Rapport forvaltningsrevisjon Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Malvik kommune

Transkript

1 Rapport forvaltningsrevisjon Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen Malvik kommune 2005

2 FORORD Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Malvik kommunes kontrollutvalg i perioden august - desember Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Det er den første forvaltningsrevisjonen som Revisjon Midt-Norge IKS utfører for Malvik kommune, og vi vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Ann Katharine Gardner /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Wenche Holt /s/ Revisor Revisjon Midt-Norge IKS Side 2 av 23

3 Innholdsfortegnelse side FORORD SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON LITT BAKGRUNNSINFORMASJON OM OVERFORMYNDERIET OG HJELPEVERGENE PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISJONSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING HØRING OPPNEVNING OG SAMMENSETNING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING KUNNSKAP OG VEILEDNING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING RAPPORTERING KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERING TILSYN OG KONTROLL KRITERIER OG REVISORS FUNN REVISORS VURDERINGER OVERFORMYNDERIETS HØRINGSUTTALELSE REVISORS KONKLUSJON REVISORS ANBEFALINGER KILDER Vedlegg: Høringssvar fra overformynderiet av Revisjon Midt-Norge IKS Side 3 av 23

4 0. SAMMENDRAG Hensikten med prosjektet er å undersøke hvordan overformynderiet ivaretar sin tilsynsoppgave overfor hjelpevergene, og om denne er tilstrekkelig i forhold til forventninger og krav i lovverk og retningslinjer for overformynderi. For prosjektet har vi definert følgende problemstilling: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler? Problemstillingen er søkt besvart ved fire hovedkriterier: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet Prosjektet er utført som et fellesprosjekt i 14 kommuner som Revisjon Midt-Norge IKS er revisor for. Informasjonen er innhentet ved intervju med samtlige overformyndere i disse kommunene. Rapporten omfatter derfor både informasjon om hvordan situasjonen er for kommunene samlet og for situasjonen i Malvik overformynderi. Undersøkelsen omfatter kun hjelpevergeordningen, dvs. den ordningen som omfatter bistand overfor myndige personer. Den del av overformynderiets virksomhet som gjelder umyndiges midler, er dermed ikke berørt her. Malvik overformynderi er et av de største overformynderi som er med i undersøkelsen. Overformynderiet har en klar fordel ved at forretningsførende overformynder har juridisk kompetanse. I tillegg har overformynderne relativt lang erfaring fra overformynderi, og ser ut for å ha funnet en god arbeidsform som sikrer at begge overformynderne har god innsikt i virksomheten. Overformynderiet i Malvik har god orden og ryddige rutiner innenfor sin virksomhet. De legger vekt på å gi god informasjon til hjelpevergene, og er tilgjengelig for spørsmål. Overformynderiet legger vekt på at klienten skal ha innflytelse på hvordan hjelpevergens ansvarsog myndighetsområde defineres. Likevel mener vi overformynderiet bør være mer presise ved utforming av mandat, slik at dette ikke kan feiltolkes. Omleggingen av regnskapsordningen har ført til at hjelpevergene i Malvik i realiteten blir fritatt fra regnskapsplikt. Ved å stille dokumentasjonskrav til hjelpevergene sikres likevel overformynderiet innsikt i hjelpevergens virksomhet. Overformynderiets rutiner for kontroll og gjenomgang av mottatt dokumentasjon, er tilstrekkelig til at overformynderiets tilsyns- og kontrollbehov med hjelpevergene blir dekket. Hjelpevergenes behov for opplæring og veiledning, er ofte knyttet til regnskapsavleggelsen. Dette behovet blir vesentlig redusert med den ordningen som Malvik overformynderi har innført, og vil i store trekk bli dekket gjennom orienteringsbrevet som sendes hjelpevergene. Revisjon Midt-Norge IKS Side 4 av 23

5 1. INNLEDNING 1.1 Bakgrunn for prosjektet Prosjektet er initiert i fra Revisjon Midt-Norge IKS, på bakgrunn av vår erfaring med revisjon av hjelpevergeregnskaper i kommunene. Gjennom revisjonen har vi sett at kvaliteten på de avlagte hjelpevergeregnskaper er svært varierende, og at det er store forskjeller i hvor mye veiledning, tilsyn og kontroll overformynderiet utøver i forhold til hjelpevergene. Kontrollutvalget har gitt sin tilslutning til at prosjektet skal gjennomføres i KU-sak 8/ Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonsarbeidet skal omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. kommuneloven 78 nr 2 og forskrift om revisjon 6. Forvaltningsrevisjonens innhold fremgår av forskrift om revisjon 7: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 1.3 Litt bakgrunnsinformasjon om overformynderiet og hjelpevergene Det er Lov om vergemål for umyndige med tilhørende forskrifter som regulerer overformynderiets ansvarsområde. Loven er i fra 1927, og ble opprinnelig utarbeidet for å ivareta umyndiges interesser. Etter hvert så man behovet for å få bestemmelser som også dekket myndige personers hjelpebehov, og de første bestemmelsene om hjelpeverger kom i Denne ordningen var ment som en midlertidig løsning og kun for spesielle tilfeller. I 1961 ble ordningen utvidet slik at den kunne være en permanent ordning for myndige personer, og i 1990 fikk loven den form den har i dag. En hjelpeverge oppnevnes derfor for en myndig person som har et begrenset hjelpebehov. I noen tilfeller kan også hjelpeverge oppnevnes for en mindreårig. Dette kan være i tilfeller der den ordinære vergen ikke kan ivareta den mindreåriges interesser i en eller flere saker. Overformynderiet er et kommunalt organ, men er en uavhengig instans innad i kommunen. Dette innebærer at rådmannen eller kommunestyret ikke har noen instruksjons- eller styringsrett i overformynderiets saker. Det er fylkesmannen som er tilsynsmyndighet og klageorgan for overformynderiets virksomhet. Kommunen kan komme i et erstatningsansvar for umyndiges midler i samsvar med vergemålslovens 92. Denne paragrafen gjelder ikke på samme måte for hjelpevergene, men kommunen kan likevel komme i en situasjon der den blir holdt ansvarlig for denne virksomheten. Overformynderiet oppnevnes i hver kommune, og består av minimum to overformyndere. I tillegg skal oppnevnes vararepresentanter. Overformynderne velges av kommunen for fire år ad gangen. For å få en rullering velges en overformynder hvert annet år. I noen tilfeller har overformynderiet en fast formann i tillegg til de valgte overformynderne. Dette er en person som er ansatt i kommunen, og mottar lønn derifra. Den faste formann skal i flg. vergemålslovens 28 ha samme egenskaper som dommere. Det er normalt de store byene som har fast formann. En umyndig person, enten mindreårig eller umyndiggjort, skal ha oppnevnt en verge. Vergen inntrer i vedkommendes sted og forestår alle rettslige disposisjoner på vegne av vedkommende. Overformynderiet plikter å forvalte midler for umyndige over kr ,-. En myndig person kan ha behov for bistand knyttet til særskilte oppgaver. I slike tilfeller kan det oppnevnes en hjelpeverge. Hjelpevergens myndighetsområde vil være vesentlig mer Revisjon Midt-Norge IKS Side 5 av 23

