Kravspesifikasjon elektronisk kvalitetssystem for internkontroll.

Transkript

1 Vedlegg 1 Vedlegg 1 Sak Kravspesifikasjon elektronisk kvalitetssystem for internkontroll. Lenvik kommune

2 INNHOLD 1. GENERELL INFO OPPDRAGETS OMFANG KRAV TIL LEVERANDØR Generelle krav Skal- og BØRkrav... 3 Kravspesifikasjon 15/2329 elektronisk kvalitetssystem for internkontroll SIDE 1 av 8

3 1. GENERELL INFO Kravene i dette dokumentet er utformet som obligatoriske krav (skal-krav) og ønskelig funksjonalitet (bør-krav). Skal krav må oppfylles for å være med videre i evalueringen. Det er viktig at leverandør leser nøye igjennom kravene, for ved å svare JA forplikter man seg til å utføre oppdraget i henhold til kravet. Leverandør skal beskrive hvordan kravet vil bli oppfylt. Eget vedlegg kan benyttes for utfyllende dokumentasjon, men da med nummerering lik kravtabellen. Oppfyllelsen av bør-krav vil være en del av den totale evalueringen og kan være utslagsgivende når ulike tilbud for øvrig står kvalifikasjonsmessig likt. Lenvik kommune står fritt til å kjøpe hele eller deler av systemet gjennom opsjon. 2. OPPDRAGETS OMFANG Konkurransen omfatter anskaffelse av elektronisk kvalitetssystem for internkontroll som ivaretar dokumentstyring, avvikssystem, risikovurdering, årshjul, virksomhetsstyring og delegasjonsreglement. Oppdragsgiver ønsker et helhetlig system dersom det innfrir krav og forventninger. Lenvik kommune står fritt til å kjøpe deler av systemet gjennom opsjon. Det legges opp til at dersom Lenvik kommune ønsker det, kan det bestilles ekstra konsulenttjenester fra leverandør. Det skal derfor spesifisere en pris for slike tjenester. Dette oppgis i prisskjema, og er med i evalueringen av tilbudet. 3. KRAV TIL LEVERANDØR 3.1 GENERELLE KRAV Leverandørene skal beregne, og tilby, fast pris for kjøp av systemet, implementering, opplæring og årlig lisens pr. bruker. Lenvik kommune har ca 1500 brukere som skal benytte hele eller deler av systemet. Oppdatering skal være inkl. i lisens eller spesifisert på annen måte. Lenvik kommune benytter Office 2010 i dag. Løsningen som tilbys må til enhver tid også være tilpasset siste versjon av Microsoft Office. Oppdragsgiver ønsker et fleksibelt system der man kan knytte til ulike håndbøker som Internkontroll, Brann, Beredskap m.fl. etter behov, samt at det også kan implementeres egne håndbøker/manualer og tilknytning til aktuelt lovverk. Dokumenter, rutiner, sjekklister etc. må også kunne lastes opp fra eksisterende systemer (Word og Excel), og senere redigeres i det tilbudte internkontrollsystemet. Brukervennlighet er en vesentlig faktor ved valg av løsning. Det er derfor viktig at leverandør legger ved en beskrivelse av hvordan løsningen fungerer eller andre måter for å få presentert løsningen. Se nærmere beskrivelse av elektronisk dokumentasjon i konkurransegrunnlaget under avsnittet «Tilbudets utforming». Kravspesifikasjon 15/2329 elektronisk kvalitetssystem for internkontroll SIDE 2 av 8

