Av THORE G. ANDRESEN og ERIK ANDERSEN

Transkript

1 tester Regnskapsprogrammer Vi har testet 11 regnskapsprogrammer for smb-markedet: Få kontroll på økonomien I dag leveres de fleste nye pc-er med Windows Vista dersom du ikke ber om noe annet. Dette trenger ikke å være noen velsignelse hvis du ønsker å kjøre gamle programmer. I årets store test av rimelige regnskaps- og fakturasystemer for små virksomheter, har vi valgt å kjøre programmene under Windows Vista. Av THORE G. ANDRESEN og ERIK ANDERSEN M ange små virksomheter føler at de ikke har tid til å føre regnskapet selv, eller de er redde for å ikke få det til. Bokføring er ingen heksekunst, men det krever disiplin og nøyaktighet. Har du ingen kunnskaper i dag, kan du lese deg til det grunnleggende på egenhånd eller ta et kurs. Har du vedlikeholdsavtale med brukerstøtte, kan programvareleverandøren hjelpe deg. Mange regnskapsførere er også interessert i å bidra med konsulenttjenester hvis det stopper opp. Et medlemskap i Skattebetalerforeningen kan også være godt å ha. Noen velger kun å fakturere selv, og la en regnskapsfører ta seg av resten. Andre gjør alt selv, til og med oppgavene til likningskontoret. Mange av programmene i denne testen inkluderer næringsoppgaver for selvstendig næringsdrivende og ansvarlige selskaper. Fordelen med å føre regnskapet selv er at du får mye bedre kontroll over og forståelse for virksomheten din. Kanskje kan du se ting som du burde gjøre annerledes for å få bedriften til å gå enda bedre, eller du kan redusere for høye kostnader hvis det kommer dårligere tider. I tillegg kan du spare noen kroner som ellers hadde gått til regnskapsføreren. Hvis du etter å ha tenkt deg nøye om, finner ut at du har tid og mulighet til å føre ditt eget regnskap, er dette testen for deg. Dagens programmer hjelper deg langt på vei med bokføringen ved bruk av ulike former for regler, maler og oppslagsfunksjoner. Bruk av disse kan medføre at du må organisere bilagene dine på en bestemt måte, for eksempel ved å gruppere dem i leverandørfakturaer, andre inngående fakturaer, bankbilag, etc. 64 PC WORLD NORGE NR Dette er ofte nødvendig for at systemet skal kunne pare en ut- eller innbetaling med den tilhørende fakturaen. Bilagsorganiseringen vil avhenge både av programmet og virksomheten din. Vedlikehold og vekstmuligheter De fleste programmene i denne testen har obligatoriske vedlikeholdsavtaler. Disse koster noen kroner hvert år, men sørger for at du også i fremtiden vil ha et system som er i henhold til gjeldende regler. Produsentene trenger disse pengene for å overleve og videreutvikle systemene sine. Ofte får du brukerstøtte inkludert i prisen. Etableringsprisene har en tendens til å bli lavere for hvert eneste år vi tester, mens vedlikeholdet øker marginalt. Tror du at virksomheten din kommer til å vokse i fremtiden? Da bør du undersøke hvilke muligheter systemet har for å takle videre ekspansjon. Mange av leverandørene kan tilby systemer der du bare trenger en ny lisensnøkkel for å få tilgang til ny funksjonalitet. Det sparer deg for mye installerings- og konverteringsjobb. Det er dog ikke noe poeng å kjøpe mer funksjonalitet enn det du har bruk for i løpet av de nærmeste årene. Prøv før du kjøper Alle leverandørene tillater deg å prøve systemene sine før du bestemmer deg. Du gjør lurt i å bruke litt tid på å sette deg inn i et par systemer før du foretar ditt endelige valg. I denne testen er det to typer systemer: De som kjører på din pc og de som er internett-baserte. I fjor testet vi også noen ASP-løsninger (fjerndrift

2 tester Slik har vi testet n Selv forholdsvis enkle regnskapsprogrammer er det i praksis umulig å teste på en måte som fanger opp alle problemstillinger. Mange av programmene har et svært omfattende utvalg av funksjoner, som det ville ta lang tid å prøve ut. Selv i et svært begrenset program, ville det bli alt for tidkrevende å bokføre og foreta en årsavslutning av et komplett regnskap til testformål. Forfatterne har mange års erfaring fra regnskapsarbeid i små aksjeselskaper, enkeltmannsforetak og foreninger, samt fra programutvikling og sammenlignende testing av programvare. Basert på vår faglige bakgrunn, har vi utført en grundig gjennomgang av alle programmer, med full installasjon og utprøving av viktige funksjoner og egenskaper. Underveis i arbeidet har vi lagt vekt på å vurdere programmene i forhold til de egenskapene vi tror er viktigst nettopp for små virksomheter som selv ønsker å ta seg av regnskapet, men der den ansvarlige ofte ikke har utdanning på området. I hovedartikkelen beskrives en del momenter vi mener det er viktig å sjekke. I tabellen finner du dessuten en oversikt over ene våre «Utgangs(fra 0 til 10) på de punktet for enkelte områdene og hvordan vi har vår test var dem. Her å se på pro- vektet kan du selvfølgegrammer lig velge å vekte annerledes selv. Vi som tar seg er to personer som av grunnhar samarbeidet om testen denne leggende gangen, og det regnskap og medfører at vi har diskutert oss frem faktura» til ene. Når det gjelder en for pris, har vi sett på hva systemet kommer til å koste i løpet av en 3-års periode, samtidig som vi har tatt litt høyde for funksjonaliteten. Utgangspunktet for vår test var å se på programmer som tar seg av grunnleggende regnskap og faktura. Mange programmer har også funksjoner som lønn, timeregistrering, kundeoppfølging, nettsted, nettbutikk og annet, enten innebygd i programmet eller som tilleggsmuligheter. Slike moduler er ikke testet. Som vanlig har vi stilt krav om at programvaren leveres til oss i full versjon og på samme måte som til vanlige kunder. Alle programmene er testet på en nyinstallert pc med 2,4 GHz Core2Duo prosessor og 1 GB minne. Som operativsystem brukte vi Windows Vista Ultimate Edition. Internettforbindelsen er 6 Mbps ADSL. PC WORLD NORGE NR