6 begrenset enn en verges myndighetsområde, og skal være tilpasset den enkelte persons hjelpebehov. I september 2004 ble NOU 2004:16 Vergemål publisert. Denne skisserer forslag til ny vergemålslov. Forslaget innebærer en endring i lovverket som skal gjøre det mer hensiktsmessig og tidsriktig ut i fra dagens situasjon. Forslaget har vært ute til høring med høringsfrist , men det er foreløpig uklart når lovforslaget blir lagt fram for politisk behandling. Forslaget innebærer en del endringer i forhold til dagens regelverk, der ivaretakelsen av den hjelpetrengendes rettssikkerhet er det overordnede målet. Dette krever en økende profesjonalisering av overformynderiet og vergemålsoppgaven. Sett i forhold til prosjektet er det enkelte forhold i lovforslaget som er viktig å merke seg. Lovforslaget legger opp til å fjerne skillet mellom begrepene hjelpeverge og verge, og benytter benevnelsen verge i begge tilfeller. Det er vergemålet som vil avgjøre om den hjelpetrengende fortsatt har sin rettslige handleevne. Lovforslaget viderefører og forsterker det minste middels prinsipp, som innebærer at vergemålet ikke skal gjøres mer omfattende enn nødvendig. Det betyr at mandatet til vergen skal vurderes i det enkelte tilfelle. Videre foreslås å innføre en ordning med faste verger. Faste verger skal være profesjonelle, og kan være verger for flere personer. I dette ligger en erkjennelse av at det er vanskelig å finne egnede verger, og at det er behov for større profesjonalisering av vergemålsordningen. Lovforslaget legger også opp til at vergen skal ha en lovfestet rett til godtgjøring og utgiftsdekning for vergemålet. Dette begrunnes med at en slik rett vil lette rekrutteringen av verger og at det ikke lenger skal være slik at vergeoppdraget skal være veldedighet. 2. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstilling Følgende problemstilling er utformet for prosjektet: Har overformynderiet etablert rutiner for hjelpevergeordningen som bidrar til å sikre klientens midler? 2.2 Avgrensninger av prosjektet I prosjektet har vi sett på overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergene. Vi har dermed ikke vurdert overformynderiets rammebetingelser for sin virksomhet. Selv om mange av bestemmelsene er likelydende for vergeordningen, omfatter prosjektet kun hjelpevergeordningen. Årsaken er at en hjelpeverge oppnevnes for å bistå personer som er myndige, og som derfor fortsatt har sin rettslige handleevne. En hjelpeverge skal dermed ha et begrenset myndighetsområde, mens en verge skal ivareta den umyndiges rettigheter fullt ut. Der det oppnevnes en hjelpeverge må derfor overformynderiet ha definert hvor langt hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde går. For umyndige, som dermed vil ha oppnevnt en verge, har overformynderiet plikt til å forvalte midler over kr ,- 1. For en hjelpeverge setter loven ingen tilsvarende krav. Det blir dermed svært viktig å sikre at et hjelpevergeregnskap blir avlagt korrekt og rettidig, eller at overformynderiet på annen måte får en rapportering over hvordan midlene er brukt. Da en hjelpeverge kan ha ulike oppgaver i forhold til klienten, er prosjektet avgrenset til å omfatte hjelpevergens økonomiske forvaltning på vegne av klienten. 1 Beløpet ble hevet fra kr ,- fra 8. februar Jf. forskrift om grense for når overformynderiet skal forvalte umyndiges midler av nr 118 Revisjon Midt-Norge IKS Side 6 av 23

7 Høsten 2004 ble forslag til ny vergemålslov publisert 2. Da den nye loven foreløpig ikke er vedtatt, har vårt arbeid vært basert på gjeldende vergemålslov. Vi har likevel valgt å se på hvilke endringer den nye loven legger opp til, ved vurdering av hvilke krav og forventninger i eksisterende lovverk som bør vektlegges overfor overformynderiet og hjelpevergene. 2.3 Revisjonskriterier Problemstillingen søkes besvart ved å belyse fire hovedkriterier: 1. Oppnevning av hjelpeverge skal være i samsvar med krav i lov, forskrift og andre bestemmelser 2. Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven 3. Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen 4. Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet Revisjonskriteriene er utledet av aktuelle lover på området, som Lov om vergemål for umyndige av 1927 (vergemålsloven) og Lov om behandlingen av forvaltningssaker av 1967 (forvaltningsloven) med tilhørende forskrifter, Håndbok for overformynderiene 3, NOU 2004:16 Vergemål 4 og tilsynsrapporter fra Fylkesmannen etter avholdte tilsynsmøter i Melhus og Klæbu kommuner. Revisjonskriteriene er mer utdypet under behandlingen under respektivt avsnitt i rapporten. 3 METODE OG GJENNOMFØRING 3.1 Metode Ettersom mange kommuner skulle delta i prosjektet, var det ønskelig å framstille noe av de innsamlede data i en sammenlikning mellom kommunene. Datainnsamlingen er derfor gjennomført ved intervju med overformynderne i de 14 kommunene som Revisjon Midt- Norge IKS er revisor for. Det er 8 revisorer som har vært involvert i arbeidet, i tillegg til styringsgruppen. Intervjuene er gjennomført ved bruk av felles intervju-guide for alle overformynderi. I tillegg har vi gjennomført en dokumentanalyse av innhentede dokumenter som for eksempel standardbrev, orienteringer osv. som overformynderiet sender ut til sine hjelpeverger. Gjennomførte intervju er verifisert av overformynderne. Prosjektet ble satt i gang i august Intervju med overformynderne er gjennomført i september/oktober Gjennomføring Prosjektet er utført av Wenche Holt. Ansvarlig forvaltningsrevisor for prosjektet har vært Ann Katharine Gardner. Styringsgruppen har bestått av Inge Storås og Anna Ølnes. 3.3 Høring Foreløpig rapport er sendt leder for overformynderiet til høring. Høringsfristen er satt til Gjenpart av høringsforslaget er sendt rådmannen til orientering. 2 NOU 2004:16 Vergemål 3 Utgitt og publisert av Justisdepartementet. Ny utgave av håndboka er utgitt høsten NOU 2004:16 Vergemål, utredning med forslag til ny vergemålslov. Loven er ikke vedtatt pr november Revisjon Midt-Norge IKS Side 7 av 23

