MØTEINNKALLING Formannskap

Transkript

1 Ås kommune Møtetid: kl. 18:30 Møtested: Ås kulturhus, Lille sal MØTEINNKALLING Formannskap Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og Saksliste Side Informasjon fra rådmann Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker Saker til behandling 29/16 Kommunereform - Avtale om felles plattform for ny kommune i Follo Ettersendt 4 30/16 Kommunereform - Rådgivende folkeavstemning Ettersendt 5 31/16 Årsmelding med årsberetning /16 Ås kommunes årsregnskap /16 Forslag til planstrategi /16 Overordnede målsettinger og strategi for vedlikehold av kommunale bygg - Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport 11/13 Ettersendt 13 35/16 Organisering av kulturområdet 14 36/16 Priser for SFO skoleåret 2016/17 og forslag om inntektsredusert betaling 24 37/16 Solberg skole - tilstandsanalyse eksisterende skole 28 38/16 Gnr 99 Bnr 1 - Sundbyveien 50 - Fradeling - Klage på avslag 32 15/00120

2 39/16 Valg av lagrettemedlemmer og meddommere ved Borgarting lagmannsrett for perioden 1. januar desember /16 Valg av meddommere til Follo tingrett for perioden 1. januar 2017 til 31.desember /16 Valg av meddommere til særskilt utvalg for jordskiftesaker for perioden til /16 Valg av forliksrådsmedlemmer for perioden 1. januar 2017 til 31. desember /16 Valg av faste møtefullmektiger ved forliksrådet for perioden 1. januar 2017 til 31. desember /16 Forslag på kandidater til skjønnsutvalg for Akershus perioden 1. januar 2017 til 31. desember /16 Søknad om permisjon fra kommunale verv - Kristine Lien Skog (SV) midlertidig nyvalg 46/16 Midlertidig uttreden - Jon Fartein Lygre Hoel (MDG) - midlertidig nyvalg Ås, Ola Nordal Ordfører Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Formannskap Side 2 av 67

3 Informasjon fra rådmann Reglementsgruppen er i gang med revidering av Ås kommunes reglementer. Eventuelle innspill kan sendes til Vibeke Berggård vibeke.berggard@as.kommune.no. Lenker: Oppnevning og mandat: F-sak 13/16, Formannskapet Ås kommunes reglementer, sist oppdatert Etiske retningslinjer, vedtatt av kommunestyret Informasjon fra ordfører og eventuelt Referatsaker 1. Kommunereformgruppen. Rødt kommer ikke til å ha medlem i gruppen for den tiden som gjenstår. Sunniva Herrestad, som ble valgt av Formannskapet i F-sak 21/16, er ikke valgbar på grunn av folkeregistrert adresse. Jf. epost , 16/ Innkallinger til Nordre Follo Renseanlegg IKS: Styremøte Representantskapsmøte Styremøte Formannskap Side 3 av 67

4 Saker til behandling F-29/16 Kommunereform Avtale om felles plattform for ny kommune i Follo Saksbehandler: Trine Christensen Saksnr.: 14/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskap 29/ Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet Formannskap Side 4 av 67

5 F-30/16 Kommunereform Rådgivende folkeavstemning Saksbehandler: Trine Christensen Saksnr.: 14/ Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Formannskap 30/ Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet Formannskap Side 5 av 67

6 F-31/16 Årsmelding med årsberetning Saksframlegg Saksbehandler: Paul Roar Ågedal Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Kommunalt råd for funksjonshemmede 5/ Eldrerådet 5/ Ungdomsrådet 11/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 24/ Hovedutvalg for helse og sosial 14/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 20/ Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget 5/ Formannskap 31/ Rådmannens innstilling: Årsmelding med årsberetning 2015 tas til orientering. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Kommunalt råd for funksjonshemmede Eldrerådet Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for teknikk og miljø Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget Formannskap Vedlegg: Årsmelding med årsberetning 2015 Formannskap Side 6 av 67

7 SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Årsmeldingen er en tilbakemelding på målsettinger i vedtatt handlingsprogram og økonomiplan Årsmeldingens kapittel 2 utgjør «Årsberetningen». Årsberetningen er den lovpålagte delen av rapporteringen, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Resterende del av dokumentet utgjør kommunens årsmelding. Denne er ikke en lovpålagt rapportering, men en viktig del av kommunens mål- og resultatstyring. Vurdering: Regnskapsåret 2015 viser et driftsresultat på 47 mill.kr. Resultatet er samlet sett noe bedre enn budsjettet, men skyldes lavere pensjonspremie. Etatene hadde samlet sett et merforbruk, mens merinntekter på skatt og lavere pensjonspremie bidro til et godt økonomisk driftsresultat. Konklusjon med begrunnelse: Årsmelding med årsberetning 2015 tas til orientering. Formannskap Side 7 av 67

8 F-32/16 Ås kommunes årsregnskap 2015 Saksbehandler: Gjertrud Mathisen Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskap 32/ Rådmannens innstilling: 1. Årsregnskapet til Ås kommune 2015 godkjennes 2. Enhetene får overført inntil 1% av netto mer-/mindreforbruk innenfor en ramme på kr for hele kommunen ,9 mill. kr av årets samlede mindreforbruk på kr 16,4 mil.kr overføres generelt disposisjonsfond. Ås, Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Formannskapet Vedlegg: (elektronisk, ta ev. kontakt for papirversjon) Årsregnskap Ås kommune 2015 Revisors beretning 2015 Ås kommune Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende kommunens årsregnskap og årsmelding for 2015 ettersendes/legges frem i møtet. SAKSUTREDNING: Fakta i saken: Ås kommunes regnskap for 2015 viser et netto driftsresultat på 46,8 mill.kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på 16,4 mill.kr. Det gode resultatet i 2015 skyldes i hovedsak 13 mill.kr mer i skatteinntekter og statlige tilskudd, og 19 mill.kr lavere pensjonskostnader enn forutsatt. I tillegg har enhetene styrt sine budsjetter godt, og kostnadsveksten har dermed vært lavere enn inntektsveksten i Formannskap Side 8 av 67

