MØTEPROTOKOLL. Hovedlaget. Styret. Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Type møte. Dato Tid Sted 29.april

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Hovedlaget Type møte Styret Dato Tid Sted 29.april Samvirkebygget Til stede Tor Kristian Nøren, styreleder, AU Ståle Vangskåsen, AU Johanne Sundmoen Bakås, AU Einar Horten, AU Roger Mikkelsen, AU Inge Morten Smedås, daglig leder Terje Riseth Larsen, Barneidrett Trond Vangskåsen, skigruppa Ragnhild Dåsnes, orienteringsgruppa Arnfinn Ryen, trimutvalget Kristian Horten, fotballgruppa Forfall Ola Borgar Bakos, fotball I tillegg møtte Arne Horten for å orientere om arbeidet med å fjerne rødstubben på friidrettsbanen.

2 15/03/15 Signering av møteprotokoll fra forrige styremøte Ansvarlig Vedtak Signert uten endringer 15/03/16 Fjerning av rødstubb på friidrettsbanen Ansvarlig Saksutredning Arne Horten orienterer om arbeidet som skal settes i gang med å fjerne rødstubben på friidrettsbanen Diskusjoner / innspill Arbeidet er ennå ikke satt i gang. Det ble orientert om spillemiddelsøknad og kostnadsoverslag for å få fjernet rødstubben og lagt nytt fast dekke på friidrettsbanen. Det er et behov på 1,3 Mkr i egenkapital for å realisere dette arbeidet. Hvordan skaffe dette? Styret må fatte et vedtak om det skal bygges friidrettsanlegg, eller om dette skal fases ut. Følgende alternativer ble lagt frem: La anlegget stå som det er, bare pusse på fasaden. Da vil en ha samme problemet med drenering og rødstubb i oppløsning hver vår. Lage løpebane med fast dekke. Dette krever en betydelig egenkapital. Fjerne løpebanene og sørge for å få til en drenering rundt kunstbanen som fungerer. Dette ivaretar de behov som er ifm kunstbanen og dens vedlikehold og ivaretakelse. Kontakt med naboklubbene for å sjekke ut om det er noen interesse for å være med på en økonomisk dugnad for å finansiere et felles friidrettsanlegg. Styreleder Styreleder og Arne Horten setter et møte med kommunen og Styreleder skolen for å sjekke ut hva de mener om å bevare eller sanere anlegget, og en evt.finansiering dersom det er et sterkt ønske om anlegget skal bestå. Vedtak Arbeidet med saken fortsetter. Styret må ha som mål at de har et beslutningsgrunnlag på ettersommeren slik at det kan fattes et vedtak om friidrettsanlegget skal bestå eller ikke. 15/03/17 Utdeling av midler fra minnegavefond Ansvarlig Saksutredning I henhold til statuttene melder skigruppa inn Jørgen Solhaug Sæter som aktuell kandidat til utdeling av penger fra minnegavefondet. Jørgens prestasjoner i sesongen , skiskyting klasse gutter 15 år er som følger: Nr.1 HL Normal (uoffisiell norgesmester) Nr.2 HL Sprint Nr.1 HL stafett Nr.1 Østlandsmesterskapet Normal Nr.3 Østlandsmesterskapet Sprint Han ble også tatt ut til å gå Young Star i Holmenkollen, TVsendt øvelse under WC. Det er de 30 beste 15 og 16 åringer som får gå dette rennet. (Jørgen var 1 av 3 15 åringer, resten ett år eldre). Jørgen har også KM titler både i langrenn og