3 R e g n s k a p s p r o g r a m m e r «Etableringsprisene har en tendens til å bli lavere for hvert eneste år vi tester, mens vedlikeholdet øker marginalt» av applikasjonen), men disse ble forholdsvis dyre i forhold til om de samme programmene kjører på din egen pc. Fordelen med de internett-baserte systemene er at du har tilgang til dem alle steder der du har tilgang til internett. I tillegg slipper du å tenke på installasjon og sikkerhetskopiering. De kan også være operativsystemuavhengige, men dette må sjekkes i hvert enkelt tilfelle. Ulempen er at det er lettere for andre å få tak i dine data, selv om sannsynligheten er relativt liten for at det skal skje. Har du programmet på din egen pc, må du selv stå for installasjon, sikkerhetskopiering og sikring av selve pc-en mot tyveri, brann, etc. Testens målgruppe Vi har vurdert hvor lett det er å komme i gang med fakturering og bokføring uten å grave seg for dypt ned i dokumentasjonen. Litt graving har det dog blitt da de fleste systemene har sine egne sære løsninger på hvilke taster som skal brukes til hvilke funksjoner. Skal du trykke ned-piltast, enter eller kanskje F9 for å slå opp i kontoplanen? En standard her hadde vært fint, men heldigvis har nesten alle leverandørene i dag laget oppstartsveiledninger som hjelper deg gjennom de første bilagene, og mange har felttips eller lignende som forteller deg hvilke hurtigtaster som gjelder for feltet du står i. Etter hvert har du kontoplanen i hodet, og da går det ofte raskere å bruke det numeriske tastaturet. Vi har satt som krav at programmene også skal kunne brukes til fakturering. Noen ganger er det mulig å kjøpe faktura- og regnskapsmodulene hver for seg, men prisen vi oppgir er for begge deler. Vi har sett på prosessen fra opprettelse av vare og kunde til generering av ordre og faktura. Det er som regel ganske enkelt å lage en faktura. Programmene har dog forskjellig tilleggsfunksjonalitet som for eksempel lagerstyring, mulighet for samlefaktura, purring, og så videre. Her må du selv tenke gjennom hvilke funksjoner som er viktige for din bedrift. Har du bare noen få kunder som du kjenner godt, trenger du kanskje ikke purremodul. Telefonen fungerer da ofte bedre hvis en faktura er ubetalt. Ditt valg I rammen «Vårt valg» på slutten av testen finner du bokstavelig talt vårt valg. Vår test kan bare gi deg en pekepinn om programmenes svake og sterke sider og du må selv avgjøre hva som er viktig for din virksomhet. Mange av systemene inneholder funksjonalitet som ligger langt utenfor rammene av denne testen, men som kan være nettopp det du trenger. Du bør også tenke på hvilke behov du kan komme til å få i den nærmeste fremtid, da det kan være tidkrevende og kostbart å bytte system senere. Kompatibilitet med Windows Vista Hva er det egentlig som kreves av et regnskapssystem for at det skal fungere godt under Vista? n Microsoft har egne godkjenningsordninger for programleverandørene, men det er foreløpig bare Mamut-produktene som ser ut til å følge det sporet. Windows Vista er en stor oppdatering av Windows, men for applikasjoner av denne typen er det ikke så mye som skal til for å få det til å gå. Så lenge de ikke integrerer seg for dypt med Windows, blir det sjelden problemer. I løpet av testen oppdaget vi to områder som kan skape problemer. Det første og viktigste av dem gjelder databasen som benyttes. Gratisutgaven av SQL Server er en populær database, men gode gamle Microsoft SQL Desktop Engine (MSDE) som er gratisutgaven av SQL Server 2000, er ikke støttet av Vista. Det skyldes først og fremst den forbedrede sikkerheten i Vista samt at Microsoft nok foretrekker at flest mulig oppgraderer til SQL Express som er gratisutgaven av SQL Server Vi mener at det er på høy tid å ta i bruk denne versjonen. Neste sommer kommer nemlig SQL Server 2008, og det spørs om det kommer noen sikkerhetsoppdateringer til MSDE etter den. Alle programmene med integrert database fungerte utmerket. Det første programmet uten integrert database som vi installerte, var Uni Økonomi som la inn MSDE. Vi hadde på forhånd blitt tipset om at User Account Control (UAC) måtte slås av for at MSDE skulle virke. Det stemte og Uni Økonomi fungerte uten problemer. Litt senere gikk vi i gang med Visma Avendo som hadde tatt i bruk SQL Express. Også her fungerte det utmerket etter at SQL Express hadde lagt seg inn og oppgradert MSDE. Både Uni Økonomi og Visma Avendo fungerte fint samtidig på samme pc. Så kom vi til Duett. Selv om Duett er forberedt for SQL Express, er det MSDE som automatisk blir installert sammen med programmet. Det går altså fint å installere SQL Express oppå MSDE, men naturligvis ikke omvendt. Installasjonen av Duett krasjet spektakulært med en rekke feilmeldinger. Likevel fungerte både Duett og Uni Økonomi etterpå. Det gjorde ikke Visma Avendo. Selv om vi forsøkte å installere SQL Express en gang til og avinstallere og reinstallere Visma Avendo, endte vi opp med å teste Visma på en annen Vista-pc. Lærdommen er at vi alltid må installere det nyeste til slutt. Vi regner med at alle tre ville ha fungert sammen om Visma hadde blitt installert sist. Det andre problemet er den forbedrede sikkerheten i Vista. Med User Account Control (UAC) får du en rekke spørsmål når du skal utføre endringer i systemet, som for eksempel installere et program eller en database. Merkelig nok er Vista strengere på en del ting når du slår av UAC enn ellers. Vi oppdaget at AlphaReg ikke fant en ActiveX-komponent som var nødvendig for bruken av programmet. TDBG6.ocx ble korrekt installert i \Windows\ System32-katalogen, men AlphaReg fant ikke filen når den skulle starte. TDBG6.ocx er en gammel komponent på alder med MSDE og er naturligvis ikke signert eller tilpasset Vista. Løsningen var å slå på UAC igjen og da fungerte alt som det skulle. En mindre kritisk, men likevel viktig del av Vindows Vista er det nye grafiske brukergrensesnittet. Enten du bruker Aero eller ikke, vil programmene se annerledes ut enn under Windows XP. Rammer, knapper, skrifter og avstander er forskjellig. Programmer som tidligere hadde problemer hvis Windows XP benyttet store systemfonter, vil garantert få problemer i Vista. Hvis elementene på skjermbildet plasseres for tett eller knappene lages for små, vil det helt sikkert bli forskyvninger i Vista. Enten vil elementene overskrive hverandre eller beskjære teksten. Heldigvis fant vi ingen slike problemer med programmene i testen. Det siste er størrelsen og fargedybden på ikonene. Et ikon laget for Windows XP blir både grovkornet og blast ved siden av de nye lekre ikonene i Vista. Det hjelper deg kanskje ikke å registrere bilag raskere, men her har samtlige leverandører en jobb å gjøre. 66 P C W O R L D N O R G E N R