9 Pensjon. Hovedårsaken til lavere pensjonskostnader enn budsjettert skyldes opprydning i medlemsregisteret som ga lavere premieinnbetaling enn budsjettert. I tillegg har lavere lønnsoppgjør gitt lavere reguleringspremie. I 2015 ble det vedtatt nytt prinsipp for bokføring av premieavvik. Årets premieavvik inntektsføres i 2015 og amortiseres (utgiftsføres) i Årets samlede premieavvik fra KLP og SPK var 2,4 mill.kr Minimumsavdrag. I 2015 ble det vedtatt å endre metode for beregning av minimumsavdrag. Kommunene betaler med ny modell 48 mil.kr. i avdrag på lån i Dette medfører økte avdragsutgifter på 10 mill.kr i forhold til tidligere modell. Dette svekker kommunens resultat i år, men innebærer en raskere nedbetalingstid av kommunens lån. Det er positivt at driftsresultatet forbedres samtidig som nedbetaling av lån øker. Kjente, men ikke korrigerte feil i regnskapet for Følgende er blitt avdekket etter at regnskapet for 2015 ble avlagt : For lite utbetalt overtid i 2015, p.g.a feil i årstimetall i systemet Faktura fra Frogn kommune på gjestebarn mottatt mars 2016 For lite utgiftsført i regnskapet for 2015 kr 0,5 mill.kr kr 0,3 mill.kr kr 0,8 mill.kr Dette blir utgiftsført i regnskapet for 2016, og Rådmannen kommer tilbake til dette i budsjettreguleringer for 1. tertial Vurdering: Avsetning av regnskapsmessig mindreforbruk Årsregnskapet viser et regnskapsmessig mindreforbruk på 16,4 mill. kr. Rådmannen foreslår at kr av dette avsettes til overføring av enhetenes mer/mindreforbrk 2015, begrenset oppad til 1 % av enhetenes rammer. Resterende av årets mindreforbruk, 15,9 mill. kr overføres generelt disposisjonsfond. Disposisjonsfondet er til kommunestyrets disposisjon. Eventuell disponering av fondet bør foretas i forbindelse med Handlingsprogram kan f. eks vedta å disponere dette til ekstraordinært vedlikehold eller egenkapital til investeringer. Midlene bør ikke disponeres til ordinære driftsoppgaver. Rådmannen vil understreke at disposisjonsfondet er en viktig reserve for å møte fremtidige økonomiske utfordringer. Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen anbefaler at årsregnskapet til Ås kommune 2015 godkjennes. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap Side 9 av 67

10 F-33/16 Forslag til planstrategi Saksbehandler: Ellen Grepperud Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for helse og sosial 13/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 23/ Hovedutvalg for teknikk og miljø 21/ Administrasjonsutvalget 6/ Formannskap 33/ Innstillinger fra øvrige utvalg foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: Forslag til kommunal planstrategi for Ås gjøres offentlig i henhold til plan- og bygningslovens 10-1 andre ledd, og legges frem for endelig vedtak i kommunestyret 07. september Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Grepperud Plan- og utviklingssjef Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for teknikk og miljø Administrasjonsutvalget Formannskapet Høring Vedlegg: Kommunal planstrategi Øvrige dokumenter som ligger i saken: Nasjonale forventninger 12. juni 2015 Fylkesmannens forventningsbrev 2016 Rapporten Akershusstatistikk nr 2/2015 Tall og fakta del 1 Rapporten Akershusstatistikk nr 2/2016 Tall og fakta del 2 Oversiktsdokument Folkehelse Gjeldende planstrategi Vedtak i saken sendes til: Plan- og utviklingssjef Formannskap Side 10 av 67

11 SAKSUTREDNING: Fakta i saken Bakgrunn Kommunal planstrategi ble innført som verktøy i plan- og bygningsloven av 2008 og slår fast at kommunestyret minst én gang i hver valgperiode skal utarbeide og vedta en kommunal planstrategi. Planstrategien er et hjelpemiddel for det nye kommunestyret til å avklare hvilke planoppgaver kommunen skal prioritere i valgperioden for å møte kommunens utfordringer og behov. Formålet med planstrategi er å klargjøre hvilke planer kommunen bør utarbeide, rullere eller videreføre for å oppnå ønsket utvikling de kommende årene. Planstrategien skal fokusere på at planleggingen skal være behovsstyrt og ikke gjøres mer omfattende enn nødvendig. Planstrategien har ingen rettsvirkning og er ikke formelt bindende for kommunen. Den kan revideres etter behov innenfor valgperioden. Formannskapet vedtok arbeidsopplegg, fremdrift og disposisjon for arbeidet med planstrategien. Arbeidet gjennomføres i hht framdrift og legges fram til endelig politisk behandling i kommunestyret Utviklingstrekk, utfordringer og planbehov Kommunens utfordringer og planbehov er diskutert i enhetslederforum, rådmannens ledergruppe og kommunens planforum og planbehovet er avdekket på grunnlag av: Nasjonale og regionale myndigheters forventninger til kommunal planlegging Utviklingstrekk og utfordringer regional og lokalt Oversiktsdokument Folkehelse Målsettinger i gjeldende kommuneplan og tiltak i gjeldende handlingsprogram Som grunnlag for kapitlene om regionale og lokale utviklingstrekk og utfordringer er rapportene Akershusstatistikk nr. 2/2015 og nr. 2/2016 de viktigste informasjonskildene. Det legges i forslag til planstrategi opp til at gjeldende kommuneplan for Ås revideres i perioden, både samfunnsdel og arealdel. I tillegg er det i kap 4 i planstrategien foreslått å utarbeide en rekke reguleringsplaner og temaplaner. Samrådsplikt I hht 10-1 i plan- og bygningsloven skal det innhentes synspunkter fra statlige og regionale organer og nabokommuner, men det finnes ingen innsigelsesrett for disse. Forslag til vedtak i kommunestyret skal gjøres offentlig minst 30 dager før kommunestyrets behandling. I perioden fram til kommunestyrets behandling 7. september skal forslag til kommunens planstrategi opp til diskusjon i regionalt planforum hvor både statlige og regionale myndigheter er representert og i Follorådets areal- og samferdselsgruppe hvor alle Follokommunene er representert. Formannskap Side 11 av 67

12 Vurdering: Rådmannen mener at forslag til kommunal planstrategi for Ås er i tråd med politiske føringer og signaler, samt at prioriteringene samsvarer med de utviklingstrekk og utfordringer kommunen står overfor. Forslaget til planstrategi er i henhold til lovkrav, nasjonale forventninger og regionale føringer. Slik forslaget er utformet vil det bidra til bedre forutsigbarhet og ryddighet i kommunens planarbeid med tanke på prosess, medvirkning og politisk involvering. Formannskap Side 12 av 67

13 F-34/16 Overordnede målsettinger og strategi for vedlikehold av kommunale bygg - Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport 11/13 Saksbehandler: Nils Erik Pedersen Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for teknikk og miljø 22/ Formannskap 34/ Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet. Formannskap Side 13 av 67

