Behovsbaserte kravspesifikasjoner Arbeids- og velferdsdirektoratet Økonomiavdelingen, Anskaffelsesseksjonen

Transkript

1 Difi Hogne Petersen Behovsbaserte kravspesifikasjoner Arbeids- og velferdsdirektoratet Økonomiavdelingen, Anskaffelsesseksjonen

2 Utgangspunkt Anskaffelse av Kommunikasjons-, Hørsels- og Varslingshjelpemidler. Årsomsetning ca. 200 mill. Pilotanskaffelse i NHO og KS leverandørutviklingsprogram som har som formål å fremme innovative anskaffelser i offentlig sektor NAV, Side 2

3 Tre steg 1 Identifisere og organisere 2 Dialog og beskrivelse 3 Gjennomføring og evaluering 3 NAV, Side 3

4 1. Vurdere behov Involver bredere fagfolk og brukere En innovativ anskaffelse starter tidligere enn en ordinær anskaffelse. Behovet er mer åpent og det kan være mange ubesvarte spørsmål man må forholde seg til. Det gjelder å være kreativ og bruke tid på å definere behovet godt. Hva er de viktigste utviklingstrendene? Hva er sannsynlig utvikling i behov? NAV, Side 4

5 Definere hvem For å kunne definere behovene som skal dekkes, er det viktig først å definere hvem som skal være brukere av avtalen. Det er brukers behov som skal løses gjennom avtalen Bryt ned bruker brukergruppene i f.eks. Barn i barnehage Barn i skole Student Voksen Eldre (dement) NAV, Side 5

6 Behov Definer behov for funksjonalitet for hver av de spesifiserte brukergruppene Benytt gjerne brukerhistorier Få frem ulikhetene i behovene mellom gruppene Beskriv behovene ikke metodene NAV, Side 6

7 2. Planlegge og organisere Sett av nok tid En innovativ anskaffelse tar ofte lengre tid og involverer flere folk enn en ordinær anskaffelse. Dette må det gis rom for i planleggingen og organiseringen. Men en innovativ anskaffelse kan ikke planlegges i detalj det må være rom for at ting kan skje underveis. Informer organisasjonen om økt tidsforbruk, så nødvendig fagkompetanse er tilgjengelig så lenge behovet er der Ledelsesforankring NAV, Side 7

8 3. Dialog med markedet Informer markeder om dine behov og utfordringer Finn ut hva markedet kan tilby Innovative offentlige anskaffelser krever tettere kontakt mellom leverandører og kunder enn tradisjonelle anskaffelser. Dialog mellom markedet, brukere og andre fagmiljøer gir bedre informasjon om hva som finnes i markedet og hva slags mulige løsninger som kan utvikles. Hvis du også forteller markedet om dine langsiktige utviklingsbehov og om hva som er viktig for deg, for eksempel av miljøkrav, vil dette stimulere leverandørene til å utvikle nye løsningsforslag. Gjennomføring av plan- og designkonkurranse er en annen måte å få markedet til å utarbeide løsningsforslag til ulike utfordringer. NAV, Side 8

9 NAVs erfaringer etter dialogkonferansene Bred involvering og forankring i arbeidet har vært avgjørende Større fokus på brukers behov har skapt et bredere engasjement Prosessen har vist seg å være innovativ i seg selv, og nye og mer kreative løsninger kommer på bordet Dialogkonferansen har gitt: konkrete innspill på utfordringer som NAV har, og innspill på alternative løsninger Bedre kunnskap om markedet og utviklingen i markedet Innsikt i leverandørmarkedets forventinger NAV, Side 9

10 Workshops Etter dialogkonferansene ble det arrangert workshops for å Strukturere leverandørenes innspill pr område Identifisere brukers behov Finne hensiktsmessige produktposter på bakgrunn av identifiserte behov Identifisere eventuelle absolutte krav pr produktpost Identifisere eventuelle funksjonelle krav pr produktpost Identifisere tildelingskriterier pr produktpost Velge anskaffelsesprosess NAV, Side 10

