Kassaboka. for 4H-klubber

Transkript

1 Kassaboka for 4H-klubber

2 Innhold 4H Norge Postboks Skjetten Opplag: 650 Utgivelsesår: 2017 Trykkeri: BK Grafisk Design: Helle Gannestad ISBN: Varenr.: Utgiver: 4H Norge. Om kassaboka...3 Kassererens oppgaver...4 Innbetalinger...5 Økonomisk planlegging...6 Å søke tilskudd...7 Finansieringsplan...8 Budsjett...8 Regnskapsføring...9 Utfylling av klubbregnskap...10 Kassabok...14 Årsavslutning...28 Kommentarer til regnskapet...29 Inventar...30 Sammendrag av regnskapet...31 og 33 Balansekonto...31 og 33 Kassererens kommentarer...32 og 34 Melding fra revisor...32 og 34 Kassererens kommentarer...34 Melding fra revisor...34 Ordliste...35 Viktige frister Kassabok

3 Hei kasserer! Du har fått en viktig og lærerik jobb. Kassaboka skal brukes av den nye kassereren som blir valgt på årsmøtet i 4H-klubben på høsten. Kassaboka brukes for å holde orden på 4H-klubbens økonomi. Den inneholder forskjellige skjema som skal legges inn i medlemsregistret. Boka inneholder også eksempler for å vise hvordan de ulike sidene i boka skal brukes. Alle skjemaene i kassaboka finnes på vår nettside Disse kan du laste ned og bruke på PC-en din. Gå til Aktiviteter/Klubbinfo/Materiell. Filene er laget i Excel og er lette å bruke dersom du kjenner litt til programmet. Du må lagre filene på egen maskin før du begynner å bruke dem. NB! Skjemaer i kassaboka som krever underskrift må skrives ut, signeres med penn og skannes før de legges inn i medlemsregistret. 3

4 Kassererens oppgaver Som kasserer skal du ha oversikt over 4H-klubbens økonomi og regnskap. 4H i fylket arrangerer kurs for styret i 4H-klubben, der dere lærer mer om de ulike vervene. Som kasserer skal du ha oversikt over 4H-klubbens økonomi og regnskap, men resten av styret i 4H-klubben er også ansvarlig for økonomien i 4H-klubben. I en del sammenhenger kreves det at det er en myndig person (over 18 år) som skal forplikte 4H-klubben med sin underskrift. Dette er klubbrådgiverens jobb. Når regnskapet er revidert og godkjent av årsmøtet, er din jobb som kasserer avsluttet. Både klubbrådgiveren og 4H-klubbens revisor skal veilede deg i jobben som kasserer. Bankforbindelser 4H Norge har en samarbeidsavtale med Landkreditt bank, se Landkreditt Bank støtter 4H. 4H-klubben velger selv om de vil ha konto i Landkreditt Bank eller sin lokale bank. De lokale bankene er ofte gode støttespillere for 4H-klubbene. Når nye tillitsvalgte og klubbrådgivere er valgt, må styret sørge for at riktig person eller personer får fullmakt (rett) til å bruke 4H-klubbens konto og ev. nettbank. Det bør være få personer som har fullmakt til å disponere klubbens konto, f.eks. kasserer og en klubbrådgiver. Dette vedtas på et styremøte. Husk å få dette med i møtereferatet! Banken gir deg all nødvendig informasjon om hvordan du går fram for å få endret/nye fullmakter. Registrering av klubber i Frivillighetsregisteret Alle 4H-klubber må registrere seg i 4 Kassabok

5 Frivillighetsregisteret. Gjennom registreringen får 4H-klubben et organisasjonsnummer. Dette krever banken for at klubben skal ha en bankkonto. Ved å være registrert i Frivillighetsregisteret, kan man også bli med i Grasrotandelen til Norsk Tipping. Dermed kan 4H-klubben få ekstra midler til klubbdrifta. Hvordan registrere klubben? Se veiledning på se i Året rundt som klubbrådgiver/leder har, eller ta kontakt med 4H i fylket. 4H-prosjekter Det er medlemmene selv som skal registrere 4H-prosjektet sitt i medlemsregisteret, men styret har også mulighet til å gjøre dette. Før du bestiller 4H-prosjektheftene i nettbutikken, må du ta ut høstfestliste fra rapporter i medlemsregisteret slik at du har oversikt over det du skal bestille. Når medlemmene selv skal betale for heftene, gjør de det ved å overføre penger til klubbens bankkonto. Du lager en egen oversikt for å føre opp pris på heftene og dato når heftene er betalt. Dette må du også føre over til regnskapet. Lodd 4H-loddene kan det være lurt å dele ut til medlemmene sammen med en innbetalingsgiro eller opplysninger om klubbens kontonummer. Da slipper du å ha mye penger i kassa. Når du tar inn kontanter fra medlemmene, er det lurt å lage kvitteringer ferdig på forhånd. Da kan du bare signere kvitteringene etter hvert som du får inn pengene. Mer informasjon om loddsalg og fakturaen for loddene sendes til klubbrådgiveren i februar/mars. Klubbkontingent til 4H Norge På landsmøtet 2016 ble det bestemt at alle klubbene skal betale en kontingent på 700 kroner til 4H Norge, i stedet for at alle klubbrådgiverne betaler egen kontingent. Fakturaen med klubbkontingent til 4H Norge er det kassereren som betaler. 5

