Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: , kl 14:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post eller på telefon Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Arild Olsen lokalstyreleder 1

2 Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 17/43 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 17/44 Forutsigbarhetsvedtak for utbyggingsavtaler PS 17/45 Ny behandling av suppleringsvalg og valg av nye styremedlemmer i Stiftelsen Svalbardposten PS 17/46 Søknad om fritak fra verv i kontrollutvalget og suppleringsvalg til kontrollutvalget PS 17/47 Søknad om støtte fra Næringsfondet - Svalbard Cruise Network PS 17/48 Søknad om støtte fra Næringsfondet - Svalbard Folkehøgskole PS 17/49 Rapport om finansforvaltning pr PS 17/50 Tertialrapport pr. 1. tertial 2017 PS 17/51 Status tjenesteboliger PS 17/52 Overordnet beredskapsplan for Longyearbyen lokalstyre

3 3

4 PS 17/43 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 4

5 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Sofie Grøntvedt Railo Forutsigbarhetsvedtak for utbyggingsavtaler Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Teknisk utvalg 17/ Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret Anbefaling: Administrasjonssjefens anbefaling til forutsigbarhetsvedtak for utbyggingsavtaler i vedlegg 1, datert , vedtas. Dette er et vedtak i henhold til svalbardloven, ikke et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Det gir ikke rettigheter eller plikter til noen part, og vedtaket kan derfor ikke påklages. Saksopplysninger: I siste revisjon av Byggeforskrift for Longyearbyen (BfL) ble reglene for utbyggingsavtaler i plan- og bygningsloven (pbl.) kapittel 17 tatt inn som gjeldende for Longyearbyen planområde, jf. BfL 2. En utbyggingsavtale er en avtale mellom lokalstyret som planmyndighet og grunneier eller utbygger om utbyggingen av et område, og kan være et godt virkemiddel for å sikre gjennomføring av planen. Avtalen kan gjelde utbygging av teknisk infrastruktur og grøntområder, boligpolitiske tiltak med mer. Det er to viktige forutsetninger som må være på plass før lokalstyret kan inngå en bindende utbyggingsavtale: - det må være vedtatt en arealplan for området - det må foreligge et forutsigbarhetsvedtak før LL kan starte forhandlingene om en utbyggingsavtale Forutsigbarhetsvedtaket skal gi utbygger informasjon om LLs overordnede forutsetninger for å inngå utbyggingsavtaler, slik at utbyggers forventninger skal kunne være realistiske. Formålet er å skape økt forutsigbarhet så tidlig som mulig for utbyggere og grunneiere om hvilke forutsetninger og rammer LL vil legge til grunn i en forhandlingsprosess. Plan- og bygningsloven stiller omfattende krav til medvirkning og åpenhet i prosessene både i forkant av et forutsigbarhetsvedtak, og til utarbeidelsen av en utbyggingsavtale. Den sentrale bestemmelsen om forutsigbarhetsvedtaket er pbl som lyder slik: 17-2.Forutsetning for bruk av utbyggingsavtaler 5

6 2017/765-2 Side 2 av 3 Utbyggingsavtaler må ha grunnlag i kommunale vedtak fattet av kommunestyret selv som angir i hvilke tilfeller utbyggingsavtale er en forutsetning for utbygging, og som synliggjør kommunens forventninger til avtalen. Kommunen skal legge til rette for medvirkning av berørte grupper og interesser. For øvrige regler om utbyggingsavtaler vises til vedlegg 2. Medvirkning: Administrasjonssjefen mener at vilkåret om medvirkning er oppfylt. For oversikt over medvirkningsprosessen før anbefalingen til denne saken om forutsigbarhetsvedtak vises det til vedlegg 3. Vurdering: Det er flere prosjekter på gang innenfor planområdet for Longyearbyen hvor det kan være aktuelt med en utbyggingsavtale. Administrasjonssjefen mener derfor at det haster med å få på plass et forutsigbarhetsvedtak slik at forutsetningene er på plass for å kunne gå videre i de sakene der utbygger og LL ønsker å bruke utbyggingsavtale. Administrasjonssjefen har vært opptatt av tre ting i arbeidet med dette forutsigbarhetsvedtaket: - Gi føringer som skaper forutsigbarhet om hvilke hovedhensyn LL prioriterer i forhandlingene, og hvilke temaer LL kan være åpne for å diskutere, men bare i spesielle tilfeller. - Finne formuleringer som, til tross for LLs hovedprioriteringer, ikke kategorisk avskjærer muligheten for å vurdere nye innspill og forslag som LL ikke har tenkt på i dag. - Inkludere særlige forhold ved Svalbard som skiller Longyearbyen fra kommuner på fastlandet, f.eks. svalbardmiljøloven og reglene om offentlige anskaffelser, slik at partene er forberedt på hvordan dette kan ha innvirkning på forhandlingssituasjonen. (Se. F.eks. pkt. 2, pkt. 4 og pkt. 13 i anbefalingen til forutsigbarhetsvedtak). På fastlandet er det vanlig for mange kommuner å ta inn et forutsigbarhetsvedtak som en del av kommuneplanen. De fleste kommuner har hatt slike vedtak på plass i mange år. Erfaringene viser imidlertid at disse vedtakene ofte er relativt korte, generelle og laget med tanke på alle eventualiteter innenfor kommuneplanområdet. Undersøkelser har vist at mange utbyggere mener at forutsigbarhetsvedtakene derfor er for vage til å gi noen særlig forutsigbarhet i den videre forhandlingsprosessen. Tilbakemeldingene i medvirkningsprosessen viser at utbyggingsavtaler er et nytt og relativt ukjent virkemiddel for de fleste i Longyearbyen, både blant utbyggere, bransjen, administrasjonen og politikerne. Det virker som mange har en grunnleggende ide om hva det kan brukes til og da først og fremst for å sikre økonomiske bidrag til gjennomføring av infrastrukturprosjekter og rekkefølgekrav. Samtidig virker det som få har forståelsen for hvilke andre muligheter utbyggingsavtaler kan gi for en helhetlig samfunnsutvikling eller tydeligere avklaring i forkant av et konkret byggeprosjekt. Få ga uttrykk for bekymringer for de problemstillingene som enkelte kommuner på fastlandet erfarte i den første tiden med utbyggingsavtaler der, bl.a. manglende forholdsmessighet mellom partene, uklarheter i selve utformingen av avtalen eller feil underlagsberegninger for kostnadene ved tiltaket og problemer med gjennomføringen av selve avtalen. Administrasjonssjefen tolker dette slik at Longyearbyen har et potensial for å kunne oppnå gode løsninger for et bredere felt av problemstillinger enn det mange kanskje har forstått, og at alle parter synes å starte på samme nivå med en mer åpen tilnærming til prosessen enn det man av og til opplever på fastlandet. 6

7 2017/765-2 Side 3 av 3 I møtet med Teknisk utvalg ble det gitt uttrykk for at man ønsker å ha et forutsigbarhetsvedtak som åpner for flest mulige virkemidler på nåværende tidspunkt, så kan det heller revideres på sikt når LL har mer erfaring med bruken av utbyggingsavtaler. Det er derfor lagt inn egne punkter som omhandler et bredt spekter av virkemidler, se bl.a. pkt. 3 om nødvendige undersøkelser, utredninger og kartlegging, pkt. 8, pkt. 10 og pkt. 11). Sammenlignet med fastlandet er det enkelte ting som vil være annerledes i en forhandlingssituasjon i Longyearbyen. Dette gjelder spesielt forhold knyttet til eiendomsretten til grunn og grunnerverv, at reglene for ekspropriasjon ikke er gjeldende, og at vi ikke har mulighet for urbant jordskifte. Noen av konsekvensene av dette kan muligens løses gjennom utbyggingsavtaler, og det er derfor tatt høyde for dette i forutsigbarhetsvedtaket. På bakgrunn av dette har administrasjonssjefen funnet det hensiktsmessig å lage et forslag til forutsigbarhetsvedtak som er noe lenger enn mange av vedtakene fra fastlandet. Formålet er at vedtaket i tillegg til å skape en forutsigbarhet, også kan være opplysende, bidra til å skape en felles forståelse for utgangspunktet for forhandlingene og sikre at enkelte av de problemene man har hatt på fastlandet blir grundig vurdert og avklart her (se f.eks. pkt. 1, 7, 8, 9 og 16). I pkt. 9 om områdemodeller er det lagt inn et forslag til hva LL mener med likebehandling. Dette er gjort for å skape et utgangspunkt for forhandlingene, eller for å utfylle en avtale dersom man har glemt å vurdere dette nærmere. Her finnes det flere alternativer, f.eks. kan kostnadsfordelingen fordeles ut fra tomtestørrelse, bygningsstørrelse eller type virksomhet. I forslaget har administrasjonssjefen valgt en fordeling ut fra hvilken nytte parten antas å ha av at utbyggingsavtalen gjennomføres. Dette til tross for at det ikke alltid er klart hva som anses som nytten av et tiltak eller hvem som har størst nytte av det. Det er heller ikke sikkert at alle aktører opplever det som en nytte at det f.eks. bygges en gang- og sykkelvei forbi eiendommen eller at en eksisterende vei blir utbedret. Administrasjonssjefen mener likevel at det i seg selv er å anse som en nytte for parten at et rekkefølgekrav blir innfridd og slik utløser utbyggingspotensialet for eiendommen, eller at parten fritas fra en opparbeidelsesplikt som følger av regelverket. Årsaken til at nytten av prosjektet ble valgt som kriterium for likebehandlings-vilkåret, var at man da kan hente veiledning fra refusjonsreglene i pbl. kapittel 18 om hvem som anses som refusjonspliktige. I tillegg kan det legges vekt på annen nytte parten har av at tiltaket gjennomføres, f.eks. forventningen om mer aktivitet i et næringsområde og derfor bedre betingelser for næringsvirksomheten, bedret logistikk for et industriområde som kan redusere tidsbruk, vedlikeholdsutgifter etc. eller tilrettelegging av gode fellesområder for et boligområde slik at det øker attraktiviteten blant beboerne og derfor kan gi høyere omsetningsverdi/utleieverdi i markedet. En annen fordel med å bruke nytte-kriteriet er at det ofte er den som mener å ha størst nytte av et prosjekt som ønsker å få prosjektet gjennomført. Dersom avtalen omfatter en part som har stort areal, men antagelig liten nytte av at planen realiseres, vil denne kunne trenere en utbyggingsavtale om vedkommende blir pålagt kostnader ut fra arealet på egen tomt/bygg. Administrasjonssjefen viser forøvrig til vedlegg 1, datert Vedlegg 2 Hjemmelsgrunnlaget for utbyggingsavtaler 2 Vedlegg 3 Orientering om prosess for medvirkning 3 Vedlegg 1: Administrasjonssjefens anbefaling for forutsigbarhetsvedtak Longyearbyen lokalstyre Andre vedlegg (ikke vedlagt): 7

8 Notat Deres referanse: Vår referanse: 2017/ Saksbehandler: Sofie Grøntvedt Railo Dato: Vedlegg 1: Administrasjonssjefens anbefaling for forutsigbarhetsvedtak Longyearbyen lokalstyre Utbyggingsavtale kan forhandles og inngås når Longyearbyen lokalstyre (LL) og en eller flere parter ser felles nytte av en slik avtale for å skape en forutsigbar og hensiktsmessig utbygging av et område. Utbyggingen må gjelde tiltak for gjennomføring av arealplan eller delplan vedtatt av LL som planmyndighet. I denne sammenheng anses LL som planmyndighet også i de tilfeller der planen er stadfestet av Sysselmannen. 1. Forholdsmessighet Det er viktig at partene underveis i forhandlingene er opptatt av at utbyggingsavtalene må balanseres ut fra prioriterte behov og rimelighet. Utbyggingsavtalen skal baseres på nøkterne og reelle behov, slik at avtalen ikke representerer uforholdsmessige økonomiske belastninger for utbygger/grunneier eller LL. Avtalen skal legge til grunn en bærekraftig ressursdisponering og ta høyde for en viss grad av svingninger i markedet og at det økonomiske grunnlaget for virksomheten/utbyggingen derfor kan endres noe over tid. 2. Geografisk anvendelsesområde Det kan inngås utbyggingsavtale for realisering av planer innenfor hele Longyearbyen planområde. Det vurderes likevel som mest aktuelt innenfor følgende områder: Sentrum Hotellneset Sjøområdet Hytteområdene Se forøvrig pkt. 14 om nye delplaner Utbyggingsavtalen kan også gjelde tiltak utenfor planområdet dersom det har sammenheng med realiseringen av planen, f.eks. virksomheten kan få virkning for fredete kulturminner eller naturmiljøet utenfor planområdet, jf. sml. 58, eller det kan oppstå behov for undersøkelser, skjøtsel, vedlikehold eller tiltak for å beskytte kulturminner som følge av utbyggingen/virksomheten, jf. sml. 44 og Type virksomhet/tiltak Utbyggingsavtale kan inngås for all type virksomhet/tiltak som er søknadspliktige etter byggeforskriften for Longyearbyen, dersom vilkårene for utbyggingsavtale i pbl. kapittel 17 for øvrig er oppfylt. Utbyggingsavtalen kan også brukes til å få gjennomført nødvendige undersøkelser, utredninger og kartlegging av behovet for tiltak eller valg av løsning for tiltak som er nødvendig for å realisere planen, f.eks. forurenset grunn, overvann, artskartlegging, sikringstiltak mm. Det kan ikke inngås avtale om utbygging av sosial infrastruktur, jf. byggesaksforskriften (SAK)

9 Side 2 av 4 4. Utbyggingsavtaler kan benyttes til følgende avklaringer Hovedformålet med utbyggingsavtalen er å presisere og utdype detaljnivået og avstemme partenes forventninger til oppfyllelse av rekkefølgekrav i arealplan eller delplan eller til opparbeidelse av offentlig infrastruktur som følger av pbl. kapittel 18. Avtalen kan også inneholde andre forhold som partene blir enige om. Temaer som kan være aktuelle i en utbyggingsavtale omfatter bl.a. (listen er ikke uttømmende, og gjelder bare så langt det passer for det tiltaket/området utbyggingsavtalen gjelder): 1. opparbeidelse eller tilknytning til teknisk infrastruktur som vann, avløp, renovasjon, energiløsninger, veg, parkering (inkludert scooterparkering), gang-/ sykkelveger, trafikksikkerhetstiltak mm. 2. grønnstruktur, friområder, fellesarealer, utearealer med tilhørende møblering og utstyr, 3. parker og plasser, torg, turveger og stier, kyststi, anlegg for lek, idrett og friluftsliv 4. kulturanlegg, kulturminner og kulturmiljøer, herunder undersøkelser, skjøtsel, vedlikehold og tiltak for beskyttelse av kulturminner 5. kvaliteter og detaljutforming på bygg og anlegg 6. tiltakets arkitektur og estetikk 7. kunstnerisk utsmykning av offentlig rom 8. antall enheter, største og minste bolig-/kontorstørrelse 9. tilgjengelighet for alle 10. miljøtiltak som støytiltak, inneklima, miljøoppfølgingsprogram, bevaring av vegetasjonsdekke, bekjemping av fremmede arter, beskyttelse av naturmiljøet mm. 11. kartlegging og håndtering av overvann 12. kartlegging og håndtering av forurenset grunn 13. kartlegging og tiltak for sikring mot fare fra skred, flom og erosjon, 14. belysning 15. oppføring av gjerder 16. brannsikkerhet 17. rekkefølge og utbyggingshastighet/ tidspunkt for gjennomføring, samt krav til anleggsperioden 18. opprydding ved opphør av virksomheten/tiltaket, jf. sml økonomiske bidrag til gjennomføring av tiltak 5. Standard for utførelse All infrastruktur som skal overtas til eierskap, drift og vedlikehold av Longyearbyen lokalstyre, skal opparbeides etter den gjeldene standard for denne typen tiltak på det tidspunktet utbyggingsavtalen inngås. Presisering av denne standarden bør inkluderes i, eller legges ved avtalen. Annen infrastruktur som ikke er offentlig, men anses å ha et allmennyttig formål, f.eks. utearealer, lekeplasser mm. skal opparbeides i henhold til krav stilt av den respektive fagseksjonen i LL. Dette skal avklares i utbyggingsavtalen, eller legges til avtalen som vedlegg. 6. Kostnadsfordeling De enkelte utbyggingsområdene skal som hovedregel selv bære alle kostnadene med tilrettelegging av teknisk og grønn infrastruktur og oppfyllelse av rekkefølgekrav. LL kan kreve at det stilles bankgaranti for at øvrige parter i avtalen kan oppfylle sin del av avtalen. 7. Ansvarsfordeling I utbyggingsavtalen skal det avklares hvem som skal stå ansvarlig både for kostnadene ved prosjektet, gjennomføringen av tiltaket og eierskap, drift og vedlikehold i fremtiden. Det skal også avklares om utbyggingsavtalen kun gjelder partene i avtalen eller om den kan overdras til tredjepart. 9

10 Side 3 av 4 8. Organisatoriske tiltak Dersom det anses som hensiktsmessig vil LL vurdere om det skal inngås bestemmelser om organisatoriske tiltak for å sikre drift og vedlikehold i ettertid, f.eks. opprettelse av felles veilag eller ansvarlige for oppfølging av torg/ uteplasser eller felles parkeringsområder. LL vil likevel være tilbakeholden med å inngå bestemmelser om slike forhold, siden det kan være vanskelig å følge opp en slik avtale over tid med skiftende eiere/parter og samfunnsbehov. 9. Områdemodeller Det kan inngås utbyggingsavtale med flere utbyggere i samme avtale, eller som parallelle prosesser, når formålet er å sikre opparbeidelse av felles infrastruktur for et større område. Det skal i så fall i forhandlingssituasjonen legges spesielt vekt på forholdsmessighet og likebehandling av utbyggere innenfor området. Med likebehandling menes det at utbygger yter i henhold til den nytten vedkommende anses å ha av tiltaket, med mindre partene er enige om en annen tolkning. Der LL inngår separate avtaler (i parallelle prosesser) med flere utbyggere i samme område, bør utbyggerne vurdere om de trenger egne avtaler for å sikre at alle innenfor planområdet bidrar til realiseringen av kravene. LL kommer ikke til å være part i slike avtaler. 10. Boligsosiale forhold Ved utbygging av større boligprosjekter vil LL at det skal vurderes om det er behov for å stille krav til ulike boligsosiale forhold, som f.eks. størrelse på boenheter, at enkelte boenheter skal bygges i henhold til standard for tilgjengelig bolig, samt at LL eller enkelte andre spesifiserte aktører skal ha forkjøpsrett til noen/alle boenhetene i prosjektet. 11. Særlig om sentrum LL ønsker å benytte utbyggingsavtaler i sentrum for å sikre at gågata og torget på sikt opparbeides med en helhetlig utforming. I utbyggingsavtaler i sentrum bør det også sees på mulige tiltak for å få realisert uteoppholdsarealer grøntstruktur med formålsbetegnelse BUT. 12. Forskuttere offentlig infrastruktur LL er åpen for at det i noen særlige tilfeller kan være aktuelt å inngå avtale om at utbygger forskutterer offentlig infrastruktur som på sikt helt eller delvis skal dekkes av LL, f.eks. gjennom rentefrie lån. 13. Offentlige anskaffelser Reglene om offentlig anskaffelser gjelder ikke på Svalbard. Longyearbyen lokalstyre tilstreber likevel å bruke reglene så langt det passer. I utbyggingsavtalen skal det avklares om prinsippene for offentlige anskaffelser skal legges til grunn for tiltakene som gjennomføres i henhold til avtalen. Hovedregelen er at arbeid som skal forestås av Longyearbyen lokalstyre skal følge prinsippene for offentlige anskaffelser. Dersom det vurderes å gå bort fra hovedregelen om å bruke prinsippene for offentlige anskaffelser fra arbeid som forestås av LL, skal det opplyses særskilt om dette i høringen av utbyggingsavtalen. Der det er tiltakshaver selv som er ansvarlig for å gjennomføre arbeidet i henhold til avtalen er det ikke nødvendig å sende prosjektet ut på anbud. Kravet til innsyn og gjennomsiktighet anses ivaretatt gjennom prosessen for medvirkning og offentlighet ved utarbeidelsen av utbyggingsavtalen. 14. Utarbeidelse av delplan Ved oppstartsmøte for ny delplan skal det vurderes om det kan være relevant å bruke utbyggingsavtale for å gjennomføre planen, i så fall skal det vurderes om det bør lages eget forutsigbarhetsvedtak for delplanområdet. 15. Tidspunkt for inngåelse av utbyggingsavtale Utbyggingsavtale skal som hovedregel være inngått og vedtatt av lokalstyret før det gis rammetillatelse i byggesaken. 10

11 Side 4 av Utgifter til kvalitetssikring av avtalen Ved inngåelse av utbyggingsavtale skal avtalen og eventuelle kostnadsberegninger som ligger til grunn for avtalen kvalitetssikres av en tredjepart som partene blir enig om. Kostnadene ved kvalitetssikringen dekkes av utbygger. 11

12 Vedlegg 3: Medvirkning i prosessen før sak om forutsigbarhetsvedtak Administrasjonssjefen la frem en orienteringssak for teknisk utvalg om prosessen for å fremme sak om forutsigbarhetsvedtak for utbyggingsavtaler i møte den Det ble samtidig holdt en muntlig orientering om utbyggingsavtaler i møtet. Den gjennomførte LL et møte for ulike brukere der vi ba om innspill til forutsigbarhetsvedtaket. Møtet var på forhånd annonsert på LLs internettside, Facebook-side og flere ganger delt på andre Facebook-sider, bl.a. ros og informasjon Longyearbyen. Det ble også sendt ut invitasjon på epost til Næringslivsforeningen og en rekke andre næringslivsaktører. I tillegg var det meningen at møtet skulle annonseres i Svalbardposten. Annonsen ble oversendt den , men LL har ikke funnet at den er trykt i avisen etter dette. For sikkerhets skyld valgte derfor seksjon for Plan og utvikling å ta direkte kontakt med flere aktører som ikke var påmeldt til møtet i dagene før møtet for å høre om de var kjent med invitasjonen. Av eksterne aktører var det 18 påmeldte og 16 som møtte. Det kom noen spørsmål, kommentarer og innspill i møtet og i etterkant av møtet. I tillegg ble de fremmøtte oppfordret til å ta kontakt med LL dersom de hadde flere innspill i ettertid. Også internt i administrasjonen er det mange seksjoner og fagområder som kan bli berørt eller inkludert i en utbyggingsavtale. For å samle innspill til prosessen er det derfor også gjennomført flere samtaler og møter med representanter for ulike seksjoner som stab, teknisk, eiendom og regnskap i LL. 12

