Møtereferat. Jim Olaisen og Susann Skeistrand fratrådte kl. 14

Transkript

1 Møtereferat Styremøte Til stede Jim Olaisen, Einar Benjaminsen, Kurt Atle Hansen, Hilde Rødås Johnsen, Tordis Berre, Miriam Berre, Trond Dekko Andersen, Susann Skeistrand, Rolf G Zimmermann, Hanne H. Henriksen Ikke møtt Jostein Fredriksen, Terje Gustavsen Sted Flakstad Utviklings kontorer Ramberg Dato Start - slutt 10:00-15:30 Jim Olaisen og Susann Skeistrand fratrådte kl. 14 Agenda: 10/13 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden 12/13 Godkjenning av referat forrige styremøte* 13/13 Orientering om økonomi 14/13 Orientering om prosjektportefølje og aktivitet 15/13 Kriterier for vurdering av søknader - Diskusjon og avklaring av premisser 16/13 Behandling av søknader a. Frann Fridthiof Nygård b. Fysio1 Helse-senter på Ramberg 17/13 Revidering av prosjekt reiseliv 18/13 Strategiområde 1 Blå sektor - Strategisk retning diskusjon 19/13 Eventuelt Varaordning generalforsamling(forberedelse) Sak nr. 10/13 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjent Vedtak: Godkjent

2 Sak nr. 11/13 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Forslag til vedtak: Godkjent Diskusjon: Kurt Atle hansen: Eg ber derfor om at setningen i referatet 'Saksbehandling' av styrepapirer i kommunen og distribusjon av sakspapirer er generelt i strid med taushetsplikt. erstattes med denne: "Styrepapirene skal utformes på en saklig måte, og mest mulig slik at de kan være offentlige. Styrets medlemmer skal kunne sjekke og hente ekstra informasjon i saker, og skal generelt ta hensyn til taushetslikten." Vedtak: Endringsforslaget fra Kurt Atle Hansen tas inn i referatet. Sak nr. 12/13 Orientering om økonomi 7 hovedpunkter: 1. Årsregnskapet for 2012 er ferdig ført og ligger vedlagt. Dette kan godkjennes og sendes til Brønnøysund når styret har godkjent det. 2. Regnskap per februar viser at vi har relativt høy aktivitet på prosjekter, men lav utbetaling så langt (se også pkt 7) 3. Regnskapet får nå en kontoplan, som nå har flere nivåer for rapportering: a. Innsatsområde b. Prosjektnummer c. Arbeidsområde (administrasjon, markedsføring, kompetanseheving, egeninitierte prosjekter, etc) Det har voldt Økonor noen problemer å sette opp regnskapet slik som vi trenger i et omstillingsselskap, men vi er i ferd med å finne løsninger på dette. 4. Jeg har besluttet å gi Økonor fullmakt til å gjennomføre betalinger for oss, for å redusere tiden jeg trenger på administrasjon. 5. Faktura fra kommunen for 2012 er tatt inn i regnskapet med husleie på , leie av utstyr med og leie av timeverk/tjenester for Totale driftskostnader i 2012 beløper seg etter dette til millioner. Driftskostnader uten lønn er 1,028 mill. 6. Tidsbruk daglig leder jan/feb 2013 fordeler seg slik (ant timer): 15,5 Markedsføring 21,5 Søknadsvurdering 71,5 Oppf etablerte prosjekter 70 Arb med egeninitierte prosj 45 Kompetanseheving 64 Administrasjon 45 Styrearbeid 11,5 Vurdering av nye prosjekter Ingen spesielle hendelser så langt i 2013 knyttet til økonomi. Vi henger litt etter med utbetaling til prosjekter 2

3 Forslag til vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Diskusjon: Dokumentasjon av fakturerte kostnader fra kommunen. Vi bør lage vedtak som godkjenner årsregnskapet. Post 4500 endres administrativt slik at den blir i overenstemmelse med faktisk utbetalt tilskudd. Vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering og årsregnskapet for 2012 godkjennes med de endringer og påpekninger som ble gjort knyttet til dokumentasjon av fakturerte utgifter fra kommunen og utbetalte tilskudd. Sak nr. 14/13 Orientering om prosjektportefølje og aktivitet Status reiselivsprosjekt Status boligprosjekt Status andre prosjekter (prosjektmatrise vedlagt) Status utbetaling på prosjekter Status disponering av prosjektmidler er som følger: Gjenstående tildelt Tilbakeført Disponert av total (u reiseliv) (sjablong: 8/12 av tildeling gjenstår) Reiseliv Disp. av total (sjablong: 10/12 av ) Tilgjengelige midler per dato Gjenstående administrasjon Midler som kan disponeres Ikke disponert Forslag til vedtak: Fremlegget om prosjektfinansiering tas til orientering Vedtak: Fremlegget om prosjektfinansiering tas til orientering 3