6 Ditt ansvar som kasserer Her er en oversikt over hva en kasserer skal gjøre i klubben. Ta vare på 4H-klubbens penger og verdisaker, og samle sammen og oppbevare alle kvitteringer og andre økonomiske papirer. Føre regnskap over alle utgifter og inntekter med bilag for alle poster. Sammen med styret og klubbrådgiverne lage forslag til budsjett og finansieringsplan og passe på at ulike tilskudd blir søkt om til rett tid. Bestille materiell fra 4H Norge. Gi rapport om økonomi på styre- og klubbmøter. Avslutte regnskapet og ordne med melding fra revisor før årsmøtet. Innen 15. desember levere disse skjemaene i medlemsregistret: - Sammendrag av regnskap - Balansekonto - Melding fra revisor Ta vare på klubbens eiendeler hvis klubben ikke har valgt noen til dette. Sørge for at klubbens kontantkasse aldri inneholder mye kontanter, og at store kontantbeløp snarest mulig blir satt inn på konto i bank. Hvis medlemmene skal betale lokal kontingent til klubben, skal du kreve inn denne. Lokalkontingenten kommer i såfall i tillegg til kontingenten alle medlemmer får på egen giro og betaler direkte til 4H Norge. Søke tilskudd til klubbdrifta, f.eks. fra banker, kommune, støtteordninger fra 4H Norge etc. 6

7 Økonomisk planlegging Alle klubber lager årsplan over hva som skal skje i klubben i løpet av et år. De fleste aktiviteter koster penger. Det er derfor viktig at klubben vet: Hvor mange penger den har å bruke på aktiviteter. Hvordan klubben skal klare å få inn mer penger til aktiviteter. Alt dette settes opp i klubbens budsjett og finansieringsplan, som er en naturlig del av klubbens årsplan. Når klubben søker om penger fra andre, er det smart å legge ved en kopi av budsjettet for å vise at dere har kontroll på klubbens økonomi. Forslag til framgangsmåte for klubben: Lag årsplan. Lag budsjett der dere prøver å beregne hva de ulike arrangementene vil koste. Lag deretter en finansieringsplan som viser hvor dere har tenkt at pengene skal komme fra, dvs. hva 4H-klubben skal gjøre selv for å få inn penger og hvem dere skal søke om tilskudd fra. Budsjett og finansieringsplan Før årsmøtet skal det gamle styret lage forslag til årsplan og budsjett som skal behandles på årsmøtet. Regnskap fra tidligere år kan være til god hjelp for den økonomiske planleggingen. Når budsjett og finansieringsplan er vedtatt, skal det skrives inn i den nye kassaboka, så styret og kassereren har det å arbeide etter gjennom året. På neste side ser du et eksempel på en 4H-klubbs budsjett og finansieringsplan. Budsjett Klubben regner med å ha like store inntekter som utgifter både for medlemsavgift og 4H-prosjekthefter. En må likevel ta det med i budsjettet for å kunne beregne hvor mye penger klubben trenger til ulike tider. Kassereren betaler f.eks. ofte alle 4H-prosjektheftene før hvert medlem betaler sitt hefte, og da må det være nok penger til å betale med. De ulike postene i budsjettet vil dere finne igjen som navn på kontiene i regnskapet og som poster i regnskapssammendraget. Når navnet på postene er de samme alle steder, er det lettere å holde oversikt over 4H-klubbens økonomi. 7

8 Budsjett og finansieringsplan Utgifter Inntekter Vi skal søke støtte fra kommunen og fra Sanitetsforeningen. Sist år fikk vi kr fra kommunen og kr fra Bondelaget. Tilskudd 2500 Klubbkontingenten foreslås satt til det samme Frifond 4000 som i fjor, kr. 150 pr. medlem. Klubbkontingent 3750 Vi regner med 25 medlemmer neste år 4H-prosjekthefter Prosjektheftene regner vi med like store 4H-lodd utgifter og inntekter for. Utstyr og materiell 1500 Vi skal ha en klubbleir, men der regner vi med Arrangement at deltakeravgiften skal dekke kostnadene. Kurs 2900 På høstfesten skal vi ha lotteri for å dekke kostnadene. I tillegg regner vi med å få penger fra Frifondordningen. Forventet beløp er kr Fordi vi forventer bra med inntekter ønsker vi å bruke litt penger på å kurse medlemmene våre. Blant annet ønsker flere medlemmer å gå på teaterkurs for å lage fin underholdning til høstfesten Sum Beregnet overskudd/underskudd 6850 Sum For Trollskogen 4H-klubb, år 20XX 8

