MØTEINNKALLING Formannskap

Transkript

1 Ås kommune Møtetid: kl Møtested: Ås kulturhus, Lille sal MØTEINNKALLING Formannskap Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Side Informasjon fra rådmann 3 Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker Saker til behandling 49/16 Kommunereformen - Kommunestyrets avgjørelse 2016 Ettersendes 4 50/16 1. tertialrapport /16 Budsjettreguleringer 1. tertial /16 Organisering av kulturområdet 17 53/16 Ad hoc utvalg for vurdering av miljøutvalg - Sluttrapport med anbefaling 54/16 Gnr 24 Bnr 1 - Kvestad gård - Fylling av masser - Søknad om dispensasjon /16 Planrammer - Handlingsprogram Ettersendes 46 56/16 Brannteknisk oppgradering og renovering av Bjørnebekk asylmottak 47 57/16 Follo barne- og ungdomsskole utbygging 52 58/16 Reduserte behovsprøvede betalingssatser i kulturskolen 58 15/00120

2 59/16 Tiltaksplan for trafikksikkerhet 61 60/16 Tiltaksplan for idrett, nærmiljø og friluftsliv /16 Utgår 69 62/16 Midlertidig uttreden - Jon Fartein Lygre Hoel (MDG) - midlertidig nyvalg 69 Ås, Ola Nordal Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Formannskap Side 2 av 71

3 Innkalling og protokoll Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker 1. Valg av meddommere m.fl., jf. F-sakene 39 44/16, Formannskapet : Oppdaterte lister over foreslåtte kandidater publiseres på Ås kommunes nettsider her. 2. Stortingsvalget og sametingsvalget Fastsetting av valgdag: Valgdagen er fastsatt til mandag 11. september 2017, jf. 16/ Nordre Follo Renseanlegg Innkalling styremøte Referat styremøte Formannskap Side 3 av 71

4 Saker til behandling F-49/16 Kommunereformen - Kommunestyrets avgjørelse 2016 Saksbehandler: Trine Christensen Saksnr.: 14/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskap 49/ Kommunestyret Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet Formannskap Side 4 av 71

5 F-50/16 1. tertialrapport 2016 Saksbehandler: Paul Roar Ågedal Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Arbeidsmiljøutvalget 2 Administrasjonsutvalget 8/ Hovedutvalg for helse og sosial 17/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 33/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 29/ Formannskap 50/ Kommunestyret Øvrige utvalgsbehandlinger foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se publiseringer på Ås kommunes hjemmeside her og på nettbrett. Rådmannens innstilling: 1.tertialrapport 2016 tas til orientering. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Arbeidsmiljøutvalget (orientering) Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Kontrollutvalget (til uttalelse) Formannskap Kommunestyret Vedlegg: 1. tertialrapport 2016 Vedtak i saken sendes til: Økonomisjef Formannskap Side 5 av 71

6 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Tertialrapportene er bygd opp etter samme struktur som handlingsprogram I tertialrapporten rapporteres det på økonomi (kap.2) og hovedsatsninger (kap.3). Denne tertialrapporten er første rapportering etter den nye malen for hovedsatsninger slik de framkommer i kapittel 4 i handlingsprogrammet. Da det er vedtatt mange delmål og innsatsområder med tilhørende tiltak i fireårsperioden, gis det kun rapportering på tiltak med rapporteringsfrist i løpet av våren og høsten Økonomiske konsekvenser: Se egen sak om budsjettreguleringer 1. tertial Konklusjon med begrunnelse: Tertialrapport er fast rapportering til kommunestyret. Rådmannen anbefaler at 1.tertialrapport 2016 tas til orientering. Formannskap Side 6 av 71

7 F-51/16 Budsjettreguleringer 1. tertial 2016 Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Administrasjonsutvalget 9/ Hovedutvalg for helse og sosial 18/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 34/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 30/ Formannskap 51/ Kommunestyret Øvrige utvalgsbehandlinger foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se publiseringer på Ås kommunes hjemmeside her og på nettbrett. Rådmannens innstilling: 1. Budsjettreguleringer per 1. tertial 2016 foretas i henhold til tabell 1 og Det tilsettes en fast stilling som psykolog dersom kommunen får delfinansiert stillingen med tilskuddsmidler. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskap Kommunestyret Vedlegg: Ingen Vedtak i saken sendes til: Etatsjefer Økonomiavdelingen Revisjonen Formannskap Side 7 av 71

8 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Vedtatt handlingsprogram innebærer et netto driftsresultat på ca1 %. Status per 1. tertial viser at prognosen for resultatet for 2016 blir omtrent som opprinnelig vedtatt. Helse og sosial har forventede merutgifter som følge av økte utgifter og underbudsjetterte poster innen sosialtjenesten og barnevern. Samtidig får kommunen økte skatteinntekter og lavere lønns- og pensjonsutgifter som bidrar til en styrking av resultatet. Rådmannen vil understreke at enhetene må styre stramt innenfor de rammene som nå foreslås justert, og at det ikke er rom for ytterligere budsjettreguleringer i Fakta i saken Rådmannen foreslår i denne saken forslag til reguleringer av budsjettet for Bakgrunnen for reguleringene er endrede budsjettforutsetninger og behov for styrking av enkelte tjenesteområder for å få realistiske budsjetter. Budsjettendringer per 1. tertial gjelder i utgangspunktet kun for Eventuelle tiltak som har helårseffekt i 2017 vil Rådmannen måtte foreslå som nye tiltak i Handlingsprogram Kommentarer til større poster Grunneiervederlag Ålerudmyra Kommunen har budsjettert med inntekter fra grunneiervederlag fra deponi på Ålerudmyra skytebane. Disse inntektene kommer først i Dette gir lavere inntekter i 2016 og tilsvarende forventede økte inntekter i Premieavvik Kommunen skal inntektsføre 18,1 mill. kr i premieavvik på pensjon i 2016 i henhold til økonomiregelverket for kommuner. Dette er ikke reelle inntekter og dette må utgiftsføres igjen i Forskyving av inntekter fra Ålerudmyra til 2017 kan bidra til å dekke den ekstraordinære pensjonskostnaden som kommer i Lønn og pensjon I statsbudsjettet for 2016 ble kommunesektoren kompensert for anslått pris- og lønnsvekst på 2,7 %, som bl.a. bygde på et lønnsvekstanslag på 2,7 %. I revidert statsbudsjett for 2016 anslås deflator til 2,6 %. Lønnsvekstanslaget er nedjustert til 2,4 %. Lavere lønnsvekst enn forutsatt utgjør ca 3 mill. kr i reduserte lønnskostnader i 2016 for Ås kommune. Finans Økte marginer fra bankene på utlån bidrar til at renteutgiftene blir høyere enn budsjettert. Samtidig får kommunen også noe økte marginer på bankinnskudd. Nettoeffekten er økte renteutgifter på ca 4,5 mill. kr. Avkastningen på kommunens kapitalforvaltning er omtrent null etter 1. tertial. Rådmannen foreslår derfor å redusere budsjettert avkastning med 3,2 mill. kr for Formannskap Side 8 av 71

9 Økt konsumprisindeks Samtidig som lønnsveksten reduseres blir konsumprisindeksen høyere enn budsjettert. I revidert statsbudsjett oppjusteres den fra 2,5% til 2,8%. Dette må enhetene dekke gjennom effektivisering, innsparing og gode innkjøp. Nytt tiltak - Psykolog Rådmannen foreslår i utgangspunktet ikke nye tiltak og årsverk i forslag til budsjettreguleringer per 1. og 2. tertial. Det er gjort et unntak fra dette i denne saken, da rådmannen foreslår at det tilsettes en fast stilling som psykolog rettet mot barn, unge og unge voksne. Dette på bakgrunn av at det er et stort behov for en styrking på dette området, samt at det i statsbudsjettet for 2016 er etablert en statlig tilskuddsordning til formålet. Det er anslått en årlig kostnad på kr og tilskudd på kr. Rådmannen har søkt om midler til en slik stilling med forbehold om kommunestyrets vedtak. Det er opp til kommunestyret å vedta om stillingen skal etableres. Reversert kutt Budsjettet for 2016 har innarbeidet et innsparingsforslag fra HP (side 92 pkt 73) på 1,4 mill. kroner innen barn og unge herunder forebyggende helse. Innsparingen var et ledd i arbeidet med et tverretatlig prosjekt for å bedre samordningen mellom tjenestene i Ås kommune innrettet mot barn og unge. Rådmannen ser at det ikke vil være hensiktsmessig å gjennomføre innsparingen. Rådmannen forslår derfor at gevinstene av prosjektet «Barn og unge» heller bør tas ut gjennom opprettholdelse av tilbudet til barn og unge, med befolkningsvekst, fremfor økonomiske besparelser. Investeringer Rådmannen foreslår i tabell 2a forslag til endringer i investeringsbudsjettet for Resterende bevilging fra avsluttede prosjekter med mindreforbruk overføres ubundet investeringsfond. Nye prosjekter finansieres med bruk av ubundet investeringsfond. Netto styrkes ubundet investeringsfond med kr. Vurdering: Behov for reguleringer av driftsbudsjettet for etatene Rådmannen foreslår følgende budsjettreguleringer for 2016 som følge endringer i rammebetingelser og nye prognoser per 1. tertial 2016: Tabell 1 Budsjettreguleringer i driftsbudsjettet. Tabell 1. Budsjettreguleringer drift (alle tall er i hele 1000) Regnskap 2015 Oppr. budsjett 2016 Rev. budsjett 2016 Endring Nytt rev. budsjett Sentraladministrasjonen TV aksjonen * Valg - kommunereformen Sentrumsreguleringsarbeid Kjøp fra kommuner/kemneren Formannskap Side 9 av 71

10 Tabell 1. Budsjettreguleringer drift (alle tall er i hele 1000) Regnskap 2015 Oppr. budsjett 2016 Rev. budsjett 2016 Endring Nytt rev. budsjett Oppdatering av matrikkel etter taksering Bidrag andre trossamfunn Oppvekst og kultur Gjestebarn fra Frogn kommune kom i mars for trinn midler fra UDIR Økt lærertetthet Trinn * * * Sekretær fra HS til OK på Brønnerud skole Assistent fra Frydenhaug til Brønnerud SFO Assistent fra Frydenhaug til Brønnerud SFO Grunnskolebeløp asylsøkere på Kroer utbetalt 2016 gjeldende Helse og sosial * * * Til disposisjon Helse- og sosialsjef (ress.krevende) Sekretær fra HS til OK på Brønnerud skole Andel av ny Psykologstilling - 1/2- årseffekt Prosjekt - Barn og unge, omprioritering Tilskudd ny Psykologstilling - 1/2- årseffekt Merforbruk på sosialhjelpsbidrag - for lavt budsjettert Flyktningentjenesten Topptur * *.340* * * Merforbruk blant annet grunnet flere forsterhjemsbarn refusjon fra staten Ressurskrevende brukere Merutgift grunnet flere beboere med 1:1-faktor merinntekter på Vederlagsinntekter Langtidsopphold Merutgifter grunnet beboere med høyere pleiefaktor Andel av ny Psykologstilling - 1/2- årseffekt Kjøp vedr. ACT-team * Feilpålagt innsparingskrav vedr. psykisk helse (fra 2014) Merforbruk pga ny ressurskrevende beboer * *.254 Redusere leasingutgifter forutsatt at kjøp av bil vedtas (investeringsregnskapet) Redusere leasingutgifter forutsatt at kjøp av bil vedtas (investeringsregnskapet) Formannskap Side 10 av 71

