Notat Til : Vedlegg til sak om ny organisering av trygghetsalarmer

Transkript

1 Notat Til : Vedlegg til sak om ny organisering av trygghetsalarmer Vedlegg 1 Fra : Arbeidsgruppen for konkurranseutsetting av trygghetsalarmer Kopi : Sted Dato DRAMMEN Trygghetsalarm Beregning av kostnader ved produksjon av tjenesten Hensikt Vedlagt er en beregning av ressursbruk og kostnader ved produksjon av trygghetsalarmtjenesten i Drammen kommune. Tilnærmingen i modellen er basert på at tjenesten er vedtatt konkurranseutsatt, og at det kunne være aktuelt for kommunen å selv inngi et tilbud. Det er dermed beregnet hva dagens tjenesteproduksjon ville koste dersom tjenesten skulle produseres uavhengig av kommunens basisorganisasjon. Beregningen viser at dersom tjenesten blir produsert på samme måte som i dag vil de årlige kostnadene knyttet til henholdsvis teknisk drift, alarmmottak og utrykning kunne bli som følger: Område Teknisk drift Alarmmottak Utrykning Sum Totaltkostnad 1,5 4,2 13,3 19,0 Kapitalkostnad 0,9 0,2 0,3 1,4 Antall årsverk 1,0 6,5 20,0 27,5 Teknisk drift: For området teknisk drift anslås det at beregningen ikke avviker vesentlig fra de faktiske kostnader Drammen kommune har i dag. Alarmmottak: For området alarmmottak synliggjør beregningen at kostnadene ved å drive en betjent alarmsentral tilsvarende det 110-sentralen gjør for kommunen i dag, er svært høye pga kravet til døgnbemanning. Drammen kommunes utgifter til kjøp av denne tjenesten fra 110- sentralen ligger i dag på under 20% av de synliggjorte kostnadene. I forslaget til ny organisering er det imidlertid lagt opp til at kommunen ikke skal ha en betjent alarmsentral. Alarmmottaket skal skje hos hjemmesykepleien. Alarmutrykning: For området utrykning synliggjør beregningen at kostnadene vil være svært høye dersom det skal bygges opp et eget produksjonsapparat som kan levere denne del av tjenesten. Dette pga kravet til responstid, døgnkontinuerlig vakt og geografisk området som må dekkes. Modellen synliggjør at bemanningsbehovet for et slikt produksjonsapparat vil være i størrelsesorden 20 årsverk. Dette er langt mer enn de anslagsvis 7-8 årsverk som i dag brukes av hjemmesykepleien og brannvakta, som kan utnytte etablerte produksjonsapparater godt tilpasset oppgaven (men med andre hovedoppgaver).

2 DRAMMEN KOMMUNE Modell for beregning av ressursbruk og kostnader ved produksjon av trygghetsalarmtjenesten UTGANGSPUNKT Tjenesteområdet trygghetsalarmer har tre målgrupper I bolighus eid av hver enkelt bruker I omsorgsboliger leid av den enkelte bruker I trygde-/aldersboliger. I den følgende beregning er det tatt utgangspunkt i trygghetsalarmtjenesten slik den i dag er definert i forhold til brukere i egen bolig. Aktiviteten knyttet til tjenesteområdet er delt i a. Tildeling av alarm b. Teknisk drift og tilsyn av utplasserte alarmer c. Mottak og videreformidling av alarmer d. Utrykning og oppfølging av videreformidlet beskjed TJENESTEPRODUKSJONEN PROSESS Som grunnlag for aktiviteter og ressursbruk er følgende prosess i tjenesteproduksjonen lagt til grunn: a. Brukeren trykker på alarmknappen b. Meldingen mottas av alarmsentral som kommuniserer med brukeren og vurderer eventuelle tiltak c. Hvis tiltak sendes meldingen til utrykningsenheten som Har en ytterligere kommunikasjon med bruker (eventuelt) Vurderer nødvendige tiltak Beslutte eventuell utrykning Avslutte eksisterende oppdrag d. Utrykning omfatter nødvendig kjøretid fra utrykningsstedet (basen), henting av nøklinger og fram til bruker. e. Behandling omfatter de tiltak som skjer hos brukeren f. Retur omfatter kjøretid tilbake til basen eventuelt videre transport til neste oppdrag. Innholdet i de forskjellige elementene er nærmere beskrevet i det etterfølgende. DEN ØKONOMISKE TILNÆRMINGEN Det er to forskjellige tilnærminger for å beregne kostnadene med disse tjenestene: a. Hva koster dagens tjenesteproduksjon for Drammen kommune? b. Hva ville dagens tjenesteproduksjon koste dersom Drammen kommune skulle gi et konkurrerende tilbud.

