Oppbygging av helhetlig kvalitetssystem. Fylkeskommunenes HMS forum

Transkript

1 Oppbygging av helhetlig kvalitetssystem Fylkeskommunenes HMS forum Trondheim september 2016

2 Eventyret om internkontrollen i VAF Fylkesmannen Tilsyn og revisjoner Krav fra driftsenhetene Manglende helhet VAF tar grep Revisjonen VAF Datatilsynet Kontroll Ledelse Rutiner Avvik Internkontroll

3 Meldingssystem Avvik / forbedring Oppslagsverk Lover og regler Prosesskart / Ansvarsflytskjema Visuell / dynamisk presentasjon Saksbehandling Risiko og sårbarhetsanalyser Revisjoner Egenkontroller Sjekklister Spørreskjema Dokumentasjon Bibliotek Aktivitetsplan Årshjul

4 Meldingssystem Avvik / forbedring Avvik / hendelse registreres, behandles og lukkes Forbedringer meldes, saksbehandles og eventuelt implementeres Positive erfaringer ivaretas også Styrt/kontrollert prosess fra melding legges inn til hendelsen er lukket Melding kan legges inn av alle fra alle plattformer

5 Prosesskart / Ansvarsflytskjema Oversikt over alle delene i arbeidsprosessen Rekkefølge på delene Ansvarlig for utførelse Andre deltakere Aktuelle kontroller Instrukser for arbeidsutførelsen ligger som lenker Avhengigheter i utførelsen

6 Saksbehandling Praktisk bruk av prosesskartene Innlagte maler og andre henvisninger Varsler om aktuelle saker Oversikt over status i saksbehandlingen

7 Risiko og sårbarhetsanalyser Proaktive handlinger i forkant av aktiviteter Bruk av tidligere erfaringer Del av saksbehandlingen

8 All dokumentasjon ett sted Revisjonshistorikk Høringsprosesser Entydig dokument - id Dokumentasjon Bibliotek

9 Henvisninger til andre oppslagsverk Lenker til aktuelle lover og regler Oppslagsverk Lover og regler

10 Alle data i systemene flettes sammen Dataene presenteres visuelt grafisk Ulike data kobles sammen til styringsdata Historikk og fremtidige trender vises Visuell / dynamisk presentasjon

11 Egenkontroller er definert i tid og omfang Nødvendige revisjoner ligger inne Historiske data ligger som grunnlag Revisjoner Egenkontroller

12 Sjekklister er tilgjengelig Spørreundersøkelser produseres Danner grunnlag for revisjoner, egenkontroller, vernerunder og medarbeiderundersøkelser Sjekklister Spørreskjema

13 Alle faste aktiviteter datofastsettes Varsling til ansvarlige Purring og oppfølging Aktivitetsplan Årshjul

14 Risiko og sårbarhetsanalyser Dokumentasjon Bibliotek Saksbehandling Oppslagsverk Lover og regler Prosesskart / Ansvarsflytskjema Visuell / dynamisk presentasjon Meldingssystem Avvik / forbedring Revisjoner Egenkontroller Aktivitetsplan Årshjul Sjekklister Spørreskjema

15 Prosjekt - Kvalitetssystem Veien videre Prosjektgrupper er nedsatt Avvikshåndtering prioriteres Nytt intranett m/bibliotek og annen statisk info Årshjul / aktiviteter på intranett Dynamisk kommunikasjon på SoMe Eksisterende systemer Pure Service SharePoint versjon x.x QuestBack P360 Agresso QM + Mulige nye systemer QM+ (Kvadraturen) TQM SoluDyne Inosa Compendia EQS ++++ Meldingssystem Avvik / forbedring Prosesskart Ansvarsflytskjema Saksbehandling Risiko og sårbarhetsanalyser Dokumentasjon bibliotek Oppslagsverk Lover og regler Visuell/dynamisk presentasjon Revisjoner Egenkontroller Sjekklister Spørreskjema Aktivitetsplan Årshjul

16 Hvor omfattende er kvalitetssystemet hos andre??