11 Tabell 1. Budsjettreguleringer drift (alle tall er i hele 1000) Regnskap 2015 Oppr. budsjett 2016 Rev. budsjett 2016 Endring Nytt rev. budsjett Teknikk og Miljø * Avgiftsparkering *.7*.222 Flytting av elever FDV Nordbytun Fellesinntekter og -utgifter Redusert lønnsvekst etter lønnsoppgjør Redusert pensjonspremie Rammetilskudd , Skatteinntekter , Eiendomsskatt Renteutgifter Renteinntekter Redusert avkastning everksmidler Ekstraordinære poster Grunneiervederlag Ålerudmyra Premieavvik KLP og SPK Amortifisert premieavvik KLP og SPK Avsetning til disposisjonsfond , Kommentarer budsjettreguleringer drift 1.tertial 2016 Sentraladministrasjonen 1. Styrking av budsjett som følge av å sette ut TV-aksjon mot en godtgjøring på kroner per gang per år. 2. For å gjennomføre folkeavstemning i forbindelse med kommunereformen er det behov for et budsjett på 0,6 mill. kroner. 3. Midler til områderegulering i Ås sentrum økes med 1,3 mill. kroner. Dette er til konsulenttjenester vedrørende utredninger som er bestilt gjennom Planprogram Ås sentralområde, vedtatt av kommunestyret i og gjelder driftsregnskapet. Midlene tas ut av investeringsregnskapet. 4. Kemneren har et mindreforbruk i 2015 som i hovedsak skyldes vakanser. Mindreforbruket i 2015 kommer til fratrekk fra kommunenes bidrag til kemneren i Ås kommunes andel av mindreforbruket utgjør 0,726 mill. kroner. 5. Kommunestyret har vedtatt taksering av boliger i 2016 med sikte på mulig innføring av eiendomsskatt i Da det tas sikte på å benytte data fra skatteetaten for verdsetting av ordinære boliger er det kun behov for taksering av fritidsboliger og våningshus. I forbindelse med taksering er det hensiktsmessig også å oppdatere matrikkelen med arealinformasjon. Det er imidlertid ikke avsatt midler til dette. Det foreslås derfor at bevilgningen til taksering økes med 0,7 mill. kroner slik at det også kan gjennomføres oppdatering av matrikkelen. 6. Bidrag til andre trossamfunn er budsjettert for lavt. Støtten skal tilsvare overføringene til Den norske kirken. Det er behov for en økning på 0,4 mill. kroner. Formannskap Side 11 av 71

12 Oppvekst og kultur 7. Faktura fra Frogn kommune på gjestebarn for 2015 kom i mars. Det ble ikke avsatt for denne i årsavslutningen. Det er derfor behov for å tilføre kroner i Refusjonen fra UDIR til barneskolene knyttet til styrking av økt lærerinnsats trinn blir høyere enn antatt. Inntekten reguleres derfor opp med 1,319 mill. kroner. 9. Kostnaden knyttet til økt lærerinnsats 1.-4.trinn må økes med 1,319 mill. kroner etter retningslinjer fra UDIR. Midlene fordeles på barneskolene. 10. Sekretær flyttet fra Helse og Sosialetaten til Brønnerud skole. Lønnsmidler for 55,38 % stilling overføres fra Helse og Sosialetaten ut året. 11. Assistent flyttet fra Frydenhaug barnehage til Brønnerud SFO. Brønnerud SFO budsjett tilføres midler. 12. Assistent flyttet fra Frydenhaug barnehage til Brønnerud SFO. Frydenhaugs budsjett reduseres tilsvarende. 13. Grunnskolebeløp asylsøkere på Kroer ble utbetalt 2016, og gjelder Budsjettet for refusjoner blir derfor økt. Helse og sosial 14. Bufferen til uforutsette ressurskrevende brukere reduseres med 2 mill. kroner omreguleres til Moer sykehjem, Demenssenteret og boligen i Dr. Sødringsvei. 15. Sekretær flyttet fra Helse og Sosialetaten til Brønnerud skole. Budsjettet på ansvar for administrasjonen på helse og sosial reguleres derfor ned med kroner. 16. Som følge av krav om kommunal egeninnsats ved tilsettelse av tilskuddsfinansiert psykologstilling styrkes Forebyggende Helse sitt lønnsbudsjett med kroner. Det er beregnet ½-årseffekt. 17. Budsjettet ved ansvar for forebyggende helse, inneholder tidligere innsparingsforslag fra HP (side 92 pkt 73) på 1,4 mill. kroner som Rådmannen ser at det ikke vil være hensiktsmessig å gjennomføre. Gevinstene av prosjektet vil bli tatt ut gjennom opprettholdelse av tilbudet til barn og unge fremfor økonomiske besparelser. 18. Tilskuddsfinansiert psykologstilling gir økte refusjoner på Forebyggende helse med kroner. Det er beregnet ½-årseffekt 19. Økningen på sosialhjelp i 2015 var ikke hensyntatt i sin helhet i ved utarbeidelsen av 2016-budsjettet. Rammen bør derfor økes med 5 mill. kroner for å gjøre budsjettet mer realistisk. 20. Bevilgning på kroner til flyktningetjenesten for årets topptur, et ledd i integreringsarbeidet. 21. Hele økningen av barnevernsutgiftene i 2015 ble ikke hensyntatt ved budsjettering av I tillegg har det vært en økning i antall fosterhjemsbarn. Det er behov for å øke rammen til barnevern med 5,5 mill. kroner. 22. En større andel av kostnadene i Helse og Sosialetaten er knyttet til ressurskrevende brukere. Dette gir grunnlag for å øke budsjetterte refusjoner med 6,5 mill. kroner knyttet til denne gruppen. 23. Det er behov for å øke lønnsbudsjett på Moer med 5 mill. kroner, da det blant annet er flere brukere enn tidligere med behov for 1:1-bemanning 24 timer i døgnet. 24. Vederlagsinntektene synes budsjettert for lavt med 3 mill. kroner. Formannskap Side 12 av 71

13 25. Enkelte brukere krever høyere pleiefaktor enn vanlig. Dette gir behov for økt lønnsbudsjett i størrelsesorden 2 mill. kroner på demensomsorgen. 26. Som følge av krav om kommunal egeninnsats ved tilsettelse av tilskuddsfinansiert psykologstilling styrkes ansvar for psykisk helse sitt lønnsbudsjett med kroner. Det er beregnet ½-årseffekt 27. Samarbeidsavtalen med A-hus om ACT-team blir kroner dyrere enn antatt og det er behov for økte ressurser. Dette er en samarbeidsavtale mellom Akershus universitetssykehus og Follo-kommunene som går på «Aktivt oppsøkende lokalbasert behandling» til personer med alvorlig psykisk lidelse, omfattende tilleggsproblemer og lavt funksjonsnivå, som ikke nyttiggjør seg vanlige hjelpetiltak. 28. Vedtatt innsparing for psykisk helse i HP 2014 av kommunestyret på kroner kan ikke innfris da det viste til et tilskudd øremerket til særskilt formål, jf HP side 90, punkt Grunnet ny ressurskrevende beboer ved Dr. Sødringsvei, er det behov for å øke lønnsbudsjettet med kroner. 30. Kommunen løser ut leasingavtale ved å kjøpe biler der det er mest økonomisk hensiktsmessig. Budsjetterte kostnader på konto for leasingutgifter kan da reduseres med kroner. 31. Reduserte leasingsutgifter gir mulighet for å overføre kroner fra driftsbudsjettet til investeringsbudsjettet. Teknikk og miljø 32. Tilrettelegging av avgiftsparkering i Ås kommune tar lengre tid enn antatt. Ny parkeringsforskrift trer i kraft 1/1-19 og forslaget må justeres i tråd med sentrumsreguleringen. Inntektsanslaget fra HP (punkt 48, side 70) reverseres med kroner. 33. Forventede ekstrakostnader på kroner knyttet til forvaltning drift og vedlikehold i forbindelse med flytting av klasser fra Solberg skole til Nordbytun ungdomsskole gir behov for å styrke budsjettet på eiendomsenheten. Fellesinntekter og -utgifter 34. Tariffoppgjøret 2016 viser lavere lønnsvekst enn Ås kommune forventet. Lønnspotten reduseres derfor med 3 mill. kroner 35. Pensjonspremien blir redusert med 5 mill. kroner i forhold til opprinnelig budsjett. 36. KS prognosemodell etter innbyggertall pr gir en reduksjon av rammetilskuddet til Ås kommune på 5,5 mill. kroner. 37. KS sin prognosemodell viser et høyere skatteanslag for Ås kommune en opprinnelig budsjettert. Budsjettet økes med 11 mill. kroner. 38. Inntektene på eiendomsskatt forventes 1 mill. kroner høyere enn antatt. 39. Renteutgiftene forventes 6,5 mill. kroner høyere en beregnet i opprinnelig budsjett. 40. Renteinntektene forventes 2 mill. kroner høyere enn opprinnelig budsjettert. 41. Budsjettert avkastning på E-verksmidlene reduseres med 3,2 mill. kroner grunnet forventet lavere avkastning enn budsjettert. Formannskap Side 13 av 71

14 Ekstraordinære poster 42. Grunneiervederlag på Ålerudmyra blir lavere enn antatt. Budsjettet justeres ned med 10 mill. kroner. 43. Beregningen fra KLP og SPK på Ås kommunes premieavvik blir 18,1 mill. kroner i inntekt som skal bokføres i Tilsvarende beløp skal kostnadsføres i Amortifisert premieavvik er premieavvik fra 2015 på 2,4 mill. kroner som kostnadsføres i Netto merutgifter per 1.tertial 2016 må dekkes av redusert avsetning til disposisjonsfond. Dette utgjør kr med rådmannens forslag til budsjettreguleringer. Tabell 2a Budsjettreguleringer i investeringsbudsjettet (tall i 1 000) Tabell 2. Budsjettreguleringer investering Regnskap 2015 Rev. Budsjett 2016 Endring i budsjett 2016 Nytt rev. Budsjett 2016 Total ramme Prosjekter som avsluttes med mindreforbruk: Kulturhuset Fasader Rehabilitering Rustad skole, k-sak 20/ Solberg gård Barnehagetiltak - Brønnerud, Solbergtunet, Nordbyskole og Skolehusvn Kroer skole ventilasjon, Låven Scenerigg kulturhuset VAR Møller Nordby Sum avslutning med mindreforbuk Prosjekter med økt finansieringsbehov: 8. 02* Mulighetsstudie - Granheim * Rustad Modulskole - forberedelser K-sak 19/ Kjøp av bil driftsavdelingen Helse- og sosial Kjøp av bil Driftsavdelingen Helse- og sosial Ombygging Nordbytun for å ta imot 6 og 7 klasse fra Solberg skole, jf k sak 6/ * Investering Follo Barne- og ungdomsskole K-sak 15/ Konsekvensutredning av Ås, plan og utvikling, mulighetsstudie * Åsgård skole planlegging Sum nye prosjekter og endringer av vedtatte prosjekter Netto endring i finansieringsbehov -957 Formannskap Side 14 av 71

15 Tabell 2b Finansiering av endringene i investeringsbudsjettet (tall i kr) Sum nye prosjekter og prosjekter med endringer (bruk av ubundet investeringsfond) Sum mindreforbruk avsluttede prosjekter (avsetning til ubundet investeringsfond) Sum avsetning til ubundet investeringsfond, konto Kommentarer budsjettreguleringer investeringer 1.tertial 2016 Avslutning av prosjekter med mindreforbruk 1. Prosjekt Fasader Kulturhuset foreslås avsluttet. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 2. Prosjektet Rehabilitering Rustad skole (fra 2009) er avsluttet. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 3. Prosjektet Solberg gård er ferdigstilt. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 4. Prosjekt Barnehagetiltak på Brønnerud, Solbergtunet, Nordby skole og skolehusveien er ferdigstilt. Resterende budsjett 1,375 mill. kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 5. Prosjektet Ventilasjon Kroer skole (låven) er ferdigstilt. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 6. Prosjektet Scenerigg kulturhuset er ferdigstilt. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. 7. Prosjektet VAR Møller Nordby er ferdigstilt. Resterende budsjett kroner foreslås overført ubundet investeringsfond. Nye og endrede investeringsbehov 8. Utgifter knyttet til mulighetsstudie ved Granheim. 9. Det er vedtatt bygging av modulskole ved Ås stadion, jf K-sak 19/15 av og K-sak 33/16 av Det er kun avsatt midler til prosjektet fra og med I 2016 er det behov for et budsjett på 1 mill. kroner til Rustad modulskole, forberedelser og oppstart. 10. Det er ønskelig å kjøpe bil ved driftsavdeling i Helse og Sosialetaten i stedet for å lease. Det er behov for kroner til dette. 11. Bilkjøp til Driftsavdelingen ved Helse og Sosialetaten finansieres ved overføring fra driftsbudsjettet. Beløpet som foreslås overført er kroner. 12. I henhold til K-sak 6/16 er det behov for et budsjett på 2,741 mill. kroner i forbindelse med ombygging av Nordbytun ungdomsskole for å ta imot elever fra Solberg skole. 13. I henhold til K-sak 15/15 av er det behov for å styrke budsjettet for investeringen ved Follo Barne- og ungdomsskole. Ås sin andel gir behov for å styrke budsjettet med 5,807 mill. kroner. 14. Utgifter til Konsulenttjenester - konsekvensutredning av Ås, plan og utvikling mulighetsstudie, er påstartet og belastet driftsregnskapet. Prosjektet avvikles som investeringsprosjekt og kroner overføres derfor til ubundet investeringsfond. 15. Det ble i Handlingsprogram bevilget 8 mill. kr for 2015 til planlegging av utvidelse Åsgård skole. I handlingsprogram ble det bevilget ytterligere 8 mill. kr for Rådmannen foreslår at rammen nedjusteres med 8 mill. kr til totalt 8 mill. kr. Summen vil fortsatt være tilstrekkelig for å sikre nødvendig fremdrift i planlegging av prosjektet. Formannskap Side 15 av 71

