter gått til debatt. Innspill: Viktig at VT representantene har tillit til at telling av stemmer blir gjort riktig, har de det, kan man godt leve med at man ikke helt forstår opptellingssystemet. Flere mente at så lenge KK og tellekorps har kontroll, så er det nok for representantene. En opplæring på oppstartseminaret på dette er bra. Fint med valgtall, enkelt preferansevalg. Viktig å hindre taktisk stemming. Teknisk del av opptelling av valget er ikke nødvendig å forstå, men det som er viktig å forstå er hvordan stemmene du gir teller. Dagens ordning fungerer tilfredsstillende mht kjønn, hva med institusjoner? Viktig å holde seg tett inntil lovverket, så derfor kvotering inn til SiTs styrer, VTs prinsipp av minimum av tillit har sneket seg litt unna likestillingsloven. Mild form for kjønnskvotering i VT slik det er pr dags dato. Vedtak: Velferdstingets diskusjon, samt de innspill som kommer opp under denne, tas med videre i prosessen fram mot endelig vedtakssak i Velferdstinget i januar (Vilde måtte gå under saken) Pause VT-sak 34/11 Revidert samarbeidsavtale Velferdstinget og SiT (kl stemmeberettigede til stede) Ola orienterte om saken, hensikten er å godkjenne samarbeidsavtalen. Det ble åpnet for spørsmål og deretter gått til debatt. Vedtak: 1. Bakgrunn Samarbeidsavtale mellom Velferdstinget og konsernstyret i Studentsamskipnaden i Trondheim I følge "Lov om studentsamskipnader" har studentene rett til å velge et flertall av styret i en studentsamskipnad. De øverste studentorganene ved utdanningsinstitusjonene i Trondheim har for å ivareta dette samt sikre studentenes innflytelse i Studentsamskipnaden i Trondheim (SiT) og dens velferdstilbud til studentene, opprettet Velferdstinget. 4

5 Konsernstyret i SiT vil på bakgrunn av dette forholde seg til Velferdstinget som SiTs referanseorgan, jfr punkt Formål Forholdet mellom Velferdstinget og konsernstyret er regulert gjennom denne samarbeidsavtalen. Samarbeidsa vtalen bygger på gjensidig tillit partene imellom og har som formål å fremme et godt samarbeid mellom Velferdstinget og SiT til beste for studenter tilknyttet SiT. Samarbeidsavtalen regulerer oppgave- og myndighetsfordeling mellom Velferdstinget og konsernstyret. 3. Rammebetingelser Samarbeidsavtalen bygger på "Lov om studentsamskipnader", forskrift fastsatt med hjemmel i denne lov, "Vedtekter for Studentsamskipnaden i Trondheim" og "Måldokument for Studentsamskipnaden i Trondheim". I henhold til Lov om Studentsamskipnader har styret den øverste myndighet i studentsamskipnaden. Konsernstyret har ansvaret for at SiT og SiTs forvaltningsområder blir tilfredsstillende drevet. De bestemmelser og prosedyrer som ligger i denne avtalen er underordnet dette hovedprinsippet. Avtalepartene er kjent med og aksepterer lovens bestemmelse om utdanningsinstitusjonenes ansvar og rolle i forhold til studentvelferd og til SiT. Velferdstingets formelle myndighet ligger i retten til å velge et flertall i konsernstyret. 4. Valg og innstilling til styrer Velferdstinget velger fire representanter til konsernstyret, samt to vararepresentanter. Videre innstiller Velferdstinget tre representanter til det identiske styret for SiT Kafe AS og SiT Tapir AS, samt tre vararepresentanter. Velferdstinget innstiller på en representant med vararepresentant til styret i Akademika AS. Velferdstinget innstiller på en representant med vararepresentant til styret i Mediastud AS. Velferdstinget skal som egen valgkrets oppfylle prinsippene i likestillingsloven ( , 21)ved valg og innstillinger til SiTs styrer. 