4 24SevenOffice Start+ Lisens pr. år: kr (2 235 inkl mva.)(obligatorisk) Karakter 5,8 Pluss: Gjennomarbeidet web-løsning, mye funksjonalitet, bra bokføringsmaler, god integrasjon mot BBS, drill-down på rapportene Minus: Krever Internet Explorer, maks 500 bilag pr. år, dårlig innebygget hjelp 24SevenOffice Start+ leveres av 24SevenOffice Ltd, og består av moduler for regnskap, ordre/faktura, og CRM Light. Vi har sett på de to første modulene i denne testen. Da dette er en ren nettjeneste, må du gjøre enkelte sikkerhetsinnstillinger i nettleseren din og akseptere noen ActiveX-kontroller før du kan ta systemet i bruk. De er overkommelige hvis ikke brannmuren på jobben er alt for streng. Det kan derfor være lurt å gjøre dette i et trygt og kontrollerbart miljø før du tar med deg pcen til nærmeste gatekjøkken med Wi-Fi for å bokføre litt. I likhet med alle andre webapplikasjoner er det enkelte ting som programleverandøren ikke kan kontrollere. Det er fort gjort å lukke vinduer og å hoppe ut av det du driver med uten å lagre. 24SevenOffice er et omfattende system som det tar litt tid å bli kjent med. Det er derfor lurt å lese dokumentasjonen grundig før du går i gang. En liten detalj som at varegrupper må opprettes før du kan registrere varer, kan fort medføre ekstraarbeide. Selv om du kan opprette både kunder og varer fra ordrebildet, får du ikke registrert en eneste vare før du har minst en varegruppe. Når varegruppen er registrert, må du begynne på nytt med varen da den ikke kan lagres før du har valgt en varegruppe. Vi hadde foretrukket å få beskjed om dette på vei inn i varebildet. KID-systemet i 24SevenOffice er fleksibelt og du kan selv bestemme lengden på nummeret. Meget nettbankvennlig. Fordelen med en nettbasert applikasjon er at nettleseren styrer om vinduene skal vises som faner eller separate vinduer. Med separate vinduer kan du virkelig spre dem ut på en eller flere store skjermer. Regnskapsmodulen i Start+ er begrenset til 500 bilag per år. Dette er ikke så veldig mye, men holder for de minste virksomhetene. Du finner heller ikke avdeling/prosjekt i denne versjonen. Det er dog mulig å oppgradere til Premium når behovet melder seg (se egen omtale). Etter at du har logget deg inn, får du tilgang til mange menyer. En styrke hos 24SevenOffice er muligheten for å lage bokføringsregler. Her kan du sette opp automatiske koblinger mellom hovedbokskonti og reskontroen, for eksempel slik at hvis du velger regelen «Leie Bilagsarten «Leie av lokaler» kommer automatisk opp med kostnadskonto 6300 og leverandørkonto av lokaler», så blir det automatisk postert på hovedbokskontoen for «Leie av lokaler» og leverandørreskontroen til utleier. Vi merket oss at det var blitt litt mer hjelpetekst i bildene siden i fjor, men dette er marginalt i forhold til den hjelpen vi finner i mange av de andre systemene vi har testet. Den elektroniske dokumentasjonen er dog ganske god og har en hierarkisk oppbygning som gjør den lette å søke i. Du kan ha dokumentasjonen i et eget vindu samtidig som du arbeider med applikasjonen. Bokføringen benytter seg av bunt-prinsippet. Det vil si at du grupperer bilagene i bunter før de bokføres. Så lenge bunten ikke er bokført, kan du endre på bilagene. Systemet har også en ganske fiks måte å periodisere kostnader på. Ved å angi første periode, antall perioder og en mellomregningskonto, vil det automatisk bli generert posteringer i de riktige periodene. Brukergrensesnittet var ganske raskt å arbeide med over vår internettlinje. Det brukes flere forskjellige teknikker for å gi en så god brukeropplevelse som mulig, blant annet Ajax, JavaScript, ActiveX, med mer. Dette gjør dog at systemet krever Internet Explorer for å fungere. Rapportene er greie og oversiktlige. Spesielt liker vi drilldown-funksjonaliteten som gjør at du kan dobbeltklikke på en konto i de spesfiserte rapportene og få se alle posteringene som er gjort på denne kontoen. Det er også mulig å eksportere rapportene til Excel for å arbeide videre med dem der. Prisen på programmet er kr 149 pr. måned. På årsbasis blir dette en del, men du må huske på at driftingen av programmet også er inkludert i denne prisen. Det er en CRM Light modul i Start+, og det er mulig å kjøpe Start pakken til kr 49 per måned per bruker i tillegg dersom det er flere som skal arbeide med kundedatabasen og lage ordrer. Regnskap er kun tilgjengelig i Start+. 24SevenOffice Premium Lisens pr. år: kr (7 500 inkl. mva.)(obligatorisk) Karakter 6,3 Pluss: Gjennomarbeidet web-løsning, mye funksjonalitet, bra bokføringsmaler, god integrasjon mot BBS Minus: Krever Internet Explorer, dårlig innebygget hjelp 24SevenOffice Premium er storebroren til Start+; se omtale over. I Premium er begrensningene i Start+ tatt bort, og du finner moduler for regnskap, ordre/faktura, CRM, kommunikasjon, planlegger, filer/dokumenter, publisering, prosjekt og bestilling. I Premium finner du både selskap, avdeling og prosjekt i regnskapet, du kan føre bilag i utenlandsk valuta og du kan skanne inn bilag direkte i regnskapssystemet. Dette gjøres ved at du først stempler bilagsnummer på bilagene, putter dem i skanneren og laster opp alle filene i regnskapssystemet. Programmet vil selv forsøke å gjenkjenne bilagsnummeret, beløpet, kontonummer det skal betales til, kreditor, osv. Du kan få opp bilaget på skjermen ved å klikke på posteringen ved kjøring av rapporter etc. Dette er utrolig nyttig når du skal forsøke å finne igjen bilag på et senere tidspunkt, for eksempel hvis revisor eller styret har noen spørsmål. Det har også blitt plass til en budsjettmodul. 24SevenOffice har en god integrasjon med BBS både når det gjelder direkte remittering P C W O R L D N O R G E N R

5 R e g n s k a p s p r o g r a m m e r (egiro) og OCR-innbetalinger. Sistnevnte går rett inn i systemet uten at du trenger å hente dem! De har også gode priser på bruk av denne integrasjonen. I tillegg har de avtale med Ergo Inkasso AS som gjør du at du enkelt kan oversende dårlige betalere med noen klikk fra purresystemet. Premium er veldig omfattende og det koster vesentlig mer enn Start+. Hvis du kun er ute etter regnskap og faktura blir Premium uforholdsmessig dyr, men har du bruk for de andre modulene kan prisen forsvares. Har du flere brukere som ikke har behov for å se på regnskapet, kan du gå til anskaffelse av rimeligere klienter avhengig av hvilken funksjonalitet de trenger. Agro Økonomi Karakter Pris: kr (3 875 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 900 (1 125 inkl. mva.) (obligatorisk, inkl. brukerstøtte) 7,0 Pluss: God innebygget hjelp, ekstra funksjonalitet for landbruket, fint innføringshefte Minus: Litt kjedelig brukergrensesnitt Agro Økonomi leveres av Agrodata as, og består av moduler for regnskap, faktura, budsjett, lønn, skatt og landbruk. Vi har sett på de to første. Agro Økonomi laster du selv ned fra produsentens nettsted. Installasjonen går relativt smertefritt, men snarveiene som ble laget på skrivebordet kom først opp med blanke ikoner og fant heller ikke programmet som skulle startes. Det løste seg riktignok greit ved å søke opp programfilene i c:\agro6\bin-katalogen. Programfilene er ikke signerte, så Vista protesterte ved første gangs oppstart. Ved påfølgende oppstart er problemet borte. Du finner enkelt frem til fakturamodulen som er en egen seksjon i funksjonslisten. Funksjonslisten er en hierarkisk meny som alltid vises til venstre i bildet. Når du legger inn en ordre kan du opprette nye kunder fortløpende med en kundeknapp direkte fra ordrebildet. Det samme ser ikke ut til å gjelde varer. Heldigvis gjør funksjonslisten