4 Sak nr. 15/13 Kriterier for vurdering av søknader (diskusjon og avklaring av premisser) Bakgrunn: Styret gir ved enkelte anledninger sin administrasjon signaler om hvilke kriterier som gjelder for tildeling av støtte, som administrasjonen finner forvirrende, inkonsistente og noen ganger i motstrid med det administrasjonen opplever som sitt mandat ut fra vedtak i KRD/ Nordland fylkeskommune, EØS-regelverket samt vedtatt strategi- og handlingsplan. Basert på diskusjoner i de seneste styremøter oppleves det nå som at følgende kriterier gjelder s når styret skal behandle søknader: Selskapet som søker om støtte må ha forretningsadresse i Flakstad kommune (absolutt). Det teller negativt ved søknad om støtte dersom ledelse eller ansatte i selskapet som søker støtte har bosted utenfor kommunen eller kommer fra utlandet Innovasjonsgrad er et sentralt kriterium for tildeling av støtte Administrasjonen har gjennomgått bakgrunnsdokumenter for etablering og stiftelse av Flakstad Utvikling i den grad vi har alle slike dokumenter tilgjengelig (deler av det som finnes i kommunens arkiver er "unntatt offentlighet"). Administrasjonen kan ikke se at det finnes formelt belegg for å tilegne seg et slikt sett tildelingskriterier. Snarere tvert imot er KRD/ Nordland fylkeskommune helt klare på at søknader om støtte skal behandles i tråd med EØS-regelverket, noe administrasjonen tolker som at alle skal behandles på like vilkår. Administrasjonen kan heller ikke finne styrevedtak eller annet som indikerer at det er formalisert et sett med kriterier for hvordan søknader skal behandles av søkere med forskjellig bakgrunn og tilhørighet. Administrasjonen antar derfor at det har oppstått en konsensus om et sett med kriterier i styret, uten at disse er formalisert, slik at administrasjonen faktisk kan forholde seg til dem. Administrasjonen ber derfor styret evaluere sin praksis i lys av de dokumenter som selskapets aktivitet er basert på og gi et sett klare kriterier som gir økt forutsigbarhet når søknader behandles. Administrasjonen er av den oppfatning at en slik avklaring vil skape mindre diskusjon i fremtiden, mindre arbeid for administrasjonen, høyere legitimitet i det arbeidet som utføres, samt at det blir lettere å kommunisere ut til omverden hvilke kriterier organisasjonen faktisk forholder seg til. Under følger et utdrag av tekster fra dokumenter som omhandler hvordan omstillingsarbeidet skal gjøres, og hvilke kriterier som skal legges til grunn for vurdering av søknader: Selskapet vedtekter: Selskapets formål er å drive nyskapings og omstillingsarbeid i Flakstad kommune iht. vedtatt strategisk plan og handlingsplan. ( ) Handlingsplanen: Hovedfokus for omstillingsorganisasjonen er å skape nye arbeidsplasser. Som en effekt av dette og parallelt med dette, skal vekst i befolkning stimuleres. Dette skjer både gjennom utvikling av nye arbeidsplasser og god tilrettelegging for næringsvirksomhet og bosetting. Strategiplanen: Mål for omstillingsperioden, år : 4

