Rektor v/ organisasjonsdirektør Ida Munkeby

Transkript

1 1 av 8 Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk Notat Til: Rektor v/ organisasjonsdirektør Ida Munkeby Kopi til: Fra: Dekan Geir E. Øien Utredning av administrativ organisering Viktigste hovedpunkter Kompetent administrasjon/støtteapparat må være i nært samvirke med kjernevirksomheten Verdiskapningen ved NTNU skjer ved instituttene. Det er av avgjørende betydning at kompetente administrative og tekniske tjenester er tett integrert med den faglige aktiviteten. Instituttene er forskjellige både med hensyn på fagområder, laboratorier, studentantall, andel BOA-virksomhet, antall vitenskapelig tilsatte og antall teknisk-administrativt tilsatte. Prosessene her krever samhandling mellom vitenskapelige, administrativt og teknisk personale i arbeid for felles mål: kunnskap for en bedre verden (se fusjonsplattformen pkt 2.7). Standardisering og gode dataverktøy gir effektiviseringsgevinst Det som bør kjennetegne en god administrasjon er at den gjør kjernevirksomheten effektiv. Ved å ta utgangspunkt i brukerbehovet til de vitenskapelige ansatte vil standardisering kombinert med gode administrative dataverktøy gi effektiviseringsgevinst. Standardisering nødvendiggjør ikke sentralisering, heller tvert i mot innen kjernevirksomhetens funksjonsområder. Det må gis autonomi for lokale forhold som behøves for best å utnytte de vitenskapeliges tid til forskning og utdanning. Ennå gjenstår mye for at NTNU skal være i front med hensyn til brukervennlige og effektive støttesystemer, og at organisasjonen skal benytte IT-systemer som best realiserer kvalitet i utdanning, forskning og administrative gjøremål (se fusjonsplattformen pkt 2.7). Innledning Dette er et innspill skrevet i en fase der mange av de organisatoriske premissene ennå ikke er gitt: premisser og prinsipper for fordeling av administrative oppgaver mellom nivåene i det fusjonerte NTNU endelig organisering mellom nivåene i de nye fakultetene en endelig avklaring av antall og størrelse på institutter Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler 7491 Trondheim E-post: Elektrobygget E2 Fakultetsdirektør postmottak@ime.ntnu.no Telefaks Geir Ivar Soleng

2 2 av 8 antall nye studieprogrammer og eventuelt nye forskningsaktiviteter (sentra, prosjekter) de kommende årene Dette notatet viser til notat av (/PEK), «Administrativ organisering: Presisering av oppdraget». Vedlegget er ikke en del av besvarelsen på oppdraget, men beskriver prosess og bred medvirkning nedenfra og opp som notatet er basert på. Funksjoner som bør styrkes eller kan nedbygges på nivå 2/3 Funksjoner som bør styrkes Lederstøtte til dekanatet og instituttlederne (økonomi, utredninger, kommunikasjon/visualisering, HR, HMS og beredskap). Ledelsen ved fakultetet og instituttene må ha et minimum av egne administrative ressurser som kan gi lederstøtte for lederne, bidra til utvikling av strategiske planer og til koordinering mellom institutt, fakultet og fellesadministrasjon. I tillegg kommer behov for prosjektstøtte og eventuelt studiestøtte. Støtteapparat for eksternfinansiert forskningsaktivitet generelt, spesielt for EU prosjekter og større initiativ som SFI/SFF og FME. Generelt er det et økende krav om, og satsing på eksternfinansiert forskningsvirksomhet ved NTNU; av den grunn er flere av IMEs institutter i vekst. Vi må også øke kapasitet og kompetanse i støtteapparatet. Vi trenger bedre verktøy, prosesser og rutiner for bedre å bidra i hele livsløpet til prosjekter: prosjektformulering, etablering av konsortier, planlegging, kvalitetssikring, IPR, kontraktsforhandlinger, prosjektledelse med resultat og økonomioppfølging til evaluering etter gjennomført prosjekt. God ressursstyring tett på er nødvendig. Funksjoner som kan nedbygges Transaksjonelle HR-oppgaver kan flyttes til nivå 1 (ikke full konsensus pga. noe usikkerhet mht. reell besparelse). Kvalitetssikring av registrering av publikasjoner i Cristin kan skje av Bibliotekstjenesten på sentralt nivå i stedet for at dette nå gjøres av administasjonen på nivå 3. Det bør utredes om ordningen med kontinuasjonseksamen bør avvikles. Øvrige forhold Begrunnelse og klagesystem er tungvint og uhensiktsmessig. En ønsker å unngå saksbehandling på flere nivåer som i begrunnelse og klagesaker. Dagens begrunnelse og klagesystem er tungvint og uhensiktsmessig. Metode for innmelding av studieplanrevisjoner er tungvint og uhensiktsmessig. Det er ønskelig med en oppdatert versjon av «Studieplan på nett» slik at det blir enklere å redigere (som i «Emner på nett»). Samtidig ønskes en forbedret versjon av «Emner-på-nett», men det er likevel viktig å se på systemene til alle fusjonspartnerne før en vurderer innkjøp. Avbyråkratisering ved å redusere total rapportering (effektivisering og mer kritisk vurdering av rapporteringsbehov).

