UiS-IKT Kompetanse Word Tips og triks for å jobbe smart og effektivt

Transkript

1 UiS-IKT Kompetanse 2012 Word 2010 Tips og triks for å jobbe smart og effektivt

2 Forord Om dette heftet Dette heftet inneholder nyttige tips og triks i Microsoft Word 2010 til hjelp for effektivt arbeid i en travel hverdag. Forklaringene er gjort korte og konsise og det forutsetter at du har en viss kunnskap om programmet. UiS-IKT kompetanse 2012 UiS-IKT Kompetanse Universitetet i Stavanger Forfatter: Roy Norås 2 UiS-IKT Kompetanse 2012

3 Innholdsfortegnelse Om dette heftet... 2 Et lite utvalg av hurtigtastene i Word... 4 Lagre dokumentet til andre formater... 6 Se og bruk tastatursnarveier... 6 Skjule båndet... 6 Legg dine mest brukte kommandoer på verktøylinjen for hurtigtilgang... 7 Angre flere handlinger på en gang... 7 Naviger mellom elementer i dokumentet... 7 Se størrelsen på marger og tabulatorposisjoner når du angir dem... 8 Merke tekst med mus... 8 Merke tekst med tastatur... 8 Sletting av tekstlig innhold... 8 Nyttige spesialtegn... 8 Sette inn symboler... 9 Sette inn spesialtegn... 9 Bruke hurtigstiler... 9 Naviger etter overskrifter Naviger med miniatyrsider eller søk Bytte mellom store og små bokstaver Lage stor forbokstav i et avsnitt Utvidet søk og erstatt Fjerne formatering Øke eller redusere skriftstørrelsen Tegne en tabell Endre delingene i en tabell Slette eller sette inn rader og kolonner i en tabell Merke i en tabell Justere bredden på én kolonne uten å påvirke de andre kolonnene Tilpasse tabellen i størrelse Gjøre kolonner like brede eller rader like høye Bestemme justering på celleinnhold Enkel summering av tallverdier i en tabellkolonne eller -rad Gjenta overskriftsrader for store tabeller over flere sider Formater tabellen raskt Tvunget sideskift Sette inn en ny tom side Sette inn en forside i dokumentet Lage en autotekst/byggeblokk Bruke en autotekst/byggeblokk Sette inn ferdigdefinerte tekstbokser Bruke ferdige topp- og bunntekster Lage egne topp- og bunntekster Sette inn sidetall Sette inn bilder Bytte ut et bilde Bestemme tekstflyt rundt bilder Beskjære et bilde Endre utseendet på et bilde Komprimere bilder Velge bildeeffekter Tegne og skrive inn tekst i en figur Endre figurer Velge figureffekter Tips om SmartArt* Sette inn SmartArt Redigere SmartArt Endre utseende på SmartArt Kopiere format Zoom inn og ut UiS-IKT Kompetanse

4 Hurtigtaster Et lite utvalg av hurtigtastene i Word Det finnes hurtigtaster for de fleste kommandoer. Det er faktisk så mange av dem at det ikke hadde vært et problem å fylle ut hele dette heftet med alle som finnes. Vi har derfor valgt å ta med en nyttig utvalg nedenfor. HURTIGTAST CTRL + MELLOMROM FORKLARING Normaliser formatet på merket tekst ALT + 1 Bruk stilen Overskrift 1 ALT + 2 Bruk stilen Overskrift 2 ALT + 3 Bruk stilen Overskrift 3 CTRL + A CTRL + B CTRL + BINDESTREK CTRL + C CTRL + D CTRL + E CTRL + END CTRL + ENTER CTRL + F CTRL + G CTRL + H CTRL + HOME CTRL + I CTRL + J CTRL + K CTRL + L CTRL + M Merk hele dokumentet. Søk etter. Myk bindestrek (bindestrek ved behov). Kopier. Formater tekst. Midtstille avsnitt. Hopp til slutten av dokumentet. Fast sideskift. Fet skrift. Gå til. Søk/erstatt. Hopp til starten av dokumentet. Autoformat. Blokkjuster tekst. Kursiv skrift. Venstrejustere avsnitt. Innrykk avsnitt. HURTIGTAST CTRL + N CTRL + O CTRL + P CTRL + PILTAST(høyre/venstre) CTRL + PILTAST(opp/ned) CTRL + Q CTRL + R CTRL + SHIFT + BINDESTREK CTRL + S CTRL + SHIFT + F9 CTRL + SHIFT + MELLOMROM CTRL + T CTRL + U CTRL + V CTRL + X CTRL + Y CTRL + Z END F1 F2 F3 F4 F5 F7 FORKLARING Nytt dokument. Åpne. Skriv ut. Hopper fra ord til ord. Hopper fra avsnitt til avsnitt. Tilbakestill avsnitt. Høyrejustere avsnitt. Hard bindestrek (tvungen sammenbinding med bindestrek). Lagre. Bryte alle koblinger i et dokument. Hardt mellomrom (tvungen sammenbinding med mellomrom). Hengende innrykk. Understreket skrift. Lim inn. Klipp ut. Gjenta. Angre. Hopp til slutten av linjen. Hjelp. Gå til redigeringsmodus i en celle. Legg inn autotekst. Gjør om (det motsatte av å angre). Gå til. Stavekontroll 4 UiS-IKT Kompetanse 2012