16 Økonomiske konsekvenser: Rådmannens forslag til budsjettreguleringer per 1. tertial 2016 innebærer at prognose for netto driftsresultat opprettholdes på ca 1 %. Alternativer Ansettelse av Psykolog utsettes og vurderes i forbindelse med Handlingsprogram Konklusjon med begrunnelse: Budsjettreguleringer foretas i henhold til tabell 1 og 2. Kan vedtaket påklages? Nei. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart. Formannskap Side 16 av 71

17 F-52/16 Organisering av kulturområdet Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Ungdomsrådet 9/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 20/ Administrasjonsutvalget 7/ Formannskap 35/ Arbeidsmiljøutvalget 7 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 25/ Administrasjonsutvalget 10/ Formannskap 52/ Kommunestyret Øvrige utvalgsbehandlinger foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se publiseringer på Ås kommunes hjemmeside her og på nettbrett. Saken ble utsatt i Formannskapet , notat legges frem i vedlegg 4. Saken legges frem på nytt for HOK, Administrasjonsutvalg og Formannskap. Tidligere behandling: Hovedutvalg for oppvekst og kulturs innstilling : 1. Det utlyses en 100 % stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. Lokalhistorisk arkiv tilføres 10% stilling til oppgaven 4. Ansvaret for ungdomshusene ligger i en overgangsfase direkte til oppvekstog kultursjefen 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 Administrasjonsutvalgets innstilling : Saken utsettes til etter folkeavstemningen Formannskapets utsettelsesvedtak : Saken utsettes. Rådmannen bes utrede nærmere hvordan modell 3 kan implementeres til Formannskapets møte Saksfremlegg: Rådmannens innstilling: 1. Det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. 4. Ungdomshusene legges organisatorisk til kulturskolen. 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen M. Benestad Etatsjef oppvekst og kultur Formannskap Side 17 av 71

18 Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Kommunestyret Vedlegg: 1. Utkast modell organisering kultur 2. Rapportering kulturhuset Organisering rådmannens anbefaling 4. Notat fra rådmannen om implementering av modell 3, jf. F-sak 35/16, Vedtak i saken sendes til: Rektor kulturskolen Biblioteksjef Etatssjef oppvekst- og kultursjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det er et omforent ønske om å skape en sterkere og mer samlet kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som i større grad vektlegger kulturhuset som samlingspunkt for kulturen i Ås. Det foreslås at det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder når nåværende kulturleder slutter Kulturhusleder bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset, ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom kulturhuset, biblioteket, kulturskolen og andre virksomheter i Ås og ivareta enkelte av tidligere kulturleders oppgaver. Kulturhuslederen skal også utvide samarbeidet med det profesjonelle- og frivillige kulturlivet i Ås. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv. Ungdomshusene legges under kulturskolen. Fakta i saken Tidligere politisk behandling: Denne gjennomgangen av kulturområdet har bakgrunn i kommunestyresak 14/ , og i handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt i kommunestyret Formannskap Side 18 av 71

19 «Bestillingen» for arbeidet ble formulert slik Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen, 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektet kom i gang i januar 2015 og var klart for behandling i Den ble det fremmet 2 saker for hovedutvalget for oppvekst- og kultur; Evaluering av kulturområdet sak 17/15 Evaluering av kulturhuset sak 18/15. I hovedutvalget for oppvekst- og kultur ble det følgende innstilling: Sakene utsettes inntil ny sak med følgende fremmes: 1. Vurdering av ulike organisasjonsformer knyttet til kulturområdet. 2. De økonomiske konsekvensene av de foreslåtte organisasjonsformene belyses. 3. Kulturområdet og aktivitetene diskuteres i eget møte i hovedutvalg for oppvekst og kultur før pkt. 1 og 2 ferdigstilles. Formannskapets vedtok følgende utsettelsesvedtak : Saken utsettes inntil hovedutvalg for oppvekst og kultur har ferdigbehandlet saken. Saken ble diskutert i hovedutvalget for oppvekst- og kultur den Kulturområdet i Ås kommune Kulturområdet er i dag organisert under oppvekst og kultursjefen med «Hovedutvalg for oppvekst og kultur» som politisk utvalg. Her er kultur oppdelt i 3 virksomhetsområder: Kulturskolen Biblioteket / lokalhistorisk arkiv Allmenkultur - lag og foreninger, tilskudd mm,/ kulturhuset og ungdomshusene Formannskap Side 19 av 71

20 Nåværende organisering for kulturområdet i oppvekst- og kulturetaten Rådmann Oppvekst og kultursjef Fagrådgivere Leder pedagogisk psykologisk leder Kulturleder Kulturskolerektor Biblioteksleder 9 rektorer, 6 barnehagestyrere Ungdomshusene Kultur skolen Lokalhistori sk arkiv 7 barneskoler Kulturhuset 2 biblioteksfilialer 2 ungdomsskoler inkl VO 7 barnehager Illustrasjon 1 Kulturhusets organisering i dag Kulturleder Rudolf Lyd 50% - ledighet i stilling Kino 50% 100% Ungdomshusene Kulturhuskoordinator Kulturhuskonsulent Ansvar for utleie - 100% Lys 50% - - ikke inne i budsjettet for 2016 Midgard Illustrasjon 2 Kulturleder går av med pensjon fra Det vil si at det blir ledig 100% stilling. Lydansvarlig, 50% stilling, som har vært i permisjon fra høsten 2015, har sagt opp sin stilling. Lysansvarlig, 50% stilling, har sluttet. Midlene til denne stillingen ble trukket inn i forbindelse med budsjettbehandlingen for Leder for ungdomshusene, kino, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent opprettholdes. Formannskap Side 20 av 71

21 Vurderinger Alternative organiseringsformer Ut fra prosjektgruppens anbefalinger og rådmannens ønske om en sterkere kulturenhet, tilbakemeldinger fra HOK-møtet samt samtaler med lederne innenfor kulturfeltet og tillitsvalgte er det utarbeidet 3 alternativer til organisering av kulturfeltet. 1. Modell 1 Rådmannens forslag Det er ønske om å skape en sterkere kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som styrker kulturfeltet og spesielt innholdet i kulturhuset og andre kulturarenaer. Det er ønskelig med en leder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Nåværende kulturlederstillingen får navnet kulturhusleder. Enheten får navnet Kulturhuset. Stillingen lyses ut. Se vedlagte organisasjonskart. I forbindelse med nytilsetting så bør stillingens arbeidsoppgaver vurderes. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid, for en større synergieffekt. Behovet for å styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet kan utvikles ved at kulturhusleder finner naturlige samarbeidspunkter med disse. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være: ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås samarbeide med interne og eksterne aktører planlegge, organisere og gjennomføre planer innenfor kulturfeltet søke kulturmidler diverse andre mindre oppgaver som i dag ivaretas av kulturleder. Oppvekst- og kultursjefen vil fortsatt ha det overordnede strategiske ansvaret for hele kulturområdet. Andre stillinger Det foreslås at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Arkivaren har god kunnskap om kulturminner og navnesaker og vil kunne ivareta dette feltet. Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. Midlene til denne økningen tas i inneværende år innenfor kulturbudsjettet. Formannskap Side 21 av 71

22 Ungdomshusene foreslås lagt under kulturskolen som er den virksomheten innen kulturområdet som spesifikt arbeider med barn og unge. På den måten tydeliggjør man at kulturhuslederen skal konsentrere sin virksomhet om utvikling og drift av kulturhuset og tilsvarende arbeidsoppgaver. Stillingene som kinoansvarlig, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie, beholdes som i dag. 50% lydstilling har sagt opp stillingen sin. 50% lysstilling de økonomiske midlene - ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for Det foreslås at lydstillingen ikke besettes, men at midlene til lydstillingen beholdes og at midlene til lys tilbakeføres i forbindelse med budsjett Det gjøres en avtale (etter en anbudsprosess) med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som etter avtale kan brukes til lyd og lys på arrangementer. Tilsvarende modell har f.eks. Askim kommune for sitt kulturhus. 2. Modell 2 leder av kulturskolen som leder av kulturområdet I denne modellen foreslås det at leder for kulturskolen blir kultursjef og har i samarbeid med biblioteksleder ansvar for hele kulturområdet. Kulturlederen går av med pensjon Han har ansvar for kulturhuset og allmennkulturlivet. Stillingen er 100%. I stedet for å lyse ut stillingen foreslås det at rektor for kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset og ungdomshusene i en 2-års prøveperiode. Han blir virksomhetsleder for kultur, fritid og kulturskole, i det daglige kalt kultursjef. Virksomheten får navnet Kultur og fritid. I denne enheten ligger kulturskolen med ressurssenter, ungdomshusene og allment kulturliv Biblioteksjef vil være en viktig samarbeidspartner. Etatsjef, kultursjef og biblioteksjef vil ha et felles ansvar for strategisk utvikling av kulturområdet i Ås gjennom jevnlige koordinerings- og planleggingsmøter. Formannskap Side 22 av 71

23 Lokalhistorisk arkiv Biblioteksleder 2 biblioteksfilialer Kulturskolen Rådmann Oppvekst- og kultursjef Fagrådgivere Pedagogisk psykologisk tjeneste Kultursjef/ Kulturskolerektor Kulturhuset Ungdomshusene 9 rektorer 2 ungdomsskoler + VO 7 barneskoler 6 barnehagestyrere 7 barnehager Illustrasjon 3 Se også vedlagte organisasjonskart som viser hvordan virksomheten er tenkt sammensatt og som beskriver bredden i kommunens tjenesteytelse innenfor kulturområdet. Den nåværende kulturleders stillingsressurs foreslås ved denne modellen fordelt på følgende måte: 10% av kulturlederstillingen brukes til å øke stillingen til arkivaren i lokalhistorisk arkiv for å ivareta kulturminner og navnesaker (fra 50% til 60% stilling). Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. 50% av kulturlederstilling brukes til å øke inspektørstillingen (fra 50% til 100%) i kulturskolen. Vedkommende skal ivareta fag- og personalansvaret i kulturskolen når rektor i kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset. Som inspektør er det er i dag ansatt en i 50% engasjement. 40% av kulturlederstillingen brukes til å øke administrativ hjelp på kulturområdet for å ivareta den økte mengden med administrative oppgaver samt koordineringen av fritidskulturlivet som bør være et satsningsområde. Andre stillinger Stillingene som leder for ungdomshusene, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie beholdes som i dag. 50% lydstilling besettes ikke. I stedet gjøres avtale med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som brukes til lyd og lys på arrangementer etter avtale. 50% lysstilling som ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016 bør tilføres kultur og fritid fra Formannskap Side 23 av 71

