INNSTILLING OM UNIVERSITETS- BIBLIOTEKETS

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO INNSTILLING OM UNIVERSITETS- BIBLIOTEKETS EDB-BEHOV JUNI 1980

2 6. juni 1980 Til kollegiets plan- og budsjettkomite' Universitetsbibliotekets EDB-behov Arbeidsgruppen for vurdering av Universitetsbibliotekets EDB-behov oversender med dette sin innstilling. Innstillingen er enstemmig. IygoAf KAnestr0m * fornrann Aurmo Tor Blekastad J fk Hans Martin Faggrli Stein Sandbo d-erik Svendsery sekretaer

3 Til kollegiets plan- og budsjettkomite". Universitetsbibliotekets tilgang pi EDB-ressurser. Innstilling fra den oppnevnte arbeidsgruppe under kollegiets plan- og budsjettkomite'. Til plan- og budsjettkomiteens m0te 8. September 1978 foreli et sett dokumenter med relasjon til Universitetsbibliotekets behov for EDB-ressurser. Utgangspunktet var et brev av 14. juli 1978 fra overbibliotekaren. EDB-sentret, ADB-avdelingen og UB ble i denne forbindelse stilt forskjellige sp0rsmil i brev av 17. august lv?6. rvarbrev fra disse enheter fore", a ogsi pi plan- og budsjettkr:nite*ens m0te 8. September F0lgende vedtak ble fattet pi m0tet: "Plan- og budsjettkomite*en nedsetter en arbeidsgruppe med f0lgende mandat: Med utgangspunkt i det foreliggende materiale skal gruppen utrede og fremme forslag til hvorledes UB's EDB-behov og problemer best kan I0ses pi kort og lang sikt. Gruppen sammensettes av 2 representanter for UB 3 2 representanter for EDB-sentret, 1 representant for ADBavdelingen og 1 representant for plan- og budsjettkomite"en (Ingolf Kanestr0m). Rektor fikk fullmakt til i oppnevne arbeidsgruppen etter forslag fra bvennevnte enheter/ avdelinger." Pi dette grunnlag oppnevnte rektor i brev av f0lgende som medlemmer av arbeidsgruppen: Avdelingsbibliotekar Tor Blekastad, UB's planavdeling. Universitetsbibliotekar Hans Martin Fagerli, UB's planavd. F0rstekonsulent Odd Aurmo, EDB-sentret. Konsulent Ottar Solberg, EDB-sentret. F0rstekonsulent Inger Marie 0stby, ADB-avd. (til juni 1979) ADB-sjef Stein Sandbo, (fra juni 1979) F0rsteamanuensis Ingolf Kanestr0m (formann).?0rstekonsulent Svend-Erik Svendsen har vart sekretsr for arbeidsgruppen.

4 Innledning. EDB ble tatt i bruk -om hjelpemiddel ved UBO i slutten av 60-irene, primsert for- i tilpasse seg de nye teknologiske muligheter for i kunne yte en bedre brukerservice som ikke ville kunne realiseres ved tradisjonelle hjelpemidler. Universitetet 0verste organer har ogsi fremhevet betydningen av tiltak for i realisere slike mil. I universitetets budsjettforslag for 1981 og rammeplan for heter det siledes pi side : " Det vil med ekr.isterende ressurser, navaerende organisering og teknologi ikke lenger vaere mulig i opprettholde et faglig tilfredsstillende bibliotketilbud overfor publikum slik at b0ker m..v. kan skaffes til veie i forsvarlig omfang og gj0res tilgjengelig tilstrekkelig raskt. Det er derfor n0dvendig i gjennomf0re en rasjonalisering av bibl:i otekrutiner som bl.a. forutsetter anskaffelse av EDB-utstyr. Universitetet ser det som seers viktig i effektiv:! sere UB's virksomhet ved i overf0re kartoteksystemer-, uasjor^le og internas j onale, til EDB. Slik situasjonen -.: ' i 6ur brukes store ressurser for a holde katalogsysternene eg bokfortegnelsene ajour. Satsinger; pi EDB mi sees som en ivaretakelse av UB's nasjonale oppgaver." UB har siden 1971 va?.rt med i et internasjonalt samarbeidsprosjekt - MARC-prosjektet - som gir ut pi at hver bok i prinsippet bare skal katalogieres en gang, av nasjonalbiblioteket i utgiverlandet. UBO har siden 1971 produsert den norske delen av MARC-databasen som kalles for NORMARC (NORwegian MAchine Readable Cataloguing). UBO har siden 1975 utnyttet MARC-data produsert av Library of Congress i katalogiseringen av nyanskaffet litteratur. Det er utviklet et eget EDB system for katalogiering og innkj0p basert pi standarder og regelverk i MARC-prosjektet. Dette EDB-sy'stemet kalles KATAKS (KATalogisering og AKSesjon). I dag katalogiseres ca. 20% av tilveksten i hovedbiblioteket etter KATAKS-systemet. Etter de planer som er skissert i notat fra UB's planavdeling og i skisseplan fra Norsk dokumentdata av tenker man seg at KATAKS-systemet skal anvendes i all innkj0ps- og katalogiseringsvirksomhet ved UBO innen 1990, og det er dette som menes med gjennomf0ring av KATAKS-prosjektet. Arbeidsgruppen har forutsatt at det blir gjort vedtak om gjennomf0ring av KATAKS-prosjektet og ut fra dette vurdert de enkelte alternative miter a bygge ut datamaskinkapasiteten for i m0te det behov som da vi] oppsti. Arbeidsgruppen har ikke ansett at det ligger innenfor det gitte mandat i gi rid om hvordan KATAKS-prosjektet for0vrig b0r s0kes gjennomf0rt. Dette sp0rsmil mi i f0rste omgang benandles av de bibliotekfaglige organer.

5 - 3 - Takten i gjennomf0ringen vil ogsi vsere avhengig av nir tilstrekkelige utstyrsressurser kan stilles til disposisjon og personale frigj0res for disse oppgavene. Si lenge KATAKS-prosjektet ikke gjennomf0res, er UB's EDB-behov godt dekket ved nivasrende l0sninger, med den^ gradvise utbygging av kapasiteten (lokalt og ved DEC 10) som utviklingen og bruken av de 0vrige systemer vil tilsi. Arbeidsgruppen ser ingen grunn til i behandle denne situasjonen i saerlig detalj. L0sning av UBO's EDB-behov pi kort sikt. Etter at det i 1979 ble anskaffet en NORD-10 konsentrator som betjener terminaler, linjeskriver og kortleser, er arbeidssituasjonene i forbindelse med UB's EDB-bruk ni betraktelig lettere. Den nye prosessoren til DEC-10 anlegget vil bli installert i l0pet av sommeren 1980, og dermed anses ogsi kapasitetsproblemet i vare l0st for en 3-irs periode. UB's EDB-behov pi kort sikt synes derfor i vasre dekket. L0sning av UBO's EDB-behov pi lang sikt. Kostnadsvurderinger. 1. Forutsetninger. Det tas utgangspunkt i UB's datamaskinbruk i 1980 og de planer som foreligger ved videref0ring av denne, slik disse bl.a. er.//. skissert i vedlagte notater fra UB's planavdeling og i skisseplan fra Norsk dokumentdata av vedr0rende videref0ringen av arbeidet med innkj0ps- og katalogieringssystemet (KATAKS). I skisseplanen fra Norsk dokumentdata er det antydet en deling av UB i to deler: Et nasjonalbibliotek og et universitets-.bibliotek. Arbeidsgruppen antar at den tekniske I0sning av EDB-behovene vil vaere uavhengig av om en slik deling vil finne sted eller ikke. Arbeidsgruppen gj0r videre oppmerksom pi at planene om opprettelse av en MARC-br0nn (dvs. en on-line database over alle internasjonale MARC-records tilgjengelig for alle landets bibliotek og andre institusjoner som bruker bibliografiske data) er henlagt. Nir det derfor i avsnitt 2.3 skisseres en lokal I0sning basert pi 2 mindre dataanlegg, er dette ikke den samme l0sning som er anbefalt i Norsk dokumentdatas rapport. Pi denne bakgrunn er det gjort f0lgende forutsetninger om behovet for disponering av databehandlingsressurser i perioden Terminaler/Dr.veien Terminaler/Blindern Masselager (M tegn) Systemtimer (enheter v/dec-10) 8 6 T '