3 Med utgangspunkt i at det skal vurderes konkurranseutsetting av kommunale tjenester hvor Drammen kommune skal kunne delta som mulig utfører, er det alternativ b som er beregnet. En tilpasning til å beregne kostnadene med dagens tjenesteproduksjon kan gjøres med enkelte grep og endring av forutsetningene. OPPBYGGING AV SELVKOSTBEREGNINGEN Det er flere måter å beregne hva kostnadene med en definert leveranse er. I det etterfølgende er det lagt til grunn departementets retningslinjer for beregning av selvkost ved kommunale betalingstjenester. Disse retningslinjene er på mange måter også implementert i de kommunale regnskapsforskriftene og KOSTRA-rapporteringen. Retningslinjene deler selvkostgrunnlaget i tre elementer: a. Kjerneproduktet. Dette omfatter alle aktiviteter som er nødvendige for å framstille den konkrete vare/tjeneste. Aktivitetene omfatter både kapitalkostnader og driftskostnader samt variable og faste kostnader. b. Tilleggsytelser. Tilleggsytelser er de aktiviteter og ressurser som er direkte nødvendig for at kjerneproduktet skal kunne leveres. Tilleggsytelsene er del av det organisatoriske apparatet som leverer kjerneproduktet. Eksempler er ledelse, planleggingsfunksjoner, kontrollfunksjoner, opplæring, rekruttering, personaloppgaver, kontorstøtte osv. c. Støttefunksjoner. Støttefunksjoner er de aktiviteter virksomheten benytter, men som i utgangspunktet styres av andre. Eksempler kan være sentral opplæring, kantinedrift, hustrykkeri, EDB-tjenester (drift, opplæring, support osv) Det er ikke noen helt entydig grense mellom disse tre elementene. Men tilnærmingen gir tilstrekkelig føringer for en analytisk tilnæring for å beregne hva tjenestene koster. AVGRENSING Av de fire aktivitetene er det foretatt følgende generelle avgrensing. Det skal være et entydig og klart grensesnitt mellom kommunen og den enkelte bruker. Det er derfor ikke aktuelt å konkurranseutsette eller overlate til private følgende oppgaver Tildeling av trygghetsalarm med nødvendig behovsvurdering Fakturagrunnlag, fakturering osv av leverte tjenester til bruker Det kan være aktuelt å se oppgaveområdene på forskjelllig måte: Alle tjenestene sees hver for seg. Alle tjenester sees under ett. Teknisk support og oppføling sees under ett. Begge deler krever ambulerende team i motsetning til alarmmottak som er en inneaktivitet. Teknisk support og alarmmottak sees under ett fordi dette er elementer med en teknisk sammenheng. Valg av tilnærming kan påvirke kostnadsbildet fordi samordningsgevinster kan bli borte, det er forskjellige markeder man henvender seg til, koordinering mellom forskjellige aktører kan kreve ressurser osv.

4 KJERNETJENESTEN For den etterfølgende kalkuleringen er det nødvendig med et tydelig beskrivelse av kjernetjenestens innhold. Teknisk drift/support Kjernetjenesten i teknisk drift/support omfatter Installasjon av tildelte alarmer. Utdeling av bærbar alarmenhet Avinstallasjon av alarmer Innhenting av bærbare alarmenheter Nødvendig skifte av bærbare enheter eventuelt også øvrige alarmenheter Kontroll og klargjøring av alarmer før installasjon Funksjonskontroll av både installasjon og bærbar enhet Batteriskift og annen feilretting av installerte alarmer Ansvar for nøkler inn/ut fra vaktsentralens arkiv. Ofte også levering av nøkkel til hjemmetjenesten etter installasjon. Nødvendig teknisk materiell (alarmer, bærbare enheter, biler, annet nødvendig teknisk utstyr) Lokaler til kontor, garasjer, verksted osv Bygningsdrift Kvalitetskrav Teknisk kunnskap Mottak og videreformidling av alarm Kjernetjenesten i mottak og videreformidling av alarm omfatter Døgnkontinuerlig mottak Videreformidling til utrykkingsenhet Generell mottak av samtaler fra brukere (?) Nødvendig alarmsentral Lokaler til alarmsentral, kontorer, andre lokaliteter Bygningsdrift Kvalitetskrav Mottaker skal ha helsefaglig kompetanse Oppfølging og utrykning Bortsett fra at oppfølging og utrykning innebærer respons på en mottatt melding, kan denne responsen innebære forskjellige behov: Rent teknisk bistand. Rullestoler som sitter fast, ikke svar på anrop eller funksjonskontroll, nøkkelbistand til eksterne tjenesteytere (f.eks. ambulanse) osv Løftebistand. Brukere som har falt Sykepleiebistand. Akutt sykdom eller bistand som grenser opp til hjemmesykepleiens oppgaver.

