UiS-IKT Kompetanse PowerPoint Tips og triks for å jobbe smart og effektivt

Transkript

1 UiS-IKT Kompetanse 2012 PowerPoint 2010 Tips og triks for å jobbe smart og effektivt

2 Forord Om dette heftet Dette heftet inneholder nyttige tips og triks i Microsoft PowerPoint 2010 til hjelp for effektivt arbeid i en travel hverdag. Forklaringene er gjort korte og konsise og det forutsetter at du har en viss kunnskap om programmet. UiS-IKT kompetanse 2012 UiS-IKT Kompetanse Universitetet i Stavanger Forfatter: Roy Norås 2 UiS-IKT Kompetanse 2012

3 Innholdsfortegnelse Om dette heftet... 2 Et lite utvalg av hurtigtastene i PowerPoint... 4 Tips for gode presentasjoner... 5 Lagre dokumentet til andre formater... 6 Se og bruk tastatursnarveier... 6 Skjule båndet... 6 Legg dine mest brukte kommandoer på verktøylinjen for hurtigtilgang... 7 Angre flere handlinger på en gang... 7 Om innholdsmaler og plassholdere... 7 Bytte innholdsmal og velge innhold... 8 Bygge opp en presentasjon som disposisjon... 8 Raskeste måte å bygge opp en presentasjon... 8 Bruke tema på presentasjon... 9 Bytte tema på ett lysbilde... 9 Skjule bakgrunnsgrafikk... 9 Tips om SmartArt* Sette inn SmartArt Redigere SmartArt Endre utseende på SmartArt Lage notater til presentasjonen Sette inn lyd og video Merke og endre størrelsen på objekter Kopiere/klippe ut merkede objekter Kopiere format Bytte form på objekt eller bilde Justering av objekter Endre rekkefølge på objekter Gruppere objekter Bytte ut et bilde Endre utseendet på et bilde Komprimere bilder Beskjære et bilde Velge bildeeffekter Velge figureffekter Velge teksteffekter Skrive inn tekst i en figur Endre figurer Sette inn symboler Sette inn hyperkoblinger Sette inn en tabell Formatere tabellen Zoom inn og ut Bruke inndelinger Sette inn et lysbilde Kopiere et lysbilde Slette et lysbilde Innlimingsalternativer Lesevisning Starte en presentasjon Skjule lysbilder i en presentasjon Bruke overgangseffekter Sortere lysbildene Utskrift av presentasjonen UiS-IKT Kompetanse

4 Hurtigtaster for lysbildefremvisning Et lite utvalg av hurtigtastene i PowerPoint Det finnes hurtigtaster for mange kommandoer. Det er faktisk så mange at det ikke hadde vært et problem å fylle ut svært mange sider i dette heftet. For PowerPoint har vi valgt å fokusere på hurtigtaster som kan benyttes når du kjører en presentasjon i fullskjerm-modus. For å finne alle tastatursnarveien kan du klikke på spørsmålstegn-knappen øverst til høyre i hovedskjermbildet. I hjelpevinduet som kommer opp oppgir du tastatursnarveier som søkebegrep. HVA HVORDAN Utføre neste animasjon eller gå til neste lysbilde Utføre forrige animasjon eller gå tilbake til forrige lysbilde Gå til lysbilde <nummer> Vise en svart skjerm, eller gå tilbake til lysbildefremvisningen fra en svart skjerm Vise en hvit skjerm, eller gå tilbake til lysbildefremvisningen fra en hvit skjerm Stoppe en automatisk lysbilde-fremvisning eller starte den på nytt Avslutte en lysbildefremvisning Slette merknader på skjermen (engelsk versjon) Slette merknader på skjermen (norsk versjon) Gå til neste skjulte lysbilde Angi nye tidsberegninger under innøving Bruke opprinnelige tidsberegninger under innøving Bruke museklikk til å gå videre under innøving Gå til det første lysbildet Vise skjult peker på nytt og/eller endre pekeren til en penn Vise skjult peker på nytt og/eller endre pekeren til en pil Skjule pekeren og knappen øyeblikkelig Skjule pekeren og knappen i 15 sekunder Gå til den første eller neste hyperkoblingen i et lysbilde Gå til den siste eller forrige hyperkoblingen i et lysbilde Klikk merket hyperkobling La pekeren hvile over den merkede hyperkoblingen N, ENTER, PGDN, PIL HØYRE, PIL NED, eller MELLOM ROM (eller klikk med musen) P, PGUP, PIL VENSTRE, PIL OPP, eller TILBAKE <nummer>+enter B eller PUNKTUM W eller KOMMA S eller PLUSSTEGN ESC, CTRL+BREAK eller BINDESTREK E V H T O M Begge museknapper i to sekunder CTRL+P CTRL+A CTRL+H CTRL+U TAB SHIFT+TAB ENTER mens en hyperkobling merkes SHIFT+ENTER mens en hyperkobling merkes 4 UiS-IKT Kompetanse 2012