14 F-35/16 Organisering av kulturområdet Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Ungdomsrådet 9/ Hovedutvalg for oppvekst og kultur 20/ Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget 7/ Formannskap 35/ Innstillinger fra øvrige utvalg foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: 1. Det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder 2. Tidligere kulturenhet endrer navn til «Kulturhuset» 3. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv/biblioteket. 4. Ungdomshusene legges organisatorisk til kulturskolen. 5. Gjeninnføring av midlene til lysansvarlig vurderes i forbindelse med budsjett 2017 Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen M. Benestad Etatsjef oppvekst og kultur Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Ungdomsrådet Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonsutvalg Formannskap Vedlegg: 1. Utkast modell organisering kultur 2. Rapportering kulturhuset Organisering rådmannens anbefaling Vedtak i saken sendes til: Rektor kulturskolen Biblioteksjef Etatssjef oppvekst- og kultursjef Formannskap Side 14 av 67

15 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Det er et omforent ønske om å skape en sterkere og mer samlet kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som i større grad vektlegger kulturhuset som samlingspunkt for kulturen i Ås. Det foreslås at det utlyses en 100% stilling som kulturhusleder når nåværende kulturleder slutter Kulturhusleder bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset, ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom kulturhuset, biblioteket, kulturskolen og andre virksomheter i Ås og ivareta enkelte av tidligere kulturleders oppgaver. Kulturhuslederen skal også utvide samarbeidet med det profesjonelle- og frivillige kulturlivet i Ås. Kulturdelen av arbeidet med kulturminner og navnesaker legges til lokalhistorisk arkiv. Ungdomshusene legges under kulturskolen. Fakta i saken Tidligere politisk behandling: Denne gjennomgangen av kulturområdet har bakgrunn i kommunestyresak 14/ , og i handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt i kommunestyret «Bestillingen» for arbeidet ble formulert slik Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige? Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen, 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektet kom i gang i januar 2015 og var klart for behandling i Den ble det fremmet 2 saker for hovedutvalget for oppvekst- og kultur; Evaluering av kulturområdet sak 17/15 Evaluering av kulturhuset sak 18/15. I hovedutvalget for oppvekst- og kultur ble det følgende innstilling: Sakene utsettes inntil ny sak med følgende fremmes: 1. Vurdering av ulike organisasjonsformer knyttet til kulturområdet. 2. De økonomiske konsekvensene av de foreslåtte organisasjonsformene belyses. 3. Kulturområdet og aktivitetene diskuteres i eget møte i hovedutvalg for oppvekst og kultur før pkt. 1 og 2 ferdigstilles. Formannskap Side 15 av 67

16 Formannskapets vedtok følgende utsettelsesvedtak : Saken utsettes inntil hovedutvalg for oppvekst og kultur har ferdigbehandlet saken. Saken ble diskutert i hovedutvalget for oppvekst- og kultur den Kulturområdet i Ås kommune Kulturområdet er i dag organisert under oppvekst og kultursjefen med «Hovedutvalg for oppvekst og kultur» som politisk utvalg. Her er kultur oppdelt i 3 virksomhetsområder: Kulturskolen Biblioteket / lokalhistorisk arkiv Allmenkultur - lag og foreninger, tilskudd mm,/ kulturhuset og ungdomshusene Nåværende organisering for kulturområdet i oppvekst- og kulturetaten Rådmann Oppvekst og kultursjef Fagrådgivere Leder pedagogisk psykologisk leder Kulturleder Kulturskolerektor Biblioteksleder 9 rektorer, 6 barnehagestyrere Ungdomshusene Kultur skolen Lokalhistori sk arkiv 7 barneskoler Kulturhuset 2 biblioteksfilialer 2 ungdomsskoler inkl VO 7 barnehager Illustrasjon 1 Formannskap Side 16 av 67

17 Kulturhusets organisering i dag Kulturleder Rudolf Lyd 50% - ledighet i stilling Kino 50% 100% Ungdomshusene Kulturhuskoordinator Kulturhuskonsulent Ansvar for utleie - 100% Lys 50% - - ikke inne i budsjettet for 2016 Midgard Illustrasjon 2 Kulturleder går av med pensjon fra Det vil si at det blir ledig 100% stilling. Lydansvarlig, 50% stilling, som har vært i permisjon fra høsten 2015, har sagt opp sin stilling. Lysansvarlig, 50% stilling, har sluttet. Midlene til denne stillingen ble trukket inn i forbindelse med budsjettbehandlingen for Leder for ungdomshusene, kino, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent opprettholdes. Vurderinger Alternative organiseringsformer Ut fra prosjektgruppens anbefalinger og rådmannens ønske om en sterkere kulturenhet, tilbakemeldinger fra HOK-møtet samt samtaler med lederne innenfor kulturfeltet og tillitsvalgte er det utarbeidet 3 alternativer til organisering av kulturfeltet. 1. Modell 1 Rådmannens forslag Det er ønske om å skape en sterkere kulturenhet i kommunen. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturen i Ås ved å lage en organisering som styrker kulturfeltet og spesielt innholdet i kulturhuset og andre kulturarenaer. Det er ønskelig med en leder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Nåværende kulturlederstillingen får navnet kulturhusleder. Enheten får navnet Kulturhuset. Stillingen lyses ut. Se vedlagte organisasjonskart. I forbindelse med nytilsetting så bør stillingens arbeidsoppgaver vurderes. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid, for en større synergieffekt. Behovet for å styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet kan utvikles ved at kulturhusleder finner naturlige samarbeidspunkter med disse. Formannskap Side 17 av 67

18 Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være: ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås samarbeide med interne og eksterne aktører planlegge, organisere og gjennomføre planer innenfor kulturfeltet søke kulturmidler diverse andre mindre oppgaver som i dag ivaretas av kulturleder. Oppvekst- og kultursjefen vil fortsatt ha det overordnede strategiske ansvaret for hele kulturområdet. Andre stillinger Det foreslås at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Arkivaren har god kunnskap om kulturminner og navnesaker og vil kunne ivareta dette feltet. Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. Midlene til denne økningen tas i inneværende år innenfor kulturbudsjettet. Ungdomshusene foreslås lagt under kulturskolen som er den virksomheten innen kulturområdet som spesifikt arbeider med barn og unge. På den måten tydeliggjør man at kulturhuslederen skal konsentrere sin virksomhet om utvikling og drift av kulturhuset og tilsvarende arbeidsoppgaver. Stillingene som kinoansvarlig, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie, beholdes som i dag. 50% lydstilling har sagt opp stillingen sin. 50% lysstilling de økonomiske midlene - ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for Det foreslås at lydstillingen ikke besettes, men at midlene til lydstillingen beholdes og at midlene til lys tilbakeføres i forbindelse med budsjett Det gjøres en avtale (etter en anbudsprosess) med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som etter avtale kan brukes til lyd og lys på arrangementer. Tilsvarende modell har f.eks. Askim kommune for sitt kulturhus. 2. Modell 2 leder av kulturskolen som leder av kulturområdet I denne modellen foreslås det at leder for kulturskolen blir kultursjef og har i samarbeid med biblioteksleder ansvar for hele kulturområdet. Kulturlederen går av med pensjon Han har ansvar for kulturhuset og allmennkulturlivet. Stillingen er 100%. I stedet for å lyse ut stillingen foreslås det at rektor for kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset og ungdomshusene i en 2-års prøveperiode. Han blir virksomhetsleder for kultur, fritid og kulturskole, i det daglige kalt kultursjef. Virksomheten får navnet Kultur og fritid. I denne enheten ligger kulturskolen med ressurssenter, ungdomshusene og allment kulturliv Formannskap Side 18 av 67

