G. AVVIK... 6 H. INFORMASJONSMØTER... 6 I. INNHOLD I HMS-OMRÅDET I RISKMANAGER... 6 J. ØKONOMI KONKLUSJON VEIEN VIDERE...

Transkript

1

2 1. Innhold 2. BAKGRUNN PROSJEKTPERIODE PROSJEKTPLAN PROSJEKTMÅL I H.H.T MILEPÆLSPLAN PROSJEKTORGANISERING STYRINGSGRUPPAS OPPGAVER PROSJEKTGRUPPAS OPPGAVER PROSJEKTRAPPORTERING OG MØTER I STYRINGSGRUPPA KRAFTIGE ENDRINGER I PROSJEKTETS FRAMDRIFTSPLAN KONSEKVENSENE AV ENDRINGER I PROSJEKTETS FRAMDRIFTPLAN KOMMENTAR TIL DET ENKELTE OPPGAVEPUNKT A. UTARBEIDELSE AV HMS-PLAN... 5 B. ØKT KOMPETANSE TIL VERNEOMBUDENE... 5 C. REGLEMENT OG RETNINGSLINJER... 5 D. VERNERUNDE... 5 E. PROSEDYREBESKRIVELSE... 5 F. RISIKOVURDERING, TILTAK OG RE-RISIKOVURDERING... 5 G. AVVIK... 6 H. INFORMASJONSMØTER... 6 I. INNHOLD I HMS-OMRÅDET I RISKMANAGER... 6 J. ØKONOMI KONKLUSJON VEIEN VIDERE... 7 A) OPPLÆRING I BRUK AV RISKMANAGER B) HMS-ANSVARLIG / INFORMASJONSSIKKERHETSANSVARLIG C) ÅRSHJUL... 7 D) PROSEDYRER... 8 E) RISIKOVURDERING... 8 F) AVVIK... 8 G) INFORMASJONSSIKKERHET RÅDMANNENS GJENNOMGANG... 8 H) FRA PROSJEKT TIL DRIFT... 8 Side 2 av 8

3 2. Bakgrunn Hensikten var å øke kompetansen til kommuneledelsen, sektorledere enhetsledere, avdelingsledere og ikke minst verneombud i temaet internkontroll innen fagområdet HMS. Mål var å etablere et helhetlig internkontrollsystem. 3. Prosjektperiode Prosjektet skulle gjennomføres i perioden juni 2015 til desember Forberedende arbeid ble gjennomført i perioden juni oktober Kick-off gikk som planlagt i slutten av oktober På grunn av flere forhold ble avslutning av prosjektet forskjøvet til 13. februar Grunnen til forskyvningen er beskrevet i punkt Prosjektplan Det ble før prosjektstart utarbeidet en detaljert tidsplan for hele prosjektperioden. Planen har tidsmessig hatt mange endringer. Disse er beskrevet i punkt Prosjektmål i h.h.t milepælsplan a) Dokumentere HMS inn i kommunens kvalitetssystem RiskManager. b) Etablere en fullverdig HMS-plan. c) Etablere prosedyrer inne fysisk, biologisk og kjemisk arbeidsmiljø. d) Revidere kommunens reglementer og retningslinjer, og om nødvendig etablere nye. e) Gjennomføre risikovurderinger/re-risikovurdering innen både fysisk, biologisk, kjemisk og psykososialt arbeidsmiljø. f) Økt kompetanse til leder i avviksmelding og behandling. g) Økt kompetanse til verneombudene. h) Informasjonsmøter alle ansatte. I tillegg ble det besluttet at kommunen skulle sørge for at alle ansatte fikk opplæring i bruk av kvalitetssystemet RiskManager. 6. Prosjektorganisering Prosjektet ble organisert med styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe. Styringsgruppa har bestått av følgende: Rådmann Personal og org.sjef Kommunalsjef helse og omsorg Kommunalsjef oppvekst Kultursjef Hovedverneombud Hovedtillitsvalgt Systemansvarlig RiskManager Prosjektleder Prosjektgruppa har bestått av følgende: Prosjektansvarlig (pers./orgsjef.) Verneombudene Prosjektleder Side 3 av 8

