Kontor for brukeranskaffelser Christian Lupke

Transkript

1 Kontor for brukeranskaffelser Christian Lupke

2 Innhold Kontor for brukeranskaffelser Portefølje Dialog med markedet Organisering og prosess Konkurransegrunnlag på høring En vinner // parallelle rammeavtaler Spørsmål NAV, Side 2

3 Kontor for brukeranskaffelser 17 ansatte ( ) med differensiert bakgrunn og erfaring Sivilingeniører Siviløkonomer Ergoteraputer Fysioterapeuter Jurist Teknisk / helsefaglig bakgrunn Gjennomfører etatsdekkende anskaffelser innenfor hjelpemidler og tiltak Ansvar for rådgivningstjenesten i NAV Fokus på verdikjeden Riktige anskaffelser er et viktig utgangspunkt, men det skaper ikke gode og helhetlig løsninger alene Vektlegger samarbeid med linje og fageier Kontinuerlig forbedring og kvalitetssikring av arbeidsprosesser NAV, Side 3

4 Kontor for brukeranskaffelser Forvalter 33 rammeavtaler i samarbeid med kontraktseier og linje til en samlet verdi av ca. 15 milliarder kroner 106 unike leverandører fordelt på 33 rammeavtaler En leverandør har kontrakt innenfor 13 ulike rammeavtaler Største leverandør fakturerte NAV for ca. 370 millioner i 2015 NAV, Side 4

5 Hjelpemidler 1. tertial % 0 % 4 % 12 % 0 % 10 % 18 % 2 % Kategorier 16 % 21 % 14 % 3 % 9011 Bil 9012 Rullestoler 9013 Forflytning og aktivitetshjelpemidler 9014 Ortopedi 9015 Hjelpemidler i bolig og boligtilpasning 9016 Hjelpemidler for komm. og info 9017 Frakt og porto ifm varekjøp HMS 9018 Tjenester 9019 Høreapparat 9020 Førerhund 9021 Brystprotese 9022 Øvrige Hjelpemiddel Totalt regnskapsført: De 20 største leverandørene utgjør 58 % av totalen NAV, Side 5

6 Pågående anskaffelser hjelpemidler Nr Pågående anskaffelser 2.tertial 2016 Kontraktsverdi 1 Manuelle rullestoler Ortoser, proteser og fottøy Madrasser trykksårforebyggende Varsling, kommunikasjon, hørsel Synstekniske hjelpemidler Løfteplattformer og trappeheiser Vogner og hjelpemidler til sport og aktivitet Sykler Stå-gå-treningshjm barn Hev og senk på kjøkken og bad Bil Ørepropper til høreapparater Moduloppbygde sittesystemer Kontraktsverdi NAV, Side 6

7 Produktevaluering NAV, Side 7

8 NAV, Side 8

9 Overordnet organisering og prosess Samhandling mellom enhetene involvert i anskaffelser Koble fag og anskaffelser tettere Faste samarbeidsmøter operative og strategiske utfordringer Hjelpemidler og tilrettelegging - fageier Årlig samling for anskaffelsesteam Formaliserte samhandlingsmøter Leverandører Bruker Kontor for brukeranskaffelser - anskaffelser - avtaler Hjelpemiddelsentraler - kompetansesenter - behov og formidling - avrop Sentral forsyningsenhet - bestilling og logistikk - avtaler NAV, Side 9

10 Organisering og prosessforbedring Resultater Utfordringer Systematisk og enhetlig tilnærming til anskaffelsesprosessen Bedre rolle- og ansvarsfordeling Velfungerende anskaffelsesteam Felles forankring i en stor organisasjon Samme utfordring - ulik prioritering NAV, Side 10

11 Eksempler på dialog i en anskaffelsesprosess Før kunngjøring: Veiledende kunngjøring alle anskaffelser Dialogmøter én-til-én i alle anskaffelser Konkurransegrunnlag på høring i alle anskaffelser siden vår 2015 Spørreundersøkelser til interne interessenter Dialog med interne/eksterne fagmiljøer/interessenter, som f.eks. Norsk akkreditering, Norsk standard, Departementer, Fagmyndigheter Etter kunngjøring: Tilbyderkonferanse alle anskaffelser Spørsmål og svar alle anskaffelser Oppstartsmøte kontrakt for enkelte anskaffelser Kontraktfasen: Strategisk oppfølging av enkeltstående leverandører Kontraktsmøter ved behov i enkeltstående anskaffelser NAV, Side 11