5 HURTIGTAST F8 F9 F10 F11 F12 HOME PILTAST (høyre/venstre) PILTAST (opp/ned) SHIFT + CTRL + END SHIFT + CTRL + HOME SHIFT + CTRL + PILTAST(høyre/venstre) SHIFT + CTRL + PILTAST(opp/ned) SHIFT + END SHIFT + ENTER SHIFT + F1 SHIFT + F2 SHIFT + F3 SHIFT + F4 SHIFT + F5 SHIFT + F6 SHIFT + F7 SHIFT + F8 SHIFT + F9 SHIFT + F10 SHIFT + F11 FORKLARING Skru på bruk av piltaster til markering. (ESC skrur dette av igjen) Oppdatere skjemafelt Aktiver menylinjen. Hopper til neste skjemafelt. Lagre som. Hopp til slutten av linjen. Hopper fra bokstav til bokstav. Hopper fra linje til linje. Marker til slutten av dokumentet. Marker til starten av dokumentet. Markerer fra ord til ord. Markerer fra avsnitt til avsnitt. Marker til slutten av linjen. Mykt linjeskift. Skru på hjelpefunksjon for musemarkøren. Kopiere tekst. Veksle mellom små og store bokstaver. Gjenta siste søk. Hoppe til forrige redigering. Skift rute. Synonymordbok. Reduser merking. Skift mellom visning av koder og data i felt. Hurtigmeny (det samme som å høyreklikke). Hopper til forrige skjemafelt. HURTIGTAST SHIFT + F12 SHIFT + HOME SHIFT + PIL SHIFT + PILTAST (høyre/venstre) SHIFT + PILTAST (opp/ned) FORKLARING Lagre. Marker til slutten av linjen. Merk tekst. Markerer fra bokstav til bokstav. Markerer fra linje til linje. Gå til adressen: for en fullstendig oversikt over alle tastatursnarveiene i Microsoft Word Der kan du velge Utskriftsvennlig versjon og skrive ut en liste med alle hurtigtastene. Skriver du ut i A4 format vil dette gi deg en liste på 21 sider. UiS-IKT Kompetanse

6 Tips & Triks #1 Lagre dokumentet til andre formater Du kan lagre til eldre Word-formater eller til andre filformater. Du kan også lagre direkte til PDF. Se og bruk tastatursnarveier I Office 2010 programmene kan du enkelt få vist hvilke hurtigtaster som aktiverer de ulike kommandoene. Skjule båndet Dersom du vil ha bedre plass på skjermen kan du skjule båndet. Båndet vil komme frem når du klikker på kategorinavnene, men skjules igjen når du velger en kommando på båndet. Klikk på Fil-kategorien Klikk på Lagre som Oppgi navnet i feltet Filnavn Klikk på pilen i enden av feltet Filtype og klikk på ønsket filformat i listen Oppgi plassering og filnavn og klikk Lagre MERK! Alternativt kan du velge Fil > Lagre og send > Endre filtype og deretter velge filtype. For PDF velger du Fil > Lagre og send > Opprett PDF/XPS dokument Trykk ned Alt-tasten Trykk bokstaven for kategorien du vil gå til Trykk bokstaven for kommandoen du vil benytte Klikk på pilen i enden av kategorilinjen, eller Trykk Ctrl+F1 eller Dobbelklikk på et av kategorinavnene MERK! Du bruker samme kommando som ovenfor for vise båndet igjen og ha det synlig permanent. 6 UiS-IKT Kompetanse 2012

7 Tips & Triks #2 Legg dine mest brukte kommandoer på verktøylinjen for hurtigtilgang På verktøylinjen for hurtigtilgang kan du plassere snarveier til kommandoer du bruker ofte. Angre flere handlinger på en gang Etterhvert som du angrer handlinger registreres det i angre-menyen og du kan angre flere trinn bakover. Naviger mellom elementer i dokumentet Via kulen mellom sidenavigasjonpilene på rullefeltet kan du bla i dokumentet fra element til element. Eksempelvis er det på denne måten enkelt å bla fra tabell til tabell eller fra bilde til bilde. Klikk på pilen bak verktøylinjen Klikk på valgene i øvre del av menyen for å slå på (hake) eller slå av forhåndsvalgte kommandoer Klikk på Flere kommandoer for å få opp et vindu for å velge flere kommandoer Klikk på kommandoer i venstre del av vinduet, deretter på Legg til Klikk på kommandoer i høyre del, deretter Fjern for å fjerne tillagte kommandoer Klikk på kommandoer i høyre del, deretter pilknappene til høyre for å endre rekkefølgen Klikk på pilen bak Angre-knappen på verktøylinjen for hurtigtilgang Klikk i listen på handlingen(e) du vil angre MERK! Når du angrer noe flere trinn nedover i listen vil du samtidig angre handlingene som ligger over denne forekomsten. Til høyre for Angre-knappen finner du Gjør om-knappen som gjør at du kan gjøre om angringen. Klikk på kulen nederst på rullefeltet Velg i menyen elementtypen som du vil bla mellom Klikk på de doble pilene for å bla fra element til element UiS-IKT Kompetanse