13 Vedlegg 2: Hjemmelsgrunnlaget for utbyggingsavtaler Byggeforskrift for Longyearbyen 2 Plan- og bygningslovens anvendelse I plan- og bygningsloven gjelder følgende paragrafer for Longyearbyen planområde: (...) - Kapittel 17 Utbyggingsavtaler (...) 3 Byggesaksforskriftens anvendelse Forskrift 26. mars 2010 nr. 488 om byggesak gjelder for Longyearbyen planområde med unntak av - (...) (kapittel 18 er ikke nevnt blant unntakene.) Plan- og bygningsloven 17-1.Definisjon Med utbyggingsavtale menes en avtale mellom kommunen og grunneier eller utbygger om utbygging av et område, som har sitt grunnlag i kommunens planmyndighet etter denne lov og som gjelder gjennomføring av kommunal arealplan Forutsetning for bruk av utbyggingsavtaler Utbyggingsavtaler må ha grunnlag i kommunale vedtak fattet av kommunestyret selv som angir i hvilke tilfeller utbyggingsavtale er en forutsetning for utbygging, og som synliggjør kommunens forventninger til avtalen. Kommunen skal legge til rette for medvirkning av berørte grupper og interesser Avtalens innhold 13

14 En utbyggingsavtale kan gjelde forhold som kommunen har gitt bestemmelser om i arealdelen til kommuneplan eller reguleringsplan. Avtalen kan også regulere antallet boliger i et område, største og minste boligstørrelse, og nærmere krav til bygningers utforming der det er hensiktsmessig. Avtalen kan også regulere at kommunen eller andre skal ha fortrinnsrett til å kjøpe en andel av boligene til markedspris. Avtalen kan også gå ut på at grunneier eller utbygger skal besørge eller helt eller delvis bekoste tiltak som er nødvendige for gjennomføringen av planvedtak. Slike tiltak må stå i rimelig forhold til utbyggingens art og omfang og kommunens bidrag til gjennomføringen av planen og forpliktelser etter avtalen. Kostnadene som belastes utbygger eller grunneier til tiltaket, må stå i forhold til den belastning den aktuelle utbygging påfører kommunen. Avtalen kan uansett gjelde forskuttering av kommunale tiltak som er nødvendige for gjennomføringen av planvedtak Saksbehandling og offentlighet Kommunen skal kunngjøre oppstart av forhandlinger om utbyggingsavtale. Dersom fremforhandlet forslag til utbyggingsavtale bygger på kompetansen i 17-3 andre eller tredje ledd, skal forslaget legges ut til offentlig ettersyn med 30 dagers frist for merknader. Når utbyggingsavtale er inngått, skal denne kunngjøres. Reglene i første til tredje ledd gjelder tilsvarende ved eventuelle endringer i utbyggingsavtalen. Kommunen kan ikke inngå bindende utbyggingsavtale om et område før arealplanen for området er vedtatt Klage Utbyggingsavtaler kan ikke påklages Forskrifter Departementet kan gi ytterligere regler om krav til avtaleinngåelsen, typer av tiltak som kan omfattes, herunder at nærmere angitte tiltak ikke kan inngå i avtale, hvordan kriteriene i loven skal anvendes og hvordan avtalevilkårene skal gjennomføres Dispensasjon. Samtykke til å fravike reglene Det kan ikke gis dispensasjon i medhold av kapittel 19 fra bestemmelsene i dette kapittelet. Departementet kan etter søknad gi samtykke til å fravike reglene i dette kapittelet der samfunnsmessige interesser tilsier det. 14

15 Byggesaksforskriften (SAK10) Kapittel 18 Utbyggingsavtaler Forbud mot vilkår om sosial infrastruktur i utbyggingsavtaler Det kan ikke avtales at grunneier eller utbygger helt eller delvis skal bekoste infrastruktur som skoler, barnehager, sykehjem eller tilsvarende tjenester som det offentlige med hjemmel i lov er forpliktet til å skaffe til veie. Med bekoste menes også utgifter i forbindelse med forskuttering, lån eller andre kredittytelser Unntak fra krav til saksbehandling og offentlighet for utbyggingsavtaler etter plan- og bygningsloven 17-2 og 17-4 For utbyggingsavtaler hvor den private parts forpliktelser etter plan- og bygningsloven 17-3 andre til fjerde ledd i det alt vesentlige omfattes av plan- og bygningsloven 18-1 og 18-2, kan kommunen unnta fra kravene i plan- og bygningsloven 17-2 og Veileder til Byggeforskrift for Longyearbyen Veiledning knyttet til bestemmelser i plan og bygningsloven. Om bestemmelsene i kapittel Definisjon Bestemmelsen forutsetter at avtalen gjelder et område, og at den har grunnlag i kommunal arealplan Forutsetning for bruk av utbyggingsavtaler Bestemmelsen stiller krav om et såkalt "forutsigbarhetsvedtak". Dette vedtaket skal gi utbygger informasjon om kommunens overordnede forutsetninger for å inngå avtaler, slik at hans forventninger skal kunne være realistiske. Vedtaket kan gjelde kommunens planer for egen utbygging av infrastruktur (her kommer ikke forbudet mot sosial infrastruktur inn, denne kan tas med som kommunens ytelse i avtalen), langtidsbudsjett, boligbyggingsprogram mv. Kravet om et forutsigbarhetsvedtak har sammenheng med at arealplanen ikke nødvendigvis sier noe om økonomiske forutsetninger for gjennomføring av avtalen. Dersom planen inneholder slike forutsetninger, kan kravet om forutsigbarhetsvedtak dermed fremgå direkte av planen. Det er altså ikke noe formkrav til et slikt vedtak, bortsett fra at det må være politisk, og fattet av kommunestyret. 15

16 Dette er et vedtak i henhold til kommuneloven, ikke et enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Det gir derfor ikke rettigheter eller plikter til noen part Avtalens innhold Dette er den viktigste bestemmelsen i dette regelverket, og presiserer i første ledd at avtalen må ha grunnlag i planbestemmelser. Innledningsvis i avtalen bør det derfor presiseres hvilke planbestemmelser den tar utgangspunkt i. Her vil det særlig være rekkefølgebestemmelser som vil være viktig. Andre ledd gjelder boliger. Avtalen kan regulere antall boliger, størrelse og utforming, og bestemmelsen presiserer dermed at avtalen kan gå lenger enn plan på dette området. Merk at i den grad det vurderes dispensasjon etter kapittel 19, så kan også Svalbardmiljøloven tre inn. Avtalen kan også gå ut på at kommunen skal overta boligene uten begrensning i antall, men da til markedspris. Utbygger kan altså bygge for kommunen. Tredje ledd er bestemmelsen om forholdsmessighet, nødvendighet for gjennomføring av tiltaket, krav til rimelighet i forhold til utbyggingens art og omfang og kommunens bidrag. Her er det bare trukket opp prinsipper for vurderingen, uten skarpe avgrensninger. Det er en forutsetning at kommunen skal bidra med mer enn bare et planvedtak. Det forutsettes altså at kommunen tar sin del av f. eks. byggingen av infrastrukturen (f.eks. skoler, barnehager, teknisk eller grønn infrastruktur), yter kontantbidrag til utbygger, stiller arealer til disposisjon mv. På fastlandet gjelder en viktig diskusjon om og hvordan kommunene skal bidra til at merverdiavgiften skal refunderes og komme tiltaket til gode i form av redusert kostnad. Ettersom merverdiavgiftsloven ikke gjelder på Svalbard, kommer denne problemstillingen ikke inn her. En viktig del av tredje ledd er dessuten innledningen, der det gis valg mellom fysisk gjennomføring av et tiltak, og et kontantbidrag (eller en kombinasjon). Avtalene får gjerne forskjellig oppbygging etter hvilken av de to gjennomføringsmåtene som velges, f. eks. mht. garantistillelse, fremdriftsplan osv. Et vanskelig spørsmål her er forholdet mellom ytelser etter forskjellige regelverk, f. eks. der det både brukes tilknytningsavgifter, refusjon og utbyggingsavtaler. Regelverkene vil kunne supplere hverandre, men det vil etter forholdene kunne være urimelig dersom kommunen sikrer seg dobbelt innbetaling, f. eks. i forhold til "selvkost". Det finnes likevel eksempler på at kommunen bruker tilknytningsavgifter i tillegg til utbyggingsavtalen. Rent privatrettslige avtaler som kommunen inngår, må holdes utenfor utbyggingsavtalen. Dersom kommunen f. eks. utvikler, bygger og selger egne boliger/boligområder, eller selger ut arealer, må dette betraktes som rent privatrettslige disposisjoner, og holdes for seg. Fjerde ledd gir mulighet for forskuttering av kommunale tiltak som er nødvendige for avtalen. Denne muligheten er lite brukt, og blir for så vidt en vanlig låneavtale, men underlagt begrensningene som 16

17 ellers gjelder for utbyggingsavtale. Når bestemmelsen er lite brukt, har det også sammenheng med at enkelte kommuner heller bruker OPS-avtaler, som også omfatter drift, noe det ikke er anledning til i utbyggingsavtaler Saksbehandling og offentlighet 17-4 gir i tillegg visse formkrav om kunngjøring. Etter første ledd skal oppstart av avtaleforhandlinger kunngjøres, og etter tredje ledd skal inngått avtale også kunngjøres. Det er også krav om offentlig ettersyn med 30 dagers frist dersom avtalen gjelder tiltak etter 17-3 andre og tredje ledd, dvs. de aller fleste avtaler. Unntaket her vil sannsynligvis være de avtaler som bare regulerer tiltak kommunen kan kreve direkte gjennomført med hjemmel i lov Klage 17-5 sier at utbyggingsavtaler ikke kan påklages. Avtalen er en privatrettslig avtale, som må forfølges privatrettslig, dvs. ved domstolene. (Dette er sannsynligvis en viktig medvirkende årsak til at det er så lite praksis omkring tvister.) Avtalen har likevel et så sterkt offentligrettslig grunnlag, fordi den gjelder gjennomføring av plan, at det er gitt visse formkrav for å ivareta offentlighetens interesser. Dette må også sees i sammenheng med kravet i 17-2 om forutsigbarhetsvedtak, som skal være offentlig, og skape det offentligrettslige grunnlaget (sammen med arealplanen) for avtalen. 17-4, som blant annet har krav om kunngjøring, må også sees i sammenheng med formkravene til avtalen Forskrifter (SAK kapittel 18) Bestemmelsen er en hjemmel for departementet til å gi forskrifter. Slike forskrifter er gitt i Forskrift om byggesak (SAK) kapittel 18. Disse sier at det ikke kan avtales at grunneier skal bekoste sosial infrastruktur som skoler, barnehager, sykehjem eller tilsvarende tjenester som det offentlige med hjemmel i lov er forpliktet til å skaffe til veie. "Sosial infrastruktur" er begrenset til disse tiltakene, men avgrensningen kan av og til være vanskelig, f.eks. tilpassede boliger med kommunale tjenester. Bestemmelsen er ikke til hinder for at sosial infrastruktur kan være del av kommunens ytelse etter avtalen. Bestemmelsen presiserer videre at kommunen kan unnta fra kravene om kunngjøring og offentlig ettersyn der avtalen bare gjelder det kommunen kan kreve direkte med hjemmel i PBL 18-1 og 18-2, dvs. de tiltakene som gir grunnlag for refusjon Dispensasjon. Samtykke til å fravike reglene Bestemmelsen gir et generelt dispensasjonsforbud. Dersom reglene innføres, må de altså brukes uavkortet. Sammenhengen i regelverket gjør dette naturlig, og det antas ikke å være grunn til unntak fra dette. 17

18 Departementet kan gi unntak, f. eks. ved større sammenhengende utbygging. Her er f. eks. tenkt på tiltak som et OL, kanskje også store industriutbygginger som omdanner et lokalsamfunn. Bestemmelsen har bare vært brukt en gang, og da for å forlenge en tidligere avtale der sosial infrastruktur har inngått, men eller ellers foreløpig ikke brukt. 18

19 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2016/ Joakim Damkås Ny behandling av suppleringsvalg og valg av nye styremedlemmer i Stiftelsen Svalbardposten Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret Anbefaling: Som styremedlemmer i Stiftelsen Svalbardposten velges: Carl Einar Ianssen Håvard Tjora Personlig vara: Dagny Valaker Personlig vara: Maja-Stina Ekstedt Saksopplysninger: Lokalstyret behandlet 13. desember sak om suppleringsvalg og valg av nye styremedlemmer i Svalbardposten AS. Redaktør i Svalbardposten, Hilde K. Røsvik, har gjort oppmerksom på at oppnevnelsen skal skje til Stiftelsen Svalbardposten og ikke til Svalbardposten AS. Hun ber derfor lokalstyret fatte nytt vedtak. Vurdering: Det er administrasjonssjefens vurdering at det bør fattes nytt vedtak med korrekt benevnelse. De foreslåtte medlemmene er: Carl Einar Ianssen Håvard Tjora Personlig vara: Dagny Valaker Personlig vara: Maja-Stina Ekstedt Andre vedlegg (ikke vedlagt): 19

20 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Joakim Damkås Søknad om fritak fra verv i kontrollutvalget og suppleringsvalg til kontrollutvalget Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret Anbefaling: Kristine Sandsleth fritas for sitt verv som fast medlem i kontrollutvalget for listesamarbeidet AP/MDG/V ut valgperioden. Som nytt medlem av kontrollutvalget for listesamarbeidet AP/MDG/V velges: Saksopplysninger: Kristine Sandsleth søkte i e-post av 18. mai 2017 (vedlagt) om fritak fra vervet som fast medlem i kontrollutvalget jf. saksbehandlingsforskriften ledd. Vurdering: Søknaden henviser til saksbehandlingsforskriftens ledd hvor det står at: «Lokalstyret kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet» I vurdering om permisjon bør innvilges har administrasjonssjefen sett hen til tilsvarende bestemmelse i kommuneloven og praksis på fastlandet. I kommentarutgaven til kommuneloven står følgende om hva som menes med «uforholdsmessig vanskelighet eller belastning» Fritak er betinget av at vedkommende «ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet». Fritaksgrunn vil i første rekke være at søkerens arbeidsforhold, dårlig helse eller andre velferdsgrunner gjør det ekstra byrdefullt å oppfylle de plikter vervet medfører. Avgjørelsen må nødvendigvis bli temmelig skjønnsmessig. Forhold som politisk motgang, endret politisk oppfatning eller utilfredshet med organets arbeid vil imidlertid etter tradisjonell lære som utgangspunkt ikke kunne kvalifisere til fritak. Men etter at man i loven nå også har tatt inn ordet «belastning» som alternativ til «vanskelighet», kan man ikke helt utelukke slike forhold som fritaksgrunn i situasjoner hvor de har ført til helsemessige eller sosiale belastninger for et medlem, jf. NOU 1990: 13 s. 185, hvor det blant 20

21 2017/823-2 Side 2 av 3 annet uttales: «Utvalget vil vise til at det kan være usikkert hvor langt begrepet «uforholdsmessig vanskelighet» rekker og foreslår derfor formuleringen «den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning» for å klargjøre at det også kan være andre forhold enn de som er nevnt ovenfor som kan gjøre det svært vanskelig for en representant å fortsette i vervet, og hvor det derfor kan være rimelig å frita vedkommende» I samtale med saksbehandler har søker gitt uttrykk for at jobben som restaurantsjef gir en uforutsigbar hverdag der det ofte er behov for å trø til ekstra på kort varsel. Arbeidsgiver har en forventning om at arbeidstaker trør til der det er behov og kan i liten grad tilrettelegge for fri i forbindelse med politiske møter dersom slike behov oppstår. Fritaksgrunnene bør praktiseres strengt ut fra hensyn til kontinuitet og det lokalpolitiske arbeidet som skal gjøres. Imidlertid er det administrasjonssjefens vurdering at søker bør få innvilget sin søknad da dette kan bidra til at kontrollutvalget blir supplert med medlemmer som vil kunne stille på de møter kontrollutvalget har. Dette på bakgrunn av de utfordringer det har vært inneværende år med å få sammenkalt et fulltallig kontrollutvalg. Dersom man kommer til at fritak innvilges må det foretas suppleringsvalg etter reglene for dette. I saksbehandlingsforskriften framgår det at det skal velges nytt medlem og at organet skal suppleres fra samme gruppe som den uttredende tilhørte, listesamarbeidet Venstre/Miljøpartiet De Grønne og Arbeiderpartiet. Dette fremgår av Saksbehandlingsforskriften ledd: Dersom et medlem av et annet folkevalgt organ enn lokalstyret eller lokalstyrekomité trer endelig ut, velges nytt medlem, selv om det er valgt varamedlem. Organet skal suppleres fra den samme gruppe som den uttredende tilhørte. Viser det seg at denne fremgangsmåten fører til at et kjønn vil bli representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det så langt det er mulig velges nytt medlem fra det underrepresenterte kjønn. Ettersom kontrollutvalget etter fritak vil bestå av 2 kvinner og 2 menn er begge kjønn valgbare etter denne bestemmelsen. Om fremgangsmåten står det videre at (min utheving): Ved suppleringsvalg etter tredje og femte ledd kan vedkommende gruppe selv utpeke den som skal rykke inn på den ledige plassen. Gruppen underretter deretter lokalstyret, som velger vedkommende dersom valgbarhetsvilkårene er oppfylt. Tilsvarende gjelder ved suppleringsvalg i henhold til femte ledd siste punktum. Listesamarbeidet AP/V/MDG bør derfor utpeke nytt medlem til kontrollutvalget. Hvem som er valgbar til utvalget fremgår av Saksbehandlingsforskriften 13 (min utheving) Valgbar og pliktig til å ta imot valg til faste utvalg, er den som har stemmerett ved valg til lokalstyret, og som når valget finner sted står innført i befolkningsregisteret som bosatt i Longyearbyen. Den som i forskrift om lokalstyrevalg i Longyearbyen 3-1 er utelukket fra valg til lokalstyret, er også utelukket fra valg til faste utvalg. Den som ikke har nådd stemmerettsalder, er valgbar, men har ikke plikt til å ta imot valg. Rett til å kreve seg fritatt for valg har den som har gjort tjeneste som medlem av vedkommende organ de siste fire år. Den som er medlem av et parti som er registrert etter partiloven kapittel 2, kan nekte valg på grunnlag av listeforslag som ikke er framsatt av dette partiet. Den som har tapt sin stemmerett eller foretar revisjon for Longyearbyen lokalstyre, er utelukket fra valg til også andre folkevalgte organer enn nevnt i første ledd. Den som er ansvarlig for regnskapet i kommunalt foretak er utelukket fra valg til styret for foretaket. 21

22 2017/823-2 Side 3 av 3 Kandidat som er oppført på valgliste ved lokalstyrevalget, kan ikke velges til stemmestyremedlem, jf. forskrift om lokalstyrevalg 7-4 første ledd. En kandidat som ellers ville vært utelukket fra valg på grunn av sin stilling, er likevel valgbar hvis han eller hun har fratrådt stillingen når organet trer i funksjon. Kontrollutvalget består av: Medlemmer Varamedlemmer Roger Eriksen, leder H Magnus Hauge Løge H Hanne Valborg Opgaard Jensen, nestleder H Marit Dagny Hobbelsland Daleng Marte Agneberg Dahl MDG Berit Våtvik MDG Marcus Bech Mikalsen A Gerd Irene Sigernes A Kristine Sandsleth V Oddmund Rønning V H Vedlegg 1 Søknad om fritak fra verv i kontrollutvalget for resten av v Andre vedlegg (ikke vedlagt): 22

23 Fra: Kristine Sandsleth Sendt: :33:51 Til: Damkås, Joakim Kopi: Emne: Søknad om fritak fra verv i kontrollutvalget for resten av valgperioden. Vedlegg: Søknad om fritak fra verv i kontrollutvalget for resten av valgperioden. Jeg er valgt som fast representant for Venstre i kontrollutvalget til Longyearbyen Lokalstyre. Jeg søker herved, jf. saksbehandlingsforskriften 15 andre ledd, om fritak fra dette vervet for resten av valgperioden. Summen av plikter i og utenfor jobb gjør det dessverre vanskelig for meg å ta del i pliktene i kontrollutvalget. Så langt i perioden har jeg vært forhindret fra å møte i kontrollutvalgsmøtene, og jeg ser ikke å kunne få til en tilfredsstillende endring på dette. Det må også sies at jeg aldri takket ja til å være fast representant for Venstre i dette utvalget. Jeg takket i utgangspunktet ja til å stå som varerepresentant. Jeg har forstått at vanskelighetene med å sette sammen et lovlig kontrollutvalg høsten 2015 gjorde at jeg ble valgt inn som fast representant istedenfor vara for å møte kravet til kjønnsrepresentasjon. Ifm nyvalg/supplering til kontrollutvalget i 2016 ble det ikke lenger behov for min representasjon for å opprettholde lovlig kjønnsrepresentasjon. Hadde jeg visst om dette nyvalget ville jeg bedt Venste bytte meg ut med en annen representant, men jeg fikk dessverre ikke kjennskap til det før i etterkant Med vennlig hilsen/ Kind regards Kristine Sandsleth Restaurantsjef Polfareren Restaurant/Svalbard Hotell Kristine@svalbardhotell.com Tlf Dir Tlf

