Årsreferat 17. mai komiteen 2014

Transkript

1 Årsreferat 17. mai komiteen 2014 Ved Austrått/ Iglemyr barneskoler Komitéen: Bestod i år av 4 stk (anbefaler 6 stk pga arbeidsmengden) Leder: Aina Haukland Jårvik (Austrått skole) Tlf: , e-post: ainajaha@lyse.net Håvar Eiane skretting (Austrått Skole) Tlf: , e-post:havar.skretting@mail.com Ingvild Harila Feed (Iglemyr skole) Tlf: , e-post: ingvild@kurskompaniet.no Georg risdal (Iglemyr skole) Tlf: , e-post: georg.risdal@lyse.net Møter: Ett møte pr måned fra og med januar, samt ekstraordinære møter i forbindelse med klargjøring for lekene (14.mai) og evaluering (juni). Oppgaver: 1) Sponsorer loddsalg 2) Lotteri/søknad lotteri/søke støtte Sandnes kommune 3) Poster/Fordele foreldre på postene /lage lister 4) Leker/aktiviteter 5) Premier 6) Samarbeid med korpset 7) Tale 7 klassinger 8) Være til stede 17. mai til på Bydelshuset 9) Regnskap 10) Diverse

2 1) Sponsorer: Georg : Rimi (fruktkorger?), Rema 1000 (Tvistposer), Spinn Sykkelshop (2 sykler, en barneog en voksensykkel, pris 5250,- for oss) Gullsmed Ole Berge (gavekort 200), Knuts konfeksjon (gavekort 500 kr) Aina: Tronsholen plantesalg (gavekort 500 kr), Pizzabakeren Austrått (gavekort en stor pizza), Jernia (Maxi) Gryte, Spaceworld (Maxi) Gavekort 200 kr, Traktøren Maxi: Sushimaker Håvar: SR-bank: To gavekort Sandnes Sentrum ( a kr 500) Ingvild: Kjøpe 4 gavekort Kvadrat a. 500,- kinobilletter 6 stk. Vi loddet ut to og to billetter. Det er bare fantasien som setter grenser for hvem dere spør som sponsorer videre! Lotteri/søknad lotteri/søke støtte Sandnes kommune Søk Sandnes kommune om støtte til arrangementet innen 21.mars. Send også innspill til program samtidig.(håvar) Søke lotteritilsynet elektronisk (mars), samt melde fra om avsluttet lotteri rett etter 17 mai (Håvar). Undersøk/vurder behovet for å søke lotteritilsynet! Sjekk nettsida deres. Vi har hatt problemer med å få godkjent smålotteri siden det er krav om at eventuelt overskudd fra lotteri som holdes av offentlig institusjon (les: skole) skal gå til å dekke kostnader ifm fremtidige arrangement og/eller skal gis til veldedig organisasjon. Valget står således mellom å: 1)ikke registrere lotteri 2) registrere lotteri, men ikke knytte det til offentlig institusjon 3) registrere lotteri, knytte det til offentlig institusjon og presisere at overskuddet skal gå til å dekke andre arrengement og/eller gis til veldedig organisasjon (hvilket var det vi gjorde) Loddbøker: Få korrekt antall elever for begge skolene, så en vet hvor mange loddbøker som skal deles ut. I år ble 706 Loddbøker delt ut. (Iglemyr hadde 389 elever og Austrått 317 elever) Håvar har elektronisk mal på loddboka som ble laget i år. Forslag til neste år er å trykke opp 100 i stedet for 50 lodd i hver bok for å øke inntektene til FAU. Inni loddboka skal del ligge et informasjonsskriv som bør være på både norsk og engelsk. Informasjon om loddsalg, når boka skal leveres, etc

3 I år ble loddbøkene delt ut 28.april og hentet inn 8 mai. Håvar tok turen til Austrått et par ganger i denne perioden for å unngå at masse penger hopet seg opp (Ønske fra skolen sin side). Georg hentet pengene og loddbøkene på Iglemyr. Pengene telles og leveres banken. Settes inn på Austrått Fau sin konto. Overførsel av halve overskuddet skal etter 17 mai settes inn på Iglemyr Faus konto. Gjøres av kasserer i Austrått Fau. I år var overskuddet ,- (som deles på Austrått og Iglemyr) Trekning ble gjort av 17 mai komiteen pluss fire frivillige 14.mai. Ble i år gjort elektronisk (spør Håvar) I fjor la vi alle loddbøkene i en svart sekk og trakk bok. Nummer på loddet ble valgt av de ulike som var med. (uten å se i bøkene selvsagt!) Georg laget liste over vinnerne. (se vedlegg) Husk få på navn og telefonnummer til de som tar lodd. Vi delte på å dele ut premiene i uka etter 17 mai. Trivelig jobb. 3) Fordele foreldre på poster/ lage lister Ingvild og Håvar hadde ansvar for å kontakte alle klassekontaktene og be dem sende lister over hvilke foreldre som skulle delta på lekene. Ikke alle klassekontakter gjorde like god jobb. Det endte med at 17.mai komiteen delte navnene mellom seg og ringte eller sendte sms 16 mai for å sjekke at alle stilte. I år stod foreldrene en time hver på postene i stedet for en halv time som det var tidligere. Forslag til neste år: Få lister over foreldre med navn, telefonnummer og mailadresse på den voksne- ikke barnet! Så kan komiteen selv ta kontakt med foreldrene og ha kontrollen. Det ble laget lister over hvilke foreldre som stod på hvilken post. (se vedlegg) Listen ble laminert og hengt opp på bydelshuset 17 mai. Ingvild hadde gitt sitt tlf nr til foreldrene og de ringte hvis der var problem under lekene på 17 mai (feks gikk tom for premier, foreldre som ikke kom, for mange foreldre på post osv,..) Ingvild gikk mellom postene og ordnet opp i det som oppstod. Leker/aktiviteter 17 mai I år gjorde vi litt nytt i forhold til aktivitetene. Vi gikk ned fra 10 til 7 aktiviteter og hadde litt mer for de store og voksne enn før. Fiskedam Obs! Ikke så gode fiskestenger!! Går an å fiske to i hvert hull i veggen, altså fire fiskestenger til sammen. Bør være to foreldre som står med ungene og hjelper med å kaste snøret og to til fire bak til å henge på poser. I år hadde vi 600 godteposer. Alle var borte kl og da var køen og borte. Hadde 500 poser året før og da var alt borte etter 1 time.