9 Å søke tilskudd Her står det hvor klubben planlegger at pengene skal komme fra. Faste tilskudd skal det noteres her. Frifondmidler er penger fra Norsk Tipping som skal gå til å skape lokal aktivitet. Klubbene søker innen 15.desember ved å: registrere årsmelding i medlemsregisteret registrere årsrapport i medlemsregisteret legge inn årsplan for kommende år i medlemsregisteret legge inn skjemaer (sammendrag av regnskapet + balansekonto og melding fra revisor) fra kassaboka i medlemsregisteret. 4H Norge sender så i april året etter en samlet søknad som behandles av LNU, Landsrådet for norske barneog ungdomsorganisasjoner. 4H Norge får overført pengene i en samlet sum i perioden juni-oktober, og lager en fordelingsliste ut fra de klubbene som har levert nødvendig dokumentasjon. Denne sendes til 4H-kontoret i fylket for å sjekke at det ikke har blitt gjort noen feil. Pengene overføres så fort som mulig til de klubbene som har levert nødvendig dokumentasjon innen 15. desember året før. Støtten hver klubb får beregnes ut fra et grunnbeløp pr. klubb og et tillegg pr. medlem under 26 år pr forrige år. Klubber som ikke får tildelt Frifondmidler kan klage innen tre uker etter at de ble kjent med at tildeling har blitt gjort. Klagen sendes til 4hnorge@4h.no. Klagen blir behandlet av administrasjonsleder i 4H Norge, som tar endelig stilling til saken. Innen 31. mai må klubbene fylle ut en rapport i medlemsregistert for å vise hva de har brukt pengene til. Klubber som ikke leverer rapport, eller rapporterer mindre forbruk enn de er tildelt, må betale tilbake. Faktura sendes fra 4H Norge i slutten av august. For fullstendige retningslinjer se: Lokale støtteordninger Kommunen: har ofte støtteordninger til kultur- og ungdomsarbeid. Den lokale banken/sparebanken Lokalbutikken, kanskje kan de sponse mat til en tur? Den lokale sportsbutikken, søk om støtte til kjøp av friluftsutstyr Prosjektstøtte Prosjektstøtteordninger er ofte knyttet til kampanjer og gjelder for kortere tid. Har klubben planer eller får ideer om aktiviteter som passer med tema det gis prosjektstøtte til, så er det om å gjøre å søke om penger så fort som mulig! Når dere søker prosjektstøtte må dere beskrive 9

10 prosjektet dere vil gjennomføre, og fortelle hvilke mål dere har for prosjektet. Et prosjekt kan bygges opp som et 4H-prosjekt med plan og budsjett på forhånd, gjennomføring og til slutt regnskap og rapport. Andre inntektskilder Legater, se Legathåndboken. Den kan enten lånes på biblioteket, kjøpes i bokhandelen, eller leses på Loddsalg, selge ekstra 4H-lodd Selge ting som blir laget i 4H-prosjektene Gjennomføre studieringer som kvalifiserer til støtte fra Studieforbundet Loddsalg/åresalg på høstfesten. Legg litt arbeid i å skaffe fine, gratis gevinster som dere stiller ut på et godt synlig sted før høstfesten starter. Ta på seg dugnadsarbeid i nærmiljøet; maling, rydding, samle inn tomflasker osv. Er det noen i klubben som har kontakter i større selskap som trenger hjelp til noe? Følg med i aviser og på nettet, og ha ører og øyne åpne! 4H Norge søker om momskompensasjon på vegne av alle 4H-klubbene. For at hver klubb skal motta kompensasjonen, må klubben levere revisorgodkjent regnskap innen 15. desember. Husk at både kasserer og revisor må signere med penn! Huskeliste for søknader Søknader om støtte bør inneholde: 4H-klubbens navn og adresse. Kontaktperson, leder eller klubbrådgiver. Kort presentasjon av 4H-klubben. Medlemstall siste år. Antall møter og aktiviteter siste år. Viktige vedlegg kan være: Årsmelding, fra siste års møtebok. Årsplan, fra ny møtebok. Regnskap, fra siste års kassabok. Budsjett, fra ny kassabok. Hvis klubben har fått tilskudd eller gaver, er det viktig å sende en takk. De som har gitt støtte inviteres gjerne til høstfesten. 10