6 - 4 Sammenligning av kostnader ved ulike maskinalternativer er gjort for irene 1982 og Forutsetningene er at det blir fattet endelig vedtak om videref0ring av KATAKS-systemet (jfr. s. 2 om gruppens forbehold pi dette punkt) og at dette blir igangsatt i Arene 1982 og 1986 er valgt som representative ir for ressursbehovene h.h.v. f0r og etter innf0ringen av KATAKS-systemet. Tallene er basert pi slike 0konomiske og tekniske forutsetninger som gruppen finner realistiske ut fra sitt kjennskap til aktuelle leverand0rers planer for de naermeste ir. Arbeidsgruppen er klar over at tallene er beheftet med usikkerheter, men antar likevel at de kan gi et brukbart grunnlag for sammenligning mellom de ulike alternativer. For tiden helt i slutten av tiiret finner gruppen det lite realistisk i vurdere sivel utbygningsbehovene som maskinkostnadene saerlig konkret.- Tallene for 1990 skal derfor i hovedsak oppfattes som et minimumskrav til videre vekstmuligheter, og b0r kun benyttes i slike sammenhenger. Selve kostnadsberegningene omfatter kostnader knyttet til investeringer (5 irs nedskrivning og 10 kalkulatorisk rente), selve datamskindriften og tilpasning av datasystemer til de aktuelle maskinl0sningene. Disse tar sikte pi i klarlegge forskjeller mellom de aktuelle alternativene, som en del av grunnlaget for et fremtidig valg. De konkrete budsj.ettmessige tiltak som kreves kan bli svaert ulike for forskjellige alternativer, jfr. avsnitt 3. Tidsplanen for gjennomf0ring av utbygningsprogrammet vil selvsagt ogsi avhenge av i hvilken takt n0d- vendige midler kan stilles til disposisjon. Ved mindre forskyvninger i tidsplanen (1-2 ir) antar" gruppeh'av kostnadssammenligningene fortsatt kan vaere rexevanue. ved eventuelle st0rre utsettelser vil det vaere n0dvendig i vurdere disse pi nytt. Arbeidsgruppen har forutsatt at f0lgende alternativer for utbygging b0r vurderes nsermere. - Bruk av DEC-10 anlegget ved EDB-sentret. - Bruk av CYBER 171 anlegget til Studentsamskipnadens datasenter (der universitetet har en 65% finansieringsandel). - En egen, dedisert maskinl0sning plassert enten ved Hovedbiblioteket eller ved EDB-sentret. Gruppen har ogsi vurdert om et nytt CYBER anlegg ved RBK (Regneanlegget Blindern-Kjeller) eller kj0p av datatjenester fra andre datasentraler, spesielt Statens driftssentral for administrativ databehandling (SDS), kunne vaere aktuelle alternativer, men har ikke funnet grunn til i legge fram konkrete kostnadsberegninger for disse. Vi har da lagt vekt pi at de kostnadsvurderinger som ble foretatt av ADB-avdelingen i 1978 ikke kunne pivise noen 0konomiske fordeler ved slike alternativer. Selv om et nytt RBK-anlegg i prinsippet kan bli velegnet for deler av UB's oppgaver, gj0r planleggingssituasjonen det vanskelig & vurdere konsekvensene for UB av en slik I0sning. Det vil berske usikkerhet m.h.t. nir en ny maskinserie i CYBER-serien kan gi tilfredsstillende arbeidsforhold for systemutviklingen, og universitetets forutsetning om at RBK-samarbeidet mi revurderes innen gir heller ikke tilfredsstillende planleggingsmuligheter. Gruppen har ikke sett noen grunn til a utrec3e disse, sp0rsmilene naermere si lenge andre godt brukbare alternativer foreligger.

7 Totale kostnader. 2.1 Bruk av DEC-10. I tiden fram til 1986 forutsetter dette alternativet bare en begrenset lokal utbygning hovedsakelig rettet mot dataoverf0ringsoppgaver og lokal dataregistrering. Den del av kostnadene som vedr0rer DEC-10 anlegget er beregnet ut fra UB's andel av de anslitte faktiske gjennomsnittskostnader for alle brukere av anlegget. Arbeidsgruppen har gjort en henvendelse til EDB-sentret for i fi klarlagt bl.a. nir det nivaerende DEC-10-anlegget er tenkt utskiftet og hva slags anlegg EDB-sentret vil satse pi i fremtiden. EDB-sentrets svar av f0lger som vedlegg. Som det fremgir av dette tenker EDB-'sentret seg en utskiftning i slutten av 5-irs perioden. I tabellen nedenfor kommer usikkerheten m.h.t. utskifting til uttrykk ved at det er tatt med tilleggskostnader for en paralelldrift av det nivaerende DEC-10 anlegget i en redusert utgave i en periode etter anskaffelsen av nytt hovedanlegg. Dersom det nye hovedanlegget er DEC-10 kompatibelt og har tilstrekkelig kapasitet, vil det ikke vaere n0dvendig i beholde det gamle anlegget i en overgangsperiode. Totalkostnadene kan derfor bli til kr. lavere enn angitt nedenfor (0kte investeringer, men lavere drift). Tabell 2 Kostnadsberegninger basert pa DEC-10., U9S2 _ 1986 A. DEC-10 A.l Andel av felles investeringskostnader (Kapitalkostnader av H av 15 Mkr)80 A.2 Masselager (investering) 65 A.3 Driftskostnader v/edb-sentret 300 Sum, DEC B. Lokale investeringer B.l Terminalkonsetrator, datasamband (personalkostnader,drift,vedlikehold) B.2 Terminaler (investering/drift), "9001) 1200 B.3 Dataregistreringsutstyr Sum, terminaler m.v Totalt ) Kostnadene i 1986 omfatter 60^ Tandel ved parallelldrift av DEC-10 etter en utskiftning, inklusive betjening, vedlikehold, lokaler m.v. Bide noe lavere og vesentlig h0yere kostnader kan vaere aktuelle. Det antas at andre brukere vil Druke de resterende h0% av kapasiteten