24 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Kirstin Lillevåg Mobakken Søknad om støtte fra Næringsfondet - Svalbard Cruise Network Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Anbefaling: Visit Svalbard AS ved Svalbard Cruise Network innvilges tilskudd inntil kr ,- til gjennomføring av markedsundersøkelse blant cruisepassasjerer i Longyearbyen sommeren Støtten vil da være ca 50 % av kapitalbehovet utover det Innovasjon Norge bidrar med. Prosjektet delfinansieres med forutsetning av at Longyearbyen lokalstyre får kunnskap om resultatene av undersøkelsen. Saksopplysninger: Søknad om midler til markedsundersøkelse blant cruisepassasjerer i Longyearbyen sommeren Svalbard Cruise Network er organisert i destinasjonsselskapet Visit Svalbard AS. Svalbard Cruise Network søker Longyearbyen lokalstyre om tilskudd kr ,- til gjennomføring av markedsundersøkelse blant cruisepassasjerer i Longyearbyen sommeren Svalbard Cruise Network har som mål å utvikle Longyearbyen og Isfjorden som attraktiv, unik og bærekraftig cruisedestinasjon. Bakgrunn for søknaden: Innovasjon Norge ønsker å gjennomføre en cruiseundersøkelse blant cruisepassasjerene på Svalbard og kontaktet i denne forbindelse Visit Svalbard / Svalbard Cruise Network. Bakgrunnen er den økende interessen for Arktis som reisemål og cruise som ferieform. I 2016 kom ca oversjøiske og ca ekspedisjonscruisepassasjerer til Longyearbyen. I 2017 viser prognosen ca oversjøiske og ca ekspedisjonscruisepassasjerer. Svalbard Cruise Network viser til at det i dag er begrenset og til dels utdatert faktabasert kunnskap om cruiseturismens betydning for Longyearbyen, Isfjorden og Svalbard. I 2014 gjennomførte Innovasjon Norge en cruiseundersøkelsen, men i denne var ikke Svalbard inkludert. Kystverket gjennomførte i forbindelse med konseptvalgutredningen for ny kai i Longyearbyen i 2016 en undersøkelse blant cruisepassasjerer, men den fokuserte kun på forbruk. Resultater fra en undersøkelse i 2017 vil være av nytte for det videre arbeid med å utvikle Longyearbyen og Isfjorden som en attraktiv, unik og bærekraftig cruisedestinasjon. Tallene vil kunne sammenliknes med tidligere og fremtidige fastlandstall og derved gi kunnskap om Arktis potensial som reisemål. Målsettingen med undersøkelsen er å få kunnskap blant annet om forventning og 24

25 2017/828-2 Side 2 av 3 tilfredshet med besøket i Longyearbyen, sannsynlighet for gjenkjøp, opplevelsen av en bærekraftig destinasjon, forbruk og tilbakemelding på vertskapsoppdraget for bruk i fremtidig markedstilpasning og produktutvikling. Undersøkelsen vil omfatte både det oversjøiske- og ekspedisjonscruisesegmentet og gi mer kunnskap om blant annet: Hvem er cruiseturisten til Svalbard? Reisemåte til Svalbard Drivere for valg av Svalbard som reisemål Cruisepassasjerenes atferd på Svalbard Kjøper organisert utflukt Opplever byen på egen hånd Cruisepassasjerenes forventninger/tilfredshet med oppholdet i Longyearbyen Forbruk Vært her tidligere/hvordan? Sannsynlighet for gjenbesøk/hvordan? Oppfattelse av Longyearbyen og Isfjorden som et bærekraftig reisemål Vertskapsrollen Resultatene kan så sammenliknes med tidligere og fremtidige nasjonale undersøkelser i cruisesegmentet og vil gjennomføres av innleide intervjuere. Budsjett: Målet er å få inn minst 100 besvarelser fra hver representative nasjonalitet fordelt på aktuelle cruiseskip; det vil si rundt besvarelser totalt. Prosjektets totalkostnad estimeres til kr ,-. Innovasjon Norge o Utarbeide undersøkelse kr ,- o Plotte data kr ,- o Analyse og tilgjengeliggjøring kr ,- Visit Svalbard / Svalbard Cruise Network - Lønn til intervjuere (175 timer a kr 228) kr ,- - Kopiering, transport og svarpremier kr ,- - Egeninnsats 25 timer a kr 500,- kr ,- Kr ,- Kr ,- Total kostnad for planlegging, gjennomføring og analyse Kr ,- Vurdering: Vi mener at en slik undesøkelse vi gi viktig kunnskap både for reiselivsbransjen og handelsnæringen. Longyearbyen lokalstyre kan også ha nytte av resultatene i sitt nærings- og utviklingsarbeid. Søknadens formål er innenfor rammen av retningslinjene for bruk av Longyearbyen lokalstyrets disposisjonsfond merket næringsfond. Det anbefales fra saksbehandleren at Visit Svalbard / Svalbard Cruise Network får støtte for ca 50 % av kapitalbehovet utover det Innovasjon Norge bidrar med. 25

26 2017/828-2 Side 3 av 3 1 Søknad om støtte fra Næringsfondet - Svalbard Cruise Network Andre vedlegg (ikke vedlagt): Ingen 26

27 Longyearbyen Lokalstyre 9170 LONGYEARBYEN Att: næringsrådgiver Kirstin L Mobakken postmottak@lokalstyre.no Næringsfond - søknad om støtte til cruiseundersøkelse Longyearbyen, 19. mai 2017 Svalbard Cruise Network søker Longyearbyen lokalstyre om kr ,- som støtte fra Næringsfondet til gjennomføring av en markedsundersøkelse blant cruisepassasjerer i Longyearbyen sommeren Svalbard Cruise Network har som mål å utvikle Longyearbyen og Isfjorden som attraktiv, unik og bærekraftig cruisedestinasjon og er organisert i destinasjonsselskapet Visit Svalbard. Bakgrunn Innovasjon Norge ønsker å gjennomføre en cruiseundersøkelse blant cruisepassasjerene på Svalbard og kontaktet i denne forbindelse Visit Svalbard / Svalbard Cruise Network. Bakgrunnen er den økende interessen for Arktis som reisemål og cruise som ferieform. I 2016 kom ca oversjøiske og ca ekspedisjonscruisepassasjerer til Longyearbyen. I 2017 viser prognosen ca oversjøiske og ca ekspedisjonscruisepassasjerer. Faktabasert kunnskap om cruiseturismens betydning for Longyearbyen, Isfjorden og Svalbard er i dag begrenset og til dels utdatert. Turisme skal ifølge Svalbardmeldingen være en av grunnpilarene i det fremtidige næringslivet i Longyearbyen, og cruise utgjør en betydelig del av turismen til Svalbard. Prosesser som areal- og byplanlegging, operasjonalisering av masterplanen for reiseliv, utvidelse og fornyelse av eksisterende kaianlegg og generell tilrettelegging i form av skilting og turstier skyter nå fart, og for at cruiseturismen skal integreres i hele reisemålet er det nødvendig med oppdatert kunnskap om dette viktige kundesegmentet. Svalbard var ikke inkludert i den forrige cruiseundersøkelsen Innovasjon Norge gjennomførte i 2014, og en slik undersøkelse gjennomført i 2017 vil være av stor nytte for det videre arbeid med å utvikle Longyearbyen og Isfjorden som en attraktiv, unik og bærekraftig cruisedestinasjon, og vil kunne sammenliknes med tidligere og fremtidige fastlandstall og derved gi verdifull kunnskap om Arktis potensial som reisemål. Kystverket gjennomførte i forbindelse med konseptvalgutredningen for ny kai i Longyearbyen i 2016 en undersøkelse blant cruisepassasjerer, men den fokuserte kun på forbruk. Formål I samarbeid med Innovasjon Norge ønsker vi å skaffe til veie et oppdatert faktagrunnlag om cruiseturismens betydning for Longyearbyen, Isfjorden og Svalbard som utgangspunkt for fremtidig arbeid for å øke bærekraftig verdiskaping innenfor dette segmentet i vår del av Arktis. Visit Svalbard AS Postboks info@visitsvalbard.com Tel LONGYEARBYEN 27

28 Målsettingen med undersøkelsen er å få kunnskap blant annet om forventning og tilfredshet med besøket i Longyearbyen, sannsynlighet for gjenkjøp, opplevelsen av en bærekraftig destinasjon, forbruk og tilbakemelding på vertskapsoppdraget for bruk i fremtidig markedstilpasning og produktutvikling. Undersøkelsen Undersøkelsen skal omfatte både det oversjøiske- og ekspedisjonscruisesegmentet. Spørsmålene utformes i samarbeid mellom Innovasjon Norge og Visit Svalbard / Svalbard Cruise Network. Noe av det vi ønsker mer kunnskap om er: Hvem er cruiseturisten til Svalbard? Reisemåte til Svalbard Drivere for valg av Svalbard som reisemål Cruisepassasjerenes atferd på Svalbard 1. Kjøper organisert utflukt 2. Opplever byen på egen hånd Cruisepassasjerenes forventninger/tilfredshet med oppholdet i Longyearbyen Forbruk Vært her tidligere/hvordan? Sannsynlighet for gjenbesøk/hvordan? Oppfattelse av Longyearbyen og Isfjorden som et bærekraftig reisemål Vertskapsrollen Undersøkelsen vil utformes slik at den kan sammenliknes med tidligere og fremtidige nasjonale undersøkelser i cruisesegmentet og vil gjennomføres av innleide intervjuere. Undersøkelsen foretas i det oversjøiske cruisesegmentet om bord på cruiseskipet før det forlater Longyearbyen. Ekspedisjonscruisegjestene vil bli intervjuet i avgangshallen på Longyearbyen Lufthavn før de flyr sydover. Budsjett Innovasjon Norge vil, med innspill fra Visit Svalbard og Svalbard Cruise Network, ta hånd om utforming av spørsmål og oppsett av undersøkelse, plotting av data og analyse. Visit Svalbard og Svalbard Cruise Network får ansvar for gjennomføring av spørreundersøkelsen ved å intervjue cruisepassasjerene. For å få tilfredsstillende kvalitet på undersøkelsen er målet er å få inn minst 100 besvarelser fra hver representative nasjonalitet fordelt på aktuelle cruiseskip; det vil si rundt besvarelser totalt. Prosjektets totalkostnad estimeres til ca. kr ,- hvorav vår lokale finansiering vil utgjøre ca. en tredel. I tillegg kommer egeninnsats i form av forberedelser, gjennomføring og etterarbeid som estimeres til ca. 25 timer. Innovasjon Norge o Utarbeide undersøkelse kr ,- o Plotte data kr ,- o Analyse og tilgjengeliggjøring kr ,- Kr ,- Visit Svalbard / Svalbard Cruise Network - Lønn til intervjuere (kr. 228/time) kr ,- - Kopiering, transport og svarpremier kr ,- kr ,- Visit Svalbard AS Postboks info@visitsvalbard.com Tel LONGYEARBYEN 28

29 Fremdrift Den oversjøiske cruisesesongen i Longyearbyen starter i begynnelsen av juni og varer til medio august. Ekspedisjonscruisene starter noe tidligere og fortsetter utover i september. Undersøkelsen planlegges gjennomført fra medio juni til medio august. Resultat av undersøkelsen vil foreligge i løpet av september og vil danne grunnlag for tiltaks- og handlingsplaner for 2018 og fremover. Oppsummering Stortingsmeldingen slår fast at turisme skal sikres gode og forutsigbare rammebetingelser for bærekraftig vekst. Veksten skal baseres på faktabasert kunnskap og produktutvikling. Svalbard var ikke inkludert i den nasjonale cruiseundersøkelsen Innovasjon Norge gjennomførte i 2014, og vår lokale gjesteundersøkelse fra 2015 omfattet i svært liten grad cruisesegmentet. Av retningslinjene for næringsfondet fremgår at det kan gis støtte til tiltak som markedsundersøkelser som grunnlag for produktutvikling. Resultatet av undersøkelsen vil være offentlig tilgjengelig og alle som driver med næringsutvikling kan nyttiggjøre seg dette, inkl LL og havna. Visit Svalbard / Svalbard Cruise Network søker med dette tilskudd til gjennomføring av en markedsundersøkelse blant cruisepassasjerer i Longyearbyen sommeren 2017 på kr ,-. Vi håper Longyearbyen lokalstyre vil støtte vårt initiativ. Med vennlig hilsen Visit Svalbard AS / Svalbard Cruise Network Eva-Britt Kornfeldt Leder Svalbard Cruise Network Visit Svalbard AS Postboks info@visitsvalbard.com Tel LONGYEARBYEN 29

30 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Kirstin Lillevåg Mobakken Saksframlegg Søknad om støtte fra Næringsfondet - Svalbard Folkehøgskole Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Anbefaling: Svalbard Folkehøyskole (SFH) innvilges tilskudd inntil kr ,- fra Longyearbyen lokalstyrets næringsfond for å finansiere arbeidstimer til tomtekartlegging, lobbyvirksomhet, forhandling med potensielle eiere og ferdigstillelse av søknad til Kunnskapsdepartementet. Utbetaling og dokumentasjon skal være i tråd med retningslinjer for bruk næringsfondet. Saksopplysninger: Svalbard Folkehøgskole søker om kr ,- til å finansiere fremdriften i arbeidet med ny folkehøgskole i Longyearbyen. Det er nå en prosess for å få folkehøyskoleloven gjeldende på Svalbard. Slik vedtak må fattes av Stortinget, og forventes å komme opp til behandling før stortinget tar sommerferie. Videre er det gjennomført et forprosjekt som bestod i å forankre prosjektet hos lokale aktører og forberedelser til søknadsprosessen overfor Kunnskapsdepartementet. SFH har inngått en intensjonsavtale om mulig samarbeid med KFUK/KFUM, som er en av Norges største og mest seriøse aktører på folkehøgskoledrift. Mye av arbeidet hittil er finansiert via tilskudd fra Svalbard Miljøvernfond (kr ,-) Interimsstyret ble stiftet Aksjeselskapet ble stiftet 13. mars i 2017 med en aksjekapital på kr ,-, men er per i dag ikke registrert i Brønnøysundregisteret. Styret består av: Espen Klungseth Rotevatn, styreleder Silje Hagen, nestleder Pål Berg, styremedlem Anne Dahl Larsen Bjørndal, styremedlem Selskapet benytter regnskapskontor. Bakgrunn for søknaden: SFHs søknad om midler skyldes behov for ressurser i en mellomfase og til arbeid før de får finansiering gjennom KFUK/KFUM. Det søkes om tilskudd kr ,- for å fortsette det påbegynte arbeidet. Midlene skal brukes til: - Finansiering av konsulentbistand og/eller frikjøp fra arbeidet for styrets medlemmer. 30

31 2017/910-2 Side 2 av 2 Oppgavene vil være: - Arbeide med tomtevalg - Lobbyvirksomhet overfor sentrale politikere - Ferdigstillelse av søknad til Kunnskapsdepartementet - Forhandlinger med potensielle eiere Formål med arbeidet er å få etablert ei folkehøyskole i Longyearbyen på Svalbard: heltidsstillinger årlige elever (primært norske) Det forventes at det blir gitt «grønt lys» for opprettelse av SFH våren Slike vedtak fattes årlig. Det vil likevel bli arbeidet for særbehandling for Svalbard og tidligere vedtak. Vurdering: Etablering av SFH er et godt initiativ og i tråd med Svalbardmeldingen. Denne viser til at Longyearbyen skal være etableringssted for ny aktivitet og at det skal arbeides for bærekraftige og lønnsomme arbeidsplasser som igjen bidrar til et levedyktig lokalsamfunn i Longyearbyen. SFH vil bidra til stabile og helårlige arbeidsplasser med primært nordmenn og da gjerne en god del familiefolk. I så måte vil SFH bidra i arbeide med å opprettholde Longyearbyen som et familievennlig og velfungerende samfunn. Ved at det etableres ei folkehøgskole vil sannsynligheten stor for at denne bidrar til at det blir lettere å få jobb for to som igjen kan gi mer stabilitet i fraflyttingen. Longyearbyen lokalstyre kan bidra i det videre arbeidet via tilskudd fra næringsfondet, bruk av ressurser som samtalepart og formidler til sentrale politikere. Ut fra tiltaket og retningslinjene til Longyearbyen lokalstyrers disposisjonsfond merket næringsfond vil det anbefales at Svalbard Folkehøyskole (SFH) innvilges tilskudd inntil kr ,- fra Longyearbyen lokalstyrets næringsfond. Retningslinjene viser til at tilskudd kan gis inntil kr ,- per prosjekt og må ikke overstige 50 % av kapitalbehovet. 1 Søknad om støtte fra Næringsfondet - Svalbard Folkehøgskole Andre vedlegg (ikke vedlagt): 31

32 32

33 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Elin Dolmseth Rapport om finansforvaltning pr Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret Anbefaling: Finansforvaltningsrapport pr tas til orientering. Saksopplysninger: Finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre ble revidert og vedtatt av lokalstyret den Finansreglementet bygger på Forskrift om kommuners finansforvaltning. Reglementet sier bl.a. at administrasjonssjefen i forbindelse med tertialrapportering, samt ved årets utgang, skal legge fram en rapport for lokalstyret som viser status for lokalstyrets finansforvaltning. Finansforvaltningsrapporten viser at Longyearbyen lokalstyre følger vedtatte reglement. Vedlegg 1 Finansforvaltningsrapport pr Andre vedlegg (ikke vedlagt): 33

34 Finansforvaltningsrapport 30. April

35 Innledning Iht. finansreglementet for Longyearbyen lokalstyre skal det i forbindelse med tertialrapportering og ved årets utgang legges fram rapport for lokalstyret som viser status for finansforvaltningen. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler til driftsformål Innskudd i Sparebanken Nord-Norge (SNN), Longyearbyen lokalstyre sin hovedbankforbindelse: 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 201,4 134,2 94,0 177,4 SNN 0, Kommentar: Beløp i millioner kroner. Finansreglementet tillater at inntil 300 mill. kr er plassert hos hovedbankforbindelsen. Longyearbyen lokalstyre sine innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 45,0 40,0 35,0 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0 20,8 20,8 20,8 21,1 20,3 20,3 20,4 20, Åfjord sparebank Kommentar: Beløp i millioner kroner. Finansreglementet tillater at et enkelt innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen er på maks 40 mill. kr. Samlet innskudd i hovedbankforbindelse og plasseringsbanker: 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0-242,5 219,0 175,3 135, Total likviditet Kommentar: Beløp i millioner kroner. 35

36 Plassering av likviditet Generelt for alle innskudd: Max 25 % av ledig likviditet er plassert med tidsbinding JA JA NEI JA Hovedbankforbindelse (Sparebanken Nord-Norge)*: Bankinnskudd i hovedbankforbindelsen er 300 mill kr Rating av hovedbankforbindelse er BBB eller bedre Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA JA JA JA JA JA JA JA JA Plassering i banker utenom hovedbankforbindelsen: Tidsbinding på innskudd er 12 måneder Lengste tidsbinding på innskudd Største innskudd med tidsbinding JA JA JA JA 32 dager 32 dager 32 dager 32 dager 20,8 mill 20,8 mill 20,8 mill 21,1 Et enkelt innskudd, med eller uten tidsbinding, er 40 mill kr. JA JA JA JA Rating av bankforbindelsen er BBB eller bedre Totale innskudd er 2 % av bankens forvaltningskapital JA JA JA JA JA JA JA JA Mål for tilfredsstillende avkastning på innskudd i andre banker enn hovedbankforbindelsen: 3 md nibor **: 0,98 1,08 1,17 0,91 Rentesatsen på bankinnskuddene ligger i intervallet 1,83-2,24 1,93-2,18 2,02-2,18 0,94-2,01 * Hovedbankavtalen med Sparebank1 Nord-Norge trådte i kraft og varer til med opsjon på ytterligere 2 år. Opsjon er tatt ut, dvs. at avtalen gjelder til Arbeid med etablering av ny hovedbankavtale er påbegynt. ** Opplysningen er hentet hos Oslo Børs, *** Dette skyldes at det er på slutten av året og det er hovedbankforbindelsen som brukes i daglig drift. 36

37 Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/ avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering I følge «Bankrapporten 2016» utarbeidet av Sparebank 1 Markets er bankenes rating slik: Bank Sparebank 1 Nord-Norge A+ A+ A+ A+ A Stadsbygd Sparebank BBB+ BBB+ A- BBB BBB Åfjord Sparebank BBB+ BBB+ BBB+ BBB+ BBB Likviditeten er plassert iht. finansreglementets regler. Avkastningen er tilfredsstillende sett i forhold til finansreglementets mål. Administrasjonssjefens vurdering er at det er ingen vesentlige markedsendringer eller endringer i risikoeksponering å melde om. Forvaltning av låneporteføljen og øvrige finansieringsavtaler Refinansierte / sammenslåtte lån i perioden: Ingen Endring i risikoeksponering: Ingen endring å melde Gjenværende rentebinding: Er på 3,01 år, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets bestemmelser. Rentebetingelser: 31 % av total lånegjeld har fast rente, 69 % har flytende rente, se vedlagte oversikt over lån. Dette er innenfor finansreglementets regler. Total lånegjeld er 191,70 mill. kr. 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 Lån med flytende rente Lån med fast rente 0,