8 Tips & Triks #3 Se størrelsen på marger og tabulatorposisjoner når du angir dem Det er enklere å sette riktige marger og tabulatorposisjoner når du kan se størrelsen på disse. Kan også benyttes når du arbeider med tabeller. Hold nede Alt-tasten Dra margmerket langs etter linjalen, eller Klikk på linjalen for å sette inn en tabulatorstopper eller dra eksisterende tabulatorstoppere langs linjalen Merke tekst med mus Dra-teknikk Dra over teksten for å markere et område. Dra nedover venstre marg for å markere linje for linje nedover. (Markøren skal se ut som en pil når du gjør dette.) Hold nede Ctrl-tasten og dra over ulike områder for å merke usammenhengende Klikke-teknikk Ord Setning Avsnitt Avsnitt Linje Hele dokumentet Dobbelklikk på ord Ctrl+klikk på ord 3x klikk på ord Dobbelklikk i venstre marg Klikk i venstre marg Ctrl+klikk i venstre marg Merke tekst med tastatur Markerer fra der markøren står og i pilens retning. Ord til venstre Ord til høyre Avsnitt opp Avsnitt ned Hele dokumentet Ctrl+Shift+ç Ctrl+Shift+è Ctrl+Shift+é Ctrl+Shift+ê Ctrl+A Sletting av tekstlig innhold Sletting er som oftest en kombinasjon av merking og bruk av Delete-tasten på tastaturet. Tegn foran markøren Tegn etter markøren Ord til venstre Ord til høyre Avsnitt Backspace-tasten Delete Ctrl+Backspace Ctrl+Delete Merk+Delete Alt innhold i dokumentet Ctrl+A, deretter Delete Nyttige spesialtegn Får å kunne skrive disse må du bruke tallene på det numeriske tastaturet (husk at NumLock må være på). Nullen foran tallene må tas med. gradtegn Alt+0176 ¼ kvart Alt+0188 ½ halv Alt+0189 ¾ trekvart Alt+0190 ± plussminus Alt+0177 ² kvadrat Alt+0178 ³ kubikk Alt+0179 copyright Alt+0169 registrert varemerke Alt UiS-IKT Kompetanse 2012

9 Tips & Triks #4 Sette inn symboler Når du trenger symboler kan du hente dem fra en liste over sist brukte eller en dialogboks med alle tilgjengelige tegn og symboler. Sette inn spesialtegn Listen med spesialtegn inneholder også tips om hurtigtaster du kan lære deg for å sette dem direkte inn fra tastaturet. Bruke hurtigstiler Stiler er ferdiginnstilte tekstformateringer. Bruk av stiler sørger for et dokument med konsistent utseende. Endrer du formateringen for stilen oppdateres alle stedene i dokumentet hvor stilen er brukt. Stiler er også nødvendig når du skal lage innholdsfortegnelse. Videre kan bruk av overskriftstilene gjøre navigeringen i dokument mye lettere. Velg kategorien Sett inn og klikk på Symbol i gruppen Symboler Klikk i listen for å velge et av de sist brukte symbolene, eller Klikk på Flere symboler for å få opp en dialogboks for å velge blant alle symboler. Du kan også velge skrifttype symbolene skal hentes fra Klikk på symbolet du vil bruke, deretter Sett inn Klikk Lukk i når du er ferdig MERK! Det finnes mange spesialsymboler og -tegn når du velger skrifttypene Wingdings og Webdings i dialogboksen. Velg kategorien Sett inn og klikk på Symbol i gruppen Symboler Klikk på Flere symboler nederst i menyen Klikk på fanen Spesialtegn Klikk på spesialtegnet du vil bruke, deretter Sett inn Klikk Lukk når du er ferdig Bruk av Tittel-, Overskrift (nr)- og Normal stilen: Plasser mar køren i avsnittet du vil påføre stilen Velg kategorien Hjem og klikk på en av hurtigstilene i gruppen Stiler Klikk på pilene til høyre for galleriet for å bla i eller se hele galleriet Bruk av de fleste andre stiler: Merk teksten du vil påføre stilen Klikk på ønsket stil i hurtigstillgalleriet UiS-IKT Kompetanse

