Private reguleringsforslag. Strakstiltak for reduksjon av kø og saksbehandlingstid.

Transkript

1 Dato: 20. oktober 2009 Byrådssak 1356/09 Byrådet Private reguleringsforslag. Strakstiltak for reduksjon av kø og saksbehandlingstid. KJNO SARK Hva saken gjelder: Bergen kommune har et akutt behov for å redusere saksbehandlingskøen for private reguleringsplaner. Det er iverksatt et prosjekt som skal finne tiltak for å redusere tidsbruken for behandling av private planforslag. Med denne saken legger byråden fram en straksplan for hvordan de utfordringene man står overfor mht. å redusere tidsbruken i plansakene kan møtes. På grunn av iverksettingen av ny planlov ble det våren 2009 utført et krevende arbeid med å få 1. gangs behandlet planforslag som var utarbeidet i medhold av det gamle lovverket. Disse planene måtte legges ut til offentlig ettersyn innen 1. juli Ellers måtte forslagsstillerne ha startet prosessen på nytt i samsvar med den nye loven. Denne prioriteringen medførte at saker til 2. gangs behandling måtte nedprioriteres. Kommunen kom i mål med 1. gangs sakene innenfor 12-ukers fristen, men har nå lengre saksbehandlingstid på 2. gangs sakene. Akkumulerte restanser, herunder en del gamle saker, samt fortsatt stor aktivitet i markedet vedrørende private planforslag gjør at det bl.a. er nødvendig å sette inne økte ressurser for å korte inn saksbehandlingstiden. Dette prosjektet skisserer en rekke tiltak som til sammen vil gi god effekt. Det vises til redegjørelsen nedenfor under saksutredning. Mål og resultater vil bli rapportert i forbindelse med BMS, balansert målstyring, og tertialrapporteringene. Det vil bli utarbeidet egne saker om den ordinære byggesaksbehandlingen og klagebehandlingen knyttet til byggesaker. 1

2 Vedtakskompetanse: I henhold til byrådets fullmakter 2, 3 og 14 har byrådet fullmakt til å treffe beslutninger vedrørende handlingsplan og prosedyrer for behandling av plansaker etter plan- og bygningsloven. Byråd for byutvikling, næring og klima innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Byrådet slutter seg til byrådens straksplan for å redusere tidsbruken knyttet til planprosessene for private reguleringsforslag. 2. Hvorvidt forslagsstiller skal kunne kreve planforslag fremlagt for byrådet i større utstrekning enn de har krav på etter loven, vil bli vurdert i egen byrdåssak, jf punkt 2 e i saksutredningen. 3. Prosjektet skal evalueres innen Lisbeth Iversen byråd for byutvikling, næring og klima 2

