Treffvertveileder Region Nordland

Transkript

1 RØ-001-DOK. Rev Treffvertveileder Region Nordland 1.1 Når et treff er planlagt og treffsted bestemt, skal denne informasjon sendes til regionens treffkoordinator, som melder treffet til Bobilen og Servicekontoret. Dette er viktig, slik at informasjonen kan komme med i førstkommende utgave av Bobilen. Da kommer også en oppdatert oversikt over alle treffene som er planlagt. 1.2 Planlegg hva som skal skje, tema, forskjellige arrangement eller aktiviteter på treffet. Innkjøring fortrinnsvis på fredagen, et bestemt klokkeslett kan være greit. Fredags kveld kan vi samles til en "bli-kjent-kveld". Da kan vi gjerne Presentere oss for hverandre. Del ut eller heng opp informasjon om: - Nødnummer - Legevakt, Ambulanse, Brann og Politi Stedets severdigheter evt. arrangementer 1.3 Hva kan vi gjøre på treffene? Lørdag kan det legges opp til aktiviteter/tema. Det kan for eksempel være: - Turløyper med diverse opplegg underveis Hesteskokasting og andre felles aktiviteter Loddsalg (10kr loddet) be deltakerne å ta med gevinster, sett en prisgrense. 1.5 Klubben har egne regnskapsskjema for treff som brukes til å føre opp inntekter og utgifter. Disse kan fåes fra Leder og Kasserer i regionen eller lastes ned fra nettet. 1.6 Spør noen allerede på fredag om å skrive om treffet, ta bilder samt å sende dette til Bobilen og web ansvarlig for regionen. TREFFVERTMAPPE, INNHOLD: 1. Treffskjema (RØ-001-T) 2. Treffregnskap (RØ-001-TR) 3. Treffvertveileder (RØ-001-DOC) 4. Oppførselsregler (RØ-002-DOC) 5 Alminnelig ansvarsforsikring for treff i NB's regi Dette var i grove trekk det som skal til for å få til et treff. Lykke til!

2 Norsk Bobilforening Region Nordland :e' H U S K E S J E K K E L I S T E B O B I L T R E F F R E G I O N N O R D L A N D FØR TREFFET... Flagget på plass?... Høyttaler/lydanlegg på plass ( der slikt trengs )... Grill(er) på plass?... Grillkull innkjøpt?... Skilting for treffet ordnet... Komite i orden/arbeidsoppgaver for disse... Vester for parkerings/oppstillings anvisere... Bankkonto for treffet, der det måtte være nødvendig... Program m/ eventuelt tilbehør, Kopiert_trykket?..."Velkomstpose" laget. ( Der det utdeles slik )... Førstehjelpskoffert er på plass? Husk også, i samarbeid med plasseier/utleier, å påse at skilting for ferskvann, tømming, brannslukkere, søppel etc. er godt skiltet og kjent for treffdeltagerene. Videre finne egnet plass/hus for fellessamlig, grilling etc. Gevinster til utlodding "tigges" av deltagere og forretninger etc. VIKTIG : For oppstilling av bobilene gjelder følgende på treff i Region Nordland : Det SKAL være minimum 3 meter mellom hver enhet alle veier! Det SKAL oppstilles slik at det lett kan "rømmes" ved brann eller annen krise. Brannbiler og eventuelle ambulanser skal lett komme frem,og også lett kunne snu. Parkeringsanvisere skal være lett kjennelig, med for eks. reflexvester på under innkjøringen. ETTER TREFFET:... Sende flagg, lydanlegg, førstehjelpskoffert etc., tilbake til treffkoordinator Eller til neste treff, dersom det er avtalt.... Sende oppgjør til kasserer/økonomi og bank i region Nordland... Sende kopi av oppgjørsskjema også til leder i Region Nordland

3 ... I samarbeid med plasseier/utleier, rydde og rengjøre på og omkring plassene Bobilene har stått parkert under treffet. Så kan vi med god samvittighet be om å få komme tilbake en annen gang!!

4 1{0-001-TØP. rev Treffvertens økonomiske plikter. 1.1 Samler du inn treffavgiften kontant, eller har du loddsalg, skal pengene telles opp av verten og en treffdeltaker og signeres på et bilag. 1.2 Eventuelt overskudd fra treffet, tilfaller regionen som har godkjent treffet. 1.3 Kvittering for betalt treffavgift til for eksempel Campingplass/grunneier skal følge regnskapet. 1.4 Hver bil skal få kvittering/gjenpart for betalt treffavgift som legges lett synlig i frontruta. 1.5 Alle inntekter og utgifter skal legitimeres med bilag og sendes kassereren i den regionen som treffverten tilhører. 1.6 Eventuelt underskudd dekkes kun av NB, når treffet er godkjent av regionstyret som treffverten sogner til. 1.7 Blir treffavgiften betalt direkte til for eksempel Campingplass/grunneier er det nok å sende melding til kasserer om at det er innbetalt direkte og at det ikke har vært inntekt eller utgift på treffet. 1.8 Treffvert kan få utgiftsdekning på inntil kr 500,- til dekning av treffavgift, telefon, etc. mot bilag. 1.9 På grunn av NB's ansvar i forbindelse med treff og forsikringer, er det kun treff som er godkjent av NB's treff koordinator som er å betrakte som treff i NB's regi. NB's treffkoordinator har ansvaret for å få behandlet treffsøknadene i regionen søknaden gjelder for.

5 RNL-001-TR. Red Norsk Bobilforening TREFF - REGNSKAPSSKJEMA Inntekter og utgifter i anledning arrangementer i Norsk Bobilforening, Region Nordland Treffsted:... dato:... Treffavgift: Antall biler på treffet: Treffavgift pr. bil/person: kr Treffavgift: kr Utgifter: kr Overskudd/underskudd kr Loddsalg: Solgt lodd kr Pris pr. lodd: kr... Utgifter loddsalg: kr Overskudd/underskudd Kr Annen inntekt/utgift: (spesifiser hvilke) Inntekter kr Utgifter kr Overskudd/underskudd kr Totalt overført til konto kr... Overskudd betales inn på klubbens konto nr Utgifter dokumenteres med bilag. Eventuell underskudd dekkes kun når treffet er godkjent av region Nordland og ved framvist kvitteringer og forklaring på hvorfor. Det skal alltid leveres regnskap etter arrangementer. Eventuelle kommentarer Underskrift av to medlemmer: Medlemsnummer og navn Medlemsnummer og navn Dette skjema skrives i to eksemplarer. Originalen med bilag sendes kasserer, kopi av skjema sendes leder.