Rapport forvaltningsrevisjon Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Melhus kommune

Transkript

1 Rapport forvaltningsrevisjon Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Melhus kommune 2005

2 FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Melhus kommunes kontrollutvalg i perioden august - desember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Vi vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Ann Katharine Gardner /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Revisjon Midt-Norge IKS Side 2 av 2

3 Innholdsfortegnelse side FORORD SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON LITT BAKGRUNNSINFORMASJON OM OVERFORMYNDERIET OG HJELPEVERGENE PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISJONSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING HØRING OPPNEVNING OG SAMMENSETNING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING KUNNSKAP OM VEILEDNING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING RAPPORTERING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING TILSYN OG KONTROLL KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERINGER OVERFORMYNDERIETS HØRINGSUTTALELSE REVISORS KONKLUSJON REVISORS ANBEFALINGER KILDER Vedlegg: Overformynderiets høringsuttalelse av Revisjon Midt-Norge IKS Side 3 av 3

4 0. SAMMENDRAG Hensikten med prosjektet er å undersøke hvordan overformynderiet ivaretar sin tilsynsoppgave overfor hjelpevergene, og om denne er tilstrekkelig i forhold til forventninger og krav i lovverk og retningslinjer for overformynderi. For prosjektet har vi definert følgende problemstilling: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler? Problemstillingen er søkt besvart ved fire hovedkriterier: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet Prosjektet er utført som et fellesprosjekt i 14 kommuner som Revisjon Midt-Norge IKS er revisor for. Informasjonen er innhentet ved intervju med samtlige overformyndere i disse kommunene. Rapporten omfatter derfor både informasjon om hvordan situasjonen er for kommunene samlet og for situasjonen i Melhus overformynderi. Undersøkelsen omfatter kun hjelpevergeordningen, dvs. den ordningen som omfatter bistand overfor myndige personer. Den del av overformynderiets virksomhet som gjelder umyndiges midler, er dermed ikke berørt her. Melhus overformynderi er det største overformynderiet som er med i undersøkelsen, hvis man måler dette i hvor mye kapital som forvaltes og hvor mange hjelpeverger som er engasjert. Overformynderne i Melhus har tilsammen svært lang erfaring, og sitter dermed med mye verdifull kunnskap om oppgaven. Overformynderne ser ut for å ha funnet en god arbeidsmåte, som sikrer at begge har kunnskap om virksomheten som drives. Sammenliknet med de andre overformynderiene som er med i undersøkelsen, har Melhus relativt lite kontorbistand. Overformynderiet har gode rutiner omkring hjelpevergeoppnevningen, men bør være mer presise ved fastsetting av hjelpevergenes ansvars- og myndighetsområde, slik at dette ikke blir mer omfattende enn det som er nødvendig. Ved å sette en beløpsbegrensning på hvor mye den enkelte hjelpeverge kan disponere, har Melhus overformynderi et bedre utgangspunkt for å føre tilsyn med hjelpevergens virksomhet. Melhus overformynderi er et av de få overformynderi i undersøkelsen som har faste orienteringsmøter for hjelpevergene. Sammen med årlige orienteringsbrev til hjelpevergene, er disse orienteringsmøtene et godt tilbud til hjelpevergene om bistand. Overformynderiet har stilt klare krav til dokumentasjon og utforming av hjelpevergeregnskapet. Tilsvarende har det også blitt stilt krav om innsending av dokumentasjon fra de som er fritatt fra regnskapsplikt. De kontroller som utføres av overformynderiet på avlagte regnskaper, gir overformynderiet god kunnskap og innsikt i hvordan hjelpevergen har utført sin oppgave. Tilsvarende kontroll bør også utføres for de som er gitt fritak fra regnskapsplikten. Revisjon Midt-Norge IKS Side 4 av 4

5 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for prosjektet Prosjektet er initiert i fra Revisjon Midt-Norge IKS, på bakgrunn av vår erfaring med revisjon av hjelpevergeregnskaper i kommunene. Gjennom revisjonen har vi sett at kvaliteten på de avlagte hjelpevergeregnskaper er svært varierende, og at det er store forskjeller i hvor mye veiledning, tilsyn og kontroll overformynderiet utøver i forhold til hjelpevergene. Kontrollutvalget har gitt sin tilslutning til at prosjektet skal gjennomføres i KU-sak 15/ Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonsarbeidet skal omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. kommuneloven 78 nr 2 og forskrift om revisjon 6. Forvaltningsrevisjonens innhold fremgår av forskrift om revisjon 7: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 1.3 Litt bakgrunnsinformasjon om overformynderiet og hjelpevergene Det er Lov om vergemål for umyndige med tilhørende forskrifter som regulerer overformynderiets ansvarsområde. Loven er i fra 1927, og ble opprinnelig utarbeidet for å ivareta umyndiges interesser. Etter hvert så man behovet for å få bestemmelser som også dekket myndige personers hjelpebehov, og de første bestemmelsene om hjelpeverger kom i Denne ordningen var ment som en midlertidig løsning og kun for spesielle tilfeller. I 1961 ble ordningen utvidet slik at den kunne være en permanent ordning for myndige personer, og i 1990 fikk loven den form den har i dag. En hjelpeverge oppnevnes derfor for en myndig person som har et begrenset hjelpebehov. I noen tilfeller kan også hjelpeverge oppnevnes for en mindreårig. Dette kan være i tilfeller der den ordinære vergen ikke kan ivareta den mindreåriges interesser i en eller flere saker. Overformynderiet er et kommunalt organ, men er en uavhengig instans innad i kommunen. Dette innebærer at rådmannen eller kommunestyret ikke har noen instruksjons- eller styringsrett i overformynderiets saker. Det er fylkesmannen som er tilsynsmyndighet og klageorgan for overformynderiets virksomhet. Kommunen kan komme i et erstatningsansvar for umyndiges midler i samsvar med vergemålslovens 92. Denne paragrafen gjelder ikke på samme måte for hjelpevergene, men kommunen kan likevel komme i en situasjon der den blir holdt ansvarlig for denne virksomheten. Overformynderiet oppnevnes i hver kommune, og består av minimum to overformyndere. I tillegg skal oppnevnes vararepresentanter. Overformynderne velges av kommunen for fire år ad gangen. For å få en rullering velges en overformynder hvert annet år. I noen tilfeller har overformynderiet en fast formann i tillegg til de valgte overformynderne. Dette er en person som er ansatt i kommunen, og mottar lønn derifra. Den faste formann skal i flg. vergemålslovens 28 ha samme egenskaper som dommere. Det er normalt de store byene som har fast formann. En umyndig person, enten mindreårig eller umyndiggjort, skal ha oppnevnt en verge. Vergen inntrer i vedkommendes sted og forestår alle rettslige disposisjoner på vegne av vedkommende. Overformynderiet plikter å forvalte midler for umyndige over kr ,-. En myndig person kan ha behov for bistand knyttet til særskilte oppgaver. I slike tilfeller kan det oppnevnes en hjelpeverge. Hjelpevergens myndighetsområde vil være vesentlig mer begrenset enn en verges myndighetsområde, og skal være tilpasset den enkelte persons hjelpebehov. Revisjon Midt-Norge IKS Side 5 av 5