det meget enkelt å hoppe mellom alle deler i programmet slik at dette er et mindre problem. Når du trykker på fakturaknappen, låses ordren og fakturaen blir opprettet. Senere kan du skrive ut fakturaen med standardblanketten fra samme bilde. I tillegg til varene kan du opprette inntil 99 standardtekster som tas med på fakturaen ved behov. Du kan naturligvis også skrive egen fritekst underveis. Agro Økonomi, som ser ut til å være utviklet i Borland Delphi, benytter en komponentpakke som heter Rave Reports. Det er et kraftig rapportsystem som lar deg skrive ut og selv redigere alle rapporter i systemet. Rave Reports er Agro kan kopiere kunde-/leverandørdata fra Foretaksregisteret. bare på engelsk, men egner seg uansett ikke for nybegynneren. I beste fall kan du ta en kopi av en systemrapport og justere den litt; for eksempel endre skrifttype og legge inn en firmalogo. Systemrapportene kan uansett ikke endres, så det er ingen risiko ved å eksperimentere litt. Hvis du ikke benytter standardblanketten, må du skrive ut fakturaene fra rapportbildet, men det går helt fint. OCR-støtten i Agro Økonomi har den fordelen at den nøyer seg med fakturanummeret pluss det obligatoriske kontrollsifferet. Fakturanummeret er uansett tilstrekkelig til å identifisere innbetalingen og alt annet er smør på flesk. Det betyr at du fint kan sende ut fakturaer med KID-nummer på 6-7 siffer avhengig av lengden på fakturanummeret. I tillegg slipper du å irritere kundene med unødvendig lange KID-nummer i nettbanken. Programmet er spesielt tilpasset landbruk, men det fungerer helt fint også for andre næringer. Du finner skatteskjemaer for en rekke primærnæringer i tillegg til de som gjelder for selvstendig næringsdrivende og ANS. Du kan føre inntil 4 regnskap og benytte både prosjekt og avdeling. I tillegg er det mulig å føre et internregnskap som viser den virkelige verdiskapningen i virksomheten din. Det har blitt mulig å sende sms til kunder og leverandører for kr 1 + mva per melding. Du kan også hente opplysninger om kunder/leverandører fra Enhetsregisteret. Har du behov for å slå opp i grunnboken, kan du få dette som en tilleggstjeneste. Det er mulig å benytte mvakoder med redusert fradragssats. Den innebygde hjelpen er bra, og i tillegg følger det med et par tynne hefter for å få deg i gang. Bilagsregistreringen var oversiktlig, selv om hurtigtastene føltes litt uvante. Men det er bare en tilvenningssak. Programmet har et litt «kjedelig» brukergrensesnitt, men det er funksjonelt. Innlegging av kunder og leverandører var veldig enkelt. Vi likte også godt den luftige og oversiktlige bokføringsspesifikasjonen. Her er det veldig enkelt å se hvordan mva blir postert på de enkelte bilagslinjene. Rapportene kan vises på skjermen før du skriver dem ut. Ajour Office Komplett Karakter 7,6 Pris: Gratis ved oppgradering av demo, ellers kr 995 (1 244 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 750 (938 inkl. mva.) (obligatorisk) Frivillig telefonstøtte pr. år: kr 900 (1 125 inkl. mva.) Pluss: Meget god innebygget hjelp, hyggelig pris Minus: Litt uoversiktlig hovedmeny Ajour Office Komplett leveres av Ajour Data, og består av moduler for regnskap, faktura, tilbud, ordre, varelager, CRM og elektronisk betalingsformidling. Du får 30 dager fri brukerstøtte pr. telefon fra mottak av programmet. Vedlikeholdsavtalen dekker fri brukerstøtte via e-post, og du kan også sende spørsmål til e-tjenesten «Spør vår regnskapsfører» dersom du har noen regnskapstekniske spørsmål. Hvis du laster ned en demo-versjon og bestemmer deg for å kjøpe i løpet av 5 dager fra 1. oppstart, slipper du å betale for programmet, men du må tegne vedlikeholdsavtale. Har du behov for klientversjon stiger prisen til kr 2 995, og en 2- bruker klientversjon koster hele Enbru- 68 P C W O R L D N O R G E N R

6 Oversikt over forretningstransaksjonstyper i Ajour Office. ker-versjonen gir mye for pengene. De øvrige må vurderes nøyere avhengig av dine behov. Alle brukere av Ajour Office får gratis etablering av lønnsprogrammet Ajour Hogia Lønn, men det påløper kr 750 pr. år i vedlikehold. Det er også tilbud om integrering av inkassotjenester. En annen nyttig tjeneste som gjelder alle, ikke bare Ajour-kunder, er 500 MB gratis online-backup. Ajour Office har testens nest raskeste installasjon. Egentlig ingenting å bemerke da installasjonen bare virket helt uten noen overraskelser. Den skriftlige dokumentasjonen består av et lite hefte på 77 sider som også kan skrives ut fra den medfølgende pdf-filen. Et veldig kortfattet skriv viser hvordan du kommer i gang. Den innebygde hjelpen er meget god. Der fant vi en del tips om bokføring og konteringsproblematikk. Ajour Office følger en transaksjon fra vugge til grav. Her starter du med et tilbud og ender opp med en ferdig bokført innbetaling. I mellomtiden har du vært innom tilbud, ordre, faktura og oppgjør. Kanskje med et avbrekk innom purremodulen. Heldigvis er det ikke nødvendig å ta hele veien da det går fint å hoppe inn underveis på både ordre og faktura. Programmet bærer preg av at det fokuserer på hele prosessen og retter seg spesielt mot netthandel. Det er ekstremt funksjonsrikt og ser ut til å tilfredsstille ethvert behov. Det er gode muligheter for rapportering på alle nivåer, og programmet holder også rede på respons på en rekke markedsføringsaktiviteter som ender eller ikke ender opp i et salg. For at du skal spare tid, finnes det en rekke koblinger til offentlige registre på nettet. For faktureringen er en av de mest praktiske, koblingen til Enhetsregisteret. Ved å taste inn enten firmanavn eller foretaksnummer, henter den frem resten av informasjonen om selskapet. Vi opplevde riktignok at den hadde problemer med å finne selskaper med &-tegn i selskapsnavnet. Hvis vi brukte foretaksnummeret, var det ingen problemer med å finne samme selskap. Noen selskaper som hadde mange mellomrom i adressefeltet, fikk problemer med påfølgende felter som postnummer og poststed, så her er det forbedringspotensial. For en mindre virksomhet er Ajour Offices styrke også dens svakhet. Det blir veldig mange steg og veldig mye informasjon og mange felter å forholde seg til. Hvis du selger til distributører, grossister, firmaer og sluttbrukere samtidig, er det nettopp dette du trenger. Andre kan nok klare seg med noe enklere på ordre- og faktureringssiden. Det er to måter å registrere bilag på: forretningstransaksjoner eller vanlig bilagsregistrering. Ved forretningstransaksjoner må du velge transaksjonstype og får opp et annet registreringsbilde for å ivareta ekstra informasjon om transaksjonen, for eksempel antall ved varekjøp. Du kan selvfølgelig benytte den vanlige bilagsregistreringen i stedet, og da slipper du å registrere all den ekstra informasjonen. Du må selv avgjøre hva som passer best for deg. Vi likte spesielt godt funksjonen med å bruke +/- for å endre bilagsdatoen og at det kom felttips når musen føres over feltene. Prosjekt- og avdelingsregnskap samt budsjett og purring er inkludert. De vanlige regnskapsrapportene er på plass i tillegg til kontantstrømsanalyse, nøkkeltall og næringsoppgaven. Ajour Office Komplett er et omfattende program med mange muligheter. Det tar litt tid P C W O R L D N O R G E N R

