MØTEPROTOKOLL. Hovedlaget. Styremøte. Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Type møte. Dato Tid Sted

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Hovedlaget Type møte Styremøte Dato Tid Sted Samvirkebygget Til stede Dag Øyen AU Elisabeth Heidtmann AU Johanne Sundmoen Bakås AU Kjell Ivar Lundkvist AU Ståle Vangskåsen AU Inge Morten Smedås, daglig leder Bjørn Morten Galåen, fotballgruppa Gerard Kort, friidrett Runa Finborud, håndball Ragnhild Dåsnes, orientering Wenche Ytterhaug, trim Signering protokoll Forfall Astrid Nyvoll, barneidrett Bjørn Narjord, ski 1

2 Saksnr Sakstittel Ansvarlig/tid sfrist/oppfølg ing 12/07/01 Godkjenning og signering av protokoll Johanne Ok 12/07/02 Godkjenning av regnskap hovedlaget 2012 Elisabeth Saksutredning Vi svarer på spørsmål rundt / diskuterer hovedlagets regnskap for 2012 og godkjenner en versjon for fremlegging for årsmøtet den Det blir ingen detaljert gjennomgang. Den tar hver enkelt før møtet. Saksdokument: Resultatregnskap Avd 1: Hovedlaget (ennå ikke revidert) Ingen spørsmål fra styret. Vedtak Regnskapet forelegges årsmøte /07/03 Godkjenning av regnskap TOS Arena 2012 Elisabeth Vi svarer på spørsmål rundt / diskuterer regnskap for TOS Arena for 2012 og godkjenner en versjon for fremlegging for årsmøtet den Det blir ingen detaljert gjennomgang. Den tar hver enkelt før møtet. Saksdokument: Resultatregnskap Avd 9: TOS Arena (ennå ikke revidert) Ingen spørsmål Vedtak Forelegges årsmøte slik det foreligger 12/07/04 Status økonomi pr 31.desember Elisabeth Saksutredning Det er utarbeidet en øknomisk oversikt over lagets økonomi ved årsslutt. Vi tar en gjennomgang av denne i møtet og beslutter om denne oversikten kan brukes som saksdokument for årsmøtet. Saksdokument: Økonomisk oversikt pr Diskusjoner/ Gjennomgang. Vedtaket om at ½ driftsbudsjett er bundet likvidetet er oppfylt. Budsjett Trim stemmer ikke med det budsjettet som trimgruppa har lagt frem og vedtatt. Budsjettet TOS arena synliggjøre hva som er finanskostnader. Vedtak Fremstillingen justeres for de feilene som ble påpekt. 12/07/05 Årsmelding for Os IL hovedlaget 2012 Saksutredning Vi går igjennom forslag til årsmelding for Os IL og vedtar en versjon som forelegges årsmøtet. Saksdokument: Forslag til årsmelding ettersendes fra Elisabeth før møtet Ikke skrevet enda Vedtak 12/07/06 Medlemskontingent

3 Saksutredning Vi diskuterer om det skal foreslås endringer i medlemskontingenten på årsmøtet. Saksdokument: Ingen Skal medlemskontingenten stå uendret? Vedtak Foreslår for årsmøtet at kontingenten forblir uendret. 12/07/07 Bygging av kunstgressbane / ballbinge Saksutredning Fotball vedtok i sitt årsmøte å be årsmøtet i hovedlaget godkjenne planer for bygging av kunstgressbane/ballbinge med byggestart våren Saksdokumentet til fotball ligger på deres hjemmeside og kan hentes ut der. Finansieringsplan ligger vedlaget. Her kort sammenfattet konsekvensene for hovedlaget: - Os IL stiller med kr i mai Os IL tar opp et mellomfiansieringslån for spillemidler på kr årlig kostnad ca kr i 5-6 år: Tilsammen ca kr Fotballgruppa gir Os IL et lån på kr som tilbakebetales når spillemidlene utbetales. Arne Horten og Bjørn Morten vil komme inn i styremøtet for å forklare planene. Fotballgruppas forlag er ikke forenelig med styrevedtak i saken fra desember Like fullt er det viktig at vi klarer å lande denne saken på en god måte, og at alle er villige til å se på hvilke alternativer vi har. For å få igang en alternativ tankeprosess (det vil provosere noen) foreslår Elisabeth at styret tar stilling til følgende forslag forutsatt byggestart 2013: - Os IL stiller med kr i mai. Vi vet at spillemidler snøprod. utbetales 2013, og lånesaldo på flexilånet for TOS Arena blir da på kr Dette forutsetter at IL Nansen bidrar med samme egenkapital inn i prosjektet. - Os IL tar opp et mellomfinansieringslån for spillemidler på kr med en årlig kostnad på ca kr i 5-6 år. Gruppene godkjenner at kommunale kulturmidler tilsvarende rentekostnadene holdes tilbake i hovedlaget og ikke utbetales til gruppene som hittil vedtatt. Vi har en forpliktelse på utbetaling av disse midlene i forhold til samarbeidet med IL Nansen, dette må løses dersom dette forslaget godkjennes. - Fotballgruppa bruker kr av egenkapitalen de har inn i prosjektet. Hele beløpet går direkte inn i prosjektet, og ikke delvis som lån til hovedlaget. Det kan være lurt at gruppelederne i forkant av styremøtet lufter ulike løsninger innad i sine respektive styrer. Saksdokument: Forslag til finansieringsplan KG/ballbinge fra fotball Kopi av årsmøtevedtak fra Gjennomgang av prosjektet for bygging av kunstgrasbane. Skaper fasiliteter aktivitet? Kalkylen bygger på tilbud fra leverandør (samme som i Ålen) Noe uforutsette utgifter er lagt inn. 3

