Møtereferat. Flakstad Utviklings møtelokaler på Ramberg Dato Start - slutt 10:00-16:00

Transkript

1 Møtereferat Styremøte Til stede Tor Henning Jørgensen, Einar Benjaminsen, Erling Sandnes, Jostein Fredriksen Miriam Berre Kjersti Eline Tønnesen-Busch Oddrun Olsen, Bjørn Ivar Arntsen, Cecilie Nygård Johansen Rolf Zimmermann, Trond Erik Dekko Andersen Ikke møtt Lars Asbjørn Andersen, Hans Fredrik Sørdal, Sted Flakstad Utviklings møtelokaler på Ramberg Dato Start - slutt 10:00-16:00 Saksliste: 26/16 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden 27/16 Godkjenning av referat forrige styremøte 28/16 Orientering om avholdt generalforsamling 29/16 Orientering om aktivitet 30/16 Orientering om økonomi 31/16 Ramme for allokering av administrative dagsverk til gjennomføring av prosjekter 32/16 Ny behandling av prosjektsøknad «Fra sesongarbeider til Flakstadfjæring» 33/16 Ny behandling av prosjektsøknad «Næringsrettede områdeplaner» 34/16 Ny behandling av prosjektet «Rederikontor Flakstad» 35/16 Ny behandling av prosjektet «Kontorfellesskap Ramberg» 36/16 Behandling av prosjektet «Forprosjekt videreføring av omstillingsarbeidet» 37/16 Eventuelt Sak nr. 26/16 Godkjenning av innkalling, saksliste og dagsorden Forslag til vedtak: Innkalling, saksliste og dagsorden godkjennes. Vedtak: Innkalling, saksliste og dagsorden godkjennes Sak nr. 27/16 Godkjenning av referat fra forrige styremøte Forslag til vedtak: Referat fra forrige styremøte godkjennes Vedtak: Referat fra forrige styremøte godkjennes

2 Sak nr. 28/16 Orientering om avholdt generalforsamling Noen hovedpunkter: % av aksjene var representert på generalforsamlingen. 2. Vedtektene er uendret. 3. Ett styremedlem ble byttet ut. Forslag til vedtak: Styret tar informasjonen om avholdt generalforsamling til orientering Vedtak: Styret tar informasjonen om avholdt generalforsamling til orientering Sak nr. 29/16 Orientering om aktivitet Noen hovedpunkter: 1. Regnskap og revisjon fulgt opp i tråd med styrets innspill 2. Generalforsamling avholdt (se vedlagt protokoll) 3. Forrige styremøte fulgt opp administrativt 4. Omfattende forhandlinger gjennomført med personal/ Virke i forbindelse med endringer i administrasjonen. 5. Gjennomført kurs i Arbeidsrett 6. Ferie avviklet i stille uke 7. Planprosjekt oppdatert og innstilt på nytt. 8. Prosjekt for videreføring avsluttet og Forprosjekt utarbeidet Forslag til vedtak: Fremlegget om aktivitet tas til orientering Diskusjon: Det er behov for en spissing av strategien mot det som gir langsiktig omstilling. Fylkesrådet vil gjerne se en tydeligere strategi på omstilling fremover. Vedtak: Fremlegget om aktivitet tas til orientering Sak nr. 30/16 Orientering om økonomi Noen hovedpunkter: 1. Nye regnskapsrutiner begynner å falle på plass 2. Adgang til regnskapssystem og konti endret i tråd med endrede instrukser og behov 3. Fortsatt feilretting i regnskapet etter Saldo på konto per er kr Likviditeten i selskapet er akutt og krever iverksetting av strakstiltak 6. Søknad om støtte for 2016 behandles av fylkeskommunen de kommende uker. FU har levert all nødvendig informasjon. Forhåpentligvis får vi tilgang til nye midler i juni eller juli. Forslag til vedtak: Fremlegget om økonomi tas til orientering Diskusjon: Styret ber om en regnskapsrapport som viser hva vi har tilgjengelig til tildelinger. Det må utarbeides et nytt budsjett som tar høyde for at vi ved overgangen til 2017 balanserer 2