5 Målet med omstillingsarbeidet er å skape en attraktiv kommune gjennom nyskaping av lønnsomme arbeidsplasser. Sammen med næringslivet skal vi bidra til brutto 80 nye arbeidsplasser i perioden I samhandling mellom kommune, bedrifter og lokalsamfunn for øvrig skal vi bidra til vekst i innbyggertall til 1500 i samme periode. Vi vet at målet er ambisiøst, men ønsker at arbeidet skal bidra til et ekstra løft for Flakstad. Effektmål, langsiktige resultat: Omstillingsarbeidet skal gi langsiktig effekt, slik at vi fortsetter en positiv utvikling og vekst også etter periodens utløp. Innen 2020 skal Flakstad fremstå med et nyskapende næringsliv og en robust næringsstruktur. Det er skapt i alt brutto 100 nye arbeidsplasser, og kommunen har fortsatt befolkningsvekst. Delmål i omstillingsperioden er: Øke antall arbeidsplasser ved nyetablering og styrking av eksisterende virksomheter Øke verdiskaping ved å utnytte mer av råstoffet lokalt (videreforedling/nye arter) Økt tilflytting, bedre demografi (flere unge voksne med barn) Gode bomiljø for alle som vil flytte til kommunen Bli bedre på viktige måleområder hvor vi er under snitt i fylket. Bl.a. antall nyetableringer, andel unge voksne, flere med høyere/kvalifisert kompetanse. Resultatmål for omstillingsperioden: Brutto 80 nye arbeidsplasser innen utgangen av 2017, målt som direkte effekt av omstillingsarbeidet. (Det antas at netto effekt er økning med ca 60 når man hensyntar avgang, slik at sysselsetting etter arbeidssted har vokst fra 605 til ca 665 pr ) I første 3-års periode er målet brutto 30 nye arbeidsplasser ved utgangen av Økt antall nyetableringer til 10 pr år. Dvs. etablererfrekvens på 4 % (fra 2,8 % i -2010). Vekst i befolkning ila år 2017 med 140 personer, til 1500 (fra 1360 i 2011). I første 3-års periode er målet en økning på netto 50 nye innbyggere, til 1410 pr Primært vekst i aldersgruppen unge voksne (19-39 år), målsatt til 60 personer (fra 267 i 2010 (20 %) til 327 ila. 2017). Dette tilsvarer ca 22 % av befolkningen på I første 3-års periode er målet en økning på 20 unge voksne. Vekst i andel av befolkning med høyere utdanning og fagkompetanse, målsatt til 15 % av befolkningen over 16 år (fra 12,3 %). Flere med fagbrev, svennebrev eller mesterbrev. Oppnådd økt kompetanse og utviklingsevne hos næringslivet, ved minimum årlig; 1 kurs i prosjektledelse (PLP), 4 nettverksmøter mellom næringslivsaktører/kommune. Utviklingen skal måles gjennom direkte henvendelse til bedrifter og prosjekter, samt via statistikk fra Statistisk Sentralbyrå og NæringsNM utført av NHO. Gjennomgående strategier: Det er valgt ut tre gjennomgående strategier på tvers av bransjer og innsatsområder: Disse er: Nyskaping og entreprenørskap i eksisterende og nye virksomheter Kompetanseutvikling og rekruttering av unge voksne Samarbeid og samhandling lokalt, regionalt og nasjonalt Innholdet i disse strategiene er oppsummert slik: Fremme nyskaping og entreprenørskap Stimulere eksisterende bedrifter til nyskaping. For eksempel ved produkt- og markedsutvikling, FoU, ta i bruk ny teknologi, strategisk samarbeid m.v. Stimulere til økt entreprenørskap, kreativitet og nyetableringer, primært innen fiske, fiskeindustri/marin industri, reiseliv/opplevelse og tjenesteytende næringer Kompetanseutvikling og rekruttering av unge 5

6 Utvikle kompetanse hos eksisterende næringsliv, ledere og gründere Tilrettelegge for nyrekruttering, spesielt av unge voksne, av kvinner og personer med fagkompetanse Stimulere til etableringer av kunnskapsintensive arbeidsplasser Styrke samarbeid og samhandling lokalt, regionalt og nasjonalt Utvikle relasjoner og samhandling mellom lokale bedrifter, samt mellom næringsliv og kommune Styrke vi-følelsen i Flakstad og samarbeid mellom lokalsamfunnene Strategisk samarbeid ut over kommunegrensen, med nabokommuner, med Lofoten som region, nasjonalt og evt. internasjonalt ( ) Omstillingsmidlene skal primært brukes til utviklingsprosjekter i en tidlig fase (forstudie og forprosjekt), og kan brukes til for eksempel: Kompetanseutvikling Etablering av ny virksomhet/utvikling av eksisterende virksomheter Nettverksbygging mellom bedrifter Bygdeutviklingsprosjekter Administrasjon av omstillingsorganisasjonen Konkretisering av krav til infrastruktur for næringslivet Mobilisering/tiltaksarbeid Vår nettside (om oss): Penger fra Flakstad Utvikling kan brukes på prosjekter som skal styrke grunnlaget for å drive lokal verdiskapning i Flakstad kommune. Dette vil for eksempel si på tilrettelegging av nye bedrifter, videreutvikling av etablerte bedrifter eller tiltak som fjerner strukturelle problemer i kommunens næringsliv eller demografi. Avtalen om prosjektsamarbeid (omstilling) mellom Flakstad kommune og Nordland fylkeskommune: Pkt 3: Programmet skal være en proaktiv pådriver for utvikling av næringsliv og lokalsamfunn. Hensynet til regelverket for offentlig støtte til næringslivet tilsier større fokus på fellesprosjekter og mindre vekt på tilskudd til enkeltbedrifter. All støtte fra programmet skal være i samsvar med EØS-avtalens regelverk om offentlig støtte. Målsetting og begrunnelse: Målet med omstillingsmidlene er å styrke næringsgrunnlaget ved å bidra til å etablere lønnsomme arbeidsplasser og øke verdiskapningen i området. Omstillingsorganisasjonen skal arbeide for mer robust og bredere næringsstruktur som kan tilby interessant sysselsetting for både kvinner og menn. Samtidig skal omstillingsmidlene medvirke til å styrke utviklingsevnen i området i løpet av omstillingsperioden. Styrets vedtak: Sak nr. 06/12: Rutiner for behandling av søknader Det skal utarbeides en mal for søknader til selskapet. Det ønskes et standardisert basisskjema som benyttes til søknader. Trond fra innovasjon Norge kontaktes for veiledning i denne prosessen. Det legges opp til relativt hyppige styremøter for å kunne ha en forutsigbar håndtering av søknader. Se eget punkt for møteplan 6