4 Ingen økning i driftsbudsjettet til banevedlikehold. Gjennomgang av finansieringsplan. Ingen byggestart før finansieringen er på plass. Endring i hovedlagets økonomiske situasjon gjør at det kan være vanskelig å bruke 1,3 mkr. Behovsprøvingen som gruppene gjør ifm egne anleggsbehov skal ligge i bunn og ikke overprøves av andre grupper. Diskusjonen rundt bygging av kunstgressbane bygger på økonomiske utfordringer i idettslaget. Flexilånets ramme må ikke økes. Det må foreligge en plan for inndekning av finanskostnader som kommer ifm mellomfinansiering i 5-6 år. Hvordan og med hvor mye skal fotballgruppa gå inn i prosjektet? Samtidig er fotballgruppa svært opptatt av når 1,3 Mkr kan frigjøres. Skal det fremmes et forslag som setter tilside årsmøtevedtaket fra 2011? Det er stort sett enighet i styret om at fotballgruppa må få en erstatning for grusbanen de miste ifm hallbyggingen. Det kom innspill i styremøtet om prosessen i prosjektgruppa for kunstgressbane. Det ble stilt spørsmål omkring fotballgruppas ytelser inn i fellesskapet i idrettslaget. Det ble også stilt spørsmål om behovet for bygging av gressbane, men denne diskusjonen bør være avsluttet nå, og kan ikke taes frem en gang til. Det var enighet i styret om at kulturmidler kan brukes til å betale finanskostnadene laget vil på ifm mellomfinansiering frem til tippemidler utbetales. Det er et styrevedtak på at kulturmidler skal fordeles til gruppene dersom lagets økonomi tilsier det, så derfor er det greit å på nåværende tidspunkt tilrå at disse midlene brukes til å betale mellomfinansieringsrenter med. Det ble også påpekt at det kanskje var på sin plass at Os/Nansen FG gikk inn med reell egenkapital, ikke bare med et lån på 300 kr til Os IL, i tillegg til at de forplikter seg til å dekke en evt.differanse mellom anslått mva-refusjon og reell refusjon. Hvordan dekke inn tilleggskostnadene til mellomfinansiering? Med kulturmidler. Hvordan tilbakebetale lån? Med spillemidler når disse utbetales. Rest årsmøtevedtak. Holdes tilbake når styrets økonomi tilsier det. Når alle lån er nedbetalt. 4

5 For å komme frem til en innstilling til årsmøtet ble det stemt over følgende forslag: 1. Det stemmes over fotballgruppas forslag for finansiering: 1 stemme for FG årsmøtevedtak 9 stemmer mot. 2. Skal hovedlaget fortsatt skal ha en mulig restforpliktelser overfor fotballgruppa etter at kunstgressbanen er ferdig.? En avholder seg fra å stemme 1 stemmer for 8 stemmer mot. 3. Forslag fra Ståle Vangskåsen : Utbetaling spillemidler snøproduksjon kr 700 Mellomfinansiering v/kulturmidler kr 250 Utbetales når gruppas økonomi tilsier det kr 0 Lånesaldo for Os IL kr 1440 Fra FG kr 200 Vedtak 1. Forslag fra Kjell Ivar Lundkvist: Utbetaling spillemidler snøproduksjon kr 700 Mellomfinansiering v/kulturmidler kr kr Utbetales når gruppas økonomi tilsier det kr 0 Lånesaldo for Os IL kr 1240 Fra FG kr 400 Det stemmes over forslagene fra Ståle og Kjell Ivar: En avholder seg fra å stemme Ståle sitt forslag får 2 stemmer Kjell Ivars forslag får 7 stemmer. Kjell Ivar Lundkvist s forslag legges frem som innstilling for årsmøtet. 12/07/08 Daglig leder har ordet Saksutredning Saksdokument: Daglig leder rapport sendes direkte fra Inge Morten Kurs om søkning på midler. Tilskuddsportalen. Eventuelt Verving av nye medlemmer? 5

6 TOS provisjonsdel. Ingen av gruppene har lagt inn sin del i budsjettet. Dersom de ikke har planer om at dette skal bruke så ønskes det et vedtak om at hovedlaget skal jobbe med dette. Frist 1.mars. Hovedlaget og gruppene arbeider med dette parallelt. Årsmøte: Gjennomgang av gruppenes økonomi. Forslag om at den oversikten som er lagt frem her i kveld brukes. Årsmeldinger, regnskap og budsjetter legges ikke frem en gang til i og med at de allerede er lagt frem på gruppenes årsmøter. O-gruppa har fått kr 20 i støtte fra Os kommune til markedsføring av Midt-Norsk mesterskap. 6