6 I september 2004 ble NOU 2004:16 Vergemål publisert. Denne skisserer forslag til ny vergemålslov. Forslaget innebærer en endring i lovverket som skal gjøre det mer hensiktsmessig og tidsriktig ut i fra dagens situasjon. Forslaget har vært ute til høring med høringsfrist , men det er foreløpig uklart når lovforslaget blir lagt fram for politisk behandling. Forslaget innebærer en del endringer i forhold til dagens regelverk, der ivaretakelsen av den hjelpetrengendes rettssikkerhet er det overordnede målet. Dette krever en økende profesjonalisering av overformynderiet og vergemålsoppgaven. Sett i forhold til prosjektet er det enkelte forhold i lovforslaget som er viktig å merke seg. Lovforslaget legger opp til å fjerne skillet mellom begrepene hjelpeverge og verge, og benytter benevnelsen verge i begge tilfeller. Det er vergemålet som vil avgjøre om den hjelpetrengende fortsatt har sin rettslige handleevne. Lovforslaget viderefører og forsterker det minste middels prinsipp, som innebærer at vergemålet ikke skal gjøres mer omfattende enn nødvendig. Det betyr at mandatet til vergen skal vurderes i det enkelte tilfelle. Videre foreslås å innføre en ordning med faste verger. Faste verger skal være profesjonelle, og kan være verger for flere personer. I dette ligger en erkjennelse av at det er vanskelig å finne egnede verger, og at det er behov for større profesjonalisering av vergemålsordningen. Lovforslaget legger også opp til at vergen skal ha en lovfestet rett til godtgjøring og utgiftsdekning for vergemålet. Dette begrunnes med at en slik rett vil lette rekrutteringen av verger og at det ikke lenger skal være slik at vergeoppdraget skal være veldedighet. 2. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstilling Følgende problemstilling er utformet for prosjektet: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler? 2.2 Avgrensninger av prosjektet I prosjektet har vi sett på overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergene. Vi har dermed ikke vurdert overformynderiets rammebetingelser for sin virksomhet. Selv om mange av bestemmelsene er likelydende for vergeordningen, omfatter prosjektet kun hjelpevergeordningen. Årsaken er at en hjelpeverge oppnevnes for å bistå personer som er myndige, og som derfor fortsatt har sin rettslige handleevne. En hjelpeverge skal dermed ha et begrenset myndighetsområde, mens en verge skal ivareta den umyndiges rettigheter fullt ut. Der det oppnevnes en hjelpeverge må derfor overformynderiet ha definert hvor langt hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde går. For umyndige, som dermed vil ha oppnevnt en verge, har overformynderiet plikt til å forvalte midler over kr ,- 1. For en hjelpeverge setter loven ingen tilsvarende krav. Det blir dermed svært viktig å sikre at et hjelpevergeregnskap blir avlagt korrekt og rettidig, eller at overformynderiet på annen måte får en rapportering over hvordan midlene er brukt. Da en hjelpeverge kan ha ulike oppgaver i forhold til klienten, er prosjektet avgrenset til å omfatte hjelpevergens økonomiske forvaltning på vegne av klienten. Høsten 2004 ble forslag til ny vergemålslov publisert 2. Da den nye loven foreløpig ikke er vedtatt, har vårt arbeid vært basert på gjeldende vergemålslov. Vi har likevel valgt å se på 1 Beløpet ble hevet fra kr ,- fra 8. februar Jf. forskrift om grense for når overformynderiet skal forvalte umyndiges midler av nr NOU 2004:16 Vergemål Revisjon Midt-Norge IKS Side 6 av 6

7 hvilke endringer den nye loven legger opp til, ved vurdering av hvilke krav og forventninger i eksisterende lovverk som bør vektlegges overfor overformynderiet og hjelpevergene. 2.3 Revisjonskriterier Problemstillingen søkes besvart ved å belyse fire hovedkriterier: 5. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser 6. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven 7. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen 8. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet Revisjonskriteriene er utledet av aktuelle lover på området, som Lov om vergemål for umyndige av 1927 (vergemålsloven) og Lov om behandlingen av forvaltningssaker av 1967 (forvaltningsloven) med tilhørende forskrifter, Håndbok for overformynderiene 3, NOU 2004:16 Vergemål 4 og tilsynsrapporter fra Fylkesmannen etter avholdte tilsynsmøter i Melhus og Klæbu kommuner. Revisjonskriteriene er mer utdypet under behandlingen under respektivt avsnitt i rapporten. 3 METODE OG GJENNOMFØRING 3.1 Metode Ettersom mange kommuner skulle delta i prosjektet, var det ønskelig å framstille noe av de innsamlede data i en sammenlikning mellom kommunene. Datainnsamlingen er derfor gjennomført ved intervju med overformynderne i de 14 kommunene som Revisjon Midt- Norge IKS er revisor for. Det er 8 revisorer som har vært involvert i arbeidet, i tillegg til styringsgruppen. Intervjuene er gjennomført ved bruk av felles intervju-guide for alle overformynderi. I tillegg har vi gjennomført en dokumentanalyse av innhentede dokumenter som for eksempel standardbrev, orienteringer osv. som overformynderiet sender ut til sine hjelpeverger. Gjennomførte intervju er verifisert av overformynderne. Prosjektet ble satt i gang i august Intervju med overformynderne er gjennomført i september/oktober Gjennomføring Prosjektet er utført av Ann Katharine Gardner, som også har vært ansvarlig forvaltningsrevisor for prosjektet. Styringsgruppen har bestått av Inge Storås og Anna Ølnes. 3.3 Høring Foreløpig rapport er sendt leder for overformynderiet til høring. Høringsfristen er satt til Gjenpart av høringsforslaget er sendt rådmannen til orientering. 3 Utgitt og publisert av Justisdepartementet. Ny utgave av håndboka er utgitt høsten NOU 2004:16 Vergemål, utredning med forslag til ny vergemålslov. Loven er ikke vedtatt pr november Revisjon Midt-Norge IKS Side 7 av 7