5 En slik inndeling synliggjør at behovet for både kapasitet og kompetanse er påvirket av den type utrykning som skal foretas. Spørsmålet er imidlertid om det i det hele tatt er aktuelt å inndele utrykningene i slike båser fordi man ikke alltid ved hvilken bistand som skal ytes. Men både kapasitet og kompetanse (og dermed også kostnader) er vesentlig forskjellig i disse tre behovskategoriene. Hvilken kapasitet og kompetanse som til enhver utrykning er nødvendig, bør ideelt sett kunne avgjøres av dem som mottar alarmen. Hvis man der ikke skulle kunne gjøre slike avveininger, vil enhver utrykningsenhet måtte bemannes ut fra behovet for sykepleiebistand, dvs må kunne dekke alle de behovene som er beskrevet. Kjernetjenesten i oppfølging og utrykning omfatter Utrykning til bruker Bistand til bruker både gjennom behovsvurdering pr telefon og på stedet, faglig bistand hjemme og videre oppfølging mot lege, ambulanse, legevakt osv ved oppstått behov Utrykningsmateriell Annet teknisk utstyr Lokaler til garasje, personalrom, kontorer Bygningsdrift Kvalitetskrav Helsefaglig kompetanse Kompetanse/kapasitet for løfting av brukere TILLEGGSYTELSER Som nevnt kan omfanget av tilleggsytelser bli påvirket av om de forskjellige oppgaveområdene sees hver for seg eller i en eller annen sammenheng med hverandre. De tilleggsytelsene som i det etterfølgende vurderes, er følgende: Ledelsesfunksjoner. Dette vil avhenge av den enkelte oppgaves omfang. Direkte kontorfunksjoner Informasjonstjeneste (anskaffelse og drift av EDB-utstyr). Andre støttefunksjoner for kjernetjenesten. STØTTEFUNKSJONER De støttefunksjonene man har behov for vil kunne variere noe fra område til område. Det er imidlertid forutsatt at de støttefunksjonene som beregnes er bruk av ressurser fra kommunen generelt hvor det ikke betales etter utført mengde (dvs gjennom internfakturering). De støttefunksjonene som kalkuleres inn i beregningene omfatter følgende: Personalfunksjoner Sentral opplæring Kantinedrift (dersom personalet forutsettes å benytte tilbudet) Felles post og teletjenester (dersom det forutsetts benyttet av tjenesten) Juridiske og fagøkonomiske tjenester

6 FORUTSETNINGER Kostnadsberegningene er basert på et sett forutsetninger som gjennomgås i det etterfølgende. Så langt det er mulig er forutsetningene basert på korrekt informasjon. Men på enkelte områder har det vært nødvendig å benytte skjønn og kvalifiserte gjetninger. Modellen er bygget opp slik at den baseres på de forutsetninger som ligger til grunn. Dette gjelder både grunnlagsdata og de sammenhengene som er forutsatt. Samtidig gir dette mulighet til å endre forutsetningene for å se hvordan slik endringer påvirker resultatet. Det er lagt til grunn forskjellige forutsetninger for de tre områdene teknisk bistand, alarmmottak og utrykning. Generelle forutsetninger For alle områder er det gjort generelle forutsetninger Alle kostnader er eks mva. Årsverk er beregnet til 1700 timer pr år eks ferie Biler. Anskaffelser er beregnet til kr med 10 års avskrivingstid, 6 % årlig rente og med bruk av annuitet som avskrivingsmetode. Driftsutgiftene er beregnet til kr 2,00 pr km. EDB-utstyr. Nødvendig investeringer er anslått til kr pr ansatt. Anskaffelsen avskrives over 5 år. Nødvendige datautstyr/kontorutstyr. Dette er beregnet til kr for hvert sted. Avskrives over 5 år. Kontorutstyr er beregnet til kr for hver virksomhet. Kontorlokaler. Husleie og FDV-kostnader er anslått til kr 1200 pr m2/år. Kontorutgifter. Dette omfatter telefon, porto, rekvisita, faglitteratur, reiser, osv er beregnet til kr år ansatt pr år. Felleskostnader. Dette er virksomhetens andel av de kostnader som er nødvendige for virksomheten og som virksomheten deler med andre kommunale virksomheter. Dette er anslått som et påslag på 3,35 % av øvrige brutto kostnader. Teknisk bistand Biler. Årlig kjørelengde er anslått til km pr bil. Antall nye installasjoner. Anslått til 227 hvert år og med et tidsforbruk pr installasjon på 1 1,5 timer utført av en person. I beregningene er det lagt til grunn 1,5 timer. Antall avinstallasjoner. Anslått til 200 hvert år hvorav 60 % leveres direkte. Tidsforbruk pr avinstallasjon hos bruker (dvs 80 stk pr år) er anslått til 1 time for hvert tilfelle. Skifte av bærbare enheter. Hver installasjon byttes i gjennomsnitt hvert 3. år. Hvert oppdrag gjennomføres i løpet av 30 min. Lønnsnivå. Beregnet til kr pr år. Alarmenhetene. Kostnadsberegnet til kr 2900 pr fast enhet (varighet 10 år) og kr 500 pr mobil enhet (varighet 4 år).