5 Enkle produksjonsregler Tips for gode presentasjoner Definer mål og målgruppen for presentasjonen! Hva er hensikten med presentasjonen? Hvem er dine tilhørere? Hvilke yrkesgrupper, kjønn eller alder er respresentert? Lag en disposisjon før du begynner! Lag en god struktur slik at innholdet blir presentert i riktig rekkefølge. La bilder og illustrasjoner underbygge budskapet Bruk bilder eller illustrasjoner som har relevans og fremhever det du sier. Pass tiden! Lange presentasjoner er ofte kjedelige. Fatt deg i korthet ! Hvert lysbilde skal kun ha hovedpoengene, ikke en norsk stil. Prøv å begrense deg til 6 ord pr. punkt, 6 punkter pr. lysbilde og 6 lysbilder pr. presentasjon. Bruk farger med fornuft! Bruk et fåtall av farger. Velg rolige farger for bakgrunner (ikke sort). Blått kan virke kjølig, men samtidig eksklusiv, og er mye brukt. La det være god kontrast mellom bakgrunns- og tekstfarge (unngå kombinasjon av rødt og grønt). Lag en konsistent presentasjon! Bruk samme bakgrunn og hovedoppsett for titler o.l. gjennom hele presentasjonen. Dette gir et ryddig og profesjonelt preg. UiS-IKT Kompetanse

6 Tips & Triks #1 Lagre dokumentet til andre formater Du kan lagre til eldre PowerPoint-formater eller til andre filformater. Du kan også lagre direkte til PDF. Se og bruk tastatursnarveier I Office 2010 programmene kan du enkelt få vist hvilke hurtigtaster som aktiverer de ulike kommandoene. Skjule båndet Dersom du vil ha bedre plass på skjermen kan du skjule båndet. Båndet vil komme frem når du klikker på kategorinavnene, men skjules igjen når du velger en kommando på båndet. Klikk på Fil-kategorien Klikk på Lagre som Oppgi navnet i feltet Filnavn Klikk på pilen i enden av feltet Filtype og klikk på ønsket filformat i listen Oppgi plassering og filnavn og klikk Lagre MERK! Alternativt kan du velge Fil > Lagre og send > Endre filtype og deretter velge filtype. For PDF velger du Fil > Lagre og send > Opprett PDF/XPS dokument Trykk ned Alt-tasten Trykk bokstaven for kategorien du vil gå til Trykk bokstaven for kommandoen du vil benytte Klikk på pilen i enden av kategorilinjen, eller Trykk Ctrl+F1 eller Dobbelklikk på et av kategorinavnene MERK! Du bruker samme kommando som ovenfor for vise båndet igjen og ha det synlig permanent. 6 UiS-IKT Kompetanse 2012

7 Tips & Triks #2 Legg dine mest brukte kommandoer på verktøylinjen for hurtigtilgang På verktøylinjen for hurtigtilgang kan du plassere snarveier til kommandoer du bruker ofte. Angre flere handlinger på en gang Etterhvert som du angrer handlinger registreres det i angre-menyen og du kan angre flere trinn bakover. Om innholdsmaler og plassholdere Alle innholdsmaler unntatt Tomt, inneholder felter som kan inneholde tekst, tabeller eller grafiske elementer. Når du setter inn innhold på et lysbilde er det smart å velge et lysbildeoppsett som inneholder det nødvendige antall plassholdere for elementene du vil sette inn. Klikk på pilen bak verktøylinjen Klikk på valgene i øvre del av menyen for å slå på (hake) eller slå av forhåndsvalgte kommandoer Klikk på Flere kommandoer for å få opp et vindu for å velge flere kommandoer Klikk på kommandoer i venstre del av vinduet, deretter på Legg til Klikk på kommandoer i høyre del, deretter Fjern for å fjerne tillagte kommandoer Klikk på kommandoer i høyre del, deretter pilknappene til høyre for å endre rekkefølgen Klikk på pilen bak Angre-knappen på verktøylinjen for hurtigtilgang Klikk i listen på handlingen(e) du vil angre MERK! Når du angrer noe flere trinn nedover i listen vil du samtidig angre handlingene som ligger over denne forekomsten. Til høyre for Angre-knappen finner du Gjør om-knappen som gjør at du kan gjøre om angringen. Når du vil ha flere typer innhold anbefales det at du velger et oppsett med to innholdsdeler. I innholdsdelene klikker du på ikonene på innholdsdelen på type objekt du vil sette inn. Dette sørger bl.a. for at du slipper mye arbeid med å justere størrelsen på elementene som settes inn. Sletter du et element som er satt inn på denne måten vil plassholderen vise ikoner for andre elementer som kan settes inn. UiS-IKT Kompetanse