3 Saksutredning: Bakgrunn Bergen kommune har iverksatt et prosjekt som tar sikte på å finne tiltak for å redusere tidsbruken for behandling av private planforslag. Med denne saken legger byråden fram en handlingsplan for hvordan de utfordringene man står overfor mht. å redusere tidsbruken i plansakene kan møtes. På grunn av iverksettingen av ny planlov ble det våren 2009 utført et krevende arbeid med å få 1. gangs behandlet planforslag som var utarbeidet i medhold av det gamle lovverket. Disse planene måtte legges ut til offentlig ettersyn innen 1. juli Ellers måtte forslagsstillerne ha startet prosessen på nytt i samsvar med den nye loven. Denne prioriteringen medførte at saker til 2. gangs behandling måtte nedprioriteres. Kommunen kom i mål med 1. gangs sakene innenfor 12-ukers fristen, men har nå lengre saksbehandlingstid på 2. gangs sakene. Akkumulerte restanser, herunder en del gamle saker, samt fortsatt stor aktivitet i markedet vedrørende private planforslag gjør at det er nødvendig å sette inne økte ressurser for å korte inn saksbehandlingstiden. Dette handlingsprogrammet skisserer en rekke tiltak som til sammen vil gi god effekt. Hovedstrategi: 1. Det settes mål om at planprosessen ikke skal ta mer enn 45 uker. 2. Det etableres gjensidig forpliktende avtaler for framdrift i saksbehandlingen mellom kommunen og utbygger. Mål og resultater vil bli rapportert i forbindelse med BMS, balansert målstyring, og tertialrapporteringene. Status for behandling av private planforslag Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i 2008 var i Bergen 714 kalenderdager. Det påpekes at det ikke er den reelle "sakshandlingstiden" som måles. Også forslagstillers egen tidsbruk til revisjoner m.m., samt tidsbruken til den rene politiske behandling inngår. Situasjonen i Bergen preges av at det i noen av plansakene har vært åpnet for svært lange prosesser, gjerne med flere revisjoner. Dette drar opp den gjennomsnittlige tidsbruken. Det påpekes at de lovpålagte fristene i all hovedsak overholdes: det skal maksimalt skal ta 12 uker fra planforslagene mottas i kommunen til vedtaket om utleggelse av planforslag til offentlig ettersyn er fattet. det skal maksimalt ta 12 uker fra KMBY har vedtatt sin innstilling til bystyret har behandlet saken. Problemene med stor tidsbruk er først og fremst knyttet til tidsrommet etter at planforslagene har vært utlagt til offentlig ettersyn og fram til den politiske behandlingen ("2. gangs behandlingen"). Den lange tidsbruken i noen av sakene er et problem bla. fordi det går ut over behandlingen av de øvrige planforslagene, som ellers kunne vært raskere behandlet. Pr. oktober 2009 har kommunen ca. 90 planforslag i prosess. Ca 7 av disse er mellom 2 og 3 år gamle og ytterligere 7 er eldre enn 3 år. I tillegg vil det ventelig innkomme ytterligere 35-3

4 40 nye saker i løpet av det kommende året, basert på erfaringer fra de foregående årene. Det er ikke registrert noen aktivitetsnedgang i markedet når det gjelder private planforslag, slik man kanskje kunne forvente som følge av finanskrisen. Pr. i dag er fagetaten bemannet med 17 saksbehandlere som driver ordinær saksbehandling av reguleringsplaner, én person som bemanner "planmottaket" (rådgiving i oppstartfasen), samt én seksjonsleder. Situasjonen de siste par årene har vært preget av forholdsvis mange oppsigelser og vansker med å rekruttere nyansatte med erfaring og ønsket faglig bakgrunn. Historikk Kommunen har gjennom de senere årene fortløpende justert, utviklet og tilpasset sine arbeidsmåter og rutiner. Bakgrunnen for noe av dette har eksempelvis vært innføringen av parlamentarisme i Bergen, krav om utvikling av internkontrollsystemer / kvalitetssikringssystemer, nye sentralt bestemte krav om at planprogram skal godkjennes i forkant av at reguleringsarbeidene settes i gang, økt bruk av konsekvensutredninger i plansaker, økende krav fra en stadig mer profesjonell eiendomsbransje, økt fokus på fortetting og dermed økt konfliktpotensiale, samt tilpassinger til den nye plan- og bygningsloven. Samlet sett kan man si at kravene til kvalitet og arbeidsinnsats knyttet til saksbehandling i plansaker har økt, og at etaten samtidig har forsøkt å møte disse kravene med tilpassede tiltak. Kommunen har i de senere årene bl.a. nedlagt mye arbeid i tiltak for å lette forslagsstillers møte med det offentlige. Slikt utviklingsarbeid har vært utført av saksbehandlerne ved siden av deres ordinære saksbehandling, og har i perioder åpenbart gått utover saksbehandlingen. Eksempler på tiltak som er gjennomført de senere årene er: det avholdes nå rutinemessige "oppstartmøter" ved starten av planprosessen, hvor rammebetingelser og faglige problemstillinger knyttet til det forestående planarbeidet gjennomgås. Det tilbys i tillegg "underveismøter" for å avklare eventuelle problemstillinger som ikke er fanget opp i oppstartmøtet. Det lages referater fra møtene. Det er utarbeidet en grundig kravspesifikasjon m/ tilhørende veileder for det planmateriellet som skal foreligge ved innsendelse av planforslaget, og som utleveres til forslagsstiller ved oppstartmøtet. Mye fagrelevant stoff er tilrettelagt på Bergen kommunes nettsider. I 2008 nedla fagetaten særlig mye arbeid i rutineutvikling og utarbeidelse av omfattende rutinebeskrivelser tilpasset en ny organisering i fagetaten, - hvor det er lagt vekt på å sikre god kommunikasjon mellom plansaksbehandlerne og byggesaksbehandlerne, for å oppnå god kvalitetssikring og mest mulig enhetlig praksis innenfor etaten. Overnevnte er arbeidskrevende utviklingsarbeid, men det er nå lagt et godt fundament for det arbeidet som skal utføres. For at dette arbeidet skal gi avkastning i henhold til målsettingen med arbeidet er det imidlertid nødvendig å sikre at de involverte brukerne av systemene tar i bruk dette verktøyet og forholder seg til de kravene som stilles. Her ligger det bl.a. noen utfordringer for en del av forslagsstillerne når det gjelder kvaliteten på det planmateriellet som leveres. Framtidige utfordringer og målsettinger Med eksisterende ca 90 plansaker i prosess, samt forventninger om at det vil komme inn ytterligere ca nye saker i løpet av det kommende året, står etaten overfor store utfordringer dersom planprosessenes lengde i løpet av rimelig kort tid skal bringes ned på et akseptabelt nivå. Med bakgrunn i at etaten nå har akkumulert en relativt stor saksrestanse er det ganske klart at etaten ikke vil kunne klare disse målene med dagens produksjon. Byråden legger derfor nå fram et forslag til handlingsplan inneholdende et sett med tiltak, som samlet 4

