Sak nr. 50/16 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden

Transkript

1 Møtereferat Styremøte Flakstad Utvikling AS Til stede Tor Henning Jørgensen, Einar Benjaminsen, Erling Sandnes, Oddrun Olsen, Bjørn Ivar Arntsen, Rolf Zimmermann, Trond Erik Dekko Andersen Lars Andreas Andersen Ikke møtt Jostein Fredriksen, Miriam Berre, Kjersti E. Tønnesen-Busch, Cecilie Nygård Johnsen Sted Ramberg Gjestegård på Ramberg Dato Start - slutt 13:00-16:00 Saksliste: 50/16 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden 51/16 Godkjenning av referat forrige styremøte 52/16 Orientering om aktivitet og prosjekter 53/16 Orientering om økonomi 54/16 Behandling av modell for videreføring av kompetansen og organisasjonen fra FU etter endt omstilling (kommersialisering) 55/16 Behandling av modell for kontorfellesskap med finansiering 56/16 Behandling av Handlingsplan for 2017/18 57/16 Eventuelt Møtekalender Sak nr. 50/16 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Forslag til vedtak: Innkalling, saksliste og dagsorden godkjennes. Vedtak: Innkalling, saksliste og dagsorden godkjennes.

2 Sak nr. 51/16 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Forslag til vedtak: Referat fra forrige styremøte godkjennes Vedtak: Referat fra forrige styremøte godkjennes Sak nr. 52/16 Orientering om aktivitet Noen hovedpunkter: 1. Avslutning av ansettelsesforhold med administrativ leder og omorganisering til drift med en person i administrasjonen. Dette har inkludert oppdatering av kunnskap om RF1350 som stadig er i endring. Opprydning og sortering av rekvisita. 2. Gjennomgang av hele prosjektmassen. Det er gjort opprydning og det er trukket tilbake midler fra alle prosjekter hvor dette er mulig. 3. To prosjekter har forsinket avlevering av rapporter. Styret må ta stilling til om disse skal få utsatt frist på sin avslutning. 4. Gjennomført selskapskontroll med kommunerevisjonen etter forespørsel fra kommunestyret i Flakstad. Rutiner og prosedyrer funnet i orden. Kommunerevisjonen påpekte at kommunestyret som eier burde hatt klarere eierskap og planer for Omstillingsprosjektet. 5. Krasj på hovedkort i min pc. Dataverktøy byttet som er en betydelig tidstyv. 6. Byttet kontor fra 1. til 2. etasje i Kalle gård. 7. Deltatt på Husbankseminar og på møte med Næringsråden i Nordland fylke sammen med alle omstillingskommuner. 8. Gjennomført møter og samtaler med involverte parter angående etablering av kontorfellesskap ref. bestilling fra styret i sak 35/16. Sak foreligger til behandling. 9. Gjennomført og fulgt opp Framtidsøya Flakstad. 10. Avstemming av alle registre og systemer, slik at alle systemer nå er ajour. 11. Planlagt PSV faktagrunnlag mm, utarbeidet Handlingsplan for 2017, 12. Gjennomført jobbmøter og drøftelser med Nusfjord, JM Langaas og Brødrene Angelsen om sentrale pågående prosjekter. Alle tre er klare for hovedprosjekt og betydelige investeringer. 13. Jobbet med muligheter for kommersialisering av kompetansen i FU. En modell begynner å ta form, se egen sak. Forslag til vedtak: Fremlegget om aktivitet tas til orientering Vedtak: Fremlegget om aktivitet tas til orientering