7 R e g n s k a p s p r o g r a m m e r å sette seg inn i systemet, men den ypperlige innebygde hjelpen gjør arbeidet lettere. Det er fint å vite at mulighetene ligger der når tiden er moden. Å kunne sende spørsmål til en profesjonell regnskapsfører er utrolig nyttig når man er nybegynner og ønsker å føre sitt eget regnskap. Prisen på den minste versjonen er blitt enda bedre enn i fjor hvis du oppgraderer demo-versjonen i løpet av fem dager. AlphaReg/ AlphaGiro Karakter 5,2 Pris: kr (1 890 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 0 (obligatorisk) (Oppgradering til ny hovedversjon ligger på 50-60% av nypris) Pluss: Bokføringsregel med beløp Minus: Elendig «fakturamodul», mangelfull reskontro Installasjonen av AlphaReg er enkel og relativt problemfri. Vi hadde riktignok slått av User Account Control (UAC) i Vista, og det skapte problemer som du kan lese om i tilleggsartikkelen om Vista-kompatibilitet. Dokumentasjonen består av et kortfattet introduksjonsdokument og en 85-siders brukerveiledning i pdf-format. I tillegg dukker det opp en tipsboks som er spesifikk for bildet du befinner deg i. Det er ingen kobling til brukerveiledningen. Programmet er ikke komplisert og det følger med ett år gratis brukerstøtte. Det er ikke noen fakturamodul inne i selve AlphaReg. Derimot følger det gratis med et lite program som heter AlphaGiro som blir installert sammen med AlphaReg. Dette er et helt selvstendig program som ikke ser ut til å ha noen koblinger til AlphaReg. Du kan i utgangspunktet skrive ut enhver faktura eller utbetalingsblankett med AlphaGiro. Den har støtte for alle felter som kan tenkes på en fakturablankett. Til og med KID er bygget inn. Problemet er at dette ikke er noe fakturaprogram. Det har ikke kunderegister, ikke vareregister og dermed ingen varelinjer på fakturaen. Alt består av et fritekstfelt hvor AlphaGiro selv vedlikeholder et totalbeløp og mva-andelen mellom to stiplede linjer. KIDfeltet er nesten manuelt. Du må taste inn KIDnummeret selv, men AlphaGiro vil beregne kontrollsifferet for deg. Hver eneste gang du skal lage en ny faktura, må du skrive inn mottakers navn og adresse. Du kan riktignok kopiere fra en tidligere faktura, men dette må mildt sagt kunne sies å være tungvint. AlphaGiro har støtte for en flettefil som skriver ut likelydende giroer til en rekke mottakere. Det er nok mer beregnet på foreninger og lag enn næringsvirksomhet. Dette programmet tilfredsstiller heller ikke elementære krav til sporbarhet siden alt kan redigeres i ettertid. AlphaReg har brukbart med regnskapsrapporter. Regnskapet har støtte for avdeling og budsjett. Dersom du vil bruke reskontro/mva, må dette aktiveres i innstillingsbildet. Vi måtte selv sette inn mva-koder på kontoene. Du kan lage bokføringsregler som gjør at debet, kredit og beløp blir fylt ut automatisk. Standard kontoplan er ganske liten, men det er heldigvis ganske lett å opprette egne konti. Det som ikke er så bra, er at det eneste du kan registrere i reskontroen er kundenummer, kundenavn og inngående balanse. Programmet kaller også leverandørene for kunder, og det er ikke mulig å legge inn hverken organisasjonsnummer eller adresseinformasjon. Selve bilagsregistreringen fungerer ganske bra og det er mange rapporter å velge blant, inkludert næringsoppgave! Til næringsvirksomhet ville ikke vi brukt dette programmet. datax Totaløkonomi Standard Pris: kr (2 487 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr (1 785 inkl. mva.) (obligatorisk, inkl. brukerstøtte) Pluss: Rimelig, funksjonsrik, enkel å bruke Minus: Tungvint inntasting av lisensnøkkel Karakter 8,2 DaTax Totaløkonomi Standard leveres av Mamut, og inkluderer det meste en selvstendig næringsdrivende trenger for å føre regnskap. I tillegg til regnskap og faktura, finner du også budsjett, årsoppgjør, reiseregning, inventarregister og så videre. I tillegg får du eget nettsted med lagringsplass. Nytt av året er 35 nye informasjonsbokser, spesialtilpassede kontoplaner, Mamut Supportsenter der du kan få svar på dine spørsmål i forum eller søke gjennom tusenvis av andre spørsmål og svar, forbedret integrert hjelp og integrasjon med ip-telefonsystemet Skype. Skype-samtaler kan logges på aktivitetskortet til de som ringer. Versjonen av datax som er med i testen er helt ny og fullt ut forberedt for Vista. Instal- lasjonen går derfor helt problemfritt. Det som tar litt tid er registrering av lisensen og opprettelsen av den første klienten. Hvis vi skal være pirkete (og det skal vi jo), bruker Mamut en lang, Microsoft-lignende lisenskode, og det er litt klønete at du må trykke tabulator mellom hvert felt i koden. Vi syns at Visma Avendo har et meget polert grensesnitt, men datax er hakket over. Alt ser delikat og oversiktlig ut og fungerer som forventet uten noen overraskelser. Det er bare å sette i gang og fakturere. Kunder og varer oppretter du underveis. Du har hele tiden listevisning over tidligere ordre og dermed full oversikt over det du har gjort. Du kan velge mellom tre KID-varianter og den enkleste er på ni siffer. Altså nettbankvennlig. Du kan ikke redigere fakturablanketten, men standardblanketten til datax gjør nytten sin. De litt større versjonene av datax kan også legge inn firmalogo på blanketten. Vareregisteret inneholder prishistorikk. Du kan også legge inn nye priser frem i tid. Det morsomme er at varens enhet er knyttet til prishistorikken. Det er derfor mulig å for eksempel sette opp at en vare gjøres om fra å faktureres pr. stk. til pr. kvadratmeter på en spesiell dato. DaTax har ikke mulighet til å ha flere skjermbilder oppe slik som en del av konkurrentene, men den oversiktlige hovedmenyen til venstre i bildet gjør det enkelt å hoppe mellom dem. Alle programmene til Mamut benytter flytdiagrammer for hver programmodul slik at du finner frem til de sentrale delene i det du skal gjøre. Alt blir enklere slik. Hvis du har fast oppkobling til internett, kan du bruke Mamut Information Desk der du blant annet får tilgang til regnskapsartikler, skatteråd og brukerstøtte. Du får også elektronisk tilgang til både skattenøkkelen og næringsnøkkelen fra Skattebetalerforeningen. Inngående balanse registreres direkte i kon- 70 P C W O R L D N O R G E N R