3 skiskyting denne vinteren. I tillegg deltar han på fotball. Historisk er vel Jørgen den som har best prestasjoner fra Os i HL gjennom tidene! En innsatsvillig og positiv ambassadør for Os IL. AU innstiller følgende til styret som gjør endelig vedtak: Jørgen Solhaug Sæter tildeles kr fra minnefondet på bakgrunn av nasjonale prestasjoner. Utdeling foreslås gjort i et møte med skigruppas hovedsponsor. Saksdokument: Statutter for minnegavefondet ligger ved møteinnkallingen. Diskusjoner / Det ble gjort en kort gjennomgang av tidligere tildelinger og innspill noen tanker omkring tildelinger, uten av det ble gjort noen annen konklusjon enn AU s innstilling til styret. Vedtak Styret vedtar AU s innstilling til utdeling av midler fra minnegavefondet. 15/03/18 Ansettelse av daglig leder Ansvarlig Saksutredning Saken ble diskutert på forrige styremøte. Her ble AU bedt om å legge fram for styret en oversikt over hvilke oppgaver som må løses primært og hva som kan løses på sikt. AU ble også utfordret til å i kartlegge hvilke ressurser som kreves for å gjennomføre disse oppgavene. AU behandlet saken på møte onsdag 22. april. Primære oppgaver som må løses: Post- epost og telefonmottak Oppfølging av regnskapsrutiner og økonomi (bilag og rapporter) Oppdatering av hjemmeside Ajourhold av medlemsregister Forberede AU og styremøter Ajourhold av medlemsregister utføres allerede av et medlem av AU. Saker til AU- og styremøter kan eventuelt også forberedes av noen i AU. Da står vi igjen med telefon, epost og postmottak samt oppfølging av regnskapsrutiner og økonomi. Disse oppgavene bør være knyttet til 1 person. Timeforbruk er vanskelig å anslå, siden det vil variere gjennom året, men en bør komme langt med timer per uke. Øvrige oppgaver: 1. Drift av TOS Arena Vedlikehold/oppgradering av anlegget Markedsføring overfor eksisterende og nye brukere Vertskap for brukere av anlegget Koordinering, utvikling av arrangementer. Det er opprettet egen driftsgruppe til å ta seg av vedlikehold av anlegget. Denne består i hovedsak av tillitsvalgte. Disse oppgavene kan om ønskelig legges inn under anleggsutvalget. Markedsføring av anlegg og aktivitet kan løses ved å kjøpe

4 tjenester, eller ved at dette bakes inn i sponsoravtale med Røros Hummelfjell Alpinanlegg. Vi har mange engasjerte og aktive pensjonister som utmerket kan ta på seg vertskapsrollen ved samlinger og arrangement. De kan også bistå med teknisk kompetanse. Skigruppa jobber per i dag aktivt med å få lagt nye arrangement til TOS Arena. På dette punktet er ikke behovet for en administrativ ressurs like påtrengende. 2. Sponsorarbeid Ajourhold og utfakturering av sponsoravtaler Inngåelse av nye sponsorkontrakter Forberede og gjennomføre sponsortreff og ulike aktiviteter rettet mot sponsorer. Dette er svært viktig arbeidsoppgaver som bidrar til å styrke idrettslagets drift og aktivitetstilbud. Her er nok personlige egenskaper mer avgjørende enn om personen som skal løse oppgavene er ansatt eller ikke. Et brennende engasjement for idretten i Os er viktig. Oppgavene kan godt utføres av personer i tillitsmannsapparatet. Ut fra gjennomgangen av arbeidsoppgaver synes behovet for administrativ ressurs å være betydelig redusert i forhold til dagens situasjon. Den er i hovedsak knyttet til de primære oppgavene og løses rimelig innenfor prosent stilling. AU skisserer 3 ulike modeller for framtidig daglig drift av Os Idrettslag: 1. Ansettelse av administrator/koordinator i 50% Vil utløse en innsparing på drøyt 300' årlig (halvering av dagens personalkostnader, ref budsjett). Dermed slipper vi å hente inn eksterne inntekter (150') og kan føre mere sponsorkroner ned i gruppene for å øke aktiviteten der. 2. Videreføre dagens opplegg og ansette daglig leder i 100% stilling. Fortsatt ambisjoner om å bruke stillingen til å "selge" laget og TOS-arena spesielt. Her kan et mulig samarbeid med Tolga være den økonomiske "sikkerhetsventilen" vi trenger for å få drift til å balansere med budsjett. For 2015 er det lagt inn 150' i inntekter for eksternt salg av DL sine tjenester. Styreleder har vært i kontakt med styreleder Tolga IL for å se på samarbeid om en administrativ stilling. Tilbakemelding er at de ser på muligheten for en 20 % stilling. 3. Kjøpe tjenester på nivå med alt 1 (ansettelse av koordinator i 50%). Det forventes da en kostnad på samme nivå som alt., men må forvente færre mer levert (høyere timepris på innleie). Fordelen

