Gjennomføring av konkurransen

Transkript

1 Gjennomføring av konkurransen

2 Planlegging og strategi Hvilke regler får anvendelse? Anskaffelsesprosedyrene Gjennomføring av konkurransen Gjennomføring av kontrakt Konkurransegrunnlaget Anskaffelsesprosessens faser Kunngjøring Tilbudet Saksbehandling hos oppdragsgiver Kvalifikasjonsvurderingen Tildelingsvurderingen Avslutning

3 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlagets byggestener 1. Regler for gjennomføring av konkurransen (Del I) 2. Regler for gjennomføring av oppdraget (Del II) 3. Beskrivelse av ytelsen (Del III)

4 Konkurransebetingelsene konkurransens spilleregler Ivareta regelverkets grunnleggende krav om likebehandling og forutberegnelighet Redusere risikoen for plunder under kontraktsgjennomføringen Sikre tilbud som ivaretar oppdragsgivers preferanser

5 1 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN 1.1 Generell informasjon 1.2 Oppdragsgiver 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson 1.4 Tentativ fremdriftsplan 2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE 3 BEFARING OG KONFERANSE 4 KRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 Obligatoriske krav 4.2 Andre kvalifikasjonskrav 4.3 Samarbeidende leverandører 5 KRAV TIL TILBUDET 5.1 Språkkrav 5.2 Alternative tilbud 5.3 Deltilbud 5.4 Leverandørens forbehold 5.5 Innlevering av tilbud og tilbudsfrist 5.6 Tilbudsåpning 5.7 Vedståelsesfrist 6 TILDELINGSKRITERIER 6.1 Det økonomisk mest fordelaktige 6.2 Beskrivelse av tildelingskriteriene 8 OPPDRAGSGIVERS FORBEHOLD 9 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING INNBYDELSE TIL KONKURRANSE - konkurransegrunnlagets del I -

6 Leverandørens kvalifikasjoner Hva er kvalifikasjonskrav? Hvilke krav kan stilles? Risikoanalyse Dokumentasjon

7 Kvalifikasjonskategori Finansiell og økonomisk stilling God økonomisk soliditet Positiv egenkapital Dokumentasjonskrav Egnede bankerklæringer Foretakets årsregnskap Erklæringer Tekniske kvalifikasjoner Velfungerende KS-system Høy kompetanse God kvaitet Tilstrekelig kapasitet Beskrivelse av teknisk materiell Beskrivelse av teknisk personell Liste over viktigste leveranser Metoder for kvalitetssikring Faglige kvalifikasjoner Kapasitet Organisasjon Foretaksregisteret Forpliktelseserklæring

8 Kvalifikasjonsnivået: Risiko = sannsynlighet x konsekvens den sannsynligheten som foreligger for at en leveranse vil bli forsinket, mangelfull, osv, heretter benevnt sannsynlighet, og den konsekvensen som en eventuell uteblivelse eller mangelfull leveranse vil få for Oppdragsgiver, heretter benevnt konsekvens

9 SANNSYNLIGHET Liten Middels Stor Grad av utvikling av produktet Serieproduksjon Tilpassing/modifis ering av tidligere produserte produkter Utvikling Egenkapitalens (EK) størrelse i forhold til kontraktsverdi 10%<EK<50% av kontraktsverdi EK< 10% av kontraktsverdi Kontraktens varighet > 3 år Erfaring med leveranser til Oppdragsgiver eller andre Oppdragsgivere Ingen erfaring Leverandørens avhengighet av få produkter/kunder Største kunde eller ett produkt står alene for mer enn 50% av omsetningen.

10 KONSEKVENS Hvilken betydning en uteblivelse eller mangelfull leveranse vil ha på Oppdragsgivers evne til å utføre primæroppgaver. Hvilken betydning en uteblivelse eller mangelfull leveranse vil ha på Oppdragsgivers evne til å utføre sekundæroppgaver. Hvilke økonomiske tap vil Oppdragsgiver kunne påføres som følge av uteblivelse eller mangelfull leveranse. Andre faktorer som tap av troverdighet/anseelse, prestisje, politiske aspekter osv.