12 Konkurransegrunnlag på høring - bakgrunn Redusere risiko både for oppdragsgiver og leverandører Avstemme med markedet - ikke stille for strenge krav Avdekke behov, oppnå bedre behovsdekning Imøtekomme ønske om mer informasjon på et tidligst mulig tidspunkt NAV, Side 12

13 Konkurransegrunnlag på høring - gjennomføring Første teamsamling Dialogmøter Anskaffelsesplanen Utkast til poster Høringsdokument Høringsdokument Andre teamsamling Visning av produktnyheter Arbeid med konkurransegrunnlag Ferdigstillelse av konkurransegrunnlag Kunngjøring NAV, Side 13

14 Eksempel fra høringsdokument 2 Komfortrullestol Krav til produktets standardkonfigurasjon: armlener hodestøtte høyderegulerbare kjørehåndtak eller kjørebøyle kompakte dekk ledsagerbrems ikke sittepute Kommentar: Viktige begrunnelser for å inkludere sittepute i standard konfigurasjon: Sitteputen inngår som en viktig komponent i krasjtesten etter ISO Endring av sittepute fra standard konfigurasjon vil minimum kreve en risikovurdering av produsent i forhold til endret risikobilde ved bruk av andre sitteputer under transport i bil enn det som produsent har spesifisert. Tidligere erfaring viser at standard sittepute dekker majoriteten av brukerbehovet og sjelden behøves å byttes ut. Er utfordringen for NAV at nivået på tilbudte standard sitteputer generelt er for dårlig, anbefales det å stille høyere krav til disse. NAV, Side 14

15 Eksempel på mal - høringsdokument Vår 2016 NAV, Side 15

16 Hva har vi hatt på høring? Overordnede produktkrav samsvarsvurdering standarder dokumentasjonskrav Definisjoner - presisering av begreper brukt i konkurransen Postinndeling krav til standardkonfigurasjon informasjon om avtaleart beskrivelse av brukere og behov skal-krav Leveringstider for produkter og tjenester (Tildelingskriterier) NAV, Side 16

17 Hva har innspill fra leverandørene medført? Avdekket og rettet opp uklarheter Endret produktkrav (standarder og samsvarsvurdering) Endret postinndeling Det vi etterspør finnes ikke i markedet Avdekket andre behov nye poster Endret avtalevarighet Også nyttig å få tilbakemeldinger på det leverandørene er enige i! NAV, Side 17

18 Dialog med markedet Resultater Utfordringer Leverandører involveres mer Transparent prosess Ny innsikt og redusert risiko Bedre markedsforståelse Bedret forhold mellom NAV og leverandører Balansere tilbakemeldinger Vanskelig å forutse konsekvenser Engasjere leverandører til å bruke mulighetene NAV, Side 18

19 Én vinner // parallelle rammeavtaler Vi benytter ulike avtaleformer Én vinner Parallell rammeavtaler Avtaler med prosentvis fordeling Minikonkurranser NAV, Side 19

20 Én vinner // parallelle rammeavtaler Vi har nylig lyst ut to konkurranser hvor vi i kunngjøringen angir at vi vil avvente med å velge avtaleform inntil produktene er evaluert Ved parallelle rammeavtaler må minimum 3 leverandører antas på kontrakt Før tilbudene har kommet inn og produktene er evaluert kan ikke NAV vite hvor mange leverandører det er nødvendig å inngå avtale med for å dekke majoriteten av brukernes behov Tilbakemeldinger fra leverandører og egne erfaringer med kontrakter hvor det foretas få eller ingen avrop på lavere rangerte produkter NAV ønsker ikke å inngå avtaler hvor det ikke blir foretatt avrop Understøtter formålet med loven og forskriften. Det er verken samfunnsøkonomisk eller forretningsmessig å inngå avtaler med tre leverandører i tilfeller der man regner med å foreta majoriteten av avropene kun fra leverandøren med det øverst rangerte produktet NAV vet ikke på forhånd hvilket produkt som vinner og om det dekker majoriteten av behovene til våre brukere NAV har en plikt til å anskaffe nødvendige og hensiktsmessige hjelpemidler til våre brukere, vi kan ikke gjennomføre anskaffelser som medfører (stor) risiko for at ender opp med avtaler som ikke dekker majoriteten av brukernes behov Påklaget til Kofa av leverandør, sak 2016/0112. Avvist av sekretariatet i Kofa. Påklaget til nemdsleder hvor NAV på nytt fikk fullt medhold NAV, Side 20

21 Takk for oppmerksomheten Spørsmål? NAV, Side 21