11 Finansieringsplan Budsjett Utgifter Inntekter Sum Beregnet overskudd/underskudd Sum For... 4H-klubb, år... 11

12 Regnskapsføring Regnskapet blir enklere å gjøre med disse reglene i bakhodet. Et regnskap skal gi oss svar på disse spørsmålene: Hvor mye penger har gått ut og inn fra klubben? Hva er pengene brukt til? Hvor er pengene kommet fra? Som kasserer skal du alltid kunne svare på disse spørsmålene. Husk derfor alltid på å få kvitteringer/ bilag for alt kjøp og salg, og ta godt vare på dem! Regnskapet føres i ei kassabok. I 4H sin kassabok bruker vi det som kalles dobbelt regnskap, dvs. at penger som går ut eller inn skal føres på to forskjellige steder. 1. Hovedkontiene: kasse og bankkonti. De viser hvor mye penger som går ut og inn av klubbens kontantkasse eller av bankkontiene. 2. Posteringskontiene: Disse viser hva pengene er brukt til eller hvor de kommer fra. F.eks. skal kjøp av prosjekthefter føres som beløp ut av klubbens bankkonto og i tillegg skal den føres på posteringskonto for 4H-materiell. I kassaboka skal klubben skrive inn navn på de posteringskonti den har bruk for. Disse bør ha samme navn som postene i budsjettet. Se eksempler på posteringskontoer på side 14. I dobbelt regnskap skal alle poster føres en gang i debet og en gang i kredit. En utbetaling skal først føres på kreditsiden (penger ut) på kasse eller konto i bank/post. Deretter føres den på debetsiden på den 12

13 posteringskontoen det gjelder. Det omvendte gjelder for innbetalinger. Kassa kan ikke være i minus. Hvis noen legger ut penger for klubben, må det føres opp som gjeld. Noen regler for regnskapsføring Hold alltid regnskapet i orden, før inn alle utgifter og inntekter med en gang, så du ikke glemmer noe. Det er viktig å føre regnskapet fortløpende, bl.a. for å kunne sammenligne med kontoutskrifter. Husk å få bilag til alle ut- og innbetalinger. Nummerer bilagene løpende og sett dem inn i en perm. Fører du regnskap for hånd, skal du ikke bruke blyant. Skriver du feil, skal du ikke bruke korrekturlakk, men sette en strek over feilen, og føre det opp riktig på ny linje. Fører du regnskap i Excel, er det jo enkelt å rette opp feil. Skriv på hver linje, det skal ikke være tomme linjer i regnskapet, men spar siste linje til summering. Når du har ført helt ned til nest siste linje på siden, summerer du alle postene du har ført, bortsett fra eventuelt beholdning fra forrige regnskapsår.tallene fører du inn øverst på neste side. Penger UT = kredit på kasse eller konto i bank/post og debet på posteringskonto. Penger INN = debet på kasse eller konto i bank/post og kredit på posteringskonto. Et bilag (en kvittering) skal inneholde: Nummer og årstall Navn på mottaker og avsender Beløp Hva bilaget gjelder Dato Underskrift

14 Eksempel på klubbregnskap På denne siden ser du et tenkt 4H-klubbregnskap. Tallene er kun eksempler. I kontorubrikkene (linja over debet og kredit) er det ført inn de kontonavn som 4H-klubben pleier å bruke. Det er de samme navnene som er med i budsjettet. I teksten under skal vi se på bruken av kassaboka. Tallene foran hvert punkt henviser til tallene helt ytterst på hver linje i kassaboka. Bilag Kasse Bank Tilskudd Kontingent Dato Tekst nr. Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit 4H-prosjekthefter 4H-lodd Utstyr og matr. Arrangement Diverse Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Tekst Debet Kredit xx Beholdning fra foregående år xx Rente xx Kjøpt 4H-prosjekthefter og utstyr xx Klubbkontingent xx Solgt 4H-prosjekthefter til medlemmene xx Tilskudd fra Bondelaget xx Materiell til studiering xx Loddpenger fra medlemmene xx Satt inn i banken xx Overskudd asp.leir (se egen oversikt) xx Betalt loddpenger til 4H Norge xx Tilskudd til studiering xx Kaffe, lys, brus med mer til høstfest xx Overskudd høstfestlotteri xx Delt.avg. På klubbrådgiversamling xx Tilskudd fra Frifond Renter 90 Klubbrådg.saml. 750 Sum Beholdning fra foregående år Sum Beholdning xx Sum ,00 14