8 4 OPPNEVNING OG SAMMENSETNING 1. Revisjonskriterie: Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med lov, forskrift og andre bestemmelser Kriterier og revisors funn Overformynderiets sammensetning og omfang Vergemålsloven kap. 3 setter kravene til overformynderiets sammensetning. Loven klargjør at det skal være en forretningsførende og en kontrollerende overformynder. Der det er oppnevnt fast formann 5 skal de valgte overformyndere også føre tilsyn med formannens forvaltning. I flg. vergemålslovens 63 med forskrifter plikter overformynderiet å forvalte kapital som overstiger kr ,- for umyndige, mens overformynderiet selv setter grensene for hvor mye hjelpevergene kan disponere. Den totale kapital som overformynderiets virksomhet dekker, vil derfor være summen av den kapital som forvaltes av overformynderiet og den kapital som forvaltes av hjelpevergene Funn i Melhus overformynderi Overformynderiet i Melhus kommune består av en forretningsførende overformynder og en kontrollerende overformynder. Forretningsførende overformynder har vært overformynder i 22 år, og har dermed lang erfaring med arbeidet. Kontrollerende overformynder ble valgt inn ved kommunevalget i 2003, og hadde da ingen tidligere erfaring fra overformynderi. Begge er pensjonister. Melhus overformynderi har ikke fast formann i samsvar med vergemålslovens bestemmelser i 28. Melhus overformynderi har vokst betydelig de siste årene, og forvaltet ved utgangen av 2004 ca 31,5 millioner kroner. I dette beløpet ligger hovedsakelig kapital som tilhører umyndige, men også formue som tilhører klienter med hjelpeverge. I tillegg kommer den kapitalen som hjelpevergene disponerer på vegne av klientene, som ved samme tidspunkt utgjorde ca 3,5 millioner kroner. Med en samlet forvaltningskapital på nærmere 35 millioner kroner, er Melhus overformynderi det største overformynderiet blant de 14 overformynderi som er omfattet av prosjektet. Forretningsførende overformynder fungerer også som sekretær for overformynderiet. I tillegg har overformynderiet bistand til regnskapsføring fra kommuneadministrasjonen, som tilsvarer ca 15% stilling. Ved utgangen av 2004 var det 77 personer som stod oppført med hjelpeverge i Melhus overformynderi, og 75 personer som var oppnevnt som hjelpeverger. To hjelpeverger hadde to klienter hver. Melhus overformynderi er også det overformynderi som engasjerer flest hjelpeverger av de som er med i denne undersøkelsen Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Samtlige overformynderier som er med i undersøkelsen består av to personer. Ingen oppgir å ha fast formann etter vergemålslovens definisjon. 5 Jf. vergemålslovens 28 Revisjon Midt-Norge IKS Side 8 av 8

9 Det er store forskjeller mellom de ulike overformynderiene når det gjelder hvor mye kapital som forvaltes. Figur 1 viser hvor mye overformynderiene forvalter utenom det som hjelpevergene disponerer. For overformynderiene i Hemne, Klæbu, Orkdal og Skaun kommuner, har man ikke oversikt over hvor mye hjelpevergene disponerer. Disse framstår derfor i diagrammet med kun en søyle. Tydal overformynderi har ikke kapital som forvaltes utover det som hjelpevergene disponerer, mens situasjonen er motsatt i Snillfjord overformynderi. Tallene som er presentert for Hitra er fra 2003, mens de øvrige tallene er fra Figur 1 (tall i hele 1000) Tydal Snillfjord Skaun Selbu Orkdal Midtre Gauldal Melhus Meldal Malvik Klæbu Hitra Hemne Frøya Agdenes Disp. av overformynderiet Disp. av hjelpevergene Mange overformynderi oppgir at de har kontor-/sekretærbistand utover overformynderne. Noen har kontor-/sekretærbistand i fast stillingsprosent, bistand til regnskapsføring, tilgang på eget kontor eller tilgang til juridisk kompetanse. Overformynderiene i Malvik, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal og Tydal oppgir at de ikke har kontorhjelp utover overformynderne i det hele tatt. Overformynderiet i Melhus har bistand til regnskapsføring, mens overformynderiene i Agdenes, Klæbu, Midtre Gauldal, Selbu, Skaun og Snillfjord har kontorhjelp. Figur 2 gir en enkel oversikt over hvor stor stillingsandel overformynderiene disponerer i kontorhjelp. Figur 2 Overformynderi Agdenes Klæbu Midtre Gauldal Selbu Skaun Snillfjord Still.prosent Kontorhjelp 10-20% 20% 50% 20% 15% Ukjent still. størrelse Skaun overformynderi oppgir i tillegg å ha bistand til regnskapsføring utover kontorhjelpen Oppnevning av hjelpeverge Overformynderi som har fast formann, oppnevner selv hjelpeverger. Dersom overformynderiet ikke har fast formann, er det tingretten 6 som har den formelle oppnevningsmyndigheten. Vergemålslovens 90a angir hvilke vilkår som må være oppfylt før hjelpeverge kan oppnevnes. Loven legger ingen klare føringer for hvem som bør velges som hjelpeverge, men angir i 90c hvilke av vergemålslovens bestemmelser som gjelder for hjelpevergens funksjon, herunder habilitetsbestemmelser for vergen/hjelpevergen. 6 Sør-Trøndelag tingrett Revisjon Midt-Norge IKS Side 9 av 9

10 Funn i Melhus overformynderi Vanligvis mottar Melhus overformynderi en henvendelse fra pårørende, ansatte ved institusjon eller sosialkontor. Disse ber om at overformynderiet vurderer å oppnevne en hjelpeverge for en person. Overformynderiet sender skjema søknad om hjelpeverge til den som har rettet henvendelsen til overformynderiet, og vedkommende bes om å fylle ut dette så langt mulig. På skjemaet kreves opplysninger om klientens hjelpebehov og økonomi. I tillegg kreves en vurdering av lege, som må attestere på skjemaet at vedkommende bør få oppnevnt hjelpeverge. Forslag til hjelpeverge påføres av søker, dersom vedkommende har slikt forslag. I motsatt fall må overformynderiet selv forsøke å finne en hjelpeverge. Overformynderiet vurderer den aktuelle kandidaten som hjelpeverge, og gir evt. sin påtegnelse på søknadsskjemaet om at de ønsker vedkommende oppnevnt som hjelpeverge. Skjemaet signeres av begge overformyndere, og sendes tingretten for formell oppnevning. Overformynderiet oppgir at de ikke har noen klar prioritering mellom hvem de ønsker som hjelpeverge for klienten. Av praktiske hensyn forsøker de likevel å unngå at hjelpevergen bor langt unna klienten. For øvrig vurderes hvert enkelt tilfelle for seg. Melhus overformynderi mener at de alltid gjennomfører en habilitetsvurdering av foreslått hjelpeverge. Det er likevel sjelden at vedkommende ikke blir godkjent. I 2004 var det ingen advokater/jurister eller faste hjelpeverger som var engasjert som hjelpeverger for Melhus overformynderi. Overformynderiet har tidligere benyttet advokat/jurist som hjelpeverge i noen få saker. Hjelpevergene består hovedsakelig av pårørende eller andre personer. Noen svært få er kommunalt ansatte. Melhus overformynderi synes det er vanskelig å få tak i kvalifiserte hjelpeverger, og det er ikke uvanlig at man må spørre flere før noen sier seg villig til å ta oppgaven Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen De fleste overformynderi oppgir at de normalt mottar henvendelser fra helseinstitusjoner eller pårørende om at man ønsker en vurdering av om en person bør få oppnevnt hjelpeverge. Over halvparten av overformynderiene oppgir at de benytter et eget skjema for søknad om hjelpeverge. Skjemaet som benyttes er standard søknadsskjema som finnes vedlagt i Håndbok for overformynderi. På skjemaet må oppgis grunnlag for hjelpevergebehov, og en enkel oversikt over den hjelpetrengendes økonomi. Det kreves legeattest som bekrefter behov for hjelpeverge. På skjemaet skal også forslag til hjelpeverge føres opp. Her varierer praksis noe fra overformynderi til overformynderi. Enkelte mottar skjemaet ferdig utfylt fra søker med forslag til hjelpeverge. I andre tilfeller er denne rubrikken blank, og overformynderiet må selv komme med forslag til hjelpeverge. Skjemaet sendes i utfylt stand med overformynderiets signatur til Sør-Trøndelag tingrett, som foretar den formelle oppnevnelsen av hjelpevergen. Figur 3 viser hvor mange hjelpeverger overformynderiene i undersøkelsen hadde i 2004: Revisjon Midt-Norge IKS Side 10 av 10