5. Myndighetsfordeling Studentene har gjennom Velferdstinget innflytelse på vedtak som fattes i styret. Velferdstinget utøver sin myndighet i forhold til SiT gjennom bestemmende vedtak, innstillinger til konsernstyret eller uttalelser. 6. Velferdstingets bestemmende myndighet Konsernstyret har delegert bestemmende myndighet til Velferdstinget i visse saker. I de saker dette gjelder, skal konsernstyret ta opp til godkjenning de vedtak Velferdstinget fatter. Dette gjelder imidlertid ikke saker under punkt 6b). Dersom konsernstyret mener Velferdstinget har fattet vedtak på et feilaktig eller ufullstendig grunnlag, skal konsernstyret be Velferdstinget om fornyet behandling i saken. Velferdstinget har bestemmende myndighet i følgende saker: a) Semesteravgiftens størrelse og omfang av de tiltak som helt eller delvis finansieres av semesteravgiften b) Fordeling av midler stilt til rådighet for Velferdstinget c) Prioriteringsregler for fordeling av de velferdsgoder SiT tilbyr Velferdstinget vil sørge for at det over tid er overensstemmelse mellom semesteravgiftsinntekten og omfanget av de tiltak som helt eller delvis skal finansieres av denne. 7. Innstillinger fra Velferdstinget Velferdstinget skal innen rimelig tid innstille i følgende saker: a) Prinsipielle retningslinjer for SiT b) Prinsipielle retningslinjer for budsjettering og drift c) Prinsipielle retningslinjer for årsoppgjørsdisposisjoner d) Iverksetting av nye velferdstiltak Dersom konsernstyret ikke kan akseptere Velferdstingets innstilling, skal saken sendes tilbake til Velferdstinget for ny behandling. Konsernstyrets begrunnelse skal vedlegges. Konsernstyret og AU/ Velferdstinget skal i forbindelse med Velferdstingets andre behandling klargjøre og diskutere saken, før konsernstyret fatter endelig avgjørelse. 5

6 For punkt d) vil konsernstyret følge Velferdstingets innstilling under forutsetning av at Velferdstinget anviser hvordan den nye virksomheten skal finansieres. 8. Uttalelser fra Velferdstinget Velferdstinget kan uttale seg om: a) Budsjetter for SiT samt datterselskapene som driver studentrettet virksomhet på overordnet nivå. b) Årsregnskap og årsoppgjørsdisposisjoner for SiT c) Saker som forelegges av konsernstyret Konsernstyret ved administrasjonen forelegger Velferdstinget nødvendig underlagsmateriale i rimelig tid før uttalelsene skal foreligge. Underlagsmateriale inkludert styresakene fra SiT skal behandles internt, jfr I budsjettsaker skal administrasjonen legge til rette for at Velferdstinget skal kunne behandle budsjettene på et overordnet nivå. Konsernstyret skal legge vekt på uttalelser fra Velferdstinget, men er ikke forpliktet til å sende saker tilbake for ny behandling om konsernstyret ikke finner å kunne følge Velferdstingets vedtak. Velferdstinget kan uttale seg i andre saker konsernstyret tar opp. 9. Mål for SiT Det skal være et årlig temamøte mellom konsernstyret, Velferdstinget v/ AU og aktuelle parter. Konsernstyret og Velferdstinget skal i fellesskap beslutte endringer i måldokument for SiT. Saksbehandlingen er felles, men beslutningsfasen er delt. Vedtak skal gjennom Velferdstinget og konsernstyret, med konsernstyret som endelig instans. Mål for de enkelte studentrettede virksomhetene i SiT-konsernet fastsettes av de respektive styrer, men Velferdstinget skal gis anledning til å medvirke i beslutningsprosessen. 