4 Våre fagsystemer Lønn-, økonomi- og personalsystem, samt de største fagsystemer i bruk i 2015: Lønn, personal og Økonomi system Entreprise HRM Agresso Arena Notus Fagsystem Arkiv ESA 8 Fag-system helse HsPro/ Fagsystem pleie og omsorg Profil/ Fagsystem barnevern Familia/ Fagsystem oppvekst Oppvekst barnehage WIS skole Fagsystem teknisk VA: Gemini VA, Mappgraph, Brann: DM Brann (Gemini) Felles: GISline og Komtek (Norkart), Arealplan: Novapoint, Autocad, Byggforvaltning: Jonatan FVD. 3.2 SKAL- OG BØRKRAV SKAL KRAV JA/NEI LEVERANDØRENS BESKRIVELSE KRAV TIL SYSTEMET Leverandørens kan dokumentere at systemet er utprøvd Systemet som tilbys oppfyller de krav som stilles i lover og forskrifter om internkontroll i kommunal sektor Systemet ivaretar personvern etter bestemmelser i Helseregisterloven, Offentlighetsloven og Personopplysningsloven Systemet har norsk bokmål som arbeidsspråk Systemet støtter at brukernavn og passord fra vår AD løsning brukes (skal være i henhold til Datatilsynet/Normen sine regler) for å etablere relevante strukturer og tilganger Tilgang til de ulike modulene styres av roller og autorisasjoner Systemet lever opp til krav om universell utforming, jfr forskrift om universell utforming av informasjons- Kravspesifikasjon 15/2329 Elektronisk kvalitetssystem for internkontroll. SIDE 3

5 og kommunikasjons-teknologiske (IKT)- løsninger Systemet kan overføre data/statistikk direkte til eksempelvis Excel eller eksportere data til en oversiktlig PDF Det er en søkefunksjon for innholdet i systemet Leverandørens system skal være tilgjengelig for smarttelefoner, nettbrett, PC og Mac AVVIKSHÅNDTERING Leverandøren skal tilby et elektronisk avviksregistreringssystem Leverandørens system skal ha en enkel metode for innmelding og håndtering av avvik, forbedringsforslag og varsling, med forsvarlig registrering og behandling Leverandørens system skal automatisk registrere de innmeldte avvikene i en avvikslogg Leverandørens system skal gi melder av avviket mulighet til å se hvor i prosessen avviket er Leverandørens system skal gi automatisk tilbakemelding til melder når avviket er behandlet og lukket Systemet har en statistikk- og rapportfunksjonalitet som gir oversiktlige avviksrapporter både grafisk og tekstbasert. JA/NEI LEVERANDØRENS BESKRIVELSE DOKUMENTSTYRING JA/NEI LEVERANDØRENS BESKRIVELSE Leverandøren skal tilby et elektronisk dokumentstyringssystem Kommunen kan bygge egne logiske og enkle bibliotekstrukturer og nivåer. Dette for å systematisere og katalogisere rutinebeskrivelser, prosedyrer og retningslinjer innenfor Kravspesifikasjon 15/2329 Elektronisk kvalitetssystem for internkontroll. SIDE 4

6 hvert fagområde, avdeling eller kommunen som helhet Systemet gir mulighet for å spore historikken og ivareta de arkivverdige dokumentene Dokumentet inneholder metadata som f.eks.; id, opprettet dato, ansvarlig, godkjenner, revisjonsdato, revisjonsmerknad, versjonsnummer Det er mulig å integrere eller linke til lovverk eller eksterne nettsider i dokumenter og prosedyrer Mulighet for varsling til ansvarlig ved revisjon av dokumenter. RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE JA/NEI LEVERANDØRENS BESKRIVELSE Leverandøren skal tilby et elektronisk system for risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) Systemet gir mulighet til å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser slik at det er mulig å identifisere, vurdere og følge opp risiko på en systematisk måte Systemet har rapportfunksjonalitet som gir oversiktlige rapporter både grafisk og tekstbasert ROS analysen følger standard metodikk for risiko- og sårbarhetsanalyse og tilfredsstiller anerkjente standarder som for eksempel ISO eller COSO. INSTALLASJON OG UTSTYR Leverandøren skal installere alt nødvendig utstyr for at systemet skal være operativt. IMPLEMENTERING OG OPPLÆRING Leverandøren skal implementere systemet i hht avtalt tid og uten ugrunnet opphold Leverandøren skal gjennomføre opplæring av Oppdragsgivers ansatte både superbrukere og administrator Leverandøren skal utarbeide en plan for Kravspesifikasjon 15/2329 Elektronisk kvalitetssystem for internkontroll. SIDE 5