3 3 av 8 På alle nivå kan mange prosesser gjøres mer effektive ved bedre støttesystemer (som hensyntar sektorens egenart). Flere institutter er i vekst (f.eks. økt BOA virksomhet og økning i vitenskapelige ansatte). noe som vil kunne nødvendiggjøre en styrking av administrasjonen. Bedre informasjon om "hvem gjør hva" for å unngå dobbeltarbeid og for å sørge for at studenter og eksterne aktører raskt blir koblet på riktig saksbehandler. Generelle prinsipper for oppgavefordeling mellom nivå 2 og 3 på de sentrale funksjonsområdene Generelt bør instituttene ta seg av det som skjer ofte ved instituttene, fakultetene ta seg av det som skjer sjelden ved instituttene og sentralt nivå ta seg av det som skjer sjeldent ved fakultetene. En desentral løsning kan gi økt opplevd servicenivå og tilrettelegging for den enkelte tilsatte ved instituttene. Dagens arbeidsdeling mellom fakultetsog instituttnivå ved IME oppleves i stor grad som velfungerende. Oppgaver/rapportering bør ferdigstilles på høyest mulige nivå. Sentralisert løsning legger til rette for likebehandling, felles standarder og effektivisering. Dette er imidlertid betinget av godt fungerende data- og administrative verktøy. Her ligger et stort forbedringspotesiale. Oppgaver som tilføres underliggende nivå bør være tilstrekkelig konsist framstilt, mest mulig tilrettelagt og vurdert opp mot om etterspurt informasjon ikke alt finnes på overordnet nivå. Bestillinger som sendes ut kan i enkelte tilfeller tolkes på ulike måter av mottakerne, noe som ofte kan være problematisk ved sammenstilling på overliggende nivå. I mer standardisert og automatisert rapportering ligger et vesentlig kvalitets- og effektiviseringspotensiale. Det er viktig at instituttene har en tilstrekkelig stor og kompetent administrativ stab med god kjennskap til lokale forhold og behov. Administrasjonen ved instituttene har i mange tilfeller en rolle som ledelsens forlengede arm. Den skal ikke bare utføre tildelte oppgaver, men også bidra med lederstøtte, tilrettelegge og ta initiativ til aktivitet. Den skal være rådgiver for ledelsen, faglærere og studenter. Da instituttlederne har åremålsstillinger, er administrasjonen på instituttnivå kontinuitetsbærere. Det er viktig at en har "robusthet" i bemanningen eksempler på dette er at man har kapasitet til å opprettholde daglig drift, håndtere sykdom, permisjoner og større arbeidstrykk over kortere perioder. En bør arbeide for å etablere en effektiv og robust lokal administrasjon. Backup vil fungere godt på tvers av enheter med standardiserte rutiner. For å tilrettelegge for et godt arbeidsmiljø er det viktig med hensiktsmessig variasjon i arbeidsoppgavene. Den administrative staben ved instituttene og fakultet bidrar også i stor grad til det sosiale arbeidsmiljøet basert på god kjennskap til lokale forhold og behov. Det er viktig å finne en god balanse mellom fornyelse og bevaring med formål å bidra til en totalt mest mulig effektiv organisering av våre felles administrative tjenester. Behov for endring må