10 Tips & Triks #5 Naviger etter overskrifter Når du bruker overskriftstiler gir dette deg samtidig en enkel måte å navigere i dokumentet på. Naviger med miniatyrsider eller søk Ved å vise sidene som miniatyrbilder er det enkelt å navigere. Du kan også søke og navigere etter ord. Bytte mellom store og små bokstaver Du kan enkle bytte mellom store og små bokstaver. Funksjonen er spesielt nyttig når du har glemt å slå av Caps Lock. Velg kategorien Visning og kryss av for Navigasjonsrute i gruppen Vis Alle steder hvor overskriftstilene er benyttet vises i et listevindu til venstre i skjermbildet Klikk på tekstene i listen for å gå til dette stedet i dokumentet Du kan trekke sammen eller utvide nivåer ved å henholdsvis klikke på pilene foran overskriftene Lukk Navigasjonsruten ved å klikke på X en til høyre over listevinduet Velg kategorien Visning og kryss av for Navigasjonsrute i gruppen Vis Klikk på fanen for minatyrvisning (fane nr. 2) Klikk på miniatyrbildet for siden du vil gå til (bruk rullefeltet for å bla opp/ned) For å søke: Oppgi søkebegrep i tekstfeltet øverst og trykk Enter (eller klikk på forstørrelsesglass) Klikk på fanen for søkeresultat (fane nr. 3) Klikk på resultatforekomstene i listen for å gå til disse. Resulatene markeres gult på dokumentsiden Lukk Navigasjonsruten ved å klikke på X en til høyre over listevinduet Merk teksten som skal endres Velg kategorien Hjem og klikk på Endre bokstavtype i gruppen Skrift Klikk på endringsvalg i menyen MERK! Du kan også benytte hurtigtastene Skift+F3 for å endre bokstavtype (teksten som skal endres må være merket først). Trykk tastkombinasjonen flere ganger for å bla gjennom alternative endringer. 10 UiS-IKT Kompetanse 2012

11 Tips & Triks #6 Lage stor forbokstav i et avsnitt Du kan enkelt lage en klassisk innfelt initial for et avsnitt Utvidet søk og erstatt Du kan også søke etter og erstatte formatteringer og spesieltegn. Fjerne formatering Denne funksjonen benyttes når du vil tilbakestille teksten til normal skrift. Merk teksten Velg kategorien Sett inn og klikk på Fjern formattering i gruppen Skrift Plasser markøren i avsnittet som skal ha stor initial Velg kategorien Sett inn og klikk på Innfelt forbokstav i gruppen Tekst Velg innfellingstype i menyen Øke eller redusere skriftstørrelsen Med knappene på båndet kan du enkelt øke eller redusere skriftstørrelsen proporsjonalt. MERK! Klikk på Alternativer for innfelte forbokstaver for å få flere alternativer, bl.a. hvor mange linjer forbokstaven skal gå over, avstand fra initial til tekst og hvilke skrifttype initialen skal ha. Velg kategorien Sett inn og klikk på Søk (Ctrl+B) eller Erstatt (Ctrl+H) i gruppen Redigering Klikk på knappen Mer>> i dialogboksen Velg formatering det skal søkes etter fra knappen Formater eller spesialtegn som det skal søkes etter fra knappen Spesielt Merk teksten Velg kategorien Sett inn og klikk på Øk skriftstørrelse eller Reduser skriftstørrelse i gruppen Skrift UiS-IKT Kompetanse

12 Tips & Triks #7 Tegne en tabell En enkel måte å lage en tabell og inndelinger i denne er å tegne tabellen, tradene og kolonnene Endre delingene i en tabell Du kan bruke tegneverktøyet og viskelæret for å dele opp tabellen eller fjerne inndelinger. Når tabellen er merket finnes verktøyene i kategorien Utforming. Slette eller sette inn rader og kolonner i en tabell Når tabellen er merket finner du mange nyttige kommandoer for redigering av tabellen i kategorien Oppsett på båndet. Velg kategorien Sett inn og klikk på Tabell i gruppen Tabeller Velg Lag tabell fra menyen Dra opp en firkant/rektangel Tegn streker der du vil foreta inndelinger for rader og kolonner MERK! Alternativt kan du merke av antall rader og kolonner i rutenettet i menyen som nevnes ovenfor. I samme meny finnes også ferdige tabelloppsett via valget Hurtigtabeller. Merk tabellen Velg kategorien Utforming og klikk på Lag tabell i gruppen Tegn kantlinjer Tegn nye kolonne- og raddelinger i tabellen Klikk på Viskelær og klikk på skillelinjer i tabellen for å fjerne disse MERK! Fjerning av skillelinjer i tabellen med viskelæret er samme funksjon som å slå sammen celler. Plasser markøren i tabellen Velg kategorien Oppsett og klikk på ønsket kommando i gruppen Rader og kolonner Knappen Slett gir deg en meny hvor du kan velge hva som skal slettes MERK! Du finner mange av de samme kommandoene når du høyreklikker inne i tabellen. 12 UiS-IKT Kompetanse 2012

