Levanger kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Levanger kommune Møteinnkalling Utvalg: Levanger formannskap Møtested: Formannskapssalen, Levanger rådhus Dato: Tid: 13:00 Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig, på tlf , eller e- post: rita.mari.keiseras@levanger.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr PS 126/08 Innhold Referatsaker PS 127/08 Godkjenning av protokoll fra formannskapets møte PS 128/08 PS 129/08 PS 130/08 Organisering av prosjektarbeid Marsimartnan Regnskap og rapport med valg av hovedkomite. Kvartalsrapport 3. kvartal - Levanger kommune Orienteringer: Status for arbeidet med forslag til budsjett 2009 v/rådmann Ola Stene. Levanger, den 30. oktober 2008 Robert Svarva ordfører OBS!!!!! Saklisten med vedlegg er også tilgjengelig på kommunens hjemmeside:

2 PS 126/08 Referatsaker RS 19/08 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag - Kommunal og administrasjon, Fordeling av tilbakeholdte skjønnsmidler 2008 PS 127/08 Godkjenning av protokoll fra formannskapets møte av 23

3 Levanger kommune Sakspapir ORGANISERING AV PROSJEKTARBEID Saksbehandler: E-post: Tlf.: Alf Birger Haugnes Arkivref: 2008/ / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger formannskap /08 Levanger kommunestyre Rådmannens forslag til innstilling: 1. Enhetsinterne prosjekter av driftsmessig karakter kjøres i linjeorganisasjonen og ikke i egen prosjektorganisasjon. 2. ProsjektLederProsessen - PLP med roller og ansvar som følger av denne, legges til grunn ved prosjektorganisering av alle større utviklingsprosjekt. 3. Det utvikles gode rapporteringsrutiner mellom prosjektorganisasjonen og oppdragsgiver/linjeorganisasjonen. Vedlegg: 1 Hefte fra Innovasjon Norge: PLP Prosjektlederprosessen. Fra ide til resultat. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: BAKGRUNN Prosjektorganisering og bruk av Bruk av ProsjektLederProsessen PLP har vært oppe til debatt i de politiske organer. Driftskomiteen har ved behandling av mandat og organisering av prosjekter og behandling av sluttrapporter, hatt en diskusjon rundt roller og ansvar i prosjektorganisasjonen og ansvar/myndighet mellom prosjektorganisasjonen og linjeorganisasjonen. Sentralt i denne debatten har politikernes utøvelse av makt gjennom vedtak innen prosjektorganisasjonen stått. Driftskomiteen har etterlyst en generell sak om organisering av prosjektarbeid for å avklare ovennevnte problemstillinger. Som ledd i dette arbeidet, redegjorde førstelektor Ole Meier Kjerkol i kommunestyrets møte for sine Erfaringer med prosjektarbeid. Kjerkol orienterte her både om sin erfaring med vellykkede prosjekter og mindre vellykkede prosjekter. Bl.a. pekte han på følgende forhold: Forholdet mellom linje og prosjektorganisasjon er vanskelig Prosjekt som fenger blir vellykket prosjekt som ikke fenger blir mislykket Prosjektansvarlig PA må kunne prosjektorganisering Prosjektorganisering er viktig bruk ikke prosjektorganisering i overmål 3 av 23

4 Vær nøye på kommuneloven PA må ha god dialog med de som styrer prosjektet Bruk prosjekt følg reglene for prosjektorganisering ikke for mye prosjekt vær forutsigbar. SND, senere Innovasjon Norge har utviklet en egen arbeidsmetodikk for gjennomføring av utviklingsprosjekter til bruk både i offentlig og privat sektor. Levanger kommune har benyttet denne arbeidsmetodikken side Forny Arbeidsmetodikken er senere benyttet både i en rekke utviklingsprosjekt og i arbeidet med interkommunalt samarbeid - opprettelsen av Innherred samkommune og senest i utarbeidelsen av Kommuneplanens samfunnsdel, Kommuneplanens arealdel og Strategisk næringsplan for Levanger og Verdal kommuner. PLP - ProsjektLederProsessen er et begrepsapparat og metode som beskriver en faseinndelt utvikling fra idé til et ferdig utviklet produkt/tjenesteprodukt. PLP skal bidra til at ledelsen mestrer endringer på en effektiv måte. Det meste av det etterfølgende er å finne på Innovasjon Norge sin hjemmeside - vedlagte hefte fra denne hjemmesiden og et kurs hvor PLP-metodikken er gjennomgått ( prosjektlederprosessen/ ) UTVIKLINGSEVNE PLP-metodikken skal være et viktig arbeidskap i utviklingen av en kommune som kjennetegnes med stor endringsdyktighet. I figuren nedefor er kjennetegnene for en slik organisasjon vist PLP-metodikken skal hjelpe oss å bevege oss til kvartil for Endringsdyktighet. HVA ER ET PROSJEKT? Innovasjon Norge har generelt illustrert ideutviklingsfasen fram til et eventuelt prosjekt på følgende måte: 4 av 23