4 4 av 8 utredes tilstrekkelig og nye systemer må være robuste og kvalitetssikrede før de implementeres fullt ut. Det må være likebehandling mellom instituttene, uavhengig av geografisk plassering. Det bør likevel vurderes om lokal administrativ støtte bør differensieres ut i fra instituttstørrelse. Det vil kunne bli store ulikheter mellom de instituttene som skal danne Fakultet C. Mens instituttene på dagens IME har egne administrative ressurser, er all administrasjon lagt på fakultetsnivå når det gjelder noen av enhetene på de tidligere høyskolene. Det ser ut til at det nå vil bli institutter lokalisert i til dels stor avstand fra fakultetsadministrasjonen, slik at det blir nødvendig å allokere nødvendige administrative ressurser til alle institutter. Der flere institutter ligger på samme campus, bør det være mulig for disse å dele ressurser. Synspunkter på arbeidsdelingen mellom nivå 1 og 2/3 og forslag til tiltak og gjennomgående prosesser som bør standardiseres og digitaliseres I et multicampusuniversitet er det viktig at tjenestekvaliteten oppleves likt uavhengig av geografisk plassering. Vi mener dette ivaretas best ved at, i all hovedsak, tjenesteleveransene følger den formelle linjen mellom nivåene 1, 2 og 3. Det som bør kjennetegne en god administrasjon er at den gjør kjernevirksomheten effektiv. Ved å ta utgangspunkt i brukerbehovet til de vitenskapelige ansatte vil standardisering kombinert med gode administrative dataverktøy gi effektiviseringsgevinst, f eks automatisering av dagens tidskrevende rapportering. Standardisering nødvendiggjør ikke sentralisering, heller tvert i mot innen noen funksjonsområder 1. Avveining mellom sentralisering og lokal nærhet må ta utgangspunkt i å se på hvilke behov man har ved instituttene. Det er her de verdiskapende oppgavene utføres. Instituttene er forskjellige både med hensyn på fagområder, laboratorier, studentantall, andel BOA-virksomhet, antall vitenskapelig ansatte, antall teknisk-administrativt ansatte. Det må gis autonomi for lokale forhold som behøves for best å utnytte de vitenskapeliges tid til forskning og utdanning. Mange av oppgavene innen studie, personal og økonomi krever stor grad av lokal kunnskap, spesielt dersom man skal avlaste vitenskapelig ansatte slik at de ikke bruker mer tid enn nødvendig på henvendelser og oppfølging forbundet med administrative oppgaver. 1 Fra avdelingsnivå på Gjøvik er det meddelt at for rundt 10 år siden ble alle administrative ressurser dratt inn i en felles pool på sentralt nivå. I ettertid har de på avdelingsnivå brukt av egen ramme for å bygge opp en ny administrasjon for å betjene en del oppgaver som enten er fagnære og relasjonelle eller hvor opplevd tjenestenivå fra fellesadministrasjonen ikke var tilstrekkelig.

5 5 av 8 Lokal kunnskap er viktig for å kunne tenke helhetlig om oppgaver på instituttnivå. En skal ikke undervurdere betydningen av å ha personer i sin nærhet med totaloversikt og med tett brukerkontakt, for eksempel er det stor sammenheng mellom HR for midlertidige ansatte og BOA-prosjekter. Administrasjonen ved instituttene løser sine arbeidsoppgaver i tett samarbeid med studenter og ansatte. De opplever å være på sitt beste og mest effektive når de hjelper ansatte og studenter for slik å bidra til effektivisering av kjernevirksomheten. Standardiserte, og gode administrative dataverktøy med fokus på å dekke brukerbehovet på alle nivå vil gi effektiviseringsgevinst. Dette må kombineres med fagnær administrasjon. Det er en forutsetning for å kunne fungere som lederstøtte at man i det daglige sitter tett på virksomheten på alle nivå. Fakultet og institutter er generelt ikke bestykket med rendyrkete spesialister, men har ansatte med ett spesialfelt og samtidig gode ferdigheter på andre felt. Denne «kryssferdigheten» er hensiktsmessig pga relativt slank bemanning på institutt- og fakultetsnivå; de fungerer som lederstøtte for fakultetsog instituttledelse; de kjenner funksjonene på disse nivåene. Man må være ansatt ved operativt nivå for best å yte service her; være fagnær lederstøtte. Det vil være rasjonelt og «besparende» å videreføre arbeidsdelingen med rendyrkete spesialister på nivå 1 og de med kryssferdigheter på nivå 2 og 3. Følgende oppgaver bør standardiseres, digitaliseres og flyttes (ikke full konsensus pga. noe usikkerhet mht. reell besparelse) til fellesadministrasjonen (ikke nødvendigvis i Trondheim): transaksjonelle HR-oppgaver NIRS (NTNU International Researcher Support) bør utvides/utvikles (mottak av utenlandske ansatt m/familie) juridisk kapasitet på nivå 1 bør styrkes digitalisert, felles begrunnelse og klagesystem må innføres snarest utarbeide redigeringsmulighet for revisjon av studieplanen (tilsvarende som for «emner på nett") Sannsynliggjøring av at det første innsparingskravet på 5 % kan innfris i 2017 Konkretisering av dette er ikke gitt før instituttinndeling og arbeidsdeling mellom øverste nivå og fakultets og instituttnivå er bestemt. Oppgavefordeling mellom de tre byene i NTNU samt hvordan NTNU i Gjøvik og Ålesund er organisert i fremtidig fakultets og instituttstruktur må være kjent før man kan fordele årsverk. Fusjonen vil medføre at man slår sammen administrative enheter, spesielt på øverste nivå fordi antallet toppledere reduseres. Også antall enheter på fakultetsnivå i 2017 og videre vil være færre enn i Dette gir innsparing i administrasjon rundt ledelsen i form av at stillinger ikke må erstattes når personer slutter eller går av med pensjon (dubleringseffekten). På kort sikt er det stor sannsynlighet for at dubleringseffekten, annen alderspensjonering, ansatte som slutter av andre årsaker samt redusert midlertidighet vil være tilstrekkelig for å innfri innsparingskravet for NTNU i På lenger sikt vil effektiviseringsgevinst av standardisering, rasjonelle arbeidsrutiner og gode administrative dataverktøy gi muligheter for videre innsparing.