19 Biblioteksjef vil være en viktig samarbeidspartner. Etatsjef, kultursjef og biblioteksjef vil ha et felles ansvar for strategisk utvikling av kulturområdet i Ås gjennom jevnlige koordinerings- og planleggingsmøter. Biblioteksleder Lokalhistorisk arkiv 2 biblioteksfilialer Kulturskolen Rådmann Oppvekst- og kultursjef Fagrådgivere Pedagogisk psykologisk tjeneste Kultursjef/ Kulturskolerektor Kulturhuset Ungdomshusene 9 rektorer 2 ungdomsskoler + VO 7 barneskoler 6 barnehagestyrere 7 barnehager Illustrasjon 3 Se også vedlagte organisasjonskart som viser hvordan virksomheten er tenkt sammensatt og som beskriver bredden i kommunens tjenesteytelse innenfor kulturområdet. Den nåværende kulturleders stillingsressurs foreslås ved denne modellen fordelt på følgende måte: 10% av kulturlederstillingen brukes til å øke stillingen til arkivaren i lokalhistorisk arkiv for å ivareta kulturminner og navnesaker (fra 50% til 60% stilling). Lokalhistorisk arkiv er en avdeling under biblioteket. 50% av kulturlederstilling brukes til å øke inspektørstillingen (fra 50% til 100%) i kulturskolen. Vedkommende skal ivareta fag- og personalansvaret i kulturskolen når rektor i kulturskolen også får ansvaret for kulturhuset. Som inspektør er det er i dag ansatt en i 50% engasjement. 40% av kulturlederstillingen brukes til å øke administrativ hjelp på kulturområdet for å ivareta den økte mengden med administrative oppgaver samt koordineringen av fritidskulturlivet som bør være et satsningsområde. Andre stillinger Stillingene som leder for ungdomshusene, kulturhuskoordinator og kulturhuskonsulent med ansvar for utleie beholdes som i dag. 50% lydstilling besettes ikke. I stedet gjøres avtale med et firma/person som kan ta ansvar for vedlikehold av det tekniske utstyret og som brukes til lyd og lys på arrangementer etter avtale. 50% lysstilling som ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for 2016 bør tilføres kultur og fritid fra Formannskap Side 19 av 67

20 3. Modell 3 - Prosjektgruppens anbefaling: Prosjektgruppen som ble nedsatt etter kommunestyrevedtak i desember 2014, bestod av Ellen Benestad, oppvekst og kultursjef, Alexander Krohg Plur, kulturskolerektor, Emil Schmidt, økonomisjef, Sverre Strand Teigen, HOK, Laila P. Nordsveen, HOK, Linda Rasten, tillitsvalgt. Arbeidet ble ledet av innleid prosjektkonsulent Nils Gunnerud. Gruppen arbeidet våren 2015 med spørsmålet om framtidig organisering av kulturområdet i Ås kommune. De gjennomførte en samlet vurdering av kommunens utfordringer på kulturområdet, økonomien samt ønsket om å bruke kultur som et verktøy for vellykket samfunnsutvikling. På denne bakgrunn er det prosjektgruppens anbefaling å samle kulturområdet i en kulturenhet ledet av kultursjef. Denne enheten mener gruppen bør få navnet Kultur, frivillighet og fritid. Hensikten med organiseringen Hensikten med den nye organiseringen er å etablere en robust og synlig kulturvirksomhet uten friske midler inn. Denne enheten skal videreføre arbeidet med dagens oppgaver. I tillegg skal de arbeide med strategiske oppgaver i henhold til kommuneplanens mål. Det er et ønske om å legge flere enheter inn i kulturenheten for å skape en enhet som kan levere de kommunale tjenestene på en måte som er lett tilgjengelig for innbyggerne og som på en rasjonell måte kan løse de utfordringer som kommer på kulturområdet og gjør kommunen best mulig forberedt Organisasjonskartet I en situasjon der en ikke kan forvente vesentlig vekst i budsjettrammene er det viktig å bruke midlene på beste og mest effektive måte. Av den grunn vil prosjektgruppen anbefale å etablere en kulturvirksomhet under en felles overbygning: Kultursjef Kulturskole Idrett Bibliotek Anlegg Kulturhus, kino, samfunnshus Frivillig arbeid Lag og foreninger Frivillighet, Fritid, Nærmiljø Barn og unge integrering Illustrasjon 4 Formannskap Side 20 av 67

21 Områder som i dag ikke er organisert i denne enheten, er idrett, anlegg, frivilligsentral, forebyggende arbeid, integrering m fl. Dette er tjenester som i mange kommuner hører inn under kulturområdet, men som Ås kommune har organisert i andre enheter. Personell i en slik «felles paraply» vil ha mellom 37 og 50 årsverk, avhengig av hva som legges til enheten. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. En slik flytting vil også fordre en bredere høring i organisasjonen. Det er ikke gjort økonomiske beregninger i forhold til denne modellen. Rådmannens vurdering: Modell 1 Organiseringen beholdes i store trekk som i dag, men tydeliggjør kulturhusets viktige rolle som samfunns- og kulturarena, ved at man ansetter en leder for kulturhuset. I tillegg legges ungdomsklubbene under kulturskolen for å samle kulturtilbud for barn og unge under en enhet. Navnesaker og kulturdelen av kulturminner foreslås lagt til lokalhistorisk arkiv. Rådmannen ser ikke behovet for en egen etat, men en styrking av kulturfeltet i Ås ved å lage en organisering som tydeliggjør kulturhuset som et samlingspunkt for kulturen i Ås. Kulturskolen og biblioteket har i dag mange arrangementer og oppgaver som det ville være naturlig å samarbeide med leder for kulturhuset om. Med denne modellen vil kommunen ha en kulturhusleder som kan konsentrere seg helt om virksomheten og ikke dele tiden sin på flere virksomheter. Denne modellen gir også biblioteket og kulturskolen tid og kapasitet til å fortsette sin gode utvikling uten å måtte konsentrere seg om flere felt. Kulturhuslederen skal i tillegg til å lede og utvikle kulturhuset ivareta noen av tidligere kulturleders oppgaver. Det bør ansettes en kulturhusleder som har kunnskap om drift og innhold i et kulturhus og kapasitet til å utvikle, lede, koordinere og organisere kulturhuset. Kulturhuslederen bør i tillegg til ansvaret for kulturhuset ha et koordineringsansvar for å få til et sterkere samarbeid mellom forskjellige virksomheter i Ås som driver med kulturarbeid samt styrke kommunens samarbeid med det profesjonelle kulturlivet og fritidskulturlivet. Det er i dag avsatt lite midler til å igangsette arrangementer i kulturhuset. For å få til en god utvikling må man trekke på lokale krefter. Kulturhuslederen må aktivt jobbe mot både det lokale og profesjonelle kulturlivet. Formannskap Side 21 av 67

