Den gode samtale. -Oppstartsmøter i private plansaker. Mona Hermansen, Bergen kommune, Planmottaket, seksjon byggesak og private planer

Transkript

1 Den gode samtale -Oppstartsmøter i private plansaker Mona Hermansen, Bergen kommune, Planmottaket, seksjon byggesak og private planer

2 Tema for innlegget Vår fremgangsmåte: Bakgrunn Bestilling av oppstartsmøte Kommunens forberedelser Selve oppstartsmøtet (deltakere, mål, agenda) Videre kontakt Oppsummering/ erfaringer Bakgrunn Ca. 80 oppstartsmøter i året Planmottaket har ansvaret for alle oppstartsmøter Ordningen med oppstartsmøte og planmottak i nåværende form har pågått siden 2001

3 Bestilling av møte 1. Forslagsstiller bestiller via e-post, brev, faks eller telefon. 2. Krav om opplysninger/ forbedredelse: Gnr/ bnr, adresse, forslag til avgrensing Formål og omfang (antall boenheter, etasjer, BRA) Adkomstforhold Antatt berørte interresser 3. Får tilbakemelding om møtetidspunkt Kommunens forberedelser Undersøker planstatus Finner frem situasjonskart, ortofoto, skråfoto Drar på befaring hvis nødvendig Sender ut e-post til andre etater i kommunen. Disse kan enten stille på møtet eller gi synspunkt i forkant av møtet Gjør oss opp en foreløpig mening

4 Deltakere Forslagsstiller (utbygger) fagkyndig konsulent 2 personer fra private planer Evt. deltakelse fra andre etater i kommunen el. Statens vegvesen Målsetning for møtet Gjensidig orientering, konstruktiv dialog Avklare aktuelle tema/spørsmål så tidlig som mulig Skape basis for en god plan og en god planprosess Fokus på innholdet i planen og ikke det fremstillingsmessige. Forutsetter fagkyndighet (henviser til veiledningsmateriell). Faglige, foreløpige synspunkt. Avklare, ikke avgjøre

5 Møteagenda i oppstartsmøte 1) FORSLAGSSTILLER LEGGER FREM SINE ØNSKER/ PLANER 2) GJENNOMGANG AV PLANSTATUS 3) INFORMASJON OM EVT. PÅGÅENDE PLANER I OG NÆR OMRÅDET 4) KAN FAGETATEN ANBEFALE OPPSTART? Anbefales Usikker Anbefales ikke Evt. tilråding om prinsippsak etter 30 ved negativ/ usikker

6 5) KAN DET VÆRE AKTUELT MED KONSEKVENSUTREDNING (KU) Hvis tiltakets art tilsier at dette muligens kan være KU-pliktig bes forslagsstiller lage et notat om dette til kommunen 6) GJENNOMGANG AV VIKTIGE TEMA I PLANARBEIDET. Vei- /trafikksituasjon, tilkomst/ avkjørsel Parkering

7 Forurensning / støy Kollektivtilgjengelighet Barn og unges intr. i planområdet. Felles uteoppholdsarealer: Krav til mengde og kvalitet Friluftsliv/grønne intr. Naturvern Landbruk Kulturminner Landskap Estetikk Hensyn til naboer Vassdrag Klima Næring/handel/industri/kontorinteresser Skole/ barnehage Alternativvurderinger

8 7) FORMELLE AVKLARINGSPUNKT: Avgrensning av området Basiskart (behov for forbedringer?) Krav til digitalt materiale (viser til Bergen kommunes internettsider) Varsel om oppstart Viser til maler på kommunens internettsider Tilbyr kvalitetssjekk av annonsetekst, brevtekst og varslingslister Diskuterer evt behov for nabomøter, kontakt med velforening e.l 8) KRAV TIL PLANMATERIALE Viser til referatet fra dette møtet Vil spesifisere kravene nærmere senere i planprosessen (undervegsmøte) Generelt vises til (veiledning til) kravspesifikasjon og kommunens internettsider

9 9) VIDERE FREMDRIFT Undervegsmøte: I møtet går en gjennom de innkomne merknader og evt. en foreløpig skisse til plan Saksbehandler tildeles. Saksbehandler stiller i møtet sammen med planmottaket Kravspesifikasjon utleveres

10

11 VIDERE FREMDRIFT (Forts) Oppsummeringsmøte: En gjennomgang av planforslag og planmateriell like før det leveres inn til behandling. Evt. andre møter ved behov Formål med møteserie Møteserien: Oppstartsmøte, Undervegsmøte Oppsummeringsmøte Samt ordningen med kravspesifikasjon Har som formål å øke: Effektiviteten Kvaliteten på plan og prosess

12 Oppsummering/ erfaringer Vi får bedre planmateriell enn tidligere, både mht fremstilling og innhold, men det er fremdeles stor variasjon i det som kommer inn. Opplever at prosessen går lettere og er mer oversiktelig. God dialog på oppstartsmøtene skaper bedre dialog også senere i prosessen Opplever at man oppnår en gjensidig forståelse av hverandres situasjon Gjensidig nytte. Man får avklart hva som er hovedproblemstillingene tidlig og kan konsentrer seg om disse Mange hyggelige og nyttige møter. Som oftest en god tone. Får gode tilbakemeldinger Konklusjon: Oppstartsmøter er gull verdt