5 Disse prinsippene for etablering av et prosjekt eller om tiltaket skal gjennomføres som ledd i driftsprosessen gjelder både for private og offentlige virksomheter som en kommune. Følgende viktige prinsipper må gjelde for et prosjekt: Utviklingsoppgaven må ha en viss størrelse før den behandles som et prosjekt Prosjekt som verktøy i innovasjon og strategisk konseptvurdering Prinsippet om faseinndeling og at hver fase behandles som et selvstendig prosjekt med en klar rolle- og ansvarsdeling mellom linje og prosjekt Fokus på personlig ansvar Risikohåndtering: fokus på kritiske risikofaktorer og kvalitetssikring av disse Beslutningseffektivitet: krav til å fatte beslutninger vedrørende videreføring eller avslutning av aktuell prosjektfase Krav til felles spilleregler og begrepsapparat for å sikre kommunikasjon og forståelse prosjektet skal gjennomføres i et forpliktende samarbeid Valg av prosjekt som arbeidsform, jfr. figuren ovenfor, er situasjonsavhengig. Viktige faktorer i en slik vurdering kan være: Det er en utviklingsoppgave ofte engangs Løsningens viktighet for organisasjonen Oppgavens kompleksitet og/eller risiko Krav til kompetanse og ressurser i prosjektet Kostnadsnivå Organisasjonens prosjektkompetanse PLP - FASEINNDELING I PLP-prosessen er prosjektet delt inn i 3 faser som vist på figuren under: Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt 5 av 23

6 En slik oppdeling gir bl.a. følgende fordeler: Skjerper fokus tidlig, så man kan bruke minst mulig tid på klassisk prøving og feiling. Reduserer finansiell risiko. En kort analyse som forstudiet er, kan avklare om ideen har markedspotensial/gjennomføringspotensial eller ikke. Dermed hindrer man å sløse bort midler senere. Av figuren ovenfor framgår det også at alle vedtak i prosjektet fra ide med mandat og organisering, eventuell videreføring av prosjektets til neste fase og endelig vedtak etter gjennomført hovedprosjekt fattes i linjeorganisasjonen. ORGANISERING Organisering er viktig fordi: Avklarer roller og ansvar mellom prosjekteier og prosjektorganisasjon Individualiserer ansvaret gjennom krav til prosjektansvarlig og prosjektleder Stiller krav til nødvendig kompetanse gjennom rolle og ansvarsavklaring I figuren under er vanlig organisering av et prosjekt vist med de enkelte deltakere i både linje-/basisorganisasjonen og prosjektorganisasjonen. Alle prosjekter i Levanger har blitt kjørt med en slik organisering. Bruk av delprosjektgrupper og referansegruppe har vært avhengig av størrelsen på prosjektet. 6 av 23

7 ROLLER OG ANSVARSDELING I det etterfølgende har en forsøkt å liste opp roller og ansvar i et prosjekt ut fra den organiseringen som er vist ovenfor. Disse er definert slik Innovasjon Norge redegjør for i sitt kursopplegg rundt PLP-metodikken. LINJEORGANISASJONEN Prosjekteier Det kan her skilles mellom: A-eier: En aktør som bidrar med betydelige midler og som kan opptre som oppdragsgiver. Det stilles klare krav til fremdrift (oppfølging underveis) og resultat B-eier: En aktør som bidrar med (betydelige) midler og som stiller krav til prosjektresultat og anvendelse av midler C-eier: En aktør som bidrar med midler eller moralsk støtte og som ikke stiller krav til prosjektet Oppdragsgiver Det kan være en eller flere prosjekteiere. Disse må enes om hvem som skal stå som formell oppdragsgiver, og dette kan veksle fra fase til fase. Det er alltid en A-eier som er oppdragsgiver. Det er oppdragsgiver som formulerer prosjektspesifikasjonen som klarlegger oppdraget, utpeker ProsjektAnsvarlig PA, gir prosjektmandat og er endelig mottaker av sluttrapportene. Oppdragsgiver bør ikke bland deg bort i prosjektgjennomføringen, men sørg for orientering iht. plan fra PA PROSJEKTORGANISASJONEN Prosjektansvarlig PA PA har ansvar for følgende: Har det totale økonomiske ansvar 7 av 23

8 Påse samsvar mellom prosjektplan og mål Har det overordnede kvalitetssikringsansvaret Leder en eventuell styringsgruppe Sørger for klare rammer og arbeidsforhold for PL Følger opp ressurstilgang, gjennomfører eskaleringsrutinene Ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet Levanger kommune Formannskapet Sakliste PA må ha avklart mandat, rammer og forventninger med prosjekteierne/oppdragsgiver. PA må ha prosjekteiers tillit for å kunne lykkes i sitt arbeid. Det er PA som har ansvaret for prosjektets endelige anbefaling. Prosjektleder PL Prosjektleder har det operative utøvende ansvar for prosjektet og skal blant annet: Lage prosjektplan og kvalitetssikre denne Innenfor prosjektrammen planlegge, lede, utføre og kontrollere prosjektet Identifisere og følge opp de kritiske suksessfaktorer Sørge for at PA har et kvalitetssikret underlag ved beslutningspunktene og styringsgruppemøter Inngå de nødvendige kontrakter med ressurseiere, leverandører, mv. Analysere sterke/svake sider, trusler og muligheter PL må ha den nødvendige kompetanse, erfaring og egenskaper for å oppnå aksept som Prosjektleder Styringsgruppa Styringsgruppen er et faglig og innflytelsesrikt prosjektråd som har følgende funksjoner: Bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser og status Behandle og gi råd i de saker som PA fremlegger Gi Prosjektleder aktiv støtte for å sikre fremdrift Kommunisere med prosjekteiere, oppdragsgiver, brukere, ressurseiere, premissgivere og andre aktører Følge opp de saker som behandles i styringsgruppen Styringsgruppen vil ofte bestå av prosjekteiere og andre sentrale aktører slik at kommunikasjon og forankring med basisorganisasjonene er sikret Styringsgruppa er PA sin rådgivingsgruppe og ledes som regel av PA. PL er som regel sekretær for styringsgruppa. Referansegruppe Referansegruppen er en samling ressurspersoner som hver er forespurt om han/hun kan stille seg til disposisjon for prosjektet. Referansegruppen er ingen formell gruppe. I sitt arbeid kan prosjektleder/prosjektgruppa trekke på personene individuelt, i gruppe eller samlet. Referansegruppens ressurspersoner gir råd og vil aldri behandle og vedta saker. Prosjektet står fritt til å følge rådene, og ressurspersonene skal ikke stilles til ansvar for de råd som gis. Prosjektgruppe og eventuelt delprosjektgrupper Prosjektgruppen utgjør den til enhver tid de aktive deltakerne i prosjektet. Ved sammensetning av prosjektgruppa prøver en å finne kompetanse som vil være nyttig for 8 av 23