38 Lån pr fordelt på formål (beløp i mill. kr) Fjernvarme; [VERDI] Avløp; [VERDI] Ledlys; [VERDI] Havn; [VERDI] Ubrukte lånemidler; [VERDI] Vann; [VERDI] IKT-skole; [VERDI] Kulturhus; [VERDI] Energiverket: Fundamenter Skolebygg; bolig; [VERDI] tilstandsanalyse; [VERDI] Lagerbygg; [VERDI] Veier og nærmiljø; [VERDI] Tjenesteboliger; Brann; Næringsbygget; [VERDI] [VERDI] Energiverket: [VERDI] renseanlegg; [VERDI] Figuren viser; 111,6 mill. kroner er knyttet til låneformål som skal være selvfinansierende. Det er følgende; Vann 17,6 mill. kr. Ledlys 0,4 mill. kr. Fjernvarme 47,1 mill.kr. Avløp 1,5 mill.kr. Havn 28,7 mill. kr. Energiverket 6,6 mill.kr. Renovasjon 9,7 mill.kr. Lån til kulturhuset 12,6 mill. kr. betjenes av korkpenger, og finansieres slik sett ikke av lokalstyrets generelle økonomi. Lån som betjenes av Longyearbyen lokalstyrets økonomi er følgende; Skolebygg; 1,2 mill. kr. Lagerbygg 3,4 mill.kr. Fundamenter bolig 1,3 mill. kr. Veier og nærmiljø 7,2 mill. kr. Brann 0,5 mill. kr. Kjøp av boliger 5,5 mill. kr. Næringsbygget 4,9 mill. kr. Energiverket (renseanlegg) 9,4 mill.kr. Energiverket (Tilstandsanalyse) 28,3 mill. kr. IKT-skole 0,4 mill. kr. Det er altså 32 % (62,1 mill. kr.) av totalt lånebeløp som belastes «kommunekassen». Ubrukte lånemidler på 5,4 mill. kr er oppstått fordi prosjekter ikke har hatt den planlagte framdrift i Disse er planlagt brukt i

39 Plassering av lån OVERSIKT OVER LÅN Lån nr Långiver Lånetype/rente Avdragstid (år) Nedbetalt Rente-sats Mill NOK Lånets andel År igjen Rente-sats Mill NOK Lånets andel År igjen Rente-sats Mill NOK Lånets andel 902 Kommunalbanken Serielån flytende 11, ,65 % 3,3 2,1 % 1,80 % 3,3 1,7 % 1,80 % 2,8 1,5 % 904 Kommunalbanken Serielån flytende ,65 % 2,6 1,6 % 1,80 % 2,4 1,2 % 1,80 % 2,4 1,3 % 905 Kommunalbanken Serielån flytende ,65 % 21,7 13,7 % 1,65 % 19,9 10,2 % 1,80 % 18,1 9,4 % 908 Kommunekreditt Serielån flytende ,85 % 7,5 4,7 % 1,90 % 7,2 3,7 % 1,77 % 6,6 3,4 % 909 Kommunekreditt Serielån flytende ,00 % 13,3 8,4 % 2,00 % 12,6 6,4 % 2,00 % 12,6 6,6 % 911 Kommunekreditt Serielån flytende ,00 % 4,0 2,5 % 2,00 % 3,9 2,0 % 2,00 % 3,9 2,0 % 914 Kommunekreditt Serielån flytende ,00 % 2,0 1,3 % 2,00 % 2,0 1,0 % 2,00 % 2,0 1,0 % 916 Kommunalbanken Serielån flytende ,55 % 21,3 13,4 % 1,70 % 20,8 10,6 % 1,70 % 20,8 10,9 % 917 Kommunalbanken Serielån flytende ,65 % 0,3 0,2 % 1,80 % 0,3 0,2 % 1,70 % 0,3 0,2 % 918 Kommunalbanken Serielån flytende ,55 % 0,3 0,2 % 1,70 % 0,3 0,2 % 1,70 % 0,3 0,2 % 919 Kommunalbanken Serielån flytende ,65 % 31,1 19,6 % 1,80 % 30,3 15,5 % 1,80 % 30,3 15,8 % 922 Kommunalbanken Serielån flytende ,80 % 18,9 9,7 % 1,80 % 18,9 9,9 % 923 Kommunalbanken Serielån flytende ,70 % 12,8 6,5 % 1,70 % 12,8 6,7 % Sum 107,4 67,6 % 134,7 68,9 % 131,8 68,8 % 903 Kommunalbanken Serielån fastrente ,01 % 5,1 3,2 % 2,17 4,01 % 5,0 2,6 % 1,83 4,01 % 4,9 2,6 % 1, Kommunekreditt Serielån fastrente ,45 % 5,1 3,2 % 0,33 2,01 % 4,7 2,4 % 3,00 2,01 % 4,7 2,5 % 2, Kommunekreditt Serielån fastrente ,45 % 7,6 4,8 % 0,83 4,45 % 6,9 3,5 % 0,50 4,45 % 6,9 3,6 % 0, Kommunekreditt Serielån fastrente ,05 % 13,2 8,3 % 8,17 4,05 % 12,4 6,3 % 7,83 4,05 % 11,6 6,1 % 7, Kommunekreditt Serielån fastrente ,70 % 5,4 3,4 % 3,33 1,70 % 5,3 2,7 % 3,00 1,70 % 5,3 2,8 % 2, Kommunekreditt Serielån fastrente ,70 % 5,1 3,2 % 3,33 1,70 % 4,9 2,5 % 3,00 1,70 % 4,9 2,6 % 2, Kommunalbanken Serielån fastrente ,54 % 1,4 0,9 % 1,33 1,54 % 1,3 0,7 % 1,00 1,54 % 1,3 0,7 % 0, Kommunalbanken Serielån fastrente ,55 % 8,5 5,4 % 2,33 1,55 % 8,4 4,3 % 2,00 1,55 % 8,4 4,4 % 1, Kommunalbanken Serielån fastrente ,89 % 11,9 6,1 % 3,00 1,89 % 11,9 6,2 % 2,66 Sum 51,4 32,4 % 3,57 60,8 31,1 % 3,42 59,9 31,2 % 3,01 Finansiell leasing 0,0 0 0,0 0 0,0 0 Sum langsiktig gjeld 158,8 100 % 1,16 195,5 100 % 1,06 191,7 100 % 0,94 År igjen Største enkeltlån i mill. kr. (max 50% av samlet lån) 31,10 19,6 % 30,30 15,5 % 30,30 15,8 % Antall lån Bekreftelse på at 50 % av lån med fast rente har fornyelse /forfall i løpet av neste 12 md JA JA JA Bekreftelse på at den totale låneporteføljens vektede renteløpetid er 3 år 1,1 Ja 1,1 Ja 0,9 Ja Bekreftelse på at lån med fastrente har en gj.snittlig gjenværende rentebinding på 2-6 år JA, 3,57 år JA, 3,67 år JA, 3,01 år Dagens flytende lånerente 1,55%/2,00% 1,65%/2,00% 1,70%/2,00% Anslått fastrente, ved binding på hhv 2, 5, 7 og 10 år 1,65 % /1,77 % /1,95 % /2,18 % 1,78 % /2,08 % /2,31 % /2,54 % 1,76 % /2,11 % /2,34 % /2,57 % Kommentar: Tabellen viser rentesats, utløp av rentebindingsperiode, lånenes løpetid, og når lånene er nedbetalt. 39

40 Forestående finansieringsbehov 2017 Vedtatte låneopptak for 2017, til sammen kr ( er ubrukte lånemidler), og fordeler seg slik; Prosjekt Lånebeløp 2017 Avdragtid 6053 Eiendomskompleks m/statsbygg Elvesletta 6035 Kjøp tjenesteboliger Ny reserveveksler Nytt avfallsanlegg - bygg Tiltak ihht Hovedplan vei Flytte biblioteket til Næringsbygget Slagg- og askedeponi HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) 6023 Rehabilitering avfallsanlegg HP avfall: Sigevannsrensing Utstyr avfallsanlegg Avgassrensing KliF HMS personale skolen (Arbeidsplasser, personalrom, garderobe, kjøkken) Energiverket - Asfaltering og sikring uteområdet 6068 Flytekai forlengelse av Turistkaia Svalbardhallen VHP - ventilasjonsanlegg, aggregater 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd Tiltak i hht HP vei (fjernvarme sin andel) Tiltak i hht trafikksikkerhetsplan HP avfall - Deponi Adventdalen BHG Kullungen - To garderober Asfaltering - ISPS området flytekai Oppussing av 35 bad Blåmyra RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper 6037 Riving eksisterende H Nytt trykkholdersystem for FH1 og FH Asfaltering - kaiområdet kulvert SD-anlegg fjernvarme Tjenestebil Teknisk Skolen - Nettoutgift salg av to gamle biler og kjøp av en ny 6005 HP Avfall - Restavfallscontainere

41 6058 Tjenestebil - LOS Nytt gjerde og port til avfallsområdet kaia Utbedring fundamenter boliger HP Vann - Manganfilter Dieselpumpe større fartøy Tjenestebil Kontor Tjenestebil (vaktbil) Brann Skilting havneområdet flytekai Parkeringsplass/oppstillingsplass flytekai Flytekai ny utvidet løsning Tenderkai Likviditet og gjeld inkludert forventet utvikling i markedet fram til neste rapporteringstidspunkt. Alle plasseringer og lån er i NOK, og i norske banker. Våre bankforbindelser fikk oversendt oppdatert finansreglementet i mars Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet For likviditet: Ingen avvik For lån: Ingen avvik Utvikling i Norges bank sin styringsrente 2,50% 2,00% 1,50% 1,00% 0,50% 0,00% Endringer i styringsrenten Norges Bank sin styringsrente er renten bankene får på innskudd (opp til en viss kvote) i Norges Bank (foliorenten). Endringer i Norges Banks foliorente vil normalt påvirke bankenes innskudds- og utlånsrenter. På rentemøte satte Norges bank styringsrenten ned til 0,50 %, siden da har de valgt å holde renten på dette nivået. 41

42 Etter rentemøte sier sentralbanksjef Øystein Olsen at «Utsiktene og risikobildet i norsk økonomi er ikke vesentlig endret siden forrige pengepolitiske rapport. Derfor forblir styringsrenten uendret». Hovedstyret mente at styringsrenten mest sannsynlig vil bli liggende på dagens nivå i den nærmeste tiden. Den siste pengepolitiske rapporten (Pengepolitisk rapport 1/17) ble lagt ut Mer informasjon finnes i Pengepolitisk rapport: &ft=.pdf Administrasjonssjefens vurderinger av konsekvenser av forventet utvikling i markedet frem til neste rapporteringstidspunkt: Ut fra teksten ovenfor antar administrasjonssjefen at styringsrenten holdes uendret i tiden framover. Vurdering av hva en generell endring i rentekurven på 1%-poeng vil føre til i økte renteutgifter på lån og i økte renteinntekter på likviditet: Pr har Longyearbyen lokalstyre 192 mill.kr i lån (herav 60 mill. kr med fastrente og 132 mill. kr med flytende rente) og 219 mill. kr i innskudd. En renteendring kan føre til endringer både i lånerenten (for de lånene som har flytende rente) og i innskuddsrenten, noe som skulle tilsi at en renteendring samlet sett ikke vil påvirke Longyearbyen lokalstyre i vesentlig grad. Valutausikkerhet: Finansreglementet åpner nå for kjøp av utenlandsk valuta. Det betyr at når Longyearbyen lokalstyre gjør avtaler der det skal betales i utenlandsk valuta, kan administrasjonssjefen kjøpe valuta til avtalt pris, slik at en tar bort risikoen for svingninger (både opp og ned) i valutakursen fra inngått kjøpsavtale til betalingstidspunkt. Det skjer stadig noe i markedene som gjør at kursene endrer seg, og det er ikke mulig å si noe om det er lønnsomt å kjøpe valuta eller ikke, men en reduserer usikkerheten rundt kjøpsavtalens totalpris. Avtale mellom Longyearbyen lokalstyre og hovedbankforbindelsen SNN om valutakjøp er nå etablert og valutakjøp kan gjennomføres når det skulle bli aktuelt. Så langt har det ikke vært aktuelt med valutakjøp. 42

43 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Elin Dolmseth Tertialrapport pr. 1. tertial 2017 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret Anbefaling: Rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet, nøkkeltall vedr personalforvaltning, informasjon om kvalitetsstyring og beredskap og rapportene om driftsregnskapet, driftsprosjekter og investeringsprosjekter pr tas til orientering. Budsjettkorrigeringer vedtas som foreslått i tertialrapporten. Saksopplysninger: Vedlagte tertialrapport inneholder: Rapport om måloppnåelse pr i hht handlingsprogrammet Nøkkeltall vedr personalforvaltningen Kvalitetsstyring og beredskap Økonomisk rapport pr for driftsregnskapet, de største driftsprosjektene samt investeringsprosjekter Forslag til budsjettendringer I lokalsamfunnsplan , vedtatt av lokalstyret , er 8 satsingsområder med tilhørende delmål for planperioden beskrevet. I «Handlingsprogram og økonomiplan , Budsjett 2017» vedtatt av lokalstyret er det vedtatt tiltak for som skal gjennomføres for å nå de enkelte delmålene. I vedlagte tertialrapport rapporteres status på tiltakene. Nøkkeltall vedr personalforvaltningen gir informasjon om årsverk, sykefraværsprosent og turnover. Avsnittet om kvalitetsstyring og beredskap gir informasjon om status for disse områdene. I hht Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 skal administrasjonssjefen gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i økonomien sett i forhold til årsbudsjettet. Rapporteringen skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger i året. Lokalstyret får rapporter utarbeidet med utgangspunkt i regnskapstall pr og Tall pr danner grunnlaget for årsregnskapet. Også her kommenteres forholdet mellom regnskap og budsjett. Årets driftsbudsjett vedtas av lokalstyret på enhetsnivå og som nettobevilgninger. Nettobevilgninger (også omtalt som netto budsjettramme) er budsjetterte kostnader minus budsjetterte inntekter. Bevilgningene til drift er nettobevilgninger som administrasjonssjefen har fullmakt til å disponere, jfr lokalstyrets budsjettvedtak I hht det administrative delegasjonsreglementet har enhetslederne det økonomiske ansvaret innen egen enhet. Enhetsledernes anvendelse av vedtatt 43

44 2017/982-1 Side 2 av 2 budsjett skal være i samsvar med Longyearbyen lokalstyres mål, vedtak og intensjoner. Tiltak som binder opp senere års budsjetter faller utenfor fullmakten. Økonomisk innebærer dette bl.a. at enhetslederne kan disponere evt merinntekter eller mindrekostnader i driftsbudsjettet. Samtidig betyr det at enhetslederne må bestrebe seg på å holde netto budsjettramme om det skulle oppstå uforutsette økninger i kostnadene eller svikt i inntektene i løpet av året. For investeringsprosjekter kan enhetslederne disponere vedtatt investeringsbudsjett innenfor brutto budsjettramme (som tilsvarer prosjektets forventede kostnad i år) for det enkelte investeringsprosjekt. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 10 og 11 omtaler budsjettendringer: Dersom det er rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik (gjelder både mer- og mindreforbruk) mellom regnskap og budsjett, skal det foreslå nødvendige tiltak for å lukke avviket. Dette kan være justering av økonomiske rammer (budsjettendringer) eller justering av mengden eller innholdet i tjenesten / prosjektet. Budsjettendringer vedtas på samme nivå som budsjettet er vedtatt. Det betyr at for driftsbudsjettet gjøres korrigeringene i fht enhetens netto budsjettramme. For investeringsprosjekter gjøres korrigeringene i fht det enkelte prosjekt sin brutto budsjettramme Dokumentet «Handlingsprogram og økonomiplan , Budsjett 2017» gir informasjon om årets drifts- og investeringsbudsjett. Det dokumentet, sammen med budsjettkorrigeringssaker som er fremmet for lokalstyret tidligere i år, danner grunnlaget for økonomisk rapport pr Vedlegg 1 Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi pr. 1. tertial

45 Tertialrapport: Måloppnåelse, personalforvaltning og økonomi 30. april

46 Innhold Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Nøkkeltall personalforvaltning...13 Kvalitetsstyring og beredskap...14 Økonomisk rapport per Rapport: Driftsregnskapet pr Rapport: Driftsprosjekter (VHP Energiverket) per Status driftstiltak 2017 (jfr kapittel i Handlingsprogram og økonomiplan , budsjett 2017)...43 Rapport: Investeringsprosjekter pr Oppsummering foreslåtte budsjettendringer

47 Rapport om måloppnåelse pr iht. handlingsprogrammet Forklaring på fargene i statusfeltet: Rød farge: tiltaket ikke påbegynt, gul farge: tiltaket under arbeid, grønn farge: tiltaket gjennomført / satt i verk. 1. Vi vil ha et levende lokaldemokrati Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Status Være gode ombudsmenn for befolkningen Sikre tydelighet og åpenhet i politiske prosesser og gjennomføre folkemøter Påvirke nasjonal svalbardpolitikk ved å synliggjøre Longyearbyens kompetanse og muligheter Politisk ledelse Politisk ledelse Politisk ledelse Vi er et samfunn som er omstillingsdyktig, med et stort spenn av ulike kompetanse miljøer og muligheter. Vi etterlever nasjonalpolitiske målsettinger og har fått til svært mye på kort tid- Grunnet lokalt godt arbeid har vi også banet vei for et større potensiale i Longyearbyen en hva noen tenke bare for få år siden. Det er fokus på at denne informasjon repeteres jevnlig slik at vi også i fremtiden oppnår høy troverdighet til sentrale myndigheter og i relevante miljøer. Ingen folkemøter avholdt for perioden. Øvrige systemer for varsling/annonsering av møter fungere godt. Men på sikt bør nye nettsider vurderes. Påvirkning i nasjonale budsjett prosesser, særlige fokus områder er selvsagt midler for skred og boligbygging. Det jobbes også mot NTP, slik at vi sikrer at havne prosjektet forblir i den, fortrinnsvis med en høyere bevilging. Under arbeid Under arbeid Under arbeid 3 47

48 Gjøre det attraktivt for befolkningen å overvære Lokalstyrets møter, blant annet ved å optimalisere bruk og innredning av møtelokalene Gjøre det enklere for befolkningen å møte politikken ved å tilby arealer på Næringsbygget til partiarbeid Politisk ledelse/ administrasjonssjef Politisk ledelse/ administrasjonssjef Potensial og muligheter for ommøblering og eventuelt nymøblering er diskutert med arkitekt i forbindelse med arbeid med innredning av biblioteket. Mulig løsning vil bli fremlagt politisk for behandling. Under arbeid Under arbeid 2. Vi vil ha et allsidig arbeids- og næringsliv som tar medansvar for utvikling av lokalsamfunnet Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Status Legge til rette for at reiselivet kan nå målene i Masterplan Svalbard mot 2025 Legge til rette for at næringslivet kan nå målene i Strategisk næringsplan Politisk ledelse Politisk ledelse Har fokus på Masterplan for reiseliv. God dialog med Visit Svalbard. Deltar på møter. De blir invitert til å ha innlegg på Frokostmøtene. Næringsrådgiver sitt i arbeidsgruppen for Fase 3 (gjennomføringsfasen). Planavdelingen samarbeider med Visit Svalbard på tilretteleggingssiden. I næringsarbeidet er vi bevist på at Reiseliv er et satsingsområde. Gjennom å ha vedtatte planer. Regulerte områder. Etablerte arenaer for nettverksbygging, kompetanseheving. Under arbeid Under arbeid Jobbe for videre omstilling og utvikling av Longyearbyen og støtte eksisterende næringsliv innenfor deres satsingsområder. Politisk ledelse Jobbe for videre omstilling og utvikling av Longyearbyen og støtte eksisterende næringsliv innenfor deres satsingsområder. Da med fokus på Svalbardmeldingen og andre vedtatte planer som berører arbeidet. Under arbeid Oppfordre og bidra til opprettelse av lærlingeplasser i flest mulig virksomheter Politisk ledelse Deltatt på møter med lærlingenemden i Troms. Møte gjaldt lærlingeplasser innen reiseliv og kjøkken. Under arbeid 4 48

49 Balansere velferdstilbudet i forhold til dagens avgifts- og skattenivå Politisk ledelse / administrasjonssjef Vurderes i all kontakt med overordnet myndighet. Klar Sikre arealutnyttelse innenfor Longyearbyen lokalstyre sitt arealplanområde gjennom areal- og delplaner Politisk ledelse / administrasjonssjef Arealplanen ble vedtatt i februar. Sentrumsplanen ble vedtatt i mars. Delplan Hotellneset (planfremmer SNSK) er under arbeid - med god støtte fra LL. Planstrategi fremmes politisk i første del av andre tertial. To midlertidige byggesaksbehandlere er på plass, to planstillinger er utlyst. Under arbeid Bidra til samhandling mellom offentlige etater i Longyearbyen. Politisk ledelse/ administrasjonssjef Samarbeid mellom Skole og UNIS på adm. nivå, knyttet til kommende samarbeidsavtale og utveksling/praksis videre. Barnehage har vært på tur med Sysselmannenen til Justisen i forbindelse med skifestivalen. Samarbeid NAV og IN. Godt samarbeid med UNIS i forhold til skred og fremtidig skredvarsling. Samarbeid med Arctic Safety Center (UNIS). Godt samarbeid med Sysselmannen, Statsbygg og SNSK/SNSG. Under arbeid Bidra til et hensiktsmessig juridisk rammeverk for næringslivet Politisk ledelse Det juridiske rammeverket på Svalbard både for næringslivet og forvalting er på flere områder utdatert eller ikke gjort gjeldende. En løpene prosess. Under arbeid 3. Vi vil ha en miljøbevisst lokalbefolkning som har god tilgang til Longyearbyens nærområder og Svalbards natur Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Status Informasjon og bevisstgjøring av innbyggere og næringsliv, om energisituasjonen i Longyearbyen og muligheter for redusert energiforbruk Politisk ledelse/ administrasjonssjef Artikler i Svalbardposten i forhold til fjernvarmeforbruk og reservekraft. Klar 5 49