7 Temaet rundt evt. søknader fra firmaer med relasjon til styremedlemmer ble tatt opp. Det ble da understreket at alle skal kunne rette søknader til selskapet uavhengig om styremedlemmer kan relateres til prosjekt eller ikke. Styremedlemmer som har tilknytning til prosjekter, vil være inhabil i vurderingen og avgjørelsen om tildeling av støtte. --- Forslag til vedtak: Administrasjonen forbereder en sak knyttet til kriterier for tildeling av støtte til neste styremøte Diskusjon: Kurt-Atle: Arbeidsplasser/skatteinntekter i Flakstad må være en viktig ledetråd for den jobben som gjøres gjennom Flakstad Utvikling. Det er viktig at prosjekter i Flakstad Utvikling legger til rette for økt omsetning for Flakstad-bedrifter. Det er også viktig at våre prosjekter gir en positiv utvikling av tilbud og tjenester som gir bosetning og bolyst. I tillegg må prosjektene gi økt kompetanse og utviklingsevne lokalt. Einar: Om man jobber med bedrifter utenfor Flakstad, så er det vel et rimelig krav at det skjer en bedriftsetablering i Flakstad innen rimelig tid. Jim/Einar. Når det gjelder forstudier i Flakstad, så er det fullt mulig for bedrifter utenfor kommunen å gjøre dem under paraplyen Flakstad Utvikling. Det er da mulig å se for seg at Flakstad Utvikling står for forundersøkelsen, men at man bruker en prosjektleder fra det selskapet som er interessert i resultatene. Vedtak: Forretningsadresse i Flakstad skal fortsatt være viktigste kriterium for tildeling av støtte fra Flakstad Utvikling. Oppfylling av målene i handlingsplanen skal imidlertid vurderes ved søknader fra selskaper utenfor kommunen. Sak nr. 16/13 Behandling av søknader 1/ Fysio1 ved Bjørn Bendiksen 2/ MS "Tamara" ved Fridthiof Frann Nygård Søknadsskjema fra søkerne og administrasjonens innstillinger er vedlagt i innkallingen til møtet. Forslag til vedtak: Prosjektet Fysio1 støttes i tråd med administrasjonens innstilling, men støtte utbetales først etter at selskapet er registrert som hjemmehørende i Flakstad. Diskusjon: Vedtak: Helsehus Fysio 1 tilkjennes tilskudd stort 50 % av godkjent budsjett inntil kroner. 7