9 å gi svar på de oppgaver prosjektet skal løse. Ved bruk av ressurser i linjeorganisasjonen er det viktig at ressursbruken avklares med overordna leder for prosjektdeltakeren. Dersom det e nødvendig/ønskelig, kan det etableres delprosjektgrupper for å utføre konkrete oppgaver i prosjektet. Delprosjektgruppens leder blir da å betrakte som en PL. PL for hovedprosjektet får da samme oppgave ovenfor delprosjektene som PA har for hovedprosjektet. Levanger kommune benyttet denne organiseringen bl.a. i forbindelse med Forny 2001 og sist i forbindlese med kommuneplanens samfunnsdel. DOKUMENTASJON I hver prosjektfase er det to typer dokumentasjon: Fagdokumentasjon som beskriver resultatet Administrativ dokumentasjon som omhandler planlegging, styring og kontroll av prosjektet. Uansett prosjektstørrelse stiller PLP krav til at følgende dokumentasjon skal være til stede: Prosjektplan Statusrapport Sluttrapport Dette er dokumenter som skal være til stede i hver fase av prosjektet. Innovasjon Norge har utarbeidet maler for slik rapportering. Prosjektplan Prosjektplanen er et overordna dokument for prosjektet. Det skal gi en oversikt over mål, mandat, organisering, milepæler (framdrift), beslutningspunkter, kritiske suksessfaktorer og forventet ressursbruk i prosjektet. Statusrapport Rapporten omfatter en vurdering av status, sannsynlighet for måloppnåelse og tiltak som foreslås gjennomført. Sluttrapport PL utarbeider sluttrapport. Sluttrapporten skal samle og dokumentere de erfaringer som er gjort i prosjektarbeidet med vekt på måloppnåelse iht. prosjektplan. Egentlig skal den ikke være en del av fagrapporten slik vi har praktisert. KOMMUNELOVENS BESTEMMELSER I kommunelovens 23, nr. 2 heter det: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. For de resultat og anbefalinger som framkommer i et prosjekt, vil rådmannen ha den samme plikt mht. forsvarlig utredet som i enhver annen sak som fremmes for politisk behandling. 9 av 23

10 Vurdering: GENERELT Å drive utvikling i en kommunen er både ressurskrevende og utfordrende. Som Ole Meier Kjerkol var inne på, er det en forutsetning for å kunne lykkes med et prosjekt at dette fenger dem det angår. Nicolo Machiavelli ( ) skal en gang ha sagt at Man bør hele tiden være klar over at det ikke finnes noe som er vanskeligere å gjennomføre med hell, og farligere å realisere enn innføring av forandringer. Den som foreslår forandringer gjør alle mennesker til sin fiende, først og fremst den som har det godt med tingenes tilstand som de er. Han får bare lunken støtte av de som vil nyte godt av de nye tilstander. At deres støtte er lunkenskyldes dels frykten fra de etablerte som har det gamle regelverket på sin side, og dels den alminnelige menneskelige skepsis som er slik at de aldri tror det nye før det er blitt prøvd i praksis. Av dette følger at når forandringenes motstandere ser mulighet, angriper de forandringene voldsomt, mens forsvaret fra fornyernes side blir uten slagkraft. Dette er forhold som har sin aktualitet i en organisasjon også i dag. Dette må derfor også ha fokus i dag hvor endringene skjer raskere og raskere. Skal en lykkes må organisering og gjennomføring av et prosjekt, må en derfor skape både engasjement hos de som blir berørt og de som skal arbeide med prosjektet. ETABLERING AV PROSJEKT KONTINUERLIG FORBEDRING/LEDD I DRIFTSFASEN I den generelle figuren for etablering av prosjekt, er det også vist en utgang hvor utviklingsarbeidet må kunne betraktes som ledd i en kontinuerlig forbedring og da gjennomføres som et ledd i driftprosessen. Ut fra bl.a. de signaler Ole Meier Kjerkol var inne på mht. bruk av prosjekt og de prinsipper som gjelder for et prosjekt, vil også rådmannen anbefale at en blir mer forsiktig med bruk av prosjektorganisering. Det bør ikke være for mange prosjekter gående i organisasjonen og det må være en viss størrelse på utviklingsarbeidet for at prosjektorganisering bør benyttes. Det kan i dag settes spørsmål til en del av de mindre prosjekter/ light prosjekter heller burde vært betraktet som vanlig kontinuerlig forbedring og kjørt som et ledd i driftsfasen. Rent enhetsinterne utviklingsarbeider av driftsmessig karakter bør kjøres uten prosjektorganisering. Det vises her til prinsippene for et prosjekt og de vurderingskriterier som er listet opp under saksopplysningene. ROLLER OG ANSVAR Både Innovasjon Norge og Ole Meier Kjerkol peker på viktigheten av at det er klare rolle- og ansvarsfordelinger i et prosjekt. Kjerkol anbefalt sterkt å følge de spilleregler som her er dratt opp. Rådmannen er enig i disse vurderingene. Ut fra den diskusjon som er ført i politiske utvalg om makt, vil rådmannen understreke at alle vedtak som fattes i forbindles med opprettelse, videreføring og gjennomføring av anbefalinger, fattes i linjeorganisasjonen og ikke i prosjektorganisasjonen. Hvis vedtak allerede skal fattes i en prosjektorganisasjon, vil det være vanskelig for rådmannen i sin saksforberedelse for politiske organer iht. kommunelovens bestemmelser, å innstille på tvers av politiske vedtak i prosjektorganisasjonen. I et parlamentarisk system ville dette ha vært et mindre problem mht. innstilling. Rådmannen kan heller ikke se at vedtak i prosjektorganisasjonen hvor et mindre antall politikere deltar og derigjennom vil sitte med flere opplysninger, vil være en styrking av de demokratiske prinsipper. Hvis det er et sterkt politisk ønske om å kunne gjøre politiske vedtak i prosjektorganisasjonen, vil rådmannen i slike prosjekt kun stille med sekretærhjelp. Prosjektorganisasjonen vil da kunne betraktes som prosjektorganisering av det politiske 10 av 23