15 Klubbregnskap Her har du en trinnvis oversikt over hvordan du går fram med et klubbregnskap. 1. Slik starter du De fleste regnskap starter 1.1. og avsluttes det samme året, dette kalles et regnskapsår. I 4H starter regnskapsåret etter årsmøtet og avsluttes før neste årsmøte skal avholdes. Regnskapet åpnes på første rad. Her fører du beholdningen (de pengene klubben har i kontanter og/eller i banken) ved regnskapsårets begynnelse inn på debetsiden under kasse og konto i bank/post. Hvis 4H-klubben har gjeld når regnskapet åpnes, skal den føres på kreditsiden, på en spesiell konto for gjeld eller på diversekonto (med ordet gjeld skrevet på tekstsiden). Det er en tydelig strek under disse åpningspostene. De skal ikke regnes med før regnskapet gjøres opp ved slutten av regnskapsåret. I kolonnen for Tekst skriver du inn med ord hva beløpet du fører gjelder, f.eks. innbetalt kontingent. 2. Bruk av diversekontoen Kassereren får beskjed fra banken om at renter for året ble kr. 90,-. Dette føres til debet på bankkontoen. Det er ingen posteringskonto for renter i oppsettet her, derfor føres renten på kr. 90,- til kredit på Diverse og ordet renter i tekstkolonnen. 3. Fordeling på flere konti Kr ,- for 4H-prosjekthefter og klubbutstyr føres til kredit på bankkontoen. Dette er betaling for to ulike ting. Det blir derfor fordelt på to ulike posteringskonti. Kr ,- føres til debet på kontoen 4H-prosjekthefter og kr. 200,- til debet på kontoen Utstyr og materiell. Denne fordelingen er den samme som på fakturaen/regningen. 4. Klubbkontingent Hvis medlemmene betaler kontingent til klubben, skal du kreve inn denne. Klubbkontingent må ikke forveksles med den kontingenten alle klubbene betaler inn til 4H Norge. Hvert enkelt medlem betaler selv sin kontingent til 4H Norge. Eksempel Klubben har 25 medlemmer som har betalt klubb-kontingent på kr. 150,- hver. Alle har betalt innen fristen: 25 medlemmer x kr. 150,- = kr ,-. Kr 3 750,- føres til debet på bankkontoen, og til kredit på kontoen Kontingent. 5. Salg av 4H-prosjekthefter På klubbmøtene betaler medlemmene for 4H-prosjektheftene sine. Pengene kommer inn i kassen. 15

16 Kr ,- føres til debet på kassekontoen og til kredit på kontoen 4H-prosjekthefter. Du må holde orden på hvem som har bestilt de ulike prosjektheftene. 6. Tilskudd 4H-klubben mottar kr ,- i tilskudd fra det lokale Bondelaget. Dette blir betalt direkte fra Bondelagets bankkonto til 4H-klubbens bankkonto. Kr 1 000,- føres til debet på bankkontoen og til kredit på kontoen Tilskudd. 7. Kontante kjøp Til en studiering for medlemmene blir det kjøpt noen bøker som betales kontant. Kr 670,- føres til kredit på kassekontoen og til debet på Utstyr og materiell. Husk å få kvittering i butikken! 8. Loddsalg 4H-klubben hadde siste år 25 medlemmer og har fått tildelt for salg 15 4H-lodd à kr 20,- pr. medlem. Du har ført opp utdelte lodd og betaling for disse i medlemsoversikten. Kr ,- føres til debet på kassekontoen og til kredit på 4H-lodd. 9. Innskudd i bank Dersom klubben har mye penger liggende i kontantkassa, bør de sette penger inn i banken. Beløpet føres til kredit på kassekontoen og til debet på bankkontoen (pengene har gått ut av kassen og inn i banken). Kr ,- settes inn i banken. 10. Overskudd etter aspirantleir Klubben arrangerte aspirantleir i juni. For litt store arrangement er det vanlig å lage egne regnskap og kun føre over-/underskudd inn i hovedregnskapet. Ifølge leirregnskapet ble det overskudd på kr ,-. Kr ,- føres debet på bankkonto og kredit på Arrangement. 11. Innbetaling av loddpenger 4H-klubben skal betale loddfaktura som de har fått fra 4H Norge. Denne summen føres til kredit på bankkontoen. Posteringskontoen er 4H-lodd, der den samme summen føres til debet. 12. Studieringer Rapport for gjennomført studiering er sendt til Studieforbundet natur og miljø, og 4H-klubben har fått utbetalt tilskudd. Kr. 810,- er innbetalt på bankkonto og ført til debet på bankkontoen og til kredit på Tilskudd. 13. Innkjøp til høstfest Kr. 370,- føres til kredit kasse og på debet Arrangement. 14. Overskudd loddsalg høstfest Kr. 630,- føres til debet på kassakontoen og til kredit på Arrangement. 15. Klubbrådgiverkurs 4H-klubben betaler kr. 750,- i kursavgift for klubbrådgiverkurs. Dette føres til kredit på bankkontoen og til debet på Diverse med klubbrådgiverkurs på tekstlinjen. 16. Frifond 4H-klubben er tildelt kr ,- fra Frifond. Dette er penger som overføres fra 4H sin bankkonto sentralt direkte til 4H-klubben sin bankkonto. Pengene føres til debet på bankkontoen, og til kredit på Tilskudd. 17. Slik avslutter du I sum 1 er alle poster summert, men beholdningen på linje 1 øverst på siden skal ikke regnes med, bruk et eget ark og legg sammen debetsummene og kreditsummene hver for seg. 16