22 Modell 2 Det er viktig med en samordning av kulturfeltet for å få ut synergieffektene og samtidig ha et godt driv framover. Både biblioteket og kulturskolen er velfungerende institusjoner som ligger langt framme i utviklingen innen sine områder. Lederne i begge disse enhetene har arbeidet mange år i Ås kommune, har god lokalkunnskap og kjenner brukernes behov. Mange av kulturtilbudene springer ut fra deres virksomheter. Rådmannen ser at denne modellen har både fordeler og ulemper. Fordelen er at lokalkunnskapen ivaretas. Ulempen er at organisasjonen ikke tilføres noe nytt og at modellen kan være krevende å drive. Rektor på kulturskolen blir også kultursjef og skal ivareta både hele kulturområdet og kulturskolen. Det er stort, variert og sprikende område å være daglig leder for. Modell 3 Rådmannen støtter mange av prosjektgruppens vurderinger, men deler ikke samme oppfatning av at alt skal samles i samme enhet. Mange av stillingene/oppgavene som er ønsket inn i en kulturenhet er brøker av stillinger i andre enheter og etater. Det er en årsak til deres plassering der. Disse personene har også andre arbeidsoppgaver de skal ivareta. En samling av personer i kulturenheten, vil skape mindre fleksibilitet i tjenestetilbudet et annet sted. Ellers ligner modellen mye på modell 1. Økonomiske konsekvenser: Det er i denne saken ikke lagt fram noen endrede økonomiske forutsetninger. Det er heller ikke tatt høyde for innsparinger. Det er i dag god aktivitet i kulturhuset. Se vedlagte årsrapport for Det er i inneværende budsjett avsatt lite midler til lyd og lys i forbindelse med arrangementer. Midlene på kr til lys ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for Lydmannen er i permisjon, men har nå sagt opp stillingen sin i Ås kommune. Fritidskulturlivet drives av enkeltpersoner, både profesjonelle og amatører, og organisasjoner uten særlige økonomiske midler. Hvis de skal betale både for leie av lokaler og lyd og lys, er det mange som ikke vil kunne bruke kulturhuset. Ønsker kommunen et aktivt kulturhus så må det være mulig å bruke huset uten altfor store kostnader for brukerne. I forbindelse med budsjettet for 2017 foreslås det at lønnsmidlene på kr til lys tilbakeføres (slik budsjettet for 2015 var) og at midlene til lyd opprettholdes. I tillegg forslås det å sette av midler til underskuddsgaranti i forbindelse med store arrangementer med nasjonalt kjente artister. Det vil medføre at det vil være litt lettere å booke inn dyre artister. Formannskap Side 22 av 67

23 Tillitsvalgtes uttalelser Saken er lagt fram for MFO, Musikernes fellesorganisasjon, UDF, Utdanningsforbundet og Fagforbundet. De ønsker en egen leder for kulturområdet, og MFO ønsker i utgangspunktet at både kulturskolen og biblioteket ligger under en kultursjef som ivaretar hele feltet. Modell 2 mener fagforeningene vil tilføre rektor på kulturskolen for mange nye oppgaver. Det kan føre til at han blir perifer som leder av kulturskolen og føre til at det kan bli mangel på faglig ledelse og utvikling av kulturskolen og for liten tid til ivaretakelse av de ansatte både på kulturskolen og kulturhuset. De er av den oppfatning at det blir for mange arbeidsoppgaver på en person med en slik modell. De mener at modell 1 vil best ivareta de ansatte. Konklusjon med begrunnelse: Det har vært mange runder for å komme fram til et forslag om organisering av kulturområdet. Ås kommune har særlig to områder innen kulturfeltet som gjennom flere år har pekt seg ut i positiv retning innen sitt felt; kulturskolen og biblioteket. Når kulturlederen i Ås nå går av med pensjon, så åpner det seg muligheter for å gjøre endringer innen kulturfeltet. Det foreslås i saken at oppvekst- og kulturetaten opprettholdes som i dag og at det ansettes en kulturhusleder som har ansvar for kulturhuset. Kulturhuslederens hovedarbeidsoppgaver vil være å ha ansvar for utviklingen av kulturhuset som kultur- og samfunnshus, pådriver for utvikling av innholdet i kulturhuset og ansvar for samordning med andre kulturarenaer i Ås. Det foreslås imidlertid at kulturdelen av kulturminner og navnesaker overføres til lokalhistorisk arkiv og at arkivaren øker stillingen fra 50% til 60%. Dette ivaretas innenfor budsjettet i For å sikre at kulturhuset har tilstrekkelige ressurser til ivaretagelse av teknisk utstyr, må budsjettet tilføres kr for lys. Disse midlene ble trukket inn i forbindelse med budsjettet for I tillegg må midlene til lyd, kr , opprettholdes. Det foreslås at man gjennom anbud gjør en avtale med et firma som kan påta seg oppdrag med ivaretagelse av teknisk utstyr i kulturhuset og ivareta lyd og lys. Kan vedtaket påklages: Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Formannskap Side 23 av 67

24 F-36/16 Priser for SFO skoleåret 2016/17 og forslag om inntektsredusert betaling Saksbehandler: Mariann Jøssang Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for oppvekst og kultur 22/ Formannskap 36/ Innstilling fra hovedutvalget foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: Priser for SFO skoleåret 2016/17, for hel- og deltidsplass, vedtas i henhold til tabell 3 i saken. Priser for inntektsredusert foreldrebetaling for SFO, vedtas i henhold til tabell 4 i saken. Priser for kjøp av enkeltdager fra foreslås uendret, og at satser gjeldende fra opprettholdes. De nye satsene gjøres gjeldende fra og med 1. august 2016 Ås, Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Vedlegg: Varsel om økte satser SFO Vedtak i saken sendes til: Oppvekst- og kultursjef Ellen Benestad Rådgiver Mariann Jøssang Økonomiavdelingen Barneskolene v/rektor SFO-ledere Formannskap Side 24 av 67