8 Forslag til vedtak: Prosjektet MS "Tamara" støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Diskusjon: Einar: Mener punkt 2 og 6 bør tas bort fra søknaden Hilde: Støtte til planlegging av fartøy bør også følge størrelse på investeringen i tillegg til størrelse på fartøy. Kurt Atle: Tilskuddet bør vi ha en avskrivning over tre år for å unngå at fartøy selges og tilskuddet innkasseres? Vi bør ha et sett med kriterier for tildeling av støtte til slike saker. Dokumentasjon som etterspørres fra prosjektet Tamara: Målsatt tegning/ plan/snitt av skrog, kostnader for planleggings og design-kostnader To alternativer til vedtak ble diskutert: Alternativ 1: Styret er orientert om saken. Vi ber om dokumentasjon på de ulike kostnadene som er ført opp, før det fattes en beslutning. Alternativ 2: Punkt 2 og 6 fjernes fra planleggingsbudsjettet. Søknad innvilges med forutsetning om at dokumentasjon kommer på plass før sluttutbetaling - med inntil kr som er 50 % av godkjent budsjett. Vedtak: Forslag 2 enstemmig vedtatt Sak nr. 17/13 Revidering av prosjekt reiseliv Forslag til oppdaterte prosjektplaner er sendt ved som vedlegg til sakspapirene Bakgrunn: Prosjektbeskrivelsene for prosjekt reiseliv og dets tre delprosjekter ble skrevet etter en undersøkelse som gikk relativt overfladisk inn i materien rundt reiselivsnæringen i Flakstad kommune med omland. Prosjektbeskrivelsene var derfor mer generelle og mindre spesifikke og målbare enn man normalt ønsker i såpass store prosjekter. PLP-verktøyet legger da også opp til at prosjektets mål skal være målbare i så stor utstrekning som mulig. Nå som Flakstad Utvikling har hatt en ressurs på heltid knyttet til reiseliv i et helt kvartal, føler administrasjonen at den sitter på et bedre grunnlag for å spisse og forbedre målformuleringene i disse prosjektene, samt å gjøre dem noe mer konkrete i forhold til hva det bør være realistisk å få til innenfor dette segmentet. Informasjon om hvilke endringer som er foreslått og bakgrunnen for dem - ved Hanne H. Henriksen Forslag til vedtak: Reviderte målformuleringer vedtas i henhold til oppdaterte prosjektbeskrivelser Diskusjon: Vedtak: Reviderte målformuleringer vedtas i henhold til oppdaterte prosjektbeskrivelser 8

9 Sak nr. 18/13 Strategisk diskusjon, innsatsområde 1 Bakgrunn: Styrets hovedjobb er å gi styringssignaler til sin administrasjon og å evaluere om fremdriften i arbeidet i Flakstad Utvikling er i tråd med strategi og handlingsplan. Det anbefales at man på hvert møte drøfter seg gjennom ett strategiområde for å sikre god konsistens mellom kartet og terrenget. Dette sier strategiplanen innledningsvis om dette området: Innsatsområde 1: Fiskeri, marin industri og havbruk Fiske og fiskeindustri er tradisjonsrike næringer i Flakstad, mens havbruk er mer nytt. Alle disse områdene anses viktige å videreutvikle, og hvert av de tre er prioritert med egnesatsinger. Delmål: Sikre at fisk fortsatt er grunnlag for fremtidsrettede og attraktive næring, spesielt for unge. Økt og stabil tilgang på råstoff, flere kvoter lokalt. Mer produksjon, foredling og verdiskaping, og en lengre og jevnere sesong. Målet er å skape 40 nye arbeidsplasser innen utgangen av 2017, fordeler slik: Fiskeri/kystfiskeflåte: 25 nye arbeidsplasser Marin industri: 15 nye arbeidsplasser Havbruk: Flere nye arbeidsplasser (ikke tallfestet da det primært er avhengig av nye lokasjoner) Diskusjon: Få på plass et rammeverk og et sett med kriterier for behandling av søknader knyttet til kjøp av fartøy og kvoter (planleggingstid, dokumentasjon) (Terje Lagård har INs kriterier). Lærlingeplasser - og etablerte fiskere. Lærlingeordninger er lite kjent blant fiskerne - her kan man gjøre noe for å rekruttere flere lærlinger. Levendefangst - vi har kanskje ikke så mange egnete fartøy til dette. Flåte med fartøy opp til 50 fot er viktig fordi det gir lokale leveranser Nye arter og nye markeder er viktig. Unge fiskere og nybygg er viktige for kommunen Mulighetsstudium innenfor fiskeri - kanskje med en egen prosjektleder. Avklaring rundt ressursbruken er nødvendig - kanskje med en lik organisering som innenfor reiseliv. 9

10 Sak nr. 19/13 Eventuelt: Generalforsamling - bruk av vara Flakstad Næringsforum bør foreslå endringer av vedtektene til generalforsamlingen - fast møtende vara Viggo i valgkomiteen Studietur til HALD-området - orientering Godkjenning av referat: Jim Olaisen (styreleder) Einar Benjaminsen (n.leder) Hilde Rødås Johnsen Tordis Berre Jostein Fredriksen Miriam Berre Kurt Atle Hansen 10