8 Tips & Triks #3 Bytte innholdsmal og velge innhold Det er enkelt å bytte innholdsmal og velge innhold. Bygge opp en presentasjon som disposisjon Det går ofte raskere å skrive inn teksten i presentasjonen først og senere sette inn bilder og illustrasjoner. Teksten bygges enkelt opp i disposisjonsvinduet. Raskeste måte å bygge opp en presentasjon Dette er sannsynligvis den raskeste måten å bygge opp tekstinnholdet i en presentasjon. Metoden kan benyttes både i visningen Lysbilder og Disposisjon. Ctrl+Enter Bytte innholdsmal på et lysbilde 8 Velg kategorien Hjem og klikk på Oppsett i gruppen Lysbilder Velg innholdsmal fra undermenyen Sette inn innhold i en plassholder Tittel: Klikk på plassholderen for tittel og skriv tittelen for lysbildet Hoveddel: Klikk i innholdsdelen for å skrive tekst eller klikk på ikonene i plassholderen for annet type innhold, f.eks. bilder, SmartArt, tabeller e.l. Start en ny presentasjon Velg disposisjon i vinduet til venstre i skjermbildet Klikk i disposisjonsfeltet for å sette inn skrivemerket Skriv tittelen og trykk Enter Trykk Tab, skriv undertittelen og trykk Enter Trykk Skift+Tab (nytt lysbilde opprettes) Skriv overskriften til det første lysbildet og trykk Enter Trykk Tab og skriv første tekstpunkt Trykk Enter og skriv neste punkt Gjenta dette for alle tekstpunkter på lysbildet og avslutt med Enter (tomt punkt) Trykk Skift+Tab for å starte på et nytt lysbilde og gjenta prosedyren ovenfor for alle nye lysbilder Start en ny presentasjon Trykk Ctrl+Enter og skriv tittelen Trykk Ctrl+Enter og skriv undertittelen Trykk Ctrl+Enter og skriv tittelen på første lysbilde Trykk Ctrl+Enter og skriv første punkt i punktlisten Trykk Enter for de neste punktene Trykk Ctrl+Enter for å sette inn nytt lysbilde og skrive tittelen på dette Forsett som ovenfor til du har skrevet inn all tekst UiS-IKT Kompetanse 2012

9 Tips & Triks #4 Bruke tema på presentasjon Tema sørger for en konsistent presentasjon. PowerPoint leveres med mange flotte presentasjonstemaer. Vær likevel oppmerksom på at de fleste selskaper bruker et eget spesiallaget design for sine presentasjoner for å ivareta firmaets designprofil. Dette bør ikke overstyres. Bytte tema på ett lysbilde Du kan endre tema for kun ett lysbilde om presentasjonen skulle kreve det. Skjule bakgrunnsgrafikk Dersom du har bakgrunnsgrafikk i lysbildemalen kan denne skjules på lysbildene dersom du skulle ønske dette. Velg kategorien Utforming I gruppen Temaer kan du bevege muspekere over de ulike temaene for å se hvordan de ser ut for din presentasjon Klikk på ønsket tema for å velge temaet for hele presentasjonen Merk lysbildene dette skal gjelde for. (Dersom ingen merkes utføres kommandoen kun på aktivt lysbilde) Velg kategorien Utforming og høyreklikk på et tema i grummen Temaer Velg Bruk på valgte lysbilder i menyen Merk lysbildene dette skal gjelde for. (Dersom ingen merkes utføres kommandoen kun på aktivt lysbilde) Velg kategorien Utforming og klikk på Skjul bakgrunnsgrafikk i gruppen Bakgrunn Merk Den nederste av pilene til høyre viser hele temagalleriet. Ved valgene helt til høyre i gruppen finnes knappene Farger, Skrifter og Effekter som lar deg endre deler av uttrykket i temaet. UiS-IKT Kompetanse

