Link Kl L-070/09 Rektor orienterer Kl L-071/09 Protokoll fra HS-møte 01/09,

Transkript

1 MØTEREFERAT Emne: LEDERMØTE Referent: Helene Muri Skalmerås Dato: Møte nr: Tilstede: - Rektor Trond Michael Andersen - Prorektor Arnulf Omdal - Dekan Hilde Gade - Dekan Sissel Ravnsborg - Dekan Anne Tveit - Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø - Dekan Ove Gustafsson - Dekan Hans-Jørgen Leksen - Økonomidirektør Knut Aspås - Studiedirektør Kari Berget - Kommunikasjonssjef Morten Thoresen - Stedfortreder for dekan ALT Margret Hovland - Organisasjons- og personaldirektør Kjell Hansen-forlot møtet kl 11 Kopi til: Andre: Meldt forfall: - Dekan Lasse Skogvold Isaksen - Dekan Per Borgesen - Leder i SP Pia Helen Bjørsvik Neste møte: Ledermøte utgår pga strategidag på Britannia. Neste ledermøte Antall sider inkludert dette arket: Saksliste: Saksnr. Sak Vedlegg L-069/09 Godkjenning av referat fra ledermøte Kl L-070/09 Rektor orienterer Kl L-071/09 Protokoll fra HS-møte 01/09, Saker til behandling i HS-møte 02/09, Kl L-072/09 Strategiprosessen - opplegg på strategidagen v/ prorektor Kl L-073/09 Orientering om ny offentlighetslov v/ SPO Kl

2 L-074/09 Reisepolicy - online bestilling Via Travel v/ SØR - innkjøpsleder Pål Solbu Kl L-075/09 Gjennomgang av halvårsplan for ledermøtet - 1. halvår 2009 Kl L-076/09 Nye regionale forskningsfond v/ Lars André Dahle, NFR Kl L-077/09 Evaluering av dagens ledermøte (TRÅL Kl Eventuelt KL Evalueringsmøte mellom ledelse og tjenestemannsorganisasjonene ved HiST

3 Referat: Saksnr. Sak Vedlegg L-069/09 Godkjenning av referat fra ledermøte Godkjent uten kommentarer. L-070/09 Rektor orienterer Fellesmøte heldag : Møte med fagforeningene fra kl Sosialt kl 1530 Rikets tilstand Forespørsel om tidspunkt for avvikling av dette vår eller høst? Det er viktig å se den avdeling en besøker. Planleggingen må derfor være i tett dialog med dekanen. Viktig å være synlig, men kan forenkles i forhold til fjorårets opplegg. Mai vil være det beste tidspunkt å avvikle møtet. Helene sender ut mail til avdelingene med forespørsel om tidspunkt for et 2 timers møte ila våren/høsten (etter behov). Møtet bør avvikles etter kl Lederutvikling Det planlagte lederutviklingsprogram utsettes til høsten. Nærmere informasjon kommer. Helene har sendt forespørsel til dekanene med ønske om innspill til aktuelle personer i styringsgruppa for lederutviklingsprogrammet. Det må inn en faglig representant i tillegg til representant for dekan (Hilde Gade). HMSK ALLE Tannpleierutdanning møte d.u. med Helse- og omsorgsdepartementet Prorektor Arnulf Omdal og Gunnar Bendheim, SFS stilte sammen med øvrige fra departementet. Det kom signaler på at det vil komme nye studieplasser innen; sykepleier, psykologi, tannpleier og ABIOK-plasser. Prorektor kaller inn sentrale personer til et møte ila kort tid. AO Helseklyngen Møte med Pål Hellandsvik - prosjektleder skal prosjektet ha et møte. Arnulf Omdal og Hilde Gade deltar fra HiST. Viktig å gjøre dette til noe positivt for HiSTs ansatte og studenter. Basisbevilgning Ledelsen har hatt møte med fylkesordfører Tore Sandvik. Sandvik skal møte statsråd Trond Giske i neste uke. HiST har sammen med flere andre høgskoler har laget et notat om de store forskjellene i tildeling som sendes Statsråden. Møte med Trøndelagsbenken mandag n.u. Møte med ordføreren Møte med fagforeningen, Gjennomgang av dagens agenda. Målet med møtet er at en skal gjøre hverandre bedre i dette samarbeidet.

4

5 L-071/09 Protokoll fra HS-møte 01/09, Saker til behandling i HS-møte 02/09, Se link til protokoll: Protokollen ble raskt gjennomgått. Campussaken: Ønsker faglige innspill, kommer tilbake til saken i den videre behandlingen fram til april og junimøtet. Rektor Studieledersaken: Dagens programansvarlige blir tilbudt studielederjobben i en åremålsperiode på 4 år framover. Det vil bli utarbeidet tilbudsbrev til den enkelte studieledere fra SPO. SPO L-072/09 Strategiprosessen - opplegg på strategidagen Formålet med strategidagen er at dette skal munne ut i et høringsutkast (med 4 ukers høringstid). Formålet med samlingen er å gjøre dette høringsutkastet mest mulig forutsigbart. Ila helga vil det komme et grovutkast til deltagerne som underlag for seminaret den Alle oppfordres til å melde seg på. ALLE L-073/09 Orientering om ny offentlighetslov Per Rygg orienterte om ny offentlighetslov se link til notat her: Det er gjennomført 2 dagers kurs på HiST i forvaltningsloven og ny offentlighetslov. God kursdokumentasjon finnes for interesserte. Hovedtrekkene er at det blir mer åpenhet og vanskeligere å unndra dokumenter fra offentligheten. En deler offentlighetsprinsippet i 3 hovedområder: Dokumenter som er offentlige, som kan unndras og som skal unndras. Lønnsopplysninger er unntatt offentligheten så lenge det foregår forhandlinger. Lønnsopplysninger i statlig virksomhet er for øvrig offentlig. Innsynsbegjæring må vurderes fra gang til gang. Er det usikkerhet og spørsmål som gjelder innsynsbegjæring, ta kontakt med SPO. Det presiseres at klasselister er interne dokument som ikke er offentlige og som ikke skal deles ut. Det er viktig at våre saksbehandlere har innsikt og dømmekraft ift lovverket. Dersom det er uforholdsmessig stor byrde for oss å framskaffe dokumenter i en tilsynsbegjæring har vi anledning til å