3 Sak nr. 53/16 Orientering om økonomi Noen hovedpunkter: 1. Økonomien i FU er i balanse. 2. Saldo på konto er 1,17 mill. NOK. Siste del av årets tilskudd fra kommunen er mottatt per % av årets tilskudd fra fylket er mottatt. Dvs. at likviditeten er under kontroll. 3. SMB Utvikling og FS Videreføring avsluttet, utbetalt og rapportert til IN. Tilskudd fra IN er ikke mottatt i skrivende stund. Kr utbetalt til Essensi. Netto-kostnaden for FU er på ca kroner, og er allerede disponert. 4. Ca. kr er tilbakeført fra forskjellige prosjekter. Dette inkluderer en overføring av FP Rederikontor fra 2016 til Det er ført få timer på dette prosjekter i år. 5. Det er påløpt en del kostnader til nytt dataverktøy som er ekstraordinært. Men dette er begrenset til et minimum. Forslag til vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Sak nr. 54/16 Behandling av modell for videreføring av kompetansen og organisasjonen fra FU etter endt omstilling (kommersialisering) Om saken: I vinter gjennomførte Flakstad Utvikling en forstudie med tanke på å avklare hvordan man kan ta vare på kompetansen som er bygget opp gjennom omstillingsarbeidet på en hensiktsmessig måte. Studien konkluder vagt med at: 6. KONKLUSJON OG ANBEFALING Som nevnt i innledningen står tre spørsmål sentralt i vurderingen av hvordan arbeidet med omstilling bør videreføres i Flakstad: 1. Hvordan arbeide videre med næringsutvikling for å bidra til at de langsiktige effektmål av omstillingsarbeidet oppnås? 2. Hva bør skje med selskapet Flakstad Utvikling AS? 3. Hvordan ivareta administrative restoppgaver etter at omstillingsperioden avsluttes ved nyttår 2014? Basert på innsamlet informasjon og vurderinger av generelle erfaringer med omstillings- og næringsarbeid, foreslår vi her momenter til mulig løsning på de tre spørsmålene.

4 Videreføring av studien i et forprosjekt ble utsatt i påvente av en økonomisk avklaring. Etter dette har følgende skjedd: 1. Enkelte av prosjekt-eierne i Flakstad signaliserer at de ønsker å kjøpe tjenester fra FU når programmet går ut. 2. Enkelte kommuner har henvendt seg med ønske om å få leie inn kompetanse på omstilling og næringsutvikling fra FU. 3. Andre kompetansemiljøer har henvendt seg med spørsmål om faglig kommersielt samarbeid (Fabrikken, etc) 4. Innovasjon Norge har tatt opp en problemstilling knyttet til erfaringsdeling mellom omstillingsorganisasjoner og tidlig bemanning og læring i disse organisasjonene. De uttaler at de ønsker seg en såkalt Omstillings task force som kan sendes ut i omstillingskommunene og som selger sin kompetanse på hvordan arbeidet bør