10 Tips & Triks #5 Tips om SmartArt* En SmartArt-grafikk er en visuell fremstilling av informasjon og ideer. Du kan velge mellom en rekke oppsett slik at du kan kommunisere dine meldinger på en rask, enkel og effektiv måte. Når du velger et oppsett for SmartArt-grafikken, bør du tenke over hva du ønsker å formidle, og om du vil at informasjonen skal vises på en bestemt måte. Siden du raskt og enkelt kan bytte oppsett, kan du prøve ut forskjellige oppsett (på tvers av typer) inntil du finner det som best illustrerer meldingen. Hvis du vil Vise ikke-sekvensiell informasjon Vise trinn i en prosess eller tidslinje Vise en uavbrutt prosess Opprette et organisasjonskart Vise et beslutningstre Illustrere forbindelser Vise hvordan deler er relatert til en helhet Vise proporsjonale relasjoner med den største komponenten øverst eller nederst *) Kilde: Microsoft Office 2010 Hjelp Bruk denne typen Liste Prosess Kretsdiagram Hierarki Hierarki Relasjon Matrise Pyramidediagram Sette inn SmartArt SmartArt er mest effektivt når antallet figurer og mengden tekst er begrenset til hovedpunkter. For mye tekst fjerner fokuset fra den visuelle fremstillingen. Velg kategorien Sett inn og klikk på SmartArt i gruppen Illustrasjoner Velg type i listen til venstre og klikk på ønsket figurtype i hovedvinduet Klikk OK for å godta valget og sette inn figuren Redigere SmartArt Du kan redigere innholdet ved å klikke på figurene og skrive inn eller redigere tekstinnholdet. Du kan også hente frem Tekstruten og endre innholdet i denne. Slik endrer du tekstinnhold Klikk på ordet [Tekst] i figuren (eller merk eksisterende tekst) Skriv inn tekst Bruke tekstruten Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på Tekstrute i gruppen Opprett grafikk Klikk på ordet [Tekst] i listen (eller merk eksisterende tekst) og skriv inn tekst Trykk Enter for å lage nye figurer og Tab for å legge inn punkter i figuren Skift+Tab gir ny figur når du er ferdig med punktlisten for en figur. Alternativ kan du trykke Enter og bruke knappene Hev nivå eller Senk nivå i gruppen Opprett grafikk på båndet. Legge til figurer via knappen på båndet Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på Legg til figur i gruppen Opprett grafikk Velg plasseringen av den nye figuren i menyen 10 UiS-IKT Kompetanse 2012

11 Tips & Triks #6 Endre utseende på SmartArt Via galleriene på båndet kan du velge å endre SmartArttype, farger og effekter. Lage notater til presentasjonen Skriv inn notater for presentasjonen i notatfeltet nederst i skjermen. Det finnes også en egen notatside på kategorien Visning som du kan skrive direkte inn i. Du kan lage notater for deg selv eller notater som du senere skriver ut og gir til tilhørerne. Du legger inn notater for hvert lysbilde. Sette inn lyd og video Du kan sette inn video- og lydfiler fra ulike kilder. Vil du sette inn video fra YouTube må du kopiere ut koblingskoden for filmen hos YouTube før du velger Video fra webområde.... Slik endrer du type Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på ønsket SmartArt-type i gruppen Oppsett Slik endrer du farger Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på Endre farger i gruppen SmartArt-stiler Velg i menyen fargeoppsettet du ønsker Slik endrer du effekter Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på effektstil farger i gruppen SmartArt-stiler Den nederste av pilene til høyre i gruppene ovenfor viser hele galleriet over oppsett og stiler. Slik skriver du inn notater Klikk i notatfeltet nederst i skjermbildet og skriv inn notat-teksten Slik skriver du ut notater Trykk Ctrl-P og velg Notatsider under Innstillinger Klikk Skriv ut Velg kategorien Sett inn og klikk på pilknappen under ikonet Video eller Lyd i gruppen Medier. Velg innsettingsmåte Velg ønsket fil i dialogboksen og klikk OK Når video- eller lydobjektet er merket vil du ha tilgjengelig kategoriene Videoverktøy eller Lydverktøy hver med underkategorier Format og Avspilling. Fra disse kategoriene kan du gjøre innstillinger for og redigere video og lyd og videre bestemme hvordan de skal fungere når du kjører presentasjonen. UiS-IKT Kompetanse