24 3. Modell 3 - Prosjektgruppens anbefaling: Prosjektgruppen som ble nedsatt etter kommunestyrevedtak i desember 2014, bestod av Ellen Benestad, oppvekst og kultursjef, Alexander Krohg Plur, kulturskolerektor, Emil Schmidt, økonomisjef, Sverre Strand Teigen, HOK, Laila P. Nordsveen, HOK, Linda Rasten, tillitsvalgt. Arbeidet ble ledet av innleid prosjektkonsulent Nils Gunnerud. Gruppen arbeidet våren 2015 med spørsmålet om framtidig organisering av kulturområdet i Ås kommune. De gjennomførte en samlet vurdering av kommunens utfordringer på kulturområdet, økonomien samt ønsket om å bruke kultur som et verktøy for vellykket samfunnsutvikling. På denne bakgrunn er det prosjektgruppens anbefaling å samle kulturområdet i en kulturenhet ledet av kultursjef. Denne enheten mener gruppen bør få navnet Kultur, frivillighet og fritid. Hensikten med organiseringen Hensikten med den nye organiseringen er å etablere en robust og synlig kulturvirksomhet uten friske midler inn. Denne enheten skal videreføre arbeidet med dagens oppgaver. I tillegg skal de arbeide med strategiske oppgaver i henhold til kommuneplanens mål. Det er et ønske om å legge flere enheter inn i kulturenheten for å skape en enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne og som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet og gjør kommunen best mulig forberedt Organisasjonskartet I en situasjon der en ikke kan forvente vesentlig vekst i budsjettrammene er det viktig å bruke midlene på beste og mest effektive måte. Av den grunn vil prosjektgruppen anbefale å etablere en kulturvirksomhet under en felles overbygning: Kultursjef Kulturskole Idrett Bibliotek Anlegg Kulturhus, kino, samfunnshus Frivillig arbeid Lag og foreninger Frivillighet, Fritid, Nærmiljø Barn og unge integrering Illustrasjon 4 Formannskap Side 24 av 71

25 Områder som i dag ikke er organisert i denne enheten, er idrett, anlegg, frivilligsentral, forebyggende arbeid, integrering m fl. Dette er tjenester som i mange kommuner hører inn under kulturområdet, men som Ås kommune har organisert i andre enheter. Personell i en slik «felles paraply» vil ha mellom 37 og 50 årsverk, avhengig av hva som legges til enheten. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting vil også fordre en bredere høring i organisasjonen. Det er ikke gjort økonomiske beregninger i forhold til denne modellen. Rådmannens vurdering: Modell 1 Organiseringen beholdes i store trekk som i dag, men tydeliggjør kulturhusets viktige rolle som samfunns- og kulturarena, ved at man ansetter en leder for kulturhuset. I tillegg legges ungdomsklubbene under kulturskolen for å samle kulturtilbud for barn og unge under en enhet. Navnesaker og kulturdelen av kulturminner foreslås lagt til lokalhistorisk arkiv. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturfeltet i Ås ved å lage en organisering som tydeliggjør kulturhuset som et samlingspunkt for kulturen i Ås. Kulturskolen og biblioteket har i dag mange arrangementer og oppgaver som det ville være naturlig å samarbeide med leder for kulturhuset om. Med denne modellen vil kommunen ha en kulturhusleder som kan konsentrere seg helt om virksomheten og ikke dele tiden sin på flere virksomheter. Denne modellen gir også biblioteket og kulturskolen tid og kapasitet til å fortsette sin gode utvikling uten å måtte konsentrere seg om flere felt. Kulturhuslederen skal i tillegg til å lede og utvikle kulturhuset ivareta noen av tidligere kulturleders oppgaver. Det bør ansettes en kulturhusleder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid samt styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet. Det er i dag avsatt lite midler til å igangsette arrangementer i kulturhuset. For å få til en god utvikling må man trekke på lokale krefter. Kulturhuslederen må aktivt jobbe mot både det lokale og profesjonelle kulturlivet. Formannskap Side 25 av 71

26 Modell 2 Det er viktig med en samordning av kulturfeltet for å få ut synergieffektene og samtidig ha et godt driv framover. Både biblioteket og kulturskolen er velfungerende institusjoner som ligger langt framme i utviklingen innen sine områder. Lederne i begge disse enhetene har arbeidet mange år i Ås kommune, har god lokalkunnskap og kjenner brukernes behov. Mange av kulturtilbudene springer ut fra deres virksomheter. Rådmannen ser at denne modellen har både fordeler og ulemper. Fordelen er at lokalkunnskapen ivaretas. Ulempen er at organisasjonen ikke tilføres noe nytt og at modellen kan være krevende å drive. Rektor på kulturskolen blir også kultursjef og skal ivareta både hele kulturområdet og kulturskolen. Det er stort, variert og sprikende område å være daglig leder for. Modell 3 Rådmannen støtter mange av prosjektgruppens vurderinger, men deler ikke samme oppfatning av at alt skal samles i samme enhet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. Ellers ligner modellen mye på modell 1. Økonomiske konsekvenser: Det er i denne saken ikke lagt fram noen endrede økonomiske forutsetninger. Det er heller ikke tatt høyde for innsparinger. Det er i dag god aktivitet i kulturhuset. Se vedlagte årsrapport for Det er i inneværende budsjett avsatt lite midler til lyd og lys i forbindelse med arrangementer. Midlene på kr til lys ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for Lydmannen er i permisjon, men har nå sagt opp stillingen sin i Ås kommune. Fritidskulturlivet drives av enkeltpersoner, både profesjonelle og amatører, og organisasjoner uten særlige økonomiske midler. Hvis de skal betale både for leie av lokaler og lyd og lys, er det mange som ikke vil kunne bruke kulturhuset. Ønsker kommunen et aktivt kulturhus så må det være mulig å bruke huset uten altfor store kostnader for brukerne. I forbindelse med budsjettet for 2017 foreslås det at lønnsmidlene på kr til lys tilbakeføres (slik budsjettet for 2015 var) og at midlene til lyd opprettholdes. I tillegg forslås det å sette av midler til underskuddsgaranti i forbindelse med store arrangementer med nasjonalt kjente artister. Det vil medføre at det vil være litt lettere å booke inn dyre artister. Formannskap Side 26 av 71

27 Tillitsvalgtes uttalelser Saken er lagt fram for MFO, Musikernes fellesorganisasjon, UDF, Utdanningsforbundet og Fagforbundet. De ønsker en egen leder for kulturområdet, og MFO ønsker i utgangspunktet at både kulturskolen og biblioteket ligger under en kultursjef som ivaretar hele feltet. Modell 2 mener fagforeningene vil tilføre rektor på kulturskolen for mange nye oppgaver. Det kan føre til at han blir perifer som leder av kulturskolen og føre til at det kan bli mangel på faglig ledelse og utvikling av kulturskolen og for liten tid til ivaretakelse av de ansatte både på kulturskolen og kulturhuset. De er av den oppfatning at det blir for mange arbeidsoppgaver på en person med en slik modell. De mener at modell 1 vil best ivareta de ansatte.. Konklusjon med begrunnelse: Det har vært mange runder for å komme fram til et forslag om organisering av kulturområdet. Ås kommune har særlig to områder innen kulturfeltet som gjennom flere år har pekt seg ut i positiv retning innen sitt felt; kulturskolen og biblioteket. Når kulturlederen i Ås nå går av med pensjon, så åpner det seg muligheter for å gjøre endringer innen kulturfeltet. Det foreslås i saken at oppvekst- og kulturetaten opprettholdes som i dag og at det ansettes en kulturhusleder som har ansvar for kulturhuset. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være å ha ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus, pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset og ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås. Det foreslås imidlertid at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Dette ivaretas innenfor budsjettet i For å sikre at kulturhuset har tilstrekkelige ressurser til ivaretagelse av teknisk utstyr, må budsjettet tilføres kr for lys. Disse midlene ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for I tillegg må midlene til lyd, kr , opprettholdes. Det foreslås at man gjennom anbud gjør en avtale med et firma som kan påta seg oppdrag med ivaretagelse av teknisk utstyr i kulturhuset og ivareta lyd og lys. Kan vedtaket påklages: Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Formannskap Side 27 av 71

28 F-53/16 Ad hoc utvalg for vurdering av miljøutvalg - Sluttrapport med anbefaling Saksbehandler: James Michael Greatorex Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for helse og sosial 16/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 30/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 33/ Formannskap 53/ Øvrige utvalgsbehandlinger foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se publiseringer på Ås kommunes hjemmeside her og på nettbrett. Formannskapet bes vurdere om denne saken skal videre til Kommunestyret. Rådmannens innstilling: Den eksisterende politiske styringsstrukturen videreføres uten opprettelse av et nytt fast organ for miljøsaker. Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Grepperud leder for plan og utvikling Ad hoc utvalgets innstilling: Ad hoc utvalget har vurdert ulike alternative løsninger for et mulig miljøutvalg. Et flertall av utvalgets medlemmer fremmer følgende innstilling: 1. Det er behov for å styrke kommunens arbeid med miljø, klima, kommuneplan, landbruk og samferdsel. 2. Det opprettes et nytt hovedutvalg. Utvalget har det politiske ansvaret for følgende områder: Miljø, klima, kommuneplan, relevante kommunedelplaner og fagplaner, landbruk og jordvern, kulturminner, friluftsliv, samferdsel, blå-grønne strukturer, samt vann- og luftforurensningssaker. Utvalget innstiller til kommunestyret innenfor sine ansvarsområder. Utvalget innstiller til Formannskapet i kommuneplansaker eller saker som får direkte økonomiske konsekvenser. Utvalget kan bidra med råd til øvrige utvalg. HTM vil fremdeles ha ansvaret for saker som inngår som en del av reguleringsplaner. Konsekvenser for øvrige utvalg av å opprette et miljøutvalg vil først og fremst være for formannskapet som vil miste hovedansvar for landbruk/jordvern og store temaplaner innenfor klima- og energi, naturmangfold og kulturlandskap. Den reduserte saksmengden vil gi formannskapet bedre anledning til å styrke Formannskap Side 28 av 71

29 satsingen på gjenværende saksområder, og de får innstilling fra utvalget i kommuneplansaker. Ansvar for friluftsliv overføres til det nye utvalget fra HTM. Temaet utgjør per i dag ikke en betydelig andel av saksmengden til HTM. 3. For å sikre bred politisk deltakelse vurderes et utvalg/råd med 9 medlemmer til å være hensiktsmessig. 4. Møtegodtgjørelse og matbestilling for et utvalg med 9 medlemmer utgjør ca per år. I tillegg kommer utgifter for arbeidstid i administrasjonen til saksbehandling og deltakelse på møtene, samt ev. innkjøp av flere nettbrett, trykking og porto. Kostnadene vil reduseres hvis møter skjer etter behov framfor på fast møteplan. Det bør budsjetteres en miljøtilskuddspott som disponeres av utvalget /rådet. 5. Utvalgets mandat, funksjon og arbeidsform evalueres etter ett år. Behandlingsrekkefølge: 1. Hovedutvalg for helse og sosial 1. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 1. Hovedutvalg for teknikk og miljø 2. Formannskapet Formannskapet bes vurdere om denne saken skal videre til Kommunestyret. Formannskapets/eventuelt Kommunestyrets vedtak videresendes ad hoc utvalg for Ås kommunes reglementer for utredning av konsekvenser for alle utvalg. Endelig vedtak fattes deretter av Kommunestyret i reglementssaken etter høring i utvalgene. Vedlegg: Rapport med anbefaling fra ad hoc utvalg for vurdering av nytt miljøutvalg_endelig.docx Utskrift av saken sendes til: Ad hoc utvalg for revidering av Ås kommunes reglementer SAKSUTREDNING: Bakgrunn for saken Kommunestyret vedtok i møte å opprette et politisk ad hoc utvalg for å vurdere etableringen av et eget utvalg for miljøsaker, jf. K-sak 23/15, Handlingsprogram med budsjett 2016 og økonomiplan : 10. Ås kommune skal bli en foregangskommune for miljøvennlige løsninger. Miljøpolitikken skal styrkes gjennom konkrete tiltak og forpliktende mål bl.a. gjennom å etablere et eget utvalg for miljøsaker. Det opprettes derfor et politisk ad hoc-utvalg som skal utrede dette innen sommeren 2016, i tråd med Ås kommunes politiske organisering. Formannskap Side 29 av 71

