KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER

Transkript

1 KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer Oppfølging fra forrige møte Økonomiansvarlig Kulturstøtte Orienteringer 1. LEDER Deltok på juleballet til Studentersamfunnet fredag 2.desember. Var på Arme Riddere og Sirenenes julekonsert lørdag 3.desember. Har skrevet de aller fleste julekortene ferdig sammen med Hanne. Deltar tirsdag 6.desember på høstens siste møte i Representantskapet. 2. ØKONOMIANSVARLIG Foreligger ikke 3. EKSTERNANSVARLIG Deltok på juleballet til Studentersamfunnet fredag 2. desember. Skal prøve å få med meg Representantskapet sitt siste møte for høsten tirsdag 6. desember. Har fått all opplæring, og er nå veldig opptatt med å svare på mail. 4. INTERNANSVARLIG Foreligger ikke 5. PR-ANSVARLIG Foreligger ikke 6. PROSJEKTANSVARLIG 2.des Juleballuba med Samfunnet og BNF.

2 3.des Julebord med Kraftetaten, vant den nylig opprettede Hegrepokalen, akevitt nummer 8 smaker mye bedre enn nummer 1. 5.des Møtte Peter Øygard fra Bergen Kontorsenter AS angående innkjøp av møblement til Stjernesalen, så også på muligheten for å gjøre noe med Speilsalen, forteller mer på møtet Møte med Kraftrådet angående flytting av Midasflighten, de vil ha den i Kosekroken i Eldorado sin mesanin, forklarer nærmere på møtet Kraft er og villig til å stille med folk på en eventuell ungdomskonsert. 7. DRIFTSANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Ferdigstilt tilbud om ny renholdsavtale og er klar for avtaleinngåelse. Jobber med infoark for rom og teknisk utstyr. Har startet arbeid mot evt. samling av kontanter og mulighet for kortbruk ved billettsalg. Møter med UiB ang. utbedringer i Tivoli. Forebereder smått overgang til 2012.

3 INTERNNOTAT Fra Administrativ Leder Til Kvarterstyret Orientering om ny renholdsavtale Kvarteret ble i start av 2011 del av Universitetets anbudsrunde for ny renholdsavtale for den samlede bygningsmassen. Som del av denne prosessen ble avtale med eksisterende leverandør sagt opp med klausul om at renhold fortsatte til ny leverandør var på plass. Som del av prosessen har administrasjonen utarbeidet en ny frekvensoversikt (vedlagt) som i større grad gjenspeiler vårt behov enn den eksisterende leverandør har utført renhold på grunnlag av. Denne oppdaterte frekvensen legger opp til en lavere frekvens på lavintensitetsrom enn tidligere plan da vi nå har hatt tid til å observere endrede behov etter gjenåpning. Dagens avtale er med Metode Renhold og har for 2012 en budsjettert totalramme på kr ,- eks. mva for 10 mnd. renhold (se vedlegg). Da UiB avbrøt anbudsrunden i løpet av sommeren og startet den på nytt grunnet feil i saksgang ønsket vi å se på mulighetene for å benytte intensjonen om at vi er del av UiBs rammeavtaler, men samtidig se på muligheten for å gå i forhandling selv og dermed kutte ventetid. Det ble derfor innledet samtaler med West Renhold. Disse hadde renhold på Kvarterets bygningsmasse før ombygging og hadde knepent tapt anbudsrunden ved nyåpningen. Da vi ikke var fornøyd med eksisterende renholdsbyrå valgte vi å ha dialog med West Renhold grunnet nærhet i tilbud ved forrige anbudsrunde samt godt samarbeid før ombygging. Tilbudet fra West Renhold har en totalramme på kr ,- eks. mva. for 9 mnd. renhold (se vedlegg). Vi har valgt tilbud på 9 mnd. da vi i tillegg til juni og juli ser for oss en eller to uker med sommerdrift i august samt 1-2 uker uten behov for renhold i desember/januar og 1 uke med behov for redusert eller ingen renhold i påsken. For sommerdrift er det åpning for egendefinert avtale med West Renhold. Her ønsker vi ikke å ha fast renholdsavtale da behov kan svinge fra år til år. Kvarterets drift omfatter hovedsakelig om lag 9 mnd. og vi har derfor valgt å redusere fra eksisterende 10. mnd til 9 mnd. i et forsøk på å redusere kostnader ytterligere. Ved behov er avtalen fleksibel på å finne løsninger. Noe uventet var innspillet på høstens GF fra ASF og Samfunnet om å skulle vurdere egenrenhold i stedet for renhold via byrå. Administrasjonen vil for fremtiden sterkt oppfordre til dialog i forkant av slike innspill da informasjon om eksisterende prosess vedr. ny leverandør kunne ha bidratt til å unngå at slikt tas opp uten god saksdokumentasjon eller empiri. Som del av prosessens avslutning har administrasjonen, som pålagt av GF, gjort et kostnadsoverslag på egenrenhold. I denne prosessen har det blitt benyttet informasjon og kompetanse fra UiBs husøkonom samt kontaktperson ved ISS Renhold. Overslaget presentert i vedlegget er moderat og brutt ned til et minimumsantall timer og kun med timebetaling. Det er åpenbart at det ville ha vært nødvendig å ansette mellom 3 og 4 personer for å gjennomføre det renholdsbehovet vi har. Ved nødvendig ansettelse i forskjellige prosentkonfigurasjoner vil totale lønnsrammer antakeligvis blitt noe høyere enn hva fremstår av beregning i vedlegg da denne beregningen, som nevnt, kun tar høyde for et minimum av 5828 Bergen E-post orgsek@kvarteret.no