4 Stylter Her var mye kø, for mange trengte en voksen til å hjelpe seg på styltene. Vi brukte 4 par. (ligger på loftet bydelshuset) Obs at nok foreldre blir satt opp på denne posten. Trehjulsykling Aldersgrense på 6 år. Vi hadde 4 sykler???? Potetløp Må ta med poteter og skjeer selv til dette (Vi startet 4-5 om gangen) Ligger skjeer i rom på bydelshuset også. Spikerslag For ungdom og voksne. Hadde tavle for å registrere hvem som ledet, som hadde færrest slag for å slå ned spikeren. Georg ordnet med bukker til stokken! En planke for små også, med premier som de andre postene. Luftgevær For ungdom (4-7 klasse) og voksne. To geværer og to køer etter hvert. En kø for voksne og en for ungdom. Den som fikk flest poeng på tre skudd fikk premie. Hadde opptelling på tavle. Hadde en vakt per gevær pluss vakt ved tavla og «sikkerhetsansvarlig/skifte blink (Håvar fra komiteen vår var med hele tida her). Må være vakter som kan håndtere geværet. Luftgeværene lånte vi av Håvar. Dersom denne posten ønskes i 2015 kan Håvar kontaktes for leie av gevær. Hesteskokasting For alle. Kaster 3 hestesko mot pinne, gjelder å komme nær rundt pinnen. Alle får premie. Pilkast Alle kaster 5 piler. Vi summerer og skriver ned den høyeste summen til enhver tid. Vinnerne får premie fra scenen til slutt. Ingvild/Jon Eirik var med hele tiden på denne posten. Vedlegg: Kart over postene og forklaring til postene. NB, står skilt til postene på lageret i 2 etg i bydelshuset. Premier Aina kjøpte inn premier/leker fra Fønix (tlf )Bestilte lekene 28 mars leker til kr Hentet lekene i Sandnes, Langgata 10.mai. Ingvild og Aina handlet snop på Storcash på Sola 13.mai. Vi fikk låne Austrått skole sitt Storcash-kort. Vi kjøpte inn 600 slikkepinner, papirposer og snop for til sammen 5426,- Samarbeid med korpset

5 Vi kontaktet Ørnulf Jesmann Pedersen (mailadresse: ornulf.pedersenyse.net)i Korpset på en av de første samlingene. Greit for å avklare arbeidsoppgaver. Vi avtalte at korpset ikke solgte mat mens 7 klassingene holdt taler. Korpset ryddet til og fra alt inne, mens vi hadde ansvar ute 17 mai. Korpset (Ørnulf og Jone Hauge) sjekket mikrofoner. Vi (Aina) skaffet pynt til podiet fra Tronsholen Hagesenter. Fikk låne fire store krukker med planter. Kjørte de opp 16 mai. Tale 7.klassinger Austrått og Iglemyr deler på å få to 7 klassinger til å holde tale før 17 mai arrangementet starter på Bydelshuset. I år hadde Iglemyr ansvaret. Neste år ta tidlig kontakt med rektor på Austrått for avklaring. 17. mai komiteen kjøper inn hver sitt gavekort til talerne på f.eks. 300 kr på Kvadrat eller Sandnes Sentrum. Regnskap 2014 Av loddsalget kom der inn 5344,- Støtte sandnes kommune: 3268,- Antall lodd solgt: Utgifter til premier: 7290,- Andre utgifter (snop+leker + utstyr + trykking loddbøker): 19808,- Overskudd: ,- (som deles på de to skolene) Diverse Få kontakt med Robertsen (leder for Bydelshuset) Han har nøkler til loftet på Bydelshuset. Pleier å være en del problemer med nøkler der siden Austråtthallen og Bydelshuset har ulike eiere. MEN Robertsen har altså de rette nøklene, så lån de ei stund før 17 mai så dere får oversikt over hva som finnes av utstyr på loftet der. På loftet er bla: Trehjulssykler, Skilt til postene, Hammer, spiker, bøtter, tau, ski, stylter, 2 pilskiver og piler, 3 tavler, gule vester, skjeer, stoler og bord.

6 Ring kommunen noen uker før 17 mai å avklare at de setter bossdunker klar til arrangementet. Lykke til videre! Ta gjerne kontakt med Aina, Håvar, Ingvild eller Georg for spørsmål.