8 4 OPPNEVNING OG SAMMENSETNING 1. Revisjonskriteriet: Oppnevning av hjelpeverger skal være i samsvar med lov, forskrift og andre bestemmelser Kriterier og revisors funn Overformynderiets sammensetning og omfang Vergemålsloven kap. 3 setter kravene til overformynderiets sammensetning. Loven klargjør at det skal være en forretningsførende og en kontrollerende overformynder. Der det er oppnevnt fast formann 5 skal de valgte overformyndere også føre tilsyn med formannens forvaltning. I flg. vergemålslovens 63 med forskrifter plikter overformynderiet å forvalte kapital som overstiger kr ,- for umyndige, mens overformynderiet selv setter grensene for hvor mye hjelpevergene kan disponere. Den totale kapital som overformynderiets virksomhet dekker, vil derfor være summen av den kapital som forvaltes av overformynderiet og den kapital som forvaltes av hjelpevergene Funn i Malvik overformynderi Overformynderiet i Malvik kommune består av en forretningsførende overformynder og en kontrollerende overformynder. Forretningsførende overformynder har vært overformynder i 5 år og har juridisk kompetanse. Kontrollerende overformynder har vært med i overformynderiet i 8 år. Malvik overformynderi har ikke fast formann i samsvar med vergemålslovens bestemmelser i 28. Malvik overformynderi forvaltet ved utgangen av 2004 ca 19 millioner kroner. I dette beløpet ligger hovedsakelig kapital som tilhører umyndige, men også formue som tilhører klienter med hjelpeverge. I tillegg kommer den kapitalen som hjelpevergene disponerer på vegne av klientene, som ved samme tidspunkt utgjorde ca 9,9 millioner kroner. Med en samlet forvaltningskapital på nærmere 29 millioner kroner, er Malvik overformynderi et av de største overformynderiene som er omfattet av prosjektet. Bare Melhus overformynderi har mer kapital til forvaltning. Malvik har ingen kontorressurs utover overformynderne. Ved utgangen av 2004 var det 50 personer som stod oppført med hjelpeverge i Malvik overformynderi, og 51 personer som var oppnevnt som hjelpeverger. Dette skyldes at det er en klient som har 2 hjelpeverger Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Samtlige overformynderier som er med i undersøkelsen består av to personer. Ingen oppgir å ha fast formann etter vergemålslovens definisjon. Det er store forskjeller mellom de ulike overformynderiene når det gjelder hvor mye kapital som forvaltes. Figur 1 viser hvor mye overformynderiene forvalter utenom det som hjelpevergene disponerer. For overformynderiene i Hemne, Klæbu, Orkdal og Skaun kommuner, har man ikke oversikt over hvor mye hjelpevergene disponerer. Disse framstår derfor i diagrammet med kun en søyle. Tydal overformynderi har ikke kapital som forvaltes utover det 5 Jf. vergemålslovens 28 Revisjon Midt-Norge IKS Side 8 av 23

9 som hjelpevergene disponerer, mens situasjonen er motsatt i Snillfjord overformynderi. Tallene som er presentert for Hitra er fra 2003, mens de øvrige tallene er fra Figur 1 (tall i hele 1000) Tydal Snillfjord Skaun Selbu Orkdal Midtre Gauldal Melhus Meldal Malvik Klæbu Hitra Hemne Frøya Agdenes Disp. av overformynderiet Disp. av hjelpevergene Mange overformynderi oppgir at de har kontor-/sekretærbistand utover overformynderne. Noen har kontor-/sekretærbistand i fast stillingsprosent, bistand til regnskapsføring, tilgang på eget kontor eller tilgang til juridisk kompetanse. Overformynderiene i Malvik, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal og Tydal oppgir at de ikke har kontorhjelp utover overformynderne i det hele tatt. Overformynderiet i Melhus har bistand til regnskapsføring, mens overformynderiene i Agdenes, Klæbu, Midtre Gauldal, Selbu, Skaun og Snillfjord har kontorhjelp. Figur 2 gir en enkel oversikt over hvor stor stillingsandel overformynderiene disponerer i kontorhjelp. Figur 2 Overformynderi Agdenes Klæbu Midtre Gauldal Selbu Skaun Snillfjord Still.prosent Kontorhjelp 10-20% 20% 50% 20% 15% Ukjent still. størrelse Skaun overformynderi oppgir i tillegg å ha bistand til regnskapsføring utover kontorhjelpen Oppnevning av hjelpeverge Overformynderi som har fast formann, oppnevner selv hjelpeverger. Dersom overformynderiet ikke har fast formann, er det tingretten 6 som har den formelle oppnevningsmyndigheten. Vergemålslovens 90a angir hvilke vilkår som må være oppfylt før hjelpeverge kan oppnevnes. Loven legger ingen klare føringer for hvem som bør velges som hjelpeverge, men angir i 90c hvilke av vergemålslovens bestemmelser som gjelder for hjelpevergens funksjon, herunder habilitetsbestemmelser for vergen/hjelpevergen Funn i Malvik overformynderi Vanligvis mottar overformynderiet en anmodning om at hjelpeverge ønskes oppnevnt. Søknadsskjema inklusive legeattest fylles ut og overformynderiet innhenter tilstrekkelig informasjonsgrunnlag for oppnevnelsen. Søknadsskjemaet inneholder opplysninger om mandat, økonomisk oversikt, forslag til hjelpeverge, samtykke fra den hjelpetrengende, legeerklæring samt erklæring når pasientens samtykke ikke foreligger. Der det ikke er kommet forslag på 6 Sør-Trøndelag tingrett Revisjon Midt-Norge IKS Side 9 av 23

10 hjelpeverge, vil overformynderiet prøve å finne en egnet person. Skjemaet sendes deretter tingretten, som foretar den formelle oppnevningen. Overformynderiet oppgir at de ikke har noen prioritering av hvem de ønsker som hjelpeverge for klienten. Forslag som fremmes av familien står likevel sterkt. Personer som har vært hjelpeverger tidligere, er også gjerne ønsket før man velger andre personer. Malvik overformynderi sier de bare i liten grad gjennomfører habilitetsvurdering av foreslått hjelpeverge. Dette kan likevel være aktuelt i noen tilfeller, for eksempel der det er konflikter i familien eller uenighet blant pårørende om oppnevnelsen av hjelpeverge. I 2004 var 72% av hjelpevergene nære pårørende, mens 16% var andre bekjente. Tre klienter hadde advokat som hjelpeverge. Overformynderiet engasjerer ikke faste verger. Malvik overformynderi synes det er vanskelig å få tak i kvalifiserte hjelpeverger Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen De fleste overformynderi oppgir at de normalt mottar henvendelser fra helseinstitusjoner eller pårørende om at man ønsker en vurdering av om en person bør få oppnevnt hjelpeverge. Over halvparten av overformynderiene oppgir at de benytter et eget skjema for søknad om hjelpeverge. Skjemaet som benyttes er standard søknadsskjema som finnes vedlagt i Håndbok for overformynderi. På skjemaet må oppgis grunnlag for hjelpevergebehov, og en enkel oversikt over den hjelpetrengendes økonomi. Det kreves legeattest som bekrefter behov for hjelpeverge. På skjemaet skal også forslag til hjelpeverge føres opp. Her varierer praksis noe fra overformynderi til overformynderi. Enkelte mottar skjemaet ferdig utfylt fra søker med forslag til hjelpeverge. I andre tilfeller er denne rubrikken blank, og overformynderiet må selv komme med forslag til hjelpeverge. Skjemaet sendes i utfylt stand med overformynderiets signatur til Sør-Trøndelag tingrett, som foretar den formelle oppnevnelsen av hjelpevergen. Figur 3 viser hvor mange hjelpeverger overformynderiene i undersøkelsen hadde i 2004: Figur Agdenes Frøya Hemne Hitra Klæbu Malvik Meldal Melhus Tydal Snillfjord Skaun Selbu Orkdal Midtre Antall hjelpeverger Det er en klar tendens til at pårørende og andre voksne personer benyttes som hjelpeverger. Kommuneansatte benyttes også i en viss utstrekning. Ingen av overformynderiene oppgir at de har såkalt faste hjelpeverger 7. Det er også svært få som rapporterer at de benytter advokater/jurister som hjelpeverger. 7 Faste verger her benyttet som begrep på personer som påtar seg hjelpevergeoppdrag profesjonelt. Forslag til ny vergemålslov legger opp til mer utstrakt bruk av faste verger. Revisjon Midt-Norge IKS Side 10 av 23