6 avstå fra dette. L-074/09 Reisepolicy - online bestilling Via Travel v/ SØR - innkjøpsleder Pål Ø Solbu. All informasjon vedrørende reiser finnes på ovennevnte link, sammen med retningslinjer for reisende for HiST. HiST har forpliktende avtaler med Reisebyrå, hoteller, kredittkort og fly. HiST har VIA travel som reisebyrå. De ulike momenter som framkom i møtet viderebringes til Via Reisebyrå (kreditkort personlig kredittvurdering/belastning for arbeidsgiver, ønske om samlefaktura mv). PØS Flere på HiST bør bruke kreditkort ved bestilling av reiser betales pt. med kreditkort/ betales på samlefaktura. System for informasjon om dette bør utarbeides ved nytilsettinger. Det er viktig å informere om de muligheter som ligger ift kredittkort, samt med oppfordring om å bruke dette til alle tilsatte. Onlinebooking målsetting er 85% online booking på enkle reiser. HiST har en online-bestilling på kun 15 %, 85 % ringer inn sin bestilling. Onlinebestilling er gratis. Offline koster 70,- pr gang i gebyr. HiST kan spare ,- ved å snu på trenden. Pålogging via Feide vil komme om kort tid letter påloggingen. Det er ønskelig å sette krav til online booking for å få opp andelen. Innkjøpsleder og økonomidirektør ser på løsninger for dette. Offentlige anskaffelser generelt RR har påpekt manglende anskaffelsesprotokoller og noe dokumentasjon ved innkjøp på HiST. Ved anskaffelse over ,- skal det skrives anskaffelsesprotokoll og innhentes skatteattester (gjelder varer og tjenester). Også der det er kun 1 leverandør. Ved anskaffelse på over ,- må innkjøpsleder kontaktes. Da skal det kjøres større anbudsprosess. HiSTs utfordring er delanskaffelser spredt på avdelingene som i sum kommer over ,-. Viktig at dekanene er oppmerksom på dette hos sine medarbeidere. Stortinget/departement har varslet sanksjoner om området offentlige anskaffelser i sektoren ikke bedres. Det settes av 2 dager før ferien til et innkjøpsseminar for

7 målgruppen. Kjøres sammen med HiNT. Informasjon kommer. L-075/09 Gjennomgang av halvårsplan for ledermøtet - 1. halvår 2009 Det har kommet kun 1 innspill (likestillingsprosjektet) til Helene etter forespørsel om tema til dekanene. Alle oppfordres til å se på planen og komme med innspill. ALLE L-076/09 Nye regionale forskningsfond v/ Lars André Dahle, NFR Se presentasjon her: NFR jobber med å styre det regionale fokuset med VRI, nasjonale program og regionale representanter. Det lages en regionalavdeling i NFR med bakgrunn i dette. Kontaktsamtale ønskes etablert 1 gang årlig for å få til et bedre samarbeid mellom HiST og NFR se muligheter, omfang og status ift de eksisterende programmene. Kommer tilbake til dette. Rektor L-077/09 Evaluering av dagens ledermøte (TRÅL) Ikke gjennomført Eventuelt - Årsrapport og planer Det er et problem at avdelingsstyret ikke får behandlet saken. Endringer i bestillingen som er sendt ut oppleves som vanskelig for avdelingene. Tidsrammen sprekker ift årshjulet. Årshjulet må opp igjen på neste ledermøte for å gjennomgå tidsrammene. Ledergruppen føler det er en runde for mye ift planleggingen her. Organisasjonen har ikke kapasitet til å ta alle tre rundene. Planen blir på etterskudd ift merverdien av arbeidet. I tillegg er det arbeidet med strategisk plan. Avdelingsstyret sitter å venter på dette viktig sak for avdelingsstyret. Noen avdelinger har flyttet møtet, andre har ikke hatt mulighet til dette. Viktig sak for avdelingsstyrene å få vedta. Det ønskes en evaluering av prosessen ift plan- og budsjett internt først, deretter involveres saksbehandlerne ute. Det er ønskelig at en prøver å gjøre det så godt som mulig i år for deretter å få opp en plan for arbeidet til neste år. Det vil videre bli tatt opp i ledermøtet det avsettes god tid for diskusjon. Problemet er fristen til KD resultater fra DBH kommer så sent at vi ikke rekker å samkjøre en prosess her. Grunnlagsdataene fra DBH er nødvendige for å bruke og bearbeides inn i måltavla til den enkelte avdeling.

8 HiST, , Helene Muri Skalmerås * Internasjonalisering utsatt til neste møte. Meldt inn av Sissel Ravnsborg * Nettsider utsatt til neste møte. Meldt inn av Sissel Ravnsborg