6 6 av 8 I styrevedtak ble det sagt at ressursrammen til primærvirksomheten forskning, undervisning, innovasjon og formidling skal søkes opprettholdt. Dersom man sparer på administrasjonen og dette resulterer i at vitenskapelig ansatte må bruke mer av sin tid på administrasjonsoppgaver, så kan det bli vesentlig dyrere enn å ha en riktig dimensjonert administrasjon. Selv om det ikke vises i budsjettene vil det uansett være en kostnad dersom vitenskapelig ansatte må bruke mer tid på administrative oppgaver, både fordi lønnskostnadene er større for disse, kompetansen på administrativt arbeid er dårligere, og fordi det stjeler tid som burde vært brukt til forskning og utdanning, som vil være den største negative effekten av en underdimensjonert administrasjon. Tabellen nedenfor viser nå situasjonen for administrative årsverk ved dagens IME fakultet. Totalt er det 83 årsverk (inkl. en estimert andel tekniske årsverk som utfører administrative oppgaver) fordelt med 30 i fakultetsadministrasjonen og 53 i instituttadministrasjonen. Sett bort ifra vikarer og lederstillinger er det kun 1,5 årsverk midlertidige tilsatte p.t. (Paga). Disse er administrative (ingen midlertidige tilsatte i tekniske stillinger p.t.). Dersom en legger til grunn kun administrative stillinger (dvs. ekskl. estimert andel tekniske nevnt ovenfor) hadde IME 74 årsverk per november 2015 (DBH) noe som tilsvarer en lønnsmasse på om lag 51 MNOK. Et kutt på ca. 5 % tilsvarer om lag 2,5 MNOK, dvs. 3 4 årsverk. Vår oversikt over framtidig naturlig avgang ved IME viser at det i: 2016 er 2 ansatte i administrative stillinger som fyller 68 år og 1 som fyller 70 år er 3 ansatte i administrative stillinger og 2 i tekniske stillinger som fyller 67 år er 5 ansatte i administrative stillinger og 1 i teknisk stilling som fyller 67 år og 2 i tekniske stillinger som fyller 68 år. Noe turnover vil også kunne påregnes. Samlet sett mener vi at det er et godt potensiale til å nå innsparingskravet. Administrativ hovedstruktur - status per mars 2016 (årsverk) * Fakultets- Instituttadministrasjonen administasjonen Sum Andel Strategisk lederstøtte 4,1 6,25 10,35 12,5 % Undervisning og utdanning 9,3 11,89 21,19 25,5 % Forskning 4,5 4,3 8,8 10,6 % Kommunikasjon 1,5 2,55 4,05 4,9 % HR 3,65 9,5 13,15 15,8 % Økonomi 2 9,3 11,3 13,6 % IKT 0,85 4,65 5,5 6,6 % Diverse 4,4 4,3 8,7 10,5 % SUM 30,3 52,74 83,04 100,0 % * I all hovedsak er samtlige administrative årsverk tatt med og for de tekniske årsverkene er det gjort en skjønnsmessig vurdering av andel administrasjon