50 Sikre fastboenes mulighet til å ferdes på Svalbard Politisk ledelse Ikke relevant da det ikke foreligger endringer. Klar Fortsette samarbeidet med Sysselmannen og grunneier i forhold til å holde Longyearbyen ren og ryddig. Longyearbyen lokalstyre fortsetter ordningen med sommerjobb for ungdom Administrasjonssjef Deltatt på møter sammen med Aktiv i friluft, Visit Svalbard, cruisenettverket, SNSK, Sysselmannen og Svalbard miljøvernfond. Samlet interesse om å rydde og holde byen ren. Sommerjobb for ungdom avholdes som normalt. Ny miljøstilling starter i juni. Under arbeid Bidra til at innbyggerne ser verdien i å ta vare på naturen ved bruk, bl.a. gjennom friluftsliv, jakt og fiske, Camp Svalbard, søppelaksjoner Politisk ledelse/ administrasjonssjef Går sammen i byen med aksjoner for rydding. Camp Svalbard for ungdom vinter er gjennomført. Fokus på arktisk skole på Longyearbyen skole og både skole og barnehagene er aktive på tur. Under arbeid Bidra til økt miljøfokus i egen organisasjon Administrasjonssjef Driftsingeniør renovasjon og miljø starter i juni. Avholdt møte med miljødirektoratet for revidering av miljølovverk. Kontinuerlig forbedringsfokus i enhetene. Ingen overordnet miljøstrategi i organisasjonen. Under arbeid 4. Vi vil at Longyearbyen skal være et trygt og attraktivt tettsted Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Status Lage en flerårig øvelsesplan for beredskap og gjennomføre øvelser Administrasjonssjef Høsten 2017 brukes til å utarbeide en flerårig øvelsesplan. Planen tar utgangspunkt i overordnet ROS og enhetenes ROS. Fokuset blir å øve de uønskede hendelsene med høyst risiko i ROS. Øvelsesplanen vil være effektiv fra Beredskapsrådgiver er ansvarlig for utarbeidelse av øvelsesplanen samt fasilitere øvelsene. Ikke påbegynt Følge opp NVE rapporten Politisk ledelse/ Administrasjonssjef NVE har lyst ut konkurranse som skredsikring i Lia. Planlagt gjennomført Under arbeid 6 50

51 høsten Sikkerhets dag gjennomført 25.4 med lokalpolitikere og sentral administrasjon. Følge opp læringspunktene i DSB rapporten etter skredet Administrasjonssjef Det er foretatt en sammenstilling av de forbedringspunkter som gjelder LL. Det er igangsatt et systematisk arbeid for å analysere organisasjonen gjennom bruk av Kommunekompasset ved KS- Konsulent våren Resultat foreligger september Det utarbeides et mandat og organisering av det psykososiale teamet. LL har tatt på seg koordineringsansvaret for teamet. Det er startet prosess med NFD for gjennomgang av ansvarsavtalene. målet er å være ferdig før jul Under arbeid Jobbe for attraktive møteplasser utendørs i sentrum, i samarbeid med næringslivet Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Næringsbygget vil starte utomhus arbeid når biblioteket står ferdig. Legger til rette for sitte- og møteplasser i sentrum. Under arbeid Videreføre det gode samarbeidet med sysselmannen og UNN avd. Longyearbyen om forebyggende arbeid Administrasjonssjef LL tar ansvaret for psykososialt kriseteam. Sak skal opp politisk. Planlagt oppstart på ny helhetlig oppvekstplan våren Må opp politisk før sommeren. Forebyggende forum har nylig hatt møte, fokus på psykisk helse. Under arbeid Gjennomføre igangsatt prosess i Sjøområdet Administrasjonssjef 2017 Ikke prioritert oppgave i første tertial grunnet administrative ressurser. Ikke påbegynt Ha en aktiv boligpolitikk i Longyearbyen Politisk ledelse På grunn av den akutte boligmangelen er det vanskelig å få til en politikk som realiser de politiske ambisjoner fullt ut. Men målsettingen ligger fortsatt fastmen det nevnes at LL har om lag 10,5 Under arbeid 7 51

52 millioner kroner til tilrettelegging for boligbygging. Bevare og benytte kulturminner vern gjennom bruk Politisk ledelse Det er god dialog mellom SNSK, riksantikvaren, SMS, Visit og LL. Klar 5. Vi vil ha et godt og robust offentlig tjenestetilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Status Avklaring av LL sitt økonomiske ansvar knyttet til utenlandske innbyggere. Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Det er gjort avklaringer mht barnevern og videregående opplæring, men avklaringer knyttet til lokal forskrift til inntak i videregående opplæring er nå sendt videre fra utdanningsdirektoratet til kunnskapsdepartementet. Det som ikke er helt avklart er f.eks. utenlandske elevers krav Under arbeid Arbeide for å få statlig støtte til vedlikehold og oppgradering av arktisk infrastruktur Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Polaravdelingen og statlige delegasjoner er gitt informasjon om infrastruktur og LL sitt behov for støtte. Søknad om støtte sendt til Justis- og beredskapsdepartementet. Klar Delta i statens arbeid med å utrede ny energibærer, både produksjon og distribusjon Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Tatt imot flere interessenter. Staten har ikke tatt kontakt ennå. Planlagt SINTEFkonferanse i juni der LL er en viktig deltaker og bidragsyter. Under arbeid Arbeide for å få statlig støtte til finansiering av vedlikeholdsplan og investeringer ved energiverket Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Polaravdelingen og statlige delegasjoner er gitt informasjon om vedlikeholdsplanen og LL sitt behov for støtte. Søknad om støtte sendt til Justisog beredskapsdepartementet. Klar 8 52

53 Bygge kompetanse om klimaendringers påvirkning på infrastruktur, samt tilpasse denne basert på ny kompetanse Bruke forskningsparken sin kompetanse ved å oppfordre til forskningsprosjekter som kan bidra til informasjon og kunnskap om lokalsamfunnet Administrasjonssjef Politisk ledelse/ Administrasjonssjef Administrativ deltakelse på Svalbardkurset august Deltar i forskningsprosjekt på fremtidig fundamentering. Bidrar til UNIS prosjekt om snø lagring rundt boligområdet. LL har et samarbeidsprosjekt med Sintef og UNIS som går på fundamentering i permafrost, og med utviklingen av Arctic Safety Center som er i regi UNIS. Under arbeid Under arbeid Utredning av et forutsigbart yrkesfaglig tilbud ved Longyearbyen skole Administrasjonssjef Behandlet i OKU 17. jan Søknad om godkjenning av modeller sendt kunnskapsdepartementet 6.april Igangsetting er tenkt august Under arbeid Følge opp kvalitetssystemet og Longyearbyen skole sin utviklingsplan Administrasjonssjef Tilstandsrapport behandlet i OKU 25. april. Ny utviklingsplan blir skrevet i juni Under arbeid Utredning av nivå og kvalitet på tjenestetilbudet i barnehagene Administrasjonssjef Arbeidet er i gang. Selve utredningen er et mål skal bli skrevet i løpet av parallelt med arbeidet med nytt barnehage tun/mulighetsstudie oppvekstområdet. Deltidsprosjektstilling pedagogisk (20 %) i gang fra 1 februar Under arbeid 6. Vi vil ha infrastruktur- og logistikkløsninger som gir et framtidsrettet samfunn Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Status Understøtte utvikling av forskning, utdanning og kompetanse Politisk ledelse FOU er en soleklart satsings område der vi bidrar på flere områder. Arealplanene imøtekommer denne type aktivitet og vi ser etter relevant samarbeid miljøer. Som for eksempel styrke aksen på romrelaterte aktivitet mellom Narvik, Andøya, Tromsø og Longyearbyen. Under arbeid 9 53

54 Sikre rammevilkår for samfunnsdrift og utvikling, bl.a. sikre regularitet i flytrafikken Politisk ledelse Opprettelse av flyplassutvalgt pågår Under arbeid Gjennomføre tiltak i hht Strategisk havneplan Politisk ledelse Oppfølging av NTP Under arbeid Jobbe for realisering av tiltak etter konseptvalgutredning (KVU) - havn Politisk ledelse/ administrasjonssjef Høringsutkast for NTP ble lagt frem før påske. Longyearbyen havn ligger inne med 300 millioner kroner i første del av planperioden. "Prosjektet omfatter utbedring av havneinfrastrukturen i Longyearbyen havn med en stor flytekai med terminalbygg for passasjertrafikk. Utbedring av havna vil gi økt kapasitet og bedre fasiliteter for små og mellomstore skip, særlig i sommersesongen med stor passasjertrafikk og forskningsvirksomhet. Utbedringen vil dermed styrke lokalsamfunnet gjennom å støtte opp under eksisterende næringsliv og legge til rette for fremtidig utvikling." Under arbeid 7. Vi vil ha et levende idretts-, kultur- og fritidstilbud Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Status Utarbeide kulturplan Administrasjonssjef Planlagt oppstart våren Planen skal være et viktig redskap for frivillige kulturaktører, kulturadministrasjonen i LL og for lokalpolitikerne. Vi ser det som hensiktsmessig at planen blir skrevet samtidig som oppvekstplan med parallelle løp Under arbeid 10 54

55 Videreføre det gode samarbeidet med lag og foreninger i Longyearbyen Administrasjonssjef Løpende samarbeid knyttet til arrangement og større satsninger både innen kultur og idrett. Godt samarbeid med nye Artica Svalbard. Klar Videreføre idretts- kultur- og fritidstilbudet i Longyearbyen som vår «helse- og omsorgssektor» og som arena for vår flerkulturelle befolkning Administrasjonssjef Videreført et bredt kulturtilbud også i 2017, gjennom egenproduserte arrangement (bl. annet gjennomført solfestuka, UKM, forberedt 17.maiarrangement) - til å bidra under produksjon av lag og foreningers og andre frivilliges egne arrangementer. Klar Utrede gratis leie av Svalbardhallen til lag og foreninger fra 2018 Gjøre treningsrommet i Svalbardhallen tilgjengelig for bruk utover hallens åpningstider Administrasjonssjef 2017 Vi starter utredning i august/september. Hallen er i utgangspunktet fullbooket gjennom skole og Svalbard turn. Administrasjonssjef 2017 Vi starter utredning i august/september. Ikke påbegynt Ikke påbegynt 8. Vi vil sikre at Longyearbyen lokalstyre er en effektiv, kompetent og framtidsrettet organisasjon Tiltak: Ansvarlig: Utføres i: Kommentar Status Jobbe videre med informasjon til utenlandske innbyggere om Longyearbyen lokalstyre sitt tjenestetilbud Administrasjonssjef Skal følges opp iht. DSB-rapporten. Arbeidet starter opp i august/september. Bør spesielt sees på rettigheter knyttet til barn og ungdom. LL må samhandle med Sysselmannen i dette arbeidet. Ikke påbegynt 11 55

56 Etablere en felles bedriftskultur, inkl. felles etiske retningslinjer Administrasjonssjef 2017 Etiske retningslinjer er utarbeidet med involvering fra hele organisasjonen. I en ung organisasjon med høy turnover, samt stor variasjon i fagområdene, er det komplisert å få en felles bedriftskultur. Bruk av overordnede styringsdokumenter i opplæringen, evaluering av stab- og støttefunksjoner, samt ledersamlinger/lederopplæring er noen tiltak i Kommunekompasset vil også gi oss informasjon om mulige arbeidsgiverstrategiske tiltak. Under arbeid Tilby lærlingeplasser i Longyearbyen lokalstyre Administrasjonssjef Det jobbes med å få ny godkjenning som lærebedrift for barn- og ungdomsarbeider, samt å et samarbeid med sysselmannen på en lærling på kontorfaget. Under arbeid Bli bedre på informasjon Administrasjonssjef Startet et analysearbeid og at vi er i gang med å vurdere tiltak også innen informasjonsarbeid. Dette må prioriteres opp mot andre tiltak i organisasjonen. Under arbeid 12 56

57 Nøkkeltall personalforvaltning Antall årsverk Budsjetterte årsverk Antall ansatte personer Sykefraværs- %: , ,5 % ,4 158,9 250* 3,6 % ,9 250* 3,2 % , ,5 % , ,10 % , ,60 % , ,70 % , ,40 % ,4 163, ,60 % , ,80 % *Antall ansatte personer er gjennomsnittlig genererte lønnslipper per måned Turnover i Longyearbyen lokalstyre Hittil i 2017: 19 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 8,4 % 2016: 21 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 8 % 2015: 33 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15 % 2014: 30 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14 % 2013: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 15 % 2012: 38 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 18 % 2011: 23 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 11,5 % 2010: 31 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 16 % 2009: 28 oppsigelser, noe som tilsvarer en turnover på ca. 14 % I budsjettet for 2017 er det vedtatt opprettet 1 stilling som prosjektansvarlig ved teknisk, 2 prosjektledere ved teknisk, miljøarbeider ved skolen (60%), driftsingeniør renovasjon og miljø ved teknisk, stilling ved SFO ved skolen (50%) og prosjektstilling vedr fremtidig yrkesfag og nytt yrkesfaglig program ved skolen (70%). I eget vedtak har lokalstyret vedtatt å opprette 2 faste stillinger ved plan/utviklingsenheten. For å jobbe med skredproblematikken har administrasjonssjefen ansatt en person i et 3-årig engasjement. Kostnadene finansieres innenfor budsjetterte utgifter til skredvarsling og skredsikring/flomforebygging. For å kunne håndtere div oppgaver innen lønn vil administrasjonssjefen tilføre personal- og organisasjonsenheten prosjektmidler tilsvarende ett årsverk. Stillingen må vurderes omgjort til fast stilling ifm budsjett for Kostnader i 2017 finansieres ved omdisponeringer i budsjettet for 2017 innenfor administrasjonssjefens fullmakter. Flere stillinger gir behov for flere boenheter. I tillegg kan f.eks. endringer i familiesituasjon, vikarer som følge av foreldrepermisjoner og turnover i stillinger der begge jobber i LL gi behov for flere boliger. Vi ser også at ansatte som over tid har bodd på Blåmyra ønsker en annen bosituasjon

58 Kvalitetsstyring og beredskap A. Kvalitetsstyring. Avviksregistrering. Pr er det rapportert totalt 25 hendelser. De fleste hendelser rapporteres fra energiverket. Det er rapportert inn 7 røde hendelser som handler om fare for personskade, miljøforurensning, etterslep på brannteknisk og lav kvalitet på kull. Disse avvikene analyseres nærmere. Det jobbes kontinuerlig med å heve kvaliteten på avviksrapportering og at avvikene følges opp som konkrete læringspunkter. Videre må de ulike avvikssystemene koordineres. Driftsavvik på eiendom og teknisk infrastruktur registreres i et eget FDV verktøy

59 B. Beredskap. Første tertial 2017 har vært preget av snøskredet som gikk bygg med totalt 6 boenheter ble hardest rammet og senere kondemnert som resultat av skredet. Det var mennesker hjemme i 3 av boenhetene. Et av byggene flyttet seg 20 meter og snøen gikk tvers igjennom en tom leilighet. 75 boenheter ble evakuert og 211 evakuerte hadde behov for bolig. Det ble satt kriseledelse, opprettet EPS og boligkontor. Ingen mennesker ble fysisk skadet. I etterkant av skredet gjennomførte NVE en evaluering av egen skredvarsling og konkluderte med at de feilet i varslingen og modellene for å estimere skredfaren ikke passet til forholdene i Longyearbyen. Disse vil nå bli endret. Sysselmannen har innført ferdselsforbud i øverste rekke i Lia. Ferdselsforbudet oppheves når snøen i fjellsiden over Lia er borte. Ferdselsforbudet vil gjeninnføres så snart snøen kommer tilbake, med den konsekvent at både LL og andre boligeiere ikke kan benytte seg av boligene de eier i det aktuelle område.. Videre er det varslet at terskelen for evakuering er senket, noe som vil resultere i hyppigere evakueringer de kommende vintrene, frem til skredsikring er på plass. LL sitt samarbeid med NVE om skredsikring og skredvarsling har fortsatt i første tertial. Man forventer at avtalen om skredvarsling for kommende sesonger vil være på plass i 2. kvartal. Skredsikring er en trinnvis og flere årlig prosess. LL utarbeider nå prosjektplan bl.a. for dette. Både helhetlig ROS-analyse for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre og plan for krisekommunikasjon er klar for politisk behandling i AU i mai. ROS-analysen skal politisk behandles i Lokalstyret i mai. Overordnet beredskapsplan er i ferdigstillelsesfasen og forventes politisk behandling i juni. DSB rapporten fra skredet er fulgt opp og følgende forbedringspunkt gjenstår å lukke: Det bør etableres en systematikk som ivaretar erfarings- og kunnskapsoverføring ved organisasjonsendringer og personellutskiftninger både hos Longyearbyen lokalstyre og hos Sysselmannen. Arbeidet med dette punktet skal sees på i sammenheng med resultatene kommunekompass-analysen. Relevante aktører, også på sentralt nivå, bør avklare ansvar for skredsikring i skredutsatte områder i Longyearbyen. Administrasjonssjef driver denne prosessen og forventer en ferdigstillelse innen utgangen av Beredskapsaktører på Svalbard bør i større grad følge opp funn gjort gjennom ROS-analyser. Der hvor sannsynlighet ikke kan reduseres, bør konsekvensreduserende tiltak iverksettes. Dette arbeidet og arbeidet med å utføre ROS-analyser på nye hendelser er kontinuerlig. Helhetlig ROS-analyse blir politisk behandlet i 2. tertial. Prioriteringer og handlingsplan rundt forebyggende og skadereduserende tiltak vil bli utført etter politisk behandling

60 Økonomisk rapport per Vedlagt følger rapporter som viser status per for Driftsregnskapet Driftsprosjekter Investeringsprosjekter For driftsregnskapet vises status for de enkelte enhetene. Driftsbudsjettet er periodisert. Periodiseringen er vanskelig å få helt rett da utgiftene kan påløpe annerledes enn lagt til grunn ved fordelingen. Noen avvik blir derfor forklart som periodiseringsavvik. På grunn av uforutsette hendelser, er det nødvendig å omdisponere noe midler internt. Dette er mulig da noen enheter har muligheter til å frigi midler pga endret aktivitet og aktivitetsnivå. Rapporten viser at administrasjonssjefen ser behov for å omdisponere 7,2 mill kroner. 4,95 mill kroner finansieres ved omdisponering mellom tjenesteområdenes budsjetter. Resterende 2,25 mill foreslås finansiert ved å redusere budsjettert avsetning til disposisjonsfond. Budsjettert avsetning til disposisjonsfond er opprinnelig 4,5 mill. Korrigert budsjettert avsetning til disposisjonsfond vil bli 2,25 mill. Som følge av skredet som gikk og skredet har driftsregnskapet blitt belastet med ca. 1,6 millioner mer enn forventet pr Dette er i hovedsak kostnader forbundet med bruk av eksternt advokatselskap, hotellovernattinger ved evakuering og innleie av erstatningsboliger for de boligene som ble tatt av skred. Det forventes ytterligere kostnader i denne sammenheng. Behov for juridisk bistand i uavklarte saker ifm skredene og behovet for erstatningsboliger vil vedvare i 2017og rivning/opprydding i skredområdet fra vil gjennomføres i Dette er innarbeidet i det foreslåtte reviderte budsjettet. Det vil bli sendt søknad til Polaravdelingen (POA) om dekning av kostnadene. Vi har ikke hensyntatt eventuell inndekking fra POA i revidert budsjett. For prosjektregnskap er ikke prosjektene framstilt avdelingsvis. Her er kun prosjektnummer og prosjektnavn oppgitt. Driftsprosjektene det rapporteres på er delt i to: De driftsprosjektene som gjelder vedlikeholdsplan (VHP) under energiverket. Det er ønskelig å flytte to prosjekter til Dette kommer fram i oversikten. Nye driftstiltak i planperioden, jfr. kapittel i Handlingsprogram og økonomiplan , budsjett På investeringsprosjektene rapporteres det status på prosjektets framgang, kvalitet, økonomi og generelle avvik, tiltak for å lukke avvik og HMS (Helse miljø sikkerhet på arbeidsplassen) og evt. SHA (sikkerhet helse arbeidsmiljø når eksterne jobber for Longyearbyen lokalstyre). Ingen kommentar betyr at det er ingenting å melde. Status per viser at det er ønskelig med flytting av midler mellom to prosjekter da prosjektene er til samme formål. I kolonnen korreksjon, står det også et tall i kursiv. Dette er flytting av midler fra som ble vedtatt i Lokalstyret i mai

61 Forklaring til tabellene: «Enhet» samsvarer med organisasjonskartet for Longyearbyen lokalstyre fra «Regnskap pr 1. tertial» viser regnskapstall per «Budsjett pr. 1 tertial» viser periodisert årsbudsjett, inkl. evt. tidligere vedtatte budsjettendringer. «Årsbudsjett inkl. endring» viser årsbudsjettet, inkl. evt. tidligere vedtatte budsjettendringer «Avvik pr 1.tertial» er differansen mellom «regnskap pr 1.tertial» og «budsjett pr 1.tertial». Negativt tall viser at regnskapsførte utgifter er høyere enn periodisert budsjett. «Korreksjon» viser antatt regnskapsavvik i forhold til netto budsjettramme, ut fra de opplysninger vi har pr. dato. Når kolonnen «korreksjon» viser 0, betyr det at det forventes et regnskapsresultat tilnærmet likt budsjettet. Negativt beløp i kolonnen «korreksjon» betyr forventet mindreforbruk / merinntekt i forhold til netto årsbudsjettramme. Positivt beløp betyr forventet merforbruk / mindreinntekt i forhold til netto årsbudsjettramme