3 økonomien igjen. Styret ber daglig leder øyeblikkelig iverksette permittering for å redusere kostnader inntil vi har kontroll på økonomien igjen. Vedtak: Styret ser med stor bekymring på selskapets økonomiske situasjon. Tildeling av midler til nye prosjekter som innebærer eksterne forpliktelser utsettes inntil økonomien er under kontroll. Styret ber om en regnskapsrapport som viser hva vi har tilgjengelig til tildelinger. Det må utarbeides et nytt budsjett som tar høyde for at vi ved overgangen til 2017 balanserer økonomien igjen. Styret ber daglig leder øyeblikkelig iverksette permittering for å redusere kostnader inntil vi har kontroll på økonomien igjen. Styret delegerer til AU å følge opp økonomi og gir AU fullmakt til å gjennomføre økonomiske disposisjoner. Sak nr. 31/16 Ramme for allokering av administrative dagsverk til gjennomføring av prosjekter Om saken: I administrasjonen til Flakstad Utvikling brukes det fortløpende et stort antall dagsverk knyttet til følgende prosesser med å få prosjekter frem til vedtak i styret, samt jobben med å følge dem videre til gjennomføring og rapportering. Dette omfatter normalt følgende oppgaver: 1. Gjennomføring av møte med første gjennomgang av prosjektet 2. Gjennomgang av søknadsrutiner hos Flakstad Utvikling 3. Drøfting av hvordan et prosjekt bør organiseres og beskrives slik at det passes inn i FU sine skjema og i henhold til PLP-systemet. 4. Drøfting av alternativ finansiering og bistand til skriving av søknad (kan ta 0,5 3 dager) 5. Beskrivelse og redigering av prosjektplan, budsjetter, finansieringsplan, forretningsplan eller andre dokumenter (2-3 samtaler/ møter) 6. Innstilling til styret 7. Oppfølging av styrevedtak med utforming av tilsagnsbrev/ avslagsbrev, innføring i RF1350, samt innføring i egne administrative systemer 8. Oppfølging og coaching underveis ofte med samtale og evt. delbetaling. De fleste Vi snakker med mange av våre prosjekt-eiere en gang per måned mens prosjektene pågår. (Normalt 3-5 samtaler) 9. Avslutning, rapportering og gjennomgang av regnskaper, bilag, etc. Medfører ofte jobb i flere omganger med supplering av informasjon, koordinering/ dialog med regnskapskontor, etc. 10. Utbetaling og avslutning i RF Årsrapportering i RF1350 Hver enkelt del tar ofte bare fra et par timer til en dag. Men samlet sett utgjør hvert enkelt prosjekt som gjennomføres at det brukes anslagsvis 5-7 dagsverk av administrasjonens tid. Det foreslås derfor at det etableres en nøkkel for fordeling av dagsverk som medgår til beskrivelse og gjennomføring av prosjekter, slik at det kan allokeres midler til administrasjonen som rettferdiggjør den oppfølgingsjobb som gjøres. Hensikten med dette er også å synliggjøre at jobb som gjøres i administrasjonen er relatert til prosjekter, slik at denne jobben ikke fremkommer som administrasjon i selskapets regnskap. Om anslaget kan det anmerkes følgende: 3