8 toplanen, og du finner hele tre forskjellige måter å registrere bilag: Fortegnsføring, Fra/Til konto eller Debet/Kredit (standard). Her bør de fleste bli fornøyde. Kunder/leverandører opprettes ved behov under bilagsregistreringen. Dokumentasjonen består av et 60-siders introduksjonshefte samt en trykket bok på 250 sider. I tillegg ligger det flere brukerhåndbøker i pdf-format i programmet, slik at du kan skrive ut eller søke som du selv vil. I denne versjonen er den innebygde hjelpen forbedret slik at du får opp informasjon om den modulen du arbeider med. Programmet har flere status-sider som gir nøkkelopplysninger om virksomheten basert på de bilagene som er ført. Her kan du hele tiden følge med uten å måtte ta ut mange forskjellige rapporter. Programmet er perfekt for selvstendig næringsdrivende og Mamut har nok en gang klart å gjøre det hele enda litt bedre. Duett Økonomisystem 7,3 Pris: kr (3 488 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr (2 625 inkl. mva.) (obligatorisk, inkl. brukerstøtte) Statusbildet for næringsregnskap i testvinneren datax viser flyten i arbeidet. Pluss: Fint starthefte, oversiktlig, enkelt å bruke Minus: Bruker fortsatt MSDE i installasjonen Duett Økonomisystem leveres av Daldata As, og består av moduler for regnskap, faktura, budsjett og årsoppgjør. Det kan også leveres versjoner tilpasset landbruk. I år har Daldata halvert prisen på programmet, noe som gjør det mer interessant for en større brukergruppe. Duett er det ene av programmene i testen som fortsatt benytter MSDE Daldata forteller oss at Duett allerede støtter SQL Server 2005 og dermed SQL Express 2005, men installasjonssett med den nyeste databasen kommer ikke før i desember. Det skapte en del problemer som vi har beskrevet i egen artikkel om Vista-kompatibilitet. Duett gir deg en enkel, men samtidig avansert fakturamodul. Du kan ikke opprette nye kunder og varer fra faktura/ordre-bildet, men programmet lar deg enkelt ha alle tre registrene oppe samtidig. Det er litt klønete at den ikke lagrer endringene dine når et vindu mister fokus slik at nye kunder og varer kan velges i fakturabildet med en gang. Du må da trykke lagre knappen eller F5 for å få oppdatert registeret. Det er ganske enkelt å navigere i bildet da Enter-tasten automatisk hopper til neste felt slik som Tab også gjør. Duett er veldig omfattende, men den avanserte funksjonaliteten er godt pakket inn og forstyrrer ikke effektiviteten og brukervennligheten. En praktisk finesse i fakturabildet er at du kan bestemme rekkefølgen på alle kolonnene bortsett fra de to første (varenr. og vare- Kontoplanen i Duett er gruppert på en veldig oversiktlig måte. tekst) som også er låst for rulling. Et av feltene du kan plassere er OK-feltet. Når du kommer til dette feltet vil Duett automatisk opprette neste linje. Fordelen med dette er at lite brukte felter kan ligge bak OK-feltet og ikke forstyrre normal bruk. Et eget felt på knapperaden gir deg fritekst (Ctrl+F) og den noe mer uvanlige bruddsum (Ctrl+B). KID-funksjonaliteten i Duett er fast med syv siffer for kundenummer og syv siffer for fakturanummer pluss modulus 10 kontrollsiffer til sammen 15 siffer. Dette er alt for langt etter vår smak. Kundenummer er som kjent unødvendig for identifikasjon av innbetalingen og burde kunne slås av. Trestrukturmenyen i Duett fungerer godt. Vi likte veldig godt at de også har organisert kontoplanen i en trestruktur basert på Norsk Standard. Det gjør det enklere å se hvor i kontoplanen en konto hører hjemme dersom man ikke har hele strukturen i hodet. Bilag registreres med debet/kredit-metoden. Du kan bruke +/- for å endre bilagsdatoen, og det er problemfritt å opprette kunder/leverandører fra registreringsbildet. Registrering av inn- og utbetalinger i post-mot-post krever valg fra en liste over åpne poster. Statuslinjen viser mulige hurtigtaster i feltet du befinner deg i. Alt dette gjør at bilagsregistreringen fungerer veldig godt, selv uten bruk av mus. Oppgraderinger kan lastes ned fra internett. Der kan du også bestille en demoversjon. I tillegg har de en web-demo som viser hvordan bilagsregistreringen fungerer i programmet. Vi kunne dog godt tenke oss litt mer dokumentasjon som vi kan skrive ut på papir. Det er greit nok å lese i hjelpefilen på skjermen, men det er greit å ha litt papir å bla i uten å måtte bruke pc-en. P C W O R L D N O R G E N R

9 R e g n s k a p s p r o g r a m m e r Lodo gratis Serverleie pr. år: kr 0, men kanskje litt 5,3 reklame i fremtiden (kr uten reklame) Frivillig brukerstøtte: kr 150 pr. måned for inntil 8 x 15 minutter pr. måned Pluss: Gratis kildekode, fungerer med de fleste nettlesere og operativsystemer Minus: Noen tekniske feilmeldinger, trenger et bedre brukergrensesnitt Lodo er et web-basert regnskaps-, fakturerings- og lønnssystem som er utviklet av Arnt Telhaug. Det spesielle med Lodo er at det er åpen kildekode, dvs. at du kan laste ned kildekoden og gjøre dine egne endringer eller bidra til videreutviklingen av systemet. Systemet baserer seg på PHP5, MySQL 4.1 og Apache web-server. Nytt av året er at det nå er kommet en reklamefinansiert gratisversjon av systemet. Foreløpig er det ikke så mye reklame, men den kommer kanskje i fremtiden. Det er også mulig å leie seg plass på Lodo-serveren for å slippe reklame. Dette koster kr 200 pr. måned. Vi har ikke selv testet å installere PHP-baserte Lodo siden du skal være mer enn middels teknisk interessert som regnskapsfører hvis du setter opp din egen Linux-server med Lodo. Bruk av Lodos egen server krever ingen innstillinger eller endringer i nettleseren din. Her er det bare å gå i gang. For å bli Lodo-bruker må du registrere deg på Etter at vi hadde registrert oss, fikk vi en melding fra Arnts kone om at vi kunne begynne å bruke systemet. Vi ble tilbudt litt komme-i-gang hjelp per telefon eller via Skype. Vi fikk også tilbud å kjøpe et halvdags kurs i Oslo. Arnt anbefaler at man kjører med to eller tre skjermer på klient-pc-en. Da kan du for eksempel ha Lodos registreringsbilde på en skjerm, rapporter på en annen og Excel på den tredje. lcd skjermer har blitt veldig rimelige, så det er et godt tips. I tillegg trenger man et skjermkort med flere utganger. Web-baserte systemer har Fra åpningsbildet i Lodo konfigurerer du regnskapet ditt. den fordelen at det er enkelt å dra de forskjellige vinduene eller applikasjonene rundt på forskjellige skjermer. Tradisjonelle programmer har ofte hatt alle vinduene sine inne i et hovedvindu. Du kan selvfølgelig dra hovedvinduet ut over flere skjermer, men følelsen blir ikke helt den samme. Også Lodo har brukerveiledningen på web. Denne er blitt mye bedre siden vår test i fjor, men det er fortsatt rom for forbedringer. Det