Innstilling fra komite nedsatt av Årsmøte i Aure Idrettslag

Transkript

1 Innstilling fra komite nedsatt av Årsmøte i Aure Idrettslag «Administrativ Ressurs Aure IL» Vedtak fra årsmøtet: Årsmøtet har valgt en komite som skal jobbe med en prosess vedrørende eventuell lønnet administrativ stilling i Aure IL. Gruppas forståelse av oppgaven: Gruppa gikk noen runder i starten for å avklare hva vi mener er vår oppgave. Vi har arbeidet ut i fra: Levere en tydelig rapport som Hovedstyret kan benytte til beslutningsgrunnlag i forhold til anskaffelse av administrativ ressurs. Bidra til en oversiktlig og klar dokumentasjon på oppgaver og arbeidsområder som må løses Levere et godt grunnlag som kan brukes til både stillingsinstruks og grunnlag for å rekruttere administrativ kapasitet til Aure Idrettslag. Komme med en klar anbefaling som bidrar til at Aure Idrettslag raskt kan iverksette og få på plass en administrativ ressurs.

2 Gruppas arbeid Gruppa har bestått av: Ronny Haltbakk (leder AIL), John Kristian Lillehagen (medlem), Birgit Hjelen (medlem) og Børge Pettersen (medlem). Gruppa har hatt 4 møter samt arbeidet mellom møtene. Kort om arbeidet: «Brain-storming» i forhold til arbeidsområder og oppgaver slik vi 4 gruppemedlemmene oppfatter utfordringene. Systemering og tydeliggjøring av arbeidsområder og hvor disse hører hjemme i Aure IL sin organisasjonsplan. Spesifisering av oppgaver knyttet til hvert enkelt arbeidsområde Prioriterte alle arbeidsområdene to kategorier: Primære oppgaver (Må løses av Adm ressurs) og Sekundære oppgaver (Kan løses av frivillige på kveldstid) Til slutt prioriterte vi hvilke deler av organisasjonen som har størst effekt av en administrativ ressurs, rangeringen er: 1. Arbeidsutvalget 2. Hovedstyret 3. Årsmøtet 4. Gruppestyrene Gruppa har drøftet ansettelse og innleie av ressurs Til slutt har vi utarbeidet et dokument som Hovedstyret og Årsmøtet kan bruke til sin beslutning. Gruppas konklusjon Med utgangspunkt i at Aure Idrettslag i mange år har hatt store problemer med å rekruttere leder/ledelse, det er kjent at årsaken ligger i lagets størrelse og mengde arbeid som må utføres på dagtid. Lagets størrelse er ikke problematisk om mengden arbeid som skal utføres er overkommelig. Gruppa konkluderer med at Aure Idrettslag er avhengig av gå til anskaffelse av en administrativ ressurs for å opprettholde samme tilbud og kvalitet som i dag. 2

3 Drøfting rundt ulike anskaffelsesalternativer for en 50% stilling (900 timer pr. år) Aure Idrettslag leier ressurs: Kostnadsmessig anslås en timesats inkluderer alle kostnader inkl. mva på kr. 500,- totalt ,- Kronekostnadsmessig er dette det minst attraktive alternativet Risikoen anses som lavere med tanke på at det er firma man setter krav til istedenfor en enkeltperson Vil bli i et eksisterende fagmiljø som også vil bidra positivt En løsning vil kunne være relativt raskt på plass ( 1-3 måneder) Aure Idrettslag som arbeidsgiver: Kostnadsmessig anslås en timesats inkluder alle kostnader (lønn, avgifter, lokaler, utstyr med videre) inkl. mva på 400,- totalt ,- Dette er kronekostnadsmessig det mest attraktive alternativet. Risikoen anses som høyere med tanke på arbeidsgiveransvaret generelt, herunder personaloppfølging som nytt ansvarsområde for leder i Aure IL Arbeidsmiljø og fellesskap med andre Det vil kunne gå lang tid før en løsning kommer på plass (Minimum 3 6 måneder) Vedlegg 1 Veiledning Norges Idrettsforbund Framdrift Gruppa ønsker å understreke at hovedstyret må ha fullt trøkk på denne saken for å få en effekt innen de tidsrammene som er satt: Ekstraordinært årsmøte senest i uke 21, helst uke 20 for å få beslutte anskaffelse av administrativ ressurs. (Som igjen skal kunne brukes i rekrutteringen av ny leder) Ekstraordinært årsmøte innen uke 24 valg av ny leder Dagens fungerende leder går av senest i uke 27 Aure, Sign. Ronny Haltbakk John Kristian Lillehagen Birgit Hjelen Børge Pettersen 3

