KRAVSPESIFIKASJON ELEKTRONISK VERKTØY FOR KVALITETSSTYRING OG INTERNKONTROLL

Transkript

1 Vedlegg 2 Tidligere utlysning om rammeavtale med Oslo kommune KRAVSPESIFIKASJON ELEKTRONISK VERKTØY FOR KVALITETSSTYRING OG INTERNKONTROLL 1. Minimumskrav Moduler Tekniske krav Tildelingskriterier Produktspekter, tekniske løsninger og leveringstid (vektlegges 15 %) Brukervennlighet (vektlegges 30 % ) Funksjonalitet (vektlegges 30 % ) Pris (vektlegges 25 % )... 6

2 1. Minimumskrav Systemet skal dekke alle virksomhetenes tjenesteområder og sikre komplett og enkel tilgang til gjeldende lover, regler, forskrifter, rutiner og prosedyrer innen de forskjellige tjenesteområdene. Systemet skal legge til rette for at virksomhetene oppfyller kvalitetskrav satt av myndighetene og virksomhetene selv og krav til internkontroll i alle enheter. Det skal brukes på alle nivåer i organisasjonen og må derfor være enkelt å bruke for alle ansatte, se vedlagte eksempler på organisasjonskart. Brukergrensesnitt og all dokumentasjon skal være på norsk. Det kreves at systemet er ferdig utviklet og er utprøvd i andre kommuner Moduler Systemet skal ha moduler for dokumentstyring og avvikshåndtering Dokumentstyring Denne modulen skal samle all dokumentasjon som er nødvendig for å sikre at virksomhetens tjenester oppfyller myndighetenes kvalitetskrav. Den skal sikre trygg forvaltning av prosedyrer og sikre tilgang til gjeldende lover og forskrifter iht. krav til internkontroll. Systemet skal legge til rette for en felles database for virksomheter i Oslo kommune med mulighet til lokale tilpasninger. Modulen skal ivareta versjonshåndtering og historikk Avvikshåndtering Systemet skal erstatte virksomhetens papirbaserte avviksrapportering og gjøre det enkelt å rapportere, behandle og lukke avvik, uønskede hendelser og forbedringsforslag. Avviksflyten skal være tilpasset organisasjonen. Et avvik skal kunne lukkes på flere nivåer og meldes videre i organisasjonen dersom det ikke lukkes. Systemet skal ha statistikk- og rapportfunksjonalitet slik at det er mulig å få ut oversiktlige avviksoversikter/rapporter (type avvik, hvor i organisasjonen, håndtering/behandlingsstatus osv.), både grafikk- og tekstbasert Tekniske krav Teknisk løsning Det skal tilbys en ren ASP-løsning, med en ren Web-applikasjon for sluttbruker Database Alle data for alle enheter som benytter systemet må kunne lagres i en sentral database. Systemet skal ha et logisk og veldokumentert databasedesign. Løsningen må være fleksibel og takle endringer i behov på en kostnadseffektiv måte. Interaksjonsdesignet inkl. menystrukturen etc., må være bygd opp slik at løsningen tåler utvidelser uten omfattende omarbeiding.

3 Løsningen må være skalerbar i forhold til å håndtere økt antall brukere og økt innholdsvolum Samhandling Systemet skal være basert på anerkjent teknologi og internasjonale standarder. Systemet må kunne brukes sammen med Oslo kommunes eksisterende maskin- og programvare. Dersom systemet har spesielle krav (for eksempel til web-browser) må dette opplyses om. Det skal være mulig å utveksle data fra systemet til Oslo kommunes Datavarehus. Datavarehuset ligger i sikker sone og benytter Informatica Powercenter som ETL-verktøy og lagrer data i Oracle database. Det stilles krav til sikker transport av data mellom Oslo kommunes nettverk og ASPleverandør, for eksempel ved bruk av https protokoll eller tilsvarende. Systemet skal være i henhold til Datatilsynets anbefalinger for virksomheter som deler dataløsning. Dokumentasjon på minimumskravene: Dokumentasjon på at systemet er ferdig utviklet og utprøvd i andre kommuner. Beskrivelse av det tilbudte systemet, jf pkt 1, beskrivelse av datastruktur og design, samt hvilke verktøy som benyttes for å modellere databasen. Demo-versjon av systemet som vi uavhengig kan logge oss på og teste skal vedlegges. Dokumentasjon på at systemet er i henhold til Datatilsynets anbefalinger for virksomheter som deler dataløsning. 2. Tildelingskriterier 2.1. Produktspekter, tekniske løsninger og leveringstid (vektlegges 15 %) Ved evalueringen av tildelingskriteriet vil det blant annet bli lagt vekt på: Produktspekter Mulighet til flere moduler/funksjoner, spesielt risikostyring, men også moduler som informasjonssikkerhet, balansert målstyring, spørreundersøkelser med flere Teknisk løsning Systemets krav til infrastruktur og båndbredde Forhold ved ASP-løsningen Forventet responstid for ulike operasjoner for sluttbruker, slik som ofte brukte funksjoner som pålogging og nedlasting av rutinebeskrivelser. Det skal opplyses om maksimal responstid, uansett antall samtidige brukere, for et sett av applikasjonenes nøkkeloperasjoner (søk, kjøring av rapporter, statistikker, avviksmelding med mer) med forutsatt linje på minst 1 GB (standard linje i Oslo kommune er betydelig bedre, men linjer ned til 1 GB kan forekomme). Forventet oppetid/tilgjengelighet på systemet ved normal drift skal opplyses om. Systemet skal kunne brukes hele døgnet hele året, men det vil gi positiv uttelling om eventuell nedetid i forbindelse med oppgraderinger og lignende legges til kveld/natt/helg. Det skal også gis en kort redegjørelse for hvordan oppetiden måles.