8 Bruk av CYBER-anlegget ved Studentsamskipnadens Datasenter (CYBER 171). Dette baseres pi samme forutsetninger som DEC-10 alternativet om lokal utbygning ved UB. Det forutsettes for0vrig en tilknytning til universitetets datanett. Videre antas det at anlegget kan benyttes uten vesentlige utskiftnings- eller omleggingskostnader naer frem til 1990, Det forutsettes at en viss modernisering av periferutrustningen vil finne sted ca. 1985, men at investeringskostnadene blir relativt smi f.o.m (slik det ogsi er antatt for DEC-10). Investeringsdelen av leien faller bort fra 1986 da anlegget er nedbetalt innen Ved dette alternativet mi det forutsettes en gradvis overgang fra DEC-10, som her er forutsatt gjennomf0rt i irene (utf0res av UB's eget personale). Ved siden av maskinkostnadene ved DEC-10, regnes det ogsi med at kostnadene ved det ekstra arbeid en slik omlegging krever skal avskrives i perioden. Tabell Kostnader basert pi CYBER ^ 1986 A. CYBER 171 A.l Systemenheter (SRU-1982:lOOt, 1986:t) A.2 Masselager (1982:Mb, 1986:l600Mb> 125' 310 A.3 Terminaltilknytning (1982:25, 1986:55) A.4 Linjer (3,5 mill.), kort (0,2 mill.), monteringer (1000) A.5 ; 20% merverdiavgift Sum, CYBER B. Terminaler, datanett m.v. B.l - B.3 Som for DEC O B.4 Datanett-tilknytning Sum, Terminaler m.v C. Overgang fra DEC-10 1) Cl Maskinkostnader v/dec-10 (ca. 1/ av kj0revolum i 1982) C.2 Ekstra Drogramomlegging, 2 irsverk avskrevet Sum, overgan^skpstnader < 330 P_ Totalt ; ' Det er forutsatt at ca. 2/3 av kj0revolumet dekkes ved CYBER 171 og 1/3 ved DEC-10.

9 Bruk av egne dediserte da.ta-anlegg. Ved bruk av egne, mindre data-anlegg kan man tenke seg to l0sninger: Et relativt stort anlegg eller to mindre anlegg. Ved valg av to maskiner vil det vaere naturlig at et anlegg betjener KATAKS-systemet, mens det andre anlegget brukes til programutvikling og 0vrige oppgaver. Kostnadene vil vaere omtrent de samme for begge disse l0sningene. Bruk av egne anlegg reiser ogsi sp0rsmil om fordelingen av ansvar og arbeid med planlegging, anskaffelse og drift av slike anlegg mellom UB og EDB-sentret, og plasseringen av anleggene. Arbeidsgruppen har ikke tatt standpunkt til disse sp0rsmilenei siden de ikke kan ses i ha vesentlig innflytelse pi kostnadsvurderingene. Det mi imidlertid vaere en forutsetning at bemannings- og plasseringssp0rsmilene er l0st hvis dette alternativet skal velges. Omleggingsarbeidene fra DEC-10 antas som for CYBER-alternativet. For dette alternativet regnes det ikke med ekstra investering til dataregistrering og andre lokale formil ved UB. Operat0rbetjening for terminalkonsentratoren faller everituelt ogsi bor't. Til gjengjeld vil man mitte ha operat0rbetjening av selve anleggene. De viktigste usikkerhetene ved dette alternativet gjelder arbeidsinnsats i forbindelse med konvertering av datasystemer og driften av anlegget. Arbeidsgruppens anslag er gitt under forutsetning av at konvertering mi utf0res (f.eks. til et NORDanlegg), men at driften til dels kan forestis av eller s0ke bistand hos personer med erfaring fra tilsvarende anlegg, dvs. spesielt NORD- eller DEC-anlegg. Ved valg av andre anlegg kan kostnadene bli h0yere, mens et DEC-anlegg kan gi noe lavere kostnader. Tabell 4 Kostnadene basert pi dediserte anlegg. A. Nye dediserte anlegg. A.l Investeringskostnader (samlet investering 3,5 mill.kr. i arene ) A. 2 Vedlikehold, rekvisita m.v. A.3 Betjening (operat0r, driftsplanlegging, systemvedlikehold - 3 irsverk i 1986) A.4 Egne lokaler m.v Sum, lokale anlegg B. Terminaler, datanett m.v. B.l Terminalkonsentrator, datasamband B.2 Terminaler Sum, terminaler, datanett m.v. C. Overgang fra DEC-10 Cl - C2 Som for CYBER 171 Totalt ' 1750 Disse kostnadene faller bort om man velger et DEC

10 8-2.4 Samlet vurdering av totalkostnadene. Tabell 5 To.talkosnader: 1982 og t» DEC CYBER *' 1710 Dediserte anlegg Tabellen viser at det er klare kostnadsmessige forskjeller de f0rste irene i perioden. Dette henger i stor grad sammen med ulike investeringer og med omlegging av datasystemene. Pi lengre sikt (jfr. tallene for 1986) vil imidlertid forskjellene utjevnes. For alle alternativene synes kostnadene totalt. sett i vaere akseptable hvis de muligheter som datasystemene gir for effektivisering og forbedring av UB's tjenester overfor brukerne blir realisert. Grovt sett skulle 0kningen i kostnader fra i 1980 til ca. 2 mill, kroner i 1986 bety at effektiviseringsgevinsten mi svare til ca. 10 stillinger. Dette synes ikke urealistisk i henhold til de prosjektbeskrivelser UB har utarbeidet. 3» Budsjettmessige konsekvenser. 3.1 Bruk av DEC-10. I Tabell 6 er de enkelte utgiftsposter fordelt pi UB og EDBsentret. Tabell 6 Budsjett ved bruk av DEC-10. Drift. Post 21-4 Utgifter ved UB Utgifter ved EDB-sentret (dekket ved intern avregning) Merutg. over EDB-sentrets budsjett ' Investering Post 45 - v/ub - v/edb-s'entret ^ Arsverk - v/ub - v/edb-sentret 0,5 0,5 0,5 0,5 1,0 0,5 1,0 0,5 1,0 0,5 1,0 1,0 1,0 1,5 / ' Tilleggsinvestering ved andre lokale universitetsanlegg for i kompensere for UB's bruk av DEC-10. er medregnet med kroner i hvert av irene , f.eks. til informatikk.

11 - 9 - ~a I tabellen er direkte utlegg som f0lge av den forutsatte : veksten i UB's bruk medregnet. Det er da ogsi tatt hensyn.til at UB's bruk av DEC-10 ifirene kan gj0re det "n0dvendig med utvidelser i maskinkapasitet for andre brukere ved universitetet i et tilsvarende omfang, dvs. ca. 556 av DEC-10 1 s kapasitet. Investeringen er anslitt til 0,6 mill, kroner, mens 0kningen i driftsutgifter dekkes av*tilsvarende vekst i interne avregninger. 3.2 Brukav CYBER 171. Konkrete anslag for budsjetteringen mi i dette tilfelle ogsi omfatte en forutsetning om hvilken finansiering som vil vaere aktuell for administrasjonens bruk av data-anlegget. Gruppen har lagt til grunn at administrasjonens utnyttelse av dataanlegget vil 0ke i perioden , med ca pr. ir, svarende til en 0kning i administrasjonens driftsbidrag pi ca. kr ,- pr. ir (jfr. ADB-avdelingens budsjettforslag for perioden ). Merutgiftene ved UB's bruk vil etter dette bli kroner pr. ir fra 1982 og stigende til kroner pr. ir i 1985, inklusive driftskostnadene ved datanett-tilknytning,, og universitetets andel av finansieringen av anlegget vil da 0ke fra 65? i 1980 til 75? i Tabell 7 Budsjett ved bruk av CYBER 171 Drift -- Post 21-4 V/UB - Post 11-4 v/sic ' Investering. Post 45 - v/ub,x - v/sio X) Arsverk - v/ub 0^ - v/edb-s. - v/adb-avd. 0,5 0,5 0, ,5 0,1 A ' TT llfnirf rn'nff t--l 1 lin-1 uono 1 + afef.e 1,7 0,2 0,1 Hat. ana +.+ 1,6 0,1 0,1 1,0 0,1 0,1 1,0 0,1 1 0,1 1,0 0,1 0,1 2) Inklusive ekstra omleggingsarbeidet i irene