11 arbeidet hvor politiske vedtak i prosjektorganisasjonen løftes direkte opp til de vanlige politiske organer som linjeorganisasjon/basisorganisasjon. DOKUMENTASJON PLP setter strenge krav til dokumentasjon både faglig og administrativt. For å kunne bedre informasjonen opp til oppdragsgiver/linjeorganisasjonen, må det stilles strengere krav til statusrapportering under veis i den enkelte fase. Dette må ivaretas ved utarbeidelse og godkjenning av prosjektplan PP. Dette vil også lette arbeidet for PA i den plikt han har til å orientere om framdrift og måloppnåelse i prosjektet. Rådmannen tror også et bedre opplegg for slik underveisdokumentasjon vil sikre oppdragsgiver og spesielt i de tilfeller oppdragsgiver er politiske organer, en bedre oppfølging/sikkerhet for at prosjektets mål blir nådd. Ved utarbeidelse og vedtak mht. mandat bør derfor dette forholdet stå sentralt. 11 av 23

12 Levanger kommune Sakspapir MARSIMARTNAN REGNSKAP OG RAPPORT MED VALG AV HOVEDKOMITE. Saksbehandler: E-post: Tlf.: John Helge Holmen Arkivref: 2008/ / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger formannskap /08 Rådmannens forslag til vedtak: 1. Årets underskudd, kr ,- dekkes av oppsparte midler. 2. Valgkomiteens forslag til ny hovedkomite vedtas. Medlemmene av hovedkomite får ingen økonomisk godtgjørelse for arbeid utover ordinær arbeidstid og fordeler arbeidsoppgavene seg i mellom. 3. Hovedkomite oppnevner egen komite for fakkeltoget. 4. Hovedkomiteen får fullmakt til å engasjere sekretariat. Vedlegg: 1 Evalueringsrapport 2008 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Kommunestyret fattet i sak PS 83/07 Marsimartnan - Organisering (video) følgende VEDTAK: 1. Ansvaret for Marsimartnan overføres fra Levanger Næringsselskap til Levanger kommune fra For framtida velges Hovedkomiteen av Formannskapet. 3. Budsjett for Marsimartnan forelegges formannskapet for godkjenning. Arrangementet skal ha som mål å gå i økonomisk ballanse hvert år. 4. Egen rapport med regnskap fremlegges for formannskapet senest hvert år. 5. Opparbeidet overskudd på tidligere arrangement overføres til eget fond for Marsimartnan. 6. Det utarbeides en godt begrunnet søknad om midler fra Regionalt utviklingsprogram for Nord-Trøndelag. Marsimartnan er nå lagt inn i det kommunale regnskap med eget ansvarsområde som er Regnskapet for Marsimartna 2008 legges fram for formannskapet til godkjenning iht kommunestyrets vedtak. 12 av 23