4 1 Arbeidsutvalget Prioriterte oppgaver Forbundskontakt Politiattester Medlemskontingent Treningsavgifter med grunnlag Kunngjøre aktuelle kurs Innkommende post og henvendelser samt distribusjon videre Fergekort Kontaktperson eksternt Inntekter Informasjon til sponsorer og samarbeidspartnere Kontaktperson mot lagets regnskapsfører Økonomirapportering grupper Forsikringer Medlemsinformasjon Organisasjonsplan Web-side Kontrakter og avtaler (oppfølging) Saksliste og referat Forberede saksdokumenter Følge opp vedtak Sekundære oppgaver Søknader tilskudd - privat og offentlig Sponsorarbeid - selge inn og følge opp Årshjul og oppfølging av dette Styret Prioriterte oppgaver Saksliste og referat Implementer og støtte gruppene mot Org-plan i det daglige Vedlikeholde og oppdatere Websiden - AU/Styre Kontrakter og avtaler (Oppfølging) Sekundære oppgaver Årshjul og oppfølging av dette

5 2.2.2 Forberede saksdokumenter Følge opp vedtak Årsmøtet Prioriterte oppgaver Saksliste og referat Vedlikeholde og oppdatere Websiden - Årsmøte Sekundære oppgaver Årshjul og oppfølging av dette Forberede saksdokumenter Følge opp vedtak Gruppene Prioriterte oppgaver Sekundære oppgaver Lisensregistering og spilleroveranger Politiattester Medlemskontingent Treningsavgifter med grunnlag Fergekort Forsikringer Implementer og støtte gruppene mot org-plan i det daglige Veilede og støtte gruppene mot web Booke lokaler

6 1 Arbeidsutvalget 1.1 Prioriterte oppgaver Dette er oppgaver som stort sett må gjøres på dagtid og på en fastsatt struktur Forbundskontakt Opparbeide kontakt med forbundet. Være kontaktperson til forbundet Politiattester Informere gruppeledere om nødvendigheten av politiattester. Få lister fra gruppeledere om de som skal ha politiattester. Følge opp at alle tillitsvalgte har gyldig politiattest Medlemskontingent Følge opp medlemskartotek. Sørge for at alle som er med på aktivitet er medlemmer. Sette inn tiltak for å øke medlemsmassen Treningsavgifter med grunnlag Hente inn informasjon fra gruppeledere om hvem som er med på aktivitet. Utarbeide grunnlag for fakturering for regnskapskontor Kunngjøre aktuelle kurs Gjøre kjent for tillitsvalgte / medlemmer hvilke kurs som skal arrangeres Innkommende post og henvendelser samt distribusjon videre Åpne, sortere og videresende all innkommende post /e-post til riktig person. Avgjøre om noe av posten danner grunnlag for saker som skal opp i styret Fergekort Registrere hvert fergekort på hvert enkelt lag. Sørge for å motta oversikt over hva fergekortet er brukt til Kontaktperson eksternt Informere og følge opp samarbeidspartnere som kommune, idrettshaller, idrettsanlegg, grunneiere og andre som er relevante for lagets drift Holde kontakt og sørge for at Aure IL er tilstede i Idrettsråd, Krets og forbund samt særforbund 6

7 1.1.9 Inntekter Følge opp søknader om støtte mot kommune, bedrifter og andre Tilskuddssøknader må ha en spesiell tett oppfølging Tilrettelegge for at Aure IL får gjennomført sine planlagte inntektsaktiviteter som eventuelle lotteri, basar, kakelotteri, dugnader med videre (Ikke utføre men tilrettelegg og informere de som skal utføre) Informasjon til sponsorer og samarbeidspartnere Informere sponsorer og samarbeidspartnere om aktiviteten i Aure IL på et fast mønster Invitere til større og mindre arrangementer Kontaktperson mot lagets regnskapsfører Informere og være tilgjengelig for avklaringer Økonomirapportering grupper Informere om de enkelte gruppenes økonomiske situasjon opp mot budsjett Bør gjennomgås med den enkelte leder for å sikre forståelsen Identifisere eventuelle avvik som må tas videre i AU/Styret Forsikringer Sikre at laget har tilstrekkelige forsikringer Følge opp forsikringene ved eventuelle endringsbehov Medlemsinformasjon Informere medlemmene gjennom ulike kanaler som brev, plakater og web om hva som skjer Organisasjonsplan Aure IL har en organisasjonsplan som skal følges Etablere god forståelse og støtte gruppene slik at ulike komiteer, ledere og andre blir funnet Følge opp organisasjonsplanen mot de enkelte gruppelederne Web-side Sørge for at web-siden er oppdatert med den informasjonen som AU har ansvaret for Støtte gruppene i oppdateringen (ikke utføre) av web-siden Organisere eller kjøre kurs i bruken av siden Kontrakter og avtaler (oppfølging) Bidra til at AIL har alle nødvendige kontrakter/avtaler som berører laget og og bidra til at disse blir inngått, signert og fulgt opp. Ha oversikt over alle kontrakter/avtaler som laget har. 7