62 Rapport: Driftsregnskapet pr Enhet Regnskap Budsjett Avvik Budsjett inkl. Korreksjon Kommentar/tiltak endring ALLE E10 Politisk virksomhet Forventer tilnærmet balanse ved årsslutt. E11 Administrasjonssjef m/stab Utgifter i fbm skredet er per belastet med ca kr (i hovedsak overnattingskostnader hotell, bevertning). Advokatutgifter knyttet til skredet (forsikringsoppgjør og erstatningssak) er belastet med ca kr Det vil også påløpe advokatutgifter til reforhandling av ansvarsavtalen med NFD. Totale utgifter til juridisk bistand i år er vanskelig å forutse. Pr stipuleres beløpet til 1,5 mill kr. Beløpet er ikke budsjettert i opprinnelig budsjett 2017 og budsjettet foreslås korrigert for dette beløpet. E13 Økonomi og IKT Ved en feil er IKT-budsjettet for 2017 blitt for lavt. Store deler av budsjettet er bundet opp i lisenser / avtaler, dvs kostnader som vi ikke kommer utenom. Noe av feilbudsjetteringen dekkes inn ved lavere lønnsutgifter på økonomi som følge av vakanse i stilling. Resterende beløper seg til som tilføres IKT-budsjettet

63 E15 Personal og organisasjon Overforbruk på lønn på arkiv skyldes en feilbudsjettering på 200'. Vil muligens kunne dekkes over enhetens budsjett for øvrig. Resterende overforbruk på infotorg ca. 150' skyldes forlengelse av midlertidig kontrakt grunnet sårbarhet og usikkerhet på arbeidsmengde knyttet til sammenslåing av bibliotek og infotorget. I tillegg har Infotorgressurs avlastet på personal og lønn. Overforbruk på lønn infotorget dekkes innenfor infotorgets rammer. På infotorget må overforbruk sees i sammenheng med øvrige prosjekter. Forlengelse av midlertidig kontrakt grunnet sårbarhet og usikkerhet på arbeidsmengde knyttet til sammenslåing av bibliotek og infotorget. I tillegg har Infotorg-ressurs avlastet på personal og lønn. Overforbruk på lønn infotorget dekkes innenfor infotorgets rammer

64 E16 Plan og utvikling Plan og utvikling har i første tertial hatt et mindre forbruk enn antatt. Dette skyldes blant annet at andre aktører har tatt ansvar for planer en forventet at LL skulle ta. Eks. Delplan Hotellneset, 'delplan Melkeveien' (tidl. Skjæringa) og 'ferdsel og opplevelser' (samarbeid med Visit Svalbard). Dvs. mer internt arbeid (lønnsutgifter) for å bistå private aktører enn drift av egne prosjekter. Ut året er det forventet at delplan for Lia (sikringstiltak) og lokalsamfunnsplan starter opp. Dette vil generere konsulenthonorar, i tillegg er det ønskelig å videreføre prosjektet 'ferdsel og opplevelser' for å konkretisere materialbruk og prosjektere tiltak for gjennomføring. Det vi være en nedgang i produksjon frem til ny bemanning er på plass over sommeren. Viktige planer som kan startes opp som konsulentoppdrag til høsten er delplan for massedeponi, delplan for næringshytter, delplan for boliger på Reitgjerde. På grunn av annen aktivitet enn forventet, og nedbemanning i en periode i sommer, er det mulig for PU å frigi av gjenstående driftsmidler

65 E17 Eiendom Merbehov på 4,4 mill. på eiendomsbudsjettet, grunnet høyere aktivitet og uforutsette hendelser. Grunnet skred har vi måtte leie inn flere tjenesteboliger for å dekke behovet. I tillegg er bemanningen økt, slik at det er ytterligere behov for tjenesteboliger som vi ikke klarer å dekke med egne boliger. I tillegg blir det ryddekostnader ifm rivning av boliger som ble tatt av skred. Det er satt i gang renovering av hybler og bygg, som går utover planlagt aktivitet, for å øke boligmassen. I tillegg har det blir utbedret noe på næringsbygget som en følge av flytting av bibliotek. Deler av merbehovet, 2,8 mill dekkes internt ved å flytte noe midler fra andre områder innenfor eiendom som ikke har så høyt aktivitetsnivå som budsjettert. Resterende behov på 1,6 mill må tilføres eiendomsbudsjettet

66 E20 Barn og unge På grunn av ubesatte stillinger både på barnevern og i ungdomsvirksomheten vil det være en del ledige lønnsmidler for Estimert underforbruk er 350' som kan frigis til andre formål i LL. Overforbruk barnevern: Ikke mottatt refusjon på barn plassert utenfor hjemmet for siste kvartal 2016 og første kvartal Utestående refusjoner estimert til kr (4. kvartal 2016 og 1. kvartal 2017) Vakanse i ungdomsvirksomheten fra mars - juni gir noe ledige lønnsmidler. Noe har imidlertid gått til innleie av ekstra personell og utstyr til camp Svalbard vinter og UKM, samt ekstravakter på ungdomsklubben. Dette blir i hovedsak planlagt dekt inn av KORK-penger og egenandeler

67 E22 Kultur og idrett Feilperiodisert salgsinntekt i Galleri Svalbard og i Svalbardhallen. Balanseres i 2. tertial. E32 E37 E38 Longyearbyen skole Kullungen barnehage Polarflokken barnehage Høyere kostnader ved bruk av hotell i stedet for konsulenthybler i fm. Solfestuka Høyere kostnader på el.kraft/varme både i Svalbarhallen og kulturhuset Høyere husleie enn forutsatt for biblioteket i Lompensenteret Hensyntatt disse forhold vil regnskapet være balansert ved utgangen av året Enheten har normalt forbruk, og ligger innenfor vedtatt budsjett Driftsregnskapet for første kvartal er i balanse Forventer å gå i balanse ved årsslutt. E40 Tekniske tjenester Noe av overforbruket skyldes periodisering og vil normaliseres utover året. Usikkerhet knyttet til driftsprosjekt og gjennomføringer av disse. Avhenger av bemanning og at enheten får tilbake faste ansatte i høst. Noe overforbruk ifbm. bytte av personell (flytteutgifter, arbeidstøy/verneutstyr)

68 E42 Brann og redning Vi har i 1. tertial et totalt mindreforbruk på driftsregnskap kr Dette skyldes i hovedsak gjenstående og planlagte oppgaver i hht drift vedlikeholdsplan. Vi har en del merforbruk på lønnsutgifter, som igjen kan tilskrives arbeid i forbindelse med snøskred i februar. Samtidig har vi merinntekter på drift av ambulansetjenesten etter reforhandling av avtale. (ca. kr ) Driftsinntekter på salg av varer og tjenester i 1. tertial ligger kr over budsjett. Dette vil nok balansere seg ut i løpet av året. Beredskapsmessig har det vært utrykninger og oppdragsmengde på brann og ambulanse, tilnærmet likt som i 2016 på samme tid. E80 Energiverket VHP ligger inne med tilskudd og overføringer som fører til et mindreforbruk i rapporten på rundt 26mill. (Periodiseringsavvik) Driftsutgifter på Energiverket har et mindreforbruk på rundt 1,3Mill, samt at det er økte salgsinntekter på rundt 1,7Mill. Hovedaktiviteten i VHP skjer nå i sommermånedene juni/juli/august. Det vil bli gjort en nærmere vurdering av regnskapsresultat ifm 2 tertial rapporteringen

69 E90 Longyearbyen havn Tjenesten er i henhold til budsjett. Forventer balanse ved årsslutt E99 Finans Budsjettert avsetning til disp. fond (4,5 mill) reduseres med 2,25 mill for å balansere driftsbudsjettet

70 Rapport: Driftsprosjekter (VHP Energiverket) per Prosjekt Regnskap Årsbudsjett Avvik Korreksjon Kommentar/tiltak Uten prosjekt Uten prosjekt (prosjektadministrasjon og usikkerhet) OK VHP energiverk - Bunkringsanlegg VHP energiverk - Bunkringsanlegg Fremdrift: Det skal monteres en børste på transportbånd 1 for å hindre at kullstøv hoper seg opp på enden av båndet. Børste er kommet, ikke montert. Vi skal skifte transportbånd 2 i år. Har båndet på lager. Tratec Agdermaskin har bekreftet at de kan utføre jobben i uke 32. Det gjøres også en del internt arbeid for å tette lekkasjer i bunkringsanlegget. Økonomi: OK HMS: OK Generelle utfordringer: Må ha stopp i anlegget for å bytte transportbånd 2. Antar ca 3 dager til dette arbeidet

71 1402 VHP energiverk - Kjeler VHP energiverk - Kjeler Fremdrift: Forbruksdeler til kjeleanleggene er bestilt (tuyeres, vifte til Paratkjelen, kjeder til materene, vinger til kasterne) Utsyring av kjelene skal gjennomføres i år. Forespørsel sent, men ikke mottatt tilbud ennå. Har fått oppdatert tilbud på nye drenkasser og rør til fordamper. Ikke avklart om dette vil bli gjennomført i 2017 eller 2018 da disse ikke rekker å bli ferdig produsert til planlagt vedlikeholdsstopp i uke 32. Økonomi: Med det vi vet er økonomien i VHP 1402 som forventet, men har ennå ikke mottatt tilbud på utsyring av kjelene. HMS: OK Generelle utfordringer: Har hatt møte med BWSC og de forsikrer oss om at de kan utføre de samme jobbene som BWE tidligere har bidratt med, og at de aller fleste av ansatte fra BWE er med over til BWSC. Anser derfor denne utfordringen som lukket for nå

72 1403 VHP energiverk - Damp/kondensat VHP energiverk - Damp/kondensat Fremdrift: Ikke påbegynt Økonomi: HMS: Generelle utfordringer: 1404 VHP energiverk - Turbintog VHP energiverk - Turbintog. Fremdrift: Planlegger å ha en full servise på generator 1 for å redusere høye vibrasjoner. Denne jobben er planlagt gjort i uke 32. Økonomi: Vil muligens gå over budsjett, men dekkes innad i VHP HMS: OK Generelle utfordringer: Planlagt vedlikehold på turbin 1 vil ta litt over 10 dager - dvs lenger tid enn planlagt vedlikeholdsstopp. Litt ekstra dieselutgifter

73 1405 VHP energiverk - Røykgassanlegg VHP energiverk - Røykgassanlegg Fremdrift: Som forventet. Det vil være behov for en stopp i renseanlegget i sommer for å gjennomføre nødvendig preventivt vedlikehold. Denne stoppen er planlagt til uke 32. Økonomi: Mulig underforbruk HMS: OK Generelle utfordringer: Det er en del garantisaker på renseanlegget. Disse blir meldt til LAB, og deretter fulgt opp

74 1406 VHP energiverk - Spisslastdiesel VHP energiverk - Spisslastdiesel Fremdrift: Gjør nødvendig vedlikehold for å kunne kjøre dieselene, men investerer ikke i dyre overhalinger før det er avklart videre ang ny dieselstasjon. Økonomi: Bilag er feilført. Må omposteres til VHP HMS: OK Generelle utfordringer: Vi har behov for nytt anlegg. Det er vanskelig å finne deler for å vedlikeholde de maskinene vi har. Dagens anlegg tilfredsstiller ikke dagens krav og regelverk

75 1407 VHP energiverk - Reservediesel VHP energiverk - Reservediesel Fremdrift: Har serviceavtale med PonPower i forhold til service på anlegget 2 ganger årlig. Ny batteribank er bestilt og kommet. Radiator på Cat #3 er bestilt og forventet montert ila service i uke 25/26. Økonomi: OK HMS: OK Generelle utfordringer: CAT'ene går vesentlig mer enn forutsatt i år pga problemer med kondenseren. Dette vil føre til noe ekstra vedlikeholdskostnader på sikt, og tidligere hovedservice enn planlagt

76 1408 VHP energiverk - El.distribusjon VHP energiverk - El.distribusjon Fremdrift: Ny 11/22kV transformator til erstatning for havarert AD01 er bestilt ca ,- Nettstasjon kjøpt inn tidligere. Bygge linje til AD12; gl.flyplassen, ny nettstasjon er kjøpt inn tidligere Bestilt inn stolper, høgspent og veilys til lager Renovere SO06; ny nettstasjon, ikke bestilt Bestille ny nettstasjon til LD14 (forsikringssak) Økonomi: HMS: Generelle utfordringer: 32 76

77 1410 VHP energiverk - Sjøvannsanlegg VHP energiverk - Sjøvannsanlegg Fremdrift: Nye pumper er innkjøpt. Vil bli byttet i sommer. Besluttet å utsette dykkerinspeksjon av sjøinntak til 2018, da vi antar det vil være bedre å gjøre dette før cruisetrafikken starter. Økonomi: Inspeksjon av sjøinntak utsettes til Ønsker derfor å overføre NOK ,- til HMS: OK Generelle utfordringer: 1411 VHP energiverk - Fjernvarmeanlegg VHP energiverk - Fjernvarmeanlegg Fremdrift: Montert lekkasjevakt i fyrhusene. Økonomi: OK HMS: OK Generelle utfordringer: 33 77

78 1413 VHP energiverk - Øv komp: Trykkluftsanlegg VHP energiverk - Øv komp: Trykkluftsanlegg Fremdrift: Service er planlagt til uke 33. Vi skal gjennomføre tiltak for å redusere evt lekkasjer i trykkluftanlegget vårt. Dette er ikke påbegynt ennå. Økonomi: OK HMS: OK Generelle utfordringer: Avtalen med Atlas Copco var gått ut. Det er nå laget en ny avtale gjeldene for flere enheter i LL. Denne gjelder fra Energiverket er derfor på etterkant med service på trykkluftanlegget. Vi er i kontakt med Atlas Copco ang fremskyvning av service VHP energiverk - Øv komp: Ventilasjon VHP energiverk - Øv komp: Ventilasjon Fremdrift: OK Økonomi: OK HMS: OK Generelle utfordringer: 34 78

79 1415 VHP energiverk - Øv komp: MISC VHP energiverk - Øv komp: MISC Fremdrift: Dette prosjektet er avsatt til merking av anlegget, planlagt ferdig innen Økonomi: Foruten noen kroner i en ny merke maskin, vil arbeidet bli gjort med interne ressurser. HMS: OK Generelle utfordringer: 1416 VHP energiverk - Øv komp: Serviceavtale VHP energiverk - Øv komp: Serviceavtale Fremdrift: Her ligger årlig service på løfteutstyr, halotronanlegget og gasslukkesystem i Reservekraftstasjonen til Energiverket. Økonomi: OK HMS: OK Generelle utfordringer: 35 79

80 1417 VHP energiverk - Øv komp: UPS VHP energiverk - Øv komp: UPS Fremdrift: Ikke påstartet ennå. Forventer å lage forespørsel høsten 2017 og installasjon Økonomi: Siden installasjon av UPS nå er planlagt til 2018 vil mesteparten av kosten i prosjektet bli i Ønsker derfor å overføre NOK ,- til HMS: OK Generelle utfordringer: 36 80

81 1420 VHP energiverk - Øv komp: Vannbehandlingsanlegg VHP energiverk - Øv komp: Vannbehandlingsanlegg Fremdrift: Det er byttet en plateveksler i vannbehandlingen. Det er planlagt gjennomført service på anlegget i uke 26. To telleverk er bestilt. Har forespurt på filterbeholdere, topp og bunnmontasje, samt membraner. Det gjøres også mye internt vedlikehold på dette anlegget. Økonomi: OK HMS: OK Generelle utfordringer: 37 81

82 1422 VHP energiverk - Lagerstyring VHP energiverk - Lagerstyring Fremdrift: Det er begynt med rydding og systematisering av komponenter i det gamle lageret for å fullføre nummerering av de forskjellige komponentene. Det er besluttet å ferdigstille el-lageret først, for deretter å gå over på resterende komponenter. Økonomi: OK HMS: OK Generelle utfordringer: Et internt prosjekt som dette blir ofte nedprioritert når det skjer utforutsatte hendelser og progresjonen er derfor ikke like god som vi hadde håpet. Registrering av delene og komponenter, samt å registrere dem inn i ISY vil være tidkrevende

83 1423 VHP energiverk - Div. anleggsforbedringer VHP energiverk - Div. anleggsforbedringer Fremdrift: Det jobbes med å etablere en ny tilkomst/gangbru til avtrekksviftene i taket slik at vedlikehold på disse kan skje på en forsvarlig måte. Vi skal også gå gjennom bruken av oljeutskilleren vår for å sikre at den tilfredsstiller nødvendige krav. Sjekker mulighet for bistand til tømming av oljeutskilleren. Økonomi: OK HMS: Montasjen av ny gangbru må planlegges og det skal utføres SJA før oppstart av montasje Generelle utfordringer: Mistanke om at det går for mye vann igjennom oljeutskilleren og at den derfor ikke fungerer tilfredsstillende

84 1426 VHP Energiverk - Detaljprosjektering: Ny dieselstasjon VHP energiverk - Detaljprosjektering: Ny dieselstasjon Fremdrift: OK - Plassering av ny dieselstasjon ser lovende ut. Ikke skilt ut fra 22/1, men innenfor gjeldende plan. Avtale mellom Store Norske og LL (2004) skal sikre vederlagsfri leie av arealer til infrastruktur. - Prøveboring uført. Gjennomsnittlig avstand ned til fjell er 5 meter. Sweco utarbeider forslag til fundamenteringsløsning basert på vekt av generatorsett og resultater fra prøveboringene. - Rambøll er engasjert for å gjøre vurdering av mulige skredsikringstiltak. Arbeidet er startet og befaring gjøres i starten av juni. - LPO arkitekter har utarbeidet en konseptskisse over hvordan en ny dieselstasjon kan se ut. - Forespørsel på komplett anlegg ex. bygg i gang Økonomi: OK - Prosjekt i oppstartsfasen. Fremtidige kostnader er avhengig av hvordan prosjektet skal løses videre (ekstern bistand/prosjektering etc.) 40 84

85 HMS: OK Generelle utfordringer: - Endelig plassering ikke avklart før avklaring om skredsikringsalternativer. Ser allikevel positivt ut. - Ikke avklart størrelse/kapasitet på anlegg. - Ikke avklart om igangsettelse av endelig prosjekt - Trenger en grundig gjennomgang av tilgjengelige forespørselsdokumenter for å sikre ansvarsforhold i en totalleveranse - Kjøp i utenlandsk valuta? 41 85

86 1428 VHP Energiverk - Tavler, vern og motorstartere VHP Energiverk - Tavler, vern og motorstartere Fremdrift: Vi skal bytte tavlen i vannbehandlingen. Tavlen og deler er bestilt og mesteparten av jobben vil bli utført under vedlikeholdsstoppen i uke 32. Det er bestilt tilstandskontroll/service på Simenes frekvensomformere. Dette vil bli utført i uke 32. Det er planlagt å sette opp ny tavle til Siktehus og fyllkasse, samt legge om kablingen her. Det er ønske om å installere mykstarter til kullknuseren, og vi er i gang med vurderinger i forhold til om vi har plass i eksisterende tavler til den. Økonomi: OK HMS: OK Generelle utfordringer: 42 86

87 Status driftstiltak 2017 (jfr kapittel i Handlingsprogram og økonomiplan , budsjett 2017) Tjeneste Enhet Prosjektnavn Planlagt oppstart Planlagt ferdig 2017 Status pr Plan og utvikling Driftsutgifter div. planarbeid Underforbruk - mulig å frigi noe av disse midlene 21 Barn og unge PERS: Styrke barnevernstjenesten ( Stilling tilsatt fra årsverk) 30 Barn og unge Fremtidig barnehagetilbud Stilling tilsatt fra (prosjektlederstilling) 32 Skole PERS: Fremtidig yrkesfag Stilling tilsatt fra (prosjektlederstilling 20 %) + nytt yrkesfaglig program (50 % stilling) 32 Skole PERS: Miljøarbeider (60% stilling) Stilling tilsatt fra Skole PERS: SFO - økt barneantall (50 % Stilling tilsatt fra stilling) 42 Brann Ekstrautstyr brannuniform - krav Under anskaffelse arbeidstilsynet 43 Teknisk personell PERS: ny stilling renovasjon nærmiljø - dekket av midler statsbudsjett Stilling tilsatt fra Teknisk personell PERS: fast stilling prosjektansvarlig, 2 stilling fast prosjektleder Tre personer er tilsatt fra høsten 44 Vei og nærmiljø Skredvarsling Under arbeid, men usikker på hvor mye som går med inneværende år 44 Vei og nærmiljø HP vei - kulvert tilstandsvurdering Utføres i høst (avhengig av bemanning) 44 Vei og nærmiljø HP vei - kulvert tilstandsvurdering Utføres i høst (avhengig av bemanning) 44 Vei og nærmiljø Overvannsplan Utføres i høst (avhengig av bemanning) 44 Vei og nærmiljø Generelt veivedlikehold Pågår 45 Vann Utredning krisevann Mottatt prosjektmandat - utføres i høst (avhengig av bemanning) 43 87

88 45 Vann Hovedplan vann og avløp Utføres i høst (avhengig av bemanning) 45 Vann Isdammen - batymetri Ikke planlagt i år 46 Avløp Resipientundersøkelse i fjorden Ikke planlagt i år 46 Avløp HP vann og avløp Utføres i høst (avhengig av bemanning) 47 Renovasjon Avslutning deponi - del Utføres med midler på investeringsbudsjettet 47 Renovasjon HP avfall: Innsamling og investering Følges opp av ny prosjektleder drift 49 Fjernvarme Oppgradere undersentraler Det er tatt en undersentral. Sum holder normalt til tre stk. men den som er tatt ble noe dyrere. 49 Fjernvarme ENØK: simulering og oppdatering av tegninger Det jobbes med dette, snart klar til bestilling 49 Fjernvarme Oppgradere rørkasse 232,236 og Ikke påbegynt, avhenger av bemanning. Må ta 232 ila året 50 Eiendom Skolen: nye vinduer Gjennomføres i sommerferien. Budsjett OK 50 Eiendom Svalbardhallen VHP - Rørvekslere Venter på pris. Budsjett OK 50 Eiendom Svalbardhallen VHP - utskifting av vannrør (kobber) Vil ikke bli utført i år 50 Eiendom Svalbardhallen VHP -pumper sirkulasjon 50 Eiendom Forskningsprosjekt deltakelse "Foundations on slope terrain and changing climate" 80 Energiverk Energiverk: Forprosjekt oppgradering ventilasjonsanlegg 90 Havn Etablere fysisk avgrensning for sikkerhet ved samtidighetstrafikk på flytekai Gjennomføres i sommerferien. Budsjett OK Prosjekt påbegynt Arbeid under bestilling. Gjennomføres til høsten Plan under utarbeidelse. Arbeidet er ikke igangsatt 90 Havn Utskifting av kameraovervåkning Etableres medio juni 44 88