25 SAKSUTREDNING: Sammendrag: vedtok , at priser for SFO for skoleåret 2016/17 fastsettes av kommunestyret før sommeren 2016, og at kommunestyret tilrår at eventuelle inntektsreduserte priser vurderes av kommunestyret med virkning for skoleåret 2016/17. Rådmannen foreslår en prisøkning fra for å møte lønnsvekst, og for tapet med dagens SFO ordning. Videre foreslås det inntektsredusert foreldrebetaling for de med inntekter under kr , og de med inntekter mellom kr kr Fakta i saken: vedtok , at priser for SFO for skoleåret 2016/17 fastsettes av kommunestyret før sommeren 2016, og at kommunestyret tilrår at eventuelle inntektsreduserte priser vurderes av kommunestyret med virkning for skoleåret 2016/17. Det har blitt vedtatt en prisvekst for SFO med 3 %, jf. tiltak 13 konsekvensjustering i Handlingsprogram Dette ble varslet desember 2015, men ikke effektuert som følge av omstendighetene rundt «ugyldige» SFO-vedtekter. Det har blitt oppjustert nye priser, gjeldende fra , da «Forskrift om vedtekter for skolefritidsordning i Ås kommune» trådte i kraft Dagens priser (gjeldende fra ): Oppholdstid Pris pr mnd. Helplass kr 2780,- Deltidsplass kr 1900,- Tabell 1 Priser for SFO, gjeldende fra Oppholdstid: Helplass: mer enn 10 timer pr uke. Deltidsplass: til og med 10 timer pr uke. Det er mulig å kjøpe enkeltdager. Priser for enkeltdager er (gjeldende fra ): Kjøp av enkeltdager Pris pr barn pr dag Enkeltdag når skolen er åpen kr 255,- Enkeltdag når skolen er stengt kr 460,- Tabell 2 Priser for kjøp av enkeltdager i SFO, gjeldende fra Formannskap Side 25 av 67

26 Priser for SFO skoleåret 2016/17 Forslag til priser for SFO skoleåret 2016/17: Oppholdstid Pris pr mnd. Inntekt 11 mnd. Helplass kr 2900,- kr ,- Deltidsplass kr 1960,- kr ,- Tabell 3 Forslag til nye priser for SFO for skoleåret 2016/17. Priser for kjøp av enkeltdager fra foreslås uendret, og at satser gjeldende fra opprettholdes. Selvkostberegninger viser at SFO i Ås kommune var 70 % finansiert av foreldrebetaling. For 2016 øker graden av selvkost til 76 %. Resten er finansiert gjennom kommunale midler. Forslag til inntektsreduserte priser På bakgrunn av kommunestyrets vedtak av , hvor kommunestyret tilrår at eventuelle inntektsreduserte priser vurderes av kommunestyret med virkning for skoleåret 2016/17, fremmer rådmannen følgende forslag: Oppholdstid Redusert betaling kr 0 - kr kr kr Pris pr. mnd. Inntekt 11 mnd. Pris pr. mnd. Inntekt 11 mnd. Helplass kr 1525,- kr kr 2288,- kr Deltidsplass kr 850,- kr kr 1275,- kr Tabell 4 Forslag til inntektsreduserte priser, med virkning for skoleåret 2016/17. Varsel om nye priser for SFO, gjeldende fra , ble publisert på kommunens hjemmesider. Det ble også informert om at det vil fremmes forslag om redusert betaling for familier med lav inntekt, når priser for skoleåret 2016/17 skal vedtas i kommunestyret før sommeren Det har ikke kommet inn uttalelser. Vurdering: Priser for skoleåret 2016/17 Økte priser for SFO for skoleåret 2016/17 er nødvendig for å klare å møte lønnsvekst og dekke inn for tapet av dagens SFO ordning. Inntektsredusert betaling Ut fra erfaringstall på barnehageområdet, regner rådmannen med at det er barn som kommer til å få redusert betaling hvis man benytter seg av inntektsredusert betaling. Forslaget vil gi reduserte inntekter til kommunen. I tillegg viser erfaring med dette arbeidet på barnehagesektoren at det krever mye arbeid fra administrasjonen Formannskap Side 26 av 67

27 med godkjenning av søknader samt innsamling og verifisering av informasjon. Alle satser må i tillegg vedlikeholdes i faktureringssystemet 2 ganger ekstra ved endringer i satser. Økonomiske konsekvenser: Dersom man tar utgangspunkt i full plass, og at henholdsvis 20 barn kommer fra hjem med lavest inntekt, og 30 barn fra gruppen med inntekt mellom kr kr , vil maksimalt inntektstap for kommunen bli omtrent kr I tillegg må vi forutsette at omtrent 10 % stilling totalt vil gå til administrasjon av ordningen. Dette gir total kostnad for ordningen på kr Alternativer: Alternativ 1: Ås kommune innfører nye priser for skoleåret 2016/17 og inntektsredusert betaling for SFO. Alternativ 2: Ås kommune innfører nye priser for skoleåret 2016/17, men ikke inntektsredusert betaling for SFO. Alternativ 3: Ås kommune beholder dagens priser. Konklusjon med begrunnelse: Det er nå foreslått priser for SFO skoleåret 2016/17, med virkning fra Dette for å møte lønnsvekst og dekke inn for tapet av dagens SFO-ordning. Samtidig fremmes det forslag om inntektsredusert betaling for familier med lav inntekt. Denne ordningen vil koste kommunen omtrent kr Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Formannskap Side 27 av 67

28 F-37/16 Solberg skole - tilstandsanalyse eksisterende skole Saksbehandler: Arne Egge Saksnr.: 16/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Formannskap 37/ Rådmannens innstilling: stadfester rivevedtaket på Solberg skole. Eksisterende skolebygg rives så snart nytt skolebygg er satt i drift. Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Formannskapet Vedlegg: Ingen. Øvrige dokumenter som ligger i saken: Tilbudene fra rådgiverne finnes i kommunens saksarkiv. Vedtak i saken sendes til: Teknisk sjef Eiendomssjef SAKSUTREDNING: Sammendrag: Hovedutvalg for teknikk og miljø ønsker en utredning av tilstanden på den eksisterende skolebygningen på Solberg skole. Hovedhensikten med en slik utredning er å avdekke mulige nye bruksområder for bygget etter at skolen er flyttet ut. Eiendomsavdelingen har innhentet tre tilbud fra konsulentselskaper som utfører denne type vurderinger. Formannskap Side 28 av 67