4 7. Styringsgruppas oppgaver a) Behandle prosjektplan og framdriftsplan. b) Beslutte hovedtrekk om utførelsen (prioritere/velge delprosjekter). c) Følge opp rammene i prosjektet. d) Beslutte evt. større endringer i prosjektplan / framdriftsplan. e) Prosjektets økonomi på vegne av oppdragsgiver. f) Kontrollere prosjektleder. 8. Prosjektgruppas oppgaver. a) Delta i utarbeidelsen av HMS-plan. b) Utarbeide prosedyrer innen fysisk, biologisk og kjemisk arbeidsmilø. c) Gjennomgå kommunens reglementer og retningslinjer og gi innspill til evt. endringer. Evt. fremme forslag til nye. d) Gjennomføre vernerunde i samarbeid med prosjektleder. Registrere avvik, beslutte tiltak og påse at disse blir gjennomført. e) Etablere risikovurdering i samarbeide med enhetsleder/leder. 9. Prosjektrapportering og møter i styringsgruppa.. Ø Det er avholdt 7 møter i styringsgruppa. Møtedeltagelsen har vært varierende. Ø Det har vært en god samhandling mellom prosjektleder og prosjektansvarlig Bente Kristiansen. Ø Prosjektleder har i hvert møte rapportert status og meldt hva som skal skje videre samt gjennomgått oppgaver som skal løses. Ø De fleste aktiviteter har skjedd fra opplæringsrommet og kommunestyresalen. Prosjektleder mener dette har fungert tilfredsstillende. 10. Kraftige endringer i prosjektets framdriftsplan. Prosjektet har ikke hatt den framdrift slik den var satt i milepælsplanen og tidsplanen. Hovedårsakene til endringene er følgende: I. Kvalitetsprogrammet RiskManager ble ikke levert til riktig tid. Det var faktisk hele 10 måneder forsinket. Dette var utenfor både Bjugn kommune og prosjektleders kontroll. II. Systemansvarlig sluttet i Bjugn kommune, noe som medførte flere oppgaver på HMSansvarlig. III. Erstatter for systemansvarlig var ikke operativ på plass før høsten IV. Programmet hadde fortsatt store svakheter som satte begrensninger. V. HMS-ansvarlig fikk i en periode ekstra mange oppgaver i forbindelse med at kommunalsjef helse og omsorg sluttet. VI. Kommunen fant ikke ressurs til å starte opplæring i dokumentmodulen for ledere og øvrige ansatte. VII. Ikke alle innkallinger til samlinger har nådd fram. 11. Konsekvensene av endringer i prosjektets framdriftplan. o Endringer i tidsplanen. o Fire kurs måtte avbrytes etter oppstart grunnet feil i programvare. o Verneombudene fikk ikke se resultatet av den jobben de hadde gjort. Dette skapte noe frustrasjon der konsekvensen i en periode ble noe lavt oppmøte. Side 4 av 8

5 o o o o Større fokus på verneombudene. Det ble gjennomført to ekstra kursdager med temaene: o verneombudets rolle og HMS-kompetanse kompetanse o aktuelle lover og forskrifter. Planlagte informasjonsmøter til alle ansatte ble tatt ut av planen. Se pkt. 9 VI. Planlagte samlinger uten oppmøte/svært lite oppmøte. Bare et mindre antall reglement og retningslinjer har blitt revidert i sin helhet. Tross det uforutsette har prosjektleder forsøkt å drive prosjektet framover med endrede tidsplaner. For prosjektleder har det vært godt å ha en prosjektansvarlig (Bente Kristiansen) som har klart og se helheten og tidlig konkluderte med at her var det for mange forstyrrelser til at prosjektet kunne følge planen fullt ut. Rådmannen har også vært tydelig i hvordan vi skulle prioritere. Totalt sett er det kun informasjonsmøter til ansatte som ikke er gjennomført fra prosjektleders side. Det ble også en begrenset opplæring for ledere i forhold til avviksbehandling. (se pkt. 16) Her er å tilføye at avviksopplæring har lederne fått i det foregående prosjekt informasjonssikkerhet. 12. Kommentar til det enkelte oppgavepunkt. A. Utarbeidelse av HMS-plan Prosjektleder utfordret styringsgruppen til et bredt engasjement på forslaget til HMS-plan. Det kom inn noen innspill som ble diskutert. Planen er behandlet i kommunestyret juni B. Økt kompetanse til verneombudene Det ble underveis i prosjektet satt av ekstra tid for å gi utvidet kompetanse til verneombudene. Dette ble gjort gjennom ekstra kursdager. Tilbakemeldingene på dette var meget positive. C. Reglement og retningslinjer Prosjektet hadde som mål å revidere alle kommunens reglementer og retningslinjer. Videre fremme forslag til nye. Grunnet ressursmangel i administrasjonen har det ikke vært mulig å sluttføre dette. Eksisterende reglementer og retningslinjer er lagt inn i RiskManager. D. Vernerunde Det ble etablert et felles vernerundeskjema for Bjugn kommune. Det er gått vernerunde i alle enheter/avdelinger. Dette ble for flere av verneombudene en læringsprosess da de ikke hadde gått vernerunde før. Tilbakemeldingene har vært gode både på det å lære hvordan en vernerunde bør gjennomføres, det å avklare hva et avvik er og formulere tiltak til forbedring. E. Prosedyrebeskrivelse Det ble gjort et grundig arbeid i produksjon av aktuelle prosedyrer. Verneombudene har i den anledning blitt godt kjent med AML og forskriften for fysisk utforming. F. Risikovurdering, tiltak og re-risikovurdering Det ble vist et godt engasjement i utarbeidelsen av risikovurderinger i de fleste enheter. Verneombudenes deltakelse her var viktig. Det å forstå en leders prioriteringer sett for eksempel i lys av økonomi har vært god læring for verneombudene. På bakgrunn av risikovurderingen er det utferdiget en god del tiltak. Mange av tiltakene er gjennomført og det er der gjennomført re-risikovurdering. Side 5 av 8