4 Rutiner i forhold til back-up, herunder back-up-frekvens, restore-tid, logging av aktivitet med mer Leveringstid Tid fra bestilling/avrop på avtalen til Oppstart og implementering er gjennomført. Det må her tas høyde for at avrop fra flere virksomheter kan skje samtidig eller med kort mellomrom. Utkast til oppstarts- og implementeringsplan dersom alle virksomheter som har forpliktet seg til avtalen, se pkt. 1.1 i konkurransegrunnlaget, avroper samtidig ved kontraktssignering. Dokumentasjon på pkt 2.1: Oversikt over moduler og innhold i disse, samt pris på modulene. Redegjørelse for oppfyllelse av punktene under teknisk løsning. Opplysninger om maksimal leveringstid og utkast til oppstarts- og implementeringsplan Brukervennlighet (vektlegges 30 % ) Ved evalueringen av tildelingskriteriet vil det blant annet bli lagt vekt på: Generelt for begge modulene Enkelt og tiltalende brukergrensesnitt Enkel og oversiktlig oppbygging av systemet Lett tilgjengelig informasjon Få tastetrykk (klikk) for å få ønsket funksjon Fleksibel organisering av data Enkle og funksjonelle maler og skjemaer Tilpasset bruk av PDA/mobiltelefon Hastighet i forbindelse med bruk av systemet Innebygget hjelpefunksjon Dokumentstyring Brukervennlig dokumenthåndtering, for eksempel: o Enkel gjenfinning av dokumenter (søkefunksjoner) o Enkel opprettelse/endring av prosedyrer i låste maler/skjemaer o Lettlest både på skjerm og i utskrift (estetikk og layout) o Lett å finne fram i og håndtere både store håndbøker og enkle rutiner/prosedyrer Versjonshåndtering/ historikk Avvikshåndtering Systemets statistikk- og rapportfunksjonalitet med vekt på hvordan man kan få ut oversiktlige avviksoversikter/rapporter (type avvik, hvor i organisasjonen, håndtering/behandlingsstatus osv.) - både grafikk- og tekstbasert, samt mulighet for egendefinerte rapporter Tilbakemeldinger om status og tiltak tilbake til melder Dokumentasjon på pkt 2.2: Demo-versjon av systemet som vi uavhengig kan logge oss på og teste. Annen type informasjon beregnet for sluttbruker slik som hjelpefunksjoner innbygget i programmet, kursdokumentasjon og presentasjon av systemet.