5 er at det vil kunne gi synergier i form av at andre kan kombinere våre oppdrag og dermed tilby en 100% stilling. Lettere å besette stilling med god kandidat (?) og vedkommende være tilgjengelig for idrettslaget hver dag. Ikke arbeidsgiveransvar, men må likevel forvente langsiktighet i forpliktelser (ref. tilbud fra Fjellregionen arrangement). Uansett alternativ: Etter at styret har besluttet modell gis AU mandat til å utlyse og tilsette i aktuell stilling. Økonomiske rammer lønnsmessig innenfor budsjettert personalkostnad 2015 for full stilling. Diskusjoner / innspill Innstilling: AU anbefaler alternativ 1 overfor styret og har følgende tillegg: Kontorsted: I utgangspunktet kontorsted som i dag, men en ser på muligheten for flytte kontoret til TOS Arena. Stillingstittel: Koordinator / Administrator. En ser på muligheter for samarbeid med annet idrettslag for om mulig å øke stillingsandelen. Det har vært avholdt et møte med leder og nestleder i Tolga IL om salg av administrative tjenester dit. De skulle drøfte dette videre med styret, men det ser ikke ut som om det er noen snarlig løsning på dette. Rune Johnsen, daglig leder Røros IL var invitert for å komme med noen innspill omkring et mulig samarbeid ifm administrativt personell og personell på arrangementsutviklingssidag. Pr i dag ser det ut som om det er stemning for å lyse ut stillingen, men uten at temaet samarbeid med andre idrettslag legges død. Vedtak Stilling som Daglig leder i Os IL lyses ledig. Stillingsstørrelse: 50 % Kontorsted: : I utgangspunktet kontorsted som i dag, men en ser på muligheten for flytte kontoret til TOS Arena. Søknadsfrist: 18.mai Det gies tilbakemelding til Røros IL om at sonderinger i forbindelse med samarbeide administrativt og utviklingsmessig fortsetter selv om Os IL nå velger å lyse ut stillingen som daglig leder. Før tilsetting gjøres avklares det videre med Røros idrettslag ang. samarbeid. 15/03/19 Eventuelt Ansvarlig Rydding av garasjeanlegg / lageranlegget på Sundmoen.

6 De som har lagerplass der er ansvar for å få ryddet i det de eier, både ute og inne. Fotballgruppa tar kontakt med Gerhard Kort om han kan ta en tur å se hva friidrettsgruppa har som kan kastes, og fotball og ski tar ryddinga for friidrettsgruppa. Hummelfjelldilten Styret i trimgruppa ser seg ikke istand til å ta på seg arrangementet. Ber om at styret i hovedlaget står som arrangør. Arnfinn Ryen tar kontakt med sentrale personer for å sondere om de kan tenke seg å stille i komite. AU sender ut komitelister dersom det blir aktuelt. Idrett for funksjonshemmede Arnfinn Ryen har fått tilbakemelding fra Maren Elverum om at de ikke ser noe behov for ytterligere tilbud til denne gruppen. De benytter seg av allerede eksisterende tilbud. Os, Johanne Sundmoen Bakås, ref.