er ingen innebygget hjelp tilgjengelig for feltene i programmet. På finner vi «Hovedprinsipper i regnskapsføring». Her kan du finne en veldig forenklet oversikt over hva bokføring går ut på og hvordan du kan bruke Lodo til dette. Lodo fremstår som et ganske underlig program som ikke ligner på noen av de andre i testen. Det nærmeste vi kommer er 24Seven- Office som har lagt ned en betydelig innsats for å få klienten så avansert som mulig. I Lodo er denne filosofien helt fraværende og det stilles ikke særlig store krav til at du har siste versjon av verken Internet Explorer (som vi benyttet) eller Firefox som Lodo selv anbefaler. Her er det ikke bare å gå i gang med å fakturere. Dette må planlegges. Alle kunder og produkter (som varene heter) må registreres på forhånd. Det er heller ikke naturlig å registrere kunder under «Oppsett Øvrig konfigurasjon 1500 Kundefordringer». Tilsvarende for varene som registreres under «Oppsett Øvrig konfigurasjon Produktregister». Forøvrig gruppert sammen med AltInn og Borettslag. I selve fakturabildet velger du alt fra nedtrekklister. I alle nedtrekklistene i programmet kommer samtlige linjer to ganger. En gang sortert etter nummer og en gang til alfabetisk. Med litt javaskriptkode burde dette kunne justeres frem og tilbake på klientsiden i nettleseren. Det vi liker er at alle utskrifter kan tas ut som pdf og at programmet hele tiden forteller deg hva som gjenstår i fakturabildet. Du kan også hele tiden lagre det du holder på med, gjøre noe annet (slik som å opprette flere produkter) og å komme tilbake til fakturabildet hvor samtlige fakturaer vises i en liste. Fakturaene ser heller ikke ut til å låses og kan endres i ettertid for de som liker å jukse. 72 P C W O R L D N O R G E N R

10 Brukergrensesnittet er enkelt, men ikke så veldig vakkert. Bilagene registreres ved å trykke på knapper for de ulike bilagsartene, avhengig av om beløpene går inn eller ut. Selve bilagsregistreringen er grei nok så lenge alle kontoene/ kundene/leverandørene er opprettet før du begynner. Hvis du må opprette noe underveis, må dette gjøres i Oppsett-menyen. Du kan ha denne åpen i et annet vindu og utføre opprettelsene der. Når du kommer tilbake til bilagsregistreringsbildet, må du friske opp dette før den nye kontoen dukker opp i listen. Rapportmenyen er ganske uoversiktlig. Her burde det være mulig å gruppere menyene på tittel og heller åpne et nytt vindu for valg av utvalgskriteriene for rapporten. Slik det fungerer nå må man lete gjennom ganske mange linjer med tekst for å finne den rapporten man er ute etter. Rapportutvalget inneholder det man trenger, i tillegg til noen knapper merket «Rapport 6/7/8/9/10» som ikke ser ut til å produsere noe som helst. Lodo har potensial til å bli et bra system, men det trenger mer testing, bedre dokumentasjon og et bedre brukergrensesnitt. Det er litt som mange andre åpenkildekodeprogrammer som kjører på Linux gjør alt og kan alt, men særlig enkelt er det ikke. Mamut Office Start Pris: kr (2 362 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr (1 485 inkl. mva.) (obligatorisk, inkl. brukerstøtte) 8,0 Pluss: Bra rapportgenerator, bra bilagsregistrering, mye funksjonalitet Minus: Purring burde vært med i Start-pakken I Mamut Supportsenter kan du søke gjennom tusenvis av artikler og brukertips. Mamut Office Start leveres av Mamut, og har det som trengs for å fakturere og føre regnskap i tillegg til moduler for kundeoppfølging, nettbutikk, med mer. Vedlikeholdsavtalen inkluderer eget nettsted. Mamut Office skiller seg fra datax ved at den retter seg mot større bedrifter, som har større behov for kundeoppfølging, CRM. Vi har testet versjon 11.1 som ble sluppet i midten av august. Forskjellen mellom Start og Standard er i denne testens sammenheng, at Start mangler purremodulen. Til gjengjeld er den tusen kroner rimeligere. Det er flere forskjeller, men disse kan du lese om på nettstedet til Mamut. De som har behov for purring bør derfor velge Standard. Det fine med Mamut Office er at du allerede har de filene du trenger for å ta steget opp til neste versjon med utvidet funksjonalitet. Du trenger bare en ny lisensnøkkel. Mamut står foran en større oppgradering av Office-serien så det har ikke skjedd så mye med programmet det siste året. Mamut Office støtter Vista fullt ut, men det er en egen separat installasjonsfil på cd-en for Vista som må velges ved installasjonen. Vi forventer at installasjonen blir ganske lik den som akkurat er introdusert med nyeste datax. Mamut Office har litt flere innstillinger på klienten, så det tar noen minutter ekstra før du kommer i gang i forhold til datax. Mamut Office har det samme grensesnittet som datax, men det er naturligvis mer informasjon og mange flere funksjoner å forholde seg til. Faktureringen er likevel enkel og effektiv etter en kort tid med prøving og feiling. Det er blant annet nyttig å krysse av for at kontakten du oppretter faktisk er en kunde. Uten dette «Du kan tildele kontakten roller som leverandør, kunde, privat og partner.» krysset vises den ikke i den listen du akkurat kom fra og du lurer på hvor det ble av den. Det er likevel smart med ett felles register for alle kontaktpersoner. Du kan altså tildele kontakten roller som leverandør, kunde, privat og partner. De samme oversiktlige flytdiagrammene som vi setter pris på i datax er enda mer nyttige her siden det er mange flere skjermbilder og funksjoner å forholde seg til. I Mamut Office finnes det en omfattende og avansert rapportgenerator hvor du blant annet kan redigere og lage dine egne fakturablanketter. Rapportgeneratoren (Report Designer) er på engelsk og lar deg redigere samtlige rapporter i systemet. Enkle ting som endring av skrifttype og flytting av felter er overkommelig for de fleste. Mer avanserte ting krever mer erfaring. Du har et stort utvalg av KID-nummerformater å velge mellom. Alt fra strukturfacistens drøm på 25 siffer til den kundevennlige på ni siffer som i datax. Til denne versjonen er det laget en ny «Kom i gang» cd. Heftet «Kom i gang med Mamut!» hjelper deg i starten. Det er også tre omfattende brukerhåndbøker vedlagt. Den innebygde hjelpen er grei. Vi hadde ingen problemer med å registrere bilag etter å ha sett gjennom opplæringsprogrammet. Du får også tilgang til Mamut Supportsenter der du kan søke i flere tusen relevante artikler og brukertips eller få direkte kontakt med Mamut Support. Integrasjonen med Outlook har gitt en egen Mamut-verktøylinje i Outlook. Du kan også overføre e-post fra Outlook til Mamut Office eller gjøre kundeoppslag direkte i Outlook. Videre har Skype blitt integrert i kontaktregisteret slik at du kan ringe gratis direkte fra Mamut Office. Dersom en Skype-bruker ringer til