5 organiseres i tidlig fase, eller som kan overta ansvar som interim daglig leder/ styreleder. FU har hatt en tett dialog med IN om dette og er blitt oppfordret til å etablere dette produktet innen neste programledersamling i februar Summen av dette tilsier at det er mange som er interessert i en bit av det vi driver med. Til en viss grad kan det være mulig å selge flere biter med kompetanse fra omstillingsprogrammet i Flakstad. Vi sitter her på en betydelig styrekompetanse, vi har en betydelig omstillings-kompetanse innad i administrasjonen og kommunens administrasjon, det finnes en betydelig kompetanse på viktigheten av politisk eierskap og forvaltning av programmet. Alt dette har verdi for kommuner som skal i gang eller akkurat er i gang med sitt omstillingsprogram. Administrasjonen har i tillegg en betydelig kompetanse på økonomi og finans som en del bedrifter begynner å få opp øynene for etterhvert. Der besittes det også en solid kompetanse innenfor prosjektledelse, strategiutvikling, målstyring, etc. Det er åpenbart at det finnes kunder. Det åpne spørsmålet er naturligvis hva man kan få til av omsetning i år 1 og 2, og om dette vil bære seg som kommersielt prosjekt i Vest-Lofoten helt i starten. I svaret på dette ligger trolig løsningen på hvordan man bør organisere seg. Administrasjonen foreslår følgende: 1. Flakstad Utvikling omdannes til et aksjeselskap med eiere som vil satse kommersielt. Subsidiært opprettes et nytt selskap med navnet Flakstad Bedriftsutvikling, som overtar sentrale biter med kompetanse fra FU. 2. Det nye selskapet får jobben med å avslutte omstillingsprogrammet i Slik vil avsatt til denne avslutningen bidra til omsetningen i dette selskapet i år I 2017 jobbes det frem et rederikontor, et kontorfellesskap og flere kommersielle produkter i Nusfjord. I dette ligger det et potensial for fremtidige inntekter i form av drift etc. Dette kan styrkes ved etablering av felles-prosjekter som overgangsordninger i I 2017 utarbeides det er prosjekt som løper gjennom 2018 og med finansiering fra ekstern part. Dette prosjektet legges til den nye organisasjonen og bidrar også med finansiering i år Omstillings task force etableres i årsskiftet og kan skaffe eksterne inntekter til avslutning av omstillingsorganisasjonen. Det skapes en modell som gjør at disse midlene kan benyttes for å finansiere oppstarten av det kommersielle selskapet. 6. Det utarbeides en samarbeidsmodell med Fabrikken og/ eller andre kompetansebedrifter som muliggjør at selskapene kan selge hverandres kompetanse. Forslag til vedtak: Styret vedtar administrasjonens anbefaling og legger opp til implementering i samsvar med Handlingsplanen for Vedtak: Styret vedtar administrasjonens anbefaling og legger opp til implementering i samsvar med Handlingsplanen for 2017.

6 Sak nr. 55/16 Behandling av modell for kontorfellesskap med finansiering Om saken: Styret ba i april administrasjonen jobbe frem en modell for etablering av et kontorfellesskap basert på et samarbeid mellom Flakstad kommune, Nordland fylkeskommune, Flakstad Utvikling og andre relevante kompetanse-parter. I samarbeid med Fabrikken næringshage er følgende skisse for Flakstad Næringshage (arbeidstittel) etablert: FLAKSTAD NÆRINGSHAGE BAKGRUNN Fabrikken Næringshage AS er et innovasjonsselskap som jobber med forretningsutvikling for gründere og etablerte bedrifter i Lofoten og Vesterålen, og er del av næringshageprogrammet ut Fabrikken Næringshage samarbeider med ulike aktører for å kunne tilby forretningsmessig bistand til både gründere og etablerte bedrifter utenfor næringshagens hovedlokasjon på Sortland. Næringshageprogrammet legger opp til en node-struktur, med gjennomsnittlig fire noder per næringshage. Et nodemiljø er et mindre miljø enn hovedmiljøet som er et eget selskap og i en annen kommune. Noden skal besta av kunnskapsbedrifter som er samlokalisert i et miljø, og som har en gjensidig forpliktende avtale med hovedmiljøet om tilgang til utviklingsressurs som skal bista bedriftene i nodemiljøet. En forutsetning for etablering av en node er at det ogsa her skal være et bedriftsgrunnlag og et ytret behov fra næringslivet. Nodemiljøet bør være minimum 3 bedrifter og har ikke samme vekstpotensialet som hovedmiljøet. Fabrikken Næringshage har per i dag etablert noder til næringshagen på Andøya og i Lødingen. Fabrikken Næringshage styrket i 2016 sin satsing i Lofoten, og ønsker å involvere seg i eksisterende miljøer gjennom samarbeid med lokale aktører som Flakstad Utvikling. Flakstad Utvikling AS er omstillingsselskapet i Flakstad kommune, og skal i prosjektperioden fra 2012 til 2017 bidra til nyskapning, bedriftsetablering og vekst i kommunen. Flakstad Utvikling er lokalisert på Ramberg i Flakstad Kommune, 200 km fra Fabrikken Næringshages hovedmiljø på Sortland. Flakstad Kommune forvalter 150 kvm med næringsarealer i det gamle bankbygget på Ramberg, og Flakstad Utvikling planlegger å etablere et kontorfellesskap i bygget for eksisterende og nye bedrifter. Dette som del av et ønske om å videreføre nettverk, prosjekter og oppfølging av bedrifter når prosjektperioden til Flakstad Utvikling går ut i Fabrikken Næringshage og Flakstad Utvikling har startet arbeidet med å se på muligheten for å etablere Flakstad Næringshage, en node til Fabrikken Næringshage i miljøet rundt Flakstad Utvikling på Ramberg.

