Møtereferat. Styremøte Flakstad Utvikling AS

Transkript

1 Møtereferat Styremøte Til stede Tor Henning Jørgensen, Einar Benjaminsen, Erling Sandnes, Miriam Berre, Kjersti Eline Tønnesen-Busch, Oddrun Olsen, Bjørn Ivar Arntsen, Erik Skarstein, Rolf Zimmermann, Trond Erik Dekko Andersen Ikke møtt Olav Nyholmen, Hans Fredrik Sørdal, Jostein Fredriksen Sted Flakstad Utviklings møtelokaler på Ramberg Dato Start - slutt 10:00-15:00 Saksliste: 58/15 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden 59/15 Godkjenning av referat forrige styremøte 60/15 Orientering om aktivitet 61/15 Orientering om økonomi 62/15 Orientering om vedtatt handlingsplan, omstillingsplan og endring av malverk 63/15 Behandling av søknad fra Bulia Plast AS «FP Markedsstrategi» 64/15 Behandling av søknad fra Nusfjord AS «FP Nordlys-observatorium» 65/15 Behandling av søknad fra Rina Lindgren ENK «FS Flakstad AIR» 66/15 Møteplan /15 Eventuelt Sak nr. 58/15 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjent Vedtak: Godkjent Sak nr. 59/15 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Forslag til vedtak: Godkjent Vedtak: Godkjent

2 Sak nr. 60/15 Orientering om aktivitet Etterarbeid Handlingsplan og Omstillingsplan, oppfølging i kommunestyre og Fylket Etablering av nye måleparametere Deltagelse på Omstillingskonferanse i Oslo Økonomi Erik har tatt kurs i Visma regnskapsføring, jobber med å skrive om hovedbok for å etablere regnskapssystemet som en hensiktsmessig kontroll-mekanisme Jobbet med etablering av prosjekter, finansieringsplan og fremdriftsplan for prosjekter knyttet til regulering/ områdeplaner Jobb med forstudie «Videreføring» og «SMB effekt» igangsatt Etterarbeid Programstatusvurdering Prosjekt for turistfiske avsluttet med studietur for en del av fiskerne SMB utvikling fulgt opp med møte med IN. Prosjekt nr. 2 fra SMB utvikling til vedtak i dette møtet (Bulia Plast). Gjennomført skrivebodsstudie mtp videreføring av «Salg på tvers»-prosjektene Oppfølging av turskilt prosjekt (Kvalvika, Nusfjord-Nesland og Nappskaret-Vikten-Myrland- Store Nappstind) Beslutninger i AU: Arctic Campers Ekspansjons-prosjekt Administrativt igangsatte prosjekter: Lofoten Diving etablering av nytt produkt i Flakstad Galina Malinkova Forstudie etablering av atelier på Ramberg Salg på tvers skrivebordsstudie teknisk plattform Sponsing: Ingen Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen om aktivitet til orientering Vedtak: Styret tar informasjonen om aktivitet til orientering 2

3 Sak nr. 61/15 Orientering om økonomi Noen hovedpunkter: disponibelt på konto per Erik har tatt regnskapskurs 3. Erik jobber med å omarbeide hovedbok i vårt regnskapssystem, slik at det tillater reell kontroll på prosjektmasse og rapportering på tre nivåer: a. Hovedbok b. Innsatsområde c. Prosjekt 4. Styrehonorarer utbetales i desember Forslag til vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Vedtak: Adwice, ved Ståle bes om å sluttføre regnskap for Styret ber daglig leder om å redusere bemanningen inntil videre for å redusere kostnaden i driften. Det skal utarbeides en rapport om status og veien videre, knyttet til prosjektgjennomføring, kompetansebehov og økonomi. Sak nr. 62/15 Orientering om vedtatt handlingsplan, omstillingsplan og endring av malverk Under forrige styremøte ble det gjennomført en diskusjon basert på det utkastet til handlingsplan som administrasjonen fremla den gang. Det ble vektlagt at det skulle etableres nye måltall for robusthet, som i prinsippet er basert på regnskapsanalyser. Det ble også vedtatt at jeg hadde anledning til å bruke kompetansen til Kjersti Tønnesen Busch for å skape nye demografiske måleparametere. Vedtaket i styremøtet lød: Vedtak: Ramme for handlingsplan som gjennomgått og diskutert i styremøtet vedtas. Administrasjonen fullfører prosessen og sender til kommunen for godkjenning innen 1. november. Kjersti utarbeidet en grundig analyse av demografiske forhold som pekte på viktigheten av at kvinne-prosjekter prioriteres i den videre jobben med omstilling. Følgende måle-matrise ble innarbeidet som en del av Handlingsplanen for 2016 basert på innspill fra henne og fra styret i strategiseminar og PSV. 3