11 Det er svært store forskjeller mellom de ulike overformynderiene om hvem de foretrekker som hjelpeverger. Hele 6 av 14 overformynderi oppgir at de helst ser at hjelpevergen er en av den hjelpetrengendes pårørende. I motsatt fall oppgir to overformynderi at hjelpevergen bør være en annen enn pårørende, mens 5 overformynderi oppgir at de ikke har særskilte prioriteringer på hvem de ønsker som hjelpeverge. Et flertall av overformynderiene oppgir at det er svært vanskelig å få kvalifiserte hjelpeverger. De av overformynderiene som ikke har opplevd dette som problematisk er gjerne blant de minste overformynderiene. På spørsmål om det foretas habilitetsvurdering av en foreslått hjelpeverge, oppgir 9 av 14 overformynderi at dette gjøres. Svært mange oppgir også lokalkunnskap i egen kommune som et viktig moment ved vurdering av om hvem som anses egnet til å være hjelpeverge. De av overformynderiene som oppgir at de ikke foretar konkret habilitetsvurdering, begrunner også dette med god lokalkunnskap og at denne legges til grunn ved valg av hjelpeverge Mandat Det er mandatet som setter grensene for hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde. Der det er oppnevnt hjelpeverge skal minste middels prinsipp legges til grunn. Dette innebærer at hjelpevergens ansvars- og myndighetsområde ikke skal gjøes mer omfattende enn nødvendig. I forslag til ny vergemålslov er dette prinsippet videreført og ytterligere forsterket. I utredningen uttrykkes bekymring for at hjelpevergens myndighetsområde i praksis gjøres mer omfattende enn nødvendig. Både for å ivareta klientens rettssikkerhet og for å begrense hjelpevergens ansvar, er det viktig at overformynderiet ved oppnevnelse av hjelpevergen har en klar formening om hva hjelpevergens oppgave skal være Funn i Malvik overformynderi Ved Malvik overformynderi sier de at mandatet defineres sammen med klienten. Oppført hjelpebehov på søknadsskjemaet, benyttes som utgangspunkt for fastsettelsen av mandat. Mandatet som vanligvis benyttes i Malvik overformynderi er f.eks. å ivareta NN s interesser i sin alminnelighet. Der klienten er bosatt i institusjon mener overformynderiet det er hjelpevergen som fortsatt har ansvaret for kontoen. Dersom institusjonens ansatte skal disponere noe av midlene, er det hjelpevergen selv som må organisere dette. Malvik overformynderi har satt en begrensning på hvor mye hjelpevergen kan disponere beløpsmessig, og hvilke konti som kan disponeres. Hver klient har i utgangspunktet to konti som disponeres av hjelpevergen. Saldo på brukskonto skal ikke overstige kr ,-. Overskytende beløp overføres sparekonto. Hjelpevergen kan benytte midler fra sparekonto, under forutsetning av at overformynderiet har gitt sitt samtykke på forhånd. Beløpsgrensen tilsvarer den tidligere grensen for når overformynderiet skal forvalte umyndiges midler 8 før Hjelpevergen gjøres kjent med mandatet gjennom brev med orientering om hjelpevergeordningen som sendes ut etter oppnevnelse. Brevet gjengir hvordan overformynderiet tolker mandatet, og hva dette innebærer av praktiske oppgaver for hjelpevergen. Overformynderiet sender også ut brosjyren Orientering til hjelpevergen utgitt av Justisdepartementet, til hjelpevergen. 8 Jf. vergemålslovens 63 og forskrift om grense for når overformynderiet skal forvalte umyndiges midler. Forskriften ble endret , da beløpet ble forhøyet fra kr ,- til kr ,-. Revisjon Midt-Norge IKS Side 11 av 23

12 Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen I de overformynderi som er omfattet av denne undersøkelsen oppgir de fleste at det er overformynderiet som definerer myndighetsområdet for hjelpevergen. Fem av overformynderiene oppgir at de ikke foretar særskilt tilpasset definisjon av myndighetsområde. I slike tilfeller har man gjerne faste formuleringer som benyttes. Dette kan f.eks. være hjelpevergen skal ivareta NN s økonomiske interesser i sin alminnelighet. De fleste av overformynderiene formidler mandatet til hjelpevergen ved samtaler med hjelpevergen og ved oppnevnelsesbrevet fra tingretten. Samtalene finner sted i møter med hjelpevergen i forkant eller i etterkant av oppnevnelsen. De som har møter i forkant av oppnevnelsen begrunner dette med at hjelpevergen skal være klar over hva slags oppgave vedkommende har påtatt seg. Der klientene er bosatt i institusjon opplyser halvparten av overformynderiene at det er hjelpevergen som har ansvar for å klargjøre ansvarsfordelingen mellom institusjon og hjelpeverge. Mange har satt en begrensning på hvor mye hjelpevergen kan disponere. Figur 4 illustrerer variasjonene mellom kommunene på hvor mye hjelpevergen kan disponere. Figur 4 Antall overformynderi Ingen grenser Som figuren viser har mange valgt å begrense beløpene til kr ,-. I motsatt fall er det også mange som ikke har satt noen begrensning på hvor mye hjelpevergen kan disponere Godtgjøring til hjelpevergen Hjelpevergen har krav på å få dekket sine nødvendige utlegg, og kan også få godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste eller vederlag for arbeidet. Dette er hjemlet i vergemålslovens 17. Loven forutsetter at slike kostnader skal dekkes av klientens midler, dersom overformynderiet finner at vedkommende har tilstrekkelige midler. I motsatt fall skal kostnaden dekkes av kommunen. Det er overformynderiet som avgjør om kravene skal dekkes. I forslag til ny vergemålslov er det foreslått å innføre felles avlønning av vergene, ved at det innføres faste satser for slik godtgjøring. Dette henger sammen med et forslag om å ta i bruk faste verger, dvs. verger som er profesjonelle på området og som for eksempel kan være verger for mer enn en person Funn i Malvik overformynderi Malvik overformynderi har ikke egne retningslinjer for utgiftsdekning til hjelpevergen. Utgiftsdekning er ikke særlig utbredt, men gis i noen tilfeller. Det som dekkes er nødvendige dokumenterte utgifter. Hjelpevergene gjøres kjent med muligheten for å få dekket slike utgifter gjennom utsendt brev i forbindelse med oppnevnelsen. Revisjon Midt-Norge IKS Side 12 av 23