13 Tips & Triks #8 Merke i en tabell Noen enkle tips for å merke i tabell med musen. Celle Rad Kolonne Deler av tabell Hele tabellen Tekst i tabell Usammenhengende Klikk til venstre i cellen Klikk til venstre for raden Klikk over kolonnen eller hold nede Alt-tasten og klikk på en celle Dra over cellene Alt+dobbelklikk på en celle Dra over teksten Dra over ett område og hold nede Ctrl-tasten og dra over de andre områdene Justere bredden på én kolonne uten å påvirke de andre kolonnene Av og til er det ønskelig å kunne endre bredden på én av kolonnen uten at de andre kolonnebreddene endres. Hold nede Skift-tasten mens du drar i kolonneskillet bak kolonnen du vil justere Tilpasse tabellen i størrelse Istedet for å må manuelt tilpasse tabellen til siden kan du bruke Word sine ferdige tilpasninger. Plasser markøren i tabellen Velg kategorien Oppsett og klikk Beste tilpasning i gruppen Cellestørrelse Velg størrelsesjustering fra menyen MERK! Du kan dobbelklikke på skillet mellom kolonner for å automatisk justere kolonnebredden til lengste innhold i cellene i kolonnen. Gjøre kolonner like brede eller rader like høye Det er enkelt å få justert kolonner eller rader til lik bredde eller høyde på alle du merker. Merk kolonnene/radene Velg kategorien Oppsett og klikk Fordel kolonner eller Fordel rader i gruppen Cellestørrelse MERK! Du finner de samme kommandoene når du høyreklikker inne i tabellen etter at du har merket kolonnene/radene. UiS-IKT Kompetanse

14 Tips & Triks #9 Bestemme justering på celleinnhold Du kan også velge vertikla justering for innholdet i cellene. I tillegg kan du bestemme tekstretningen. Enkel summering av tallverdier i en tabellkolonne eller -rad Dersom du trenger enkle summeringer i tabeller kan du benytte summeringsfunksjonen i Word. Gjenta overskriftsrader for store tabeller over flere sider Når tabellen går over flere sider kan det være formålstjenlig å gjenta overskriftsradene på alle sidene Plasser markøren i cellen eller merk cellene Velg kategorien Oppsett og klikk på en av de 9 justeringsknappene til venstre i gruppen Justering Klikk på Tekstretning (flere ganger) for å skifte mellom retningene på innholdet i cellen(e) Klikk på Cellemarger og oppgi hvor stor margene inne i cellene skal være Plasser markøren i cellen under eller til høyre for cellene som skal summeres (det er en fordel om cellene som skal summeres inneholder tall allerede) Velg kategorien Oppsett og klikk på Formel i gruppen Data Inneholder cellene du skal summere tall allerede vil det være foreslått formelen =SUM(ABOVE) eller =SUM (LEFT), alt etter hvordan tallene er plassert Alternativt kan du skrive inn formelen. Hvilken av de to du skal benytte avhenger av om det du skal summere ligger til venstre eller over sumcellen Klikk OK for å sette inn formelen Plasser markøren i overskriftsraden i tabellen (eller merk flere rader dersom det er flere rader som skal gjentas) Velg kategorien Oppsett og klikk på Gjenta overskriftsrader i gruppen Data For å slå av funksjonen velger du samme fremgangsmåte. Endrer du tallene som beregnes plasserer du markøren i formelcellen og trykker F9 for å oppdatere formelen. 14 UiS-IKT Kompetanse 2012

15 Tips & Triks #10 Formater tabellen raskt I Word 2010 finnes det mange flotte forhåndsdefinerte formateringer. Tvunget sideskift Når du ønsker å bryte siden før den er fullskrevet kan du sette inn et tvunget sideskift. Det vil typisk være ved start av nye kapitler eller når det oppstår en unaturlig deling av et avsnitt. Sette inn en forside i dokumentet I Word 2010 finnes det galleri av ferdigdefinerte forsider med felt for å fylle inn tittel o.l. Plasser markøren tabellen Velg kategorien Utforming og klikk på en av tabellstilene i gruppen Tabellstiler Klikk på ønsket tabellstil i galleriet. Klikk på pilene til høyre for galleriet for å bla i eller se hele galleriet Du kan gjøre ulike innstillinger for tabellstilen i gruppen Alternativer for tabellstil som du finner til venstre for gruppen Tabellstiler. Plasser markøren der du vil dele siden Velg kategorien Sett inn og klikk på Sideskift i gruppen Sider, eller Trykk Ctrl+Enter Sette inn en ny tom side Når du å sette inn en tom side inne i et dokument er dette gjort enkelt i Word Plasser markøren i dokumentet der du vil sette inn den tomme siden Velg kategorien Sett inn og klikk på Tom side i gruppen Sider Velg kategorien Sett inn og klikk på Forside i gruppen Sider Velg forside fra galleriet Fyll ut feltene på siden Nederest i gallerimeny finner du kommandoen Fjern gjeldende forside om du skulle ønske å fjerne forsiden du har satt inn. UiS-IKT Kompetanse