10. Nye funksjonsområder og nye marked Dersom SiT ønsker å engasjere seg i nye funksjonsområder eller utvide eksisterende virksomhet til å omfatte nye marked, skal Velferdstinget rådføres før vedtak fattes. I tråd med intensjoner i denne avtale, vil Velferdstingets grad av innflytelse på de beslutninger konsernstyret i SiT tar, avhenge av hvilken type virksomhet det dreier seg om. a) SiT som velferdsorganisasjon for studentene SiT har det operative ansvaret for studentvelferden. Der tilbud helt eller delvis finansieres gjennom semesteravgiften, eller gjennom andre midler SiT har stilt til rådighet for Velferdstinget, skal konsernstyret leg ge avgjørende vekt på Velferdstingets vedtak, jfr 6a og 7d. b) SiTs forvaltningsoppgaver Gjennom lovpålegg og forskrifter er SiT tildelt forvaltningsoppgaver. SiT vil legge behørig vekt på Velferdstingets uttalelser angående utforming, gjennomføring og tilrettelegging av forvaltningsoppgaver. c) SiTs forretningsmessige virksomhet SiT kan drive forretningsmessig virksomhet der SiT utnytter sin særlige kompetanse til å tjene penger som kan brukes til studentvelferd. Velferdstinget vil vise respekt for at denne typen virksomhet må forholde seg til de spilleregler som gjelder for konkurranseutsatt forretning. Velferdstinget kan uttale seg om hvorvidt SiT skal engasjere seg i slik virksomhet eller ikke. Dersom SiT vurderer å gå inn på nye forretningsmessige områder eller i stor grad utvide eksisterende forretningsmessige områder, skal saken alltid forelegges Velferdstinget til vurdering før konsernstyret fatter bindende vedtak. I spørsmål om eventuell avvikling av eksisterende forretningsmessig virksomhet vil konsernstyret stå fritt til å velge tid og måte for dette. Konsernstyret informerer Velferdstinget om saken så tidlig i prosessen at Velferdstinget har mulighet til å ta et prinsipielt standpunkt til saken. Velferdstinget vil på sin side kunne ta eget initiativ i forhold til konsernstyret vedr. opprettelse av virksomhet eller nedleggelse av eksisterende. Konsernstyret vil tillegge slike initiativ stor vekt, men vil fatte beslutning ut fra en helhetsvurdering. 11. Rutiner for saksbehandling For at samarbeidet mellom Velferdstinget og konsernstyret skal fungere godt, er det viktig med åpenhet, tillit og god informasjonsflyt. 6

7 11.1. Informasjon Konsernstyret vil påse at Velferdstinget holdes tilstrekkelig informert gjennom skriftlig og muntlig informasjon. Som ledd i Velferdstingets egen saksbehandling vil all tilgjengelig informasjon bli stilt til disposisjon. Konsernstyret vil gi Velferdstinget tilgjengelighet til skriftlig informasjon i saker som forelegges konsernstyret. Innsyn i personalsaker og følsomme opplysninger i andre saker der særlige hensyn taler for det, er unntatt. Dersom ledelse/au i Velferdstinget skriver under taushetserklæring for SiT, kan konfidensielle saker oversendes, med unntak for personalsaker, jfr. pkt 11.6, siste avsnitt. Velferdstinget skal i forkant av sine møter informere konsernstyrets medlemmer om det sakskart som foreligger. Dette gjøres ved at det gis tilgang til sakspapirer. Velferdstingets møter er åpne og SiTs styremedlemmer og ansatte har talerett og kan innvilges forslagsrett i alle saker Saker fra konsernstyret til Velferdstinget Administrasjonen har ansvaret for å presentere alle styresaker som Velferdstinget skal ha til behandling, innenfor en tidsfrist som muliggjør en forsvarlig behandling i Velferdstinget. Normalt skal Velferdstinget få sakspapirene minst 14 dager før formell behandling. Dersom konsernstyret eller administrasjonen ber om det, unntar Velferdstinget en sak fra offentligheten. Dette må avklares før Velferdstinget sender ut sine sakspapirer. Alle saksdokumenter skal da behandles fortrolig, og Velferdstinget skal lukke møtet under behandlingen av saken Saker fra Velferdstinget til konsernstyret