4 antall timer det er beregnet behov for. Det må også tas med i vurderingen at tallet for antall m 2 pr. time vil være lavere hos oss enn det som er oppgitt da oppgitt tall er basert på interne renholdere ved kontorlokalene til UiB. Våre lokaler har et betydelig større bruk og dermed også stiller derfor også større krav. Det er også verdt å nevne at renholdsbransjen er den bransjen i landet som kanskje har høyest sykefravær. Det ville derfor også være nødvendig med vikarer under sykefravær. Dette er det tatt noe høyde for i utregningene. Det er selvfølgelig mulig å få renholdsarbeidere som oppretter et lojalitetsforhold til bygget og dermed har lavere sykefravær, men det er ikke korrekt å inkludere dette i beregningen. Husøkonom ved UiB har i ettertid sett over utregningene og hadde ingen innsigelser. Et moderat kostnadsoverslag på egenrenhold har en totalramme på ,- eks. mva. for 10 mnd. renhold. Det vil også komme kostnader for sommerdrift og under ferieavvikling. Samlet kan ikke administrasjonen anbefale egnerenhold både av kostnadsmessige og tidsmessige grunner. Administrasjonen ser på de utvidede arbeidsoppgavene i forbindelse med egenrenhold som betydelige og vil anta at dette vil spise mye tid fra arbeidsoppgavene til både kjøkkensjef, driftsledere og adm. leder. Som del av den langsiktige prosessen som har vart gjennom 2011 har vi oppnådd en betydelig redusert kostnadsramme for renhold ved inngåelse av avtale med West Renhold. I tillegg går vi tilbake til et byrå vi kjenner fra før og et byrå som kjenner huset godt. Inkludert UiBs estimerte renholdstilskudd for 2012 på kr ,- vil de totale renholdskostnadene gå fra budsjetterte kr ,- for eksisterende avtale til kr ,- for ny avtale. Dette innebærer en estimert kostnadsreduksjon på kr , Bergen E-post orgsek@kvarteret.no