30 11. Miljøvernrådgiveren i Ås kommune blir i dag i stor grad satt til andre arbeidsoppgaver enn de oppgaver som bør ligge til miljøvernrådgiverstillingen. Miljøvernrådgiverstillingen i kommunen skal fremover arbeide med kommunalt miljøvern og strategisk miljøarbeid og være en pådriver for miljøsatsingen i Ås kommune. Det forutsettes at miljøvernrådgiveren er sekretariat for ad-hoc-utvalg jf. vedtakspunkt 10. Ad hoc utvalgets mandat ble forankret i formannskapets vedtak 5/16 i møte : 1. Ad hoc utvalg for utredning av miljøutvalg opprettes. 2. Ad hoc utvalget skal gi en anbefaling om følgende: Hvilken type utvalg skal miljøutvalget være hovedutvalg, utvalg eller råd? Hvilken myndighet skal miljøutvalget ha og hvilke organ skal det innstille/ gi råd til? Hvilke konsekvenser får det for øvrige utvalg som HTM og Formannskap at det opprettes et miljøutvalg? Hvor mange medlemmer skal miljøutvalget ha? Hva er kostnadene ved å etablere et miljøutvalg? 3. Ad hoc utvalget leverer sin utredning til Rådmannen innen 4. april Rådmannen legger frem sak med ad hoc utvalgets innstilling til Formannskapet. Det er gjennomført tre møter i ad hoc utvalget. Under det første møtet , ble det bestemt at fristen for å levere ad hoc utvalgets utredning til Rådmannen skulle utsettes; dette for å sikre en forsvarlig prosess. Ad hoc utvalget leverte sin innstilling med utredning til Rådmannen i etterkant av siste møte i utvalget, 25. april (se vedlegg 1). Ad hoc utvalgets innstilling med Rådmannens kommentarer legges fram for hovedutvalgene i møtene 8./9. juni. Hovedutvalgenes vedtak går videre til Formannskapet 15. juni. Mandatet for et eventuelt nytt utvalg innarbeides i kommunens reviderte reglementer, som skal ferdigstilles innen utgangen av september Ad hoc utvalgets innstilling Ad hoc utvalget har vurdert ulike alternative løsninger for et mulig miljøutvalg. Et flertall av utvalgets medlemmer fremmer følgende innstilling: 1. Det er behov for å styrke kommunens arbeid med miljø, klima, kommuneplan, landbruk og samferdsel. 2. Det opprettes et nytt hovedutvalg. Utvalget har det politiske ansvaret for følgende områder: Miljø, klima, kommuneplan, relevante kommunedelplaner og fagplaner, landbruk og jordvern, kulturminner, friluftsliv, samferdsel, blå-grønne strukturer, samt vann- og luftforurensningssaker. Formannskap Side 30 av 71

31 Utvalget innstiller til kommunestyret innenfor sine ansvarsområder. Utvalget innstiller til Formannskapet i kommuneplansaker eller saker som får direkte økonomiske konsekvenser. Utvalget kan bidra med råd til øvrige utvalg. HTM vil fremdeles ha ansvaret for saker som inngår som en del av reguleringsplaner. Konsekvenser for øvrige utvalg av å opprette et miljøutvalg vil først og fremst være for formannskapet som vil miste hovedansvar for landbruk/jordvern og store temaplaner innenfor klima- og energi, naturmangfold og kulturlandskap. Den reduserte saksmengden vil gi formannskapet bedre anledning til å styrke satsingen på gjenværende saksområder, og de får innstilling fra utvalget i kommuneplansaker. Ansvar for friluftsliv overføres til det nye utvalget fra HTM. Temaet utgjør per i dag ikke en betydelig andel av saksmengden til HTM. 3. For å sikre bred politisk deltakelse vurderes et utvalg/råd med 9 medlemmer til å være hensiktsmessig. 4. Møtegodtgjørelse og matbestilling for et utvalg med 9 medlemmer utgjør ca per år. I tillegg kommer utgifter for arbeidstid i administrasjonen til saksbehandling og deltakelse på møtene, samt ev. innkjøp av flere nettbrett, trykking og porto. Kostnadene vil reduseres hvis møter skjer etter behov framfor på fast møteplan. Det bør budsjetteres en miljøtilskuddspott som disponeres av utvalget /rådet. 5. Utvalgets mandat, funksjon og arbeidsform evalueres etter ett år. Vurdering Rådmannens vurdering av de ulike alternativene i den vedlagte rapporten er følgende: Alternativ 0 Dagens løsning Rådmannen mener at det er langt flere fordeler enn ulemper med å videreføre den etablerte utvalgsstrukturen i kommunen. Med dagens organisering forberedes overordnete miljøsaker, som relevante temaplaner samt kommuneplan, i formannskapet mens underordnete miljøsaker, som reguleringsplaner og forurensningssaker, forberedes i HTM. Den største fordelen med denne organiseringen er at den ivaretar helheten i miljøpolitikken. Formannskapet og HTM har en bred saksportefølje som gjør at de har mulighet og evne til å se sammenhengen mellom miljøtemaet og andre områder, som for eksempel klima og transport, friluftsliv, arealplanlegging, energiøkonomisering og eiendomsforvaltning. Opprettelsen av ytterligere ett utvalg innenfor fagområdet kan svekke denne helheten og i tillegg skaper uklare grenser og ansvarsforhold mellom de ulike organene. Ulempene med dagens løsning, som fremheves i rapporten, kan løses ved å opprette ad hoc utvalg i forbindelse med større planoppgaver som rullering av kommuneplanen og utarbeidelse av temaplaner for klima, friluftsliv osv. Slik bruk av midlertidige ad hoc utvalg, som opprettes ved behov, vil være en mer effektiv og mindre ressurskrevende måte å sikre politisk deltakelse på enn det som foreslås av alternative løsninger. Rådmannen mener det er nødvendig å legge opp til en bedre prosess i arbeidet med kommuneplanen og at kommuneplanen behandles i separate møter der ingen andre Formannskap Side 31 av 71

32 saker er på sakskartet. Det å sette av tid til kun kommuneplanarbeid i politiske møter, vil styrke det politiske engasjementet i kommuneplanprosessen. Alternativ 1 Utvalg med beslutningsmyndighet Under dette alternativet er det skissert to alternative fordelinger av ansvarsområder til et nytt utvalg som innstiller til kommunestyret: én der det inngår ansvar for kommuneplanarbeid med innstilling til formannskapet, og én med kun en rådgivende funksjon for kommuneplansaker. Kommuneplanen er et sentralt dokument i kommunens styringssystem. Rådmannen vil dermed fraråde at formannskapets rolle som kommuneplanutvalg reduseres til å bli et godkjenningsorgan for et annet utvalg. Det er viktig at kommunens politisk lederskap, som også består av erfarne politikere, er nært og aktivt involvert i rulleringen av kommuneplanen. Hvis det likevel vurderes behov for et utvalg med en rådgivende funksjon for kommuneplansaker, er det fullt mulig å løse dette innenfor dagens organisering med ad hoc utvalg framfor å opprette et nytt fast utvalg. Det samme gjelder også i forhold til arbeidet med andre miljørettede temaplaner. Slikt arbeid er kun aktuelt i korte perioder med flere års mellomrom. Politisk involvering kan sikres på en mer effektiv måte ved å bruke ad hoc utvalg framfor opprettelsen av et nytt fast utvalg. Alternativ 2 Miljøråd uten beslutningsmyndighet I likhet med vurderingen under alternativ 1 mener rådmannen at en mer effektiv og mindre ressurskrevende måte å sikre politisk deltakelse på vil være å benytte muligheten som ligger i dagens organisering til å opprette ad hoc utvalg når behovet melder seg. Økonomiske konsekvenser Opprettelsen av et nytt fast organ, enten det er snakk om et utvalg eller råd, vil utløse følgende behov: Møtegodtgjørelse og servering: Dette utgjør per tiden kr 1054 per medlem og kr 2108 for leder for hvert møte. For enkelte utvalg gis leder fast ledergodtgjørelse i stedet for dobbel møtegodtgjørelse. Kostnadene for møtegodtgjørelse og matbestilling for ett utvalg med 9 medlemmer er til sammen på ca per år. Utgifter for arbeidstid i administrasjonen til saksbehandling og deltakelse på møtene, samt evt. innkjøp av flere nettbrett (kr per stk), trykking og porto. Miljøtilskuddspott som disponeres av utvalget til ulike tiltak: Ved eventuelt opprettelse av et utvalg eller råd må det tas høyde for de økonomiske konsekvensene av dette. Dette forutsetter at utvalget har faste møter. Alternativt kan utvalget møtes kun etter behov. I så fall vil kostnadene reduseres. Formannskap Side 32 av 71

33 Konklusjon Rådmannen mener omfanget av tilleggsarbeid innenfor miljøtemaet ikke er tilstrekkelig stort til å rettferdiggjøre opprettelsen av et eget politisk organ for saksområdene som omtales i rapporten fra ad hoc utvalget. Videre mener rådmannen at det eksisterende politiske styringssystemet allerede er godt nok rustet til å ivareta og se helheten i miljøtemaet og tilgrensende fagområde som transport, arealplanlegging, m.m. Opprettelsen av ytterligere ett utvalg innenfor fagområdet kan svekke denne helheten og i tillegg skaper uklare grenser og ansvarsforhold mellom de ulike organene. I perioder kan det være behov for å sikre mer politisk involvering i miljørelaterte prosesser. Dagens system gir mulighet for det ved at det kan opprettes midlertidige ad hoc utvalg med fokus på aktuelle temaer. Rådmannen mener derfor at det ikke bør opprettes et nytt fast organ for miljøsaker. Formannskap Side 33 av 71

34 F-54/16 Gnr 24 Bnr 1 - Kvestad gård - Fylling av masser - Søknad om dispensasjon Saksbehandler: Silje Marie Raad Saksnr.: 13/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for teknikk og miljø 38/ Formannskap 54/ Øvrig utvalgsbehandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se publiseringer på Ås kommunes hjemmeside her og på nettbrett. Rådmannens innstilling: Med hjemmel i plan- og bygningsloven (pbl.) 19-2 avslår formannskapet søknad om dispensasjon fra kommuneplanens arealdel 2, pkt. 2.2 vedrørende krav til reguleringsplan for tiltak som innebærer masseforflytning av et større omfang. Begrunnelsen fremkommer av saksutredningen. Med hjemmel i pbl 11-6 (rettsvirkning av kommuneplanens arealdel), jf. kommuneplanen arealdel 2, pkt. 2.2 (krav om reguleringsplan) avslås søknad om tillatelse til fylling av masser. Begrunnelse fremkommer av saksutredningen. Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Formannskapet Behandlingsrekkefølge: 1. Hovedutvalg for teknikk og miljø (HTM) 2. Formannskapet Vedlegg: 1. Søknad om dispensasjon, 2. Situasjonskart, 3. Terrengplan, 4. Referat fra møtet , 5. Uttalelse Landbrukskontoret, 6. Vurdering av biologisk mangfold, 7. Geoteknisk vurdering, 8. Utforming av fyllingsfront - Redegjørelse, 9. Registreringsrapport Akershus Fylkeskommune, 10. Uttalelse Fylkesmannen i Oslo og Akershus, 11. Uttalelse Akershus Fylkeskommune, 12. Uttalelse Statens Vegvesen, Formannskap Side 34 av 71

35 13. Vedtak formannskapet, , 14. Klage fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus, 15. Uttalelse HTM , 16. Vedtak formannskapet, Omgjøring, 17. Fylkesmannen trekker klage, 18. Klage på formannskapets vedtak av , 19. Vedtak formannskapet, , 20. Vedtak i klagesak - Fylkesmannen i Buskerud, 21. Pålegg om stans med øyeblikkelig virkning, 22. Brev fra tiltakshavers advokat , 23. Vedtak om avslag på søknad om tillatelse , 24. Veileder for saksbehandling, deponier og bakkeplanering - Ås kommune Øvrige dokumenter som ligger i saken: Samtlige dokumenter Vedtak i saken sendes til: Follo Prosjekt AS v/maria K. Danielsen Karl Magnus Løken SAKSUTREDNING: Sammendrag: Rådmannen finner at konsekvensene av en dispensasjon fra reguleringskravet i dette tilfellet klart vil føre til at de hensyn reguleringskravet er ment å ivareta i for stor grad blir skadelidende. Det foreligger heller ingen klar overvekt av fordeler som må veie tyngre enn ulempene etter en samlet vurdering. Rådmannen mener derfor at dispensasjonssøknaden bør avslås. Fylling av masser av denne størrelsesorden bør ikke godkjennes før området er regulert. Fakta i saken: Eiendommen gnr./bnr. 24/1 ligger på vestsiden av E6, ca. 500 meter fra korsegårdkrysset. Området er uregulert og omfattes av kommuneplanens arealdel. Området er disponert til landbruks,- natur- og friluftsformål, underformål A (LNF-A). Formannskap Side 35 av 71

