Løsninger basert på Microsoft Office og SharePoint. Jan Fredrik Platou NFKR Kongsberg, 4. april 2010

Transkript

1 Løsninger basert på Microsoft Office og SharePoint Jan Fredrik Platou NFKR Kongsberg, 4. april 2010

2 Momenter: Hvorfor velge MS Office/Sharepoint-løsning? 1. Dokument-basert 2. MS Office 3. SharePoint Fordeler og ulemper 31 slides. 17 screenshots. 2 cartoons. 20 min.

3 Hva er det brukerne egentlig trenger? Nye medarbeidere: Hvem gjør hva her? (prosessene) Hvem har ansvaret? Hvem har myndighet? Hvordan utfører jeg min jobb? Hva gjør de andre? Hente dokumenter (prosedyrer, maler, skjekklister) Erfarne medarbeidere: Hente dokumenter (prosedyrer, maler, skjekklister) Kvalitetssystemer handler om å presentere store mengder informasjon - på en brukervennlig måte

4 Hvorfor velge Office/SharePoint?...

5 Når velger du MS Office/SharePoint-løsning? Liten eller middelstor organisasjon Oversiktlige prosesser Brukervennlighet/enkelhet er viktigste krav Ferdige QMS-programmer blir for rigide Frykt for omfattende implementering Kostnader (lisens, konsulenthjelp) IT-avdelingen ønsker ikke nye systemer Kvalitetssjefen er god på data fikser det selv

6 Dokument-basert løsning...

7 Dokument-basert løsning kan fungere bra! Kvalitetssystemet skrives i Word Kan evt konverteres til pdf Legges i mapper på filserveren (navnene på mappene er viktig) Fordeler: Passer for små virksomheter Gjort riktig er det ganske brukervennlig Lett å styre tilgangskontroll Gratis Ulemper: Kvalitetssystemer blir fort omfattende. Vanskelig å finne dokumenter Hierarkiske strukturer i mange nivåer. Lite brukervennlig Ikke søkemuligheter. Dokumenter finnes via navn på mappene Det er Folk har ipad og iphone. Tungt å selge inn til brukerne

8 Microsoft Office web-løsning...

9 MS Office web-løsning Web Services lanseres i Office 97 Mulig å lage web-sider uten spesiell kompetanse på html-programmering Visio-funksjonalitet er embedded i Office, bl a tegneverktøy for flowcharts Brukervennlighet og design kan lett tilpasses Alle kan Office. Pakken er svært kraftig. Mulig å lage websider som ser helt proffe ut

10

11

12

13

14

15 Prosessbeskrivelser - Excel Excel har samme tegnemotor som PowerPoint Mulig å blande tekst og grafikk Men... Web Services fjernet fra Office 2007 ikke lenger mulig å lagre som html på en god måte

16 Prosessbeskrivelser - enkel Word Prosessene kan skrives i Word Enkelt å hyperlinke Med gode dokumentmaler blir dette oversiktlig for brukeren Prosesseierne kan selv skrive prosessene De kan deretter lagres som html, og linkes opp i en webportal...

17 Prosessbeskrivelser - avansert Word Word har gode tegneverktøy i Offfice 2007 og 2010 Du kan tegne flytskjema med mer avanserte beskrivelser Du står helt fritt mht design Krever en del ferdigheter. Ikke slipp til alle prosesseiere med dette Problemer med å skrive ut lange prosesser

18 Tips for MS Office kvalitetssystem Bruk Word (ikke Excel) Legg mye energi i dokumentmalene Word er i ferd med å fase ut Web Services i Office. Portalen din bør lages i et annet program Noen regler for web-design: Tenk på brukeren!!! 3 museklikk-regelen Skriv kort og presist Enkelt design Konsistente fonter, farger, linker Begrens antall linker, de skal velikeholdes

19 SharePoint-løsning...

20 Hva er SharePoint? Første del av ordet er share deling av informasjon Samling av mange funksjonaliteter i et web-grensesnitt Integrert med MS Office Gode søkefunksjoner God dokumentkontroll Mange muligheter! Noen funksjoner for kvalitetssystemer: Document Library: Lagring og styring av dokumenter/dokumentkontroll Approval Workflow: Godkjenning av styrende dokumentasjon Content Editor Web Part: Overskrifter/tekst/bilder på websiden Page Viewer Web Part: Vise prosessbeskrivelser Announcements Web Part: Nyhetsoppslag Issue Tracking List: Avviksbehandling Calendar Web Part: Audits Osv.

21

22

23

24

25 Dokumentkontroll SharePoint har innebygget funksjonalitet for kontroll med dokumenter Libraries erstatter filserver-mapper Recycle Bin Versioning. Hente frem alle tidligere versjoner Approval Workflow Kvalitetssystemet gjøres Read Only Kvalitetssjef og prosesseiere har skriverettigheter

26 Avvikshåndtering Standard issue tracking list Kan lett tilpasses til et avvikssystem Integrasjon mot Outlook, systemet sender e-poster My Alerts -funksjon Enkelt å filtrere på saker og få ut statistikker, f eks: Åpne avvik Lukkede avvik Assignet til hvem Overdue Behandlingstid Osv

27 Tips for SharePoint kvalitetssystem Anbefales fremfor ren MS Office særlig hvis bedriften bruker SharePoint allerede Brukeropplevelsen er svært god, ingen opplæring er nødvendig Men ikke out-of-the-box krever en god del tilpasning Du trenger ikke å være programmerer. Men ta kurs, det sparer tid! I aller enkleste form, flytt dokumentene i kvalitetssystemet til en standard TeamSite Konverter prosedyrer til pdf. Utskriftsfunksjonen i SharePoint er elendig! Reglene for web-design gjelder fortsatt: Tenk på brukeren!!! 3 museklikk-regelen Skriv kort og presist Enkelt design Konsistente fonter, farger, linker Begrens antall linker, de skal velikeholdes

28 Fordeler og ulemper...

29 MS Office/SharePoint-løsningene: Ulemper: Ingen støtte for prosessmodellering Ingen avanserte funksjoner for å holde styr på prosessene Ingen automatisering for designeren For lett for store/komplekse virksomheter med mange prosesser og mange dokumenter Krever gode dataferdigheter Utskriftsmulighetene i SharePoint er dårlige Fordeler: + Enkelt! + Brukervennlig: + Kjent grensesnitt + Kjapp tilgang til info og dokumenter + Grafikk og tekst kan lett blandes + Integrasjon mot Outlook + Fleksibelt, mange design-muligheter + Kvalitetssjefen kan gjøre jobben selv + Gratis, ingen lisenser + Mer enn godt nok for oversiktlige virksomheter!