6 G. Avvik Det er gjennomført opplæring til ledere, men den ble noe begrenset da systemet fungerte optimalt. Imidlertid har lederne fått opplæring i avvik i informasjonssikkerhetsprosjektet. H. Informasjonsmøter Det er ikke gjennomført informasjonsmøter til ansatte. Grunnen til dette er at det ikke er gitt opplæring i bruk enda. Denne opplæringen er utenfor prosjektet. I. Innhold i HMS-området i RiskManager Hovedinnholdet i HMS-modulen er slik: HMS-plan Reglementer Retningslinjer Prosedyrer Funksjonsbeskrivelser Prosedyrer Dokumentert risikovurdering og tiltak Avvik Lenker til sentrale lover og forskrifter. Systemansvarlig Anne Standahl har gjort en meget god jobb med å få lagt inn all dokumentasjon som var produsert. Med meget liten opplæring har hun fått systematisert dokumentene og laget en god menystruktur. J. Økonomi Avtalen var bygd opp med fastbeløp pluss reisetid maksimert til 80 besøk á 2 reisetimer pr. besøk samt kilometer-/bomveigodtgjørelse. Det er ikke fakturert mer en det som er beskrevet i kontrakt selv om det er brukt 6 ekstra besøk utover de 80 som er beskrevet i kontrakten. Årsaken til dette er beskrevet i pkt. 11. Prosjektleder er gjort kjent med at prosjektet ikke ble fullfinansiert av OU-midler. 13. KONKLUSJON Tilbakemeldinger og observasjon prosjektleder har gjort forteller at temaet har fått innpass i den daglige driften hos mange. Avviksmodulen brukes flittig, selv om den har noen svakheter. Alle har gjennomført risikovurderinger og satt tiltak. Prosjektleder er imponert over alle fra kommunen som har vært involvert i prosjektet. Midt inne i en nedbemanningssituasjon og utfordringer i forhold til RiskManager, har de ansatte forsøkt å holde fokus og gjøre jobben. Verneombudene har vist stort engasjement og et oppriktig ønske om å lære. Prosjektleder vil også framheve HMS-ansvarlig som har vist stor tillit til prosjektleder. Side 6 av 8