29 har imidlertid gjennom HP og HP vedtatt at eksisterende skolebygg på Solberg skal rives når ny skole er tatt i bruk. En eventuell videre drift i skolebygget vil være i strid med kommunestyrets vedtak om riving og rådmannen ber derfor, etter avtale med HTM, kommunestyret vurdere saken før utredningen bestilles. Fakta i saken: Hovedutvalg for teknikk og miljø har ønsket en utredning av tilstanden på den eksisterende skolebygningen på Solberg skole med tanke på alternativ drift i bygget etter at skolen har flyttet ut. Eiendomsavdelingen har forespurt tre konsulentselskaper som utfører denne typen vurderinger om å inngi tilbud. Det kom inn tilbud fra Norconsult AS, Multiconsult AS og Hjellnes Consult AS. Tilbudte priser viste summer fra kr ,- til ,- eks. mva før evalueringen. Etter evaluering og kontroll av tilbudene, vurderes det økonomisk mest fordelaktige tilbudet å ha kommet fra Norconsult AS. Tilbudsprisen fra Norconsult er etter evalueringen på kr ,- eks. mva. Eventuelle forbehold eller presiseringer i tilbudene er da vurdert, priset og medtatt i sammenligningsgrunnlaget. har gjennom gjeldende handlingsprogram vedtatt at eksisterende skolebygg skal rives. Dette er lagt til grunn ved planlegging av prosjektet. Infrastruktur med tilkomst til ny skole for brannvesenet, varetransport, elev- og personaltrafikk og avfallshåndtering, vil bli berørt og utearealet for ungene vil bli redusert dersom eksisterende skolebygg beholdes. Utearealet kan kompenseres ved å utvide arealet mot sydøst. Hovedområdet for den nye skolens lekeområde er imidlertid planlagt i dette øvre området, langs nytt skolebygg. Anlegget er tenkt som en arena for læring og rekreasjon med flerfunksjonelle aktivitetssoner og terrengformer, og det har ulike elementer og lekeapparater som skal inspirere til økt kreativitet og gode estetiske opplevelser i samspill med skolebygget. Mange soner med lekeutstyr, samt sykkelparkeringsplasser, må flyttes. Å oppnå tilsvarende kvalitet og funksjonalitet på andre områder av tomta kan bli utfordrende. Ved prosjektering av dagslys og solforhold i nytt bygg er det forutsatt at eksisterende bygg rives. Dersom eksisterende bygg blir stående, vil det skygge for nybygget. Nye beregninger av lysforholdene i klasserommene nærmest eksisterende skole må gjennomføres for å sikre at de vil tilfredsstille kravene til undervisningsrom. Dagens prosjekterte løsning av utomhusplanen er sendt inn til Arbeidstilsynet i forbindelse med søknad om samtykke. Behandling pågår. Samtykke fra Arbeidstilsynet må foreligge før igangsettingstillatelse kan gis. Dersom forutsetninger i infrastrukturen endres betydelig, må dette tilbake til Arbeidstilsynet. Fremdrift - tilstandsanalyse: Utsendelse av forespørsel Tilbudsfrist for leverandører Behandling i kommunestyret Eventuell gjennomføring av tilstandsanalysen Juni-Sept 2016 Formannskap Side 29 av 67

30 Vurdering: har vedtatt riving av eksisterende Solberg skole. Saken har vært oppe til behandling i kontrollutvalget som har stadfestet gyldigheten av vedtaket. Ved planlegging av infrastruktur og hensiktsmessig bruk av uteoppholdsarealer er riving av eksisterende bygg lagt til grunn. Dersom kommunestyret ønsker å revurdere dette, bør tilstandsanalysen følges opp med en evaluering av kompenserende tiltak for å få funksjonelle og gode uteoppholdsarealer og en effektiv infrastruktur. Hele utomhusanlegget må omprosjekteres og deretter kostnadsberegnes av entreprenør. Kostnader for dette er pr. dato ukjente. Det må påregnes en forsinkelse av fremdrift og ferdigstillelse av skolen med utomhusanlegg. Plan- og byggekomitèen vedtok den 30. mars at det skulle tegnes kontrakt med AF Gruppen for bygging av nye Solberg skole. Denne kontrakten forutsetter riving av den eksisterende skolen. Kontrakt er tegnet med AF Gruppen den En eventuell bevaring av eksisterende skole vil medføre behov for endring av inngått kontrakt. Konsekvensene av dette er ikke utredet. Økonomiske konsekvenser: Tilstandsvurderingen vil etter anbud beløpe seg til kr eks mva. Kostnader for internarbeid i eiendomsavdelingen må også medtas.. Det er lite tilgjengelig kapasitet i avdelingen og deler av arbeidet vil måtte gjennomføres av Thorvaldsen. Arbeidet vil være knyttet til tilrettelegging for tilstandsanalysen, fremskaffelse av eksisterende dokumentasjon/tegninger til rådgiver, informasjon om bygget og deltagelse på befaringer og etterfølgende evaluering og kontroll av ferdig rapport. Deretter bør det gjennomføres en grundig evaluering av konsekvensene for den nye skolens driftssituasjon, med tilhørende vurdering og kostnadsberegning av kompenserende tiltak, eventuelle tidsforskyvende elementer i byggeprosjektet, samt innhenting av arbeidstilsynets kommentar på endringene. Det er usikkert hva de siste punktene vil medføre av kostnader. Basert på et foreløpig anslag bør en gjennomføring av en tilstandsanalyse med tilliggende konsekvenser tildeles en ramme på ca. kr ,- eks. mva. Konklusjon med begrunnelse: Eksisterende skolebygg på Solberg skole er vedtatt revet. Hele prosjektet er utarbeidet med dette som forutsetning. Dersom skolebygget allikevel skal beholdes, vil dette medføre en betydelig endring av forutsetningene som er lagt til grunn for et godt fungerende skoleområde. Det er en betydelig risiko ved å bygge prosjektet og deretter endre en så vesentlig forutsetning. Skal man sikre en faglig godt forankret og velfungerende fremtidig løsning, som innbefatter å beholde eksisterende bygg, bør byggeprosjektet utsettes. Nødvendige kompenserende tiltak må utredes og inkorporeres i prosjektet og nødvendig omprosjektering må gjennomføres. Rådmannen anbefaler derfor kommunestyret om å stadfeste vedtaket om riving og ikke utrede videre bruk av eksisterende skolebygg. Formannskap Side 30 av 67

31 Alternativ innstilling: bestiller en utredning av tilstanden på den eksisterende skolebygningen på Solberg skole med tanke på å avdekke mulige nye bruksområder for bygget etter at skolen er flyttet ut. Analysen suppleres med en vurdering av konsekvensene for infrastruktur og funksjonelt uteoppholdsareal for den nye skolen, samt avbøtende tiltak. Behov for og omfang av eventuell omprosjektering må avdekkes. Det bevilges en ramme på inntil kr for gjennomføring av analysen. Kostnaden dekkes av kommunens disposisjonsfond Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart Formannskap Side 31 av 67