13 Regnskapet har tidligere år vært ført som eget prosjektregnskap i regi av Levanger Næringsselskap as. Næringsselskapet har ikke beregnet seg honorar for gjennomføring/regnskapsførsel for Marsimartnan. Årets regnskap er for arrangementet i 2008 i sin helhet lagt inn i kommunens regnskap og underlagt kommunal revisjon. Frist for rapport og regnskap er i sak PS 83/07 satt til innen hvert år. I år klarte en ikke dette på grunn av omleggingen av regnskapssystem. Vurdering: Regnskap med budsjett inkl. endringer for Marsimartnan 2008: Artskonto Regnskap Budsjett inkl. endring Utgifter Honorar kr kr Arbeidsgiveravgift kr 299 kr Kommunal bevertning kr kr Mat/kioskvarer for videresalg kr (508) kr Alkohol for videresalg kr kr Andre driftsutgifter kr kr Diverse gebyrer kr 168 kr Annonser kr kr Informasjon kr kr Trykking, kopiering kr kr Representasjon kr - kr Oppholdsutgifter kr kr Reise- og diettgodtgjørelse ansatte kr 734 kr Transport/skyss kr kr Andre transportutgifter kr 344 kr Leie av lokaler (tilfeldig) kr kr Lisenser kr - kr Utstyr kr kr Bruk av egne maskiner kr kr Kjøp av tjenester fra private kr kr Tilskudd lag og org. kr kr Diverse overf./tilskudd til andre kr kr Avsetn. til bundne driftsfond kr kr kr kr Inntekter Avgiftsfrie salgsinntekter kr ( ) kr ( ) Avgiftsfrie tjenesteinntekter kr ( ) kr Diverse avgiftsfrie inntekter kr (17 000) kr ( ) Bilettinntekter kr ( ) kr ( ) Andre leieinntekter kr ( ) kr ( ) Div. refusjoner kr (44 213) kr - kr ( ) kr ( ) Underskudd kr Artskonto Div. refusjoner: Er tidligere års oppsparte midler. Artskonto Avsetn. til bundne driftsfond: Er tidligere års oppsparte midler. Årets resultat ble et underskudd på kr ,- mot budsjettert et overskudd på kr ,-. Underveis så en hvilken vei det bar og korrigerte budsjettet i å gå i null. 13 av 23

14 Avviket skyldes i hovedsak en forventet innbetaling fra utelivsbransjen på kr ,-. Deres bidrag ble i år på kr. 1500,-. De har selv signalisert at et beløp i overkant av kr ,- burde vært deres bidrag. Når vi vet at Fakkelnatta er deres største inntektskilde, så er det med skuffelse vi ser hvor lite de bidrar til dette arrangementet. Det var også budsjettert med større billettinntekter og større inntekter fra arrangementene i lavvoen. Nytt av året var 3 lavvoer på torget med diverse aktiviteter av kulturell art både på dagtid og kveldstid. Dette var rent arrangementsmessig en publikumssuksess. Fakkeltoget gikk som vanlig takket være stor innsats fra komiteen sin side. Det er en krevende øvelse for komiteen å få tablåene/deltakerne på plass, men nok en gang kom de i mål med et vellykket opplegg. Fakkelkvelden er den kvelden restaurantnæringen i Levanger har størst brutto omsetning i gjennom hele året. I år bidro næringen ikke økonomisk, og det til stor skuffelse for hovedkomiteen. En vil søke å rette på dette til neste års arrangement. P.g.a. omorganiseringen av Marsimartnan ble det formelt sett ikke valg hovedkomite for arrangementet Hovedkomite valgt for 2007 sto for arrangementet. Årets valgkomite har vært: Alf Birger Haugnes, Lars Edv. Hoff og John Helge Holmen. Valgkomiteen foreslår følgende ny komité: Navn Velges for 1. Grete Ludvigsen 2 år leder, ny Næringssjef L.K 2. Turid Inderberg 2 år Kommunalteknikk L.K 3. Sveinung Havik 1 år Kultur L.K. 4. Bente Anita Elden 2 år Servicekontoret 5. John Helge Holmen 1 år Næring L.K. 6. Hroar Stjernen, uten stemmerett 2 år T.A. Hovedsponsor 7. Jann Karlsen 1 år, ny Medlem formannskapet Som en ser er medlemmene i komiteen hentet blant kommunens ansatte og formannskapet. Tidligere vedtak sier at enhetene kommunalteknikk og kultur skal være representert i hovedkomite. En har vært en grundig runde ut mot næringslivet i et forsøk på å rekruttere medlemmer til hovedkomite. Resultatet har vært et positivt nei, med begrunnelse i mangel på tid. Valgkomiteen mener å ha kommet frem til en hovedkomite som har kunnskap og erfaring til å videreføre og utvikle Marsimartnan iht vedtatte strategier. Egen sak med budsjett for Marsimartnan 2009 forelegges formannskapet for godkjenning, så snart hovedkomité er konstituert. 14 av 23

15 Evalueringsrapport for Marsimartnan oktober 2008 Evalueringsrapport for Marsimartnan 2008 Visjon: Marsimartnan skal bli det største og beste faste vinterarrangement i Trøndelag og skal befeste Levanger som tradisjonelt handelssted og kulturbærer. Hovedkomiteen mener at Marsimartnan 2008 var nok et steg i riktig retning i forhold til visjonen for Marsimartnan. Den generelle tilbakemeldinga fra både publikum og bodholderne etter årets Marsimartna er god. Hovedinnholdet og rammene var de samme som tidligere, men det ble også i år gjort tiltak for å videreutvikle martnan, innholdsmessig og kvalitetsmessig. Åpningsseremonien var i år lagt til onsdag kveld. Rammene var sundet, Damskipsbrygga og historisk tablå der fiskebøndene kom roende inn sundet og ble mottatt av svenske forbønder. Publikumsoppslutningen var god og værgudene forsterket opplevelsen med dalende snø i vindstilla. Martnashandelen ble åpnet som vanlig torsdag formiddag og som vanlig var det satset på kvalitetsprodukter. Da årets martna ikke var sammenfallende med vinterferien var det stor spenningen omkring oppslutningen på dagtid. Det var noe mindre besøk enn vanlig på torsdag, men dette tok seg opp de to siste dagene. Nytt av året var lavvoen i nedre park. Her var det aktivitet både på dag og kveld med servering og underholdning. Programmet for Marsimartnan 2008 inneholdt mellom 50 og 60 forskjellige arrangement og aktiviteter både barn og voksne. Alt fra ansiktsmaling og trylling til konserter og foredrag. Av arrangement bør nevnes: - Kirkekonsert med Bjarne Brøndbo i Levanger kirke. - Konsert i lavvoen med Viggo Sandvik. 15 av 23

