Tema: PDF-håndtering

Transkript

1 Tema: PDF-håndtering pdfdocs og pdfcompare praktisk bruk og hvor gir de størst nytteverdi

2 pdfdocs Brukt ca 2 år Omfattende program har ikke brukt alle sider ved det Hovedbruk Spesialbruk Integrasjon edocs, Word, Outlook

3 pdfdocs Hovedbruk Tradisjonell PDF-skriver Gjøre info vanskeligere å endre ved å konvertere til PDF Elektronisk printer Standardisere usystematisk informasjon Særlig fra internett Veksle frem og tilbake mellom Word og PDF Standardisere dok før inn i edocs -batch

4 pdfdocs Spesialbruk Markering av tekst, endre farge og transparens Legge inn bemerkninger mv Stempel Samling av flere dokumenter til ett Det finnes mange forskjellige muligheter uten at jeg har brukt dem Vanskelig å skaffe seg oversikt over kombiansjonsbruk

5 pdfdocs Integrasjonen Word fungerer stort sett (enkelte problemer påkompliserte dokumenter) edocs (Hummingbird) meget god Outlook meget god (sende dok som pdf)

6 pdfcompare Brukt bare noen måneder Enkelt program Faktisk bruk Hva er det ikke egnet til Hva er det egnet til

7 pdfcompare Faktisk bruk Ikke sammenlignet PDF/PDF sjelden at to PDF-dokumenter er forskjellige uten at de faktisk er to ferdige og forskjellige dokumenter (lite behov for åsammenligne) Verdien ligger i å kunne sammenligne Word/Word eller Word/PDF Spesialbruk: Excel/Excel

8 pdfcompare Hva er det ikke egnet til Sammenligne flere dokumenter med endringer må gjøres sekvensielt Enklere å sende et dokument på sirkulasjon og bruke track changes (eller ikke) Detaljer i store regneark Får ikke cellereferanse, må lete opp endringen på en side be om ChangeDetailReport

9 pdfcompare Hva er det egnet til Word/PDF velg endringer i Worddokumentet Sannsynligvis PDF/PDF Word/Word får ut endringer med track changes Excel/Excel vite hvilke steder som er blitt endret mellom to versjoner (bug-testing)

10 pdfdocs og pdfcompare Hva er den største nytteverdien Elektronisk printer Internett PDF edocs Internett PDF Elektronisk konverterer Word PDF edocs Word PDF Powerpoint PDF Sammenligning Word/Word Word/PDF Powerpoint PDF/Powerpoint PDF

11 pdfdocs og pdfcompare Eksempler på dokumenter Elektronisk printer/konverter formål standardisering, papirreduksjon, hastighet (raskere og mer smertefritt enn å skanne), mellomlager Html (internettsider) Avissider (ofte pdf, men fordelaktig å la gå via pdfdocs pga samling av sider) Elektroniske kvitteringer Dokumenter man ønsker åkonvertere til pdf (word, powerpoint særlig) og tilbake webpublisering, ekstern forsendelse

12 pdfdocs og pdfcompare Eksempler på dokumenter Sammenligning formål avdekke ulikheter, sikkerhet, identifikasjon siste utgave, hastighet (raskere oppdatering) Kontrakter, rapporter mv Manglende eller feilaktig bruk av track changes Kontroll av uautoriserte endringer (også når track changes er brukt) Flerversjonsdokumenter Sammenligne dokumenter som skal være i flere utgaver for å kontrollere intern sammenheng Sammenligne dokumenter som av en eller annen grunn er blitt oppdatert i flere versjoner»kan unngås ved god versjonshåndtering og oppdatering av dokumenter i sekvens (bedre alternativ)

13 pdfdocs og pdfcompare Eksempler på dokumenter Best practice dokumenter Søk Sammenligne dokumenter med basis i samme platform hvor det er aktuelt å hente best practice fra ulike utviklingstrinn og retninger (avart av flerversjonsdok) Sammenligne sum av endringer i forhold til en tidligere original (word/pdf) Alternativ til søk etter spesifikke ord. Dersom man ikke husker helt hva man leter etter er det enkelt å sammenligne nåværende dokument med et tidligere dokument og raskt se gjennom endringene for å finne det man leter etter

14 pdfdocs og pdfcompare Forslag til forbedringer, inkl integrasjon pdfdocs: lage mapper hvor en kan legge dokumenter av samme type som så kan eksporteres til edocs som en serie, og ikke som et sammenhengende dokument pdfdocs: mulighet for å legge på symboler slik som i word

15 pdfdocs og pdfcompare Forslag til forbedringer, inkl integrasjon pdfcompare: cellereferanse må fremgå i detailed report ved sammenligning av regneark edocs: import av en batch må starte med første dokument, ikke siste