5 2.3. Funksjonalitet (vektlegges 30 % ) Ved evalueringen av tildelingskriteriet vil det blant annet bli lagt vekt på: Generelt for begge modulene Det skal beskrives hvordan systemets felles database kan bidra til utveksling av erfaringer, prosedyrer, håndbøker og lignende, samt at felles regelverk, rundskriv og lignende for Oslo kommune legges her for felles bruk og oppdatering. Tilpasningsmuligheter av systemet til egen virksomhet, også i forhold til definering av roller og tildeling av tilgangsrettigheter Det vil bli lagt vekt på fleksibilitet i forhold til rollebasert tilgangskontroll, herunder muligheter til individuell tilpassing av identitetene mht arbeidsområde, virksomhet og lignende Opprettelse og vedlikehold av påloggingsidentiteter skal beskrives, samt mulighet for både individuell pålogging og felles identiteter Ferdig utarbeidede maler og skjemaer, samt mulighet til å utvikle egne ISO 9001-standard følges i maler osv. Funksjonalitet og brukervennlighet ved kommunikasjon mot mobiltelefon/pda finne prosedyrer/melde avvik. Mulighet for konsulentbistand (prosjektledelse, implementering, opplæring, oppfølging og utvikling) Service, herunder muligheter til teknisk bistand pr telefon, e-post eller lignende. Responstid på service skal opplyses om Dokumentstyring Lett å finne ønsket informasjon: Logisk oppbygging av innholds- og emnestruktur God søkbarhet (stikkord, indeksering, fleksible muligheter for å klassifisere dokumenter under søkeord osv) Tilgang til ferdige prosedyrer (beste praksis) Mulighet for å lage dokumentsamlinger (utvalg) for enkel utskrift Mulighet for å melde inn til revisjonsansvarlig kommentarer/forbedringsforslag til eksisterende dokumenter Muligheter til varsling når et dokument/en prosedyre må oppdateres pga. for eksempel endringer i lovverk, myndighetskrav eller etter forhåndsdefinert tidsintervall. Direkte lenker til myndighetskrav og lovdata, prosedyresamlinger, oppslagsverk (internettressurser) osv. Tilgang til lover, forskrifter, retningslinjer, rundskriv innen alle virksomhetens fagområder Mulig å legge inn ubegrenset antall dokumenter Enkelt å lenke til andre dokumenter i systemet (hyperlink) Avvikshåndtering Dynamisk skjema for melding av avvik (avhengig av tidligere valg) Automatisert avviksflyt Automatisk tilbakemelding til innmelder om videre behandling Mulighet for skreddersøm av avviksprosessen Valgmulighet for anonyme meldinger Lenking til intern dokumentasjon (prosedyrer og lignende) i avviksmeldingen Systemstøtte for oppfølging av avvik, slik som automatiske tilbakemeldinger når avvik ikke behandles og lignende

6 Registrering og oppfølging av avvik påvist ved revisjon fra tilsynsmyndighet eller intern revisjon Søkefunksjon for enkeltavvik eller grupper av avvik Dokumentasjon på pkt 2.3: Demo-versjon av systemet som vi uavhengig kan logge oss på og teste. Beskrivelse av systemet i forhold til de overfor nevnte punkter. Informasjon beregnet for superbrukere slik som hjelpefunksjoner innebygget i programmet, kursdokumentasjon og presentasjon av systemet. CV for de ressurspersonene som vil kunne bistå med prosjektledelse, implementering, opplæring, oppfølging og utvikling Pris (vektlegges 25 % ) Pris for modulen for dokumentstyring og avvikshåndtering skal oppgis i to deler: 1. Oppstart og implementering - pris pr virksomhet 2. Drift og vedlikehold - pris pr årsverk pr virksomhet/enhet pr år Det forutsettes at opplæring av superbrukere inngår i prisen for Oppstart og implementering. Antall superbrukere og antall timer opplæring som er inkludert skal opplyses om. Prisen på Drift og vedlikehold skal ved det enkelte avrop vurderes ut fra den delen av virksomheten som innrulles. Eksempelvis vil Sykehjemsetaten vurdere en gradvis innrulling av sykehjemmene og prisen må da regnes ut fra det antall årsverk pr sykehjem som til enhver tid er innrullet. Prisene forutsettes å inkludere den funksjonalitet/ det produkt som tilbys i forhold til punkt 1 minimumskrav og punkt 2 tildelingskriterier. Dersom deler av dette ikke inngår i prisen skal dette tydelig merkes og pristillegget skal opplyses om. I tillegg skal det oppgis timepriser for prosjektledelse og konsulenttjenester. Dette gjelder prosjektledelse og konsulenttjenester som ikke naturlig hører under Oppstart og implementering eller Drift og vedlikehold. Eventuelle oppdateringer og feilrettinger i avtaleperioden skal være inkludert i prisen. Tilsvarende priser skal oppgis for eventuelle andre moduler og vil bli vektlagt under tildelingskriteriet Produktspekter (se pkt 2.1 over). Prisene skal oppgis eks. mva. Dokumentasjon på pkt 2.4: Prisskjema. Oppsummering av hva som inngår i prisen for Oppstart og implementering (prosessbeskrivelse) og hva som inngår i Drift og vedlikehold.