deg, kommer automatisk riktig kontaktkort opp på skjermen, og du kan loggføre på kontaktkortet at en samtale har funnet sted. Mamut Office er glimrende for de som har mange kunder. Ordre/faktura- og regnskapsfunksjonaliteten er god. Tilleggsfunksjonene for tilbud og kundepleie gjør at programmet også egner seg godt for prospektering og oppfølging av avtaler med mer. Mamut Office Standard 8,0 Pris: (3 612 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: (2 385 inkl. mva.) (obligatorisk, inkl. brukerstøtte) Pluss: Bra rapportgenerator, bra bilagsregistrering, mye funksjonalitet. Minus: Litt høy pris på vedlikeholdet Mamut Office Standard leveres av Mamut, og tilsvarer lillebroren Mamut Office Start med diverse tillegg. Denne versjonen er tusen kroner dyrere og har høyere vedlikeholdspris. For dette får du blant annet mulighet for purring, factoring og automatisk remittering. Verktøyene for kundeoppfølging er også litt bedre, samt at du kan ha en større nettbutikk. Videre får du mer automatisering av aktiviteter og arbeidsflyt. Har du ikke bruk for alt dette, bør du velge Start-versjonen i stedet. P C W O R L D N O R G E N R

11 R e g n s k a p s p r o g r a m m e r Matrix Økonomisystem 7,1 Pris: kr (1 862 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr 480 (600 inkl. mva.) (frivillig, inkl. brukerstøtte) Pluss: Rask installasjon, lav pris, billig vedlikehold, brukervennlig Minus: Begrenset funksjonalitet, manglende forhåndsvisning av utskrifter I Matrix får du grafisk oversikt over hvordan det går. Matrix Økonomisystem leveres av Matrix Data og består av moduler for regnskap og faktura. Prisen er rimelig både for anskaffelse og vedlikehold. For ytterligere en tusenlapp kan systemet leveres i klientversjon. Dessuten finnes det en tilleggsmodul for timeregnskap. Fakturadelen kan også leveres separat for kr mva. Installasjonen til Matrix var den desidert enkleste og raskeste av samtlige programmer. Etter under 15 sekunders ventetid er programmet klart til bruk. Bedre kan det ikke gjøres. Når du oppretter klienten finnes det flere forskjellige kontoplaner å velge mellom, avhengig av selskapstype. Matrix har et enkelt og oversiktlig fakturasystem. Du kan fint starte med å gå rett på fakturaen og opprette kunder, varer og alle grupper i det du trenger dem. Her er det bare å sette i gang og la registrene bygge seg opp underveis. Hvis du ønsker å legge inn alt på forhånd, kan du naturligvis det også. I tillegg til varelinjene kan du legge inn så mye fritekst du ønsker. En underlig ting vi la merke til er at fakturaen ikke låses etter at den er skrevet ut. Veldig praktisk hvis du oppdager feil før du sender fakturaen til kunden, men det spørs hva myndighetene sier til den funksjonaliteten. Du har bare delvis kontroll over blankettene som skrives ut og de er heller ikke særlig moderne. Utskriften ligner veldig på de fakturaene vi skrev ut på matriseskrivere tidlig på 80-tallet. Skrifttypen som brukes ser ut til å være Lucida Console og den kan ikke endres. I tillegg vil Matrix naturligvis bruke OCR-B på KID-linjen hvis KID tas i bruk. Både Lucida Console og OCR-B følger med programmet som TrueType-skrifter. På høyre side av girodelen på fakturaen skriver Matrix ut en kort reklame for seg selv «Fakturer med Matrix, se www. matrix.no». Vi har ikke funnet noen måte å slå dette av hvis du ikke liker det. «Matrix egner seg godt for de som bare vil ha et rimelig regnskaps- og fakturaprogram...» Vareregisteret har enkel lagerføring og eget portoregister hvor satsene ikke er oppdatert siden 20-grams A-post kostet 6 kroner. Du kan naturligvis endre dette selv. Fordelen med portoregisteret fra fakturamottagers synspunkt, er at mva på portoen trekkes fra pålydende i registeret istedenfor å legges til som vi er vant til å se. I slike tilfeller vil jo den mva-registrerte leverandøren tjene 25 % (eller 20 % ved å regne nedover) på portoen istedenfor å viderefakturere til kostpris som Matrix legger opp til. Dokumentasjonen består av en pdf-fil på 182 sider som forklarer litt om regnskap og begreper før den fortsetter med bruken av programmet. Den innebygde hjelpen er tilfredsstillende, og skjermbildene er intuitive og enkle å arbeide med. Du finner en oversikt over nye funksjoner og rettelser på Hjelp-menyen. Det har blitt bedre støtte for å sende dokumenter og meldinger via e-post (virker fint med Thunderbird og sikkert Outlook også). Bilagsregistreringen er litt uvant da man må skrive inn hovedbokskontoen for kunder eller leverandører (kan forkortes til K eller L) før man kan registrere reskontronummeret. Det blir dog fort en vane. Alle hovedboks- og reskontrokontoene har kortnavn på inntil 3 tegn som gjør at det går raskt å registrere bilag uten for mange tastetrykk. Programmet støtter bruk av avdeling, men mangler prosjektregnskap. Det er også mulig å legge inn budsjett. De nødvendige rapportene er på plass. Vi savner dog muligheten for forhåndsvisning av rapportene. Matrix egner seg godt for de som bare vil ha et rimelig regnskaps- og fakturaprogram som det går raskt å komme i gang med. Uni Økonomi V3 Start 7,5 Pris: kr 890 (1 113 inkl. mva.) Vedlikehold pr. år: kr (1 815 inkl. mva.) (obligatorisk, inkl. brukerstøtte) Pluss: Rimelig, rapportgenerator, mye funksjonalitet, brukervennlig Minus: Bruker fortsatt MSDE Uni Økonomi V3 Start leveres av Uni Micro AS, og inngår i en løsning som kan følge selskapet ditt fra oppstart til børs. Vi har sett på modulene for regnskap og faktura, men selskapet har moduler for blant annet lønn, eiendomsforvaltning, abonnementtjenester og butikkdata. Trenger du mer funksjonalitet er det bare å installere en ny lisensnøkkel. Start-versjonen har støtte for to klienter. Det følger et installasjonshefte med program-cd-en, og all annen dokumentasjon ligger som pdf-filer på cd-en. Dokumentasjonen er ganske omfattende og den innebygde hjelpen er god. Uni Økonomi bruker Microsoft SQL Server. Dessverre har de ennå ikke tatt i bruk SQL Server 2005 eller gratisutgaven SQL Express Det skapte noen problemer som du kan lese mer om i artikkelen om Vista-kompatibilitet. Alle disse justeringene og problemene medførte at denne installasjonsprosessen var testens mest omfattende. Vi hadde ingen nevneverdige problemer med fakturamodulen til Uni. Du kan fint bygge opp alle registrene underveis. Det skyldes at programmet kan ha flere underbilder oppe samtidig så du kan ha enkel tilgang til kunderegisteret, vareregisteret og fakturabildet på en gang. Noe vi fant veldig praktisk. Uni Økonomi er veldig omfattende og det finnes felter for omtrent alt. Vi synes likevel at det er mer oversiktlig enn for eksempel Ajour Office. Det finnes også her en kobling 74 P C W O R L D N O R G E N R