11 Figur Antall hjelpeverger Tydal Snillfjord Skaun Selbu Orkdal Midtre Melhus Meldal Malvik Klæbu Hitra Hemne Frøya Agdenes Det er en klar tendens til at pårørende og andre voksne personer benyttes som hjelpeverger. Kommuneansatte benyttes også i en viss utstrekning. Ingen av overformynderiene oppgir at de har såkalt faste hjelpeverger 7. Det er også svært få som rapporterer at de benytter advokater/jurister som hjelpeverger. Det er svært store forskjeller mellom de ulike overformynderiene om hvem de foretrekker som hjelpeverger. Hele 6 av 14 overformynderi oppgir at de helst ser at hjelpevergen er en av den hjelpetrengendes pårørende. I motsatt fall oppgir to overformynderi at hjelpevergen bør være en annen enn pårørende, mens 5 overformynderi oppgir at de ikke har særskilte prioriteringer på hvem de ønsker som hjelpeverge. Et flertall av overformynderiene oppgir at det er svært vanskelig å få kvalifiserte hjelpeverger. De av overformynderiene som ikke har opplevd dette som problematisk er gjerne blant de minste overformynderiene. På spørsmål om det foretas habilitetsvurdering av en foreslått hjelpeverge, oppgir 9 av 14 overformynderi at dette gjøres. Svært mange oppgir også lokalkunnskap i egen kommune som et viktig moment ved vurdering av om hvem som anses egnet til å være hjelpeverge. De av overformynderiene som oppgir at de ikke foretar konkret habilitetsvurdering, begrunner også dette med god lokalkunnskap og at denne legges til grunn ved valg av hjelpeverge Mandat Det er mandatet som setter grensene for hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde. Der det er oppnevnt hjelpeverge skal minste middels prinsipp legges til grunn. Dette innebærer at hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde ikke skal gjøes mer omfattende enn nødvendig. I forslag til ny vergemålslov er dette prinsippet videreført og ytterligere forsterket. I utredningen uttrykkes bekymring for at hjelpevergens myndighetsområde i praksis gjøres mer omfattende enn nødvendig. Både for å ivareta klientens rettssikkerhet og for å begrense hjelpevergens ansvar, er det viktig at overformynderiet ved oppnevnelse av hjelpevergen har en klar formening om hva hjelpevergens oppgave skal være Funn i Melhus overformynderi Det er Melhus overformynderi som definerer hjelpevergens mandat. Overformynderiet sier at man forsøker å tilpasse mandatet til den enkelte klient. På søknadsskjemaet om å få oppnevnt hjelpeverge, skal klientens hjelpebehov føres opp. Dette benyttes ofte som utgangspunkt for fastsettelsen av mandat. 7 Faste verger her benyttet som begrep på personer som påtar seg hjelpevergeoppdrag profesjonelt. Forslag til ny vergemålslov legger opp til mer utstrakt bruk av faste verger. Revisjon Midt-Norge IKS Side 11 av 11

12 En gjennomgang av noen hjelpevergeoppnevnelser i Melhus overformynderi, viste at det er stor forskjell på hvor konkret mandatene er. Eksempler på slike mandat kan være yte bistand med forvaltning av NN s økonomi eller økonomisk bistand osv. I tillegg fastsetter Melhus overformynderi hvor mye hjelpevergen kan disponere beløpsmessig, og hvilke konti som kan disponeres. Normalt har Melhus overformynderi lagt seg på ei linje der hjelpevergen tillates å disponere inntil kr ,-. Dette betyr at beløp over denne størrelsen skal overføres til en høyrentekonto som forvaltes av overformynderiet. Beløpsgrensen tilsvarer grensen for når overformynderiet skal forvalte umyndiges midler 8. Hjelpevergen gjøres kjent med mandatet gjennom oppnevnelsesbrevet fra tingretten. I tillegg opplyser overformynderiet at de deler ut heftet Orientering til hjelpevergen 9. Ved spørsmål om hva som er hjelpevergens oppgaver henviser de da til dette heftet Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen I de overformynderi som er omfattet av denne undersøkelsen oppgir de fleste at det er overformynderiet som definerer myndighetsområdet for hjelpevergen. Fem av overformynderiene oppgir at de ikke foretar særskilt tilpasset definisjon av myndighetsområde. I slike tilfeller har man gjerne faste formuleringer som benyttes. Dette kan f.eks. være hjelpevergen skal ivareta NN s økonomiske interesser i sin alminnelighet. De fleste av overformynderiene formidler mandatet til hjelpevergen ved samtaler med hjelpevergen og ved oppnevnelsesbrevet fra tingretten. Samtalene finner sted i møter med hjelpevergen i forkant eller i etterkant av oppnevnelsen. De som har møter i forkant av oppnevnelsen begrunner dette med at hjelpevergen skal være klar over hva slags oppgave vedkommende har påtatt seg. Der klientene er bosatt i institusjon opplyser halvparten av overformynderiene at det er hjelpevergen som har ansvar for å klargjøre ansvarsfordelingen mellom institusjon og hjelpeverge. Mange har satt en begrensning på hvor mye hjelpevergen kan disponere. Figur 4 illustrerer variasjonene mellom kommunene på hvor mye hjelpevergen kan disponere. Figur Ingen grenser Antall overformynderi Som figuren viser har mange valgt å begrense beløpene til kr ,-. I motsatt fall er det også mange som ikke har satt noen begrensning på hvor mye hjelpevergen kan disponere. 8 Jf. vergemålslovens 63 og forskrift om grense for når overformynderiet skal forvalte umyndiges midler, av Hefte En orientering til hjelpeverger G-0199 B, utgitt av Justisdepartementet. Revisjon Midt-Norge IKS Side 12 av 12