32 F-38/16 Gnr 99 Bnr 1 - Sundbyveien 50 - Fradeling - Klage på avslag Saksbehandler: Silje Marie Raad Saksnr.: 15/ Behandlingsrekkefølge Møtedato Hovedutvalg for teknikk og miljø 25/ Formannskap 38/ Innstilling fra hovedutvalget foreligger ikke på utsendelsestidspunktet. Rådmannens innstilling: Formannskapet finner at klagers anførsler ikke utgjør nye momenter som må medføre en annen vurdering av saken enn det som fremkommer av rådmannens opprinnelige vedtak av Formannskapet opprettholder rådmannens vedtak av sak nr. 15/ og klagen tas således ikke til følge. Saken oversendes Fylkesmannen i Oslo og Akershus for endelig avgjørelse. Ås, Trine Christensen Rådmann Nils Erik Pedersen Teknisk sjef Avgjørelsesmyndighet: Formannskapet Fylkesmannen i Oslo og Akershus Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for teknikk og miljø Formannskapet Fylkesmannen i Oslo og Akershus Vedlegg: 1. Deletillatelse Uttalelse Statens Vegvesen Region Øst 3. Makeskifte/ felles avkjørsel 4. Følgebrev søknad om fradeling 5. Søknad om fradeling 6. Søknad om dispensasjon fra deleforbudet i LNF-A område 7. Situasjonskart søknad om fradeling 8. Uttalelse Akershus Fylkeskommune 9. Uttalelse Fylkesmannen i Oslo og Akershus 10. Uttalelse Statens Vegvesen Region Øst 11. Avslag på søknad om fradeling Klage på avslag om fradeling Situasjonskart eksisterende atkomster Situasjonskart fradeling Situasjonskart alternativ biloppstillingsplass sørparsell Kart samordning av atkomster Bilder avkjørsler Formannskap Side 32 av 67

33 Øvrige dokumenter som ligger i saken: Samtlige dokumenter i saken Vedtak i saken sendes til: Morten Støen SAKSUTREDNING: Bemerkning om behandlingsprosessen: Det er formannskapet som har den avgjørende myndighet og som skal fatte vedtak i kommuneplansaker i Ås kommune. Denne saken fremmes derfor primært for Formannskapet. Saken vil likevel bli fremmet også for Hovedutvalg for teknikk og miljø (HTM). Dette fordi saken er av svært sammensatt art, og berører områder som også faller inn under HTM sitt myndighetsområde. I tillegg er delesaker i dette området tidligere blitt behandlet i HTM. Sammendrag: Parsell på sørsiden av Sundbyveien søkes fradelt parsell på nordsiden av Sundbyveien. Tomta ble tillatt fradelt i 2008 på nærmere angitte vilkår fra Statens Vegvesen. Tiltakshaver ønsker ikke å følge disse vilkårene og søker derfor nå på nytt om fradeling på andre premisser. De nå omsøkte atkomstløsninger bryter med de opprinnelige vilkårene for fradeling, og Statens Vegvesen kan ikke akseptere disse. Fradeling kan ikke godkjennes etter plan- og bygningsloven uten at nye tomter er sikret lovlig atkomst etter pbl Da Statens Vegvesen ikke vil godkjenne omsøkte atkomstløsninger, har kommunen således heller ikke anledning til å innvilge deletillatelse etter pbl. Av denne grunn bør klage på avslag av ikke tas til følge. Sakens forhistorie: Gnr./bnr. 99/1 består av to parseller som er fysisk delt av Sundbyveien, Fv.56. Formannskap Side 33 av 67

34 Både nord- og sørparsellen er disponert til LNF-A formål, her tillates det i følge kommuneplanen ikke fradeling. Nordparsellen består av dyrka mark, noe skog og en mindre driftsbygning. Sørparsellen består av en enebolig. Samlet areal for gnr./bnr. 99/1 (begge parseller) er ca. 33,6 dekar ( m 2 ). Den ble det innvilget tillatelse til fradeling av sørparsellen med bolighuset (vedlegg 1). Hensikten med fradelingen var å legge til rette for oppføring av ny bolig på avgivertomta på nordsiden av Sundbyveien der driftsbygningen står i dag. Statens Vegvesen stilte seg den gang positiv til fradelingen (vedlegg 2), under streng forutsetning av at avkjørselen til eksisterende driftsbygning på nordsiden av Sundbyveien ble stengt og at atkomst til fremtidig bolig knyttes til avkjørselen lenger vest på eiendommen som vist på kartet nedenfor. I tillegg var det, som ledd i delesaken, en forutsetning at det skulle gjennomføres et makeskifte med naboeiendommen på gnr./bnr. 99/4,7 (vedlegg 3). Ved å overdra et mindre jordstykke (99/20) til 99/4,7, skulle 99/1 få et areal til innkjøring og biloppstilling til sin enebolig. Det skulle altså opprettes en felles avkjørsel for 99/4,7 og 99/1, og eksisterende (ikke godkjent) avkjørsel til eneboligen på 99/1 skulle lukkes. Formannskap Side 34 av 67

35 Makeskiftet ble imidlertid aldri gjennomført, og felles atkomst med 99/4,7 ble derfor aldri opprettet. Statens Vegvesens forutsetninger for den godkjente fradelingen ble dermed ikke fulgt. Gebyr for oppmåling av den fradelte tomta ble heller ikke betalt og det ble derfor aldri rekvirert oppmålingsforretning etter matrikkellova. Tillatelse til fradeling faller bort dersom det ikke er rekvirert oppmålingsforretning etter matrikkellova innen 3 år etter at tillatelsen ble gitt, jf. pbl Deletillatelsen av 2008 gjør seg derfor ikke lenger gjeldende. Av denne grunn ble det, under litt andre forutsetninger, den søkt på nytt om å få fradele eneboligtomta (vedlegg 4-7). Søker har ikke lyktes i å komme til enighet med nabo på 99/4,7 om makeskiftet. Det søkes derfor nå om å få beholde eksisterende atkomst både til sør- og nordparsellen. Felles atkomst med 99/4,7 blir ikke aktuelt, verken gjennom makeskifte eller ved privat tinglyst veirett. Søker ønsker heller ikke å lukke eksisterende driftsavkjørsel på nordsiden av veien for å benytte atkomst lenger vest til eventuell fremtidig bolig. Søker ønsker å beholde avkjørslene slik de er i dag, og vil i stedet sette inn tiltak for å gjøre eksisterende boligavkjørsel på sørsiden mer oversiktlig. Formannskap Side 35 av 67