4 i.tidsbruken kan variere ganske betydelig fra prosjekt til prosjekt. Enkelte prosjekter krever trolig dagsverk, mens andre bare krever 3-4. ii.for hvert prosjekt som legges frem til vedtak finnes det 1-2 andre som det ikke blir noe av. Det avholdes også møter/ samtaler med prosjekt-eiere i disse prosjektene, dog uten at dette kan synliggjøres på en god måte. iii.tidsanslaget er en lite eksakt vitenskap og baserer seg i hovedsak på et estimat for hvor mye tid en person i administrasjonen bruker på å følge et prosjekt fra første start til det er gjennomført og avsluttet. Dette kan gjøres konservativt eller liberalt. Det estimatet som er brukt her er å betrakte som konservativt. Forslag til vedtak: Det vedtas å sette av minimum 5 dagsverk i administrasjonen for hvert eksterne prosjekt som vedtas igangsatt. For interne prosjekter gjøres egne beregninger av tidsbruk. Diskusjon: Vedtak: Det vedtas å sette av minimum 5 dagsverk i administrasjonen for hvert eksterne prosjekt som vedtas igangsatt. For interne prosjekter gjøres egne beregninger av tidsbruk. Sak nr. 32/16 Ny behandling av prosjektsøknad «Fra sesongarbeider til Flakstadfjæring» Om saken: 1. Saken ble opprinnelig vedtatt i 2015 med en ramme å kroner. 2. Saken ble lagt fem for styremøtet for fornyet vedtak, men av tidshensyn ble denne saken ikke behandlet. 3. Det ble gjort et forsøk på epost-behandling av saken etter forrige styremøte, men denne behandlingen ble aldri ferdig. Saken legges derfor frem for vedtak på ny. 4. I epost til styret skrev administrasjonen følgende: I 2015 vedtok styret å sette av kroner i støtte til et prosjekt som den gang ble kalt «Pilotprosjekt koordinator for sesongarbeidere». Meningen var at SALT skulle være prosjektleder for prosjektet. Tilbakemelding i styremøtet var også at det vil være mulig å få noe støtte fra IN eller andre ordinære virkemidler til et slikt tiltak. Det ble besluttet at man skulle søke støtte fra IN til dette prosjektet. I ettertid har SALT spilt inn at prosjektet burde vært beskrevet noe annerledes, og at den økonomiske rammen for prosjektet bør være høyere dersom man skal kunne lykkes med det. Søknaden om støtte fra IN til prosjektet ble først gjort med basis i den gamle prosjektbeskrivelse, og deretter med bakgrunn i et forslag til en oppdatert prosjektbeskrivelse, slik den ser ut etter redigering hos SALT (se vedlagt prosjektbeskrivelse). Referat fra styremøte Sak nr. 32/15 ser slik ut: Søknad om støtte til prosjektet «Pilotprosjekt koordinator for sesongarbeidere» i regi av Flakstad kommune/ Flakstad Utvikling Om saken: Se vedlagt prosjektbeskrivelse og innstilling 4