12 Tl». 3.3 Bruk av dediserte anlegg. < De informasjoner arbeidsgruppen har innhentet fra institusjoner som har vurdert markedet, viser at det ikke er vesentlige forskjeller i utgiftene til investering og drift for de aktuelle typer dediserte anlegg. Tabell 8 Budjett ved bruk.av dediserte anlegg. 1) Drift. Post v/ub Investering. Post 45 -.v/ub 200» " Arsverk ' - v/ub - v/edb-sentret 0,5 0,5 1,2 0,5 2,5 2,5 3,0' 3,0 3,0. Spesielle utgifter til istandsetting av lokaler m.v. er ikke tatt med her. Disse mi eventuelt dekkes over post eller post 46. 2) Sp0rsmilet om fordelingen av arbeidsinnsatsen mellom UB og EDB-sentret har arbeidsgruppen ikke tatt standpunkt til.

13 Konklusjon.,Hvis man holder personressurser utenfor og midler over ' 3-irs perioden fir en f0lgende sammenst.illing av de enkelte alternativer: Tabell 9 ' Utgiftene ved de tre maskinalternativene fordelt pi budsjettpost ' " I Total DEC-10 Post 21 Post 45 Sum ' CYBER Post 11 Post 21 Post 45 Sum t 8205 Dediserte anleg Post 21 Post 45 1 Sum r " ' Tabell 9 viser kostnadene over en 7-irs periode. Oppstillingen viser at utgiftene til investeringer og drift er like for DEC-10 og CYBER 171, mens de ligger ca. 12$ h0yere for dediserte anlegg. Tatt over en lengre periode er det rimelig i anta at differensen i budsjettpostene for de forskjellige alternativene ville vaere mindre. Som nevnt i avsnitt 2 er det ikke noen klare forskjeller i totalkostnadene for de enkelte alternativer pi lehgre sikt. Tabellen viser videre at forholdet mellom investering og drift er forskjellig for de ulike maskinl0sningene. Den relativt h0ye investeringen for dediserte anlegg skyldes at det anskaffes et nytt anlegg som i oppstillingen er tenkt finansiert over 4 ir ( ). Under forutsetning av at det blir truffet de n0dvendige vedtak om gjennomf0ring av KATAKS-prosjektet, med de store muligheter dette innebaerer m.h.t. rasjonalisering og forbedrinj av UB's tjenester overfor brukerne, finner arbeidsgruppen at ogsi de budsjettmessige konsekvenser av alle alternativene kan vaere akseptable, selv om en stram budsjettsituasjon kan gj0re det n0dvendig i realisere disse i en langsommere takt enn forutsatt her.

14 - 1. Arbeidsgruppen finner derfor ikke at det er avgj0rende kostnads- og budsjettmessige grunner for i foretrekke en l0sning fremfor de andre. Ved valg av l0sning b0r andre kriterier, slike som muligheten for planlegging, kvalitet, driftsstabilitet, ogsi tillegges vesentlig vekt.?i Dl SSil3E" De forhold som spesielt gj0r planleggingen komplisert er usikkerheten vedr0rende tidspunktet for innf0ringen av et eventuelt KATAKS-system. EDB-sentrets svar pi arbeidsgruppens henvendelse viser at det ikke foreligger konkrete planer for hva som skal skje med sentralanlegget DEC-10 etter Da UB bare vil vaere en av mange brukere av sentralanlegget, er det usikkert i hvor stor grad det kan legges vekt pi UB's spesielle behov ved skifte av sentralanlegg. Ved valg av CYBER 171 er planleggingen enklere fordi det her er vesentlig faerre brukere, og fordi det er flere fellestrekk i administrasjonens r UE T - behov for planlegging og prblem- I0sning. Dette kan rj0re cet noe enklere a ta hensyn til UB's behov ved maskinskifte. Ogsa nir det gjelder CYBER 171 rader det usikkerhet nir maskinen vil bli skiftet ut, men utvalget antar at dette ikke- vil bli f0r i slutten av 80-irene. Den enkleste l0sningen bide administrativt og nir det gjelder planlegging vil man uten tvil fi ved valg av dedisert anlegg fordi UB da blir eneste bruker, og vil kunne fremlegge planene som en del av sitt ordinaere budsjett. Kvalitet. Slik situasjonen er idag har de store data-anlegg klart bedre systemtilbud enn mini-maskiner. I denne forstand kan derfor DEC-10 og' CYBER 171-alternativet vaere kvalitetsmessig bedre enn de aktuelle dediserte anlegg. UB's oppgaver er imidlertid relativt avgren.sede, slik at et dedisert anlegg etter arbeidsgruppens mening vil vaere kvalitetsmessig fullgodt alternativ. P.g.a. den raske utviklingen innen datateknologien antar arbeidsgruppen dessuten at de kvalitetsmessige forskjeller mellom "store" og "smi" maskiner etter hvert vil utjevnes. Por utviklingen og driften av kompliserte systemer som KATAKS er tilgangen til en h0y generell EDB-kompetanse av vesentlig betydning. Hensynet til dette tilsier at en I0sning med fast tilknytning til EDB-sentret kan vaere i foretrekke. 5Ei tsstbilitet. Arbeidsgruppen rnener at en driftsstabilitet tilsvarende det man til ni har hatt pi DEC-10 anlegget vil vaere uakseptabelt for UB dersom KATAKS-systemet skal kunne fungere tilfredsstillende. Noe av irsaken til den lave driftsstabiliteten pi DEC-10 skyldes det store antall ulike brukerinteresser. Dersom UB skal betjenes av et redusert DEC-1C. anlegg, vil noen av disse problemene reduseres fordi forutsetningen da mi vaere at langt faerre brukere er knyttet til anlegget.