16 - Ka sa du? Trøndersk toillsnakk å gamle uttrøkk ved Tor Erik Jenstad. - Astri Riddervold: "Tradisjonsmat og gamle konserveringsskikker." Arbeidet med videreutviklingen av martnan er en omfattende prosess som må gå over flere år for å gi de gode resultatene. Tiltak skal gjøres, evalueres og eventuelt korrigeres underveis. Evalueringen er bygd opp som tilsvar på de 8 strategiene som er lagt for videreutvikling av Marsimartnan, beskrevet i rapporten Utvikling av Marsimartnan. 1. Utvikle Marsimarnan som en kvalitetsmartna bygd på tradisjoner innen handel, mat og håndverk a. Aktivt markedsføre Marsimartnan som en kvalitetsmartna b. Fremskaffe en database for ønskede utstillere mht kvalitet c. Kontakt og samarbeid med andre martnaer for å skaffe kvalifiserte utstillere (Interreg-prosjektet, Rennebumartnan, Matfestivalen, mv.) Det ble jobbet bevisst for at martnan fortsatt skal framstå som en kvalitetsmartna både i forhold til publikum, media og bodholdere. Dette ble også synliggjort gjennom et svært variert martnasprogram med mange aktiviteter og arrangement. Det må jobbes kontinuerlig gjennom hele året for å rekruttere nye bodholdere og pleie de vi ønsker skal komme tilbake. Også i år opplevde vi at flere bodholdere uteble uten å melde i fra. Dette er et stort problem og påvirker arbeidet med å skape forskjellige miljøer omkring i martnasområdet. Martnasprisen som ble utdelt for første gang i 2007 er et virkemiddel for å heve kvaliteten hos bodholderne og i produktene. Årets martnaspris gikk til med svin på skogen v/ Anna Marie og Karl Laugsand. 2. Utvikle et attraktivt martnasområde med tradisjonsmiljø a. Knytte martnasområdet og Dampskipsbrygga nærmere sammen b. Skape et miljø for hester og forbønder c. Skape et miljø der kystfolk, bønder og handel møtes d. Etablere ordning med martnasverter/-guider Med erfaringene fra 2007 ønsket Dampskipsbrygga v/levanger Museum å kjøre sitt eget løp. Dette skapte ingen problemer da vi hadde lavvoen for underholdning og servering. Vi prøvde i år å skape et eget miljø i Seiersted park, med fiskebønder, forbønder, håndverkere og en sameleir. Dessverre uteble flere av bodholderne og vi så oss nødt til å endre på plasseringene. Dette medførte 16 av 23

17 at parken ikke ble utnyttet som planlagt og det ble lite besøk hos de bodholderne som var henvist dit. 3. Utvikle Marsimartnan som et bredspektret kulturarrangement med kvalitet a. Videreutvikle Fakkeltoget som et arrangement bygd på historie, tradisjoner og kultur b. Utvikle tilbud til barn, ungdom og familier etter Fakkeltoget c. Videreutvikle tilbudet for Martnasdansen d. Utvikle torsdag til kulturnatt e. Videreutvikle kulturinnslagene på martnan f. Initiere underholdning på restauranter med trøndersk mattilbud Det ble valgt en ny fakkelnattkomite for Komiteen besto av fire personer pluss leder av hovedkomiteen. Komiteen startet sitt arbeide sommeren 2007 og har jobbet godt, men har slitt for å få folk til å engasjere seg. 3 av komiteens medlemmer har trukket seg bla. på grunn av den store arbeidsmengden. Fakkeltoget var vellykket og komiteen har i ettertid gjort sin egen evaluering. Vi kan konkludere med at vi har en stor utfordring i å holde liv i fakkeltoget hvis folk ikke engasjerer seg snart. Det bør også vurderes om det finnes andre måter å gjøre tablåene på. Under fakkelnatta var det arrangement for barn, ungdom og familier på biblioteket og ungdomshuset. Dette var svært vellykket med fulle hus. Martnan har i alle år vært preget av mye musikk, også i år. Lokale musikere og Petter Andreas Røstad jr. og hans nettverk har gjort martnan til en nesten kontinuerlig konsert på flere arenaer. I tillegg var det konserter med Bjarne Brøndbo og Viggo Sandvik i henholdsvis Levanger kirke og i lavvoen i nedre park. Begge konsertene var vellykket med stor oppslutning. Lavvoen og Backlund var våre hovedarenaer under fakkelnatta. Det var mye folk i godt festhumør. Selv om disse arrangementene var vellykket så må de videreutvikles både i forhold til publikumstilbudet, bemanningen og inntektsmuligheter. Fakkelnatta er utelivsbransjens største kveld med svært godt besøk på alle utestedene. 4. Utvikle Marsimartnan som et viktig opplevelses- og reiselivsprodukt a. Markedsføre Marsimartnan til et bredt publikum. Få gjort martnan kjent. b. Utvikle reiselivsprodukter som for eks Hurtigrutens ankomst, båt fra Fosen, opplevelsestur med hest og forbønder mv. 17 av 23

