MØTEPROTOKOLL. Hovedlaget. Styremøte. Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Type møte. Dato Tid Sted

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Hovedlaget Type møte Styremøte Dato Tid Sted Samvirkebygget Til stede Dag Øyen AU Heidtmann AU Johanne Sundmoen Bakås AU Kjell Ivar Lundkvist AU Ståle Vangskåsen AU Inge Morten Smedås, daglig leder Astrid Nyvoll, barneidrett Arne Horten, skigruppa Bjørn Morten Galåen, fotballgruppa Gerard Kort, friidrett Runa Finborud, håndball Ragnhild Dåsnes, orientering Wenche Ytterhaug, trim Forfall 1

2 : 12/04/01 : Godkjenning og signering av protokoll : 12/04/02 : Strategiprosess Os IL Protokoll godkjent og signert. Vi har berammet en strategiprosess i Os IL dette høsthalvåret. Bakgrunn: Vi har de siste årene vært inne i en intensiv anleggsbygging. Dette har medført behov for å omorganisere laget slik at det er rustet til å håndtere den nye situasjonen dette har skapt. Som en del av dette har styret jobbet mye med organisasjon og ledelse av laget. Nå er vi kommet over i en ny fase der ressurser (dugnadstimer) fristilles fra anleggsbygging. Samtidig strømmer det på med mange gode forslag til hva vi Os IL nå kan/bør gjøre fremover. Hvor står Os IL og hvor vil vi? Dette er spørsmål som bør besvares og munne ut i et enkelt strategidokument. Dette dokumentet skal tjene som veiviser i den videre ledelsen og utviklingen av laget, være en rettesnor i ulike beslutningsprosesser og fremfor alt legge noen langsiktige føringer for prioritering av lagets ressurser. AU har diskutert saken, og vi fremmer forslag om å gjøre oss nytte av HIKs klubbutviklingsprogram i starten av prosessen (presentasjon vedlagt). Vi mener bestemt at dette er et arbeid som hører hjemme i det brede laget av Os IL og ikke bare i styrerommet. AU oppfatter at Os IL ikke er motivert for en lang og tidkrevende prosess, men at vi er tjent med forholdsvis raskt å komme frem til noen enkle, men klare punkter som danner et strategigrunnlag som det jobbes systematisk videre med. Sist, men ikke minst er vi av den oppfatning at mye av diskusjonene bør foregå på gruppenivå. Styret enes om målene for prosessen og hvordan denne bør utformes: deltakere, tidsperspektiv, ledelse osv. Saksdokument: Presentasjon fra HIK Johanne presenterte HIK s plan for strategisk arbeid i idrettslag. Idrettslaget har ingen retningsgivende plan for hvordan ressursene skal brukes. Hvor ønsker vi at Os IL skal være i om 10 år. Hvor er vi og hvor vil vi. Prosessen må gå utenfor styrerommet med gruppeinvolvering være en konkret prosess som skal være ferdig for godkjenning februar Idrettslagets kjerne er medlemmene og aktivitetene, og dette må være grunnlaget for strategiplanen. Runa ønsker prosessen velkommen og ønsker at den har fokus 2

3 : 12/04/03 : Samarbeidet mellom Os IL og IL Nansen på sportslig aktivitet, gode ledere og trenere. Fokus på utvikling like mye som gjennomføring av aktivitet. Håndballgruppa er en samarbeidsgruppe, her blir det en utfordring for gruppa. Ragnhild stiller spørsmål om dette er noe vi gjøre nå, eller kan vi drive slik vi gjør i dag? Ønsker ingen prosess omkring dette nå. Bjørn Morten; Har pr.idag fokus på aktivitet i egen gruppe etter flere tunge år. Felles innsats for å rekruttere og beholde. Arne; fokus på aktivitet. Prosessen må være enkel, og må kjøres i gruppene. Lage en strategi på enklest mulig måte i hver enkelt gruppe. Skigruppa er allerede i gang med en prosess omkring gruppas strategi. Ragnhild: kanskje det ikke skal kjøres like prosesser i alle gruppene. Runa; Må se på hvilke innvirkning den enkelte gruppe har på andres aktiviteter dersom prosessen skal kjøres gruppevis og ikke samlet. Gruppenes aktiviteter er personavhengig. Arne; Greit med en avsjekk på overordnet nivå. Dag; Mener at en må ha et strategisk mål for hvor en vil være om 10 år. ; Aktivitetstilbud og ledere. Litt tynn interesse for å starte prosessen nå. tar kontakt med HIK og sjekker ut litt med deres utviklingsprogram. Ståle; opp til gruppene om de vil kjøre denne prosessen. Innspill fra gruppene til styret om bl.a. aktiviteter, skjæringspunkt etc. Saken taes opp igjen i neste styremøte. Møte med IL Nansen og fotball avholdt Referat vedlagt. Styret i håndballgruppa har startet diskusjonene om fremtidig organisering. Runa har stilt spørsmål om det ikke er bedre at håndball sorterer kun under Os IL. Runa melder tilbake om status i styremøtet. Saksdokument: Referat fra møte med Nansen og fotball Enten må en finne en levelig vei ut fra det vi har i dag, eller så vil resultatet antakelig være at det må etableres en egen ballklubb utenfor de to idrettslagene. Stridighetene går på hvilke midler som skal brukes til driftsstøtte inn i samarbeidsgruppene. Dette må det kunne enes om for å få til holdbare samarbeidsavtaler. Kultur og LAM-midler føres ned til gruppene fordelt ut fra antall aktive så lenge lagets økonomi tilsier dette. Dette formidles til IL Nansen. 3