4 År Sum/ mål Direkte effekter Årsverk nådd Prognose nye årsverk bto Differanse akkumulert Nyetableringer nådd 8 9 Prognose nyetableringer Differanse akkumulert 0 1 Prosjekter igangsatt * Prognose prosjekter Demografi Befolkning utvikling, faktisk Befolkning prognose Differanse fra prognose Kvinner per mann Øke til 0,85 0,68 Robusthet Antall fiskere på blad B Stabilt Ant fartøy merkeregisteret Stabilt Antall lønnsomme bedrifter Vekst til 55 % målt som glidende snitt over 5 år 53,3 53,7 54,2 4

5 EK-andel AS i Flakstad Stabilt over 25 % 17,9 23,3 26,9 Selskap m over 4 ansatte Økende 28 Resultatgrad i Flakstad Stabilt over 6 % 7,9 10,1 6,1 Selskaper m Likviditetsgrad 1>2 Økende 24 Selskaper med negativ EK Synkende 15 Nærings-NM rang Avtagende Kompetanse Prosjekter Kompetansekartlegging Tiltak i antall bedrifter Denne matrisen som også periodiserer målene reflekterer den diskusjonen styret hadde, og legger vekt på følgende hovedelementer fra regnskap og balanse i selskapsdata: Egenkapital, Likviditet, Resultat. Denne matrisen er blant e sentrale endringene i Handlingsplanen, i tillegg til at styret gikk inn for å spisse innsatsen gjennom tre innsatsområder. Som en integrert del av styrepapirene kan dere også se hvordan det nye målesystemet er innarbeidet blant annet i innstillingsmalen. Dette er gjort for å synliggjøre disse måleparameterne når en sak skal opp til behandling. Forslag til vedtak: Styret tar gjennomgangen av den ferdige Handlingsplanen med tilhørende malverk til orientering. Vedtak: Styret tar gjennomgangen av den ferdige Handlingsplanen med tilhørende malverk til orientering. Sak nr. 63/15 Behandling av søknad fra Bulia Plast AS «FP Markedsstrategi» Om saken: Se saksinnstilling Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Vedtak: Utsettes til første møte

6 Sak nr. 64/15 Behandling av prosjektsøknad fra Nusfjord AS - «FP Nordlys-observatorium» Om saken: Se saksinnstilling Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Vedtak: Utsettes til første møte 2016 Sak nr. 65/15 Behandling av prosjektsøknad fra Rina Lindgren ENK «FS etablering av Flakstad AIR» Om saken: Se saksinnstilling Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Vedtak: Utsettes til første møte 2016 Sak nr. 66/15 Møtekalender 2016 Møteplan i 2015 så slik ut: Dato Administrasjonen Oppgave årshjul 23. februar Iverksette ny handlingsplan Medio Mars vedtak av årsregnskap i epost-møte Presentere årsrapport og regnskap for kommunestyret Mars, April, Mai Generalforsamling 20. april 15. juni Halvårsrapport og evt -regnskap til kommunen 31. august 15. oktober Programstatusvurdering 7. desember Revidering av omstillingsplan/ handlingsplan For 2016 foreslås følgende tentative plan, basert på samme rytme som i året som gikk (datoen 1. februar er foreslått av Miriam Berre). Men det bør tas med i beregningen at styret i 2015 behandlet ferdig revidert regnskap på sitt møte 23. februar. Det er mulig dette er vanskelig å få til om møtet fremskyndes med 3 uker i forhold til i

7 Foreslått møtedato Mnd. Administrasjonen Oppgave årshjul Jan Rapportering til Fylket KRD Iverksette ny handlingsplan Feb Årsregnskap Iverksette ny handlingsplan Mars Generalforsamling Presentere årsrapport og regnskap for kommunestyret Apr Generalforsamling Presentere årsrapport og regnskap for kommunestyret Mai Juni Status tildelinger, revidering av budsjett Oppfølging handlingsplan Halvårsrapport og evt -regnskap til kommunen Juli Aug Skrive Handlingsplan, forberede PSV Sept Skrive Handlingsplan, forberede PSV Okt Forberede styreseminar Programstatusvurdering Nov Status tildelinger, revidering av budsjett Styreseminar Des Innsending av planer til kommunestyre og Fylke Revidering av omstillingsplan/ handlingsplan Vedtak: Styrekalender vedtas Sak nr. 67/15 Eventuelt Vedtak: Stemmer: 7

8 Godkjenning av referat: Tor Henning Jørgensen Einar Benjaminsen Erling Sandnes (styrets leder) (styrets nestleder) Miriam Berre Jostein Fredriksen Kjersti E. Tønnesen Busch Marit Stokvik Johansen Oddrun Olsen Bjørn Ivar Arntsen 8