7 MÅLSETNING Målet med prosjektet er å bidra til å videreføre arbeidet som gjøres i Flakstad Utvikling, også når omstillingsselskapet skal fases ut, og bidra til at Flakstad Kommune får et tydelig og aktivt miljø for nyetablering og utvikling. Vi skal bidra til at eksisterende bedrifter i og rundt Flakstad Utvikling får tilført kompetanse og inspirasjon, samtidig som vi skal bidra til å øke fokuset på innovasjon og utvikling i det øvrige næringslivet i Vest-Lofoten. For Fabrikken Næringshage har man også et mål om satsingen skal utløse 5 målbedriftsavtaler innen utgangen av 2017 og minimum 10 i løpet av PARTER, OPPGAVER OG ANSVAR I tillegg til Fabrikken Næringshage og Flakstad Utvikling bør Flakstad Kommune, Flakstad Næringsforum og muligens andre lokale aktører involveres, og det må komme på plass en organisasjon for administrasjon og drift av Flakstad Næringshage. Driftsorganisasjon (kommunen/eier av bygget, eller annen driftsorganisasjon) Overordnet ansvar for forvaltning, drift, vedlikehold av bygget Ansvar for kontorutleie og tilrettelegge kontorløsning med egnede møbler Tilrettelegge møterom, kjøkken og spiserom som kan benyttes av leietakerne og i tillegg leies ut til eksterne aktører Administrasjon av leiekontrakter og tilgangsnøkler Bidra med teknisk infrastruktur (trådløst nett og multifunksjonsmaskin) Support til lokaliserte bedrifter Flakstad Kommune Bidra til å framsnakke næringshagen og de muligheter som ligger der Bistå i planlegging av aktiviteter i miljøet Delta på møter med særskilt interessante bedrifter som vurderer etablere seg i næringshagen Flakstad Næringsforum Bidra til å framsnakke næringshagen og de muligheter som ligger der Bistå i å planlegge, promotere og gjennomføre aktiviteter i miljøet Flakstad Utvikling Promotere kontorplassene i bygget gjennom nettsider, facebooksider, nettverk, og generell kontakt med næringslivet I samarbeid med driftsorganisasjon og Fabrikken Næringshage være et kontaktpunkt for folk som har spørsmål om kontorplass i bygget Bistå med utforming av kontorløsning med faste og fleksible kontorplasser Bistå i å planlegge, promotere og gjennomføre aktiviteter i miljøet Fabrikken Næringshage AS Promotere kontorplassene i bygget gjennom nettsider, facebooksider, nettverk, og generell kontakt med næringslivet