13 Overformynderiet har heller ikke retningslinjer for godtgjøring til hjelpevergen. I noen tilfeller vil det likevel måtte settes noen betingelser knyttet til godtgjøring. Dette vil for eksempel kunne være aktuelt der advokater engasjeres som hjelpeverger. Utgiftsdekning og godtgjørelse dekkes normalt av klienten dersom vedkommende har midler til dette. Hvis ikke dekkes dette av kommunen Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Ingen av overformynderiene i undersøkelsen oppgir at de har egne retningslinjer for godtgjøring til hjelpevergene. Det er også svært uvanlig at generell godtgjøring gis, og bare fire overformynderi sier at de i det hele tatt gir dette. Disse oppgir også at dette igjen kun gjøres i spesielle tilfeller. Beløpene som ytes varierer fra kr 1.000,- til kr 5.000,- pr år. Det er heller ingen av overformynderiene som oppgir at de har egne retningslinjer for utgiftsdekning til hjelpevergen. På den annen side sier seks overformynderi at de har orientert hjelpevergene om at det er mulig å få dekket utgifter knyttet til hjelpevergeoppdraget. Det er da normalt kostnader knyttet til kjøring, porto, telefon og tapt arbeidsfortjeneste som dekkes. Halvparten av overformynderiene krever dokumentasjon før utbetaling av slik utgiftsdekning. Samtlige oppgir at slike kostnader dekkes av klienten, mens fem har hatt enkelttilfeller der kommunen har dekket kostnaden. 4.2 Revisors vurdering Overformynderiets sammensetning og omfang Malvik overformynderi er et av de største overformynderi som er med i denne undersøkelsen, hvis man måler størrelsen i kapital som forvaltes. En sammenlikning med øvrige overformynderi som er med i undersøkelsen, viser at mange overformynderi har kontorbistand selv om de er vesentlig mindre enn Malvik overformynderi. Malvik overformynderi er i den heldige situasjonen at forretningsførende overformynder har juridisk kompetanse. Etter vårt syn er dette en klar fordel, og bidrar til å sikre at klientens rettssikkerhet ivaretas Oppnevning Oppnevning av hjelpeverger i Malvik overformynderi skjer i hovedsak på samme måte som i de fleste overformynderiene i undersøkelsen. I likehet med flere av disse, benyttes et fast skjema som danner grunnlag for oppnevningen. Bruk av slikt skjema, bidrar etter vårt syn til å sikre at relevante opplysninger blir tatt med og vurdert før oppnevning skjer. I Malvik sier overformynderiet at de i liten grad foretar habilitetsvurdering, men at dette gjøres der de kjenner til at det er konflikter i familien eller liknende. Det er viktig at overformynderiet ivaretar kravene til habilitetsvurdering som ligger i vergemålslovens bestemmelser. En generell vurdering bør derfor alltid gjennomføres. I likhet med øvrige overformynderi i undersøkelsen, brukes ikke faste hjelpeverger i Malvik. Vi tror at bruk av faste hjelpeverger vil ha lettet rekrutteringen til hjelpevergeoppgavene. Dette vil imidlertid med stor sannsynlighet også kreve at overformynderiet gir godtgjøring for dette arbeidet Mandat Etter vårt syn er det positivt at klienten involveres i arbeidet med fastsettelse av mandat. På den måten er det større sikkerhet for at klientens interesser blir ivaretatt. Vi er likevel av den Revisjon Midt-Norge IKS Side 13 av 23

14 oppfatning at formuleringen som overformynderiet vanligvis benytter er for upresis. Selv om overformynderiet definerer sin fortolkning av mandatet i brev til hjelpevergen, mener vi mandatet bør være tydeligere på hvor langt ansvar og myndighet går. Vi deler overformynderiets oppfatning av at det er hjelpevergen som har ansvar for klientens midler der vedkommende er bosatt i institusjon. Dette forutsetter imidlertid at hjelpevergen har fått dette definert som sitt ansvar i første omgang. Dersom hjelpevergen gir personalet ved institusjonen anledning til å disponere kontoen til klienten, er dette hjelpevergens ansvar. Da det er overformynderiet som først har gitt hjelpevergen myndighet til å disponere kontoen, er vi likevel av den oppfatning at overformynderiet må vurdere om sikkerheten for midlene er tilstrekkelig ivaretatt der hjelpevergen har videredelegert disposisjonsretten. Begrensningen som overformynderiet har satt på hvor mye hjelpevergen kan disponere, er etter vårt syn svært viktig for å begrense skaden ved en eventuell mislighetssak. En slik begrensning vil i større grad sikre klienten mot tap, og redusere hjelpevergens ansvar for en annen persons midler. Ved å legge seg på en beløpsgrense på kr ,- mener vi at hjelpevergen gis noe handlingsrom. Etter vårt syn er beløpsgrensen et logisk valg, da lovens krav til overformynderiets forvaltning av umyndiges midler tidligere var på kr ,-. Da denne beløpsgrensen ble forhøyet til kr ,- i februar 2000, mener vi det ville være naturlig at overformynderiet også hevet beløpsgrensen til samme beløp. Dette er imidlertid en vurdering som overformynderiet selv må gjøre, sett i forhold til den kontroll og sikkerhet de ønsker å ha med hjelpevergenes disposisjoner Godtgjøring til hjelpevergen Våre funn viser at det ikke er tradisjon for å gi godtgjøring til hjelpevergen i Malvik overformynderi, og overformynderiet har heller ikke fastsatt retningslinjer for slik godtgjøring. Da det ikke er et krav i loven at slik godtgjøring skal gis, må overformynderiet selv vurdere om dette skal innføres. Når forslag til ny vergemålslov legger opp til at fast godtgjøring bør innføres, oppfatter vi dette som en erkjennelse av at det er vanskelig å rekruttere personer til frivillig arbeid. Vi mener overformynderiet også burde ha fastsatt retningslinjer for i hvilke tilfeller det skal gis utgiftsdekning, slik at hjelpevergene er klar over hva de kan forvente å få godtgjort. Dokumentasjonskrav bør også framgå av slike retningslinjer. Ved å fastsette slike retningslinjer, vil man i større grad sikre likebehandling av hjelpevergene. 5 KUNNSKAP OG VEILEDNING 2. Revisjonskriteriet: Oppnevnt hjelpeverge skal ha tilstrekkelig kunnskap om oppgaven Kriterier og revisors funn I flg. vergemålslovens 61 står hjelpevergen under overformynderiets tilsyn. I dette ligger at overformynderiet har en veiledningsplikt overfor hjelpevergen. For å ha den kunnskap som er nødvendig for å ivareta funksjonen som hjelpeverge, må hjelpevergen få tilstrekkelig opplæring i oppgaven. I NOU 2004:16 om ny vergemålslov oppgir utvalget som har utarbeidet lovforslaget, at man vurderte å lovfeste en særskilt opplæringsplikt overfor vergene. Utvalget kom til at dette ikke ble ansett som nødvendig, men forutsatte at overformynderiet vurderer vergens egnethet og kompetanse i hvert enkelt tilfelle. Revisjon Midt-Norge IKS Side 14 av 23