5 1)#EGENRENHOLD LØNN MANDAG TIRSDAG ONSDAG TORSDAG FREDAG LØRDAG SØNDAG Kvadratmeter m28pr.8time Timer#pr.#dag Timelønn Kostnad#pr.#dag 847 1#220 1#487 1#555 1#566 1#567 2#891 Uker Kostnad#pr.#år 35#564 51#219 62#459 65#294 65#781 65# #431 m2#pr.#time#er#estimat#fått#fra#eia,#basert#på#kontorrenhold.#våre#lokaler#vil#kreve#mer#arbeid. Timer#pr.#dag#inkluderer#ikke#timer#brukt#på#vindusvask Timelønn#er#basert#på#tariffsatser#fått#fra#ISS#Renhold Antall#uker#inkluderer#ikke#2#mnd.#sommerdrift.#Dette#er#uregelmessig#drift#og#vil#komme#i#tillegg Totalt 467#553 15%8buffer til#sykefravær,#nedvask,#lav#timeberegning#etc. FP AGA AGA8av8FP TOTALT ANNET Økt8lønn,8adm kompensasjon#for#utvidede#arbeidsoppgaver Sanitærartikler basert#på#fakturaer#for#2011 Matter basert#på#tidligere#avtale#med#nortekstil#á#5#matter Forbruksvarer såpe,#mopper,#kjemikalier,#kluter,#vogner#etc. Maskiner leasing,#innkjøp Sosialt Diverse stillingsannonser#og#div#uforutsett Vindusvask Årlig#utvendig#vindusvask TOTALT TOTALT 913#064 2)#EKSISTERENDE 3)#NYTT#TILBUD Byrå Renhold Nedvask Søndag Sanitær Matte Sanitær TOTALT 841#544 Pr.#mnd. 69#880 Antall8mnd. 9 Totalt 628#920 Annet Nedvask,#vindusvask#etc. TOTALT 653#920

6 RENHOLDSPLAN OLAV KYRRES GATE 49 ROM NAVN AREAL RENHOLD TILSYN ETASJE 1 Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot 101 Vaktkontor 14,1 T S Saferom 10,5 T S Sprinkelrom 3, Hovedinngang 46,1 T O T F L S 6 M Garderobe 29,1 T O T F L S 6 M Grøndahls 110,4 M T O T F L S Inngang, Håkonsgaten 22,1 T L 2 S WC, Herrer 20,9 M T O T F L S WC, Damer 24,6 M T O T F L S Heis 4,5 T O T F L S 6 M Teglverket, Sal 104,8 T O T F L S Teglverket, Bar 60,2 T O T F L S Teglverket, Scene 34,3 T F L S Teglverket, Baktrapp 7,6 0 M Teglverket, Teknisk 11,3 T 1 F Teglverket, Lysfilterlager 3, WC, Handicap 5,0 M T O T F L S Asylet, Tavlerom 8, Asylet, Kjølelager 5, Asylet, Vaskerom 7,6 S Asylet, Dusj 2,6 S Asylet, Personaltoalett 2,0 F S Asylet, Personalgarderobe 3,8 F S Asylet, Sluse 4,9 S Asylet, Fyrrom 9, Asylet, Gang 16,7 S Tankrom 10, Teknisk Rom 65, Tivoli, Sluse 7,5 T O T F L S 6 M Tivoli, Lobby 48,1 M T O T F L S Tivoli, Sal 138,8 M T O T F L S Tivoli, Nødutgang 5,6 S Tivoli, Backstage 16,4 T T Tivoli, Teknisk 16,0 0 T Tivoli, Kraftlager 12, Tivoli, Verksted 11, Tivoli, Sjakt 4, TOTALT 911, av 3