11 Kvalifikasjonsordninger, 7-10 En ordning der oppdragsgiver utarbeider lister over kvalifiserte leverandører på bakgrunn av et etablert kvalifikasjonssystem Kvalifikasjonsordningen skal kunngjøres, 8-4 Oppfylle oppstilte kvalifikasjonskrav prekvalifiseringsliste Leverandører kan til enhver tid søke om opptak på listen Oppdateringer

12 Tildelingskriterier Tildeling Lavest pris Det økonomisk mest fordelaktige Herunder kriterier som: pris, kvalitet, leveringstid, funksjonalitet, estetikk (11-1(2))

13 Kompetanse ved konkurranse om utarbeidelse av forprosjekt av et sykehjem- KOFA 2003/74 Detaljering av romskjema Fordeling av ressursbruk Utdannelse Erfaring Godtatt av KOFA Oppgaveforståelse Brukermedvirkning Plassering/utforming KOFA: skulle vært mer presist angitt

14 Presisjonskravet Kvalitet Typiske kvalitetsaspekter (kjerneinnhold) Tilstrekkelig med et generelt kriterium Mindre typiske kvalitetsaspekter Trenger en mer spesifikk utforming av kriteriet

15 Vekting av tildelingskriteriene, 11-1(2) Under terskelverdi Plikt til å prioritere/vekte dersom oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg Over terskelverdi Plikt til å vekte kriteriene. Passende maksimalt utslag

16 Kriterium Vekt Kriterium Vekt Pris 50 Pris Funksjonalitet 30 Funksjonalitet Estetikk 20 Estetikk 10-30

17 Bruk av vektingsmodeller under evalueringen Forutsetter at kvantitative og kvalitative kriterier bedømmes ut fra en felles målestokk: Poengsetting av tildelingskriteriene/pris Prissetting av tildelingskriteriene

18 Prinsipper for poengfordelingen Fordeling av tilbudene på denne skalaen kan skje etter flere prinsipper: 1. Beste faktiske tilbud 2. Beste teoretiske tilbud 3. Beste/dårligste faktiske tilbud 4. Gjennomsnittstilbudet

19 Krav ved bruk av poengskalaer 10 Alle tilbud skal rangeres på hvert kriterium 9 bestått og godkjent er ikke godt nok! 8 Må bruke samme skala på alle kriterier 7 ulik skala = ulik vekting skalaen bør være finmasket nok til å skille tilbudene Fornuftig bruk av skalaen på alle kriterier 4 4 bruk av liten del av skalaen = forholdsmessig nedprioritering av kriteriet Poengscoren på hvert kriterium skal ganges opp med vekttallet

20 Prissetting av tildelingskriterier Fremdrift A Fremdrift B Pris Pris Kvalitet A Lev A Lev B Kvalitet B Hvordan fastsette vekting i slike tilfeller?

21 Ytelsesbeskrivelsen (Del III) Hvordan beskrive ytelsen? Funksjonsbeskrivelse / detaljbeskrivelse Livssykluskostnader / miljøkrav Europeiske standarder / tekniske spesifikasjoner Spesifiserte produkter / fabrikater

22 oppdragsgiver, samtidig som leverandørenes utviklingsmuligheter og kompetanse utnyttes fullt ut.

23 Planlegging og strategi Hvilke regler får anvendelse? Anskaffelsesprosedyrene Gjennomføring av konkurransen Gjennomføring av kontrakt Konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilbudet Saksbehandling hos oppdragsgiver Kvalifikasjonsvurderingen Tildelingsvurderingen Avslutning

24 Avvisning Avvisning Avvisning Avvisning Mottak Åpning Formalvurdering Vurdering av leverandørene Vurdering av tilbudene Innstilling Innhenting av supplerende opplysninger Avklaringsadgang Forhandlingsforbudet

25 Kontraktstildeling, 11-3, 11-4 Skriftlig meddelelse til alle Innen rimelig tid før kontrakt undertegnes (min 7-10 virkedager) Begrunnelse med tilstrekkelig informasjon Angi klagefrist (min 5 virkedager) Anmodning om nærmere begrunnelse Slik begrunnelse skal gis innen 15 dager Angi vinnertilbudets relative fordeler og egenskaper Utlevering av dokumenter Omgjøringsadgangen