15 5.1.1 Funn i Malvik overformynderi I tillegg til oppnevningsbrevet fra tingretten, sender Malvik overformynderi ut et brev til hjelpevergen med en nærmere beskrivelse av hvordan overformynderiet oppfatter hjelpevergens oppgave. Heftet Orientering til hjelpevergen sendes også ut. Malvik overformynderi sender også ut et brev knyttet til regnskapsavleggelsen. Overformynderiet har valgt å legge om rutiner knyttet til regnskapsplikten for hjelpevergene, og skisserer i brevet hva slags informasjon og dokumentasjon overformynderiet krever fra hjelpevergen. Overformynderiet har ikke holdt kurs eller felles møtekvelder for hjelpevergene, og har heller ikke faste møter med hjelpevergene. Kontakten med hjelpevergene skjer gjerne telefonisk. Malvik overformynderi har ikke fast kontortid, men forretningsførende overformynder er ansatt i kommunen og har kontor i rådhuset. På den måten er han tilgjengelig for spørsmål fra hjelpevergene. De fleste av hjelpevergene er pårørende, og det er ikke så mye kontakt mellom overformynderiet og hjelpevergene. Overformynderne oppgir at de i hovedsak er selvlært i funksjonen som overformyndere. Nettverk for overformynderi har avholdt noen samlinger og kurs. Malvik overformynderi mener at fylkesmannen har vært lite synlig overfor overformynderiene. I likhet med mange av de øvrige overformynderi i undersøkelsen, sier Malvik overformynderi at det har vært vanskelig å få hjelpevergene til å føre regnskap av tilstrekkelig kvalitet Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Alle overformynderiene oppgir at de deler ut heftet En orientering til hjelpevergen 9. De fleste viser også til at brevet fra Tingretten med oppnevning av hjelpevergen blir utsendt. Tre overformynderi oppgir at de rutinemessig sender ut et orienteringsbrev ved årsskiftet, der man orienterer om krav til regnskapsavleggelsen. De fleste har kun telefonisk kontakt med hjelpevergen utover de formelle skriftlige dokumentene som sendes ut. Ett overformynderi oppgir at de har et møte med hjelpevergen i forkant av oppnevnelsen, for å klargjøre forventninger og krav til hjelpevergen. Ellers har fire overformynderi sagt at de har møter ved behov med hjelpevergene. Kun ett av overformynderiene oppgir at de har avholdt kurs for hjelpevergene de siste årene. Deltakelsen her var på ca 75%, noe som betegnes som meget bra. To overformynderier har et årlig fellesmøte med hjelpevergene i forbindelse med regnskapsavleggelsen. Møtene vies derfor i stor grad til regnskapsspørsmål. Deltakelsen på møtet har vært på ca 20-25%, og oppfattes som noe lavt av overformynderiene. Ingen av overformynderne oppgir at de har fått særskilt opplæring i rollen som overformynder. Flere har imidlertid vært med på kurs og konferanser for overformynderi, som for eksempel Nettverk for overformynderi 10, og samlinger avholdt av fylkesmannen 11. Det er kun ett overformynderi som oppgir at de har fast kontortid der hjelpevergen kan få hjelp. Over halvparten av overformynderiene oppgir kun å være tilgjengelig på telefon, mens fire overformynderi har medlemmer som kan treffes på kontor i ordinær arbeidstid. 9 Hefte En orientering til hjelpeverger G-0199 B, utgitt av Justisdepartementet. 10 Nettverk for overformynderi er en organisasjon av og for kommunale overformynderi i Norge. De har egne nettsider med web-adresse: 11 Ble siste gang avholdt i Revisjon Midt-Norge IKS Side 15 av 23

16 Hele 10 overformynderi oppgir at den største utfordringen på området er å sørge for at hjelpevergene har tilstrekkelig kompetanse til å få avlagt et regnskap som kan godkjennes. Flere oppgir også at egen kompetanse anses å være for liten, og at det er vanskelig å finne egnede kurs. 5.2 Revisors vurdering For de fleste hjelpeverger og overformynderi er behovet for opplæring og bistand knyttet til hjelpevergens regnskapsavleggelse. Ved å sende ut brev til hjelpevergene der det skisseres hva slags dokumentasjon som kreves innlevert, har overformynderiet gjort en tilfredsstillende jobb for å møte hjelpevergenes informasjonsbehov. Selv om overformynderiet ikke har fast kontortid, er tilgjengeligheten overfor hjelpevergene etter vår oppfatning bra. Ved at forretningsførende overformynder har sin daglige arbeidsplass i rådhuset, og dessuten stiller seg tilgjengelig for spørsmål, har hjelpevergen mulighet for å få nødvendig bistand. 6 RAPPORTERING 3. Revisjonskriteriet: Overformynderiet bør stille krav om rapportering fra hjelpevergen. 6.1 Kriterier og revisors funn Regnskapsplikt og dokumentasjonskrav I flg. vergemålslovens 61 står hjelpevergen under overformynderiets tilsyn. Dette innebærer at overformynderiet bør ha etablert rutiner for hvordan slikt tilsyn skal ivaretas. Lovens 77 krever at hjelpevergen i utgangspunktet skal avlegge årlig regnskap til overformynderiet for sitt vergemål. Dette kravet må ses i sammenheng med overformynderiets tilsynsplikt etter lovens 61. I mange tilfeller vil den årlige regnskapsrapporteringen være den eneste rapporteringen overformynderiet mottar fra hjelpevergen Funn i Malvik overformynderi Malvik overformynderi valgte i 2003 å legge om praksisen med regnskapsavleggelse fra hjelpevergene. Ordningen omfattet også de som tidligere var fritatt for regnskapsplikt. Det må likevel avlegges regnskap i de tilfeller klienten driver ervervsvirksomhet. Dokumentasjonskravene til regnskapspliktige er i hovedsak de samme som for de som er fritatt. Det betyr at det er krav om å levere inn kontoutdrag for alle konti for hele året, og bilag for anskaffelser/uttak over kr 3.000,- skal være med. Der klienten driver ervervsvirksomhet vil det i tillegg være et krav at det skal innleveres næringsoppgave. Det benyttes ikke standard regnskapsskjema for de som må avlegge hjelpevergeregnskap. Ved utdeling og mottak av arv eller arveforskudd, mottar overformynderiet en søknad fra hjelpevergen. Saken behandles av overformynderiet og det fattes vedtak. Overformynderiet sier de ikke har opplevd at arv/arveforskudd har blitt utdelt uten at dette først har blitt godkjent. For 2004 var det en hjelpeverge som var regnskapspliktig til overformynderiet. Dette regnskapet ble ikke godkjent av revisor, da det ikke gav tilstrekkelig oversikt over hjelpevergens virksomhet Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen To overformynderi oppgir at de har fritatt samtlige hjelpeverger for regnskapsplikt. For de 12 overformynderi som krever regnskaper avlagt av hjelpevergene, var det 9 som for 2004 hadde mottatt alle regnskapene innen 1. august Av disse var det bare tre overformynderi som fikk alle hjelpevergeregnskapene godkjent av revisor. For fem overformynderi er regnskapene ikke revidert enda pr. 1. september Revisjon Midt-Norge IKS Side 16 av 23