12 Tips & Triks #7 Merke og endre størrelsen på objekter For at du skal kunne endre attributter for et objekt eller gruppere, rotere, endre rekkefølge etc., må objektet/ objektene merkes først. Kopiere/klippe ut merkede objekter Dette kan gjøres på standard Windows-måte med Ctrl+C for å kopiere eller Ctrl+X for å klippe ut. Deretter Ctrl+V for å lime inn. Nedenfor finner du en alternativ måte for kopiering innen for lysbildet. Kopiere format Kopiering av formater er en enkel måte for å sørge for konsistent utseende på objekter. Klikk på et objekt for å merke det Holde nede Skift og klikk på flere objekter for å merke flere Klikk å dra en grå merkeboks rundt objektene du vil merke Klikk utenfor de merkede objektene for å slå av merkingen Dra i punktene for å endre størrelse. Hold nede Skift mens du drar for å endre proporsjonalt Merk Tekst merkes på vanlig måte ved å dobbelklikke (ord) eller trippelklikke (avsnitt) på teksten. Du kan også dra over teksten, slik du gjør i en tekstbehandler Kopiering av objekter med dra-teknikk Hold nede Ctrl-tasten og dra objektet til en plass på lysbildet Hold nede Ctrl+Skift mens du drar for å kopiere vannrett eller loddrett, alt etter retningen du drar Husk å slippe opp musetasten før Ctrl-tasten. Denne teknikken er kun egnet for kopiering av objekter innenfor samme lysbilde. Merk objektet du vil kopiere formatet fra Velg kategorien Hjem og klikk på Kopier format i gruppen Utklippstavle Klikk på objektet du vil kopiere formatet til. Dersom dette gjelder deler av en tekst i en tekstboks, så kan du male over den delen av teksten som du vil kopiere tekstformatet til Kopiering av format slås automatisk av når du har klikket på et objekt eller malt over et tekstområde. Ønsker du å påføre formatet til flere objekter eller områder kan du dobbelklikke på Kopier format-knappen når du har merket objektet/teksten du vil kopiere format fra. Da må du selv slå av funksjonen ved å klikke på knappen når du er ferdig. 12 UiS-IKT Kompetanse 2012

13 Tips & Triks #8 Bytte form på objekt eller bilde Du kan enkelt bytte form på et tegnet objekt eller endre form på et bilde. Justering av objekter Du kan justere plassering av objekter i forhold til hverandre eller plassering på lysbildet. Endre rekkefølge på objekter Dette valget brukes når du har overlappende objekter og vil angi hva som skal ligge øverst eller nederst o.l. Valget finnes også i gruppen Ordne i kategoriene Tegneverktøy eller Bildeverktøy og underkategori Format. Bytte form på et tegnet objekt Merk objektet Velg kategorien Tegneverktøy Format Klikk på Rediger figur i gruppen Sett inn figurer Klikk på Bytt figur og deretter på figurtypen du vil bytte til i galleriet som vises Bytte form på et bilde Merk bildet Velg kategorien Bildeverktøy Format Klikk på pilen under Beskjær i gruppen Størrelse Klikk på Beskjær til figur og deretter figurtypen du vil bytte til i galleriet som vises Merk objektet/objektene du vil justere Velg kategorien Tegneverktøy Format og klikk på Juster i gruppen Ordne Klikk først i menyen på valget om du vil justere merkede objekter i forhold til hverandre (Juster merkede objekter) eller justere i forhold til plassering på lysbildet (Juster i forhold til lysbilde) Klikk på Juster igjen og velg justeringtype i menyen Merk det du vil endre plassering for. Høyreklikk på det merkede objektet/-ene Velg Plasser lengst frem eller /bak (evt. velg fra undermenyen som kommer frem Gruppere objekter Dette valget benyttes når du vil at flere objekter skal henge sammen i en gruppe. Merk objektene. Trykk Ctrl+G for å gruppere Merk gruppen og trykk Ctrl+Skift+G for å oppheve grupperingen. Valget finnes også i gruppen Ordne i kategoriene Tegneverktøy eller Bildeverktøy og underkategori Format. UiS-IKT Kompetanse

14 Tips & Triks #9 Bytte ut et bilde Du kan erstatte et bilde og det nye bildet du setter inn beholder størrelse og plassering til det forrige. Resulatet blir best dersom det nye bildet har samme proporsjon. Bytter du derimot ut et liggende bilde med et stående vil det stående bildet få samme høyde som det ligg ende har. I motsatt tilfelle vil det liggende få samme bredde som det stående har. Endre utseendet på et bilde I PowerPoint 2010 har du fått mange flotte bilderedigeringsfunksjoner som man vanligvis forbinder med foto programmer. Du kan endre skarphet, kotrant, lys, fargestikk eller gjøre bildet om til ensfarget eller sort/ hvitt. Det finnes også mange kunstneriske effekter Beskjære et bilde Det er viktig å ta det korrekte utsnitt av et bilde. Det er svært enkelt å beskjære et bilde. Husk at du fjerner ingenting ved beskjæring og kan følgelig hente frem igjen de beskjærte områdene om der skulle bli nødvendig. Det er samme fremgangsmåte for å beskjære og fjerne beskjæring. Dobbelklikk på et bilde i presentasjonen (kategorien Bildeverktøy Format blir automatisk aktiv) Klikk på Endre bilde i gruppen Juster Finn et nytt bilde du vil sette inn og klikk OK Hvis du skal ha mange bilder på samme lysbildet i lik størrelse anbefales det at du setter inn det første bildet og endrer størrelsen på dette. Deretter kopierer du dette bildet og bytter ut innholdet etter fremgangsmåten ovenfor. Fungerer best på bilder med like proporsjoner (samme retning og lik bredde/høyde-forhold) Dobbelklikk på bildet I gruppen Juster kan du klikke på knappene Rettelser, Farge og Kunstneriske effekter og velg justering fra galleriene som fremkommer. Komprimere bilder For at ikke presentasjon skal bli for stor i filstørrelse kan det være smart å komprimere bildene som er satt inn i presentasjonen. Dobbelklikk på bildet Klikk på Komprimer bilder i gruppen Juster Gjør valg i dialogboksen og klikk OK Dobbelklikk på bildet du vil beskjære Klikk på knappen Beskjær i gruppen Størrelse Dra de sorte markørene i ytterkant av bildet for å beskjære eller fjerne beskjæring Mens bekjæringsmerkene vises kan du flytte bildet innenfor beskjæringsområdet for å endre utsnitt Klikk utenfor bildet for å avslutte 14 UiS-IKT Kompetanse 2012