16 Tips & Triks #11 Lage en autotekst/byggeblokk En autotekst/byggeblokk er en tekstblokk, tabell eller grafikk som du bruker ofte har lagret med et navn, slik at du kan hente inn i et hvilket som helst dokument når du vil. Eksempler kan være et sitat, en lovtekst, en signatur, en vekttabell, en logo o.l. Bruke en autotekst/byggeblokk Definerte autotekster/byggeblokker settes inn i dokumentet hvor markøren er plassert. Sette inn ferdigdefinerte tekstbokser I Word 2010 finner du mange forhåndsdefinerte tekstbokser som kan benyttes for et profesjonelt ut seende dokument. Merk det du vil lagre som autotekst Velg kategorien Sett inn og klikk på Hurtigdeler i gruppen Tekst Klikk på Lagre merket område i galleri for hurtigdeler Ang informasjon i dialogboksen og klikk OK Velger du kategori Hurtigdeler i dialogboksen vil elementet bli direkte tilgjengelig i en meny når du klikker på Hurtigdeler (se neste tips Bruke en autotekst/byggeblokk). Plasser markøren i dokumentet Velg kategorien Sett inn og klikk på Hurtigdeler i gruppen Tekst Klikk på elementet i galleri-listen, eller Klikk på Byggeblokkassistent og ønsket element i listen du får opp, deretter Sett inn Byggeblokkassistenten inneholder mange forhåndsdefinerte elementer du kan sette inn i dokumentene dine. Plasser markøren i dokumentet Velg kategorien Sett inn og klikk på Tekstboks i gruppen Tekst Klikk på bokstypen i galleriet Skriv inn tekst i tekstboksen For å fjerne en tekstboks klikker du på den for å merke og deretter trykker du Delete-tasten. 16 UiS-IKT Kompetanse 2012

17 Tips & Triks #11 Bruke ferdige topp- og bunntekster I Word 2010 finner du mange flotte forhåndsdefinerte topp- og bunntekster. Dette gjør det enkelt og sparer deg for mye tid. Lage egne topp- og bunntekster Du kan også lage dine egne topp- og bunntekster helt fra grunnen av. Metoden nedenfor bruker du også når du vil redigere topp- /bunntekster, enter du benytter ferdige eller har laget dem selv. Sette inn sidetall Mange av de ferdigdefinerte topp- og bunntekster inneholder sidetall. Du finner det likevel som et eget valg. Velg kategorien Sett inn og klikk på Topptekst eller bunntekst i gruppen Topptekst og bunntekst Bla nedover i galleriet og klikk på ønsket valg Topp- eller bunnteksten du valgte vises øverst eller nederst i dokumentet Bruk valgene i kategorien Verktøy for Topptekst og bunntekst til å gjøre innstillinger Bruk evt. andre kategorier for å endre utseendet Dobbelklikk i selve dokumentet for å avslutte Dobbelklikk øverst eller nederst i dokumentet Sett inn grafikk og/eller skriv inn tekst. Bruk f.eks. Hjem-kategorien for å formatere teksten Bruk valgene i kategorien Verktøy for Topptekst og bunntekst til å gjøre innstillinger Dobbelklikk i selve dokumentet for å avslutte I kategorien Verktøy for Topptekst og bunntekst finner du også knappene for å sette inn ferdige topp- bunntekster. Velg kategorien Sett inn og klikk på Sidetall i gruppen Topptekst og bunntekst Velg plassering og bla nedover i galleriet og klikk på ønsket valg i listen Dobbelklikk i selve dokumentet for å avslutte I kategorien Verktøy for Topptekst og bunntekst finner du også knappen for å sette inn sidetall. UiS-IKT Kompetanse