17 Av de som krever regnskap avlagt oppgir de fleste at de både krever bankutskrifter, årsoppgaver fra bank og årsoppgaver lønn/pensjon. Det er mer variabelt om selvangivelse/utskrift av likning, arv-/gavemelding og skifteattest kreves. Når det gjelder krav til bilagsdokumentasjon for mindre innkjøp er det større variasjoner. Noen krever dokumentasjon for innkjøp over hhv. kr 2000,- eller kr 3000,- mens andre ikke har satt beløpsgrenser Fritak og dokumentasjonskrav Vergemålslovens 77 åpner for at hjelpevergen kan fritas for regnskapsplikt. I tilsynsmøter med kommunene har fylkesmannen presisert at fritak kun bør gis i enkle oversiktlige forhold. I Håndbok for overformynderi er det også anbefalt kun å gis når det foreligger beskjedne beløp. Det samme presiseres også av fylkesmannen i de tilsynsmøter som er avholdt i fylkets overformynderi i I flg. vergemålslovens 77 kan slikt fritak ikke gis dersom vergemålet omfatter drift av fast eiendom eller ervervsvirksomhet. Det skal gjøres en konkret vurdering av den aktuelle saken før fritak gis, og avgjørelsen skal fattes som enkeltvedtak, jf. forvaltningslovens kap. V og Håndbok for overformynderi kap. 3. Hjelpevergen står under overformynderiets tilsyn. Dette tilsynet skal også omfatte hjelpeverger som er fritatt for regnskapsplikten. Loven setter ingen krav til innsending av dokumentasjon, men i Håndbok for overformynderi er det anbefalt at overformynderiet minimum krever tilsendt kopi av selvangivelse og kontoutskrifter. Ved en gjennomgang av slike dokumenter kan overformynderiet skaffe seg oversikt over om det har skjedd endringer i vilkårene for å gi fritak Funn i Malvik overformynderi I Malvik overformynderi er tilnærmet alle hjelpeverger fritatt fra regnskapsplikten. Endringen innebærer at hjelpevergene ikke må levere regnskap, men sende inn kontoutdrag for alle konti de disponerer og vedlegge bilag for alle disposisjoner som overstiger kr 3.000,-. Det skal være en brukskonto og en sparekonto for hver klient. Brukskonto disponeres av hjelpevergen og kan ikke overstige kr ,-. Overskytende beløp må overføres sparekonto, som kun kan disponeres med overformynderiets godkjenning. Overformynderiet gir beskjed om at de kan gjennomføre stikkprøvekontroll i etterkant, slik at hjelpevergene oppfordres til å ta vare på alle bilag for mulig etterkontroll. Overformynderiet oppgir at det fortsatt er noen få hjelpeverger som ikke leverer den rapportering de skal til overformynderiet. Ordningen ble vedtatt innført i overformynderiets møte i mai 2003, og skulle gjelde for alle hjelpeverger med unntak av der klienten driver ervervsvirksomhet. Det er dermed ikke fattet enkeltvedtak for hver klient Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Det er svært stor variasjon blant overformynderiene når det gjelder antall hjelpeverger som er fritatt for regnskapsplikt. Dette er illustrert i figur 5. Figur 5 Revisjon Midt-Norge IKS Side 17 av 23

18 % 21-40% 41-60% 61-80% % Antall overformynderi Som figuren viser har fem overformynderi valgt å frita mindre enn 20% av hjelpevergene fra regnskapsplikten, mens fire overformynderi har valgt å frita flere enn 81%. De resterende fem overformynderiene har fritatt mellom 21% og 80% av hjelpevergene. Ingen av overformynderiene sier de har definert retningslinjer for når det kan gis fritak fra regnskapsplikten. De fleste oppgir at de følger lovens bestemmelser for når det ikke kan gis fritak, og mange legger til grunn at det skal være enkle og oversiktlige forhold med lave inntekter og formuer. Hele 9 av 14 overformynderi oppgir at de dokumenterer fritakene ved vedtak, hvorav tre sier de har gjort generelle vedtak. De tre som har gjort generelt vedtak er blant de som har gitt flest hjelpeverger fritak fra regnskapsplikten. 6.2 Revisors vurdering Regnskapsplikt og dokumentasjonskrav Dokumentasjonskravene som er satt for regnskapspliktige hjelpeverger, sammen med det avlagte regnskapet, bør etter vår vurdering være tilstrekkelig til å gi overformynderiet innsikt i hjelpevergens virksomhet. Vi oppfatter det som positivt at overformynderiet også krever næringsoppgave der klienten driver ervervsvirksomhet. Etter vårt syn burde likevel overformynderiet kreve dokumentasjon eller regnskap avlagt konsekvent, dvs. også ved dødsfall og hjelpevergeskifte. Vi mener dette vil bidra til å sikre overformynderiet innsikt i hjelpevergens virksomhet, i en periode som er svært sårbar i forhold til misligheter Fritak og dokumentasjonskrav Så lenge hjelpevergene oppfyller kravene til innsending av dokumentasjon, og overformynderiet foretar stikkprøvekontroller, mener vi ordningen i Malvik overformynderi er ryddig. Kombinert med beløpsbegrensningen som er satt, kan ordningen etter vår vurdering gi overformynderiet tilstrekkelig oversikt over hjelpevergens virksomhet. Risikoen med en ordning som i realiteten medfører at alle hjelpeverger i utgangspunktet fritas fra regnskapsplikt, er at det også blir gitt fritak til hjelpeverger der lovverket ikke tillater fritak. Vi er imidlertid av den oppfatning at Malvik overformynderi er bevisst på dette, og at fritak ikke gis der klienten for eksempel driver ervervsvirksomhet. Da overformynderiets virksomhet også omfattes av forvaltningsloven, skal fritak vedtas som enkeltvedtak. Et generelt vedtak om å frita alle hjelpeverger, vil etter vår vurdering være i strid med saksbehandlingsreglene for overformynderiets virksomhet. Revisjon Midt-Norge IKS Side 18 av 23