15 Tips & Triks #10 Velge bildeeffekter Velg blant flotte rammer, skygger og refleksjon i bildestil galleriet Velge figureffekter PowerPoint har et stort utvalg i stiler og effekter som gjør at figurene får et professjonelt uttrykk. Velge teksteffekter PowerPoint har et stort utvalg i stiler og effekter som gjør at tekstblokker får et professjonelt uttrykk. Dobbeltklikk på bildet du vil bruke effekt på Klikk på den nederste pilen til høyre for galleriet Bildestiler for å vise hele galleriet Beveg musepekeren over de ulike alternativene og se hvordan bildestilen vil ta seg ut Klikk i galleriet for å velge bildestil Velg også andre effekter fra knappene Bildekantlinje, Bildeeffekter og Bildeoppsett i samme gruppen Dobbeltklikk på figuren du vil bruke effekt på Klikk på den nederste pilen til høyre for galleriet Figurstiler for å vise hele galleriet Beveg musepekeren over de ulike alternativene og se hvordan figurstilen vil ta seg ut Klikk i galleriet for å velge figurstil Velg også andre effekter fra knappene Figurfyll, Figuromriss og Figureffekter i samme gruppen Klikk på tekstboksen og dra over teksten (klikk på boksomrisset for å merke både boks og innhold) Klikk på den nederste pilen til høyre for galleriet WordArt -stiler for å vise hele galleriet Beveg musepekeren over de ulike alternativene og se hvordan teksten vil ta seg ut Klikk i galleriet for å velge WordArt-stil Velg også andre effekter fra knappene Tekstfyll, Tekstomriss og Teksteffekter i samme gruppen UiS-IKT Kompetanse

16 Tips & Triks #11 Skrive inn tekst i en figur Når du har tegnet en figur er det enkelt å skrive tekst i figuren. Du kan bruke effekter både på tekst og figur. Endre figurer Mange figurtyper har gule punkter for å endre bue, lengden på pil, lengden på stjernearmer m.m. I tillegg har de fleste figurer et grønt håndtak på toppen som du kan bruke for å dreie figuren. Sette inn symboler Symboler kan settes inn i tekstbokser. Tegn en figur Høyreklikk på figuren og velg Rediger tekst Skriv inn tekst Klikk utenfor figuren for å avslutte Figurer finner du i kategorien Hjem og gruppen Tegning. Du kan også velge kategorien Sett inn og klikke på Figurer i gruppen Illustrasjoner. Har du markert en figur finnes figurutvalget også på kategorien Tegneverktøy Format og gruppen Sett inn figurer Klikk på figuren for å merke den Dra i de gule punktene for å endre kurve, pilspiss stjerne e.l. Dra i håndtaket med grønt punkt til siden og oppover eller nedover for å dreie figuren Holder du nede Skift mens dreier figuren vil den dreie i 15 graders trinn Velg kategorien Sett inn og klikk på Tekstboks i gruppen Tekst Dra opp en tekstboks Velg kategorien Sett inn og klikk på Symbol i gruppen Tekst Klikk på symbol i listen deretter Sett inn Avslutt med Lukk Du kan hente symboler fra alle installerte skrifttyper. Velg skrifttype du vil hente symboler fra i feltet Skrift øverst i dialogboksen. 16 UiS-IKT Kompetanse 2012