Velferdstinget kan på eget initiativ forberede saker for behandling i konsernstyret. Slike saker skal sendes administrerende direktør som på vanlig måte forbereder saken. Administrerende direktør skal være behjelpelig med informasjon til saksbehandler i Velferdstinget. I de saker som i henhold til pkt. 6, 7, 8 og 9 går fra Velferdstinget til konsernstyret, skal Velferdstinget sende sine vedtak og uttalelser til administrerende direktør. I saker Velferdstinget har behandlet, skal Velferdstingets vedtak legges ved styredokumentene Saksbehandling under tidspress Dersom en sak etter denne avtalen skal behandles i Velferdstinget, men dette ikke er mulig p.g.a. tidspress, skal AU i Velferdstinget kontaktes for å uttale seg på vegne av Velferdstinget. Dersom Velferdstinget eller AU i Velferdstinget ikke treffer noen beslutning innen rimelig tid, kan styret fatte vedtak etter samråd med Velferdstingets leder. Slike henvendelser og svar på slike henvendelser skal foreligge skriftlig Saksbehandling av interne saker Underlagsmateriale skal ikke offentliggjøres, men kan gjøres kjent til Velferdstingets medlemmer Saksbehandling av konfidensielle saker I konfidensielle saker er Velferdstingets ledelse og AU forpliktet til ikke å videreformidle denne informasjonen. All videreformidling av informasjon i slike saker skal skje i samråd med SiT. Velferdstinget skal i henhold til 11.2 behandle saksfremlegg i konfidensielle og fortrolige saker på en betryggende måte. Velferdstingets ledelse og AU kan avstå fra innsyn i konfidensielle saker. SiT skal i forkant av overlevering av slik informasjon klarere dette. 12. Bruk av avtalen Konsernstyret og Velferdstinget plikter å informere nye medlemmer om avtalen. I saker som omfattes av avtalen, kan det henvises til punkter i denne. I løpet av juni-juli hvert år skal samarbeidsavtalen gjennomgås og eventuelt revideres av en gruppe sammensatt av konsernstyreleder, et ansattevalgt konsernstyremedlem, avtroppende og påtroppende ledelse for Velferdstinget og en fra administrasjonen. 7

8 13. Endringer Avtalen gjelder inntil den blir sagt opp av en av partene med 12 - tolv - måneders varsel. Oppsigelse vedtas med 2/3 flertall av Velferdstinget eller konsernstyret. Avtalen kan endres, erstattes eller sies opp uten oppsigelsestid dersom dette godkjennes av 2/3 flertall i både Velferdstinget og konsernstyret. Trondheim, september 2011 Leder Velferdstinget Ola Magnussen Rydje Styreleder SiT.. Gunhild Foss Heggem Eventuelt: Ola: VT har stått som garantist for det studentrettede tilbudet i barnehagene i tilfelle kommunen ikke videreførte de midlene til det. Det har imidlertid kommunen gjort og dermed er det kr tilgjengelig for bruk andre steder. Hva skal vi bruke disse til? For de som ønsker å bidra med innspill blir det idèmyldring på VT-kontoret tirsdag kl Innspill på mail mottas også gjerne. Det blir sendt ut innkalling til alle faste og vara. Eivind: skjeive studenter, brosjyrer. AU: AU-medlemmene har hvert sitt ansvarsområde, er det interesse for arbeidsgrupper? Ta kontakt med leder for den gruppa du ønsker å være i. Temamøter mm? Ledelsen sender ut mail til alle om dette. (Det står i arbeidsprogrammet og i mandatet til AU medlemmene at det skal være arbeidsgrupper). Nils Magne: På torsdag neste uke skal det velges ny Quak leder. Det er kun studenter fra HiST som kan stille til lederoppgaven, men til styret kan også DMMHere også stille. Møtekritikk: Tas til etterretning Flott, bedre enn sist Bra diskusjon på valgsaken. Møtet ble hevet klokken Ola Magnussen Rydje /s/ Leder Merete Sødahl Jensen /s/ referent 8