36 På gårdskartet til Skog + Landskap er området blant annet registrert som skog med særs høy/høy bonitet: Formannskap Side 36 av 71

37 Kart Skog + Landskap - NIBIO Området er også dekket av to ulike hensynssoner, kulturlandskap med arkeologiske funn potensial for funn, og kulturlandskap med nasjonal verdi. I kommuneplanen 2, pkt 2.2 heter det: «For tiltak som innebærer masseforflytning av et større omfang, som etablering av deponier, terrengregulering og bakkeplanering, kreves alltid reguleringsplan. Det vises til gjeldende veileder for saksbehandling, Deponier og bakkeplanering». Det søkes om dispensasjon fra dette kravet for å kunne fylle masser i et område på ca. 90. dekar, slik som vist på kartet nedenfor: Formannskap Side 37 av 71

38 Oversiktsbilde massefylling Dispensasjonssøknaden ligger vedlagt (vedlegg 1-3) Sakens bakgrunn: : Det ble avholdt en forhåndskonferanse mellom tiltakshaver og daværende bygnings- og reguleringssjef. I referatet fra dette møtet står det at det skal «innsendes en forespørsel til kommunen om behovet for reguleringsplan, jf. kommuneplanbestemmelsens 1. Behandles av kommuneplanutvalget før det innsendes søknad om regulering eller oppfylling/planering. Rene masser.» : Kommunen mottar forespørsel vedrørende etablering av ny dyrkingsjord, fylling bakkeplanering. Det søkes om fritak fra kravet om reguleringsplan. Det vises til utbyggingen av E6 og Korsegårdkrysset i regi av Statens vegvesen på 1990-tallet. Den gang ble det foretatt utfylling og planering av overskuddsmasser og etablering av ca. 50 dekar ny dyrkingsjord på gården. Atkomsten til området ble den gangen bygget av Statens vegvesen. I følge ansvarlig søker er atkomsten dimensjonert for inntransport av masser. Videre vurderte ansvarlig søker at få vil bli berørt av transporten, og eventuelt støy vil bli overdøvet av støyen fra E6. Formannskap Side 38 av 71

39 : Forespørselen ble drøftet i kommunens administrative planforum. Følgende uttalelse ble gitt: «Ca. 90 dekar stubbmark, som vil endres fra skog til dyrket mark (dvs. at formålet LNF endres ikke) vurderes som et positivt tiltak. De vanlige temaene må sjekkes ut (viltkorridor, kulturminner m.m.). I kommuneplanens bestemmelse 1 står det at «For tiltak som innebærer masseforflytning av et større omfang, som etablering av deponier og bakkeplanering, kreves alltid reguleringsplan.» Denne saken vurderes som et «mindre omfang», og det kreves derfor ikke reguleringsplan (og heller ikke dispensasjon fra kommuneplanen). Saken oversendes landbrukskontoret til uttalelse, før den behandles i HTM (Hovedutvalg for teknikk og miljø).» : Det blir sendt ut brev fra bygnings- og reguleringssjefen der han opplyser om overnevnte (vedlegg 4). Han konkluderer i brevet med at saken dermed kan fremmes som en byggesøknad, men tar forbehold om at det må utføres undersøkelser. Søknaden må utformes med flere detaljer, med kotesatt kart, terrengsnitt m.m. Det gjøres oppmerksom på at forespørselen oversendes landbrukssjefen, som også skal varsles i den formelle søknadsprosessen, sammen med naboer og andre berørte parter : Landbrukssjefen mottar nabovarsel fra Follo Prosjekt AS om tiltaket : Landbrukssjefen mottar en e-post der han blir bedt om en uttalelse til tiltaket. E-posten blir ikke besvart, da landbrukskontoret er Ås kommunes fagkontor for landbrukssaker og gir kun sin uttalelse til kommunen som grunnlag for behandling av selve søknaden : Landbrukssjefen gir sin uttalelse til Ås kommune i saken (vedlegg 5). Han skriver blant annet at han er av den oppfatning av at dette vil være et massedeponi av betydelig omfang, noe som etter Ås kommunes kommuneplanbestemmelser skal utløse krav om reguleringsplan. Dette vil være naturlig ut fra vedtak i andre saker, og etter det som kommuniseres til grunneiere som ber om veiledning fra landbrukskontoret eller andre relevante etater i kommunen : Saken ble på nytt behandlet i kommunens administrative planforum etter ønske fra landbrukssjefen. Etter nærmere vurderinger, og basert på prinsippet om likebehandling samt landbrukssjefens uttalelse, fant rådmannen det riktig å be om en regulering av området : Kommunen mottok deretter en ny ett-trinns søknad om tillatelse til tiltaket. Ansvarlig søker vurderte tiltaket for å ligge innenfor tiltaksklasse 1, og mente det ikke var nødvendig med uavhengig kontroll av geoteknisk prosjektering. Det var innhentet faglige vurderinger av biolog (vedlegg 6) og geotekniker (vedlegg 7). Videre var det redegjort for fyllingsfront (vedlegg 8) og innhentet vurdering fra arkeolog i Akershus fylkeskommune (vedlegg 9). Ansvarlig søker viste til uttalelsen som var gitt fra tidligere bygnings- og reguleringssjef, og mente det tidligere var gitt en aksept for tiltaket uten krav om regulering. Formannskap Side 39 av 71

40 : Søknaden ble vurdert som en dispensasjonssøknad og oversendt overordnede myndigheter til uttalelse. Statlige og regionale myndigheter anbefalte reguleringsplan (vedlegg 10-12) : Møte i formannskapet - Rådmannens innstilling: «Det gis ikke dispensasjon fra kommuneplanens planbestemmelse 1. Anbefaler reguleringsplan.» : Formannskapets vedtak (vedlegg 13): «Det gis dispensasjon fra kommuneplanens bestemmelse 1. Formannskapet ber administrasjonen stille relevante vilkår som sørger for at miljøhensyn og andre hensyn reguleringsplaner skal ivareta, blir ivaretatt, samt at området blir omgjort til dyrket mark. Formannskapet anser da at vilkårene for å kunne gi dispensasjon, jf. plan- og bygningsloven 19-2, er oppfylt.» : Fylkesmannen i Oslo og Akershus påklager vedtaket om dispensasjon for etablering av deponi/bakkeplanering (vedlegg 14) : Saken blir tatt opp i Hovedutvalg for teknikk miljø (vedlegg 15), og det ble fremmet følgende forslag til formell uttalelse: «HTM beklager at formannskapet i F-sak 49/14 har gitt dispensasjon fra kommuneplanen kapittel 9, 1 om krav til reguleringsplan. Denne dispensasjonen er direkte i strid med tidligere praksis i kommunen og veileder om massedeponier.» Uttalelsen ble enstemmig vedtatt : Saken ble tatt opp på nytt i formannskapet og nytt vedtak ble fattet: «Det gis ikke dispensasjon fra kommuneplanen» Det ble krevd reguleringsplan for tiltaket (vedlegg 16) : Klagen fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus trekkes når nytt vedtak fattes i formannskapet (vedlegg 17) : Kommunen mottar klage fra tiltakshaver på formannskapets vedtak datert (vedlegg 18) : Klagen ble behandlet i formannskapet, og ble ikke tatt til følge (vedlegg 19). Saken ble oversendt Fylkesmannen i Oslo og Akershus for endelig avgjørelse : Vedtak fra Fylkesmannen i Buskerud som settefylkesmann (vedlegg 20). Saken sendes tilbake til kommunen for ny behandling på grunn av saksbehandlingsfeil. Det var gjort følgende saksbehandlingsfeil: Omgjøringsvedtaket fra skulle vært forhåndsvarslet Nytt vedtak av var ikke begrunnet Det var ikke søkt om dispensasjon og kommunen har ikke adgang til å gi dispensasjon uten at dette på forhånd er omsøkt av tiltakshaver. Det er ikke foretatt en tilfredsstillende vurdering av fordeler og ulemper ved å innvilgedispensasjon, eller hvorvidt en dispensasjon vesentlig vil tilsidesette de hensyn bestemmelsen er ment å ivareta. Formannskap Side 40 av 71

41 : Saken nullstilles, det avholdes innledende møte med tiltakshaver og arkitekt : Befaring på eiendommen med tiltakshaver, landbrukssjefen og bygningssjefen : E-post fra rådgiver Greta Løkhaug til arkitekt med tre skisserte muligheter: 1. Søke om dispensasjon fra kommuneplanens reguleringskrav 2. Regulere området 3. Behandle eksisterende et trinns-søknad (uten dispensasjonssøknad). Det ble informert om at sistnevnte mulighet ikke lar seg gjøre uten at det i tillegg er søkt om, og innvilget dispensasjon : Kommunens bygningsmyndighet drar på uanmeldt besiktigelse og observerer at det fortsatt mottas masser på eiendommen uten tillatelse : Det gis pålegg om stans av all massehåndtering med øyeblikkelig virkning (vedlegg 21). Det varsles tvangsmulkt og opplyses om at brudd på plan- og bygningsloven kan medføre straffansvar : Pålegg om stans blir ikke etterkommet, og kommunen ber om bistand fra politiet : Brev fra advokat Svein Thalberg på vegne av tiltakshaver (vedlegg 22). Det vises til at saken er nullstilt som følge av Fylkesmannen i Buskerud sitt vedtak, og det bes om at søknaden av tas til ny behandling. Det henvises igjen til uttalelsen fra tidligere bygnings- og reguleringssjef som åpner for å behandle søknaden uten krav om regulering : Møte med blant annet tiltakshaver og hans advokat. Kommunen opplyser igjen om tre ulike muligheter: 1. Søke dispensasjon fra kommuneplanen 2. Regulere området 3. Behandle eksisterende et trinns-søknad (uten dispensasjonssøknad). Det opplyses igjen om at sistnevnte mulighet ikke lar seg gjøre uten at dispensasjon er omsøkt og innvilget : E-post fra arkitekten, det bes om at kommunen behandler søknaden av slik den er innsendt, altså uten søknad om dispensasjon : Ett-trinns søknad om tillatelse til tiltak av avslås av bygningsmyndigheten (vedlegg 23), da tiltaket er i strid med kravet om regulering. Da Formannskap Side 41 av 71

42 det verken var søkt om, eller innvilget dispensasjon fra dette reguleringskravet, har bygningsmyndigheten ikke anledning til å gi tillatelse til tiltaket : Kommunen mottar søknad om dispensasjon og tillatelse til tiltaket (vedlegg 1-3). Søkers begrunnelse for søknaden: I søknaden vises det til at tiltakshaver tidligere har fått signaler både fra politikere og administrasjonen om at tiltaket kunne omsøkes uten krav om regulering. Det påpekes at søknaden er nabovarslet, og at kun Landbrukskontoret i Follo har fremmet merknader til tiltaket. Videre vises det til at det er gjort ekstraordinære undersøkelser, herunder kulturminneundersøkelser, geotekniske undersøkelser og naturfaglige undersøkelser som har medført betydelige kostnader for tiltakshaver. Basert på undersøkelsene som er gjort, mener søker at saken er like godt opplyst som en reguleringssak og at dette bør tilsi at dispensasjon må kunne innvilges. En reguleringsprosess vil etter søkers mening bli svært ressurskrevende både for tiltakshaver og kommunen. Det påpekes at kravet om regulering burde blitt formidlet på et langt tidligere tidspunkt. Det er snart 3 år siden den første forhåndskonferansen i denne saken ble avholdt og lang saksbehandlingstid har medført betydelige kostnader for tiltakshaver. Det vises videre til at Landbrukskontoret i Follo stiller seg positive til etablering av ny dyrkingsjord i området. Videre er atkomst sikret og godt dimensjonert for tiltaket. Avslutningsvis vises det til at formannskapet i Ås i sin tid innvilget dispensasjon til dette tiltaket, og at dette bør tillegges vekt i vurderingen. Tiltaket vil etter søkers mening ikke ha negativ virkning på helse, miljø, sikkerhet eller tilgjengelighet, men vil være et positivt tiltak for landbruket i Ås. Søker mener også at tiltaket vil senke støyen som kommer fra E6, fordi fyllingen vil skjerme mot denne. Rådmannens vurdering: Søknaden er vurdert konkret etter dispensasjonsregelen i plan- og bygningsloven (pbl) 19-2 andre ledd som sier følgende: «Dispensasjon kan ikke gis dersom hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse, blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering.» Det legges opp til en samlet interessevurdering der hensynene bak den konkrete bestemmelsen tillegges stor vekt. Det må således vurderes om de hensyn reguleringskravet er ment å ivareta blir skadelidende dersom dispensasjon gis. Det er ikke tilstrekkelig med alminnelig interesseovervekt. Det må være en klar overvekt av fordeler som taler for dispensasjon før dette kan gis, jf. Ot.prp.nr.32 ( ). Formannskap Side 42 av 71