89 90 Havn Lysmaster og strømuttak på land ved turistkaia 90 Havn Telt bagasje/passasjerer ved tenderkai (O B Wiik) Ferdigstilt Utsettes - ikke mulig å få på plass før sesongstart 45 89

90 Rapport: Investeringsprosjekter pr (Tall i kursiv er beløp som ble godkjent i Lokalstyret i mai) Prosjekt Regnskap Årsbudsjett Avvik Korreksjon Kommentar/tiltak 6004 Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm Tilknytningsgebyr/investeringer Strøm Utbygging av strøm til nye bygg. LL står for utbyggingen. Utgiftene dekkes av tilknytningsgebyr og tilknytningsfond strøm. Inntektene kommer løpende og ikke nødvendigvis i det regnskapsåret hvor utgiftene føres HP Avfall - Restavfallscontainere HP Avfall - Restavfallscontainere (A47) Fremdrift: Containere er bestilt og levert. Det vil verta bestilt fleire ihht plan når testkjøring er gjennomført av nye containere og vidare behov er kartlagt. Økonomi: Alle containere er levert ihht plan, og LL vart fakturert i Derav overforbruk mot budsjett for 2017 og underforbruk i SHA: Ingen spesielle. Generelle utfordringer: Ingen. Gode tilbakemeldinger fra brukere på nye containere

91 6006 Kaidekke og kulvert Bykaia Kaidekke og kulvert Bykaia Fremdrift: Oppstart sommer 2017 for resterende del av arbeid. Økonomi: For lite fakturert fra entreprenør i forhold til hvor mye som er gjort henger igjen fra forrige år. SHA: ingen hendelser. Generelle utfordringer: Tilpasninger til kaidrift 6014 Havnelager - prosjektering Havnelager - prosjektering Fremdrift: Økonomi: SHA: Generelle utfordringer: 47 91

92 6020 Avgassrensing KliF Avgassrensing KliF (A81) Fremdrift: Skal gjennomføre en tilstandsanalyse på renseanlegget siste halvdel av Dette er ikke påbegynt ennå. Rambøll er leid inn for å vurdere om vi må skredsikre rundt renseanlegget, og for å lage et budsjett på evt sikringstiltak. Økonomi: OK SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: Noe garantisaker som må følges opp, men ellers OK

93 6023 Rehabilitering avfallsanlegg Rehabilitering avfallsanlegg (A47) Fremdrift: Overtakelse av rehabiliteringsjobben er planlagt Tilbyggsprosjektet er ferdigstilt. Innkjøp og byte av nye kontorbrakker er på hald, inntil rehab-prosjektet er gjennomført og restmidler frå budsjettet er bekrefta. Økonomi: P.t. er forbruk av tid og kost på verkstad og rehab er ihht budsjettestimat frå entrepenør og kontrakt. For tilbygg er også kostnadene innanfor det estimerte budsjettet. SHA: Det er utarbeida god SHA-plan og detaljert HMS-plan for planlegginga. Ingen uønska hendelser så langt i prosjektet. SJA er planlagt for relevante arbeidsoppgåver. Generelle utfordringer: 49 93

94 6024 Utstyr avfallsanlegg Utstyr avfallsanlegget (A47) Fremdrift: Nytt prosessutstyr er motteke og montert. Mindre justeringsarbeid og dokumentasjon gjenstår. Dette vert utbetra snarleg (ila juni). Økonomi: Kostnader ihht budsjett og plan. Ekstrakostnader påløpt grunna manglar i teikningsgrunnlag vert dekka av leverandør og vil såleis ikkje belaste prosjektøkonomien. SHA: Det er gjennomført befaring og planlegging av kritiske arbeidsoppgåver og SJA er planlagt i forkant av desse. Generelle utfordringer: 6025 Bytte av servere Bytte av servere (A14) Fremdrift: Starter i april/mai; fullføres juni Økonomi: Generelle utfordringer: 6026 Oppdatert lagringsløsning Oppdatert lagringsløsning (A14) SHA: Fremdrift: Starter i april/mai; fullføres juni Økonomi: SHA: 50 94

95 Generelle utfordringer: 6027 Tjenestebil Kontor Tjenestebil Kontor (A15) Fremdrift: Bil bestilt. Mottar bil i begynnelsen av juni Økonomi: Innenfor budsjett i innbytte på gammel bil. Generelle utfordringer: 6028 Tiltak i hht trafikksikkerhetsplan Tiltak ihht trafikksikkerhetsplan (A44) SHA: Fremdrift: Skisser av løsninger forevist SMS og Riksantikvaren.Byggesak er sendt inn. Økonomi: Forventes utført av fdv-partner vei. SHA: ikke aktuelt pr. nå. Generelle utfordringer: Gangvei går over kulturminne 51 95

96 6035 Kjøp tjenesteboliger Kjøp tjenesteboliger (A52) Fremdrift: Blir stående til det er tilgjengelige boliger. Ev tilbud på utbygging. Økonomi: Generelle utfordringer: 6036 Utbygging Hotellneset Utbygging Hotellneset (A45) SHA: Fremdrift: Avventer delplan. Økonomi: Skjer mest sannsynlig ikke noe i SHA: Generelle utfordringer: Ferdigstillelse av delplanen på Hotellneset og bestemme størrelser på utbygginger (senarioer) for dimensjonering av infrastruktur

97 6037 Riving eksisterende H Rivningeksisterende H320 (A49) Fremdrift: Innmaten i H320 er flyttet til nye FH3 og bygget er klart til rivning. Rivingen av bygget må planlegges og det må hentes inn tilbud på arbeidet. Miljøsaneringsrapport er under utarbeidelse. Økonomi: Etter at miljøkartleggingen er utført sendes rivejobben ut på anbud. Antar riving i september/oktober SHA: Det må utarbeides en plan for riving av bygget og det vil bli vurdert om det er behov for en miljøsaneringsanalyse Nytt trykkholdersystem for FH1 og FH2 Generelle utfordringer: Ingen spesielle utfordringer på nåværende tidspunkt Nytt trykkholdersystem for FH1 og FH2 (A49) Fremdrift: Prosjektering er bestilt. Konsulent kommer opp i begynnelsen av juni. Økonomi: SHA: Ikke aktuelt. Generelle utfordringer: 53 97

98 6039 Intercom Skole og BHG Intercom Skole og BHG (A32) Fremdrift: IKT-konsulent på skolen ser på omfang og tilbydere. I første omgang blir det sett på skolen, deretter barnehagene. Økonomi: SHA: Generelle utfordringer: 54 98

99 6041 HP avfall: Sigevannsrensing HP avfall: Sigevannsrensing (A47) Fremdrift: Fått inn priser fra entreprenør og planlegger forhandlinger i løpet av uka. Byggesak er sendt inn. Utslippstillatelse fra MDir er OK. Byggeledelse sees i sammenheng med alle entrepriser i LL Økonomi: Mottatt tilbud i fra entreprenør ser ut til å stemme med budsjett. kontrakt er ikke skrevet, men entreprenør er innstilt. Prosjektet er slått sammen med prosjekt 6081og innstilte entreprenør har priset prosjektet til ca. 7,0 mill. Innestående i prosjekt 6041 og 6081 er ca. 8,2 mill. I tillegg til entreprise på 7,0 mill er det leid inn eksterne byggeledere for oppfølging av arbeidet. Sum for dette fordeles på flere prosjekt, men disse to prosjektene antas å stå for mellom % av tiden til ekstern byggeledere. I sum blir dette ca. 0,5 mill. Dette gir reserver på ca. 0,7 mill til intern fordeling, endringer og uforutsett for prosjekt 6041 og SHA og HMS: Tas i prosjekteringen Generelle utfordringer: Forventet gjennomført sommer/høst

100 6042 Nytt avfallsanlegg - bygg Nytt avfallsanlegg Bygg (A47) Fremdrift: Gjennomført gjennomgang av konsept og oppdatering av kostnadsestimat med tilhørende usikkerhetsanalyse. Avventer fremdeles delplan Hotellneset, men legger opp til en parallell prosess så godt det lar seg gjøre. Usikkert om dette prosjektet kommer til gjennomføring i Avhenger av bemanning. Økonomi: Foreløpig ok, men det er ikke innhentet tilbud på konsulent for oppstart prosjektering. Det er satt av en god del penger i år, men det er stor usikkerhet knyttet til bruk av midler i SHA: Implementeres i prosjekteringen. Generelle utfordringer: Sluttføringen av delplan hotellneset, nytt kostnadsestimat for konsept etter endringer. Når det gjelder endringer, så er det tatt ut funksjoner i bygget muntlig, men det er ikke forankret politisk. Dette gjelder i hovedsak eiendomsdelen og konferansedelen. Prosjektet med nytt avfallsanlegg må løftes politisk på nytt der endelig løsning presenteres og vedtas

101 6043 Tjenestebil Teknisk Tjenestebil Teknisk (A43) Fremdrift: Ny bil er tatt i bruk Økonomi: Mangler faktura på noe utstyr som ikke er mottatt. Generelle utfordringer: 6044 Tjenestebil (vaktbil) Brann Tjenestebil (vaktbil) Brann (A42) SHA: Fremdrift: Bil ankommet og tatt i bruk. Økonomi: Merkost kr Ettermontering av beredskapsmateriell, blålys og nytt samband. SHA: Ok Generelle utfordringer:

102 6045 Skredsikring og flomforebygging Skredsikring og flomforebygging (A44) Fremdrift: Avventer prosjektoppsett fra NVE. Ansatt egen prosjektleder 3 års engasjement. Økonomi: Samme som over. Økonomien i prosjektet avhenger av hvor stort omfang NVE velger å gjennomføre. Foreløpige meldinger fra NVE tilsier at prosjektet vil bli utført over år. Derfor er det nok for mye penger satt av inneværende år, men endelig omfang kommer fra NVE SHA: Ligger på NVE Generelle utfordringer: Bistå NVE under utførelse med eget personell. Har nå ansatt egen prosjektleder som skal følge opp skredsikring og flomforebygning AP - Boligområder AP - Boligområder (gjennomføring) (A44) Fremdrift: Midler overføres til 6054 Økonomi: SHA: Generelle utfordringer:

103 6047 HP avfall - Deponi Adventdalen HP avfall - Deponi Adventdalen (A47) Fremdrift: Fremdriftsplan er foreløpig ikke ferdig definert. Deler av planarbeidet skal ferdigstilles etter ansettelse av ny person på miljø (26/6-17). Prosjektet ferdigstilles antatt i løpet av høsten Økonomi: Foreløpig ikke noe som tilsier at det ikke er tilstrekkelig med midler for gjennomføring av denne fasen SHA: Kommer senere i forbindelse med prosjektering, blir sannsynligvis ikke aktuelt i 2017 Generelle utfordringer: - Deponiet er overfylt dette ble meldt til SMS , med tiltaksplan. - Avslutningsplan og plan for etterdrift er under arbeid, og det er igangsatt en studie for å se på forskjellige måter for tildekking av deponiet. - Avslutning av deponi tas med TU i aprilmøtet

104 6048 Garderobeløsning Brannstasjonen Garderobeløsning Brannstasjonen (A46) Fremdrift: Skapene er levert, kostet Montering mangler Økonomi: SHA: 6049 HMS personale skolen (Arbeidsplasser, personalrom, garderobe, kjøkken) Generelle utfordringer: HMS personale skole (Arbeidsplasser, personalrom, garderobe, kjøkken) (A54). Ombygging i forhold til arbeidsplasser er ikke helt avklart. Er avholdt møte, og venter på ny tegning. Fremdrift: Planlagt oppstart 1. juni. Økonomi: 1,5 MNOK planlagt å gå til personalrom (inngått kontrakt på ombygging på , møbler eventuelle tillegg, ). Kan overføre 1 million til neste år, da det ikke vil bli ombygd noe på arbeidsplassene før neste sommer iht avtale med skolen SHA: Må løse midlertidige arbeidsplasser ved ombygging Generelle utfordringer:

105 6052 BHG Kullungen - To garderober BHG Kullungen - To garderober (A54) Fremdrift: Arbeidet pågår Økonomi: OK, Kontrakt på Kommer noe tillegg på tak, økonomi er OK SHA: 6053 Eiendomskompleks m/statsbygg Elvesletta Generelle utfordringer: Eiendomskompleks m/statsbygg Elvesletta (A52) Fremdrift: Ferdigstilles august 2017 Økonomi: Innenfor budsjett, sees i sammenheng med 6035 anslått 16,1 MNOK Generelle utfordringer: 6054 Utvikling nye boliger Utvikling nye boliger (A52) SHA: Fremdrift: Foreløpig kun gjennomført grunnundersøkelser. Økonomi: Overfører også midler fra ' SHA: Generelle utfordringer:

106 6055 Næringbygget - uteområde Næringbygget uteområdet (A51) Fremdrift: Ikke hentet inn pristilbud enda. Må prosjekteres ytterligere med overvann ol. Forventer oppstart til høsten Økonomi: Påløpt kostnader til arkitekt foreløpig, Antar at det er avsatt for lite penger. Generelle utfordringer: 6056 Ny reserveveksler Ny reserveveksler (A81) SHA: Fremdrift: Jobber med forespørselsdokument. Økonomi: Regner ikke med å trenge 10 MNOK, men har ikke et godt nok budsjett ennå siden vi ikke har mottatt tilbud på veksler eller andre deler. Regner også med at vi må overføre en del av budsjettet til 2018 pga lang leveringstid på veksleren. SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: Lang leveringstid på veksler, så det er forventet installasjon i

107 6057 Energiverket - Asfaltering og sikring uteområdet Energiverket - Asfaltering og sikring uteområdet (A81) Fremdrift: Mottatt tilbud på grunnarbeid og asfaltering. Vurderer om det er behov for steinsprang-/rassikring rundt renseanleggbygg. Planlagt gjennomført sommer Økonomi: OK SHA: Ikke relevant Generelle utfordringer: 6058 Tjenestebil - LOS Tjenestebil LOS (A90) Fremdrift: Bil er levert og overtatt i henhold til bestilling Økonomi: Bilen er levert innenfor budsjett Generelle utfordringer: 6059 Asfaltering - kaiområdet kulvert Asfaltering - Kaiområdet kulvert (A90) SHA: Fremdrift: Asfaltering blir utført sommer/høst 2017 Økonomi: Omfang av asfaltering blir regulert ut i fra pris SHA:

108 6060 Tiltak ihht Hovedplan vei Tiltak ihht HP vei (A44) Fremdrift: Fremdrift i henhold til plan. Publisert på Doffin, med first 9. mai, Entreprenør innstilt. Forhandlinger i uke 23. Innkommet tilbud ligger endel høyere enn budsjettert. Asfaltanbud skal være inne 7.juni. Økonomi: Tilbudet for Rørkryssinger ligger endel høyere enn kalkulert fra rådgiver. Skal i forhandlinger med entreprenør i uke 23. SHA: Avklares gjennom beskrivelse av arbeider og entreprise Generelle utfordringer: Skifte PL før utvelgelse entreprenør. Stramme tidsrammer fremdriftsplan

109 6062 Tiltak i hht HP vei (fjernvarme sin andel) Tiltak ihht HP vei (A44) Fremdrift: Fremdrift i henhold til plan. Publisert på Doffin, med first 9. mai, Entreprenør innstilt. Forhandlinger i uke 23. Innkommet tilbud ligger endel høyere enn budsjettert. Asfaltanbud skal være inne 7.juni. Økonomi: Tilbudet for Rørkryssinger ligger endel høyere enn kalkulert fra rådgiver. Skal i forhandlinger med entreprenør i uke 23. SHA: Avklares gjennom beskrivelse av arbeider og entreprise 6063 Asfaltering - ISPS området flytekai Generelle utfordringer: Skifte PL før utvelgelse entreprenør. Stramme tidsrammer fremdriftsplan Asfaltering - ISPS området flytekai (A90) Fremdrift: Asfaltering blir utført sommer/høst 2017 Økonomi: Omfang av asfaltering blir regulert ut i fra pris SHA: Generelle utfordringer

110 6064 Nytt gjerde og port til avfallsområdet kaia Nytt gjerde og port til avfallsområdet kaia (A90) Fremdrift: Utstyr er satt i bestilling og forventes installert i løpet av mai måned. Økonomi: Generelle utfordringer: 6065 Skilting havneområdet flytekai Skilting havneområdet flytekai (A90) SHA: Fremdrift: Arbeid igangsatt med utarbeiding av form og layout. Forventes levert ila mai måned Økonomi: SHA: 6066 Parkeringsplass/oppstillingsplass flytekai Generelle utfordringer: Parkeringsplass/Oppstillingsplass flytekai (A90) Fremdrift: Geotekniske analyser gjennomført. Utfylling skjer når snø og is er tint Generelle utfordringer:

111 6067 Dieselpumpe større fartøy Dieselpumpe større fartøy (A90) Fremdrift: Pumpe forventes levert ultimo mai måned. Økonomi: Leveransen forventes å være i henhold til budsjett. SHA: 6068 Flytekai forlengelse av Turistkaia 2017 Generelle utfordringer: Flytekai forlengelse av Turistkaia 2017 (A90) Fremdrift: Kai er under produksjon og forventes levert medio mai måned Økonomi: Leveransen forventes levert innenfor budsjett SHA: 6069 Flytekai ny utvidet løsning Tenderkai Generelle utfordringer: Flytekai ny utvidet løsning Tenderkai (A90) Fremdrift: Forprosjekt som utføres høst 2017 Økonomi: SHA: Generelle utfordringer:

112 6070 Nytt fyrhus H Nytt fyrhus H320 (A60) Fremdrift: Bygget er overtatt. Innmaten i bygget tas i prosjekt Det er en mangelliste fra overtakelsesprotokollen, men det er små kostnader knyttet til utbedringen/sluttføringen av dette. Økonomi: Det vil være behov for små midler til sluttføringen. SHA: Samme prosjektstruktur som ved gjennomføringen av prosjektet. Generelle utfordringer: Overlevering til sluttbruker og implementering av fdv etter at prosjektet avsluttes. Eiendom overtar drift av bygget og driftsområdene vann og fjernvarme overtar drift av anlegget (fyrhuset) 6072 SD-anlegg fjernvarme SD-anlegg fjernvarme (A49) Fremdrift: Fremtidig løsning er valgt. Distribusjon fjernvarme samkjører med energiverket om å overvåke hovedstrekkene i nettet. Nyttig input hentes fra SD-anlegget til eiendom for ytterligere diagnostikk. Funnet ytterligere løsning men trenger avklaring om filosofi for drift av undersentraler. Økonomi: Usikker Generelle utfordringer:

113 6075 Rehabilitering undersentraler/rørkasser 6076 Utbedringer fjernvarme i hht tilstandsvurd Rehabilitering undersentraler/rørkasser Feilpostert - skal på drift Utbedringer fjernvarme ihht tilstandsvurdering (A49) Fremdrift: Prosjektet avsluttes sommer 2017 og er iht. oppdatert fremdriftsplan. Økonomi: Avventer sluttfaktura fra entreprenør med tilhørende endringsordrer. Ekstraarbeid som følge av setningsskader på utvidelseshus. kostnad ikke kjent. SHA: Prosjektstruktur er etablert og brukes videre. Generelle utfordringer: Sluttføring av arbeidet og overlevering av fdv til drift. Det har oppstått store setningsskader på utvidelseshus som har ført til brudd i tilstøtende rørbukker

114 6081 Slagg- og askedeponi Slagg- og askedeponi (A81) Fremdrift: Fått inn priser fra entreprenør og planlegger forhandlinger i løpet av uka. Byggesak er sendt inn. Utslippstillatelse fra MDir er OK. Økonomi: Fått inn priser fra entreprenør og det er store forskjeller i tilbudene. Fra billigste til dyreste entreprenør skiller prisen med flere mill. Prosjektet er slått sammen med prosjekt 6041og innstilte entreprenør har priset prosjektet til ca. 7,0 mill. Innestående i prosjekt 6041 og 6081 er ca. 8,2 mill. I tillegg til entreprise på 7,0 mill er det leid inn eksterne byggeledere for oppfølging av arbeidet. Sum for dette fordeles på flere prosjekt, men disse to prosjektene antas å stå for mellom % av tiden til ekstern byggeledere. I sum blir dette ca. 0,5 mill. Dette gir reserver på ca. 0,7 mill til intern fordeling, endringer og uforutsett for prosjekt 6041 og SHA/HMS: Tas ifm driftsplan og beskrivelse av arbeider/entreprise Generelle utfordringer: - PL slutter 1. mai og prosjektet må overtas av ny PL. Det er hyret inn eksterne byggeledere til oppfølgingen av prosjektet

115 6085 Utbedring fundamenter boliger Utbedring fundamenter boliger (A52) Fremdrift: Har bestilt jobben av LNS, oppstart juli 2017 Økonomi: SHA: 6088 RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv Generelle utfordringer: RNB 2013: Digitalisering av tegningsarkiv (A43) Fremdrift: Det dukker stadig opp flere permer som skal skannes, men det nærmer seg slutten av selve skanningen. Det gjenstår ett stort arbeid knyttet til kvalitetssikringen av det skannede materialet. Økonomi: Arbeid knyttet til kvalitetssikring er ikke medtatt og vil komme som tillegg. SHA: - Generelle utfordringer: Få på plass en struktur som sørger for at alt skannet materiale blir gjennomgått