19 7 TILSYN OG KONTROLL 4. Revisjonskriteriet: Overformynderiet bør føre tilsyn og kontroll med hjelpevergens virksomhet 7.1 Kriterier og revisors funn Overformynderiets kontrollrutiner i forhold til regnskapspliktige Vergemålslovens 81 krever at overformynderiet gjennomgår regnskaper avlagt av hjelpevergen, og skaffer seg visshet for at midlene er i behold. Loven gir også overformynderiet hjemmel til å kreve bilag og dokumentasjon. Bestemmelsen må sees i sammenheng med den tilsynsplikt overformynderiet har i forhold til hjelpevergen i lovens 61. Manglende regnskap eller mangelfulle regnskaper, vil redusere overformynderiets tilsyns- og kontrollmulighet med hjelpevergens virksomhet Funn i Malvik overformynderi Overformynderiet oppgir at dersom regnskap eller dokumentasjon ikke er mottatt innen fristen, sender de først to skriftlige purringer før man går over til å purre telefonisk. Kontrollhandlinger som overformynderiet utfører er de samme for regnskapspliktige som for fritatte hjelpeverger. Overformynderiet lager et regneark der klientens beholdninger framgår. Regnearket har en kolonne der overformynderiet signerer for utført kontroll, og evt. skriver ned merknader til opplysningene. Kontrollen som utføres omfatter en kontroll av beholdningsendring, og en gjennomgang av kontoutdragene for hele året. Dersom store beholdningsendringer ikke er tilstrekkelig dokumentert ved bilag, vil overformynderiet ta kontakt med hjelpevergen. I tillegg utføres stikkprøvekontroller på enkeltbeløp. Overformynderiet vil også ved slike kontroller ta kontakt med hjelpevergene. På denne måten etableres en dialog mellom overformynderi og hjelpeverger. Overformynderiet mener dette gir hjelpevergen en forståelse av at de følger med i hjelpevergens virksomhet, og dermed kan ha en preventiv effekt i forhold til misligheter. Overformynderiet oppgir at de normalt mottar dokumentasjon fra avtroppende hjelpeverge ved hjelpevergeskifte. Ved dødsfall hos klienten har man imidlertid ikke vært like streng med å få innlevert regnskap/dokumentasjon Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Flere overformynderi oppgir at de ikke mottar alle hjelpevergeregnskapene, eller at disse er så mangelfulle at de ikke blir godkjent av revisor. I tillegg blir mange hjelpevergeregnskaper avlagt så sent at de fortsatt ikke er revidert 4 måneder etter at regnskapsfristen egentlig har gått ut. Hele fem overformynderi oppgir at regnskapene for 2004 ikke er revidert pr Over halvparten av overformynderiene oppgir at de purrer flere ganger på regnskaper som ikke er mottatt innen regnskapsfristen, men kun fire av disse oppgir at de vil vurdere å si opp hjelpevergen dersom man ikke mottar regnskap etter gjentatte purringer. Flere oppgir at de burde si opp hjelpevergen i slike tilfeller, men at dette ikke gjøres fordi det er vanskelig å få tak i hjelpeverge. Bare fem overformynderi oppgir at de vil kreve hjelpevergeregnskap avlagt der klienten har avgått ved døden i løpet av året. Der det har vært skifte av hjelpeverge i løpet av året, har kun noen få oppgitt at de vil kreve regnskap avlagt fra begge hjelpeverger for respektiv periode. Det er åtte overformynderi som ikke har tatt stilling til denne problemstillingen, da de enten har fritatt samtlige hjelpeverger for regnskapsplikt, eller de ikke har opplevd denne type problematikk tidligere. Revisjon Midt-Norge IKS Side 19 av 23

20 De fleste av overformynderiene oppgir at de foretar egen kontroll av mottatte hjelpevergeregnskaper. Graden av kontroll varierer mye. Noen kontrollerer alle summer mot underlagsdokumentasjon, mens andre kun foretar en overflatisk kontroll av at beløpene er logiske. Om lag halvparten av overformynderiene oppgir at de signerer for utført kontroll på regnskapsdokumentasjonen. Generelt peker flere overformynderi på at mangel på ressurser er en årsak til at det vanskelig å gjennomføre en god kontroll av hjelpevergene Overformynderiets kontrollrutiner i forhold til fritatte Overformynderiets tilsynsplikt gjelder også i forhold til de hjelpeverger som er fritatt for regnskapsavleggelse. I slike tilfeller anbefales at overformynderiet som et minimum krever tilsendt dokumentasjon i form av selvangivelse og kontoutskrifter. Dokumentasjonen bør gjennomgås slik at overformynderiet kan ha trygghet for at oppgaven blir tilfredsstillende ivaretatt. Dersom slik dokumentasjon ikke mottas, vil overformynderiet ha svært begrensede muligheter for å ivareta sin tilsynsplikt. Både avlagt regnskap og tilsendt dokumentasjon fra fritatte hjelpeverger, bør gjennomgås for å sikre at oppgaven er utført i samsvar med hjelpevergens mandat Funn i Malvik overformynderi Ved manglende dokumentasjon følges samme purrerutiner som for regnskapspliktige. Dvs. det sendes først skriftlig purring to ganger og deretter purres telefonisk. I likhet med regnskapspliktige, omfatter regnearket klientens beholdninger for de som er fritatt fra regnskapsplikt. Kontroller som utføres av disse midlene, gjøres på samme måte som for regnskapspliktige Funn samlet for overformynderiene i undersøkelsen Fem overformynderi oppgir at de ikke krever noen dokumentasjon fra hjelpeverger som er fritatt for regnskapsplikt. Flere av disse har gitt svært mange hjelpeverger fritak fra regnskapsplikt. Av de som krever dokumentasjon er selvangivelse det vanligste å kreve inn. I tillegg oppgir flere at de krever kontoutskrifter og årsoppgaver fra bank. 7.2 Revisors vurderinger Overformynderiets kontrollrutiner i forhold til regnskapspliktige Kontrollene som utføres tilsvarer de kontroller som utføres for fritatte hjelpeverger. Etter vårt syn vil en slik kontroll sikre at overformynderiet har tilstrekkelig sikkerhet for at midlene eksisterer Overformynderiets kontrollrutiner i forhold til fritatte Kontrollen som utføres vil etter vår vurdering være tilstrekkelig til å gi overformynderiet god innsikt i hjelpevergens virksomhet. Ved å lage en oversikt som viser beholdninger og beholdningsendringer, sikres at overformynderiet har fullstendig oversikt over midlene som forvaltes av hjelpevergene. Ved å bruke merknadsfeltet og påføre sin signatur for godkjenning anses også kontrollen å være tilstrekkelig dokumentert. Etter vårt syn bør overformynderiets tilsyn med hjelpevergene også omfatte en gjennomgang av klientens selvangivelse. Dette for å sikre at ikke vilkårene for å gi fritak er endret siden siste regnskapsår. Revisjon Midt-Norge IKS Side 20 av 23