43 Vilkårene i pbl er kumulative. Dette innebærer at samtlige vilkår må være oppfylt for at rettsvirkningen skal inntre. Dersom en kommer til at hensynene bak reguleringskravet ikke blir vesentlig tilsidesatt ved at dispensasjon innvilges, inntrer likevel ikke rettsvirkningen av 19-2 før også fordelene ved tiltaket klart anses å veie tyngre enn ulempene etter en samlet vurdering. Alle vilkår må altså være oppfylt. Kommuneplanen er styrende i området rundt Kvestad gård og formålet med denne er å skape langsiktighet, stabilitet og forutberegnelig saksbehandling i kommunen. Kommuneplanen er et juridisk bindende dokument, og dispensasjon fra denne vil alltid kunne bidra til å undergrave dens styringsverdi. Hensynet bak kravet om regulering ved masseforflytning av et større omfang er blant annet å sikre en god arealdisponering gjennom forsvarlig og planlagt arealbruk. Ved utarbeiding av en reguleringsplan for området vil det gjøres en helhetlig vurdering av eiendommen og området. Dette vil igjen sikre demokratiske hensyn som medvirkning i planprosessen, offentlighet og samråd med de som planen berører. Naboer, statlige og regionale myndigheter, og eventuelt andre organisasjoner vil på denne måten få mulighet til å ivareta sine interesser i løpet av planprosessen. I søknaden vises det til at tiltakshaver tidligere har fått signaler både fra politikere og administrasjonen om at tiltaket kunne omsøkes uten krav om regulering. Det stemmer at administrasjon i 2013 ga signaler om at tiltaket kunne omsøkes som en vanlig byggesak, på nærmere angitte vilkår. Videre ble det innvilget dispensasjon i formannskapet den Dette vedtaket ble imidlertid omgjort, og saken ble deretter sendt i retur fra Fylkesmannen i Buskerud, for ny behandling grunnet saksbehandlingsfeil. At kommunen tidligere har gitt signaler om at tiltaket kunne omsøkes som en vanlig byggesak er åpenbart svært uheldig. Dette hører imidlertid fortiden til, og kan ikke tillegges vekt i denne vurderingen. Saken er på dette tidspunkt nullstilt, og skal vurderes på nytt, i lys av gjeldende lover og regler, og de politiske føringer som følger av kommuneplanen. Søker viser til at landbrukskontoret er positive til etablering av ny dyrkingsjord i området. Også rådmannen slutter seg til dette, og mener tiltaket i seg selv vil være positivt for landbruket i Ås. Likevel mener rådmannen, slik som også landbrukskontoret, at dette må gjøres innenfor nærmere angitte rammer, følgelig en reguleringsplan. Søker mener at de undersøkelsene som er gjort gjør at saken er like godt belyst som en reguleringssak. Rådmannen er enig i at saken er godt belyst. Dersom en reguleringsprosess igangsettes er det derfor ikke mye arbeid som gjenstår før kommunen kan gå i gang med behandlingen av denne. Rådmannen er derfor ikke enig i at en slik reguleringsprosess vil være spesielt ressurskrevende, da det meste av dokumentasjon i den forbindelse allerede er innhentet. Rådmannen presiserer også at Ås kommunes gebyrregulativ åpner for å kunne nedsette gebyret i reguleringssaker der man finner gebyret for å være åpenbart urimelig. I denne saken er det klart gitt motstridende signaler fra kommunen om hvorvidt man skal kreve regulering eller ei, og rådmannen har forståelse for at dette har fått negative konsekvenser både praktisk og økonomiske for tiltakshaver. Ved en Formannskap Side 43 av 71

44 eventuell regulering vil en av denne grunn kunne vurdere å sette ned gebyret som følge av lang saksbehandlingstid og motstridende opplysninger fra kommunens side. Søker påpeker at tiltaket ikke vil få negativ virkning på helse, miljø, sikkerhet eller tilgjengelighet. Til dette svarer rådmannen at disse forhold er en minste forutsetning for ethvert tiltak som godkjennes av kommunen. Dette er således ikke momenter som kan tillegges vekt i positiv retning. Ut over dette har søker ikke anført fordeler ved å få innvilget dispensasjon fra reguleringskravet. Som nevnt er rådmannen av den oppfatning av tiltaket i seg selv er et positivt tiltak for landbruket. Tiltaket vil også trolig kunne bidra til støyskjerming slik søker anfører, noe som også er utelukkende positivt. Alle disse forhold må likevel etter rådmannens syn innlemmes i en reguleringsplan med konkrete rammer for tiltaket. Rådmannen finner også grunn til å fremheve at søknaden av ble oversendt overordnede myndigheter til uttalelse. Samtlige myndigheter uttalte seg negative til å innvilge dispensasjon og anbefalte regulering. Både Statens Vegvesen, Akershus Fylkeskommune og Fylkesmannen i Oslo og Akershus vurderte omsøkt tiltak som et omfattende tiltak som vil kunne medføre komplekse problemstillinger og utfordringer knyttet til miljø som best vil kunne ivaretas gjennom en reguleringsplan og en grundig planprosess. Landbrukssjefen har også sluttet seg til denne vurderingen. Det er ikke nye momenter i den nye søknaden som tilsier at myndighetene bør være av en annen oppfatning nå. Rådmannen mener derfor at det bør legges stor vekt på at samtlige myndigheter fraråder å innvilge dispensasjon. Videre minner rådmannen om at Fylkesmannen påklaget formannskapets vedtak om dispensasjon før dette vedtaket ble omgjort. Dersom dispensasjon innvilges på nytt, er det stor sannsynlighet for at Fylkesmannen igjen vil påklage dette. Ordlyden «større omfang» i kommuneplanens 2 legger opp til en konkret skjønnsmessig vurdering av hvorvidt tiltaket faller inn under reguleringskravet. Bestemmelsen viser likevel til den lokale saksbehandlingsveilederen for deponier og bakkeplanering av (vedlegg 24). Føringene i denne veilederen tilsier at de fleste tiltak med en utbredelse på over 5 dekar bør utløse krav om reguleringsplan. I denne saken er det tale om en utbredelse på 90 dekar, altså 18 ganger større enn makskravet i retningslinjene. Rådmannen mener omsøkt tiltak er av en slik størrelsesorden at dispensasjon burde være helt utelukket. Det er tale om en overskridelse på 85 dekar, og slike fyllinger bør kun tillates dersom det settes konkrete rammer rundt tiltaket, i en nøye utarbeidet reguleringsplan. Ansvarlig søker påpeker at kravet om regulering burde blitt formidlet på et langt tidligere tidspunkt, rådmannen slutter seg til dette. Kommunen burde vært klarere på hvilken holdning man hadde til slike typer tiltak fra første stund. Dette får man likevel ikke gjort noe med på dette tidspunkt. Kommunen må behandle den nå mottatte søknad etter gjeldende regelverk og etter de føringer som direkte følger av gjeldende kommuneplanbestemmelser. Man vil likevel kunne vurdere å senke gebyret som en kompensasjon for lang saksbehandlingstid og motstridende signaler. Formannskap Side 44 av 71

45 Konklusjon: Rådmannen mener hensynet til god arealdisponering gjennom forsvarlig og planlagt arealbruk, medvirkning, offentlighet og samråd i planprosessen klart vil bli vesentlig tilsidesatt dersom dispensasjon fra plankravet innvilges i denne saken. Det er nettopp massefyllinger av denne type størrelsesorden reguleringskravet er ment å gjelde for. Rådmannen kan heller ikke se at det er fordeler ved å innvilge dispensasjon i denne saken som klart veier tyngre enn ulempene etter en samlet vurdering. Økonomiske konsekvenser for kommunen: Ingen Kan vedtaket påklages? Vedtaket kan påklages til fylkesmannen, jf. forvaltningslovens kap. VI og plan - og bygningsloven 1-9. Klagefristen er 3 uker regnet fra den dag brevet kom frem til den påførte adresse. Det er tilstrekkelig at klagen er postlagt innen fristens utløp. Klagen skal sendes skriftlig til den som har truffet vedtaket, følgelig Ås kommune. Den skal være undertegnet, angi vedtaket det klages over, den eller de endringer som ønskes, og de grunner man vil anføre for klagen. Forvaltningsloven 18 gir partene rett til å se sakens dokumenter, dersom ikke annet følger av 19. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap Side 45 av 71

46 F-55/16 Planrammer - Handlingsprogram Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskap 55/ Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet Formannskap Side 46 av 71

47 F-56/16 Brannteknisk oppgradering og renovering av Bjørnebekk asylmottak Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Plan- og byggekomiteen 6/ Formannskap 56/ Kommunestyret Øvrig utvalgsbehandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se publiseringer på Ås kommunes hjemmeside her og på nettbrett. Rådmannens innstilling: 1. Vedlagt mulighetsstudie godkjennes. 2. Forprosjekt for renovering av Bjørnebekk asylmottak igangsettes 3. Forprosjekt ferdigstilles og godkjennes innen senhøsten 2016 og prosjekt for renovering av Bjørnebekk legges ut på anbud våren Rådmannen legger inn anbud på videre drift av 200 plasser fra juli 2017 så snart UDI utlyser dette etter at forprosjektet er godkjent. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Plan og byggekomiteen Formannskapet Kommunestyret. Vedlegg: 1. Mulighetsstudie Bjørnebekk, pdf Prosjektkalkyle - Estimert totalkostnad - Bjørnebekk.pdf Mulighetsstudie - TILLEGG,pdf Kalkyle - inkl. kontor Bjørnebekk, pdf Vedtak i saken sendes til: Økonomisjef Formannskap Side 47 av 71

48 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Brannforskriftene krever en større brannteknisk oppgradering av Bjørnebekk asylmottak. Brannvesenet gir nå kun midlertid tillatelse til videre drift av asylmottaket, under forutsetning av at en plan for en større brannteknisk oppgradering foreligger våren Siv. ing. Trond Thorvaldsen AS har utarbeidet en mulighetsstudie for brannteknisk oppgradering av bygget, jf. vedlagt mulighetsstudie. Kommunestyret har ved behandling av HP vedtatt en investering på 60 mill. Kr til renovering av Bjørnebekk asylmottak. Forutsetningen for å gjennomføre investeringen er at kommunen inngår ny avtale med UDI om drift av statlig asylmottak. Fakta i saken: Ås kommunes eksisterende avtale med UDI om drift av 200 mottaksplasser gjelder frem til Høsten 2016 vil kommunen legge inn anbud på en ny driftsavtale. UDI utlyser i hovedsak avtaler på 4 år, med opsjon på ytterligere to års drift (4 pluss 1 pluss 1). I nytt anbud vil prosjekt med anbudsdokumenter for renovering av Bjørnebekk legges ved som en del forutsetningen for en driftsavtale. Kommunen vil i anbudet legge inn årlige finanskostnader knyttet til renoveringen. Bakgrunn Ås kommune har overtatt eiendommen av Akershus Fylkeskommune vederlagsfritt. Forutsetningen for vederlagsfri overtakelse er at eiendommen utnyttes til offentlige og samfunnsnyttige formål, jf. avtale om overdragelse mellom Akershus fylkeskommune og Ås kommune av mai Dersom kommunen beslutter å utnytte eiendommen på annen måte eller videreselger denne, er det forutsatt at kommunen skal foreta etteroppgjør mot Staten. Slikt etteroppgjør skal gjøres ved at salgsgevinst fratrukket kostpris (omkostninger ved erverv og senere påkostninger) tilbakeføres Staten. Bjørnebekk asylmottak består av tre bygninger. To av bygningene, Kroerveien 52 og 54 ble oppført i 1938 og har vært drevet som rusinstitusjon. Disse byggene har nå et betydelig renoveringsbehov for å kunne oppfylle dagens bygningskrav. I tillegg er Kroerveien 48 en del av asylmottaket, og inneholder administrasjon, samt aktivitetsrom og en HC-tilpasset bolig. Dette bygget er oppført ca og ble rehabilitert av kommunen i Renoveringen var i hovedsak finansiert med tilskudd fra UDI og oppspart overskudd fra driften av Bjørnebekk. Dette bygget er i god stand og oppfyller dagens bygningskrav. Oppgradering til forskriftsmessig Brannteknisk standard På grunn av at det nå er blitt strengere krav til brannsikkerhet oppfyller ikke dagens bygninger brannforskriftene. Brannvesenet har ved tilsyn nå kun godkjent bygget med midlertidige tiltak, men krever en full brannteknisk oppgradering for å godkjenne bygget. Formannskap Side 48 av 71