8 Saksliste og referat Utarbeide sakslister og sende disse ut til utvalgets medlemmer Sakslistene kan inneholde oppfølgingssaker fra tidligere møter, nye saker som er kommet til og saker som kommer fra årshjulet Organisere sakene i saker som anbefales behandlet og besluttet i AU og hva som skal videre til hovedstyret Føre referat i møtene og renskrive disse slik at både kort om bakgrunn for saken fremkommer, og at det blir tydelig å lese hva som skal skje med saken (beslutning) Referater sendes ut og godkjennes av medlemmene i AU Forberede saksdokumenter Avgjøre hvilke saker som skal opp i de forskjellige styrer / utvalg. Lage sakslister til hvert enkelt møte og distribuere til medlemmene Følge opp vedtak Sørge for at vedtak og beslutninger som er gjort blir satt på planen og fulgt opp Informere de vedtakene omfatter/gjelder Utføre de aktiviteter som omfatter Adm Ressurs Informere AU i neste møte om status og framdrift på tidligere vedtak inntil disse er 100% utført 1.2 Sekundære oppgaver Dette er oppgaver som kan løses av frivillige og på kveldstid. Oppgavene er naturlig å prioritere for administrativ ressurs om prioriterte oppgaver er løst og det finnes ledig kapasitet Søknader tilskudd - privat og offentlig Sette seg inn i hvilke offentlige støtteordninger idrettslag kan benytte. Sende inn søknader til bedrifter og offentlig instanser. Følge opp søknader Sponsorarbeid - selge inn og følge opp Ansvar for selge sponsorpakker i.h.t budsjett. Holde sponsorer orientert om aktiviteten i laget Årshjul og oppfølging av dette Legge inn aktiviteter i årshjulet slik at det er oppdatert. Følge opp at aktiviteter i årshjulet blir gjennomført. 8

9 2 Styret 2.1 Prioriterte oppgaver Dette er oppgaver som stort sett må gjøres på dagtid og på en fastsatt struktur Saksliste og referat Utarbeide sakslister og sende disse ut til utvalgets medlemmer Sakslistene kan inneholde oppfølgingssaker fra tidligere møter, nye saker som er kommet til og saker som kommer fra årshjulet Organisere sakene i saker som anbefales behandlet og besluttet i styret og hva som skal videre til Årsmøte Føre referat i møtene og renskrive disse slik at både kort om bakgrunn for saken fremkommer, og at det blir tydelig å lese hva som skal skje med saken (beslutning) Referater sendes ut og godkjennes av medlemmene i Styret Implementer og støtte gruppene mot Org-plan i det daglige Ha gjennomgang av vedtatte Org-plan ovenfor styret Avstemme at Org-plan blir fulgt i lagets arbeid Vedlikeholde og oppdatere Websiden - AU/Styre Sørge for at vedtak og beslutninger som er relevante for lagets / gruppenes drift gjort på styremøte, blir ajourført og lagt på hjemmesidene våre Kontrakter og avtaler (Oppfølging) Ha oversikt over løpende kontrakter og avtaler Følge opp løpende kontrakter og avtaler Informere og oppdatere om fremdrift, endringer og ferdigstillelse også ovenfor motpartene 2.2 Sekundære oppgaver Dette er oppgaver som kan løses av frivillige og på kveldstid. Oppgavene er naturlig å prioritere for administrativ ressurs om prioriterte oppgaver er løst og det finnes ledig kapasitet Årshjul og oppfølging av dette I samarbeid med AIL sitt styre utarbeide årshjul møter og aktiviteter. Bidra til at årshjulet blir fulgt. Informere styret avvik fra årshjulet Forberede saksdokumenter Sette frister for innmelding av saker til styremøter Motta innspill til styret, styresaker 9

10 Påse at sakene er av en slik karakter at de kan bearbeides og legges frem for styret som saksdokumenter Følge opp vedtak Sørge for at vedtak og beslutninger som er gjort blir satt på planen og fulgt opp Informere det vedtakene omfatter/gjelder Utføre de aktiviteter som omfatter Adm Ressurs Informere Styret i neste møte om status og framdrift på tidligere vedtak inntil disse er 100% utført 10