11 Utfordringer Bruke informasjonen vi har fått gjennom dialogkonferansen i det videre arbeidet Tilrettelegge for innovasjon i gjennomføringsfasen Unngå krav som er til hinder for innovative løsningstilbud ved å spesifisere brukers behov, slik at vi overlater til markedet å foreslå den beste måten dette behovet kan oppfylles på NAV, Side 11

12 Erfaringer fra prosessen Vi hadde følgende utfordringer i prosessen: Overgangen fra strateginivå til detaljnivå Ble hengende igjen behovsbeskrivelsen Definere brukerbehovene uten å tenke produkt Vanskelig å lage en kort behovsbeskrivelse (det kan bli mye papir) Definere funksjonelle egenskaper i stedet for tekniske løsninger Klare ut fra behovsbeskrivelsene å definere: Produktposter Produktkrav Tildelingskriterier NAV, Side 12

13 Erfaringer fra prosessen 2 Finne en produktstruktur som ivaretar innovasjon Forsikre seg om at hele anskaffelsesteamet har forstått problemstillingene Avklare roller og forventninger i anskaffelsesteamet Klare å forplikte anskaffelsesteamet Behov for å få frikjøpt enkelte teammedlemmer i større grad enn i dag NAV, Side 13

14 4. Gjennomføre konkurranse (1) Beskriv «kravene» åpent ikke detaljert Fokuser på å beskrive behovet/funksjonen som skal dekkes snarere enn løsningen som skal tilbys. Formuler behovs-/funksjonskravene på en så nøyaktig måte at leverandørene lett kan forstå kontraktens gjenstand. En spesifikasjon uansett type vil normalt ha «skal-krav», «bør-krav» og noen ganger «kjekt å ha-krav». Utstrakt bruk av skal-krav vil redusere muligheten for innovasjon. NAV, Side 14

15 4. Gjennomføre konkurranse (2) Vurder innovasjonsfremmende prosedyrer Regelverket for offentlige anskaffelser åpner for flere prosedyreformer for gjennomføring av konkurransen. Prosedyreformene gir forskjellig rom for interaksjon mellom partene og påvirker i praksis også muligheten for innovasjon. Overordnet kan de ulike anskaffelsesprosedyrene rangeres som følger, fra lav til høy grad av innovasjonsmulighet: Åpen anbudskonkurranse (lav grad). Begrenset anbudskonkurranse (lav grad). Konkurranse med forhandling (medium grad). Plan og designkonkurranser (medium grad). Konkurransepreget dialog (høy grad). Uavhengig av valg av prosedyre vil muligheten for innovasjon bli påvirket sterkt av måten behovet er spesifisert på. NAV, Side 15

16 Anskaffelsesprosedyren I vårt tilfelle var det vanskelig å komme utenom Åpen anbudskonkurranse Vareanskaffelse over EØS-terskelverdien 63 produktposter, de fleste med parallelle avtaler NAV, Side 16

17 4. Gjennomføre konkurranse (3) Velg alltid det økonomisk mest fordelaktige tilbudet som tildelingsmetode Dersom målet er å fremme innovasjon i anskaffelsesprosessen bør man velge det økonomisk mest fordelaktige tilbudet som tildelingsmetode, og ikke laveste pris. Tildeling av oppdrag med fokus på innovasjon kan knyttes til: Oppdragsforståelse Løsningsforslag Funksjonelle egenskaper ved løsning (som for eksempel brukervennlighet, sikkerhet, kompatibilitet med produkter som har grensesnitt til løsning). NAV, Side 17

18 4. Gjennomføre konkurranse (4) Premier relevante forskjeller i løsningsforslagene ved evaluering av tilbud Oppdragsgiver må ha den nødvendige kompetansen til å identifisere relevante forskjeller mellom løsningsforslagene. Det er derfor viktig at relevant fag- og brukerkompetanse relatert til anskaffelsens art er solid representert i evalueringsteamet. NAV, Side 18

19 Struktur På grunnlag av de forskjellige brukergruppene og deres behov må anskaffelsen struktureres Er det behov for flere produktposter? (hver produktpost er en selvstendig konkurranse) Hva skal være tildelingskriterier? Hva skal være krav? NAV, Side 19