15 J-v Arbeidsgruppen antar at man vil fi best driftsstabiltet ved CYBER 171 eller spesielt ved et dedisert anlegg, men her ikke noe saklig grunnlag for i skille klart mellom disse. Driftsstabiliteten vil i alle tilfelle ogsi avhenge av det datanett som knytter brukerne til anleggene, og som er felles for alle alternativene. y^yssids5sylish ter_m i rn i DEC-10 og CYBER 171 har utbyggningsmuligheter for terminaltilknytning, masselager og behandlingskapasitet som anses fullt tilstrekkelig for UB's behov, selv om det spesielt ved DEC-10 kan oppsti problemer ved prioriteringen av UB's oppgaver i forhold til andre brukere. Nir det gjelder de aktuelle dediserte mini-anlegg, har arbeidsgruppen gitt ut fra at ett anlegg alene ikke kan dekke alle UB's systemer, og at spesielt KATAKS. mi disponere et eget anlegg. Begrensninger kan her spesielt vaere tenkelig for antall terminaler som kan tilknyttes og effektivt arbeide mot anleggene samtidig. Kombinasjonen av st0rre system- og programutviklingsoppgaver og den regulaere driften kan ogsi by pi st0rre problemer enn nir all bruk legges til et vesentlig st0rre anlegg. Tilfredsstillende datanettl0sninger for tilknytning av terminaler mot flere anlegg og overf0ring av data mellom anleggene vil vaere svaert viktig. Arbeidsgruppen er kjent med at det - medmindre brukerne har tilstrekkelig erfaring med det aktuelle anlegg - regelmessig oppstir problemer av denne art hvis ikke omfanget av bruken n0ye er fastlagt pi forhind slik at de n0dvendige krav til anleggene n0ye kan spesifiseres i kj0pekontrakten. Arbeidsgruppen vil i denne forbindelse peke pi at UB i dag ikke alene ha2 personale med tilstrekkelig erfaring i slike vurderinger. Vi vil imidlertid pi det foreliggende planleggingsgrunnlag ikke tillegge slike utbyggings- og anskaffelsesproblemer noen avgj0rende vekt. En rent lokal utbygning ved UB mi irvesentlig grad baseres pi assistanse fra EDB-sentret nir det gjelder maskintekniske vurderinger og gjennomf0ring av anskaffelsene. UB mi ogsi selv planlegge bruken av maskinressursene vesentlig mer n0yaktig enn det som hittil har vaert n0dvendig. Inntil UB eventuelt har bygget opp tilstrekkelig kompetanse selv, mi UB ogsi kunne disponere kompetent personale"i EDBsentret til den daglige drift av anleggene (datanett-tilknytning, systemvedlikehold m.m.) Spesielt hvis anlegget plasseres ved EDB-sentret vil denne bistanden fra sentret fi et betydelig omfang. Sarnie t_vurdering. Arbeidsgruppen vil pi grunnlag av de vurderinger som er gitt i det foregiende konkludere med at en utbygning basert pi DEC-loalternativet er den dirligste I0sning. Arbeidsgruppen finner med visse forbehold (se nedenfor) ikke at rent driftsmessige eller tfkonomiske forhold gir tungtveiende argumenter for i velge mellom CYBER 171 og en dedisert utbygning. Valget mellom disse l0sningene b0r derfor i- hovedsak baseres pi de forhold som knytter seg til de budsjett-, planleggings- og personalsp0rsmal som er reist" foran.

16 Arbeidsgruppen vil anbefale at det ni i f0rste omgang tas sikte pi i avklare sp0rsm lene i forbindelse med lokal utbygning, siden dette nok pi lengre sikt vil vaere den I0sning som skaper faerrest planleggings- og koordineringsproblemer. Denne avklaring b0r omfatte etablering av anlegg ved UB sivel som ved EDB-sentret. Hvis denne avklaringen reiser problemer som lettere kan l0ses ved bruk av CYBER, b0r ogsi dette alternativet avklares i detalj. Forutsetninger for i velge en dedisert l0sning vil da vaere: a) At UB selv kan frigj0re de 2-3 irsverk som kreves for planlegging og drift fra andre arbeidsoppgaver, og bygger opp tilfredsstillende kompetanse, hvis ikke EDB-sentret pi vanlig basis kan dekke disse funksjonene. b) At EDB-sentret medvirker i planlegging, anskaffelse og drift slik det er forutsatt foran, og kan ta ansvaret for i etablere det n0dvendige datanettet, og klarlegger hvilke ressurser sentret eventuelt trenger for i dekke driftsfunksjonene pa lengre sikt. c) At tilstrekkelire investerings- og driftsmidler kan disponeres i tide ti: at fremf0ringen av KATAKS-prosjektet ikke forsinker vesentlig av denne grunn, og at lokaler m.v. disponeres. Arbeidsgruppen vil derfor foresli at disse sp0rsmil tas opp med de ber0rte instanser med sikte pi en konkret avklaring snarest mulig. Spesielt mi da UB bes om i uttale seg vedr0rende pkt. a) og hvilken tidsplan som b0r legges til grunn for anskaffelsene. Dersom den videre vurdering av forutsetningene for en dedisert I0sning medf0rer vesentlige problemer, b0r forutsetningene for bruk av CYBER 171 ogsi avklares. Dette vil spesielt gjelde f0lgende sp0rsmil: a) Hvordan datanett- og terminaltilknytninger skal etableres, bide i overgangsfasen nir bide DEC-10 og CYBER skal benyttes, og pa permanent basis. b) Hvordan Studentsamskipnaden stiller seg til de utbygningsplaner og andre forutsetninger som er lagt til grunn foran. c) Budsjettmessige sp0rr;mil i forbindelse med 0kte tilskudd til Studentsamskipnaden og eventuelle spesielle investeringer Arbeidsgruppen vil understreke at et endelig svar pi sp0rsmil om en lokal utbygning skal gjennomf0res ikke vil foreligge f0r det er utarbeidet detaljerte kravspesifikasjoner for anleggene og innhentet forpliktende tilbud fra aktuelle leverand0rer. Dette kan f0rst gj0res nir bevilgning er stilt i utsikt og planleggingen av KATAKS brakt tilstrekkelig langt. Mulighetene for i ta i bruk CYBER-anlep.get vil ikke reduseres vesentlig i en slik periode. Dette alternativet kan derfor vaere aktuelt helt til kontrakt med leverand0r er tegnet, hvis de forutsetningene vire vurderinger bygger pa ikke kan oppfylles. Det

17 - 15 vil ogsi vaere svaert gunstig at et klart alternativ foreligger ved forhandlinger med leverand0rer. 5. Tidsplan for videre arbeid. De vurderinger arbeidsgruppen foran anbefaler gjort vil ta ytterliger noen tid. I tillegg kommer tid til konkret planlegging og forhandling om avtaler og leveranser, leveringsog installasjonstider, foruten tid til avklaring av budsjettog bemanningssp0rsmil m.v. Selv med relativt rask avklaring og behandling kan derfor anskaffelsen av lokale anlegg kreve ytterliger 2-3 irs planleggingstid f0r de vil vaere driftsklare, mens omfattende bruk av CYBER antakelig kan startes i I0pet av ca. 1-2 ir. Arbeidsgruppen gir derfor nedenfor en skisse av den videre saksbehandling for begge alternativene som st0tte for vurderlngen av konsekvensene for tidsplanen for KATAKS. Tidsplan for installation av lokalt anlegg. 1. Arbeidsgruppens im.ctilling juni 15LfcP 2. Avklaring av forutsetninger okt Forslag til oevilgi.ing/ "bestillingsfullmakt" Jan Utarbeide spesifikasjoner for tilbud/avklare tidsplan for 0nsket Q installasjon okt - 19 } 5. Innhenting av tilbud des : ^JJ 6. Vurdering av tilbud/valg av anlegg? pr. gl Juni iydv 7. Kontraktsforhandlinger 8. Leveranse/installasjon/akseptanse aug/sept Anlegget bruksklart kt Videre utbygning eller nytt anlegg (etter ca. 2\ ir) Tiden kan reduseres med 6-8 mineder hvis universitetet velger i prioritere disse utgiftene innenfor tildelte midler, f.eks. i Tidsplan for bruk av CYBER 171. Fra det tidspunkt det eventuelt besluttes i avklare dette alternativet i detalj, regner arbeidsgruppen med at f0lgende skisse av tidsplan vil kunne legges til grunn: 1. Avklaring av tekniske forutsetninger 4-6 mnd. 2. Avklaring av budsjettmessige forutsetninger 2-12 mnd. 3. Revisjon av avtalen med samskipnaden, anskaffelse av tilleggsutstyr m.v. 4-8 mnd. Samlet betyr dette at det vil ta fra mnd. i etablere denne l0sningen fullt ut. For mindre omfattende arbeid, som i pibegynne programutvikling m.v. vil CYBER kunne tas i bruk raskere (6-12 mnd.) siden dette bare vil kreve en enkel terminalforbindelse etter at n0dvendige beslutninger er fattet.