11 3 Årsmøtet 3.1 Prioriterte oppgaver Dette er oppgaver som stort sett må gjøres på dagtid og på en fastsatt struktur Saksliste og referat Utarbeide sakslister og sende disse ut til medlemmer / legge dem på hjemmesidene våre Sakslistene skal inneholde det som er beskrevet i lagets lov IV. årsmøte, styre, utvalg mv. Organisere sakene i saker som anbefales behandlet og besluttet i styret og hva som skal videre til Årsmøte Føre referat fra årsmøtet og renskrive disse slik at både kort om bakgrunn for saken fremkommer, og at det blir tydelig å lese hva som skal skje med saken (beslutning) Sørge for at referatet blir underskrevet av de årsmøte har valgt til dette Vedlikeholde og oppdatere Websiden - Årsmøte Sørge for at vedtak og beslutninger gjort på årsmøte blir ajourført og lagt på hjemmesidene våre Sørge for at relevante deler av org. Planen også legges under gruppene på våre hjemmesider Sørger for at andre vedtak vedrørende laget / gruppene er beskrevet på våre hjemmesider 3.2 Sekundære oppgaver Dette er oppgaver som kan løses av frivillige og på kveldstid. Oppgavene er naturlig å prioritere for administrativ ressurs om prioriterte oppgaver er løst og det finnes ledig kapasitet Årshjul og oppfølging av dette Sørge for å samle / ajourføre aktivitet fra gruppenes årshjul etter ens mal DATO,HVA?, NÅR?, HVOR?,GJELDER,INTERNETT, ARRANGØR/ANSVARLIG,DETALJER Samle / ajourføre aktivitet fra AU og styret etter ens mal DATO,HVA?, NÅR?, HVOR?,GJELDER,INTERNETT, ARRANGØR/ANSVARLIG,DETALJER Legge årshjulet ut på hjemmesidene våre Forberede saksdokumenter Sette frister om innmelding av forslag og saker til årsmøte Motta innspill til forslag og saker til årsmøte Påse at sakene er av en slik karakter at de kan bearbeides og legges frem for årsmøte som saksdokumenter Sørge for at styret tar stilling til innkomne forslag og saker i formant av årsmøtet Følge opp vedtak Sørge for at vedtak og beslutninger som er gjort blir satt på planen og fulgt opp Ajourfører styringsdokumentene og legges dette ut på hjemmesidene våre (Org-plan, Aure IL lov etc) Informere de vedtakene omfatter/gjelder 11

12 Utføre de aktiviteter som omfatter Adm Ressurs Informere styret i neste møte om status og framdrift på tidligere vedtak inntil disse er 100% utført 12

13 4 Gruppene 4.1 Prioriterte oppgaver Dette er oppgaver som stort sett må gjøres på dagtid og på en fastsatt struktur. 4.2 Sekundære oppgaver Dette er oppgaver som kan løses av frivillige og på kveldstid. Oppgavene er naturlig å prioritere for administrativ ressurs om prioriterte oppgaver er løst og det finnes ledig kapasitet Lisensregistering og spilleroveranger I samarbeid med gruppeledere/trenere/oppmenn sjekke at alle medlemmer har nødvendige lisenser for å utøve sin aktivitet. Være behjelpelig med å få brakt dette i orden for den/de det gjelder. Melde spilleroverganger etter anmodning fra gruppeledere/trenere/oppmenn/medlemmer Politiattester Innhente lister fra gruppeleder med navn på alle personer som har verv i laget hvor det kreves politiattest. Sørge for at alle som behøver politiattest får informasjon om at dette behøves. Følge opp at politiattester foreligger Medlemskontingent Innhente navn fra gruppeledere på alle medlemmer som deltek på aktiviteter i regi av AIL og sjekke opp mot AIL sitt medlemsregister om disse har gyldig medlemsskap. Sørge for at ikke medlemmer får tilsendt giro om anmodning om innbetaling av medlemskontingent Treningsavgifter med grunnlag Innhente navn fra gruppeledere på alle medlemmer som deltek på aktiviteter i regi av AIL hvor det skal betales treningsavgift. Sørge for at fakturagrunnlag på treningsavgift blir sendt til regnskapsavdeling Fergekort Holde oversikt over hvem som innehar fergekort tilhørende AIL. Sørge for at disse får informasjon og kan fremlegge en oversikt over hva/hvor fergekortet er benyttet Forsikringer Sørge for at AIL har en forsvarlig forsikring som omhandler eiendeler, ansvar og personer. Innhente tilbud på forsikringer Årlig gjennomgang av alle forsikringer. Har oversikt over AIL sin eiendeler. 13

14 4.2.7 Implementer og støtte gruppene mot org-plan i det daglige Informere gruppeledere om org-planen og bidra til at gruppelederne forstår denne. Være behjelpelig og støtte gruppelederne med å få på plass sin org-plan Veilede og støtte gruppene mot web Sørge for at gruppelederne får nødvendig kunnskap om bruken av WEB. Utarbeide rutiner for hvilke saker/info som skal publiseres på WEB og når det skal publiseres. Ha overordna ansvar for AIL sin hjemmeside Booke lokaler Booke lokaler til møter og aktiviteter som AIL behøver for å utøve sin virksomhet. Samordne bestillinger av lokaler til Aure Arena. 14