17 Eksempel på kontrollsummering av debet- og til debet, skal begge disse totalsummene bli like hvis kreditsummene: regnskapet er rett ført. Kasse Bank Debet Kasse Bank H-prosjekthefter H-lodd Utstyr og materiell 870 Arrangement 370 Diverse 750 Sum Kredit Kasse Bank Tilskudd Kontingent H-prosjekthefter H-lodd Arrangement Diverse 90 Sum Ettersom alle poster er ført en gang til kredit og en gang Denne kontrollen må du gjøre på hver side før du overfører summene til neste side. Da er det lettere å oppdage feilføringer og det blir enklere å gi kassarapport på styre- eller klubbmøter. Stemmer ikke summene, må du sjekke at alt er ført dobbelt (på debet og kredit) og at det er ført opp på rett side av kontoen. 18. Beholdning ved regnskapsstart Her er beholdningen ved regnskapsårets begynnelse, , ført inn, fra kassa kr 695,- og fra bank kr 3 060,-. Dette er de samme tallene som på linje Sum 2 I sum 2 er sum 1 og beholdningen lagt sammen. Kasse Bank Sum Beholdning Sum Beholdning ved regnskapsslutt Beholdningen ved regnskapsårets slutt, Dette regnes ut ved at sum 2 kredit trekkes fra sum 2 debet for kasse og bank. Debet Kredit Beholdning Disse summene skal stemme med det som finnes i kassen og på bankkontoen. Stemmer det ikke, må det sjekkes at alle utgifter og inntekter er med i regnskapet og at ingenting er tatt med to ganger. Beholdningen står her på kreditsiden. Når den føres over til den nye kassaboka for neste regnskapsår, blir den ført på debetsiden på første linje. 21. Sum 3 Til slutt er sum 2 og beholdningen ved regnskapsårets slutt lagt sammen. I sum 3 skal summene på debet og kredit for kasse være like, og summene i debet og kredit for bank skal også være like. Årsavslutning Når regnskapet er avsluttet skal regnskapssammendrag og balansekonto settes opp. Dette er vist på s

18 Kassabok Dato Tekst Bilag nr. Overført fra forrige side: Kasse Bank Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Overføres til neste side: 18

19 Når du har ført ferdig siden skal alle kolonner summer overføres til neste side. Beholdning fra foregående år skal ikke være med i summene. Det er lurt å gjøre kontrollsummering av debet- og kreditsummene før du overfører til neste side. Når debetsum og kreditsum er like, er regnskapet riktig ført. Stemmer ikke summene, må du sjekke at alt er ført dobbelt (på debet og kredit), og at alt er ført på riktig side av kontoen. Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Tekst Debet Kredit Diverse Debetsum = Kreditsum = 19

20 Dato Tekst Bilag nr. Overført fra forrige side: Kasse Bank Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Overføres til neste side: 20

21 Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Tekst Debet Kredit Diverse Debetsum = Kreditsum = 21

22 Dato Tekst Bilag nr. Overført fra forrige side: Kasse Bank Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Overføres til neste side: 22

23 Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Tekst Debet Kredit Diverse Debetsum = Kreditsum = 23

24 Dato Tekst Bilag nr. Overført fra forrige side: Kasse Bank Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Overføres til neste side: 24

25 Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Tekst Debet Kredit Diverse Debetsum = Kreditsum = 25

26 Dato Tekst Bilag nr. Overført fra forrige side: Kasse Bank Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Overføres til neste side: 26

27 Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Tekst Debet Kredit Diverse Debetsum = Kreditsum = 27