13 Godtgjøring til hjelpevergen Hjelpevergen har krav på å få dekket sine nødvendige utlegg, og kan også få godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste eller vederlag for arbeidet. Dette er hjemlet i vergemålslovens 17. Loven forutsetter at slike kostnader skal dekkes av klientens midler, dersom overformynderiet finner at vedkommende har tilstrekkelige midler. I motsatt fall skal kostnaden dekkes av kommunen. Det er overformynderiet som avgjør om kravene skal dekkes. I forslag til ny vergemålslov er det foreslått å innføre felles avlønning av vergene, ved at det innføres faste satser for slik godtgjøring. Dette henger sammen med et forslag om å ta i bruk faste verger, dvs. verger som er profesjonelle på området og som for eksempel kan være verger for mer enn en person Funn i Melhus kommune Melhus overformynderi har ikke egne retningslinjer for tildeling av godtgjøring/honorar eller utgiftsdekning til hjelpevergen. Det er heller ingen hjelpeverger som mottar fast godtgjøring for oppdraget i Melhus overformynderi. Hjelpevergen gjøres kjent med at det er mulig å få dekket utgifter til f.eks. porto, telefon, kjøring osv knyttet til hjelpevergeoppgaven, på fellesmøter med hjelpevergene, jf. avsnitt Det gis ingen informasjon om denne muligheten utover dette. Overformynderiet oppgir at de ikke stiller konkrete krav til dokumentasjon av kostnadene, og understreker at ordningen bygger på tillit mellom partene. Dekning av utgiftene skjer normalt av klientens midler, dersom vedkommende har tilstrekkelig til dette. I motsatt fall dekker kommunen utgiftene. Man har hatt ett tilfelle der kommunen har gått inn og dekket utgiften. Det er sjeldent at hjelpevergene ber om å få dekket slike kostnader Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Ingen av overformynderiene i undersøkelsen oppgir at de har egne retningslinjer for godtgjøring til hjelpevergene. Det er også svært uvanlig at generell godtgjøring gis, og bare fire overformynderi sier at de i det hele tatt gir dette. Disse oppgir også at dette igjen kun gjøres i spesielle tilfeller. Beløpene som ytes varierer fra kr 1.000,- til kr 5.000,- pr år. Det er heller ingen av overformynderiene som oppgir at de har egne retningslinjer for utgiftsdekning til hjelpevergen. På den annen side sier seks overformynderi at de har orientert hjelpevergene om at det er mulig å få dekket utgifter knyttet til hjelpevergeoppdraget. Det er da normalt kostnader knyttet til kjøring, porto, telefon og tapt arbeidsfortjeneste som dekkes. Halvparten av overformynderiene krever dokumentasjon før utbetaling av slik utgiftsdekning. Samtlige oppgir at slike kostnader dekkes av klienten, mens fem har hatt enkelttilfeller der kommunen har dekket kostnaden. 4.2 Revisors vurdering Overformynderiets sammensetning og omfang Melhus overformynderi er det største overformynderi som er med i denne undersøkelsen, målt i kapital og antall hjelpeverger som er engasjert. Sammenliknet med en del av de andre overformynderiene i undersøkelsen, er vår oppfatning at Melhus overformynderi har lite kontorbistand. At de utfører sekretær-funksjonen selv, medfører at arbeidet krever mye tid fra de to overformynderne. Hvis overformynderne hadde hatt full jobb ved siden av, tror vi man måtte ha organisert arbeidet noe annerledes. Revisjon Midt-Norge IKS Side 13 av 13

14 Med en virketid på nærmere 22 år, har forretningsførende overformynder opparbeidet en erfaring på området som er spesiell. Kontrollerende overformynder har en klart kortere virketid, men vil derfor kunne se på saken med nye øyne Oppnevning Oppnevning av hjelpeverger i Melhus overformynderi skjer i hovedsak på samme måte som i de fleste overformynderiene i undersøkelsen. Bruk av et fast skjema, bidrar etter vårt syn til å sikre at relevante opplysninger blir tatt med og vurdert før oppnevning skjer. Når overformynderiet i tillegg krever at det er søker som skal fylle ut skjemaet, sikres at personer med førstehåndkjennskap til den aktuelle klienten gjør vurderingene. Det er likevel viktig at overformynderiet gjør en selvstendig vurdering av opplysningene, noe vi oppfatter blir ivaretatt av Melhus overformynderi. Vi mener det er positivt at overformynderiet alltid foretar habilitetsvurdering før de anbefaler en hjelpeverge oppnevnt. Særlig i situasjoner der det kan være vanskelig å få villige personer til å være hjelpeverge, ser vi at det kan det være vanskelig å diskvalifisere en kandidat. Det er derfor viktig at overformynderiet har en klar holdning til dette. Slik vi ser det er det også positivt at overformynderiet har en klar holdning til at hjelpevergen bør ha en geografisk nærhet til klienten. Dette for at hjelpevergen skal kunne utøve sin funksjon på en hensiktsmessig måte. I likhet med de andre overformynderi som er omfattet av undersøkelsen, benyttes ikke såkalte faste verger av Melhus overformynderi. Det er også svært sjeldent at advokater/jurister er hjelpeverger. Bruk av faste verger vil trolig kunne lette rekrutteringen til hjelpevergeoppgavene, men dette vil trolig også kreve at overformynderiet gir godtgjøring for dette arbeidet Mandat Etter vårt syn er det bra at oppført hjelpebehov i søknaden vektlegges når mandatet skal fastsettes. Søker vil i mange tilfeller ha bedre utgangspunkt for å vurdere hva behovet er, enn det overformynderiet vil ha på egen hånd. Likevel velger overformynderiet relativt ofte å definere mandatet i ganske runde formuleringer. NOU 2004:16 presiserer at det er viktig at mandatet er klart definert. Vi tror det i mange tilfeller kan være enklere å påta seg en hjelpevergeoppgave dersom mandatet er klart og utvetydig avgrenset. Av hensyn til å lette rekrutteringen av hjelpeverger, tror vi det vil være nyttig å være presis ved fastsettelse av mandat. Melhus overformynderis begrensning i hvor mye hjelpevergen kan disponere, er etter vårt syn svært viktig for å begrense skaderisikoen ved en eventuell mislighetssak. En slik avgrensning vil i større grad sikre klienten mot tap, og redusere hjelpevergens ansvar for en annen persons midler. Ved å legge seg på en beløpsgrense på kr ,- ivaretas likevel hjelpevergens behov for handlingsrom. Etter vårt syn er beløpsgrensen et logisk valg, sett i forhold til lovens krav til overformynderiets forvaltning av umyndiges midler Godtgjøring til hjelpevergen Våre funn viser at det er ingen tradisjon for å gi godtgjøring til hjelpevergen i Melhus overformynderi. Følgelig har overformynderiet heller ikke fastsatt retningslinjer for slik godtgjøring. Det samme er tilfelle i de fleste overformynderi som er omfattet av undersøkelsen. Da det ikke er et krav i loven at slik godtgjøring skal gis, må overformynderiet selv vurdere om dette skal innføres. Når forslag til ny vergemålslov legger opp til at slik fast godtgjøring bør innføres, mener vi dette er en erkjennelse av at det er vanskelig å rekruttere personer til frivillig arbeid. Vi mener overformynderiet burde ha fastsatt retningslinjer for i hvilke tilfeller det skal gis utgiftsdekning, slik at hjelpevergene er klar over hva de kan forvente å få godtgjort. Fastsatte Revisjon Midt-Norge IKS Side 14 av 14