116 6089 RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper RNB 2013: Fyrhus H320 med fjernvarmepumper (A49) Fremdrift: Ferdigstilles vår/sommer Økonomi: Siste oppdaterte estimat viser balanse SHA: Ingen hendelser Generelle utfordringer: Grensesnitt mellom energiverket og teknisk mtp. sentralt driftsanlegg HP Vann - Manganfilter HP vann Manganfilter (A45) Fremdrift: Norconsult utreder mulige løsninger. Forslag med KMnO4 som foreslått tidligere fungerer trolig ikke. Norconsult er i kontakt med andre som har samme utfordringer med mangan og samme rensemetode. Ser på løsninger som ikke krever utbygging av vannbehandlingsanlegget før andre alternativer blir testet. Økonomi: SHA: Generelle utfordringer:

117 6103 HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) HP Vann - Overløp Isdammen (videreføring av 6091) (A45) Fremdrift: Planlagt restarbeid høst 2017 Økonomi: Forventer balanse SHA: Ingen hendelser i perioden 6130 Svalbardhallen VHP - ventilasjonsanlegg, aggregater Generelle utfordringer: Påstøp av nytt overløp (feil i utførelse) og nedtapping av Isdammen sommer/høst 2017 med de utfordringene det medfører Svalbardhallen VHP - ventilasjonsanlegg, aggregater (A55) Fremdrift: Kontrakt underskrevet, oppstart juni med Stavanger Klima. Ferdigstillelse i august. Aggregat har kommet til øya Økonomi: Kontraktssum 1,1 MNOK 400' styring, pluss diverse. Innenfor budsjett SHA: Generelle utfordringer:

118 6202 TA Energiverk - Ny kondensatveksler TA Energiverk Ny kondensatveksler (A81) Fremdrift: Prosjektet er avsluttet Økonomi: Feilføring av lønn. Lønn omposteres. Mottatt kreditnota fra Siemens. Pågår flere saker der, gjør ikke noe med dette før mot slutten av året, da det kan komme flere saker. SHA: Generelle utfordringer:

119 6206 TA Energiverk - Varsle og slukkeanlegg for hele bygget TA Energiverk Varsle og slukkeanlegg for hele bygget (A81) Fremdrift: Hentes inn pris på brannvarslingsanlegg uke 23. Økonomi: SHA: Generelle utfordringer: Prosjektet har et totalt budsjett på 2,5 mill kr. Regnskap pr er på kr, og det ligger en faktura for attestering på kr. Dette prosjektet omfatter div arbeid (sprinkleranlegg og konsulenttjenester) i tillegg til prosjektering av nytt brannvarslingsanlegg. For nytt brannvarslingsanlegg er arbeidet prosjektert av Sweco, men arbeidet må gjennomgås mer før det kan lyses ut på anbud. Etter prosjektering viser det seg at bygget er dårligere dimensjonert for brann enn hva som var vanlig byggeskikk i Å rette opp alle avvikene som Sweco har påpekt vil være svært kostbart, slik at vi trenger en bedre gjennomgang av de tiltak som gir best kost/nytte. På grunn av ferdigstilling av biblioteket og ferieavvikling vil det ikke bli oppstart på dette arbeidet før til høsten

120 6301 Ikt-investeringer skolen IKT-investeringer skolen (A14) Hovedsakelig anskaffelser av elev-pc med annet forbruksmaterial. Gjennomføres fortløpende gjennom året Utstyr Kulturhuset Utstyr Kulturhuset (A24) Fremdrift: Gjennomføres før Økonomi: Etter planen 6308 Nødstrømsaggregat Næringsbygget Generelle utfordringer: Ingen Nødsstrømsaggregat Næringsbygget (A51) Fremdrift: Batteripakker er under montering på Næringsbygget. Skal også bestille mobilt dieselaggregat. UPSen må på plass først. Energiverket bistår. Økonomi: Innenfor budsjett. Generelle utfordringer: 6309 Noark 5 (arkivsystem) Noark 5 (arkivsystem) (A16) SHA: Fremdrift: Milepæls- og aktivitetsplan forlenget til 1. kvartal. pga manglende leveranse Økonomi: Ubrukte midler 2016 overføres til

121 6314 Flytte biblioteket til Næringsbygget Flytte biblioteket til Næringsbygget (A51) Fremdrift: Overlevert fra entreprenør til byggherre Økonomi: SHA: Generelle utfordringer: 6314 Nytt bibliotek/totalentreprise: Budsjettet er på 9,3 mill kr og regnskapet pr er på kr. Biblioteket er overtatt av entreprenøren, men det gjenstår fortsatt noe arbeid med montering av teknisk utstyr etter innredning. Derfor vil ikke de siste fakturaene være på plass før i slutten av juni. Totalentreprisen var på 6,5 mill kr og har endringer på omtrent 2,5 mill kr. Ca kr av endringene skal belastes driftsbudsjettet. Sum budsjett og regnskap pr er 9,6 mill kr, altså kr over budsjett. Gjør oppmerksom på at andel til drift er ikke trukket fra (450 ) og det er ikke belastet lønn til PL

122 6315 Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket Inventar/utstyr/digitalisering biblioteket (A51) Fremdrift: ihht framdriftsplan Økonomi: Se under SHA: Generelle utfordringer: Budsjettet er på 4,5 mill kr og regnskapet pr er på kr. Her vil mesteparten av varene leveres i april/mai, med fakturering i april, mai og juni. Det har påløpt en del ekstra kostnader i forbindelse med AV-utstyr (tilbud noe høyere enn budsjett), plassbygde møbler, skilting av biblioteket, ekstra overnatting og montering av diverse inventar. Sum budsjett og regnskap pr er kr, altså kr over budsjett. Dette inkluderer belysningen på kr, men det kan tenkes at denne kostnaden kan fordeles mellom de to prosjektene 6314/6315 siden belysningen ikke er en del av inventaret. I tillegg har jeg en post for uforutsett på kr som ikke er disponert, men ønsker å ha denne i bakkant i tilfelle det skulle være noe. Hvis det ikke skjer noe uforutsett er vi kr over budsjett

123 6318 Oppussing av 35 bad Blåmyra Oppussing av 35 bad Blåmyra (A52) Fremdrift: Prosjekt blir ikke gjennomført Økonomi: Det er ikke mulig å gjennomføre oppussing av Blåmyra da det er helt fult med egne beboere. Vi har ingen konsulenthybler lenger. LL mistet 8 hybler i pga evakuering og skred. Vi ønsker å omdisponere midlene til oppussing av 6 stk hybler i , slik at disse kan benyttes som erstatning for hybler mistet under evakuering. SHA: 6321 Skolen - Nettoutgift salg av to gamle biler og kjøp av en ny Generelle utfordringer: Tjenestebil skolen (Salg av to gamle og kjøp av en ny) (A32) Fremdrift: Bestilt. Forventet mottatt til skolestart. Økonomi: I henhold til budsjett Generelle utfordringer: Ingen 6900 Egenkapitalinnskudd KLP KLP er et gjensidig selskap som er eid av kundene. Kunder i KLP har en plikt til å innbetale egenkapital når det er behov for dette. Behovet vil være årlig. Forventes utbetalt ila 1.halvår. SHA:

124 Oppsummering foreslåtte budsjettendringer Endringer i driftsregnskapet Enhet Korreksjon E11 Administrasjonssjef m/stab E13 Økonomi og IKT E16 Plan og utvikling E17 Eiendom E20 Barn og unge E42 Brann og redning E99 Reduksjon avsetning til disp.fond Endringer i VHP Flytte til Prosjekt VHP energiverk - Sjøvannsanlegg VHP energiverk - Øv komp: UPS Endringer i investeringsbudsjettet Prosjekt Beløp 6046 AP - Boligområder Utvikling nye boliger

125 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Mette Østby Status tjenesteboliger Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Anbefaling: Administrasjonsutvalget anbefaler bruk av omstillingsmidler (10 millioner) til infrastrukturtiltak til de to klare byggetomtene i byen: Infrastruktur til Gruvedalen, herunder ny gang- og sykkelveg jmf. rekkefølgekrav arealplanen. Infrastruktur til Melkeveien Saksopplysninger: Longyearbyen lokalstyre har i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett innmeldt et umiddelbart behov for 20 boenheter. LL kommer i årene fremover til å ha et stort behov for å erverve nye tjenesteboliger, enten via kjøp av brukte boliger, eller i nybyggprosjekter. Bakgrunnen for dette er følgende: Erstatning etter skred og ferdselsforbud: Per dags dato leier Longyearbyen lokalstyre inn 10 stk. enheter fra eksterne aktører; 1 stk. fra UNIS, 1 stk. fra Sparebanken, 1 stk. i privat eie, 7 enheter fra SNSK. Hovedtyngden av boligene ble innleid etter evakueringen i februar Trangboddhet: LL eier 44 hybler på Blåmyra, i størrelse kvm. Beboerne er i hovedsak faste ansatte ved LL. Erfaringsmessig ønsker de fleste beboerne seg at større bosted etter 1-2 år, for å kunne ta imot besøk av familien. Eldre og etablerte arbeidstagere ønsker dette i større grad enn yngre. Noen får opp samboer/ektefelle. Det bor i dag flere par på Blåmyra, og hyblene er ikke tilpasset par. På sikt bør LL gå bort i fra slike boløsninger, for å hindre turnover. Det kan se ut som om arbeidstagere som bor i større leiligheter har lengre arbeidsforhold hos LL. Dårlig bygningsmasse. En stor andel av boligmassen er i dårlig forfatning. Pelene er hovedutfordringen på sagt all eldre bygningsmasse. Selv om pelene rehabiliteres, vil boligene ha en begrenset levetid i forhold til nybyggprosjekter. Nye bygg har i hovedsak peler av stål, og det det peles dypere, ofte til fjell. I sak til Lokalstyret våren 2016 det bevilget 15 millioner til kjøp av tjenesteboliger. Per dags dato er det ikke innkjøpt noen boliger grunnet den uheldige markedssituasjonen. Utvalget av teknisk tilfredsstillende boliger, med beliggenhet utenfor skredsonen, er svært begrenset. Etter evakueringen i uke 45 i 2016, skjøt prisene i været. LL har ikke ønsket å medvirke til ytterlige prisvekst, og har trukket seg fra budrunder. Det er ønskelig å ha disse midlene tilgjengelig fremover, slik at det er mulig å handle raskt, dersom egnede boenheter skulle dukke opp. 125

126 2017/ Side 2 av 2 Longyearbyen lokalstyre har i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett innmeldt et umiddelbart behov for 20 stk. 3-roms boenheter. Disse skal erstatte boliger som har blitt stengt i forbindelse med ferdselsforbud, samt et allerede eksisterende underskudd på boliger. På sikt er behovet ytterligere 20 stk. boenheter, herunder 15 stk. 4 roms og 5 stk. 5 roms. LL mottok i millioner i revidert nasjonalbudsjett, for å bidra til økt sysselsetting. Det ble besluttet i lokalstyret at midlene skulle benyttes til boligutvikling for byen. Vurdering: Det er mål at LL eier tjenesteboliger til egne ansatte, fremfor innleie. Bakgrunnen er at dette gir forutsigbarhet i forhold til antall enheter og leiepris. Økonomisk sett er også dette mest gunstig, da LL sitter igjen med en verdi i eiendommen etter endt nedbetaling. LL ønsker å fremskaffe boliger samarbeid med Statsbyggs prosjekter i Gruvedalen og Melkeveien (Skjæringa Øst). Det vil bli inngått en samarbeidsavtale med Statsbygg der fremdrift, økonomi og roller skal være avklart. Det kan også være aktuelt å kjøpe et mindre antall enheter fra private aktører. Uti fra de konkrete prosjektene som nå står på trappene, forslår LL å benytte omstillingsmidlene (10 millioner) til følgende tiltak: Infrastruktur til Gruvedalen, herunder ny gang- og sykkelveg jmf rekkefølgekrav arealplanen. Infrastruktur til Melkeveien 126

127 Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2017/ Mona Ada Andersen Overordnet beredskapsplan for Longyearbyen lokalstyre 2017 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 17/ Lokalstyret Anbefaling: Administrasjonsutvalget anbefaler at Lokalstyret vedtar overordnet beredskapsplan for Longyearbyen lokalstyre Saksopplysninger: Den 18. desember 2012 ble beredskapsforskriften gjort gjeldende på Svalbard ved innføring av «forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre». LL fikk et større overordnet ansvar for å ivareta innbyggerne og besøkendes trygghet, hvilket stiller store krav til LL i en krisesituasjon. Hensikten med å ha en overordnet beredskapsplan er at alle vet hvem som gjør hva i en krisesituasjon. Vi skal være trygg på at alle tenkelige oppgaver blir tatt tak i og løst på en god måte slik at innbyggerne og tilreisende føler seg godt ivaretatt. Tiltakskortene som inkluderer varslingslister er utarbeidet som separate dokumenter som er tilgjengelig i LLs styringssystem og blir oppdatert fortløpende. Med utgangpunkt i overordnet beredskapsplan fra 2014 samt overordnet ROS-analyse for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 og Svalbard ROS 2017 er denne revisjonen av overordnet beredskapsplan utarbeidet. Vurdering: Administrasjonssjefen vurderer denne planen til å danne et godt rammeverk for LLs beredskapsarbeid. Planen avklarere lovkrav, beredskapsmål, oppgave- og ansvarsfordeling, øvelser samt forvaltning av beredskapsarbeidet og planverket. 1 Overordnet beredskapsplan for Longyearbyen lokalstyre 2017 Andre vedlegg (ikke vedlagt): Ingen 127

128 Overordnet beredskapsplan Longyearbyen lokalstyre 2017 Saksnr.: I 128

129 Versjonsnummer Utarbeidet Faglig godkjent System-godkjent Sist revidert - Dato HWF MAA Forsidebilde: Rolf Johansen i 129

130 Administrasjonssjefens forord Den 18. desember 2012 ble beredskapsforskriften gjort gjeldende på Svalbard ved innføring av «forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre». LL fikk et større overordnet ansvar for å ivareta innbyggerne og besøkendes trygghet, hvilket stiller store krav til LL i en krisesituasjon. Hensikten med å ha en overordnet beredskapsplan er at alle vet hvem som gjør hva i en krisesituasjon. Vi skal være trygg på at alle tenkelige oppgaver blir tatt tak i og løst på en god måte slik at innbyggerne og tilreisende føler seg godt ivaretatt. Med utgangpunkt i overordnet beredskapsplan fra 2014 samt overordnet ROS-analyse for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 og Svalbard ROS 2017 er denne revisjonen av overordnet beredskapsplan utarbeidet. Beredskap er viktig i alle sammenhenger og i alle deler av samfunnet. Kanskje enda viktigere her i Longyearbyen, da vi i mange sammenhenger blir veldig alene, og må klare oss selv over en lengre periode. Lagånden i Longyearbyen er svært god, og jeg opplever at alle ønsker å bidra og gjøre sitt beste når noe uforutsett skjer. Jeg mener derfor at vi har de beste forutsetninger for å håndtere en krisesituasjon. Hege Walør Fagertun Administrasjonssjef ii 130

131 Innholdsfortegnelse Administrasjonssjefens forord...ii 1. Innledning Lovkrav Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre Beredskapen i Longyearbyen lokalstyre Redningstjenesten på Svalbard Beredskapsråd Forhold til annen relevant dokumentasjon Beredskapsprinsipper Forkortelser og begrepsforklaringer Beredskapsanalyse Risikovurdering og dimensjonerende scenarier Krav til beredskapen Longyearbyen lokalstyres krisehåndteringsapparat Fullmakter og forhold til linjeorganisasjonen Beredskapsorganisasjonens inndeling og nivåer Kriseledelsen (krisestab) EPS Boligkontor Evakueringslag Psykososialt kriseteam Infotorg Iverksetting og gjennomføring Lokalisering og tekniske ressurser Ressursoversikt Varsling, varslingslister og mobilisering Gjennomføring av statusmøter Loggføring Rapportering til Sysselmannen Normalisering, avslutning og demobilisering Defuse, evaluering og læring Generelle beredskapsplaner Beredskapsplaner Plan for krisekommunikasjon Situasjonsbestemte planer Læring, systematisk forbedring og revisjoner Planlegging og gjennomføring av øvelser Evaluering av øvelser og reelle hendelser Utarbeidelse og implementering av forbedringstiltak Revisjoner...10 iii 131

132 1. Innledning Katastrofer, alvorlige ulykker og svikt i samfunnsviktige systemer avslører ofte at samfunnet ikke er godt nok forberedt på å håndtere vanskelige situasjoner på en tilfredsstillende måte. Selv mindre forstyrrelser resulterer ofte i vesentlige tap for mennesker, miljø eller virksomheter. Naturkatastrofer har vi alltid måttet leve med, men i tillegg har den tekniske og økonomiske utvikling ført til et stadig økende antall uønskede hendelser, som branner og eksplosjoner, miljøforstyrrelser, driftsforstyrrelser, driftsstans og forsyningssvikt. Med enkle midler kan mange slike situasjoner unngås. Den overordnede beredskapsplanen gir rammene for Longyearbyen lokalstyres (LL) arbeid med beredskap og krisehåndtering. Denne planen skal sikre at alle som har en rolle i håndteringen av beredskaps- og krisesituasjoner er kjent med ansvaret, oppgavene og fullmaktene de har. I tillegg skal planen sikre at de er kjent med: prinsippene for LL sitt beredskaps- og krisehåndteringsarbeid hvordan beredskaps- og krisehåndteringsarbeid er organisert hvordan varsling og mobilisering foregår hvordan evakuering og håndtering av berørte og pårørende foregår hvem LL har grensesnitt mot, og således må forholde seg til hvordan arbeidet med etablering, vedlikehold og forbedring av planverket er organisert hvilke forutsetninger (herunder risikoforståelse) planverket er basert på Planen for håndtering av de antatt viktigste uønskede hendelsene LL kan bli utsatt for er beskrevet i tiltakskort, som er frittstående dokumenter tilknyttet beredskapsplanen. Alle enhetene har egne beredskapsplaner og man håndterer kriser på et så lavt nivå som mulig. 1.1 Lovkrav Den 18. desember 2012 ble beredskapsforskriften gjort gjeldende på Svalbard ved innføring av «forskrift om sivilbeskyttelseslovens anvendelse på Svalbard og om beredskapsplikt for Longyearbyen lokalstyre» 1. LL fikk et større overordnet ansvar for å ivareta innbyggerne og besøkendes trygghet, hvilket stiller store krav til LL i en krisesituasjon. LL skal bl.a.: gjennomføre helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse utarbeide overordnet beredskapsplan plan, mål og prioriteringer for langsiktig strategisk arbeid med samfunnssikkerhet systematisk revisjon av analyser og planarbeid gjennomføre øvelse og opplæring i beredskapsarbeid dokumentering av arbeidet med samfunnssikkerhet 1.2 Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre Longyearbyen ligger på 78ºN og er et moderne familiesamfunn med ca innbyggere. Omkring 70% er nordmenn, men rundt 40 nasjonaliteter er representert. Her finnes både skole, barnehager, energiverkuniversitetssenter, lokalavis, butikker, restauranter, sykehus og kirke. Sports- og kulturlivet er aktivt og variert. Tidligere var Longyearbyen en gruvebosetning, men fra begynnelsen av 1990-tallet har samfunnet endret seg. Mens det før var flere gruver i drift rundt Longyearbyen, er det bare Gruve 7 som er i drift i dag. Der produseres det om lag tonn kull hvorav tonn går til LL sitt kullkraftverk. I dag er turisme, tjenesteyting og forskning/utdanning viktige næringsveier i tillegg til gruvedriften. Svalbard lufthavn har flyforbindelse til fastlandet hele året. Gamlekaia er forsyningspunktet

133 for varer, inkludert dagligvarer samt diesel og bensin. Longyearbyen havn driver Bykaia og eiers av LL. Longyearbyen havn tar imot passasjerbåter og tjenestefartøy. Longyearbyen er bygd opp med tilnærmet de samme rammer som en kommune på fastlandet. I 2002 ble det innført lokaldemokrati i Longyearbyen etter egen modell. Lokalstyret kan sammenlignes med et kommunestyre og er LL sitt øverste organ. Det er administrasjonssjefen som er ansvarlig for LL sin administrasjon. LL har ansvar for bl.a teknisk infrastruktur, skole og barnehage, samfunns- og arealplanlegging, brann og beredskap, barnevern m.m. Lokalstyrets myndighet gjelder innenfor Longyearbyen planområde og er organisert som en to-nivå kommune. 1.3 Beredskapen i Longyearbyen lokalstyre Hensikten med LL sitt arbeid med beredskap og krisehåndtering (inkl. den overordnede beredskapsplanen, de enhetsspesifikke beredskapsplanene, de tilhørende tiltakskortene samt ROS-analysene) er å forebygge kriser og skadebegrense når krisen skjer. Videre håndtere krisen på en tilfredsstillende måte som imøtekommer de akutte behovene, samtidig som det ikke truer LL sin tjenesteproduksjon og økonomi. Målsetningen med beredskaps- og krisehåndteringsarbeidet er at de som har en rolle i beredskaps- og krisehåndteringsarbeidet skal være best mulig forberedt til å møte kriser og ulykker i Longyearbyen. De skal være informert om planverket inkl. tiltakskort slik at varslingsrutiner og sjekklister blir fulgt når en situasjon oppstår. Beredskapsplanens tiltakskort skal sørge for å identifisere hvem som gjør hva, når, hvem som har ansvar for hva, og hvem man skal kontakte i en krisesituasjon. Planen skal bidra til at befolkningen og besøkende får nødvendig og riktig hjelp i krisesituasjoner. Organiseringen av LL sin beredskapsorganisasjon omtales i sin helhet i kapittel 3. LL er ikke en beredskapsorganisasjon. Kun enhet for brann og beredskap har vaktordning. Administrasjonssjefen eller en av sektorsjefene er alltid tilgjengelig i eller i nærheten av Longyearbyen. Praksisen rundt ferieavvikling sikrer at LL til enhver tid har en god 2 133