18 VEDLEGG Universitetet i Oslo EDB-sentret J.nr. 80/80 Arbeidsgruppen for UB's EDB-ressurser. v/s-e. Svendsen, sekretaer Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet Postboks 1032, BLINDERN Om EDB-sentrets planer, ref. brev vedrflrende UB. I henhold til brev av er EDB-sentret blitt bedt om i svare pi spcrsmil om: - nir DEC 10 anlegget planlegges skiftet - EDB-sentret har gjort seg noen tanker om hva slags anlegg en b0r satse pi i fremtiden - det nivaerende anlegg vil bli beholdt etter en eventuell nyanskaffelse - den fremtidige utbygging vil omfatte en ny sentralmaskin eller utelukkende desentraliserte anlegg - hvor stor bemanning mener EDB-sentret det er n0dvendig et lokalt anlegg som kan betjene UB. med pi A gi et svar som forplikter EDB-sentret mht. sipass generelle sp0rsmil, er i utgangpunktet neppe mulig. Jeg velger i oppfatte sp0rsmilene rettet til EDB-sentrets ledelse, for i fi en best mulig vurdering av den fremtidige utviklingen. Mitt syn pi sp0rsmilene f0lger. Innledningsvis konstateres at sp0rsmilene mht. tidsperioden ikke er spesifisert. Med de velkjente problemer med i spi om fremtiden, er det derfor bare mulig i gi raeningsfylte utsagn om den aller nsermeste fremtid, dvs. de neste 2-3 ir. Pi lengre sikt, dvs. ca. 5 ir frem, blir slikt langt vanskeligere. Dette skyldes den meget raske tekniske utvikling, spesielt innen omridet pris for samme mengde ytelse. For universitetet, hvor EDB-kapasitet stadig oppfattes i vaere en begrensning, vil dette lett presse frem krav om utskifting til utstyr som for samme drifts- og personell-kostnader kan gi vesentlig 0kt ytelse. Pa den annen side blir ren kapasitet etterhvert sipass rimelig, at man i langt stflrre grad kan legge vekt pi kravene til programvaren. Fremtidens kostnader pi EDB-systemer vil mere enn tidligere ligge pi programvaresiden. En ytterligere viktig konsekvens av at selve maskinvaren blir billig, er at det ikke lenger er n0dvendig i anskaffe de helt, store, ofte sterkt sentraliserte data-anlegg som skal dekke alle formal. Man kan allerede idag med 0konomisk fordel anskaffe EDB-anlegg tilpasset mindre bruksomrider, noe som har flere fordeler. Distribusjon av EDB-kraften til brukerens lokale milj0 er et kjent argument, et forenklet program- og drifts-opplegg tilpasset et smalere brukaspektrum et annet. Vel si viktig er de muligheter dette gir til i anskaffe datakraft i mindre omganger,

19 Side 2 etter behov og uten de omveltninger som skifte av store, sentrale anlegg medf0rer. For derfor i svare pi det ene sp0rsmil om fremtidens anlegg, og det annet om dette vil bli desentralisert eller ikke, si blir antagelig utviklingen over de neste 5-6 ir slik. Universitetet vil ri over flere EDB-anlegg, noen plassert sentralt, noen desentralt. De sentrale vil tilby tjenester som mest I0nnsomt samles for mange brukergrupper, de desentrale vil tilby tjenester som med fordel kan l0ses lokalt i milj0ene. Anleggene vil bli mindre og mindre avhengige av spesifikke operat0r-tjenester og betjening pi driftsiden. EDB-sentrets hovedoppgave vil vsere programvaret jenester, saerlig slike som krever samlet EDB-kompetanse felles for mange brukergrupper. Formidling av tjenester fra andre, og fellesfunksjoner mht. datanett og informasjonsystemer vil vsere andre viktige omrider. Anleggene vil vaere koblet sammen i et lokalt datanett som vil ha storre kapasitet enn dagens. Viktige delanlegg (eller del-funksjoner) i nettet vil vsere st0rre, felles datasamlinger (f il-samlinger), kommunikasjon mot andre nasjonale eller internasjonale nett, vertsmaskiner for spesiell og kostbar programvare etc. I hvilken utstrekning (eller hvor lenge) kan UB regne med i ha adgang til anlegg hvor den programvare som utvikles pi dagens anlegg er brukbar med minst mulig endring? I sp0rsmalene er dette problem rettet mot DEC10-anlegget. Nivaerende DEC10-anlegg vil utvilsomt vsere i drift fram mot slutten av innevabrende 5 irs-periode. Forutsatt omtrent uendrete 0konomiske rammer for EDB-sentret, viser EDB-sentrets investeringsbudsjett at muligheten for st0rre utskiftinger f0rst kan realiseres fra Hvis det da blir pi tale i skifte ut en si betydelig del som den DEC-anlegget representerer, blir sansynligvis skiftet senere bl.a. av hensyn til myke overganger mht. omlegging, fordi investeringer til RBK fremdeles stir igjen i 1983 osv. Allikevel er det et hovedproblem at DEC-anlegget er svsert dyrt i vedlikeholde, dvs. er basert pi eldre teknologi. Hvilke forhapninger har vi til teknologisk fornyelse av DEC10-anlegget? Disse er meget gode. En vesentlig kraftigere sentralprosessor er under utvikling og ventes lansert om ca. 2 ir, "med dobbelt kapasitet til 1/2 pris". Hele DECsystem 20 serien som tillater bruk av samme programvare som den vi bruker, har rimeligere teknologi og finnes i mange modeller fra smi systemer (ca. 1 Mill.kr.) og oppover. De minste egner seg til dediserte l0sninger, med betydelig egenkapasitet. De st0rste nir opp mot virt nivaerende anlegg. Ogsi denne serien ventes i.vaere levedyktig enni i en irrekke. U- ' Nir vil DEC10-anlegget bli skiftet, og vil nivaerende anlegg bli beholdt etter skiftet? Nivaerende anlegg vil bli skiftet nar det er klart u0konomisk i drive videre, spesielt mht. vedlikehold. Dette vil inntreffe i slutten 5 irs-perioden. Selve det fysiske anlegg, spesielt prosessor og primaerlager vil ikke bli beholdt fordi det blir for dyrt i vedlikeholde. Om universitetet 0nsker fortsatt a beholde et som er DEC-kompatibelt blandt sine anlegg, vil dette vajre fullt mulig - enten st0rre enn dagens anlegg - eller mindre. Sansynligheten for dette er stor, men mi naturligvis igjen underkastes l0nnsomhetsbetraktninger. Spesielt vil graden av investering pi prograravaresiden veie tungt. Hvis siledes UB velger i legge store deler av sin programvareutvikl ing pi DEC10, vil dette vaere med i bygge opp