5 sett vil gi god effekt, dersom de iverksettes og etterleves. Målsetting er at etaten skal ta unna restansesakene og samtidig ta hånd om den fortløpende tilstrømmingen av nye saker. Når restansesakene er avviklet skal den gjennomsnittlige lengde på planprosessene være brakt betydelig ned, til et nivå rundt 45 uker for nye saker, tilsvarende ca. 315 kalenderdager. Det presiseres at dette målet gjelder fra det tidspunktet planforslaget er innlevert hos kommunen til det er ferdig bystyrebehandlet. Den samlede planprosess vil imidlertid i de fleste tilfeller måtte ta en del lenger tid. Etter loven kreves det nemlig av forslagsstiller og kommunen at det, før planforslaget utarbeides og innsendes, skal utarbeides og høres, samt politisk godkjennes et planprogram med evt. tilhørende konsekvensutredningsprogram. Hovedproblemstillinger Mye tid går med til rådgiving og dialog med forslagsstiller. Etter gjennomført høring har det vært åpnet for tidkrevende diskusjoner og "forhandlinger" med forslagsstillerne. Man har i Bergen også hatt en del private reguleringsforslag som ut i fra størrelse og innhold burde ha vært utformet som områdeplaner. Slike store reguleringsplaner får gjerne tunge prosesser. Nøkkelen til å redusere planprosessens lengde ligger etter byrådens vurdering primært i at medgått tid til overnevnte reduseres. Byråden mener det må være en forutsetning at forslagsstiller har klargjort hva som skal bygges i oppstartfasen, slik at behovet for endringer senere i prosessen er lite. Skal man oppnå forbedringer på overnevnte områder så er det etter byrådens vurdering nødvendig at fagetaten gis politisk ryggdekning for å stille strengere krav til forslagsstillerne. Det er nødvendig at forslagstillerne etterlever de kravspesifikasjonene som fagetaten har utarbeidet. Fra politisk hold bør det utvises forsiktighet mht. til å åpne for omkamper. I stedet bør man forvente at en del forslagsstillere i større grad utviser nøkternhet når de utformer sine planer og prosjekter. Forslag til tiltak for å redusere planprosessenes lengde Som det framgår nedenfor inneholder byrådets forslag til handlingsplan en rekke tiltak, som både stiller krav til fagetatens virke, forslagsstillers innsats og de involverte politiske organers evne til å opptre ansvarlig i forhold til målsettingene om redusert tidsbruk. Normal saksbehandlingstid skal ligge innenfor 45 uker, fra planforslaget er mottatt. 1. Planprosjektene skal søkes mest mulig avklaret i oppstartfasen a) Effektiv og god veiledning om rammebetingelser m.m i tidlig fase skal tilstrebes. b) Det forutsettes at planforslagene er utarbeidet i henhold til veilederen og andre formelle formkrav. c) Planprogrammene skal gi mest mulig avklaringer rundt relevante forhold. d) Kommunens mottakskontroll og eventuelle retur av ufullstendige planforslag skal skje innen 2 uker. e) Planer som vedtas utlagt til off. ettersyn skal ha: i. stor sannsynlighet for å kunne godkjennes av bystyret ii. liten sannsynlighet for innsigelse f) I motsatt fall skal kommunen avvise planforslaget og returnere det til forslagsstiller. Dette gjelder planer som behandles etter ny planlov. 5