7 14. Veien videre I prosjektleders kommentarer til veien videre innen HMS er også tatt inn litt om det tidligere prosjektet Informasjonssikkerhet. a) Opplæring i bruk av RiskManager. I prosjektet hadde Bjugn kommune ansvar for å lage en opplæringsplan og gjennomføre denne. Dette er ikke gjennomført. Skal prosjektene som er kjørt ha noen verdi må det gis opplæring til de som skal for eksempel skal være redaktører og og den enkelte ansatt. Dette bør gjøres snarest. RiskManager er et tredelt kvalitetssystem som består av; - Dokumentmodul - Risikovurderingsmodul - Avviksmelding og behandlingsmodul Bjugn kommune har oppnevnt Anne Standahl som systemansvarlig for RiskManager, men dette omhandler i hovedsak dokumentmodulen. Det bør derfor oppnevnes personer som har ansvar for Risiko- og avviksmodulen. b) HMS-ansvarlig / informasjonssikkerhetsansvarlig. c) Årshjul Det er viktig at de som besitter disse to funksjonene har spesialkompetanse. Kommunen må legge til rette for at disse tid til å skaffe seg denne kompetansen. a. Informasjonssikkerhetsansvarlig Både behandlingsansvarlig, daglig- og delegert daglig behandlingsansvarlig plikter å holde seg oppdatert innen temaet. Et særlig ansvar for å inneha god kompetanse har selvfølgelig informasjonssikkerhetsansvarlig som skal veilede/gi råd til behandlere og ansatte. Dette krever jevnlig oppdatering gjennom Datatilsynets og NorSis sine nettsider. Det er en selvfølge at Personopplysningsloven, forskriften og veiledningen sitter under huden. b. HMS-ansvarlig Verneombudene bør ha oppfølging av den som er HMS-ansvarlig i kommunen. Dette krever selvfølgelig kompetanse innen Arbeidsmiljøloven, men også psykososialt arbeidsmiljø og håndtering av fysisk, biologisk og kjemiske forhold. Prosjektleder ber også om at det settes fokus på vernerunder og sørger for at disse blir gjennomført likt i hele organisasjonen. Kommunen må få på plass et helhetlig årshjul der både HMS og informasjonssikkerhet har sin plass. Felles for begge disse temaene er; Revisjon av overordnede planer Revisjon av prosedyrer Vernerunder/sikkerhetsrunder Risikovurdering Tiltak etter risikovurdering Ledergruppens årlige gjennomgang Temadag for alle ledere I tillegg må en innenfor informasjonssikkerhet ha en årlig gjennomgang av alle behandlinger og evt. melde til Datatilsynet. I årshjulet må det også være stoppunkt der en går gjennom avvikene for å se trender og kunne gjøre større overordnede korreksjoner. Side 7 av 8

8 d) Prosedyrer Det er viktig være oppmerksom på at behovet for nye prosedyrer og revidering av prosedyrer er en kontinuerlig prosess. Her ligger mye av det overordnede ansvar til hver enkelt leder. Men oppfølgingsansvaret ligger til henholdsvis Informasjonssikkerhetsansvarlig og HMS-ansvarlig. e) Risikovurdering f) Avvik I arbeidet rundt risikovurderinger ligger også årlig å vurdere akseptkriteriene og det overordnede trusselbilde når det gjelder informasjonssikkerhet. Akseptkriteriene må vurderes også for HMS. Dette er i utgangspunktet rådmannens oppgave. I denne vurderingen ligger trender i avvik og hvilke tiltak som går igjen som et resultat av risikovurderingene. Oppfølging av at tiltak blir gjennomført er avgjørende for å ha et levende system. Dette bør ledelsen opprette en organisasjonsform på. Viktig i første fase er å få kontrollert at systemet er tunet og at meldingssystemet fungerer. Opplæring til nyansatte må ha fokus, slik at det blir brukt og at en får effekt ut av innføringen. g) Informasjonssikkerhet rådmannens gjennomgang Dette møtet skal inneha sentral dokumentasjon hva som er gjort siste året, status og veien videre. Det er rådmannen som har ansvar for innholdet, men i praksis er det ofte informasjonssikkerhetsansvarlig som utøver dette, men det fratar ikke rådmannen ansvaret. Neste møte for dere vil være primo h) Fra prosjekt til drift Ha en oppegående organisering rundt Kvalitetssystemet RiskManager. (systemansvarlig, redaktører, prosesseiere mv.) Hva er kvalitetsdokument? alle som publiserer må ha samme oppfatning om dette. Påse at kvalitetssystemet inneholde KUN kvalitetsdokument. Påse at kvalitetsdokument ikke blir liggende på utsiden av systemet. Ha HMS og Informasjonssikkerhet oppe med jevne mellomrom på ledermøter. Det er ofte nok med 2-3 minutter. Det er dere som ansatt som kan gjøre et kvalitetssystem levende med godt innhold, noe som igjen vil være med og effektivisere hverdagen. Hasselvika, 7. februar 2017 Hassel Consulting as Nils Richard Hassel Prosjektleder Side 8 av 8