8 I samarbeid med driftsorganisasjon og Flakstad Utvikling være et kontaktpunkt for folk som har spørsmål om kontorplass i bygget Bistå med utforming av kontorløsning med faste og fleksible kontorplasser Opprette bookingløsninger for møterom Bistå i å planlegge, promotere og gjennomføre aktiviteter i miljøet Ha kontordager i Flakstad, hvor vi er tilgjengelig for spørsmål og kontakt med de lokaliserte bedrifter. (Konkrete oppdrag faktureres.) Tilby kompetanse og kapasitet på utviklingsoppgaver til samlokaliserte målbedrifter gjennom næringshageprogrammet. Spre informasjon om finansieringsordninger, arrangementer, etc, inn i miljøet. Koordinere fellesmøter mellom Partene. PROFILERING Miljøet profileres som Flakstad Næringshage og inngår som samarbeidspart (node) og del av Fabrikkens øvrige næringshagenettverk i regionen. Partene skal profileres felles i sammenhenger hvor det er naturlig. Administrasjonens vurdering av denne saken: Det faktum at Flakstad Næringshage kan bli en node under Fabrikken har en positiv effekt på flere måter: 1. Fabrikken har SIVA i ryggen, noe som kan komme satsingen i Flakstad til gode 2. FU og Fabrikken jobber godt sammen og har til en viss grad komplementærkompetanse. En samlokalisering vil skape et attraktivt kompetansemiljø i Flakstad (hvor også SALT har kontor). Dette kan i seg selv dra interessante bedrifter til fellesskapet. 3. Vi vil få en viss grunnfinansiering fra NFK og Fabrikken ved en slik løsning. Hva gjenstår før dette kan bli en realitet: 1. Søknaden om finansiering fra NFK er allerede formulert og er godt mottatt i fylket. Det eneste som mangler er finansiering av egenandelen fra Flakstad kommune og Flakstad Utvikling. Dette dreier seg om i størrelsesorden kroner samlet sett og kan ha form av sponset husleie / redusert husleie, egeninnsats, timer med tilrettelegging, innredning, felles-strukturer, etc. Dette vil si at det ikke påløper en kostnad som har et utlegg på kroner. 2. Økonomien i FU har imidlertid gjort at administrasjonen har ventet med å forplikte selskapet i påvente av en diskusjon i styret om dette. Det er ønskelig med et mandat for å kunne forhandle ferdig denne kontrakten i samarbeid med FK og Fabrikken. Administrasjonens innstilling: Administrasjonen får et mandat til å forhandle ferdig en kontrakt om etablering og drift av Flakstad Næringshage i 2017, samt å iverksette etablering. Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Vedtak: Administrasjonen får et mandat til å forhandle ferdig en kontrakt om etablering og drift av Flakstad Næringshage i 2017, samt å iverksette etablering.

9 Sak nr. 56/16 Behandling av Handlingsplan for 2017/18 Om saken: Handlingsplanen skal rulleres årlig, og det er utarbeidet et utkast til Handlingsplan som omfatter hele prosessen med å avslutte omstillingsprogrammet i Flakstad, samt å ta nødvendige grep for å videreføre kompetanse og nettverk. Handlingsplanen ligger som vedlegg til sakspapirene. Om tidsskjema: Den ferdige planen skal først vedtas av kommunestyret, som er formell eier av omstillingsprogrammet. Planen skal deretter til uttalelse hos Innovasjon Norge og til slutt til vedtak i fylkesrådet. Skal vi rekke alt dette i år, må en ferdig redigert plan fra styret i Flakstad Utvikling sendes til administrasjonen i Flakstad kommune innen utgangen av November måned. Administrasjonens innstilling: Planen vedtas slik den er fremlagt av administrasjonen. Forslag til vedtak: Planen vedtas slik den er fremlagt av administrasjonen. Vedtak: Planen vedtas slik den er fremlagt av administrasjonen

10 Sak nr. 57/16 Eventuelt Møtekalender 2017: AU - møte med eierne januar Møte (årsregnskap/ årsrapport) Resten av møteplanen for 2017 legges i februar-møtet. Vedtak: Møtekalender 2017: AU - møte med eierne januar Møte (årsregnskap/ årsrapport) Resten av møteplanen for 2017 legges i februar-møtet. Godkjenning av referat: Tor Henning Jørgensen Einar Benjaminsen Erling Sandnes (styrets leder) (styrets nestleder) Miriam Berre Jostein Fredriksen Kjersti E. Tønnesen Busch Cecilie Nygård Johnsen Oddrun Olsen Bjørn Ivar Arntsen