7 fremdrift, gjennomføring, implementering og testing Leverandør skal utarbeide en driftsavtale som inneholder servicerutiner, teknisk- og driftsbistand per telefon, e-post eller lignende, responstid og muligheten til å tilby videre opplæring etter opplæringsperioden. Videre rutiner rundt oppdateringer og oppgraderinger samt timepriser for konsulenttjenester og reiseutgifter som eventuelt påløper utover det som er beskrevet eller er nødvendig i forbindelse med etablering Brukerveiledning er tilgjengelig på norsk. SERVICE OG VEDLIKEHOLD Leverandøren skal organisere oppdraget med 1 2 faste kontaktpersoner for kommunikasjon med Oppdragsgiver Leverandøren skal sørge for at systemet kontinuerlig er oppdatert ihht relevante lover og avtaleverk Lenvik kommunes ansatte går i turnus. Dette tilsier en tilgjengelighet i systemet 24/7/365. Leverandør kan levere månedlige statistikker over oppetid og tilgjengelighet. Leverandøren kan også tilby en kompensasjon ved reduserte oppetider Leverandøren skal oppgi sin responstid for support/kundeservice Leverandøren skal ha automatisert retting/ oppdatering av feil i programvaren/systemet Leverandøren skal opplyse om eventuell nedetid for systemet ved oppdatering / feilretting Leverandøren skal komme med forslag til en vedlikeholdsavtale med responstid Kravspesifikasjon 15/2329 Elektronisk kvalitetssystem for internkontroll. SIDE 6

8 3.2.2 BØR KRAV JA/NEI LEVERANDØRENS BESKRIVELSE INTEGRASJON FAGSYSTEMER Systemet kan tilby integrering mot kommunens fagsystemer (se oversikt side 3). Beskriv muligheter og begrensninger. VIRKSOMHETSSTYRING Leverandøren bør tilby et elektronisk system for virksomhetsstyring Systemet skal ha løsning for virksomhetsstyring som kan presentere sentral styringsinformasjon (mål/indikatorer, tiltak, aktiviteter) for ledere på alle nivå. Eksempel på indikatorer kan være data om regnskap, sykefravær, behandlede saker, ventelister, avvik mv Systemet kan samle data fra Økonomisystem Agresso, Lønns- og personalsystem, bruker- og innbyggerundersøkelse som "En bedre kommune", KOSTRA. (Se oversikt over fagsystemer side 3). Beskriv muligheter og begrensninger Informasjon kan presenteres på ulike aggregeringsnivå i organisasjonen (kommune-, sektor, enhets- og avdelingsnivå) Datafangst kan tilpasses de enkelte parametere både mht innlegging og frekvens for oppdatering, og bør i størst mulig grad kunne standardiseres og automatiseres Beskriv løsningen for virksomhetsstyring og kostnader knyttet til denne. Kravspesifikasjon 15/2329 Elektronisk kvalitetssystem for internkontroll. SIDE 7

9 ÅRSHJUL Leverandøren bør tilby et elektronisk system for årshjul Systemet har en funksjon for å bygge opp og illustrere årshjul på flere nivå, både overordnet nivå og lavere nivåer Det er mulig å legge inn gjennomgående oppgaver i årshjul på alle nivå, med milepæler, aktiviteter og frister Beskriv løsningen og kostnader knyttet til denne. DELEGASJON Leverandøren bør tilby et elektronisk system for delegasjon Systemet ivaretar regler og lovverk rundt delegasjon og har oversikt over lovbestemmelser som danner grunnlag for kommunens eget delegasjonssreglement Beskriv løsningen og kostnader knyttet til denne. ANDRE BØR-KRAV: Systemet bør ha back up hos leverandør Leverandørens system bør ha mulighet for å ta bilde med mobil og sende videre, gjerne ved bruk av app (gjelder avvikshåndtering) Leverandøren bør tilby et elektronisk system for oppfølging av kontrakter og avtaler, med varsling ved tidsfrister Kostnader Besvarelsen skal inneholde en oversikt over alle kostnader knyttet til anskaffelse og årlig kostnad for de funksjoner som tilbys. Benytt Tilbudsskjema/Prisskjema i vedlegg 2. Kravspesifikasjon 15/2329 Elektronisk kvalitetssystem for internkontroll. SIDE 8