4 : 12/04/04 : Arbeidsmåte i Os IL : 12/04/05 : Anleggsutvalget: Rolle og mandat 12/04/06 Anlegg: Definisjon anlegg vs.utstyr Forslag: Årsmøtevedtak på driftsstøtte. Begge lag må ha likelydende vedtak. Etterrettelig arbeidsmåte, tidsbruk og effektivitet: - Meld tilbake! Saksdokument: Ingen Informasjonsmengden er stor, og det er ikke alltid enkelt å vite om en skal gi tilbakemelding på alle henvendelser. Har epostmottaker lest epost? Er informasjon mottatt? Benytte seg av funksjonen med lesebekreftelse når en sender epost. Sender av epost blir klarere på om det ønskes tilbakemelding uansett. Den som sender ut informasjon som det forventes at alle svarer på, postitivt eller negativt, skriver dette i eposten. Dag oppfatter at anleggsutvalgets rolle ikke er kommunisert godt nok ut i laget, og at denne ofte misforstås. Dag informerer om dette. Saksdokument: Arbeidsinstruks anleggsutvalg Hva er forventningene til anleggsutvalget og hva skal rollen til anleggsutvalget være? Gruppene må selv føle eierskap til anleggene og anleggsutvalget skalinneha en støttefunksjon. Være behjelpelig for gruppene når det gjelder planer for bl.a. vedlikehold. Skal den enkelte gruppe være ansvarlig for utleie av egne anlegg, og innleie av lokaler?. Dersom det er behov fra gruppene er anleggsutvalget behjelpelig. Anleggsutvalget er behjelpelig overfor gruppene når de melder inn behov for bistand. Der det kan være økonomisk gunstig samles forespørsler om leie av lokaliteter og forespørsel sendes fra anleggsutvalget i Os IL. Saksutredning Os IL har som prinsipp at gruppene dekker kostnadene for anlegg og utstyr de trenger på anlegget. Hovedlaget har samtidig forpliktet seg til å ruste opp anlegg til ønsket standard før gruppene overtar vedlikeholdskostnadene (anleggsutvalget). Det er kommet opp spørsmål om hva som er anlegg og hva som er utstyr. Dette er også et spørsmål vi diskuterer med IL Nansen. Styret definerer hva som er utstyr og hva som er anlegg eller delegerer dette ansvaret til anleggsutvalget. Saksdokument: Se referat vedlagt under sak "Samarbeid Os IL og IL Nansen Dag Dag/ 4

5 12/04/07 Oppdatering medlemsregister og utfakturering aktivitetsavgift 12/04/08 Regnskap pr /04/09 Informasjonssake r Diskusjoner/argumenter Hva er utstyr og hva er anlegg. Hva kan gruppene forvente av støtte fra hovedlaget når det utstyret de i utgangspunktet tok over var svært nedslitt. Gruppene har egne budsjett og egen økonomi. Innkjøp av utstyr må vurderes ut fra gruppenes økonomi. Lage en matrise med oversikt over utstyr og anlegg; hva tilhører gruppene og hva tilhører hovedlaget. Da får en oversikt over hvem som har ansvaret for de enkelte tingene. Anleggsutvalget definerer hva som er anlegg og legger frem på neste styremøte. Johanne har i samarbeid med og Vekstra utarbeidet forslag til ny rutine for utfakturering av aktivitetsavgift og oppdatering av medlemsregisteret. Denne er vedlagt. Alle setter seg inn i denne rutinen før møtet! Vi diskuterer rutinen, justerer ved behov og har som mål å vedta denne i møtet. Saksdokument: Forslag til "Rutine for utfakturering av aktivitetsavgift og oppdatering av medlemsregister" Diskusjon /argumenter Dette vil lette de enkelte gruppene da det samles på en plass. Arbeide med kvalitetssikring slik at vi unngår feilutsending av fakturaer. Jobbe tett mot Vekstra. De ansvarlige i gruppene melder til Johanne når de ønsker å få en utskrift fra medlemsregisteret over «sine» medlemmer for å få justere og korrigere listene. Dette er avhengig av når oppstart for de forskjellige gruppeaktivitetene er. Ny rutine vedtatt. Informasjon om overgang til 1 konto og rapportering etter 4. termin Saksdokument: Regnskapsrapporter utsendt den 30. august 2012 Diskusjon / argumenter Nøye regnskapsgjennomgang på neste styremøte. - TOS Arena: Status snøproduksjon, Status økonomi (Ståle/) Snøproduksjon forhåpentlig oppstart midt i oktober. - Maler og rutiner på hjemmesida, spesielt regnskapsrutiner () Offentlige versjoner skal ligge på hjemmesida. - Klubbhus: Koder, nøkler og renhold Hvem skal ha tilgang til nøkkelskapet i klubbhuset? Alle brukere vasker etter seg. Ansvarlig/ / frist Johanne Ansvarlig/ / frist: 5

6 12/04/10 Daglig leder har ordet 12/04/11 Eventuelt - Informasjon fra noen av gruppene? (gruppelederne) Inge Mortens 2. arbeidsdag!!! Saksdokument: Ingen Forsikring av løsøre i Oshallen gi melding til Inge Morten om gruppenes løsøre Saker som ønskes tatt opp meldes til innen mandag Runa ; motorsport i Os IL (Enduro) Repr.til idrettsrådet; Kjell Ivar Rullerende anleggsplan: Anleggsutvalget i samråd med gruppene. 6