7 RENHOLDSPLAN OLAV KYRRES GATE 49 ROM NAVN AREAL RENHOLD TILSYN ETASJE M Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot ME1 Teglverket, Mezzanin 75,1 T O T F L S 6 0 ME3 Eldorado, Inngangsparti 24,0 M T O T F L S 7 0 ME4 WC, Herrer 17,5 M T O T F L S 7 0 ME5 WC, Damer 16,0 M T O T F L S 7 0 ME6 Eldorado, Sluse 7,5 M T O T F L S 7 0 ME7 Eldorado, Sjakt 4,0 0 0 ME8 Eldorado 88,3 M T O T F L S 7 0 ME9 Eldorado, Bar 6,5 O T F L S 5 0 ME10 Eldorado, Barlager 9,5 O T F L S 5 0 ME11 Eldorado, Nødutgang 7,5 O T F L S 5 0 ME12 Eldorado, Maskinrom 17,5 O T F L S 5 0 ME ME14 Eldorado, Balkonger 49,9 M T O T F L S 7 0 ME15 Heismaskinrom 7, TOTALT 330, ROM NAVN AREAL RENHOLD TILSYN ETASJE 2 Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot 201 Stjernesalen 1 121,9 M T O T F L S Stjernesalen 2 54,3 M T O T F L S Resepsjon 15,8 M T O T F L S Kontor, Kjøkkensjef 16,3 M T Pauserom 14,6 M T Kontor, Adm. leder 17,1 M T Maos Lille Røde 48,1 O T F L S 5 T Speilsalen 87,5 O T F L S 5 T Speilsalen, Sidelager 1, Kjøkken 12,2 M T O T F L S Kjøkken, Oppvask 13,3 M T O T F L S Kjøkken, Tørrvarelager 4, Heis Lobby 137,4 M T O T F L S Baktrapp 16,1 S Speilsalen, Gang 4,4 S Speilsalen, Barlager 3, Driftslager 15, Varelager 17, WC, Handicap 7,0 M T O T F L S Maos/Speil, Gang utenfor 15,6 M T O T F L S WC, Gang 9,9 M T O T F L S WC, Damer 16,4 M T O T F L S WC, Herrer 13,1 M T O T F L S Trappehus 34,2 M T O T F L S Sluse 2, TOTALT 699, av 3

8 RENHOLDSPLAN OLAV KYRRES GATE 49 ROM NAVN AREAL RENHOLD TILSYN ETASJE 3 Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot 301 Støy 48,6 F L S 3 T Lager, Kraft 5, Lager, Kraft 5, Stillhet 45,0 O T F L S 5 T Stillhet/Støy, Gang 4,8 O T F L S 5 T Halvtimen 24,0 T O T F L S 6 M Troférommet 15,6 M F Storelogen, Lobby 56,3 O T F L S 5 T Trapp, 4. etg. 1,7 S Storelogen 154,3 O T F L S 5 T Heis Storelogen, Siderom V 6, Baktrapp 16,1 S Storelogen, Sluse 2,7 S Terrasse 26, Lager 3, Lager 3, Storelogen, Siderom H 9, Trapp, Teknisk 4, Trappehus 34,6 M T O T F L S WC, Handicap 5,1 M T O T F L S Teknisk rom 19, WC, Gang 7,0 T O T F L S 6 M Halvtimen, Lobby 112,7 T O T F L S 6 M WC, Damer 5,7 M T O T F L S WC, Herrer 5,5 M T O T F L S Baktrapp, Sluse 11,3 S TOTALT 635, ROM NAVN AREAL RENHOLD TILSYN ETASJE 4 Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot 401 Regirom, BSTV 14,6 S Trapp 3, TOTALT 18, ROM NAVN AREAL RENHOLD TILSYN TOTALT Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot 118 Hele huset ROM NAVN AREAL RENHOLD TILSYN TOTALT Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Tot 118 Areal pr. ukedag av 3