15 retningslinjer vil bidra til å sikre likebehandling av hjelpevergene. Vi er også av den oppfatning at overformynderiet bør kreve dokumentasjon før utbetaling av slik utgiftsdekning. Dokumentasjonskravene bør som et minimum sannsynliggjøre at utgiften er korrekt. Kravene bør også framgå av retningslinjene. Samtlige hjelpeverger bør være orientert om mulighetene for å få utgiftsdekning. Overformynderiet oppgir at de orienterer om dette på fellesmøtene med hjelpevergene. Da det er en relativt liten andel av hjelpevergene som møter på dette orienteringsmøtet, vil mange være ukjent med muligheten. Orienteringen bør derfor gis slik at alle hjelpevergene gjøres oppmerksom på denne muligheten. 5 KUNNSKAP OM VEILEDNING 2. Revisjonskriterie: Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven Kriterier og revisors funn I flg. vergemålslovens 61 står hjelpevergen under overformynderiets tilsyn. I dette ligger at overformynderiet har en veiledningsplikt overfor hjelpevergen. For å ha den kunnskap som er nødvendig for å ivareta funksjonen som hjelpeverge, må hjelpevergen få tilstrekkelig opplæring i oppgaven. I NOU 2004:16 om ny vergemålslov oppgir utvalget som har utarbeidet lovforslaget, at man vurderte å lovfeste en særskilt opplæringsplikt overfor vergene. Utvalget kom til at dette ikke ble ansett som nødvendig, men forutsatte at overformynderiet vurderer vergens egnethet og kompetanse i hvert enkelt tilfelle Funn i Melhus overformynderi Alle hjelpeverger mottar heftet Orientering til hjelpevergen ved oppnevnelse. I tillegg sendes ut et årlig orienteringsbrev til hjelpevergene i januar, med invitasjon til et felles orienteringsmøte for hjelpevergene. Brevet inneholder også hvilke bestemmelser og krav som stilles til regnskapsføringen. Hovedtema på møtet er regnskapsavleggelsen, men det er også anledning til å stille overformynderiet spørsmål. Deltakelsen har tradisjonelt vært noe lav, med ca % av hjelpevergene tilstede. Overformynderiet sier det er en utfordring å få større deltakelse på disse møtene, da dette kan bidra til å øke regnskapskompetansen hos hjelpevergene. Dersom møtet kunne vært avholdt på dagtid, med f.eks. dekning av tapt arbeidsfortjeneste og møtegodtgjøring, tror de det ville vært lettere å få hjelpevergene til å møte. Melhus overformynderi har ikke fast kontortid, men nås privat på telefonen. Overformynderne sier de mottar mange telefonhenvendelser privat fra hjelpevergene. Med nærmere 21 års erfaring har forretningsførende overformynder etter hvert bygget opp mye kompetanse på området. Han sier selv at han er mye selvlært, men at han også har deltatt på kurs og konferanser for overformynderi. Kontrollerende overformynder har fått opplæring fra forretningsførende overformynder, men har foreløpig ikke deltatt på mange kurs/konferanser Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Alle overformynderiene oppgir at de deler ut heftet En orientering til hjelpevergen. De fleste viser også til at brevet fra Tingretten med oppnevning av hjelpevergen blir utsendt. Tre overformynderi oppgir at rutinemessig sender ut et orienteringsbrev ved årsskiftet, der man orienterer om krav til regnskapsavleggelsen. De fleste har kun telefonisk kontakt med hjelpevergen utover de formelle skriftlige dokumentene som sendes ut. Ett overformynderi oppgir at de har et møte med hjelpevergen i forkant av oppnevnelsen, for å klargjøre forventninger og krav til hjelpevergen. Ellers har fire overformynderi sagt at de har møter ved behov med hjelpevergene. Revisjon Midt-Norge IKS Side 15 av 15

16 Kun ett av overformynderiene oppgir at de har avholdt kurs for hjelpevergene de siste årene. Deltakelsen her var på ca 75%, noe som betegnes som meget bra. To overformynderier har et årlig fellesmøte med hjelpevergene i forbindelse med regnskapsavleggelsen. Møtene vies derfor i stor grad til regnskaps-spørsmål. Deltakelsen på møtet har vært på ca 20-25%, og oppfattes som noe lavt av overformynderiene. Ingen av overformynderne oppgir at de har fått særskilt opplæring i rollen som overformynder. Flere har imidlertid vært med på kurs og konferanser for overformynderi, som for eksempel Nettverk for overformynderi 10, og samlinger avholdt av fylkesmannen 11. Det er kun ett overformynderi som oppgir at de har fast kontortid der hjelpevergen kan få hjelp. Over halvparten av overformynderiene oppgir kun å være tilgjengelig på telefon, mens fire overformynderi har medlemmer som kan treffes på kontor i ordinær arbeidstid. Hele 10 overformynderi oppgir at den største utfordringen på området er å sørge for at hjelpevergene har tilstrekkelig kompetanse til å få avlagt et regnskap som kan godkjennes. Flere oppgir også at egen kompetanse anses å være for liten, og at det er vanskelig å finne egnede kurs. 5.2 Revisors vurdering Ved årlige orienteringsbrev og årlig fellesmøte med hjelpevergene, har Melhus overformynderi lagt til rette for at hjelpevergene skal kunne få bistand til regnskapsavleggelsen. Selv om deltakelsen er lav på disse møtene, har overformynderiet med dette et tilbud til de som føler behov for slik bistand. Ulempen ved at overformynderiet ikke har fast kontortid, er det først og fremst overformynderiet selv som vil oppleve, ved at de risikerer å få henvendelser på uønskede tidspunkt. Vi tror også noen hjelpeverger kan oppleve det som vanskelig å ringe overformynder privat, og dermed heller velge å ikke ta kontakt. Etter vårt syn er det en risiko for at hjelpevergen vil oppfatte dette som at overformynder ikke kan kontaktes. Slik vi ser det er Melhus overformynderi i en særstilling ved at forretningsførende overformynder har lang erfaring, og dermed kan gi svært verdifull kunnskap til kontrollerende overformynder. 6 RAPPORTERING 3. Revisjonskriterie: Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen. 6.1 Kriterier og revisors funn Regnskapsplikt og dokumentasjonskrav I flg. vergemålslovens 61 står hjelpevergen under overformynderiets tilsyn. Dette innebærer at overformynderiet bør ha etablert rutiner for hvordan slikt tilsyn skal ivaretas. Lovens 77 krever at hjelpevergen i utgangspunktet skal avlegge årlig regnskap til overformynderiet for sitt vergemål. Dette kravet må ses i sammenheng med overformynderiets tilsynsplikt etter lovens 61. I mange tilfeller vil den årlige regnskapsrapporteringen være den eneste rapporteringen overformynderiet mottar fra hjelpevergen. 10 Nettverk for overformynderi er en organisasjon av og for kommunale overformynderi i Norge. De har egne nettsider med web-adresse: 11 Ble siste gang avholdt i Revisjon Midt-Norge IKS Side 16 av 16