17 Tips & Triks #12 Sette inn hyperkoblinger Bruk hyperkoblinger i presentasjonen dersom enkelt vil åpne et dokument, gå til en webside e.l. mens du kjører presentasjonen. Du kan la hyperkoblingen være en tekst eller en figur. Sette inn en tabell Tabellfunksjonen i PowerPoint er identisk med den du finner i Word Forskjellen ligger mest i at tabellen i PowerPoint kan fritt flyttes rundt om på lysbildet og endres i størrelse ved å dra i kantene på tabellen. Formatere tabellen Når du står med markøren i tabellen har du to nye kategorier tilgjengelig for tabellformatering: Utforming og Oppsett. Via kategorien Utforming kan du bl.a. velge fra gruppen Tabellstiler et annet utseende på tabellen. Kategorien Oppsett lar deg bl.a. sette inn mer plass eller fjerne deler av tabeller. I tillegg finner du knapper for å slå sammen eller dele celler. Merk en tekst eller figur Velg kategorien Sett inn og klikk på Hyperkobling i gruppen Koblinger Velg fra feltet Koble til (til venstre i dialogboksen) hva du vil koble til For filer må bla deg frem til filen du vil lenke til For webadresser må du skrive inn adressen i feltet adresse For plassering i dokumentet må du velge hvilke lysbilde det skal kobles til Klikk på tabellikonet i plassholderen eller velg kategorien Sett inn og klikk på Tabell i gruppen Tabell Oppgi antall rader og kolonner eller dra markøren over ønsket antall rader og kolonner Skriv inn innhold Flytt deg fra celle til celle med Tab. Flytt deg i motsatt retning med Skift+Tab. Når du står i siste celle i tabellen vil du få en ny rad når du trykker Tab Dra over celler for å merke eller klikk over en kolonne eller til venstre for en rad for å merke hele kolonnen eller raden UiS-IKT Kompetanse

18 Tips & Triks #13 Zoom inn og ut Alle Office 2010 programmer har fått et eget zoom-felt nederst til høyre på statuslinjen. Klikk minus-tegnet for å zoom ut Klikk pluss-tegnet for å zoom inn Dra i slideren på zoom-feltet for å zoom ut og inn trinnløst Klikk på prosenttegnet for å få en dialogboks hvor du velger blant prosentuell visning Klikk på symbolet helt til høyre for visning tilpasset skjermstørrelsen Bruke inndelinger Du kan lage inndelinger i presentasjonen for å forenkle oversikten over innholdet i presentasjonen. Dette er spesielt nyttig når du arbeider med presentasjoner som inneholder mange lysbilder. Du kan trekke sammen og utvide inndelingene for å få en enklere oversikt over miniatyrsidene. Sette inn et lysbilde Du kan enkelt sette inn et nytt lysbilde ved å høyreklikke på et miniatyrbilde og velge fra menyen. Du vil få samme type lysbilde som du høyreklikket på (med unntak av tittellysbildet). For å zoome inn på et objekt, merk objektet før du zoomer. Du kan også holde ned Ctrl-tasten og zoome ved å rulle på hjulet på musen. Du finner også kommandoen for zoom på kategorien Visning i gruppen Zoom. Høyreklikk på en lysbildeminiatyr Velg Legg til inndeling Gjenta dette for alle inndelinger du vil opprette Høyreklikk på selve inndelingsoverskriften for å redigere navnet, fjerne inndeling etc. Klikk på pilen foran inndelingsoverskriften for å trekke sammen eller utvide inndelingen Høyreklikk på en lysbildeminiatyr Klikk på Nytt lysbilde i menyen Du kan også sette inn nye lysbilder ved å klikke på Nytt lysbilde i gruppen Lysbilder på Hjem kategorien, Klikke du på pilen under denne knappen kan du velge nytt oppsett samtidig 18 UiS-IKT Kompetanse 2012

19 Tips & Triks #14 Kopiere et lysbilde Det finnes nå en enkel måte å kopiere et lysbilde på innenfor samme presentasjon. Dette kan benyttes når et annet lysbilde skal være nesten identisk og du vil bytte ut litt av teksten og et bilde/figur. Slette et lysbilde Du kan benytte hurtigmenyen til sletting av et (eller flere) lysbilder. Innlimingsalternativer Når du har kopiert eller klippet ut noe kan du velge blant ulike alternativer for innliming. Det kan være at du vil inn som bilde, som tekst, som verdier, beholde målformatering, bruke kildeformatering, alt etter hva du kopierte eller klippet ut i utgangspunktet. Høyreklikk på en lysbildeminiatyr Klikk på Kopi av lysbilde i menyen Kan kan naturligvis bruke vanlig kopier (Ctrl+C)/lim inn (Ctrl+V). Kommandoene finnes i gruppen Utklippstavle på Hjem kategorien Høyreklikk på en lysbildeminiatyr Klikk Slett lysbilde i menyen Du kan slette flere lysbilder ved å merke disse før du velger kommandoen. Du kan også benytte Delete-tasten på tastaturet for å slette merkede lysbilder Høyreklikk der du vil lime inn Klikk på ønsket innlimingsvalg under Alternative for innliming i menyen eller Klikk på pilen under knappen Lim inn i gruppen Utklippstavel i Hjem kategorien Klikk på ønsket innlimingsvalg i menyen UiS-IKT Kompetanse