9 ENDRING AV E-POSTSYSTEM SAKSPAPIR Innledning Dagens epostløsning er ikke tilfredsstillende og bør byttes med en nettbasert løsning som tilbyr Kvarteret moderne epostbehandling, bedre mobil synkronisering og gode samarbeidsverktøy. Under følger en rask gjennomgang over dagens løsning og skissering av anbefalt løsning. Status p.d.d. Kvarteret drifter i dag sin egen server for epost. Eksisterende og gamle Kvarteretmedarbeidere får tilgang til sin epost via enten 1) nettgrensesnitt 2) oppkobling til sin egen epostklient eller 3) videresending til annen epostkonto. Pr. dags dato er det ikke rutine for at samtlige nye frivillige får en kvarteret-epost. Dette er ikke gunstig for alumni samt de frivilliges forhold til Kvarteret. I tillegg må nye epostadresser opprettes av E-Tjenesten. Det har vist seg at tiden det kan ta å opprette en epost er meget varierende. Dette er selvsagt knyttet til den til enhver tid gjeldende arbeidskapasitet til E-Tjenesten, men henger også sammen med den noe komplekse prosessen som må gjennomføres for opprettelse av epost via dagens system. Samtidig har E-Tjenesten siden vår 2009 arbeidet for å gå over til en forbedret struktur for Kvarterets eksisterende og nye epostadresser. Dette arbeidet har hatt usedvanlig treg progresjon og er p.d.d. ennå ikke ferdigstilt. Dagens tilstand er dessverre slik at majoriteten av de frivillige ikke har kvarteretepost. Av de som har kvarteret-epost velger majoriteten å koble den opp mot lokal epostklient eller videresende til andre løsninger som for eksempel Gmail eller Hotmail da Kvarterets nettbaserte løsning er betydelig dårligere enn de løsningene som de frivillige er vant med. Dermed ser vi at dagens løsning ikke er tilfredsstillende da: 1) Endring i epoststrukturen er fortsatt ikke gjennomført 2) Majoriteten ikke har epostkonto 3) Det er en kronglete prosess å opprette epostadresser, videresendinger og epostlister. 4) Majoriteten av de som har kvarteret-epost velger vekk Kvarterets nettgrensesnitt da de heller velger andre løsninger for epost og dermed kun videresender kvarteret-eposten til annen tilbyder. I tillegg mangler Kvarterets løsning grunnleggende funksjonalitet som bl.a. god synkroniseringsmulighet med mobile enheter, kalenderfunksjoner og samarbeidsverktøy. Det har kommet flere tilbakemeldinger om at dagens løsning ikke fyller organisasjonens behov. Bl.a. hadde Rettsting for høst 2011 følgende avsnitt i sitt referat: 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no