18 c. Etablere opplevelsespakker for besøkende på martnan d. Tilbud om byvandring med guide og besøk på utstillingen på Dampskipsbrygga I forkant av årets martna ble det i samarbeid med Den kulturelle skolesekken utarbeidet en infofolder, Levangermartna gjennom 1000 år. Denne folderen ble distribuert til elevene i grunnskolen og vil være et viktig bidrag til markedsføringsarbeidet i flere år framover. Hovedtyngden av annonseringa ble gjort i Trønder-Avisa, dette som en del av en samarbeidsavtale. Avisene, TV og radio ble benyttet til informasjon og markedsføring. Det er store utfordringer i å utvikle Marsimartnan til et viktig opplevelsesog reiselivsprodukt. Vi må begynne i det små og var i år verter for et seminar i regi av Retura. Tilbakemeldingene var mange og gode og flere ønsket dette som et årlig seminar under martnan. Det ble tidlig inngått avtale med Hurtigruta om anløp under martnan. 3 uker før martnan fikk vi beskjed om at dette ikke lot seg gjøre! Emil Eliason gjennomførte flere byvandringer i regi av Bymuseet. Vi tror det er både riktig og viktig at Bymuseet tar tak i denne oppgaven. 5. En aktiv eier med klare mål for martnan a. Bevisstgjøre kommunens ansvar som eier av merkevaren Marsimartnan b. Få eieren til å avklare videre organisering av gjennomføringen av martnan c. Rolleavklaring mellom eier og iverksetter Ved å organisere Marsimartnan under Formannskapet har kommunen tatt et positivt grep for å ta ansvaret for merkevaren Marsimartnan. Det er nå viktig at Formannskapet setter seg mål og ambisjoner for utviklingen av martnan og tilfører nødvendige ressurser. Organiseringa vil være en viktig suksessfaktor. 6. En effektiv og omstillingsdyktig organisasjon for gjennomføring av martnan a. Etablere en hovedkomite med totalansvar for gjennomføring av martnan med tilhørende aktiviteter 18 av 23

19 b. En klar fordeling av ansvarsområder for medlemmene av hovedkomiteen c. Etablere underkomiteer for de ulike aktiviteter med jevnlig rapportering til hovedkomiteen d. Etablere god kontakt med lokale og eksterne samarbeidspartnere Som et resultat av videreutviklinga av martnan har arbeidsmengden for gjennomføringa økt vesentlig de siste årene. I tillegg til at hovedkomiteen har planlagt og tilrettelagt for martnan har de også stått for det meste av gjennomføringsarbeidet under martnan. Vi har ikke greid å videreutvikle organisasjonen for å imøtekomme flere arbeidsoppgaver. I framtidig arrangement må det legges mer vekt på etablering og bemanning av underkomiteer som står for gjennomføring av de forskjellige arrangementene. Hovedkomiteen trenger nødvendigvis ikke å være på mer enn 5 personer. Kommunen med sine enheter må involveres mer i planlegginga og gjennomføringa. Samarbeidet med lokalt næringsliv må styrkes. Det er alt for mange som høster uten å bidra selv. Vi må formidle på en bedre måte at hele arrangementet er avhengig av et godt og tett samarbeid basert på en vinn-vinn situasjon. 7. Utvikle Marsimartnan til en økonomisk bærekraftig enhet a. Sikre en god grunn-/ risikokapital for nye tilbud og utfordringer b. Skaffe et solid økonomisk fundament gjennom sponsormidler fra hovedsponsorer c. Inngå samarbeidsavtaler med arrangemnter knyttet opp mot Marsimartnan d. Hovedkomiteen har et overordnet økonomisk ansvar for hele gjennomføringen Det økonomiske resultatet for Marsimartnan 2008 ble et underskudd på - kr. 7129,-, mot budsjettert overskudd, kr ,- Dette avviket skyldes i hovedsak en forventet innbetaling fra utelivsbransjen på kr ,-. Deres bidrag ble i år på kr. 1500,-. De har selv signalisert et beløp i overkant av kr ,- som burde vært deres bidrag. Når vi vet at Fakkelnatta er deres største inntektskilde, så er det med skuffelse vi ser hvor lite de bidrar til dette arrangementet. Vi hadde også budsjettert med større billettinntekter og større inntekter fra arrangementene i lavvoen. 19 av 23