7 Alarmmottak Den tekniske mottakssentralen. Investeringen er anslått til kr og sentralen skal ha en varighet på 10 år. Døgnbemanning. En person skal være på vakt til enhver tid, dvs døgnkontinuerlig bemanning uten hvilende perioder. Antall mottaksmeldinger. Dette er anslått til pr år. For Drammen kommune vil en alarmsentral innebære en investering dersom oppgaven skal gjennomføres i egen regi. Det er ikke gjort noen gjennomgang av hvilke tekniske krav som skal stilles til en slik sentral. Kostnadene kan bli svært høye dersom det skal stilles samme krav som til f.eks. en 110 sentral, men kan bli marginale dersom det er snakk om et rent mottak av meldinger hvor mottaket skal rutes til en ledig telefon. Blant de kostnadsdrivende parametrene vil være forhold som lydlogg, omfanget av operativsystemer, sikkerhetssystemer osv. En kravspesifikasjon vil trolig måtte inneholde krav om registrering av mottak med melder og tidspunkt, eventuelt en lydlogg som dokumentasjonsgrunnlag. Utrykning Biler. Årlig kjørelengde er anslått til km pr bil Antall utrykninger. Anslått totalt til pr år. Tidsbruk pr utrykning. Denne er delt i følgende elementer: Aktivitet Tidsbruk i min Dimensjonseringsgrunnlag A Mottak fra alarmsentral 7 8 Antall anrop B Avslutte eksisterende oppgaver 15,0 Antall utrykninger C Utrykning 27,5 Antall utrykninger D Behandlingstid 50,0 Antall utrykninger E Returtid 10,0 Antall utrykninger Dimensjoneringsgrunnlaget for mottak alarmsentral er annerledes enn de øvrige aktivitetene. En konvertering av dimensjoneringsgrunnlaget fra antall anrop til antall utrykninger innebærer et tidsforbruk for aktivitet A på ca 12,5 min pr utrykning. Forventet total tidsbruk fra melding sendes fra bruker til behandlingen er ferdig er dermed anslått til 105,0 minutter. Anslagene på utrykning og behandlingstid er basert på en betafordeling med følgende forutsetninger (alle tall i minutter): Område Minstetid Makstid Gjennomsnittstid Forventet tid Utrykning ,5 Behandling ,0 Sammenfallende hendelser. Det er anslått at 50 % av hendelsene skjer samtidig med en annen hendelse. Personell. Antall personer i hver utrykningsenhet er anslått til 1,4 i gjennomsnitt. Dette innebærer at man i de fleste tilfeller rykker ut alene og tilkaller tilleggsressurser

8 ved spesielle behov. Et bemanningsbehov på 1,2 i gjennomsnitt innebærer at i 20 % av utrykningene vil det være behov for 2 personer. KOSTNADSANSLAG Som nevnt er det gjort grove kostnadsanslag ut fra de forutsetningene som er presentert foran. Beregningene viser følgende: Område Teknisk drift Alarmmottak Utrykning Sum Totaltkostnad 1,5 4,2 13,3 19,0 Kapitalkostnad 0,9 0,2 0,3 1,4 Antall årsverk 1,0 6,5 20,0 27,5