5 Det som er fremlagt er en skisse, som kan gi grunnlag for en diskusjon. Skissen er utarbeidet av Flakstad Utvikling etter ønske fra administrasjonen i Flakstad kommune. Flakstad Utviklings rolle og størrelse på engasjement er foreslått på nivå 50 %, men ideelt sett spiller kommunen inn sine tanker i denne prosessen. Forslag til vedtak: Søknaden støttes i tråd med administrasjonens innstilling Diskusjon: AU blir styringsgruppe. Det går an å søke finansiering ved en halvpart hos IN. Vedtak: AU blir styringsgruppe. Ramme for for vår andel. Vi ønsker at vårt AU skal være styringsgruppe og det søkes midler hos IN til et pilotprosjekt. Prosjektet vedtas som ramme og iverksettes av administrasjonen når prosjektplanen er ferdig utarbeidet i samarbeid mellom FU og kommunen. Saken nå er at vi har mulighet for å få støtte til prosjektet fra IN (i størrelsesorden kroner). Trond Erik Dekko Andersen forteller at prosjektet er til vurdering i IN i disse dager. I den anledning ble jeg bedt om å utarbeide et notat om tenkt videreføring i neste fase av prosjektet. Dette notatet er vedlagt og heter «Info om innbyggerprosjekt til IN». Her forsøker jeg å sette dette prosjektet inn i en større sammenheng der vårt prosjekt gir mulighet for kunnskapsdeling ut av kommunen og at det kan skapes et regionalt program for omstilling basert på erfaringen fra dette prosjektet. Saken står nå slik: 1. Slik prosjektet nå er beskrevet vil man kunne gjennomføre fase 1 av prosjektet med de midlene som styret i FU satte av i (Forstudie med videreføring i et FP som vedtas seinere) 2. Dersom prosjektet får støtte fra IN kan en del av midlene tilbakeføres og brukes på neste fase i prosjektet. 3. Neste fase har en stipulert kostnadsramme på kroner og vil som følge av dette kreve ny behandling og en ny søknad om delfinansiering ved ordinære virkemidler. Det styret trenger å beslutte nå er: Skal prosjektet igangsettes slik det nå er beskrevet, slik at den vedtatte rammen kan brukes til å gjennomføre det som i den redigerte prosjektbeskrivelsen er omtalt som «fase 1»? Administrasjonen spør styret om dette, siden prosjektbeskrivelsen og total-rammen for prosjektet nå er ganske annerledes enn da prosjektet først ble vedtatt. Vi anser derfor at vi ikke lenger har mandat til å beslutte dette administrativt. Etter utsendelse av denne eposten har prosjektet fått støtte fra IN på kroner, noe som gjør at det er enklere å finansiere hele prosjektet også i denne fasen. Administrasjonens innstilling: Prosjektet støttes Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Diskusjon: Kjersti Busch og Erling Sandnes er inhabil. Oddrun fratrådt. Fase 1 er en kartlegging av potensial. Fase 2 vedtas igangsatt dersom man i første fase finner et potensial for å øke permanent bosetting gjennom koordinering av sesongarbeidere mellom forskjellige sesongbedrifter. Fase 2 må vedtas i eget vedtak i styret. Vedtak: Endringene i prosjektplanen godkjennes. Fase 1 er en kartlegging av potensial. Fase 2 vurderes igangsatt dersom man i første fase finner et potensial for å øke permanent bosetting gjennom koordinering av sesongarbeidere mellom forskjellige sesongbedrifter. Fase 2 må vedtas i eget vedtak i styret. 5

6 Sak nr. 33/16 Ny behandling av prosjektsøknad «Næringsrettede områdeplaner» Om saken: 1. Det ble gjort prinsippvedtak om å støtte dette til dette tiltaket med i Saken er deretter gjennomgått og redigert flere ganger. 3. Ny innstilling foreligger til dette møtet. (Se vedlagt prosjektbeskrivelse og innstilling) Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Diskusjon: Erling Sandnes inhabil. Opplysning til vedtaket - vedtaket ligger utenfor EØS-vedtaket - betraktes ikke som bagatellmessig støtte. Forholdet til dagens næringsdrivende er dårlig beskrevet i prosjektplanen. Det kunne vært klarere. Beslutning om finansiering for 2017 vurderes ved passering av prosjektplanens beslutningspunkt nr. 2. (mars/ april 2017). Prosjekt-eier bes komme tilbake til FU med en oversikt over antatt behov for administrative ressurser fra FUs administrasjon til gjennomføring av prosjektet. Vedtak: Flakstad Utvikling bevilger i 2016, forutsatt økonomisk mulighet. En eventuell bevilgning for 2017 vurderes etter rapport fra beslutningspunkt 2, jfr. prosjektplan og forutsatt fortsatt omstillingsbevilgning. Prosjekt-eier kommer tilbake med forventet behov for bidrag fra administrasjonen i Flakstad Utvikling. Sak nr. 34/16 Ny behandling av prosjektet «Rederikontor Flakstad» Om saken: Saken ble fremlagt på forrige styremøte, men ble forskjøvet til dette møtet. Prosjektbeskrivelsen er den samme. Administrasjonen innstiller fortsatt på at prosjektet igangsettes. Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling/ prosjektplan. Diskusjon: Vedtak: Forstudien støttes i tråd med administrasjonens innstilling. Sak nr. 35/16 Ny behandling av prosjektet «Kontorfellesskap Ramberg» Om saken: Saken ble fremlagt på forrige styremøte, men ble forskjøvet til dette møtet. Prosjektbeskrivelsen er den samme. Administrasjonen innstiller fortsatt på at prosjektet igangsettes. Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling/ prosjektplan. Diskusjon: Kommunen eier bygget og bør utforme kontorfellesskapet. Det bør lages intensjonsavtale for utleie av kontorfellesskap. Vedtak: Flakstad Utvikling, i samarbeid med Flakstad kommune, utvikler et konsept for kontorfellesskap og oversikt over aktuelle leietagere. Styret forventer saken tilbake til beslutning på møtet i juni. Flakstad Utviklings bidrag har en ramme på 90 arbeidstimer pluss reisekostnad. 6