17 Funn i Melhus overformynderi For 2004 var det totalt 55 hjelpevergeregnskap som skulle vært avlagt til Melhus overformynderi. Av disse var 50 innlevert for revisjon innen 1. august avlagte hjelpevergeregnskap ble ikke anbefalt godkjent av revisor. Årsaken til det var hovedsakelig at regnskapene var ufullstendige eller det manglet dokumentasjon som kunne bekrefte beløpene i regnskapet. Overformynderiet oppgir at de også krever avlagt regnskap for klienter som har avgått ved døden i løpet av året. Der det har vært hjelpevergeskifte i løpet av regnskapsåret, sier overformynderiet at de av og til har krevd avlagt regnskap både av avtroppende og påtroppende hjelpeverge for respektiv periode. Melhus overformynderi stiller krav til hva slags dokumentasjon som skal være med regnskapet ved avleggelse. Kravene er tatt inn i brevet som sendes hjelpevergene ved årsskiftet. Dokumenter som skal være med: Bankutskrifter Årsoppgaver bank Årsoppgaver lønn/pensjon Skifteattest (ved dødsfall) Bilag (kvittering/faktura) for enkeltanskaffelser over kr 2.000,- Endring av annen formue skal dokumenteres (verdipapirer og eiendeler) I tillegg opplyser overformynderiet at de har bedt likningskontoret om å få tilsendt selvangivelse for samtlige klienter med hjelpeverge fra Regnskapsskjemaet som benyttes er standard regnskapsskjema, som ivaretar kravene til opplysning om saldo og i regnskapsåret. I tillegg er regnskapsskjemaene oppbygd slik at saldo årets inntekter årets utgifter skal tilsvare saldo på bankkonto Ved oppnevnelse av hjelpeverge krever overformynderiet at skjema Hjelpevergens registrering av bo skal være utfylt av hjelpevergen og returneres til overformynderiet Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen To overformynderi oppgir at har fritatt samtlige hjelpeverger for regnskapsplikt. For de 12 overformynderi som krever regnskaper avlagt av hjelpevergene, var det 9 som for 2004 hadde mottatt alle regnskapene innen 1. august Av disse var det bare tre overformynderi som fikk alle hjelpevergeregnskapene godkjent av revisor. For fem overformynderi er regnskapene ikke revidert enda pr. 1. september Av de som krever regnskap avlagt oppgir de fleste at de både krever bankutskrifter, årsoppgaver fra bank og årsoppgaver lønn/pensjon. Det er mer variabelt om selvangivelse/utskrift av likning, arv-/gavemelding og skifteattest kreves. Når det gjelder krav til bilagsdokumentasjon for mindre innkjøp er det større variasjoner. Noen krever dokumentasjon for innkjøp over hhv. kr 2000,- eller kr 3000,- mens andre ikke har satt beløpsgrenser Fritak og dokumentasjonskrav Vergemålslovens 77 åpner for at hjelpevergen kan fritas for regnskapsplikt. I tilsynsmøter med kommunene har fylkesmannen presisert at fritak kun bør gis i enkle oversiktlige forhold. I Håndbok for overformynderi er det også anbefalt kun å gis når det foreligger beskjedne beløp. Det samme presiseres også av fylkesmannen i de tilsynsmøter som er avholdt i fylkets overformynderi i I flg. vergemålslovens 77 kan slikt fritak ikke gis dersom vergemålet omfatter drift av fast eiendom eller ervervsvirksomhet. Det skal gjøres en Revisjon Midt-Norge IKS Side 17 av 17

18 konkret vurdering av den aktuelle saken før fritak gis, og avgjørelsen skal fattes som enkeltvedtak, jf. forvaltningslovens kap. V og Håndbok for overformynderi kap. 3. Hjelpevergen står under overformynderiets tilsyn. Dette tilsynet skal også omfatte hjelpeverger som er fritatt for regnskapsplikten. Loven setter ingen krav til innsending av dokumentasjon, men i Håndbok for overformynderi er det anbefalt at overformynderiet minimum krever tilsendt kopi av selvangivelse og kontoutskrifter. Ved en gjennomgang av slike dokumenter kan overformynderiet skaffe seg oversikt over om det har skjedd endringer i vilkårene for å gi fritak Funn i Melhus overformynderi Melhus overformynderi har ikke definert retningslinjer for i hvilke tilfeller det kan gis fritak fra regnskapsplikten. De sier at de krever at klienten må ha relativt liten inntekt og formue. Overformynderiet sier de ønsker å ha en viss kontroll med det som hjelpevergene disponerer, og ønsker derfor primært å opprettholde regnskapsplikten for hjelpevergene. Ved regnskapsavslutningen for 2004 var det gitt fritak i 22 tilfeller. Overformynderiet krever ikke alltid søknad for å gi fritak. Samtlige fritak er dokumentert ved vedtak. Overformynderiet i Melhus oppgir at de fra 2000 har bedt om å få tilsendt kopi av selvangivelse/likningsutskrift fra fritatte hvert år. Fra 2002 har man bedt om å få disse direkte fra likningskontoret, da det har vært vanskelig å få inn disse fra hjelpevergene Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Det er svært stor variasjon blant overformynderiene når det gjelder antall hjelpeverger som er fritatt for regnskapsplikt. Dette er illustrert i figur 5. Figur % 21-40% 41-60% 61-80% % Antall overformynderi Som figuren viser har fem overformynderi valgt å frita mindre enn 20% av hjelpevergene fra regnskapsplikten, mens fire overformynderi har valgt å frita flere enn 81%. De resterende fem overformynderiene har fritatt mellom 21% og 80% av hjelpevergene. Ingen av overformynderiene sier de har definert retningslinjer for når det kan gis fritak fra regnskapsplikten. De fleste oppgir at de følger lovens bestemmelser for når det ikke kan gis fritak, og mange legger til grunn at det skal være enkle og oversiktlige forhold med lave inntekter og formuer. Hele 9 av 14 overformynderi oppgir at de dokumenterer fritakene ved vedtak, hvorav tre sier de har gjort generelle vedtak. De tre som har gjort generelt vedtak er blant de som har gitt flest hjelpeverger fritak fra regnskapsplikten. Revisjon Midt-Norge IKS Side 18 av 18