49 Siv. ing. Trond Thorvaldsen AS har utarbeidet en mulighetsstudie for brannteknisk oppgradering av bygget. Denne studien viser at en brannteknisk utbedring vil medføre en nærmest total bygningsmessig og teknisk rehabilitering. Branncelleinndeling i tråd med dagens krav omfatter bygningsmessig oppgradering av alle vegger og etasjeskiller. Renoveringsbehovet Mulighetsstudiet anbefaler at det ved nødvendig brannteknisk oppgradering også gjennomføres teknisk oppgradering av øvrige tekniske anlegg, samt utvendig isolering. Kommunen har etter overtakelsen av Bjørnebekk gjennomført nødvendig enkelt vedlikehold, som utskifting av vinduer, dører, utbedring av bad og utvendig og innvendig maling. Hovedkonstruksjonen av bygget er vurdert å være i god stand. Større vedlikehold og renovering har det imidlertid ikke vært mulig å gjennomføre uten en total renovering av bygget. Dette krever en betydelig investering og en avklaring om kommunen vil fortsette som driftsoperatør for asylmottak. Tiltakene som må gjennomføres for å få byggene til å tilfredsstille dagens krav, krever en total renovering av byggene Dette innebærer at tilnærmet alt innvendig i bygget rives og erstattes med nyanlegg. Dette kan ikke utføres innenfor kommunens ordinære vedlikeholdsbudsjett. Renovering av VVS, fyringsanlegg, brannsikring og ENØK tiltak er i mulighetsstudie estimert til 68 mill. kr. Det er usikkerhet knyttet til anslaget. Det må derfor arbeides videre med å vurdere kostnader og aktuelle løsninger for å få bygningen til å tilfredsstille myndighetenes krav. Aktuelle tiltak som kan vurderes tatt ut for å redusere kostnadene i prosjektet er heis, men dette forutsetter at det gis dispensasjon for dette. Videre kan det være aktuelt å finansiere utgifter til tilleggsisolering av bygget innenfor midlene avsatt ENØK tiltak i kommunen. Rådmannen anbefaler derfor at det igangsettes forprosjekt, selv om mulighetsstudiet estimerer en noe høyere kostnadsramme enn avsatt. Gjennomføring av prosjektet. Renovering av Bjørnebekk kan starte høsten 2017, etter at ny avtale med UDI er inngått. Bjørnebekk har store tomtearealer som ikke er bebygd. Det kan derfor legges opp til at det settes opp boligmoduler på tomten under renoveringsarbeidet. Det er planlagt moduler på tomten til å ivareta 80 beboere. Dette tilsvarer omtrent antall beboere i hver av bygningene. Først renoveres et av byggene, mens beboerne flyttes ut til moduler. Når første bygg er renovert flytter beboere inn i ferdigrenovert bygg og neste bygg renoveres. Driften av mottaket kan på den måten opprettholdes under renoveringsperioden. Formannskap Side 49 av 71

50 Økonomiske konsekvenser: Det er totalt avsatt 63,5 mill. kr til prosjektet. Av dette er 3,5 mill. kr avsatt til mulighetsstudie og forprosjekt. Totalt er prosjektet i mulighetsstudiet kostnadsberegnet til 68 mill. kr. eks. mva. Kommunen vil vurdere tiltak som kan redusere kostnadene i prosjektet samt søke ENOVA tilskudd for å kunne gjennomføre investeringen innen en netto ramme på 63,5 mill. kr eks mva. 6 mill. kr av prosjektet kan finansieres av oppsparte midler fra driften av Bjørnebekk asylmottak avsatt på eget disposisjonsfond. I tillegg kommer finansiering av ENOVA midler, men det er p.t. usikkert hvor mye dette kan utgjøre. Økonomisk sett antas bruk av bygget til asylmottak til å være mest økonomisk lønnsomt. UDI betaler 3,8 mill. kr årlig i husleie til kommunen for å drive asylmottak med 200 plasser. Av dette betaler Ås kommune kr for leie av Heia som har 50 plasser. Resterende 3 mill. kr får Ås kommune i husleie for Bjørnebekk. Alternativer som er beskrevet nedenfor vurderes å være mindre økonomisk lønnsomt. Drift av Bjørnebekk asylmottak er i dag delt på to lokaliteter, Bjørnebekk og Heia. Det foreslås at beboerkapasiteten på Bjørnebekk økes fra 150 til nærmere 200 plasser i forbindelse med renoveringen. Dette gjør det mulig å samle all mottaksdrift på en lokalitet, noe som gjør driften bedre og mer effektiv. Kommunen kan eventuelt også velge å videreføre drift på Heia ved å søke å øke kapasiteten til 250 plasser. Midlertidige moduler som settes opp ved rehabilitering kan også vurderes beholdt til økt kapasitet i en periode, dersom antall asylsøkere til Norge fortsetter å være høyt fremover. En investering på 63 mill. kr med 6 mill. kr finansiert med egenkapital, innebærer årlige avdrag på 1,9 mill. kr over 30 år og rentekostnader på ca 1,7 mill. kr med 3 % rente, til sammen utgjør dette ca 3,6 mill. kr. I tillegg kommer FDV kostnader. Ved anbud på videre drift må disse kostnadene innarbeides i tilbudet fra Ås kommune. Andre driftsutgifter, herunder personalkostnader dekkes av driftstilskudd fra UDI, Samlet sett må det utarbeides et budsjett som sikrer at driften av Bjørnebekk, inkludert finanskostnader, finansieres av årlige tilskudd fra UDI. Alternativer: Ved vurdering av alternativer er det viktig å ta hensyn til at Ås kommune har overtatt eiendommen til en symbolsk sum med en klausul om at eiendommen skal anvendes til allmennyttig formål. Ved salg av eiendommen tilfaller overskuddet Fylkeskommunen. Rådmannen ser følgende alternativer som eventuelt må utredes nærmere: 1) Bjørnebekk asylmottak avvikles og eiendommen selges. Overskudd fra salget tilkommer Fylkeskommunen. Ås kommune vil kunne få beholde dokumenterte påkostninger. Dette gjelder i hovedsak påkostninger på administrasjonsbygget med infosenter og handikapleiligheter. De andre byggene er ikke påkostet. Det kan da forventes at privat driftsoperatør av asylmottak kjøper eiendommen. Formannskap Side 50 av 71

51 2) Bjørnebekk asylmottak avvikles og eiendommen omdisponeres til kommunal administrasjon. Dette kan frigjøre arealer kommunen leier i Ås sentrum. Mulighetsstudiet viser at ombygging av bygget til kontorlokale vil utgjøre 15 til 20 mill. kr mer enn ombygging til asylmottak. 3) Bjørnebekk asylmottak avvikles og eiendommen omdisponeres til studentboliger. Det er i mulighetsstudiet antydet at dette vil medføre høye kostnader, samtidig som beliggenheten ikke er god for dette formålet. Dette alternativet er derfor ikke vurdert nærmere. 4) Bjørnebekk asylmottak avvikles og kommunen stenger bygget som følge av at brannforskriftene ikke tillater bruk av bygget. Kommunen har da ingen leieinntekter, men må allikevel sette av noe midler til å holde bygget i sikkerhetsmessig stand. Konklusjon med begrunnelse: Arbeidet med forprosjekt igangsettes. Forprosjekt utarbeides innen høsten 2016 og prosjektet legges ut på anbud våren Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap Side 51 av 71

52 F-57/16 Follo barne- og ungdomsskole utbygging Saksbehandler: Helen Ohnstad Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 28/ Formannskap 57/ Kommunestyret Øvrig utvalgsbehandling foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Se publiseringer på Ås kommunes hjemmeside her og på nettbrett. Rådmannens innstilling: 1. Follo barne- og ungdomsskole rehabiliteres og bygges om i henhold til vedlagte prosjektskisse. Totale prosjektkostnader beløper seg til 85 millioner kr. eks. moms. 2. Fordelingen av kostnadene mellom eierkommunene blir slik som det framgår i saksutredningen. Ås kommunes andel blir kr Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: A) Skisser av mulige framtidige løsninger Øvrige dokumenter som ligger i saken: Vedtak Kommunestyret , sak 15/15 Vedtak i saken sendes til: Ås kommune v/oppvekst og kultursjef Ski kommune v/kommunalsjef Jane Short Aurlien Formannskap Side 52 av 71

53 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det vises til tidligere sak om rehabilitering/påbygg/ombygging av Follo barne- og ungdomsskole, fremmet i alle de syv eierkommunene før jul I denne saken ble det presentert to ulike alternativer: Alternativ 1 hadde en estimert kostnadsramme på 39,6 millioner kroner og ble valgt av to kommuner. Alternativ 2 hadde en estimert kostnadsramme på 104,5 millioner kroner og ble valgt av fire kommuner. En kommune valgte ikke å behandle saken. Med bakgrunn i dette ble rådmannen i Ski bedt av ordførerne i eierkommunene om å finne et tredje mulig alternativ. Virksomhet Eiendom i Ski ba tre «ferdighusleverandører» om å lage mulighetsstudier for å finne ut om byggekostnadene kunne reduseres ved bruk av prefabrikkerte løsninger, samt løse arealbehovene i en bygning, men i to etasjer. Etter rådmannens vurdering gir det nye alternativet en god løsning for skolens elever og ansatte. Flere kommuner velger nå prefabrikkerte skolebygg (eks. Sandnes, Oslo m.fl.). Skolen har hatt mulighetsstudiet til gjennomsyn. Skolen vurderer dette som et godt alternativ. Fakta i saken: Nærmere om de ulike alternativene til en prefabrikkert løsning: Dette er en byggemetode der skolen i stedet for å bygges tradisjonelt på stedet, fabrikkeres i ferdige seksjoner som transporteres til tomta og monteres raskt på grunnmur/fundament. Fordelen er rasjonell bygging uavhengig av værforhold, og også kortere byggetid. De tre leverandører har stipulert kvadratmeterprisen til mellom og kroner og lagt til grunn arealer fra 3000 til 3800 kvm. Skolens romprogram ble lagt til grunn for beregningen. Entreprisekostnader for en helt ny skole (administrasjon, skolebygg og gymsal) varierer mellom 54 og 60 millioner kroner i de tre forslagene. Leverandørene hadde ikke tatt med kostnader til rivning, fundamentering, ansvarlig søker, annen tekniske installasjoner og varmekilde i sine forslag. Dette utgjør ca. 8,3 millioner kr i tillegg til bygningskostnadene. I tillegg kommer nødvendige kostnader til opparbeiding av uteområder, inventar og nødvendige reserver. Anbefaling: Basert på prisene som er oppgitt av leverandørene og opplysninger om at arealene kan utnyttes på en enda bedre måte, anbefales at: Arealet planlegges til omkring m2. Skolens romprogram legges til grunn. Utomhusarealene planlegges tilrettelagt slik at de fungerer bedre for brukergruppen enn nå. Formannskap Side 53 av 71

54 Det legges til rette for en eventuell utvidelse av skolen ved å avsette areal til et senere byggetrinn. Det rives m2, som er dagens skolebygg. Rådmannen anbefaler en fremdrift med åtte måneder til anskaffelser og forprosjekt, og en byggetid på inntil ett år. Det vil være svært viktig for brukergruppen at dagens bygningsmasse driftes ut ett skoleår, og at nytt skolebygg står klart til bruk 13 måneder senere. Rivning av eksisterende bygg gjennomføres i skolenes sommerferie. De midlertidige løsningene for byggeperioden må være etablert og i drift før skolenes sommerferie. Formannskap Side 54 av 71