7 Sak nr. 36/16 Behandling av prosjektet «Forprosjekt videreføring av omstillingsarbeidet» Om saken: Flakstad Utvikling er inne i sitt nest siste år som omstillingsorganisasjon. I henhold til regionalomstilling.no skal omstillingsorganisasjonen på dette tidspunkt påbegynne en prosess som leder frem mot videreføring etter at omstillingsprogrammet er ferdig. Videreføring var først tema under sak 51/15 der følgende vedtak ble fattet: Vedtak: Styret setter i gang en forstudie slik det er beskrevet på regionalomstilling.no. Administrasjonen får fullmakt til å velge konsulent og sette i gang arbeidet. Kostnadsramme for eksterne kostnader inntil Sluttrapport behandles på første styremøte i Selskapet Essensi AS ved Berit Laastad har deretter utarbeidet en prosjektplan for en forstudie som også er gjennomført og rapportert. Rapporten fra denne studien ligger vedlagt. Styret behandlet sluttrapporten fra Essensi under sak 05/16 på møte Vedtaket ved behandling av denne saken lyder: Vedtak: Fagrapporten fra Essensi godkjennes. Styret beslutter at vi går for versjon b2/3 (hybridversjon). Daglig leder tar kontakt med Flakstad kommune for oppfølging av innspill i styremøtet. Administrasjonen legger frem prosjektplan for et forprosjekt i neste styremøte. Saken er fulgt opp og en prosjektplan for et forprosjekt som følger styrets forrige vedtak legges frem for diskusjon og vedtak/ igangsetting. Om økonomien i prosjektet kan det presiseres: Kostnadsoverslaget fra Essensi er et nettobeløp uten reisekostnader medregnet. Det er rimelig å anta at brutto-kostnad inkludert reisekostnader og mva. betyr at totalkostnaden for dette konsulentoppdraget blir på kroner dersom man estimerer reisekostnadene til Det må påregnes at administrasjonen må bruke rundt 15 dagsverk på å følge prosjektet, gjennomføre møter, planlegging, oppfølging, rapportering, etc. Dette har en kostnad på anslagsvis Dette gir at følgende beløp bør settes av til prosjektet: Kostnad Beløp Finansieres av FU Finansieres av IN Konsulentoppdrag Egne timer Sum Forslag til vedtak: Prosjektet støttes i tråd med administrasjonens innstilling og det settes av til gjennomføring av forprosjektet. Det søkes Innovasjon Norge om støtte til de resterende av totalen. Diskusjon: Vedtak: Saken utsettes til styremøtet i juni. 7

8 Sak nr. 37/16 Eventuelt a. Tredeling av innsats: Diskusjon: Vedtak: Styret ber administrasjonen i FU komme tilbake med et forslag til hvordan innsatsen i omstillingsarbeidet kan deles i tre, slik som det har vært diskutert i styremøtet (store næringsprosjekt, egne prosjekter, honningkrukke). Dette implementeres også i prosessen med videreføring av næringsutviklingsarbeidet. Godkjenning av referat: Tor Henning Jørgensen Einar Benjaminsen Erling Sandnes (styrets leder) (styrets nestleder) Miriam Berre Jostein Fredriksen Kjersti E. Tønnesen Busch Cecilie Nygård Johnsen Oddrun Olsen Bjørn Ivar Arntsen 8