10 Det ble også snakket om at systemet vårt for epost (kvarteret eposten) ikke har fungert tilfredsstillende, og at et alternativ kan være å benytte student-epost i stedet. Det har også kommet ønske fra Skjenkegruppen om en egen personalepost som kan styres av samtlige personalansvarlige samtidig. Denne funksjonaliteten eksisterer i nettbaserte løsninger, men i.flg. E-Tjenesten (i tilbakemelding til Skjenkegruppen) ikke i dagens løsning da man vil bli tvunget til å benytte Kvarterets eget nettgrensesnitt (noe skjenkegruppen ikke ønsker). Konklusjonene er at dagens løsning ikke er tilpasset dagens behov og bør byttes ut. Løsninger Det finnes hovedsakelig 2 løsninger: 1) Oppdatere eksisterende intern løsning 2) Bytte til ekstern løsning Alternativ 1 ser jeg personlig som lite gunstig da våre frivillige uansett er vant til løsninger som gmail og hotmail og dermed vil fortsette å videresende til disse med mer vår løsning kan matche disse. Vi vil ikke, men våre økonomiske rammer, kunne finne gratis eller billige nok systemer som vil kunne være noe annet enn kontinuerlig 5 år etter for eksempel gmail og hotmail. Det finnes såkalte groupware-løsninger som også inkluderer noe samarbeidsverktøy og utvidede muligheter, men disse vil kreve ytterligere vedlikehold og drift fra E-Tjenesten. Det er også tilfelle at det ble forsøkt tatt i bruk et slikt system (egroupware) i årene før Kvarteret stengte for ombygging, men dette ble ikke en suksess nettopp fordi det ikke kunne matche de løsningene de frivillige allerede var vant med og benyttet. Av alternativ 2 finnes det i hovedsak 2 større aktører som kan tilby løsninger som dekker de behov organisasjonen har og som samtidig er på et slikt nivå av de frivillige allerede er kjent med løsningene og grensesnittet. Dette er Google Apps og Microsoft 365. Begge disse har gratisløsninger som Kvarteret kan benytte seg av. Når jeg videre tar utgangspunkt i Google Apps er dette av 3 hovedgrunner. 1) Google er den tilbyderen jeg mistenker at flest av våre frivillige allerede benytter og kjenner. Læringskurven og terskel for bruk vil dermed være lav. Samtidig vil man kunne benytte løsningen til å samarbeide med frivillige som fortsatt ønsker å videresende til egen gmail. 2) Jeg har personlig erfaring med Microsoft 365 via min tidligere skole i Sverige. De byttet til denne løsningen i løpet av sommer 2011 og etter å ha testet ut mulighetene og funksjonene er min konklusjon at Google gjør de bedre. 3) Bergen Kunsthall har nettopp gjennomført overgang til Google Apps. Det er derfor mulighet å få innspill og erfaringer derfra. Google Apps har samtlige av funksjonene og tjenestene som normal gmail-konto har; epost (25 GB pr. epost), kalender og dokumenter. I tillegg har den mulighet for mer avansert e grupper (tenk Kvarterets maillister med flere muligheter) og sider (som gjør at man kan opprette enkle småsider for ymse formål internt). Dette vil bidra til at organisasjonen enklere kan samarbeide med prosjekter og lignende og at flere forhåpentligvis vil benytte sin kvarteret-epost som en mer primær epostkonto. I tillegg styres hele systemet fra et sentralisert grensesnitt som gjør det enkelt å administrere nye og gamle epostadresser. Det er også en mengde muligheter for integrering mot andre nettstandarder som for eksempel enhetlig login mot andre nettsider som våre egne interne systemer. E-Tjenesten kan derfor bruke sin tid på utvikle integrerte løsninger basert på oppdaterte nettstandarder i stedet for å kjempe 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no

11 mot gamle løsninger. Dette ha den positive effekten å gi medlemmer av E-Tjenesten mer relevant kunnskap og erfaring ovenfor potensielle arbeidsgivere. En ekstrabonus vil også være at Kvarteret ikke trenger å påkoste investeringer i maskinvare for epostserver. Konklusjonen er derfor at organisasjonens behov for epostløsning vil være best dekket av å gå over til tjeneste fra Google Apps. Hvordan Mekanismene for å flytte Kvarterets epostløsning til Google Apps er relativt enkelt. Den mest komplekse prosessen vil være å sikre at ny epoststruktur er satt før overgangen. Prosessen er grovt som følger: 1) Ferdigstille epoststruktur 2) Opprette brukere og grupper i Google Apps basert på struktur a. Kan sette opp nye kontoer med alias til tidligere adresser hvis ønskelig 3) Flytte server fra nåværende til Google Apps a. Opprette kun lesetilgang til gamle serveren under flytteperioden. 4) Flytte all epost fra eksisterende server til Google Apps 5) Sjekke evt. feil, korrigere disse og gjøre siste finpuss 6) Starte bruk av Google Apps Punkt 2-5 kan gjøres over en helg gitt tilgjengelig maskinkraft for overføring av epost. Det er viktig at brukere blir informert på forhånd om hva som skal skje og når det skjer. Potensielt kan dette gjennomføres i forkant av juleferie eller i starten av januar. Dagens mailstruktur har i essens tre elementer: 1) Personlige eposter (navn@kvarteret.no) 2) Videresendte eposter (verv@kvarteret.no) 3) Epostlister (liste@kvarteret.no) Forslag til struktur via Google Apps er lik, men der 2 kun er et videresendingsalias foreslår jeg at 2 blir en individuell epostkonto. Dette vil medføre at nye i sitt verv kun overtar (og bytter) passord fra tidligere innehaver av vervet. Alle dokumenter, kalenderoppføringer og eposthistorikk vil dermed være tilgjengelig noe som potensielt kan gjøre kunnskapsoverføring enklere. I tillegg vil den enkelte ha sin private kvarteret-epost. Ved styreverv kan den også velge å delegere sin styreepost til sin private kvarteret-epost eller videresende til kvarteret-epost eller annen privat epost. Uansett vil kopi av korrespondanse kunne lagres i verv-epost for fremtidige innehavere av vervet. Eksempel: Ola Nordmann er leder av infoetaten. - Hans private kvarteret-epost er ola.nordmann@kvarteret.no - Han har kontroll over info.leder@kvarteret.no (som han har delegert til sin private kvarteret-epost) - info.leder@kvarteret.no er medlem av gruppen info.styret@kvartere.no, info.aktive@kvarteret.no, info.alle@kvarteret.no og andre relevante maillister for info. - Info.styret@kvarteret.no er medlem av gruppen glem@kvarteret.no. Slik fortsetter det med samme struktur gjennom arbeidsgruppene Bergen E-post kontakt@kvarteret.no