6 g) Fagetatens terskel for å avklare prinsipielle reguleringsspørsmål gjennom byrådet, i tidlig fase, skal være lav. Fagetaten skal unngå lange diskusjoner med forslagsstiller. 2. Skriftlige avtaler om en gjensidig forpliktende fremdriftsplan a) Fagetaten skal avklare tidsfrister og skriftlig inngå avtale med forslagsstiller om en gjensidig forpliktende fremdriftsplan. b) Eventuelle senere avvik fra fremdriftsplanen skal også avtales. c) 12 ukers fristen for utleggelse til offentlig ettersyn skal overholdes. d) Merknadsfristen på 6 uker ved offentlig ettersyn høring skal overholdes. e) Forslag til reguleringsplaner skal være i samsvar med overordnede planer. Dette betyr at private planforslag som i vesentlig grad avviker fra overordnet plan vil bli avvist. Det understrekes at behandlingen av planforslagene skal følge lovens regler, jf 12-11, blant annet slik at forslagsstiller skal underrettes ved brev dersom kommunen ikke finner grunn til å fremme forslaget. Er forslaget i samsvar med kommuneplanens arealdel eller områderegulering kan avslaget kreves forelagt bystyret. 3. Tidsfrister a) Det skal avtales frister for forslagsstillers revisjoner etter gjennomført høring. b) Ved behov for endring av slik frist skal også dette avtales. c) Dersom forslagsstiller ikke leverer innen den avtalte fristen skal saken forberedes til politisk behandling på de premissene som foreligger, - om nødvendig med negativ innstilling. d) Det skal ikke åpnes for omkamper. Oppstartsprosessen skal i utgangspunktet ha avklart alle rammebetingelsene for planarbeidet og hva forslagsstiller har ønsket med sitt prosjekt. 1. Ekstraordinære tiltak for å rydde i restansesakene a) For å ta unna restansesakene vil det være behov for å oppbemanne etaten i en avgrenset periode. b) Det vil bli iverksatt et ryddeprosjekt, hvor alle de eldre sakene skal gjennomgås. Hensikten er at disse enten skal sluttføres dersom det er mulig, eventuelt at sakene skal avsluttes hvis det ikke ligger til rette for at planforslaget kan videreføres mot en sluttbehandling. Forslagsstiller vil bli skriftlig orientert og gitt anledning til å kommentere forholdet før sakene avsluttes. Ingen eldre planer skal ligge inaktive. c) Det iversettes en god dialog mot KMBY for å sikre at tidsfristene holdes ved politisk behandling d) Byråden vil avholde et straksmøte med næringslivet for å få innspill til ytterligere tiltak. 6