20 Side 3 under l0nnsomheten ved i beholde et DEC10-kompatibelt anlegg. Sannsynligheten for at fortsatt adgang til et DEC10-likt anlegg vil vaere en viktig kilde til fornyelse av universitets internasjonale programvare, med det store antall DEC10-anlegg ved utenlandske universitet, er ogsi stor. Vi noterer oss at situasjonen for DEC10-anlegget er radikalt forskjellig fra forrige maskinskifte ved universitetet. Da CDC 3300 ble utskiftet var dette en maskin som var pi vei ut av produksjon, programvaremessig avlegs, og uten hip om fornyelse. En ny, og programvaremessig helt anderledes maskin mitte velges. Dagens DEC10 er pi programsiden absolut blandt de beste markedet kan tilby, og tilh0rer en familie maskiner som har en klar teknologisk og programmessig videref0ring. Det vil derfor vaere mulig enni i mange ir (over 5-6?, sansynligvis lengre) i kunne anskaffe DEC10-kompatible anlegg helt ned i lave prisklasser. For i l0se eventuelle problemer for UB ved skifte av DEC10, finnes siledes i prinsippet to alternativer. Enten tilsier l0nnsomhetsbetraktninger at EDB-sentret fortsatt driver et felles DEC10-kompatibelt anlegg (st0rre eller mindre enn dagens), eller hvis dette er ul0nnsomt at et eget, mindre DEC10-likt anlegg anskaffes til UB's bruk. Med hensyn til bemanning av lokale anlegg kan ffllgende forhold muligens belyse sptfrsmilet. Et krav om full betjening av alle, mere eller mindre trivielle operasjoner omkring st0rre eller mindre dataanlegg, kan f0re til betydelige kostnader. En slik h0y betjening foretas mest 0konomisk pi st0rre sentrale anlegg, hvor mange brukergrupper betjenes samtidig. Allikevel er EDB-sentret sterkt presset til i redusere disse utgiftene, som vokser universitetet over hodet. Den strategi som velges er i distribuere ut betjeningsfunksjonene. Mange tiltak, som en utstrakt bruk av terminaler og interaktive tjenester, lokale stor-terminaler med selvbetjening, bruk av mest mulig fast tilkoblet masselager, tar alle sikte pi i minimalisere behovet for personell til operative oppgaver. Milet er i gj0re slike oppgaver til en meget liten del av selve EDB-bruken, slik at det blir naturlig i la den inngi som ledd i brukernes daglige omgang med sitt verkt0y. Trolig er dette mere l0nnsomt for universitetet enn en stor, egen stab til slike oppgaver. Utviklingen fremover er tydelig innstilt pi slike l0sninger. Den distribuerte databehandling tar nettopp sikte pi i gj0re brukerne uavhengig av st0rre, kostbare sentrale staber. I si mite representerer anskaffelse av egne, mindre anlegg en mulighet for a redusere kravet til sentral betjening. Pi den annen side, dersom UB 0nsker i disponere sine midler til en h0y betjeningsgrad, vil denne kunne bli mindre lannsom nir det evt. ansettes egen stab ved et lokalt anlegg utelukkende til dette formil. A kvantifisere dette vil n0dvendigvis avhenge av kravene til betjening. Det er viktig i merke seg at i de tilfeller hvor det kreves betjening av utstyr spesielt for UB, eksempelvis spesialprinter for kartotekkort, vil denne sansynligvis mest fordelaktig gj0res av eget personale med kjenskap til kvalitetskrav etc.

21 Side 4 I framtiden vil, som nevnt ovenfor, mindre og mindre sentral betjening bli n0dvendig. Dette vil ogsi gjelde mere administrativt orienterte EDB-oppgaver, hvor en omlegging til rent brukerbetjente rutiner er under utvikling (IBM system 38). Det er derfor trolig at enhver st0rre EDB-bruker om 4-5 ir mi selv ta seg av sine mere trivielle (og da minimale) betjeningsoperasjoner i tillegg til selve databehandlings-oppgavene. Jeg hiper at disse tanker om fremtiden gir det n0dvendige perspektiv til i vurdere sp0rsmilene reist av arbeidsgruppen. Rolf wordhagen

22 NOTAT VEDLEGG til Utvalg for A utrede hvorledes UH's EDB-behov og problemer best kan lases pa kort og lang sikt. OM KONSEKVENSER AV_EN_UTVIDIi!T B-DRIPT_/ED_U]B UB's representanter i utvalget ble, sammen med EDB-senterets representanter, bedt om i redegjere for konsekvensene av en "maksimal utnyttelse" av EDBsystemer i biblioteket. Det skal gis en begrunnelse for en slik utvidet EDB-drift og de langsiktige planer skal skisseres, herunder de aystemlasninger som kreves. Innledning. Det er mange grunner til at EDB er et viktig hjelpemiddel for bibliotekene bide nir det gjelder A rasjonalisere interne rutiner og nir det gjelder en forbedret brukerservice. Et viktig og generelt forhold er at enhver rasjonalisering av interne rutiner ogsi gjor biblioteket bedre i stand til A l0se de brukerrettede oppgaver, bide fordi hjelpemidlene blir bedre og fordi arbeidskraft kan overfares. Generelt er bibliotekarbeidet meget personalkrevende. Ved UBO fordeler de lapende driftsressurser seg grovt sett slik: drift og utstyr \ lannsutgifter f baker/tidsskrifter Arbeidsmengden i et bibliotek oker helt uavhengig av veksien i det brukermilja biblioteket betjener, fordi samlingene aker og dermed katalogapparatet og arbeidet med A forvalte samlingene. Dette forhold er saerlig merkbart for UBO som ogsi er nasjonalbibliotek og vitenskapelig sentralbibliotek. War tilgangen til nye stillinger opph0rer og arbeidslenningene 0ker raskere enn driftsutgiftene ved et EDB-system, er det derfor maktpiliggende A fi mekanisert rutiner som kan mekaniseres. Eksempel: Produksjonen av norskc katalogkort for UBO, UB Bergen og UB Trondheim er <-.t biprodukt av Norsk bokfortegnelse. Arbeidet ble utf0rt manuelt med ca 1 arsverk arbeidsinnsats. Produksjonen er n ovcrfart til fotosats, og en arbeidslanning tilsvarende kroner eller kroner er innspart mot en fotosatsutgift pi kroner eller kroner. Mens ar'oeidsl0nningene stiger blir driftutgiftene relativt sett laverei Det starste arbeidet i et bibliotek er behandlingen av nyanskaffede baker, og den mest krevende enkeltprosess er katalogproduksjonen, som alene beslaglegger ca 1/3 av personalressursene ved UBO. A mekanisere disse rutiner er derfor et sentralt siktemil ved dc aller fleste EDB-prosjekter i biblioteksammenheng. Samtidig er det en kjennsgjerning at svaert mange b0ker bli katalogisert parallellt i en lang rekke biblioteker. I verdensmalestokk er det tale om et gigantisk dubleringsarbeid. Som nasjonalbibliotek er UBO aktivt med i et verdensomfattende samarbeid som sikter mot EDB-baserte l0sninger som skal fare til at enhver bok i prinsippet bare blir katalogisert en gang, nemlig av nasjonalbiblioteket i utgiverlandet.