18 Tips & Triks #12 Sette inn bilder Når du velger kommandoen åpner dialogboksen automatisk i mappen Bilder, men du kan navigere til et hvilken som helst mappe som inneholder bilder. Bytte ut et bilde Du kan erstatte et bilde og det nye bildet du setter inn beholder størrelse og plassering til det forrige. Resulatet blir best dersom det nye bildet har samme proporsjon. Bytter du derimot ut et liggende bilde med et stående vil det stående bildet få samme høyde som det ligg ende har. I motsatt tilfelle vil det liggende få samme bredde som det stående har. Bestemme tekstflyt rundt bilder Det er viktig å få bildene integrert på en fin måte sammen med teksten. Plasser markøren i dokumentet Velg kategorien Sett inn og klikk på Bilde i gruppen Illustrasjoner Gå til mappen og dobbelklikk på bildet du vil sette inn i dokumentet (eller klikk én gang på bildet og deretter knappen Sett inn) Dra i markørene i hjørnene på bildet for å endre størrelse proporsjonalt For å slette et bilde klikker du på bildet for å merke og deretter trykker du Delete-tasten. Dobbelklikk på et bilde i presentasjonen (kategorien Bildeverktøy Format blir automatisk aktiv) Klikk på Endre bilde i gruppen Juster Finn et nytt bilde du vil sette inn og klikk OK Hvis du skal ha mange bilder på samme lysbildet i lik størrelse anbefales det at du setter inn det første bildet og endrer størrelsen på dette. Deretter kopierer du dette bildet og bytter ut innholdet etter fremgangsmåten ovenfor. Fungerer best på bilder med like proporsjoner (samme retning og lik bredde/høyde-forhold) Høyreklikk på et bilde Klikk på Tekstbryting i menyen og velg bryting fra undermenyen MERK! Valget Flere alternativer for oppsett i menyen ovenfor gir deg flere innstillings alternativer. Valget for Tekstbryting finnes også på båndet i kategorien Format og gruppen Ordne når bildet er markert. 18 UiS-IKT Kompetanse 2012

19 Tips & Triks #13 Beskjære et bilde Det er viktig å ta det korrekte utsnitt av et bilde. Det er svært enkelt å beskjære et bilde. Husk at du fjerner ingenting ved beskjæring og kan følgelig hente frem igjen de beskjærte områdene om der skulle bli nødvendig. Det er samme fremgangsmåte for å beskjære og fjerne beskjæring. Endre utseendet på et bilde I Word 2010 har du fått mange flotte bilderedigeringsfunksjoner som man vanligvis forbinder med foto programmer. Du kan endre skarphet, kotrant, lys, fargestikk eller gjøre bildet om til ensfarget eller sort/ hvitt. Det finnes også mange kunstneriske effekter Velge bildeeffekter Velg blant flotte rammer, skygger og refleksjon i bildestil galleriet Dobbelklikk på bildet I gruppen Juster kan du klikke på knappene Rettelser, Farge og Kunstneriske effekter og velg justering fra galleriene som fremkommer. Dobbelklikk på bildet du vil beskjære Klikk på knappen Beskjær i gruppen Størrelse Dra de sorte markørene i ytterkant av bildet for å beskjære eller fjerne beskjæring Mens bekjæringsmerkene vises kan du flytte bildet innenfor beskjæringsområdet for å endre utsnitt Klikk utenfor bildet for å avslutte Komprimere bilder For at ikke dokumentet skal bli for stort i filstørrelse kan det være smart å komprimere bildene som er satt inn i dokumentet. Dobbelklikk på bildet Klikk på Komprimer bilder i gruppen Juster Gjør valg i dialogboksen og klikk OK Dobbeltklikk på bildet du vil bruke effekt på Klikk på den nederste pilen til høyre for galleriet Bildestiler for å vise hele galleriet Beveg musepekeren over de ulike alternativene og se hvordan bildestilen vil ta seg ut Klikk i galleriet for å velge bildestil Velg også andre effekter fra knappene Bildekantlinje, Bildeeffekter og Bildeoppsett i samme gruppen UiS-IKT Kompetanse

20 Tips & Triks #15 Tegne og skrive inn tekst i en figur Når du har tegnet en figur er det enkelt å skrive tekst i figuren. Du kan bruke effekter både på tekst og figur. Endre figurer Mange figurtyper har gule punkter for å endre bue, lengden på pil, lengden på stjernearmer m.m. I tillegg har de fleste figurer et grønt håndtak på toppen som du kan bruke for å dreie figuren. Velge figureffekter Word har et stort utvalg i stiler og effekter som gjør at tegnede figurer får et professjonelt uttrykk. Klikk på knappen Figurer i gruppen Illustrasjoner på Hjem kategorien Klikk på ønsket figur i listen og dra opp figuren i dokumentet For å skrive tekst i figuren: Høyreklikk på figuren og velg Rediger tekst Skriv inn teksten Klikk utenfor figuren for å avslutte For å slette en figur klikker du på figuren for å merke og deretter trykker du Delete-tasten. Klikk på figuren for å merke den Dra i de gule punktene for å endre kurve, pilspiss stjerne e.l. Dra i håndtaket med grønt punkt til siden og oppover eller nedover for å dreie figuren Holder du nede Skift mens dreier figuren vil den dreie i 15 graders trinn Dobbeltklikk på figuren du vil bruke effekt på Klikk på den nederste pilen til høyre for galleriet Figurstiler for å vise hele galleriet Beveg musepekeren over de ulike alternativene og se hvordan figurstilen vil ta seg ut Klikk i galleriet for å velge figurstil Velg også andre effekter fra knappene Figurfyll, Figuromriss og Figureffekter i samme gruppen 20 UiS-IKT Kompetanse 2012