20 Hovedkomiteen er ikke fornød med resultatet, men får ta med seg erfaringene fra i år inn i arbeidet med neste års martna. Avtalen med NTE og Sparebank 1 gjelder til og med S Avtalen med TA løper også videre. Det er viktig å komme i gang med sponsorarbeidet tidlig på høsten. Det bør absolutt være mulighet til å inngå avtaler med flere hovedsponsorer, men dette arbeidet må gjennomføres planlagt og systematisk tidlig på høsten. 8. Stimulere til utvikling av dugnadsånden / det frivillige arbeidet gjennom lag og foreninger a. Mobilisere for å sikre deltakelse, medvirkning og forpliktelse fra kommune, næringsliv, lag og foreninger og innbyggere b. Etablere belønningssystemer for slik deltakelse, eks dugnadsfest Generelt kan man si at kommunens innbyggere bidrar lite til gjennomføring av martnan, men har sterke meninger om hvordan det bør være. Vi må bare innse at vi har store utfordringer når det gjelder å få på plass dugnadsinnsatsen for dette store arrangementet. Komiteene, hovedkomite og fakkelnattkomiteen, har lagt ned et utrolig stort arbeid for gjennomføringa av martnan. En slik arbeidsinnsats kan man ikke regne med i framtida, da dette sliter ut komitemedlemmene. Det bør legges vekt på tilrettelegging for dugnadsarbeid. Lag og foreninger som mottar støtte fra kommunen må forplikte seg til en viss innsats og at lag og foreninger belønnes for dugnadsarbeid. Kommunen må fortsette med å motivere sine ansatte til å delta som frivillige under arrangementet. Stikkord for videreutvikling av Marsimartnan: Søk om fylkeskommunale midler Involvere enhetene i kommunen og de ansatte Flere hovedsamarbeidspartnere Videreutvikle lavvokonseptet som bør ha et mye større potensiale Inngå skriftlig samarbeidsavtale med utelivsbransjen Det bør jobbes kontinuerlig gjennom hele året opp mot andre marnader, bodholdere og samarbeidspartnere (sponsorer) Utvikle organisasjonen med mål å legge til rette for mer dugnadsarbeid For hovedkomiteen for Marsimartnan Tore Sæther leder 20 av 23

21 Levanger kommune Sakspapir KVARTALSRAPPORT 3. KVARTAL - LEVANGER KOMMUNE Saksbehandler: E-post: Tlf.: Arnstein Kjeldsen arnstein.kjeldsen@innherred-samkommune.no Arkivref: 2008/ / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger formannskap /08 Levanger kommunestyre Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten om budsjettsituasjonen pr til etterretning. 2. Kommunestyret ser alvorlig på at flere resultatenheter fortsatt varsler fare for merforbruk for Enhetene pålegges streng prioritering og fasthet i forhold å iverksette tiltak for å overholde tildelt budsjettramme. 3. Levanger kommunes budsjett for 2008 endres slik: Økte utgifter/reduserte inntekter: Økt reserve lønnsoppgjør kr ,- Finansiering: Økt rammetilskudd kr ,- Redusert overføring Innherred samkommune kr ,- Vedlegg: 1 Kvartalsrapport 3. kvartal - Levanger kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Det vises til vedlagte rapport om budsjettsituasjonen pr Hovedoversikten viser følgende tall for driften etter 3. kvartal: 21 av 23

22 Grp. ansvar Regnskap Per. budsjett Forbruk i % Oppr. budsjett -08 Rev. budsjett 2008 Forbruk pr Regnskap POLITISKE ORGANER RÅDMANNEN M/ STAB FELLESOMRÅDER NÆRINGSARBEIDE NAV KOMMUNE KIRKER M.V KOMMUNESKOGEN INNVANDRERTJENESTEN MULE / OKKENHAUG OPPVEKST HALSAN / MOMARKA OPPVEKST NESHEIM SKOLE SKOGN BARNE- OG UNGDOMSSKOLE EKNE/TUV OPPVEKST ÅSEN OPPVEKST YTTERØY OPPVEKST FROL OPPVEKST NESSET UNGDOMSSKOLE BARN OG FAMILIE HELSE/REHABILITERING STAUPSHAUGEN VERKSTED DISTRIKT NESSET/FROL DISTRIKT SENTRUM/YTTERØY DISTRIKT SØR KULTUR DRIFT-ANLEGG BYGG OG EIENDOM KOMMUNALTEKNIKK BRANN OG FEIERVESEN STØRRE DRIFTSPROSJEKTER Kommunens andel til ISK SKATTER OG RAMMETILSKUDD FINANSTRANSAKSJONER T o t a l t Saken legges med dette fram til politisk behandling i henhold til økonomireglementet. Vurdering: Rådmannens vurderinger framgår av rapporten, men jeg finner likevel behov for å understreke at flere enheter fortsatt varsler tildels store budsjettoverskridelser. På bakgrunn av resultatet av årets lønnsoppgjør nå er klart finner rådmannen det nødvendig å foreslå endringer i deler av årets driftsbudsjett. Det foreslås at det avsettes 1,2 millioner kroner til å fullfinansiere lønnsoppgjøret. Dette foreslås finansiert av økt 22 av 23

23 rammetilskudd og reduserte overføringer til Innherred samkommune som følge av endringer i forholdet i folketall mellom Verdal og Levanger (jfr. fordelingsnøkkel fastsatt i grunnavtalen). Ellers rapporteres det fortsatt om store overskridelser fra Barne- og Familietjenesten, totalt på 2,5 millioner kroner selv etter tilleggsbevilgning tidligere i år. Distrikt Nesset/Frol rapporterer om en mulig budsjettoverskridelse på 1,3 millioner kroner. I tillegg er det rapportert om fare for budsjettoverskridelser fra Kultur, Brann- og feiervesen og de øvrige distriktene innen pleie og omsorg. Disse enhetene varsler overforbruk som ligger i størrelsesorden +/- 0,5 millioner kroner. Det foreslås ingen endringer i budsjettene for disse enhetene på nåværende tidspunkt, og enhetene pålegges derfor å finne dekning for mulig merforbruk innenfor egne rammer. For nærmere forklaringer henvises til kommentarer i rapporten fra hver enkelt resultatenhet 23 av 23