20 Tips & Triks #15 Lesevisning Lesevisning er en ny visning som lar deg kjøre presentasjonen, men fremdeles ha statuslinjen tilgjengelig. Alle overganger og animasjoner vil vises. Dette er en smart visning for å teste presentasjonen. Starte en presentasjon Du kan starte presentasjonen på flere måter. Via hurtigtaster, knappen på statuslinjen eller fra kategorien Lysbildefremvisning (gruppen Start lysbildefremvisning). Skjule lysbilder i en presentasjon Du kan skjule lysbilder du ikke vil vise i presentasjonen. Du vil kunne se og arbeide med dem i vanlig visning, men de vil ikke vises når presentasjonen kjøres. Lysbildeminiatyrene til venstre i skjermbildet vises nedtonet for lysbilder som er skjulte. Starte fra begynnelsen Trykk F5, eller Velg kategorien Lysbildefremvisning og klikk på Fra begynnelsen i gruppen Start lysbildefremvisning Klikk på knappen for lesevisning på statuslinja Bruk piltastene på tastaturet eller pilknappene på statuslinja for å gå mellom lysbildene Klikk på knappen mellom pilknappene på statuslinja for å opp innstillingenmenyen Trykk ESC dersom du vil avbryte visningen Starte fra aktivt lysbilde Trykk Skift+F5, eller Klikk på fremvisningsknappen på statuslinjen, eller Velg kategorien Lysbildefremvisning og klikk på Fra gjeldende lysbilde i gruppen Start lysbildefremvisning Høyreklikk på miniatyrsiden for lysbildet i feltet til venstre i skjermbildet Velg Skjul lysbilde i menyen (du bruker samme kommando for å oppheve skjulingen) Alternativt kan du velge kategorien Lysbildefremvisning og klikke på Skjul lysbilde i gruppen Oppsett Dersom du merker flere miniatyrsider (hold nede Skift eller Ctrl og klikk på lysbildene) og så velger kommando vil dette bli utført på alle merkede lysbilder. 20 UiS-IKT Kompetanse 2012

21 Tips & Triks #16 Bruke overgangseffekter Når du kjører presentasjonen kan du velge å ha overgangseffekter mellom lysbildene. Ikke bruk mange ulike overgangseffekter i samme presentasjon. Sortere lysbildene Bruk lysbildesortereren for å ordne rekkefølgen på lysbildene. Denne visningen er også grei å bruke for å slette eller kopiere lysbilder. Utskrift av presentasjonen Når du Skriv ut i Office 2010 programmene et skjermbilde med både forhåndsvisning og innstillinger. Velg kategorien Overganger Klikk på den nederste pilen til høyre for galleriet i gruppen Overgang for dette lysbildet for å vise hele galleriet Beveg musepekeren over de ulike alternativene og se hvordan overgangen vil ta seg ut Klikk i galleriet for å velge overgang Fra de andre valgene i samme gruppen kan du velge hastighet for overgangen, lyd ved overgangen og om overgangen skal gjelde alle Videre kan du velge om lysbildene skal skifte automatisk eller ved klikk Klikk på knappen for lysbildesortering på statuslinjen eller velg kategorien Visning og klikk på Lysbildesortering i gruppen Presentasjonsvisninger For å endre rekkefølgen på lysbildene drar du lysbildene til den posisjonen du vil ha For å merke flere lysbilder holder du nede Skift- (sammenhengende merking) eller Ctrl-tasten (usammenhengende merking) før du drar til ny posisjon Merkede lysbilder kan slettes enkelt ved å trykke Delete-tasten Trykk Ctrl-P (eller Fil > Skriv ut) Under overskriften Skriver kan du klikke på knappen og velge blant alternative skrivere Under overskriften Innstillinger kan klikke på knappene og velge ulike innstillinger for hva som skal skrives ut Til høyre i skjermbildet ser du forhåndsvisningen av presentasjonen Nederst i skjermbildet finner du sideantall og piler for å navigere i presentasjonen Klikk på knappen Skriv ut øverst i skjermbildet for å skrive ut UiS-IKT Kompetanse

22 UiS-IKT kompetanse 2012