21 Tips & Triks #16 Tips om SmartArt* En SmartArt-grafikk er en visuell fremstilling av informasjon og ideer. Du kan velge mellom en rekke oppsett slik at du kan kommunisere dine meldinger på en rask, enkel og effektiv måte. Når du velger et oppsett for SmartArt-grafikken, bør du tenke over hva du ønsker å formidle, og om du vil at informasjonen skal vises på en bestemt måte. Siden du raskt og enkelt kan bytte oppsett, kan du prøve ut forskjellige oppsett (på tvers av typer) inntil du finner det som best illustrerer meldingen. Hvis du vil Vise ikke-sekvensiell informasjon Vise trinn i en prosess eller tidslinje Vise en uavbrutt prosess Opprette et organisasjonskart Vise et beslutningstre Illustrere forbindelser Vise hvordan deler er relatert til en helhet Vise proporsjonale relasjoner med den største komponenten øverst eller nederst *) Kilde: Microsoft Office 2010 Hjelp Bruk denne typen Liste Prosess Kretsdiagram Hierarki Hierarki Relasjon Matrise Pyramidediagram Sette inn SmartArt SmartArt er mest effektivt når antallet figurer og mengden tekst er begrenset til hovedpunkter. For mye tekst fjerner fokuset fra den visuelle fremstillingen. Velg kategorien Sett inn og klikk på SmartArt i gruppen Illustrasjoner Velg type i listen til venstre og klikk på ønsket figurtype i hovedvinduet Klikk OK for å godta valget og sette inn figuren Redigere SmartArt Du kan redigere innholdet ved å klikke på figurene og skrive inn eller redigere tekstinnholdet. Du kan også hente frem Tekstruten og endre innholdet i denne. Slik endrer du tekstinnhold Klikk på ordet [Tekst] i figuren (eller merk eksisterende tekst) Skriv inn tekst Bruke tekstruten Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på Tekstrute i gruppen Opprett grafikk Klikk på ordet [Tekst] i listen (eller merk eksisterende tekst) og skriv inn tekst Trykk Enter for å lage nye figurer og Tab for å legge inn punkter i figuren Skift+Tab gir ny figur når du er ferdig med punktlisten for en figur. Alternativ kan du trykke Enter og bruke knappene Hev nivå eller Senk nivå i gruppen Opprett grafikk på båndet. Legge til figurer via knappen på båndet Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på Legg til figur i gruppen Opprett grafikk Velg plasseringen av den nye figuren i menyen UiS-IKT Kompetanse

22 Tips & Triks #17 Endre utseende på SmartArt Via galleriene på båndet kan du velge å endre SmartArttype, farger og effekter. Kopiere format Kopiering av formater er en enkel måte for å sørge for konsistent utseende på objekter. Zoom inn og ut Alle Office 2010 programmer har fått et eget zoom-felt nederst til høyre på statuslinjen. Slik endrer du type Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på ønsket SmartArt-type i gruppen Oppsett Slik endrer du farger Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på Endre farger i gruppen SmartArt-stiler Velg i menyen fargeoppsettet du ønsker Slik endrer du effekter Velg kategorien SmartArt Utforming og klikk på effektstil farger i gruppen SmartArt-stiler Den nederste av pilene til høyre i gruppene ovenfor viser hele galleriet over oppsett og stiler. Merk teksten/objektet du vil kopiere formatet fra Velg kategorien Hjem og klikk på Kopier format i gruppen Utklippstavle Klikk på objektet du vil kopiere formatet til. Dersom dette gjelder deler av en tekst i en tekstboks, så kan du male over den delen av teksten som du vil kopiere tekstformatet til Kopiering av format slås automatisk av når du har klikket på et objekt eller malt over et tekstområde. Ønsker du å påføre formatet til flere objekter eller områder kan du dobbelklikke på Kopier format-knappen når du har merket objektet/teksten du vil kopiere format fra. Da må du selv slå av funksjonen ved å klikke på knappen når du er ferdig. Klikk minus-tegnet for å zoom ut Klikk pluss-tegnet for å zoom inn Dra i slideren på zoom-feltet for å zoom ut og inn trinnløst Klikk på prosenttegnet for å få en dialogboks hvor du velger blant prosentuell visning Klikk på symbolet helt til høyre for visning tilpasset skjermstørrelsen For å zoome inn på et objekt, merk objektet før du zoomer. Du kan også holde ned Ctrl-tasten og zoome ved å rulle på hjulet på musen. Du finner også kommandoen for zoom på kategorien Visning i gruppen Zoom. 22 UiS-IKT Kompetanse 2012

23 Egne notater

24 UiS-IKT kompetanse 2012