20 5. Følge opp og evaluere Pass på at innovasjonen tas i bruk Anskaffelse av innovasjon medfører ofte endringer i måten oppgaver gjennomføres på. I denne fasen er det viktig å huske på å følge opp implementeringen av anskaffelsen Involvere de ansatte, brukere og andre for å sikre at den nye løsningen tas i bruk og på riktig måte. Evaluering av en innovativ prosess er viktig for å sikre læring til neste gang. Hva var kritiske suksessfaktorer? Hva var utfordringer? NAV, Side 20

21 Oppsummering -Hva skiller innovative fra «vanlige» anskaffelser? Når du skal anskaffe innovative løsninger må du Starte tidligere Tenke bredere Involvere flere i behovsdefineringen Sjekke ut hva som finnes på markedet allerede Sørge for at markedet vet hva du trenger Beskrive behovet ditt på en åpen måte NAV, Side 21

22 Når bør du gjennomføre en innovativ anskaffelse? Mitt råd Du bør alltid tenke gjennom om du tror leverandørens løsningsforslag kan bidra med merverdi Hvis «JA» innovativ anskaffelse Hvis «Nei» - priskonkurranse(?) Alltid innovativ anskaffelse når: Vi har behov som vi ikke kjenner løsningen til Det skjer mye produktutvikling i markedet (teknologiprodukter) Vi skal kjøpe tjenester der kompetanse er viktig NAV, Side 22

23 Praktisk eksempel Post 1 7: Felles for lyttesystemer A) Bruker og behov Lyttesystemet skal gi nærlyd, styrke taleforståelse og kunne brukes med og uten høreapparat. Bruker med ulik grad av hørselstap, som har behov for å lytte til radio, TV, mediespillere o.l. Våre brukere har behov for lyttesystem som ikke medfører overhøring til tilstøtende rom f.eks. IR basert utstyr. Likeledes er det behov for andre systemer som f.eks. FM-baserte systemer som fungerer sammen med støykilder som plasma-skjermer og annet utstyr som kan gi elektrisk støy. I tillegg må vi ta hensyn til de brukergruppene med behov for lyttesystem som er særlig egnet for personer tilleggs handikap som redusert syn, kognitive vansker, finmotoriske vansker og annet. Poster for sammensatte behov skal dekke denne brukergruppen. Lyden kan overføres til bruker ved hjelp av: hodesett eller hodebøyle ørepropper høyttaler teleslynge mot høreapparat annen overføring til høreapparat. NAV, Side 23

24 Post 1 7: Felles for lyttesystemer, forts. B) Tildelingskriterier 1. Brukers behov Tilpasset lyd til hvert øre. 2. Funksjonalitet. Herunder ergonomi, enkel betjening, lysindikatorer. 3. Teknisk løsning. Herunder bruksanvisning med enkel feilsøking, god veiledning for montering og service. C) Absolutte krav Kabler for tiltenkt bruk med 3,5mm jack, phono og SCART-tilkobnling. NAV, Side 24

25 Behovsbasert kravspesifikasjon Metoden er tidkrevende første gangen. Metoden åpner opp for innovative anskaffelser Behovsbasert kravspesifikasjon kan gjenbrukes gang på gang med bare mindre korrigeringer. Metoden er tidsbesparende over tid Behovene endres ikke selv om teknologien endres! Vi unngår å spesifisere gårsdagens teknologi, og får tilbudt morgendagens NAV, Side 25

26 Midlertidig forføyning Vi fikk en midlertidig forføyning med påstand om at kravspesifikasjonen ikke var forutsigbar. Kjennelsen fra Oslo Byfogdembete ga full frifinnelse til NAV og denne måten å skrive kravspesifikasjon. Utdrag fra kjennelsen: Dette må ses i sammenheng med intensjonen med anbudskonkurransen hvor målsetningen var å få tilbud som representerte nyskapning, innovasjon og fremskaffe gode og tidsmessige løsninger. Etter rettens oppfatning vil det være uforenlig med anskaffelsens formål om det for den enkelte post eller anlegg skulle spesifikt angis enkeltkomponenter. Det må i denne sammenheng være tilstrekkelig å angi en spesifisert behovs- og produktpostbeskrivelse. NAV, Side 26