28 Årsavslutning Her har du en trinnvis oversikt over hvordan du går fram med et klubbregnskap. Ved 4H-årets slutt skal regnskapssidene summeres, og forhåpentligvis stemmer alt. For å få oversikt over klubbens økonomi må vi sette opp et regnskapssammendrag og en balansekonto. Regnskapssammendrag: Oversikt som viser hvilke inntekter og utgifter vi har hatt det siste året og om klubben har gått med overskudd eller underskudd. Balansekonto: Oversikt som viser hva klubben faktisk har av eiendeler og egenkapital og hva klubben eventuelt skylder. På årsmøtet skal kassereren legge fram regnskapssammendrag og balansekonto. Når klubben senere skal sende søknader om tilskudd, kan disse legges ved sammen med budsjett for neste år. Regnskapssammendrag Det er bare posteringskontiene (ikke kasse og bank) som skal brukes i regnskapssammendraget. I første kolonne føres navnene på kontiene. Er det få poster i diversekontoen, kan hver enkelt føres inn på regnskapssammendraget. Er det mange ulike poster, må det bli en samlet diversepost også i regnskapssammendraget. Etter at alle navnene er ført inn, skal summene fra regnskapet (sum 1 i regnskapseksempelet) føres over. Debetsummene føres på utgiftsiden og kreditsummene på inntektssiden. I sum 1 er utgifter og inntekter lagt sammen i hver sin kolonne, og på neste linje blir årets overskudd/ underskudd utregnet ( = ). Er inntektene større enn utgiftene, blir det overskudd. Et overskudd føres under utgiftssummen (11 415). Er utgiftene større enn inntektene, blir det underskudd. Et underskudd skal føres under inntektssummen. I sum 2 er sum 1 og overskudd/underskudd lagt sammen/trukket fra ( = ). Summene under utgifter og inntekter skal nå være like. Balansekonto For å gjøre opp balansekontoen skal du bruke opplysningene fra kasse og bank-konti. Eiendeler viser hva 4H-klubben har i kasse og bank når regnskapet er ferdig. Her fører du over beholdningen fra regnskapet og summerer dette ( = ). Under Gjeld og egenkapital føres beholdningen ved regnskapsårets begynnelse (695 på kasse og på bank) inn. Til sist blir årets overskudd eller underskudd fra regnskapssammendraget lagt til eller trukket fra (11 415). Et underskudd trekkes fra for å vise at eiendelene (kasse og bank) har minket i løpet av året. Et over-skudd blir lagt til og viser at eiendelene (kasse og bank) har økt. Sum Eiendeler og Gjeld og egenkapital skal nå være like (11 430). Da stemmer hele regnskapet. 28

29 Kassererens kommentarer til regnskapet Når regnskapssammendraget er ferdig, skal det sammenlignes med budsjettet. Er det store avvik (forskjeller) mellom budsjettet og regnskapsammendraget, så skal du skrive noe om hva dette skyldes. Disse opplysningene skal legges fram på årsmøtet. Er det andre opplysninger du synes burde komme fram i forbindelse med din jobb som kasserer, kan du skrive litt om det her. Sammendrag av regnskapet Balansekonto Skal sendes 4H i fylket innen 15. desember Kontonavn Utgifter Inntekter Eiendeler Kroner Tilskudd Kasse Kontingent Konto nr.: Prosjekthefter Konto nr.: 4H-lodd Utstyr og Matriell 870 Arrangement Klubbrådgiverkurs (Diversekonto) 750 Renter (Diversekonto) 90 Sum Gjeld og egenkapital Kroner Beholdning ved årets begynnelse, kasse Beholdning ved årets begynnelse, kto. nr Beholdning ved årets begynnelse, kto. nr. Sum Årets overskudd/underskudd Årets overskudd/underskudd Sum Sum For Trollskogen 4H-klubb i Troll kommune Troms fylke XX Troll Elise Svendsen Kim Nicolaysen Dato Sted Kasserer Revisor På årsmøtet velger klubben en revisor som skal sjekke regnskapet og klubbens økonomi. Revisor skal være en myndig person som kassereren kan få hjelp av hvis det er problemer underveis. Revisjon Revisors oppgaver før årsmøtet: kontrollere at kasse og bank/post stemmer med det som står i regnskapet, og at alle poster er rettført sjekke bilagene og godkjenne dem kontrollere regnskapssammendrag og balansekonto og undertegne dem sammen med kassereren skrive revisjonsmelding om hvordan regnskapet er ført, og gi kommentarer til klubbens økonomi. Revisjonsmeldingen skal leses opp på årsmøtet. Kassererens kommentarer Det var ikke mange medlemmer som ønsket å gå på teaterkurs, derfor er utgiften på kurs liten i forhold til budsjettet. Jeg hadde ikke fått med meg søknadsfristen for å søke støtte fra kommunen, så derfor fikk ikke klubben støtte fra kommunen i år. Melding fra revisor Skal sendes 4H i fylket innen 15. desember Jeg har gått gjennom regnskapet for Trollskogen 4H for 20xx. Jeg har kontrollert bilag, kontoutskrifter og annet av betydning for klubbens økonomi. Regnskapet er nøyaktig og godt ført. Det er bilag for alle posteringer. Resultatet stemmer ikke helt med budsjett, men kasserer har gitt forklaring på avviket. Overskuddet kunne imidlertid vært enda større dersom klubben hadde husket å søke støtte fra kommunen Det brukes forholdsvis lite penger på arrangementer. Det er viktig å huske at midlene fra Frifond er ment til å øke lokal aktivitet. Jeg vil minne styret og klubbrådgivere om å undersøke hvilke søknadsfrister som gjelder for kommunen og evt. andre og huske å sende søknad i tide. Trollskogen, XX Trollskogen, xx Sted Dato Sted Dato Elise Svendsen Kasserer Kim Nicolaysen Revisor 29