19 6.2 Revisors vurdering Regnskapsplikt og dokumentasjonskrav Etter vårt syn har Melhus overformynderi stilt dokumentasjonskrav til regnskapspliktige hjelpeverger. Kravene er i samsvar med minimumskrav som revisor har stilt for at regnskapene skal kunne godkjennes. Ettersom kravene er tatt med i brevet som sendes hjelpevergene for hvert regnskapsår, vil det være kjent for alle hjelpeverger med regnskapsplikt. Det framgår ikke av opplysningene om overformynderiet også gjør disse kravene kjent for hjelpevergene ved oppnevnelsen. Dette kan medføre at hjelpevergene først gjøres kjent med dokumentasjonskravene når året er omme. Denne problemstillingen vil imidlertid kun være aktuell for nyoppnevnte hjelpeverger. Undersøkelsen viser at relativt mange for 2004 ikke hadde levert regnskapene innen 1. august Med at flere av de avlagte regnskapene ikke blir godkjent av revisor, mener vi overformynderiet har svært begrenset oversikt over de beløp som hjelpevergene disponerer. En sammenlikning mot de øvrige overformynderi som er med i undersøkelsen, viser at 9 av 12 hadde fått inn alle regnskapene innen 1. august Når likevel bare 3 overformynderi hadde fått samtlige regnskaper godkjent av revisor, er det vanskelig å se hvordan overformynderiene klarer å gjennomføre et tilfredsstillende tilsyn med hjelpevergene Fritak og dokumentasjonskrav Etter vårt syn burde overformynderiet ha fastsatt noen retningslinjer for i hvilke tilfeller det kan gis fritak fra regnskapsplikten. Dette for å sikre likebehandling av hjelpeverger som har likelydende hjelpevergeoppdrag. Etter vår vurdering er det positivt at Melhus overformynderi sørger for å få tilgang til selvangivelse/likningsutskrift. 7 TILSYN OG KONTROLL 4. Revisjonskriterie: Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet. 7.1 Kriterier og revisors funn Overformynderiets kontrollrutiner i forhold til regnskapspliktige Vergemålslovens 81 krever at overformynderiet gjennomgår regnskaper avlagt av hjelpevergen, og skaffer seg visshet for at midlene er i behold. Loven gir også overformynderiet hjemmel til å kreve bilag og dokumentasjon. Bestemmelsen må sees i sammenheng med den tilsynsplikt overformynderiet har i forhold til hjelpevergen i lovens 61. Manglende regnskap eller mangelfulle regnskaper, vil redusere overformynderiets tilsyns- og kontrollmulighet med hjelpevergens virksomhet Funn i Melhus overformynderi I Melhus har hjelpevergene frist til 1. februar med å sende inn regnskapene. I månedsskiftet februar/mars sendes første purring. Deretter gjentas purring dersom regnskapene ikke kommer inn. Overformynderiet gjennomgår regnskapene post for post, og kontrollerer disse mot underlagsdokumentasjon. Dersom dokumentasjon mangler, kontaktes hjelpevergen for å få tilsendt det som mangler. Man foretar ingen særskilt vurdering av regnskapsopplysningene med tanke på å avklare om hjelpevergens virksomhet har vært innenfor mandatet. Regn- Revisjon Midt-Norge IKS Side 19 av 19

20 skapene signeres og påføres overformynderiets stempel for utført kontroll i egen rubrikk på regnskapsskjemaet. Melhus overformynderi sier de krever hjelpevergeregnskap også fra hjelpevergene til klienter som dør i løpet av året. Dersom klienten avgår ved døden tidlig i året, ber overformynderiet om at regnskapet avlegges så raskt som mulig etter dødsfallet. Hjelpeverger som fortsatt ikke har levert regnskapet etter gjentatte purringer, vil bli vurdert fritatt fra vervet. Generelt mener overformynderiet at regnskapsskjemaet ofte oppleves som komplisert av hjelpevergene Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Flere overformynderi oppgir at de ikke mottar alle hjelpevergeregnskapene, eller at disse er så mangelfulle at de ikke blir godkjent av revisor. I tillegg blir mange hjelpevergeregnskaper avlagt så sent at de fortsatt ikke er revidert 4 måneder etter at regnskapsfristen egentlig har gått ut. Hele fem overformynderi oppgir at regnskapene for 2004 ikke er revidert pr Over halvparten av overformynderiene oppgir at de purrer flere ganger på regnskaper som ikke er mottatt innen regnskapsfristen, men kun fire av disse oppgir at de vil vurdere å si opp hjelpevergen dersom man ikke mottar regnskap etter gjentatte purringer. Flere oppgir at de burde si opp hjelpevergen i slike tilfeller, men at dette ikke gjøres fordi det er vanskelig å få tak i hjelpeverge. Bare fem overformynderi oppgir at de vil kreve hjelpevergeregnskap avlagt der klienten har avgått ved døden i løpet av året. Der det har vært skifte av hjelpeverge i løpet av året, har kun noen få oppgitt at de vil kreve regnskap avlagt fra begge hjelpeverger for respektiv periode. Det er åtte overformynderi som ikke har tatt stilling til denne problemstillingen, da de enten har fritatt samtlige hjelpeverger for regnskapsplikt, eller de ikke har opplevd denne type problematikk tidligere. De fleste av overformynderiene oppgir at de foretar egen kontroll av mottatte hjelpevergeregnskaper. Graden av kontroll varierer mye. Noen kontrollerer alle summer mot underlagsdokumentasjon, mens andre kun foretar en overflatisk kontroll av at beløpene er logiske. Om lag halvparten av overformynderiene oppgir at de signerer for utført kontroll på regnskapsdokumentasjonen. Generelt peker flere overformynderi på at mangel på ressurser er en årsak til at det vanskelig å gjennomføre en god kontroll av hjelpevergene Overformynderiets kontrollrutiner i forhold til fritatte Tilsynsplikten gjelder også i forhold til de hjelpeverger som er fritatt for regnskapsavleggelse. I slike tilfeller anbefales at overformynderiet som et minimum krever tilsendt dokumentasjon i form av selvangivelse og kontoutskrifter, jf. pkt Dokumentasjonen bør gjennomgås slik at overformynderiet kan ha trygghet for at oppgaven blir tilfredsstillende ivaretatt. Dersom slik dokumentasjon ikke mottas, vil overformynderiet ha svært begrensede muligheter for å ivareta sin tilsynsplikt. Både avlagt regnskap og tilsendt dokumentasjon fra fritatte hjelpeverger, bør gjennomgås for å sikre at oppgaven er utført i samsvar med hjelpevergens mandat. Revisjon Midt-Norge IKS Side 20 av 20