12 Når brukere skal opprettes i Google Apps trenger vi kun en liste over eksisterende epostadresser og laste de opp til Google Apps. Grupper oppretter man manuelt slik at det blir best tilpasset vårt behov. Server for epost endres enkelt via såkalt MX-registrering. Dette er en enkel redigeringsjobb. Samme med å sette kun lesetilgang til gamle server under oveføringsfasen. Flyttingen vil kunne ta en del timer avhengig av hvor mye epost vi har på våre servere og hvor mange maskiner som er tilgjengelig for overføringen. Her har Google utviklet et eget program som gjør dette automatisk. Det eneste vi trenger er å opprette en fil med brukernavn og passord til alle kontoene på vår server og tilsvarende brukernavn hos Google Apps. Drift En fordel med et slikt system er at ansvar for opprettelse av epostkontoer og drift av de viktigeste epostlistene (glem, arg, dorg, aktive, alle) kan administreres utenfor E- Tjenesten. Noe som vil frigjøre disse til å gjøre mer viktig arbeid. Den enkelte bruker kan enkelt administrere sin egen epostkonto med videresendinger, delegeringer, medlemskap i grupper og lignende. Enkeltbrukere vil også kunne opprette egne grupper for midlertidige hendelse. For eksempel kunne prosjektet pimpmy-brønn lagd egen pimp@kvarteret.no-gruppe hvor dugnadstimer, innspill til dekor etc kunne forekommet. Ansvar for opprettelse av epost-kontoer etter hvert som det kommer nye frivillige foreslås plassert hos administrasjonsgruppen til PG. Opprettelse av kontoer er en enkel og intuitiv ting i kontrollpanelet. PG vil også ha ansvar for drift av de kritiske listene alle@kvarteret.no og aktive@kvarteret.no. Dette medfører å fjerne ikke-aktive og legge til nye frivillige fra aktiv@kvarteret.no. Det finnes en enkel funksjon i Google Apps som automatisk legger til alle epostadresser til en alle@kvarteret.no-adresse. E-Tjenestens ansvar vil dermed flyttes fra opprettelse av kontoer og videresendinger til overordnet drift av systemet og utvikling av løsninger som kan integreres med de opprettede kontoene. For eksempel kan Kvarterets interne systemer (wiki, persdb, offentlige filer etc) kunne integreres slik at man benytter samme innlogging som på Google Apps. Dette vil som nevnt ovenfor gi medlemmer av E-Tjenesten en mer relevant erfaring ovenfor potensielle arbeidsgivere enn drift av egen mailserver. Annet En ofte fremstilt negativ side ved en overgang til ekstern tilbyder er at man gir fra seg sin data til en 3. part. Dette vil også kunne være et argument med en slik løsning. Det er viktig å ha med denne vinklingen i en evt. avgjørelse, men det er også viktig å være klar over at det er mulig å få ut all data som man putter inn hos Google Apps. Det vil også være mulig å ta regelmessig lokal sikkerhetskopi av alle kontoer. I tillegg er det tilfelle at flere større institusjoner og bedrifter har flyttet sine løsninger over til Google Apps. Disse har større sikkerhetsmessige utfordringer enn det Kvarteret har. Vi må være bevisste på at frivillig engasjement og antall medlemmer i våre frivillige grupper har sine oppturer og nedturer. Da epost er kritisk for informasjonsflyt og korrespondanse internt er det derfor en større risiko å være avhengig av en gruppe frivillige mennesker enn et større eksternt apparat som Google. Prosess Videre prosess er å gi E-Tjenesten mulighet for å komme med innspill til prosessen før Kvast tar en endelig avgjørelse på tiltak Bergen E-post kontakt@kvarteret.no