30 Inventar Inventarliste for 4H-klubb Dato: Styret skal holde oversikt over 4H-klubbens eiendeler. Inventar Beskrivelse Oppbevaringssted Antatt verdi Før opp det klubben eier av ulike ting på lista over inventar. Det kan være volleyballer, lavvoer, telt, 4H-prosjekthefter og annet materiell. Lista bør lages sammen med årsavslutningen hvert år. Gå samtidig gjennom eiendelene. Bør noe som ikke er i bruk selges, gis bort eller kastes? Sjekk 4H-prosjektheftene. De som ikke står på nettsidene til 4H Norge, bør arkiveres eller kastes. 30

31 Skal legges inn i medlemsregisteret innen 15.desember Sammendrag av regnskapet Balansekonto Utgifter Inntekter Eiendeler Kroner Kasse Konto nr. Sum Gjeld og egenkapital Kroner Beholdning ved årets begynnelse, kasse Beholdning ved årets begynnelse, bankkto. nr. Sum 1 Årets overskudd/underskudd Sum 2 Årets overskudd/underkudd Sum For... 4H-klubb i... kommune i... fylke Dato... Sted... Kasserer... Revisor... 31

32 Skal legges inn i medlemsregisteret innen 15.desember Kassererens kommentarer Melding fra revisor Tildelte frifondpenger:... Er årets Frifondpengene brukt opp? Ja... Nei... Hvis ikke, hvor mange kroner har klubben igjen til bruk neste år?... kr Husk at endelig rapport må leveres 31. mai! Sted... Dato... Sted... Dato... Kasserer... Revisor... 32

33 Ordliste Viktige frister Balansekonto Oversikt som viser hva klubben faktisk har av eiendeler og egenkapital og hva klubben eventuelt skylder. Bilag Et bilag er en dokumentasjon på penger som har gått ut eller inn av klubben sin bankkonto eller kasse. Budsjett Budsjett er et overslag eller en foreløpig beregning av kommemde inntekter og utgifter. Budsjettet er tidsavgrenset, ofte for ett år av gangen. Egenkapital Det klubben faktisk eier. Eiendeler = egenkapital + gjeld. Faktura Et annet ord for regning. Å fakturere betyr å skrive en faktura eller regning. Finansiering Finansiering er det samme som å skaffe penger til et prosjekt eller et tiltak. Kassarapport Kassarapport er en oppsummering/rapport over den økonomiske stillingen i øyeblikket. Den forteller hvor stor beholdningen er akkurat nå og hvor mye som er brukt siden siste rapport. Kontingent Kontingent er penger som en betaler for å være medlem i en organisasjon og få tilgang til organisasjonens tilbud til sine medlemmer. Regnskap Et regnskap er en oversikt over inntekter og utgifter i løpet av en periode. Regnskapssammendrag Oversikt som viser hvilke inntekter og utgifter klubben har hatt det siste året og om klubben har gått med overskudd eller underskudd. Revisor Revisor er en regnskapskyndig person som gjennomgår et regnskap for å se at det ikke inneholder feil eller mangler. Revisor kan ikke være i familie med noen i styret. Tilskudd Å få tilskudd er det samme som å få økonomisk støtte. Årsavslutning Hvert år avsluttes regnskapsåret før årsmøtet. Når regnskapssidene er ferdig summert og alt stemmer, skal regnaskapssammendrag og balansekonto settes opp. Dette kalles årsavslutning. Faktura for loddsalg Faktura for loddene i landslotteriet sendes til klubbene samtidig med loddene. Betalingsfristen er 1. september. Kontonummer for lotteriinnbetaling Frifondmidler og momskompensasjon For å få tildelt frifondmidler og momskompensasjon må klubben innen 15.desember: legge inn årsmelding i medlemsregisteret legge inn årsrapport i medlemsregisteret legge inn årsplan for kommende år i medlemsregisteret legge inn skjemaer (sammendrag av regnskapet, balansekonto og melding fra revisor) fra kassaboka i medlemsregisteret på Kassererens kommentar som skal sendes til 4H i fylket er det viktig at kassereren skriver noen ord om hva pengene er brukt til, og svarer på spørsmålet om alle pengene er brukt opp eller ikke. Rapporteringsfrist for Frifondsmidlene er 31. mai. Høstfestmateriell Høstfestmateriell bestilles ved å logge seg inn i nettbutikken med klubbens medlemsnummer. Frist for bestilling: 10.september. 33

34 34

35 35

36 ISBN