23 s. 2 Eksempel: Eksempel: NORMARC (NORwegian MAshine Readable Cataloguing) har siden 1971 produsert fullstendigc bibliografiske records i maskinleselig form etter de internasjonale standarder og regelverk som gjelder bide for den bibliografiske beskrivelse og den EDB-messige struktur, slik at disse data uten videre kan utnyttes i andre bibliotekers ; DB-systemer. Dette har pifiart UBO et merarbeid, men saerlig pi lengre sikt medfarer det store rasjonaliseringsgevinster i bibliotekvesenet som helhet. Enni er utviklingen av det internasjonale MARC-system kommet relativt kort, og Norge ved UBO var av de farste land i verden som maktet i oppfylle sin samarbeidsforpliktelse i praksis. UBO har siden 1975 utnyttet MARC-data produsert ved Library of Congress i katalogiseringen av nyanskaffet engelskspr&klig litteratur - :L'orel0pig som et begrenset praveprosjekt. Ca 20 % av tilveksten ved hovedbiblioteket pi Drammensveien blir ni katalogisert via det EDB-system (KATAKS) som er spesielt utviklet for disse form&l. For denne femtepart av tilveksten er dermed det manuelle arbeid vesentlig redusert, og det er illustrerende at UB i en periode hvor personalet i katalogiseringsavdelingen er blitt redusert har maktet i fi bukt med betydelige restanser (som hopet seg opp fordi KATAKS var ute av drift i 1 ar ved overgangen til DEC). Eksakt rasjonaliseringsgevinst lar seg vanskelig mile fordi ogsi andre forenklinger i rutinene er gjennomf0rt parallellt. Por et stort bibliotek blir selve sterrelsen i samlinger og kataloger en faktor som i seg selv 0ker arbeidsmengden. I et mindre bibliotek med noen tusen b0ker, vil f.eks. antall kort i katalogen under oppslaget BIBELEN vaere ca 10, antall forfattere med ettemavn HANSEN ca 5. I hovedbibliotekets katalog pi Drammensveien er det kort under oppslaget BIBELEN og under Hansen. Det sier seg selv at det blir betydelig mere tidkrevende A stape ned et nytt kort pi riktig sted (og konsekvensene av feilnedst0ping blir fatale) i en stor katalog. Samtidig er det helt uoverkommelig A vedlikeholde flere parallelle kortkataloger av noe omfang. Resultatet er at brukerne ved Universitetet ikke pa noe sted har umiddelbar adgang til en katalog over samtlige b0ker ved UBO. Heller ikke biblioteket har en slik samlet oversikt, noe som uvegerlig medf0rer tallrike unadvendige dobbeltkjap og mye spilt tid i leting etter betsemte verker i de "gale" kataloger. Ved et EDB-basert katalogproduksjonssystem (KATAKS) som registrerer all tilvekst ved UBO, kunne fullstendige mikrofichekataloger (com-produserte) V33re tilgjengelige i alle bibliotekavdelinger, og spesielle kataloger for den enkelte avdeling kunne produseres etter hehov. Eksempel: PA grunnlag av MARC-postene i NOHDMARC produseres mikrofichekataloger med oppstillingssignatur etc. Katalogene produseres hver 2. mined og inneholder hver gang hele innevserende irs tilvekst i e"n alfabetisk og 6n systematisk del. Etter irets utgang kumuleres mangeirskataloger over alt som er registrert i NORMARC. Produksjonstiden for disse katalogene er et par dager, de koster 145 kroner i l0pende abonnement, og ved leseapparater til kr. pr. 3tk. er de umiddelbart tilgjengelige hvor man matte anske det.

24 Tilgangen til informasjon om et bestemt emne er ved tradisjonelle kataloger; begrenset, bide av tilgangen til selve katalogapparatet (jfr. foran) og av at det bare er mulig A gi innganger til et begrenset antall faglige aspekter ved hver enkelt bok/artikkel i en kortkatalog. De eksisterende klassifikasjonssystemer fremhever seg f0rst og fremst ved sitt store antall - heist ett for hvert fag, og heist hjemmelaget og anderledes enn i andre bibliotek. PA dette felt har EDB-teknikken skapt en helt ny situasjon: Pi intemasjonal basis er det etablert enorme databaser med litteraturreferanser innen de fleste fagomrader og fra de fleste land. Via det internasjonale telekommunikasjonsnett kan man fra terminal foreta sakninger direkte i disse databasene og fi tak i referansene til ansket litteratur pi en uhyre effektiv mate. Disse databasene gir imidlertid ikke opplysninger om hvor dokumentet er A fi tak i, si her f0rer en effektivisering av en bibliotekservice til et merkbart merarbeid for andre deler av biblioteket: boken mi jo akaffes, og brukerne fir ni i starre grad enn tidligere referanser til baker/artikler som ikke finnes ved biblioteket pi forhind. Eksempel: Ved Bio-medisinsk bibliotek har UBO i en Arrekke betjent en Medline-terminal, hvor det etterhvert kan sekes i ca 100 forskjellige databaser. Bruken er sa omfattende at en tilsvarende terminal er plassert i patologibygget ved Rikshospitalet, og i SV-bygget. Disse internasjonale databaser brukes helt uavhengige av sentrale EDB-ressurser ved Universitetet, og faller mulignes utenfor utvalgets utredning. Men tilsvarende tjenester er det i hay grad behov for A yte ogsi fra de databaser som inneholder de bibliografiske data om bibliotekets egne samlinger. Det vil muliggjare faglige sakninger som ved det tradisjonelle katalogapparat er svaert kostbart og tidkrevende, og det vil muliggjare uthenting av andre typer informasjon av betydning bide for brukerne og biblioteket selv eller for overordnete myndigheter. Eksempel: Eksempel: Fra NORMARC-dababasen hentes hvert Ar ut en omfattende statistikk til Statistisk sentralbyri over norsk bokproduksjon. Fra NORMARC-databasen hentes hvert Ar ut spesielle bidrag til andre oibliografier. I NORMARC-databasen foretas faglige og andre sakninger etter individuelle oppdrag. Fra UBO's database for Norsk samkatalog (inneholder bestand av utenlandske tidsskrifter i norske bibliotek) hentes ut sserlige faglig inndelte samkataloger, samkataloger for et avgrenset geografisk omride, enkeltbibliotekers tidsskriftkataloger osv. Fra samme hentes ut lister over de tidsskrifter som abonneres pi av flere biblioteker parallellt, og disse opplysningene utnyttes i biblioteksamarbeidet for A samordne tidsskriftholdet. Forelapig er disse mulighetene utbygget i begrenset omfang, og full verdi fir de farst nar en betydelig del av samlingene er registrert i databasen. En rekke andre felter kunne nevnes, men her er det begrenset til omrader som allerede har vist at EDB er et uunnvasrlig hjelpemiddel for A rasjonalisere og effektivisere biblioteket. Andre omrader er allerede aktuelle, andre vil bli det i fremtiden. Selv om UBO allerede har EDB-systemer i ordinaer drift i et omfang som svaert fi andre bibliotek, stir vi likevel bare ved begynnelsen av en omfattende utvikling og omlegging.