13 INTERNNOTAT Fra Anders Endresen Til Kvarterstyret 12.desember.2011 AD: Prisdifferensiering Etter forespørsel på KvaStmøte følger beslutningsrelevant informasjon angående prisdifferensiering på Det Akademiske Kvarter. Dataene baserer seg på tall hentet etter beste evne fra KDR for områdene Stjernesalen, Teglverket og Grøndahls. Saken inneholder ingen informasjon angående differensiering hos nærliggende konkurrenter. Det kan nevnes at pristestene til BT og Studvest ikke tar med tidsdifferensierte priser (og ikke Kvarteret i det hele tatt på de testene jeg fant). Det ble diskutert å holde en tidsmessig prisdifferensiering på lørdager for å øke baromsetningen tidlig på kvelden. P.d.d. har vi et dekningsbidrag på kr 9.4 per solgte internøl, 17.4 per student og 24.6 pr ekstern (ikke medregnet markedsstøtte). Salg%på%lørdager% Gjennomsni3% 500" 400" 300" 200" 100" 0" 16" 17" 18" 19" 20" 21" 22" 23" 24,,>" Salg" Ved å bruke gjennomsnittstall fra KDR kan en regne seg frem til at en mellom 19 og 22 på lørdager selger 79 øl, hvor 50% er student og 17% er ekstern. Ved å dumpe prisen til intern, vil en tape 520 kr i profitt ( ). Det vil si at en må selge 56 flere enheter i tidsrommet for at prisdumpingen skal være lønnsom. Det bør også legges vekt på at en forhåpentligvis vil øke salget hele kvelden i tillegg til å skape en resturanteffekt Bergen E-post kontakt@kvarteret.no

14 Salg%pr.ukedag% 16/8%>%1/12% Enheter% 8000" 7000" 6000" 5000" 4000" 3000" 2000" 1000" 0" Mandag" Tirsdag" Onsdag" Torsdag" Fredag" Lørdag" Ekstern" 285" 487" 493" 973" 3685" 3212" Student" 1242" 3591" 3199" 4709" 7469" 6221" Intern" 1613" 2564" 1781" 3654" 4252" 3721" Tallene fra KDR viser at en har solgt flere enheter Hansa på fredager enn lørdager. Dette er urovekkende tall som også bør ha en betydning for beslutninger om potensielle tiltak. En ser at studentølen hovedsaklig dominerer, men på lørdager er ekstern og intern nærmest likestilte " 10000" 8000" 16/08%>%01.12% Enheter% 6000" 4000" 2000" 0" 16" 17" 18" 19" 20" 21" 22" 23" 24,,>" Ekstern" 83" 129" 264" 303" 493" 627" 1369" 2119" 3540" Student" 284" 446" 993" 1425" 2125" 2669" 3412" 4293" 10392" Intern" 269" 278" 581" 969" 1622" 2101" 2650" 3017" 5920" Kurvene som illustrerer antall enheter pr. time viser en jevn vekst fra kl og utover for interne og studenter. En kan derimot lese at eksterne har en tendens til å komme merkant senere på kvelden Bergen E-post