7 7 av 8 Vedlegg Om oppdraget Dette notatet tar utgangspunkt i notat av 18.2, lagt inn i ephorte 31.3 (/PEK), «Administrativ organisering: Presisering av oppdraget»: «Styret skal ha førstegangsbehandling i møtet Som grunnlag for styrebehandling trenger vi til fristen som minimum: En oversikt over funksjoner som bør styrkes eller kan nedbygges på nivå 2/3 Generelle prinsipper for oppgavefordeling mellom nivå 2 og 3 på de sentrale funksjonsområdene, jf. notatet av Sannsynliggjøring av at det første innsparingskravet på 5 % kan innfris i 2017 Enhetene kan også komme med synspunkter på arbeidsdelingen mellom nivå 1 og 2 og forslag til tiltak og gjennomgående prosesser som bør standardiseres og digitaliseres.» Om prosessen Her følger en kort orientering om gruppen og hvordan bred involvering er ivaretatt i en nedenfra og opp prosess. Dekanus Geir Øien er ansvarlig å utrede både instituttstruktur og administrativ organisering. Følgende utredningsgruppe ble etablert for utredning av administrativ organisering: Sentralt oppnevnte arbeidstakerrepresentanter Tove Kristin Blomset Johnsen (NTL) Thomas Misje (NITO) I ledergruppemøte ved IME Einar Rønquist, instituttleder IMF Cathrine Haugan Grønvik, seksjonsleder HR Jon Kummen, seksjonsleder forskningsadministrasjon Vegard Rønning, seksjonsleder utdanningsadministrasjon Halsten Astebøl, kontorsjef Elkraft Nina Kotte, kommunikasjonsrådgiver Fra Fakultet for teknologi; fra 14. mars Elin Cecilie Balstad, rådgiver fakultetsadministrasjonen Terje R. Meisler, dekan Involvering fra NTNU i Gjøvik her, fra 18. mars Nils Kalstad Svendsen, dekan, Avdeling for informatikk og medieteknikk Hilde Bakke, rådgiver, Avdelingsadministrasjon Avdeling for informatikk og medieteknikk Geir Ivar Soleng, fakultetsdirektør IME er delegert ansvar for progresjon i arbeidet med administrativ organisering og sammenfatning av innspill. Faglig og administrativ organisering har vært på agendaen på de fleste av IMEs omtrent ukentlige ledergruppemøter i år. Utredningsgruppa for administrativ organisering har hatt fire møter; 4. mars, 14. mars, 18. mars og 12. april. LOSAM er orientert om dette arbeidet i to møter; 16. mars og 13. april. Ett allmøte om er arrangert ved IME med stor deltakelse, hovedsakelig fra ansatte i tekniske og administrative stillinger; 8. mars.

8 8 av 8 Om involvering Kontorsjefene og seksjonslederne: kartlegge nå-situasjon, se på arbeidsprosesser og avdekke dobbeltarbeid, se på forenkling og effektivisering, dvs «bokholderoppgaver», kvantitative størrelser. Instituttlederne: utrede alternative forslag til organisering og arbeidsfordeling mellom institutter og fakultetet, dvs «politikken», kvalitative størrelser. Bred involvering; alle instituttledere, kontorsjefer og seksjonsledere, og de de måtte engasjere. Controllerne ved fakultetsadministrasjonen koordinerer utarbeidelsen av grunnlagsdata og rapporterer til fakultetsdirektør. Innspill Notatet er basert på innspill fra: NTNU i Gjøvik Arbeidsgruppe - Internt høringsnotat Avdeling for informatikk og medieteknikk (AIMT) NTNU i Trondheim, Fakultet for teknologi Institutt for elektrofag og fornybar energi (IEFE) og Institutt for allmennfag (IALM) Institutt for informatikk og e-læring (IIE) NTNU i Trondheim, IME Institutt for datateknikk og informasjonsvitenskap (IDI) Institutt for matematiske fag (IMF) Institutt for elektronikk og telekommunikasjon (IET) Institutt for telematikk (ITEM) Institutt for elkraftteknikk (Elkraft) Institutt for teknisk kybernetikk (ITK) Møter/gruppearbeid IT-ansatte ved nåværende Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk (IME) Gruppearbeid NTNU Trondheim - Kommunikasjon nettarbeid Innspill fra felles workshop Workshop NTNU Trondheim - Innledning Workshop NTNU Trondheim - Forskning Workshop NTNU Trondheim - Forskning - vedlegg Workshop NTNU Trondheim - HR Workshop NTNU Trondheim - HR - vedlegg Workshop NTNU Trondheim - Utdanning Workshop NTNU Trondheim - Utdanning - vedlegg Workshop NTNU Trondheim Økonomi