Nord-Troms videregående skole Davvi-Romssa joatkkaskuvla

Transkript

1 IOVLS-P-Dokumentstyring Utgave: 1.00 Skrevet av: Bjørn Inge Thomasjord Nord-Troms videregående skole Davvi-Romssa joatkkaskuvla Gjelder fra: Godkjent av: Olaug Bergset Dok.id.: Dok.type: Prosedyre Sidenr: 1 av 5 Formål og omfang Prosedyren skal sikre at riktig dokument er på rett sted til riktig tid, og i riktig versjon og at foreldet dokument blir fjernet fra alle brukersteder. Samt at dokumentene blir plassert, navngitt og kategorisert på riktig måte. Prosedyren gjelder alle styrende dokumenter som inngår utdanningsetatens kvalitetssystem. Målgruppe/ansvar for at prosedyre utføres Målgruppen for prosedyren er alle som produserer og formidler innhold i EK-Web ved utdanningsetaten. Ansvarlig for aktiviteter går fram av aktivitetsbeskrivelsen. Ansvarlig for prosedyre er kvalitetsleder. Hvilke resultat som skal oppnås Prosedyren skal sikre at dokumneter kategoriseres, navngis og plasseres riktig og at riktig versjon publiseres. Hvilke aktiviteter som skal utføres Ansvar Handling Kommentarer Dokumentforfatter Identifikasjon Unikt dokumentnr genereres automatisk av ek-web. For dokumentnavn, se navnekonvensjon for filnavn. For valg av dokumenttype, se liste over gjeldende dokumenttyper Kvalitetsleder Dokumentregistre Liste over alle dokumenter som har betydning for skolens kvalitetssystem genereres automatisk av ek-web. Dokumentene skal organiseres i håndbøker. Kvalitetsleder Makulering Ved utsendelse av revidert prosedyre skal gammel prosedyre "makuleres". Dette skjer ved at det nye dokumentet erstatter gammel utgave i ek-web. Kvalitetsansvarlig avgjør behovet for historisk arkiv. Kvalitetsleder Godkjenning Dokumenter som har betydning for utdanningsetatens kvalitetssystem skal gjennomgås av aktuelle avdelinger for å fastslå at innholdet er i henhold til formål. Godkjent dokument implementeres. Kvalitetsleder Endringer Kvalitetsleder avgjør behovet for særskilt endringsmelding.

2 Side : 2 av 5

3 Side : 3 av 5 Dokumentstruktur i ek-web Nivå Navn på nivå Topp nivå 2.1 Utdanningsetaten Fellesdokumenter Inntak, formidling og tilbud Opplæring i skole og bedrift Vurdering dokumnentasjon og kvalitet Serviceenheten Organisasjon og ansvar Myndighetskrav Kvalitetssystem Hovedprosesser Kontrolltiltak Dokumentasjon Tekniske anlegg Dokumentkonvensjon Navnekonvensjon Eksempel Avdeling/enhet-Dokumenttype-beskrivelse OV-P-Heving av lærekontrakt dokumentnavn Maksimal navnelengde er 256 tegn Avdeling/enhet (rekkefølge i navnestreng) Avdeling I Inntak, formidling O Opplæring i skole og bedrift V Vurdering, kvalitet og dokumentasjon L Ledelsen S Serviceenheten P OPplæringsenhet (skole, opplæringskontor o.l.) Dokumenttype ( rekkefølge i navnestreng ) Dokumenttype P Prosedyrer og arbeidsbeskrivelser I Informasjon S Styringsdokumenter, planer, veiledninger, instrukser, reglementer, K Kontrollister/sjekklister E Elektronisk håndbok R Prosess Dokumentnavn Skal være beskrivende. Spesielt for "Lokal læreplan i prosjekt til fordypning": Dokumentnavn skal være på formen "O-I-nn-XXXXXX" der nn er to siste siffer i skolenr og XXXXXX er bokstaver og tall i programområdekoden.

4 Side : 4 av 5 Dokumentformatering Type Setting Skrifttype (font) Times New Roman Skriftstørrelse 12 Dokumentmaler Navn Dokumenttype Standardmal Utdanningsetaten Informasjon, styringsdokumenter, veiledninger, stående/liggende planer, instrukser, sjekklister, årshjul. Standardmal Utdanningsetaten prosedyrer Prosedyrer, arbeidsbeskrivelser, skjemaer. Prosessmal Utdanningsetaten Prosessbeskrivelser liggende/stående Mal for lokal læreplan prosjekt til Lokal læreplan prosjekt til fordypning Vg1 fordypning Vg1 Mal for lokal læreplan prosjekt til Lokal læreplan prosjekt til fordypning Vg2 fordypning Vg2 Navn Informasjon Styringsdokument Veiledninger Planer Prosedyrer Arbeidsbeskrivelse Instruks Sjekklister Prosess Dokumenttype Beskrivelse/ definisjon: Dokument som beskriver oppbygging, struktur, hensikter, formål, mål, politikk, med mer. Skjemaer. Dokument som omfatter regleverk og reglementer, samt retningslinjer. Dokumenter som beskriver anbefalinger og som gir rom for et visst skjønn i saksbehandlingen Dokumenter som beskriver aktiviteter og ressurser i fremtidige prosjekter, arbeid. Dokument som beskriver hva som skal gjøres og rekkefølgen av aktivitetene. Dokument som beskriver hvordan en aktivitet skal utføres. Dokument som beskriver innholdet i et ansvarsområde, stillingsomfang Dokument som inneholder sjekkpunkter som det skal kviteres for. Prosess betyr utvikling, forløp og skal beskrive rekkefølge og innhold for et arbeidsområde på et overordnet nivå. Prosesser beskrives normalt ved hjelp av flytskjema. Håndbøker Håndbokstruktur: Håndbøkene bygges slik at dokumentene kommer i rekkefølgen

5 Side : 5 av 5 Organisering: Navnsetting: Organisasjon og mål System Regler og bestemmelser - Informasjon og veiledninger Planer Prosedyrer Arbeidsbeskrivelser Instrukser sjekklister. Håndbøkene organiseres etter målgruppe som hovedregel eller i forhold til prosess dersom dette vurderes absolutt nødvendig IOL (den håndboken retter seg mot) E Beskrivende navn der målgruppen og /eller prosessnavnet inngår i håndbokens navn. Videredelegering av oppgaver Kvalitetsleder delegerer til avdelingene å vurdere behov for håndbøker Resultatrapportering til Fylkesutdanningssjef Endring og godkjenning av prosedyren Kvalitetsleder endrer prosedyren. Endringsmelding sendes alle som berøres av endringer. Kryssreferanser Eksterne referanser